• Save
Effective Report Writing
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Effective Report Writing

on

  • 1,491 views

Manage expectations & Take pride in your design

Manage expectations & Take pride in your design

Statistics

Views

Total Views
1,491
Views on SlideShare
1,489
Embed Views
2

Actions

Likes
2
Downloads
23
Comments
0

1 Embed 2

http://www.docshut.com 2

Accessibility

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Effective Report Writing Effective Report Writing Presentation Transcript

  • EFFECTIVE REPORT WRiTiNG Training
      • SELAMAT DATANG
    Bandung, 09 - 10 Mei 2011 By : Kanaidi, SE., M.Si [email_address]
  • Manage expectations & Take pride in your design Bandung, 09 - 10 Mei 2011 By : Kanaidi, SE., M.Si [email_address]
  • KARAKTERISTIK LAPORAN
    • Komunikasi yang tersusun rapi dan obyektif dari suatu informasi faktual
    • Perlu ketelitian dalam persiapannya.
    • Pendekatan yang tidak bias kepada fakta-fakta yang disajikan.
    • Laporan mencari kebenaran. Karena sedikit orang yang mampu bersikap obyektif, maka jarang dijumpai laporan yang mencapai obyektifitas secara lengkap.
    Latihan Komunikasi
  • Main Parts of a Report
    • 1. Cover 2. Title page 3. Summary of the report 4. Table of contents 5. Introduction to the report 6. Main body of the report 7. Conclusions 8. Recommendations 9. Annexure ,appendices and references
  • 1. Cover
    • The cover is the first encounter with the reporter and has to be eye-catching .
    • The cover also serves to further the corporate image of the organization
    eye-catching
  • 2. Title page
    • Judul harus tepat dan menyampaikan tujuan utama dari proyek atau kegiatan yang dilakukan .
    • Halaman ini juga dapat mencakup sub judul, yang memberikan informasi lebih lanjut tentang proyek/kegiatan yang kita jalankan.
  • 3. Summary of the report
    • Ringkasan adalah bagian yang penting dari laporan.
    • Berisikan inti dari laporan. Seluruh informasi yang ada dalam laporan harus disampaikan dalam esensinya.
    • Ringkasan harus menyampaikan hasil keseluruhan .
    • Bagian ini harus bisa menarik para pembaca tentang apa yang ingin mereka ke tahu i dengan segera ( misalnya tentang hasil suatu kegiatan ).
    • Idealnya, paragraf pertama harus mampu menuntun keingintahuan pembaca .
    • H arus tepat dan sebaiknya menggunakan bahasa non-teknis .
  • EXECUTIVE SUMMARY
    • Pembaca anda tidak punya banyak waktu, dia orang super sibuk
    • Usulan atau laporan anda bukan satu-satunya, harus menarik dan menonjol gagasannya
    • Pembaca anda tidak berada dalam kondisi bersabar, jangan menulis bertele-tele
    • Kalimat pertama mungkin yang terekam di dalam otak pembaca, gunakan struktur piramida terbalik
    • Pembaca anda tidak terlalu fokus pada gagasan anda, ulangi lagi gagasan yang diawal pada akhir
  • 4. Table of contents
    • This section gives the broad contents of the report and the flow of information in the report.
    • The arrangement of topics and the flow of information should be as logical as possible and ideas should naturally follow each other.
  • 5. Introduction to the report
    • Bagian ini harus memberikan informasi latar belakang dari apa yang akan kita laporkan . Maka harus memberikan penjelasan mengapa kegiatan tersebut harus dilakukan. Bila perlu disertai alasan -alasannya .
    • Bagian ini juga menyajikan fakta-fakta yang terjadi pada suatu waktu tertentu .
    • Bagian ini juga harus memberikan ruang lingkup laporan dan sejauhmana kedalaman dan cakupan yang ditekankan ,
    • Bagian pengantar ini juga harus bisa mengarahkan penulis ke laporan utama dan m empersiapkan dirinya dengan informasi yang akan ia dapatkan .
  • 6. Main body of the report
    • Bagian i ni membahas tentang kegiatan yang dilakukan secara men detil dan lengkap dengan penjelasan-penjelasannya . M eliputi juga langkah-langkah yang diambil atas suatu aktivitas , kegiatan yang sesungguhnya dilakukan , dan data dikumpulkan dan digunakan dalam kegiatan tersebut .
    • Dalam hal data, harus diperhatikan: Dalam hal data tersebut tidak terlalu banyak, dapat dimasukkan dalam bagian utama laporan. Namun jika data tersebut banyak , dapat dimasukkan sebagai lampiran.
    • Demikian pula, materi referensi, yang akan dikutip, atau konsep apapun harus dijelaskan, dapat dilampirkan sebagai lampiran jika terlalu banyak .
  • ISI SUATU LAPORAN
    • Informasi faktual berupa kejadian, catatan, dan bentuk data lainnya yang dikomunikasikan
    • Tidak ada isi laporan bisnis yang bersifat fiksi, atau penekanan utama pada opini tertentu.
    • Sebagai laporan bisnis, maka laporan tersebut harus ditujukan untuk keperluan bisnis. Misalnya, suatu summary dari produksi harian atau suatu penjelasan tentang pengeluaran proyek khusus.
    • Suatu laporan perlu dilengkapi dengan interpretasi, laporan, dan rekomendasi.
  • MENGAPA MEMERLUKAN LAPORAN BISNIS?
    • Untuk keperluan pengambilan keputusan bisnis.
    • Berdasarkan survai yang dilakukan oleh University of Michigan, dari 1.158 eksekutif yang diteliti, dihasilkan bahwa komunikasi bisnis, khususnya penulisan laporan bisnis, berada pada urutan nomor satu dari berbagai faktor yang dianggap penting dalam manajemen bisnis.
    • Kecakapan dalam penulisan laporan bisnis juga diperlukan bagi peningkatan karir seseorang.
  • INFORMASI FAKTUAL
    • Menulis faktual (laporan, artikel, makalah teknis, bahkan tesis) tidak sama dengan menulis jenis lainnya seperti : cerita, novel, puisi, anekdot, permainnan dll. Yang pada intinya memberikan petunjuk (instruksi) pada orang lain & bukan menghibur!
    • Definisi fakta : sesuatu yang bisa diuji keberadaannya – jadi bisa dideteksi oleh pancaindera kita.
    • Sumber fakta-fakta :
      • Pengalaman personal : hal-hal yang dipelajari/diobservasi/dialami dan lain-lain dari diri sendiri
      • Pengalaman lainnya : hal-hal yang dipelajari/diobservasi/dialami dan lain-lain, atau dari interview dan kuesioner, atau dari yang dipublikasi.
  • MENAFSIRKAN INFORMASI
    • Setiap informasi pada hakekatnya merupakan suatu hubungan dialogis antara data dengan kerangka berpikir tertentu yang dimiliki oleh penyusunnya.
    • Informasi bukanlah data. Data adalah pembeberan kondisi nyata (di lapangan) yang tidak berprestasi apapun. Sedangkan informasi adalah pengolahan data dalam arti memberikan makna terhadap sederet data yang ada, mungkin dengan diklasifikasikan lagi atau digabung dengan lainnya. Keseluruhannya atas dasar kerangka berpikir.
    • Kerangka berpikir muncul dari adanya paradigma tertentu, sedangkan paradigma merupakan ‘jendela mental’ dalam memandang dunia luar.
    • Ada empat jenis berpikir :
    • Melamun : penting untuk melakukan terobosan, asal terkontrol
    • Mengambil keputusan secara praktis : ini penting untuk mengendalikan hidup kita sehari-hari
    • Argumen : kita senang menamainya diskusi, sering kita harus mempertahankan gagasan, keyakinan, pendapat dan aksi
    • Berpikir kreatif : berpikir konstruktif. Resolusi yang paling lengkap, bisa meliputi : gagasan baru, pendaur ulang gagasan yang sering dilakukan di dalam laporan teknis
  • 7. Conclusions
    • Bagian ini harus memberikan hasil dari apa yang di laporan.
    • Harus sangat obyektif dan hal semacam fakta.
    • Bagian ini harus berisi hanya kesimpulan dan tidak merupakan rekomendasi bagi pembaca laporan.
  • 8. Recommendations
    • Bagian ini juga termasuk rekomendasi khusus jika diminta.
    • P enulis bisa memberikan pendapat dan harus menyarankan program yang spesifik serta implementatif .
    • Jenis-jenis penutup :
      • Kesimpulan : gunakan kesimpulan HANYA bila anda secara nyata sampai kepada kesimpulan berdasarkan cukup bukti hasil penemuan anda
      • Saran : gunakan hanya kalau memang punya rekomendasi
      • Terminating : gunakan kalau mau mengakhiri tulisan dengan membiarkan pembaca tahu bahwa itulah semuanya, tidak ada lagi yang bisa ditambahkan saat ini.
      • Non terminating : kadang ingin mengakhiri sebagai bagian dari satu serie laporan perkembangan. Gunakan akhir non terminating sehingga pembaca tahu bahwa kali ini berakhir tapi masih ada lanjutannya.
  • 9. Annexure ,appendices and references
    • These are put up at the end of the report if they are required.
  • KLASIFIKASI LAPORAN
    • Berdasarkan subyek : accounting, finance, engineering, marketing
    • Berdasarkan interval waktu : periodik (laporan ditulis setiap waktu tertentu secara teratur) dan khusus (laporan hanya ditulis untuk satu kali penugasan)
    • Berdasarkan fungsi : informational (penyajian fakta pada suatu subyek tertentu), examination (penyajian fakta berdasarkan analisis dan interpretasi), dan analytical (penyajian fakta berdasarkan analisis, interpretasi, kesimpulan, dan rekomendasi).
    • Berdasarkan formalitas : formal dan informal
  • KLASIFIKASI LAPORAN
    • Berdasarkan faktor fisikal : biasanya ditentukan oleh formalitas dan panjangnya, seperti memorandum, surat , pendek, panjang
    • Berdasarkan Hubungan penulis – pembaca: administratif, profesional, atau independen
    • Berdasarkan status penulis : pribadi, publik, atau independen
    • Tipe-tipe laporan lainnya: Progress Report , Justification Report, Recommendation Report, atau Improvement Report.
  • INFORMASI YANG DIPERLUKAN SUATU BISNIS
    • Suatu laporan ada karena bisnis memerlukan informasi untuk memenuhi fungsinya.
    • Pada tingkat organisasi yang rendah, kebutuhan informasi relatif kecil. Namun pada tingkat organisasi yang lebih tinggi, informasi sangat diperlukan. Informasi tentang persaingan, teknik produksi yang baru, peralatan baru, kejadian penting dalam industri, dan sebagainya.
    • Kadangkala dijumpai bahwa informasi yang ada lebih banyak dari pada informasi yang diperlukan. Ini disebut a jungle of information . Karena pencarian informasi memerlukan waktu, dan waktu adalah berharga, maka jungle of information perlu dihindari.
  • PENGARUH-PENGARUH PADA PENULISAN LAPORAN
    • Untuk menghindari terjadinya jungle of information , penulis perlu menekankan penulisan pada informasi yang diperlukan dan menyingkirkan informasi yang tidak diperlukan.
    • Pengembangan pada struktur laporan dipengaruhi oleh informasi yang diperlukan
    • Perancangan laporan akan membantu penulis menemukan informasi yang dia perlukan.
    • Laporan dapat dimulai dengan summary yang memudahkan pembaca untuk mengetahui isi laporan secara singkat. Atau dapat berisi suatu daftar isi yang memudahkan pembaca menemukan informasi secara cepat dan mudah.
    • Apabila laporan ditujukan untuk membantu pengambilan keputusan maka diperlukan adanya rekomendasi.
    • Penulis juga dapat menggunakan grafik (chart, diagram, map, dan sebagainya) untuk mendukung kata-kata dalam penulisan laporan dan untuk mengkomunikasikan informasi secara cepat dan efektif.
  • TEKNIK PENULISAN LAPORAN YANG DAPAT DIBACA
    • PERLUNYA ADAPTASI
    • Komunikasi meliputi penyesuaian pesan kepada pendengar (pembicaraan) atau pembaca (tulisan).
    • Tahap pertama adalah visualisasikan pembaca anda. Seberapa banyak mereka mengetahui pokok persoalan (subyek), latar belakang pendidikan, dan bagaimana mereka berpikir. Dengan gambaran ini akan memudahkan penulisan terutama dalam hal kosa kata, struktur kalimat, nada, gaya – agar sesuai dengan pembaca.
    • Adaptasi dapat berarti penyederhanaan apabila penulis merasa memiliki pengetahuan yang lebih tinggi dibandingkan pembaca.
  • READABILITY
    • Readability ditentukan oleh pemilihan kata dan panjang kalimat, serta penyusunan paragraf.
    • Pemilihan kata: pilih kata-kata yang mudah dimengerti pembaca, gunakan kata-kata yang kuat, familiar, kata-kata yang pendek, gunakan kata-kata yang kongkrit, kata kerja aktif, hindari kata-kata yang berlebihan.
    • Panjang kalimat: gunakan kalimat yang pendek, gunakan kata-kata secara ekonomis, tidak perlu pengulangan, penekanan pada fakta
    • Perancangan paragraf: buat kesatuan kalimat dalam paragraf, paragraf yang pendek, gunakan kalimat topik secara efektif.
  • PEMAKAIAN KATA-KATA YANG UMUM
    • FORMAL DAN KOMPLEKS
    • Pengaruh ekonomi makro dirasakan sangat signifikan terhadap kinerja perusahaan
    • Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja individu sejalan dengan pemikiran Abraham Maslow tentang hirarki kebutuhan
    • KATA-KATA UMUM
    • Total penjualan dan laba perusahaan menurun akibat melemahnya daya beli masyarakat
    • Kurangnya motivasi bekerja karyawan diakibatkan oleh kompensasi yang kurang memadai
  • GUNAKAN KATA-KATA YANG PENDEK
    • PANJANG DAN BERAT
    • Pada tahun sebelumnya perusahaan beroperasi dengan kondisi finansial yang defisit
    • Bagi mereka yang berminat menjadi ketua diharuskan mengisi formulir dan mengembalikannya tepat waktu yaitu pada tanggal 24 Mei 2011
    • PENDEK DAN SEDERHANA
    • Perusahaan mengalami kerugian pada tahun lalu
    • Calon ketua harus mengisi formulir dan mengembalikan paling lambat tanggal 24 Mei 2011
  • GUNAKAN KATA-KATA YANG KONGKRIT
    • ABSTRAK
    • Laba yang terukur
    • Mayoritas
    • Dalam waktu dekat
    • Kinerja perusahaan menurun
    • KONGKRIT
    • 20 persen laba
    • 60 persen
    • Paling lambat Senin
    • Laba perusahaan turun 20%
  • MENGORGANISASIKAN INFORMASI & MENYUSUN OUTLINE
    • EMPAT TUJUAN :
    • Pilih, atur dan kembangkan pikiran-pikiran utama, biasanya beberapa saja darinya yang terpakai
    • Gunakan kata-kata yang betul-betul segar dan yang sesuai dengan konteks (makna) secara akurat
    • Tuliskan kalimat-kalimat dengan jelas dan luwes – jadi tidak secara monoton
    • Tuliskan secara sederhana, alamiah, menarik hati – terkadang seperti layaknya pembicaraan.
  • PERSYARATAN SUATU TULISAN YANG BAIK
    • Informasi faktual
    • Terorganisasi dengan baik
    • Dikemukakan pada yang dituju
    • Mempunyai batas waktu
    • Dalam bahasa yang jelas, benar saling berkaitan sehingga isinya akan dapat dikomunikasikan secara cepat dan tepat
    • Ada audience / pembacanya
  • PENGORGANISASIAN
      • Ada pendahuluan, memang tidak setiap laporan butuh, tapi ini fasilitas. Jadi manfaatkan.
      • Ada pertengahan atau badan, yang paling penting dari tulisan anda adalah badan atau teksnya itu sendiri. Kronologisnya ; dibangun dari butir yang paling utama sampai ke hal-hal lain sehingga lengkap.
      • Ada akhir atau penutup, rencanakan dengan hati-hati tulisan teknis anda jangan tiba-tiba : tamat. Rencanakan sedemikian sehingga sebelum berakhir, pembaca anda tersugesti untuk menerima kesimpulan atau penutup anda
  • MENYUSUN LAPORAN FORMAL
    • Nilai dari laporan tergantung pada
      • Tujuan yang jelas, serta
      • Kemampuan penulis untuk menemukan, menganalisis dan menghargai data
    • Tujuan dari laporan :
      • Menyatakan secara jelas masalah dan mengindikasikan ruang lingkupnya
      • Mengindikasikan keperluan atau kebutuhan dari laporan ini bagi penulis dan yang ditujunya (atasan, pemegang saham dst)
    • Sekali laporan sudah disajikan maka, penulisnya bertanggung jawab dalam hal : bagaimana dan dimana data diperoleh serta bagaimana menegakkan problem atau solusinya.
  • MENYUSUN LAPORAN FORMAL
    • Penulis harus :
      • Mempunyai pengetahuan atas masalah-masalah yang serupa yang pernah ditangani di masa lampau
      • Kemampuan pengetahuan atas sumber-sumber informasi baik di dalam perusahaan maupun diluar perusahaan
      • Kemampuan untuk menenggarai masalah kedalam pemikiran yang kritis dan analistis
      • Kemampuan untuk menyusun fakta-fakta dan alasan-alasannya kedalam bahasa yang bisa dibaca dan dipahami oleh umum tanpa susah payah.
    • Checklist untuk Penulisan Laporan yang Efektif :
      • Penganalisisan masalah : tentukan unsur-unsur masalah dan hubungan yang muncul dari keduanya
      • Rencanakan treatment terhadap masalah : pertimbangkan sejumlah cara penginvestigasian tentatif
      • Investigating masalah : kumpulkan dan evaluasi data dan bahan-bahan serta gambarkan kesimpulannya
      • Rancangan produk : kelola bahan-bahan sehingga ia bermanfaat untuk suatu keperluan
      • Membangun produk : terapkan rancang bangun tersebut
      • Checking hasilnya : lihat apakah sesuai dengan keperluannya
      • Modifying produk : ubah produk kalau diperlukan setelah checking
      • Siapkan produk akhir : lengkapi produk sehingga siap
    MENYUSUN LAPORAN FORMAL
    • Motivasi untuk menulis laporan :
      • Jangan terlalu keranjingan : sederhanakan
      • Jadilah orang yang berpikir positif : be brave
      • Jadilah sangat pribadi : anda istimewa tidak harus sama dengan orang lain
      • Tetap sadar dengan tujuan penulisan, jangan emosional
      • Piawai dalam penggunaan kata
      • Memanfaatkan tabel, gambar dan tampilan lain
      • Sadar dalam menempatkan segalanya secara optimal
      • Duduk dan tuliskan laporan anda
    MENYUSUN LAPORAN FORMAL