CMS a supporto delle best practices del technical writing
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CMS a supporto delle best practices del technical writing

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Perché e come un CMS può supportare le best practices del technical writing. Panotamica sulle best practices ed esempi tratti da Argo CMS di KEA, software per realizzare manuali, cataloghi, ...

Perché e come un CMS può supportare le best practices del technical writing. Panotamica sulle best practices ed esempi tratti da Argo CMS di KEA, software per realizzare manuali, cataloghi, documentazione tecnica e documentazione di prodotto. Per maggiori informazioni su Argo CMS: http://www.keanet.it/argoManuali.htm

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CMS a supporto delle best practices del technical writing CMS a supporto delle best practices del technical writing Presentation Transcript

  • Perché e come un CMS può supportare le best practices del technical writing Esempi pratici tratti da Argo CMS di Kea
  • Technical writing: best practices  Al centro delle best practices del technical writing stanno i concetti di  Single sourcing  Riuso condizionale  Modularizzazione  Marcatura con metadati dei contenuti Content-variant-management
  • Technical writing: best practices  Corollari  Gestione del flusso di   importanti sono Raccolta, redazione, revisione, approvazione, traduzione Normative e standard  Terminologie e linguaggio controllato  Automazione editoriale Cross-media publishing  Multicanalità
  • Lego® e technical writing  Ogni  mattoncino è Modulare  Standard  Marcato… e
  •  Riusabile per esempio per realizzare mezzi che vanno per mare, terra e aria
  • Perché un CMS?  Un CMS gestisce i contenuti come mattoncini di Lego®  Può aiutarci a mettere in pratica le best practices del technical writing
  •  Destinatari Perché un CMS?   Riuso condizionale Single sourcing  Modularizzazione  Content-variant-management  Automazione editoriale  Vari tipi di pubblicazione  Normative e standard  Vari tipi di formati  Terminologie   Linguaggio controllato Gestione del workflow  Multicanalità  Carta, web, mobile, app, ecc.
  • Adottare un CMS con successo  Attività preliminari critiche  Process engineering  Content engineering      Selezione Modularizzazione Adeguamento normativo e terminologico Definizione e assegnazione di metadati Definizione e modellazione degli output
  • Come ci supporta un CMS?  Panoramica sugli ambiti 5. Standardizzazione Modularizzazione Classificazione Single sourcing Metadati  Esempi tratti da Argo CMS 1. 2. 3. 4. 6. 7. 8. 9. Riuso di contenuti comuni Contenuti specifici Output Gestione del workflow
  • 1/1 Standardizzazione  Modelli di classificazione e struttura dei contenuti  Normative   UNI 13460, UNI 10893, UNI 10653, UNI EN 13306 Standard ANSI Z535 Safety Alerting Standards  DITA  S1000D 
  • Esempio Standardizzazione Modelli di classificazione dei contenuti
  • Esempio Standardizzazione Modelli di struttura dei contenuti
  • 1/2 Standardizzazione  Terminologie  Del settore  Dell’azienda  Linguaggio controllato  Della lingua  Del settore
  • 2/1 Modularizzazione  Definizione  della «grana» dei contenuti Contenuti a grana grossa Minore complessità di gestione  Maggiore rischio di ridondanza   Contenuti a grana fine Maggiore complessità di gestione  Minore rischio di ridondanza 
  • 2/2 Modularizzazione  Non  vi è una regola universale La modularizzazione può essere funzionale a Riuso pratico all’interno dei vari tipi di output  Struttura di un documento tipo  Metodi, standard e norme  Ciclo di vita o configurazione del prodotto 
  • Esempio Modularizzazione Contenuti a grana grossa
  • Esempio Modularizzazione Contenuti a grana media
  • Esempio Modularizzazione Contenuti a grana fine
  • 3 Classificazione & Ricerca  Funzionale al reperimento dei contenuti da parte dei redattori  Oltre alla navigazione dell’albero di classificazione  Motore di ricerca del CMS
  • Esempio Classificazione & Ricerca Motore di ricerca
  • 4/1 Single sourcing  Nel CMS  Gestire 1 volta  Riusare N volte ogni contenuto comune  Problematiche  Minimizzare il rischio di creare contenuti comuni ridondanti  Integrare altre fonti dati
  • 4/2 Single sourcing  Minimizzare il rischio di creare contenuti comuni ridondanti      Motore di ricerca Marcatura con metadati specifica delle condizioni di riuso Autorizzazione della creazione e modifica dei contenuti comuni Approvazione Tracciatura delle attività
  • 4/3 Single sourcing  Integrare  PLM / PDM / PIM / SPIM / MAMS   Dati e contenuti relativi ai prodotti ERP   altre fonti dati Anagrafiche, distinte, ecc. DMS  Archiviazione degli output del CMS
  • Esempio Single sourcing Integrazione con altre fonti dati Connettori da e verso altre fonti dati
  • 5 Metadati  Specifica le condizioni di riuso dei contenuti comuni  Obiettivo  auto-configurare la documentazione  I marcatori possono essere Reference-based   Task-based   caratteristiche del prodotto fasi del workflow dei destinatari
  • 6/1 Riuso dei contenuti comuni  Auto-configurazione e composizione della documentazione in base a  Metadati  Esplicitazione di Condizioni di riuso  Tipo di output  Canale  Modello di struttura dell’ouput Formato dell’output
  • 6/2 Riuso dei contenuti comuni  Modalità  Reuse by reference  Il contenuto riusato è  Un link all’originale   di riuso Segue il ciclo di vita dell’originale  Gestione delle revisioni Reuse by value  Il contenuto riusato è  Una copia scollegata dall’originale  Non segue il ciclo di vita dell’originale  Rischio di creare contenuti ridondanti
  • Esempio Riuso dei contenuti comuni Definizione dei metadati
  • Esempio Riuso dei contenuti comuni Associazione fra contenuto e metadati
  • Esempio Riuso dei contenuti comuni Riuso condizionale 1. Specifica delle condizioni di riuso 2. Auto-configurazione dell’output
  • Esempio Riuso dei contenuti comuni Reuse by reference o by value
  • 7 Contenuti specifici  Integrazione dei contenuti riusati con contenuti specifici relativi all’output  Per esempio  Variabili Codice matricola  Denominazioni di famiglia, modello, ecc.   Contenuti relativi a personalizzazioni
  • Esempio Contenuti specifici Integrazione fra contenuti riusati e specifici sul documento di destinazione
  • 8/1 Output Cross-media publishing  Varietà      di Tipi di output Struttura degli output Canali Formati Presentazioni
  • Output Cross-media publishing  Tipi  di output Per esempio:  Documentazione esterna     Manuali di installazione, uso, manutenzione Schede, data sheet Cataloghi Documentazione interna   Procedure di assemblaggio Offerte 8/2
  • 8/3 Output Cross-media publishing  Struttura  A ogni output è possibile associare un modello che ne definisce la struttura   degli output Per esempio: copertina, sommario, pagine interne, indice analitico, indice dei codici ricambio Ogni contenuto può essere riusato in un numero non predefinito di strutture
  • Esempio Output Modello di struttura dell’output
  • Output Cross-media publishing  Canali      Carta CD, DVD, USB, ecc. Web Mobile (web app) App 8/4
  • Output Cross-media publishing  Formati       Adobe InDesign, FrameMaker MS Word, Excel PDF HTML XML … 8/5
  • Output 8/6 Cross-media publishing  Presentazioni  Nel CMS contenuto e forma sono separati  La presentazione è gestita da modelli e fogli di stile associati all’output  Allo stesso contenuto può corrispondere un numero non predefinito di forme di presentazione  Guide di stile secondo specifiche di settore o del cliente
  • Esempio Output MS Word
  • Esempio Output Adobe InDesign o FrameMaker
  • Esempio Output PDF
  • Esempio Output HTML
  • Esempio Output XML
  • 9/1 Gestione del workflow  Gestione  collaborativa del flusso di Raccolta, redazione, revisione, approvazione e traduzione  Ruoli e autorizzazioni per far svolgere a ogni utente i compiti di sua pertinenza  Lavoro in rete locale o da remoto
  • Esempio Gestione del workflow
  • 9/2 Gestione del workflow  Contenuti  originali rielaborati dal technical writer Supporto a Raccolta on site  Conferimento da parte dei detentori   Salvataggio  Marcatura con metadati  Tracciatura delle revisioni dei contenuti originali
  • 9/3 Gestione del workflow  Redazione,  Note di redazione   revisione, approvazione Esplicitare e condividere best practices redazionali Scadenze  Stato di avanzamento del contenuto  Bozze complete di note di redazione  Tracciatura delle revisioni
  • 9/4 Gestione del workflow  Traduzione  Marcatura  Filtro  Traduzione dei contenuti da tradurre Sul CMS  Su software esterni (CAT Tool)   Importazione
  • Esempio Gestione del workflow Raccolta, redazione, revisione, traduzione
  • Vantaggi di un CMS  Garanzie       Manutenibilità Correttezza Coerenza Condivisibilità Flessibilità Rapidità dei contenuti nel soddisfare le esigenze dei destinatari
  • Vantaggi di un CMS  Guadagni  Servizi a valore aggiunto  Per esempio  Generare ricavi da un e-commerce di parti di ricambio e accessori  Ottimizzazione del time-to-market  Incremento della soddisfazione del cliente  Ritorno d’immagine
  • Vantaggi di un CMS  Risparmi  Tempi e costi di Raccolta  Redazione  Revisione  Traduzione  Supporto al cliente  Pre-vendita  Post-vendita  dei contenuti
  • I nostri riferimenti  Kea s.r.l.  Via Strà, 102  37042 Caldiero (VR)  Italia     Tel. e Fax: E-mail: Web: Blog: +39 045 6152381 info@keanet.it www.keanet.it http://blog.keanet.it/