Behoud En Beheer Van Documenten

  • 562 views
Uploaded on

Steven van der Meulen en Jan Dob …

Steven van der Meulen en Jan Dob

archief een doolhof voor niet ingewijden

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
562
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1

Actions

Shares
Downloads
0
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. 17-10-2011 Springboard workshop Recordsmanagement Archief Een doolhof voor niet ingewijdenSteven van der Meulen & Jan Dobsteven.vandermeulen@eu.astellas.comJan.Dob7@gmail.com Programma Inleiding: Begrippen en definities Functies Archief als kwaliteitsinstrument Kwaliteitszorg Compliance Technische ontwikkeling 1
  • 2. 17-10-2011 Definities - ArchiefEen plaats waar documenten bewaard wordenEen instelling of organisatieonderdeel dat tot taakheeft archiefstukken te bewarenEen verzameling documenten: Het geheel van documenten, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen, die naar hun aard bestemd zijn onder deze instelling, persoon of groep personen, te berusten De documentaire neerslag van handelingen Klopt dit Het archief bergt het archief op in het archief 2
  • 3. 17-10-2011 ArchiefNiet alleen oude documentenNiet de vorm maar de inhoud is bepalendLos op je bureau in je in- en outbox of op je hardeschijf Drie fasesDynamische fase: lopende zakenSemi-statische fase: afgesloten zaken nog veelvuldig geraadpleegd.Statische fase: afgesloten zaken beperkt geraadpleegd 3
  • 4. 17-10-2011 Definitie - DossierEen geheel van documenten met betrekking tot eenzaak (= handeling), object of persoonCompleetheid essentieel => administratie VragenKan een dossier uit meerdere mappen bestaan?Kunnen meerdere dossiers in een map zitten?Kan een document in meerdere dossiers liggen? 4
  • 5. 17-10-2011 Definitie - ArchiefstukEen document dat, ongeacht zijn vorm, naar zijnaard bestemd is om te berusten onder de instelling,persoon of groep personen die het heeft ontvangenof opgemaakt, uit hoofde van zijn of haaractiviteiten, of taken, of ter handhaving van zijn ofhaar rechten. FunctiesJuridischHistorischInformatie / bedrijfsvoering Hergebruik van informatie “Bibliotheekfunctie” 5
  • 6. 17-10-2011 KerntakenDocumentaire InformatievoorzieningControleerbaar maken voor derdenCreëren van juridisch bewijsTerugvindbaar maken documentenAantonen authenticiteit documenten Archief als kwaliteitsinstrument Kwaliteitszorg & compliance 6
  • 7. 17-10-2011 ProbleemAmbachtelijke productie Direct contact ambachtsman met product en klantIndustriële productie: Complex proces opgedeeld in eenvoudige handelingen, Medewerkers geen overzicht productieproces of klanten Als het product niet voldoet moeten kosten worden gemaakt om het te herstellenAndere sectoren dan productie: Wetenschappelijk onderzoek, zorg, banken, (financieel) adviseurs, ingenieursbureaus Rol van archiefBeheer van de volgende groepen documenten: Documenten inzake de uitvoering van processen (handboeken, procedures, werkinstructies, specificaties, etc) Kwaliteitsregistraties: vastlegging van uitvoering van processen Kwaliteitsregistraties voortkomend uit de kwaliteitszorg (controle- & inspectie rapporten, kalibratie & onderhoud apparatuur, productiecijfers, validatierapporten, auditrapporten, etc.) 7
  • 8. 17-10-2011 Waarborging van authenticiteitArchiefbescheiden zijn authentiek als ze dezelfdeinhoud, vorm en structuur hebben als op hetmoment van ontstaan.Kerntaak van archiefbeheerEssentieel is dat kwaliteitsdocumentatie niet wordtbeheerd door de afdelingen die deze zelfproduceren maar door een professioneel archiefNoodzaak versterkt door de digitalisering ArchiefwetParticuliere archieven / bedrijfsarchieven Archiefwet is in principe niet van toepassingOverheidscontrole op bedrijfsleven (ontwikkelings)processen verantwoorden 8
  • 9. 17-10-2011 Technische ontwikkeling Nieuwe informatiedragers Nieuwe uitdagingen Technische ontwikkelingenICT 1e fase: automatisering administratie 2e fase: digitalisering archiefbestanden 3e fase: beheer digitale bestandenRecordsmanagement 9
  • 10. 17-10-2011 Digitaliseren archiefbestandenScannen en substitutie Bespaart fysieke ruimteReserve kopieënGelijktijdig raadplegen op verschillende locaties Digitaliseren1978: ”door de automatisering krijgen we binneneen paar jaar een papierloos kantoor”We leven nog steeds in het papieren tijdperk! 10
  • 11. 17-10-2011 Beheer digitale bestandenDigitaliseren: documenten worden digitaal gevormden blijven dit gedurende de hele levenscyclusDoorgedrongen in correspondentie: e-mail Weerstand e-mail voor formele correspondentie. De status van e-mail wordt betwist E-mail vrijwel overal officieel bewijsstukOorzaak weerstand complicaties bij beheer vanelektronische documenten ComplicatiesDuurzaamheidAuthenticiteitBeheersbaarheid 11
  • 12. 17-10-2011 DuurzaamheidOngeschikte (magnetische) dragers floppy’s enmemoriesticksVerdwijnen noodzakelijke apparatuur (hardware)leesapparatuur ponskaarten en floppy’sWijzigen / verdwijnen noodzakelijke software AuthenticiteitNoodzaak conversie naar anderebestandsformaten door wijzigen software: gevolginformatieverliesOnjuiste scan methodes Zwart wit als kleuren essentieel zijn Onzorgvuldige scan proceduresVerschillende standaarden digitale handtekeningenEtc. 12
  • 13. 17-10-2011 BeheersbaarheidOvervloed elektronische gegevensuitwisselingonmogelijk gecentraliseerd te beheren Geen centrale postkamer voor via e-mailArchiveren door niet specifiek opgeleid personeel RecordsmanagementISO 15489 het deel van het management dat verantwoordelijk is voor de efficiënte en systematische controle over het aanmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en beschikbaarheid van records, met inbegrip van het proces van het bemachtigen en in stand houden van bewijs en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties in de vorm van records. 13
  • 14. 17-10-2011 RecordsmanagementBeheer elektronische gegevens gecompliceerd Identificeren “te bewaren” of “niet te bewaren” is al een uitdaging Creëren procedures / technische voorzieningen voor archivering vak apartRecordsmanagement = modern archiefbeheerRecordsmanager = moderne archivaris Vaardigheden recordsmanagerKlassieke archiefvaardigheden • bewaartermijnen • classificatiecode = mappenstructurenKennis achtergronden, mogelijkheden, beperkingenICTManagement kwaliteiten! • Centraliseren onmogelijk, dus beheer van records door medewerkers voor wie archivering een vreemde (en vaak ongewenste) activiteit is 14