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Outsourcing

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  • 1. CONCEPTOEs la modalidad por medio de la cual una empresa contrata y delega la gerencia así como laoperación de ciertas actividades , que no forman parte de sus habilidades principales , aempresas (outsourcer) altamente especializadas que puedan dar garantía de experiencia yseriedad en el área de operación de dichas funciones , para que se hagan cargo de parte delnegocio , realizando actividades tradicionalmente ejecutadas por personal y recursos internospropios de la compañía .Mediante el outsourcing la empresa espera conseguir hacer uso de estrategias , recursos ytecnologías de dichos terceros especializados , en una mayor efectividad y agilidad de lasoperaciones , funciones y procesos, optimizar su calidad y reducir sus costos, obtener mayorflexibilidad para adaptarse a nuevas condiciones de mercado y controlar riesgos . ello permitiráorientar los mejores esfuerzos de la compañía a sus necesidades neurálgicas concentrando susrecursos a la actividad básica de su negocio, con lo cual la empresa puede centrarse en lo quemejor sabe hacer, en aquello que lo diferencia de sus competidores , las que se tiene ventajacompetitiva y mejorar las relaciones con sus clientes.DEFINICIONPodemos definir el outsourcing como la incorporación a la empresa de aquellas competenciasque no ha escogido como centrales o nucleares mediante la colaboración con otra empresa. Así eloutsourcing puede aplicarse a todo proceso o función de negocio que no sea estratégico para unaempresa y que, consecuentemente, no debe ocupar tiempo de gestión por parte de la dirección.Entendemos por competencias centrales o nucleares aquellas que definen la razón de ser de lacompañía y que hacen que se diferencien de la competencia, mientras que las no nucleares sonlas que sirven como soporte para el negocioCARACTERISTICASEl contrato de outsourcing es un contrato de colaboraciones.El outsourcing es una herramienta de gestión.El outsourcing desarrolla su “corebusiness” en las funciones que ha adquirido de la empresa queacomete el proceso de outsourcing. De esta forma la empresa cliente dispone de un “expertise”que mejora el servicio ofrecido por la organización.El mismo volumen de negocio pasa a ser gestionado por menos personas, con lo que la empresacliente gana en flexibilidad yen capacidad y recursos para dedicarse a asuntos relacionados con el“core business”de su organización.Durante el proceso de outsourcing se tiene que convenir una serie de estándares de calidad yniveles de servicio entre la persona cliente y el outsourcer.
  • 2. El outsourcing permite a las compañías potenciar sus recursos para afianzar su ventajacompetitiva.CONTRATOS DE OUTSOURCINGRELATIVAS AL CONTRATO DELAS PARTESSu elaboración es compleja, puesto que debe establecer claramente las responsabilidades deambas partes en cualquier aspecto, no solo del nivel de servicio actual sino también del nivel deservicio futuro.Suele tener duración de varios años. En el sector privado tiene una duración no menor a 5 o 7años, siendo habitual un periodo de 10 años.Uno de los aspectos más importantes del contrato es la definición de su resolución (finalización),el establecimiento de salidas programadas antes de cumplirse el plazo acordado, así como losperiodos de preaviso en caso de reversión del servicio.El alcance del contrato es a la medida, es decir, podrá ser tan amplio como lo deseen las partescontratantes.Debe ser flexible para que la administración pueda cambiar los requisitos del servicio y elproveedor pueda cambiar los medios con los que lo da. Mientras que en un contrato deoutsourcing se firma para que sea válido durante años, los requisitos de tecnología están enconstante evolución.RELATIVAS A LA EMPRESA DE OUTSOURCINGEs una decisión estratégica para la organización, puesto que cede el total o parte de sus activos ala empresa de outsourcing.Permite el acceso a nuevas tecnologías y centrarse en la realización de actividades de mayor valorpara la organización.Permite a la organización alcanzar un mayor nivel de competitividad sin realizar inversiones engastos desapareciendo los activos. Son menores los costos de operación y se evitan las decisionesde invertir en infraestructura.APLICACIONESOUTSOURCING LOGISTICOPROCESO DE MEDICIÓNLas empresas proveedoras del servicio de outsourcing logístico, para poder tomar decisionesencaminadas a mejorar su servicio y rentabilidad, deben conocer correctamente sus operaciones ylos resultavalorar los resultados de las estrategias que ya se han dos que está obteniendo, por ello
  • 3. medir con el fin de evaluar la gestión que se está realizando es un factor muy importante. Al medires posible identificar puntos eficientes,tomar decisiones sobra las prioridades de trabajo y valorarlos resultados de las estrategias que ya se han implementado. Al conocer los puntos críticos dedesempeño se pueden generar planes de trabajo sobre las fortalezas y debilidades, permitiendo ala empresa adaptarse ante oportunidades de amenazas.INDICADORESSon relaciones de datos numéricos que hacen posible evaluar el desempeño y los resultados encada componente de gestión clave para la organización. Permiten determinar qué tan cerca seestá del cumplimiento de las metas y objetivos trazados. Los indicadores pueden estar expresadosen unidades de medida como las horas, los días, los porcentajes, etc. Los indicadores logísticosbuscan evaluar la eficiencia y eficacia de la gestión logística de la organización, así como lautilización de la tecnología y el manejo de información.CLASIFICACION DE LOS INDICADORES LOGISTICOS DE ALMACENAMIENTOA. Indicadores de servicio: Este grupo de indicadores mide el nivel de servicio que la empresapresta a sus clientes, tantos internos como externos. Incluye:a. Nivel de servicio: Numero de pedidos recibidos sobre número de pedidosenviados.b. Pedidos entregados a tiempo: Mide el nivel de cumplimiento de la compañía pararealizar la entrega de los pedidos, en la fecha o periodo pactado con el cliente.c. Pedidos entregados completos: Mide el nivel de cumplimiento de la compañía enla entrega de pedidos completos al cliente.d. Pedidos devueltos: Conocer el número de devoluciones que se efectúan en lospedidos entregados.e. Documentación sin problemas: Mide el porcentaje de facturas generadas sinningún error. Es importante que la compañía, además de calcular, este indicador,documente las causas de problemas de facturación, por ejemplo:Errores en los preciosLo despachado es diferente a los facturadoProblemas en descuentosErrores de digitaciónB. Indicadores de gestión de inventarios: Este grupo de indicadores evalúa la eficiencia yexactitud de los inventarios. Incluye:a. Exactitud de inventarios: Este permite que la compañía mida el grado decoherencia entre el inventario físico y teórico(en libros o en los sistemas deinformación)b. Días de inventario: Determina el periodo de tiempo promedio que la empresamantiene sus inventarios.
  • 4. c. Faltantes y sobrantes de inventario: Mide la ruptura del inventario por defecto oexceso de mercadería en la confrontación de lo disponible físicamente frente a loregistrado en las fichas o base de datos respectivos.OUTSOURCING CONTABLE Y FINANCIEROASESORIA CONTABLE Y TRIBUTARIAAsesoría personalizada integral que abarca no solo la organización de la información contable enarchivo físico, sino también su optimización mediante la implementación de un archivo digital; deigual forma asesoría en el manejo contable de las operaciones dependiendo de la actividadeconómica de cada empresa, soporte permanente en el registro de información contable con elpropósito de reflejar en tiempo real el movimiento de las actividades de la empresa en formaclara, veraz, confiable y precisa que cumpla con las normas legales vigentes aplicables al ámbitocontable y tributario.PLANEACION TRIBUTARIATrazabilidad continua que permita proyectar el pago de los impuestos nacionales y locales, de talforma que mediante la aplicación de las normas legales vigentes se pueda realizar una planeacióntributaria estratégica que impacte positivamente la rentabilidad de la empresaCONTROL Y AUDITORIAControl y seguimiento permanente de la información contable y financiera de la empresa,analizando mes a mes el vencimiento de proveedores y clientes, plazos para presentación deimpuestos y de seguridad socialControl de auditoria en la utilización delos recursos físicos y de los flujos de efectivo, mediante elanálisis de cifras y la aplicaciones de arqueos efectivos, seguimiento de las entradas y salidas dedinero en efectivo, cheque, tarjetas débito o crédito.EL OUTSOURCING DE RECURSOS HUMANOSEVOLUCION DE LA FUNCION DE RECURSOS HUMANOSLos recursos humanos han pasado a ser el “departamento de personal” a constituir un área que seempeña un papel fundamental en el desarrollo de las organizaciones y la estrategia del negocio.El outsourcing de las funciones de RRHH es una de esas fórmulas a las que los Directores de RRHHde las empresas españolas están acudiendo cada vez más a la hora de replantearse el valorañadido de sus propias funciones y las de su departamento.DEFINICION DEL OUTSOURCING DE RRHHDesplazamiento de las funciones y/o procesos de RRHH, y, en su caso, los medios para suejecución (especialmente el personal), a otra empresa cuyo ‘core business’ es precisamente el
  • 5. ejercicio de dichas funciones, la cual se encargará de suministrar los productos y servicio derivadosde ellas y aportará conocimiento especializado. Así mismo, asesorará en la innovación y desarrollode tales funciones con el objetivo de generar valor añadido a la línea ejecutiva del negocio.FUNCION DE RECURSOS HUMANOS EN OUTSOURCINGReclutamiento y selección: Son aquellos contratos en los que el outsourcer lleva a cabotodo el proceso hasta que los candidatos realizan la última entrevista con la empresa‘core’, en la que se toma la última decisión. Cada vez más empresas están optando porrealizar su reclutamiento y preselección de personal a través de un ‘site de empleo’ o através de su página web corporativa.o Ventajas del eRecruitment: Al igual que ocurre con otros servicios on-line como esel caso del eLearning, las ventajas de eRecruiting frente al reclutamientotradicional son evidentes. En el siguiente cuadro, observamos los resultados delestudio al que acabamos de hacer alusión: ahorro de tiempo en la gestión decurrícula, filtrado inicial; ahorro en coste de reclutamiento, disponibilidad pararecibir currícula y acceder a la información referente a los candidatos 24 horas aldía, 7 días a la semana, 365 días al año. Además, disponibilidad para recibircurricula y acceder a la información referente a los candidatos de cualquier lugardel mundo, procesamiento automático de la información, accesibilidad paracandidatos pasivos, posibilidad de dirigirse de manera efectiva a los candidatostarget y dar una imagen moderna de la organización. Finalmente, oportunidadpara empresas pequeñas y medianas de tener acceso a un ‘pool’ de candidatosmuy amplios a un coste razonable.Administración de personal oPayroll: La gestión de nóminas está siendo objeto deoutsourcing. Dado que muchas organizaciones encuentran cada vez más difícil estar al díaen aspectos fiscales y legales relacionados con las nóminas, y teniendo en cuenta que setrata de una actividad que requiere mucha dedicación, el outsourcing de esta función escada vez más comúno ePayroll: Es la gestión de nóminas online. Gracias a estos servicios, losempresarios y los empleados pueden obtener las ventajas de una comunicación ygestión online para centrar sus esfuerzos en las áreas fundamentales de sunegocio.La faceta del “self-service” de las nóminas online permite una comunicaciónrápida y fluida entre los empleados y la empresa de outsourcing que gestiona elservicio. Con este sistema, el empleado puede disponer de un “centro de atenciónal cliente” que le permite comunicar sus incidencias y comentarios durante las 24horas del día. El valor añadido que ofrece este tipo de sistemas sería: el conceptode “self-service” o “self-help”, ahorro de intermediarios, obtención inmediata delos datos, backups automáticos y personal especializado y permanente.o Ventajas del outsourcing :
  • 6.  Acceso a un sistema de gestión de nóminas superior en términos decalidad al que se podía haber desarrollado internamente. Reducción de costes Acceso a “mejores prácticas” y conocimientos de gestión de recursoshumanos constantemente actualizados. Acceso a una gama de servicios de RRHH más amplia El dpto. de RHH queda liberado de tareas transaccionales y puede asumirel rol de socio estratégico. Acceso a un sistema más fiable y con un mejor servicio de mantenimientoFormación / e-learning: La formación se ha convertido recientemente un target primordialpara el outsourcing. La formación aparece como una de las funciones de RRHH que mássuele contratarse en outsourcing.Ante esta situación, y debido a la evolución tecnológica se está produciendo un cambio enla forma en las que las empresas están llevando a cabo sus procesos de formación con laaparición del eLearning.o El eLearning es el aprendizaje adquirido a través del uso de alguna tecnología, yasea a través de la red o en otros formatos. La información se basa en la entrega decontenidos mediante un esquema estructurado, ejercicios prácticos, casosprácticos, casos de estudio, evaluaciones, consultorías o simulaciones.El eLearning se da con mayor asiduidad en compañías con personalgeográficamente disperso.o Ventajas del eLearning: Mayor flexibilidad y accesibilidad de la formación para todos losempleados de la organización. Reducción muy importante de los gastos de información. Se estima que elcoste de la formación equivale al 30% del coste de la formacióntradicional. Se eliminan los costes de los formadores. Disponibilidad de recursos para resolver las dudas de los usuarios. Permite adaptar el servicio de formación ágilmente a un entornocambiante.Compensación ybeneficios: Cada vez más se están desarrollando fórmulas que permitanque una empresa experta en la materia se encargue de diseñar planes retributivosatractivos que permitan a las empresas retener y fidelizar su talento. La retribución a lacarta es un sistema retributivo que ofrece alternativas según las circunstancias personalesde cada empleado, como son los seguros de vida y salud, los planes de pensionesordenadores, automóvil de empresa e incluso formación.Un aspecto negativo es su administración que puede consumir gran cantidad de tiempo yrecursos.Salud e higiene laboral: La propia tendencia al outsourcing y a la subcontratación, estádesembocando en la aparición de grandes áreas de tejido empresarial para las que se haceespecialmente necesario integrar las relaciones de terceras sociedades con los procesosde retención. La dirección de la empresa tiene que tomar partido en las decisiones
  • 7. oportunas para tomar las decisiones de riesgos laborales en los procesos de la empresa,independientemente de si estos servicios se contratan en outsourcing o se mantienen enla empresa.Outplacement: Las empresas que realizan el outsourcing de outplacement son, en lamayoría de los casos, compañías multinacionales.El outplacement aparece en momentos de cambios y crisis, como política de apoyo yasesoramiento a los profesionales que han sido separados de la empresa por motivos decambio organizacional, como pueden ser las reestructuraciones de plantilla, funciones,adquisiciones, etc. El objetivo es que esos profesionales asuman la nueva situación yencuentren, en el menor tiempo posible, un nuevo puesto de trabajo de característicassimilares, e incluso mejores a las de su antiguo puesto y que ajuste a sus capacidades,experiencia de objetivos profesionales. Es decir, deben proporcionar un apoyo en elterreno humano de forma que dichos profesionales mantengan su autoestima yemprendan una nueva etapa con ánimo positivo. Los planes individuales consisten en unanálisis de competencias y programas de reorientación laboral para cada persona.También existe la posibilidad de programas colectivos o, incluso, los denominados Centrosde Recolocación de Trabajadores Industriales.La compañía ‘core’ gana en imagen, preserva un adecuado clima laboral y consigue que seminimice el impacto negativo en su cuenta de resultados.Otras funciones de RRHH : Lo que está claro es que las empresas buscan cada vezmásfórmulas que le permitan, no solamente recortar los costes del departamento deRRHH, si no también obtener una serie de ventas que otorgue valor añadido a gestión desus personasTRANSFORMATIONAL OUTSOURCING O BTOEl BTO busca transformar la forma de trabajar de la empresa para conseguir una profunda mejoradel rendimiento de toda la organización. El planteamiento estratégico del outsourcer esfundamental. Esa transformación implica un cambio radical del negocio que trasciende a una seriede consecuencias a largo plazo como son: el crecimiento de la cuota de mercado, el incremento enla facturación y un cambio en la manera de enfrentarse a la competencia.PRINCIPALES RAZONES PARA IMPLEMENTAR EL OUTSORCINGREDUCE Y CONTROLA COSTOS OPERATIVOS1. los costos operativos de una organización son más altos que los costos de contratarproveedores externos.2. en términos de gestión, es más sencillo y económico identificar los costos de un proveedorexterno que los costos de transacción internos.3. deben tenerse en cuenta los costos de supervisión y administración internos que lospropios ejecutivos realizan sobre todas las actividades
  • 8. 4. una vez hecha el análisis de los costos, deben compararse con el proveedor externo en sumateria.BRINDA ESTABILIDAD EN LA GESTIONContratar personal para realizar actividades no centrales pero que forman parte delproceso productivo genera pérdidas para la empresa cuando el personal se retira, se llevaconsigo los recursos dedicados a su capacitación.Con el sistema de outsourcing la contratación un proveedor permita un mayor control dela actividad externalizada y una mayor garantía de su nivel de calidad.LIBERA RECURSOS INTERNOS PARA OTROS PROPOSITOSPermite reasignar recursos humanos a otras funciones más estratégicas para la empresa,lo que da lugar a una mayor flexibilidad en los costos y posibilita agregar valor a lasactividades claves de la empresa.COMPARTE EL RIESGOEl riesgo del negocio se comparte, pero también se reduce, porque se contrata unespecialista para realizar una actividad que antes desempeñaba un no especialista.MEJORA EL ENFOQUE ESTRATEGICO DE LA ORGANIZACIÓNTeniendo en cuenta que las actividades determinadas son las que agregan valor a lapropuesta de negocio, se logra importantes ventajas competitivas al utilizar el outsourcingpara aquellas actividades que no fueron identificadas como relevantes.Es decir por medio del outsourcing se mejora el enfoque estratégico de la organización.Para implementar el outsourcing es necesario un profundo análisis de procesos internosde una organización con la finalidad de poner en marcha los cambios necesarios paralograr un cambio en la gestión.IMPORTANCIA DEL OUTSOURCINGEn un mundo globalizado el outsourcing adquiere gran importancia para ser competitivoya que constituye, junto con las tecnologías de la información, una de las principalesherramientas de gestión.Por ejemplo:Cuando se desarma una computadora marca COMPAQ, se observa que una pieza es hechaen Tailandia, otra en Singapur, el diseño es hecho en Canadá, se fabrica en México, sedistribuye en Sudamérica y finalmente es comprada en Perú.Este ejemplo ilustra que en este nuevo milenio el outsourcing cobrara mayor importancia,ya que los responsables de conducir las empresas no piensan en hacer todo ellos solos,sino que realizar las negociaciones en busca de especialistas para gestionar cada área de laorganización así mejorar el producto y el servicio final.En esta misma competitividad hace que las empresas tengan que replantearse hacianuevas estrategias y procesos, sean estos realizados dentro de la misma empresa o fuerade esta.MOTIVOS DE MEJJORA DEL VALOR FINALPermite mejorar ante el cliente la credibilidad, imagen. Calidad de servicio y operatividadde una actividad en la que la empresa pudiera no ser competitiva y existen en el mercadootros que son competitivos en dicha actividad...
  • 9. Por ejemplo:Traslado el despacho a la mercadería a un outsourcing que lo hace mejor.MOTIVOS DE COSTOEs posible reducir costos a través de un mejor servicio y operatividad del producto de unproveedor outsourcing. Se pueden reducir costos si al comparar los costos propios de laempresa por actividades frente el que se ofrece al mercado de outsourcings resultara queel costo de la empresa es mayor que el outsourcing, en el sector o industria en que seubica la empresa. Se reducen los costos y el personal pues el valor monetario que significadicha nomina ya no forma parte de la empresa contratante del servicio outsourcing.Permite convertir los costos fijos en costos variables. Por ejemplo: no se necesita unalmacén a una tarifa variable de acuerdo el volumen.Facilidad para identificar los costos, Ya que el costo de outsourcing se puede manejar conuna sola factura.MOTIVOS FINANCIEROSSe reducen los costos financieros porque no se financian la compra de activos.Permite a la organización alcanzar un mayor nivel de competitividad sin realizarinversiones en equipamiento tecnológico.Se libera recursos para otros propósitos ya que cuentan con mayor liquidez.MOYIVOS DE FUERZA DE VENTASPermite ganar mercado, acceso y oportunidades de negocio a través del outsourcing sepuede vender bienes o servicios, por medio de un tercero especialista el cual cuente conuna cartera de clientes y vendedores con relaciones.Ahorro de inversión en representantes de la empresa mediante el empleo de un tercerodistribuidor en la región determinada en un lugar de invertir en propios representantes.DIFICULTADES QUE EL OUTSOURCING PUEDE GENMERARQue la lealtad de los empleados que siguen en la empresa baje, debido a la reducción depuestos de trabajo.Baja de la moral de los empleados en general. (No solo para los que fueron reemplazados).Perder el control sobre el proveedor del outsourcing (servicio).Perder la confidencialidad.Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del proveedor de servicios con locual la empresa puede perder contacto con las nuevas tecnologías que ofrecenoportunidades para innovar productos y procesos.El proveedor de servicio al aprender y tener conocimiento del producto o proceso encuestión existe la posibilidad de que los use para empezar una empresa propia y seconvierta proveedor servicio en competidor.Alto costo en el cambio de proveedor de servicio de outsourcing en caso de que elseleccionado no resulte satisfactorio.VEMTAJASAbarata los costos de producción.Facilita la obtención de productos de mejor calidad.Reduce la obtención de productos de mejor calidad.
  • 10. Permite a la organización a dedicarse a las tareas de mayor rentabilidad.DESVENTAJASGenerar poca lealtad hacia la organización a la cual se presta el servicio.Fomenta irregularidades en la contratación de los trabajadores.Elimina puestos de trabajo en el país de origen del contratante, especialmente cuando seaplica la deslocalización.CONCLUSIONESAl contratar un servicio de outsourcing, las organizaciones pueden enfocarse más en laprincipal actividad de su negocio.El outsourcing se lo debe realizar siempre y cuando la empresa tenga la certeza de tener elmenor costo y maximizando los beneficios.El outsourcing se da en un ambiente de cooperación entre dos empresas, es decir, dosorganizaciones con distintos objetivos y planteamientos estratégicos, se fusionan parapoder compartir un mismo ideal, en servir al cliente y obtener un mayor beneficio outilidad.RECOMENDACIONESEs recomendable el planteamiento de comenzar cualquier proceso de outsourcing deforma escalonada y en fases independientes, para poder ir midiendo el impacto y corregircualquier desviación.Es recomendable, el mantener un contacto continuo con la empre en la que se hacontratado el servicio, evaluando continuamente el funcionamiento del área en el que seha prestado el servicio y comparando los resultados continuamente, para verificar si estacumple con los objetivos planteados inicialmente.

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