Archivo

Prof. Karla Flores UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGÓGICO DE BARQUIISIMETO DEPARTAMENTO DE EDUCACION TECNICA PROGRAMA DE EDUCACION COMERCIAL

Prof. Karla Flores Es el conjunto de documentos que contienen información guardada ordenadamente con un propósito de manera que pueda ser consultada rápida y fácilmente. Medina (2006) Conjunto de estos documentos Real Academia Española Es la memoria o historia de la empresa Salgado (1990) ARCHIVO

Prof. Karla Flores Archivo Es un sistema de información relacionado con la historia o actividad de una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y conservar toda la documentación en un espacio adecuado de forma tal que pueda ser consultada manera fácil y rápida.

XIV Archivo Real Aragonés Prof. Karla Flores Génesis del Archivo Hebreos Egipcios Griegos y Romanos Falsificaciones hispanas XII Monarcas XVI XVII Desgreño de los archivos XVIII Viaje por los archivos Siglo actual Manuales y tecnológicos

Prof. Karla Flores ARCHIVO DESDE LA EDAD MEDIA Archivo Horizontal Gancho o Espigón Nido de palomas Carpeta de Acordeón Archivo Caja Tabla Shannon Archivo Vertical

Prof. Karla Flores Objetivos Archivar de forma rápida y segura Conservar las fuentes históricas Acelerar su guarda Unificar los criterios Centralizar y descentralizar la correspondencia Registrar datos útiles Entrenar y actualizar al personal Evitar repeticiones innecesarias

Debemos saber.... Prof. Karla Flores ¿Que es archivar? E s el procedimiento de clasificar, organizar y guardar los registros de una empresa en forma sistemática para que puedan ser ubicados con facilidad.

Que se va a guardar.

Durante cuanto tiempo.

Quienes tendrán acceso a ello.

Grado de confidencialidad.

Quien o quienes son las personas responsable de su

mantenimiento.

Periodicidad de consulta.

Condiciones que se deben tomar en cuenta al archivar 1 2

Debemos saber.... ¿Que es archivista? E s la persona que tiene a su cargo un archivo o sirve como técnico en é l. Conocimientos y habilidades técnicas, humanas y conceptuales. Experiencia en el manejo de archivos. Habilidad para leer. Destreza manual. Buena memoria. Buena visión. Ser ordenado. Requisitos mínimos que debe tener un archivista Prof. Karla Flores

Reunir ordenadamente según criterios establecidos Asegurar la máxima rapidez en el envío de documentos solicitados Llevar a cabo estas funciones de la manera mas económica posible Comprobar si la documentación se archiva reglamente Asegurar la perfecta conservación de los documentos reunidos Prof. Karla Flores Funciones

Instalar el archivo en locales adecuados Disponer de suficiente personal capacitado Prof. Karla Flores Disponer de mobiliario que responda a las exigencia de su función Emplear un sistema racional de clasificación de los documentos Dotar el archivo de un director competente Establecer normas precisas para el funcionamiento del archivo Estructura

Clases de Archivos CLASIFICACION Por su organización Por su uso Centralizado Descentralizado Activo Semiactivo Inactivo Una sola dependencia, destinada al archivo, maneja y controla toda la documentación Usos

Toda la documentación de pequeña empresa.

Documentos de consulta de la grande y mediana empresa.

Funciona repartido entre las diferentes dependencias o departamentos de una institución. Usos

Grandes empresas:

Archivos técnicos, de personal y confidencial.

Para oficinas que funcionan en diferentes locales o regiones.

Satisface las necesidades de conservación y consulta permanente Usos

Para documentos actuales y anteriores que estén en tramite.

Representa el cambio de documentos en intervalos determinados, para su consulta esporádica Usos

Para conservar documentos de serán consultados una o dos veces al año

Comprende el traspaso definitivo para su conservación perpetua. Usos

Para conservar documentos por largos periodos de tiempo de acuerdo a disposiciones

Prof. Karla Flores

Prof. Karla Flores Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen documentación. El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto ella realiza innumerables operaciones, las cuales están respaldadas por alguna constancia escrita que describe los acuerdos. Estas constancias recuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros. Importancia

RECURSOS BÁSICOS PARA ARCHIVAR Muebles y Equipos Materiales y Elementos Fichas Carpetas Un medio Prof. Karla Flores Clasificadores Rotulo en blanco Guías Simples Complejas Archivadores Mecanizados Electrónicos Manuales Vertical Horizontal Lateral Giratorio Rótulos Múltiple Una unidad Una letra Ficheros y Tarjeteros 1 Gaveta 2 Gavetas Legados Sobres Pestaña Corrida Un Tercio Un quinto Inventario y Digitalización Kardex Microflim

Dispositivos de Almacenamiento Secundario 2 TIPOS Prof. Karla Flores 1 Concepto Son medios que tienen por función principal el almacenamiento de datos y programas en forma permanente o semi-permanente. 2.1 CPU

Interpreta las instrucciones y procesa los datos .

Memoria RAM, ROM y auxiliares.

2.2 Magnéticos

Duros y fiables

Fácil de

transportarlos

Cintas, disco duro

y disco 3 1/2 .

2.4 Extraíbles 2.3 Ópticos

CD-R, CD-RW, DVD ROM, DVD-RAM, Pc Cards y Flash Cards.

El formato de los datos, la tecnología de lectura / escritura

Guarda cualquier tipo de información.

Rápidos, mayor espacio.

Memorias flash, Unidades de Zip.

Prof. Karla Flores Factores que influyen en la selección del sistema de archivo Grado de seguridad Frecuencia de consulta Clases de documentos Cantidad de usuarios Forma en que son solicitados los documentos Cantidad de documentos Recibidos y procesados Métodos de control

Prof. Karla Flores Guardar Cumplidos los pasos anteriores, se procede a colocar los documentos en las carpetas correspondientes dentro de las gavetas. Inspeccionar El documento debe estar listo para ser archivado, es decir, que tenga la fecha de recibido y las iniciales de archivo. Clasificar El documento debe tener el título, nombre, asunto, o número bajo el cuál se archivará. La decisión depende del sistema adoptado por la empresa. Codificar Es indicar el nombre, el número o el asunto decidido en la clasificación. Distribuir Los documentos se coleccionan en grupos los que se refieren a un mismo asunto, a un mismo lugar, o los que tienen subrayado nombres que comienzan con la misma letra. Procedimiento para archivar