Capacitacion transferencias primarias
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  • gracias a todas aquellas personas que nos hacen más fácil la interpretación del manejo archisvistico, y sus funciones. Las felicito por tan valiosa información.
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Capacitacion transferencias primarias Capacitacion transferencias primarias Presentation Transcript

  • TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
  • ¿QUE ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL? Traslado de las series y/o subseries documentales, del archivo de gestión al archivo central, una vez han cumplido el tiempo establecido en la tabla de retención documental.
  • IMPORTANCIA DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES  Evitan la producción y acumulación irracional de los documentos.  Aseguran y facilitan e control efectivo y ordenado de la documentación.  Solucionan a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos.
  • INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA LAS TRANSFERENCIAS  Tablas de retención.  Cronograma de transferencias.  Formato único de inventario documental.  Inventario de la documentación que cumplió el tiempo para ser transferida.  Acta de entrega.
  • PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACION: • Disponer de un espacio con buena ventilación, iluminación e higiene. • Elementos de protección (tapabocas, guantes, bata, gafas transparentes, jabón antibacterial). • No aplicar productos sobre los documentos.
  • PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS ELIMINACION DE MATERIALES: Depuración: • Se deben retirar materiales metálicos como clips, grapas, ganchos metálicos y reemplazarlos por elementos plásticos. Al igual que cauchos, cintas, duplicidad, hojas en blanco, papel carbón, fotocopias ilegibles y hojas de fax después de sacarles fotocopia.
  • PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS ELIMINACION DE MATERIALES: Depuración: • No se admitirá documentación fragmentada, ni depositada en grandes contenedores (AZ, cajas grandes, costales, bolsas plásticas). • Si hay folios sueltos en blanco, que cumplan una función de conservación como de aislamiento, no deberán retirarse y tampoco
  • PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS ELIMINACIONES PRIMARIAS: Eliminación física de los documentos que no deben transferirse al archivo central de acuerdo a las tablas de retención documental. No podrá realizarse eliminación primaria de la documentación hasta que esta no haya cumplido su tiempo de retención en archivo de gestión.
  • PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS IDENTIFICACION DE MATERIAL AFECTADO POR DETERIORO: Si se encuentra material afectado por agentes como: hongos, insectos, roedores, debe separarse del no contaminado en un sitio con buena ventilación y libre de humedad. Debe hacerse uso de los servicios de personal especializado en procesos de desinfección de material afectado.
  • PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS REVISION: Consultar en la tabla de retención documental, el tiempo de retención en el archivo de gestión para los documentos que se van a transferir.
  • PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS FOLIACION: • Utilizar lápiz de mina negra, se enumera desde 1 en la esquina superior derecha, sin enmendaduras. • La foliación no debe realizarse sobre logotipos, escritura, sellos, firmas o cualquier otra forma que afecte su legibilidad.
  • TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
  • TRANSFERENCIAS PRIMARIAS La documentación será guardada en las unidades de conservación, debidamente codificada, relacionada en el formato único de inventario y entregada mediante el acta de transferencias documentales al archivo central.
  • TRANSFERENCIAS PRIMARIAS En este proceso deben considerarse todas las medidas que garanticen la conservación del material como: manipulación, embalaje y transporte entre otras. También deben tenerse en cuenta las medidas que eviten la contaminación y propagación de factores nocivos.
  • LO QUE APRENDEMOS ES IMPORTANTE LO QUE HACEMOS CON LO QUE APRENDEMOS ES MAS IMPORTANTE
  • Elaborado por: Claudia acuña Adriana Chaves Karina Rodríguez Carolina Villabon