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  • 1. Google DocsGoogle Docs
  • 2. Google DocsTabla de contenidoTabla de contenido....................................................................................................2 Introducción ...........................................................................................................3 ¿Qué es Google Docs? .........................................................................................3 Registrarse en Google Docs.................................................................................4 Subir un documento ..............................................................................................9 Editar un documento ...........................................................................................15 Compartir y colaborar .........................................................................................21 Otras plataformas ................................................................................................32Página 2 de 32
  • 3. Google DocsIntroducción¿Te gustaría que tus documentos queden almacenados en un servidor de Googlepara que estén disponibles desde cualquier ordenador? De esta forma nonecesitarías un medio de almacenamiento portátil (memoria USB, disco duro, CD,etc.) para transportarlos.¿Te imaginas compartir tus documentos con compañeros para que puedan trabajaren ellos? ¿Qué te parece configurar tu documento para que automáticamente teinforme cuando un colaborador realice algún cambio? Incluso podrás crear reglaspara ser notificado sobre cambios en lugares específicos del documento.¿Imaginas hacer todo esto y mucho más? Ahora, con Google Docs puedes hacerlode manera muy fácil.La forma de hacerlo es a través de Google Docs¿Qué es Google Docs?Google Docs es una herramienta gratuita basada en Web para crear documentosonline con la posibilidad de colaborar en grupo.Google Docs permite: o Crear, editar y subir documentos: Se pueden cargar tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones existentes o crear otros nuevos desde cero y descargar los que estén online. Incluso se puede utilizar Google Docs para crear un formulario online para recoger datos de los demás. o Acceder y editar desde cualquier parte: Los documentos se almacenan online de forma segura. Así que se puede acceder a ellos en cualquier momento, desde cualquier lugar. o Compartir los cambios en tiempo real: Se puede invitar a otros usuarios a visualizar tus documentos y realizar modificaciones conjuntamente y de forma simultánea. Mantener un registro de quién hizo cambios a un documento y cuándo, y volver a cualquier versión. Publicar documentos online para todo el mundo, como páginas Web o documentos publicados en tu blog.Las principales ventajas de Google Docs son: o Los documentos se almacenan online: esto permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a Internet, y compartirlos con quienes quieras, permitiendo su edición o llegar a publicarlos para que todo el mundo pueda verlos.Página 3 de 32
  • 4. Google Docs o La gran cantidad de formatos que soporta: documentos de Word, Open office, .rtf, HTML, .txt o texto plano... presentaciones en .ppt y .pps y hojas de cálculo en .xls, .csv…Y .pdf. o Su precio: Google Docs es una herramienta gratuita.Registrarse en Google DocsPara poder utilizar Google Docs necesitas ser usuario registrado de Google. Debestener una cuenta Google (por ejemplo una cuenta de correo Gmail). Si no tienescuenta Google, puedes obtener una totalmente gratuita siguiendo los pasos que seexplican en el vídeo.Una vez obtenido tu cuenta Google, es muy sencillo empezar a utilizar Google Docs:debes entrar en la página http://docs.google.com o en cualquiera de los enlaces aDocs que puedes encontrar en los servicios de Google.Para acceder a Google Docs, se debe tener una cuenta de GoogleSi no dispones de una, debes crearla pulsando en "Comenzar"Página 4 de 32
  • 5. Google DocsSe completan todos los datos solicitadosY se pulsa en "Acepto. Crear mi cuenta."Página 5 de 32
  • 6. Google DocsAhora vas a verificar la dirección de correo electrónico que ha sido enviada a tuemail para finalizar el proceso de alta. Para ello entra en www.kzgunea.netPágina 6 de 32
  • 7. Google DocsSe pulsa en la opción apropiada para acceder al correo electrónicoSe completan el nombre de usuario y la contraseñaSe pulsa en el botón "Inicio de sesión"Página 7 de 32
  • 8. Google DocsSe abre el mensaje de GoogleSe pulsa en el enlace para activar la cuenta y verificar la dirección de correoelectrónicoPágina 8 de 32
  • 9. Google DocsPara acceder a Google Docs se pulsa en "Haga clic aquí para continuar."Sabrás que estás identificado en Google Docs, porque la dirección de correoelectrónico aparecerá en la zona superior de la página¡Enhorabuena! ya sabes cómo acceder a Google DocsSubir un documentoGoogle Docs permite subir archivos para trabajar con ellos online.Se puede optar por dos opciones a la hora de subir un archivo:- Abrir un archivo ubicado en una dirección de Internet: Puedes usar un archivode algún sitio de Internet, si conoces su dirección. Para hacerlo debes escribir laPágina 9 de 32
  • 10. Google DocsURL o dirección del archivo.- Subir un archivo de tu equipo.Para acceder a Google Docs debes escribir tu correo electrónico y la contraseñaSe pulsa en el botón "Acceder"Se accede y se gestionan todos los documentos desde la pantalla de inicioEn el árbol de la izquierda aparecen las distintas clasificaciones de los documentos,que permiten organizarlosPor ejemplo, pulsando en "Soy el propietario" se muestran sólo los documentos delos que eres autorLa marca de estrella, "Marcados con estrella", es una opción que permite resaltaraquellos documentos o carpetas a los que se les quiere prestar una especialatención, o para recordar que se debe hacer algo en ellosPulsando en alguna carpeta de "Mis carpetas", se muestran sólo los documentosque tenga esa carpetaPágina 10 de 32
  • 11. Google DocsTambién puedes ver sólo los que cumplan los requisitos de una búsqueda guardada,en "Búsquedas guardadas"Los documentos aparecerán en el recuadro de la derechaEn la columna "Nombre" se muestra el nombre del documentoEn la columna "Carpetas/Uso compartido" aparece el nombre de la carpeta que locontiene, si la hay, y los usuarios que comparten el documentoEn "Fecha" se muestra la fecha de la última modificaciónPor defecto, aparecen ordenados por fecha, el más reciente primero. Pero sepueden ordenar por cualquier columna, pulsando sobre el encabezado, y volviendo apulsar para invertir el ordenPágina 11 de 32
  • 12. Google DocsLas acciones que se pueden realizar en Google Docs aparecen en la parte superiorEn "Ocultar" se encuentran documentos que no se utilizan pero que no se deseanborrar.Cuando un documento o una carpeta deje de ser útil, se puede eliminar,seleccionando el archivo y pulsando en "Suprimir".Y para renombrar uno los documentos, se pulsa en "Cambiar Nombre""Mover a" permite mover los archivos que se encuentran en Google Docs ycolocarlos en las diferentes carpetas creadas"Nuevo" permite crear archivos nuevos y carpetasPara subir un archivo a Google Docs y trabajar con él online se pulsa en "Subir"Se muestran los tipos de archivos permitidos por Google Docs y el tamaño máximoPara buscar el archivo en tu equipo se pulsa en el botón "Examinar"Página 12 de 32
  • 13. Google DocsSe selecciona el documentoY se pulsa en el botón "Abrir"En la casilla "¿Qué nombre quieres asignarle?" se puede poner el nombre que sequiera al documento. Si se deja en blanco tomará el nombre del archivo originalSe pulsa en el botón "Subir archivo"Página 13 de 32
  • 14. Google DocsTen en cuenta la siguiente advertenciaSe abre la pantalla de edición. Se puede ver el documento subido y empezar atrabajar con él de forma muy parecida a un programa de ofimática estándarA través de la barra de herramientas, de formato y de menús se puede modificar eldocumento, por ejemplo colores, alineaciones, listas, enlaces, imágenes, etc.Para volver a ver todos los documentos se pulsa en "Docs Página principal"Página 14 de 32
  • 15. Google Docs¡Enhorabuena! ya sabes cómo subir un documentoEditar un documentoGoogle Docs te permite editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones.Durante la edición de los documentos, éstos se guardan automáticamente paraevitar pérdida de información.Puedes realizar todas las tareas básicas, como crear listas con viñetas, ordenar porcolumnas, añadir tablas, imágenes, comentarios o fórmulas y cambiar la fuente,entre otras muchas cosas.La edición se realiza de manera similar a cómo lo harías con las herramientasofimáticas equivalentes en Open Office o Microsoft Office...Página 15 de 32
  • 16. Google DocsUna vez que has accedido a Google Docs puedes modificar tus documentos deforma sencillaPara acceder al documento se pulsa en "Factura incompleta, mes julio"En este ejemplo se añadirán más artículos en la factura que se copiarán de la hojallamada "Inventario"Para ir a la hoja se pulsa en "Inventario"Página 16 de 32
  • 17. Google DocsSe seleccionan las celdas a copiarSe pulsa en "Editar"Se selecciona "Copiar"Página 17 de 32
  • 18. Google DocsA continuación, pulsando en "Factura" se regresa a la hoja donde se desea pegar loseleccionadoSe selecciona la celda de destino, donde se desea pegar los datosSe pulsa en "Editar"Página 18 de 32
  • 19. Google DocsSe selecciona "Pegar"Se hace lo mismo para completar los correspondientes datos de la columna"Descripción"Página 19 de 32
  • 20. Google DocsY para guardas los cambios realizados en el documento se pulsa en "Archivo"Y por último se hace clic en "Guardar y cerrar"Página 20 de 32
  • 21. Google Docs¡Enhorabuena! ya sabes cómo editar un documentoCompartir y colaborarUna de las mayores ventajas que ofrece Google Docs es poder compartir losdocumentos con otros usuarios (con tus amigos, familiares o compañeros detrabajo). Se puede hacer desde la lista de documentos o directamente desde eldocumento.Los tipos de participantes a la hora de compartir son:- Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo,invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre eldocumento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en eldocumento.- Colaboradores: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar aotros colaboradores y lectores. Tienen derecho a leer, modificar, guardar e imprimirel documento.- Lectores: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo, pero no editarlo.Puedes compartir un documento con un máximo de 200 usuarios, pero solo 10personas pueden editar y/o verlo simultáneamente.Además, se puede realizar un seguimiento de los cambios y de la persona que loshizo, e incluso volver a una versión anterior.Página 21 de 32
  • 22. Google DocsUna vez que has accedido a Google Docs puedes compartir tus documentos deforma sencillaExisten dos formas de compartir documentos:1- Desde la lista de documentos; se pueden compartir varios documentos a la vezdesde el listado de la pantalla de inicio2- Directamente desde un documento, es decir, compartir el documento que se estáeditandoEn el primer caso, se selecciona previamente el documento a compartir a través dela casilla de verificaciónY después se pulsa en el botón "Compartir"Página 22 de 32
  • 23. Google DocsSe pulsa en "Invitar a usuarios..."En la caja de texto, se escriben las direcciones de correo de todos los usuarios a losque se desea invitar, separadas por comas si hay más de unaSe puede invitar como colaborador o como lector ("Para editar" o "Para ver"),dependiendo de las funciones a otorgar a los usuarios invitadosEn "Elegir de los contactos", se accede a una lista con tus contactos de Gmail, parapoder añadir esas direcciones con un clicSe puede personalizar el aviso escribiendo en el campo "Mensaje:"Página 23 de 32
  • 24. Google DocsPara enviarte una copia de la invitación se selecciona la casilla de verificación"Enviarme una copia"Se pulsa en el botón "Enviar"Una vez enviada la invitación, Google muestra la pestaña "Usuarios con acceso",donde se resumen los permisos que tiene cada usuarioAdemás se puede enviar un correo electrónico a los colaboradores e incluso permiteorganizar un evento, por ejemplo una cita, con colaboradores o lectores. Para estose utiliza Google CalendarPara configurar los permisos de acceso se pulsa en "Cambiar”Página 24 de 32
  • 25. Google Docs"Permitir que los usuarios visualicen sin acceder" permite que tanto colaboradorescomo lectores puedan ver el documento sin iniciar sesión. Y "Permitir que losusuarios editen sin acceder" hace que los colaboradores puedan modificar eldocumento sin necesidad de iniciar sesiónPara que tanto colaboradores como lectores tengan que iniciar sesión para accederal documento se pulsa en "Solicitar acceso siempre"Para ver el resto de permisos se pulsa en la pestaña "Permisos avanzados"Página 25 de 32
  • 26. Google DocsPor defecto está marcado "Permitir que los editores inviten a otros usuarios a editaro ver", lo que permite a los colaboradores realizar invitaciones. Si se desmarca, loscolaboradores pierden ese privilegio. Se puede modificar en cualquier momento, nosólo al hacer una nueva invitación. La segunda opción permite que un usuario puedaser invitado indirectamente a través de una lista de correoPara guardar los cambios se pulsa en el botón "Guardar y cerrar"Ahora vamos a ver cómo compartir un documento desde la pantalla en la que loestamos editando. Primero se pulsa en el documentoPágina 26 de 32
  • 27. Google DocsY después se pulsa en el botón "Compartir"Desde el documento se pueden definir las reglas de notificación. Se pulsa en esaopción para accederPágina 27 de 32
  • 28. Google DocsEn este cuadro de diálogo se configura qué cambios van a ser notificados y cuándose hará esa notificaciónPara recibir una notificación a través del correo electrónico ante cualquiermodificación realizada por el colaborador se selecciona la casilla de verificacióncorrespondientePara recibir una notificación a través del correo electrónico ante cualquiermodificación realizada por el colaborador se selecciona la casilla de verificacióncorrespondienteSe pulsa en el botón "Guardar"Página 28 de 32
  • 29. Google DocsY para acabar el proceso se hace clic en el botón "Finalizado"¡Enhorabuena! ya sabes cómo compartir un documento. A continuación se muestracómo acceder al historial de revisionesEl "Historial de revisiones" de un documento es el conjunto de todas las versionesque se han generado de dicho documentoPara acceder al "Historial de revisiones" se pulsa en "Archivo"Página 29 de 32
  • 30. Google DocsSe pulsa en "Historial de revisiones"El Historial de revisiones permite acceder a todas las revisiones acumuladas para undocumento, con una breve vista de lo que se ha modificado en cada una de ellasLos botones "Más Antigua y Más reciente" nos permiten, respectivamente,retroceder o avanzar una revisión partiendo de la que visualizamos en ese momentoSi se decide recuperar alguna revisión, se pulsa el botón "Recuperar esta"Página 30 de 32
  • 31. Google DocsPara visualizar otras versiones del documento, por la fecha y el autor, se pulsa en lalista despegableLas modificaciones realizadas respecto a la versión anterior del documento seresaltan en color naranja¡Enhorabuena! ya sabes cómo compartir y ver el historial de revisiones de undocumentoPágina 31 de 32
  • 32. Google DocsOtras plataformasExisten otras plataformas online. Las más destacadas son:http://office.microsoft.com/es-eshttp://www.neooffice.org/neojava/es/index.phphttp://www.openoffice.org/http://live.gnome.org/GnomeOfficePágina 32 de 32

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