Your SlideShare is downloading. ×
Pengendalian organisasi
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Saving this for later?

Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime - even offline.

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

Pengendalian organisasi

2,322
views

Published on

Published in: Education

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
2,322
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
80
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Page 1
  • 2. Persiapan untukMengendalikan Organisasi Page 2
  • 3. Prakata Kebanyak orang yang mampu naik ke posisi puncak adalah orang-orang yang terampil dalam seni mengelola orang lain. Bakat seseorang menjadi manager mungkin bawaan sejak lahir atau sebagian orang dari pengalaman dan segelintir orang yang terlahir dari pembelajaran sebab hal ini menunjukkan sebuah kecerdasan, jika tidak berbekal warisan kekayaan maka harus lebih cerdik, ambisius dan tegar dari yang lainnya, juga harus diketahui untuk sukses harus lebih agresif dan sedikit egois. Page 3
  • 4. Pemimpin adalah jabatan berdasarkan pengakuan dari bawahanManager adalah jabatan pemberian dari atasanDirektur adalah jabatan yang sebagian besar dibeli Page 4
  • 5. Mengelola DiriKamu akan mengenal orang-orang yang harus kamu kenal , dan mereka akan mengenalmu, mempercayaimu serta memanfaatkanmu sebagaimana kamu memanfaatkan mereka Maka,,,sebaiknya kamu membaca beberapa buku referensi. Selamat datang di dunia nyata, segera buka mata,tutup mulut, lengkapi senjata, bentuk diri sendiri dengan melenyapkan sifat-sifat yang akan menjadi penghalang, walau harus berjuang keras, sebab keras batu di cucuran lama ke lamaan akan berlobang juga Page 5
  • 6. Mengelola diri,, lanjutan............ Perlu dicamkan bahwa produktifitas adalah sikap mental (attitude of mind) Mewujudkan sikap mental yang baik dilakukan peningkatan terhadap :a. Berkaitan dengan individu• pengetahuan.• Keterampilan.• Disiplin• Upaya diri• Kerukunan kerja Page 6
  • 7. Lanjutan ....................b. Berkaitan dengan pekerjaan• Management dan metode yang baik• Penghematan biaya• Tepat waktu• Sistem dan teknologi yang lebih baik.Demi terciptanya partisipasi secara terpadu dan aktif menuju produktifitasdibutuhkan sistem management yang antara lain:• Management by objektifitas (management berdasarkan sasaran)• Management by exception (management by aksepsi)• Management by partisipation (management partisipasi/pengendalian mutu terpadu) Page 7
  • 8. Lanjut trusss bahh............... Sebelum memegang komando, harus belajar patuh. Dan harus diingat jangan pernah menggunakan bawahan yang belum pernah belajar patuh, betapapun kompetennya dia, jika dalam posisi bawahan harus berprilaku seperti bawahan jangan terlalu penurut sebab mencium bokong berlebihan juga maut Page 8
  • 9. Lanjutan............Sebagai bahan penggalian diri sebaiknyaanda menambah bacaan antara lain:1.Konsep diri2.The 7 habits3.Fire walking for confidenceDan memahami fungsi-fungsi managementserta alat-alat management Page 9
  • 10. Alat-alat dan teknik management• Intra personal• Inter personal• kelompok• Antar kelompok• Sistem / aliran kerja• organisasi Page 10
  • 11. Intra personal Intra personal adalah fokus dari upaya pengembangan diri baik oleh individu maupun melalui intervensi yang diarahkan oleh pihak lain, dengan tujuan meningkatkan pengenalan diri dan kapasitas dalam peran managerial. Sebagai bahan bacaan (the 7 habits, dream analysis, fire walking for confidence) The powers tools Page 11
  • 12. Interpersonal Interpersonal meliputi semua prilaku pribadi dan orang lain sebagai rekan kerja,atasan, bawahan dan orang lain sebagai bahan bacaan ( servant leadership, outward bound, listening skill) The powers tools Page 12
  • 13. Kelompok Berfokus pada perilaku-perilaku interpersonal dan berfungsinya kelompok kerja secara utuh bahan pelatihan berupa (team building, quality of work life diversity) The powers tools Page 13
  • 14. Antar kelompok Mempelajari / meneliti hubungan antar kelompok atau departemen contoh bahan pembelajaran : cross fungsional team net work, matrix management. The powers tools Page 14
  • 15. Sistem aliran kerja Lebih berfokus pada aspek teknologi dalam desaign pekerjaan dan khususnya bagaimana pekerjaan dikordinasikan sebagai bahan belajar: reenginering, right sizing, downsizing, quality. The powers tools Page 15
  • 16. Organisasi Mencakup seluruh aspek lingkungan organisasi , mulai budaya, iklim hingga perubahan sistem contoh: japanese management, theory z, reinventing The powers tools Page 16
  • 17. Antar organisasi Melibatkan aktivitas organisasi-organisasi yang berhubungan dengan berbagai bentuk mulai dari aliansi sampai dengan pesaing bisnis secara keseluruhan yakni pelanggan dan pemasuk. Contoh strategic alliance, outsourcing, just-in-time inventory The powers tools Page 17
  • 18. Agar alat-alat management dapat berfungsidengan baik, terutama yang mengalamipercabangan sistem seperti merubah budaya,maka dilakukan dengan pengujian langsungterhadap budaya,nilai, norma-norma yangberlaku untuk menilai kecocokannya denganpemanfaatan alat tertentu, sehingga dibutuhkanterlebih dahulu pemahaman terhadap tanggaprilaku organisasi The powers tools Page 18
  • 19. Pyramid DiagramTangga Prilaku Organisasi Program perubahan Sering gagal jika di Terapkan disini Perubahan cenderung berakhir jika Diterapkan menyangkut faktor-faktor Ini dan diperkenalkan disini Page 19
  • 20. Pyramida motivasi Page 20
  • 21. ManagementFungsi management 1. Planning 2. Directing / comanding 3. Staffing 4. Recruitment /organizing 5. Monitoring / targetting 6. Controlling 7. Cordinating 8. Analysing 9. Evaluating 10.Reporting Page 21
  • 22. Planning Planning atau program perencanaan merupakan langkah awal dalam mengendalikan organisasi , memutuskan didepan tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melaksanakannya, kapan dilaksanakan,dan siapa yg akan melaksanakannya yang memuat:a. Visib. Misic. Program kerjad. Time scedhulee. Budget “Jika rencana mu terwujud, setiap orang akan menjadi sahabatmu, jika gagal, kamu akan mendapat sahabat sejati” Page 22
  • 23. Directing / comanding Merupakan kemampuan memberikan perintah/ intruksi langsung dimana keahlian ini berhubungan erat dengan kemampuan komunikasi, dalam mengolah kata dimana para penerima perintah tidak merasa disuruh dan terbentuk komitmen.“Jika rencana kamu sangat rumit, maka berikan perintah yang sederhana” Page 23
  • 24. StaffingPengarahan atau pengisian dan menjaga tetap terisinyaposisi-posisi dalam struktur organisasimerupakan kemampuan untuk menempatkan orang ataubarang sesuai pada tempatnya, jika hal tersebutberhubungan dengan barang maka akan dikenalprogram house keeping atau 5s, jika mengenai manusiamaka istilah the right men in the right place maka sangatberhubungan dengan kemampuan tata letak, baikmanusia, material, keuangan dan waktu. “Satu orang baik jauh lebih baik dari pada seratus orang bodoh” Page 24
  • 25. Recruitment / organizing yaitu bagian yang menyangkut pembentukan struktur peran bagi orang-orang untuk mengisi lowongan dalam suatu perusahaan. Dalam hal ini seorang pengendali harus paham dalam mengelola wawancara, pelatihan dan pemilihan karakter calon anggota, sehingga setiap anggota yang masuk tidak mubazir.“Tutup wawancara jika sudah mengetahui apa yang ingin diketahui walau hanya membutuhkan lima atau lima puluh menit” Page 25
  • 26. Monitoring / targeting Pengawasan berdasarkan laporan- laporan dan informasi tanpa harus berada dilokasi terus menerus, memperbandingkan hasil dengan standar ketetapan.“Mesin sekalipun tidak dapat 100 persen effisien, tapi cambuk anggotamu untuk bekerja 100 persen namun jangan banyak berharap” Page 26
  • 27. Controlling Pengukuran dan membetulkan kegiatan- kegiatan bawahan untuk menjamin sesuainya kejadian-kejadian dengan rencana.“Jika diberi waktu yang cukup, tidak satu tugas pun akan selesai” Page 27
  • 28. Cordinating Kemampuan berkordinasi dengan bawahan atau sejawat serta menggunakan berbagai alat komunikasi dengan kemampuan bahasa efektif yang baik. “ Banyak omong, banyak dusta”“Berbicara pelan membuat orang pasang telinga tetapi semakin banyak bicara semakin banyak telinga yang lepas” Page 28
  • 29. AnalysingKemampuan mengurai pokok persoalan yangtimbul dari segala informasi yang diterima baikdalam bentuk laporan tulisan, laporan lisanmaupun visualisasi lapangan sebagai bahanuntuk membuat rangkuman dan pengambilkebijakan selanjutnya.“cara memindahkan gunung adalah dengan mengangkut batu, pasir, tanah dan kayu- kayu diatasnya” Page 29
  • 30. EvaluatingMemberikan klasifikasi penilaian yang objektifdalam pelaksanaan langkah-langkah pengujianatau pelaksanaan kebijakan yang dibarengidengan keahlian membedakan hal – hal objektifatau subjektif. “jika dalam 30 menit tidak melihat bercak dimeja makan, berarti semua beres dan tanganilah fakta dari suatu situasi buruk seolah lebih buruk dari yang diketahui, fakta situasi baik jangan diusik” Page 30
  • 31. ReportingMembuat laporan yang mudah dipahami,efektif dan tidak subjektif sebab inimerupakan sumber data autentik sebagaidasar pengambil kebijakan selanjutnya.Untuk menjaga kerahasiaan perusahaanmaka ikutilah dalil berikut ini.“Jangan pernah mengatakan apapun pada istri atau suami atau kekasihmu sebab satu dari 5 pasangan yang menikah telah bercerai” Page 31
  • 32. Menyusun plan (perencanaan) Perencanaa yang biasanya mengandung visi, misi, sasaran, mekanisme pencapaian, limit waktu, penanggung jawab, serta biaya. Maka harus dilakukan dengan baik dan benar serta berpedoman dengan pola SMART: Sistematis = tidak bertele-tele Measurable = terukur Achievement = orientasi pencapaian Reality = tidak muluk-muluk Timely = ada batasan waktu Page 32
  • 33. Menyusun budget............ Susunlah biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan program kerja tersebut sehingga diperoleh standar biaya sebagai ketetapan dalam pelaksanaan sehingga saat pelaksanaan dapat dibandingkan denga real budget saat itu. Jika program menjadi rutinitas akan diperolah standar untuk acuan berikutnya. “Jika ingin melakukan pemangkasan biaya , maka mulailah dari dirimu sendiri” Page 33
  • 34. Menyusun scedhule......................... Buatlah tabel time schedule untuk acuan pelaksanaan agar tahapan demi tahapan lebih mudah diatur, sehingga tidak terjadi tumpang tindihnya program kegiatan. Page 34
  • 35. MERINGKAS PENGENDALIAN MANAGEMENT untuk mempermudah pengendalian management organisasi sebaiknya dipahami SIKLUS PDCA . Deming’s, yang merupakan pencetus dari siklus PDCA ini mengatakan bahwa jika organisasi ingin menghasilkan mutu dari produk/ jasa yang akan dihasilkan, maka “roda PDCA” harus berputar. Artinya, jika kualitas dari suatu produk/ jasa ingin dicapai oleh suatu organiasasi, maka organisasi tersebut dalam melaksanakan pekerjaannya harus dengan siklus PDCA. siklus PDCA bukanlah siklus harian, namun merupakan siklus periodik dalam kurun waktu tertentu. Sedangkan siklus proses kerja harian merupakan siklus SDCA (standar-do-check-action). Hubungan antara siklus SDCA dengan PDCA tersebut dapat digambarkan. Page 35
  • 36. MERINGKAS PENGENDALIAN.......................... Pekerjaan tersebut direncanakan, rencana yang telah dibuat dilaksanakan, pelaksanaan yang telah dilakukan dimonitoring, diukur atau dinilai, hasil penilaian dilakukan analisis, hasil analisis digunakan untuk merencanakan pengembangan berikutnya, demikian seterusnya sehingga organisasi tersebut selalu mampu memenuhi kepuasan stakeholders dan berkembang secara berkelanjutan. Page 36
  • 37. Gambar siklus PDCA : proses pengembangan berkelanjutan PENINGKATAN N terpecahkan D C S masalah Apakah MASALAH/KASU SOLVING S A SISTEM PROBLEM KEBIJAKAN MANAGEMENT STANDARISASI Y D C P A SISTEM MANAGEMENT SOLUSI PENGEMBANGAN RUTIN Page 37 http://www.uin-malang.ac.id/index.php?option=com_content&view=article&id=1749:2010-11-09-06-44-30&catid=35:artikel-dosen&Itemid=210
  • 38. Penjabaran siklus PDCA http://mindsollution.blogspot.com/2012/06/mengenal-pdca-cycle-sikluspdca-plan-do.html Page 38
  • 39. Problem Solving Dalam garis besarnya, langkah metode pemecahan masalah dapat dijabarkan sebagai berikut:a. Adanya masalah yang dipandang penting;b. Merumuskan masalahc. Analisa hipotesad. Mengumpulkan datae. Analisa dataf. Mengambil kesimpulang. Aplikasi (penerapan) dari kesimpulan yang diperolehh. Menilai kembali seluruh proses pemecahan masalah Page 39
  • 40. Pada sebuah industri manufacture biasanya penyebab masalah sering disebut dengan 4M + 1L yaitu:1.Manusia2.Metode3.Material4.Mesin5.LingkunganSering digambarkan sebagai FISHBOND DIAGRAM Page 40
  • 41. FISHBOND DIAGRAM MESIN MANUSIALINGKUNGAN KASUS METODE MATERIAL Page 41
  • 42. Telaah ....... Saat proses pemecahan masalah sebaiknya jangan terburu-buru menyalahkan manusia, sebab manusia paling mudah dipersalahkan, tetapi lakukanlah analisa berdasarkan langkah- langkah tersebut diatas dan analisa kelima aspek tersebut, lalu perhatikan aspek manakah penyumbang terbesar terhadap terjadinya kasus dengan memasukkan kedalam pareto diagram ataw diagram batang Page 42
  • 43. Pareto diagram / diagram batang Page 43
  • 44. Skala prioritas....... Setelah diperoleh penyebab tertinggi terjadinya kasus, maka dalam penyelesaian masalah sebaiknya dilakukan pemilihan skala prioritas, dengan memprioritaskan persentase tertinggi penyumbang masalah tersebut, kemudian dilanjutkan dengan persentase dibawahnya dan seterusnya, hal ini diharapkan setelah kasus besar selesai maka kasus kecil akan selesai. Page 44
  • 45. Apakah hal ini berlaku untuk sebuah organisasi bukanmanufacture ??? Untuk organisasi nonmanufacture tetap berlaku dan penyumbang masalah makin sedikit sebab kebanyakan tidak melibatkan mesin, penyebab terbesar biasanya manusia, metoda, dan material sedangkan lingkungan pengaruhnya sangat kecil. Page 45
  • 46. Bagaimana menguraikan persoalan berdasarkan ke limapenyebab tersebut diatas ????????• Manusia Apakah anggota atau pekerja paham terhadap aturan, pola kerja, intruksi kerja. Apakah tercipta komitmen management partisipasi, perhatikan budaya kerja. Bagaimana dengan punishmen and reward. Page 46
  • 47. Lanjutan.......• Material Yang perlu diperhatkan pada material meliputi : bentuk, warna, dimensi ukuran (panjang, lebar, tebal, berat, diameter dsb), rasa (asam, manis, pedas, pahit), aroma (wangi, bau, dsb) yang sesuai dengan kebutuhan produk. Page 47
  • 48. Lanjutan........• Metode Metoda atau cara merupakan aturan baku yang telah ditetapkan sebagai SOP baik dalam tata cara penyimpanan, pengepakan, produksi, pola kerja, intruksi kerja, petunjuk pelaksana dan petunjuk teknis serta meliputi tatacara penyampaian keluh kesah yang sering memiliki standar seperti ISO, TQM, HACCP dsb. Page 48
  • 49. Lanjutan........• Mesin mesin atau peralatan harus dilihat apakah dalam kondisi baik (sesuai standar) dengan effisiensi tinggi,ergonomis, jika tidak harus terlebih dahulu dilakukan perawatan, baik sebahagian atau menyeluruh. Page 49
  • 50. Lanjutan........• Lingkungan Apakah lingkungan kerja memberikan kenyamanan kerja dengan melihat, mendengar dan meraba parameter suhu, tata letak sarana dan prasarana, sirkulasi udara, sirkulasi material, sirkulasi manusia, warna dinding, textur lantai, suara dsb. Page 50
  • 51. Lanjutan........“setiap masalah mempunyai dua macam penanganan, dan setiap pemimpin diberi dua pentungan yaitu pentungan pembinaan dan pentungan pembinasaan, agar cepat selesai bersabarlah”“jika satu-satunya alat yang kamu miliki adalah palu, maka semua masalah terlihat seperti paku” Page 51
  • 52. Penutup Demikianlah sekelumit management pengendalian organisasi “ jangan salahkan palu jika jempolterpukul sendiri, sebab palu hanyalahsebuah alat, yang memakainya adalah kamu” Page 52