Type of business report

1,308 views
1,129 views

Published on

Effective Report Writing - MBT Consultant Training

Published in: Education, Technology, Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,308
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
15
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Type of business report

  1. 1. Types of BUSINESS REPORT WRITING Bandung By : Kanaidi, SE., M.Si 27-28 Juni 2011 [email_address]
  2. 2. Written Communication Clarity is the key <ul><li>Memos, letters </li></ul><ul><li>Reports </li></ul>
  3. 3. KECAKAPAN MEMECAHKAN MASALAH SECARA ARIF DAN KREATIF KECAKAPAN MENGGALI INFORMASI KECAKAPAN MENGOLAH INFORMASI DAN MENGAMBIL KEPUTUSAN DGN CERDAS <ul><li>Sesi Ke-2 </li></ul>KECAKAPAN BERPIKIR DAN BERNALAR
  4. 4. KECAKAPAN MENDENGARKAN KECAKAPAN BERBICARA KECAKAPAN MEMBACA KECAKAPAN MENULISKAN PENDAPAT / GAGASAN KECAKAPAN KOMUNIKASI
  5. 5. laporan bisnis <ul><li>Penulisan laporan bisnis dilakukan untuk berbagai macam topik dan tujuan misalnya, </li></ul><ul><li>a. Laporan tahunan </li></ul><ul><li>b. Laporan penjualan bulanan </li></ul><ul><li>c. Laporan atas permintaan manajemen tentang isu tertentu. </li></ul><ul><li>d. Laporan atas pemintaan pemerintah tentang pelaksanaan peraturan tertentu </li></ul><ul><li>e. Laporan kemajuan perusahaan </li></ul><ul><li>f. Laporan studi kelayakan usaha </li></ul><ul><li>g. Dan lain-lain </li></ul>
  6. 6. Tujuan Laporan Bisnis <ul><li>Laporan bisnis merupakan informasi yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan. </li></ul><ul><li>Laporan tersebut merupakan alat untuk menyajikan informasi . </li></ul><ul><li>Beberapa laporan berisikan tentang cara pemecahan masalah dalam bidang bisnis,dan ada juga yang berisikan informasi-informasi yang berguna untuk membantu pengambilan keputusan di masa datang. </li></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  7. 7. <ul><li>Menetapkan cara memperbaiki semangat kerja. </li></ul><ul><li>Merancang prosedur kerja baru bagi perusahaan guna penyusunan inventaris tahunan. </li></ul><ul><li>Haruskah perusahaan membeli komputer baru untuk mengantikan komputer model lama? </li></ul><ul><li>Haruskan tata-letak kantor disusun secara modular atau terbuka ? </li></ul>Contoh-contoh tujuan Laporan Bisnis Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  8. 8. <ul><li>A. Tetapkan lingkup laporan. </li></ul><ul><li>B. Pertimbangkan siapa pembacanya. </li></ul><ul><li>C. Kumpulkan informasi/data yang diperlukan. </li></ul><ul><li>D. Analisis informasi/datayang telah terkumpul. </li></ul><ul><li>E. Organisasikan laporan anda </li></ul>Langkah-langkah penyusunan Laporan Bisnis. Struktur Laporan Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  9. 9. <ul><li>Anda harus membatasi jumlah informasi yang akan anda kumpulkan. Kumpulkan informasi yang paling anda anggap penting dan perlukan. </li></ul><ul><li>Contohnya, informasi-informasi yang penting untuk merancang cara-cara memperbaikan semangat kerja pegawai antara lain mencakup/melingkupi: </li></ul><ul><li>Gaji, upah, tunjangan-tunjangan, penugasan kerja, jam kerja. </li></ul>A. Lingkup Laporan Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  10. 10. <ul><li>Tugas anda adalah memudahkan orang yang membacanya. Agar laporan anda mudah dibaca, berpikirlah dari sudut pembaca. </li></ul><ul><li>Bahasa yang digunakan. </li></ul><ul><li>Tingkat pendidikan </li></ul><ul><li>Posisi dalam organisasi </li></ul><ul><li>Pengetahuan atas topik laporan </li></ul><ul><li>Tanggung jawab atas pelaksanaan </li></ul><ul><li>Usia </li></ul><ul><li>Kesukaan (kualitatif/kuantitatif/uraian/gambar). </li></ul>B. Pertimbangkan pembaca laporan Anda (1) Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  11. 11. B. Pertimbangkan pembaca laporan Anda (2) <ul><li>Beberapa asumsi yang keliru terhadap pembaca yang umumnya terjadi : </li></ul><ul><li>That audience is a group of specialist in their field. </li></ul><ul><li>That audience is familiar with the subject of the report. </li></ul><ul><li>That audience has time to read the entire report. </li></ul><ul><li>That audience has strong interest in the subject of the report. </li></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  12. 12. C. Kumpulkan informasi / data yang dibutuhkan <ul><li>Informasi / data </li></ul>Primer : Data awal yang secara khusus diambil demi tersusunnya laporan. Misal : kuesioner, wawancara, observasi. Sekunder : Data yang diambil dari sumber data lain. Misalnya : dari majalah, laporan, jurnal, koran, dlsb. Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion Pentingnya Data
  13. 13. D. Analisis data atau informasi yang anda peroleh Tujuan analisis data adalah untuk memberikan arti yang lebih rinci dan mendalam atas data atau informasi yang dikumpulkan. Analisis Deskriptif : Menguraikan secara rinci dan mendalam data kuantitiatif atau kualitatif. Analisis eksplanasi : Antara lain, mencoba menghubung- kan beberapa variabel yang ditemukan. Mis. : Apakah ada hubungan antara anggaran promosi dengan volume penjualan Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  14. 14. E. Organisasikan laporan anda <ul><li>Antara lain mencakup : </li></ul><ul><li>Tetapkan struktur yang akan digunakan </li></ul><ul><li>Tentukan format penulisan </li></ul><ul><li>Tetapkan jumlah laporan yang harus dibuat </li></ul><ul><li>Tentukan batas akhir penulisan laporan </li></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  15. 15. Struktur Laporan Tertulis <ul><li>Sampul (cover) </li></ul><ul><li>Judul Laporan </li></ul><ul><li>Daftar Isi (Romawi kecil) </li></ul><ul><li>Daftar Tabel / Gambar (Romawi kecil) </li></ul><ul><li>Daftar Lampiran (Romawi kecil) </li></ul><ul><li>Rangkuman Eksekutif (Romawi kecil) </li></ul><ul><li>Kata Pengantar (Romawi kecil) </li></ul><ul><li>Isi laporan (huruf Arab) </li></ul><ul><li>Kesimpulan (huruf Arab) </li></ul><ul><li>Rekomendasi (huruf Arab) </li></ul><ul><li>Daftar Pustaka (huruf Arab) </li></ul><ul><li>Lampiran-lampiran (huruf Arab) </li></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  16. 16. Bagian dalam Laporan Tertulis Laporan Tertulis Pendahuluan Isi Penutup Berfungsi untuk : Menjelaskan apa yang akan dilaporkan menarik minat, mengarahkan perhatian. Berfungsi untuk : Menjelaskan secara rinci apa yang diutarakan dalam pendahuluan. Berfungsi untuk : memberi kesimpulan atas apa yang telah diuraikan dalam isi, memberi saran tindakan. Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  17. 17. Struktur Setiap Bagian Laporan BAB Anak Bab Anak Bab Anak Bab Paragraf/alinea Paragraf/alinea Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion X
  18. 18. Paragraph “ A paragraph is a group of closely related sentences arranged in a way that permits a central idea to be defined, developed, and clarified ” Barnett, 1974, dalam Djago Tarigan, 1981 Paragraf berisi “sesuatu” dan penulisannya selalu dimulai dengan baris baru yang dimajukan ke depan atau “identation” Umumnya, dalam satu paragraf terdapat unsur-unsur yang terdiri dari : kalimat/kata transisi, kalimat topik, kalimat pengembang, dan kalimat penegas. Contoh : Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  19. 19. Gunakan Tata Bahasa Yang Benar <ul><li>Tata Bahasa Indonesia </li></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  20. 20. Penjelasan tentang komponen Laporan Tertulis <ul><li>Sinopsis atau ringkasan : Terdiri dari setengah sampai dengan satu halaman untuk menjelaskan garis besar laporan. Identifikasikan maksud dan juga hasilnya. Halaman ini biasa juga dikenal dengan nama “executive summary” </li></ul><ul><li>Pengantar : Halaman ini diisi oleh uraian tentang maksud laporan, metode penelitian, dan organisasi laporan. Latar belakang mengapa laporan ini disusun juga harus dijelaskan. Pengantar merupakan upaya untuk memunculkan minat pembaca terhadap laporan. </li></ul>
  21. 21. Penjelasan tentang komponen Laporan Tertulis (lanjutan) <ul><li>Isi laporan : Isi laporan harus mencakup semua informasi yang relevan yang berhasil anda kumpulkan. Anda harus mempresentasikan temuan-temuan disertai dengan informasi serta analisisnya. Anda juga dapat memberikan ilustrasi dalam bentuk grafik, atau bagan guna mendukung hasilnya. </li></ul><ul><li>Kesimpulan : Secara singkat tapi jelas, kemukakan temuan atau kesimpulan anda. </li></ul><ul><li>Rekomendasi : Biasanya anda diminta untuk membuat rekomendasi untuk tindak lanjut dari laporan anda. </li></ul>
  22. 22. Executive Summary <ul><li>Kata “executive summary” walau berbahasa asing (Inggris) tidak asing didengar oleh kita yang berbahasa Indonesia. Tujuan konsep ini adalah untuk memberikan penjelasan lengkap namun ringkas fakta-fakta dan temuan, serta rekomendasi dari suatu laporan Executive summary ditempatkan di bagian awal laporan dengan tujuan agar sebelum membaca laporan rinci, pembaca telah memahami garis besar isi laporan tersebut. </li></ul><ul><li>Executive Summary harus ditulis dengan cara yang non-teknis dengan tujuan agar bisa dipahami oleh para manajer tingkat atas yang tidak lagi perlu menguasai bahasa-bahasa atau simbol-simbol teknis. Jika mereka ingin tahu lebih rinci, mereka bisa membacanya pada isi laporan. </li></ul>
  23. 23. Contoh EXECUTIVE SUMMARY SELECTING THE MOST COST EFFECTIVE COPY MACHINE It is my recommendation that we switch to Lori's Top of the Line unless our current vendor is willing to negotiate a better offer. The above recommendation is based on the following facts: The DownTown office averages 150,000 copies per month at an average cost of $257 per month. The current service contract averages $325/ month including parts and supplies The following vendors stock copy machines that meet Destructo specifications). The cost per month of each vendor is as follows… Randy's Office Service: Service Contract: $200 plus parts Copies: $250 Lori's Top of the Line: Service Contract: $225 plus parts (Guarantees 1 hr service calls)Copies: $225 Please call me at 123-4567 if you have questions. Mary Doe, DownTown Office Manager _ This may be all your boss will read.
  24. 24. Format laporan (yang banyak dipilih) <ul><li>Ukuran kertas : kwarto / letter </li></ul><ul><li>Ukuran huruf 11/12 </li></ul><ul><li>Jenis huruf “times new roman”/”bookman old style” </li></ul><ul><li>Spasi 2 </li></ul><ul><li>Margin atas 4 cm </li></ul><ul><li>Margin bawah 3 cm </li></ul><ul><li>Margin kiri 4 cm </li></ul><ul><li>Margin kanan 3 cm </li></ul><ul><li>Aligning - left / centre </li></ul><ul><li>Penomoran : angka Romawi kecil (i, ii, iii, iv, dst) </li></ul><ul><li>dan huruf Arab (1,2,3,4,dst.) Klik. </li></ul>
  25. 25. Penggunaan Grafik <ul><li>Tidak harus menggunakan grafik. Namun agar laporan bisa lebih “bunyi”, penggunaan grafik banyak dilakukan karena: </li></ul><ul><li>Pesan dapat disampaikan secara lebih menarik. </li></ul><ul><li>Menghemat waktu baca. </li></ul><ul><li>Bisa memperlihatkan hubungan </li></ul>
  26. 26. Jenis-jenis grafik <ul><li>Table </li></ul><ul><li>Pie Charts </li></ul><ul><li>Line Charts </li></ul><ul><li>Bar Charts </li></ul><ul><li>Organizational Charts </li></ul><ul><li>Flow Charts </li></ul>
  27. 27. Bar Chart
  28. 28. Line charts
  29. 29. Pie Chart
  30. 30. Flow chart
  31. 31. Organizational chart direktur
  32. 32. Kutipan-kutipan <ul><li>A Catatan Kaki ( footnote ). Diletakkan di halaman bagian bawah di mana kutipan dilakukan. Susunannya adalah (a) nama, (b) judul artikel, (c) nomor halaman. </li></ul><ul><li>Contoh : Davis, Human Behavior at Work, 356 </li></ul><ul><li>B Catatan di antara kalimat (“parenthetic”). </li></ul><ul><li>(a) nama, (b) tahun, (c) halaman </li></ul><ul><li>Mis : “ surat formal adalah ………” (Sutanto, 1990, 13) </li></ul><ul><li>Jika penulisnya lebih dari 3 orang maka : (a) nama satu orang saja (b) et al. (c) tahun. </li></ul><ul><li>C Kutipan dari publikasi suatu organisasi, maka yang disebut adalah nama organisasi. Mis : Dept. Tenaga Kerja, 2003. </li></ul>
  33. 33. Daftar Pustaka <ul><li>1.Disusun berdasarkan nama “keluarga” penulis (bagi yang ada nama keluarga) Mis. </li></ul><ul><li>Keith Davis, maka “Davis” adalah nama keluarga. </li></ul><ul><li>2.Diurutkan berdasarkan abjad nama depan penulisnya. </li></ul><ul><li>3.Susunannya : (a) nama keluarga, (b) nama buku / artikel, (c) Tempat penerbitan, (d) nama penerbit, (e) tahun terbitan </li></ul>
  34. 34. Latihan <ul><li>Susun tabel silang yang mampu menggambarkan hubungan di antara dua variabel : </li></ul><ul><li>1. Jenis kelamin konsumen (dua kategori – Laki-laki dan Perempuan) </li></ul><ul><li>2. Kepuasan konsumen (tiga jenjang – Puas, Cukup Puas, Tidak Puas) </li></ul>
  35. 35. Tabel Silang Diagram batang Ubahlah Kepuasan Konsumen Jenis Kelamin Laki-laki perempuan frekuensi % frekuensi % Puas 20 25 40 27.6 Cukup Puas 50 62.5 75 51.7 Tidak Puas 10 12.5 30 20.7 Jumlah 80 100 145 100
  36. 36. Laporan Tertulis Yang Efektif jelas ringkas memandu pembaca lengkap/ berkesinambungan objektif gaya penulisan yg tepat a b c d e f
  37. 37. <ul><li>c. LENGKAP & BERKESINAMBUNGAN : </li></ul><ul><li>Tata bahasa yang tepat </li></ul><ul><li>Penempatan ilustrasi yg baik </li></ul>Laporan Tertulis Yang Efektif (1) <ul><li>a. JELAS: </li></ul><ul><li>Tidak mendua arti yg sebenarnya disampaikan) </li></ul><ul><li>Simbol simbol </li></ul><ul><li>didefinisikan </li></ul><ul><li>Gambar & tabel mudah dibaca </li></ul><ul><li>b. RINGKAS: </li></ul><ul><li>Buang data yang tidak relevan </li></ul><ul><li>Coba utk menjawab “who, what, why, where, how” </li></ul><ul><li>Namun hindari penyederhanaan yg berlebihan. Misalnya singkatan </li></ul>
  38. 38. <ul><li>d. OBJEKTIF </li></ul><ul><li>Menjelaskan keterbatasan </li></ul><ul><li>Mengevaluasi data secara jujur </li></ul><ul><li>Menyatakan kelemahan dlm proses penelitian/ proyek kerja </li></ul><ul><li>Asumsi yang jelas </li></ul><ul><li>Ingat bhw pembaca akan lebih dapat diyakinkan oleh fakta, daripada opini </li></ul><ul><li>e. GAYA PENULISAN </li></ul><ul><li>YG TEPAT: </li></ul><ul><li>Tulis scr ‘natural’ </li></ul><ul><li>Kalimat aktif & pasif </li></ul><ul><li>Pilih kata yg dapat menggambarkan arti scr tepat </li></ul><ul><li>Hindari jargon teknis </li></ul><ul><li>Definisikan jargon bila perlu </li></ul>Laporan Tertulis Yang Efektif (2)
  39. 39. <ul><li>f. MEMANDU PEMBACA: </li></ul><ul><li>Beritahukan kpd pembaca apa yg akan anda sampaikan (pendahuluan) </li></ul><ul><li>Lalu sampaikan (laporan utama) </li></ul><ul><li>Terakhir, nyatakan apa yg telah anda sampaikan kpd mereka (ringkasan hasil atau kesimpulan) </li></ul><ul><li>Nyatakan tujuan anda dengan jelas </li></ul><ul><li>Langsung pada intinya </li></ul><ul><li>Beri penekanan pd gagasan utama </li></ul><ul><li>Pisahkan fakta dari opini </li></ul>Laporan Tertulis Yang Efektif (3)
  40. 40. After writing <ul><li>Completeness ( kelengkapan ) </li></ul><ul><li>Accuracy ( ketepatan ) </li></ul><ul><li>Layout ( tata-letak ) </li></ul><ul><li>Spelling ( ejaan ) </li></ul><ul><li>Numbering and sections ( penomoran dan pembagian bagian/bab ) </li></ul><ul><li>Illustrations ( tabel, gambar, foto, dsb ) </li></ul><ul><li>Check the report follows your </li></ul><ul><li>plan, and answers the questions </li></ul><ul><li>asked . ( periksa apakah laporan sesuai dengan rencana, dan apakah telah menjawab pertanyaan ?) </li></ul>
  41. 41. BIAS DALAM LAPORAN Kredibilitas & Rekomendasi <ul><li>Bahasa yang emosional </li></ul><ul><li>Penekanan yang bersifat </li></ul><ul><li>personal </li></ul><ul><li>Gaya penulisan tidak baku </li></ul><ul><li>-Penggunaan istilah teknis </li></ul><ul><li>yg sulit dimengerti </li></ul><ul><li>Struktur penulisan yang </li></ul><ul><li>kompleks (rumit) </li></ul><ul><li>Tampilan laporan tidak jelas </li></ul><ul><li>& tidak menarik </li></ul><ul><li>Pokok-pokok bahasan tidak </li></ul><ul><li>dapat diidentifikasi </li></ul><ul><li>dengan mudah </li></ul>
  42. 42. Contact Us : Kanaidi, SE., M.Si (Trainer & Dosen, Penulis, Peneliti, dan PeBisnis) e-mail : [email_address] atau [email_address] Telp : 022-2015254 atau 022-2009570 ext.125 Fax : 022-2009568 HP. 0812 2353 284 www.ken-kanaidi.blogspot.com www.ken-sukses.blogspot.com www.pemimpin.unggul.com www.google.com “Sukses kanaidi” www.formulabisnis.com/?id=ken_kanaidi Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  43. 43. Thank’s Success 4 U Bandung By : Kanaidi, SE., M.Si 27-28 Juni 2011 [email_address]

×