• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Hướng dẫn sử dụng tin học văn phòng rất chi tiết
 

Hướng dẫn sử dụng tin học văn phòng rất chi tiết

on

  • 1,443 views

Tài liệu hướng dẫn sử dụng tin học văn phòng, cách sử dung tin học văn phòng cơ bản, trung tâm dạy tin học văn phòng

Tài liệu hướng dẫn sử dụng tin học văn phòng, cách sử dung tin học văn phòng cơ bản, trung tâm dạy tin học văn phòng

Statistics

Views

Total Views
1,443
Views on SlideShare
1,443
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
26
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft Word

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Hướng dẫn sử dụng tin học văn phòng rất chi tiết Hướng dẫn sử dụng tin học văn phòng rất chi tiết Document Transcript

    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu CHƯƠNG I: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS Bµi 1 : C¸c thao t¸c víi chuét vµ bµn phÝm1. C¸c thao t¸c víi chuét Th«ng thêng khi sö dông chuét hiÖn nay chung ta sö dônglo¹i chuét cã ba nót. Hai nót nhÊn hai bªn vµ mét nót cuén ë gi÷a.Nót bªn ph¶i cña chuét gäi t¾t lµ chuét ph¶i th«ng thêng nót nµythêng dïng ®Ó më mét thùc ®¬n, nót bªn tr¸i cña chuét gäi t¾t lµchuét tr¸i th«ng thêng nót nµy dïng ®Ó kÝch ho¹t vµo ®èi tîngcßn nót cuén ë gi÷a gäi t¾t lµ nót cuén nót nµy dïng ®Ó dÞchchuyÓn tÇm nh×n cña mµn h×nh lµm viÖc. Trong qu¸ tr×nh lµm viÖc ta cã thÓ nhËn ra vÞ trÝ thao t¸c cña chuét t¹i mµnh×nh th«ng qu¸ c¸c biÓu tîng cña chuét gäi lµ con trá, (®©y lµ mét d¹ngcon trá cña chuét trong qu¸ tr×nh thao t¸c) ngoµi ra cßn cã nhiÒu biÓutîng kh¸c nh»m diÔn ®¹t nhiÒu tr¹ng th¸i kh¸c. Ta cã c¸c thao t¸c c¬ b¶n sau ®èi víi chuét. • Click ®¬n: Lµ viÖc ta nhÊn mét lÇn vµo nót chuét tr¸i hoÆc chuét ph¶i. • Click ®óp: Lµ viªc ta nhÊn hai lÇn liªn tiÕp vµo nót chuét tr¸i víi thêi gian gi÷a hai lÇn kÝch kho¶ng 1-2 gi©y. • Cuén chuét: Lµ viÖc ta sö dông nót cuén cña chuét ®Ó di chuyÓn mµn h×nh lµm viÖc. • KÐo vµ th¶: Lµ viÖc ta click chuét tr¸i vµo ®èi tîng gi÷ chuét tr¸i sau ®ã di chuyÓn con trá tíi mét vÞ trÝ míi sau ®ã th«i kh«ng nhÊn chuét tr¸i n÷a.2. Bµn phÝm Bµn phÝm cã chøc n¨ng ®Ó nhËp néi dung th«ng tin vµo m¸y tÝnh hoÆcthao t¸c víi m¸y tÝnh, bµn phÝm cã ba nhãm phÝm sau: PhÝm chøc n¨ng, phÝmch÷ c¸i, phÝm sè. PhÝm chøc n¨ng: gåm c¸c phÝm tõ F1 ®Õn F12 tuú vµo tõng trêng hîp c¸cphÝm nµy cã c¸c chøc n¨ng kh¸c nhau. PhÝm “Esc” dïng ®Ó tho¸t khái c¸c ch¬ngtr×nh ®ang sö dông, PhÝm “Tab” dïng ®Ó di chuyÓn con trá tíi mét vÞ trÝ kh¸c(tïy vµo tõng øng dông mµ nã cã thÓ di chuyÓn tíi c¸c vÞ trÝ, kho¶ng c¸ch kh¸cnhau). PhÝm “Caps Lock” dïng ®Ó khëi ®éng hoÆc t¾t chÕ ®é gâ ch÷ hoa, khiphÝm “Caps Lock” ®îc bËt (®Ìn “Caps Lock” s¸ng) th× ta cã thÓ gâ ®îc ch÷ hoangîc l¹i khi ta nhÊn phÝm “Caps Lock” mét lÇn n÷a ®Ìn “Caps Lock” t¾t lóc nµy taCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 1
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu®ang ë chÕ ®é gâ ch÷ thêng. Ba phÝm “Shift”, “Ctrl”, “Alt” thêng ®îc dïng kÕt hîpvíi c¸c phÝm kh¸c (gäi lµ tæ hîp phÝm) ba phÝm nµy mçi lo¹i cã hai phÝm trªn bµnphÝm ®Ó ngêi sö dông cã thÓ sö dông ®îc b»ng tay tr¸i hoÆc tay ph¶i. PhÝm“Spase” lµ phÝm dµi nhÊt trªn bµn phÝm dïng ®Ó ®ang ký tù trèng (kho¶ngtr¾ng). PhÝm “Insert” dïng ®Ó bËt t¾t chÕ ®é chÌn hoÆc ®Ì, c¸ch sö dông t¬ng tùnh phÝm “Caps Lock”. PhÝm “Home” dïng ®Ó chuyÓn con trá vÒ ®Çu dßng v¨nb¶n, phÝm “End” dïng ®Ó di chuyÓn con trá vÒ cuèi dßng v¨n b¶n, phÝm “PageUp” dïng ®Ó di chuyÓn con trá lªn ®Çu trang v¨n b¶n, phÝm “Page Down” dïng®Ó di chuyÓn con trá tíi cuèi trang v¨n b¶n. PhÝm “Delete” dïng ®Ó xo¸ ký tù®øng ®»ng sau con trá, PhÝm “Space Back” – “<-“ dïng ®Ó xo¸ c¸c ký tù ®»ngsau con trá. PhÝm “Print Screen” dïng ®Ó chôp toµn bé h×nh ¶nh cña mµ h×nh m¸ytÝnh (®Æc tÝnh nµy thêng sö dông trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n hoÆc m« t¶c¸c ho¹t ®éng chøc n¨ng cña m¸y tÝnh). PhÝm “Pause/Break” dïng ®Ó t¹m dõngmét ch¬ng tr×nh ®ang ch¹y hoÆc tho¸t khëi ch¬ng tr×nh ®ang ch¹y (dïng trong tr-êng hîp ch¬ng tr×nh bÞ “treo”). Bèn phÝm di chuyÓn cã biÓu tîng cô thÓ trªn mçi phÝm nªu ta muèn dichuyÓn con trá tíi vÞ trÝ nµo trªn mµn h×nh th× ta cã thÓ sö dông c¸c phÝm dichuyÓn nµy ®Ó di chuyÓn con trá tíi vÞ trÝ míi. • Nhãm phÝm ch÷ c¸i vµ c¸c ký tù ®Æc biÖt: Nhãm nµy gåm c¸c phÝm ch÷ c¸i tõ a, b,c ®Õn x, y, z vµ c¸c ký tù to¸n häc, c¸c ký tù ®Æc biÖt. Trong nhãm phÝm nµy cã nh÷ng phÝm cã hai ký tù ®îc thÓ hiÖn trªn mçi phÝm. Th«ng thêng khi ta nhÊn c¸c phÝm nµy nh nh÷ng phÝm b×nh thêng kh¸c ta sÏ nhËn ®îc c¸c ký tù ë díi trong hai ký tù ®îc hiÓn thÞ. VÝ dô khi ta nhÊn vµo phÝm cã ghi “?” vµ sè “/” th× ta sÏ nhËn ®îc ký tù ë díi lµ sè 5. NÕu muèn nhËn ®- îc ký tù ë trªn th× ta ph¶i nhÊn tæ hîp phÝm “Shift + ?%”. • Nhãm phÝm sè: Bao gåm c¸c cè thø tù tõ 0 ®Õn 9 ®îc bè trÝ ë hai nhãm trªn bµn phÝm: nhãm phÝm trªn vµ nhãm phÝm bªn ph¶i, chøc n¨ng cña hai nhãm phÝm nµy nh nhau nhng ®îc bè trÝ nh vËy nh»n tiÖn lîi cho ngêi sö dông (khi sö dông nªn sö dông nhãm phÝm sè bªn ph¶i bµn phÝm –sÏ tiÕt kiÖm thêi gian vµ thuËn tiÖn h¬n). NÕu muèn sö dông nhãm phÝm bªn ph¶i ta ph¶i bËt phÝm “Num Lock” (t¬ng ®¬ng víi chÕ ®é ®Ìn “Num Lock” s¸ng). NÕu kh«ng bËt chÕ ®é “Num Lock” th× ta sÏ nhËn ®îc c¸c chøc n¨ng ë díi cña nhãm phÝm nµy Ngoµi ra khi sö dông bµn phÝm ta cßn mét kh¸i niÖm n÷a ®ã l¸ “tæ hîp phÝm”. Tæ hîp phÝm lµ viÖc nhÊn ®ång thêi nhiÒu phÝm trong cïng mét lóc trªn bµn phÝm . VÝ dô ®Ó t¾t m¸y nãng (trong trêng hîp m¸y bÞ “treo”) ta nhÊn tæ hîp phÝm “Ctrl +Alt +Delete” tøc lµ ta nhÊn ®ång thêi c¶ ba phÝm nµy trªn mét bµn phÝm. HoÆc khi ta muèn më hép tho¹i Font ch÷ trong Word ta cã thÓ nhÊn tæ hîp phÝm “Ctrl +D” tøc lµ ta nhÊn ®ång thêi hai phÝm lµ phÝm “Ctrl”CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 2
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu vµ phÝm ch÷ c¸i “D”. Th«ng thêng khi ta nhÊn Ýt khi nhÊn ®îc ®ång thêi c¶ hai phÝm liÒn mét lóc thêng lµ mét phÝm ®îc nhÊn tríc mét phÝm ®îc nhÊn sau do ®ã ®Ó tr¸nh khái nhËn ®îc c¸c chøc n¨ng kh«ng mong muèn th× ta nªn nhÊn vµ gi÷ c¸c phÝm chøc n¨ng tríc sau ®ã míi nhÊn tíi c¸c phÝm ch÷ c¸i hoÆc ch÷ sè cßn l¹i (C¸c thao t¸c nµy còng chØ thùc hiÖn mét lÇn nÕu ta nhÊn vµ gi÷ l©u m¸y tÝnh sÏ thùc hiÖn nhiÒu lÇn c¸c chøc n¨ng cña tæ hîp phÝm).3.TÖp tin, th môc vµ ®êng dÉn3.1 TÖp tin Kh¸i niÖm: Nã lµ mét kh«ng gian nhí trªn ë ®Üa (cã thÓ lµ æ ®Üa cøng, ë®Üa mÒm, ®Üa CD, c¸c thiÕt bÞ lu tr÷ di ®éng…) trong ®ã cã chøa c¸c th«ng tin®· ®îc m· ho¸ mµ phÇn thÓ hiÖn cho chóng ta nh×n thÊy lµ c¸c con sè, ch÷a c¸i,b¶ng biÓu ®å, ©m thanh h×nh ¶nh… Trong tÖp tin chØ chøa ®îc c¸c néi dung trªnnã kh«ng thÓ chøa tÖp tin kh¸c hoÆc mét kh«ng gian nhí kh¸c trªn m¸y tÝnh. VÒ quy t¾c ®Æt tªn: §èi víi mçi hÖ ®iÒu hµnh cã c¸c quy t¾c ®Æt tªn kh¸cnhau ®èi víi hÖ ®iÒu hµnh Windows khi ®Æt tªn phÇn tªn ®Æt dµi kh«ng qu¸ 255ký tù ®îc bao gåm c¶ dÊu c¸ch (kho¶ng tr¾ng), c¸c ký tù sè vµ c¸c ký tù ®Æc biÖt,phÇn tªn më réng sÏ ®îc Windows tù ®éng ®Æt tuú vµo øng dông mµ chóng ta södông. VÝ dô khi so¹n th¶o mét v¨n b¶n trªn m«i trêng Word khi chóng ta ®Æt tªnm¸y tÝnh sÏ tù ®éng ®Æt tªn phÇn më réng lµ “.DOC” ®èi víi b¶ng biÓu ExcelphÇn më réng sÏ lµ “.XLS”3.2 Th môc Kh¸i niÖm: Th môc lµ mét kh«ng gian nhí trªn ë ®Üa nh»m qu¶n lý c¸c tµinguyªn th«ng tin mét c¸ch hiÖu qu¶, trong c¸c th môc cã thÓ chøa c¸c th môchoÆc c¸c tÖp tin kh¸c. Sè lîng th môc ®îc chøa trong mét th môc kh¸c lµ kh«ng h¹nchÕ nã chØ phô thuéc vµo kh«ng gian nhí cña æ®Üa vÝ dô trong th môc “Ke toan” cã thÓ chøa500, 1000 th môc kh¸c tuú thuéc vµo nhu cÇu cñangêi dïng miÔn lµ kh«ng gian æ ®Üa ®ñ lín. VÒ nguyªn t¾c ®Æt tªn th môc t¬ng tù nhtÖp tin nhng th môc kh«ng cã phÇn tªn më réng. Th môc lín nhÊt kh«ng bÞ chøa bëi th môcnµo ®îc gäi lµ th môc gèc. Th môc chøa th môckh¸c ®îc gäi lµ th môc “cha”, th môc bÞ chøa bëi thmôc kh¸c ®îc gäi lµ th môc “con”. Trong qu¸ tr×nh sö dông ta cã thÓ t¹o, xo¸, dichuyÓn c¸c th môc trong æ ®Üa.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 3
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • §Ó t¹o th môc: §a con trá tíi th môc chøa th môc cÇn t¹o, më th môc ®ã ra, click chuét ph¶i vµo th môc ®ã. Trong b¶ng chän võa xuÊt hiÖn nhÊn chän môc “New”. Trong b¶ng chän kÕ tiÕp nhÊn chän môc “Folder”. Mét th môc míi xuÊt hiÖn víi tªn mÆc ®Þnh lµ “New Folder” lóc nµy con trá dang ë trong phÇn tªn cña th môc míi ®îc t¹o ta chØ viÖc • §¸nh tªn míi cho th môc nµy nÕu con trá kh«ng ë phÇn tªn cña th môc th× click ®¬n chuét tr¸i vµo phÇn tªn cña th môc sau ®ã tiÕn hµnh ®æi l¹i tªn. ViÖc ®Æt tªn th môc nh»m môc ®Ých dÔ nhí dÔ t×m kiÕm trong trêng hîp chóng ta cã qu¸ nhiÒu tÖp tin trong æ ®Üa. • Xo¸ th môc ®¸nh dÊu th môc cÇn xo¸ (cã thÓ xo¸ nhiÒu th môc mét lóc) b»ng c¸ch nhÊn gi÷ phÝm ”Shift” sau ®ã click ®¬n chuét tr¸i vµo c¸c th môc cÇn ®¸nh dÊu nhÊn phÝm “Delete” sau ®ã click chän Yes ®Ó x¸c nhËn thùc sù xo¸. • Di chuyÓn th môc: §¸nh dÊu th môc cÇn di chuyÓn (cã thÓ di chuyÓn nhiÒu th môc cïng mét lóc) nhÊn tæ hîp phÝm “Ctrl +C” ®a con trá tíi vÞ trÝ míi cÇn sao chÐp th môc tíi nhÊn tæ hîp phÝm “Ctrl +V”.3.3 §êng dÉn Kh¸i niÖm: ChØ ra th môc hoÆc tÖp tin mµ ta cÇn thao t¸c n»m trong thmôc nµo nã chØ ra con ®êng ®Ó ®Õn ®îc th môc ®ã vÝ dô: “C:KÕ to¸nTin øngdôngBµi tËp” cho thÊy th môc “Bµi tËp” n»m trong th môc “Tin øng dông”, th môc“ Tin øng dông” l¹i n»m trong th môc “KÕ to¸n” vµ ®îc ®Æt t¹i th môc gèc æ ®ÜaC.4. Khëi ®éng vµ tho¸t khái Windows4.1 Khëi ®éng windows Th«ng thêng c¸c m¸y tÝnh ®îc sö dông hiÖn nay ®îc cµi c¸c hÖ ®iÒu hµnhmøc cao nh Windows 9X, Win 2X, Win XP, Win Me, … Do ®ã qu¸ tr×nh khëi®éng m¸y tÝnh trë nªn ®¬n gi¶n bëi c¸c tËp lÖnh, c¸c ch¬ng tr×nh, c¸c tr×nh ®iÒukhiÓn ®Òu ®îc m¸y tÝnh tù ®éng n¹p vµo bé nhí th«ng qua c¸c tËp tin xö lý l«.Trong phÇn nµy nãi vÒ qu¸ tr×nh khëi ®éng hÖ ®iÒu hµnh windows tõ phiªn b¶n9X trë lªn Khi khëi ®éng m¸y tÝnh ta chØ viÖc kÝch ho¹t nguån ®iÖn cho m¸y b»ngc¸ch bËt nót nguån (Power) trªn th©n m¸y (víi ®iÒu kiÖn m¸y tÝnh ®· ®îc nèi víinguån ®iÖn). Trong qu¸ tr×nh khëi ®éng m¸y tÝnh sÏ kiÓm tra c¸c thiÕt bÞ cãtrong m¸y. Qu¸ tr×nh khëi ®éng nµy mÊt kho¶ng 60 gi©y ®èi víi mét m¸y tÝnh cãcÊu h×nh trung b×nh. Sau khi khëi ®éng xong m¸y tÝnh sÏ dõng ë mµn h×nhchÝnh cña windows nh sau:CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 4
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Mµn h×nh sÏ gåm hai phÇn: H×nh 1-1: Mµn h×nh nÒn cña • PhÇn thø nhÊt lµ c¸c biÓu tîng nã chÝnh lµ c¸c lèi t¾t chØ ®Õn c¸c tËp tin ch¬ng tr×nh. §Ó t¹o c¸c biÓu tîng hay lèi t¾t nµy (Short cut) ta lµm nh sau: KÝch chuétph¶i vµo cöa sæ chÝnh cña Windows trong b¶ng chän xuÊt hiÖn chän môc “New”trong b¶ng chän kÕ tiÕp click chän “Short cut” H×nh 1-2: T¹o Short cut trªn Trong hép tho¹i “Create Short cut” Click chän nót “Browse” ®Ó chän ®êng®Én cña tÖp tin sau ®ã click chän nót “Next” vµ lµm theo chØ dÉn cuèi cïng Clickchän nót “Finish” ®Ó kÕt thóc. PhÇn thø hai lµ thanh Taskbar. Thanh nµy gåm ba phÇn nót Start, thanh tr¹ng th¸i, phÇn hiÓn thÞ ®ång hå. • Thanh Start chøa c¸c ch¬ng tr×nh øng dông ®îc cµi ®Æt trong m¸y.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 5
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Thanh tr¹ng th¸i hiÓn thÞ biÓu tîng thu nhá cña c¸c øng dông ®ang dïng. • PhÇn hiÓn thÞ thêi gian vµ t×nh tr¹ng c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng cã trong m¸y tÝnh.4.2 Tho¸t khái Vµo Menu Start Shut Down xuÊt hiÖn b¶ng lùa chän • Môc Stand by OK T¾t m¸y theo tõng b- íc. • Môc Shut Down OK t¾t m¸y. • Môc Restart OK Khëi ®éng l¹i m¸y tÝnh . • Môc Restart in MS_DOS mode khëi ®éng l¹i m¸y tÝnh vµ vµo hÖ ®iÒu hµnh MS_DOS. • H×nh 1-3: Hép tho¹i khi t¾t Chó ý: Khi sö dông m¸y tÝnh ph¶i t¾t m¸y theo ®óng quy tr×nh.5. Thay ®æi c¸c th«ng sè trong win Th«ng thêng c¸c th«ng sè trong m¸y tÝnh ®· ®îc cµi ®Æt mÆc ®Þnh s½nngêi dïng chØ viÖc sö dông. Tuy nhiªn trong qu¸ tr×nh sö dông c¸c th«ng sè nµycã thÓ ®· bÞ thay ®æi. §Ó thay ®æi c¸c th«ng sè cho phï hîp víi yªu cÇu. ThùchiÖn c¸c bíc sau. Click nót StartSettingControl PanelRegional and language option (phÇnnµy sö dông trong Win XP). Hép tho¹i Regional and languageoption xuÊt hiÖn. Trong phÇn Locationchän quèc gia n¬i ta sö dông m¸y tÝnhth«ng thêng chóng ta chän VietNamhoÆc m¸y tÝnh ®Ó ë chÕ ®é mÆc®Þnh lµ United States. ViÖc chän quècgia nµy gióp ta sö dông m¸y tÝnh tèth¬n khi ta kÕt nèi m¸y tÝnh víi m¹ngInternet. §Ó chän tªn quèc gia click vµonót trÔ trong khung Location vµ chän tªnníc.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 6
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Trong khung Standards and formats lùa chän tªn níc ®Ó cã kiÓu ®Þnh d¹ngsè vµ ngµy th¸ng. VÝ dô kiÓu ®Þnh d¹ng ngµy th¸ng ë Anh lµ th¸ng tríc ngµy sauvµ cuèi cïng lµ n¨m vµ ë Mü lµ ngµy tríc th¸ng sauvµ cuèi cïng lµ n¨m. Tuú theo nhu cÇu cña ngêi sö dông ta cã c¸c lùa chän kh¸cnhau. Th«ng thêng ë ViÖt Nam ta chän kiÓu ®Þnh1-4: Thay ®æi c¸cTuy nhiªncña cã H×nh d¹ng cña Mü. th«ng sè tathÓ thay ®æi c¸c kiÓu ®Þnh d¹ng nµy theo ý muèn riªng cña ta mµ kh«ng theochuÈn nµo b»ng c¸ch Click chän vµo nót Customize. Mét hép tho¹i míi xuÊt hiÖn víi 4 Tab lµ Numbers dïng ®Ó ®Þnh d¹ng sè,Currency dïng ®Ó ®Þnh d¹ng tiÒn tÖ, Time dïng ®Ó ®Þnh d¹ng thêi gian, Datedïng ®Ó ®Þnh d¹ng ngµy th¸ng. Trong Tab Numbers ta cã c¸c ®Þnhd¹ng sau: • Decimal Symbol lµ ký tù ng¨n c¸ch gi÷a phÇn sè nguyªn lµ phÇn sè thËp ph©n th«ng thêng ë ViÖt Nam lµ dÊu phÈy díi “,” vÝ dô 3,4. MÆc ®Þnh cña m¸y tÝnh lµ dÊu “.” • No. of digits after decimal lµ sè con sè n»m sau dÊu phÈy mÆc ®Þnh lµ 2 vÝ dô 3,14. • Digit grouping symbol lµ dÊu ng¨n c¸ch H×nh1-5:Thay ®æi c¸c ®Þnh d¹ng cña c¸c nhãm sè khi viÕt mÆc ®Þnh lµ dÊu “,” Tuy nhiªn nÕu ta ®æi ë phÇn trªn råi th× nªn ®Æt trong phÇn nµy lµ dÊu “.” VÝ dô mÆc ®Þnh cña m¸y lµ 123,456,789 th× khi ta ®æi dÊu “.” Nh th«ng thêng theo c¸ch viÕt ViÖt Nam lµ 123.456.789 . • Digit grouping lµ c¸ch ph©n nhãm c¸c sè th«ng thêng lµ ba sè mét nhãm cho rÔ ®äc. • Negative sign symbol lµ ký tù biÓu thÞ dÊu ©m mÆc ®Þnh lµ dÊu trõ “-“ ta nªn ®Ó nguyªn mÆc ®Þnh nµy. • Negative number format lµ ®Þnh d¹ng cña sè ©m ta cã thÓ tuú chän • Display leading zeros lµ c¸c viÕt sè kh«ng ®»ng tríc dÊu phÈy cã hai ®Þnh d¹ng lµ “0.7” hoÆc “0.7” th«ng thêng ta chän lµ “0.7”CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 7
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Hai ®Þnh d¹ng cuèi cïng lÇn lît lµ dÊu H×nh1-6:Thay ®æi c¸c th«ng sè cña danh s¸ch vµ chuÈn kiÓu ®Þnh d¹ng to¸n häc hoÆc chuÈn Mü. Trong Tab Currency cã c¸c lùa chän sau: • Currency Symbol lµ biÓu tîng tiÒn th«ng thêng ta chän lµ “$”. • Positive currency format lµ kiÓu viÕt ta cã bèn lùa chän lµ “$1.1” hoÆc “1.1$” hoÆc “$ 1.1” hoÆc “1.1 $”. • Negative currency format lµ kiÓu viÕt sè tiÒn ©m ta cã thÓ chän kiÓu “- $1.1” hoÆc kiÓu ghi ©m cña kÕ to¸n “($1.1)”. • Decimal symbol lµ kiÓu dÊu ng¨n c¸ch gi÷a phÇn nguyªn vµ phÇn thËp ph©n . • No. of digit after decimal lµ sè con sè n»m sau dÊu phÈy mÆc ®Þnh lµ 2 vÝ dô 3,14. • Digit grouping symbol lµ dÊu ng¨n c¸ch c¸c nhãm sè khi viÕt mÆc ®Þnh lµ dÊu “,” Tuy nhiªn nÕu ta ®æi ë phÇn trªn råi th× nªn ®Æt trong phÇn nµy lµ dÊu “.” • Digit grouping lµ c¸ch ph©n nhãm c¸c sè th«ng thêng lµ ba sè mét nhãm cho dÔ ®äc.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 8
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Trong Tab Time cã c¸c môc chän sau: Sau ®ã chän c¸c tuú chän theo yªu cÇu. H×nh1-7:Thay ®æi thêi gian cña Windows H×nh1-7:Thay ®æi tngµy giê cñaCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 9
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu CHƯƠNG II: MICROSOFT WORD Bµi 1: Giíi thiÖu Microsoft word for windows 1. Khëi ®éng ch¬ng tr×nh Microsoft word for windows NhÊp nót Start trá chuét vµo Programs nhÊp chän Microsoft word : H×nh 2-1 NÒn Desktop cña windowws 98 2. Cöa sæ ch¬ng tr×nh Microsoft wordH×nh 2-2 Mµn h×nh Microsoft Word CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 10
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒuH×nh 1-2 Mµn h×nh khi khëi ®éng Microsoft word, trªn mµn h×nh b¹n sÏ thÊy hiÓn thÞ Ngay sau Microsoft Word mét cöa sæ ch¬ng tr×nh t¬ng tù nh h×nh vÏ trªn. Sau ®©y ta lÇn lît t×m hiÓu c¸c thµnh phÇn cã trong cöa sæ cña ch¬ng tr×nh Microsoft word: • Thanh tiªu ®Ò – Title bar Thanh n»m ngang ë trªn ®Ønh cöa sæ, trong file nµy b¹n sÏ thÊy Tªn cña File v¨n b¶n( VÝ dô h×nh vÏ trªn ghi víi tªn File lµ “Tin häc v¨n phßng”) vµ tªn cña cöa sæ lµ Microsoft word • Thanh menu – Menu bar Ngay díi thanh tiªu ®Ò b¹n sÏ thÊy thanh menu, toµn bé c¸c lÖnh cña ch¬ng tr×nh Microsoft word n»m trong thanh Menu, c¸c lÖnh ®îc chia thµnh tõng nhãm nh h×nh vÏ: Mçi khi nhÊp vµo mét tªn nhãm, mét danh s¸ch c¸c lÖnh ®îc hiÓn thÞ ra vµ b¹n nhÊp vµo lÖnh thÝch hîp. C¸c lÖnh trong menu thÓ hiÖn cã chän läc, nh÷ng lÖnh mµ ®· dïng sÏ ®îc hiÖn ra cßn c¸c lÖnh kh¸c sÏ ®îc dÊu ®i th«ng qua biÓu t- îng chØ khi nµo b¹n nhÊp vµo biÓu tîng nµy hoÆc d÷ chuét h¬i l©u ë tªn c¸c menu th× nã míi hiÖn ra ®Çy ®ñ c¸c lÖnh trong nhãm. Lóc nµy c¸c lÖnh ®· ®îc dïng råi th× næi lªn cßn c¸c lÖnh cha dïng l¹i lâm xuèng.  Mét sè ®iÓm ®¸ng lu ý khi sö dông menu: • C¸c lÖnh thêng dïng sÏ cã mét biÓu tîng riªng n»m ë phÝa tr¸i lÖnh vµ nhãm phÝm t¾t n»m bªn ph¶i lÖnh • C¸c lÖnh cã nót tam gi¸c n»m ë bªn ph¶i lÖnh cã t¸c dông më ra mét menu phô • C¸c lÖnh cã dÊu ba chÊm sÏ cã t¸c dông më ra mét héi tho¹i t¬ng øng : Menu insert khi b¹n nhÊp chuét vµo: • Thanh c«ng cô – Toolbar CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 11
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Microsoft word cã rÊt nhiÒu thanh c«ng cô thÓ hiÖn cho nh÷ng nhãm lÖnhthêng ®îc dïng. C¸c thanh c«ng cô cã thÓ cho hiÖn ra hoÆc Èn ®i b»ng c¸chnhÊp menu View chän lÖnh Toolbars b¹n sÏ thÊy mét danh s¸ch tªn cña c¸c thanhc«ng cô, nhÊp chän mét tªn thanh c«ng cô cÇn thiÕt, mét thanh c«ng cô khi ®·hiÖn ra sÏ cã dÊu tÝch kiÓm tra ®øng tríc: Minh ho¹ nh sau: Trªn thanh c«ng cô, mçi lÖnh ®îc thÓ hiÖn díi d¹ng mét biÓu tîng riªng gióp ngêi sö dông cã thÓ thi hµnh mét lÖnh nhanh h¬n. Khi di chuyÓn mouse tíi gÇn mét biÓu tîng th× tªn cña lÖnh t¬ng øng sÏ hiÖn ra ë ®u«i con trá mouse. C¸c thanh c«ng cô thêng ®îc dïng ®ã lµ Standard vµ Formatting. Trong cöa sæ Microsoft word th× hai thanh c«ng cô nµy thêng ®· ®îc hiÖn ra. • Thanh c«ng cô Standard BiÓu tîng Tªn M« t¶ - New: T¹o mét v¨n b¶n míi - Open: Më mét file v¨n b¶n - Save: Lu mét v¨n b¶n hiÖn hµnh Më cöa sæ ch¬ng tr×nh - E_mail: Outlook ®Ó b¹n göi th ®iÖn töCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 12
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu BiÓu tîng Tªn M« t¶ - Print: in file v¨n b¶n hiÖn hµnh - Print Preview: Xem tríc trang in - Spelling KiÓm tra lçi chÝnh t¶ ChuyÓn mét ®o¹n v¨n b¶n - Cut: ®ang chän vµo bé nhí ®Öm Clipboard. ChÐp mét ®o¹n v¨n b¶n ®ang - Copy: chän vµo bé nhí ®Öm Clipboard. ChÌn néi dung ®îc lu tr÷ trong - Paste: Clipboard vµo vÞ trÝ con trá Text - Format Painter: ChÐp kiÓu ®Þnh d¹ng - Undo: Bá qua mét lÖnh võa thi hµnh - Redo: Bá qua mét lÖnh võa Undo ChÌn Hyperlink khi muèn t¹o - Insert Hyperlink mét trang Web ThÓ hiÖn thanh c«ng cô - Tables and Borders: Tables and Borders - Insert Table: ChÌn b¶ng biÓu -Insert Ms.Excel ChÌn b¶ng biÓu cña m«i trêng worksheet: Microsoft Excel - Columns: §Þnh d¹ng cét ch÷ HiÖn hay Èn thanh c«ng cô - Drawing: Draw - Document map: ThÓ hiÖn cöa sæ v¨n b¶n díiCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 13
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu BiÓu tîng Tªn M« t¶ d¹ng cÊu tróc hay c¸ch tr×nh bµy cña v¨n b¶n - Microsoft Equation: §¸nh c¸c c«ng thøc to¸n häc HiÖn hoÆc Èn c¸c ký tù kh«ng - Show/Hide: in ThÓ hiÖn cöa sæ v¨n b¶n theo - Zoom control: tû lÖ lùa chän - Help: Híng dÉn • Thanh c«ng cô Formatting BiÓu tîng Tªn M« t¶ Style KiÓu tr×nh bµy cña Paragraph Font Chän Font ch÷ Font size Chän kÝch cì ch÷ Bold KiÓu ch÷ bÐo Italic KiÓu ch÷ nghiªng Under line KiÓu ch÷ g¹ch ch©n Align Left C¨n lÒ tr¸i Align Center C¨n lÒ gi÷aCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 14
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Align Right C¨n lÒ ph¶i Increase C¨n lÒ vµo mét Tab Indent Decrease C¨n lÒ ra mét Tab Indent Borders KÎ b¶ng Fill corlor Mµu nÒn Font corlor Mµu ch÷ • Thanh tr¹ng th¸i: Status bar Thanh tr¹ng th¸i n»m ë phÝa ®¸y cöa sæ, nh×n vµo thanh nµy ta thÊy vÞ trÝcña con trá vµ tr¹ng th¸i lµm viÖc cña v¨n b¶n. VÝ dô: Thanh h×nh vÏ trªn th× con trá text ®ang n»m ë trang sè 6( page 6),c¸ch mÐp tr¸i cña trang giÊy lµ 26,2cm( at 26,2), ë dßng thø 19 (Ln 19), cét 1 (Col1). Cöa sæ v¨n b¶n cã 7 trang vµ con trá ®ang ®øng t¹i trang 6 ( 6/7). ThÓ hiÖn ®é chÝnh x¸c cña v¨n b¶n. Th«ng thêng, thíc ®o dïng ®¬n vÞ lµInches. B¹n cã thÓ®æi ®¬n vÞ cña thíc ®otrë vÒ ®¬n vÞ lµ Centimetersb»ng c¸ch nhÊp menuTools/ Options/Generel/ trong môc MeasurementUnits chän Centimeters /NhÊp OKCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 15
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu H×nh 2-3 §æi ®¬n vÞ cho thíc ®o • Thanh trît – Scroll bar Cöa sæ v¨n b¶n cã hai thanh trù¬t gåm thanh trît ngang vµ thanh trîtdäc dïng ®Ó xem v¨n b¶n trong cöa sæ. NÕu mét v¨n b¶n cã nhiÒu trang, dïngchuét kÐo hép trît trong thanh trît däc, trang sÏ lÇn lît hiÖn ra gióp chóng ta cã thÓdõng l¹i ®óng ë trang muèn chuyÓn tíi.3. Cöa sæ v¨n b¶n3.1 Më cöa sæ v¨n b¶n LÖnh New: T¹o file v¨n b¶n míi • C¸ch1: NhÊp chuét trªn biÓu tîng (new) trªn thanh c«ng cô Standard • C¸ch 2: Gâ tæ hîp phÝm Ctrl +N( gi÷ phÝm Ctrl gâ N) • C¸ch 3: NhÊp chuét vµo Menu File chän New Hép tho¹i Open H×nh 2-4 Môc Look in cho phÐp b¹n chän tªn æ LÖnh Open: Më File v¨n b¶n ®· cã s½n trªn ®Üa ®Ó ®äc®Üa b»ng c¸ch nhÊp vµo nót tam gi¸c ®ÓhiÖn ra tµi nguyªn hiÖn cã trong m¸y, nhÊpvµo tªn æ ®Üa: • C¸ch 1: NhÊp chuét trªn biÓu tîng (open) trªn thanh c«ng cô Standard Files of type: Chän lo¹i file cÇn thiÕt, • C¸ch 2: Gâ tæ hîp phÝm Ctrl +O( gi÷ phÝm Ctrl gâ O)trong môc nµy b¹n chän all word documents • C¸ch 3: NhÊp chuét file chØ hiÖn chän( *.doc) ®Ó danh s¸ch c¸cvµo Menu File ra c¸cOpen.....®Ó më hép tho¹i: lo¹i file v¨n b¶n cña wordCHƯƠNG Name: Gâ tªn file hoÆc nhÊp vµo File IV: MICROSOFT EXCEL 16tªn file mµ b¹n muèn më.
    • ®äcBµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu3.2 Cöa sæ v¨n b¶n hiÖn hµnh Khi cã nhiÒu cöa sæ ®ang më th× chØ cã mét cöa sæ hiÖn hµnh ®îc hiÖnra trªn mµn h×nh, cöa sæ nµy sÏ che lÊp c¸c cöa sæ kh¸c, nh×n vµo Taskbar b¹n sÏthÊy tªn cöa sæ hiÖn hµnh bÞ lâm xuèng cßn tªn cöa sæ v¨n b¶n kh¸c næi lªnhoÆc nhÊp vµo menu Window b¹n sÏ thÊy danh s¸ch liÖt kª tªn c¸c cöa sæ ®angmë, tªn cña cöa sæ hiÖn hµnh cã dÊu kiÓm tra ®øng tríc. Thay ®æi cöa sæ hiÖn hµnh : • C¸ch 1 : NhÊp vµo menu Windows, nhÊp chän tªn cöa sæ trong danh s¸ch. • C¸ch 2 : NhÊp vµo tªn file ë TaskBar. Trang v¨n b¶n hiÖn hµnh : NÕu v¨n b¶n cã nhiÒu trang th× trªn mµn h×nh b¹n chØ cã thÓ thÊy ®îc méttrang mµ th«i, ®ã lµ trang v¨n b¶n hiÖn hµnh. §iÒu khiÓn thanh trît däc ®Ó thay®æi trang v¨n b¶n hiÖn hµnh.3.3 ThÓ hiÖn cöa sæ v¨n b¶n View Cöa sæ v¨n b¶n hiÖn hµnh cã thÓ ®îc xem díi nh÷nggãc ®é kh¸c nhau th«ng qua c¸c lÖnh th«ng qua menu View. • Normal: cöa sæ chØ cã thíc ®o n»m ngang, chiÒu ngang cña cöa sæ giíi h¹n bëi lÒ cña trang giÊy. ë chÕ ®é nµy v¨n b¶n sÏ hiÓn thÞ ®îc c¸c kiÓu ®Þnh d¹ng ký tù, ®Þnh d¹ng Paragraph, b¶ng biÓu. Nã kh«ng hiÓn thÞ c¸c cé ch÷, frame, h×nh vÏ, header – footer. Nã th- êng ®îc dïng trong lóc nhËp v¨n b¶n, hiÖu chØnh v¨n b¶n, ë d¹ng nµy word sÏ lµm viÖc nhanh h¬n. • Web layout: cöa sæ chØ cã thíc ®o n»m ngang, chiÒu ngang cña cöa sæ giíi h¹n bëi kÝch thíc cña cöa sæ. ë chÕ ®é nµy v¨n b¶n sÏ hiÓn thÞ ®îc c¸c kiÓu ®Þnh d¹ng ký tù, ®Þnh d¹ng Paragraph, b¶ng biÓu, h×nh vÏ. Nã kh«ng hiÓn thÞ c¸c cét ch÷, c¸c header – footer. Nã thêng ®îc dïng khi thiÕt kÕ trang Web • Print Layout: Cöa sæ cã ®ñ hai thíc ®o, v¨n b¶n thÓ hiÖn nh trang giÊy in víi ®Çy ®ñ c¸ch tr×nh bµy, Word sÏ ch¹y chËm h¬n. §©y lµ c¸ch thÓ hiÖn v¨n b¶n thêng ®îc lùa chän nhiÒu nhÊtCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 17
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu C¸c lÖnh trªn cßn cã thÓ ®îc dïng nhanh h¬n b»ng c¸ch nhÊp chuétvµo biÓu tîng lÖnh n»m ë gãc díi ph¶i cöa sæ Zoom: thay ®æi khung nh×n C¸ch 1 : NhÊp vµo nót tam gi¸c trªn biÓu tîng Zoom b¹n cã thÓ chän sè hoÆc gâ sè ®Ó phãng to hay thu nhá v¨n b¶n trong cöa sæ . • Sè > 100 v¨n b¶n ®îc xem ë d¹ng phãng lín. • Sè < 100 v¨n b¶n ®îc xem ë d¹ng thu nhá. • Page width : tû lÖ Zoom tù ®éng sao cho xem ®ñ chiÒu réng cña trang giÊy trong cöa sæ v¨n b¶n. • Text Width : tû lÖ Zoom tù ®éng sao cho xem ®ñ chiÒu réng cña ch÷ trong cöa sæ v¨n b¶n. • Whole : tû lÖ Zoom tù ®éng sao cho xem ®ñ toµn bé trang giÊy trong cöa sæ v¨n b¶n( thêng lµ thu nhá ®Ó xem ®îc c¸ch tr×nh bµy v¨n b¶n trªn trang giÊy vµ sÏ kh«ng ®äc ®îc ch÷ nµo). • Two page : tû lÖ Zoom tù ®éng sao cho xem ®ñ toµn bé 2 trang giÊy trong cöa sæ v¨n b¶n. C¸ch 2 : NhÊp thùc ®¬n View chän Zoom xuÊt hiÖn hép tho¹i vµ chän c¸c tuú chän (nh trªn) H×nh 2-5 Hép tho¹i lÖnh Zoom Show/Hide :CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 18
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu NhÊp chuét vµo biÓu tîng cã t¸c dông hiÖn ra hoÆc Èn ®i c¸c ký tùkh«ng in ra trong cöa sæ v¨n b¶n ( nh c¸c phÝm Enter, Spacebar, Tab...) giópchóng nhËn d¹ng ®îc c¸ch tr×nh bµy v¨n b¶n chÝnh x¸c h¬n.3.4 Lu v¨n b¶n Ghi v¨n b¶n víi tªn cò §Ó lu v¨n b¶n hiÖn hµnh víi tªn cò, b¹n chØ cÇn nhÊp chuét vµo biÓu tîng Save trªn thanh c«ng cô Standard hoÆc nhÊp chän Menu File chän lÖnh SavehoÆc gâ tæ hîp phÝm Ctrl+S. NÕu cöa sæ v¨n b¶n hiÖn hµnh ®ang chøa mét filev¨n b¶n cò th× v¨n b¶n sÏ ®îc lu l¹i víi tªn cò, cßn nÕu v¨n b¶n hiÖn hµnh lµ v¨n b¶nmíi th× lÖnh Save sÏ hiÓn thÞ ra hép tho¹i Save as ®Ó yªu cÇu b¹n ®Æt tªn file. Lu v¨n b¶n víi tªn míi: NhÊp Menu File chän Save as... H×nh 2-6 Hép tho¹i lÖnh Save • Save in: T×m chän æ ®Üa hoÆc Folder cÇn thiÕt ®Ó lu. • File name: Xo¸ tªn file cò gâ tªn file míi . • Save as type: Chän lo¹i file ®Ó lu, th«ng thêng nªn chän Word Document( *. Doc)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 19
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu §Æt Password cho v¨n b¶nMë file v¨n b¶n cÇn lu Password:Vµo File / Save as: XuÊt hiÖn hép tho¹i nh trªn/ Chän Options.XuÊt hiÖn hép tho¹i:Cã hai lo¹i Password: • Password to Open: Gâ tõ kho¸ chèng më file, lo¹i tõ kho¸ nµy khi b¹n më file ph¶i gâ ®óng th× míi më ®îc file. • Password to Modify: Gâ tõ kho¸ chèng hiÖu chØnh File, khi më file b¹n cã thÓ kh«ng biÕt tõ kho¸ th× vÉn cã thÓ më ®îc file nµy ®Ó xem nhng kh«ng hiÖu chØnh ®îc H×nh 2-7 Hép tho¹i ®Æt Password Sau khi gâ tõ kho¸ vµo Password to Open hoÆc Password to Modify nhÊpnót OK . Hép héi tho¹i hiÖn ra yªu cÇy b¹n gâ l¹i tõ kho¸: B¹n gâ l¹i ®óng tõ kho¸ th× Word míi c«ng nhËn, nÕu gâ sai tõ kho¸ th× wordsÏ huû bá.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 20
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Khi b¹n dïng lÖnh Open ®Ó më v¨n b¶n ®· ®Æt tõ kho¸, hép tho¹i hiÖn rayªu cÇu b¹n gâ ®óng tõ kho¸:3.5 §ãng cöa sæ • C¸ch 1: NhÊp thùc ®¬n File chän Close • C¸ch 2: NhÊp biÓu tîng ®ãng cöa sæ • C¸ch 3: NhÊp tæ hîp phÝm Alt + F4 NÕu b¹n më file v¨n b¶n ra vµ cã hiÖu chØnh cho v¨n b¶n th× khi ®ãng file méthép tho¹i sÏ hiÖn ra ®Ó yªu cÇu x¸c ®Þnh lu v¨n b¶n: Chän Yes ®Ó lu thªm phÇn ®· hiÖu chØnh vµo trong v¨n b¶n, Chän No ®Ókh«ng lu phÇn hiÖu chØnh trong v¨n b¶n, chän Cancel ®Ó huû bá lÖnh ®ãng cöasæ. Cöa sæ v¨n b¶n hiÖn hµnh ë líp trªn cïng ®ãng l¹i th× cöa sæ v¨n b¶nlíp díi lµ hiÖn hµnh. NÕu tríc ®ã ®· më nhiÒu cöa sæ th× ph¶i Close nhiÒu lÇn.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 21
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Bµi 2: So¹n th¶o v¨n b¶n1. So¹n th¶o v¨n b¶n1.1 Kh¸i niÖm • Character ( ký tù) : Khi gâ mét phÝm trªn bµn phÝm th× mµn h×nh sÏ hiÖn ra mét ký tù t¬ngøng vµ in ®îc ra giÊy ®ã lµ mét ký tù. • Word ( tõ) : Mét nhãm ký tù ®îc ph©n c¸ch b»ng mét kho¶ng tr¾ng ®îc gäi lµ mét tõ. • Paragraph ( ®o¹n) Paragraph ®îc ®Þnh nghÜa lµ mét ®o¹n v¨n b¶n ®îc kÕt thóc b»ng dÊuEnter. • Word wrap : Khi gâ mét ®o¹n v¨n b¶n qu¸ dµi, b¹n sÏ thÊy v¨n b¶n tù ®éng xuèng hµngmçi khi gÆp lÒ ph¶i cña trang in, ®ã lµ Word wrap.1.2 NhËp v¨n b¶n th« V¨n b¶n th« lµ v¨n b¶n cha ®îc tr×nh bµy nã chØ cÇn cã ®ñ néi dung vµ®óng chÝnh t¶. Nh vËy sau khi khëi ®éng ch¬ng tr×nh Microsoft Word, b¹n ®·s½n cã mét cöa sæ v¨n b¶n míi lµ b¹n cã thÓ b¾t tay ngay vµo nhËp v¨n b¶n th«. NhËp v¨n b¶n th« b¹n nªn chän font ch÷ râ rµng, dÔ ®äc, kiÓu ch÷ thêng. Qu¸ tr×nh dïng nhËp v¨n b¶n th« b¹n cã thÓ dïng: • Shift – Enter: Xuèng dßng kh«ng t¹o Paragraph míi. • Enter: Xuèng dßng t¹o Paragraph míi. • Ctrl – Enter: Xuèng dßng vµ ng¾t sang mét trang míi1.3 NhËp v¨n b¶n b»ng tiÕng viÖt Cã nhiÒu ch¬ng tr×nh øng dông hç trî gâ tiÕng viÖt nh VietKey, ABC...ngoµi ra còng cã nhiÒu c¸ch gâ cã dÊu nh TCVN3 – ABC hoÆc Unicode... nh vËytrong Windows ph¶i cµi s½n mét ch¬ng tr×nh øng dông hç trî gâ tiÕng viÖt ®Ó gâch÷ cã dÊu vµ mét bé font ch÷ dµnh cho tiÕng viÖt th× b¹n míi gâ ®îc ch÷ cã dÊu.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 22
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • KiÓu ch÷ TCVN3 – ABC cña VietKey qui íc chän: H×nh 2-8 Hép tho¹iVietKey DÊu ®îc ®¸nh nh sau:CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 23
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu DÊu ký tù KÕt qu¶ DÊu s¾c S ¸ DÊu huyÒn F µ DÊu hái R ¶ DÊu ng· X · DÊu nÆng J ¹ DÊu mò aa © DÊu mãc aw ¨ DÊu cña ch÷ § DD §1.4 KiÓm tra v¨n b¶n ®· so¹n th¶o Mét v¨n b¶n ®· so¹n th¶o xong b¹n cãthÓ kiÓm tra l¹i kÕt qu¶ cña m×nh ®· lµmb»ng c¸ch nhÊp chuét vµo menu Tools / WordCount ®Ó më hép tho¹i bªn: Microsoft Word cho biÕt v¨n b¶n cña b¹ncã bao nhiªu trang, bao nhiªu tõ, bao nhiªu kýtù, bao nhiªu ®o¹n, bao nhiªu dßng...2. HiÖu chØnh v¨n b¶n H×nh 2-8 Hép tho¹i Word Count2.1 §¸nh dÊu chän v¨n b¶n Tríc khi b¹n thi hµnh mét lÖnh, b¹n cÇn ph¶i chän ®o¹n v¨n b¶n. Chän 1 tõ: NhÊp ®óp chuét vµo tõ cÇn t¹o Chän 1 ®o¹n v¨n b¶n : • C¸ch 1 : KÐo chuét tõ ®iÓm ®Çu ®Õn ®iÓm cuèi v¨n b¶n cÇn chän • C¸ch 2 : NhÊp chuét ®Ó ®Æt con trá Text ë ®iÓm ®Çu, gi÷a Shift vµ nhÊp chuét ®Õn ®iÓm cuèi ®o¹n v¨n b¶n cÇn chän.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 24
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • C¸ch 3 : Dïng phÝm Home vµ End vµ phÝm mòi tªn trªn bµn phÝm vµ di chuyÓn con trá tíi ®iÓm ®Çu, gi÷ Shift vµ gâ c¸c phÝm mòi tªn thÝch hîp ®Ó di chuyÓn con trá text ®Õn ®iÓm cuèi ®o¹n v¨n b¶n cÇn chän. Bá chän: NhÊp chuét vµo mét vÞ trÝ bÊt kú trong v¨n b¶n ®Ó con trá TexthiÖn ra, vïng v¨n b¶n ®îc chän sÏ bÞ mÊt.2.2 C¸c lÖnh Edit Cut: Di chuyÓn ®o¹n v¨n b¶n ®· chän vµo vïng ®Öm) • C¸ch 1: Ên tæ hîp phÝm Ctrl +X • C¸ch 2: NhÊp biÓu tîng trªn thanh c«ng cô • C¸ch 3: NhÊp menu Edit chän Cut Copy: ( ChÐp ®o¹n v¨n b¶n ®· chän vµo vïng ®Öm) • C¸ch 1: Ên tæ hîp phÝm Ctrl +C • C¸ch 2: NhÊp biÓu tîng trªn thanh c«ng cô • C¸ch 3: NhÊp menu Edit chän Copy Paste: (D¸n ®o¹n v¨n b¶n cã trong vïng ®Öm vµo vÞ trÝ con trá Text) • C¸ch 1: Ên tæ hîp phÝm Ctrl +V • C¸ch 2: NhÊp biÓu tîng trªn thanh c«ng cô • C¸ch 3: NhÊp menu Edit chän Paste Di chuyÓn mét ®o¹n v¨n b¶n tõ n¬i nµy sang n¬i kh¸c • Bíc 1: §¸nh dÊu ®o¹n v¨n b¶n cÇn di chuyÓn • Bíc 2: Menu Edit chän Cut( Ctrl –X) hoÆc Toolbar nhÊp biÓu tîng • Bíc 3: §Æt con trá text t¹i vÞ trÝ cÇn di chuyÓn tíi • Bíc 4:Menu Edit chän lÖnh Paste(Ctrl-V)hoÆc toolbar chän biÓu tîng ChÐp mét ®o¹n v¨n b¶n tõ n¬i nµy sang n¬i kh¸cCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 25
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Bíc 1: §¸nh dÊu ®o¹n v¨n b¶n cÇn copy • Bíc 2: Menu Edit chän Copy(Ctrl – C) hoÆc Toolbar nhÊp biÓu tîng • Bíc 3: §Æt con trá text t¹i vÞ trÝ cÇn di chuyÓn tíi • Bíc 4: Menu Edit chän lÖnh Paste(Ctrl-V)hoÆc toolbar chän biÓu tîng Clear: Xo¸ mét ký tù bªn ph¶i vÞ trÝ con trá ®ang ®øng hoÆc xo¸ ®o¹n v¨n b¶n ®îc b«i ®en2.3 C¸c lÖnh phôc vô so¹n th¶o v¨n b¶n2.3.1 Find – Replace - Goto: T×m kiÕm vµ thay thÕ v¨n b¶n Trong lóc so¹n th¶o v¨n b¶n, nÕu b¹n thÊy nhãm tõ nµo cã kh¶ n¨nglÆp ®i lÆp l¹i nhiÒu lÇn( vÝ dô nh Microsoft word), b¹n nªn gâ t¾t nhãm tõ ®ãb»ng vµi ký tù riªng( vÝ dô nh msw), nhê vËy b¹n sÏ gâ v¨n b¶n mét c¸ch nhanhh¬n. Sau khi gâ xong v¨n b¶n, b¹n cã thÓ dïng lÖnh Replace ®Ó thay thÕ ký tù ®·viÕt t¾t b»ng nhãm lÖnh thÝch hîp. C¸ch dïng: • NhÊp menu Edit chän lÖnh Replace: Hép tho¹i hiÖn ra cã 3 thÎ lµ Find – Replace – Goto, thÎ Replace ®ang ®îc chän: H×nh 2-9 Hép tho¹i Find and Replace • Find what: Gâ néi dung cÇn t×m: VÝ dô mswCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 26
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Replace with: Gâ néi dung cÇn thay thÕ: VÝ dô Microsoft word Sau ®ã nhÊp Find next , word b¾t ®Çu qu¸ tr×nh t×m kiÕm tõ vÞ trÝ contrá text trong v¨n b¶n, nÕu t×m ra tõ tho¶ m·n ®iÒu kiÖn th× tõ ®ã ®îc b«i ®entrong v¨n b¶n vµ chê b¹n quyÕt ®Þnh: NÕu kh«ng muèn thay thÕ tõ nµy th× nhÊp chuét vµo nót Find Next vµWord sÏ tiÕp tôct×m kiÕm. NÕu muènthay thÕ tõ nµyth× ph¶i nhÊpchét vµo Replace,sau ®ã word tiÕptôc t×m tõ kÕ tiÕpvµ l¹i chê b¹nquyÕt ®Þnh. NÕu muènthay thÕ tÊt c¶ c¸ctõ mµ word t×m thÊy th× b¹n nhÊp vµo Replace all vµ sau khi lµm xong word sÏth«ng b¸o kÕt qu¶ ngay Nót Cancel ®Ó huû bá lÖnh nµy H×nh 2-9 Hép tho¹i Find and Replace Nót Close ®Ó ®ãng hép tho¹i. §Ó dïng lÖnh Replace mét c¸ch chi tiÕt b¹n nhÊp nót More, nót nµy cã t¸cdông cho hép tho¹i cao h¬n vµ xuÊt hiÖn mét sè lÖnh míi: Search: Chän ph¹m vi t×m kiÕm: • Down: Ph¹m vi t×m kiÕm tõ vÞ trÝ con trá text tíi cuèi v¨n b¶n • Up: Ph¹m vi t×m kiÕm tõ vÞ trÝ con trá text ngîc lªn cho tíi ®Çu v¨n b¶n • All: Ph¹m vi t×m kiÕm lµ toµn bé v¨n b¶n • Match case: Ph©n biÖt ch÷ in vµ ch÷ thêng • NÕu cã dïng th× lÖnh Replace xem c¸ch viÕt ch÷ hoa vµ ch÷ thêng lµ kh¸c nhau : VÝ dô: msw ≠ Msw ≠ MSW Find whole words only: Ph©n biÖt cÊu tróc tõ • NÕu cã dïng th× lÖnh Replace cã ph©n biÖt cÊu tróc tõ. VÝ dô: msw ≠ msword ≠ mswinCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 27
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • use wildcards: Sö dông c¸c ký tù thÕ ch©n2.3.2 LÖnh Auto Correct: LÖnh Auto Correctcã kh¶ n¨ng tù ®éng hiÖuchØnh mét sè lçi th«ng th-êng trong lóc b¹n ®angnhËp v¨n b¶n b»ng c¸chthay thÕ tõ gâ sai chÝnht¶ b»ng tõ ®óng chÝnh t¶( ¸p dông b»ng tiÕng anh). C¸ch lµm: NhÊp Menu Tool / Auto Correct: • Correct TWo INitial CApitals: lµm ®óng cho ký tù ®Çu tiªn cña mét tõ khi gâ b»ng ch÷ in (VÝ dô nÕu  th× trong mét tõ mµ cã hai ký tù ®Çu tiªn H×nh 2-10 Hép tho¹i AutoCorrect b¨ng ch÷ IN th× lÖnh nµy thay ®æi ký tù thø hai thµnh ch÷ thêng. Correct TWo INitial CApitals: => Correct Two Initial Capitals). • Capitalize first letter of sentences: NÕu dïng lÖnh  th× sau dÊu chÊm hÕt c©u biÕn thµnh ch÷ hoa. • Capitalize names of days: NÕu dïng lÖnh  th× ký tù ®Çu tiªn cña thø ( ngµy trong tuÇn ®îc gâ b»ng tiÕng anh ) ®îc biÕn ®æi thµnh ch÷ in VÝ dô: saturday => Saturday • Correct accidental usage of cAPS LOCK key: NÕu dïng lÖnh  th× nã cã t¸c dông ®Õn phÝm Caps Lock, ®Ìn Caps Lock trªn bµn phÝm s¸ng, lóc nµy b¹n cã thÓ gâ nhÇm tr¹ng th¸i bµn phÝm b»ng c¸ch gi÷ phÝm Shift gâ ký tù ®Çu tiªn cña tõ, sau ®ã nh¶ phÝm Shift gâ c¸c ký tù cßn l¹i cña tõ, sau khi gâ xong tõ nµy Word sÏ tù ®éng ®æi tõ ®· gâ vÒ ®óng tr¹ng th¸i ®ång thêi lµm t¾t lu«n ®Ìn Capslock VÝ dô : correct => Correct • Replace text as you type : Thay thÕ v¨n b¶n trong khi c¸c b¹n ®ang gâ ( nÕu lùa chän  th× Word sÏ tù ®éng thay thÕ nh÷ng tõ gâ sai thµnh nh÷ng tõ ®óng dùa vµo danh s¸ch ®· cã s½n). VÝ dô: ADN => ANDCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 28
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu  Thªm mét tõ trong danh s¸ch: gâ tõ sai vµo môc Replace vµ tõ ®óng vµo môc With sau ®ã nhÊn Add.  Xo¸ mét tõ trong danh s¸ch: NhÊp vµo tõ cÇn xo¸ vµ nhÊn Delete.2.3.3 LÖnh AutoText: Thay thÕ mét ®o¹n ký tù b»ng mét vµi ký tù b¹n chän LÖnh Autotext cho phÐp ®o¹n b¹n®Þnh nghÜa tríc mét ®o¹n v¨n b¶n dµib»ng mét vµi ký tù vµ chØ khi nµo cÇnthiÕt th× b¹n míi cho ®o¹n v¨n b¶n dµi ®·®îc ®Þnh nghÜa hiÖn ra nèi tiÕp ®o¹nv¨n b¶n b¹n võa gâ ChuÈn bÞ: • Bíc 1: §¸nh dÊu ®o¹n v¨n b¶n b¹n cÇn ®Þnh nghÜa: VÝ dô • Bíc 2: NhÊp menu insert, trá vµo Autotext ®Ó hiÖn ra menu phô, nhÊp chän New( hoÆc gâ Alt + F3) Hép tho¹i Autotext hiÖn ra: H×nh 2-11 Hép tho¹i Creat AutoText Trong «: Please name your Autotext entry: trong môc nµy b¹n xo¸ c¸c ký tùtrong hép tho¹i vµ gâ mét vµi ký tù b¹n cÇn nhí vµ nhÊp nót OK vÝ dô sÏ g¸n L= LÖnh Autotext Cã thÓ b¹n lÆp ®i lÆp l¹i nhiÒu lÇn víi nhiÒu ®o¹n v¨n b¶n kh¸c nhau • Thùc hiÖn Trong khi gâ v¨n b¶n, b¹n muèn chÌn ®o¹n v¨n b¶n võa ®Æt vµo n¬i con trá®ang ®øng c¸c b¹n thao t¸c nh sau: Gâ ký tù b¹n võa g¸n cho ®o¹n v¨n b¶n trªn: vÝ dô ch÷ L nh trªn sau ®ã ÊnphÝm F3 vµ tiÕp tôc gâ v¨n b¶n b×nh thêng.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 29
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2.3.4 Change Case: LÖnh nµy dïng ®Ó thay ®æi ch÷ IN víi ch÷thêng. Bíc 1: §¸nh dÊu chän ®¹on v¨n b¶n Bíc 2: Vµo Format / Change Case: ®Ó më hép tho¹i: • Sentences case: §æi ký tù ®Çu c©u thµnh ch÷ In. • Lowercase: §æi CH÷ IN thµnh ch÷ thêng. H×nh 2-12 Hép tho¹i Change Case • Uppercase: §æi ch÷ thêng thµnh ch÷ in • Title Case: §æi ký tù ®Çu thµnh Ch÷ In • tOGGLE cASE: §æi ký tù ®Çu thµnh ch÷ thêng vµ c¸c ký tù sau thµnh ch÷ in2.4 KiÓm tra lçi chÝnh t¶: Word cã tÝnh n¨ng tù ®éngkiÓm tra lçi chÝnh t¶ vµ lçi v¨nph¹m trong lóc gâ, tõ gâ sai chÝnht¶ sÏ ®îc g¹ch díi b»ng ®êng r¨ng camÇu ®á, c©u v¨n sai v¨n ph¹m sÏ ®-îc g¹ch díi b»ng ®êng r¨ng ca mÇuxanh ( ¸p dông trong v¨n b¶n b»ngtiÕng anh) NÕu chóng ta thêng xuyªn gâv¨n b¶n b»ng tiÕng viÖt th× ta nªnt¾t chøc n¨ng nµy ®i b»ng c¸ch: NhÊp thù ®¬n Tools/Options: xuÊt hiÖn hép tho¹i: chänthÎ Spelling and Grammar bá checkë 2 môc Check Spelling as you Type vµ môc Check Grammar as you Type. Sau®ã nhÊp OK H×nh 2-13 Hép tho¹i OptionsCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 30
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu bµi 3:Tr×nh bµy Font ch÷1. ChÌn ký tù ®Æc biÖt • Bíc 1: §Æt con trá t¹i vÞ trÝ cÇn chÌn ký tù ®Æc biÖt • Bíc 2: Vµo thùc ®¬n insert chän Symbol XuÊt hiÖn hép tho¹i: H×nh 2-14 Hép tho¹i Symbol Font: Dïng ®Ó thay ®æi font ch÷, vÝ dô nh font Wingdings cã mét sè s¬ ®å t- ¬ng øng hiÖn ra NhÊp chuét vµo s¬ ®å b¹n muèn chÌn vµ « ®ã ®îc phãng lín h¬n nh h×nh minh ho¹ trªn Sau ®ã Ên insert ®Ó chÌn s¬ ®å ®îc chän VÝ dô chÌn ký tù ®Æc biÖt cho ®o¹n v¨n b¶n sau:  Trêng THCN ViÖt Hung   Khoa Tin Häc   Xu©n Khanh – S¬n T©y – Hµ T©y   034.839928  ------------- H×nh 2-13 Hép tho¹i OptionsCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 31
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2. Tr×nh bµy Font ch÷2.1 Dïng lÖnh trªn thanh c«ng cô Formatting §¸nh dÊu mét ®o¹n v¨n b¶n cÇn tr×nh bµy, nhÊp biÓu tîng lÖnh: Font LÖnh Font dïng ®Ó thay ®æi font ch÷. NhÊp nót tam gi¸c ®Ó cã b¶ng liÖt kª c¸c font ch÷, nhÊp chän mét tªn font ch÷ thÝch hîp Font Size: LÖnh nµy dïng ®Ó thay ®æi kÝch thíc font ch÷ • NhÊp nót tam gi¸c ®Ó hiÓn thÞ c¸c sè ®o kÝch thíc font ch÷, nhÊp chän sè ®o thÝch hîp. Ngoµi ra b¹n cã thÓ chän tuú ý, b¹n cã thÓ gâ sè ®o cÇn thiÕt vµo trong « sè råi Ên phÝm Enter. • §¬n vÞ thêng dïng cho sè ®o kÝch thíc font ch÷ lµ Point, cã thÓ ®æi sang c¸c ®¬n vÞ kh¸c theo quy t¾c: 72Point = 1 inches =2.54 cm Font Style: LÖnh nµy dïng ®Ó thay ®æi kiÓu ch÷, gåm c¸c biÓu tîng sau • Bold: ch÷ BÐo • Italic: Ch÷ nghiªng • Under line: Ch÷ g¹ch ch©n C¸c biÓu tîng Bold, Italic, Underline cã tr¹ng th¸i nh lµ mét nót Ên ( on/off),nhÊp chuét ®Ó biÓu tîng lâm xuèng lµ lÖnh cã t¸c dông (on), nhÊp chuét ®Ó biÓutîng låi lªn lµ lÖnh mÊt t¸c dông (off) Font Color: LÖnh nµy dïng ®Ó thay ®æi mµu ch÷ • NhÊp chuét vµo nót tam gi¸c, b¹n thÊy b¶ng mÇu hiÖn ra, nhÊp chän mµu cÇn t«. Trªn mµn h×nh, b¹n sÏ thÊy ch÷ hiÖn ra ®óng víi mµumµ b¹n ®· chän. NÕu dïng m¸y in mµu, b¹n sÏ in ®îc ch÷ cã mµu ®· chän. NÕudïng m¸y in ®en tr¾ng th× khi in ra mµu s¾c sÏ chuyÓn thµnh mµu x¸m..CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 32
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu MÇu mÆc ®Þnh cña font ch÷ lµ ch÷ mÇu ®en2.2 Dïng lÖnh trong menu Tr×nh bµy font ch÷ dïng thanh c«ng cô Formatting gióp b¹n lµm viÖc®îc nhanh h¬n nhng gÆp ph¶i nh÷ng h¹n chÕ lµ dïng mét sè lÖnh tr×nh bµy kh¸cth× kh«ng cã ë trªn thanh c«ng cô, lóc nµy b¹n ph¶i sö dông menu, menu Formatchän Font… ®Ó hiÓn thÞ hép tho¹i font, hép tho¹i nµy cã 3 thÎ, trong mçi thÎ cã c¸clÖnh tr×nh bµy kh¸c nhau ThÎ Font: • NhÊp thùc ®¬n Format chän Font xuÊt hiÖn hép tho¹i: H×nh 2-15 Hép tho¹i Font C¸c lÖnh Font, Font Style, Size, Color cã c¸ch dïng t¬ng tù nh ®· dïng c¸c biÓu tîng lÖnh. §Ó hiÓu râ ý nghÜa cña tõng lÖnh, b¹n cã thÓ xem ë môc Preview trong hép tho¹i. Underline: Dïng ®Ó g¹ch díi ký tù, khi nhÊp vµo nót tam gi¸c cña môc nµy b¹n chØ chän ®îc mét lÖnh mµ th«i: • None: Kh«ng g¹ch díiCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 33
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Words Only: ChØ g¹ch díi tõng tõ • Cßn l¹i: Chän c¸c mÉu g¹ch díi thÝch hîp Underline Color: Dïng ®Ó chän mµu cho ®êng g¹ch díi: Effects: C¸c lÖnh trong môc nµy cã tÝnh on /off, • Strikethrough: G¹ch säc d¹ng bá ®i mét g¹ch • Double Strikethrough: G¹ch säc d¹ng hai g¹ch • Superscript: ChØ sè trªn (a2) • Supscript: ChØ sè díi (a2) • Hidden: Che dÊu ký tù • Small Caps: Ch÷ hoa • All caps: Ch÷ in hoa • Shadow: T¹o bãng mê • Outline: D¹ng nÐt ngoµi • Emboss: T¹o ch÷ næi • Engrave: T¹o d¹ng ch¹m chæ kh¾c ThÎ Character Spacing • Scale: Co gi·n ch÷ theo chiÒu ngang. NÕu dïng sè tû lÖ lín h¬n 100 th× ch÷ “MËp” ra, nÕu dïng tû lÖ nhá h¬n 100 th× ch÷ “èm” l¹i . • Spacing: Kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c ký tù • Normal: Kho¶ng c¸ch thêng • Expanded: Kho¶ng c¸ch tha • Condensed: Kho¶ng c¸ch nÐn • Position: VÞ trÝ cña c¸c ký tù: Normal: VÞ trÝ thêngCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL H×nh 2-16 Hép tho¹i Font 34
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Raised: §a ch÷ lªn trªn Lowered: §a ch÷ xuèng díi ThÎ Text effects C¸c lÖnhtrong thÎ nµy lµm cho®o¹n v¨n b¶n trªn mµnh×nh cã tÝnh chÊt s¸nglung linh, nhÊp nh¸y…,gåm c¸c lÖnh nh: BlinkingBackground, Las VegasLights, Marching BlackAnts, Marching Red Ants,Shimmer, Sparkle Text. C¸c lÖnh trong thÎText Exffects chØ cã t¸c dông trªn mµn h×nh chø kh«ng cã t¸c dông khi in ra giÊy.1.3 T¹o Font ch÷ mÆc nhiªn( Default) H×nh 2-17 Hép tho¹i Font Trong qu¸ tr×nh lµm viÖc ngêi ViÖt Nam sÏ thêng xuyªn gâ ch÷ cã dÊu, nhvËy cÇn ph¶i t¹o ra font ch÷ mÆc nhiªn (Default) sao cho mçi lÇn t¹o ra v¨n b¶nmíi lµ gâ ®îc ch÷ cã dÊu. VÝ dô: §Ó t¹o font ch÷ mÆc nhiªn lµ Vn. Time, kiÓu ch÷ thêng vµ cã kÝchthíc 12pt b¹n cã thÓ nhÊp menu Format chän Font. Trong thÎ Font tiÕn hµnh chänc¸c lÖnh cÇn thiÕt nh: Font=Vn.Time, Font Style=Normal, Font Size =14pt.Underline kh«ng dïng nªn chän None, Color nªn chän Automatic, c¸c lÖnh Effectkh«ng dïng nªn t¾t tÊt c¶ c¸c lÖnh trong môc nµy, trong thÎ Character spacing vµthÎ Text Effect kh«ng dïng lÖnh nµo c¶. Sau khi chän xong c¸c lÖnh cÇn thiÕttrong hép tho¹i Font, nhÊp nót chän Default… mét hép tho¹i hiÖn ra yªu cÇu x¸cnhËn Font mÆc nhiªn.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 35
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu NhÊp nót Yes, lÖnh nµy tr×nh bÇy Font ch÷ mÆc nhiªn cã t¸c dông ngay,®ång thêi cßn lu tr÷ l¹i trong file NORMAL.DOT cña word ®Ó cã hiÖu lùc trong c¸clÇn so¹n th¶o tiÕp theo. bµi 4 :Tr×nh bµy Paragragh1. Tr×nh bµy Paragragh Paragragh lµ mét ®o¹n v¨n b¶n kÕt thóc b»ng dÊu Enter. Ngoµi viÖc tr×nhbµy Font ch÷ sao cho ®Ñp, tr×nh bµy Paragragh lµm cho h×nh thøc v¨n b¶n trëlªn phong phó h¬n mang l¹i tÝnh thuyÕt phôc cao cho ngêi ®äc.1.1 Dïng biÓu tîng lÖnh trong thanh Formatting Aligment: Aligment lµ c¸c lÖnh dïng ®Ó tr×nh bµy tÝnh so hµnh gi÷a c¸c dßng ch÷ trong mét paragragh chiÒu ngang §¸nh dÊu ®o¹n chän paragragh vµ nhÊp mét trong c¸c biÓu tîng lÖnh: • Align Left: paragragh cã c¸c dßng ch÷ c¨n th¼ng bªn lÒ tr¸i • Center: paragragh cã c¸c dßng ch÷ c¨n th¼ng ë gi÷a • Right: paragragh cã c¸c dßng ch÷ c¨n th¼ng bªn lÒ ph¶i • Justify: paragragh cã c¸c dßng ch÷ c¨n th¼ng ®Òu hai bªn Indentation: Tr×nh bµy lÒ cña Paragraph Mét trang giÊy sau khi ®· chän lÒ trªn, lÒ díi, lÒ tr¸i, lÒ ph¶i th× phÇn cßn l¹ichÝnh lµ ph¹m vi thÓ hiÖn cña v¨n b¶n, ®iÒu nµy ®îc thÓ hiÖn ë vïng mÇu tr¾ngtrªn hai thíc ®o trong cöa sæ v¨n b¶n. Nh vËy, lÒ bªn tr¸i cña Paragraph ®îc tÝnhtõ ®iÓm b¾t ®Çu vïng tr¾ng cña thíc ®o n»m ngang LÒ tr¸i cña Paragraph cã thÓ ®îc ®iÒu chØnh nhanh b»ng c¸c biÓu tînglÖnh: • LÒ tr¸i cña Paragraph ®îc di chuyÓn sang bªn ph¶i mét bíc Tab. • LÒ tr¸i cña Paragraph ®îc di chuyÓn sang bªn tr¸i mét bíc Tab. Mçi khi nhÊp biÓu tîng lÖnh Increase Indent hoÆc Decrease Indent, b¹n sÏthÊy trªn thíc ®o n»m ngang cã biÓu tîng lÒ tr¸i di chuyÓn theo vµ ch÷ trongParagraph còng tù ®éng hiÖu chØnh theo.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 36
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Dïng Ruler ®Ó tr×nh bµy lÒ cña Paragraph: LÒ cña Paragraph ®ang ®îc ®¸nh dÊu chän lµ vÞ trÝ t¬ng ®èi cña c¸c biÓu tîng lÖnh trªn Ruler. Dïng chuét ®Ó kÐo c¸c biÓu tîng lÖnh ®Ó chØnh lÒ cho Paragraph. • C¸c mÉu tr×nh bÇy cña paragraph  None: MÉu tr×nh bµy b×nh thêng  First line: Thôt ®Çu dßng  Hanging: Treo ®Çu dßng:CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 37
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒuCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 38
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2.2 Tr×nh bÇy Paragraph dïng menu §¸nh dÊu chän paragraph, vµo menu Format chän lÖnh Paragraph: H×nh 2-18 Hép tho¹i Paragraph Alignment: LÖnh tr×nh bÇy tuyÕn tÝnh ngang cña paragraph gåm: Left – Centered – Right – Justify. Indentation: LÖnh ®Æt lÒ cho paragraph b»ng c¸ch cho sè ®o kho¶ng c¸ch lÒ tr¸i vµo left vµ sè ®o kho¶ng c¸ch lÒ ph¶i vµo Right. • Special: lµ 3 mÉu tr×nh bÇy gåm c¸c lÖnh: • None: MÉu tr×nh bÇy b×nh thêng • First line: MÉu tr×nh bÇy thôt ®Çu dßng. By – sè ®o kho¶ng c¸ch gi÷a First line hoÆc left • Hanging: MÉu tr×nh bµy treo dßng. By – sè ®o kho¶ng c¸ch gi÷a First line hoÆc left • Spacing: LÖnh vÒ kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c paragraph. • Before: Kho¶ng c¸ch so víi paragraph trªn • After: Kho¶ng c¸ch so víi paragraph díi Line spacing: Kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c dßng trong mét paragraph. Gåm c¸c lÖnh sau: • Single: Kho¶ng c¸ch b×nh thêng lµ 1 dßngCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 39
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • 1,5 line: kho¶ng c¸ch 1,5 dßng • Double: Kho¶ng c¸ch lµ 2 dßng • At least: Kho¶ng c¸ch t¹o lín h¬n mét dßng b»ng c¸ch cho sè ®o vµo môc At ( ®¬n vÞ lµ Point) • Exactly: Kho¶ng c¸ch chÝnh x¸c ( tuú chän) theo sè ®· chän vµo môc At( ®¬n vÞ lµ Point) • Multiple: Kho¶ng c¸ch tÝnh theo sè dßng ®· cho trong môc At ( ®¬n vÞ lµ Lines)2. Tr×nh bµy v¨n b¶n d¹ng liÖt kª2.1 Dïng biÓu tîng lÖnh Tr×nh bµy v¨n b¶n b»ng sè thø tù hoÆc c¸c ký tù ®Æc biÖt ®Çu dßng §¸nh dÊu chän c¸c Paragraph liªn tiÕp, trªn thanh c«ng cô Formatting nhÊp biÓu tîng lÖnh: • Numbering: ®Çu mçi dßng paragraph sÏ ®îc chÌn thªm mét sè thø tù. • Bullets: ®Çu mçi dßng paragraph sÏ ®îc chÌn thªm mét ký tù ®Æc biÖt.2.1 Dïng b»ng menu NhÊp thùc ®¬n Format chän Butllets and Numbering: xuÊt hiÖn hép tho¹i H×nh 2-19 Hép tho¹iBullets andCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 40
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu ThÎ Butlled: • Chän mét mÉu Butllets vµ nhÊp OK. KÕt qu¶ ë ®Çu mçi ®o¹n v¨n b¶n cã g¾n thªm mét mÉu Butllets ta võa chän. Ngoµi ra nÕu trong 8 mÉu ta kh«ng ng mÉu nµo th× ta cã thÓ bæ xung thªm mÉu butllets nh sau: • NhÊp vµo nót Customize trong hép tho¹i butlles and numbering : XuÊt hiÖn hép tho¹i ( h×nh bªn) • Nót Font : Chän font ch÷ cho Butllets • Nót Character : Chän 1 ký tù míi cho Butllets trong hép tho¹i Symbol vµ nhÊp OK. • Nót Picture : Chän 1 bøc tranh cho Bullets trong hép tho¹i picture vµ nhÊp OK. • Butllets position : • Indent at : X¸c ®Þnh lÒ tr¸i cña Butllets. • Text position : H×nh 2-20 Hép tho¹iBullets and • Tab space after : X¸c ®inh kho¶ng tab gi÷a Butllets víi ch÷ ®Çu tiªn cña ®o¹n. • Indent at : X¸c ®Þnh kho¶ng c¸ch gi÷a ch÷ vµ Butllets. ThÎ Numbered: • Chän mét mÉu Butllets sè vµ nhÊp OK. KÕt qu¶ ë ®Çu mçi ®o¹n v¨n b¶n cã g¾n thªm mét mÉu Butllets sè ta võa chän. • Ngoµi ra nÕu trong 8 mÉu ta kh«ng ng mÉu nµo th× ta cã thÓ bæ xung thªm mÉu butllets sè nh sau:CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 41
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu H×nh 2-20 Hép tho¹iBullets and H×nh 2-21 Hép tho¹iBullets and NhÊp vµo nót Customize trong hép tho¹i butlles and numbering : XuÊt hiÖn hép tho¹i: • Number format: C¸ch thÓ hiÖn sè thø tù, trong môc nµy cã thÓ gâ thªm ký tù vµo tríc hoÆc sau sè thø tù. • VÝ dô: 1) => §iÒu 1) • Ghi chó: kh«ng ®îc xo¸ ký tù cã s½n trong Number format. • Number Style: Chän kiÓu ®¸nh sè thø tù 1,2,3 hoÆc a,b,c hoÆc I, II, III... • Font: Thay ®æi Font ch÷ cho STT. Khi nhÊp vµo sÏ më ra mét hép tho¹i Font xuÊt hiÖn ®Ó b¹n chän. • Start at: Sè b¾t ®Çu. • Number position: VÞ trÝ cña sè thø tù ®îc thÓ hiÖn th«ng qua c¸c lÖnh nh Left, Right, Center vµ nót Aligned at ®Ó b¹n chän kho¶ng lÒ cho Paragraph. • Text position: VÞ trÝ cña ch÷ Paragraph ®îc thôt vµo so víi sè thø tù thÓ hiÖn trong môc Indent at. H×nh 2-21 Hép tho¹iBullets andCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 42
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu3. §Æt Tab3.1 Dïng biÓu tîng lÖnh PhÇn nµy khi thùc hµnh rÊt dÔ sai sãt do ®ã b¹n cÇn ph¶i cÈn thËn lµmtheo tõng bíc : Tr×nh bµy Tab • Bíc 1 : Chän c¸c Paragraph cÇn tr×nh bµy. • Bíc 2 : Chän lo¹i Tab b»ng c¸ch nhÊp chuét ë gãc bªn tr¸i cña thíc ®o n»m ngang, mçi khi nhÊp vµo sÏ cã mét biÓu tîng Tab hiÖn ra, ®ã lµ c¸c lo¹i tab cña WORD. • Left tab: V¨n b¶n nhËp vµo ®îc s¾p xÕp n»m bªn ph¶i Tab VÝ dô : Tab HÖ ®iÒu hµnh Windows HÖ ®iÒu hµnh Windows Xö lý v¨n b¶n Xö lý v¨n b¶n Xö lý b¶ng tÝnh Xö lý b¶ng tÝnh Qu¶n lý c¬ së d÷ liÖu Qu¶n lý c¬ së d÷ liÖu • Center tab: V¨n b¶n nhËp vµo ®îc s¾p xÕp n»m gi÷a Tab VÝ dô : Tab HÖ ®iÒu hµnh Windows HÖ ®iÒu hµnh Windows Xö lý v¨n b¶n Xö lý v¨n b¶n Xö lý b¶ng tÝnh Xö lý b¶ng tÝnh Qu¶n lý c¬ së d÷ liÖu Qu¶n lý c¬ së d÷ liÖuCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 43
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Right: V¨n b¶n nhËp vµo ®îc s¾p xÕp n»m bªn tr¸i Tab. VÝ dô : Tab HÖ ®iÒu hµnh Windows HÖ ®iÒu hµnh Windows Xö lý v¨n b¶n Xö lý v¨n b¶n Xö lý b¶ng tÝnh Xö lý b¶ng tÝnh Qu¶n lý c¬ së d÷ liÖu Qu¶n lý c¬ së d÷ liÖu • Decimal tab: Gi¸ trÞ nhËp vµo phÇn lÎ n»m bªn ph¶i, phÇn nguyªn n»m bªn tr¸i tab : VÝ dô : 464546456.64646 45645646446464.46464 6787897.456464454 HiÖu chØnh Tab §¸nh dÊu chän c¸c Paragraph ®· ®îc ®Æt Tab, thíc ®o trªn sÏ thÓ hiÖn ®îckho¶ng c¸ch vµ vÞ trÝ cña Tab ®îc ký hiÖu lµ mÇu ®en trªn thíc ( c¸c ký hiÖu nµycã thÓ mê ®i nÕu cã paragraph cã c¸ch ®Æt Tab kh¸c nhau: • Thay ®æi to¹ ®é ®iÓm dõng cña Tab : KÐo mét ký hiÖu Tab trªn thíc sang mét vÞ trÝ míi th× ®o¹n v¨n b¶n sÏ ®îc kÐo theo. • Gì bá Tab ®· ®Æt ( Clear) : KÐo mét ký hiÖu tab xuèng díi thíc ®o, ®o¹n v¨n b¶n cã bÊm Tab t¬ng øng di chuyÓn sang vÞ trÝ Tab dõng kÕ tiÕp. • Gì bá tÊt c¶ c¸c tab : KÐo tÊt c¶ c¸c ký hiÖu Tab xuèng díi thanh Rule Thay ®æi mÉu tr×nh bµy Tab • Chän Paragraph ®· ®îc tr×nh bµy Tab • Gì bá Tab trë vÒ mÆc nhiªn • Thùc hiÖn ®Æt Tab3.2 Dïng menu §Æt Tab lµ viÖc thiÕt lËp nh÷ngkho¶ng c¸ch cè ®Þnh cho con trá mçikhi bÊm phÝm TAB Vµo Format Tab:CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 44
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Trong môc Tab Stop posittion nhËp vµo kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c mèc Tab • Alignment cho phÐp x¸c ®Þnh h×nh thøc s¾p xÕp v¨n b¶n bªn trong theo cét tab • Left: V¨n b¶n nhËp vµo ®îc s¾p xÕp n»m bªn ph¶i Tab • Right: V¨n b¶n nhËp vµo ®îc s¾p xÕp n»m bªn tr¸i Tab • Center: V¨n b¶n nhËp vµo ®îc s¾p xÕp n»m gi÷a Tab • Decimal: Gi¸ trÞ nhËp vµo phÇn lÎ n»m bªn ph¶i, 2-23 Hép tho¹iTabs H×nh phÇn nguyªn n»m bªn tr¸i tab • Leader: Chän d¹ng lÊp ®Çy kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c Tab • Default tab stops: Cho phÐp thay ®æi c¸c kho¶ng c¸ch mÆc nhiªn gi÷a c¸c nót tab • Set: Khi khai b¸o song ph¶i nhËp vµo nót nµy ®Ó nhËp phÇn tab vµo v¨n b¶n • Clear: xo¸ mét tab Stop hiÖn hµnh • Clear all: Xo¸ tÊt c¶ c¸c tab ®· t¹o tríc ®ã.4. Trang trÝ Paragraph4.1 Dïng biÓu tîng lÖnh C¸c lÖnh n»m trªn thanh c«ng cô Tables and borders. NhÊp biÓu tînglÖnh Tables and borders trªn thanh c«ng cô Standard sÏ hiÖn lªn thanh c«ngcô Tables and borders. Chän chøc n¨ng vµ thùc hiÖn D¹ng nÐt §é dµy nÐt mµu nÐt T¹o ®­êng cho ®o¹n nÒn cho ®o¹nT¹o b¶ngMerge Cells Split C¨n chØnh Cells TextCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 45
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu4.2 Dïng menu Dïng khi ta in ra nh÷ng ®êng kÎ däc ngang hay mµu nÒn t¹i mét vÞ trÝ nµo®ã theo yªu cÇu. Chän vÞ trÝ cÇn kÎ hoÆc t« mµu nÒn råi chän Format Bordersand Shading: Trong môc H×nh 2-24 Hép tho¹iBorders and Shading Border: KÎ b¶ng • Setting: lùa chän d¹ng ®êng kÎ • Style: Chän kiÓu ®êng kÎ • Color: Chän mµu ®êng kÎ Apply to: Nh÷ng tuú chän nµy ®îc ¸p dông cho • Table: B¶ng • Cell: ¤ • Paragraph: §o¹n v¨n b¶n • Text: V¨n b¶n Trong môc Shading: T¹o mµu nÒn • Style: Chän kiÓu mÇu nÒn cÇn t¹o (®Ëm hay nh¹t)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 46
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Color: Chän mµu nÒn H×nh 2-25 Hép tho¹iBorders and ShadingCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 47
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Bµi 5 : tr×nh bµy trang in 1. §Þnh d¹ng trang inChän lo¹i giÊy - ThÎ Paper Size NhÊp chän thùc ®¬n File: chän Page setup. XuÊt hiÖn hép tho¹i a) Chän lo¹i giÊy: Trong hép tho¹i Page setup nhÊp chän thÎ Paper size ®Ó chän lo¹i giÊy: H×nh 2-26 Hép tho¹i Page Setup  Paper size: Chän lo¹i giÊy: Mçi lo¹i giÊy sÏ cã kÝch thíc t¬ng øng hiÖn ra trong lÖnh Width vµ Height( réng vµ dµi cña trang giÊy), nÕu chän Custom th× ph¶i gâ kÝch thíc giÊy trong môc Width vµ Height. Th«ng thêng, c¸c v¨n b¶n tiÕng viÖt dïng lo¹i giÊy A4 víi Width =21 cm vµ Height=29,7cm.  Orientation: Chän híng giÊy: • Portrait: Xoay giÊy theo chiÒu däc • Lanscape: Xoay giÊy theo chiÒu ngang  Apply to: Chän ph¹m vi ¸p dông. CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 48
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu1.2 §Æt lÒ cho trang in - ThÎ Margins Trong hép tho¹i Page setup nhÊp chän thÎ Margins ®Ó ®Æt lÒ cho trang giÊy: §Ó giíi h¹n ph¹m vi thÓ hiÖn cña v¨n b¶n trong trang giÊy b¹n cÇnph¶i ®Æt lÒ cña trang giÊy sao cho phï hîp. LÒ cña trang giÊy ®îc x¸c ®Þnh b»ngc¸c lÖnh: • Top: LÒ ®Ønh cña H×nh 2-26 Hép tho¹i Page Setup trang in • Bottom: LÒ ®¸y cña trang in. • Left: LÒ tr¸i cña trang in. • Right: LÒ ph¶i cña trang in • Gutter: Kho¶ng c¸ch giµnh ®Ó ®ãng g¸y s¸ch • From edge: Kho¶ng c¸ch tõ mÐp cña tê giÊy ®Õn Header hoÆc Footer. • Mirror margins: §Æt lÒ ®èi xøng nhau. NÕu lÖnh nµy cã dïng, giÊy sÏ ®îc ph©n biÖt lµ cã trang lÎ vµ trang ch½n( odd and even), thêng ¸p dông ®Ó in s¸ch vµ lÒ cña trang giÊy sÏ trë thµnh inside vµ outside • Apply to: Ph¹m vi ¸p dông cña v¨n b¶n.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 49
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2. Header – Footer2.1 T¹o Header - Footer Là một đoạn văn bản ngắn có khả năng lặp đi lặp lại trên tất cả cáctrang in. Header nằm ở đầu trang còn footer nằm ở cuối trang • Tạo Header and footer: Vào View chọn Header and f ooter. §Þ §Þnh d¹ng nh d¹ng ngµy th¸ng sè ChÌ n sè trang ChuyÓn §Þnh qua Footer d¹ng thêi gian Gâ néi dung Header – Footer vµo môc Header vµ Footer §Ó tr×nh bµy cho hîp lý ta cã thÓ sö dông thªm c¸c c«ng cô ®iÒu chØnhFont ch÷ hoÆc kÎ ®êng ng¨n c¸ch gi÷a phÇn tiªu ®Ò trªn, tiªu ®Ò díi víi phÇn so¹nth¶o.2.2 HiÖu chØnh Header – Footer Muèn hiÖu chØnh Header – Footer b¹n ph¶i quay l¹i cöa sæ Header –Footer. trong cöa sæ nµy b¹n hiÖu chØnh b×nh thêng nh Paragraph Sau khi hiÖu chØnh xong Ên nót Close3. §¸nh sè trang:Chän thùc ®¬n Insert/PageNumbers… Position: Chän lÒ ®Ó ®¸nh sètrang: • Bottom of page ( Footer): §¸nh sè trang bªn lÒ díi. • Top of page ( Header): §¸nh sè trang ëH×nh 2-27 Hép tho¹i Page Numbers lÒ trªn.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 50
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Aligment: Chän vÞ trÝ ®¸nh sètrang • Right: §¸nh sè trang phÝa ph¶i cña trang • Left: §¸nh sè trang phÝa tr¸i cña trang • Center: §¸nh sè trang ë gi÷a trang • Inside: hai trang liÒn nhau ®îc ®¸nh sè trang nh h×nh bªn( sè trang ®îc minh ho¹ b»ng dÊu chÊm ®en phÝa díi hai trang). • Outside: hai trang liÒn nhau ®îc ®¸nh sè trang nh h×nh bªn( sè trang ®îc minh ho¹ b»ng dÊu chÊm ®en phÝa díi hai trang). • Trong trêng hîp c¸c b¹n muèn ®¸nh sè trang kiÓu sè kh¸c hoÆc trang kh«ng b¾t ®Çu tõ sè 1 th× nhÊp vµo nót Format ®Ó xuÊt hiÖn hép tho¹i. Chän kiÓu ch÷ sè cÇn ®¸nh trang trongmôc Number Format. Chän sè trang cÇn b¾t ®Çu trong môcStart at. NhÊp OK ®Ó chÊp nhËn tuú chän.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 51
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu3. In v¨n b¶n C¸ch 1: NhÊp biÓu tîng trªn thanh c«ng cô chuÈn C¸ch 2: NhÊp chän thùc ®¬n file chän Print: XuÊt hiÖn hép tho¹i trªn Print name: Chän tªn m¸y in Page range: Chän ph¹m vi in c¸c trang v¨n b¶n. • All: In tÊt c¶ c¸c trang trong v¨n b¶n • Current page: In trang v¨n b¶n hiÖn hµnh • Selection: ChØ in v¨n b¶n ®· ®îc ®¸nh dÊu chän tríc ®ã • Pages: In theo sè trang ®- îc chän lùa b»ng c¸ch gâ c¸c sè trang vµo, dïng dÊu “,” ®Ó ph©n c¸ch H×nh 2-28 Hép tho¹i Print c¸c trang rêi r¹c, dïng dÊu “ –“ ®Ó in c¸c trang liªn tiÕp Number of copies: chän sè b¶n in Page per Sheet: sè trang cÇn in ra trªn mét tê giÊy Scale to paper size:Chän lo¹i giÊy Print :CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 52
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • All pages in range : in toµn bé c¸c trang trong v¨n b¶n • Odd pages : In toµn trang lÎ • Even pages : In toµn trang ch½n Bµi 6 : B¶ng biÓu1. T¹o b¶ng biÓu1.1 ChÌn b¶ng biÓu §a con trá tíi vÞ trÝ cÇn chÌn thùc hiÖn TableInsertTable hép tho¹i inserttable xuÊt hiÖn. Chän sè cét trong hépNumber of columm chän sè dßngtrong « Number of row chän chiÒuréng cña cét trong « Columm widthsau ®ã chän OK ®Ó x¸c nhËn.1.2 NhËp néi dung trong b¶ng biÓu §Ó di chuyÓn con trá trªn c¸c «sö dông cã c¸c c¸ch sau: H×nh 2-29 Hép tho¹i Insert Table Chuét: Click chuét vµo « muèn di chuyÓn ®Õn PhÝm Tab: Mçi lÇn Ên phÝm Tab con trá sÏ di chuyÓn ®Õn « kÕ tiÕp bªn ph¶i « hiÖn hµnh. NÕu ®Õn cuèi dßng th× con trá sÏ nhÈy ®Õn « ®Çu tiªn cña dßng tiÕp theo. Sö dông c¸c phÝm lªn xuèng ®Ó di chuyÓn tíi c¸c « theo chiÒu mòi tªn. NhËp d÷ liÖu b×nh thêng. NÕu d÷ liÖu gåm nhiÒu ®o¹n th× Ên Enter ®Ó xuèng dßng kÕt thóc ®o¹n vµ më réng hµng.2. HiÖu chØnh b¶ng biÓu2.1 §¸nh dÊu chän • §¸nh dÊu mét «: §a con trá vµo bªn tr¸i cña « khi xuÊt hiÖn mòi tªn th× nhÊn chuét.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 53
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • §¸nh dÊu hµng: §u con trá chuét ®Õn ®Çu hµng khi xuÊt hiÖn mòi tªn th× nhÊn chuét • §¸nh dÊu cét: ®a con trá tíi ®Çu cét khi xuÊt hiÖn mòi tªn th× nhÊn chuét • §¸nh dÊu vïng: §u con trá tíi « ®Çu tiªn nhÊn vµ rª chuét tíi « cuèi cïng • §¸nh dÊu toµn b¶n: §u con trá vµo thùc ®¬n chän thùc ®¬n TableSelect table2.2 C¸c lÖnh chÌn - xo¸ ChÌn hoÆc xo¸ cét • ChÌn thªm mét cét tríc cét ®¸nh dÊu b»ng lÖnh TableInsert columm • Xo¸ cét: ®¸nh dÊu cét chän TableDelete columm ChÌn thªm hoÆc xo¸ dßng • ChÌn thªm dßng sau dßng ®· ®¸nh dÊu b»ng lÖnh Tableinsert row • Xo¸ dßng: §¸nh dÊu dßng sau ®ã thùc hiÖn TableDelete row ChÌn thªm « §¸nh dÊu « n¬i muèn chÌn thùc hiÖn lÖnh tableinsert cells chän shift cellsRight nÕu muèn ®Èy « ®¸nh dÊu sang bªn ph¶i. HoÆc Shift Cells Right DownnÕu muèn ®Èy « ®¸nh dÊu xuèng díi cïng cét. Xo¸ bít « §¸nh dÊu « cÇn xo¸ thùc hiÖn lÖnh TableDelete Cells chän Shift Cells LeftnÕu muèn c¸c « bªn ph¶i « bÞ ®¸nh dÊu dÞch sang bªn ph¶i Chän Shift Cells Left nÕu b¹n muèn c¸c « n»m phÝa díi cña « bÞ ®¸nh dÊuxuèng phÝa díi cïng cét2.3 HiÖu chØnh b¶ng biÓu Thay ®æi ®é réng cña cét §a con trá tíi ®êng kÎ hµng hoÆc cét khi con trá biÕn thµnh hai ®êng songsong cã mòi tªn th× nh¾p vµ kÐo chuét. Thay ®æi cÊu tróc b¶ngCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 54
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • KÕt hîp c¸c « : Chän c¸c « cÇn kÕt hîp =>Thùc hiÖn TableMerge cells • Ph©n chia dßng §¸nh dÊu « cÇn ph©n chia Thùc hiÖn TableSplit Cells NhËp sè dßng trong Number ofRow Ph©n chia cét §¸nh dÊu cét Thùc hiÖn TableSpilit Cells NhËp sè cét trong Number of Columm2. Tr×nh bµy vµ trang trÝ b¶ng biÓu3.1 Tr×nh bµy b¶ng biÓu • B«i ®en c¸c « cÇn c¨n chØnh ch÷ • Ên ph¶i chuét vµo « võa b«i ®en : vµ chän Cell Aligment nh h×nh vÏ. • Chän 1 mÉu c¨n chØnh hiÖn ra • Text Direction : Font ch÷ cã thÓ ®æi híng3.2 Trang trÝ b¶ng biÓu Mét b¶ng biÓu khi míi chÌn vµo ®· ®îc tù®éng trang trÝ bëi lÖnh Border víi nÐt 1/2pt. §Ótrang trÝ b¶ng biÓu ®îc ®Ñp h¬n, chóng ta cÇntrang trÝ thªm cho b¶ng biÓu Dïng lÖnh Borders and shading trong thùc ®¬n Format : Nh÷ng khi ta in ra nh÷ng ®êng kÎ däc ngang hay mµu nÒn t¹i mét vÞ trÝ nµo®ã theo yªu cÇu. Chän vÞ trÝ cÇn kÎ hoÆc t« mµu nÒn råi chän Format Bordersand ShadingCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 55
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Trong môc Border: KÎ b¶ng • Setting: Lùa chän d¹ng ®êng kÎ • Style: Chän kiÓu ®êng kÎ • Color: Chän mµu ®êng kÎ Apply to: Nh÷ng tuú chän nµy ®îc ¸p dông cho • Table: B¶ng • Cell: ¤ • Paragraph: §o¹n v¨n b¶n • Text: V¨n b¶n H×nh 2-30 Hép tho¹i Borders and Shading Trong môc Shading: T¹o mµu nÒn • Style: Chän kiÓu mÇu nÒn cÇn t¹o (®Ëm hay nh¹t) • Color: Chän mµu nÒn3.3 Sö dông c«ng cô Draw Table Trong b¶ng biÓu phøc t¹p, ®«i khi chóng ta cÇn cã nh÷ng ®êng kÎ vµ nh÷ngkho¶ng tr¾ng bÊt thêng, viÖc sö dông c«ng cô Draw Table sÏ gióp ta vÏ b¶ngbiÓu, bæ sung c¸c ®êng kÎ vµo mét b¶ng biÓu. Thùc hiÖn theo c¸c bíc: Trªn thanh c«ng cô Tables and Borders, chän d¹ng ®êng kÎ, ®é dµy vµ mÇus¾c cña ®êng kÎ. Chän c«ng cô Draw Table, con trá d¹ng c©y bót ch×, kÐo chuét vµ vÏra mét b¶ng ( chØ cã mét «). §Æt con trá chuét vµo trong b¶ng biÓu ®· vÏ, kÐo chuét tõ c¹nh nµy sangc¹nh kh¸c ®Ó vÏ c¸c ®êng kÎ trong b¶ng biÓu, hay t¹o thªm mét « míi th«ng qua ®-êng kÎ ®· vÏ. C¸ch lµm nµy t¬ng tù nh Split Cells. Sau khi vÏ xong b¶ng biÓu nhÊp biÓu tîng Draw Table ®Ó t¾t tÝnh n¨ng vÏb¶ng.3.4 Sö dông c«ng cô Eraser Dïng c«ng cô Eraser ®Ó xo¸ c¸c ®êng kÎ trong b¶ng t¬ng tù nh lÖnh MergeCellsCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 56
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu NhÊp chuét vµo biÓu tîng Eraser , con trá chuét ë d¹ng côc tÈy. Trá chuét tíi ®êng cÇn xo¸, kÐo chuét ®Ó ®¸nh dÊu ®êng cÇn xo¸( mÇux¸m), nh¶ chuét, ®êng kÎ ®· bÞ xo¸.3.5 Autoformat §Ó trang trÝ b¶ng biÓu nhanh, cã thÓ dïng lÖnh Table Format : Table / Table Auto Format ®Ó më hép tho¹i : Chän 1 mÉu b¶ng biÓu vµ chän c¸c lÖnh thÝch hîp. NhÊp nót OK H×nh 2-31 Hép tho¹i Table AutoFormatCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 57
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu bµi 7 : Cét ch÷ ( Column)1. D¹ng cét ch÷ ®¬n gi¶n1.1 T¹o cét ch÷X¸c ®Þnh vÞ trÝ cÇn chia chän Format ColumnsPresets: Chän c¸ch chia theo d¹ng trong khung tr×nh bÇy • ONE: mét cét • TWO: Hai cét • THREE: Ba cét • Left, Right: Chia hai cét lÖch tr¸i hoÆc lÖch ph¶i Number of Columns: Sè cét chia trong trang giÊy Width and Spacing: BÒ réng vµ kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét • Col#: Cét thø mÊy • Width: BÒ réng cét ®ã • Spacing: Kho¶ng c¸ch víi cét kÕ H×nh 2-32 Hép tho¹i Columns Equal Column Width: C¸c cét cã bÒ réng cét b»ng nhau Line Between: T¾t më ®êng kÎ ng¨n c¸ch gi÷a c¸c cét Apply to: Chän ph¹m vi ¶nh hëng cña ®Þnh d¹ng • Whole Document: Chia toµn bé v¨n b¶n • Selected Text: Trong ph¹m vi khèi ®· x¸c ®Þnh • This Point Fowward: Tõ vÞ trÝ con trá tíi cuèi v¨n b¶n 1.2 ChÌn ®iÓm ng¾t cét §iÓm ng¾t cét cã t¸c dông di chuyÓn ®o¹n v¨n b¶n phÝa sau ®o¹n text sang cét kÕ tiÕp :CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 58
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Vµo thùc ®¬n Insert / Break : xuÊt hiÖn hép tho¹i vµ chän Columns Break / OK H×nh 2-33 Hép tho¹i Break Cã thÓ xo¸ tuú chän trªn b»ng c¸ch Ên phÝm Delete.2. D¹ng cét ch÷ phøc t¹p - cét b¸o chÝ V¨n b¶n cã sè cét thay ®æi trong cïng mét trang lµ d¹ng cét b¸o phøc t¹p. Trong d¹ng cét ch÷ phøc t¹p cã nhiÒu Section liªn tiÕp nhau, mçi section lµmét ®o¹n v¨n b¶n cã sè cét riªng. Chia cét cho ®o¹n v¨n b¶n ®· chän : §¸nh dÊu ®o¹n v¨n b¶n cÇn chia cétsau ®ã lµm thao t¸c chia cét nh môc t¹o cét trªn môc 1. Cø lµm nh vËy ®Õn khihÕt ®o¹n v¨n b¶n cÇn chia cét.3. HiÖu chØnh cét ch÷3.1 HiÖu chØnh l¹i c¸ch chia cét cho toµn bé v¨n b¶n Khi mét v¨n b¶n ®· ®îc chia cét theo d¹ng phøc t¹p . ViÖc ®Çu tiªn lµ b¹nph¶i xo¸ c¸c ranh giíi cña section vµ Column break b»ng c¸ch : NhÊp menu View chän Normal, cöa sæ v¨n b¶n chØ cßn thíc ®o n»m ngangvµ v¨n b¶n lóc nµy chØ cã mét cét ch÷ ®ång thêi b¹n sÏ thÊy c¶ c¸c ®êng Columnbreak vµ section break §Æt con trá text ë ®Çu mçi ®êng, gâ phÝm Delete, sau khi xo¸ hÕt c¸c ®-êng hiÖn th× lóc nµy v¨n b¶n chØ dßng l¹i 1 section. NhÊp vµo menu View chän Page Layout ®Ó cöa sæ v¨n b¶n trë vÒ d¹ngtrang in, tiÕn hµnh ®¸nh dÊu chän l¹i tõng ®o¹n v¨n b¶n vµ chia cét. 3.2 HiÖu chØnh cho tõng Section §Æt con trá text ë mét vÞ trÝ bÊt kú trong section cÇn hiÖu chØnh, dßngtr¹ng th¸i sÏ b¸o sè hiÖu cña section vµ nh×n vµo thíc ®o n»m ngang b¹n sÏ biÕt ®-îc sè cét ®· ®îc chia. ¸p dông l¹i c¸c c¸ch chia cét ®· biÕt cho section nµy.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 59
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu bµi 8 : H×nh vÏ 1. Microsoft WordArtT¹o WordArt ChÌn ch÷ nghÖ thuËt: NhÊp chän thùc ®¬n Insert chän Picture vµ nhÊp chän Wordart: XuÊt hiÖn hép tho¹i:( hoÆc nhÊp biÓu tîng trªn thanh c«ng cô Drawing) Chän kiÓu ch÷ nghÖ thuËt trong hép tho¹i nhÊp OK. XuÊt hiÖn hép tho¹i tiÕp theo: Chän font ch÷ trong thÎ Font( vÝ dô Vn TimeH) Chän cì ch÷ trong thÎ Size ( VÝ dô nh 36) Xo¸ dßng ch÷ Your text here vµ gâ néi dung cÇn t¹o ch÷ nghÖ thuËt( vÝ dô nh tin häc v¨n phßng bªn trªn) NhÊp OK ®Ó kÕt thóc viÖc ®¸nh ch÷ nghÖ thuËt H×nh 2-34 Hép tho¹i Edit WordArt TextHiÖu chØnh WordArt KÝch thíc: §Æt chuét ë mét handle, con trá chuét ë d¹ng mòi tªn hai chiÒu ®Ó hiÖu chØnh. Di chuyÓn: §Æt chuét vµo WordArt, con trá chuét cã mòi tªn 4 chiÒu, kÐo chuét ®Ó di chuyÓn.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 60
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Di chuyÓn ®Ó l¹i b¶n sao: Ên phÝm Ctrl vµ di chuyÓn WordArt sang chç míi. Xo¸ WordArt: NhÊp chuét vµo WordArt Ên phÝm Delete. H×nh 2-35 Hép tho¹i WordArt Gallery Thay ®æi mÉu tr×nh bµy: NhÊp chuét vµo Word Art vµ chän biÓu tîng trªn thanh c«ng cô Word Art Gallery, chän 1 mÉu cÇn thay ®æi / OK. Thay ®æi néi dung vµ Font ch÷: NhÊp ®óp chuét vµo WordArt cÇn thay ®æi vµ xo¸ dßng ch÷ cò gâ l¹i thµnh ch÷ míi sau ®ã chän Font ch÷ vµ cì ch÷ thÝch hîp / OK. Thay ®æi h×nh d¸ng cña WordArt :NhÊp biÓu tîng xuÊt hiÖn c¸c kiÓu mÉuh×nh d¸ng. Chän 1 mÉu tuú ý nh h×nh bªn Xoay WordArt: §a con trá chuét vµo ®óng « vßng trong mÇu xanh sau ®ã xoay theo ý thÝch. §Þnh d¹ng WordArt: NhÊp ph¶i chuét vµo WordArt chän Format WordArt: • ThÎ Colors and Lines: Chän mÇu t« cho h×nh WordArt, chän mÇu vµ ®Þnh d¹ng ®êng viÒn cho WordArt . • ThÎ Size: X¸c ®Þnh kÝch thíc, gãc xoay vµ tû lÖ co gi·n cho h×nh. • ThÎ Layout: X¸c ®Þnh vÞ trÝ cña Word Art trong trang giÊy: • In line with text: H×nh vÏ nèi tiÕp trong dßng ch÷. • Square: H×nh vÏ ®Èy v¨n b¶n bao quanh theo h×nh ch÷ nhËt. • Tight: h×nh vÏ ®Èy v¨n b¶n bao quanh theo d¹ng h×nh vÏ. • Behind: H×nh vÏ n»m ch×m díi v¨n b¶n.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 61
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • In front of text : H×nh vÏ næi lªn trªn v¨n b¶n. H×nh 2-36 Hép tho¹i Format WordArt 2. Microsoft DrawVÏ h×nh - T¹o ®èi tîng Auto shapes: ChÌn c¸c h×nh vÏ ®Æc biÖt • Chän vÞ trÝ cÇn chÌn h×nh vÏ ®Æc biÖt • NhÊp chän thùc ®¬n Insert chän Picture vµ nhÊp chän Autoshapes : XuÊt hiÖn thanh c«ng cô Autoshapes: • NhÊp chän nhãm c¸c h×nh vÏ ®Æc biÖt sÏ hiÓn thÞ c¸c h×nh muèn vÏ. • NhÊp chän h×nh muèn vÏ vµ vÏ t¹i n¬i cÇn thiÕt. HiÖu chØnh ®èi tîng • Chän ®èi tîng: Di chuyÓn chuét tíi gÇn ®èi tîng, con trá chuét cã d¹ng mòi tªn 4 ®Çu – nhÊp chuét – bao quanh ®èi tîng ®îc chän hiÖn ra c¸c handle ( « vu«ng nhá). Gi÷ Shift nhÊp chuét ®Ó chän nhiÒu ®èi tîng. • Gâ ch÷ cho ®èi tîng: NhÊp chän ®èi tîng b»ng nót ph¶i cña chuét cã menu hiÖn ra chän Add Text, con trá ®îc ®a vµo trong ®èi tîng sau ®ã gâ néi dung vµo vµ c¨n chØnh c¸c tuú chän kh¸c nh Text bªn ngoµi. • HiÖu chØnh kÝch thíc : §Æt con trá chuét vµo mét trong c¸c handle cña ®èi tîng sao cho cã mòi tªn 2 chiÒu th× kÐo ra hoÆc vµo tuú theo t¨ng hay gi¶m kÝch thíc. Gi÷ phÝm ctrl ®Ó kÐo nh»m môc ®Ých chØnh ®îc kÝch thíc theo kiÓu co gi·n tõ t©m cña ®èi tîng. • Di chuyÓn ®èi tîng: §Æt con trá chuét vµo bªn trong ®èi tîng – con trá chuét cã d¹ng mòi tªn 4 chiÒu th× kÐo chuét di chuyÓn ®èi tîng sang chç kh¸c. NÕu gi÷ phÝm Ctrl th× cã t¸c dông copy thµnh mét ®èi tîng míi sang vÞ trÝ kh¸c. • Xoay ®èi tîng: Chän mét ®èi tîng nhÊp ®a con trá chuét vµo ®óng « trßn mÉu xanh sao cho con trá chuét thµnh cung trong th× di chuyÓn chuét ®Ó xoay ®èi tîng theo híng tuú thÝch. CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 62
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • T« mÇu cho ®èi tîng: NhÊp chuét chän ®èi tîng sau ®ã chän biÓu tîng nhÊp nót tam gi¸c trong biÓu tîng nµy ®Ó chän mÇu tïy ý. • T« mÇu viÔn cho ®èi tîng: NhÊp chuét chän ®èi tîng sau ®ã chän biÓu tîng trªn thanh Drawing vµ nhÊp nót tam gi¸c chän 1 mÇu viÒn thÝch hîp. • MÇu ch÷ : NhÊp chuét chän ®èi tîng sau ®ã chän biÓu tîng trªn thanh Drawing vµ nhÊp nót tam gi¸c chän 1 mÇu viÒn thÝch hîp. • Chän ®êng viÒn cho ®èi tîng : NhÊp chän ®èi tîng sau ®ã nhÊp biÓu tîng ®Ó chän lo¹i ®êng viÒn thÝch hîp. • Chän nÐt ®øt : NhÊp chän ®êng viÒn ®îc chän sau ®ã chän biÓu t¬ng chän lo¹i nÐt ®øt phï hîp. • Chän ®¹ng mòi tªn : Mét ®èi tîng hë hoÆc ®Çu gÊp khóc th× b¹n cã thÓ chän ®Çu mòi tªn khi nhÊp vµo biÓu tîng . • T¹o bãng : NhÊp chuét vµo ®èi tîng vµ chän biÓu tîng hoÆc nÕu muèn t¹o bãng 2D hoÆc 3D. • ThÓ hiÖn c¸c ®èi tîng : C¸c ®èi tîng sau khi ®· vÏ xong, mçi ®èi tîng sÏ t¹o ra mét líp. Vµ vÞ trÝ cña líp nµy nh thÕ nµo tuú thuéc ta c¨n chØnh xÕp líp c¸c ®èi t- îng. NhÊp ph¶i chuét vµo ®èi tîng chän Order xuÊt hiÖn menu nh trªn :  Bring to front: ChuyÓn ®èi tîng lªn líp trªn cïng.  Send to back: ChuyÓn ®èi tîng lªn líp díi cïng.  Bring forward :ChuyÓn ®èi tîng lªn trªn mét líp.  Send forward :ChuyÓn ®èi tîng xuèng díi mét líp.  Bring in front of text : ChuyÓn ®èi tîng lªn trªn v¨n b¶n ( che v¨n b¶n).  Send behind text : ChuyÓn ®èi tîng xuèng díi v¨n b¶n ( ®èi tîng ch×m xuèng díi v¨n b¶n).CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 63
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • T¹o nhãm cho ®èi tîng : Chän c¸c ®èi tîng cÇn t¹o nhãm víi nhau sau ®ã nhÊp Draw trªn thanh c«ng cô Drawing chän lÖnh Group. NÕu muèn huû nhãm th× nhÊp chuét vµo nhãm vµ chän Ungroup trªn nót Draw. • Xo¸ ®èi tîng : NhÊp vµo ®èi tîng cÇn xo¸ Ên Delete.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 64
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu 3. ChÌn h×nh ¶nhChÌn h×nh ¶nh tõ ClipArt  Clip art: ChÌn tranh ®· cã s½n trong Microsoft Office • §a con trá tíi vÞ trÝ cÇn chÌn tranh • NhÊp chän thùc ®¬n Insert chän Picture vµ nhÊp chän ClipArt: XuÊt hiÖn hép tho¹i: • NhÊp chän thÎ Clip Art H×nh 2-37 Hép tho¹i Clip Garllery • Chän lo¹i tranh ¶nh: NÕu chän All Categories nh trªn th× sÏ hiÖn tÊt c¶ c¸c tranh • NhÊp chän bøc tranh muèn chÌn vµo v¨n b¶n • NhÊp phÝm Insert ®Ó chÌn 3.2 ChÌn h×nh vÏ tõ File  ChÌn tranh ¶nh ®îc quÐt tõ bªn ngoµi • §a con trá tíi vÞ trÝ cÇn chÌn ¶nh • NhÊp chän thùc ®¬n Insert chän Picture vµ nhÊp chän From file: XuÊt hiÖn hép tho¹i: • NhÊp chuét vµo tªn file ¶nh cÇn chÌn( vÝ dô nh file Khoa tin 1 nh trªn) vµ néi dung bøc ¶nh ®îc hiÓn thÞ bªn ph¶i cña hép tho¹i H×nh 2-38 Hép tho¹i Insert Picture CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 65
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • NhÊp nót Insert ®Ó chÌn bøc ¶nh vµo v¨n b¶n3.3HiÖu chÝnh tranh : C¨n chØnh, di chuyÓn, copy : Gièng nh hiÖu chØnh WordArt bªn trªn C¾t xÐn h×nh : NhÊp chän tranh sao ®ã nhÊp biÓu tîng vµ ®Æt con trá chuét ®Õn ®óng handle cÇn c¾t h×nh vµ kÐo vµo ®Õn ®óng yªu cÇu.4. C¸c øng dôngDrop Cap b»ng ch÷ Chän Format Drop Cap: • Dropped: Cho phÐp t¹o ch÷ c¸i bªn tr¸i tr×nh bµy cã ®é cao b»ng víi sè dßng v¨n b¶n mµ b¹n chän • In margin: Cho phÐp t¹o ch÷ c¸i vµ phÇn v¨n b¶n cßn l¹i n»m phÝa trong hoÆc bªn ph¶i cña ch÷ • Lùa chän Font ch÷ ¸p dông cho nh÷ng ch÷ c¸i lín • Lines to Drop: Chän sè dßng chiÒu cao cña ch÷ vît cÊp • Distance From text: §a vµo sè ký tù trèng ng¨n c¸ch gi÷a ch÷ c¸i lín víi phÇn v¨n b¶n cßn l¹i.4.2 ChÌn ch÷ trong h×nh vÏ H×nh 2-39 Hép tho¹i Drop Cap Bªn trong bøc tranh cã thÓ chÌn mét ®o¹nv¨n b¶n b»ng c¸ch thùc hiÖn c¸c thao t¸c sau : ChÌn mét h×nh vÏ vµo trong v¨n b¶n. Internet kÕt nèiCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 66 toµn cÇu
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Dïng lÖnh Text Wrapping thÝch hîp ( thêng dïng lµ None), hiÖu chØnh kÝchthíc cña h×nh, ®Þnh vÞ h×nh vÏ ë mét vÞ trÝ æn ®Þnh trong v¨n b¶n. Dïng c«ng cô Textbox ®Ó t¹o mét hép ch÷ ngay trªn h×nh vÏ vµ nhËp néidung cÇn thiÕt vµo. Chän néi dung ®· gâ, tr×nh bµy font, paragraph. Chän hép ch÷ ( 8 handle ) chØnh kÝch thíc vµ vÞ trÝ cña hép ch÷ sao chophï hîp. NhÊp biÓu tîng Fill color chän No fill vµ nhÊp biÓu tîng Line colorchän No line. Hép ch÷ nhËt ®· bÞ Èn ®i vµ chØ cßn l¹i ch÷ hiÖn ra trong h×nh vÏnh trªn.4.3 VÏ h×nh lµm nÒn cho v¨n b¶n Trong mét h×nh vÏ, cã thÓ chÌn thªm c¸c h×nh vÏ kh¸c vµo, cÇn thùc hiÖn c¸cbíc sau: ChÌn h×nh vÏ vµo trong v¨n b¶n Dïng lÖnh Text Wrapping thÝch hîp ( thêng dïng lµ None ), hiÖu chØnhkÝch thíc cña h×nh, ®Þnh vÞ h×nh vÏ ë mét vÞ trÝ æn ®Þnh trong v¨n b¶n. ChÌn thªm mét h×nh vÏ kh¸c, dïng lÖnh Text Wrapping = none ( ®Ó h×nhnµy kh«ng thÊy v¨n b¶n vµ ®îc di chuyÓn tù do ). Dïng chuét chØnh kÝch thíc vµ vÞ trÝ cña h×nh thø hai cho phï hîp. VÝ dô:4.4 VÏ h×nh lµm nÒn cho v¨n b¶n H×nh vÏ cã thÓ cho ch×m xuèng díi v¨n b¶n nh h×nh nÒn, thùc hiÖn c¸c bícsau: ChÌn h×nh vÏ vµo trong v¨n b¶n.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 67
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu NhÊp chän h×nh vÏ trong v¨n b¶n vµ chØnh b»ng c¸ch nhÊp biÓu tîngImage Control chän lÖnh hoÆc nhÊp biÓu tîng lÖnh moro Brightnees nhiÒu lÇn. NhÊp biÓu tîng lÖnh Text Wrapping chän behind h×nh ¶nh ch×m xuèng v¨nb¶n. HiÖu chØnh kÝch thíc vµ vÞ trÝ cña h×nh vÏ sao cho phï hîp.4.5 Lång h×nh Word Art vµo h×nh vÏ ChÌn h×nh vÏ vµo trong v¨n b¶n Dïng lÖnh Text Wrapping thÝch hîp (thêng dïng lµ None), hiÖu chØnh kÝchthíc cña h×nh, ®Þnh vÞ h×nh vÏ ë mét vÞ trÝ æn ®Þnh trong v¨n b¶n. ChÌn h×nh Word Art víi Text Wrapping lµ In front of text, chØnh vÞ trÝ vµkÝch thíc sao cho phï hîp.5. Microsoft Graph Chart5.1 ChÌn ®å thÞ vµo v¨n b¶n VÝ dô : T¹o ®å thÞ so s¸nh sè lîng häc viªn c¸c líp qua mçi kho¸ häc cñatrung t©m tin häc thùc hµnh: Kho¸ 24 Kho¸ 25 Kho¸ 26 Kho¸ 27Win 97 920 1120 1250 980Word 97 750 520 730 820excel 97 610 680 450 590 C¸c bíc ®Ó vÏ biÓu ®å: • Bíc 1: Cöa sæ v¨n b¶n hiÖn hµnh ®Æt con trá text t¹i n¬i thÝch hîp cÇn vÏ ®å thÞ trong v¨n b¶n. • Bíc 2: NhÊp chän thùc ®¬n Insert chän Picture vµ nhÊp chän Chart • Bíc 3: Cöa sæ Datasheet nhËp d÷ liÖu nh trªn vµo c¸c « cña b¶ng biÓu. Hµng ®Çu tiªn lµ c¸c Kho¸( Kho¸ 24...). Cét ®Çu tiªn lµ vïng biÓu diÔn ( Win 97...) • Bíc 4: NhÊp biÓu tîngCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 68
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Chän d¹ng biÓu ®å cÇn vÏ: nh h×nh bªn (vÝ dô biÓu ®å h×nh cét) KÕt qu¶: Nh h×nh díi5.2 HiÖu chØnh HiÖu chØnh kÝch thíc vµ vÞ trÝ cña ®å 1500thÞ. 1000 Win 97 • Trong cöa sæ v¨n b¶n, nhÊp chuét vµo 500 Word 97 ®å thÞ, bao quanh th× sÏ næi lªn 8 « 0 excel 97 vu«ng nhá ( handle ). Kho¸ Kho¸ 24 26 • §Æt chuét ë mçi handle, con trá sÏ cã d¹ng mòi tªn hai ®Çu, kÐo chuét ®Ó thay ®æi kÝch thíc theo chiÒu ngang hoÆc chiÒu däc. • §Æt chuét trong ®å thÞ, con trá chuét cã d¹ng mòi tªn 4 ®Çu, kÐo chuét ®Ó thay ®æi vÞ trÝ cña ®å thÞ. HiÖu chØnh chi tiÕt. • NhÊp ®óp chuét vµo ®å thÞ, cöa sæ Microsoft Graph 2000 chart ®îc më ra, tiÕn hµnh hiÖu chØnh nh÷ng môc cÇn thiÕt víi c¸ch lµm nh chÌn ®å thÞ. Bµi 9: Microsoft equation Microsoft Equation lµ mét ch¬ng tr×nh phô trî cña Microsoft Word, nã gióp tatr×nh bµy dÔ dµng c¸c biÓu thøc to¸n häc b»ng c¸ch chän tõng mÉu cho tríc.1. ChÌn Microsoft Equation vµo v¨n b¶n §Æt con trá vµo vÞ trÝ cÇn ®Æt c«ng thøc to¸n häc. NhÊp lÖnh Insert /chän Object / Microsoft Equation 3.0CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 69
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu H×nh 2-40 Hép tho¹i Object Cöa sæ Equation xuÊt hiÖn ®îc thÓ hiÖn th«ng qua hai phÇn ®ã lµ vïngviÕt biÓu thøc vµ thanh c«ng cô Equation. Vïng ®Ó viÕt biÓu thøc Thanh c«ng cô Equation Trong vïng viÕt biÓu thøc cã thÓ kÕt hîp gâ néi dung vµ chia c¸c ký tù ®ÆcbiÖt ë vÞ trÝ con trá text ®ang nhÊp nh¸y. Tõng thanh c«ng cô Equation c¸c mÉu ®îc tËp trung thµnh tõng nhãm, nhÊpvµo biÓu tîng nhãm ®Ó tr×nh bµy c¸c biÓu thøc. Quy íc: Mét biÓu tîng ®îc gäi tªn theo nhãm vµ thø tù hµng cét. VÝ dô : biÓutîng c¨n bËc hai n»m trong nhãm N12 - Fraction and radial templates, hµng 4 cét 1®îc gäi tªn lµ ( N12, 4,1). a c ad +bc VÝ dô ®Ó tr×nh bµy biÓu thøc: + = b d bb • Bíc 1: Chän N(12,1,1) gâ ch÷ a vµo tö sè vµ ch÷ b vµo mÉu sè. • Bíc 2: §Æt con trá chuét vµo bªn ph¶i ph©n sè vµ gâ dÊu céng. • Bíc 3: T¬ng tù nh bíc 1 víi tö sè lµ c vµ mÉu sè lµ d • Bíc 4: T¬ng tù nh bíc 2 nhng gâ dÊu =CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 70
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Bíc 5: Gâ t¬ng tù bíc 1 nhng tö sè lµ ad+bc vµ mÉu sè lµ bd NhÊp chuét vµo v¨n b¶n ®Ó trë vÒ v¨n b¶n2. HiÖu chØnh Söa biÓu thøc • NhÊp ®óp chuét vµo biÓu thøc cÇn söa sau ®ã nhÊp chuét vµo vÞ trÝ cÇn söa vµ gâ l¹i cho ®óng. KÐo to, thu nhá biÓu thøc: Nh bøc tranh. Xo¸ biÓu thøc: nhÊp chuét vµo biÓu thøc cÇn xo¸ vµ Ên phÝm DeleteCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 71
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Bµi 10: tr×nh bµy v¨n b¶n nhanh1. Tr×nh bµy v¨n b¶n dïng Style1.1 Kh¸i niÖm Style lµ kiÓu tr×nh bµy ®Æc trng cña mét paragraph, bao gåm tÊt c¶ c¸cthuéc tÝnh ®· tr×nh bµy cho paragraph nh: font ch÷, c¸c lÖnh tr×nh bµy cñaparagraph, Tab, Border and Shading... Style Name: tªn riªng cña mét paragraph, tîng trng cho kiÓu tr×nh bµycña paragraph ®ã, c¸c paragraph trïng tªn sÏ cã cïng kiÓu tr×nh bµy (cïngStyle ). §èi víi v¨n b¶n cã quy m« lín (nh tr×nh bµy s¸ch ) ¸p dông c¸ch tr×nhbµy paragraph, Style c«ng viÖc sÏ ®¬n gi¶n h¬n, nhanh h¬n vµ hiÖu qu¶h¬n . VÝ dô: trong mét quyÓn s¸ch , chóng ta cã thÓ rót ra nhËn xÐt: • C¸c paragraph « " Ch¬ng..." ®îc tr×nh bµy gièng nhau. • C¸c môc sè ( 1...,2...,3...) ®îc tr×nh bµy gièng nhau. • C¸c môc nhá ( a...,b...,c... ) ®îc tr×nh bµy gièng nhau.1.2 Sö dông Style box tham kh¶o c¸ch tr×nh bµy ë trang môc lín. T¹o Style name míi: Khi t¹o míi mét v¨n b¶n, c¸c paragraph ®Òu cã chung mét tªn Style name ®ãlµ Normal. §Ó t¹o mét Style name míi , cÇn thùc hiÖn c¸c bíc sau: • Bíc 1: §¸nh dÊu chän mét paragraph ®Æc trng. VÝ dô: chØ chän mét paragraph: Bµi 1... cña v¨n b¶n (tham kh¶o trang môc lôc) • Bíc 2: tiÕn hµnh tr×nh bµy thËt chi tiÕt cho paragraph ®ã. VÝ dô: Font = VNI-Helve, Bold, 10pt Format - paragraph, Indentation = Justify, Indentation Left = 1cm, Space Before = 10 pt. Format - Tabs, Tab top possition = 11cm, Aliggment chän Right. • Bíc 3: Sau khi tr×nh bµy xong, nhÊp chuét vµo Style box ®Ó chän text hiÖn ra trong hép xo¸ tªn Style cò ( Normal ) gâ tªnCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 72
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Style míi trong Stylebox vµ gâ phÝm enter ®Ó thªm tªn míi vµo danh s¸ch cña Style ( tªn ph¶i ®Æt cã tÝnh gîi nhí). VÝ dô: tªn lµ Bai • LÆp l¹i c¸c bíc nµy cho nh÷ng paragraph ®Æc trng kh¸c ... G¸n tªn Style cho mét paragraph • Bíc 1: §¸nh dÊu ®o¹n paragraph cÇn tr×nh bµy. VÝ dô: chon paragraph Bai 2... • Bíc 2: nhÊp cña Style box ®Ó liÖt kª c¸c Style name ®· cã, nhÊp chän Style name thÝch hîp trong b¶ng liÖt kª VÝ dô: NhÊp chän tªn Heading 2 HiÖu chØnh Style: Sau khi ®· tr×nh bµy xong paragraph ( mçiparagraph cã mét Style riªng ), nÕu muèn thay ®æic¸c c¸ch tr×nh bµy cho hµng loËtccs paragraph trungtªn , tiÕn hµnh c¸c bíc sau: • Bíc 1: ChØ cÇn ®¸nh dÊu chän 1 paragraph ®· ®îc tr×nh bµy Style name cña paragraph hiÖn ra trong Style box. • Bíc 2: Tr×nh bµy paragraph ®ã b»ng c¸ch nhÊp ph¶i chuét vµo tªn Style trªn thanh c«ng cô Styles and formatting... vµ chän Modify. • Sau ®ã hiÓn thÞ lªn hép tho¹i: (h×nh bªn) • NhÊp chän môc Format ®Ó hiÓn thÞ lªn menu nhá nh hép tho¹i sau ®ã cÇn chØnh Tab... Paragraph, font... nh b×nh thêng. Vµ Ên OK.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 73 H×nh 2-41 Hép tho¹i Modify Style
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2. Template:2.1. Kh¸i niÖm: Trong qu¸ tr×nh lµm viÖc víi v¨n b¶n, chóng ta thêng gÆp nhiÒu v¨n b¶n cãd¹ng t¬ng tù nhau vµ chóng ta muèn ®Þnh d¹ng paragraph, font ch÷ theo chuÈnmùc chung. Trong trêng hîp nµy, Template lµ c¸ch dÔ dµng nhÊt ®Ó t¹o ra c¸cmÉu v¨n b¶n cã c¸ch tr×nh bµy thèng nhÊt. VÝ dô: Ngµy nay khi ta muèn viÕt b¶n s¬ yÕu lý lÞch ngêi viÕt chØ cÇndïng mÉu in s½n vµ gâ vµo chç trèng lµ xong. Ngêi viÕt kh«ng cÇn suy nghÜ c¸chtr×nh bµy trong mÉu ®ã. Nh vËy trong thùc tÕ cã rÊt nhiÒu nh÷ng mÉu ®ã nh®¬n xin viÖc, b¸o c¸o... Chóng ta dïng Template ®Ó t¹o nh÷ng mÉu s½n. Mçi khinhÊp vµo menu file chän New... ®Ó t¹o mét b¶n míi, hép tho¹i New hiÖn ra , tronghép tho¹i nµy cã rÊt nhiÒu thÎ tîng trng cho mÉu v¨n b¶n, ta chän 1 thÎ vµ 1 mÉuthÝch hîp lµ xong. H×nh 2-42 Hép tho¹i New Template2.2 T¹o Template §Ó t¹o Template ta lµm c¸c bíc sau: • Bíc 1: NhÊp menu File chän New... Trong hép tho¹i New chän môc Create New nhÊp chän nót Template. • Bíc 2: ThiÕt kÕ mÉu Template. NhËp néi dung chÝnh hoÆc h×nh vÏ liªn quan ®Õn tÝnh cè ®Þnh cña mÉu v¨n b¶n. PhÇn néi dung nµy cè dÞnh sÏ hiÓn thÞ tù ®éng mçi khi më v¨n b¶n cã sö dông ®Õn Template nµy.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 74
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2.3 ¸p dông • B¹n cã thÓ t¹o s½n mÉu v¨n b¶n vµ lu trong Template. Mçi khi muèn t¹o mét v¨n b¶n míi theo mÉu s½n b»ng c¸ch t¹o Template. • Cöa sæ v¨n b¶n më vµ b¹n ®iÒn néi dung vµo v¨n b¶n ®ã. VÝ dô nh ®iÒn th«ng tin vµo mÉu ®¬n.3. Trén v¨n b¶n3.1 Giíi thiÖu: Trong thùc tÕ ®«i khi chóng ta cÇn ph¶i in nhiÒu v¨n b¶n gëi cho nhiÒu ng-êi nhng chØ tho 1 mÉu chung. VÝ dô nh giÊy míi häp th× theo c¸ch gâ th«ng th-êng th× ta gâ giÊy mêi kho¶ng 100 giÊy mêi kh¸c nhau, nh vËy rÊt mÊt c«ng.Microsoft Word trang bÞ mét chøc n¨ng ®ã lµ trén v¨n b¶n. Theo chøc n¨ng nµy tachØ cÇn mét file v¨n b¶n nguån lµ danh s¸ch nh÷ng thµnh viªn ®îc mêi viÕt díid¹ng b¶ng vµ 1 file v¨n b¶n ®Ých gäi lµ mÉu giÊy mêi chung. Ta sö dông thaot¸c trén ®Ó trén hai v¨n b¶n nµy víi nhau t¹o thµnh nh÷ng giÊy mêi cô thÓcho c¸c thµnh viªn cã trong danh s¸ch cña file nguån.VÝ dô:File nguån:Häc viªn N¨m sinh N¬i sinh Häc líp Qua kú thi XÕp lo¹iNguyÔn A 1985 Hµ T©y 28 Tin1 TN Kh¸Ph¹m B 1986 Hµ Néi 29 Tin2 TN TBKL¬ng C 1986 Phó Thä 30 Tin1 TN Kh¸ File §Ých: bé c«ng nghiÖp trêng c®cn viÖt - hung -----***----- giÊy chøng nhËn Häc viªn:........................................................ N¨m sinh:......................................................... N¬i sinh:......................................................... Häc líp:..........................................................CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 75
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Qua kú thi:...................................................... XÕp lo¹i:......................................................... Hµ T©y, ngµy 10 th¸ng 07 n¨m 2006 Trëng Trung T©m3.2 C¸ch trén: T¹o file nguån vµ file ®Ých nh trªn Trén file: • Bíc 1: Më file v¨n b¶n ®Ých vµ chän thùc ®¬n Tools/Lettes and Mailing / chän Mail Merge Wizard....Ên Next: Starting document NhÊp Use the Current Document vµchän Next : Select recipientsCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 76
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒuNhÊp nót Browse ®Ó chän ®Õn file nguån/ NhÊp OpenXuÊt hiÖn hép tho¹i: H×nh 2-43 Hép tho¹i Select Data Soure H×nh 2-44 Hép tho¹i Mail Merge NhÊp Select all dÓ chän tÊt c¶ c¸c trêng cÇn trén NhÊp Next: Write your letterCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 77
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu NhÊp More Items... ®Ó chän vÞ trÝ c¸c trêng ®îc chÌn. §a con trá tíi vÞ trÝ vµ trêng cô thÓ cÇn chÌn sau ®ã nhÊp trêng cô thÓ trong b¶ng sau/ NhÊp Insert. Cø lµm tiÕp tôc nh vËy cho tíi khi chÌn hÕt c¸c tr- êng.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 78
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒuTiÕp tôc nhÊp Next trong Step 4 of 6 vµ Step 5 of6.Sau ®ã nhÊp Edit indiviual letters... xuÊt hiÖnhép tho¹i: • From lµ muèn hiÓn thÞ ra bao nhiªu giÊy míi tõ giÊy míi thø bao nhiªu ®Õn bao nhiªu. • Current record: hiÓn thÞ b¶n ghi hiÖn thêi ( kh¸ch mêi hiÖn htêi ). • All:hiÓn thÞ tÊt c¶ c¸c b¶n ghi trong danh s¸ch thµnh viªn ®îc mêi. • NhÊp OK ®Ó hoµn thµnh thao t¸c trénCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 79
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu CHƯƠNG III: MICROSOFT POWERPOINT Bµi 1 khëi ®éng Vµ ®a c¸c ®èi tîng vµo ch¬ng tr×nh1 C«ng dông §©y lµ phÇn mÒn dïng ®Ó thuyÕt minh c¸c dù ¸n ta cã thÓ sö dông c¸ch×nh ¶nh ®éng, ©m thanh ,... ®Ó cho phÇn thuyÕt minh thªm sinh ®éng.2 Khëi ®éng Power point NhÊp ®óp vµo biÓu tîngPowerpoint trªn mµn h×nh hoÆc thùchiÖn StartProgramMicrosoft Powerpoint trong hép tho¹i Powerpoint chänBlank Presentation chän OK Hép tho¹iNew Slide xuÊt hiÖn chän kiÓu Slide®Þnh thiÕt kÕ chän song nhÊn OK3 Thao t¸c víi Power point H×nh 3-1 Hép tho¹i Blank Presentation • Thªm mét trang míiVµo Insert New slide Chän biÓu tîng kiÓu slide nhÊn OK H×nh 3-2 Hép tho¹i New Slide • Thªm mét bøc tranh (hay ®a mét bøc tranh) Chän InsertPictureClip artCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 80
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu HoÆc InsertPictureFrom file • Xö lý tranh vÏ ®· ®îc lÊy ra §a con trá tíi c¸c ®iÓm nãng sau ®ã rª vµ th¶ con trá Khi thao t¸c víi tranh vÏ thanh c«ng cô Picture hiÖn ra. T¹i thanh nµy cã thÓthay ®æi mµu, ®é s¸ng tèi cña tranh cho phï hîp víi yªu cÇu • Copy tranh • Chän tranh vµ chän Ctrl + C sau ®ã ®a con trá chuét ®Õn n¬i cÇn ®Æt tranh vµ Ên Ctrl+V • Tranh lÊy ra thêng kh«ng söa ®îc v× tån t¹i khung. Muèn ph¸ bá khung ta lµm nh sau: • Ên vµo Draw díi ®¸y mµn h×nh vµ chän Ungroup. NÕu muèn nhãm nhiÒu tranh nhÊn chuét vµo biÓu tîng mòi tªn ë gãc ph¶i cuèi mµn h×nh sau ®ã nhãm c¸c h×nh muèn gép nhãm l¹i vµ chän DrawGroup • ViÕt ch÷ trong Slide: VÏ textbox vµ viÕt ch÷ trong ®ã. C¨n chØnh vµ chän Font ch÷ nh Word. • C¸c thao t¸c ®a c¸c ®èi tîng ( Graph, Picture, Autoshape…) vµo Slide gièng nh WordCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 81
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Bµi 2 HiÖu øng Power point1 Action settings §©y lµ hiÖu øng thùc hiÖn khi di chuét qua hoÆchµnh ®éng click chuét Chän ®èi tîng cÇn thùc hiÖn hiÖu øng, click chuétph¶i vµo ®èi tîng. Chän Action settings hép tho¹i Actionsettings hiÖn ra Trong hép tho¹i nµy cã hai Tab: Mouse click vµ Mouse over hai Tab nµy cã c¸c thuéc tÝnhgièng nhau. X¸c ®Þnh c¸c thuéc tÝnh cho mçi thñ tôc • None: kh«ng thùc hiÖn g× • Hyper link to: më ®Õn mét kÕt nèi • Run Program: Ch¹y mét ch¬ng tr×nh • Run Macro: Ch¹y mét Macro • Play sound: Më mét ®o¹n nh¹c2 Custom Aminiation §©y lµ phÇn thôc hiÖn tæng hîptõng phÇn trong toµn bé øng dông. Chän H×nh 3-3 Hép tho¹i Action Settings®èi tîng nhÊp chuét ph¶i chän CustomAminiation xuÊt hiÖn thùc ®¬n Trong thùc ®¬n nµy nhÊp chän nótAdd Effect vµ chän 1 trong 4 nhãm hiÖuøng nh trªn sau ®ã nhËp vµo 1 hiÖu øngphï hîp cho ®èi tîng. Cø tiÕp tôc nh vËycho c¸c hiÖu øng tiÕp theo. NÕu muènnhiÒu ®èi tîng ch¹y 1 hiÖu øng cïng métlóc th× nhÊn phÝm Ctrl vµ chän c¸c ®èi t-îng ®ã sau ®ã chän hiÖu øng tuú ý.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 82
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu3. Slide Transtion3.1 HiÖu øng cho nÒn Slide: NhÊp chän thùc ®¬n SlideShow chän SlideTranstion xuÊt hiÖn hép tho¹i nh h×nh bªn: Trong môc Apply to selected slides chän 1 hiÖuøng bªn díi th× toµn bé silde cã hiÖu øng mang hiÖuøng ®ã.3.2 §Æt tèc ®é ch¹y cho hiÖu øng : Trong hép héi tho¹i nh bªn ta cã môc Speed tanhÊp vµo nót tam gi¸c vµ chän 1 trong 3 tuú chän bªn díi (ChËm, b×nh thêng, nhanh)3.3 §Æt chÕ ®é ch¹y tù ®éng khi chuyÓn tiªp c¸c hiÖu øng. • NhÊp chän chuét vµo th× hiÖu øng tiªp theo th× ph¶i bÊm chuét ®Ó ch¹y. • NÕu muèn ®Ó ch¹y tù ®éng th× nhÊp chuét vµo môc Automatically after vµ gâ sè gi©y ch¹y hiÖu øng tiÕp theo vµo « bªn díi. • NhÊp Apply to all Slides th× tÊt c¶ c¸c slide ®îc ¸p dông c¸c tuú chän trªn. • Slide Show: ®Ó ch¹y thö c¸c hiÖu øng.3. Ch¹y øng dông Ên phÝm F5 ®Ó ch¹y ch¬ng tr×nh.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 83
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu BÀI TẬP LỚN Kho¸ luËn vÒ Microsoft PowerPoint • ChuÈn bÞ lµm trang chiÕu ®iÖn tö T¹o 1 PowerPoint Presentation vÒ mét c«ng ty nµo ®ã mµ em biÕt vµ t×m hiÓu vÒ nã • C«ng viÖc 1: Dµnh 10 phót ®Ó t×m ra mét tæ chøc hoÆc mét c«ng ty mµ b¹n thÝch • C«ng viÖc 2: Lªn kÕ ho¹ch cho trang chiÕu cña b¹n. B¹n nªn t¹o tõ 7-10 Slide. Hái qua gi¸o viªn tríc khilµm c¸c c«ng viÖc tiÕp theo. • C«ng viÖc 3:  NhËp d÷ liÖu vµ tu©n theo c¸c yªu cÇu sau :  C¸c môc cÇn kiÓm tra trong tõng Slide Lo¹i Slide C¸c th«ng tin hiÓn thÞTªn tiªu ®Ò Tªn tæ chøc c«ng ty Môc ®Ých cña SlideT¹o Bullet cho v¨n b¶n trong Slide Yªu cÇu t¹o tõ 3-4 bullte cho mçi SlideC¸c bøc tranh phï hîp víi c¸c néi dung Yªu cÇu tiªu ®Ò tranh vµ h×nh ho¹ thÝch hîpcña v¨n b¶n§a c¸c v¨n b¶n phï hîp trong biÓu ®å BiÓu ®å thÝch hîp vµ nhËp d÷ liÖu cho tõng biÓu ®å§a c¸c text phï hîp víi biÓu ®å cña c«ng DiÔn gi¶i biÓu ®åty§a c¸c Table phï hîp víi v¨n b¶n trong NhËp c¸c th«ng sè vµo b¶n vµ c¨n chØnh phïSlide hîpT¹o c¸c c«ng cô vÏ trong Slide T¹o c¸c AutoShapes vµ c¨n chØnh thÝch hîp cho SlideLµm t¨ng sù hÊp dÉn cho Slide Cã slide chuyÓn tiÕp tù ®éng C¸c hiÖu øng tù ®éng ch¹y trong 3 gi©y Cã ©m thanh trong SlideCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 84
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Cã sù liªn kÕt gi÷a c¸c Slide kh«ng liÒn nhauC¸c yªu cÇu thªm Mçi 1 Slide ph¶i cã môc ®Ých vµ t¹o ®îc sù thó vÞ cho ngêi ngheChó thÝch c¸c Slide vµ thêi gian tr×nhchiÕu cho slide • C¸c yªu cÇu  B¹n cÇn ph¶i cã phÇn giíi thiÖu, néi dung cña trang, th©n vµ kÕt luËn.  Phèi hîp mÇu s¾c, kiÓu ch÷, tranh minh ho¹ phï hîp cho c«ng ty.  Tiªu ®Ò cña Slide cÇn cã tªn c«ng ty vµ ngêi thiÕt kÕ trang chiÕu.  Logo cña c«ng ty ®Æt trong Silde Master.  Slide thø hai ph¶i sinh ®éng nhÊt.  Ghi l¹i vµo ®Üa vµ nép l¹i cho gi¸o viªn. • VÝ dô vµ c¸ch tr×nh bµy Slide • Tiªu ®Ò trang • Néi dung • Th©n Slide  Giíi thiÖu.  LÞch sö.  S¶n phÈm vµ dÞch vô cung cÊp.  CÊu tróc c«ng ty vµ tiªu chÝ b¸n hµng cña c«ng ty. • - KÕt luËn: §Þa chØ liªn hÖ.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 85
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL Bµi 1 giíi thiÖu vÒ excel1. C¸ch khëi ®éng • Thùc hiÖn lÖnh: StartProgramsMicrosoft Excel2. Mµn h×nh excel H×nh 4-1 Hép tho¹i Microsoft Excel Mµn h×nh giao diÖn Excel gåm nh÷ng thµnh phÇn chÝnh sau:2.1 Thanh menu (Menu bar) Thanh menu lu«n xuÊt hiÖn mÆc ®Þnh khi khëi ®éng excel. ë chÕ ®émÆc ®Þnh ta cã tæng céng 9 menu ngang (trõ trêng hîp ngêi dïng thªm vµo ta cãthÓ cã nhiÒu h¬n). Mçi mét menu trªn menu ngang chøa nhiÒu môc c¸c môc nµy®îc nhãm víi nhau theo tõng nhãm rÊt hîp lý.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 86
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu §Ó më c¸c môc nµy cã thÓ thùc hiÖn theo mét trong hai c¸ch: • Dïng chuét chØ vµo c¸c menu sau ®ã ®a con trá chuét vµo vÞ trÝ c¸c môc vµ kÝch ho¹t chóng b»ng c¸ch click chuét. • Sö dông c¸c phÝm ®¹i diÖn (lµ c¸c phÝm ch÷ c¸i ®îc g¹ch ch©n t¹i mçi menu ngang) VÝ dô muèn truy cËp tíi Menu File ta sö dông tæ hîp phÝm Alt + F2.2 Thanh c«ng cô (Tool bar) Th«ng thêng theo chÕ ®é mÆc ®Þnh ta cã hai thanh Tool bar lµ Standardbar (thanh c«ng cô chuÈn) vµ Formatting bar (Thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng) ®ÓhiÓn thÞ hoÆc kh«ng cho hiÓn thÞ c¸c thanh c«ng cô cßn l¹i click chuét ph¶i vµothanh menu bar sau ®ã thiÕt lËp hoÆc gì bá c¸c ®¸nh dÊu ®èi víi c¸c thanh Toolbar muèn thao t¸c. Thùc chÊt thanh Tool bar lµ c¸c hµng nót nhá nh÷ng lÖnh nµy lµ biÓu tîng®¹i diÖn cho c¸c hµm, c¸c lÖnh kh¸c nhau. ViÖc sö dông c¸c thanh Tool bar chÝnhlµ viÖc thùc hiÖn nhanh c¸c lÖnh mµ kh«ng ph¶i thùc hiÖn thao t¸c më c¸c menuvµ chän lÖnh. ë ®©y ta t×m hiÓu hai thanh c«ng cô ®iÓn h×nh hay ®îc sö dông nhÊt lµStandard bar vµ Formatting bar Standard bar (thanh c«ng cô chuÈn) BiÓu tîng Tªn M« t¶ New Më mét WorkBook míi Open file Më mét WorkBook cã s½n trªn ®Üa Save Lu mét workBook Print In tµi liÖu hiÖn hµnh Print preview Tr×nh bµy mét tµi liÖu nh khi nã ®îc in ra Check KiÓm tra ng÷ ph¸p Grammar Cut C¾t phÇn ®îc chän vµo Clipboard Copy Sao chÐp phÇn ®îc chän vµo Clipboard Paste D¸n phÇn néi dung vµo phÇn ClipboardCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 87
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu BiÓu tîng Tªn M« t¶ Gióp chÐp nhanh ®Þnh d¹nh cña mét ®èi tîng Format Printer kh¸c Undo Ho·n thi hµnh mét lÖnh Redo Thi hµnh mét lÖnh ®· ho·n Insert TrÌn vµo mét siªu kÕt nèi Hyperlink HiÓn thÞ hoÆc kh«ng hiÓn thÞ thanh c«ng cô Web Toolbar Web Auto Sum Tù ®éng tÝnh tæng Paste Funtion ChÌn c¸c hµm to¸n häc Sort ascending X¾p xÕp theo thø tù t¨ng dÇn Sort X¾p xÕp theo thø tù gi¶m dÇn deascending Chart Wizard Thao t¸c víi biÓu ®å Drawing Më t¾t chÕ ®é vÏ ®å ho¹ Zoom control Phãng to thu nhá chÕ ®é xem Office Cung cÊp chÕ ®é chî gióp cña office assistantCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 88
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Formatting bar (thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng) BiÓu tîng Tªn M« t¶ Font Chän Font ch÷ Font size Chän cì ch÷ Bold KiÓu ch÷ bÐo Italic KiÓu ch÷ nghiªng Under line KiÓu ch÷ g¹ch ch©n Align Left C¨n lÒ tr¸i Align Center C¨n lÒ gi÷a Align Right C¨n lÒ ph¶i Mergin and Gom « vµ c¨n lÒ gi÷a center Current Style ChÕ ®é tiÒn tÖ Persent Style ChÕ ®é phÇn tr¨m Comma Style ChÕ ®é sè cã dÊu phÈy Increase T¨ng s« sau dÊu phÈy DecimalCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 89
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu BiÓu tîng Tªn M« t¶ Decrease Gi¶m sè sau dÊu phÈy Decimal Increase Indent C¨n lÒ vµo mét Tab Decrease Indent C¨n lÒ ra mét Tab Borders KÎ b¶ng Fill corlor Mµu nÒn Font corlor Mµu ch÷ 3. Name box vµ Formua bar (hép ®Þa chØ vµ thanh c«ng thøc) Thanh ®Þa Thanh C«ngthøc • Thanh ®Þa chØ cho biÕt ®Þa chØ « hiÖn hµnh ®ang thao t¸c vÝ dô D2 « ®ang thao t¸c lµ « ë cét D dßng 2CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 90
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Thanh c«ng thøc hiÓn thÞ c«ng thøc t¹i « hiÖn hµnh ®ang thao t¸c VÝ dô D2 t¹i « nµy cã gi¸ trÞ 20000 nhng trªn thanh c«ng thøc l¹i hiÓn thÞ c«ng thc tÝnh to¸n cña « D2 lµ B2*C2 • §Ó söa c«ng thøc nµy cã thÓ ®a con trá chuét vµo « c«ng thøc vµ thùc hiÖn thao t¸c söa hoÆc click ®óp chuét vµo « chøa c«ng thøc vµ söa trùc tiÕp.4. B¶ng tÝnh Bao gåm c¸c « ®îc qu¶n lý qua c¸c hµng vµ cét gåm tèi ®a 256 cét vµ 16384dßng c¸c « nµy ®îc ®Æt trong mét Sheet c¸c Sheet ®îc ®Æt trong mét WorkSheet. §Ó di chuyÓn ®Õn c¸c « trong b¶ng tÝnh ta cã thÓ thùc hiÖn mét trong c¸cc¸ch sau • Dïng bµn phÝm:  Sö dông c¸c phÝm mòi tªn ®Ó di chuyÓn theo c¸c híng.  Sö dông phÝm Enter vµ phÝm Tab. • Dïng chuét: Click chuét vµo « muèn thao t¸c. • Dïng phÝm t¾t: Sö dung tæ hîp phÝm Ctrl + G sau ®ã nhËp ®Þa chØ « cÇn thao t¸c. • Dïng thanh trît: Sö dông c¸c thanh trît vµ quËn tíi « cÇn thao t¸c. §Ó c¨n chØnh ®é réng cña c¸c hµng vµ cét ®a con trá tíi viÒn chØ sè hµnghoÆc cét lóc nµy biÓu tîng cña con trá biÕn thµnh h×nh hai ®êng th¼ng songsong gi÷ chuét tr¸i vµ kÐo tíi vÞ trÝ thÝch hîp. HoÆc ®¸nh dÊu cét hoÆc hµngcÇn c¨n chÝnh vµo thùc ®¬n Format chän Row/Height hoÆc Column/Width sau®ã nhËp ®é réng theo yªu cÇu.5. Lu b¶ng tÝnh vµ tho¸t khái EXCEL • Lu b¶ng tÝnh vµo Thùc ®¬n File/Save{Save as} • Tho¸t khái EXCEL vµo thùc ®¬n File/Exit.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 91
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒuCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 92
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Bµi 2 lµm viÖc víi b¶ng tÝnh1. NhËp th«ng tin Khi nhËp c¸c th«ng tin vµo b¶ng tÝnh ta cã c¸ kiÓu d÷ liÖu kh¸c nhau nh:kiÓu v¨n b¶n, kiÓu sè, kiÓu ngµy th¸ng... Muèn ®Þnh d¹ng kiÓu v¨n b¶n nµo tathùc hiÖn viÖc ®Þnh d¹ng chóng b»ng c¸ch ®¸nh dÊu vïng cÇn thao t¸c Clickchuét ph¶i chän Format cell chän Tab Number vµ lùa chän c¸c kiÓu d÷ liÖu thÝchhîp. • NhËp v¨n b¶n ViÖc nhËp v¨n b¶n ®îc tiÕn hµnh nhËp b×nh thêng c¸c v¨n b¶n khi nhËpvµo ®îc EXCEL c¨n lÒ tr¸i • NhËp sè C¸c sè sau khi nhËp ®îc EXCEL c¨n lÒ ph¶i muèn nhËp sè díi d¹ng v¨n b¶n VÝ dô khi nhËp sè 00789 vµo b¶ng tÝnh sau khi nhËp song ta sÏ thÊy hiÓnthÞ sè 789 khi nµy muèn hiÓn thÞ c¶ day sè nh ban ®Çu ta nhËp theo c¸ch sau‘00789 • NhËp thêi gian vµ ngµy th¸ng NhËp thêi gian t¬ng tù nh thoa t¸c nhËp v¨n b¶n nÕu sau khi nhËp songthÊy kÕt qu¶ hiÓn thÞ kh«ng nh ý muèn th× tiÕn hµnh ®Þnh d¹ng l¹i kiÓu d÷ liÖu • NhËp c«ng thøc T¹i « chøa kÕt qu¶ cÇn tÝnh nhËp c«ng thøc víi quy t¾c mét c«ng thøc ®îcnhËp b¾t ®Çu b»ng mét dÊu “=” cã hai c¸ch ®Ó nhËp mét c«ng thøc: NhËp c«ng thøc trùc tiÕp: VÝ dô: T¹i « C10 ta nhËp c«ng thøc nh sau “= SUM(C2:C9)” ®©y lµ c¸chnhËp trùc tiÕp c«ng thøc tÝnh tæng cña khèi C2 ®Õn C9 c¸ch nµy cã u ®iÓm khita sö dông c¸c c«ng thøc phøct¹p mµ trong nã cã chøa nhiÒuhµm lång nhau nhng cã nhîc®iÓm lµ hay g©y nªn c¸c lçi vÒcó ph¸p hoÆc ng÷ ph¸p c¸chµm ch¼ng h¹n víi c«ng thøctrªn ta cã thÓ ®¸nh nhÇm“SUN(C2:C9)” víi lçi nµy m¸y sÏb¸o lçi #NAME vµ kh«ng tr¶ ®-îc kÕt qu¶. Chý ý: Cïng víi mét hµmcña EXCEL nhng ë c¸c m¸yCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 93 H×nh 4-2 Hép tho¹i paste Function
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒutÝnh kh¸c nhau ta cã thÓ nhËp c«ng thøc kh¸c nhau nh trªn vÝ dô trªn ë hai m¸ykh¸c nhau ta cã thÓ nhËp c«ng thøc trªn b»ng mét trong hai c¸ch tuú theo m¸y“=SUM(C2:C9)” hoÆc “=SUM(C2;C9)” ®Ó biÕt c¸ch nµo lµ c¸ch ®óng ta cã thÓthùc hiÖn c¸ch thø hai  NhËp c«ng thøc th«ng qua c¸c hµm cã s½n T¹i « nhËp c«ng thøc ta nhËp dÊu “=” sau ®ã ®a con trá chuét tíibiÓu tîng trªn thanh c«ng cô chuÈn cña sæ c¸c hµm cña EXCEL sÏ xuÊthiÖn chän hµm cÇnsö dông vÝ dô trongtrêng hîp trªn tachän hµm SUM sau®ã nhÊn nót OKcña sæ hµm SUMsÏ hiÖn ra ®Ó nhËpc¸c gi¸ trÞ ®èi sècña hµm sau khinhËp song nhÊnnót OK ®Ó kÕt thóc H×nh 4-3 Hép tho¹i hµm Ifkhi nµy t¹i « nhËp c«ng thøc sÏ cho kÕt qu¶ cÇn tÝnh Ph¬ng ph¸p nµy cã u ®iÓm lµ Ýt bÞ sai vÒ phÇn có ph¸p vµ lçi chÝnh t¶ khinhËp c«ng thøc, Ýt bÞ thiÕu c¸c tham sè cña c¸c hµm nhng cã nhîc ®iÓm lµ khinhËp c¸c c«ng thøc phøc t¹p th× kh¶ n¨ng linh ®éng cña nã lµ thÊp.2. §Þa chØ tham chiÕu Trong EXCEL khi thùc hiÖn tÝnh to¸n m¸y tÝnh sÏ dùa vµo ®Þa chØ cña c¸c« cã liªn quan ®Ó lÊy gi¸ trÞ cña c¸c « ®ã VÝ dô: T¹i « C2 cã gi¸ trÞ lµ “5”, t¹i « C3 cã gi¸ trÞ lµ “6”, t¹i « C4 ta nhËpc«ng thøc “=C2*C3” c«ng thøc nµy EXCEL sÏ hiÓu lµ lÊy gi¸ trÞ ë « C2 nh©n víigi¸ trÞ ë « C3 do ®ã nã sÏ dùa vµo ®Þa chØ cña « C2 ®Ó tham chiÕu tíi « ®ã vµlÊy gi¸ trÞ cña « tham chiÕu trong trêng hîp nµy sÏ ®îc gi¸ trÞ lµ “5” Do vËy khithay ®æi gi¸ trÞ ë c¸c « tham chiÕu trong c«ng thøc th× kÕt qu¶ t¹i « c«ng thøc sÏtù ®éng ®îc cËp nhËt mµ kh«ng ph¶i nhËp l¹i c«ng thøc. EXCEL cã c«ng cô hç chî ngêi dïng lµ c«ng cô Auto Fill (c«ng cô tù ®éngsao chÐp c«ng thøc) VÝ dô: T¹i « D4 ta còng muèn cã kÕt qu¶ tõ viÑc lÊy gi¸ trÞ cña « D2 nh©nvíi gi¸ trÞ « D3 thay v× tiÕp tôc phaØ nhËp c«ng thøc t¹i « D4 ta sö dông c«ng côAuto Fill b»ng c¸ch ®a con trá chuét vµo gãc « bªn ph¶i phÝa díi khi ®ã con tráchuét biÕn thµnh h×nh dÊu ch÷ thËp mÇu ®en Click chuét tr¸i vµ kÐo sang « D4khi nµy t¹i « D4 EXCEL sÏ tù ®éng ®iÒn c«ng thøc “=D2*D3” theo nguyªn lý tù®éng t¨ng ®Þa chØ tham chiÕu lªn mét ®¬n vÞ tøc lµ tõ “C” t¨ng lªn mét ®¬n vÞ lµ“D”.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 94
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Tuy nhiªn trong qu¸ tr×nh sao chÐp c«ng thøc ta muèn cã nh÷ng ®Þa chØkh«ng thay ®æi mµ ®îc gi÷ nguyªn. §Ó gi¶ quyÕt vÊn ®Ò nµy EXCEL ®a ra hailo¹i ®Þa chØ lµ ®Þa chØ t¬ng ®èi vµ ®Þa chØ tuyÖt ®èi • §Þa chØ tuyÖt ®èi lµ ®Þa chØ kh«ng thay ®æi khi sao chÐp c«ng thøc vµ ®¬c viÕt díi d¹ng sau ${chØ sè hµng}${chØ sè cét} VÝ dô: $D$4 ®©y lµ ®Þa chØ tuyÖt ®èi cña « D4 ®Þa chØ nµy sÏ kh«ngthay ®æi khi sao chÐp c«ng thøc • §Þa chØ t¬ng ®èi lµ ®Þa chØ ®îc thay ®æi khi sao chÐp c«ng thøc vµ ®îc viÕt b×nh thêng VÝ dô: D4 ®Þa chØ nµy sÏ ®îc thay ®æi khi sao chÐp c«ng thøc • EXCEL cßn ®a ra mét lo¹i ®Þa chØ n÷a ®ã lµ ®Þa chØ hçn hîp lµ sù kÕt hîp gi½ ®Þa chØ t¬ng ®èi vµ ®Þa chØ tuyÖt ®èi ®Þa chØ nµy sÏ thay ®æi phÇn dÞa chØ t¬ng ®èi vµ gi÷ nguyªn phÇn ®Þa chØ tuyÖt ®èi VÝ dô: $D4 khi sao chÐp c«ng thøc phÇn ®Þa chØ cét sÏ kh«ng thay ®æicßn ®Þa chØ dßng sÏ ®îc thay ®æi D$4 phÇn ®Þa chØ cét sÏ thay ®æi cßn phÇn ®Þa chØ dßng kh«ngthay ®æi • C¸ch ®¸nh ®Þa chØ theo « A1 vµ « C1R1 Theo mÆc ®Þnh EXCEL tham chiÕu tíi « b»ng c¸ch sö dông tham chiÕutheo kiÓu A1 trong ®ã A lµ ký hiÖu biÓu diÔn cét (tõ AA ®Õn IV gåm 256 cét) 1ký hiÖu biÓu diÔn dßng (tõ 1 ®Õn 16384) EXCEL cßn sö dông mét ph¬ng ph¸p tham chiÕu n÷a ®ã lµ ph¬ng ph¸pC1R1 chØ sè C1 lµ chØ sè cét trêng hîp nµy lµ cét 1 vµ chØ sè R1 lµ chØ sèdßng trêng hîp nµy lµ dßng 1 §Ó thay ®æi hai ph¬ng ph¸p tham chiÕu nµy ta thùc hiÖn nh sau:Tool/Options/General sau ®ã tÝch vµo lùa chä C1R1 Referencel Style hoÆc gìbá lùa chän ®ã nÕu muèn sö dông ph¬ng ph¸p tham chiÕu A13. §Þnh d¹ng b¶ng tÝnh3.1 §¸nh dÊu hµng, cét, vïng(khèi) • §¸nh dÊu hµng hoÆc cét ®a con trá tíi chØ sè hµng hoÆc cét Click chuét tr¸i • §¸ng dÊu vïng (khèi):CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 95
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu  B»ng chuét: §a con trá chuét tíi « ®Çu tiªn Click chuét tr¸i d÷ vµ kÐ têi vÞ trÝ « cuèi cïng cña khæi vµ nh¶ chuét  B»ng bµn phÝm: Da con trá tíi vÞ trÝ « ®Çu tiªn gi÷ phÝm Shifl H×nh 4-4 Hép tho¹i Format Cells dïng c¸c phÝm mòi tªn di chuyÓn ®Õn « cuèi cïng cña vïng cÇn ®¸nh dÊu.3.2 Thay ®æi ®é réng cña hµng vµ cét §a con trá tíi chØ sè hµng hoÆc cét sau ®ã Click chuét tr¸i vµ kÐo tíi vÞ trÝcÇn thiÕt hoÆc ®¸nh dÊu hµng hoÆc cét cÇn c¨n chÝnh sau ®ã vµo thùc ®¬nFormat/Row{Col}/Hight{Width} sau ®ã nhËp ®é réng cÇn thiÕt3. 3 ChÌn thªm, xo¸ bá hµng hoÆc cét • §Ó chÌn thªm hµng hoÆc cét ®¸nh dÊu dµng hoÆc cét sau vÞ trÝ cét hÆc hµng muèn chÌn vµo thùc ®¬n Insert/Row{Cell} • §Ó xo¸ hµng hoÆc cét ®¸nh dÊu hµng hoÆc cét cÇn xo¸ Click chuét ph¶i t¹i vÞ trÝ hµng hoÆc cét ®· ®¸nh dÊu chän Delete tõ thùc ®¬n ®îc ®æ xuèng.3.4 Gép « vµ gì bá gép « • Gép « ®¸ng dÊu c¸c « cÇn gép Click biÓu tîng Center and Mergin hoÆc Click chuét ph¶i chän Format cell/Generel tÝch ®¸ng dÊu vµo môc Mergin cells • Gì bá gép « ®¸nh dÊu « ®· gép Click chuét ph¶i chän Format cell/Generel bá ®¸nh dÊu môc Mergin cells.3.5 KÎ b¶ng §¸nh dÊu vïng cÇn kÎ b¶ng Click chuét ph¶i chän Format cells/Border lùachän d¹ng ®êng kÎ vµ chän c¸c ®êng kÎ cho b¶ng.3.6 Lµm viÖc víi d÷ liÖu Sao chÐp d÷ liÖu • Chän vïng d÷ liÖu • EditCopy Ctrl+ C • EditCut Ctrl + X • EditPasete Ctrl + V (Sau khi chän sÏ xuÊt hiÖn mét ®êng viÒn nhÊp nh¸y bao quanh vïng d÷liÖu ®· chän lóc nµy míi thùc hiÖn ®îc.)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 96
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Xo¸ d÷ liÖu Chän vïng d÷ liÖu cÇn xo¸ nhÊn phÝm Delete trªn bµn phÝm Bµi 3 thùc ®¬n File vµ c¸c hµm thêi gian1 Thùc ®¬n file • New – Ctrl + N :T¹o mét Book míi • Open – Ctrl + O :Më mét Book ®· tån t¹i • Close : §ãng mét Book ®ang më • Save – Ctrl + S : Lu Book • Save as :Lu file víi tªn míi • Page setup : §Þnh d¹ng trang in • Print area :§Þnh d¹ng vïng in • Print preview :Xem trang tríc khi in • Print : In trang • Properties : Thuéc tÝnh cña Book • Exit : Tho¸t khái øng dông2. C¸c hµm thêi gian2.1 Hµm DATE Chøc n¨ng: Tr¶ vÒ sè tuÇn tù cña ngµy Có ph¸p: DATE(Year, Month, Day) Tham sè: Mçi tham sè lµ mét con sè biÓu diÔn n¨m, th¸ng, ngµy. NÕu gi¸ trÞngµy cña tham sè Day lín h¬n gi¸ trÞ ngµy trong tham sè Month th× gi¸ trÞ cñatham sè Month sÏ t¨ng lªn 1 vµ nh÷ng ngµy thõa ra sÏ ®a vµo tham sè Day. VÝ dô: DATE(02,1,43) sÏ cho mét con sè tuÇn tù lµ DATE(02,2,12)2.2 Hµm DATEVALUE Chøc n¨ng: Tr¶ vÒ sè ngµy tuÇn tù cho mét ngµy ®îc viÕt nh lµ mét v¨n b¶nkhi ngµy nµy r¬i vµo kho¶ng gi÷a 1/1/1900 vµ 31/12/9999 Có ph¸p: DATEVALUE(date_text)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 97
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Tham sè: ChØ cã mét tham sè lµ ngµy ®îc viÕt díi d¹ng v¨n b¶n nÕu phÇnn¨m kh«ng cã EXCEL gi¶ thiÕt r»ng lÊy n¨m lµ n¨m hÖ thèng. NÕu cã phÇn n¨mth× ®îc ng¨n c¸ch b»ng dÊu “,” . D¹ng biÓu diÔn tèt nhÊt lµ DATEVALUE(monthday, year) trong ®ã month ph¶i chøa Ýt nhÊt ba ký tù ®Çu cña th¸ng, day chØngµy trong th¸ng,Year th× hoÆc sö dông hai hoÆc bèn ký sè ®Ó chØ n¨m. Chó ý: Víi có ph¸p kh¸c cña riªng chóng ta kh«ng cã dÊu phÈy d÷a Month vµDay VÝ dô:=DATEVALUE("22-AUG-2008") Serial number of the text date, using the 1900 date system (39682)=DATEVALUE("2008/02/23") Serial number of the text date, using the 1900 date system (395012.3 Hµm DAY • Chøc n¨ng: §æi mét sè tuÇn tù ra mét ngµy trong th¸ng • Có ph¸p: DAY(serial_number) • Tham sè: Serial_number lµ con sã tuÇn tù muèn ®æi ra ngµy • VÝ dô: Day(10/20/1999) => 202.4 Hµm DAYS360 • Chøc n¨ng: TÝnh to¸n sè ngµy gi÷a hai ngµy cho tríc dùa trªn mét n¨m lµ 360 ngµy (mêi hai th¸ng mçi th¸ng ba m¬i ngµy). Hµm nµy ®îc sö dông cho nh÷ng hÖ thèng kÕ to¸n dùa trªn 12 th¸ng mçi th¸ng ba m¬i ngµy. • Có ph¸p: DAYS360(start_date,end_date,method) • Tham sè: start_date vµ end_date lµ nh÷ng chuèi v¨n b¶n vÝ dô “03/02/96” hay mét sè tuÇn tù. Method lµ 1 nÕu muèn sö dông ph¬ng ph¸p mü NASD lµ 2 nÕu sö dông ph¬ng ph¸p ch©u ©u. NÕu bá qua tham sè nµy EXCEL sÏ mÆc ®Þnh lµ1. • VÝ dô: Days360(9/15/2000,7/20/2002) =>665 ngµy2.5 Hµm EDATE • Chøc n¨ng: Cho mét con sè tuÇn tù cña mét ngµy ®îc chØ ra tríc hay sau mét sè th¸ng nµo ®ã • Có ph¸p: EDATE(Start_date, number_of_month)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 98
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Tham sè: Start_date lµ con sè tuÇn tù cña mét ngµy ®ang hái, number_of_month lµ sè th¸ng sau Start_date. Cã thÓ sö dông sè ©m ®Ó tÝnh to¸n sè th¸ng tríc mét ngµy. • VÝ dô: Edate(10/20/1999,2) => (12/20/1999)2.6 Hµm EOMONTH • Chøc n¨ng: Cho mét sè ruÇn tù cña mét ngµy cÇn hái vµo cuèi th¸ng ®Ó chØ ra sè th¸ng tríc hoÆc sau nã. • Có ph¸p: EMONTH(start_date,number_of_month) • Tham sè: Start_date lµ con sè tuÇn tù cho ngµy trong c©u hái, number_of_month lµ sè th¸ng sau Start_date. Cã thÓ sö dông sè ©m ®Ó tÝnh to¸n sè th¸ng tríc mét ngµy. • • VÝ dô: A 1 Date 2 01/01/2008 3 Formula Description (Result) 4 =EOMONTH(A2,1) Date of the last day of the month, one month after the date above (February 29, 2008) 5 =EOMONTH(A2,-3) Date of the last day of the month, three months before the date above (October 31, 2007)2.7 Hµm HOUR • Chøc n¨ng: ChuyÓn ®æi mét sè tuÇn tù trong mét ngµy sang d¹ng giê biÓu diÔn nh mét sè nguyªn tõ 0 ®Õn 23 • Có ph¸p: HOUR(serial_number) • Tham sè: Serial_number lµ mét con sè tuÇn tù biÓu hiÖn m· ngµy giê. Cã thÓ cho vµo mét chuçi giê nh mét v¨n b¶n. • VÝ dô: Hour(15:30) => 152.8 Hµm MINUTE • Chøc n¨ng: ChuyÓn ®æi mét sè tuÇn tù trong mét ngµy sang d¹ng phót biÓu diÔn nh mét sè nguyªn tõ 0 tíi 59CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 99
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Có ph¸p: MINUTE(serial_number) • Tham sè: Serial_number lµ mét con sè tuÇn tù biÓu diÔn m· ngµy giê. Cã thÓ thªm vµo mét chuçi giê nh mét v¨n b¶n. • VÝ dô: Minute(15:30) => 302.9 Hµm MONTH • Chøc n¨ng: ChuyÓn ®æi mét sè tuÇn tù trong mét ngµy sang d¹ng phót biÓu diÔn nh lµ mét sè nguyªn tõ 1 tíi 12 • Có ph¸p: MONTH(serial_number) • Tham sè: Serial_number lµ mét con sè tuÇn tù biÓu diÔn m· ngµy giê. Cã thÓ nhËp mét chuçi ngµy giê nh mét v¨n b¶n. • VÝ dô: Month(10/20/1999) => 102.10 Hµm NETWORKDAYS • Chøc n¨ng: TÝnh to¸n sè ngµy lµm viÖc bá qua nh÷ng ngµy nghØ cuèi tuÇn vµ nh÷ng ngµy lÔ (®îc x¸c ®Þnh tríc) gi÷a hai ngµy. • Có ph¸p: NETWORKDAYS(start_date,end_date,holidays) • Tham sè: start_date vµ end_date lµ hai sè tuÇn tù biÓu diÔn ngµy cÇn hái, Holidays lµ dang s¸ch c¸c sè tuÇn tù cÇn bá qua khi ®Õm sè ngµy lµm viÖc. • VÝ dô: A B 1 Date Description2 10/01/2008 Start date of project3 3/01/2009 End date of project4 11/26/2008 Holiday5 12/4/2008 Holiday6 1/21/2009 Holiday Formula Description (Result)7 =NETWORKDAYS(A2,A3) Number of workdays between the start and end date above (108)2.11 Hµm NOW • Chøc n¨ng: Cho sè tuÇn tù cña ngµy giê hiÖn hµnh • Có ph¸p: NOW()CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 100
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Tham sè: Kh«ng. ngµy giê hiÖn hµnh ®îc x¸c ®Þnh tõ ®ång hå bªn trong hÖ thèng. • VÝ dô: Now() => • 12/27/2006 7:022.12 Hµm SECOND • Chøc n¨ng: ChuyÓn ®æi mét sè tuÇn tù cho mét giê sang d¹ng gi©y gi¸ trÞ tr¶ vÒ mét sè nguyªn tõ 0 tíi 60. • Có ph¸p: SECOND(serial_number) • Tham sè: Serial_number lµ mét sè tuÇn tù biÓu diÔn m· ngµy giê. Cã thÓ thªm vµo mét chuçi giê nh mét chuçi v¨n b¶n. • VÝ dô: Second(13:30:45) => 451.13 Hµm TIME • Chøc n¨ng: Cho sè tuÇn tù cña mét giê x¸c ®Þnh mét sè tuÇn tù cña mét giê ®îc biÓu diÔn nh lµ mét phÇn thËp ph©n (phÇn sè lÎ) • Có ph¸p: TIME(hour, minute, second) • Tham sè: Hour lµ mét con sè tõ 0 ®Õn 23 chØ giê, minute lµ mèt con sè tõ 0 ®Õn 59 chØ phót, second lµ con sè chØ gi©y. • VÝ dô: TIME(20,30,45) => 8:30 PM1.14 Hµm TIMEVALUE • Chøc n¨ng: Cho mét con sè tuÇn tù cña giê biÓu diÔn díi d¹ng v¨n b¶n • Có ph¸p: TIMEVALUE(time_text) • Tham sè: time_text lµ mét chuçi giê biÓu diÔn giê cÇn hái • VÝ dô: TIMEVALUE("2:24 AM") => Decimal part of a day, for the time (0.1)1.15 Hµm TODAY • Chøc n¨ng: Cho sè tuÇn tù cña ngµy hiÖn hµnh • Có ph¸p: TODAY() • Tham sè: Kh«ng, ngµy giê ®îc x¸c ®Þnh lµ ngµy giê hÖ thèng • VÝ dô: Today() => 28/12/2006CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 101
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu1.16 Hµm WEEKDAY • Chøc n¨ng: §æi mét sè tuÇn tù sang ngµy trong tuÇn • Có ph¸p: WEEKDAY(serial_number,return_type) • Tham sè: serial_number lµ sè tuÇn tù cÇn ®æi hoÆc biÓu diÔn d¹ng chuèi cña mét ngµy, return_type lÊy gi¸ trÞ trong b¶ng sau Return type D·y cho c¸c sè tr¶ vÒ 1(hay kh«ng cã) 1(Sunday) – 7 (Saturday) 2 1(Monday) – 7 (Sunday) 3 0(Monday) – 7 (Sunday) • VÝ du: A 1 Data2 2/14/2008 3 Formula Description (Result)4 =WEEKDAY(A2) Day of the week, with numbers 1 (Sunday) through 7 (Saturday) (5)5 =WEEKDAY(A2,2) Day of the week, with numbers 1 (Monday) through 7 (Sunday) (4)1.17 Hµm YEAR • Chøc n¨ng: TÝnh n¨m (1900 – 2087) t¬ng øng víi sè tuÇn tù • Có ph¸p: YEAR(serial_number) • Tham sè: Serial_number lµ mét sè tuÇn tù cÇn ®îc chuyÓn ®æi còng cã thÓ sö dông mét chuçi v¨n b¶n ®Ó biÓu diÔn ngµy. • VÝ dô: Year(12/20/1999) => 1999CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 102
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Bµi 4 Thùc ®¬n edit c¸c hµm to¸n häc1 Thùc ®¬n Edit • Undo – Ctrl + Z : Ho·n thi hµnh mét lÖnh • Redo – Ctrl + Y : Thi hµnh l¹i mét lÖnh • Cut – Ctrl + X : Cut vïng d÷ liÖu • Copy – Ctrl + C : Copy vïng d÷ liÖu • Paste – Ctrl +V : D¸n vïng d÷ liÖu • Clear : Xo¸ c¸c ®Þnh d¹ng nh format, comment • Delete : Xo¸ vïng d÷ liÖu • Delete Sheet : Xo¸ b¶ng tÝnh • Move or copy sheet :Di chuyÓn hoÆc copy b¶ng tÝnh • Find – Ctrl + F : T×m kiÕm mét ®o¹n th«ng tin • Goto – Ctrl + G : Nh¶y ®Õn mét ®Þa chØ2) C¸c hµm to¸n häc2.1 Hµm ABS • Chøc n¨ng: LÊy gi¸ trÞ tuyÖt ®èi cña mét sè • Có ph¸p: ABS(number) • Tham sè: Number lµ mét sè thùc mµ ta muèn lÊy gi¸ trÞ tuyÖt ®èi • VÝ dô: Abs(-4) = 42.2 Hµm ACOS • Chøc n¨ng: TÝnh arcos cña mét sè • Có ph¸p: ACOS(number) • Tham sè: Number lµ cos cña mét gãc cÇn tÝnh l¸y gi¸ trÞ tõ trong kho¶ng –1 ®Õn 1 • VÝ dô: Acos(1/2) => 1.047198CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 103
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2.3 Hµm ASIN • Chøc n¨ng: tÝnh to¸n arcsin cña mét sè • Có ph¸p: ASIN(number) • Tham sè: Number lµ sin cña mét gãc lÊy gi¸ trÞ tõ –1 ®Õn 1 • VÝ dô: Asin(1/3) = 0.3398372.4 Hµm ATAN • Chøc n¨ng: TÝnh to¸n arctang cña mét sè • Có ph¸p: ATAN(number) • Tham sè: Number lµ tang cña gãc cÇn tÝnh • VÝ dô: atan( 1/4) => 0.2449792.5 Hµm ATAN2 • Chøc n¨ng: TÝnh to¸n arctang trong to¹ ®é xy • Có ph¸p: ATAN2(x_number, y_number) • Tham sè: x_number lµ to¹ ®é x, y_number lµ to¹ ®é y cña ®iÓm cÇn tÝnh • VÝ dô: Atan2(1,4) => 1.3258782.6 Hµm CEILING • Chøc n¨ng: Lµ trßn trªn tíi con sè nguyªn gÇn ngÊt hay lµ theo d¹ng ®· cho • Có ph¸p: CEILING(number, significance) • Tham sè: Number lµ gi¸ trÞ muèn lµm trßn, significance lµ gi¸ trÞ muèn lµm trßn • VÝ dô: CEILING(423,7) sÏ lµ 4272.7 Hµm COS • Chøc n¨ng: TÝnh cos cña mét sè • Có ph¸p: COS(number) • Tham sè: Number lµ gãc cÇn tÝnh theo ®¬n vÞ ®o Radian • VÝ dô: Cos(1/4) => 0.9689122.8 Hµm COUNTIF • Chøc n¨ng: §Õm sè « kh«ng chonãg tho¶ m·n ®iÒu kiÖn cho trícCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 104
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Có ph¸p: COUNTIF(range, criteria) • Tham sè: Range lµ tËp hîp c¸c « cÇn ®Õm. Criteria lµ mét con sè biÓu thøc nµy lµ mét v¨n b¶n x¸c ®Þnh xem sÏ ®Õm « nµo. Víi nh÷ng « v¨n b¶n ®ãng c¸c v¨n b¶n cÇn so s¸nh trong ngoÆc vÝ dô: “B¸n” ®Ó ®Õm tÊt c¸ c¸c « trong d·y cã chøa tõ “B¸n”. Víi nh÷ng « sè cã thÓ sö dông c¸c to¸n tö so s¸nh nh: “+”, “>”, “<”.. • VÝ dô: A B 1 Data Data2 apples 323 oranges 544 peaches 755 apples 86 6 Formula Description (Result)7 =COUNTIF(A2:A5,"apples") 28 =COUNTIF(B2:B5,">55") 22.9 Hµm DEGREES • Chøc n¨ng: ChuyÓn tõ Radian sang ®é • Có ph¸p: DEGREES(angle) • Tham sè: Angle lµ gÝa trÞ theo ®¬n vÞ Radian • VÝ dô: Formula Description (Result)=DEGREES(PI()) (180)2.10 Hµm EVEN • Chøc n¨ng: Lµm trßn mét sè tíi sè nguyªn ch½n gÇn nhÊt • Có ph¸p: EVEN(number) • Tham sè: Number lµ sè cÇn lµm trßn • VÝ dô: Formula Description (Result)=EVEN(1.5) (2)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 105
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu=EVEN(3) (4)=EVEN(2) (2)=EVEN(-1) (-2)2.11 Hµm EXP • Chøc n¨ng: TÝnh luü thõa cña mét sè c¬ sè e • Có ph¸p: EXP(number) • Tham sè: Number lµ sè cÇn tÝnh luü thõa • VÝ dô: Exp(3) = e3 = 20.085536922.12 Hµm FACT • Chøc n¨ng: TÝnh giai thõa cña mét sè • Có ph¸p: Fact (number) • Tham sè: Number lµ sè cÇn tÝnh giai thõa. • VÝ dô: Fact( 5) = 1202.13 Hµm FLOOR • Chøc n¨ng: Lµ chßn díi tíi mét con sè nguyªn gÇn nhÊt theo chØ ®Þnh • Có ph¸p: FLOOR(number, significance) • Tham sè: Number sè cÇn lµm trßn, significance lµ co sè mÉu cÇn lµm trßn ®Õn • VÝ dô: FLOOR(749,5) sÏ lµ 7452.14 Hµm GCD • Chøc n¨ng: TÝnh íc sè chung lín nhÊt cña mét d·y sè • Có ph¸p: GCD(number1, number2,...) • Tham sè: Numberi lµ c¸c sè trong d·y cÇn tÝnh cã thÓ lÊy ®Õn 29 sè • VÝ dô: A B Formula Description (Result)=GCD(5, 2) (1)=GCD(24, 36) (12)=GCD(7, 1) (1)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 106
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu=GCD(5, 0) (5)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 107
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2.15 Hµm INT • Chøc n¨ng: Lµ trßn díi tíi mét sè nguyªn gÇn nhÊt • Có ph¸p: INT(number) • Tham sè: Number lµ sè thùc cÇn lµm trßn • VÝ dô: int(11/3) =32.16 Hµm LCM • Chøc n¨ng: TÝnh béi sè chung nhá nhÊt cña mét d·y sè • Có ph¸p: LCM(number1. number2,....) • Tham sè: Numberi lµ d·y sè cÇn tÝnh béi sè chung nhá nhÊt • VÝ dô A B Formula Description (Result)=LCM(5, 2) (10)=LCM(24, 36) (72)2.17 Hµm LN • Chøc n¨ng: tÝnh Logarit c¬ sè e cña mét sè • Có ph¸p: LN(number) • Tham sè: Number lµ sè cÇn tÝnh Logarit • VÝ dô: Ln(5) => 1.6094382.18 Hµm LOG • Chøc n¨ng: TÝnh Logarit c¬ sè cña mét sè • Cóph¸p: LOG(Number, base) • Tham sè: Number lµ sè cÇn tÝnh logarit, base c¬ sè cÇn tÝnh • VÝ dô: A B Formula Description (Result)=LOG(10) Logarithm of 10 (1)=LOG(8, 2) Logarithm of 8 with base 2 (3)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 108
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2.19 Hµm LOG10 • Chøc n¨ng: tÝnh Logarit c¬ sè 10 cña mét sè • Có ph¸p: LOG10(Number) • Tham sè: Number lµ sè cÇn tÝnh logarit c¬ sè 10 • VÝ dô: A B Formula Description (Result)=LOG10(86) Base-10 logarithm of 86 (1.934498451)=LOG10(10) Base-10 logarithm of 10 (1)=LOG10(1E5) Base-10 logarithm of 1E5 (5)=LOG10(10^5) Base-10 logarithm of 10^5 (5)2.20 Hµm MOD • Chøc n¨ng: LÊy phÇn d cña phÐp chia hai sè • Có ph¸p: MOD(number,divisor) • Tham sè: Number sè bÞ chia, divisor sè chia • VÝ dô: Mod(11/2) => 12.21 Hµm MROUND • Chøc n¨ng: Lµ trßn ®Õn mét sè cho tríc • Có ph¸p: MROUND(number,multiply) • Tham sè: Number lµ sè cÇn lµm trßn, multiply lµ sè muèn lµm trßn ®Õn • VÝ dô Formula Description (Result)=MROUND(10, 3) Rounds 10 to a nearest multiple of 3 (9)=MROUND(-10, -3) Rounds 10 to a nearest multiple of 3 (-9)=MROUND(1.3, 0.2) Rounds 1.3 to a nearest multiple of 0.2 (1.4)=MROUND(5, -2) Returns an error, because -2 and 5 have different signs (#NUM!)2.22 Hµm ODD • Chøc n¨ng: Lµ trßn trªn tíi mét sè nguyªn lÎ gÇn nhÊt • Có ph¸p: ODD(number)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 109
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Tham sè: Number lµ sè cÇn lµm trßn • VÝ dô: Formula Description (Result)=ODD(1.5) (3)=ODD(3) (3)=ODD(2) (3)=ODD(-1) (-1)=ODD(-2) (-3) 2.23 Hµm PI • Chøc n¨ng: Cho gi¸ trÞ PI víi 15 ký sè • Có ph¸p: PI() • Tham sè: Kh«ng • VÝ dô: PI() = 3.1415926542.24 Hµm POWER • Chøc n¨ng: TÝnh luü thõa cña mét sè theo sè mò nµo ®ã • Có ph¸p: POWER(number,power) • Tham sè: Number lµ c¬ sè, power lµ luü thõa • VÝ dô: Formula Description (Result)=POWER(5,2) 5 mũ 2 = (25)=POWER(98.6,3.2) 98.6 mũ 3.2 = (2401077)=POWER(4,5/4) 4 mũ 5/4 = (5.656854)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 110
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2.25 Hµm PRODUCT • Chøc n¨ng: Nh©n mét d·y sè víi nhau • Có ph¸p: PRODUCT(number1, number2,....) • Tham sè: Numberi lµ c¸c sè trong d·y sè, cã thÓ nh©n tíi 30 sè • VÝ dô A 1 Data 2 5 3 15 4 30 5 Formula Description (Result) 6 =PRODUCT(A2:A4) =5 * 15* 30 = (2250) 7 =PRODUCT(A2:A4, 2) =(5*15*30)*2= (4500)2.26 Hµm QUOTIENT • Chøc n¨ng: LÊy phÇn nguyªn cña mét phÐp chia • Có ph¸p: QOUTIENT(numberator,demominator) • Tham sè: Numberator lµ sè bÞ chia, demominator lµ sè chia • VÝ dô: Formula Description (Result)=QUOTIENT(5, 2) (2)=QUOTIENT(4.5, 3.1) (1)=QUOTIENT(-10, 3) (-3)2.27 Hµm RAND • Chøc n¨ng: Cho mét sè ngÉu nhiªn trong kho¶ng tõ 0 tíi 1 vµ cho gi¸ trÞ míi mçi khi b¶ng tÝnh tÝnh to¸n l¹i • Có ph¸p: RAND() • Tham sè: Kh«ngCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 111
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu VÝ dô: Formula Description (Result)=RAND() Lấy 1 số ngẫu nhiên trong khoảng 0 -1=RAND()*100 Lấy 1 số ngẫu nhiên trong khoảng 0 đến dưới 1002.28 Hµm ROUND • Chøc n¨ng: Lµ trßn mét sè theo ký sè ®· chØ ra viÖc lÇm trßn lªn hay suèng phô thuéc vµo sè ®øng ngay sau sè lµm trßn ®Õn • Có ph¸p: ROUND(number,num_digits) • Tham sè: Number sè cÇn lµ trßn, num_digits lµ sè ký sè muèn lµm trßn (<=0) • VÝ dô Formula Description (Result)=ROUND(2.15, 1) (2.2)=ROUND(2.149, 1) (2.1)=ROUND(-1.475, 2) (-1.48)=ROUND(21.5, -1) (20) 2.29 Hµm ROUNDDOWN • Chøc n¨ng: Cho phÐp lµm trßn díi theo mét ký sè • Có ph¸p: ROUNDDOWN(number, num_digits) • Tham sè: Number sè cÇn lµm trßn, num_digits lµ sè ký sè muèn lµm trßn (<= 0) • VÝ dô : Formula Description (Result)=ROUNDDOWN(3.2, 0) (3)=ROUNDDOWN(76.9,0) (76)=ROUNDDOWN(3.14159, 3) (3.141)=ROUNDDOWN(-3.14159, 1) (-3.1)=ROUNDDOWN(31415.92654, -2) (31400)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 112
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu 2.30 Hµm ROUNDUP • Chøc n¨ng: Cho phÐp lµm trßn trªn theo mét ký sè • Có ph¸p: ROUNDUP(number, num_digits) • Tham sè: Number sè cÇn lµm trßn, num_digits lµ sè ký sè muèn lµm trßn (<= 0) • VÝ dô : Formula Description (Result)=ROUNDUP(3.2,0) (4)=ROUNDUP(76.9,0) (77)=ROUNDUP(3.14159, 3) (3.142)=ROUNDUP(-3.14159, 1) (-3.2)=ROUNDUP(31415.92654, -2) (31500)2.31 Hµm SIGN • Chøc n¨ng: cho dÊu cña mét sè, tr¶ vÒ 1 nÕu sè ®ã d¬ng, tr¶ vÒ 0 nÕu sè ®ã b»ng 0 vµ -1 nÕu sè ®ã ©m • Có ph¸p: SIGN(number) • Tham sè: Number lµ sè cÇn lÊy gi¸ trÞ cña dÊu • VÝ dô: Formula Description (Result)=SIGN(10) (1)=SIGN(4-4) (0)=SIGN(-0.00001) (-1)2.32 Hµm SIN • Chøc n¨ng: tÝnh Sin cña mét gãc • Có ph¸p: SIN(number) • Tham sè: Number lµ sè cÇn tÝnh ®îc ®o b»ng ®¬n vÞ Radian • VÝ dô: Sin(1/2) = 0.479426CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 113
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2.33 Hµm SQRT • Chøc n¨ng: TÝnh c¨n bËc hai cña mét hµm sè d¬ng • Có ph¸p: SQRT(number) • Tham sè: Number lµ sè cÇn tÝnh c¨n bËc hai • VÝ dô: SQRT(3) = 92.34 Hµm SUM • Chøc n¨ng: tÝnh tæng cña mét d·y sè • Có ph¸p: SUM(number1, number2, .....) • Tham sè: Numberi Lµ d·y sè cÇn tÝnh tæng • VÝ dô: Sum(14,2,5) = 212.35 Hµm SUMIF • Chøc n¨ng: TÝnh tæng mét d·y sè tho¶ m·n ®iÒu kiÖn cho tríc • Có ph¸p: SUMIF(range,criteria,sum_range) • Tham sè: range lµ tham chiÕu tíi mét tËp c¸c « ®îc kiÓm tra theo mét tiªu chuÈn cña criteria, criteria lµ mét sè, mét biÓu thøc, hay lµ mét chuçi v¨n b¶n x¸c ®Þnh « nµo cÇn tÝnh tæng, Sum_range lµ tham chiÕu tíi nh÷ng « chøa gi¸ trÞ tÝnh tæng A B 1 Nhân viên Tiền thưởng2 An 7,0003 Chi 14,0004 Nga 21,0005 An 28,000 6 Tiền thưởng của nhân viên An Kết quả7 =SUMIF(A2:A5,"An",B2:B5) =7,000+28,0002.36 Hµm SUMPRODUCT • Chøc n¨ng: Nh©n t¬ng øng hai d·y vµ céng kÕt qu¶ nh©n l¹i víi nhau • Có ph¸p: SUMPRODUCT(array1,array2,...) • Tham sè: arrayi lµ c¸c d·y sè cÇn nh©n víi nhau cã thÓ nh©n tíi 30 d·y sèCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 114
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • VÝ dô : A B C D1 Array 1 Array 1 Array 2 Array 22 3 4 2 73 8 6 6 74 1 9 5 35 Formula Description (Result)6 =SUMPRODUCT(A2:B4, Nhân tất cả các phần tử của hai mảng. C2:D4) Nghĩa là: 3*2 + 4*7 + 8*6 + 6*7 + 1*5 + 9*3. (156)2.37 Hµm SUMSQ • Chøc n¨ng: B×nh ph¬ng c¸c tham sè sau ®ã céng tæng chóng l¹i víi nhau • Có ph¸p: SUMQ(number1, number2,...) • Tham sè: Number1 lµ d·y sè cÇn tÝnh • VÝ dô: Formula Description (Result)=SUMSQ(3, 4) 3*3+4*4 = (25)2.38 Hµm SUMX2MY2 • Chøc n¨ng: B×nh ph¬ng c¸c gi¸ trÞ t¬ng øng trong hai d·y, x¸c ®Þnh sù kh¸c biÖt gi÷a c¸c gi¸ trÞ b×nh ph¬ng t¬ng øng vµ céng c¸c kÕt qu¶ sai biÖt l¹i • Có ph¸p: SUMX2MY2(array1,array2) • Tham sè: array1,array2 lµ c¸c d·y sè cÇn tÝnh • VÝ dô: Trang bªn :CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 115
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu A B1 First array Second array2 2 63 3 54 9 115 1 76 8 57 7 48 5 49 Formula Description (Result)10 =SUMX2MY2(A2:A8,B2:B8) Sum of the difference of squares of the two arrays above (-55)11 =SUMX2MY2({2, 3, 9, 1, 8, 7, 5}, {6, ={2*2+3*3+9*9+1*1+8*8+7*7+5*5}- 5, 11, 7, 5, 4, 4}) {6*6+5*5+11*11+7*7+5*5+4*4+4*4}=-552.39 Hµm SUMX2PY2 • Chøc n¨ng: B×nh ph¬ng c¸c gi¸ trÞ t¬ng øng trong hai d·y vµ céng c¸c kÕt qu¶ b×nh ph¬ng l¹i • Có ph¸p: SUMX2PY2(array_x,array_y) • Tham sè: array_x,array_y, lµ hai d·y chóa c¸c gi¸ trÞ cÇn tÝnh to¸n • VÝ dô : A B1 First array Second array2 2 63 3 54 9 115 1 76 8 57 7 48 5 49 Formula Description (Result)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 116
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu A B10 =SUMX2PY2(A2:A8,B2:B8) Sum of the sum of squares of the two arrays above (521)11 =SUMX2PY2({2, 3, 9, 1, 8, 7, 5}, ={2*2+3*3+9*9+1*1+8*8+7*7+5*5}+ {6, 5, 11, 7, 5, 4, 4}) {6*6+5*5+11*11+7*7+5*5+4*4+4*4}=5212.40 Hµm SUMXMY2 • Chøc n¨ng: X¸c ®Þnh c¸c gi¸ trÞ sai biÖt cña c¸c gi¸ trÞ trong hai d·y b×nh ph¬ng c¸c sai biÖt sau ®ã lÊy tæng c¸c b×nh ph¬ng sai biÖt • Có ph¸p:SUMXMY2(array_x,array_y) • Tham sè: array_x,array_y lµ hai d·y chøa c¸c gi¸ trÞ cÇn tÝnh to¸n • VÝ dô : A B 1 First array Second array2 2 63 3 54 9 115 1 76 8 57 7 48 5 4 9 Formula Description (Result)10 =SUMXMY2(A2:A8,B2:B8) Sum of squares of differences of the two arrays above (79)11 =SUMXMY2({2, 3, 9, 1, 8, 7, 5}, {6, 5, 11, 7, Sum of squares of differences of the two 5, 4, 4}) arrays constants (79)2.41 Hµm TAN • Chøc n¨ng: TÝnh Tang cña mét gãc • Có ph¸p: TAN(number) • Tham sè: Number lµ mét sè thùc • VÝ dô: Tan(1/2) =0.546302CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 117
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2.42 Hµm TRUNC • Chøc n¨ng: C¾t mét sè thµnh mét sè nguyªn, ®é chÝnh x¸c tuú thuéc vµo sù x¸c ®Þnh cho tríc • Có ph¸p: TRUNC(number, num_digits) • Tham sè: Number lµ sè cÇn c¨t, num_digits lµ ®é chÝnh x¸c cña phÐp c¨t sÏ mÆc ®Þnh lµ 0 nÕu tham sè nµy kh«ng cã • VÝ dô: A B Formula Description (Result)=TRUNC(8.9) Integer part of 8.9 (8)=TRUNC(-8.9) Integer part of -8.9 (-8)=TRUNC(PI()) Integer part of pi (3)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 118
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu bµi 5 thùc ®¬n view c¸c hµm thèng kª1 Thùc ®¬n view • Normal : ChÕ ®é xem b×nh thêng • Page break preview : ChÕ ®é xem cã ng¾t trang • Tool bar : HiÓn thÞ hoÆc Èn c¸c thanh c«ng cô • Formual bar : HiÓn thÞ hoÆc Èn thanh c«ng thøc • Status bar : HiÓn thÞ hoÆc Èn thanh tr¹ng th¸i • Header and footer : Më chÕ ®é lµm viÖc víi trang trÝ ®Çu trang hoÆc cuèi trang H×nh 4-5 Hép tho¹i Page Setup • Comment : ChÕ ®é hiÓn thÞ lêi chó thÝch • Custom view : ChÕ ®é xem tù chän • Full Screen : ChÕ ®é xem toµn bé mµn h×nh • Zoom :Thu nhá c¶nh inCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 119
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2. C¸c hµm thèng kª2.1 Hµm AVEDEV • Chøc n¨ng: TÝnh b×nh qu©n gi¸ trÞ ph©n cùc tuyÖt ®èi cña nh÷ng ®iÓm d÷ liÖu víi gi¸ trÞ trung b×nh • Có ph¸p: AVEDEV(number1, number2,...) • Tham sè: Numberi lµ d·y sè cÇn tÝnh gi¸ trÞ ph©n cùc tuyÖt ®èi • VÝ dô: A 1 Data2 43 54 65 76 57 48 3 9 Formula Description (Result)10 =AVEDEV(A2:A8) Average of the absolute deviations of the numbers above from their mean (1.020408)2.2 Hµm AVERAGE • Chøc n¨ng: TÝnh trÞ trung b×nh c¸c tham sè cña nã • Có ph¸p: AVERAGE(number1, number2,...) • Tham sè: Numberi lµ d·y sè cÇn tÝnh gi¸ trÞ trung b×nh • VÝ dô: Average(10,5,2,6) = 5.75CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 120
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2.3 Hµm COUNT • Chøc n¨ng: §Õm xem cã bao nhiªu d÷ kiÖn thuéc lo¹i sè trong danh s¸ch • Có ph¸p: COUNT(value1, value2,...) • Tham sè: Valuei lµ d·y sè cÇn ®Õm cã thÓ tham chiÕu ®Õn 30 vïngd÷ liÖu kh¸c nhua cña b¶ng tinh tuy nhiªn chØ sã d÷ liÖu kiÓu sè míi ®îc ®Õm. • VÝ dô : 1 Data2 Sales3 12/8/200845 196 22.247 TRUE8 #DIV/0! 9 Formula Description (Result)10 =COUNT(A2:A8) Đếm các số trong vùng A2:A8 => (3)11 =COUNT(A5:A8) Đếm các số trong vùng A5:A8 => (2)12 =COUNT(A2:A8,2) Đếm các số trong danh sách trên và cả giá trị 2 => (4)2.4 Hµm COUNTA • Chøc n¨ng: X¸c ®Þnh xem cã bao nhiªu gi¸ trÞ trèng trong d·y c¸c tham sè • Có ph¸p: COUNTA(value1, value2,...) • Tham sè: Valuei lµ d·y c¸c « cÇn ®Õm nã còng cã thÓ tham chiÕu ®Õn h¬n 30 vïng d÷ liÖu kh¸c nhau cña b¶ng tÝnh tuy nhiªn chØ cã nh÷ng « trèng míi ®îc ®Õm • VÝ dô: D÷ liÖu nh phÇn hµm Count ta cã kÕt qu¶ sau: Formula Description (Result)=COUNTA(A2:A8) Đếm các giá trị không trống trong danh sách A2:A8 => (6)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 121
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu=COUNTA(A5:A8) Đếm các giá trị không trống trong danh sách A5:A8 =>(4)=COUNTA(A1:A7,2) Đếm các giá trị không trống trong danh sách A2:A8 và số 2 => (7)=COUNTA(A1:A7,"Two") Đếm các giá trị không trống trong danh sách A2:A8 và two => (7)2.5 Hµm DEVSQ • Chøc n¨ng: tÝnh tæng b×nh ph¬ng c¸c ph©n cùc cña c¸c d÷ liÖu ®èi víi trÞ b×nh qu©n • Có ph¸p: DEVSQ(number1, number2,....) • Tham sè: Numberi lµ d·y sè cÇn lÊy tæng b×nh ph¬ng c¸c ph©n cùc • VÝ dô : A1 Data2 43 54 85 76 117 48 39 Formula Description (Result)10 =DEVSQ(A2:A8) Sum of squares of deviations of data above from their sample mean (48)2.6 Hµm MAX • Chøc n¨ng: LÊy gi¸ trÞ lín nhÊt cña danh s¸ch tham sè • Có ph¸p: MAX(number1, number2,....) • Tham sè: Numberi lµ d·y danh s¸ch cÇn lÊy gi¸ trÞ lín nhÊt • VÝ dô: Max(12,45,78,2,14) => 78CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 122
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2.7 Hµm MIN • Chøc n¨ng: LÊy gi¸ trÞ lín nhÊt cña d·y c¸c tham sè • Có ph¸p: MIN(number1,number2,...) • Tham sè: Numberi lµ d·y tham sè cÇn lÊy gi¸ trÞ nhá nhÊt • VÝ dô: Min(12,45,78,2,14) => 22.8 Hµm RANK • Chøc n¨ng: X¸c ®Þnh thø tù mét sè trong mét d·y cho tríc • Có ph¸p: RANK(number, ref, order) • Tham sè: Number lµ con sè cÇn biÕt thø h¹ng, ref lµ d·y danh s¸ch c¸c sè, order lµ 0 hoÆc kh«ng cã nÕu d·y sè ®· ®îc x¾p xÕp theo thø tù t¨ng dÇn vµ kh¸c 0 nÕu d·y sè ®îc x¾p xÕp theo thø tù gi¶m dÇn • VÝ dô : A 1 Data2 73 3.54 3.55 16 2 7 Formula Description (Result)8 =RANK(A3,A2:A6,1) Rank of 3.5 in the list above (3)9 =RANK(A2,A2:A6,1) Rank of 7 in the list above (5)2.9 Hµm SMALL • Chøc n¨ng: Cho mét gi¸ trÞ nhá nhÊt thø k trong mét tËp d÷ liÖu • Có ph¸p: SMALL(array, k) • Tham sè: array lµ d·y d÷ liÖu mµ ta muèn chän, k lµ thø h¹ng vÞ trÝ ®Ó trän • VÝ dô :CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 123
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu A B 1 Data Data2 3 13 4 44 5 85 2 36 3 77 4 128 6 549 4 810 7 2311 Formula Description (Result)12 =SMALL(A2:A10,4) 4th smallest number in first column (4)13 =SMALL(B2:B10,2) 2nd smallest number in the second column (3)2.10 Hµm TRIMMEAN • Chøc n¨ng: TÝnh b×nh qu©n cña mét tËp d÷ liÖu • Có ph¸p: TRIMMEAN(array,percent) • Tham sè: array lµ d·y sè liÖu nh÷ng gi¸ trÞ cÇn sö dông, percent lµ tû lÖ c¸c sè liÖu ®îc lo¹i bá tõ d·y d÷ liÖu • VÝ dô : Data1 42 53 64 75 26 37 4CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 124
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu8 59 110 211 312 Formula Description (Result)13 =TRIMMEAN(A2:A12,0.2) Mean of the interior of a data set above, with 20 percent excluded from calculation (3.777778) Bµi 6 Thùc ®¬n insert c¸c hµm v¨n b¶n1. Thùc ®¬n insert • Cells : Thao t¸c chÌn thªm « • Rows : Thao t¸c chÌ thªm dßng • Columns : Thao t¸c chÌn thªm cét • Worksheet : ChÌn thªm Sheet • Chart : VÏ b¶n ®å • Page break : ChÌn ng¾t trang • Funtion : ChÌn hµm to¸n häc • Comment : ChÌn lêi chó thÝch • Picture :ChÌn tranh ¶nh • Hyperlink : ChÌn liªn kÕtCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 125
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2. C¸c hµm v¨n b¶n2.1 Hµm CHAR • Chøc n¨ng:Cho mét ký tù t¬ng øng víi m· cña chóng • Có ph¸p: CHAR(number) • Th¸m sè: Number lµ m· ASCII cña ký tù mµ b¹n muèn • VÝ dô: B Formula Description (Result)=CHAR(65) Displays the 65 character in the set (A)=CHAR(33) Displays the 33 character in the set (!)2.2 Hµm CLEAN • Chøc n¨ng: Lo¹i bá c¸c ký tù kh«ng in ®îc ra khái v¨n b¶n • Có ph¸p: CLEAR(text) • Tham sè: Text ®o¹n v¨n b¶n mµ ta muèn xo¸ bá c¸c ký tù kh«ng in ®îc • VÝ dô : A 1 Data 2 =CHAR(7)&"text"&CHAR(7) 3 Formula Description (Result) 4 =CLEAN(A2) Removes the nonprintable character, CHAR(7), from the string above (text)2.3 Hµm CODE • Chøc n¨ng: Cho m· t¬ng øng víi ký tù ®Çu tiªn trong v¨n b¶n • Có ph¸p: CODE(text) • Tham sè: Text ®o¹n v¨n b¶n cÇn lÊy m· ký tù ®Çu tiªn • VÝ dô: Code(A) => 65CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 126
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2.4 Hµm CONCATENATE • Chøc n¨ng: Nèi kÕt c¸c chuçi v¨n b¶n l¹i thµnh mét chuçi • Có ph¸p: CONCATENATE(text1,text2,....) • Tham sè: Texti lµ c¸c chuçi v¨n b¶n cÇn nèi kÕt • VÝ dô : A1 Data2 brook trout3 species4 325 Formula Description6 =CONCATENATE("Stream population for Concatenates a sentence from the data above ",A2," ",A3," is ",A4,"/mile") (Stream population for brook trout species is 32/mile)2.5 Hµm DOLLAR • Chøc n¨ng: §æi mét sè sang mét chuçi víi ®Þnh d¹ng tiÒn tÖ t¬ng øng • Có ph¸p: DOLLAR(number,decimals) • Tham sè: Number lµ mét gi¸ trÞ sè, mét c«ng thøc mµ gi¸ trÞ tr¶ vÒ lµ gi¸ trÞ sè hay mét tham chiÕu ®Õn mét « chøa c¸c gi¸ trÞ sè, Decimals lµ sè c¸c con sè thËp ph©n sau dÊu chÊm nÕu bá qua EXCEL sÏ mÆc ®Þnh lµ 2. • VÝ dô : A 1 Data2 1234.5673 -1234.5674 -0.123CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 127
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu5 99.888 6 Formula Description (Result)7 =DOLLAR(A2, 2) Displays the first number in a currency format, 2 digits to the right of the decimal point ($1,234.57)8 =DOLLAR(A2, -2) Displays the first number in a currency format, 2 digits to the left of the decimal point ($1,200)9 =DOLLAR(A3, -2) Displays the second number in a currency format, 2 digits to the left of the decimal point (($1,200))10 =DOLLAR(A4, 4) Displays the third number in a currency format, 4 digits to the right of the decimal point(($0.1230))11 =DOLLAR(A5) Displays the fourth number in a currency format, 2 digit to the left of the decimal point ($99.89)2.6 Hµm EXACT • Chøc n¨ng: Tr¶ vÒ kÕt qu¶ khi so s¸nh hai chuçi v¨n b¶n. NÕu gièng nhau nhËn ®îc gi¸ trÞ TRUE nÕu kh¸c nhau nhËn gi¸ trÞ FALE • Có ph¸p: EXACT(text1, text2) • Tham sè: Text1, Text2 lµ hai d·y v¨n b¶n cÇn so s¸nh víi nhau.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 128
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu VÝ dô : A B1 First string Second string2 word word3 Word word4 w ord word5 Formula Description (Result)6 =EXACT(A2,B2) Checks whether the strings in the first row match (TRUE)7 =EXACT(A3,B3) Checks whether the strings in the second row match (FALSE)8 =EXACT(A4,B4) Checks whether the strings in the third row match (FALSE)2.7 Hµm FIND • Chøc n¨ng: T×m mét chuçi v¨n b¶n trong mét v¨n b¶n kh¸c. Gi¸ trÞ tr¶ vÒ lµ vÞ trÝ ®Çu tiªn cña ký tù ®Çu tiªn trong chuçi t×m. Hµm nµy ph©n biÖt ch÷ c¸i hoa vµ ch÷ thêng vµ kh«ng chÊp nhËn tªn ®¹i diÖn (“*” , “ .” , “?”) • Có ph¸p: FIND(Find_text, within_text, start_number) • Tham sè: Find_Text lµ v¨n b¶n muèn t×m, within_text lµ v¨n b¶n trong ®ã cÇn t×m, start_number lµ vÞ trÝ b¾t ®Çu t×m. • VÝ dô 1: A1 Data2 Miriam McGovern3 Formula Description (Result)4 =FIND("M",A2) Position of the first "M" in the string above (1)5 =FIND("m",A2) Position of the first "m" in the string above (6)6 =FIND("M",A2,3) Position of the first "M" in the string above, starting with the third character (8)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 129
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • VÝ dô 2: A 1 Data2 Ceramic Insulators #124-TD45-873 Copper Coils #12-671-67724 Variable Resistors #116010 5 Formula Description (Result)6 =MID(A2,1,FIND(" #",A2,1)-1) Extracts text from position 1 to the position of "#" in the first string above (Ceramic Insulators)7 =MID(A3,1,FIND(" #",A3,1)-1) Extracts text from position 1 to the position of "#" in the second string above (Copper Coils)8 =MID(A4,1,FIND(" #",A4,1)-1) Extracts text from position 1 to the position of "#" in the third string above (Variable Resistors)2.8 Hµm FIXED • Chøc n¨ng: Lµm trßn mét sè tíi mét sè chÝnh x¸c cho tríc vµ ®æi mét sè sang d¹ng v¨n b¶n víi nh÷ng dÊu chÊm vµ dÊu phÊy t¬ng øng • Có ph¸p: FIXED(number, decimals, no_commas) • Tham sè: Number lµ con sè cÇn lµm trßn vµ chuyÓn ®æi, decimals lµ sè c¸c con sè cau dÊu thËp ph©n, no_commas lµ gi¸ trÞ luËn lý tr¶ vÒ trong v¨n b¶n nÕu TRUE sÏ cã dÊu phÈy trong sè chuyÓn ®æi nÕu FALE hoÆc kh«ng sÏ kh«ng cã dÊu phÈy trong v¨n b¶n. • VÝ dô : A 1 Data2 1234.5673 -1234.5674 44.332 5 Formula Description (Result)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 130
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu6 =FIXED(A2, 1) Rounds the first number 1 digit to the right of the decimal point (1,234.6)7 =FIXED(A2, -1) Rounds the first number 1 digit to the left of the decimal point (1,230)8 =FIXED(-1234.567, -1, TRUE) Rounds the second number 1 digit to the left of the decimal point, without commas (-1230)9 =FIXED(44.332) Rounds the third number 2 digits to the left of the decimal point (44.33)2.9 Hµm LEFT • Chøc n¨ng: Tr¶ vÒ mét hoÆc mét chuèi ký tù lÊy tõ mét chuçi ký tù kh¸c ®îc x¸c ®Þnh tõ bªn tr¸i. • Có ph¸p: LEFT(text, num_char) • Tham sè: Text chuçi ký tù ®Ó lÊy c¸c ký tù ra, num_char lµ ®é dµi cña chuçi cÇn lÊy ra nÕu bá qua sÏ mÆc ®Þnh gi¸ trÞ lµ 1. VÝ dô : A 1 Data2 Sale Price3 Sweden 4 Formula Description (Result)5 =LEFT(A2,4) First four characters in the first string (Sale)6 =LEFT(A3) First character in the second string (S)2.10 Hµm LEN • Chøc n¨ng: Cho biÕt ®é dµi cña mét chuçi hµm nµy ®Õm c¶ kho¶ng tr¾ng vµ ký tù • Có ph¸p: LEN(text) • Tham sè: Text lµ chuçi ký tù cÇn ®Õm. VÝ dô : A1 Data2 Phoenix, AZCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 131
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu34 One6 =LEN(A2) Length of the first string (11)7 =LEN(A3) Length of the second string (0)8 =LEN(A4) Length of the third string, which includes 5 spaces (8)2.11 Hµm LOWER • Chøc n¨ng: §æi mét chuçi v¨n b¶n ra ch÷ thêng • Có ph¸p: LOWER(text) • Tham sè: Text lµ chuçi v¨n b¶n cÇn ®æi • VÝ dô : A 1 Data2 E. E. Cummings3 Apt. 2B 4 Formula Description (Result)5 =LOWER(A2) Lower case of first string (e. e. cummings)6 =LOWER(A3) Lower case of last string (apt. 2b)2.12 Hµm MID • Chøc n¨ng: C¾t mét chuçi ký tù tõ mét chuçi ký tù b¾t ®Çu tùi mét vÞ trÝ ®îc chØ ra vµ cã ®é dµi ®îc cho tríc • Có ph¸p: MID(text, num_text1, num_text2) • Tham sè: text lµ chuçi ký tù ®Ó lÊy ra, num_text1 lµ vÞ trÝ b¾t ®Çu c¾t, num_text2 lµ ®é dµi chuçi ký tù cÇn c¾t. • VÝ dô : A1 DataCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 132
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2 Fluid Flow3 Formula Description (Result)4 =MID(A2,1,5) Five characters from the string above, starting at the first character (Fluid)5 =MID(A2,7,20) Twenty characters from the string above, starting at the seventh (Flow)6 =MID(A2,20,5) Because the starting point is greater than the length of the string, empty text is returned ()CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 133
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2.13 Hµm PROPER • Chøc n¨ng: ®æi sang ch÷ hoa c¸c ký tù ®Çu trong mét tõ c¸c ký tù kh¸c trong tõ ®æi sang ch÷ thêng • Có ph¸p: PROPER(text) • Tham sè: text lµ chuçi ký tù cÇn ®æi • VÝ dô : A 1 Data2 this is a TITLE3 2-cents worth4 76BudGet 5 Formula Description (Result)6 =PROPER(A2) Proper case of first string (This Is A Title)7 =PROPER(A3) Proper case of second string (2-CentS Worth)8 =PROPER(A4) Proper case of third string (76Budget)2.14 Hµm REPLACE • Chøc n¨ng: Thay thÕ mét sè c¸c ký tù b¾t ®Çu t¹i mét vÞ trÝ cho tríc b»ng mét tËp c¸c ký tù cho tríc • Có ph¸p: REPLACE(old_text, Start_number, num_char, new_text) • Tham sè: Old_text lµ chuçi v¨n b¶n cò, Start_number lµ vÞ trÝ b¾t ®Çu cÇn ph¶i thay, num_char lµ sè c¸c ký tù ph¶i thay (®é dµi chuçi míi), new_text lµ ®o¹n ký tù míi thay thÕ cho ®o¹n ký tù cò • VÝ dô : A1 Data2 abcdefghijk3 2009CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 134
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu4 1234565 Formula Description (Result)6 =REPLACE(A2,6,5,"*") Replaces five characters, starting with the sixth character (abcde*k)7 =REPLACE(A3,3,2,"10") Replaces the last two digits of 2009 with 10 (2010)8 =REPLACE(A4,1,3,"@") Replaces the first three characters with @ (@456)2.15 Hµm REPT • Chøc n¨ng: LÆp l¹i mét chuçi v¨n b¶n mét sè lÇn hµm nµy cã thÓ lÊp ®Çy mét « b»ng mét sè cè ®Þnh c¸c « tõ c¸c thÓ hiÖn cña cïng mét chuçi v¨n b¶n • Có ph¸p: REPT(text, num_times) • Tham sè: text lµ v¨n b¶n cÇn lÆp l¹i, num_times lµ sè lÇn cÇn lÆp l¹i • VÝ dô : A B Formula Description (Result)=REPT("*-", 3) Displays the string 3 times (*-*-*-)=REPT("-",10) Displays a dash 10 times (----------)2.16 Hµm RIGHT • Chøc n¨ng: LÊy mét sè c¸c ký tù tõ bªn ph¶i cña mét chuçi c¸c ký tù • Có ph¸p: RIGHT(text, num_char) • Tham sè: Text chuçi ký tù mµ cÇn lÊy mét chuçi ký tù tõ ®©y ra, num_text ®é dµi chuçi ký tù cÇn lÊy. • VÝ dô : A 1 Data2 Sale Price3 Stock Number 4 Formula Description (Result)5 =RIGHT(A2,5) Last 5 characters of the first string (Price)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 135
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu6 =RIGHT(A3) Last character of the second string (r)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 136
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu2.17 Hµm TEXT • Chøc n¨ng: ChuyÓn ®æi mét gi¸ trÞ sè sang mét v¨n b¶n theo ®Þnh d¹ng sè ®· x¸c ®Þnh • Có ph¸p: TEXT(value, format_text) • Tham sè: value gi¸ trÞ cÇn chuyÓn ®æi, format_text ®Þnh d¹ng v¨n b¶n muèn sö dông • VÝ dô : A B1 Salesperson Sales2 Buchanan 28003 Dodsworth 40%4 Formula Description (Result)5 =A2&" sold "&TEXT(B2, "$0.00")&" Combines contents above into a phrase (Buchanan worth of units." sold $2800.00 worth of units.)6 =A3&" sold "&TEXT(B3,"0%")&" of the Combines contents above into a phrase (Dodsworth total sales." sold 40% of the total sales.)2.18 Hµm TRIM • Chøc n¨ng: ChuÈn ho¸ c¸c kho¶ng trèng trong mét v¨n b¶n vµ chØ ®Ó l¹i c¸c kho¶ng tr¾ng gi÷a c¸c tõ • Có ph¸p: TRIM(text) • Tham sè: text v¨n b¶n cÇn chuÈn ho¸ • VÝ dô : A B Formula Description (Result)=TRIM(" First Quarter Removes leading and trailing spaces from the text in the formulaEarnings ") (First Quarter Earnings)2.19 Hµm UPPER • Chøc n¨ng: §æi mét chuçi v¨n b¶n sang ch÷ hoa • Có ph¸p: UPPER(text) • Tham sè: Text chuçi v¨n b¶n cÇn chuyÓn ®æi • VÝ dô :CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 137
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu A 1 Data2 total3 Yield 4 Formula Description (Result)5 =UPPER(A2) Upper case of first string (TOTAL)6 =UPPER(A3) Upper case of second string (YIELD)2.20 Hµm VALUE • Chøc n¨ng: §æi mét chuçi v¨n b¶n ra mét sè • Có ph¸p: VALUE(text) • Tham sè: Text lµ chuçi v¨n b¶n cÇn chuyÓn ®æi • VÝ dô: Value(10/20/2006) => 39010CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 138
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Bµi 7 Thùc ®¬n format c¸c hµm luËn lý vµ th«ng tin1. Thùc ®¬n Format1.1 Cells (Ctrl + 1) Bao gåm c¸c ®Þnhd¹ng cña mét « hay métnhãm c¸c « Format cells number Trong Tab nµy gåmc¸c ®Þnh d¹ng kiÓu d÷liÖu trong mét « hoÆc métnhãm c¸c « • General ®Þnh d¹ng kiÓu b×nh thêng • Number ®Þnh d¹ng kiÓu sè • Currency ®Þnh d¹ng kiÓu tiÒn tÖ • Date ®Þnh d¹ng kiÓu H×nh 4-6 Hép tho¹i Format Cells ngµy th¸ng • Time ®Þnh d¹ng kiÓu thêi gian • Text ®Þnh d¹ng kiÓu v¨n b¶n Format cells Alignment • Horizontal x¸c ®Þnh kho¶ng c¸c lÒ gi÷a hai c¹nh bªn cña « • Vertical x¸c ®Þnh kho¶ng c¸ch lÒ gi÷a hai c¹nh ®¸y cña « • Wrap text x¸c lËp hoÆ gì bá chÕ ®é hiÓn thÞ nhiÒu dßng trong mét « H×nh 4-7 Hép tho¹i Format CellsCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 139
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Shrink to fit x¸c lËp hoÆc gì bá chÕ ®é tù ®éng ®iÒu chØnh cì ch÷ cho phï hîp víi ®é réng cña « • Merge cells x¸c lËp hoÆc gì bá chÕ ®é gép « • Orientation hiÓn thÞ v¨n b¶n díi c¸c gãc kh¸c nhau gãc nµy ®îc x¸c lËp qu¸ tuú chän Degrees Format cells border Lµm viÖc víi chÕ ®ékÎ vÏ khung viÒn cho c¸c «®· chän. Lùa chän c¸c lo¹i®êng kÎ trong khung Stylevµ mµu ®êng kÎ trongkhung Color sau ®ã clickchuét vµo c¸c biÓu tîng ®-êng kÎ cña b¶ng trongphÇn Border1.2 Format rows (t¬ng tù nh formatcolumns) H×nh 4-8 Hép tho¹i Format Cells1.3 Format colmns • Width X¸c ®Þnh ®é réng cho cét • Autofit selection tù ®éng x¸c ®Þnh ®é réng c¶ cét b»ng víi chiÒu dµi cña d·y ký tù trong « • Hide Èn cét • Unhide gì bá x¸c lËp viÖc Èn cét • Standard width x¸c lËp ®é réng tiªu chuÈn2. C¸c hµm luËn lý2.1 Hµm AND • Chøc n¨ng: Lîng gi¸ trÞ lµ TRUE nÕu tÊt c¶ c¸c tham sè lµ TRUE ngîc l¹i lµ FALSE nÕu mét trong c¸c gi¸ trÞ lµ FALSE • Có ph¸p: AND(logic1, logic2, logic3,....)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 140
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Tham sè: Logici lµ c¸c gi¸ trÞ c¸c gi¸ trÞ nµy cã thÓ nhËn gi¸ trÞ TRUE hoÆc FALSE2.2 Hµm FALSE • Chøc n¨ng: Tr¶ vÒ gi¸ trÞ FALSE • Có ph¸p: FALSE() • Tham sè: 02.3 Hµm IF • Chøc n¨ng: Tr¶ vÒ mét lîng gi¸ trÞ nÕu lîng gi¸ luËn lý lµ TRUE vµ mét lîng gi¸ trÞ kh¸c nÕu lîng gi¸ luËn lý lµ FALSE • Có ph¸p: IF(logic_test, value_true, value_false) • Tham sè: Logic_test lµ biÓu thøc logic kiÓm tra, value_true gi¸ trÞ tr¶ vÒ khi kiÓm tra ®óng, value_false lµ gi¸ trÞ tr¶ vÒ khi kiÓm tra logic lµ sai • VÝ dô: If( DiemTB >8, “duoc hoc bong”, “0”);2.4 Hµm NOT • Chøc n¨ng: §æi ngîc gi¸ trÞ cña mét tham sè • Có ph¸p: NOT(logical) • Tham sè: Logical lµ mét biÓu thøc luËn lý bÊt kú cã thÓ ®¸nh gi¸ TRUE hay FALSE2.5 Hµm OR • Chøc n¨ng: Tr¶ vÒ gi¸ trÞ TRUE nÕu mét tham sè lîng gi¸ lµ TRUE vµ lîng gi¸ lµ FALSE nÕu tÊt c¶ c¸c tham sè cã gi¸ trÞ lµ FALSE • Có ph¸p: OR(logical1, logical2,...) • Tham sè: Logicali lµ c¸c gi¸ trÞ logic cÇn kiÓm tra2.6 Hµm TRUE • Chøc n¨ng: Tr¶ vÒ gi¸ trÞ TRUE • Có ph¸p: TRUE() • Tham sè:0CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 141
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu3. C¸c hµm th«ng tin3.1 Hµm COUNTBLANK • Chøc n¨ng: §Õm mét sè c¸c « kh¸c trèng trong d·y • Có ph¸p: COUNTBLANK(range) • Tham sè: Range lµ d·y c¸c « trong ®ã muèn ®Õm c¸c « kh¸c • VÝ dô : A B1 Data Data23 6 =IF(B4<30,"",B4)4 275 4 346 Formula Description (Result)7 =COUNTBLANK(A2:B5) Counts empty cells in the range above. The formula returns empty text. (4)3.2 Hµm TYPE • Chøc n¨ng:Cho kiÓu cña mét gi¸ trÞ • Có ph¸p: TYPE(value) • Tham sè: Value lµ gi¸ trÞ cña kiÓu mµ b¹n muèn biÕt TYPE tr¶ vÒ gi¸ trÞ nh b¶ng sauCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 142
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu KiÓu Gi¸ trÞ tr¶ vÒ Number 1 Text 2 Logical 4 value Formula 8 Error value 16 Array 64 A 1 Data 2 Smith 3 Formula Description (Result) 4 =TYPE(A2) Checks the type of the value above (2) 5 =TYPE("Mr. "&A2) Checks the type of "Mr. Smith" (2) 6 =TYPE(2+A2) Checks the type of the formula, which returns the error #VALUE! (16) 7 =TYPE({1,2;3,4}) Checks the type of an array constant (64)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 143
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Bµi 8 c¸c hµm tra cøu vµ t×m kiÕm1. Hµm COLUMN • Chøc n¨ng: Cho sè cét cho mét tham chiÕu nµo ®ã • Có ph¸p: COLUMN(reference) • Tham sè: Reference lµ mét tham chiÕu nµo ®ã mµ muèn biÕt sè cét • VÝ dô : A B 1 Formula Description (Result)2 =COLUMN() Column in which the formula appears (1)3 =COLUMN(A10) Column of the reference (1)2. Hµm HLOOKUP • Chøc n¨ng: T×m trong hµng ®Çu tiªn cña mét m¶ng vµ tr¶ vÒ gi¸ trÞ ®ã trong mét « x¸c ®Þnh • Có ph¸p: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index, range_lookup) • Tham sè: Lookup_value lµ trÞ t×m kiÕm lµ gi¸ trÞ cÇn t×m trong cét ®Çu tiªn, table_array lµ vïng t×m kiÕm lµ vïng m¸ trªn ®ã ta sÏ t×m gi¸ trÞ t×m kiÕm, row_index lµ sè hµng trong b¶ng mµ t¹i ®ã ta muèn lÊy d÷ liÖu vÒ, range_lookup lµ TRUE (hay kh«ng cã) nÕu b¹n muèn t×m gÇn ®óng vµ FALSE nÕu b¹n muèn t×m chÝnh x¸c. • VÝ dô : A B C1 Axles Bearings Bolts2 4 4 93 5 7 104 6 8 115 Formula Description (Result)6 =HLOOKUP("Axles",A1:C4,2,TRUE) Looks up Axles in row 1, and returns the value from row 2 thats in the same column. (4)7 =HLOOKUP("Bearings",A1:C4,3,FALSE) Looks up Bearings in row 1, andCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 144
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu returns the value from row 3 thats in the same column. (7)8 =HLOOKUP("B",A1:C4,3,TRUE) Looks up B in row 1, and returns the value from row 3 thats in the same column. Because B is not an exact match, the next largest value that is less than B is used: Axles. (5)9 =HLOOKUP("Bolts",A1:C4,4) Looks up Bolts in row 1, and returns the value from row 4 thats in the same column. (11)10 =HLOOKUP(3,{1,2,3;"a","b","c";"d","e","f"},2,TRUE) Looks up 3 in the first row of the array constant, and returns the value from row 2 in same column. (c)3 Hµm LOOKUP • Chøc n¨ng: T×m kiÕm vµ tr¶ vÒ gi¸ trÞ trong mét vÐc t¬ hay mét m¶ng • Có ph¸p: LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, result_vector) LOOKUP(lookup_value, array) • Tham sè: Lookup_ value lµ gi¸ trÞ b¹n muèn t×m kiÕm, lookup_vector lµ tham chiÕu tíi mét hµng cét vµ thø tù cña nã ph¶i theo thø tù t¨ng dÇn, result_vector lµ mét tham chiÕu tíi mét hµng hoÆc cét ph¶i cã cïng kÝch th- íc nh lookup_vector, array ph¶i theo thø tù t¨ng dÇn. NÕu hµm nµy kh«ng t×m ®îc gi¸ trÞ x¸c ®Þnh nã thùc hiÖn t×m kiÕm gÇn ®óng. A B Formula Description (Result)=LOOKUP("C",{"a","b","c","d";1,2,3,4}) Looks up "C" in first row of the array and returns the value in the last row thats in the same column (3)=LOOKUP("bump",{"a",1;"b",2;"c",3}) Looks up "bump" in first row of the array and returns the value in the last column thats in the same row (2)4 Hµm ROW • Chøc n¨ng: Cho biÕt sè hµng cña mét tham chiÕu • Có ph¸p: ROW(reference) • Tham sè: Reference lµ tham chiÕu tíi vïng mµ ta muèn biÕt sè hµng • VÝ dô :CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 145
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu A B1 Formula Description (Result)2 =ROWS(C1:E4) Number of rows in the reference (4)3 =ROWS({1,2,3;4,5,6}) Number of rows in the array constant (2)5 Hµm VLOOKUP • Chøc n¨ng: T×m trong cét ®Çu tiªn cña mét m¶ng vµ tr¶ vÒ gi¸ trÞ ®ã trong mét « x¸c ®Þnh • Có ph¸p: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index, range_lookup) • Tham sè: Lookup_value lµ trÞ t×m kiÕm lµ gi¸ trÞ cÇn t×m trong hµng ®Çu tiªn, table_array lµ vïng t×m kiÕm, vïng m¸ trªn ®ã ta sÏ t×m gi¸ trÞ t×m kiÕm, col_index lµ sè cét trong b¶ng mµ t¹i ®ã ta muèn lÊy d÷ liÖu vÒ, range_lookup lµ TRUE (hay kh«ng cã) nÕu b¹n muèn t×m gÇn ®óng vµ FALSE nÕu b¹n muèn t×m chÝnh x¸c. • VÝ dô : A B C 1 Density Viscosity Temperature 2 0.457 3.55 500 3 0.525 3.25 400 4 0.616 2.93 300 5 0.675 2.75 250 6 0.746 2.57 200 7 0.835 2.38 150 8 0.946 2.17 100 9 1.09 1.95 50 10 1.29 1.71 0 11 Formula Description (Result) 12 =VLOOKUP(1,A2:C10,2) Looks up 1 in column A, and returns the value from column B in the same row (2.17) 13 =VLOOKUP(1,A2:C10,3,TRUE) Looks up 1 in column A, and returns the value from column C in the same row (100) 14 =VLOOKUP(.7,A2:C10,3,FALSE) Looks up 0.746 in column A. Because there is no exact match in column A, an error is returned (#N/A) 15 =VLOOKUP(0.1,A2:C10,2,TRUE) Looks up 0.1 in column A. Because 0.1 is less than theCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 146
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu smallest value in column A, an error is returned (#N/A)16 =VLOOKUP(2,A2:C10,2,TRUE) Looks up 2 in column A, and returns the value from column B in the same row (1.71)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 147
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Bµi 9 c¸c hµm c¬ së d÷ liÖu1. Hµm DAVERAGE • Chøc n¨ng: TÝnh trung b×nh c¸c d÷ kiÖn ®· ®îc chän • Có ph¸p: DAVERAGE(database, field, criteria) • Tham sè: Database lµ mét d·y c¸c « dïng ®Ó x¸c ®Þnh c¬ së d÷ liÖu, field lµ tªn trêng hay mét d·y c¸c « biÓu diÔn c¸c cét lÊy trung b×nh, critera lµ tªn vïng hay mét d·y c¸c « chøa tiªu chuÈn ®Ó tÝnh gi¸ trÞ trong trêng cÇn tÝnh gi¸ trÞ trung b×nh A B C D E F1 Tree Height Age Yield Profit Height2 Apple >10 <163 Pear4 Tree Height Age Yield Profit5 Apple 18 20 14 105.006 Pear 12 12 10 96.007 Cherry 13 14 9 105.008 Apple 14 15 10 75.009 Pear 9 8 8 76.8010 Apple 8 9 6 45.00 Description Formula (Result) =DCOUNT(A4:E10,"Age",A1:F2) This function looks at the records of apple trees between a height of 10 and 16 and counts how many of the Age fields in those records contain numbers. (1) =DCOUNTA(A4:E10,"Profit",A1:F2) This function looks at the records of apple trees between a height of 10 and 16 and counts how many of the Profit fields in those records are not blank. (1) =DMAX(A4:E10,"Profit",A1:A3) The maximum profit of apple and pear trees. (105) =DMIN(A4:E10,"Profit",A1:B2) The minimum profit of apple trees over 10 in height. (75) =DSUM(A4:E10,"Profit",A1:A2) The total profit from apple trees. (225)CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 148
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu =DSUM(A4:E10,"Profit",A1:F2) The total profit from apple trees with a height between 10 and 16. (75) =DPRODUCT(A4:E10,"Yield",A1:B2) The product of the yields from apple trees with a height greater than 10. (140) =DAVERAGE(A4:E10,"Yield",A1:B2) The average yield of apple trees over 10 feet in height. (12) =DAVERAGE(A4:E10,3,A4:E10) The average age of all trees in the database. (13) =DSTDEV(A4:E10,"Yield",A1:A3) The estimated standard deviation in the yield of apple and pear trees if the data in the database is only a sample of the total orchard population. (2.97) =DSTDEVP(A4:E10,"Yield",A1:A3) The true standard deviation in the yield of apple and pear trees if the data in the database is the entire population. (2.65) =DVAR(A4:E10,"Yield",A1:A3) The estimated variance in the yield of apple and pear trees if the data in the database is only a sample of the total orchard population. (8.8) =DVARP(A4:E10,"Yield",A1:A3) The true variance in the yield of apple and pear trees if the data in the database is the entire orchard population. ( 7.04) =DGET(A4:E10,"Yield",A1:A3) Returns the #NUM! error value because more than one record meets the criteria.2. Hµm DCOUNT • Chøc n¨ng: §Õm c¸c « tho¶ m·n tiªu chuÈn ®Þnh nghÜa trong tham sè cuèi cïng • Có ph¸p: DCOUNT(database, field, criteria) • Tham sè: Database lµ mét d·y « ®îc x¸c ®Þnh trong c¬ së d÷ liÖu, field lµ tªn trêng hay mét d·y c¸c « cÇn ®Õm (tham sè nµy lµ tuú chän nÕu kh«ng chän sÏ ®Õm toµn bé c¬ së d÷ liÖu), Critera lµ tªn trêng hay mét d·y c¸c « cã chøa mét tiªu chuÈn nµo ®ã dïng ®Ó x¸c ®Þnh trêng sè trong khi ®Õm.3. Hµm DCOUNTA • Chøc n¨ng: §Õm c¸c « kh«ng trèng tho¶ tiªu chuÈn ®Þnh nghi· trong tham sè cuèi cïng • Có ph¸p: DCOUNTA(database, field, criteria) • Tham sè: Database lµ mét d·y « ®îc x¸c ®Þnh trong c¬ së d÷ liÖu, field lµ tªn trêng hay mét d·y c¸c « cÇn ®Õm (tham sè nµy lµ tuú chän nÕu kh«ng chän sÏ ®Õm toµn bé c¬ së d÷ liÖu), Critera lµ tªn trêng hay mét d·y c¸c « cã chøa mét tiªu chuÈn nµo ®ã dïng ®Ó x¸c ®Þnh trêng kh«ng trèng trong khi ®Õm.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 149
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu4. Hµm DMAX • Chøc n¨ng: LÊy gi¸ trÞ lín nhÊt cña mét cét cña nh÷ng mÈu tin d÷ liÖu • Có ph¸p: MAX(database, field, criteria) • Tham sè: Database lµ mét d·y « ®îc x¸c ®Þnh trong c¬ së d÷ liÖu, field lµ tªn trêng hay mét d·y c¸c « cÇn t×m gi¸ trÞ lín nhÊt, Critera lµ tªn trêng hay mét d·y c¸c « cã chøa mét tiªu chuÈn nµo ®ã dïng ®Ó x¸c ®Þnh rµng buéc trªn nh÷ng mÈu tin cÇn ®i t×m.5. Hµm DMIN • Chøc n¨ng: LÊy gi¸ trÞ nhá nhÊt cña mét cét cña nh÷ng mÈu tin d÷ liÖu • Có ph¸p: MIN(database, field, criteria) • Tham sè: Database lµ mét d·y « ®îc x¸c ®Þnh trong c¬ së d÷ liÖu, field lµ tªn trêng hay mét d·y c¸c « cÇn t×m gi¸ trÞ nhá nhÊt, Critera lµ tªn trêng hay mét d·y c¸c « cã chøa mét tiªu chuÈn nµo ®ã dïng ®Ó x¸c ®Þnh rµng buéc trªn nh÷ng mÈu tin cÇn ®i t×m.6. Hµm DSUM • Chøc n¨ng: LÊy tæng c¸c sè trong cét cã tªn lµ tªn cña tham sè field tho¶ c¸c tiªu chuÈn trong tham sè criteria • Có ph¸p: DSUM(database, field, criteria) • Tham sè: Database lµ mét d·y « ®îc x¸c ®Þnh trong c¬ së d÷ liÖu, field lµ tªn trêng hay mét d·y c¸c « cÇn t×m gi¸ trÞ tæng, Critera lµ tªn trêng hay mét d·y c¸c « cã chøa mét tiªu chuÈn nµo ®ã dïng ®Ó x¸c ®Þnh rµng buéc trªn nh÷ng mÈu tin cÇn lÊy tæng.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 150
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒuI. C¬ së d÷ liÖu1.1 Kh¸i niÖm • C¬ së d÷ liÖu lµ tËp hîp c¸c mÈu tin ®îc tæ chøc theo c¸u tróc hµng cét ®Ó cã thÓ liÖt kª s¾p xÕp hoÆc truy t×m nhanh chãng c¸c th«ng tin. EXCEL quy ®Þnh tèi ®a lµ 255 cét vµ 16383 dßng • Mçi cét ®îc gäi lµ mét trêng trong ®ã hµng ®Çu tiªn cña cét lµ tªn trêng. Tªn trêng ph¶i lµ d÷ liÖu kiÓu chuçi. Trong mét cét chØ chøa mét d¹ng nhÊt ®Þnh • Mçi hµng lµ tËp hîp d÷ liÖu cña c¸c cét kh¸c nhau cã liªn quan ®Õn nhau ®- îc gäi lµ mét b¶n ghi2 Thao t¸c víi c¬ së d÷ liÖu2.1 T¹o c¬ së d÷ liÖu Trong EXCEL c¬ së d÷ liÖu ®îc tæ chøc díi d¹ng b¶ng tÝnh gåm c¸c hµngvµ cét §Ó thùc hµnh x©y dùng b¶ng dang s¸ch c¸n bé trong ®¬n vÞ ®Æt tªn b¶nglµ b¶ng DANHSACH gåm c¸c cét: Hä, Ten, Nam, Nu, Ngaysinh. Trªn hµng ®Çutiªn cña c¸c cét lµ c¸c tiªu ®Ò cét viÕt ë d¹ng chuçi lý tù. Trong mçi cét chØ chøamét l¹i d÷ liÖuvµ cã néi dung riªng. Tõ dßng thø hai trë ®i mçi dßng (hµng) lµ métb¶n ghi vÒ mét ngêi (gäi lµ Record)2.2 ChØnh söa c¬ së d÷ liÖu Bæ sung thªm hµngC¸ch 1 • NhÊn chuét trªn sè thø tù hµng n¬i muèn chÌn • Thùc hiÖn lÖnh InsertRows EXCEL sÏ ®Èy c¸c hµng cò suèng díi vµ thªm mét dßng chèngC¸ch 2 • Thùc hiÖn lÖnh DataFrom. SÏ xuÊt hiÖn hép tho¹i cã tiªu ®Ò lµ tªn b¶ng tÝnh d· t¹o. • NhÊn nót New c¸c khung sÏ ®îc lµm tr¾ng ®Ó nhËp néi dung • NhÊn nót Close ®Ó nhËp néi dungCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 151
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Bæ sung thªm cét • NhÊn chuét trªn cét ®Ó x¸c ®Þnh n¬i muèn chÌn thªm cét míi • Thùc hiÖn lÖnh insertColumn. EXCEL sÏ dån c¸c cét sang bªn ph¶i ®Ó t¹o cét rçng cho b¹n nhËp d÷ liÖu Xo¸ hµng hoÆc cét • NhÊn chuét trªn hµng hoÆc cét thùc hiÖn lÖnh EditDelete2.3 T×m kiÕm d÷ liÖu tho¶ m·n mét ®iÒu kiÖn cho tríc • NhÊn chuét trªn « bÊt kú cña b¶ng tÝnh c¬ së d÷ liÖu • Thùc hiÖn lÖnh DataForm sÏ xuÊt hiÖn hép tho¹i. NhÊn chuét trªn nót Criteria c¸c khung øng víi tÊt c¶ c¸c tªn cét cña b¶ng tÝnh CSDL sÏ rçng ®Ó nhËp ®iÒu kiÖn t×m • NhËp ®iÒu kiÖn t×m kiÕm • NhÊn Enter ®Ó t×m • NÕu muèn t×m theo ®iÒu kiÖn kh¸c nhÊn Criteria vµ nhÊn tiÕp nót Clear ®Ó xo¸ ®iÒu kiÖn cò nhËp ®iÒu kiÖn míi • NhÊn nót Close ®Ó kÕt thóc Chó ý: • §iÒu kiÖn t×m cã thÓ lµ chuçi d÷ liÖu hoÆc sè • Trong ®iÒu kiÖn cã thÓ sö dông ký tù ®¹i diÖn (?, *) vµ c¸c to¸n tö so s¸nh2.4 S¾p xÕp s¬ së d÷ liÖu • NhÊn chuét trªn « bÊt kú cña b¶ng tÝnh • Thùc hiÖn lÖnh DataSort Trong c¸c khung Sort by, Then by, Then by nhËp c¸c trêng cÇn x¾p sÕp theo tø tù u tiªn. C¸c lùa chän Ascending vµ Deascending lµ ®Ó khai b¸o híng s¾p xÕp t¨ng hoÆc gi¶m. §Æt kho¸ x¾p xÕp b»ng c¸ch H×nh 4-9 Hép tho¹i Sort nhÊn chuét trªn c¸c nót chÔ ë cuèi c¸c khung.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 152
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Thay ®æi c¸c lùa chän sau ®©y nÕu thÊy cÇn thiÕt • My List Has Header Row Khi muèn vïng c¬ së d÷ liÖu cã tiªu ®Ò No Header Row Khi vïng c¬ së d÷ liÖu kh«ng cã tiªu ®Ò • Options Case Sensitive: Ph©n biÖt ch÷ thêng vµ hoa Sort Top To Bottom: X¾p xÕp c¸c dßng theo thø tù tõ trªn xuèng díi Sort Left To Right: X¾p xÕp c¸c cét theo thø tù tõ tr¸i sang ph¶i NhÊn OK ®Ó kÕt thóc Chó ý: Cã thÓ thoa t¸c nhanh b»ng c¸ch chän cét hoÆc hµng cÇn x¾p xÕpsau ®ã chän Ascending hoÆc Diascending trªn thanh c«ng cô chuÈn.II X¾p xÕp vµ ®Æt läc d÷ liÖu2.1 X¾p xÕp danh s¸ch d÷ liÖu Cã thÓ dÏ dµng thay ®æi thø tù cña c¬ së d÷ liÖu VD: Trong dang s¸ch d÷ liÖu nh©n viªn b¸n hµng muèn dµn xÕp theo tªnnh©n viªn b¸n hµng cã thÓ x¾p xÕp theo trêng tªn nh©n viªn. Mét kh¼ n¨ng kh¸clµ x¾p xÕp nh©n viªn theo vïng lµm viÖc cña hä • Chän DataSort thùc hiÖn c¸c thao t¸c thay ®æi2.2 Läc danh s¸ch d÷ liÖu • Chän DataFilterAutoFilter ®Ó bæ sung c¸c mÜ tren th¶ vµo phÇn ®Çu c¸c trêng • Nh¾p nót trÔ c¹nh cét muèn dïng cho quy chuÈn läc • Lùa nh÷ng kho¶n tin muèn so khíp. Cã thÓ lùa mét gi¸ trÞ cô thÓ nh: Top 10, All, Custom hoÆc mét kho¶n tin cô thÓ trong trêng ®ã • Nh¾p trong danh s¸ch d÷ liÖu. EXCEL chØ hiÓn thÞ nh÷ng kho¶n tin tho¶ m·n c¸c quy chuÈn ®· lùa. Cã thÓ biÕt c¬ së d÷ liÖu ®· ®îc läc nhê mòi tªn cã mang mµu kh¸c. Gì bá AutoFilter • Chän DataFilterAutoFilterCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 153
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒuIII. TÝnh tæng theo nhãm • S¾p xÕp d÷ liÖu muèn tÝnh tæng con (VÝ dô theo trêng khu vùc lµm viÖc hoÆc trêng tªn nh©n viªn b¸n hµng) • Chän DataSubtotal ®Ó më hép tho¹i Subtotal • Chän trêng tÝnh tæng trªn hép liÖt kª At each change in • Nh¾p tïy chän Total Sales trªn hép liÖt kª Add Subtotal to tuú chän Sum use Funtion ngÇm ®Þnh sÏ tÝnh to¸n dùa trªn trêng Total Sale • Nh¾p OK EXCEL sÏ chÌn mét hµng tæng con mçi lÇn trêng ®· lùa chän thùc hiÖn hµm mµ ta yªu cÇu tÝnh tæng råi bæ sung mét tæng lín vµo cuèi danh s¸ch d÷ liÖu.IV. Läc d÷ liÖu b»ng lÖnh Advanced Filter T¹o vïng chøa ®iÒu kiÖn läc vïng nµy cã thÓ ®Æt ngay díi vïng chøa b¶ngtÝnh vµ cã cÊu tróc bao gåm • Dßng thø nhÊt chøa tiªu ®Ò cét cña cét lµm ®iÒu kiÖn läc • Dßng kÕ tiÕp ghi nh÷ng ®iÒu kiÖn cô thÓ • NhÊn chuét trªn « bÊt ký cña b¶ng tÝnh c¬ së d÷ liÖu • Thùc hiÖn lÖnh DataFilter AtvandFilter EXCEL sÏ hiÓn thÞ hép tho¹i AtvandFilter • Trong khung Action lùa chän vÞ trÝ hiÓn thÞ c¸c th«ng tin ®· chän läc • Filter the List, In Place: HiÓn thÞ nh÷ng th«ng tin ®· chän läc ngay trªn vïng c¬ së d÷ liÖu ®ang khai th¸c • Copy to Another Location: Sao chÐp th«ng tin ®· läc vµo vïng kh¸c cña b¶ng tÝnh. Khai b¸o tiÕp trong c¸c « • List Range: To¹ ®é cña vïng khai th¸c d÷ liÖu • Criteria Range: To¹ ®é cña vïng ®iÒu kiÖn • Copy to: To¹ ®é cña vïng xuÊt d÷ liÖu ®· läc. ChØ khai th¸c vïng nµy khi trong khung Action ®· chän Copy to Another Alocation • NhÊn nót OK Chó ý:CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 154
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • Khi cÇn hiÓn thÞ l¹i toµn bé b¶ng tÝnh c¬ së d÷ liÖu thùc hiÖn lÖnh DataFilterShow all • Trong hép tho¹i b¹n ph¶i ®¸nh dÊu « Advanced Filter Unique Record Only khi kh«ng muèn cã nh÷ng hµng trïng lÆp trong vïng xuÊt d÷ liÖu ®· läc • C¸c vïng khai th¸c ®iÒu kiÖn vµ vïng xuÊt d÷ liÖu läc kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i trªn cïng mét b¶ng tÝnh • C¸c vïng khai th¸c vïng ®iÒu kiÖn vµ vïng xuÊt d÷ liÖu läc kh«ng ®îc trïng lÆp ®Ó khi cÇn cã thÓ khai b¸o l¹i.V. Liªn kÕt d÷ liÖu5.1 Tham chiÕu ba chiÒu • §¸nh dÊu « muèn nhËp kÕt qu¶ • NhËp dÊu “=” ®Ó b¾t ®Çu c«ng thøc trong « chøa kÕt qu¶ • NhÊn chuét trªn tªn cña b¶ng tÝnh cÇn lÊy d÷ liÖu gèc cho phÐp tÝnh ®Ó hiÓn thÞ tªn cña b¶ng tÝnh ®ã lªn mµn h×nh råi nhÊn tiÕp lªn po cña b¶ng tÝnh nµy mµ ta muèn tham chiÕu tíi. • NhÊn Enter ®Ó quay vÒ b¶ng tÝnh n¬i cã « chøa kÕt qu¶ cña phÐp tÝnh, lóc nµy d÷ liÖu tham chiÕu ®· xuÊt hiÖn trong « chøa c«nng thøc nã lµ d÷ liÖu ®éng. Nãi c¸ch kh¸c khi tµi liÖu gèc thay ®æi th× d÷ liÖu ë « chøa c«ng thøc cïng thay ®æi. • NÕu muèn ®iÓn c«ng thøc b»ng mét phÐp tham chiÕu n÷a th× h·y nhÊn chuét trªn « chøa kÕt qu¶. Khi ®ã c«ng thøc cña nã sÏ xuÊt hiÖn trªn thanh chøa c«ng thøc. NhÊn chuét trªn thanh c«ng thøc ®Ó nhËp tiÕp c«ng thøc vµo « ®ã • Nh vËy EXCEL nhËp c«ng thøc theo d¹ng “=SHEET NAME!FILENAME” ph- ¬ng ph¸p nµy lµ c¸ch chung ®Ó nhËp tham chiÕu tíi b¶ng tÝnh kh¸c. Trong tham chiÕu ba chiÒu tªn b¶ng tÝnh lµ tuyÖt ®èi tªn « hoÆc d·y cã thÓ lµ t- ¬ng ®èi. Mét phÐp tÝnh céng cã tham chiÕu ®Õn ba b¶ng tÝnh cã thÓ cã d¹ng nh sau: = SHEET1!A12 + SHEET3!A12 + SHEET3!A12 Khi thùc hiÖn phÐp céng trªn nh÷ng « hoÆc vïng cã cïng ®Þa chØ nh nhau (cãthÓ ®Õn hµng tr¨m b¼ng tÝnh) th× cã thÓ sö dông Sum vµ thùc hiÖn nh sau: • X¾p xÕp c¸c b¶ng tÝnh sÏ tham chiÕu thµnh mét d·y liªn tôc. • Trong « ®Õn (« kÕt qu¶) nhËp c«ng thøc =Sum( • NhÊn chuét trªn b¶ng tÝnh ®Çu tiªn råi nhÊn tiÕp trªn « kÕt tham chiÕuCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 155
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu • NhÊn gi÷ Shift vµ nhÊn chuét trªn tªn, « tham chiÕu b¶ng tÝnh cuèi cïng5.2 Liªn kÕt d÷ liÖu gi÷a c¸c Workbook ViÖc liªn kÕt b¶ng tÝnh cña nhiÒu workbook cã rÊt nhiÒu t¸c dông. Nhê c¸ctÝnh n¨ng nµy ta cã thÓ t¸ch c¸c workbook phøc t¹p thµnh nh÷ng workbook ®¬ngi¶n ®Ó lµm gi¶m kh«ng gian bé nhí cÇn thiÕt. Tæ chøc phÊn cÊp c¸c workbook®Ó dÔ qu¶n lý d÷ liÖu. Khi ph©n cÊp nh vËy workbook cÊp 1 tham chiÕu ®Õnworkbook cÊp hai. workbook cÊp hai tham chiÕu ®Õn workbook cÊp ba cø nh thÕlµm ®¬n gi¶n cÊu tróc vµ dÔ dµng khia th¸c d÷ liÖu theo c¸c cÊp qu¶n lý. ViÖc liªn kÕt gi÷a c¸c workbook còng t¬ng tù nh víi c¸c b¶ng tÝnh chØ cã®iÓm kh¸c lµ më workbook tríc khi tham chiÕu tíi b¶ng tÝnh vµ ph¶i sö dông lÖnhWindows tõ dßng thùc ®¬n ®Ó më c¸c workbook Nh vËy tham chiÕu tíi c¸c workbook kh¸c ®· më cã d¹ng ={Workbook-Filename}Sheetname!cell or range Khi më mét workbook cã chøa liªn kÕt tíi c¸c workbook kh¸c sÏ cã mét th«ngb¸o xuÊt hiÖn. NÕu tr¶ lêi lµ “Yes” EXCEL sÏ tù ®éng ®i ®Õn nh÷ng workbook cãtham gia liªn kÕt ®Ó t×m nh÷ng d÷ liÖu míi cËp nhËt vµ tæng hîp d÷ liÖu ®ã.5.3 Qu¶n lý nh÷ng liªn kÕt cña workbook Qu¶n lý nh÷ng liªn kÕt gi÷a c¸c workbook®Ó thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc • CËp nhËt workbook phô thuéc • ChuyÓn híng liªn kÕt tõ workbook nµy sang workbook kh¸c • Më workbook gèc §Ó qu¶n lý nh÷ng liªn kÕt gi÷a tµi liÖu gèc vµ tµi liÖu phô thuéc thùc hiÖnlÖnh EditLink. EXCEL sÏ më hép tho¹i Link danh s¸ch c¸c liªn kÕt cã trong tµi liÖuhiÖn hµnhthÓ hiÖn trong khung Source file. Chän liªn kÕt ®Ó lµm viÖc b»ng c¸chnhÊn chuét trªn liªn kÕt sau ®ã sau ®ã cã thÓ chän tiÕp c¸c lÖnh kh¸c. • NhÊn nót Update Now ®Ó cËp nhËt nh÷ng th«ng tin tõ tµi liÖu gèc • NhÊn nót Open Source ®Ó më tµi liÖu gèc • NhÊn nót Change Source ®Ó chuyÓn liªn kÕt sang mét workbook kh¸c khi ®ã EXCEL më hép Change Link gièng nh hép Open ®Ó më tµi liÖu cÇn liªn kÕt.CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 156
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu CHƯƠNG I: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS......................................................1 CHƯƠNG I: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS......................................................1 Bµi 1 : C¸c thao t¸c víi chuét vµ bµn phÝm..................................................1 1. C¸c thao t¸c víi chuét............................................................................1 2. Bµn phÝm............................................................................................1 Ngoµi ra khi sö dông bµn phÝm ta cßn mét kh¸i niÖm n÷a ®ã l¸ “tæ hîpphÝm”. Tæ hîp phÝm lµ viÖc nhÊn ®ång thêi nhiÒu phÝm trong cïng mét lóc trªnbµn phÝm . VÝ dô ®Ó t¾t m¸y nãng (trong tr êng hîp m¸y bÞ “treo”) ta nhÊn tæ hîpphÝm “Ctrl +Alt +Delete” tøc lµ ta nhÊn ®ång thêi c¶ ba phÝm nµy trªn mét bµnphÝm. HoÆc khi ta muèn më hép tho¹i Font ch÷ trong Word ta cã thÓ nhÊn tæ hîpphÝm “Ctrl +D” tøc lµ ta nhÊn ®ång thêi hai phÝm lµ phÝm “Ctrl” vµ phÝm ch÷ c¸i“D”. Th«ng thêng khi ta nhÊn Ýt khi nhÊn ®îc ®ång thêi c¶ hai phÝm liÒn mét lócthêng lµ mét phÝm ®îc nhÊn tríc mét phÝm ®îc nhÊn sau do ®ã ®Ó tr¸nh kháinhËn ®îc c¸c chøc n¨ng kh«ng mong muèn th× ta nªn nhÊn vµ gi÷ c¸c phÝm chøcn¨ng tríc sau ®ã míi nhÊn tíi c¸c phÝm ch÷ c¸i hoÆc ch÷ sè cßn l¹i (C¸c thao t¸cnµy còng chØ thùc hiÖn mét lÇn nÕu ta nhÊn vµ gi÷ l©u m¸y tÝnh sÏ thùc hiÖnnhiÒu lÇn c¸c chøc n¨ng cña tæ hîp phÝm).............................................................2 3.TÖp tin, th môc vµ ®êng dÉn...............................................................3 3.1 TÖp tin..........................................................................................3 3.2 Th môc...........................................................................................3 3.3 §êng dÉn.......................................................................................4 4. Khëi ®éng vµ tho¸t khái Windows.......................................................4 4.1 Khëi ®éng windows......................................................................4 PhÇn thø hai lµ thanh Taskbar. Thanh nµy gåm ba phÇn nót Start, thanhtr¹ng th¸i, phÇn hiÓn thÞ ®ång hå............................................................................5 4.2 Tho¸t khái .....................................................................................6 Chó ý: Khi sö dông m¸y tÝnh ph¶i t¾t m¸y theo ®óng quy tr×nh. ................6 5. Thay ®æi c¸c th«ng sè trong win.........................................................6 Trong Tab Numbers ta cã c¸c ®Þnh d¹ng sau:..............................................7 Trong Tab Currency cã c¸c lùa chän sau:......................................................8 CHƯƠNG II: MICROSOFT WORD..............................................................10 CHƯƠNG II: MICROSOFT WORD..............................................................10 Bµi 1: Giíi thiÖu Microsoft word for windows............................................10 1. Khëi ®éng ch¬ng tr×nh Microsoft word for windows.........................10 2. Cöa sæ ch¬ng tr×nh Microsoft word ................................................10CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 157
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Mét sè ®iÓm ®¸ng lu ý khi sö dông menu: .................................................11 3. Cöa sæ v¨n b¶n.................................................................................16 3.1 Më cöa sæ v¨n b¶n......................................................................16 3.2 Cöa sæ v¨n b¶n hiÖn hµnh..........................................................17 3.3 ThÓ hiÖn cöa sæ v¨n b¶n............................................................17 C¸ch 1 :........................................................................................................18 C¸ch 2 :........................................................................................................18 3.4 Lu v¨n b¶n....................................................................................19 3.5 §ãng cöa sæ................................................................................21 NÕu b¹n më file v¨n b¶n ra vµ cã hiÖu chØnh cho v¨n b¶n th× khi ®ãng filemét hép tho¹i sÏ hiÖn ra ®Ó yªu cÇu x¸c ®Þnh lu v¨n b¶n:....................................21 Bµi 2: So¹n th¶o v¨n b¶n...........................................................................22 1.So¹n th¶o v¨n b¶n...............................................................................22 1.1 Kh¸i niÖm....................................................................................22 1.2 NhËp v¨n b¶n th«.........................................................................22 Qu¸ tr×nh dïng nhËp v¨n b¶n th« b¹n cã thÓ dïng:......................................22 1.3 NhËp v¨n b¶n b»ng tiÕng viÖt.....................................................22 1.4 KiÓm tra v¨n b¶n ®· so¹n th¶o.....................................................24 2. HiÖu chØnh v¨n b¶n..........................................................................24 2.1 §¸nh dÊu chän v¨n b¶n.................................................................24 Chän 1 tõ: NhÊp ®óp chuét vµo tõ cÇn t¹o.................................................24 Chän 1 ®o¹n v¨n b¶n :.................................................................................24 Bá chän: NhÊp chuét vµo mét vÞ trÝ bÊt kú trong v¨n b¶n ®Ó con trá TexthiÖn ra, vïng v¨n b¶n ®îc chän sÏ bÞ mÊt..............................................................25 2.2 C¸c lÖnh Edit................................................................................25 2.3 C¸c lÖnh phôc vô so¹n th¶o v¨n b¶n................................................26 2.3.1 Find – Replace - Goto: T×m kiÕm vµ thay thÕ v¨n b¶n...........26 Nót Cancel ®Ó huû bá lÖnh nµy.................................................................27 Nót Close ®Ó ®ãng hép tho¹i......................................................................27 2.3.2 LÖnh Auto Correct:...................................................................28 2.3.3 LÖnh AutoText:.........................................................................29 2.3.4 Change Case:...........................................................................30CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 158
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu 2.4 KiÓm tra lçi chÝnh t¶:..................................................................30 bµi 3:Tr×nh bµy Font ch÷..........................................................................31 1. ChÌn ký tù ®Æc biÖt..........................................................................31 2. Tr×nh bµy Font ch÷...........................................................................32 2.1 Dïng lÖnh trªn thanh c«ng cô Formatting....................................32 2.2 Dïng lÖnh trong menu................................................................33 1.3 T¹o Font ch÷ mÆc nhiªn( Default)...............................................35 bµi 4 :Tr×nh bµy Paragragh......................................................................36 1. Tr×nh bµy Paragragh........................................................................36 1.1 Dïng biÓu tîng lÖnh trong thanh Formatting................................36 37 2.2 Tr×nh bÇy Paragraph dïng menu................................................39 2. Tr×nh bµy v¨n b¶n d¹ng liÖt kª..........................................................40 2.1 Dïng biÓu tîng lÖnh.....................................................................40 2.1 Dïng b»ng menu..........................................................................40 3. §Æt Tab.............................................................................................43 3.1 Dïng biÓu tîng lÖnh.....................................................................43 3.2 Dïng menu..................................................................................44 4. Trang trÝ Paragraph..........................................................................45 4.1 Dïng biÓu tîng lÖnh....................................................................45 4.2 Dïng menu..................................................................................46 ................................................................................................................47 Bµi 5 : tr×nh bµy trang in...........................................................................48 1.§Þnh d¹ng trang in..............................................................................48 Chän lo¹i giÊy - ThÎ Paper Size........................................................48 1.2 §Æt lÒ cho trang in - ThÎ Margins................................................49 2.Header – Footer.................................................................................50 2.1 T¹o Header - Footer.....................................................................50 2.2 HiÖu chØnh Header – Footer.....................................................50 3. §¸nh sè trang:.................................................................................50 Position: Chän lÒ ®Ó ®¸nh sè trang:..........................................................50CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 159
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Aligment: Chän vÞ trÝ ®¸nh sè trang...........................................................51 Chän kiÓu ch÷ sè cÇn ®¸nh trang trong môc Number Format...................51 Chän sè trang cÇn b¾t ®Çu trong môc Start at..........................................51 NhÊp OK ®Ó chÊp nhËn tuú chän..............................................................51 3.In v¨n b¶n............................................................................................52 Bµi 6 : B¶ng biÓu......................................................................................53 1.T¹o b¶ng biÓu.....................................................................................53 1.1 ChÌn b¶ng biÓu...........................................................................53 1.2 NhËp néi dung trong b¶ng biÓu..................................................53 2. HiÖu chØnh b¶ng biÓu.....................................................................53 2.1 §¸nh dÊu chän.............................................................................53 2.2 C¸c lÖnh chÌn - xo¸.......................................................................54 2.3 HiÖu chØnh b¶ng biÓu................................................................54 2.Tr×nh bµy vµ trang trÝ b¶ng biÓu......................................................55 3.1 Tr×nh bµy b¶ng biÓu..................................................................55 3.2 Trang trÝ b¶ng biÓu....................................................................55 3.3 Sö dông c«ng cô Draw Table......................................................56 3.4 Sö dông c«ng cô Eraser..............................................................56 3.5 Autoformat...................................................................................57 bµi 7 : Cét ch÷ ( Column).........................................................................58 1. D¹ng cét ch÷ ®¬n gi¶n.......................................................................58 1.1 T¹o cét ch÷...................................................................................58 1.2 ChÌn ®iÓm ng¾t cét....................................................................58 2. D¹ng cét ch÷ phøc t¹p - cét b¸o chÝ..................................................59 3. HiÖu chØnh cét ch÷..........................................................................59 3.1 HiÖu chØnh l¹i c¸ch chia cét cho toµn bé v¨n b¶n.......................59 3.2HiÖu chØnh cho tõng Section......................................................59 bµi 8 : H×nh vÏ...........................................................................................60 1.Microsoft WordArt...............................................................................60 T¹o WordArt ChÌn ch÷ nghÖ thuËt: ...................................................60 HiÖu chØnh WordArt.........................................................................60 2.Microsoft Draw....................................................................................62CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 160
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu VÏ h×nh - T¹o ®èi tîng........................................................................62 HiÖu chØnh ®èi tîng..........................................................................62 NhÊp ph¶i chuét vµo ®èi tîng chän Order xuÊt hiÖn menu nh trªn :..........63 Bring to front: ChuyÓn ®èi tîng lªn líp trªn cïng...........................................63 Send to back: ChuyÓn ®èi tîng lªn líp díi cïng.............................................63 Bring forward :ChuyÓn ®èi tîng lªn trªn mét líp...........................................63 Send forward :ChuyÓn ®èi tîng xuèng díi mét líp.......................................63 Bring in front of text : ChuyÓn ®èi tîng lªn trªn v¨n b¶n ( che v¨n b¶n)........63 Send behind text : ChuyÓn ®èi tîng xuèng díi v¨n b¶n ( ®èi tîng ch×mxuèng díi v¨n b¶n)...................................................................................................63 3.ChÌn h×nh ¶nh....................................................................................65 ChÌn h×nh ¶nh tõ ClipArt...................................................................65 Clip art: ChÌn tranh ®· cã s½n trong Microsoft Office..................................65 3.2 ChÌn h×nh vÏ tõ File......................................................................65 ChÌn tranh ¶nh ®îc quÐt tõ bªn ngoµi..........................................................65 3.3HiÖu chÝnh tranh :.......................................................................66 4.C¸c øng dông......................................................................................66 Drop Cap b»ng ch÷...........................................................................66 Chän Format Drop Cap:............................................................................66 4.2 ChÌn ch÷ trong h×nh vÏ...............................................................66 4.3 VÏ h×nh lµm nÒn cho v¨n b¶n..........................................................67 4.4 VÏ h×nh lµm nÒn cho v¨n b¶n..........................................................67 4.5 Lång h×nh Word Art vµo h×nh vÏ....................................................68 5. Microsoft Graph Chart.......................................................................68 5.1 ChÌn ®å thÞ vµo v¨n b¶n.............................................................68 C¸c bíc ®Ó vÏ biÓu ®å:................................................................................68 Chän d¹ng biÓu ®å cÇn vÏ: nh h×nh bªn (vÝ dô biÓu ®å h×nh cét)...........69 KÕt qu¶: Nh h×nh díi...................................................................................69 5.2 HiÖu chØnh.....................................................................................69 HiÖu chØnh kÝch thíc vµ vÞ trÝ cña ®å thÞ...............................................69 HiÖu chØnh chi tiÕt.....................................................................................69 Bµi 9: Microsoft equation...........................................................................69CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 161
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu 1. ChÌn Microsoft Equation vµo v¨n b¶n ...............................................69 VÝ dô ®Ó tr×nh bµy biÓu thøc: .................................................................70 NhÊp chuét vµo v¨n b¶n ®Ó trë vÒ v¨n b¶n................................................71 2. HiÖu chØnh.......................................................................................71 Söa biÓu thøc..............................................................................................71 KÐo to, thu nhá biÓu thøc: Nh bøc tranh....................................................71 Xo¸ biÓu thøc: nhÊp chuét vµo biÓu thøc cÇn xo¸ vµ Ên phÝm Delete.....71 Bµi 10: tr×nh bµy v¨n b¶n nhanh...............................................................72 1. Tr×nh bµy v¨n b¶n dïng Style............................................................72 1.1 Kh¸i niÖm.....................................................................................72 1.2 Sö dông Style box........................................................................72 T¹o Style name míi:......................................................................................72 G¸n tªn Style cho mét paragraph.................................................................73 HiÖu chØnh Style:.......................................................................................73 2. Template:...........................................................................................74 2.1. Kh¸i niÖm:...................................................................................74 2.2 T¹o Template................................................................................74 2.3 ¸p dông ........................................................................................75 3. Trén v¨n b¶n......................................................................................75 3.1 Giíi thiÖu:.....................................................................................75 3.2 C¸ch trén:.....................................................................................76 T¹o file nguån vµ file ®Ých nh trªn ..............................................................76 Trén file:.......................................................................................................76 CHƯƠNG III: MICROSOFT POWERPOINT...............................................80 CHƯƠNG III: MICROSOFT POWERPOINT...............................................80 Bµi 1 khëi ®éng Vµ ®a c¸c ®èi tîng vµo ch¬ng tr×nh...................80 1 C«ng dông..........................................................................................80 2Khëi ®éng Power point........................................................................80 3 Thao t¸c víi Power point .....................................................................80 Bµi 2 HiÖu øng Power point......................................................................82 1 Action settings ...................................................................................82CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 162
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Mouse click vµ Mouse over hai Tab nµy cã c¸c thuéc tÝnh gièng nhau. X¸c®Þnh c¸c thuéc tÝnh cho mçi thñ tôc......................................................................82 2 Custom Aminiation.............................................................................82 3. Slide Transtion...................................................................................83 3.1 HiÖu øng cho nÒn Slide: ............................................................83 3.2 §Æt tèc ®é ch¹y cho hiÖu øng :..................................................83 3.3 §Æt chÕ ®é ch¹y tù ®éng khi chuyÓn tiªp c¸c hiÖu øng.............83 3. Ch¹y øng dông...................................................................................83 BÀI TẬP LỚN...............................................................................................84 BÀI TẬP LỚN...............................................................................................84 Kho¸ luËn vÒ Microsoft PowerPoint..........................................................84 NhËp d÷ liÖu vµ tu©n theo c¸c yªu cÇu sau :..............................................84 C¸c môc cÇn kiÓm tra trong tõng Slide.......................................................84 B¹n cÇn ph¶i cã phÇn giíi thiÖu, néi dung cña trang, th©n vµ kÕt luËn.....85 Phèi hîp mÇu s¾c, kiÓu ch÷, tranh minh ho¹ phï hîp cho c«ng ty..............85 Tiªu ®Ò cña Slide cÇn cã tªn c«ng ty vµ ngêi thiÕt kÕ trang chiÕu...........85 Logo cña c«ng ty ®Æt trong Silde Master...................................................85 Slide thø hai ph¶i sinh ®éng nhÊt...............................................................85 Ghi l¹i vµo ®Üa vµ nép l¹i cho gi¸o viªn........................................................85 Giíi thiÖu......................................................................................................85 LÞch sö........................................................................................................85 S¶n phÈm vµ dÞch vô cung cÊp.................................................................85 CÊu tróc c«ng ty vµ tiªu chÝ b¸n hµng cña c«ng ty.....................................85 CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL............................................................86 CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL............................................................86 Bµi 1 giíi thiÖu vÒ excel............................................................................86 1. C¸ch khëi ®éng..................................................................................86 2. Mµn h×nh excel.................................................................................86 2.1 Thanh menu (Menu bar)..............................................................86 2.2 Thanh c«ng cô (Tool bar)............................................................87 3.Name box vµ Formua bar (hép ®Þa chØ vµ thanh c«ng thøc)..........90 4. B¶ng tÝnh..........................................................................................91CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 163
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Sö dông c¸c phÝm mòi tªn ®Ó di chuyÓn theo c¸c híng.............................91 Sö dông phÝm Enter vµ phÝm Tab.............................................................91 5. Lu b¶ng tÝnh vµ tho¸t khái EXCEL....................................................91 Bµi 2 lµm viÖc víi b¶ng tÝnh.....................................................................93 1. NhËp th«ng tin...................................................................................93 NhËp c«ng thøc trùc tiÕp:...........................................................................93 NhËp c«ng thøc th«ng qua c¸c hµm cã s½n...............................................94 2. §Þa chØ tham chiÕu.........................................................................94 3. §Þnh d¹ng b¶ng tÝnh.........................................................................95 3.1 §¸nh dÊu hµng, cét, vïng (khèi)....................................................95 B»ng chuét: §a con trá chuét tíi « ®Çu tiªn Click chuét tr¸i d÷ vµ kÐ têi vÞtrÝ « cuèi cïng cña khæi vµ nh¶ chuét ...................................................................96 B»ng bµn phÝm: Da con trá tíi vÞ trÝ « ®Çu tiªn gi÷ phÝm Shifl dïng c¸cphÝm mòi tªn di chuyÓn ®Õn « cuèi cïng cña vïng cÇn ®¸nh dÊu........................96 3.2 Thay ®æi ®é réng cña hµng vµ cét............................................96 3. 3 ChÌn thªm, xo¸ bá hµng hoÆc cét .............................................96 3.4 Gép « vµ gì bá gép «..................................................................96 3.5 KÎ b¶ng ........................................................................................96 3.6 Lµm viÖc víi d÷ liÖu.....................................................................96 Sao chÐp d÷ liÖu.........................................................................................96 Xo¸ d÷ liÖu...................................................................................................97 Bµi 3 thùc ®¬n File vµ c¸c hµm thêi gian..................................................97 1 Thùc ®¬n file......................................................................................97 2. C¸c hµm thêi gian..............................................................................97 2.1 Hµm DATE..................................................................................97 2.2 Hµm DATEVALUE.......................................................................97 2.3 Hµm DAY.....................................................................................98 2.4 Hµm DAYS360............................................................................98 2.5 Hµm EDATE................................................................................98 2.6 Hµm EOMONTH..........................................................................99 2.7 Hµm HOUR..................................................................................99 2.8 Hµm MINUTE..............................................................................99CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 164
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu 2.9 Hµm MONTH.............................................................................100 2.10 Hµm NETWORKDAYS............................................................100 2.11 Hµm NOW...............................................................................100 2.12 Hµm SECOND.........................................................................101 1.13 Hµm TIME................................................................................101 1.14 Hµm TIMEVALUE....................................................................101 1.15 Hµm TODAY............................................................................101 1.16 Hµm WEEKDAY......................................................................102 1.17 Hµm YEAR..............................................................................102 Bµi 4 Thùc ®¬n edit c¸c hµm to¸n häc....................................................103 1 Thùc ®¬n Edit...................................................................................103 2) C¸c hµm to¸n häc.............................................................................103 2.1 Hµm ABS...................................................................................103 2.2 Hµm ACOS................................................................................103 2.3 Hµm ASIN..................................................................................104 2.4 Hµm ATAN.................................................................................104 2.5 Hµm ATAN2...............................................................................104 2.6 Hµm CEILING............................................................................104 2.7 Hµm COS..................................................................................104 2.8 Hµm COUNTIF..........................................................................104 2.9 Hµm DEGREES.........................................................................105 2.10 Hµm EVEN..............................................................................105 2.11 Hµm EXP.................................................................................106 2.12 Hµm FACT...............................................................................106 2.13 Hµm FLOOR............................................................................106 2.14 Hµm GCD................................................................................106 2.15 Hµm INT..................................................................................108 2.16 Hµm LCM.................................................................................108 2.17 Hµm LN....................................................................................108 2.18 Hµm LOG.................................................................................108 2.19 Hµm LOG10.............................................................................109 2.20 Hµm MOD................................................................................109CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 165
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu 2.21 Hµm MROUND.......................................................................109 2.22 Hµm ODD................................................................................109 2.23 Hµm PI....................................................................................110 2.24 Hµm POWER...........................................................................110 2.25 Hµm PRODUCT......................................................................111 2.26 Hµm QUOTIENT......................................................................111 2.27 Hµm RAND..............................................................................111 2.28 Hµm ROUND...........................................................................112 2.29 Hµm ROUNDDOWN...............................................................112 2.30 Hµm ROUNDUP.....................................................................113 2.31 Hµm SIGN...............................................................................113 2.32 Hµm SIN..................................................................................113 2.33 Hµm SQRT..............................................................................114 2.34 Hµm SUM................................................................................114 2.35 Hµm SUMIF.............................................................................114 2.36 Hµm SUMPRODUCT..............................................................114 2.37 Hµm SUMSQ...........................................................................115 2.38 Hµm SUMX2MY2....................................................................115 2.39 Hµm SUMX2PY2.....................................................................116 2.40 Hµm SUMXMY2......................................................................117 2.41 Hµm TAN.................................................................................117 2.42 Hµm TRUNC............................................................................118 bµi 5 thùc ®¬n view c¸c hµm thèng kª.....................................................119 1 Thùc ®¬n view..................................................................................119 2. C¸c hµm thèng kª.............................................................................120 2.1 Hµm AVEDEV............................................................................120 2.2 Hµm AVERAGE.........................................................................120 2.3 Hµm COUNT.............................................................................121 2.4 Hµm COUNTA...........................................................................121 2.5 Hµm DEVSQ..............................................................................122 2.6 Hµm MAX..................................................................................122 2.7 Hµm MIN....................................................................................123CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 166
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu 2.8 Hµm RANK................................................................................123 2.9 Hµm SMALL..............................................................................123 2.10 Hµm TRIMMEAN.....................................................................124 Bµi 6 Thùc ®¬n insert c¸c hµm v¨n b¶n...................................................125 1. Thùc ®¬n insert...............................................................................125 2. C¸c hµm v¨n b¶n..............................................................................126 2.1 Hµm CHAR................................................................................126 2.2 Hµm CLEAN..............................................................................126 2.3 Hµm CODE................................................................................126 2.4 Hµm CONCATENATE..............................................................127 2.5 Hµm DOLLAR............................................................................127 2.6 Hµm EXACT..............................................................................128 2.7 Hµm FIND..................................................................................129 2.8 Hµm FIXED................................................................................130 2.9 Hµm LEFT.................................................................................131 2.10 Hµm LEN.................................................................................131 2.11 Hµm LOWER...........................................................................132 2.12 Hµm MID..................................................................................132 2.13 Hµm PROPER.........................................................................134 2.14 Hµm REPLACE.......................................................................134 2.15 Hµm REPT...............................................................................135 2.16 Hµm RIGHT.............................................................................135 2.17 Hµm TEXT...............................................................................137 2.18 Hµm TRIM...............................................................................137 2.19 Hµm UPPER............................................................................137 2.20 Hµm VALUE............................................................................138 Bµi 7 Thùc ®¬n format c¸c hµm luËn lý vµ th«ng tin.............................139 1. Thùc ®¬n Format............................................................................139 1.1 Cells (Ctrl + 1)..........................................................................139 Format cells number..................................................................................139 Format cells Alignment..............................................................................139 Format cells border....................................................................................140CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 167
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu 1.2 Format rows...............................................................................140 1.3 Format colmns..........................................................................140 2. C¸c hµm luËn lý...............................................................................140 2.1 Hµm AND...................................................................................140 2.2 Hµm FALSE...............................................................................141 2.3 Hµm IF.......................................................................................141 2.4 Hµm NOT...................................................................................141 2.5 Hµm OR.....................................................................................141 2.6 Hµm TRUE................................................................................141 3. C¸c hµm th«ng tin............................................................................142 3.1 Hµm COUNTBLANK..................................................................142 3.2 Hµm TYPE.................................................................................142 Bµi 8 c¸c hµm tra cøu vµ t×m kiÕm.......................................................144 1. Hµm COLUMN.............................................................................144 2. Hµm HLOOKUP...........................................................................144 3 Hµm LOOKUP..............................................................................145 4 Hµm ROW....................................................................................145 5 Hµm VLOOKUP............................................................................146 Bµi 9 c¸c hµm c¬ së d÷ liÖu....................................................................148 1. Hµm DAVERAGE........................................................................148 2. Hµm DCOUNT.............................................................................149 3. Hµm DCOUNTA..........................................................................149 4. Hµm DMAX..................................................................................150 5. Hµm DMIN...................................................................................150 6. Hµm DSUM..................................................................................150 Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu.........................151 I. C¬ së d÷ liÖu....................................................................................151 1.1 Kh¸i niÖm...................................................................................151 2 Thao t¸c víi c¬ së d÷ liÖu..................................................................151 2.1 T¹o c¬ së d÷ liÖu .....................................................................151 2.2 ChØnh söa c¬ së d÷ liÖu...........................................................151 Bæ sung thªm hµng...................................................................................151CHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 168
    • Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒu Bæ sung thªm cét......................................................................................152 Xo¸ hµng hoÆc cét....................................................................................152 2.3 T×m kiÕm d÷ liÖu tho¶ m·n mét ®iÒu kiÖn cho tríc ...............152 Chó ý:.........................................................................................................152 2.4 S¾p xÕp s¬ së d÷ liÖu.............................................................152 Thay ®æi c¸c lùa chän sau ®©y nÕu thÊy cÇn thiÕt................................153 Chó ý: Cã thÓ thoa t¸c nhanh b»ng c¸ch chän cét hoÆc hµng cÇn x¾p xÕpsau ®ã chän Ascending hoÆc Diascending trªn thanh c«ng cô chuÈn...............153 II X¾p xÕp vµ ®Æt läc d÷ liÖu...........................................................153 2.1 X¾p xÕp danh s¸ch d÷ liÖu......................................................153 2.2 Läc danh s¸ch d÷ liÖu...............................................................153 Gì bá AutoFilter..........................................................................................153 III. TÝnh tæng theo nhãm....................................................................154 IV. Läc d÷ liÖu b»ng lÖnh Advanced Filter.........................................154 T¹o vïng chøa ®iÒu kiÖn läc vïng nµy cã thÓ ®Æt ngay díi vïng chøa b¶ngtÝnh vµ cã cÊu tróc bao gåm................................................................................154 Khai b¸o tiÕp trong c¸c «............................................................................154 Chó ý:.........................................................................................................154 V. Liªn kÕt d÷ liÖu...............................................................................155 5.1 Tham chiÕu ba chiÒu...............................................................155 Khi thùc hiÖn phÐp céng trªn nh÷ng « hoÆc vïng cã cïng ®Þa chØ nh nhau(cã thÓ ®Õn hµng tr¨m b¼ng tÝnh) th× cã thÓ sö dông Sum vµ thùc hiÖn nh sau:..............................................................................................................................155 5.2 Liªn kÕt d÷ liÖu gi÷a c¸c Workbook..........................................156 5.3 Qu¶n lý nh÷ng liªn kÕt cña workbook.......................................156 Bµi 10 X¾p xÕp ®Æt läc d÷ liÖu tham chiÕu ba chiÒuĐào tạo kế toán | học kế toán tổng hợp | dịch vụ kế toánCHƯƠNG IV: MICROSOFT EXCEL 169