Contoh perkada ttg sop pemda
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Like this? Share it with your network

Share

Contoh perkada ttg sop pemda

  • 6,239 views
Uploaded on

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
No Downloads

Views

Total Views
6,239
On Slideshare
6,239
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
142
Comments
1
Likes
2

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan PERATURAN GUBERNUR/ Peraturan Bupati tentang Pedoman Penyusunan BUPATI/WALIKOTA ………………… Standar Operasional Prosedur Penyelenggaraan NOMOR … . TAHUN ........ Pemerintahan di Lingkungan Pemerintah Daerah; TENTANG Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor …. Tahun …. tentang Pembentukan Daerah-Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota;; PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR 2. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN Penyelenggaraan Negara yang Bersih dari Korupsi, PEMERINTAH DAERAH Kolusi dan Nepotisme; 3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA …………….., 12 Tahun 2008; 4. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentangMenimbang : a. bahwa dalam rangka meningkatkan efisiensi, efektifitas, Pelayanan Publik; transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan 6. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat, perlu Sistem Pengendalian Intern Pemerintah; ditetapkan Standar Operasional Prosedur 7. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur penyelenggaraan pemerintahan pada Satuan Kerja Negara Nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Daerah; Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur b. bahwa dalam rangka penyusunan Standar Operasional (SOP) Administrasi Pemerintahan; Prosedur pada Satuan Kerja Perangkat Daerah diperlukan pedoman; MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH. 1 2
  • 2. BAB I KETENTUAN BAB II MAKSUD DAN UMUM Pasal 1 TUJUAN Pasal 2 (1) Maksud disusunnya Peraturan Gubernur/Dalam Peraturan Gubernur/Bupati/Walikota ini yang Bupati/Walikota ini adalah dalam rangka memberikandimaksud dengan : pedoman bagi SKPD dalam1. Daerah adalah Provinsi/Kabupaten/Kota ……. mengidentifikasi, merumuskan, menyusun dan2. Pemerintah Daerah adalah Gubernur/Bupat/Walikota mengembangkan SOP sesuai dengan tugas pokok dan dan Perangkat Daerah sebagai unsur penyelenggara fungsinya. Pemerintahan Daerah.3. G u b e r n u r / Bupati/Walikota adalah Gubernur/ (2) Tujuan disusunnya Peraturan Gubernur/Bupati/Walikota Bupati/Walikota ……………. ini adalah :4. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya a. membantu SKPD dalam penyusunan SOP; disingkat SKPD adalah SKPD di lingkungan Pemerintah b. meningkatkan tertib administrasi dan akuntabilitas Daerah. dalam penyelenggaraan pemerintahan;5. Unit Kerja adalah bagian dari struktur organisasi SKPD c. menyempurnakan proses penyelenggaraan yang melaksanakan kegiatan. pemerintahan; dan6. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya d. meningkatkan kualitas pelayanan kepada disingkat SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang masyarakat. dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan BAB III dimana dan oleh siapa dilakukan.7. Penyelenggaraan Pemerintahan adalah segala bentuk PRINSIP PENYUSUNAN DAN PELAKSANAAN SOP kegiatan yang dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah.8. Pelayanan Internal adalah berbagai jenis pelayanan Bagian Kesatu yang dilakukan SKPD kepada seluruh unit atau pegawai yang berada dalam lingkungan internal sesuai dengan Prinsip Penyusunan SOP tugas pokok dan fungsinya.9. Pelayanan Eksternal adalah berbagai jenis pelayanan Pasal 3 yang dilaksanakan oleh SKPD kepada masyarakat atau kepada instansi pemerintah lainnya sesuai dengan Prinsip penyusunan SOP meliputi : tugas pokok dan fungsinya. a. kemudahan dan kejelasan; b. efisiensi dan efektivitas; c. keselarasan; d. keterukuran; e. dinamis; f. berorientasi pada pengguna; 3 4
  • 3. g. kepatuhan hukum; dan (8) Prinsip kepastian hukum sebagaimana dimaksud dalamh. kepastian hukum. Pasal 3 huruf h, maksudnya bahwa prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai Pasal 4 sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari(1) Prinsip kemudahan dan kejelasan sebagaimana kemungkinan tuntutan hukum. dimaksud dalam Pasal 3 huruf a, maksudnya bahwa prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah Bagian Kedua Prinsip dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai. Pelaksanaan SOP Pasal 5(2) Prinsip efisiensi dan efektivitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b, maksudnya bahwa prosedur Prinsip pelaksanaan SOP meliputi : yang distandarkan harus merupakan prosedur yang a. konsisten; paling efisien dan efektif dalam pelaksanaan tugas. b. komitmen; c. perbaikan berkelanjutan;(3) Prinsip keselarasan sebagaimana dimaksud dalam d. mengikat; Pasal 3 huruf c, maksudnya bahwa prosedur yang e. seluruh unsur memiliki peran penting; dan distandarkan harus selaras dengan prosedur standar f. terdokumentasi dengan baik. lain yang terkait. Pasal 6(4) Prinsip keterukuran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf d, maksudnya bahwa output dari prosedur (1) Prinsip konsisten sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 yang distandarkan mengandung standar kualitas (mutu) huruf a, maksudnya bahwa SOP harus dilaksanakan tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya. secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun dan dalam kondisi apapun oleh seluruh pegawai.(5) Prinsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf e, maksudnya bahwa prosedur yang distandarkan (2) Prinsip komitmen sebagaimana dimaksud dalam Pasal harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan 5 huruf b, maksudnya bahwa SOP harus dilaksanakan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan. dengan komitmen seluruh jajaran organisasi, dari level terendah sampai tertinggi.(6) Prinsip berorientasi pada Pengguna sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf f, maksudnya bahwa (3) Prinsip perbaikan berkelanjutan sebagaimana dimaksud prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan dalam Pasal 5 huruf c, maksudnya bahwa pelaksanaan kebutuhan pengguna. SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan- penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang(7) Prinsip kepatuhan hukum sebagaimana dimaksud benar-benar efisien dan efektif. dalam Pasal 3 huruf g, maksudnya bahwa prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan/ peraturan perundang-undangan. 5 6
  • 4. (4) Prinsip mengikat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 BAB V huruf d, maksudnya bahwa SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai PENYUSUNAN SOP dengan prosedur standar yang telah ditetapkan. Bagian Kesatu(5) Prinsip seluruh unsur memiliki peran penting sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf e, Penyusun maksudnya bahwa seluruh pegawai memiliki peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan dan Pasal 8 jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan (1) SKPD wajib menyusun SOP pada setiap kegiatan proses, yang akhirnya berdampak pada proses; dan sesuai dengan tugas dan fungsinya.(6) Prinsip terdokumentasi dengan baik sebagaimana (2) Penyusunan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimaksud dalam Pasal 5 huruf f, maksudnya bahwa dilaksanakan oleh Unit Kerja. seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga selalu dapat (3) Proses penyusunan SOP pada SKPD ditentukan dijadikan referensibagi setiap mereka yang sebagai berikut : memerlukan. a. pada Sekretariat Daerah dikoordinir oleh Kepala Bagian Organisasi dan pada masing-masing Bagian BAB IV dikoordinir oleh Kepala Sub Bagian yang membidangi Ketatausahaan; RUANG LINGKUP SOP b. pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dikoordinir oleh Kepala Bagian Umum; Pasal 7 c. pada Dinas, Badan, Inspektorat Daerah, Kecamatan dan Kelurahan dikoordinir oleh Sekretaris;Ruang lingkup SOP meliputi seluruh proses d. pada Rumah Sakit Umum Daerah ……. dikoordinirpenyelenggaraan pemerintahan dan pemberian pelayanan oleh Wakil Direktur Umum dan Keuangan; daninternal maupun eksternal SKPD. e. pada Kantor, Satuan Polisi Pamong Praja, dan Badan Penanggulangan Bencana Daerah dikoordinir oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha. (4) SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan Keputusan Kepala SKPD. 7 8
  • 5. Bagian Kedua BAB VI Syarat PEMANTAUAN, EVALUASI, PENGEMBANGAN DAN PENGAWASAN Pasal 9 Pasal 11Syarat SOP meliputi :a. mengacu kepada peraturan perundang-undangan; (1) Kepala SKPD/Unit Kerja wajib melakukan pemantauan,b. mengacu pada penjabaran tugas pokok dan fungsi; evaluasidan pengawasan internal terhadapc. memperhatikan identifikasi kebutuhan SOP; pelaksanaan SOP.d. memperhatikan SOP yang telah dibakukan;e. melibatkan minimal 2 (dua) orang atau pihak; dan (2) Kepala SKPD/Unit Kerja dapat melakukanf. menghasilkan paling sedikit 1 (satu) output tertentu. pengembangan SOP sesuai ketentuan/peraturan perundang-undangan. Bagian Ketiga Pasal 12 Tahapan Penyusunan (1) Dalam rangka efisiensi dan efektivitas atas pelaksanaan Pasal 10 SOP, dilakukan evaluasi secara berkala paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun oleh unit organisasi(1) Tahapan Penyusunan SOP meliputi : penyelenggara kegiatan. a. persiapan; b. penilaian kebutuhan; (2) Evaluasi SOP dapat dilakukan oleh Bagian Organisasi c. pengembangan; Sekretariat Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota d. penerapan; dan …………………. atau lembaga independen yang diminta e. pemantauan dan evaluasi bantuannya oleh Pemerintah Daerah.(2) Uraian tahapan penyusunan SOP, format, cara pengisian dan contoh SOP sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur/Bupati/Walikota ini. 9 10
  • 6. BAB VII KETENTUAN PENUTUP Pasal 13Peraturan Gubernur/Bupati/Walikota ini mulai berlakupada tanggal diundangkan. 9 10
  • 7. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur/Bupati/Walikota ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah P r o v i n s i / Kabupaten/Kota ……………. Ditetapkan di ……. pada tanggal ………. GUBERNUR/BUPATI/WALI KOTA ………………….., Cap/ttd ………………………………. .Diundangkan di ………pada tanggal …………… SEKRETARIS DAERAHPROVINSI/KABUPATEN/KOTA …………………., Cap/ttd ………………… 11 12
  • 8. LAMPIRAN : PERATURAN GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA ……………… NOMOR ….. TAHUN ……… TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAHA. TAHAPAN PENYUSUNAN SOP Tahapan Penyusunan SOP meliputi : 1. Persiapan a. Menginformasikan kepada seluruh unit kerja tentang kegiatan penyusunan SOP. b. Mengumpulkan data dan melakukan analisis terhadap prosedur yang sudah berjalan. 2. Penilaian Kebutuhan a. Penilaian kebutuhan SOP yang akan disusun dan perubahan- perubahan yang diperlukan dengan mempertimbangkan : 1) Lingkungan organisasi dalam melaksanakan operasinya seperti komposisi unit-unit kerja, jumlah pegawai, jumlah pelayanan yang dilaksanakan, sumber-sumber daya yang dibutuhkan, tugas pokok dan fungsi yang dijalankan sarana dan prasarana, dan lainnya. 2) Peraturan-peraturan yang memberi pengaruh dalam penyusunan SOP. b. Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan sehingga perlu disusun sebuah rencana dan target-target yang jelas. c. Melakukan penilaian kebutuhan terhadap SOP dalam rangka penyempurnaan SOP dan mengevaluasi SOP yang sudah ada. d. Membuat daftar SOP yang akan dikembangkan. e. Membuat daftar dokumen penilaian kebutuhan SOP. 3. Pengembangan SOP a. Mengumpulkan informasi dan identifikasi Alternatif SOP. Berdasarkan penilaian kebutuhan dapat ditentukan berbagai informasi yang dibutuhkan untuk pengembangan SOP. Jika identifikasi berbagai informasi sudah dilakukan maka langkah selanjutnya adalah memilih teknik pengumpulan datanya. 11 12
  • 9. Adapun teknik pengumpulan informasi yang dapat 5) Teknik benchmarkdigunakan untuk mengembangkan SOP sebagai berikut : Dilakukan jika penyusun memandang bahwa terdapat1) Teknik brainstorming banyak unit sejenis yang sudah memiliki SOP dapat Dilakukan pada kondisi penyusun tidak memiliki cukup dijadikan contoh untuk pengembangan SOP. Teknik ini informasi yang diperlukan dalam pengembangan SOP. harus direncanakan dengan baik, pada tahap perencanaan, Keberhasilan teknik ini terletak pada siapa yang menjadi ditentukan pemilihan unit yang akan dijadikan benchmark, peserta dan kemampuan pimpinan diskusi dalam memandu informasi yang akan dicari, metode pengumpulan data, dan brainstorming. Dalam teknik ini sebaiknya juga disusun term jadwal pelaksanaannya. Keberhasilan teknik ini terletak of reference yang memuat antara lain : latar belakang pada pemilihan unit yang akan dijadikan benchmark dan dilakukannya diskusi, tujuan dan sasaran diskusi, siapa identifikasi informasi yang akan dicari ketika dilakukan yang menjadi peserta, jadwal dan lainnya. benchmark.2) Teknik focus group discusion 6) Telaahan dokumen Dilakukan jika penyusun telah memiliki informasi prosedur- Dilakukan untuk memperoleh informasi sekunder dari prosedur yang akan distandarkan tetapi ingin lebih dokumen-dokumen pemerintah berkaitan dengan peraturan mendalaminya dari orang-orang yang dianggap menguasai perundang-undangan yang terkait dengan prosedur yang secara teknis berkaitan dengan informasi tersebut. Focus akan distandarkan. Agar telaahan dokumen dapat dilakukan group discussion akan bermanfaat dalam menentukan secara cepat dan efisien maka perlu ditetapkan suatu prosedur-prosedur yang dianggap efisien cepat dan tepat. pedoman telaahan dokumen. Ketelitian penelaahan3) Teknik wawancara dokumen akan sangat membantu tim dalam merumuskan Dilakukan jika penyusun ingin mendapatkan informasi SOP yang sejalan dengan peraturan perundang-undangan secara mendalam dari seorang key informant yaitu orang yang berlaku. yang menguasai secara teknis berkaitan dengan prosedur- b. Analisis dan pemilihan alternatif prosedur yang akan distandarkan. Keberhasilan teknik ini Analisis terhadap alternatif-alternatif prosedur yang berhasil tergantung dari instrumen yang digunakan pemilihan key diidentifikasi untuk dibuatkan standarnya dilakukan setelah informant (nara sumber) yang benar-benar tepat dan berbagai informasi terkumpul. Proses analisis ini akan pewawancara. Instrumen yang digunakan untuk melakukan menghasilkan prosedur-prosedur yang telah dipilih, baik berupa wawancara adalah pedoman wawancara. penyempurnaan prosedur-prosedur yang sudah ada4) Teknik survey sebelumnya, pembuatan prosedur yang sudah ada namun Dilakukan jika penyusun ingin memperoleh informasi dari belum distandarkan, atau prosedur-prosedur yang belum ada sejumlah besar orang yang terkait dengan pelayanan sama sekali/baru. melalui representasinya yang dipilih secara acak yang c. Penulisan SOP kemudian disebut responden. Teknik ini dilakukan untuk Penulisan SOP dengan format yang berlaku. memperoleh gambaran mengenai kualitas pelayanan apa d. Pengujian dan riviu SOP yang diinginkan oleh masyarakat/pelanggan. Keberhasilan Proses pengujian dan riviu kemungkinan akan memaksa teknik ini terletak pada instrumen yang akan disebarkan penyusun untuk kembali pada proses-proses pengumpulan kepada responden. Kuesioner harus memenuhi kriteria valid data dan analisis, karena masih memerlukan informasi- dan reliabel. informasi terbaru/tambahan yang sebelumnya tidak dipikirkan sebelumnya. Langkah-langkah pengujian dan riviu dilakukan sebagai berikut : 13 14
  • 10. 1) Sebelum dilakukan pengujian, hasil penulisan SOP 3) Siapa yang menjadi target penerapan? dikirimkan kepada pihak-pihak yang secara langsung Setiap SOP dirumuskan akan menunjukkan siapa terlibat dalam prosedur dimaksud, untuk memperoleh yang akan berperan dalam melaksanakan prosedur masukan-masukan. tersebut, apa tugas masing- masing individu dan waktu 2) Melakukan simulasi-simulasi untuk melihat sejauhmana pelaksanaan prosedur dan target yang akan dicapai. SOP yang telah dirumuskan akan dapat berjalan sesuai 4) Informasi apa yang akan disampaikan kepada target dengan kondisi senyatanya. penerapan SOP? 3) Proses simulasi akan menghasilkan berbagai masukan 5) Cara apa yang efektif dilakukan dalam menyebarluaskan yang harus ditindaklanjuti oleh penyusun pengembangan. informasi mengenai SOP/perubahan SOP dalam e. Pengesahan SOP organisasi? Proses pengesahan merupakan tindakan pengambilan 6) Apakah diperlukan pelatihan untuk memastikan bahwa keputusan oleh Kepala SKPD. Proses ini meliputi penelitian pegawai akan memiliki kompetensi yang diperlukan dalam ulang terhadap prosedur yang distandarkan, Kepala SKPD penerapan SOP yang baru? akan mengambil keputusan yang mungkin mengharuskan 7) Sejauhmana dibutuhkan pegawai baru dalam proses penyusun bekerja kembali untuk merumuskan sesuai dengan penerapan SOP? keputusan yang telah diambil atau seluruh prosedur yang telah 8) Bagaimana caranya memantau dan meningkatkan kinerja dirumuskan disetujui oleh Kepala SKPD. organisasi?4. Penerapan 9) Apakah SOP akan lebih efektif diterapkan bila a. Perencanaan penerapan menggunakan perubahan secara terbuka dan sekaligus Dilakukan dengan cara mempelajari dan memahami banyaknya atau menggunakan perubahan secara bertahap dalam satu SOP yang perlu diterapkan, konsekuensi penerapan SOP, periode tertentu? target penerapan dan kompetensi pegawai dalam penerapan b. Pemberitahuan SOP dan pemantauan SOP. Pertanyaan yang dapat dijadikan Penyebarluasan informasi perubahan meliputi tahapan-tahapan alat bantu dalam menentukan langkah-langkah penyusunan sistematis mulai dari langkah memperkenalkan SOP/sosialisasi, rencana adalah : pengumuman dalam rapat-rapat pelaksana sampai dengan 1) Berapa banyak SOP yang perlu diterapkan atau seberapa pengintegrasian SOP. besar perubahan yang terjadi terhadap SOP yang telah ada c. Distribusi dan aksesibilitas. selama ini. Makin banyak SOP yang akan diterapkan makin Penggunaan SOP oleh pegawai sesuai dengan tugas dan rumit proses penerapannya. Oleh karena itu perlu disusun fungsi sehingga dapat diakses oleh pengguna dan penanggung prioritas terhadap SOP mana yang akan diterapkan terlebih jawab SOP dimaksud. dahulu, di unit-unit mana saja SOP yang akan diterapkan, d. Pelatihan pemahaman (apabila diperlukan) dan siapa yang akan bertanggungjawab dalam proses Pelatihan yang dilakukan dalam bentuk formal dan informal penerapannya. agar SOP dapat diterapkan dengan baik, pada akhir pelatihan 2) Apa saja yang dapat menjadi konsekuensi/akibat bila SOP diperlukan adanya supervisi sampai SOP benar-benar dikuasai ini tidak dapat diterapkan secara cepat dan efektif? Dalam oleh para pelaksana. pertanyaan ini perlu dipertimbangkan dampak yang 5. Monitoring dan Evaluasi diakibatkan bila SOP yang akan diterapkan tidak a. Monitoring diimplementasikan secara cepat dan dampak yang bila Proses ini diarahkan untuk membandingkan dan memastikan SOP diimplementasikan secara cepat. kinerja pelaksana sesuai dengan maksud dan tujuan yang 15 16
  • 11. tercantum dalam SOP yang baru, mengidentifikasi c) Sejauh mana tim-tim yang telah dibentuk mampu permasalahan yang mungkin timbul, dan menentukan cara bekerja secara efektif dari mulai proses penilaian untuk meningkatkan hasil penerapan. Proses monitoring ini kebutuhan sampai pada proses monitoring? dapat berupa observasi supervisor, interview dengan d) Sejauh mana mekanisme supervisi mampu berjalan pelaksana, diskusi kelompok kerja, pengarahan dan dengan baik? pelaksanaan. e) Sejauh mana pelatihan-pelatihan diberikan kepada parab. Evaluasi pelaksana secara benar sehingga mampu Merupakan sebuah analisis yang sistematis terhadap memperlancar proses penerapan? serangkaian proses operasi dan aktivitas yang telah dibakukan f) Sejauhmana resiko-resiko akibat perubahan SOP dapat dalam bentuk SOP dari sebuah organisasi dalam rangka ditangani secara baik? menentukan efektifitas pelaksanaan tugas dan fungsi Keberhasilan evaluasi tidak hanya terletak pada bagaimana organisasi secara keseluruhan. informasi dikumpulan sesuai dengan pertanyaan-pertanyaan di 1. Dari sisi substansi, evaluasi dilakukan dengan mengacu atas, namun juga ditentukan pada siapa yang melakukan kepada pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: evaluasi (evaluator). Evaluasi SOP setidaknya dilakukan oleh 1) Sejauhmana SOP yang diterapkan dapat mendorong penyusun SOP tersebut, karena keterlibatannya sejak awal, peningkatan kinerja individual, unit kerja dan organisasi dipandang dapat memperhatikan detail-detail yang termuat secara keseluruhan? dalam SOP tersebut, sehingga mampu melihat mana detail 2) Sejauhmana SOP yang diterapkan mampu dipahami yang perlu dirubah, disempurnakan ataupun dibuatkan yang dan dilaksanakan dengan baik oleh pelaksana? baru. 3) Sejauh mana setiap orang yang ditugasi melaksanakan prosedur tertentu sudah mampu melaksanakannya B. FORMAT IDENTIFIKASI KEBUTUHAN STANDAR OPERASIONAL dengan baik? PROSEDUR 4) Sejauh mana diperlukan penyempurnaan- penyempurnaan terhadap SOP yang telah diterapkan atau bahkan sejauh mana diperlukan SOP yang baru? No. Kegiatan yang Judul SOP yang Perkiraan dilaksanakan sesuai diusulkan output/keluaran 5) Sejauh mana SOP yang diterapkan mampu mengatasi uraian tugas berbagai masalah yang akan dipecahkan melalui 1. penerapan SOP? 2. 6) Sejauh mana SOP yang diterapkan mampu menjawab 3. tantangan perubahan lingkungan organisasi? 4. 7) Sejauh mana SOP yang diterapkan dapat berjalan 5. secara sinergis satu dengan yang lainnya? 6. 2. Dari sisi proses penerapan, pertanyaan-pertanyaan yang 7. dapat diajukan dalam melakukan evaluasi sebagai berikut : 8. a) Sejauh mana strategi penerapan yang telah dilakukan Contoh : Pelayanan Cuti Dokumen/Surat berhasil mendorong penerapan SOP secara benar? Menyelenggarakan Pegawai Cuti Pegawai b) Sejauh mana tingkat penerimaan para pelaksana pelayanan kepegawaian terhadap SOP yang telah diterapkan? 17 18
  • 12. C. CONTOH FORMAT, CARA PENGISIAN STANDAR OPERASIONAL Cara Pengisian : PROSEDUR (1) Nomor STANDAR Diisi dengan nomor yang di STANDAR OPERASIONAL OPERASIONAL PROSEDUR kan, yaitu (No 1. Halaman Judul PROSEDUR Komponen, Unit Kerja, Bagian, No STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR). (2) Tanggal Pembuatan Diisi dengan tanggal pengesahan STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR. SKPD (3) Tanggal revisi Diisi dengan Tanggal STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR di revisi. PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN (4) Tanggal pengesahan Diisi dengan Tanggal mulai berlaku. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) (5) Disahkan oleh Disahkan oleh Kepala SKPD. (6) Nama STANDAR Diisi dengan nama prosedur yang akan di OPERASIONAL STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR kan. JUDUL STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PROSEDUR (7) Dasar hukum Diisi dengan perundang-undangan yang mendasari prosedur. (8) Kualifikasi pelaksana Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi 2. Informasi Prosedur yang akan distandarkan pegawai yang dibutuhkan dalam Nomor SOP ………………… melaksanakan perannya pada prosedur yang Nama SKPD Tgl Pembuatan ………………… distandarkan. (9) Keterkaitan Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan Tgl Revisi ………………… prosedur yang distandarkan dengan prosedur Tgl Pengesahan ………………… lain yang distandarkan. (10) Peralatan/perlengkap Diisi dengan penjelasan mengenai daftar Disahkan Oleh ………………… an peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan. Nama SOP ………………… (11) Peringatan Diisi dengan : Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana - Penjelasan mengenai kemungkinan– kemungkinan yang terjadi ketika prosedur 1. …………….. ...................... dilaksanakan atau tidak dilaksanakan 2. …………….. ...................... - Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan berada diluar kendali pelaksana ketika 1. ……………… 1. ...................... prosedur dilaksanakan dan berbagai dampak yang ditimbulkan. 2. ………………. 2. ...................... - Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana Peringatan Pencatatan dan Pendataan cara mengatasinya. (12) Pencatatan dan Diisi dengan penjelasan mengenai berbagai 1. ....................... ..................................... pendataan hal yang perlu didata, dicatat atau diparaf oleh setiap pegawai yang 2. ....................... ..................................... berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan. 19 20
  • 13. 3. Uraian Prosedur SIMBOL DEFINISI Pelaksana Mutu Baku Ket Mulai/berakhir (terminator) Uraian Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal Prosedur Pelaks 1 Pelaks 2 Pelaks 3 Persyr/ Waktu Output dan akhir suatu bagan alir. Klkpn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Proses 1 Simbol ini digunakan untuk menggambarkan 2 proses pelaksanaan kegiatan. 3 Pengambilan Keputusan Cara Pengisian : Simbol ini digunakan untuk menggambarkan (1) Uraian Diisi dengan proses sejak dari mulai sampai keputusan yang harus dibuat dalam proses Prosedur dihasilkannya sebuah output untuk setiap STANDAR pelaksanaan kegiatan. OPERASIONAL PROSEDUR sesuai dengan tugas pokok dan fungsi kegiatan masing-masing unit organisasi yang bersangkutan. Dokumen (2) Pelaksana Diisi dengan pelaksana kegiatan yang bersangkutan, Simbol ini digunakan untuk menggambarkan mulai dari jabatan tertinggi sampai dengan jabatan semua jenis dokumen sebagai bukti pelaksanaan terendah (fungsional umum/staf) kegiatan. (3) Persyaratan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan. Penggandaan Dokumen (4) Waktu Diisi dengan lama waktu yang dibutuhkan dalam Simbol ini digunakan untuk menggambarkan melakukan suatu proses/kegiatan. penggandaan dari semua jenis dokumen. (5) Output Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu proses/kegiatan. (6) Keterangan Diisi apabila diperlukan penjelasan Arsip Manual4. Simbol – Simbol Simbol ini digunakan untuk menggambarkan Penyusunan STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR pada akhirnya semua jenis pengarsipan dokumen dalam bentuk akan mengarah pada terbentuknya diagram alur yang menggambarkan kertas/manual. aliran aktivitas atau kegiatan masing-masing unit organisasi. Untuk menggambarkan aliran aktivitas tersebut, digunakan simbol sebagai File berikut : Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis penyimpanan dalam bentuk data/file. Konektor Simbol ini digunakan untuk menggambarkan perpindahan aktivitas dalam satu halaman. 21 22
  • 14. MEMUTUSKAN : Konektor Simbol ini digunakan untuk menggambarkan Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA SKPD TENTANG................................. perpindahan aktivitas dalam halaman yang berbeda. KESATU : ………………………………………………………………….……… KEDUA : ..................................................................................................... KETIGA : ……………………………………………………………….………… Garis alir Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arah proses pelaksanaan kegiatan. Ditetapkan di ................... Pada tanggal ................... KEPALA SKPDE. CONTOH LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN NAMA KEPUTUSAN KEPALA SKPD PANGKAT NOMOR : ........TAHUN ......... NIP TENTANG ………., …………… GUBERNUR/BUPATI/ STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA SKPD WALIKOTA ………………… Cap/ttd ……………………….. KEPALA SKPD,Menimbang : a. bahwa………………………………………………………….; b. bahwa………………..........…………………………………. ; c. dan seterusnya; : 1. Undang-Undang …………………………………………..…;Mengingat 2. Peraturan Pemerintah ……………………………………….; 3. dan seterusnya; 23 24