4. DHS: olevik
Veebilehel avaldatud
• Dokumendiregister
• Registri kaudu peavad olema dokumendid kättesaadavad
Probleemid
• Seadustega pandud kohustusi raske täita
• Paljud asjad dubleeritud – nii paberil, kui elektrooniliselt
• Osa dokumente avaldatud ka registriväliselt – versioonide
kokkulangematuse risk
• Delikaatsete andmete avaldamise risk
• Mitmed osad dokumendisüsteemist väljas
6. DHS-ist lühidalt: seadused, määrused
1. Avaliku teabe seadus (AvTS)
2. Haldusmenetluse seadus (HMS)
3. Valitsuse määrusega kinnitatud “Asjaajamiskorra
ühtsed alused” (AÜA)
4. Arhiiviseadus (ArhS)
5. Valitsuse määrusega kinnitatud “Arhiivieeskirjad
(ArhE)
6. Digitaalallkirja seadus (DAS)
7. Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise
seadus (MSVS)
7. KOV-is kasutusesolev tarkvara
DocLogix puudub
1% 15%
GoPro
1% Amphora
HansaNet
3% 34%
Dogre
8%
WebDesktop
8%
Postipoiss
30%
mai 2008
10. Mida valida?
• AMPHORA
Räpina ÜG, Põlva ÜG, Mikitamäe PK, Tilsi PK,
Ruusa PK, Viluste PK
• KIS
?
• Muu
?
11. Juurutamine
• dokumentide
loetelu (liigitus ja
säilitustähtajad) ja
asutuse
struktuuriskeemi
(ametnikud oma
pädevusega)
fikseerimine.
• nendevaheliste
seoste
kirjeldamine
12. Dokumentide loetelu
• asutuse dokumentide liigitamise (rühmitamise)
skeem
• näidatakse dokumentide säilitamise tähtajad
• Näidatakse muud vajalikud andmed, näiteks
juurdepääsupiirangud, arhiiviväärtus, toimikute
asukoht, haldamise eest vastutaja
• see on asutuse arhiivi moodustamise peamine
tööriist
• dokumentide loetelu abil kontrollitakse tervet
dokumentide elukäiku.
13. Näidisloetelu
• Haridusministeeriumi valitsemisala
dokumentide näidisloetelu (Haridusministri
31.05.2001 käskkiri nr 220)
Probleemid
• Tõlgendamisruumi väga palju, sellest koolide
loetelud väga erinevad ja esineb dokumente,
mis on loetelust väljas ehk ei ole
dokumenteeritud asjaajamise kontekstis
korrektselt ja esineb tühje kaustu.
14. Milline on hea dokumendiloetelu?
• Hõlmab asutuse dokumendid
protsessipõhiselt
• Piisavalt lühike
• Ei sisalda üleliigseid (tühje) kaustu
• Üheselt arusaadav, millises kaustas teatud
dokumendid asuvad
15. Protsessi omadused:
• Protsessis on alati klient, kellele protsess on suunatud
• Protsessid reeglina ületavad organisatsiooni piire, ega
sõltu üldiselt tema struktuurist
• Protsessiga on tegemist siis, kui tegevusi korratakse
• Protsessi suutlikust hinnatakse alati kliendi vaatest
• Protsess võib olla pidev või tsükliline (toimib aja
perioodil)
• Protsessi tulem peab olema mõõdetav
16. Protsessi omanik selgub kaardistamise
tulemil ja tema ülesandeks on:
• jälgida protsessi toimivust ja annab aru juhtkonnale, kuidas
protsess vastab kliendi nõudmistele ja sisemistele
eesmärkidele;
• juhib protsessimeeskonda (ehk inimesi, kes võivad kuuluda
erinevatesse struktuuridesse),
• vastutab protsessi toimimise eest;
• lahendab võimalikke struktuuridevahelisi arusaamatusi;
• hoolitseb protsessi kui terviku eest ehk on protsessi
südametunnistus;
• hindab ja sertifitseerib protsessi;
• tal on õigus teha protsessis muudatusi.
17. Kooli valmisolek kaardistuseks
Juhtkond võiks teada :
• Millised on kooli põhifunktsioonid (valdkonnad)
• Kuidas mõõta lapsevanema (õpilase) ootusi
• Milline on kooli funktsionaalne struktuur
Kaardistuses osalev töötaja peaks teadma:
• Kohta struktuuris (struktuuriüksus, alluvus, volitused ja vastutused)
• Tööülesandeid (ametijuhend)
• Juhtimissüsteemi ülesehitus ja toimimine (otsustamine)
• Kvaliteedipoliitika nõueid
• Oma tööks vajalikud protseduurid, juhendid (asjaajamine)
• Tööga seonduvad peamised õiguslikud ja muud nõuded
• Muu informatsioon, mis on tööks oluline
18. Protsessi kirjelduse tulemid
Täidetud on suured eesmärgid :
• Eksisteeriv olukord on kirjeldatud (as-is
protsessimudel)
• Protsessimudelid on võrreldud sõsar
organisatsiooniga
• Koostatud tulevikumudel (to-be protsessimudel ja
andmemudel)
• On üle mindud protsessipõhisele juhtimisele –
määratud protsessi omanik
19. Vastuse peaks saama küsimustele:
• Mida on vaja teha, et täita organisatsiooni missioon ja saavutada
eesmärke?
• Millised on vahetult lapsevanemala (õpilasele) väärtust loovad protsessid
ehk põhiprotsessid?
• Millised on hädavajalikud väärtuse loomist toetavad protsessid?
• Kas on väärtust mittelisavaid tegevusi ja kuidas nendest lahti saada?
• Kes vastutavad protsesside tulemusliku toimimise eest – kes on protsessi
omanik?
• Kuidas on võimalik mõõta protsesside mõjusust ja tõhusust?
• Kuidas toimub protsesside ülevaatus ja parendamine?
• Millist mõju avaldavad protsessile õiguslikud regulatsioonid?
• Millist mõju avaldavad protsessile organisatsioonivälised tegevused?
22. Klassikaline protsesside kirjeldamise
metoodika
1. Põhifunktsioonide määratlemine
(põhiülesannete) Kaasatud
juhtkond
2. Funktsioonihierarhia loomine
3. Tegevuste määratlemine Töötaja kirjeldab
25. Teeme ise metoodika
1. Põhifunktsioonid
– PGS-ist ja teistest seadustest, määrustest
– HTM-i veevilehelt
– Kooskõlastatud põhifunktsioonid
2. Funktsioonihierarhia
3. Tegevuste kirjeldamine
– Anketeerida?
– Rajapõhise voogdiagrammina esitamine
26. Näide: KOV
• Omavalitsuse põhifunktsioonid on KOKS-ist
väljatoodavad ja üldiselt kasutatakse jaotust:
– Planeerimis- ja ehitustegevus
– Kommunaalteenused ja infrastruktuuri korrashoid
– Keskkonnakaitse ja jäätmemajandus
– Sotsiaalhoolekanne ja tervishoid
– Kultuur, sport, haridus, noorsootöö
