23092011 introductie key control dashboard v2.0

Key Control DashboardIntroductie presentatie

Controleaanpak: risico’s en systeemgerichteaanpak Bedrijfsrisico‟s Processen Wat kan er fout gaan? Beheersing- maatregelen systeemgericht Gegevens- gericht Betrouwbare verslaggeving9 november 2011 Pagina 2

Wat is het Key Control Dashboard?► Het Key Control Dashboard biedt ondersteuning bij de jaarrekeningcontrole: de (verbijzonderde) interne controle, getrouwheid, rechtmatigheid. Uit te breiden met Tax Control, doelmatigheid en risicomanagement.► Het Key Control Dashboard geeft inzicht op welke processtappen u risicos loopt, en de E&Y key controls aanwezig zijn. De applicatie houdt bij in hoeverre de key controls zijn uitgevoerd en geeft visueel de status per key control weer.► Door de applicatie via het internet toegankelijk te maken hoeft de accountant niet altijd ter plaatse aanwezig te zijn om na te gaan welke controles zijn uitgevoerd. Tevens geen aanvullende systeemeisen en korte implementatie tijd (3x halve dag).► De applicatie wordt beschikbaar gesteld aan de gemeente. Elke gemeente heeft een eigen omgeving binnen de applicatie, waarin de resultaten van controles (rechtmatig, proces, tax control, doelmatig) worden vastgelegd.9 november 2011 Pagina 3

Voordelen Key Control Dashboard► Het Key Control Dashboard ondersteunt de gemeente bij het uitvoeren van de controlerende functie.► Het zorgt voor een optimalisatie en biedt een digitaal ‘Lean’ Intern Controleplan; ► Procesoptimalisatie. „Lean‟ Procesbeschrijvingen (die voldoen aan vereisten accountant). ► Efficiency winst interne controle. Een duidelijk overzicht van uit te voeren controles op processen, normen en checklisten ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole. ► Inhoudelijk altijd actueel. Op basis van geldende wetgeving. ► Betere spreiding van controleactiviteiten over het jaar. De gemeente krijgt een statusoverzicht waaruit is af te lezen welke controles (waarnemingen en het bijbehorende aantal) nog moeten worden uitgevoerd. ► Inzicht in mate van ‘In-control’. De gemeente krijgt vroegtijdig (visueel) inzicht in resultaten van processen (bevindingen), zo is tijdige bijsturing eenvoudiger. ► Besparingen ‘in control’ over processen. Minder risico op kortingen door goede en tijdige verantwoording subsidies. Wet boete dwangsom. Aansluiting controles tussen systemen, functiescheidingen.9 november 2011 Pagina 4

Voordelen Key Control Dashboard ► Gecentraliseerde registratie van controle resultaten. Controle resultaten (waarnemingen en bevindingen) worden gecentraliseerd op één plaats vastgelegd. Alle gemeente processen samen in één systeem; ► Betere / efficiëntere verslaglegging richting management, politiek, raad en landelijke instanties. Controle resultaten worden automatisch gebundeld in rapportages; ► Aansluiting op de (externe) accountantscontrole. Ongeacht welke accountant u heeft ; ► Eenvoudig communiceren met accountant. Communicatie met de accountant over de uitgevoerde controles verloopt eenvoudiger doordat u de accountant toegang kunt geven.►9 november 2011 Pagina 5

Proces Key Control Dashboard► De medewerker van de Interne Controle (IC) van de gemeente voert controles uit op basis van de E&Y Key Controls.► De medewerker logt in in het Key Control Dashboard.► De uitgevoerde controle wordt door de medewerker in het Key Control Dashboard van zijn eigen gemeente vastgelegd.► Als er tijdens een controle een bevinding wordt geconstateerd, wordt ook deze in het Key Control Dashboard vastgelegd.► De indicatoren op het Key Control Dashboard worden real-time aangepast op basis van nieuw ingevoerde gegevens.► De indicatoren en uitgevoerde controles worden periodiek met één druk op de knop verwerkt in een rapportage.► De accountant kan op elk moment het Key Control Dashboard van de betreffende gemeente raadplegen.9 november 2011 Pagina 6

Key controls per processtap► Per processtap zijn key controls gedefinieerd. Deze bevatten een omschrijving en de norm waarde.► Per proces zijn er checklists en kunnen er documenten toegevoegd worden. 9 november 2011 Pagina 10

Invoerformulier► Als de gebruiker heeft aangegeven dat hij een controle wilt invullen voor een key control, komt hij in een invoerscherm. Dit ziet er als volgt uit: ► Auditor: hier kan de naam van degene die de controle uitvoert ingevoerd worden. ► Waarneming: hier kunnen dossiernummers etc. worden ingevoerd. ► Bevinding: Is er een bevinding op de waarneming geconstateerd (Ja/Nee) ► Omschrijving bevinding: Toelichting op de bevinding (als bij checkbox “ja” is ingevuld) ► Actie n.a.v. bevinding: In dit veld kan de gebruiker aangeven welke acties zijn ondernomen om de waarneming te verklaren, of het aantal controles is uitgebreid etc.9 november 2011 Pagina 12

Rapporten► De volgende gemeentespecifieke rapportages zijn binnen het Key Control Dashboard aanwezig: ► Procesrapportage ► Workload rapportage ► Workflow key control rapportage ► Key control rapportage9 november 2011 Pagina 13

Proces rapportage► In deze (periodieke) rapportage wordt een high level overzicht gegeven wat de controlestatus per proces is. Dit overzicht is erop gericht snel actie te kunnen ondernemen als in een proces een bevinding is geconstateerd.► Per proces wordt middels een indicator aangegeven of er tijdens controles bevindingen zijn geconstateerd in de bij dat proces horende key controls. Als er binnen de gezamenlijke key controls één bevinding is geconstateerd, staat de indicator op oranje. Er wordt niet ingegaan op de aard van de bevindingen. Deze zijn te achterhalen in de uitgebreide key control en workflow rapportage.9 november 2011 Pagina 14

Proces rapportage9 november 2011 Pagina 15

Workload rapportage► In deze rapportage wordt het aantal uitgevoerde controles afgezet tegen het normaantal waarnemingen. Deze rapportage is erop gericht de Control afdeling inzicht te geven in de nog uit te voeren activiteiten in het kader van de procescontrole.► Per key control wordt aangegeven hoeveel controles in een normale situatie moeten worden gedaan en hoeveel waarnemingen tot op heden zijn uitgevoerd.► Het normaantal is door Ernst & Young bepaald en vastgelegd per indicator► Het werkelijk aantal is een optelling van het aantal uitgevoerde controles en vastgelegd per indicator9 november 2011 Pagina 16

Workload rapportage9 november 2011 Pagina 17

Workflow key control rapportage► De workflow key control rapportage geeft een overzicht van alle controles per key control per workflow activiteit. De rapportage is erop gericht te kunnen achterhalen welke bevinding(en) is of zijn geconstateerd per key control, per activiteit. Tevens geeft de rapportage de (externe) accountant inzicht in de uitgevoerde waarnemingen. Dit vereenvoudigt de afstemming tussen gemeente en accountant.► Informatie wordt gehaald uit de indicatoren per workflow en de ingevulde controles.► De volgende gegevens worden in de rapportage getoond: ► Workflow ► Naam activiteit ► Naam key control ► Norm aantal waarnemingen ► Aantal uitgevoerde waarnemingen ► Aantal bevindingen Dan per waarneming waarvoor een bevinding is: ► Datum waarneming ► Beschrijving waarneming ► Beschrijving bevinding ► Beschrijving ondernomen acties Vervolgens per overige waarneming: ► Datum waarneming ► Beschrijving waarneming► De key control rapportage lijkt op dit rapport, het is alleen een rapport per key control.9 november 2011 Pagina 18

Key Control rapportage9 november 2011 Pagina 19

http://www.yellowtail.nl	730
http://yellowtail.seytec.nl	60
http://yellowtail.nl	18

23092011 introductie key control dashboard v2.0

by keycontroldashboard on Aug 23, 2011

Accessibility

Categories

Tags

Upload Details

Usage Rights

3 Embeds 808

Statistics

23092011 introductie key control dashboard v2.0 — Presentation Transcript