17-10-2011                                      Springboard workshop                                      Recordsmanagemen...
17-10-2011             Definities - ArchiefEen plaats waar documenten bewaard wordenEen instelling of organisatieonderdeel...
17-10-2011                    ArchiefNiet alleen oude documentenNiet de vorm maar de inhoud is bepalendLos op je bureau in...
17-10-2011             Definitie - DossierEen geheel van documenten met betrekking tot eenzaak (= handeling), object of pe...
17-10-2011             Definitie - ArchiefstukEen document dat, ongeacht zijn vorm, naar zijnaard bestemd is om te beruste...
17-10-2011                  KerntakenDocumentaire InformatievoorzieningControleerbaar maken voor derdenCreëren van juridis...
17-10-2011                     ProbleemAmbachtelijke productie   Direct contact ambachtsman met product en klantIndustriël...
17-10-2011     Waarborging van authenticiteitArchiefbescheiden zijn authentiek als ze dezelfdeinhoud, vorm en structuur he...
17-10-2011         Technische ontwikkeling           Nieuwe informatiedragers              Nieuwe uitdagingen       Techni...
17-10-2011     Digitaliseren archiefbestandenScannen en substitutie   Bespaart fysieke ruimteReserve kopieënGelijktijdig r...
17-10-2011         Beheer digitale bestandenDigitaliseren: documenten worden digitaal gevormden blijven dit gedurende de h...
17-10-2011                DuurzaamheidOngeschikte (magnetische) dragers floppy’s enmemoriesticksVerdwijnen noodzakelijke a...
17-10-2011              BeheersbaarheidOvervloed elektronische gegevensuitwisselingonmogelijk gecentraliseerd te beheren  ...
17-10-2011           RecordsmanagementBeheer elektronische gegevens gecompliceerd  Identificeren “te bewaren” of “niet te ...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Behoud en beheer van documenten

526 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
526
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
77
Actions
Shares
0
Downloads
4
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Behoud en beheer van documenten

  1. 1. 17-10-2011 Springboard workshop Recordsmanagement Archief Een doolhof voor niet ingewijdenSteven van der Meulen & Jan Dobsteven.vandermeulen@eu.astellas.comJan.Dob7@gmail.com Programma Inleiding: Begrippen en definities Functies Archief als kwaliteitsinstrument Kwaliteitszorg Compliance Technische ontwikkeling 1
  2. 2. 17-10-2011 Definities - ArchiefEen plaats waar documenten bewaard wordenEen instelling of organisatieonderdeel dat tot taakheeft archiefstukken te bewarenEen verzameling documenten: Het geheel van documenten, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen, die naar hun aard bestemd zijn onder deze instelling, persoon of groep personen, te berusten De documentaire neerslag van handelingen Klopt dit Het archief bergt het archief op in het archief 2
  3. 3. 17-10-2011 ArchiefNiet alleen oude documentenNiet de vorm maar de inhoud is bepalendLos op je bureau in je in- en outbox of op je hardeschijf Drie fasesDynamische fase: lopende zakenSemi-statische fase: afgesloten zaken nog veelvuldig geraadpleegd.Statische fase: afgesloten zaken beperkt geraadpleegd 3
  4. 4. 17-10-2011 Definitie - DossierEen geheel van documenten met betrekking tot eenzaak (= handeling), object of persoonCompleetheid essentieel => administratie VragenKan een dossier uit meerdere mappen bestaan?Kunnen meerdere dossiers in een map zitten?Kan een document in meerdere dossiers liggen? 4
  5. 5. 17-10-2011 Definitie - ArchiefstukEen document dat, ongeacht zijn vorm, naar zijnaard bestemd is om te berusten onder de instelling,persoon of groep personen die het heeft ontvangenof opgemaakt, uit hoofde van zijn of haaractiviteiten, of taken, of ter handhaving van zijn ofhaar rechten. FunctiesJuridischHistorischInformatie / bedrijfsvoering Hergebruik van informatie “Bibliotheekfunctie” 5
  6. 6. 17-10-2011 KerntakenDocumentaire InformatievoorzieningControleerbaar maken voor derdenCreëren van juridisch bewijsTerugvindbaar maken documentenAantonen authenticiteit documenten Archief als kwaliteitsinstrument Kwaliteitszorg & compliance 6
  7. 7. 17-10-2011 ProbleemAmbachtelijke productie Direct contact ambachtsman met product en klantIndustriële productie: Complex proces opgedeeld in eenvoudige handelingen, Medewerkers geen overzicht productieproces of klanten Als het product niet voldoet moeten kosten worden gemaakt om het te herstellenAndere sectoren dan productie: Wetenschappelijk onderzoek, zorg, banken, (financieel) adviseurs, ingenieursbureaus Rol van archiefBeheer van de volgende groepen documenten: Documenten inzake de uitvoering van processen (handboeken, procedures, werkinstructies, specificaties, etc) Kwaliteitsregistraties: vastlegging van uitvoering van processen Kwaliteitsregistraties voortkomend uit de kwaliteitszorg (controle- & inspectie rapporten, kalibratie & onderhoud apparatuur, productiecijfers, validatierapporten, auditrapporten, etc.) 7
  8. 8. 17-10-2011 Waarborging van authenticiteitArchiefbescheiden zijn authentiek als ze dezelfdeinhoud, vorm en structuur hebben als op hetmoment van ontstaan.Kerntaak van archiefbeheerEssentieel is dat kwaliteitsdocumentatie niet wordtbeheerd door de afdelingen die deze zelfproduceren maar door een professioneel archiefNoodzaak versterkt door de digitalisering ArchiefwetParticuliere archieven / bedrijfsarchieven Archiefwet is in principe niet van toepassingOverheidscontrole op bedrijfsleven (ontwikkelings)processen verantwoorden 8
  9. 9. 17-10-2011 Technische ontwikkeling Nieuwe informatiedragers Nieuwe uitdagingen Technische ontwikkelingenICT 1e fase: automatisering administratie 2e fase: digitalisering archiefbestanden 3e fase: beheer digitale bestandenRecordsmanagement 9
  10. 10. 17-10-2011 Digitaliseren archiefbestandenScannen en substitutie Bespaart fysieke ruimteReserve kopieënGelijktijdig raadplegen op verschillende locaties Digitaliseren1978: ”door de automatisering krijgen we binneneen paar jaar een papierloos kantoor”We leven nog steeds in het papieren tijdperk! 10
  11. 11. 17-10-2011 Beheer digitale bestandenDigitaliseren: documenten worden digitaal gevormden blijven dit gedurende de hele levenscyclusDoorgedrongen in correspondentie: e-mail Weerstand e-mail voor formele correspondentie. De status van e-mail wordt betwist E-mail vrijwel overal officieel bewijsstukOorzaak weerstand complicaties bij beheer vanelektronische documenten ComplicatiesDuurzaamheidAuthenticiteitBeheersbaarheid 11
  12. 12. 17-10-2011 DuurzaamheidOngeschikte (magnetische) dragers floppy’s enmemoriesticksVerdwijnen noodzakelijke apparatuur (hardware)leesapparatuur ponskaarten en floppy’sWijzigen / verdwijnen noodzakelijke software AuthenticiteitNoodzaak conversie naar anderebestandsformaten door wijzigen software: gevolginformatieverliesOnjuiste scan methodes Zwart wit als kleuren essentieel zijn Onzorgvuldige scan proceduresVerschillende standaarden digitale handtekeningenEtc. 12
  13. 13. 17-10-2011 BeheersbaarheidOvervloed elektronische gegevensuitwisselingonmogelijk gecentraliseerd te beheren Geen centrale postkamer voor via e-mailArchiveren door niet specifiek opgeleid personeel RecordsmanagementISO 15489 het deel van het management dat verantwoordelijk is voor de efficiënte en systematische controle over het aanmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en beschikbaarheid van records, met inbegrip van het proces van het bemachtigen en in stand houden van bewijs en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties in de vorm van records. 13
  14. 14. 17-10-2011 RecordsmanagementBeheer elektronische gegevens gecompliceerd Identificeren “te bewaren” of “niet te bewaren” is al een uitdaging Creëren procedures / technische voorzieningen voor archivering vak apartRecordsmanagement = modern archiefbeheerRecordsmanager = moderne archivaris Vaardigheden recordsmanagerKlassieke archiefvaardigheden • bewaartermijnen • classificatiecode = mappenstructurenKennis achtergronden, mogelijkheden, beperkingenICTManagement kwaliteiten! • Centraliseren onmogelijk, dus beheer van records door medewerkers voor wie archivering een vreemde (en vaak ongewenste) activiteit is 14

×