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  • 1. Los lectores prefieren leer comunicados de aspecto físico atractivoSe deben utilizar los formatos mas adecuados de mecanografiado, porque el descuido del formato y aspecto externos puede despertar en el receptor intencional una actitud de rechazo o de indiferencia para el informe.En realidad, son el contenido, la importancia y el tipo de receptores las condiciones que deben influir en la presentación , para que esta, lejos de entorpecer la comunicación, la favorezca.
  • 2. Es importante dotar el informede un cubierta donde estapodemos identificar:El titulo.Una indicación de lanaturaleza del informe.El nombre del autor.Otros aspectos como ladirección de la organización.
  • 3.  Existen técnicas que debemosconsultar en los manualesespecializados, relativos a la disposiciónmecanográficas.Es necesario mantener uniformidaden el estilo, y ser respetuosos en loscréditosLa utilización de las abreviacionesdeberán ser explicadas ya que sino talvez sea una barrera semántica.
  • 4. Además se debe presenta una carta, es un comunicadopersonalizado, con carácter formal, que se utiliza parainformar, solicitar, agradecer, invitar, entremuchos otros, sus partes son:Fecha Nombre de la ciudad deDatos del destinatario destinoTratamiento AsuntoNombres y Apellidos SaludoCargo TextoNombre de la empresa DespedidaDirección Firma
  • 5. La presentación de cifras y datos en forma objetiva o de imágenes facilitan la compresión y brindan una visión panorámica del problema.Se acostumbra que al final de un párrafo se coloque gráficos o tablas pero esto no es lo recomendableDebe estar sintetizada para que ayude en la compresión de lo comunicado.
  • 6. El apéndice es complemento al informe. Quedebe constituir una especie de archivo paraquien desea o necesite profundizar en ciertostemas y analiza pormenorizadamente losenunciados del informe.Por ejemplo: una larga deducción de unafórmula, el listado de un programa que usó enel análisis de los datos, etc.
  • 7.  La forma de cómo se debe redactar un informe y para comunicarnos administrativamente se debe prevalecer la claridad y la veracidad de un escrito. La parte relativa al dictado y mecanográfico también precisa consideraciones adicionales, para lo cual es conveniente adiestrar al personal, especialmente a quienes realizan funciones secretariales.