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Son comunicaciones que tienen la finalidad de intercambiar cualquier tipo de información entre dos personas, con las cual se establecen por motivaciones de diversas índoles

Son comunicaciones que tienen la finalidad de intercambiar cualquier tipo de información entre dos personas, con las cual se establecen por motivaciones de diversas índoles

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Documentos de Oficina Presentation Transcript

  • 1. DOCUMENTOS DE OFICINA Prof. Karla M. Flores F. UPEL – IPB Tecnología y Practica Secretarial I
  • 2. Correspondencia Prof. Karla Flores UPEL - IPB “ Es un medio de interrelación entre los hombres, la cual se establece por motivaciones de diversas índoles”. Suárez y Mújica (1994) “ Conjunto de materiales impresos que se refieren a problemas personales o mercantiles, destinados a establecer una relación determinada entre distintas personas o empresas, interesadas en el intercambio de ideas”. Medina (2006)
  • 3. La Correspondencia Es una comunicación que tiene la finalidad de intercambiar cualquier tipo de información entre dos personas . Prof. Karla Flores UPEL - IPB
  • 4. Prof. Karla Flores UPEL - IPB Clasificación Destino Puntuación Forma Extensión
  • 5. Externas: Son aquellas comunicaciones escritas de carácter formal, que son enviadas a otras empresas o instituciones con finalidad comercial, oficial y social; por lo tanto deben poseer buena presentación y redacción. Internas: Son mensajes escritos de carácter informal que tienen como propósito transmitir una información dentro de la empresa. Tales como los Memorándum, circulares y esquelas. Prof. Karla Flores UPEL - IPB Según su destino
  • 6. Prof. Karla Flores UPEL - IPB Según su forma o estilo Bloque Extremo: Es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales. Bloque: Este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro hacia la derecha del papel.
  • 7. Prof. Karla Flores UPEL - IPB Según su forma o estilo Semibloque: Es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios en cada párrafo del cuerpo de la carta. Sangrado: Es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales de identificación y la firma.
  • 8. Prof. Karla Flores UPEL - IPB Según su puntuación Abierta: Son comunicaciones que no llevan signos de puntuación en la fecha, dirección, saludo, despedida, antefirma y firma, a excepción de la abreviaturas Mixta: Son comunicaciones que combina las dos formas de puntuación. Se caracteriza por llevar dos puntos al final del saludo y coma al final de la despedida. Cerrada: Son comunicaciones que llevan signos de interrogación en la fecha, dirección, despedida, antefirma y firma.
  • 9. Prof. Karla Flores UPEL - IPB Según su extensión Corta: Es cuando el contenido de la carta se extiende hasta 100 palabras. 100 Mediana: Es cuando el contenido de la carta comprende desde de 100 hasta 200 palabras. 200 Larga: Es cuando el contenido de la carta comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Mas de 300 son cartas de varios pliegos. 300
  • 10. Prof. Karla Flores UPEL - IPB CARTA COMERCIAL comunicación escrita contenido carácter comercial usadas realizar Compras, ventas, reclamos Es una cuyo es de y son para
  • 11. Medio económico y rápido Prof. Karla Flores UPEL - IPB Características Escrita con un fin comercial Deja constancia escrita Papel blanco y tinta negra Escrita a máquina o computadora
  • 12. Prof. Karla Flores UPEL - IPB Partes Encabezamiento
    • Membrete
    • Fecha
    • Tratamiento o Título
    • Destinatario y su dirección.
    • Referencia
    • Vocativo o saludo
    Texto o cuerpo de la carta Cierre
    • Despedida.
    • Firma.
    • Posdata.
    • Iniciales.
    • Referencias de anexos
    • Referencias de copias
    • al carbón.
  • 13. Prof. Karla Flores UPEL - IPB Requisitos para elaborar una carta comercial
    • Claridad: Usar un lenguaje sencillo de manera que el lector la comprenda fácilmente.
    • Brevedad: Consiste en evitar frases sin ningún significado, palabras sobrantes.
    • Corrección: Es necesario cuidar la sintaxis, la concordancia, la ortografía y manejar adecuadamente el idioma.
    • Estética: Una carta no sólo debe estar bien escrita sino bien presentada; hay que cuidar los márgenes, los espacios y la pulcritud.
    • Cortesía: Al redactar la carta se debe tener en cuenta el buen trato que le damos al lector.
    • Sencillez: La redacción debe ser sencilla, sin exageración.
  • 14. Prof. Karla Flores Ejemplo   M E T A L T R Ó N I C A , S. A. Componentes electrónicos y aparatos de alta tecnología Av. Pedro León Torres con Calle 13 Tlf. 0252.4253652 0018 Madrid, 12.II.2003 Sr. Carlos Flores Importadora Las Lomas. Estimados Señores:       Tenemos el agrado saludarles y a la vez de contestar su última carta recibida hoy. Hemos tomado debida nota del pedido hecho por ustedes y contamos con enviarles el producto dentro de un plazo de diez días.       Les informamos que en la actualidad la demanda de diodos Super-X es grande. No obstante, el departamento de producción trabaja intensamente para que nuestra empresa pueda seguir cumpliendo con los plazos de entrega habituales.       Atentamente. .................................................... Camilo Rosas Gerente CR/bt Anexos: 1 folleto de componentes electrónicos 1 lista de precios de componentes electrónicos. Membrete Fecha Destinatario Referencia Saludo Cuerpo o texto Despedida Remitente Iniciales Anexos
  • 15. Asistente para elaborar cartas Para hacer más fácil la elaboración de Cartas, WORD incorpora un asistente que lleva a cabo esta labor según una secuencia de pasos. Prof. Karla Flores UPEL - IPB
  • 16. Prof. Karla Flores UPEL - IPB Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, entre otros. Memorándum
  • 17. Prof. Karla Flores UPEL - IPB Redacción breve y sencilla Características Carece de cortesía Presentación pulcra y ordenada Serie de formatos
  • 18. Nombre del documento: Es donde se coloca la palabra MEMORANDO de manera centrada en página y en mayúscula. Referencia: Es el numero del memorando; esta numeración debe ser consecutiva. Fecha: Se escribe la ciudad y la fecha del envío del mismo. Encabezamiento: Este esta compuesto por los nombres del destinatario y el remitente, utilizando preposiciones como PARA y DE, respectivamente. Asunto: Aquí se escribe un texto no máximo de cuatro palabras y se refiere al contenido del memorando. Texto: En esta parte se redacta el tema o propósito del documento. Despedida: Esta parte es opcional; algunas personas la usan para colocar una frase de cortesía, por ejemplo Atentamente. Remitente: Parte del documento que lleva los datos de quien envía el memorando. Iniciales: Se colocan las iniciales del remitente (mayúscula) y del transcriptor (minúscula); dichas iniciales deben se separadas por /. (MM/el) Prof. Karla Flores UPEL - IPB Partes del Memorándum
  • 19. UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGÓGICO LUIS BELTRÁN PRIETO FIGUEROA DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN TÉCNICA PROGRAMA DE EDUCACIÓN COMERCIAL MEMORANDO 00162 FECHA: 03 de Junio de 2008. PARA: Prof. Karla Flores. Profesor adscrito al Programa de Educación Comercial. DE: Prof. Cresalida Campos. Coordinadora del Programa de Educación Comercial. ASUNTO : Asignación de Carga Académica. Para su conocimiento y fines consiguientes le informo que por disposición de la Jefatura del Departamento de Educación Técnica y de esta coordinación, usted gerenciará en el Lapso I-2008, el Curso Tecnología y Práctica Secretarial los días Miércoles 1:00 a 3:35 pm y Jueves de 1:00 – 3:35 pm grupo “A” de 3:35 – 6:05 pm Grupo “B” en el amb 226. Le ratifico que por disposición de la Subdirección de Docencia debe entregar: Programa Didáctica y su respectivo Plan de Evaluación. CC/esa Nombre del documento Referencia Fecha Asunto Texto Iniciales Prof. Karla Flores Ejemplo
  • 20. Combinar Correspondencia Permite generar un documento con campos y modificar sólo los datos variables sin que se altere la estructura general del documento. Prof. Karla Flores UPEL - IPB
  • 21. Prof. Karla Flores UPEL - IPB Sobres Es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado para proteger la carta del deterioro y facilitar su trasporte. Por lo general, la parte frontal es lisa quedando la solapa siempre por detrás.
  • 22. Prof. Karla Flores UPEL - IPB Tipos de sobres
    • Según su forma:
    Semicuadrados: Son los que tienen las dimensiones casi iguales por todos los lados, permite guardar cartas dobladas en cuatro partes iguales. Rectangulares: Son los sobres que tienen la base las larga que su altura. Permite guardar cartas dobladas en tres partes iguales.
    • Según su diseño:
    Con ventanilla: Son los que llevan una abertura o ventanilla cubierta con papel transparente, que permite ver los datos del destinatario en la carta. Sin ventanilla: Son los sobres comunes donde se puede escribir los del destinatario.
  • 23. Prof. Karla Flores UPEL - IPB Tipos de sobres
    • Según su tamaño:
    Corriente: Sus dimensiones son 16 cm x 9.5 cm. Comercial: Sus dimensiones son 16 cm x 12 cm. Comercial: Sus dimensiones son 23.5 cm x 12 cm.
    • Según su transporte:
    Ordinarios o comunes: Son los que se transportan por vía terrestre, marítima o fluvial. Aéreos: Son los que se transportan por vía aérea.
  • 24. Srta. Karina Flores Calle 17 con Carrera 15 Barquisimeto – Estado Lara Sra. Migdalia Ferrer Gerente Alimentos Carora Urb. Pedro León Torres Carrera 1 Carora - Estado Lara Remitente Franqueo Destinatario Prof. Karla Flores UPEL - IPB Partes del sobre
  • 25. Microsoft Word nos brinda una herramienta valiosa para elaborar o imprimir sobres, lo que hace nuestro trabajo más fácil. Prof. Karla Flores UPEL - IPB Asistente para Sobres