El documento describe cómo crear formularios e informes en Access. Explica cómo crear una base de datos llamada "miagenda" con una tabla "contactos" que contiene campos como nombre, teléfono y correo electrónico. Luego, crea un formulario en blanco para introducir datos y asigna máscaras de entrada a los campos. Finalmente, crea un informe con los campos nombre, apellidos, teléfono, correo electrónico y foto para visualizar y imprimir registros.

1.  Nombre: Karen Barrionuevo
 Fecha: 27/06/2013
Creación de informes y formularios

2. Trabajar con bases de datos y consultas de Access puede resultar más fácil si podemos
hacerlo bajo un interfaz o aspecto más atractivo.
Los formularios, pueden ser los objetos más importantes de Access desde el punto de
vista del que hacer diario.
Resultará más cómodo y atractivo utilizar frecuentemente un formulario de Access que
introducir o consultar datos de tablas y consultas con ese aspecto uniforme que ofrece la
disposición en matrices de datos, de líneas de campos formando registros.
Lógicamente, previo a la elaboración de un formulario, debemos haber construido al
menos
una tabla de datos, solamente es necesaria su estructura. A partir de esta, es posible
elaborar una ventana donde disponer los campos de forma que nos resulte fácil trabajar
con ellos o simplemente nos resulte más agradable.
Los campos que se incluyen en un formulario, adquieren o heredan las propiedades tales
como formatos, reglas de validación, … que en esos mismos campos se determinaron al
crear la tabla que los contiene.
Un formulario, además de operar sobre tablas o consultas, puede contener a otros
formularios, que llamaremos subformularios que a su vez pueden definir acciones
sobre otras tablas y/o consultas.
INICIACIÓN A LAS BASES DE DATOS CON ACCESS
FORMULARIOS E INFORMES

3. Además, los formularios pueden contener otros objetos, como son botones de control, que
recorran registros, abran otros formularios, impriman informes, etc…
Ejercicio 1: Crear una BD llamada “miagenda” con una tabla llamada “contactos” cuyos
campos: id_contacto, nombres, apellidos, dirección, teléfono, email, website, foto. Crear el
formulario en blanco para la introducción de datos y asignarle máscaras de entrada a los
campos, crear un reporte con los campos: nombre, apellidos, teléfono, email, foto.
Para ello creamos nuestra base de datos en este caso creé una llamada “miagenda”.
Le cambiamos la vista a modo vista diseño para crear los campos con los tipos de datos que le
asignemos.
Le damos nombre de ·contactos· a nuestra tabla y después damos clic en aceptar.
Le agregamos los campos antes mencionados con sus tipos de datos, en el campo idcontacto
le dejamos con auto numérico para que no repita el id del contacto.
Por el momento le dejamos los tipos de datos a todos los campos excepto a los campos: email,
website y foto ya que estos contendrán datos distintos.
A los campos e-mail y web site le dejaremos Hipervínculo, y al campo foto le daremos el tipo de
dato Datos Adjuntos ya que para guardar una foto necesitamos buscarla donde la tengamos
guardada en nuestro PC.
Ahora guardamos los cambios de nuestra tabla dando clic en el Diskette, situado en la
barra de herramientas de acceso rápido, a la par del botón de Office.
Cambiamos a vista hoja de datos.
Damos clic en la ficha Crear
Damos clic en Diseño del Formulario.

4. Recordemos que será un formulario totalmente en blanco para poder trabajar.
Aquí es el área de trabajo, insertaremos los controles como cajas de texto, etc.
En la ficha diseño.
De clic en al cuadro sombreado de amarillo, este control es llamado cuadro de texto.
Y solo de clic en donde desee colocar el cuadro de texto, y así siga con los demás controles
excepto con los de email, site web y foto. Para hacer uso de estos otros controles recordemos
que necesitamos uno que nos permita enviar a buscar otra información, es decir una
información externa:
Observe el recuadro, al llevar el puntero del Mouse sobre el control nos indica el nombre del
control.
Ahora nos disponemos a cambiarle nombre a las etiquetas y asignarle un origen de datos a los
campos, es decir, en donde deseamos que guarde la información que ingresemos en estos.
Para cambiarle nombre a las etiquetas solo damos doble clic sobre estas y escribimos el
nombre correspondiente:
Ahora le asignaremos un origen de datos:
Busque la opción de formulario para asignar origen de datos y que sea en este formulario que
se obtendrán los datos
Al dar clic aquí en el triángulo, nos desplegará un lista de opciones, en este caso los nombres
de las tablas, por el momento solo aparece la única tabla que hemos creado “contactos”, solo
dele clic.

5. De clic en el cuadro de texto para asignarle en que campo guardará esta información.
Y Solo de clic en el triángulo, y desplegará una lista de opciones en este caso los campos
de la tabla.
Haga lo mismo con todos los campos.
Observará que cambia también el nombre del control, según el origen de datos o el
campo de la tabla.
Siguiente paso será agregarle botones para realizar operaciones como, agregar
contacto, eliminar, buscar, imprimir, Ir al primer registro, Ir al último, ir al siguiente e ir al
registro anterior:
Cuando se abra el cuadro de diálogo, de clic en la segunda opción en operaciones con
registros. Y después de clic en Agregar nuevo registro.
De clic en siguiente.
Solo pregunta que deseamos que se vea en el formulario, texto o una imagen, solo
daremos clic en cualquiera de estos opciones remarcadas y clic en FINALIZAR.
Al dar clic en examinar usted podrá buscar la imagen que desee, dentro de su PC.
Agregue los botones de Guardar, Eliminar, Imprimir siguiendo los mismos pasos.
Ahora insertaremos botones para desplazarnos entre los registros como los
mencionados anteriormente (La flecha le indica cuales son Ir al primer registro, Ir al
último, ir al siguiente e ir al registro anterior)
Insertemos otro botón:

6. Ya está en la opción de Exploración de registros y a la derecha aparecen las acciones, inserte
el de Buscar y después los de
Los pasos son los mismos que utilizamos para agregar, guardar, eliminar e imprimir registros.
Una vez insertado todos los botones haga lo siguiente:
De clic en ver y clic en Vista Formulario Para ver cómo quedará, Ingrese datos cualquiera de
prueba para verificar que los botones funcionan, de un solo empiece dando clic en el campo
nombre ya que al de Idcontacto lo asignará de forma automática porque es autonumérico.
En el campo foto, de clic en el Clip para ir a buscar datos externos.
De clic en Agregar para buscar la foto.
Busque la foto donde la tenga guardada y después clic en Abrir.
Volvemos al cuadro anterior y solo de clic en Aceptar.
Observe el formulario y ya aparece la foto, ahora de clic en el botón de Guardar,
seguidamente de clic en el botón nuevo y agregue otros tres registros más para verificar que
podemos desplazarnos con los botones.
UTILIZACIÓN DE MÁSCARAS DE ENTRADA.
El uso de estas máscaras es simplemente para simplificar el ingreso de datos en nuestros
registros, por ejemplo: si en el campo teléfono deseamos guardar sólo números, aunque
presione las teclas de letras en el teclado no escribirá en el campo, ya que solo puede guardar
números.
Solo de clic en el campo que desea agregarle la máscara.

7. Observe, cuando ya conocemos los caracteres, ingrese 9999-9999 estos caracteres me indica
que en cada uno de ellos guardaré cualquier dígito del 0 – 9 y solo podré ingresar 8 números.
En caso contrario de clic en el botón de la par que tiene tres punto (…) para buscar máscaras
predeterminadas por Access.
Aquí observemos las posibles máscaras.
Una vez asignada la máscara de clic en el disquete
Agregue el nombre y de clic en aceptar.
Ahora cambie la vista a vista formulario ingrese otro registro, observe el campo teléfono que
no podrá ingresar letras.
Observe que solo ingresará 8 números.
Recuerde que este manual solo le servirá de base para sus futuros proyectos.
CREACION DE INFORMES DESDE AL ASISTENTE
Un informe se necesita para visualizar varios registros con el fin de imprimir a papel estos. La
diferencia con los informes es que en el informe solo podrá visualizar los datos e imprimir, no
podrá modificar.
Existen 3 formar para crear informes al igual que los formularios, en este caso lo haremos
desde el asistente.
Para crear un informe de clic en la ficha Crear y después clic en Asistente para informes.
Agregue los campos que desee se muestren en el informe (Vea la flecha), ingrese los campos
antes mencionados. (Nombre, apellidos, teléfono, email, foto), a continuación de clic en
siguiente.
Vuelva a dar clic en siguiente del cuadro.
Si desea ordenar los campos de forma ascendente o descendente, después de clic en
siguiente.
Elija el diseño o forma de presentación de los datos

8. De clic en siguiente y elija el diseño del Informe
Vuele a dar clic en siguiente y
De clic en la opción de Modificar el diseño del Informe y de clic en finalizar.
Cambie la vista del Informe a Vista Informe y Observe los registros.
Observe que si, solo mostrará los campos asignados al informe, nombre, apellidos,
teléfono, email y la foto, ya podrá imprimir este reporte, en este caso solo ingresé
tres registros, pero el tercero no le ingrese el email ni la foto.