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  • 1. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 SEJAM TODOS BEM-VINDOS .
  • 2.
    • TÓPICOS DE ACORDO COM O MANUAL:
    • Atribuições e responsabilidades
      • Cronograma para o secretário
      • Plano de Liderança de Clube
    • Início do mandato
    • Relatórios
    • Trabalho com o Presidente do Clube
    • Reuniões Distritais e a Convenção do RI
    • Encerramento da Gestão
    • Documentos Importantes
    TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
  • 3. A PRINCIPAL ATIVIDADE DO SECRETÁRIO É AJUDAR O CLUBE A FUNCIONAR EFICAZMENTE MAS O QUE QUER DIZER ESSA ATRIBUIÇÃO?
  • 4. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • Um clube eficaz é aquele que:
    • Amplia e/ou mantém estável seu quadro social.
    • Implementa projetos para sanar necessidades das comunidades locais e no mundo.
    • Apóia a Fundação Rotária através da participação em programas e de contribuições financeiras.
    • Produz líderes capazes de servir o Rotary além do âmbito do clube.
  • 5. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 O ASSOCIADO SABE QUE VAI FALTAR À PRÓXIMA REUNIÃO DE SEU CLUBE NOS PRÓXIMOS DEZ DIAS. ELE PODE APRESENTAR ANTECIPADAMENTE UM CARTÃO DE RECUPERAÇÃO ?
  • 6. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • ATRIBUIÇÕES
    • Receber dados que devem se examinados cuidadosamente, para que possam ser usados em benefício do clube, como o Relatório de Frequência, cuja leitura pode oferecer várias informações:
    • Quantos sócios têm faltado às reuniões?
    • Quais sócios têm faltado às reuniões?
    • A frequência tem aumentado ou diminuído?
    • A quem informar sobre as situações acima?
    • Quais seriam os motivos das faltas?
    • São informações que o Secretário pode passar para o Presidente do Clube e para o Presidente da Comissão do DQS, por exemplo
  • 7. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • ATRIBUIÇÕES
    • O Secretário recebe também:
    • Informações do Conselho Diretor de seu clube
    • Informações das diversas comissões de seu clube
    • Informações sobre os associados do clube
    • Informações da comunidade
    • Em alguns clubes o Secretário também é responsável pelo envio das contribuições à Fundação Rotária, cabendo-lhe a atribuição de promover e acompanhar tais contribuições.
  • 8. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • ATRIBUIÇÕES
    • O Secretário recebe ainda:
    • A revista Brasil Rotário (um exemplar para cada associado)
    • Carta Mensal do Governador do Distrito ( 1 exemplar para cada associado)
    • Correspondências do Governador do Distrito
    • Correspondências do Gov. Assistente da Área
    • Correspondências de Rotary International
  • 9. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2009/2010 ATRIBUIÇÕES O Secretário em suas atividades deve procurar ver além dos aspectos meramente administrativos para conseguir encontrar as ferramentas que ajudem a aumentar a eficácia do clube. Aqui depende da capacidade de observação e de ação de cada um.
  • 10. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 EXISTE COMPUTAÇÃO DE FREQUÊNCIA SUPERIOR A 100% ?
  • 11. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 20 2010/2011
    • RESPONSABILIDADES
    • Responsabilidades Básicas do Secretário:
    • Manter atualizada a lista de associados (responder a qualquer momento sobre quantos associados tem o clube).
    • Registrar o número de associados presentes na reunião (Livro ou Lista)
    • Prover a taxa de frequência ao clube e ao distrito logo após a última reunião do mês
  • 12. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • RESPONSABILIDADES
    • Responsabilidades Básicas do Secretário:
    • Expedir comunicados das reuniões do clube, do conselho diretor e das comissões (ofícios, editais, e-mails etc).
    • Lavrar e arquivas as atas das reuniões do clube, do Conselho Diretor e das comissões . (Modelos de atas de acordo com a finalidade)
    • Registrar as atas de posse de Diretoria e de alteração estatutária
  • 13. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 ATA FAZER OU NÃO FAZER FORMA LEITURA REGISTRO
  • 14. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 A SOMA DA IDADE DE UM ASSOCIADO COM O NÚMERO DE ANOS COMO ROTARIANO É 85. ELE COMUNICA POR ESCRITO AO SECRETÁRIO DO CLUBE ESSA CONDIÇÃO PARA FICAR DISPENSADO DA FREQUÊNCIA OBRIGATÓRIA. É O BASTANTE ?
  • 15. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2009/2010
    • Estatuto e Regimento Interno do Clube
    • O Secretário do Clube deve:
    • Estar familiarizado com o Estatuto e com o Regimento Interno do Clube e de Rotary International.
    • Verificar se o Estatuto do Clube e o Regimento Interno estão de acordo com os modelos prescritos por RI.
    • Verificar se o Estatuto está de acordo com o Novo Código Civil Brasileiro.
    • Verificar se o Estatuto está devidamente registrado
    • Conhecer o Manual de Procedimentos de RI.
  • 16. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 SOBRE O REGISTO DO ESTATUTO DO CLUBE EM CARTÓRIO CHECK LIST
  • 17. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
  • 18. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
  • 19. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
  • 20. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • RESPONSABILIDADES
    • Responsabilidades Básicas do Secretário:
    • Enviar ao Rotary International:
    • Relatório semestral de associados em 1º de julho e 1º de janeiro (*)
    • Relatório semestral de quotas per capita em 1º de julho e 1º de janeiro
    • Pagamento das quotas do conselho de legislação em 1º de julho
    • Relatório de quotas rateadas referente aos novos associados representativos no primeiro e no segundo semestres.
    • Informações sobre ingressos e baixas de associados (Acesso ao Portal).
    • Todos esses relatórios estão disponíveis na página de RI: www.rotary.ogr
    • (*) Nunca esquecer de informar o número do clube.
  • 21. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 UM CLUBE COM 30 ASSOCIADOS QUE TEM EM SEUS QUADROS 4 PROFISSIONAIS COM A MESMA CLASSIFICAÇÃO, PODE ADMITIR MAIS UM PROFISSIONAL COM A MESMA CLASSIFICAÇÃO DESSES 4 ?
  • 22. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
    • Esta é uma das 5 Comissões Obrigatórias do Clube e da qual o Secretário deve fazer parte. Suas responsabilidades incluem:
    • Organizar programas semanais.
    • Ajudar o Secretário do Clube a monitorar o comparecimento e incentivar recuperação de frequência.
    • Promover o companheirismo entre os sócios do clube.
    • Elaborar o Boletim do Clube.
    • Realizar atividades que favoreçam o funcionamento operacional do clube.
  • 23. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
    • É possível que todos saibam, mas não é demais registrar quais são essas 5 comissões obrigatórias ou permanentes do Clube, determinadas por RI:
    • Administração do Clube
    • Desenvolvimento do Quadro Social
    • Relações Públicas
    • Projetos de Prestação de Serviços
    • Fundação Rotária
    • Fonte: Manual de Procedimento, pg. 6 e página 15 do Manual do Secretário.
  • 24. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • REUNIÕES SEMANAIS
    • O Secretário pode contribuir com o Presidente da Comissão de Administração do Clube na preparação das reuniões semanais executando as seguintes tarefas:
    • Auxiliar o Presidente na preparação de avisos.
    • Registrar a presença dos associados
    • Registrar a presença dos convidados e visitantes
    • Auxiliar no recebimento de palestrantes (despesas de viagens, carta de agradecimento, etc).
    • Auxiliar o Tesoureiro no pagamento da conta do Restaurante e Hotel, quando for o caso.
    • Fornecer aos rotarianos visitantes o documento de recuperação de frequência.
  • 25. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 QUANTAS REUNIÕES ORDINÁRIAS DO CLUBE PODEM SER CANCELADAS POR ANO PELO CONSELHO DIRETOR (4)? E QUANDAS REUNIÕES ORDINÁRIAS CONSECUTIVAS PODEM DEIXAR DE SER REALIZADAS (3)?
  • 26. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • QUOTAS DO CLUBE
    • Trata-se dos procedimentos de cobrança e controle das quotas devidas pelos associados aos seus clubes.
    • A quase totalidade dos clubes atribui essa função ao Tesoureiro
    • Mas há um item estatutário que é de responsabilidade do Secretário:
      • Aviso ao Associado que atrasar mais de 30 dias
      • Aviso ao Conselho Diretor 10 dias depois de avisado o associado.
      • O Conselho Diretor pode decidir pela baixa do associado.
  • 27. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2009/2010
    • AVISOS ESPECIAIS
    • É responsabilidade do Secretário:
    • Aviso sobre reuniões do Conselho Diretor
    • Aviso sobre um encontro especial de uma determinada comissão.
    • Aviso de alerta ao companheiro que esteja faltando às reuniões semanais
  • 28. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • BOLETIM DO CLUBE
    • A elaboração do Boletim do Clube é responsabilidade da Comissão de Administração, mas:
    • O Secretário como membro da Comissão deve fornecer informações a serem divulgadas, como:
        • Relatórios das Comissões
        • Decisões do Conselho Diretor
        • Detalhes da Carta Mensal do Governador
        • Detalhes da Revista Brasil Rotário
    Relações Públicas ?
  • 29. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 SE V. VISITA UM CLUBE, CUJO HORÁRIO DE INÍCIO DA REUNIÃO É AS 19:00 HORAS, E A REUNIÃO COMEÇA ÀS 20:00 HORAS. A PARTIR DE QUE HORA V. DEVE CONTAR OS 60% PARA CONSIDERAR ATENDIDA A FREQÜÊNCIA?
  • 30. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • CORRESPONDÊNCIAS E OUTROS PAPÉIS
      • Receber as correspondências
      • Organizar e Arquivar as correspondências
      • Responder as correspondências (carta, e-mail, fax etc)
    • Manual de Estilo e Identidade Visual:
      • Reprodução do emblema do Rotary
      • Nome do clube (sugestão a seguir)
      • Número do clube (sugestão a seguir)
  • 31. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 ROTARY CLUBE DE POTIM Fundado em 22/05/2002 – RI 58589 Rua Benedito Sebe, 290 – Jardim Cidade Nova CEP 12500-000 - Potim – SP Tel. Resid.(12) 3105-4250 – Com. (12) 3105-4781 – Cel. (12) 9776-7205 e-mail: [email_address] ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (12) 9776-7205 (12) 3105-4781 (12) 3105-4250 (12) 9776-7205 (12) 3105-4781 (12) 3105-4250
  • 32. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • DIVULGAÇÃO DOS NOVOS DIRIGENTES
    • Ao Secretário cabe divulgar os nomes dos companheiros indicados para os cargos de dirigentes do seu clube para o ano rotário seguinte.
    • Ao Secretário cabe ainda informar aos associados de seu clube sobre os nomes dos rotarianos que tenham sido propostos aos cargos de governador do distrito e diretor ou presidente de RI
    • A legislação de Rotary proíbe campanha de pedido de votos para qualquer cargo rotário.
  • 33. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 COMO PODEMOS ENTENDER O QUE SEJA UM CONVIDADO, UM VISITANTE E UM RECUPERANTE EM NOSSO CLUBE ?
  • 34. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 RECURSOS DISPONÍVEIS http://www.rotary.org.br/
  • 35. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • FERRAMENTA ON –LINE PARA ADMINISTRAÇÃO:
    • Acesso ao Portal
    • Acesso ao Portal: www.rotary.org/languages/portuguese
      • Consultar e alterar dados do quadro social
      • Efetuar pagamentos
      • Atualizar dados do clube
      • Consultar dados do clube
      • Acessar relatórios de contribuições do clube para a FR.
      • Outras funções conforme consta do manual.
  • 36. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 RECURSOS DISPONÍVEIS Emissão de Boletos Publicações Contatos Informações RI Fundação Rotária Assoc.Bras.da The Rotary Fundation OSCIP
  • 37. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 RECURSOS DISPONÍVEIS FORMULÁRIO DE PEDIDO Preço em dólar rotário
  • 38. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 RECURSOS DISPONÍVEIS Formulário de pedido de publicações
  • 39. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 » Departamento de Administração de Clubes e Distritos  Assuntos relacionados aos clubes e distritos, Interact, Rotaract, NRDC. Questões relacionadas aos Estatutos de RI e do Rotary Club.  » Departamento da Fundação Rotária Programas de Intercâmbio de Grupos de Estudo, Bolsas de Estudo, Projetos de Subsídios Equivalentes, Certificados Paul Harris e Certificados de Benfeitores da Fundação, SHARE/FDUC » Departamento de Publicações  Solicitação de materiais impressos e audiovisuais de RI e da Fundação Rotária para clubes e Distritos. CONTATOS IMPORTANTES E FACILMENTE ACESSÍVEIS [email_address]   Coordenadora  Débora O. Watanabe       [email_address] Supervisor Carlos Afonso   [email_address] Coordenadora Clarita C. Urey 
  • 40. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 QUAL É A PERCENTAGEM MÍNIMA EXIGIDA DE FREQUÊNCIA PARA CADA SÓCIO EM CADA SEMESTRE ?
  • 41. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • CRONOGRAMA - TAREFAS REGULARES:
    • Semanalmente:
    • Auxiliar o Presidente no preparo das reuniões
    • Responder as correspondências
    • Colaborar com as reuniões da assembléia do clube, do conselho diretor, reuniões informais, fóruns etc.
    • Mensalmente:
    • Enviar os dados sobre a frequência no clube ao Governador do Distrito até ??? dias depois da última reunião do mês.
    • Trimestralmente:
    • Ajudar nos preparativos das visitas do Gov. Assistente.
    • Anualmente:
    • Ajudar nos preparativos da visita oficial do Governador do Distrito.
  • 42. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • CRONOGRAMA - TAREFAS REGULARES :
    • Abril, Maio e Junho ( período anterior à posse )
    • Comparecer à Assembléia Distrital
    • Ajudar o Presidente no estabelecimento das metas (1° de maio)
    • Reunir-se com o antecessor
    • Julho
    • Preparar o relatório semestral de associados e de quotas per capita a ser enviado ao RI em 1º de julho.
    • Dezembro
    • Preparar e enviar para RI o Relatório dos dirigentes do Clube ( Official Directory )
    • Janeiro
    • Preparar o relatório semestral de associados e de quotas per capita a ser enviado ao RI em 1º de janeiro.
  • 43. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • CRONOGRAMA - TAREFAS REGULARES :
    • Fevereiro
    • Se o clube indicar um associado para ser Governador, o Secretário deverá enviar a proposta para a comissão de indicação do distrito.
    • Abril
    • O Secretário deve iniciar informação ao seu sucessor sobre os detalhes do cargo.
    • Maio
    • O Secretário deve preparar as credenciais para os delegados da convenção internacional de RI (Se for o caso)
    • Junho
    • Preparar o relatório anual do clube e passar para o seu sucessor os registros e bens do clube.
  • 44. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • PREPARAÇÃO PARA O MANDATO
    • Estatuto do Clube – familiarização
    • Regimento Interno – Familiarização
    • Atualização do Estatuto e Conselho de Legislação
    • Manual de Procedimento ( 035-PO )
    • Site do RI ( www.rotary.org )
    • Catálogo de RI ( 019-PO )
    • Classificação Profissional dos Associados
  • 45. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 INÍCIO DO MANDATO (1) Registros e Procedimentos – Receber material (equipamentos, livros, sino, martelo, diplomas de admissão em RI, estatuto, regimento interno, história do clube, arquivo completo das atas, relatórios anuais, lista dos associados, etc.) Arquivo do Clube – boletins do clube; carta mensal; recortes de jornais, revista Brasil Rotário, fotos, slides, vídeos etc. Official Directory – Contém os dados de todos os clubes de Rotary no mundo. (007-EN)
  • 46. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 INÍCIO DO MANDATO (2) Auditoria Contábil – Analisar o relatório recebido e levar ao conhecimento do Presidente e do Conselho Diretor. Contribuições à Fundação Rotária – Se o clube não dispuser em sua diretoria de um Tesoureiro, esse assunto fica submetido ao Secretário. Recomenda-se a leitura do Manual do Secretário para melhor conhecimento dos relatórios e providências a serem tomadas.
  • 47. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • INÍCIO DO MANDATO (3)
    • VERIFICAR SE O CLUBE:
    • Dispõe de Contabilidade Regular com emissão de balancetes e balanços
    • Presta as informações exigidas pela Receita Federal
    • Tem Alvará de Licença do Município
    • Retém na fonte e paga os tributos devidos ao Município e à Receita Federal
    • Retém e paga as contribuições devidas à previdência social
    • Mantém arquivados os seus documentos contábeis e fiscais.
    • Tem controle adequado de suas finanças
  • 48. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 RELATÓRIOS Última reunião ordinária do ano Sócios do Clube Relatório Anual 31 de dezembro Rtary Interenational Informações ao Official Directory De forma contínua Rotary International Alteração nos dados do clube De forma contínua Novo Clube Mudança de Rotarianos De forma contínua Rotary International Alteração no quadro social Até ??? dias depois da última reunião do mês. Governador do Distrito Relatório Mensal de Frequência 1º de Julho e 1º de janeiro RI com cópia da folha tarefa para o Governador do Distrito Relatório Semestral PRAZO ENVIAR A TÍTULO
  • 49. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 RELATÓRIOS (2) (Vide cada um nos slides seguintes) Relatório Semestral – Uma das mais importantes obrigações - vide modelo. Relatório Mensal de Frequência : Cálculo da Porcentagem – Vide exemplo. Cancelamento de reuniões – quantidade. Prazo e forma de recuperação – Vide manual.
  • 50. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 TOT 08 07 06 05 04 03 01 31/07/2009 24/07/2009 17/07/2009 10/07/2009 02/07/2009 NOME DO ASSOCIADO Nº. LISTA DE PRESENÇA ÀS REUNIÕES DO RC _____________________
  • 51. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 91,37   365,47/4     Frequência Média do mês 365,47             Total 88,68 47 1 48 53 2 55 Julho, 29 86,79 46   46 53 2 55 Julho, 22 -     Feriado 52 2 54 Julho, 15 92,00 46 1 47 50 2 52 Julho, 8 98,00 49 2 51 50 2 52 Julho, 1 H=G/D*100 G=E-F F E D=B-C C B A     FREQ.   FREQ.       SEMANA CÁLCULO DISP.   CONSID. FREQ.     FREQ. CONSID. ASSOC. TOTAL ASSOC. DISP. ASSOC. REUNIÃO % PRES. PRES. PRESENÇA QUANT. ASSOC. QUANT. DATA
  • 52. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011
    • TABELA PARA CÁLCULO DE FREQUÊNCIA
    • Na coluna vertical esquerda.... Nº de associados
    • Na coluna horizontal superior... Nº de faltas
    • Na confluência das colunas a porcentagem
  • 53. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 NAS REUNIÕES DE SEU CLUBE O SECRETÁRIO FAZ A LEITURA OU COMENTA OS TÓPICOS PRINCIPAIS DA CARTA MENSAL DO GOVERNADOR ?
  • 54. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 MENÇÃO DISTRITAL METAS DISTRITAIS BOLETIM DA ASSEMBLÉIA
  • 55. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 MENÇÃO PRESIDENCIAL FOLDER
  • 56. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 DISTRITO e [email_address] Tel. : (24) 3342-8900 SECRETÁRIO [email_address] Tel. : (24) 3343-0467
  • 57. TREINAMENTO SECRETÁRIOS 2010/2011 FIM

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