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情報システム部門のタスク管理とIT全般統制 ~ Excel管理からの脱却 ~ (ITS Redmine #RxTstudy #5)
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情報システム部門のタスク管理とIT全般統制 ~ Excel管理からの脱却 ~ (ITS Redmine #RxTstudy #5)

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株式会社 島津ビジネスシステムズ 導入事例: …

株式会社 島津ビジネスシステムズ 導入事例:
 
島津製作所グループの業務システムを引き受ける、情報システム子会社 株式会社 島津ビジネスシステムズでは、IT統制の情報基盤としてITS (Redmine)を全面採用しました。導入の「経過と効用」を題材に、情報 システム部門が抱えるいくつかの課題に対し「課題管理システム」が どの程度有効かという「情報と視点」をコミュニティーにご紹介します。

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  • 1. Shimadzu Business Systems 情報システム部門の タスク管理と IT全般統制 ~ Excel管理からの脱却 ~© 2012 島津ビジネスシステムズ 2012/7/21 SBS ITS事務局 赤羽根
  • 2. Shimadzu Business Systems話者紹介赤羽根 (Twitter @akahane92)島津製作所 業務系システム子会社→ 開発技術者 → 障害対策専任 → 内部統制 → 基盤技術標準化 (いまここ)
  • 3. Shimadzu Business Systems今日お話しする事 内部統制島津製作所グループ IT全般統制 情報系 業務システム 委託 子会社
  • 4. Shimadzu Business Systems今日お話しする事 初年度整備内部統制島津製作所グループ 情報系 業務システム 委託 IT全般統制監査の為だけの記録が 子会社 大量に発生
  • 5. Shimadzu Business Systems今日お話しする事 経過 統合管理 効用 全面導入 情報 視点
  • 6. Shimadzu Business Systems今日お話しする事第一部 背景、導入全体像(15分)第二部 何が改善されたのか(15分)第三部 失敗/問題 →対策/工夫(10分)(質疑応答 5分)
  • 7. Shimadzu Business Systems第一部 背景、導入全体像
  • 8. Shimadzu Business Systems教えて! ITS使ってる? 内部統制 IT全般統制 知ってる? 深く関わってる?
  • 9. Shimadzu Business Systems少し説明します。
  • 10. Shimadzu Business Systems内部統制IT全般統制とは?
  • 11. Shimadzu Business Systems内部統制・IT全般統制とは? 巨額粉飾・不正監査株式市場の機能正常化 内部統制
  • 12. Shimadzu Business Systems内部統制・IT全般統制とは? 金融商品取引法 内部統制報告書 二重責任の原則
  • 13. Shimadzu Business Systems内部統制・IT全般統制とは? ITシステム への依存 業務処 決算開 理 示 統制 統制 IT全般統制 全社的な統制 IT全般統制
  • 14. Shimadzu Business Systems内部統制・IT全般統制 三行要約内部統制1)株主と株式市場を騙すな。2)三重チェック。 自己点検 内部監査 外部監査3)重大な虚偽があれば、罰則あり。
  • 15. Shimadzu Business Systems内部統制・IT全般統制 三行要約IT全般統制1) 117のCheck項目で システム全生涯を記録せよ。2)「記録と承認」 無きあらゆるシステム 変更は不許可。3)記録は直ちに提出できる状態に整備。
  • 16. Shimadzu Business Systems内部統制・IT全般統制 業務用ITシステムに 関わる限り、不可避。 課題管理システム導入 Excel脱却。 3年間の格闘
  • 17. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 達成要件 背景モデル 要求モデル 事案モデル 一貫性モデル 旧管理法と課題 阻害要因 問題の核心 ITSによる部分的解決 実現モデル 統制項目との対応 [図解] 全体像 / WorkFlow / 計測
  • 18. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 – 達成要件 業務用ITシステムの全般的な管理記録は 内部統制や各種認証 (ISO, FDA Part11, ISMS, ITIL, 省庁監査)の要求に答えなければならない。 要件 結果 •記録と整合 •目的合理性 •精査と承認 •品質管理 •トレーサ •セキュリティー ビリティー
  • 19. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 - 背景モデル 関係者増加 / 事案多様化/システム増加・分散 課題 3 ~ 課題・要望 C事業部 時 Z System 問合せ受付 課題 2 ~ 変更 間 B事業部 時 Y System 調査と確認 問合せ受付 間 A事業部 課題 1 ~ トラブル X System 複数 調査と確認 時間 問合せ受付 状況報告 複数 ユーザー 複数 方針決定 状況報告 調査と確認 ユーザー 複数ユーザー 複数 対処と確認 方針決定 状況報告 ユーザー 複数ユーザー 結果報告 対処と確認 方針決定 担当者 結果報告 対処と確認 結果報告 N : N : N
  • 20. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 - 背景モデル Global Issue Tracking System 課題 3 ~ 課題・要望 時 問合せ受付 課題 2 ~ トラブル 間 時 調査と確認 問合せ受付 間 課題 1 ~ タスク 複数 調査と確認 時間 問合せ受付 状況報告 複数 複数の ユーザー 複数 方針決定 状況報告 調査と確認 ユーザー 複数 複数の ユーザー 対処と確認 方針決定 状況報告 ユーザー国内外支社 結果報告 対処と確認 国内外部門 ・販社 方針決定 ・担当者 担当者 結果報告 対処と確認 N : 結果報告 N : N
  • 21. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 – 事案モデル 作成者 担当者 関係者 経緯 成果物 意志決定 事案 資料 履歴
  • 22. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 – 一貫性モデル 統制項目の管理記録が一貫性を維持 DS 8 DS10 問合せ管理 障害管理 ユーザー AI 6 変更管理
  • 23. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 達成要件 背景モデル 要求モデル 事案モデル 一貫性モデル 旧管理法と課題 阻害要因 問題の核心 ITSによる部分的解決 実現モデル 統制項目との対応 [図解] 全体像 / WorkFlow / 計測
  • 24. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 – 旧管理法と課題 汎用 媒体 (紙、Eメール、Excel) 管理 その場限り 台帳方式 ・ 「現実」を表現できない。 課題 ・ 不完全な追跡可能性、再利用性。 ・ 投入努力に見合わない。
  • 25. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 – 旧管理法と課題 問題の核心 汎用 媒体 (紙、Eメール、Excel) 汎用媒体では事案の複雑性 と管理フローを表現できない。 管理 二次元 ・ その場限り 台帳方式 ・ 「現実」 を表現できない。 目的に特化した媒体と 課題 ・ 不完全な追跡可能性、再利用性。 支援機能が必要。 ・ 投入努力に見合わない。
  • 26. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 達成要件 背景モデル 要求モデル 事案モデル 一貫性モデル 旧管理法と課題 阻害要因 問題の核心 ITSによる部分的解決 実現モデル 統制項目との対応 [図解] 全体像 / WorkFlow / 計測
  • 27. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 – ITSによる部分的解決 ITS (Issue Tracking System) 1事案 = チケット n枚 (n>=1) チケット番号 = 永続的に一意 全てのITシステムProjectが利用 監査用のSampling母数を一発抽出 障害管理(DS10)のみ電子承認
  • 28. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 – 統制項目との対応 4種のトラッカー 統制項目と下記 全ての事案は の関係を持つ に分類され 問合せ DS8.4 問合せ 作成者 担当者 関係者 DS6 変更管理 要望・課題 経緯成果物 意志決定 事案 DS13.2.1 Job管理 DS13.2.2 臨時Job DS13.2.4 データ 資料 履歴 タスク 強制変更 障害・バグ DS10 障害管理
  • 29. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 達成要件 背景モデル 要求モデル 事案モデル 一貫性モデル 旧管理法と課題 阻害要因 問題の核心 ITSによる部分的解決 実現モデル 統制項目との対応 [図解] 全体像 / WorkFlow / 計測
  • 30. Shimadzu Business Systems課題管理システム導入の全体像 - 全体像 自動化ツール ■日常業務に浸透Project A ビルド •トータルで負担減少 テスト Project B リリース •状態の掌握が容易 問合せ (未着手) •コミュニケーション促進 問合せ要望・課題 ■トレーサビリティー 課題管理システム 一意性 要望・課題 (ITS) 永続的な 連鎖性障害・バグ 履歴追跡性 障害・バグ ■変化への適応 タスク 状況変化を記録し 構成管理ツール 追従する。後々の タスク •Subversion, CVS 参照が容易になる。 •版数管理 (差分・結合・分派)
  • 31. Shimadzu Business Systems【図解】チケット駆動型事案管理のワークフロー <凡例> プロセス ステータス課題管理フロー 判断 A 接続課題発見者 課題記入 課題管理システム A 新規 (ITS: Issue Tracking System)各システム 担当者アサイン 承認 リーダー/ 期日設定サブリーダー 受付担当 解決策 完了 確認会 課題解決 解決策検討 解決策実施 担当者 調査中 対応中 解決IT構築チーム 解決不可能? No 対応システムの A 対応システム A リーダー 判定 の判定 YES 解決策 確認会 PMO/ 報告 解決策検討 解決策実施 関連チーム 調査中 対応中 解決
  • 32. Shimadzu Business SystemsITS導入の経過 330名 56,000枚 102 PJ 2010 2011 2012
  • 33. Shimadzu Business SystemsITS導入の経過 完了率 90% 月2000枚 2010 2011 2012
  • 34. Shimadzu Business Systems第二部何が改善されたのか
  • 35. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか - 【背景】 初期の状況
  • 36. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか - 【背景】 網羅不達 標準不在 連携未熟
  • 37. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか – 【効用】 コスト 低減 効用 業務 統制 見える化 レベル向上
  • 38. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか -【効果の程度感】評価対象 Before After 日々のITS利用が統制実現 統制の為だけの作業 そのまま証跡 管理資料が多様 統合・規格化自己点検 『収集・評価』が困難 『収集・評価』が容易 三重チェックが大変 何度でもSampling → 可監査対応 追加Samplingが大変 Ticket→ 数Click→ 証跡
  • 39. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか -【効果の程度感】評価対象 Before After統制実現 100 70自己点検 100 30監査対応 100 50
  • 40. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか - 【ふるまい】ITSは道具に過ぎない。「ふるまい」が変化したことが重要。「あ、それ、ITSのチケット切っときますね。」 →行動様式: 記録・公示・責任「しかたないな。このチケット私にアサインして下さい。」 →行動様式: (渋々) チーム連帯責任「あ、関連チケットにしておこう。」 →行動様式:自己益行動→情報連鎖→価値増加
  • 41. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか - 【ルール】チケットベースの開発・運用 No Ticket, No Work. No Ticket, No Commit. No TestCode, No Merge.
  • 42. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか - 【全体最適】『なぜ、 ITSならばキチンと入力 してくれるの?』 『楽だから。』
  • 43. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか - 【全体最適】 『楽だから。』1) 日常業務として無理なく、2) 「人と事案」を「記録・連携」できて、3) 振り返った時に有効な資産となるから。
  • 44. Shimadzu Business Systems何が改善されたのか - 【全体最適】 『楽だから』 局所最適型(自己利益的)行動が 結果1) 日常業務として無理なく、 として 全体最適型(統制負担軽減・2) 「人と事案」を「記録・連携」できて、 情報資産化・品質貢献) の均衡 を実現していた。3) 振り返った時に有効な資産となるから。
  • 45. Shimadzu Business Systems第三部 失敗 問題 対策 工夫
  • 46. Shimadzu Business Systems参考文献 1/2 知的生産の技術 梅棹忠夫 先生 『忘却の装置』チケットを京大式カー 『分類するな、ドの延長線と考えるんや! (想像) 検索せよ』 『情報容器の 規格化』
  • 47. Shimadzu Business Systems参考文献 2/2 Redmineによる タスクマネジメント 実践技法 小川明彦氏、阪井誠氏 著 『TiDDの可能性』 『自動化の可能性』
  • 48. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫 ITS全面導入 難しい局面も。
  • 49. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫 10 ルール
  • 50. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫 - 【基底】1) 入力項目を削減 → テンプレートチケット2) ITSは1つ。 → チケット番号の一意性=生命線3) 情報流通の透明化 →情報システム部門メンバーは 全てを閲覧可能
  • 51. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫 - 【技術】4) 応答性能 主要画面 100ms未満 → MySQL5 BufferPool 1.5GB REE1.8.7 + Passenger■メモRedmine2.xへのUpdateは見送り中。理由: 応答性能の改善待ち。チケット1枚表示に700~1000ms。評価環境: MySQL5.1, Ruby1.9, CentOS6原因想定: http://twilog.org/akahane92/date-120602 1)RoR3のStack増によるGC問題(http://goo.gl/LSrs7 ) 2)RedmineのRoR3-ActiveRecordへの対応が手付かず な点(@marutosijp, 38:50, http://t.co/Bl1EWzdz)が原因だ ろうか。
  • 52. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫 - 【技術】5) Redmine改造、Plug-inは最小限 → 性能・安定性・Update追従 運転 1,112日 障害 7回 MTBF 158日 MTTR 19.8H 稼働率 99.5% 324万PV
  • 53. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫 - 【支援】6) 事務局 重要 → Project乱立、CustomField増加を防ぎ、 利便性と統制の均衡を維持。7) 過去データは資産 → 事務局が漏らさず移行支援 ExcelをMacroでWiki構文化し、 Ticketの説明欄へ。大好評。
  • 54. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫 - 【統一】8) トラッカー、ステータスを統一 → トラッカー4種、ステータス9種 全ての現場で共用できるよう、綿密に検討。 1.新規 6.対応中(E) 2.受付担当 7.解決 3.調査中 8.完了 4.調査中(E) 9.承認 5.対応中
  • 55. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫-【割れ窓理論】9) 放置チケット対策 1.チケット Mash-Day 2. 「完了理由」 対処不要 / 対処完了 再現不能 / 応答途絶 無効 / 却下 / 保留 3.週次 完了率集計 → 社内掲示板
  • 56. Shimadzu Business Systems週次 完了率集計 ※青字はITSへのリンク
  • 57. Shimadzu Business Systems失敗・問題・対策・工夫 - 【利便】10) 申請チケット Ticket First実現に役立つ。 テンプレートチケットの作り方 1. 初期値を記載したチケットを作成 (※永遠に未完了) 2. チケット「コピー」のリンクURLをClipboardへ写し取る 3. リンクとしてWiki等にURLを貼付。 『”申 請”:/its/pro ject s/foobar/i ssu es/11473/ cop y』 ●
  • 58. Shimadzu Business Systemsまとめ
  • 59. Shimadzu Business Systems 【統制要求】 【経営要求】IT全般統制 一意識別 統制要求ISO 統制コスト低減 ↓ITIL 組織論的 属人性 関連維持FDA (Part 11) の低減(見える化) ↓省庁監査 追跡可能 【現場の要求】 ↓ 現実の業務を表現可能 【管理手法】 信頼可能 なタスク管理ツール 入力コストに見合うTool <ユーザー体験> 個人の利益を動機とする局 所最適型 行動規範が、(結 いつでも どこでも 果として) 経営に資する知識 素早く 必ず見つかる 管理システムとして、全体最 適型 の均衡を得ていた。 休みやすく
  • 60. Shimadzu Business Systems 協 力島津ビジネスシステムズ
  • 61. Shimadzu Business Systems島津製作所のご紹介事業領域 ・分析計測 ・医用機器 ・航空機器 ・半導体機器 ・油圧, 光学
  • 62. Shimadzu Business Systems ご静聴 ありがとうございました