Caja chica
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Caja chica

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es un documento muy conciso y explicativo

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Caja chica Caja chica Document Transcript

  • Caja ChicaDentro de los gastos que realiza una empresa, existen aquellos de baja cuantía, que por sertan pequeños, no amerita la emisión de cheque, normalmente estos gastos no deben excederde 20 dólares por cada transacción y se los utiliza para atender necesidades urgentes comola adquisición de materiales de oficina, alimentación, movilización y otros que no puedanser cubiertos con cheques.Una vez que hemos puesto el valor del fondo en E2, en E3 ponemos la siguiente fórmula=E51 para traer a esta celda el valor del total gastado y en E4 colocamos la diferencia conla fórmula =E2-E3, en F3 ponemos el porcentaje requerido para realizar la reposición queen este caso es del 75%.El diseño de este documento, lo hacemos con la intención de que nos advierta cuando se hacumplido la condición de haber gastado el 75% o un valor mayor del fondo que es cuando
  • ya se debe realizar la reposición, esta política es muy saludable en cualquier entidad, enrazón de que caja chica siempre debe tener fondos y no debemos esperar que se agote dichovalor para entonces reponer el fondo, ya que puede ocurrir que no está la persona que firmael cheque de reposición o no hay alguien que pueda cambiarlo, en fin pueden haber muchascircunstancias que impiden que el fondo se reponga a tiempo, por eso es precisoanticiparnos a los hechos, para esto es preciso alimentar este registro diariamente con losdocumentos fuente que respalden los gastos realizados.Para continuar con el diseño del formulario de RESUMEN DE CAJA CHICA, en F7ponemos la siguiente fórmula: =SI($E$51>=($E$2*$F$3%);”R”;” “) con esto le decimos aExcel que si el valor de E51 es mayor o igual que el porcentaje mínimo para la reposición,nos haga aparecer una R, caso contrario, nada. En F8 vamos a repetir la misma fórmula,pero en lugar de una “R”, vamos a poner una “E” y así hasta completar la palabraREPOSICION.Lo que queremos lograr con esto es que en el momento que el valor gastado sea igual o mayorque el 75% del fondo, automáticamente aparezca en el costado derecho del formulario, la palabraREPOSICIÓN, de la forma que se muestra a continuación:
  • De esta manera optimizamos el uso de Excel para una de las actividades más comunes delas empresas, el manejo adecuado del fondo de caja chica, el formato antes propuestoincluso facilita la ejecución del arqueo de caja, porque sabemos de forma automática cuales el valor que tenemos en documentos, es decir lo GASTADO que en el caso propuesto es$ 113, por tanto en efectivo debemos tener la DIFERENCIA, es decir $ 37.Una vez impreso el RESUMEN DE CAJA CHICA, se realiza la solicitud de reposición delfondo, adjuntando todos los documentos de los gastos realizados, la columna CODIGO,facilita la asignación de cada gasto a la cuenta respectiva para la contabilización, donde sedebitarán todos los gastos expuestos y se acreditará la cuenta del banco respectivo por elvalor de $ 113FUENTE:http://www.emagister.com/curso-registros-auxiliares-microsoft-excel-contabilidad/caja-chica-creacion-fondo-reposicion