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Ret Barbosa Ret Barbosa Presentation Transcript

  • Case: Development of Website Maturity Evaluation Model for the Brazilian Ministry of Finance Marcelo Barbosa November 11, 2006
  • Hypothetic Scenarios Scenario #1 Intra/Internet Team is quite engaged with intranet initiative, plans actions, builds policies, procedures, but without official documentation of these policies and procedures cannot guarantee adherence and collaboration of the rest of the Organization p. 2
  • Hypothetic Scenarios Scenario #2 Organization publishes a regulatory act to enforce that its websites are accessible and demands immediate response from the web team, but the team does not have one of the following: a) Necessary Knowledge b) Human Resources (time, availability) c) Funds, sponsoring p. 3
  • Hypothetic Scenarios Scenario #3 Portal Webwriter is a notorious specialist in and outside the organization, but is suddenly hired by another company and there is no formal documentation or manual to describe how his work is done, best practices, techniques, publication policies. p. 4
  • Hypothetic Scenarios Scenario #4 The Intranet has a critical system that works reasonably well but demands a review of some functionalities. It is decided to upgrade the system, but the team realizes that it has been programmed in an obsolete language by an ex- employee and there are no available professionals on the market to work on this technology or they are way too expensive for the team’s budget p. 5
  • Hypothetic Scenarios Scenario #5 Workflows are detailed and formal, but in practice, the team works ad hoc, solving problems and working in an unstructured way; no one knows clearly whom to ask for which tasks – neither the members of the team nor other members of the organization p. 6
  • Brief Web overview p. 7
  • Government and the Web Online Brochures Database – Online Basic Transactions Information – Laws and Regulations Current Status Colaboration between: Government + People Department + Department Integration between Services and Systems p. 8
  • A Brief History of Web Governance No Governance Department Owners PR / Communications Owners Beyond Owners to Control Current Status Visual & Infrastructure Control Process and Content Control Beyond Control to Strategic Use p. 9
  • In real life... Web? Not sure Goal: what it is. But since Be there everyone’s been doing, I’m on too! Results: Online Brochure An extension of ‘Toll Free 1-800’ p. 10
  • In real life 2... Goal: Hm.. If it works for Imitate successful them, works for us initiatives too. Results: More elaborate initiatives Lack of context with own organization p. 11
  • In real life 3... Goal: Use Website as strategic means Well, now I see what this is all about! Results: Activity planning Strategic alignment Effective Goals p. 12
  • O que é necessário para se FAZER um sítio / intra / extra / portal? AÇÕES CONHECIMENTOS PROFISSIONAIS p. 13
  • O que é necessário para se GERIR um sítio / intra / extra / portal? AÇÕES CONHECIMENTOS PROFISSIONAIS p. 14
  • Case Ministry of Economy p. 15
  • Context at first sight Unpleased with current websites Critics from the audience (citizens) Internal and External pressure for rebuild Heterogeneity: Management Models Interfaces Team Competences Technologies p. 16
  • Project Purpose and Goals General Purpose Establish a specific model to evaluate the maturity and complexity levels of the websites, from the point of view of the website management team – not technical nor design – and comply with diverse sources of e-government regulations Specific Goals Analysis of the current situation, resources available, government rules etc. Elaboration of a Website Maturity Model Evaluation Guide Definition of guidelines to build/modernize/manage websites of the organization Development of an RFP p. 17
  • Escopo da Metodologia Benefícios Previstos Instrumento de Análise da Situação atual dos sítios Instrumento de Planejamento das iniciativas web dos órgãos singulares e entidades associadas ao Ministério da Fazenda Oferecer uma visão ampla do sítio e dos respectivos processos na organização – não focado apenas em pontos específicos como leiaute, usabilidade, tecnologia etc. Ferramenta fundamentalmente de diagnóstico e identificação de anomalias; pode estender-se para prescrição como conseqüência de trabalho de análise e priorização p. 18
  • Fases do Projeto Análises Análise da Preliminares Levantamento Entrevistas Documentação (Usabilidade, Existente Acessibilidade, Benchmark) Avaliação Avaliação Elaboração Metodologia Metodologia Definições dos Critérios 1ª versão Preliminar Consolidada Final dos Sítios dos Sítios Termo de Referência Implantação para Sítios p. 19
  • Web Maturity Model p. 20
  • Scope Evolution Is this a Book? timeline Technology p. 21
  • Scope Evolution Is it TV? Interface timeline Tecnologia p. 22
  • Scope Evolution Is it the Tower of Babel? The Aleph? Information Interface timeline Tecnologia p. 23
  • Or... ...is it a medium that must be considered on my organization’s next actions? p. 24
  • Scope Evolution Strategic Informação Interface timeline Tecnologia p. 25
  • Conceptual Approach #1 – Axis Strategic Strategy © TerraForum / Metatorial Information Interface Technology Operational p. 26
  • Abordagem Conceitual Eixo que aglomera todas as categorias que dizem respeito ao planejamento que existe por trás de um sítio ? Estratégia © TerraForum / Metatorial Informação Interface Tecnologia p. 27
  • Abordagem Conceitual Eixo que aglomera tudo aquilo que diz respeito diretamente ao conteúdo e serviços disponibilizados, desde seu formato até sua qualidade Estratégia © TerraForum / Metatorial ? Informação Interface Tecnologia p. 28
  • Abordagem Conceitual Estratégia © TerraForum / Metatorial Informação ? Interface Tecnologia Eixo que aglomera todas as categorias referentes aos recursos cognitivos que fazem a mediação do sistema para a visualização e interação com o usuário p. 29
  • Abordagem Conceitual Estratégia © TerraForum / Metatorial Informação Interface ? Tecnologia Eixo que compreende as categorias que medem a gestão dos processos de concepção, o desenvolvimento e a operação de sistemas para o sítio sob o ponto de vista do gestor p. 30
  • Conceptual Approach #2 – Dimensions Strategic Policies e Procedures Strategy © TerraForum / Metatorial Quality of Solution Organization Information Team Interface Technology Operational p. 31
  • Visão Geral da Metodologia Políticas e Grupos Organização Procedimentos • Estratégia • Informação • Interface Categorias © TerraForum / Metatorial • Posicionamento • Tecnologia Estratégico • Governança e Equipe • Monitoramento de Uso Critérios • Governança • Competências • Fluxos de Trabalho Dimensões de Análise Equipe Solução Estratégia > Governança e Equipe >> Governança p. 32
  • Units Unidade Objetivo Grupos - Proporcionar uma Visão Global Consolidada do sítio © TerraForum / Metatorial para os gestores - Possibilitar governança distribuída para a gestão do processo de avaliação Categorias - Proporcionar uma Visão Gerencial do sítio para os gestores; - Evidenciar problemas gerais em determinadas áreas - Agrupar logicamente os critérios Critérios - Ponto focal de avaliação; - É a unidade disciplinar do sítio que deve ser observada p. 33
  • Organization Team Quality of Solution Policies and Procedures Dimensons and Maturity Levels 4 Dimensions 1. Not Aware 1. Absent 2. Aware 2. Incipient 5 Maturity Levels 3. Limited 3. Limited adherence Compliance p. 34 4. Institutional- 4. Full ized Compliance 5. Leader 5. Model
  • Dimensons and Maturity Levels Category: Governance and Team Criterion: Governance Policies and Procedures 1 © TerraForum / Metatorial Quality of Solution 2 Team 3 Organization 1 p. 35
  • Categories by Groups Strategic Interface Strategic Planning Corporate Identity Governance and Team Navigation Usage Monitoring Homepage Search © TerraForum / Metatorial Information Technology Content Quality Development Content Management Operation Information Architecture Webwriting Online Services p. 36
  • Groups - Strategy Group Category Criterion Goals Main Groups of Users © TerraForum / Metatorial Content Sources Strategic Planning Risk Management Strategy Information Control Publicity Governance Governance and Team Competences Workflows Use Tests Usage Monitoring Use Mesuring p. 37
  • Groups - Information Group Category Criterion Targeted Audiences Content Typing and Formatting Content Quality Accessibility © TerraForum / Metatorial Multilanguage Content Lifecycle Management Information Content Management Data Sources Template Management Content Modeling Information Architecture Taxonomy e Metadata Hypertext Articulation Webwriting Text Formatting Interactive Services Online Services Self Services p. 38
  • Groups - Interface Group Category Criterion Page Layout Corporate Identity Look and Feel © TerraForum / Metatorial Menus Navigation Interface Page Models Homepage Layout Homepage Mission & Branding Services and Content Hierarchy Search Mechanism Search Search Interactivity p. 39
  • Groups - Technology Group Category Criterion Flexibility and Evolution Technology Development Compliance © TerraForum / Metatorial Performance and Availability Operation Security p. 40
  • Example Group Category Criterion Targeted Audiences Content Typing and Formatting Content Quality Accessibility © TerraForum / Metatorial Multilanguage Content Lifecycle Management Information Content Management Data Sources Example Template Management Content Modeling Information Architecture Taxonomy e Metadata Hypertext Articulation Webwriting Text Formatting Interactive Services Online Services Self Services p. 41
  • Qualidade do Conteúdo Definição: Indica a precisão do conteúdo, ou seja, a medida em que atende as necessidades do usuário em termos de personalização, padronização, disponibilidade nos idiomas e formatos apropriados para atender às demandas do usuário de maneira efetiva Tipos e Tradução e Público-Alvo Público- Alvo Formatos de Acessibilidade Idiomas Conteúdo Público-Alvo: Direcionamento e adequação do conteúdo para audiências específicas p. 42
  • Dimensão 1: Políticas e Procedimentos Categoria: Qualidade do Conteúdo Nível Parâmetro de Avaliação Critério: Público-Alvo 1 Não há Não existe evidência © Metatorial / TerraForum 2 Incipiente Existem esboços informais Atende Existe documentação parcial das atividades 3 Parcialmente relacionadas à questão Existe documentação plena (abrangente e Atende revisada continuamente) das atividades 4 Plenamente relacionadas à questão 5 Exemplar Documentação é referência na questão p. 43
  • Dimensão 2: Equipe Categoria: Qualidade do Conteúdo Critério: Público-Alvo Nível Parâmetro de Avaliação Não há percepção na equipe da relevância da © Metatorial / TerraForum 1 Não ciente questão Há percepção da relevância da questão, mas não há ação efetiva ou há iniciativas não- 2 Ciente estruturadas Parcialmente Tem processo de trabalho formal para as 3 Acordado(a) atividades principais relacionadas à questão Tem processo de trabalho formal para todas 4 Institucionalizado(a) as atividades relacionadas à questão Equipe e seus processos de trabalho são 5 Líder referência na questão p. 44
  • Dimensão 3: Organização Categoria: Qualidade do Conteúdo Critério: Público-Alvo Nível Parâmetro de Avaliação Não há percepção na equipe da relevância da © Metatorial / TerraForum 1 Não ciente questão Há percepção da relevância da questão, mas não há ação efetiva ou há iniciativas não- 2 Ciente estruturadas Parcialmente Tem processo de trabalho formal para as 3 Acordado(a) atividades principais relacionadas à questão Tem processo de trabalho formal para todas 4 Institucionalizado(a) as atividades relacionadas à questão Equipe e seus processos de trabalho são 5 Líder referência na questão p. 45
  • Dimensão 4: Qualidade da Solução Categoria: Qualidade do Conteúdo Critério: Público-Alvo Nível Parâmetro de Avaliação © Metatorial / TerraForum 1 Não há Não há solução para a questão Atende de forma desestruturada ou ad hoc a 2 Incipiente ? certas demandas relacionadas à questão Parcialmente ? Atende Atende plenamente às principais demandas 3 relacionadas à questão Atende Atende plenamente a todas as demandas 4 Plenamente relacionadas à questão 5 Exemplar Solução praticada é referência na questão p. 46
  • Recurso complementar Caso as definições e dimensões não sejam suficientes para a tomada de decisão, o facilitador lança mão dos “CENÁRIOS PROVÁVEIS” © Metatorial / TerraForum O que são “Cenários Prováveis”? Descritivo de situação típica de uma organização com tal maturidade Baseado em exemplos concretos Último recurso para o facilitador O que NÃO são “Cenários Prováveis”? Checklist “Muleta” para se usar com freqüência p. 47
  • Cenários Prováveis: Qualidade da Solução Categoria: Qualidade do Conteúdo Critério: Público-Alvo Nível Cenários Prováveis 1 Não há © Metatorial / TerraForum Não existe solução 2 Incipiente Existem esforços individuais para direcionar conteúdo Existem bons modelos de audência que são aplicados de forma pouco Atende consistente e não são de consenso na organização; A ferramenta 3 Parcialmente possibilita o direcionamento rudimentar do conteúdo Existe um modelo de audiência consensado e aplicado de forma consistente por todos na organização; Base de dados é modelada para Atende cruzar o conteúdo categorizado de acordo com os perfis de audiência; 4 Plenamente Ferramentas de templates são usadas para direcionar o conteúdo. Modelos avançados de personalização e de identificação de comportamentos são usados em quase todos os projetos web; O conteúdo é segmentado forma a ser apresentado de forma dinâmica para os 5 Exemplar usuários p. 48
  • Results by group Estratégia Inform ação 0% 0% 7% 0% 2% 0% 1 1 2 2 45% 42% © TerraForum / Metatorial Consolidado 3 3 4 56% 4 1% 48% 5 5 6% 0% 1 43% 2 3 Interface Tecnologia 4 50% 5 0% 8% 0% 6% 0% 6% 13% 36% 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 56% 75% p. 49
  • Results by dimension Consolidado - Políticas e Procedim entos Consolidado - Equipe 0% 0% 0% 3% 11% 0% 14% 19% 1 1 2 2 Consolidado 3 3 © TerraForum / Metatorial 1% 4 4 5 5 6% 0% 78% 75% 1 43% 2 3 4 Consolidado - Organização Consolidado - Solução 50% 5 0% 3% 0% 5% 0% 3% 19% 1 1 32% 2 2 3 3 4 4 63% 5 5 75% p. 50
  • Manager View Dimensões Geral Políticas e Procedimentos Equipe Organização Solução Consolidado - Políticas e Procedimentos Consolidado - Equipe Consolidado - Organização Consolidado - Solução Consolidado 0% 1% 0% 3% 0% 0% 0% 6% 3% 11% 0% 0% 14% 5% 0% 3% 19% 19% Geral 1 1 1 1 1 43% 2 2 2 2 2 32% 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 50% 5 63% 5 5 5 5 78% 75% 75% © TerraForum / Metatorial Estratégia Estratégia - Políticas e Procedimentos Estratégia - Equipe Estratégia - Organização Estratégia - Solução 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 7% 0% Estratégia 0% 0% 18% 18% 0% 9% 18% 27% 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 45% 45% 3 3 3 3 3 55% 4 4 4 4 4 48% 5 5 5 5 5 82% 64% 64% Informação Informação - Políticas e Procedimentos Informação - Equipe Informação - Organização Informação - Solução 0% 0% Grupo 0% 0% 0% 0% Informação 8% 0% 8% 2% 0% 0% 15% 0% 0% 8% 1 1 1 31% 1 1 2 2 2 2 2 42% 3 3 3 3 3 56% 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 69% 84% 85% 92% Interface Interface - Políticas e Procedimentos Interface - Equipe Interface - Organização Interface - Solução 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 8% 11% 0% Interface 0% 0% 0% 0% 1 1 33% 1 1 1 36% 2 2 2 44% 2 2 3 3 3 3 3 56% 4 4 4 4 4 5 5 67% 5 5 5 56% 89% 100% Tecnologia Tecnologia - Políticas e Procedim 0% entos Tecnologia - Equipe Tecnologia - Organização Tecnologia - Solução 0% 0% 0% 0% 0% Tecnologia 6% 0% 0% 6% 0% 0% 13% 25% 25% 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 3 3 3 50% 50% 3 0% 3 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 75% 75% 75% 100% p. 51
  • Visão Integrada da Organização Consolidado - Políticas e Procedim entos Consolidado - Equipe Consolidado - Organização Consolidado - Solução 0% 0% 0% 0% 3% 0% 3% 11% 3% 0% 14% 5% 0% 19% 19% 1 1 1 1 A 2 2 32% 2 2 3 3 3 3 © TerraForum / Metatorial 4 4 4 4 5 5 63% 5 5 78% 75% 75% Cons olidado - Políticas e Procedim entos Cons olidado - Equipe Consolidado - Organização Consolidado - Solução 0% 3% 3% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 3% 0% 8% 1 1 1 1 B 2 2 43% 2 2 3 49% 3 3 51% 50% 3 4 4 4 4 54% 5 5 5 39% 5 97% p. 52
  • Analytical View (by criterion) Colors indicate maturity level © TerraForum / Metatorial Groups Repetitions indicate patterns p. 53
  • Plano de Ação p. 54
  • Plano de Ação: Recomendações # Ação Escopo Benefícios esperados Impacto Grupo Categoria Critério 1 Elaboração Estratégico Melhor definição das Estratégia Governança e Governança de uma atividades, papéis e atores Equipe Política de envolvidos na gestão do Publicação sítio © Metatorial / TerraForum 2 Operacional Adequação da Linguagem Informação Texto e Formatação ao público do sítio Linguagem Web 3 Elaboração Tático Maior conhecimento sobre Estratégia Monitoramento Mensuração de Rotina de os hábitos do usuário e de Uso de Uso Análise de sobre a popularidade e Estatísticas relevância do conteúdo e do Sítio serviços disponibilizados no sítio p. 55
  • Todos os sítios são iguais? p. 56
  • Tipos de Sítios: Segundo o ‘Mercado’ Intranets e Portais Notícias Corporativos Web-mail Extranets Sites pessoais Portais Blogs E-learning Comunidades E-commerce Hot-sites Corporativos Web-Arte Busca Internet Banking Guias e Diretórios Grupos de discussão p. 57
  • Tipos de Sítios: Segundo o ‘Propósito’ Informar: Notícias, Clima etc. Entreter: Jogos, Música etc. Sensibilizar: Arte, Publicidade etc. Orientar: Portais, Diretórios etc. Socializar: Comunidades, Chats etc. p. 58
  • Se os sítios não são todos iguais... A chave é: PRIORIZAR p. 59
  • Plano de Ação: Priorização Geral Grupo Peso Categoria Peso Critério Peso Objetivos Estratégicos 3 Grupos de Usuários Prioritários 3 Posicionamento Fontes de Conteúdo 2 3 Estratégico Gestão de Riscos 1 E stratégia Controle da Informação 1 Pesos servem para alinhar prioridades do sítio 3 Divulgação 1 Governança 2 considerando o posicionamento estratégico do Governança e Equipe 2 Competências 2 mesmo sem levar em conta o contexto atual Fluxos de Trabalho 1 Testes de Uso 1 Monitoramento de Uso 3 Mensuração 3 Público-Alvo 3 © Metatorial / TerraForum Tipos e Formatos de Conteúdo 2 Qualidade do Conteúdo 2 Acessibilidade 1 Idiomas 2 Gestão do Ciclo de Vida 2 Inform ação Gestão do Conteúdo 2 Fontes de Dados 3 3 Gestão de Templates 1 Classificação, Reuso, Segmentação do Arquitetura da Informação 1 Conteúdo 1 Taxonomia e Metadados 2 Articulação 2 Texto e Linguagem Web 1 Formatação do Texto 1 Sistemas de Atendimento 3 Serviços Online 3 Serviços de Auto-Atendimento 3 Leiaute e Recursos Multimídia 1 Identidade Corporativa 2 Aprazibilidade 2 Menus 3 Navegação 3 Interface Modelos de Páginas 2 3 Leiaute 2 Página Inicial 3 Marca e Missão 3 Hierarquização de Serviços e Conteúdo 3 Mecanismo de Busca 2 Busca 1 Interação com a Busca 1 Flexibilidade e Evolução 3 Pesos são associados nas diferentes escalas: Tecno logia Desenvolvimento 3 Qualidade Critério, Categoria e Grupo 3 1 Desempenho e Disponibilidade 2 Operação 2 Segurança 1 p. 60
  • Plano de Ação: Priorização Contextual Relevância Complexidade Escopo Ação 1a5 1a5 Estratégico Desenvolvimento de Manual de Identidade Corporativa 4 3 Relevância é o Workshops e treinamentos de Gestão de Mudança com foco na parâmetro de Estratégico colaboração de conteúdo 4 3 priorização levando Estratégico Elaboração de diretrizes organizacionais para questões tecnológicas 3 4 em consideração o Estratégico Workshop – Política de Uso 1 3 contexto atual do sítio © Metatorial / TerraForum Estratégico Alinhamento à Identidade Corporativa 4 4 Tático Política de Publicação 2 4 Tático Política de Publicação 4 3 Desenvolvimento e documentação de Políticas e diretrizes Tático operacionais 4 4 Complexidade é a Elaboração de procedimentos e rotinas de monitoramento do dificuldade de Tático desenvolvimento 5 5 implementação (verba, cultura, tempo, Operacional Ações de Conscientização da Organização 5 3 tecnologia, pessoal) Operacional Desenvolvimento de Ferramenta de Busca 3 2 Operacional Ações de Conscientização da Organização 4 4 p. 61
  • Plano de Ação: Resultado Consolidado Recomendações Estratégicas Impacto Num Ação Grupo Categoria Critério Matriz de Priorização - Estratégico Desenvolvimento de Políticas e diretrizes Posicionamento 1 de posicionamento estratégico Estratégia Estratégico Posicionamento Fontes de 2 Mapeamento das Fontes de Conteúdo Estratégia Estratégico Conteúdo 9 Ações de Conscientização da Organização Posicionamento Fontes de © Metatorial / TerraForum [-] Complexidade [+] 3 (Colaboração) Estratégia Estratégico Conteúdo Elaboração de uma política de Governança e 10,11 4 Governança para o sítio Estratégia Equipe Governança 1,12 Criação de Rotinas de Monitoramento de Monitoramento de 4 2,3,4 5 Uso do Sítio Estratégia Uso 8 Sensibilização e Envolvimento da 6 Organização (Colaboração) Informação Gestão de Conteúdo 5 6,7 Sensibilização e Envolvimento da Qualidade do 7 Organização (Colaboração) Informação conteúdo 8 Sensibilização dos provedores de serviço Tecnologia Sensibilização e Envolvimento da Equipe [-] Relevância [+] 9 com a Gestão Tecnológica Tecnologia Elaboração de diretrizes organizacionais 10 para questões tecnológicas Tecnologia Elaboração de Diretrizes de 11 Desenvolvimento Tecnologia Desenvolvimento Tamanho da Esfera: Prioridade Geral (1-3) Sensibilização e Envolvimento da 12 Organização com a Gestão Tecnológica Tecnologia Operação Eixo X: Relevância (1-5) Ações selecionadas para o Eixo Y: Complexidade (1-5) Termo de Referência p. 62
  • ‘Side Effects’ Observed Benefits Same language Knowledge equalization through training (Know ‘what’ and ‘how to ask’) Systematization of Website Evolution and Analysis Processes – yearly process Effective contribution to building documents to support effective Management alignment through organization = improved dialogue among managers and across disciplines p. 63
  • Thank You! marcelo@terraforum.com.br www.terraforum.com.br p. 64