1
Communicatieplanning
Eric Goubin
2
Korte rondvraag:
- wie beschikt wel/niet over een communicatieplan?
- indien wel: met welke ervaringen?
3
Communicatieplan
 Het gaat eigenlijk om het “communicatiebeleidsplan”:
– waarover, voor wie, hoe, waar, wanneer, door w...
4
5
 Communicatiebeleidsplan 
(communicatie)campagneplan = specifieker, en evt.
onderdeel van communicatiebeleidsplan
 Vo...
Communicatiebeleidsplan bij steden en
gemeenten:
2008: 36% met plan
=> bij velen afwezigheid geïntegreerde
(meerjaren)bele...
Algemeen meerjarenbeleidsplan communicatie
(Bron: KHM – Groot Gemeentelijk Communicatieonderzoek 2008)
p=0.02
n=210
8
Vragen:
- in welke mate besteedt het
algemene beleidsplan van je organisatie
aandacht aan communicatie?
- stukje legisla...
9
Stappen naar een communicatiebeleidsplan
 1. Algemeen beleidsplan als basis => strategische beleidsdoelen
en –doelgroep...
10
Nood aan een onderbouwde SWOT-analyse
 Strengths, weaknesses, opportunities, threats
 Zie communicatiechecklist
 Bij...
11
SWOT-analyse
& communicatieaudit
12
“Communicatie-audit” ?!
 = (interne en/of externe) doorlichting van de
communicatie
 = SWOT-analyse (Strengths, Weakn...
13
Waarom een communicatieaudit?
 Communicatiebeleid afstemmen op het
algemene beleid van je organisatie
 Professionalis...
14
Wat valt er te onderzoeken?
 1° De buitenkant: bekendheid, imago, houding,
waardering, gedrag
– t.o.v. je organisatie,...
15
 3° De communicatieonderbouw:
– Communicatiebeleid, -doelen en -doelgroepen
– Communicatiedoelen
– Organisatie & profe...
16
Communicatieaudit: hoe?
 Publieksonderzoek:
– Bevragen van publieksgroepen: interne & externe
– Bevragen van interne e...
17
Wie moet dat doen…? 4 mogelijkheden
 Zelf doen
 Hogescholen of univs
– studenten
– onderzoekscentra (onderzoekers en/...
18
Wat kost dat?
 studenten: gratis of hooguit wat werkings- en/of
transportkosten (tenzij: als jobstudent)
 (medewerker...
19
Wat leer leer je hieruit? Bloemlezing...
 11.11.11: twee tijdschriften of één tijdschrift?
 VCA/amateurkunstenorganis...
Bornem 2001 vs 2006
24
Hoe voorspelbaar is dit allemaal?
 60 à 75% van de resultaten had je ook wel zelf
kunnen bedenken, maar…
 ...25 à 40%...
25
Wat merken we vaak bij communicatieaudits?
 Nood aan communicatie als primair beleidspunt:
communicatie is niet louter...
26
Wat merken we vaak bij communicatieaudits?
(vervolg)
 Noodzakelijke bereidheid tot empathie & tot engagement
om met re...
27
Na de (SWOT-)analyse:
formuleren van strategische doelen
en operationele doelstellingen
28
Na de (SWOT-)analyse: formuleren van
strategische doelen en operationele
doelstellingen
 Communicatiedoelen & bijhoren...
29
Inhoudstafel ideaal communicatiebeleidsplan
 1. Inhoudstafel
 2. Bevindingen van de beleids- en SWOT-analyse m.b.t.
c...
30
Voorbeelden
 Communicatieplan Gemeente Bornem
 Communicatieplan Stad Turnhout
 Communicatieplan Gemeenschapscentrum ...
31
Huis-, tuin- en keukentips m.b.t.
communicatieplannen…
 Communicatie is een proces => communicatieplan is
het routepla...
32
 Looptijd communicatiebeleidsplan:
 ergens tussen 3 en 5 jaar, aansluitend bij termijn algemeen
beleidsplan/legislatu...
121119 comm planning kortom2012-eg
121119 comm planning kortom2012-eg
121119 comm planning kortom2012-eg
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

121119 comm planning kortom2012-eg

396 views

Published on

vorming 'Communicatieplanning' voor Kortom (0,5 dag)

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
396
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
10
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Tussen de 29% en 21% van de respondenten heeft nood aan meer informatie over: Openbare werken Openbaar vervoer Gemeenteraad Medische wachtdiensten Financiële toestand van de gemeente Sport en recreatie Hoewel we bij deze multiple response geen uitspraak kunnen doen of de verschillen tussen de leeftijdscategorieën al dan niet significant zijn, geven de in het geel gemarkeerde percentages de opvallendste verschillen aan. Uiteraard hangen deze verschillen vaak samen met de interessegebieden per leeftijdscategorie (levensfase) en zegt dit meer over de interesses dan over de lacunes in het informatieaanbod.
  • De stellingen in onderstaande grafiek zijn geordend van hoog naar laag op basis van de gemiddelde score. De grafiek laat de scores zien inclusief de missing value ‘geen mening’, omdat dit ons een exacter beeld geeft van de verdeling van de antwoorden bij de volledige groep ‘internetgebruikers’ (n=510). Uit de scores concluderen we dat … er slechts een klein segment van internetgebruikers de gemeente zou volgen op Twitter (6%);  van de 27 respondenten die aangeven een Twitter-account te hebben, zeggen 13 respondenten (48%) de gemeente te willen volgen op Twitter => DIT ZIJN VOORAL DE JONGSTE RESPONDENTEN (SIGN VERSCHIL)   er 21% van de internetgebruikers de gemeente op Facebook zou volgen; van de 253 respondenten die aangeven een Facebook-account te hebben, zeggen 95 respondenten (37.5%) de gemeente te willen volgen op Facebook. => DIT ZIJN VOORAL DE JONGSTE RESPONDENTEN (SIGN VERSCHIL)   er een ruime vraag is om te investeren in een online meldpunt (waarbij je als burger kan opvolgen wat er gebeurt met je melding) (72% van de internetgebruikers);   er een ruime helft van de internetgebruikers vindt dat het online aanvragen van formulieren en attesten zorgt voor een vlottere dienstverlening;   1 op 10 internetgebruikers vindt zijn/haar weg niet op de gemeentelijke website;   1 op 3 internetgebruikers interesse heeft om gemeentelijke informatie via zijn/haar mobiele telefoon te ontvangen. Dit aandeel (n=169) is groter dan het aandeel internetgebruikers dat een smartphone bezit (n=119).  
  • 121119 comm planning kortom2012-eg

    1. 1. 1 Communicatieplanning Eric Goubin
    2. 2. 2 Korte rondvraag: - wie beschikt wel/niet over een communicatieplan? - indien wel: met welke ervaringen?
    3. 3. 3 Communicatieplan  Het gaat eigenlijk om het “communicatiebeleidsplan”: – waarover, voor wie, hoe, waar, wanneer, door wie en met welke middelen gaan we communicatie opzetten  Positie binnen het Communicatiegebouw = vertaling van algemeen beleid (beleidsplan) naar communicatiebeleid (communicatiebeleidsplan)  Beleidsaccenten heeft je organisatie m.b.t. missie, doelen, doelgroepen, werkingsaccenten… => de communicatie is er ter ondersteuning van dit alles  Evt. kan communicatiebeleidsplan gewoon een onderdeel (omvattend hoofdstuk) zijn van een algemeen beleidsplan
    4. 4. 4
    5. 5. 5  Communicatiebeleidsplan  (communicatie)campagneplan = specifieker, en evt. onderdeel van communicatiebeleidsplan  Voorbeelden van specifieke onderwerpen voor campagneplannen: ledenwervings-, imago, fondsenwervings-, …campagne Campagneplan?
    6. 6. Communicatiebeleidsplan bij steden en gemeenten: 2008: 36% met plan => bij velen afwezigheid geïntegreerde (meerjaren)beleidsvisie op communicatie Meer en meer gemeenten met specifieke communicatieplannen voor specifieke diensten/thema’s
    7. 7. Algemeen meerjarenbeleidsplan communicatie (Bron: KHM – Groot Gemeentelijk Communicatieonderzoek 2008) p=0.02 n=210
    8. 8. 8 Vragen: - in welke mate besteedt het algemene beleidsplan van je organisatie aandacht aan communicatie? - stukje legislatuurbeleidsplan Gemeente Zemst: wat leer je hieruit m.b.t. communicatie (accenten, doelgroepen, acties...)?
    9. 9. 9 Stappen naar een communicatiebeleidsplan  1. Algemeen beleidsplan als basis => strategische beleidsdoelen en –doelgroepen  2. SWOT-analyse van de communicatie (cfr. communicatieaudit)  3. Inventarisatie concrete doelstellingen, te leggen accenten & te ondernemen acties (hierbij betrek je bestuur én personeel)  4. Oplijsten en in clusters structureren van mogelijke communicatieacties  5. Prioritering (door bestuur en/of personeel, na evt. advies van de communicatiemedewerker)  6. Uitschrijven van de weerhouden communicatieacties, met een beknopte, beschrijvende en praktische managementfiche per actie  En dan… uitvoering, tussendoor evalueren en bijsturen waar wenselijk
    10. 10. 10 Nood aan een onderbouwde SWOT-analyse  Strengths, weaknesses, opportunities, threats  Zie communicatiechecklist  Bij voorkeur: SWOT d.m.v. communicatieaudit
    11. 11. 11 SWOT-analyse & communicatieaudit
    12. 12. 12 “Communicatie-audit” ?!  = (interne en/of externe) doorlichting van de communicatie  = SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), incl. aanreiken van verschillende aandachtspunten voor je huidige en toekomstige communicatiewerking  basis voor optimalisering van je communicatie  Nog geen traditie bij overheid en non-profit sector, maar het begint de laatste jaren op gang te komen
    13. 13. 13 Waarom een communicatieaudit?  Communicatiebeleid afstemmen op het algemene beleid van je organisatie  Professionalisering & kwaliteitszorg  Publieksgerichtheid: infoaanbod vergelijken met infobehoefte & diversiteitsgegeven  Klantentevredenheid  Discussies de wereld uit helpen…  Toekomstgericht werken  Efficiënte besteding van middelen i.f.v. kosten/baten  …  Objectiverende kijk op je communicatiewerk!
    14. 14. 14 Wat valt er te onderzoeken?  1° De buitenkant: bekendheid, imago, houding, waardering, gedrag – t.o.v. je organisatie, je ideeën, diensten & producten – m.b.t. je communicatiekanalen – m.b.t. je communicatieboodschappen – bij de beoogde doelgroepen – Onderdelen externe communicatie in de communicatiebovenbouw  2° De binnenkant: interne communicatie – Communicatiecultuur – Transparantie – Kwaliteit van de verschillende types van interne informatie – Gebruik en waardering van de interne communicatiekanalen – Onderdelen interne communicatie in de communicatiebovenbouw .../...
    15. 15. 15  3° De communicatieonderbouw: – Communicatiebeleid, -doelen en -doelgroepen – Communicatiedoelen – Organisatie & professionaliteit van de communicatiewerking – Huisstijl – Procedures voor zelfonderzoek & publieksonderzoek – Opvolgen juridische aspecten – ... – => Zie communicatiechecklist
    16. 16. 16 Communicatieaudit: hoe?  Publieksonderzoek: – Bevragen van publieksgroepen: interne & externe – Bevragen van interne en externe stakeholders  Mix van onderzoekstechnieken: – Zelfreflectie (met alle nadelen van dien) – Deskresearch: bvb. m.b.v. Mediargus-persdatabank – kwantitatief: enquêtering (mondeling/telefonisch/ schriftelijk/online) => breedte & representativiteit – kwalitatief: interviews, focusgroepsgesprekken => diepgang – expertenpanels (communicatiedeskundigen, pers) – => mix van technieken is noodzakelijk i.f.v. evenwichtige, genuanceerde en geduide resultaten!
    17. 17. 17 Wie moet dat doen…? 4 mogelijkheden  Zelf doen  Hogescholen of univs – studenten – onderzoekscentra (onderzoekers en/of lectoren/profs) – => opleidingen communicatiemanagement & marketing via www.vlhora.be  Commerciële bureaus: – marktonderzoeksbureaus – communicatiebureaus  Mengvorm
    18. 18. 18 Wat kost dat?  studenten: gratis of hooguit wat werkings- en/of transportkosten (tenzij: als jobstudent)  (medewerkers) univs/hogescholen: dagkost + BTW  commerciële bedrijven: dagkost + BTW  verschillende formules: – mogelijkheid van “all-in formule” t.e.m. à la carte benadering – bvb. Memori: van 290 Euro (quickscan) tot 60.000 (geheel van begeleiding en/of uitvoering interne & externe communicatieaudit)
    19. 19. 19 Wat leer leer je hieruit? Bloemlezing...  11.11.11: twee tijdschriften of één tijdschrift?  VCA/amateurkunstenorganisaties: variabele bekendheid van AK- organisaties bij gemeentelijke culturele sleutelfiguren  KBG (nu OKRA) over types senioren, en bijhorende merken & submerken...  FWSCW: alsnog te grijs imago (nu Sociare)  Stad Antwerpen e.a: te ambtelijke stijl media wijkoverleg  KHMechelen: is er iets mis met imago en/of communicatiekanalen?  Gemeenten: communicatieproblematiek diensten mbt “grondgebonden aangelegenheden”  Gemeente Zemst / Stad Mechelen: meer internetgebruik dan gedacht  OCMW Meeuwen-Gruitrode: “denken die nu echt dat ze niet goed communiceren?”  Ziekenhuis X: te veel interne info ; Ziekenhuis Y: te weinig interne info  Allen: sterktes & te remediëren zwaktes m.b.t. communicatiekanalen
    20. 20. Bornem 2001 vs 2006
    21. 21. 24 Hoe voorspelbaar is dit allemaal?  60 à 75% van de resultaten had je ook wel zelf kunnen bedenken, maar…  ...25 à 40% van de resultaten biedt: – volkomen en vaak verrassende nieuwe info/nieuwe aandachtspunten – heel andere intensiteit van sterktes/zwaktes dan je vermoedde – verschillende resultaten bij verschillende doelgroepen – regelmatig, maar niet altijd, cruciale info die ruimer gaat dan het puur communicatieve...
    22. 22. 25 Wat merken we vaak bij communicatieaudits?  Nood aan communicatie als primair beleidspunt: communicatie is niet louter een instrumentele aangelegenheid  De vlag is OK, maar de lading niet  Problemen met diensten/productenaanbod: er moet eerst inhoudelijke ipv communicatieve beleidskeuzes gemaakt worden  Te weinig aandacht voor interne communicatie  Bij groeiende organisaties: evenwichtstoornissen qua formele/informele interne communicatiekanalen en -momenten
    23. 23. 26 Wat merken we vaak bij communicatieaudits? (vervolg)  Noodzakelijke bereidheid tot empathie & tot engagement om met resultaten rekening te houden (kunnen omgaan met kritiek…)  Cruciale rol van beleidsmensen...  Verschillende resultaten bij verschillende doelgroepen  Belang van nuanceren en binnen contexten plaatsen  Gebrekkige communicatie over de communicatie  Resultaten niet achterhouden voor intern publiek!  Vaak schort iets aan de noodzakelijke mix van de 3 d’s: deskundigheid, draagvlak en daadkracht
    24. 24. 27 Na de (SWOT-)analyse: formuleren van strategische doelen en operationele doelstellingen
    25. 25. 28 Na de (SWOT-)analyse: formuleren van strategische doelen en operationele doelstellingen  Communicatiedoelen & bijhorende strategie op korte en lange termijn: algemeen/strategisch  Operationele communicatiedoelstellingen op korte en lange termijn: voor de verschillende componenten van interne en externe communicatie – Doorgaans beveelt me aan de formulering “SMART” te maken: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Trackable – Bvb “Onze organisatie wenst binnen twee jaar het aantal abonnees van ons e-zine met 30% te laten toenemen”  => Dit doe je d.m.v. concrete acties!
    26. 26. 29 Inhoudstafel ideaal communicatiebeleidsplan  1. Inhoudstafel  2. Bevindingen van de beleids- en SWOT-analyse m.b.t. communicatie  3. Algemene communicatiedoelen, aansluitend bij algemene beleidsdoelen  4. Binnen die doelen evt. specifieke doelstellingen  5. Beschrijving van de communicatiestrategie: grote lijnen van aanpak van en accenten in de communicatie  6. Overzicht van concrete initiatieven m.b.t. communicatie (= heel divers)  7. Praktische managementfiche per concreet communicatie- initiatief  8. Overzicht van timing  9. Overzicht van budgetten
    27. 27. 30 Voorbeelden  Communicatieplan Gemeente Bornem  Communicatieplan Stad Turnhout  Communicatieplan Gemeenschapscentrum De Kriekelaar (Schaarbeek)
    28. 28. 31 Huis-, tuin- en keukentips m.b.t. communicatieplannen…  Communicatie is een proces => communicatieplan is het routeplan ; maar onderweg kan veel gebeuren  Het Plan en Niets dan Het Plan? Evenwicht wenselijk tussen solide leidraad & noodzakelijke flexibiliteit!  Wenselijkheid & haalbaarheid van communicatie- acties zo dicht mogelijk bij elkaar krijgen…  Je kan nooit alles ineens => prioriteren, doseren, spreiden van kosten in de tijd…
    29. 29. 32  Looptijd communicatiebeleidsplan:  ergens tussen 3 en 5 jaar, aansluitend bij termijn algemeen beleidsplan/legislatuurplan  vergezeld van specifieke jaarplanning  Een kwaliteitsvol communicatieplan is waardeloos indien geen kwaliteitsvolle uitvoering  Kwaliteitsvolle uitvoering zonder communicatieplan, is risicovol en vaak frustrerend  Een goed communicatieplan heeft draagvlak bij beleid/bestuur én personeel  Een goed communicatieplan voorziet ook communicatie-initiatieven naar én door én tussen beleid/bestuur én personeel  Meet, evalueer, stuur bij

    ×