Your SlideShare is downloading. ×
BMP EKMA4159 Komunikasi Bisnis
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

BMP EKMA4159 Komunikasi Bisnis

3,903
views

Published on

Download from Google Drive http://adf.ly/u1Ecb …

Download from Google Drive http://adf.ly/u1Ecb
Link updated November 2014

Published in: Education

0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
3,903
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. MDDUL 1 Komunikasi Bisnis Dr. Vasal lriantara PENDAHULUAN ada Modul 1 ini kita akan mempelajari beberapa konsep dasar komunikasi. Kita perlu memahami konsep-konsep tersebut, karena pada modul-modul selanjutnya dalam mata kuliah ini, konsep-konsep tersebut akan banyak dipergunakan. Modul-modul berikutnya merupakan penerapan dari konsep-konsep yang kita pelajari pada Moduli ini. Memang komunikasi sering dipandang sebagai kemampuan bawaan, bukan kemampuan yang kita peroleh melalui belajar. Namun sebenamya, komunikasi itu merupakan hasil belajar. Kita belajar berkomunikasi melalui meniru apa yang dilakukan orang lain, terutama orang tua kita saat kita masih bayi. Lalu kita belajar komunikasi dari rekan sebaya. lntinya, kita bisa berkomunikasi karena kita memang mempelajari komunikasi. Meski bisa saja proses belajamya sendiri tidak kita sadari, namun proses belajar tersebut tetap berlangsung dan kita pun memanfaatkan hasil belajar tersebut untuk kegiatan komunikasi kita. Kini kita mempelajari bagaimana komunikasi berlangsung. Karena itulah, kita perlu memahami konsep-konsep komunikasi. Melalui pemahaman atas konsep-konsep tersebut maka kita akan lebih mudah menerapkan konsep-konsep dasar tersebut dalam konteks komunikasi tertentu. Konteks komunikasi itu bisa beragam. Bisa dalam konteks sosial seperti dalam pergaulan sehari-hari, konteks formal seperti komunikasi antardua kepala negara, dan konteks bisnis seperti yang akan kita pelajari pada modul ini. Pada Modul 1 ini, pertama-tama, pada Kegiatan Belajar 1, kita akan mempelajari konsep-konsep dasar komunikasi. Selanjutnya pada Kegiatan Belajar 2, kita akan mempelajari konsep-konsep dasar komunikasi bisnis. Pemahaman atas konsep dasar pada dua kegiatan belajar ini selanjutnya akan membantu kita melakukan komunikasi secara lebih mudah, baik komunikasi lisan maupun komunikasi tertulis.
  • 2. 1. 2 KDMUNIKASI BISNIS • Setelah mempelajari Modul 1 ini, diharapkan Anda akan bisa: 1. memahami konsep dasar komunikasi secara umum; 2. memahami konsep dasar dan aplikasinya dalam konteks bisnis; 3. memahami proses komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi bisnis.
  • 3. e EKMA41 59/MODUL 1 1.3 KEGIATAN BELA.JAR 1 Memahami Komuni kasi Manusi a ungkin tidak kita sadari, sejak bangun tidur hingga tidur lagi kita selalu terlibat dalam kegiatan komunikasi. Pagi-pagi kita dibangunkan orang lain atau alarm dari handphone, lalu menjawab panggilan telepon atau membaca SMS, membaca koran, menonton televisi, bercakap-cakap dengan ternan, mendengarkan radio, atau membaca modul ini saat menjelang tidur. Memang tidak seorang manusia pun yang tidak berkomunikasi dalam kehidupannya. Kita bisa membayangkan, bagaimana jadinya kehidupan manusia bila manusia tidak berkomunikasi. Orang tak bisa menyatakan keinginannya, tidak pula bisa memenuhi kebutuhannya. Tidak pula manusia akan bisa mengetahui apa yang terjadi di lingkungannya. Karena itu, sering dinyatakan bahwa salah satu ciri manusia adalah berkomunikasi sehingga manusia dinamakan makhluk yang berkomunikasi. Dalam kegiatan komunikasi itu,pada dasamya ada 4 kegiatan pokok, yaitu (a) berbicara, (b) mendengarkan, (c) membaca, dan (d) menulis. Keempat kegiatan tersebut biasanya dikategorikan menjadi dua bentuk komunikasi yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tertulis. Kegiatan komunikasi lisan merupakan kegiatan komunikasi yang tertua dalam sejarah peradaban manusia. Karena kegiatan komunikasi tertulis bam dilakukan manusia setelah manusia mengenal huruf. Kita bisa membayangkan, mereka yang buta huruf, hingga kini masih mengandalkan komunikasi lisan dalam kehidupannya. Berbeda halnya dengan mereka yang melek huruf, kegiatan komunikasi tertulis, merupakan bagian penting dalam kehidupannya. Sekarang, kita mulai mempelajari konsep-konsep dasar komunikasi, yang akan kita mulai dari pengertian komunikasi. Mari kita mulai penjelajahan kita mempelajari komunikasi bisnis. A. PENGERTIAN KOMUNIKASI Sering kali, saat diminta merumuskan pengertian sesuatu yang sering kita lakukan, kita mengalami kesulitan. Kita bisa memperoleh pengertian yang sama banyaknya dengan jumlah orang yang merumuskan pengertian sesuatu. Bisa kita ambil misal pengertian berbicara atau membaca. Kita pasti
  • 4. 1.4 KDMUNIKASI BISNIS • akan mendapatkan banyak pengertian hila kita meminta rekan-rekan kita untuk merumuskan pengertian berbicara atau membaca. Bahkan mungkin akan menemukan orang yang menjawab, untuk apa membuat pengertian berbicara atau membaca, toh kita sudah bisa dan biasa berbicara dan membaca meski tidak bisa membuat rumusan pengertiannya. Sebagian lagi mungkin akan menyatakan, "Saya paham apa yang dimaksud dengan berbicara atau membaca itu, tapi saya tidak bisa merumuskannya dalam kata- kata." Tampaknya begitu juga halnya dengan pengertian komunikasi. Karena kita setiap hari berkomunikasi, maka kita pun merasa tak perlu untuk merumuskan pengertian komunikasi. Rumusan pengertian biasanya dibuat untuk membantu pemahaman. Untuk apa membuat rumusan pengertian untuk sesuatu yang sudah kita pahami bahkan biasa kita lakukan sehari-hari? Pertanyaannya kini, benarkah kita memahami komunikasi manusia? Benarkah kita bisa menjelaskan proses komunikasi yang berlangsung dalam interaksi antarsesama manusia? Bila kita sudah memahami komunikasi manusia, tentu akan sangat mudah bagi kita untuk melakukan komunikasi yang efektif, yaitu komunikasi yang mampu membawa kita pada tujuan komunikasi. Tapi nyatanya, kita bisa melihat berapa banyak kegagalan komunikasi, termasuk komunikasi yang dilakukan para profesional sekalipun. Kita lihat ada iklan, sebagai salah satu bentuk komunikasi, temyata tak berdampak pada pemasaran dan penjualan produk. Kita pun melihat, banyak pria yang gagal mengkomunikasikan rasa cintanya pada gadis idamannya. Karena berkomunikasi itu temyata tidak semudah yang dibayangkan, maka orang mempelajari komunikasi manusia. Dalam mempelajari komunikasi manusia itu, gerbang utama yang perlu dilalui adalah pemahaman atas konsep-konsep dasar komunikasi. Konsep dasar komunikasi tersebut, akan dipengaruhi oleh bagaimana kita merumuskan pengertian komunikasi karena dalam rumusan tersebut tentu akan ada komponen- komponen atau unsur-unsur komunikasi. Konsep dasar itu menjelaskan unsur-unsur atau komponen-komponen komunikasi tersebut. Fiske (2004: 8-9) melihat setidaknya ada dua aliran utama (mazhab) ahli komunikasi dalam merumuskan pengertian komunikasi. Pertama, ahli komunikasi yang merumuskan komunikasi sebagai penyampaian atau transmisi pesan yang kemudian disebut sebagai "mazhab proses". Kedua, ahli komunikasi yang melihat komunikasi sebagai pembuatan dan pertukaran
  • 5. e EKMA41 59/MODUL 1 1.5 makna yang disebut sebagai "mazhab semiotika". Sedangkan Deddy Mulyana (2005a: 61) menyebutkan adanya tiga kerangka pemahaman atas komunikasi, yaitu (a) komunikasi sebagai tindakan satu arah, (b) komunikasi sebagai interaksi, dan (c) komunikasi sebagai transaksi. Komunikasi sebagai tindakan satu arah melihat komunikasi sebagai penyampaian pesan (informasi) dari seseorang/lembaga kepada orang lain. Komunikasi sebagai interaksi menunjukkan komunikasi sebagai proses sebab-akibat atau aksi- reaksi yang arahnya bergantian. Sedangkan komunikasi sebagai transaksi memandang komunikasi sebagai proses personal karena makna atau pemahaman kita atas apa yang kita peroleh sebenamya bersifat pribadi. Kita pun bisa mendapatkan pengertian komunikasi dari salah seorang ahli komunikasi yaitu Harold D. Lasswell, yang dikenal dengan model Lasswell-nya (lihat, Fiske, 2004: 46). Lasswell merumuskan komunikasi dengan pemyataan dalam bentuk pertanyaan seperti berikut: Who Says what In which channel To whom With what effect Apa yang dijelaskan Lasswell itu pada dasamya juga menunjukkan komponen-komponen komunikasi, yaitu (a) siapa yang berkomunikasi atau biasa dinamakan sumber komunikasi/komunikator, (b) menyatakan apa (pesan/isi komunikasi/informasi yang disampaikan), (c) dengan saluran mana (media yang digunakan), (d) pada siapa (penerima/komunikan), dan (e) dengan efek apa. Apa yang dikemukakan Lasswell tersebut, dilengkapi dengan apa yang dikembangkan oleh Shannon dan Wever yang menyebutkan adanya gangguan dalam proses penyampaian pesan dari pemberi/komunikator pada komunikan/penerima. Gangguan tersebut bisa bersifat teknis, bisa juga bersifat psikologis. Ada juga yang menyebut gangguan bahasa (semantis). Sekarang, kita perhatikan apa yang dikemukakan Shannon dan Weaver dalam gambar berikut ini.
  • 6. 1. 6 KDMUNIKASI BISNIS e Sunib~~ ~laliQi· SJmber: M.Jiyana (2005a: 138) Gambar 1. 1. rvbdel Komunikasi Slannon dan Weaver Sesungguhnya antara Model Lasswell dan Model Shannon dan Weaver ini tidak jauh berbeda, karena pada prinsipnya sama. Perbedaan yang ada hanya karena Shannon dan Weaver ini merupakan insinyur yang bekerja di Bell Laboratories sehingga proses komunikasi yang digambarkannya bersifat mekanis. Pada Gambar 1.1. itu, sumber informasi (komunikator) menyampaikan pesan melalui transmiter (media) yang kemudian diubah ke dalam sinyal elektromagnetik yang kemudian diterima pesannya melalui pesawat penerima sejauh tidak terjadi gangguan sehingga pesan bisa sampai pada penerima (komunikan). Berdasarkan uraian di atas, kita bisa mengutip Everette M. Roger (dalam Mulyana, 2005a: 62) bahwa komunikasi adalah "proses di mana satu ide dialihkan dari sumber kepada seorang penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka". Definisi tersebut menggambarkan proses sekaligus tujuan dari proses tersebut, yang dalam ungkapan Lasswell dinamakan sebagai efek. Mulyana (2005a: 69) sendiri, setelah menguraikan berbagai definisi komunikasi kemudian menjelaskan bahwa komunikasi disebut proses karena merupakan kegiatan yang ditandai dengan tindakan, perubahan, pertukaran dan perpindahan. Kita pun bisa merumuskan komunikasi dengan cara kita sesuai dengan tujuan pembelajaran mata kuliah ini. Komunikasi bisa kita rumuskan sebagai proses pertukaran pesan di antara manusia untuk mencapai saling pengertian atau mengubah sikap, pendapat dan perilaku orang yang kita ajak berkomunikasi. Sedangkan pertukaran pesannya bisa menggunakan pesan
  • 7. e EKMA41 59/MODUL 1 1.7 verbal atau melakukan komunikasi verbal yaitu komunikasi dengan kata- kata. Bisa juga komunikasinya menggunakan pesan-pesan nonverbal yaitu segala tindakan dan unsur di luar kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi seperti mimik wajah, intonasi, gambar, simbol, dan bahasa tubuh. Di samping itu, komunikasi bisa dilakukan secara langsung atau tatap muka bisa juga melalui media. B. PROSES KOMUNIKASI Dari pengertian komunikasi tadi, kini kita sudah bisa mengetahui komponen-komponen yang ada dalam komunikasi sebagai sebuah proses. Tentu saja, proses tersebut tidaklah berlangsung di ruang hampa udara, melainkan berlangsung dalam konteks tertentu. Ada banyak konteks komunikasi tersebut, misalnya dalam konteks organisasi bisnis atau dalam konteks bisnis. Apa yang akan kita pelajari melalui mata kuliah ini tidak lain merupakan komunikasi dalam konteks organisasi dan bisnis. Kita bisa menambahkan gambar lingkaran yang menunjukkan konteks komunikasi pada Gambar 1.1. Model Komunikasi Shannon dan Weaver. Penambahan tersebut membuat gambar tersebut menjadi seperti berikut ini. l .• lt--------1 'I .Surnl:aer )J1foJriM28S1 -- -· • ._ i 11:1nsmUsr- ~. tt:n· j.!.1~san~ ~~~~;·,-• - :...· 9lnyal.-- rang, DJtiJr.f~ ' $tll'ftb•r &alJ!Hiu~n • Gambar 1.2. Konteks Komunikasi
  • 8. 1. 8 KDMUNIKASI BISNIS e Tentu saja konteks tersebut adakalanya tidak bersifat tunggal seperti konteks organisasi saja atau bisnis saja. Bisa juga konteksnya banyak. Sebutlah sebagai tambahan konteks budaya. Maka dalam komunikasi yang berkonteks bisnis itu akan ada juga konteks budayanya. Karena bagaimana pun, kegiatan komunikasi dan bisnis itu akan berlangsung dalam ruang budaya tertentu. Dalam budaya itu akan ada sistem kognitif (atau sistern pengetahuan), sistem etik atau nilai-nilai dan sistem estetik atau konsep tentang keindahan. Lantas, apa yang dimaksud dengan konteks komunikasi? Mulyana (2005a: 69-70) menjelaskan konteks komunikasi adalah semua faktor yang berada di luar orang yang berkomunikasi. Faktor-faktor tersebut oleh Mulyana dikelompokkan menjadi (a) fisik seperti cuaca, suhu udara, dan wama dinding; (b) psikologis, seperti sikap, kecenderungan dan prasangka; (c) sosial, seperti norma kelompok dan nilai sosial, dan (d) waktu, yaitu saat komunikasi berlangsung. Kita bisa melihat model komunikasi yang lain, yang secara tak langsung sesungguhnya juga menunjukkan konteks komunikasi yaitu Model S-C-M-R dari David K. Berlo. Kita perhatikan gambar berikut ini. ! 1 I I • '..1. ~/. ·~ • BlSJ'MtiO $(latf{' • ,~,.· I ' . ' t Q1 U~~~II ' .' l ' ·. '. •' . - - - ! I ' .• '( ' ' •I . I . P.at.:l9koain' . ' : • • • I I • ' I I I I I ' ~ . j '. I - . Slmber: M.Jiyana (2005a: 151) Gambar 1.3. rvbdel Berlo •- .... ~ I~ .- ·IJiUrlarra
  • 9. e EKMA41 59/MODUL 1 1.9 Berlo menunjukkan faktor-faktor yang mempengaruhi komunikator (sumber) dan komunikasi (penerima) yaitu keterampilan komunikasi, sikap, pengetahuan, sistem sosial dan budaya. Sedangkan pesannya sendiri dikembangkan berdasarkan elemen pesan, struktur pesan, isi pesan, perlakuan (treatment) pesan dan kode pesan. Sedangkan saluran yang dipergunakan dalam komunikasi akan berkaitan dengan pancaindra kita. Dalam model tersebut, dikemukakan pengaruh pada sumber dan komunikan yang bisa menjadi konteks komunikasi. Dari model tersebut kita bisa melihat bagaimana, misalnya, keterampilan komunikasi menjadi salah satu faktor penting dalam proses komunikasi. Keterampilan komunikasi inilah yang antara lain mendorong manusia mempelajari komunikasi. Dengan memiliki keterampilan komunikasi kita bisa melakukan komunikasi yang efektif. Selain itu, hal lain yang penting kita perhatikan adalah bagaimana pesan yang kita buat itu mengikuti struktur tertentu, misalnya. Apa yang dikemukakan Berlo ini penting kita kuasai untuk memahami praktik komunikasi bisnis yang akan kita pelajari pada modul-modul berikutnya. Sekarang, kita berkenalan lagi dengan model berikutnya yaitu Model Gudykunst dan Kim. Model ini menyebutkan adanya pengaruh kultural, sosiokultural dan psikokultural pada proses komunikasi. Selain itu, model ini menyebutkan adanya umpan-balik (feedback) dalam komunikasi. Berarti model ini membawa kita pada komponen dalam proses komunikasi yang tidak disebutkan sebelumnya misalnya dalam Model Lasswell atau Berlo. Sebelum beranjak lebih jauh, kita simak dulu Gambar 1.4. berikut. Pffl!'Uflf.II'H [~'~"~· '. ' - ,t _._ I I £ J I I I ' I ' I ~ J. •... - --• •,.,...____...., ~~---~~""""!-""!~~~-_.· P-e~•t~:B~Fu;h r1,gan SJmber: M.Jiyana (2005a: 157) Gambar 1.4. rvbdel Gudykunst dan Kim
  • 10. 1. 10 KDMUNIKASI BISNIS • Model Gudykunst dan Kim ini pun menegaskan adanya pengaruh lingkungan yang mempengaruhi proses komunikasi yang berlangsung. Ini berarti menegaskan kembali apa yang kita pelajari sebelumnya bahwa komunikasi manusia itu tidak berlangsung di ruang hampa. Akan ada pengaruh lingkungan terhadap kegiatan komunikasi manusia. Karena itu, saat kita mempelajari proses komunikasi manusia maka lingkungan menjadi salah satu faktor yang penting kita perhatikan. Selain itu, Gudykunst dan Kim menggambarkan lingkaran dengan menggunakan garis yang terputus-putus yang menunjukkan masing-masing pengaruh dalam lingkaran tersebut tidak berdiri sendiri. Pengaruh kultural akan mempengaruhi juga pada pengaruh sosiokultural dan psikokultural. Artinya, dunia sosial kita atau biasa dinamakan dunia objektif kita dipengaruhi kultur dan begitu juga halnya dengan dunia batin kita atau dunia subjektif kita juga dipengaruhi budaya. Kemudian kedua hal tersebut juga mempengaruhi budaya. Hal penting yang dikemukakan pada proses komunikasi dalam Model Gudykunst dan Kim adalah adanya encoding (penyandian) dan decoding (penyandi-balikan). Kedua istilah ini menggambarkan proses perubahan dari pikiran, perasaan atau gagasan yang ada dalam benak kita ubah ke dalam kode komunikasi yang biasanya berupa bahasa atau simbol nonverbal dan sebaliknya untuk decoding. Dengan mengubah apa yang ada dalam benak kita ke dalam kode-kode komunikasi sehingga tersusun pesan maka komunikasi bisa berlangsung. Apa yang Anda baca ini merupakan hasil encoding dari apa yang ada dalam benak penulis modul. Apa yang ada dalam benak penulis modul ini di- encode ke dalam kode komunikasi yaitu bahasa tulis (verbal) dan bahasa visual (non-verbal). Maka modul ini kemudian berisikan sederetan kalimat dan sejumlah gambar sehingga maknanya bisa dipahami. Kemudian saat Anda mempelajari modul ini, Anda melakukan decoding yaitu mengubah kode komunikasi tadi menjadi "bahasa" pikiran Anda. Bagi banyak ahli komunikasi, encoding dan decoding ini merupakan bagian penting dalam proses komunikasi. Dalam proses komunikasi pun, biasanya muncul umpan-balik. Bayangkan Anda sedang berbicara dengan ternan Anda. Anda begitu bersemangat menceritakan pengalaman Anda berlibur, namun respon ternan Anda ternyata dingin saja. Mimik wajahnya sedikit pun tak menunjukkan ketertarikan pada kisah Anda. Itu merupakan umpan-balik dari lawan
  • 11. e EKMA41 59/MODUL 1 1.11 komunikasi kita. Umpan-balik itu biasanya dipergunakan untuk menilai atau mengevaluasi keberhasilan komunikasi. Umpan-balik juga dipergunakan untuk mengubah teknik, isi pesan atau gaya komunikasi. Misalnya, setelah Anda melihat respon yang dingin dari ternan Anda kemudian Anda mengalihkan topik perbincangan menjadi soal pertandingan sepak bola di Liga Inggris karena Anda tahu baik Anda maupun ternan Anda sama-sama menyukai pertandingan sepak bola Liga lnggris. Dengan demikian, kita bisa menyimpulkan komponen-komponen dalam proses komunikasi yaitu: 1. Komunikator, yang di dalamnya mencakup faktor-faktor seperti keterampilan komunikasi, sikap, pengetahuan dan sistem sosial serta pengaruh kultural, sosiokultural dan psikokultural. 2. Pesan, yang disusun dengan elemen, isi, struktur tertentu yang merupakan hasil transformasi dari pikiran/gagasan/perasaan dalam proses encoding yang dilakukan komunikator yang kemudian di-decode oleh komunikan. 3. Media atau saluran komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan pesan yang diserap melalui pancaindra. 4. Komunikan, yang di dalamnya terkandung faktor-faktor seperti yang ada pada komunikator. 5. Efek, yang merupakan akibat yang ditimbulkan dari kegiatan komunikasi yang biasanya dirumuskan sebagai perubahan atau peneguhan sikap, pendapat dan perilaku. Efek pun adakalanya juga disebut sebagai tujuan komunikasi atau untuk menunjukkan keberhasilan komunikasi. 6. Umpan-balik, merupakan respons komunikasi selama proses komunikasi berlangsung yang bisa mengubah pesan komunikasi, media komunikasi atau komunikator. 7. Gangguan komunikasi, gangguan yang dipandang membuat komunikasi tidak efektif. Gangguan komunikasi ini bisa berupa gangguan psikologis, gangguan fisik atau gangguan semantik dan gangguan mekanis. 8. Lingkungan, merupakan pemberi pengaruh pada proses komunikasi manusia karena proses komunikasi tidak berlangsung di ruang hampa. C. FUNGSI DAN TUJUAN KOMUNIKASI MANUSIA Barangkali, dalam soal komunikasi, perhatian kita lebih tertuju pada "bagaimana berkomunikasi" dibandingkan dengan "mengapa
  • 12. 1. 12 KDMUNIKASI BISNIS • berkomunikasi". Banyak orang yang belajar, dengan mengikuti pelatihan atau membaca buku tentang "bagaimana berkomunikasi" karena ada kebutuhan untuk bisa melakukan komunikasi secara efektif. Buku-buku cara melakukan sesuatu, termasuk cara berkomunikasi, cara berbicara di depan publik atau cara melakukan presentasi banyak ditulis dan dibaca manusia. Karena memang kita merasakan ada kebutuhan untuk bisa berkomunikasi secara efektif. Namun demikian, penting juga bagi kita sebenamya untuk menjawab pertanyaan "mengapa kita berkomunikasi". Jawaban atas pertanyaan ini bisa dikategorikan menjadi (a) fungsi komunikasi dan (b) tujuan komunikasi. Artinya, kita bisa memperoleh jawaban pertanyaan tersebut dengan melihat apa fungsi komunikasi dalam kehidupan manusia dan apa tujuan manusia berkomunikasi. Kita memulai penjelajahan kita mengenai "mengapa manusia berkomunikasi" dengan memahami terlebih dulu kebutuhan komunikasi manusia. Kita bisa bertanya, mengapa manusia membutuhkan komunikasi? Dimbleby dan Burton (1985: 10-12) memberikan daftar kebutuhan komunikasi manusia, yaitu: 1. Untuk mempertahankan hidup (survival). Kita bisa mengambil contoh saat orang lapar atau haus kemudian meminta makanan atau saat orang berobat ke dokter menyatakan keluhan penyakitnya. 2. Kerja sama. Di mana pun manusia membutuhkan orang lain, sehingga manusia akan bekerja sama dengan manusia lain dan komunikasi menjadi jembatan untuk menjalin kerja sama itu. 3. Personal. Setiap manusiakan membutuhkan untuk mengkomunikasikan dirinya. Misalnya dengan menggunakan bahasa tubuh untuk menunjukkan siapa dirinya melalui apa yang dipakainya atau buku yang dibacanya. Manusia pun terkadang membutuhkan menuliskan apa yang dialaminya dalam buku hariannya. 4. Sosial. Sebagai manusia tentu kita akan terlibat bersama orang lain dalam kehidupan sosial kita. Kita berkomunikasi dengan orang lain seperti mengemukakan gagasan atau memberikan sumbangan pemikiran atas satu persoalan kemasyarakatan. 5. Praktis. Kita pun terlibat dalam kegiatan-kegiatan praktis, seperti kegiatan bisnis. Kegiatan praktis tersebut pada dasamya kita lakukan untuk menjaga agar masyarakat kita bisa berjalan dengan baik.
  • 13. e EKMA41 59/MODUL 1 1. 13 6. Ekonomis. Kita pun membutuhkan komunikasi karena kepentingan ekonomis seperti melakukan promosi atau memasang iklan di media massa. 7. Informasi. Kita membutuhkan komunikasi untuk mendapatkan informasi mengenai dunia sekeliling kita. 8. Bermain. Komunikasi pun kita butuhkan antara lain untuk bermain- main. Ada banyak permainan yang bisa kita lakukan dengan menggunakan komunikasi seperti tebak-tebakan. Termasuk ke dalam fungsi ini adalah bercanda, melucu atau menuturkan cerita lucu. Sedangkan Rudolph F. Verderber (dalam Mulyana 2005a: 4) menyebut fungsi komunikasi itu adalah (a) fungsi sosial, yaitu untuk tujuan kesenangan, untuk menunjukkan ikatan dengan orang lain, membangun dan memelihara hubungan, dan (b) fungsi pengambilan keputusan yaitu memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu pada saat tertentu. Sedangkan William I. Gorden (dalam Mulyana, 2005a: 5) menyebutkan fungsi komunikasi itu adalah (a) komunikasi sosial, (b) komu- nikasi ekspresif, (c) komunikasi ritual, dan (d) komunikasi instrumental. Satu hal penting yang dikemukakan Gorden mengenai fungsi-fungsi komunikasi tersebut adalah tidak saling meniadakan sehingga fungsi satu peristiwa komunikasi tidak saling independen melainkan berkaitan dengan fungsi- fungsi yang lain, meski ada satu fungsi yang lebih dominan. Kini kita memasuki pembahasan tentang tujuan komunikasi. Kita kembali pada Dimbleby dan Burton. Dengan mengacu pada kebutuhan komunikasi tadi, Dimbleby dan Burton (1985: 16) menyebutkan bahwa tujuan komunikasi manusia adalah (a) informasi, (b) hubungan (relasi), (c) persuasi, (d) kekuasaan, (e) pengambilan keputusan, dan (f) ekspresi diri. Sedangkan menurut Gordon I. Zimmerman (dalam Mulyana, 2005a: 4) tujuan komunikasi manusia itu bisa dibagi ke dalam dua kategori utama. Pertama, kita berkomunikasi untuk menyelesaikan tugas-tugas penting bagi kebutuhan kita Kedua, kita berkomunikasi untuk membangun dan memupuk hubungan dengan orang lain. Kedua tujuan tersebut, selanjutnya dijelaskan Mulyana (2005a: 4) menunjukkan bahwa komunikasi memiliki fungsi isi yang melibatkan pertukaran informasi yang kita perlukan untuk menyelesaikan tugas dan fungsi hubungan yang melibatkan pertukaran informasi tentang bagaimana hubungan kita dengan orang lain. Namun yang
  • 14. 1.14 KDMUNIKASI BISNIS • cukup populer, tujuan komunikasi biasanya dirumuskan: (a) meng- informasikan, (b) mendidik, (c) menghibur, dan (d) mempengaruhi. Sekarang kita sudah memiliki gambaran mengapa manusia berkomunikasi. Secara ringkas, manusia berkomunikasi karena manusia memang membutuhkan komunikasi itu untuk membangun dan mengembangkan relasi dengan orang lain yang dibangun melalui pesan (isi/informasi) yang disampaikan melalui tindakan komunikasi. Akan halnya komunikasi bisnis yang akan kita dalami melalui mata kuliah ini, merupakan salah satu wujud dari alasan manusia berkomunikasi. Melalui komunikasi bisnis manusia membangun dan mengembangkan hubungan dengan sesamanya untuk mencapai tujuan-tujuan bisnis. Melalui komunikasi tersebut, manusia membangun kerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Melalui komunikasi tersebut, bisa juga, satu organisasi bisnis melakukan komunikasi persuasif (bujukan) untuk mempengaruhi lawan komunikasinya sehingga bisa mengubah pendapat, pengetahuan, sikap dan perilaku lawan komunikasinya. Dengan demikian, organisasi bisnis bisa melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk pencapaian tujuan organisasi. D. ETIKA KOMUNIKASI Tadi kita sudah membahas tentang fungsi komunikasi yang antara lain menyebutkan tentang dimensi hubungan dan dimensi isi dari kegiatan komunikasi manusia. Sekarang, kita berbicara tentang dimensi hubungan atau relasi antara satu manusia dengan manusia lainnya. Relasi itu tentu dikembangkan dalam kerangka budaya. Bisa saja orang yang menjalin relasi itu adalah orang yang sama budayanya, namun bisa juga berbeda budayanya. Begitu eratnya kaitan antara komunikasi dan budaya, ditegaskan oleh Condon dan Yousef (dalam Mulyana, 2005b: 14) yang menyatakan, "begitu kita berbicara tentang komunikasi, tak terhindarkan lagi, kita pun berbicara tentang budaya. Sebelum beranjak lebih jauh kita perhatikan dulu makna budaya seperti digambarkan berikut:
  • 15. e EKMA41 59/MODUL 1 I I ~ __- ... - . " . - • ... • SJmber: MJiyana (2005b: 15) Gambar 1. 5. rvbdel Budaya Hofstede I I I 1. 15 Gambar 1.5. menunjukkan bagaimana budaya itu. Kita bisa mengibaratkannya seperti mengupas bawang. Setelah lapis yang satu kita kelupas, ada lapis berikutnya dan terus begitu hingga sampai ke lapis terdalam. Budaya yang oleh Hofstede dirumuskan sebagai pemrograman kolektif atas pikiran yang membedakan anggota-anggota satu kategori dengan kategori lainnya (Mulyana, 2005b: 14), menggambarkan budaya seperti lapisan bawang itu. Lapis-lapis simbol, pahlawan dan ritual bisa dilihat oleh orang yang bukan berasal dari budaya itu, namun nilai-nilai ada di lapis inti yang hanya dapat ditafsirkan oleh orang yang berasal dari budaya itu. Nah, nilai-nilai itu kemudian antara lain terwujud dalam etika. Berdasarkan nilai-nilai tersebut kita kemudian melihat soal kepantasan, kepatutan, ketepatan, keserasian, keindahan, dan keharusan satu perilaku dalam kehidupan sehari-hari. Komunikasi yang merupakan bagian dari kehidupan kita sehari-hari, tentu saja tidak lepas dari ikatan nilai-nilai itu. Tindak komunikasi manusia merupakan tindakan yang terikat nilai-nilai. Kita bisa melihat bagaimana orang lebih memilih menggunakan kata beliau dibandingkan dengan kata dia untuk orang yang dihormati secara sosial. Hal tersebut menunjukkan bagaimana ada soal kepatutan dan ketepatan untuk menyebut kata ganti bagi orang yang dihormati bersama. Karena itulah, dalam komunikasi manusia, etika komunikasi menjadi bagian
  • 16. 1. 16 KDMUNIKASI BISNIS • yang penting. Tentu juga dalam komunikasi bisnis akan ada etika yang mengatur bagaimana cara berkomunikasi dan bagaimana sepatutnya komunikasi dilakukan oleh satu organisasi yang menunjukkan dirinya sebagai organisasi yang beradab. Nilai-nilai luhur seperti kejujuran, ketulusan, kasih sayang, dan tanggung jawab akan tercermin dalam komunikasi manusia. Kebohongan dianggap berlawanan dengan kejujuran sehingga komunikasi yang berisi kebohongan dipandang tidak patut dilakukan oleh manusia. Begitu juga komunikasi yang tidak tulus atau komunikasi yang mendorong berkembangnya ketidaktulusan (mistrust) di tengah komunitas bisnis atau masyarakat pada umumnya merupakan tindak komunikasi yang dipandang tidak patut dikembangkan. Apa yang dikemukakan di atas merupakan beberapa contoh dari dimensi isi pesan komunikasi. lsi pesan komunikasi itu, setelah di-encode ke dalam bahasa akan terikat pada kesantunan berbahasa. Dalam beberapa bahasa daerah di Indonesia kita mengenal tingkatan bahasa dari kasar sampai halus. Dalam bahasa Indonesia, meski tidak ada tingkatan bahasa seperti bahasa daerah, namun kesantunan berbahasa merupakan bagian dari sopan santun kita. Adanya fenomena eufemisme sesungguhnya menunjukkan bagaimana sopan santun berbahasa itu, meski kini kerap dipandang eufemisme dipandang sebagai penghalusan kenyataan dan tindakan untuk penyembunyian kenyataan. Namun eufemisme yang ada pada semua bahasa sesungguhnya bagian dari kesantunan berbahasa tadi. Etika juga mengatur bagaimana dimensi relasi dari komunikasi manusia. Pada masyarakat kita ada etika yang mengatur hubungan antara anak dan orang tua, pria dan wanita, atau antara seseorang dengan orang yang lebih tua. Etika pun mengatur waktu yang dipandang tepat untuk berkomunikasi. Kita memiliki waktu yang dianggap patut untuk berkomunikasi dan waktu yang tidak patut untuk melakukan komunikasi. Di samping waktu, ada juga tempat untuk melakukan komunikasi yang dianggap patut dan tidak patut selain situasi yang dianggap tepat dan tidak tepat. Dengan demikian, pada dasamya etika komunikasi tersebut bersumber dari etika sosial tempat komunikasi tersebut dilangsungkan. Sebagai tindakan manusia yang terikat etika dan nilai-nilai, komunikasi manusia tentunya akan merefleksikan etika dan nilai-nilai tersebut. Komunikasi bisnis pun tentu demikian adanya. Tidak ada komunikasi bisnis yang tidak terikat oleh nilai- nilai dan etika yang berlaku dalam dunia bisnis.
  • 17. e EKMA41 59/MODUL 1 1. 17 Selain itu, dalam konteks bisnis, tentu ada aturan main dalam dunia bisnis. Orang menyebutnya sebagai tata krama dan tata cara (code of conduct) dalam dunia bisnis. Hal tersebut tentu saja mesti tercermin dalam komunikasi yang berlangsung di dalam dunia bisnis. Kegiatan dan proses komunikasi yang berlangsung dalam konteks bisnis akan terikat oleh code of conduct itu dan juga terikat oleh nilai-nilai dan etika yang berlaku dalam masyarakat yang menjadi tempat organisasi bisnis beroperasi. LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Tentu Anda sendiri memiliki pengalaman berkomunikasi. Anda pasti pemah berkomunikasi dengan orang tua Anda, dengan sahabat-sahabat Anda atau dengan guru-guru Anda. Cobalah Anda melakukan refleksi atas pengalaman berkomunikasi tersebut. Lalu coba rumuskan definisi komunikasi menurut Anda. Lalu diskusikan dalam kelompok. 2) Cobalah berkomunikasi melalui telepon dengan salah seorang sahabat Anda. Lalu Anda identifikasi siapa yang menjadi komunikator dan komunikan, media komunikasi apa yang dipergunakan, dan apa isi komunikasi yang dikemukakan. Lalu, hasilnya diskusikan dengan ternan- ternan Anda dalam kelompok. 3) Pada saat Anda mempelajari modul ini, Anda sedang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Dalam proses komunikasi, biasanya terjadi gangguan komunikasi. Gangguan apa sajakah yang Anda alami saat mempelajari modul ini atau modul-modul lain. Lalu kategorikan gangguan komunikasi yang Anda alami itu. Termasuk pada kategori apakah gangguan komunikasi yang Anda alami? Hasilnya diskusikan dengan ternan-ternan Anda dalam kelompok. Petunjuk Jawaban Latihan 1) Berikut ini definisi komunikasi yang sudah kita pelajari: a) Komunikasi adalah "proses di mana satu ide dialihkan dari sumber kepada seorang penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkat laku mereka".
  • 18. 1. 18 KDMUNIKASI BISNIS e b) Komunikasi merupakan proses karena merupakan kegiatan yang ditandai dengan tindakan, perubahan, pertukaran dan perpindahan. 2) Lasswell menunjukkan komponen-komponen komunikasi adalah (a) si- apa yang berkomunikasi atau biasa dinamakan sumber komunikasi/komunikator, (b) menyatakan apa (pesan/isi komu- nikasi/informasi yang disampaikan), (c) dengan saluran mana (media yang digunakan), (d) pada siapa (penerima/komunikan), dan (e) dengan efek apa. 3) Gangguan komunikasi, gangguan yang dipandang membuat komunikasi tidak efektif. Gangguan komunikasi ini bisa berupa gangguan psikologis, gangguan fisik atau gangguan semantik dan gangguan mekanis. RANGKUMAN Komunikasi dapat kita pandang sebagai proses dan interaksi untuk membangun makna. Kita mempelajari komunikasi sebagai proses. Salah satu ahli komunikasi yang melihat komunikasi sebagai proses adalah Harold D. Lasswell, yang terkenal dengan formula atau model komunikasi yang menjelaskan komunikasi dengan pertanyaan seperti berikut: who, says what, in which channel, to whom, with what effect. Ada beberapa model komunikasi yang menjelaskan proses komunikasi manusia. Model Shannonn dan Weaver merupakan salah satu model awal yang menjelaskan fenomena komunikasi. Ada Model Berlo yang menjelaskan situasi dan kondisi komunikator dan komunikan. Ada Model Gudykunst dan Kim yang menjelaskan pengaruh kultural dalam kegiatan komunikasi manusia. Sedangkan tujuan komunikasi manusia menurut Dimbleby dan Burton adalah (a) informasi, (b) hubungan (relasi), (c) persuasi, (d) kekuasaan, (e) pengambilan keputusan, dan (f) ekspresi diri. Gordon I. Zimmerman mengkategorikan tujuan komunikasi manusia menjadi: (a) untuk penyelesaian tugas-tugas penting bagi kebutuhan kita, dan (b) untuk membangun dan memupuk hubungan dengan orang lain. Kedua kategori tujuan tersebut, menunjukkan bahwa komunikasi memiliki fungsi isi yang melibatkan pertukaran informasi yang kita perlukan untuk menyelesaikan tugas dan fungsi hubungan yang melibatkan pertukaran informasi tentang bagaimana hubungan kita dengan orang lain. Ada juga yang merumuskan tujuan komunikasi sebagai: (a) menginformasikan, (b) mendidik, (c) menghibur, dan (d) mempengaruhi.
  • 19. e EKMA41 59/MODUL 1 1. 19 Tindak komunikasi manusia pun tidak bisa dilepaskan dari nilai- nilai dan etika. Tindak komunikasi merupakan tindakan yang terikat nilai-nilai dan etika tempat komunikasi berlangsung. Komunikasi yang etis dan menghargai nilai-nilai merupakan salah satu karakteristik komunikasi manusia. TES FORMATIF 1------------------------------- Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Mempelajari modul ini bisa kita pandang sebagai proses komunikasi, sehingga penulis modul ini bisa dipandang sebagai .... A. komunikator B. komunikan C. media D. efek 2) Terkait dengan pertanyaan nomor 1 di atas, Anda saat membaca modul ini disebut sebagai .... A. komunikator B. komunikan C. media D. efek 3) Sedangkan buku atau CD modul yang Anda baca ini dalam kegiatan atau proses komunikasi dinamakan .... A. komunikator B. komunikan C. media D. efek 4) Ada pun adanya perubahan pengetahuan pada diri Anda setelah mempelajari modul ini, dan juga modul yang lain, dalam proses komunikasi dinamakan .... A. komunikator B. komunikan C. media D. efek
  • 20. 1.20 KDMUNIKASI BISNIS • 5) Ketika Anda mengisi soal tes formatif ini, lalu mencocokkannya dengan kunci jawaban dan Anda mengetahui persentase penguasaan Anda pada satu kegiatan belajar dan hasilnya Anda pakai untuk memperbaiki penguasaan Anda atas kegiatan belajar, dalam komunikasi dinamakan .... A. komunikator B. komunikan C. umpan-balik D. efek Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1. Jumlah Jawaban yang Benar Tingkat penguasaan = - - - - - - - - - - - x 100% Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda hams mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
  • 21. e EKMA41 59/MODUL 1 1. 21 KEGIATAN BELA.JAR 2 Memahami Komuni kasi Bi sni s eperti yang dikemukakan pada Kegiatan Belajar 1, kegiatan komunikasi manusia pada dasamya ada 4 yaitu berbicara, mendengarkan, membaca dan menulis. Keempat kegiatan tersebut biasanya dikategorikan menjadi komunikasi lisan dan komunikasi tertulis. Munculnya komunikasi tertulis, tidak dengan sendirinya menghilangkan komunikasi lisan, karena keduanya saling melengkapi. Kita bisa melihat orang yang melakukan presentasi yang menampilkan bagian-bagian penting ditayangkan misalnya melalui LCD Projector dan ada juga uraian yang disampaikan secara lisan. Menurut ahli komunikasi, dalam kegiatan komunikasi bisnis, hampir separuh kegiatan komunikasi manusia yaitu 45%-nya adalah mendengarkan/menyimak pesan yang disampaikan orang lain. Sedangkan untuk membaca 16%. Sedangkan berbicara kita lakukan sebanyak 30% dari kegiatan komunikasi kita dan menulis 9%. Kita bisa mengkaji sendiri kegiatan komunikasi yang kita lakukan sehari-hari. Benarkah kita lebih banyak mendengar dibandingkan dengan berbicara, dan lebih banyak membaca dibandingkan dengan menulis? Anda tentu memiliki jawaban masing-masing. Namun jawaban itu biasanya mendekati apa yang dikemukakan para ahli komunikasi itu. Lantas, bagaimana pengaruhnya kegiatan komunikasi tersebut terhadap penyimpanan informasi yang disampaikan melalui komunikasi tersebut dalam diri kita. Temyata, bila informasi diserap dengan cara membaca maka kita mengingat 10% dari keseluruhan informasi yang dibaca. Sedangkan bila mendengarkan, orang bisa menangkap 20% dari informasi yang disampaikan. Kalau melihat, temyata kita bisa menyerap 30% informasi yang disampaikan dan bila mendengar sambil melihat kita bisa menyerap 50% informasi yang diterima. Pada sisi lain, penelitian komunikasi menunjukkan, temyata 70% jam kerja kita digunakan untuk berkomunikasi. Tidak terlalu mengherankan temuan penelitian tersebut. Karena kita bisa menyimak bagaimana di tempat kita bekerja kegiatan komunikasi selalu mewamai semua kegiatan penyelesaian pekerjaan. Menjawab panggilan telepon, membalas SMS, membalas atau membaca e-mail, melakukan presentasi, menegur bawahan,
  • 22. 1.22 KDMUNIKASI BISNIS • menyapa rekan kerja, meminta kopi pada office boy, dan banyak lagi kegiatan kita temyata merupakan kegiatan komunikasi. Selanjutnya kita akan memperdalam pemahaman kita atas komunikasi yang berlangsung dalam kehidupan atau kegiatan bisnis yang lazim dinamakan komunikasi bisnis. Setelah kita memahami konsep dasar komunikasi pada Kegiatan Belajar 1, maka pada Kegiatan Belajar 2, kita akan menerapkan konsep komunikasi tersebut dalam konteks komunikasi bisnis. A. PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS Banyak orang yang tergoda untuk memberi pengertian dari satu istilah yang terdiri atas dua kata berdasarkan pengertian masing-masing kata. Tapi biasanya cara merumuskan pengertian seperti itu tidak menggambarkan kondisi yang sesungguhnya. Kita bisa mengambil misal untuk pengertian rumah sakit. Bila kita merumuskan pengertian rumah sakit dengan menjelaskan lebih dulu pengertian rumah sebagai tempat tinggal dan sakit sebagai keadaan yang tidak baik dialami manusia, maka bila kita gabungkan dua kata itu menjadi rumah sakit akan menjadi apa maknanya? Oleh sebab itu, kita berusaha menangkap makna komunikasi bisnis bukan sebagai paduan makna komunikasi dan bisnis, melainkan merupakan satu kesatuan yang memiliki makna khas. Untuk itu, kita mengutip saja penjelasan pakar komunikasi bisnis. Rosenblatt, et al., (1977: 3) mendefinisikan komunikasi bisnis sebagai "pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi dan sebagainya yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal-sinyal untuk mencapai tujuan organisasi". Dalam definisi tersebut, bila kita perhatikan secara seksama, mengandung 6 unsur pokok komunikasi bisnis, yaitu (1) bertujuan, berarti komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan pencapaian tujuan organisasi/lembaga. Bisa saja tujuan komunikasi tersebut bersifat formal atau informal, tapi tidak bersifat sosial kecuali yang sejalan dengan tujuan utama organisasi/lembaga, (2) pertukaran, kegiatan ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan, (3) gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam bergantung tujuan, situasi dan kondisinya, (4) saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka atau
  • 23. e EKMA41 59/MODUL 1 1.23 melalui siaran televisi yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan, (5) simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti untuk menyampaikan atau mempertukarkan pesan. Simbol bisa bersifat positif atau abstrak; sinyal bisa berbentuk verbal atau nonverbal. Tapi yang terpenting adalah bagaimana pesan yang disampaikan bisa dimengerti dengan baik, (6) pencapaian tujuan organisasi. Kita akan memperhatikan pada butir 6, yaitu pencapaian tujuan organisasi. Kita tentu tahu bahwa setiap organisasi, apa pun bentuknya, pasti didirikan dengan maksud dan tujuan tertentu yang biasanya dikemukakan dalam anggaran dasar/anggaran rumah tangga (AD/ART) organisasi tersebut. Bisa juga dilihat dalam visi dan misi organisasi tersebut. Begitu juga halnya dengan organisasi bisnis, tentu akan memiliki tujuan tertentu. Misalnya organisasi bisnis didirikan dengan tujuan memberikan keuntungan bagi pemegang saham dan menyediakan lapangan kerja bagi masyarakat. Biasanya tujuan organisasi bisnis dikategorikan menjadi (a) tujuan produktif dan (b) tujuan memelihara. Dengan demikian, dalam komunikasi bisnis, selain kita memperhatikan tujuan yang hendak dicapai organisasi juga harus memperhatikan tujuan komunikasi yang akan kita lakukan. Kita sudah membahas tujuan komunikasi pada Kegiatan Belajar 1. Kita ambil saja rumusan tujuan komunikasi yang paling populer yaitu (a) menginformasikan, (b) mendidik, (c) menghibur, dan (d) mempengaruhi. Dalam komunikasi bisnis, tujuan komunikasi tersebut tentu saja merupakan bagian dari upaya mencapai tujuan organisasi bisnis. Komunikasi bisnis ini, bisa berlangsung di antara sesama karyawan/staf satu organisasi bisa juga dengan orang lain yang berada di luar organisasinya. Bila komunikasinya merupakan perintah pada bawahan tentu komunikasi itu berlangsung di lingkungan organisasi. Namun bila ada pemberitahuan kepada masyarakat luas, tentu komunikasinya berlangsung dengan orang yang berada di luar organisasinya. Komunikasi bisnis juga bisa terjadi antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Satu perusahaan mengirimkan surat pada perusahaan pemasoknya, misalnya, merupakan contoh komunikasi yang berlangsung antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Untuk lebih jelasnya, kita lihat Gambar 1.6. berikut:
  • 24. 1.24 KDMUNIKASI BISNIS e - l ~JI· .pna~~, :.stau••• . - ·- ·Qftt$AHI~l~~ ~ Dirakst - """'.smrl .·'---====r-=--K........~~~~-·rv_a~_~~ ' ~ ·oRGANlS.ASl ~• • • •CJrreks• ~ ~. ' ~rlfl_r~'•n .~'II ~~Sf§~ . stat!.: - Ka~-wan ·• .• - - -- - __ _' .~iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiWiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii...__ ___......._..... - - -- - ---- .- Gambar 1. 6. "Peta" Komunikasi Qganisasi Gambar 1.6. menunjukkan, dalam Organisasi X, Y dan Z masing-masing ada komunikasi. Komunikasi antara direksi, para manajer, dan staf/karyawan. Komunikasi tersebut bisa bertujuan memberikan informasi atau upaya mempengaruhi semangat kerja karyawan. Intinya, pada setiap organisasi akan ada komunikasi. Di samping itu, kita juga melihat ada komunikasi di antara Organisasi X dengan Organisasi Y dan Z. Di samping ada komunikasi antara Organisasi X dengan masyarakat/publik A dan B. Setelah kita mengetahui pengertian komunikasi bisnis dan "peta" komunikasi bisnis satu organisasi, kini pertanyaan kita adalah: Untuk apa atau mengapa berlangsung komunikasi bisnis? Jawaban pertanyaan tersebut sesungguhnya menunjukkan arti penting komunikasi bisnis dalam kehidupan organisasi bisnis. Dalam pandangan pakar komunikasi bisnis, keterampilan berkomunikasi merupakan keterampilan yang penting dimiliki oleh orang- orang yang berada pada satu organisasi. Mengapa? Karena para pekerja
  • 25. e EKMA41 59/MODUL 1 1.25 organisasi akan termotivasi dan giat bekerja untuk organisasinya hila di dalam organisasi tersebut para pekerja merasakan adanya arus komunikasi yang terorganisasikan dengan baik. Di samping itu, ada sejumlah kegiatan dalam organisasi bisnis yang tidak bisa tidak akan melibatkan kegiatan komunikasi. Kita mulai dari proses rekruitmen karyawan. Tentu satu organisasi akan mengkomunikasikan kebutuhan akan tenaga kerja sehingga kebutuhan organisasi itu diketahui orang lain atau organisasi lain. Setelah karyawan tersebut direkrut menjadi staf di satu organisasi tentu akan ada proses pelatihan yang diikutinya. Lagi- lagi di sini kita menemukan proses komunikasi dalam pelatihan karyawan itu. Lalu setelah karyawan tersebut menjadi staf, maka akan menjalankan tugas atau pekerjaan tertentu di samping akan berhubungan juga dengan karyawan lainnya. Dalam berhubungan dengan karyawan lain, tentu akan berlangsung juga komunikasi. Dalam pelaksanaan pekerjaan tentu akan juga dilakukan komunikasi. Misalnya, satu saat dia akan menulis laporan pada atasannya atau melakukan presentasi di hadapan kliennya. Komunikasi seperti apa yang diharapkan dilakukan? Tentu saja komunikasi yang efektif. Komunikasi yang memungkinkan tercapainya tujuan organisasi. Dalam prosesnya, komunikasi yang dilakukan itu bisa saja tujuannya menginformasikan, mendidik, menghibur atau mempengaruhi. Manakala si karyawan tadi menjelaskan produk yang dihasilkan organisasinya dia sedang melakukan komunikasi yang tujuannya menginformasikan. Saat si karyawan mendapatkan penjelasan dari atasannya bagaimana perilaku yang diharapkan organisasi maka tujuan komunikasi itu adalah mendidik. Saat si karyawan bersama karyawan lain menikmati makan siang sambil bertukar cerita lucu, maka tujuan komunikasinya adalah menghibur. Namun saat si karyawan berusaha mempengaruhi pengambilan keputusan kliennya agar menggunakan produk organisasinya maka komunikasinya jelas bertujuan mempengaruhi. Ada pun bentuk komunikasi bisnis yang dilangsungkan pada umumnya bisa dikategorikan seperti berikut ini. 1. Komunikasi dari atasan pada bawahan (downward communications) yang merupakan penyampaian pesan dari orang yang dalam hierarki organisasi lebih tinggi pada orang yang menjadi bawahannya. Biasanya komunikasi seperti ini bersifat instruksi atau perintah. 2. Komunikasi dari bawahan pada atasan (upward communications) yang merupakan kebalikan dari komunikasi pada butir a. Di sini orang yang
  • 26. 1.26 KDMUNIKASI BISNIS • lebih rendah posisinya dalam hierarki organisasi menyampaikan gagasan atau umpan-balik pada atasannya. Biasanya berupa usulan, saran atau masukan. Pada beberapa organisasi, dengan pendekatan manajemen partisipatif, banyak pimpinan mendapatkan gagasan yang baik dari bawahannya melalui komunikasi seperti ini. 3. Komunikasi pada sesama (sideways communications) yang merupakan proses komunikasi yang berlangsung di antara orang yang sama kedudukannya dalam hierarki organisasi seperti komunikasi di antara sesama manajer, sesama supervisor atau sesama karyawan. Komunikasi seperti ini biasanya berlangsung dalam bentuk koordinasi misalnya antara bagian keuangan dengan bagian SDM. 4. Komunikasi multisaluran (multichannel communications) yang merupakan komunikasi yang berlangsung dengan menggunakan berbagai saluran di antara orang dari berbagai jenjang jabatan. Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi maka saluran komunikasi menjadi begitu beragam. Bukan hanya dalam bentuk tertulis seperti nota atau memo dan telepon tapi juga bisa dalam bentuk video- conference, memanfaatkan fasilitas messenger atau berkirim SMS. Sedangkan kegiatan komunikasinya sendiri dapat dilakukan dalam wujud kegiatan seperti: 1. Briefing, yang memungkinkan berlangsung komunikasi antara ketua tim atau para manajer dengan para stafnya. Pada banyak organisasi, briefing ini dilakukan setiap hari atau seminggu sekali. 2. Rapat, yang dilakukan untuk berkomunikasi dengan suasana yang relatif formal. 3. Komunikasi tatap-muka, yang bisa menjadi ruang untuk terjadinya pertukaran gagasan dan informasi secara santai dan informasi. Tentu saja, apa atau bagaimana bentuk dan wujud kegiatan komunikasi yang hendak dipilih akan disesuaikan dengan tujuan komunikasinya. Seperti dikemukakan pada Kegiatan Belajar 1, komunikasi bukan hanya berdimensi isi-pesan/informasi namun juga berdimensi relasi maka kegiatan komunikasi bisnis pun tak bisa hanya berdimensi tunggal misalnya isi-pesan saja atau relasi saja. Komunikasi manusia akan memerlukan keduanya. Dalam suasana yang informal, komunikasi tatap-muka yang memungkinkan terjadinya pertukaran informasi (dimensi isi) sambil mengeratkan keakraban (dimensi
  • 27. e EKMA41 59/MODUL 1 1.27 relasi) bisa menjadi pilihan komunikasi bisnis. Namun ada kalanya kita lebih menekankan pada dimensi informasi seperti yang dilakukan melalui rapat sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis. Namun adakalanya juga lebih menekankan dimensi relasinya, seperti percakapan yang dilakukan sambil bermain tenis atau menyelenggarakan acara coffee morning. B. RUANG LINGKUP KOMUNIKASI BISNIS Sesungguhnya, sepintas kita sudah menguraikan ruang lingkup komunikasi bisnis saat mempelajari "peta" komunikasi organisasi. Namun, kita sekarang akan lebih dalam mempelajari ruang lingkup komunikasi bisnis setelah kita memahami konsep dasar komunikasi dan pengertian komunikasi bisnis. Pada dasarnya, ruang lingkup di sini, menunjuk pada lingkungan- lingkungan organisasi bisnis. Dalam lingkungan tersebut ada sejumlah pihak yang berkepentingan (stakeholder) yang mempengaruhi organisasi secara keseluruhan. Seperti dalam "peta" komunikasi organisasi tadi, komunikasi itu dilakukan pada lingkungan internal organisasi dan lingkungan eksternal • • organtsast. Pada lingkungan internal, organisasi tentunya memiliki stakeholder internal seperti para manajer dan karyawan. Pada lingkungan eksternal, organisasi memiliki stakeholder eksternal seperti para pelanggannya atau organisasi/perusahaan lain seperti perusahaan distributor dan pemasok. Inilah lingkungan eksternal yang masih berada dalam lingkungan tugas (task) organisasi. Namun ada juga lingkungan paling luar yang mempengaruhi organisasi seperti perkembangan teknologi, perubahan politik, dan kondisi sosial ekonomi. Ringkasnya, ruang lingkup di sini menunjukkan lingkungan yang menjadi sasaran komunikasi yang dilakukan atau menjadi komunikan dari komunikasi bisnis yang dilakukan organisasi. Kita perhatikan gambar berikut yang menunjukkan lingkungan komunikasi bisnis satu organisasi:
  • 28. 1.28 KDMUNIKASI BISNIS e - ' TEKttOi.OGI .PC}!;fftK:. " .. I - P£MILM- . - MANA.I-ER MRYA.WJN- sos~ fl$11<. SJmber: Posenblatt eta/. (1977: 5) Gambar 1. 7. R.Jang Li ngkup Komunikasi Bisnis Sekarang, pembahasannya kita mulai dari bagian tengah Gambar 1.7. Pertama, lingkungan internal organisasi atau biasa disebut juga stakeholder internal yang digambarkan dengan kotak yang berada di tengah gambar. Kegiatan bisnis mesti mencapai keseimbangan dalam dirinya sendiri dengan cara membangun komunikasi dan relasi yang harmonis antara pemilik, manajemen dan karyawan. Kedua, lingkungan ekstemal organisasi atau biasa dinamakan stakeholder eksternal. Pada lingkungan ini ada dua bagian, yakni lingkungan ekstemal yang berpengaruh langsung pada kegiatan organisasi dan kedua lingkungan yang secara langsung atau tidak mempengaruhi kegiatan organisasi bisnis. Lingkungan ekstemal yang berpengaruh langsung itu dinamakan demikian karena lingkungan tersebut berada dalam lingkungan tugas organisasi, sehingga perubahan pada lingkungan itu akan berpengaruh langsung pada organisasi. Sedangkan lingkungan ekstemal yang satunya lagi, pengaruhnya boleh dikatakan tidak langsung pada organisasi meski sangat mungkin akan dirasakan juga oleh organisasi.
  • 29. e EKMA41 59/MODUL 1 1.29 Setelah satu organisasi membangun komunikasi dan relasi yang harmonis dengan lingkungan internalnya, barulah membangun keseimbangan dengan lingkungan terdekatnya yakni pelanggan, pemasok, distributor, kompetitor dan pemerintah/lembaga regulator guna mendapatkan dan memelihara tingkat pencapaian laba. Selain itu, faktor-faktor sosial, politik, ekonomi dan teknologi harus diperhitungkan untuk menghindari kegagalan dalam mencapai tujuan organisasi/lembaga. Penting dikemukakan di sini, meski regulator pada umumnya disamakan dengan pemerintah, namun dalam praktik mutakhir regulator tidak selalu pemerintah, melainkan merupakan lembaga tersendiri yang di dalamnya duduk pihak-pihak yang berkepentingan yang mewakili dunia usaha, pemerintah dan masyarakat. Dalam bisnis telekomunikasi di Indonesia, misalnya, ada lembaga regulator tersendiri. Begitu juga halnya dengan industri perminyakan kita, ada regulator sendiri yang mengatur kegiatan bisnis pertambangan. Regulator independen tersebut pada umumnya berbentuk komisi seperti Komisi Penyiaran Indonesia yang menjadi regulator industri penyiaran di Indonesia. Dengan demikian, ruang lingkup komunikasi bisnis satu organisasi adalah komunikasi dengan lingkungan intemalnya dan komunikasi dengan lingkungan ekstemalnya. Komunikasi dengan lingkungan internal, bentuk dan kegiatannya sudah kita bahas contoh-contohnya saat membahas pengertian komunikasi bisnis. Sedangkan komunikasi dengan lingkungan ekstemal akan kita bahas teknis pelaksananya pada modul-modul selanjutnya dalam mata kuliah ini. C. VARIABEL-VARIABEL KOMUNIKASI BISNIS Pada Kegiatan Belajar 1 modul ini, kita sudah mempelajari komponen- komponen dalam proses komunikasi. Istilah komponen itu, adakalanya dinamakan variabel komunikasi. Mengapa dinamakan variabel? Karena masing-masing komponen itu bisa memberikan pengaruh dan wujudnya tidak akan sama pada setiap kegiatan komunikasi atau bersifat dinamis. Berbeda dengan istilah komponen yang mengesankan statis. Itu sebabnya, beberapa ahli komunikasi lebih menyebutnya sebagai variabel komunikasi ketimbang komponen komunikasi. Sambil berkenalan dengan istilah baru dalam komunikasi, kita gunakan saja istilah variabel untuk apa yang sebelumnya kita sebut dengan komponen komunikasi.
  • 30. 1.30 KDMUNIKASI BISNIS • Manakala membahas variabel-variabel komunikasi, termasuk komunikasi bisnis, orang biasanya mengacu pada model komunikasi klasik yang dikembangkan Harold D. Laswell yang sudah kita pelajari sebelumnya. Variabel-variabel tersebut dirumuskan dalam apa yang dinamakan Model atau Formula Laswell yang menyatakan: Who, say what, to whom, through which channel and with what effect? Tentunya kita masih ingat, karena pemah kita dalami saat kita mempelajari konsep dasar komunikasi. Namun penerapan formula ini untuk komunikasi bisnis memerlukan sedikit modifikasi, seperti yang dilakukan Rosenblatt, et al. (1977: 16). Rosenblatt menguraikan variabel-variabel komunikasi bisnis dengan memberi tambahan variabel yaitu variabel konteks sebagai berikut. 1. Variabel Sumber/Komunikator Sumber atau komunikator merupakan variabel penting dalam komunikasi bisnis, karena merupakan pihak pertama yang mendorong terjadinya komunikasi atau merupakan pihak yang mengambil inisiatif mendorong terjadinya proses komunikasi. Di samping itu, penerimaan atau penolakan pesan komunikasi sering kali terkait dengan penilaian suka-tidak suka, percaya-tidak percaya atau respek-tidak respek penerima atau komunikan terhadap komunikator. Selain itu, "status" dan "kekuatan/kekuasaan" (power) yang ada pada komunikator pun berpengaruh pada penerimaan pesan oleh komunikan. Sekedar contoh yang ekstrem, bayangkan bagaimana reaksi kita bila seorang satpam sebuah bank menyatakan bisa meluluskan permohonan kredit yang kita ajukan pada bank. Padahal ajuan kreditnya mencapai lebih dari Rp5 miliar! Tentu reaksi kita akan berbeda, bila pernyataan itu datangnya dari pimpinan bagian kredit dari bank itu. Reaksi atau respons yang Anda berikan saat menerima pesan, sesungguhnya dipengaruhi kredibilitas komunikator/sumber. Kredibilitas terkait dengan seberapa besar tingkat kepercayaan kita pada komunikator. Kredibilitas biasanya dinilai melalui: (1) expertness/keahlian atau kompetensi (competence). Seorang satpam tentunya tidak kompeten meluluskan permohonan kredit, meskipun dia satpam di sebuah bank yang cukup termasyhur dan bonafide, sedangkan staf atau pimpinan bagian kredit memiliki kewenangan meluluskan ajuan kredit; (2) dapat dipercaya (truthwortiness)/aman (safety). Kembali kepada contoh satpam tadi, tentu tidak dapat dipercaya ada bank yang memberi kewenangan pada satpamnya
  • 31. e EKMA41 59/MODUL 1 1. 31 memeriksa dan meluluskan ajuan kredit bemilai miliaran rupiah pada nasabahnya. Bahkan mungkin malah akan muncul pertanyaan pada diri kita, bank macam apa memberi kewenangan seperti itu pada satpamnya; (3) dina- misme (dynamism) yang memunculkan sifat-sifat seperti agresif, empatik, tegas, aktif dan energetik. Tentu, satpam yang menjadi contoh kita, belum tentu memiliki sifat-sifat dinamisme dalam artian memperjuangkan pencapaian tujuan organisasi/lembaga bisnis. Dalam organisasi bisnis, status dan kekuasaan terkait dengan posisi jabatan. Makin tinggi jabatan dalam hierarki jabatan pada satu organisasi makin tinggi juga status dan kekuasaannya. Dengan kekuasaan yang besar maka daya kontrolnya juga akan makin besar dan tanggung jawabnya juga besar. Dengan jabatan sebagai satpam, dalam contoh kita tadi, tentunya ruang kekuasaan dan kewenangannya berbeda dengan kepala bagian kredit. Kredibilitas sumber/komunikator dapat bersifat individual dapat pula bersifat institusional. Individu dengan status dan kekuasaan/kewenangan tinggi lebih memiliki kredibilitas dibandingkan dengan individu yang status dan kekuasaan/kewenangannya rendah. Kita juga mengenal ada orang-orang yang dipandang memiliki kredibilitas dalam bidang tertentu. Misalnya Prof. Dr. Otto Soemarwotto untuk bidang lingkungan hidup atau Prof. Dr. J.A. Katili untuk bidang geologi. Pada tingkat institusi, kita juga mengenal lembaga-lembaga tertentu yang memiliki kredibilitas. Informasi mengenai bahan bakar minyak (BBM) lebih meyakinkan hila datang dari Pertamina dibandingkan dari PT Kereta Api Indonesia (PT KAI), meskipun PT KAI merupakan salah satu BUMN yang juga merupakan konsumen BBM. Tapi sebaliknya, informasi tentang perkeretaapian akan lebih tinggi kredibilitas hila bersumber dari PT KAI dibandingkan Pertamina, meski bisa saja staf Pertamina pun melakukan perjalanan dengan kereta api. 2. Variabel Pesan Pesan, seperti yang sudah kita bahas, dapat diartikan sebagai sesuatu yang berupa pengetahuan, gagasan, pendapat, informasi, atau instruksi yang disampaikan komunikator kepada orang lain, atau dari satu lembaga kepada lembaga lain, dari satu orang kepada lembaga lain. Pesan ini dapat disampaikan secara personal atau impersonal dengan menggunakan simbol atau sinyal tertentu. Pesan yang menggunakan kata-kata dinamakan pesan verbal dan pesan yang disampaikan dengan tidak menggunakan kata-kata seperti menggunakan bahasa tubuh dinamakan pesan nonverbal.
  • 32. 1.32 KDMUNIKASI BISNIS • Dalam praktik komunikasi bisnis, dikembangkan berbagai teknik penyusunan pesan. Pada intinya teknik-teknik yang dikembangkan itu dimaksudkan agar komunikasi yang kita lakukan bisa berjalan dengan efektif. Di samping itu, agar pesan yang disampaikan bisa mencapai tujuan komunikasi dan tujuan organisasi. Pada Modul 2 mata kuliah ini, kita akan lebih mendalami teknik penyusunan pesan ini. Untuk sementara ini, kita baru sampai pada dua kategori besar pesan yaitu pesan verbal dan pesan nonverbal. Dalam praktik komunikasi, kedua kategori pesan ini sesungguhnya bisa kita gunakan secara bersama-sama. Misalnya, saat Anda menulis surat dengan menggunakan surat berlogo perusahaan Anda, pesan verbal dan pesan nonverbal Anda sampaikan. lsi suratnya merupakan pesan verbal. Namun jenis kertas surat, warna logo perusahaan, atau penempatan logo perusahaan dalam kop surat merupakan pesan nonverbal. Semua itu berpengaruh pada cara komunikan menafsirkan pesan yang Anda sampaikan sekaligus citra perusahaan/organisasi bisnis Anda. 3. Variabel Penerima/Komunikan Komunikan atau penerima merupakan salah satu komponen komunikasi yang penting untuk kita cermati. Karena komunikan, akan menentukan bagaimana cara kita berkomunikasi. Misalnya, perhatikan saja saat orang mengajak berbicara dengan seorang bayi akan mencadel-cadelkan ucapannya. Namun orang yang sama akan berbicara dengan cara yang berbeda saat berbicara dengan temannya. Hal tersebut menunjukkan, saat melakukan komunikasi, seorang komunikator akan memperhatikan dan memperhitungkan siapa komunikannya. Karena itu, dalam kajian komunikasi kita mengenal istilah analisis khalayak yang merupakan kajian untuk mengetahui profil khalayak sehingga bisa ditemukan cara berkomunikasi yang paling tepat dengan khalayak tersebut. Dalam komunikasi bisnis, publik yang menjadi komunikan tentu sangat beragam. Ada banyak stakeholder, seperti karyawan, manajer, pemegang saham, distributor, mitra bisnis, pemasok, konsumen, serikat pekerja, dan pemerintah yang tentunya memiliki karakteristik yang berbeda. Karakteristik komunikan itu bisa dirumuskan dengan berbagai cara. Ada yang merumuskannya dengan menggunakan pendekatan demografis seperti dengan menggambarkan komunikan berdasarkan profil status ekonomi dan
  • 33. e EKMA41 59/MODUL 1 1.33 sosial (SES). Ada juga yang menggunakan pendekatan psikologis, seperti menyusun profil khalayak berdasarkan kebutuhan yang biasanya mengacu pada teori kebutuhan Maslow yang tentunya sudah Anda pelajari pada mata kuliah lain. Ada juga yang menggunakan pendekatan gaya hidup sehingga kita mengenal analisis nilai dan gaya hidup. Pada Modul 2, kita akan mempelajari hal analisis khalayak ini saat kita mempelajari teknik penyusunan pesan. 4. Variabel Konteks Saat mempelajari proses komunikasi pada Kegiatan Belajar 1, kita tahu bahwa komunikasi itu berlangsung dalam konteks tertentu. Konteks komunikasi itu, bisa bersifat alamiah dan bisa juga memang sengaja diciptakan. Konteks komunikasi yang alamiah adalah situasi komunikasi yang tidak kita ciptakan suasananya sehingga merupakan suasana keseharian yang wajar. Sedangkan konteks yang kita ciptakan adalah suasana yang sengaja kita buat. Konteks komunikasi yang sengaja diciptakan misalnya acara business lunch, permainan golf, coffee morning atau menyelenggarakan rapat di kawasan wisata. Sedangkan konteks yang alamiah, misalnya komunikasi yang berlangsung di ruangan kantor atau perbincangan di ruang rapat. Apa yang dikemukakan di atas menunjukkan pentingnya variabel konteks dalam kegiatan dan proses komunikasi bisnis, mengingat konteks komunikasi berpengaruh terhadap keberhasilan komunikasi bisnis. Dalam konteks yang formal, kegiatan komunikasinya mungkin terkendala oleh waktu dan pembicaraan yang formal. Tapi dalam suasana makan siang, tentu kekakuan sudah mencair dan situasi seperti ini sangat menunjang untuk melakukan komunikasi. Adolf Hitler, misalnya, termasuk orang yang menyadari pentingnya konteks dalam komunikasi sehingga dia menyatakan, bila Anda ingin menguasai khalayak dalam sebuah rapat umum, adakanlah rapat itu pada malam hari. Ini bisa dimaklumi, pada malam hari kondisi fisik dan kejiwaan hadirin sudah letih sehingga gagasan yang kita sampaikan menjadi lebih mudah diterima. Konteks yang dimanfaatkan oleh Hitler tadi adalah konteks psikologis dan fisikal. Masih berkaitan dengan konteks komunikasi ini adalah iklim komunikasi (communication climate). Apa yang dimaksud dengan iklim komunikasi? Secara sederhana, iklim komunikasi adalah suasana komunikatif yang berkembang pada satu organisasi. Karena berkembang pada satu organisasi,
  • 34. 1.34 KDMUNIKASI BISNIS • maka iklim komunikasi ini akan sangat bergantung pada gaya manajemen yang dijalankan pada organisasi tersebut. Ada 4 gaya manajemen yang berpengaruh terhadap iklim komunikasi. Pertama, gaya direktif, yang merupakan gaya manajemen yang menuntut karyawan melakukan apa yang dikatakan manajer. Akibatnya arus informasi hanya dari atas ke bawah, sehingga manajemen memiliki informasi terbatas dari bawahannya dan membuat arus informasi antarbagian manajemen terbatas. Kita sudah mempelajari downward communications ini pada kegiatan belajar sebelumnya. Kedua, gaya pelatih, yang membuat manajer menjalankan peran seperti dalam gaya direktif namun manajemen memandang bawahan sebagai anggota tim. Komunikasi berlangsung dua arah, dari atas ke bawah dan sebaliknya. Manajemen menjelaskan secara rasional keputusan yang diambilnya dan mendengarkan ide dari bawahan. Ini merupakan komunikasi dua arah yang sering disebut sebagai bentuk komunikasi yang demokratis. Ketiga, gaya suportif, para manajer menganggap bawahan memiliki kemampuan dan keterampilan serta memiliki motivasi untuk bekerja sebaik-baiknya. Manajemen hanya menetapkan tujuan, bawahan bekerja untuk mencapai tujuan itu. Dengan demikian, arus informasi berjalan dua arab. Sedangkan Di lingkungan bawahan sendiri terbentuk saluran komunikasi informal, atau apa yang sudah kita pelajari pada Kegiatan Belajar 1 dengan istilah sideways communications. Keempat, gaya pendelegasian, para manajer membiarkan bawahannya untuk "memperlihatkan kemampuannya". Manajer memberi araban umum, dan mendelegasikan kewenangan pada bawahannya. Karena para bawahan terlibat langsung dalam menentukan apa yang harus dilakukannya untuk mencapai tujuan, maka rasa tanggung jawab akan muncul. Gaya ini mungkin akan membuat para manajer terisolasi dan kehilangan kontrol atas operasi • • organtsast. Dengan demikian, kita bisa melihat konteks alamiah dari proses komunikasi yang berlangsung dalam satu organisasi. Gaya direktif membuat iklim komunikasi menjadi bemuansa otoriter dan memberlakukan karyawan seperti robot. Gaya suprotif membuat komunikasi berkembang di tengah organisasi, yang bisa juga mendorong berkembangnya saluran-saluran komunikasi informal yang produktif. Pada gaya direktif, iklim komunikasinya memang memungkinkan juga munculnya saluran komunikasi informal. Namun pada gaya direktif saluran komunikasi informal itu hanya akan menjadi arena penyebaran gosip atau desas-desus. Karena dalam
  • 35. e EKMA41 59/MODUL 1 1.35 komunikasi ada ungkapan, hila saluran komunikasi formal tersumbat maka pesan akan mengalir melalui saluran bawah tanah. Namun yang terpenting dalam variabel konteks ini, kita hendaknya mencermati konteks komunikasi sehingga bisa mengembangkan komunikasi bisnis yang efektif. Konteks harus kita perhatikan, karena setiap tindak komunikasi akan berlangsung dalam konteks tertentu yang mempengaruhi keberhasilan komunikasi yang dilakukan. Kita akan memerlukan gaya komunikasi yang berbeda untuk konteks komunikasi yang berbeda. Pada suasana formal gaya bicara kita berbeda dengan komunikasi pada suasana informal. Begitu juga komunikasi tertulis dalam bentuk memo yang kurang formal akan berbeda dengan komunikasi tertulis dalam bentuk surat keputusan yang bersifat formal. 5. Variabel Saluran Komunikasi yang dilakukan manusia pasti menggunakan saluran komunikasi tertentu. Ada saluran yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan massa atau banyak orang yang dinamakan media massa. Tapi ada juga saluran yang dipergunakan untuk pembicaraan di antara dua orang seperti telepon. Lantas, bagaimana kalau percakapan tatap-muka di antara dua orang? Saluran apa yang dipergunakan? Menurut ahli komunikasi, suara yang dipergunakan dalam percakapan itu bisa terdengar lawan komunikasi karena merambat melalui udara sehingga udara itulah yang menjadi saluran komunikasi kita. Pilihan saluran mana yang akan dipergunakan akan ditentukan oleh banyak hal. Dua di antaranya adalah variabel pesan dan variabel penerima. Bila penerima pesan berjumlah besar dan tidak berdiam di satu tempat yang sama, tentu saluran media massa yang akan kita pilih. Namun hila pesannya bersifat pribadi, tentu kita akan lebih memilih penggunaan telepon atau surat. Sejalan dengan perkembangan teknologi komunikasi, kini tersedia beragam saluran komunikasi. Satu di antaranya yang cukup populer adalah internet yang mengintegrasikan saluran-saluran komunikasi yang tadinya terpisah yaitu komputer, media massa dan telekomunikasi yang memungkinkan penyampaian pesan secara audio-visual dan interaktif. 6. Variabel Efek Suatu saat, setelah membaca iklan lowongan kerja di koran, seorang penganggur menyatakan dalam hatinya, "Mungkin ini lowongan kerja yang
  • 36. 1.36 KDMUNIKASI BISNIS • sesuai dengan kualifikasi yang saya miliki." Lantas, si penganggur itu pun mengembangkan harapan. Dia merasa yakin akan diterima di perusahaan tersebut. Lalu mulai membayangkan apa yang akan dikerjakannya nanti setelah menjadi karyawan. ltulah contoh efek komunikasi. Ada perubahan pengetahuan pada diri komunikan, yakni dari tidak tahu menjadi tahu ada lowongan pekerjaan. Kemudian ada perubahan sikap, dengan menyatakan kualifikasinya sesuai dengan kebutuhan yang dinyatakan dalam iklan itu. Akhimya ada perubahan perilaku, dengan mengirimkan surat lamaran. Begitu juga halnya dengan komunikasi bisnis yang memang dirancang untuk menciptakan, mengubah atau memperkokoh perilaku, sikap, informasi tentang bisnis kita. Bisa juga komunikasi itu dirancang untuk membangun dan memperkokoh citra positif organisasi bisnis seperti yang kita harapkan. Ringkasnya, kita mengharapkan terjadi sesuatu pada diri komunikan atau khalayak setelah kita melakukan komunikasi bisnis. "Sesuatu" yang terjadi itu tentu merupakan apa yang kita inginkan yang sejalan dengan tujuan organisasi bisnis. Dalam komunikasi bisnis, "sesuatu" yang terjadi setelah proses komunikasi itu cukup beragam. Mulai dari kesediaan menerima, rasa suka/tidak suka terhadap organisasi atau produk sampai para stakeholder merasa nyaman dengan keberadaan perusahaan dan produknya. Namun, sekali lagi, apa yang kita harapkan setelah proses komunikasi bisnis itu akan mengacu pada tujuan organisasi mengingat komunikasi bisnis merupakan salah satu fungsi manajemen satu organisasi. Variabel-variabel komunikasi bisnis di atas, merupakan variabel-variabel yang perlu kita perhitungkan saat kita menyusun rencana komunikasi (bisnis). Dalam rencana komunikasi, variabel-variabel tersebut kita pertimbangkan dengan baik. Kita hams menyadari bahwa kegiatan komunikasi bisnis itu kita lakukan agar memiliki dampak, bukan sekedar kegiatan yang dilakukan untuk bisa berjalan saja. Dengan perencanaan yang baik, efektivitas komunikasi bisa lebih terjamin. D. PRINSIP KOMUNIKASI BISNIS Seperti dikemukakan tadi, komunikasi merupakan salah satu fungsi manajemen organisasi bisnis. Oleh karena itu, komunikasi akan ada dan tetap berlangsung dalam satu organisasi sepanjang organisasi tersebut ada. Di
  • 37. e EKMA41 59/MODUL 1 1.37 sinilah letak arti penting membuat perencanaan komunikasi bisnis agar komunikasi bisnis yang dilakukan bisa berjalan secara efektif. Sekarang kita mempelajari prinsip komunikasi bisnis. Murphy dan Hildebrandt (1991: 78), merumuskan ada 7 prinsip yang harus dipegang saat melakukan komunikasi bisnis. Ketujuh prinsip tersebut dirangkum dalam akronim 7C. Prinsip tersebut adalah: 1. Completness, yang berarti kita harus mengupayakan untuk bisa memberikan informasi selengkap mungkin kepada pihak yang membutuhkan. Karena informasi yang lengkap bisa membangun kepercayaan dan kepastian pada diri penerima informasi. Orang biasanya mencari informasi karena dirinya sedang menghadapi ketidakpastian, adanya informasi yang lengkap akan membuat orang merasa memperoleh kepastian. Di samping itu, informasi yang tidak lengkap sering kali menimbulkan pertanyaan dan membuat komunikasi tidak efektif. 2. Conciseness, yang berarti komunikasi dikemas dengan menggunakan kata-kata jelas, singkat dan padat. Informasi utuh yang dikemukakan di atas harus disampaikan dalam kemasan yang jelas, singkat dan padat. Dengan demikian, orang menjadi mudah memahami apa yang kita komunikasikan. Tidak perlu mengemyitkan dahi untuk bisa memahami apa maksud informasi yang disampaikan. 3. Concretness, yang berarti pesan yang dikomunikasikan itu disusun secara spesifik dan konkret, bukan abstrak. Sering kita memperoleh informasi yang abstrak seperti tercermin dalam kalimat "perbaikan derajat kehidupan" atau "meningkatkan mutu". Sebenamya kalimat tersebut bisa kita buat konkret. Perbaikan derajat kehidupan misalnya bisa kita buat konkret dengan kalimat "peningkatan penghasilan", "peningkatan tarafpendidikan" atau "peningkatan kesehatan". 4. Consideration, yang berarti pesan yang disampaikan mesti mempertimbangkan situasi penerima/komunikan. Kita sudah mempelajari variabel penerima tadi. Dalam menyampaikan informasi bisnis, penting bagi kita untuk mengetahui siapa komunikan atau penerima informasi itu. Kita pertimbangkan dengan baik siapa atau di mana komunikan kita. 5. Clarity, yang berarti pesan yang dikomunikasikan disusun dalam kalimat yang mudah dipahami komunikan. Ini akan terkait dengan prinsip komunikasi sebagai proses berbagi. Informasi yang kita sampaikan mesti
  • 38. 1.38 KDMUNIKASI BISNIS • berorientasi pada penerima, sehingga kita membuat informasi itu sejelas mungkin sehingga bisa dipahami penerima. Informasi yang disampaikan sama sekali bukan untuk menunjukkan kecerdasan atau taraf pendidikan komunikatornya sehingga dipilih kata-kata yang menunjukkan taraf pendidikan komunikatornya dengan banyak menggunakan istilah atau jargon yang membingungkan penerima. 6. Courtesy, yang berarti sopan santun dan tata krama merupakan hal yang penting dalam berkomunikasi yang merupakan bentuk penghargaan kepada komunikan. Kesantunan merupakan bagian penting dari komunikasi. Dengan kesantunan orang akan menaruh penghargaan dan simpati pada diri kita. Kesantunan berbahasa, kesantunan sikap dan kesantunan perilaku merupakan bagian penting dan melekat pada tindakan komunikasi manusia. 7. Correctness, yang berarti pesan yang dikomunikasikan dibuat secara cermat. Untuk pesan tertulis misalnya dibuat dengan memperhatikan tata bahasa dan untuk pesan lisan disampaikan dengan memperhatikan komunikan. Kecermatan dan ketelitian akan membuat kita bisa mendeteksi sejak dini bila terjadi kekeliruan pada kemasan informasi yang kita persiapkan untuk kegiatan komunikasi bisnis kita. Prinsip-prinsip komunikasi tersebut bisa menjadi pedoman bagi kita saat mempersiapkan kemasan informasi yang akan kita gunakan dalam komunikasi bisnis. Prinsip-prinsip tersebut sesungguhnya lebih banyak berkaitan dengan penyusunan pesan komunikasi bisnis. Penyusunan pesan komunikasi bisnis ini kita akan dalami lebih lanjut pada modul berikutnya setelah modul ini. Di samping itu, perlu juga kita memperhatikan sekali lagi konteks komunikasi dalam artian budaya tempat komunikasi berlangsung. Prinsip- prinsip yang dikemukakan di atas, bisa diterapkan dengan mempertimbangkan konteks budaya tempat komunikasi dilangsungkan. Carte dan Fox (2006: 19-20), dengan mengutip Edward T. Hall menyatakan ada dua kategori komunikator yaitu komunikator konteks tinggi dan komunikator konteks rendah. Carte dan Fox menjelaskan, komunikator konteks rendah cenderung mengekspresikan diri mereka secara eksplisit dan tegas. Hampir tidak ada arti yang tersembunyi dari kata yang dipergunakan Dengan demikian kita bisa menafsirkan apa adanya maksud pernyataannya. Sedangkan komunikator
  • 39. e EKMA41 59/MODUL 1 1.39 konteks tinggi cenderung berkomunikasi lebih implisit, sehingga kita diharapkan untuk menafsirkan maksud pernyataannya berdasarkan pengetahuan kita atas kata yang dipergunakan sesuai dengan latar belakang budayanya. Akan halnya komunikasi bisnis, Carte dan Fox (2006: 19) menunjukkan, dalam komunikasi dengan komunikator berkonteks rendah maka komunikasi perlu dilakukan secara terns terang, eksplisit dan apa adanya. Sedangkan komunikasi dengan komunikator berkonteks tinggi, komunikasi perlu dilakukan secara diplomatis, implisit dan tidak langsung. Carte dan Fox (2006: 20) menyebutkan Amerika Serikat, Jerman, Skandinavia dan Finlandia sebagai negara yang komunikatornya dalam komunikasi bisnis berkonteks rendah. Sedangkan Perancis dan Jepang termasuk kategori berkonteks tinggi. LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Anggap sajalah organisasi yang Anda ikuti atau yang berada di lingkungan tempat tinggal Anda merupakan satu organisasi bisnis. Cobalah mengidentifikasi stakeholder internal dan eksternal organisasi tersebut! 2) Setelah berhasil mengidentifikasi stakeholder-nya, seperti yang Anda lakukan saat mengerjakan Latihan nomor 1, tugas Anda sekarang adalah menyusun pesan yang dianggap tepat untuk kelompok-kelompok stakeholder tersebut dengan memperhatikan prinsip penyusunan pesan dan prinsip komunikasi bisnis. Pesannya berisi ajakan kerja sama. 3) Cobalah menulis sebuah surat ajakan bergabung dengan organisasi yang Anda ikuti pada rekan-rekan Anda dengan memperhatikan prinsip komunikasi bisnis! Petunjuk Jawaban Latihan 1) Lingkungan internal organisasi atau biasa disebut juga stakeholder misalnya pemilik, manajemen dan karyawan. Lingkungan eksternal organisasi atau biasa dinamakan stakeholder eksternal. Pada lingkungan
  • 40. 1.40 KDMUNIKASI BISNIS e ini ada dua bagian, yakni lingkungan ekstemal yang berpengaruh langsung pada kegiatan organisasi dan kedua lingkungan yang secara langsung atau tidak mempengaruhi kegiatan organisasi bisnis. Lingkungan ekstemal yang berpengaruh langsung itu dinamakan demikian karena lingkungan tersebut berada dalam lingkungan tugas organisasi, sehingga perubahan pada lingkungan itu akan berpengaruh langsung pada organisasi. Sedangkan lingkungan ekstemal yang satunya lagi, pengaruhnya boleh dikatakan tidak langsung pada organisasi meski sangat mungkin akan dirasakanjuga oleh organisasi. 2) Prinsip komunikasi bisnis itu mencakup: (a) completness; (b) conciseness; (c) concretness; (d) consideration; (e) clarity; (f) courtesy; dan (g) correctness. Pesan verbal dapat disusun dengan menggunakan kalimat yang menarik dan mudah dibaca sehingga pesan diterima oleh komunikan. Pesan nonverbal dapat dibuat dengan cara yang membuat citra diri seseorang dapat terpelihara. 3) Untuk prinsip komunikasi bisnis, lihat Petunjuk Jawaban Latihan No. 2 di atas. RANGKUMAN- - - - - - - - - - - - - - - - - - Komunikasi bisa dapat didefinisikan sebagai "pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi dan sebagainya yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol- simbol atau sinyal-sinyal untuk mencapai tujuan organisasi''. Dalam definisi tersebut, terkandung 6 unsur pokok komunikasi bisnis, yaitu: (1) tujuan; (2) pertukaran; (3) gagasan, opini, informasi, instruksi; (4) saluran personal atau impersonal; (5) simbol atau sinyal; (6) pencapaian tujuan organisasi. Sedangkan ruang lingkup komunikasi bisnis pada dasamya merumuskan pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan atau proses komunikasi. Pada umumnya, ruang lingkup ini menunjuk pada (a) lingkungan internal atau stakeholder internal organisasi yaitu pemilik saham, karyawan dan manajer, dan (b) lingkungan eksternal atau stakeholder ekstemal organisasi yang mencakup lingkungan pemberi pengaruh langsung atau lingkungan tugas seperti pemasok dan regulator dan lingkungan pemberi pengaruh tidak langsung seperti perkembangan teknologi dan situasi sosial-ekonomi-politik.
  • 41. e EKMA41 59/MODUL 1 1.41 Ada pun variabel-variabel yang perlu dicermati dalam komunikasi bisnis mencakup (a) variabel komunikator, (b) variabel pesan, (c) variabel saluran/media, (d) variabel penerima/komunikan, (e) variabel konteks, dan (f) variabel efek. Sedangkan prinsip komunikasi bisnis yang penting diperhatikan dikenal dengan akronim 7C yang mencakup: (a) completness; (b) conciseness; (c) concretness; (d) consideration; (e) clarity; (f) courtesy; dan (g) correctness. T E S F 0 R MAT I F 2c:.__________________ Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Salah satu komponen penting dalam komunikasi bisnis yang hams kita perhatikan adalah .... A. tujuan komunikasi B. tujuan organisasi C. tujuan pesan D. tujuan komunikator 2) Berikut ini merupakan salah satu stakeholder internal yang termasuk dalam cakupan ruang lingkup komunikasi bisnis .... A. pemasok B. pemerintah C. distributor D. pemilik saham 3) Salah satu prinsip komunikasi bisnis adalah .... A. Kesantunan B. Pengetahuan C. Pendirian D. Penegasan 4) Variabel komunikasi bisnis yang menunjukkan apa yang hendak disampaikan melalui komunikasi bisnis adalah .... A. komunikator B. komunikan C. pesan D. efek
  • 42. 1.42 KDMUNIKASI BISNIS • 5) Bentuk komunikasi yang merupakan penyampaian informasi dari bawahan pada atasan dikenal dengan istilah .... A. upward communications B. downward communications C. sideways communications D. multichannel communications Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2. Jumlah Jawaban yang Benar Tingkat penguasaan = - - - - - - - - - - x 100% Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda hams mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
  • 43. e EKMA41 59/ MODUL 1 1.43 Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif1 Tes Formatif2 1) A 1) B 2) B 2) D 3) c 3) A 4) D 4) c 5) c 5) A
  • 44. 1.44 Decoding Efek Encoding Komunikan Komunikasi Komunikator Media Pesan Umpan-balik • • • • • • • • • • • • • • • • • • KDMUNIKASI BISNIS • Glosarium Perubahan dari kode-kode tertentu, biasanya berupa bahasa baik bahasa verbal maupun bahasa nonverbal menjadi ide atau pikiran pada diri komunikan dalam proses komunikasi. Akibat yang ditimbulkan dari proses komunikasi yang berupa peneguhan atau perubahan sikap, pendapat dan perilaku Perubahan dari ide atau pikiran yang ada dalam benak komunikator ke dalam kode-kode tertentu, biasanya berupa bahasa baik bahasa verbal maupun bahasa nonverbal dalam proses komunikasi Orang/lembaga yang menerima pesan. Biasa disebut juga penerima, destinasi atau khalayak (untuk penerima dalam jumlah besar). Proses penyampaian pesan (informasi, gagasan, pikiran, pendapat, pengetahuan) dari seseorang/satu lembaga kepada orang/lembaga lain dengan menggunakan atau tanpa media dengan tujuan tertentu. Orang/lembaga yang mengirimkan pesan. Biasa disebut juga pengirim atau sumber. Saluran yang dipergunakan untuk pengiriman pesan. Dapat berbentuk media massa seperti koran, majalah, radio dan televisi atau media non-massa, seperti telepon, handphone, dan e-mail. lsi yang disampaikan dalam proses komunikasi yang bisa berupa informasi, pengetahuan, ungkapan perasaan, atau pendapat. Salah satu komponen komunikasi yang menunjukkan respons yang diberikan oleh pihak yang terlibat dalam komunikasi.
  • 45. e EKMA41 59/MODUL 1 1.45 Daft ar Pust aka Carte, P dan Fox, C. (2006). Bridging The Culture Gap Komunikasi Lintas Budaya. (Terjemahan Dra. K. Anggraini, M.Si). Jakarta: Indeks. Dimbleby, R. Dan Burton, G. (1985). More Than Words: An Introduction to Communication. London: Methuen. Fiske, J. (2004). Cultural and Communication Studies: Sebuah Pengantar Paling Komprehensif. (Terjemahan Yosal Iriantara dan Idi Subandy Ibrahim). Yogyakarta: Jalasutera. Mulyana, D. (2005a). Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: Remadja Rosdakarya. Mulyana, D. (2005b). Komunikasi Efektif.· Suatu Pendekatan Lintasbudaya. Bandung: Remadja Rosdakarya. Murphy, H. A. dan Herbert, W. H. (1991). Effective Business Communication. New York: McGraw-Hill. Rosenblatt, S. et al. (1977). Business Communication. Englewood Cliff, N.J.: Prentice Hall.
  • 46. MDDUL 2 Pesan Komunikasi Bisnis Dr. Vasal lriantara PENDAHULUAN enjelajahan kita mengenai komunikasi bisnis, membawa kita pada pembahasan mengenai pesan komunikasi bisnis. Pembahasan pada Modul 2 ini lebih bersifat teknis dibandingkan dengan Modul 1 yang bersifat konseptual. Namun demikian, Modul 2 ini bisa kita pandang sebagai jembatan yang menghubungkan antara dunia konseptual- teoretis dengan dunia praktis. Katakanlah, ini merupakan rnodul transisi rnenuju dunia praktis komunikasi bisnis, sehingga dimensi konseptual-teoretis masih tampak pada modul ini. Pada Modul 2 ini, penjelajahan kita di dunia komunikasi bisnis kita mulai dengan mempelajari "Tipe Kornunikasi Bisnis". Melalui analisis ini kita mempelajari berbagai bentuk komunikasi bisnis yang merupakan landasan bagi kita dalam menyusun pesan-pesan komunikasi bisnis. Dirnensi teknis penyusunan pesan komunikasi bisnis akan kita pelajari pada Kegiatan Belajar 2 yang rnernbahas "Teknik Penyusunan Pesan Kornunikasi Bisnis". Kita rnempelajari proses komunikasi bisnis secara lebih teknis mengingat dewasa ini, sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, tersedia cukup banyak media yang memperlancar arus informasi dalam komunikasi bisnis. Di samping itu, bentuk-bentuk komunikasi bisnis sendiri jadi berkembang akibat penerapan teknologi tadi. Meski bentuk- bentuk dasar kornunikasi bisnis rnasih saja berlangsung dan dipraktikkan dalam berbagai kegiatan komunikasi bisnis. Teknologi informasi dan komunikasi tidak melenyapkan bentuk-bentuk dasar itu, melainkan lebih melengkapi dan memperkuat kemampuan komunikatifnya. Setelah memahami berbagai bentuk komunikasi bisnis itu, barulah kita membahas dimensi teknis penyusunan pesan. Berdasarkan pernaharnan yang mendalarn atas watak komunikasi bisnis, kita bisa rnelakukan penyusunan pesan dengan baik. Karena pesan komunikasi bisnis itu akan dipengaruhi bagaimana proses komunikasi bisnis yang berlangsung. Selain itu, pesan
  • 47. 2.2 KDMUNIKASI BISNIS • untuk komunikasi lisan tentu akan berbeda dengan komunikasi tertulis sehingga kita membutuhkan pemahaman yang mendalam atas bentuk-bentuk komunikasi. Setelah mempelajari Modul2 ini, Anda diharapkan dapat menjelaskan: 1. mampu menganalisis proses komunikasi bisnis; 2. mampu mengaplikasikan hasil analisis komunikasi bisnis dalam praktik komunikasi bisnis; 3. memahami teknik penyusunan pesan komunikasi bisnis; 4. mampu mengaplikasikan teknik penyusunan pesan dalam praktik komunikasi bisnis.
  • 48. e EKMA41 59/MODUL 2 2.3 KEGIATAN BELA.JAR 1 Tipe Komunikasi Bisnis alah satu definisi komunikasi menyatakan bahwa komunikasi adalah "interaksi sosial melalui pesan". Definisi tersebut menunjukkan pentingnya pesan dalam proses komunikasi manusia. Bila definisi itu kita gunakan dalam konteks komunikasi bisnis, maka setidaknya kita bisa mendapatkan dua definisi baru tentang komunikasi bisnis. Pertama, komunikasi bisnis adalah "interaksi sosial melalui pesan bisnis" dan kedua, "interaksi bisnis melalui pesan". Berdasarkan dua "definisi" itu, maka kita bisa mendapatkan pula dua hal. Pertama, komunikasi bisnis yang menekankan pada komponen pesan bisnis-nya dan kedua, komunikasi bisnis yang lebih menekankan pada komponen interaksi bisnis yang dilakukan melalui pesan. Kedua "definisi" tersebut sama-sama menunjukkan pentingnya pesan dalam proses dan kegiatan komunikasi bisnis. Kita bahkan bisa menyatakan, tidak ada komunikasi tanpa pesan atau tidak akan ada komunikasi bisnis yang bisa dilakukan tanpa pengiriman dan penerimaan pesan. Oleh sebab itu, pada Modul 2 ini kita akan mendalami penyusunan pesan. Namun, bagaimana pesan disusun akan bergantung juga pada kegiatan dan proses komunikasi yang dilangsungkan. Itu sebabnya, kita pun akan mempelajari terlebih dulu proses komunikasi bisnis. Secara umum, proses komunikasi ini sudah kita pelari pada Modul 1. Namun pada Kegiatan Belajar 1 Modul 2 ini, kita akan mempelajari lebih mendalam mengenai proses komunikasi bisnis ini. Barulah, setelah itu, kita lanjutkan dengan mempelajari penyusunan pesannya pada kegiatan belajar selanjutnya. Dalam menganalisis proses komunikasi bisnis, sesungguhnya tak jauh berbeda dengan menganalisis proses komunikasi pada umumnya. Perbedaan antara proses komunikasi pada umumnya dan proses komunikasi bisnis hanya terletak pada tujuan komunikasinya. Kita ingat lagi, seperti sudah dijelaskan pada Modul 1, salah satu komponen penting komunikasi adalah tujuan komunikasi dilakukan. Mengingat pada dasamya komunikasi bisnis dan komunikasi pada umumnya sama, maka bentuk-bentuk komunikasi bisnis pun sama saja dengan bentuk-bentuk komunikasi pada umumnya, yaitu (a) komunikasi verbal, (b) komunikasi nonverbal, (c) komunikasi visual, dan (d) komunikasi
  • 49. 2.4 KDMUNIKASI BISNIS • audio-visual. Keempatnya biasa dinamakan juga sebagai tipe komunikasi seperti yang diuraikan dari Quible, Johnson dan Matt (1996: 20). Pada dasamya keempat tipologi itu memiliki persamaan dan perbedaan. Kesamaan itu terletak pada tujuannya, yaitu sama-sama digunakan untuk mencapai tujuan bisnis atau bila dibuat lebih spesifik lagi untuk mencapai tujuan organisasi bisnis. Sedangkan perbedaan yang paling jelas adalah pada proses penyampaian pesan, kendati pesannya boleh jadi sama, karena ada yang menggunakan pesan yang didominasi pesan verbal untuk komunikasi verbal, dan pesan nonverbal untuk komunikasi nonverbal. Dalam praktiknya, sesungguhnya kita tidak memisah-misahkan komunikasi verbal, nonverbal, visual dan audio-visual. Karena bisa saja keempat bentuk itu kita gunakan saat kita melakukan komunikasi bisnis. Kita bisa mengambil misal, komunikasi bisnis dalam bentuk presentasi. Pesan verbal kita gunakan dalam bentuk untaian lisan yang kita lakukan, namun pesan nonverbal pun kita sampaikan melalui mimik wajah atau gerak tangan saat melakukan presentasi. Di samping itu, bila kita gunakan LCD projector, kita pun menggunakan komunikasi visual melalui penyajian gambar, grafik, bagan atau tata warna tertentu, dan bisa juga audio-visual karena presentasi kita ada yang disajikan dalam bentuk animasi yang menggunakan tata wama dan tata suara. Sebelum membahas lebih mendalam setiap tipe komunikasi tersebut, kita bahas dulu pengertian masing-masing tipe komunikasi itu. Dalam komunikasi verbal, pesan yang disampaikan menggunakan lambang-lambang atau simbol-simbol bahasa lisan atau tulisan dalam bentuk kata-kata, yang secara kultural ada kesepakatan atas maknanya. Sedangkan dalam komunikasi nonverbal, pesan disampaikan melalui bahasa tubuh (body language), nada suara (intonasi), jarak antara komunikator dan komunikan (proxemic), bahkan melalui pakaian dan penampilan kita. Ada pun dalam komunikasi visual, pesan disampaikan untuk diterima komunikan melalui indra penglihatannya sehingga disajikan dalam bentuk grafik, foto atau gambar diam (still picture). Dalam dunia bisnis, bentuk komunikasi visual yang paling mudah kita kenali adalah iklan di surat kabar dan majalah. Lain halnya dengan komunikasi audio-visual yang menyampaikan pesan pada komunikan melalui pesan yang ditangkap melalui indra penglihatan dan pendengaran. Oleh sebab itu, pesan disajikan tidak hanya dalam bentuk gambar diam tapi juga dalam bentuk animasi, yang dilengkapi dengan efek suara. Perbedaan ini sekaligus menjadi kelebihan komunikasi audio-visual,
  • 50. e EKMA41 59/MODUL 2 2.5 terutama dalam menarik perhatian khalayak dan dramatisasi pesan sehingga pesan dapat lebih berdampak terhadap khalayak dibandingkan dengan tipe komunikasi lainnya. Mana tipe komunikasi yang kita pilih untuk lebih dominan dalam proses komunikasi bisnis, sangat bergantung kepada banyak dan luasnya sasaran khalayak yang hendak dijangkau, dan tingkat kerumitan pesan yang disampaikan. Di samping perlu juga mempertimbangkan tujuan komunikasinya: apakah untuk menginformasikan perusahaan atau produk bisnis, mempromosikan produk, atau meningkatkan pemasaran. Pemahaman terhadap karakteristik tipe-tipe komunikasi bisnis ini, akan sangat membantu upaya kita mencapai tujuan organisasi melalui kegiatan komunikasi bisnis yang kita lakukan. Sekarang kita perhatikan tipe-tipe komunikasi ini secara lebih rinci, seperti berikut ini: A. KOMUNIKASI VERBAL Tadi, kita sudah mempelajari, bahwa komunikasi verbal itu merupakan komunikasi yang menggunakan kata-kata atau secara lebih konseptual- teoretis melalui simbol-simbol bahasa. Kata-kata yang kita sampaikan dalam proses komunikasi itu ada yang disampaikan secara lisan dan ada pula yang disampaikan melalui tulisan. Tatkala Anda mendengarkan seorang ternan menjelaskan isi modul ini, berarti pesan disampaikan secara lisan. Namun saat Anda membaca alinea ini pada Modul 2, Anda menerima pesan dalam bentuk tulisan. Kita awali pembahasan komunikasi verbal ini dengan komunikasi lisan (oral communications). Ini merupakan tipe komunikasi manusia yang paling tua. Manusia sudah melakukan komunikasi jauh sebelum huruf ditemukan dalam peradaban manusia. Konon manusia mengenal bahasa sejak sekitar tahun 35.000 SM pada Jaman Cro-Magnon. Dengan demikian, sesungguhnya tradisi komunikasi lisan ini sudah berlangsung sejak sangat lama. Bisa juga kita menyatakannya, tradisi komunikasi lisan ini ada sejak Nabi Adam dan istrinya pertama kali mendiami bumi yang kita tinggali sekarang. Meski pun kini teknologi komunikasi sudah sangat maju, tidak berarti komunikasi lisan kita tinggalkan. Dalam kegiatan bisnis, begitu banyak komunikasi bisnis yang dilakukan dalam bentuk komunikasi lisan ini. Kita bisa ambil contoh komunikasi bisnis yang paling sederhana seperti yang
  • 51. 2.6 KDMUNIKASI BISNIS • dilakukan tukang sayur keliling di tempat tinggal kita. Pedagang sayuran keliling itu mengkomunikasikan kehadirannya dengan berteriak, "Yuuuuuuurrrrr!! !". Lalu pembeli pun datang. Terjadi komunikasi lisan antara penjual sayuran dan calon pembelinya. Misalnya terjadi negosiasi harga, untuk satu kantung plastik toge. Lalu terjadi kesepakatan harga antara pedagang sayuran dan calon pembelinya sehingga terjadi transaksi jual beli. Dalam proses komunikasi antara penjual sayuran dan pembelinya itu, pesan disampaikan secara timbal balik, dalam bentuk penawaran dan tanggapan (umpan-balik), yang bahkan adakalanya terjadi secara spontan. Tapi anehnya, kesepakatan harga dapat dicapai dalam waktu yang relatif singkat. Diakhiri dengan kepuasan pada kedua belah pihak. ltulah salah satu kelebihan komunikasi lisan. Komunikasi lisan memang memiliki beberapa kelebihan bila dibandingkan dengan bentuk atau tipe komunikasi lainnya. Menurut Bovee dan Thill (1989: 57-59), kelebihan atau keunggulan komunikasi lisan adalah: (a) komunikasi lisan memungkinkan terjadinya interaksi. Umpan balik dapat langsung disampaikan pada saat komunikasi sedang berlangsung, seperti munculnya pertanyaan sehingga pemahaman terhadap pesan dapat teruji; (b) pelaku komunikasi (komunikator dan komunikan) dapat berbagi, bertukar gagasan dan bekerja sama dalam memecahkan masalah, karena bisa diperoleh titik temu antarkepentingan; (c) bersamaan dengan itu, pesan nonverbal juga dapat tersampaikan sehingga lebih menegaskan makna pesan yang disampaikan, dan (d) masing-masing pihak yang terlibat dalam komunikasi lisan akan merasa nyaman, karena kebutuhan utamanya terpuaskan yakni kebutuhan untuk diakui sebagai bagian dari komunitas • manusta. Namun, komunikasi lisan pun seperti diuraikan Bovee dan Thill (1989: 59-61) memiliki juga kelemahan. Kelemahan komunikasi lisan bisa saja menjadi salah satu sumber permasalahan komunikasi dalam kegiatan bisnis yang kita lakukan. Masalahnya timbul biasanya dengan diawali (a) tidak adanya kesadaran bahwa pembicaraan (komunikasi lisan) sebenamya merupakan sarana untuk mencapai tujuan bisnis; sehingga (b) berbicara secara spontan, tanpa persiapan apa pun, seperti apa yang akan dikatakan dan bagaimana cara menyatakannya; juga (c) tak berpikir soal tujuan komunikasi sehingga tidak merumuskan pesan yang akan disampaikan dan menetapkan khalayak yang menjadi sasaran; akibatnya (d) tak merancang dan menyampaikan pesan secara logis, dan sering kali juga (e) demi keuntungan
  • 52. e EKMA41 59/MODUL 2 2.7 sesaat, kita jadi cenderung memanipulasi pembicaraan, seperti dalam menangani keluhan kustomer, terkadang yang diutamakan adalah berhentinya kustomer menyatakan keluhannya bukan terselesaikannya masalah yang dihadapi kustomer; ada kalanya juga kita (f) memualkan sikap yang melecehkan orang lain dan tidak terfokus pada upaya menumbuhkan "good will" yang akibatnya bisa memutuskan ikatan relasi bahkan membunuh bisnis kita. Berdasarkan uraian tersebut, kita mengetahui bahwa komunikasi lisan dalam komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi lisan dalam bentuk obrolan di pos ronda atau di warung kopi. Kita perlu merencanakan apa yang akan kita sampaikan, siapa yang kita ajak berbicara dan apa tujuan yang hendak disampaikan melalui komunikasi tersebut. Di samping itu, penting juga untuk diperhatikan, dalam komunikasi lisan posisi kita tidak hanya sebagai komunikator melainkan juga komunikan sehingga ada saat-saat kita berbicara dan ada saat-saat kita lebih banyak mendengarkan. Dalam komunikasi lisan, keterampilan berbicara dan mendengarkan atau menyimak ini sama pentingnya kita kuasai. Karena dalam komunikasi lisan, pemisahan komunikator dan komunikan itu bukan soal peran melainkan lebih soal fungsi sehingga ada kalanya kita memfungsikan diri sebagai komunikator dan ada kalanya juga menjadi komunikan. Kita perhatikan dulu gambar berikut. PENGIRIM PENSRJY~il - -1. t ... Meugembangkatt lmlata~p1lan~ mooV1mak'd·au inMDf11paU. ' ·-:.J -·- 9.Jmber: Harris (1990: 2) Gambar 2.1. Komunikasi
  • 53. 2.8 KDMUNIKASI BISNIS • Gambar 2.1 menunjukkan, baik pengirim maupun penerima akan berposisi sebagai komunikator dan komunikan secara bergantian. Ada kalanya berbicara dan adakalanya menyimak. Dengan demikian, dalam konteks komunikasi lisan, keterampilan menyimak apa yang dinyatakan orang lain menjadi penting. Tidak mengherankan bila salah satu keterampilan yang diperlukan seorang pemimpin adalah keterampilan menyimak apa yang dinyatakan orang lain. Bahkan dalam komunikasi bisnis dinyatakan, bahwa sekarang ini, seorang manajer yang berhasil adalah manajer yang banyak menyimak. Apalagi bila kita menyimak apa yang dikatakan orang lain itu dengan penuh empati. Dalam ungkapan dinyatakan bahwa empati adalah berdiri dengan memakai sepatu orang lain. Artinya, kita menyimak dengan memperhatikan apa yang dipikirkan dan dirasakan orang lain dengan menggunakan pikiran dan perasaan orang lain itu. Kita menghilangkan egoisme kita dan diganti dengan kesediaan membuka diri dan berbagi dengan sesama. Dalam komunikasi yang berlangsung dua arah itu, menyimak dengan empati menjadi sangat penting, termasuk dalam kegiatan komunikasi bisnis. Sekarang kita membahas komunikasi tertulis. Dalam sejarah peradaban manusia, sebelum manusia menggunakan humf untuk berkomunikasi secara tertulis dengan sesamanya, terlebih dulu manusia menggunakan gambar. Tercatat, pada tahun 22.000 SM manusia mengkomunikasikan apa yang dipikirkan dan dirasakannya melalui gambar seperti yang dijumpai dalam lukisan dalam gua oleh manusia prasejarah. Sedangkan humf sendiri, konon, bam dikenal manusia pada tahun 4.000 SM, dengan dipergunakannya lempengan tanah liat untuk ditulisi humf oleh orang-orang Sumeria. Tentu saja, dengan komunikasi secara tertulis ada banyak keuntungan yang bisa kita peroleh. Sebutlah, kita tak perlu hams bertemu secara langsung dengan komunikatomya bila hendak memperoleh informasi. Cukup membaca apa yang dituliskan komunikator, sehingga ketika digandakan tulisan tersebut akan banyak orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi tersebut. Kita bisa mengambil contoh, saat Anda mempelajari Modul Komunikasi Bisnis ini. Anda tidak perlu bertemu dengan penulis modulnya, melainkan cukup mempelajari apa yang ditulis di dalam modul tersebut. Karena itu menumt Bovee dan Thill (1989: 84) penyampaian pesan secara tertulis, mempunyai beberapa keuntungan yaitu: (a) adanya peluang untuk mengontrol pesan; (b) isi pesan yang kita sampaikan dapat memuat informasi yang sangat kompleks yang membutuhkan uraian yang sangat
  • 54. e EKMA41 59/MODUL 2 2.9 rinci; (c) pesan yang disampaikan dapat didokumentasikan sehingga dapat dimanfaatkan untuk rujukan pada masa mendatang; (d) pesan dapat disebarkan secara luas, ketika khalayak yang ingin dijangkau sangat besar dan terpisah secara geografis, dan (e) bisa dipergunakan bila kita tidak ingin berinteraksi langsung dengan orang lain karena bertemu langsung dianggap tak begitu penting. Dalam kegiatan dan proses komunikasi bisnis, bentuk-bentuk komunikasi tertulis banyak kita jumpai. Bahkan banyak kegiatan komunikasi bisnis dengan pihak internal dan eksternal organisasi dilakukan secara tertulis. Kita tentu mengenai istilah memo atau nota, yang biasanya disampaikan dari orang yang secara hierarkis posisinya lebih tinggi kepada orang yang lebih rendah. Selain itu, ada berbagai laporan yang dibuat dalam kegiatan bisnis dibuat secara tertulis. Bahkan meski ada laporan lisan, biasanya juga disertai dengan laporan tertulis. Belum lagi dengan berbagai usulan atau proposal dari bawahan kepada atasan yang biasanya dibuat secara tertulis. Di samping tentu saja ada pula proposal yang ditulis untuk disampaikan kepada pihak lain, seperti proposal pengembangan usaha yang ditulis untuk disampaikan kepada bank yang akan memberi kredit. Bentuk komunikasi tertulis yang paling populer tentulah surat. Tak ada satu organisasi pun yang tak pemah menulis surat. Berbagai surat dibuat, mulai dari undangan rapat hingga surat penawaran kepada calon pelanggan. Surat tersebut, selain surat konvensional yang ditulis di atas kertas, kini sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi ada juga dalam bentuk surat elektronik. Direct mail misalnya, kini tak hanya dikirimkan sebagai surat konvensional melainkan banyak juga yang disampaikan dalam bentuk surat elektronik. Namun demikian, kita tak perlu memandang komunikasi lisan sebagai lawan dari komunikasi tertulis atau sebaliknya sehingga kita memilih salah satu untuk menghilangkan yang satunya lagi. Keduanya bentuk komunikasi ini lebih bersifat komplementer atau saling melengkapi dan bukan saling melenyapkan. Adakalanya kita membutuhkan penyampaian pesan secara lisan, namun adakalanya juga kita membutuhkan penyampaian pesan secara tertulis. Lantas, bagaimana dan kapan kita lebih memilih komunikasi lisan dan komunikasi tertulis? Bovee dan Thill (1989: 85) memberikan penjelasan melalui tabel berikut ini.
  • 55. 2.10 1. 2. 3. 4. KDMUNIKASI BISNIS • Tabel 2. 1. Perbedaan Penggunaan Komunikasi Lisan dan Tertulis Komunikasi Lisan ltu Tepat, Bila Menghendaki umpan-balik langsung dari khalayak. Pesannya relatif sederhana dan mudah dipahami. Kita tidak membutuhkan dokumen yang permanen. Perlu mendorong terjadinya interaksi dan pemecahan masalah. Komunikasi Tertulis ltu Tepat, Bila 1. Tidak memerlukan umpan-balik langsung. 2. Pesannya rumit dan sangat rinci sehingga membutuhkan perencanaan pesan yang cermat. 3. Membutuhkan adanya dokumen yang permanen. 4. Hendak meminimalkan terjadinya distorsi jika disampaikan secara lisan. peluang pesan SJmber: Bovee dan Thill, (1989: 85) B. KOMUNIKASI NONVERBAL Kita sekarang mempelajari dulu pengertian komunikasi nonverbal. Dalam daftar istilah Cultural and Communication Studies, Sebuah Pengantar Paling Komprehensif dinyatakan, komunikasi nonverbal adalah "semua ekspresi ekstemal selain kata-kata terucap atau tertulis (spoken and written word), termasuk gerak tubuh, karakteristik penampilan, karakteristik suara, dan penggunaan ruang dan jarak (Fiske, 2004: 281). Sedangkan Harris (1990: 7) menyatakan komunikasi nonverbal mengacu pada bahasa tubuh, seperti gerak-gerik tubuh. Sedangkan Jandt (1998: 97) menyebut komunikasi nonverbal sebagai "pesan yang disampaikan tanpa menggunakan kata-kata". Jandt (1998: 99) membagi pengertian komunikasi nonverbal secara sempit dan luas. Secara sempit, komunikasi nonverbal adalah "penggunaan secara intensional seperti dalam penggunaan simbol nonlisan untuk mengkomunikasikan pesan tertentu". Sedangkan secara luas, komunikasi nonverbal mengacu pada unsur-unsur lingkungan yang dipergunakan manusia dalam berkomunikasi, seperti wama dinding tempat percakapan berlangsung. Dalam kegiatan sehari-hari, komunikasi bisnis yang menggunakan komunikasi nonverbal itu dengan mudah bisa kita jumpai. Mulai dari seragam yang dipergunakan para teller bank hingga logo yang dipergunakan satu perusahaan. Bonafiditas satu perusahaan adakalanya ditunjukkan dengan pilihan merek mobil tertentu sebagai mobil dinas direktur perusahaan.
  • 56. e EKMA41 59/MODUL 2 2. 11 Sedangkan jenis-jenis komunikasi nonverbal ini, menurut Jandt (1998: 104-116) ada 9 jenis. Kita perhatikan jenis-jenis komunikasi nonverbal seperti berikut ini. 1. Proxemics (Kedekatan), untuk menunjukkan adanya ruang atau teritorial baku dan ruang personal yang kita gunakan dalam berkomunikasi. Dengan proxemics ini kita membangun jarak antara kita dan lawan komunikasi kita. Makin dekat jaraknya makin menunjukkan keakraban dan makin jauh makin formal suasana komunikasinya. Bandingkanlah jarak yang terbangun saat berkomunikasi dengan orang yang secara sosial setara kedudukannya dan saat berkomunikasi dengan atasan. ·~==---~. • - ZONA ZO'~A :Z-QN,A ZONA JrNTtM • • - .PRJBADI SOSJAL U'MUM 15~16 e.m 46·1.2 m 1..:2~~..t:§ !lJ 36mI . ' • .. - --'-" ......... .) . -- 9.Jmber: Pease, 1987: 15 Gambar 2.2. Jarak Zona 2. Kinesics (kinesik), untuk menunjukkan gerak-gerik atau sikap tubuh (gestures), gerak tubuh (body movement), ekspresi wajah, dan kontak mata. Kinesics yang cukup populer pada masyarakat kita adalah acungan jempol untuk pujian.
  • 57. 2.12 • . ~ · I I .. I SJmber: Pease (1987: 95) Gambar 2.3. Tatapan Bisnis KDMUNIKASI BISNIS e 3. Chronemics (kronemik), yang berkaitan dengan cara kita menghargai waktu. Kronemik ini akan tercermin dari cara kita menepati waktu hila berjanji. 4. Paralanguage (parabahasa), yang menunjuk pada unsur-unsur nonverbal suara dalam percakapan verbal. Para bahasa ini meliputi karakter vokal seperti bicara yang disertai senyum atau sedu sedan, sifat vokal seperti keras-pelan atau tinggi-rendah, dan segregasi vokal seperti mengucapkan emmmhhh. Kita tahu seseorang sedih karena bicaranya tersedu-sedu, misalnya. 5. Kebisuan, yang dipandang agak membingungkan, karena membisu dipandang tidak berkomunikasi. Namun sebenarnya, saat membisu dikomunikasikan sesuatu. Kebisuan bisa mengkomunikasikan persetujuan, apatis, terpesona, bingung, termenung, tidak setuju, malu, menyewal, sedih, tertekan, dan seterusnya.
  • 58. e EKMA41 59/MODUL 2 2.13 6. Haptics, yang berkaitan dengan penggunaan sentuhan dalam berkomunikasi. Seperti saat seorang ibu mengusap-usap kepala anaknya saat memberi nasihat pada anaknya. 7. Tampilan fisik dan busana, yang menunjuk tampilan fisik dan busana yang dikenakan. Pelayat orang yang meninggal dunia mengenakan busana hitam untuk menyatakan rasa duka. 8. Olfactics, yang terkait dengan penggunaan indra penciuman dalam berkomunikasi nonverbal. Misalnya, wangi parfum atau bau kemenyan mengomunikasi sesuatu. 9. Oculesics, yang menunjuk pada pesan yang disampaikan melalui mata. Mata yang membelalak atau melotot, misalnya, menyatakan kekaguman atau marah. Sekarang kita melihat bagaimana komunikasi nonverbal ini dalam praktik komunikasi bisnis. Bayangkan jarak yang terbangun saat direktur berbicara dengan manajer, direktur dengan sesama direktur, dan direktur dengan office boy. Pasti ada perbedaan jarak yang terbangun, sesuai dengan posisi yang ditempati lawan bicara dalam struktur organisasi. Dalam kontak personal, Edward T. Hall membedakan empat ruang interpersonal, seperti diperlihatkan pada Gambar 2.2, yakni (a) jarak intim, dari mulai bersentuhan sampai jarak satu setengah kaki. Biasanya jarak ini digunakan untuk bercinta, melindungi atau menenangkan; (b) jarak personal, jarak yang menunjukkan perasaan masing-masing pihak yang berkomunikasi dan juga menunjukkan keakraban dalam relationships, jarak ini berkisar antara satu setengah kaki hingga empat kaki; (c) jarak sosial, dalam jarak ini pembicara menyadari betul kehadiran orang lain, karena itu dalam jarak ini pembicara berusaha tidak menggangu dan menekan orang lain, keberadaannya terlihat dari pengaturan jarak antara empat kaki hingga dua belas kaki, dan (d) jarak publik yaitu berkisar antara dua belas kaki sampai tak terhingga.
  • 59. 2.14 Sekarang, kita perhatikan Gambar 2.4 berikut. I I I, f" -·~ .. Gambar 2.4. Cantoh Komuni kasi Nonverbal KDMUNIKASI BISNIS e Meski Gambar 2.4 tidak dilengkapi dengan teks yang menunjukkan ada percakapan antara orang yang berbaring dan berdiri, kita bisa mengetahui apa yang kira-kira sedang berlangsung. Mengapa? Karena kita memang terbiasa dengan komunikasi nonverbal. Kita menafsirkan orang yang berbaring di tempat tidur dan tergolek lemah adalah orang yang sakit. Sedangkan orang yang berdiri dengan stetoskop tergantung di lehemya tentulah seorang dokter. Lantas apa fungsi komunikasi nonverbal? Temyata komunikasi nonverbal itu memegang peran penting dalam kegiatan komunikasi manusia. Jandt (1998: 100-101) menyebut fungsi komunikasi nonverbal sebagai berikut. 1. Menggantikan pesan lisan, mengingat adakalanya kita dihadapkan pada situasi yang tak memungkinkan menyampaikan pesan lisan. Misalnya, di tengah keramaian orang menggunakan isyarat saat berkomunikasi. 2. Menyampaikan pesan-pesan yang tak enak disampaikan secara lisan, ada kalanya juga kita sulit mengungkapkan dengan kata-kata dan merasa lebih nyaman menyampaikan dengan menggunakan isyarat. Misalnya, sepasang ABG yang jatuh cinta merasa malu untuk menyatakan rasa cintanya sehingga memilih mengungkapkannya dengan pandangan mata atau kedekatan fisik.
  • 60. e EKMA41 59/MODUL 2 2.15 3. Membentuk kesan yang mengarahkan komunikasi, ada saat-saat kita berusaha mengelola kesan orang lain terhadap diri kita melalui pesan nonverbal. Misalnya, saat wawancara lamaran kerja, kita memakai pakaian rapi. 4. Memperjelas relasi, yang menunjukkan relasi di antara pihak-pihak yang berkomunikasi. Kalau informasi relasi sulit diungkapkan secara verbal, maka komunikasi nonverbal yang dipakai. Misalnya, meja besar yang digunakan seorang direktur utama menunjukkan bagaimana dia menjalin relasi dengan para karyawan di kantornya. 5. Mengatur interaksi, ini terjadi misalnya manakala kita terlibat dalam percakapan antarpribadi. Lawan bicara kita terus saja berbicara seolah tak memberi kita kesempatan berbicara. Kita angkat tangan, minta kesempatan untuk berbicara. 6. Memperkuat dan memodifikasi pesan-pesan verbal, isyarat-isyarat nonverbal dapat menjadi metapesan yang mempengaruhi penyandi- balikan (decoding) pesan. Misalnya, kalau kita menceritakan terjadinya tabrakan kereta api, kita menggunakan tangan kanan dan tangan kiri kita untuk menggambarkan tabrakan itu. C. KOMUNIKASI VISUAL Kita mulai pembahasan komunikasi visual ini dengan merumuskan pengertian komunikasi visual. Dalam kegiatan komunikasi, isi pesan umumnya diubah ke dalam simbol-simbol yang dapat dipahami lawan- komunikasi kita, umumnya simbol-simbol bahasa atau simbol verbal. Dalam komunikasi visual, simbol-simbol bahasa itu dibantu atau diganti dengan simbol visual seperti gambar dan grafik untuk membantu pemahaman lawan- komunikasi. Jadi, komunikasi visual itu merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan menggunakan simbol-simbol visual. Mengapa komunikasi visual ini penting bagi komunikasi bisnis? Hasil penelitian menunjukkan, 83% informasi yang diperlukan manusia diperoleh secara visual. Bayangkanlah saat kita berjalan menyusuri rak di pasar swalayan. Apa yang pertama kali kita tangkap adalah informasi visual. Hasil pengujian para pakar ilmu komunikasi menunjukkan dalam bentuk komunikasi oral, rata-rata, 75% dari apa yang kita komunikasikan, hilang begitu saja dari benak lawan-komunikasi sehingga tersisa hanya 25%. Untuk
  • 61. 2.16 KDMUNIKASI BISNIS • menjaga agar yang 25% itu bertahan diperlukan kiat komunikasi tersendiri, salah satu di antaranya dengan menggunakan bentuk komunikasi visual. Bentuk komunikasi visual yang paling sering digunakan adalah (a) gambar, yang misalnya digunakan sebagai ilustrasi laporan, sehingga memperjelas isi pesan yang disampaikan. Dengan fungsi seperti itu, tak mengherankan hila Konfusius menyatakan, "sebuah gambar bermakna 1.000 kata". Pentingnya gambar ini pun dapat kita kaitkan dengan 3 cara pokok proses belajar yang kita alami yakni (1) enaktif (pengalaman langsung), (2) ikonik (pengalaman lewat gambar), dan (3) simbolik (pengalaman dengan tingkat abstraksi yang tinggi). Mengomunikasi pesan melalui bentuk komunikasi visual yang berupa gambar, maka dengan sendirinya memasuki salah satu proses belajar yang sudah kita alami berulang-ulang, yakni bersentuhan dengan realitas melalui gambar. Selain menggunakan gambar, ada bentuk penyampaian pesan secara visual yakni (b) grafik, yang bentuknya cukup beragam mulai dari grafik garis, grafik lajur sampai grafik lingkaran. Visualisasi secara grafis ini akan membantu lawan-komunikasi untuk (1) memfokuskan perhatian pada materi yang disajikan, (2) menarik perhatian, (3) bisa memperlihatkan hubungan materi yang disampaikan dengan waktu pencapaian, (4) mempercepat pemahaman, dan (5) membantu interpretasi data yang disajikan. Sekarang kita masuk pada bentuk komunikasi visual berikutnya yakni (c) foto dan slide. Dibandingkan dengan gambar, foto atau slide mampu menampilkan realitas yang lebih mendekati aslinya. Walaupun dengan teknik-teknik tertentu, bisa saja realitas yang direkam dengan kamera foto direkayasa sehingga menampilkan kenyataan yang lebih indah dari aslinya. Namun untuk kepentingan komunikasi bisnis, foto dan slide itu digunakan dengan fungsi yang sama dengan gambar. Perbedaan foto dan slide hanya terletak dalam cara melihatnya saja. Untuk melihat foto, kita tak membutuhkan alat bantu apa-apa. Begitu satu realitas dipotret, kemudian dicuci-cetak, maka hasilnya bisa kita lihat. Sedangkan slide, membutuhkan alat bantu berupa slide-projector yang akan menyorotkan gambar dalam slide pada layar. Dengan alat bantu seperti itu, maka ukuran gambar bisa disesuaikan dengan keinginan dan kebutuhan kita, bisa kecil dan bisa besar.
  • 62. e EKMA41 59/MODUL 2 2.17 Kita perhatikan dulu, Gambar 2.5 berikut. Gambar 2.5. C'A>ntoh Komunikasi Visual Komunikasi visual ini, sebenamya sudah biasa kita gunakan dalam kehidupan sehari-hari. Saat seorang kekasih mengirimi foto dalam bingkai yang berbentuk gambar hati, dia sedang mengungkapkan rasa cintanya pada pasangannya. Gambar surat pada Gambar 2.5 di atas bukan hanya menunjukkan surat dalam artian konvensional. Bisa juga digunakan sebagai visualisasi dari SMS atau surat elektronik (e-mail). Di jalan raya kita pun sering menjumpai rambu-rambu lalu-lintas yang merupakan bentuk komunikasi visual. Hal tersebut menunjukkan, sesungguhnya begitu banyak komunikasi visual yang kita lakukan dalam kehidupan sehari-hari, termasuk dalam kegiatan komunikasi bisnis. D. ANALISIS KHALAYAK Setelah kita bisa menetapkan bentuk-bentuk komunikasi yang kita lakukan dalam komunikasi bisnis, maka langkah berikutnya yang penting adalah menganalisis siapa yang menjadi sasaran komunikasi kita. Atau, dengan siapa kita berkomunikasi. Sudah dicontohkan pada Modul 1,
  • 63. 2.18 KDMUNIKASI BISNIS • bagaimana kita bicara dengan mencadel-cadelkan diri saat mengajak berbicara dengan seorang bayi. Artinya, kita berusaha menyesuaikan diri kita dengan lawan komunikasi kita atau kita berempati dengan lawan komunikasi kita. Dalam kegiatan komunikasi, hal tersebut biasanya dinamakan sebagai analisis khalayak. Dalam berkomunikasi, termasuk komunikasi bisnis, penting untuk mengetahui siapa khalayak komunikasi kita. Ungkapan lama yang menyatakan "kenali lawan bicara Anda agar komunikasi efektif' bisa kita jadikan acuan. Begitu kita tahu lawan bicara kita, maka kita bisa memutuskan strategi komunikasi apa yang tepat, pesan seperti apa yang mesti disampaikan dan bagaimana cara pesan dikemas. Bila kita sudah tahu siapa khalayaknya maka cara dan isi pesan komunikasi kita akan berbeda. Misalnya, cara Anda berkomunikasi dengan bawahan akan berbeda dengan cara berkomunikasi dengan atasan. Hal tersebut terjadi karena kita mengetahui siapa khalayak kita. Hanya saja, memang mustahil mengenali sepenuhnya khalayak, apalagi pada komunikasi bisnis level komunikasi massa. Namun kita juga tak bisa mengingkari bahwa mengenal lebih banyak siapa khalayak kita akan membuat pesan kita jadi bisa lebih dimengerti khalayak. Perbedaan level komunikasi dengan sendirinya membedakan cara mengidentifikasi khalayak. Pada level komunikasi interpersonal, cara mengidentifikasi lawan-komunikasi kita sangat mudah. Karena kita bertatap- muka dengannya. Bahkan orangnya kita kenai secara pribadi. Pada level komunikasi kelompok, kita mulai menemui kesulitan mengidentifikasi khalayak. Memang lawan-komunikasi kita bisa terlihat, namun kita tidak bisa begitu saja mengidentifikasi khalayak komunikasi kita. Pada level komunikasi massa, tentu identifikasi khalayak ini lebih rumit lagi. Karena khalayak komunikasi bisnis kita tidak langsung kita hadapi, di antara sesama khalayak sendiri tidak saling kenai, dan mereka menyebar di berbagai tempat. Padahal level komunikasi massa ini kian hari kian terasa saja pentingnya dalam menunjang kegiatan komunikasi bisnis kita. Untuk memudahkan identifikasi khalayak biasanya dibuat kategori- kategori khalayak. Secara umum ada tiga kategorisasi yang biasa digunakan untuk mengidentifikasi khalayak yakni secara: (1) demografis, (2) lokasi geografi, dan (3) psikografis. Identifikasi khalayak berdasarkan faktor-faktor demografis mencakup usia, jenis kelamin, status keluarga, tingkat pendidikan, pekerjaan/jabatan, tingkat pendapatan, agama, ras dan etnis. Berdasarkan identifikasi demografis tersebut misalnya kita mengidentifikasi
  • 64. e EKMA41 59/MODUL 2 2.19 jabatan seseorang yang berdasarkan identifikasi ini kita menentukan cara dan isi pesan komunikasi yang disampaikan. Ini terlihat seperti dalam contoh tadi, cara berkomunikasi dengan atasan dan bawahan berbeda. Identifikasi berdasarkan lokasi geografis berkaitan dengan budaya, tempat tinggal (kota besar, kota madya, kota kecil; desa atau kota; pantai atau pegunungan). Berdasarkan identifikasi khalayak seperti itu, pesan yang disampaikan untuk penduduk kota besar tentu ada bedanya dengan pesan yang akan disampaikan pada penduduk desa, karena ruang pengalaman dan orientasi budayanya berbeda. Identifikasi berdasarkan faktor-faktor psikografis berkaitan dengan persepsi, disonansi kognitif, proses belajar, kebiasaan, motivasi dan kebutuhan. Melengkapi uraian tadi, ada baiknya kita mengikuti apa yang dinyatakan Philip Lesly (1991: 12) tentang faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan komunikasi, yang salah satu di antaranya adalah. Faktor khalayak ini, menurut Lesly hams dilihat dari aspek postur mental khalayak. Postur mental ini membagi khalayak ke dalam dua kecenderungan, yakni kecenderungan menjadi manusia konkret dan manusia abstrak. Orang-orang yang postur mentalnya cenderung abstrak menyukai prospek yang tak kelihatan, menyingkap hal barn dan hidup dengan dunia yang belum terjamah. Orang berpostur mental seperti ini di antaranya seniman dan ilmuwan. Sedangkan orang yang berpostur mental konkret yang disebut juga manusia praktis umumnya akan melihat dan merasakan dulu sebelum mempercayai keberadaan sesuatu yang tidak bisa diukur dan dihitung. Orang berpostur mental seperti ini adalah pengacara dan akuntan. Identifikasi atas khalayak dengan pendekatan psikososial bisa juga kita lakukan. Proses identifikasinya dimulai dengan mengenali komponen- komponen sosio-psikologis manusia yang dibagi menjadi 3, yaitu (1) kom- ponen afektif yang berkaitan dengan kecenderungan untuk menyukai/menyenangi/meminati sesuatu, (2) komponen kognitif yang berkaitan dengan pengetahuan, dan (3) komponen konatif yang berkaitan dengan tindakan manusia. Masing-masing komponen ini memiliki kebutuhannya sendiri. Namun satu sama lain saling berkaitan karena ketiganya berada pada diri seorang manusia. Kebutuhan masing-masing komponen itu dapat dicontohkan sebagai berikut. Ketika kita membutuhkan rasa kasih sayang dari orang lain, maka komponen afektiflah yang sedang bekerja. Manakala kita membutuhkan informasi baru untuk mengetahui gejala alam yang ganjil, maka komponen kognitif kita sedang meminta
  • 65. 2.20 KDMUNIKASI BISNIS e kebutuhannya dipenuhi. Namun manakala kita ingin melakukan sesuatu, maka komponen konatiflah yang sedang meminta dipenuhi kebutuhannya. Kebutuhan-kebutuhan tersebut berkaitan dengan motif, yang dipandang merupakan dasar terbentuknya kebutuhan. Motif manusia itu biasanya dibagi menjadi (1) motif primer yang sifatnya biologis yang tentunya melahirkan kebutuhan yang biologis pula seperti makan, minum dan bersebadan, dan (2) motif sekunder yang sifatnya sosiogenis yang melahirkan kebutuhan yang bersifat sosiogenis pula seperti kebutuhan untuk berprestasi. Ada banyak ahli yang sudah merumuskan motif dan kebutuhan manusia, atau dalam hal ini kita namakan saja kebutuhan khalayak itu. Satu di antaranya yang cukup populer yakni Abraham Maslow yang dikenal dengan teori hierarki kebutuhannya. Berdasarkan teori tersebut kita melihat adanya jenjang kebutuhan manusia yang dimulai dari (1) kebutuhan biologis seperti makan dan minum, (2) kebutuhan akan rasa aman, (3) kebutuhan akan ketertarikan dan cinta, (4) kebutuhan akan penghargaan, dan (5) kebutuhan untuk aktualisasi diri. Sedangkan David McLeland melihat ke-butuhan manusia itu ada 3, yakni (1) kebutuhan untuk berprestasi, (2) kebutuhan akan kasih sayang, dan (3) kebutuhan untuk berkuasa. Pentingnya mengetahui kebutuhan khalayak tersebut adalah agar kita bisa menentukan strategi komunikasi, isi pesan yang sesuai dan taktik berkomunikasi yang tepat dengan khalayak yang sudah kita identifikasi. Semakin kompleksnya komunikasi bisnis akibat semakin kompleksnya juga kondisi masyarakat, tentu saja memaksa kita untuk cermat dalam melakukan komunikasi. Kecermatan berkomunikasi tersebut antara lain dibimbing dengan pengidentifikasian khalayak yang bisa kita lakukan melalui pendekatan motif dan kebutuhan khalayak. LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Cobalah perhatikan dashboard sebuah mobil. Tentu di situ kita banyak menemukan pesan-pesan yang disampaikan secara visual. Misalnya, indikator BBM atau tanda pada penghidup wiper. Mengapa komunikasi visual dipergunakan untuk berbagai tombol dalam mobil?
  • 66. e EKMA41 59/MODUL 2 2.21 2) Coba perhatikan komunikasi nonverbal yang dipergunakan dalam sinetron apa saja yang ditayangkan stasiun-stasiun televisi di tanah air. Ada pria yang mengenakan jas dan bermobil bagus, dengan kantor yang apik. Ada pula orang yang digambarkan dengan pakaian sederhana dan selalu batuk-batuk. Anda tentu bisa menangkap pesan apa yang disampaikan secara nonverbal tersebut. Jas dan mobil bagus merupakan penyampaian pesan nonverbal atas keberhasilan seseorang secara material, misalnya. Cobalah Anda diskusikan dengan ternan-ternan Anda, pesan nonverbal apa yang disampaikan pakaian seragam yang dipergunakan para pelayanan di rumah makan cepat saji (fast-food)? 3) Dengan alasan demi efisiensi, seorang pimpinan perusahaan memilih untuk berdiskusi dengan staf yang berada di kota lain dalam rangka memecahkan masalah dengan memanfaatkan Yahoo! Messenger. Pertukaran pesan jadi dilakukan secara tertulis. Menurut pendapat Anda, apakah tepat upaya yang dilakukan pimpinan perusahaan tersebut? Petunjuk Jawaban Latihan 1) Sebagian besar informasi yang kita terima merupakan informasi yang disajikan secara visual. Orang tidak memerlukan kemampuan membaca untuk bisa memahami pesan visual. Pesan visual memudahkan pemahaman bagi siapa saja, dengan latar belakang dan usia yang berbeda. 2) Pesan nonverbal bisa berfungsi memperkuat pesan verbal, seperti saat kita berbicara menggunakan tangan untuk menceritakan sesuatu. Namun pesan verbal sendiri merupakan bentuk komunikasi manusia yang akan membantu memudahkan pemahaman. Di samping itu, pesan nonverbal pun merupakan pesan yang biasa kita sampaikan sehari-hari melalui potongan rambut, model pakaian, pilihan wama pakaian, seragam yang dipergunakan dan seterusnya. Pesan nonverbal seperti itu bukan untuk memperkuat komunikasi verbal yang kita lakukan, melainkan merupakan kegiatan komunikasi yang tersendiri. 3) Komunikasi lisan merupakan pilihan yang tepat, hila komunikasi tersebut dilakukan untuk memecahkan masalah. Sedangkan komunikasi tertulis lebih tepat hila kita menghendaki untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya distorsi.
  • 67. 2.22 KDMUNIKASI BISNIS e RANGKUMAN Pertama, komunikasi bisnis adalah "interaksi sosial melalui pesan bisnis" dan kedua, "interaksi bisnis melalui pesan". Mengingat pada dasamya komunikasi bisnis dan komunikasi pada umumnya sama, maka bentuk-bentuk komunikasi bisnis pun sama saja dengan bentuk-bentuk komunikasi pada umumnya, yaitu (a) komunikasi verbal, (b) komunikasi nonverbal, (c) komunikasi visual, dan (d) komunikasi audio-visual. Keempatnya biasa dinamakan juga sebagai tipe komunikasi. Pada dasamya keempat tipologi itu memiliki persamaan dan perbedaan. Kesamaan itu terletak pada tujuannya, yaitu sama-sama digunakan untuk mencapai tujuan bisnis atau bila dibuat lebih spesifik lagi untuk mencapai tujuan organisasi bisnis. Sedangkan perbedaan yang paling jelas adalah pada proses penyampaian pesan, kendati pesannya boleh jadi sama, karena ada yang menggunakan pesan yang didominasi pesan verbal untuk komunikasi verbal, dan pesan nonverbal untuk komunikasi nonverbal. Jenis-jenis komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi bisnis, mencakup: (a) komunikasi verbal, yaitu komunikasi yang menggunakan kata-kata secara lisan, tertulis atau keduanya untuk menyampaikan pesan; (b) komunikasi nonverbal, yaitu komunikasi yang menggunakan simbol-simbol nonbverbal seperti wama pakaian, model rambut, penataan ruang kerja dan seterusnya untuk menyampaikan pesan tertentu; dan (c) komunikasi visual yang merupakan penyampaian pesan dengan menggunakan citra visual seperti rambu lalu-lintas, papan peringatan di pabrik atau logo lembaga pelayanan umum semacam gambar handset telepon untuk simbol layanan telepon dan gambar amplop untuk layanan SMS. Apa pun jenis komunikasi bisnis yang akan kita langsungkan, salah satu prinsip penting yang hams diperhatikan adalah mempertimbangkan khalayak sasaran komunikasi. Karena dengan mengenali siapa lawan komunikasi kita, maka akan memudahkan kita untuk menyusun pesan yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan khalayak. Keberhasilan komunikasi bisnis yang kita lakukan akan sangat bergantung pada sejauh mana kita mengenali khalayak komunikasi kita.
  • 68. e EKMA41 59/MODUL 2 2.23 =- . TES FORMATIF 1 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Komunikasi verbal pada dasarnya merupakan kegiatan komunikasi yang penyampaian pesannya dengan menggunakan .... A. kata-kata B. nada suara C. logat D. bahasa tubuh 2) Gambar terompet, amplop, tanda panah ke kiri dan ke kanan, gambar sendok dan garpu merupakan bentuk-bentuk pesan .... A. verbal B. non-verbal C. visual D. audio-visual 3) Logo perusahaan yang ditampilkan di atas kertas surat perusahaan merupakan salah satu bentuk komunikasi bisnis yang merupakan jenis komunikasi .... A. verbal B. non-verbal C. visual D. audio-visual 4) Jarak yang terbangun antara seorang pimpinan dan karyawan saat keduanya sedang berbicara, merupakan jenis komunikasi .... A. verbal B. non-verbal C. visual D. audio-visual 5) Menurut ahli komunikasi, sebenamya sebagian besar informasi yang sampai kepada kita merupakan pesan yang disajikan secara .... A. verbal B. non-verbal C. visual D. audio-visual
  • 69. 2.24 KDMUNIKASI BISNIS • Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1. Jumlah Jawaban yang Benar Tingkat penguasaan = - - - - - - - - - - - x 100% Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda hams mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
  • 70. e EKMA41 59/MODUL 2 2.25 KEGIATAN BELA.JAR 2 Teknik Penyusunan Pesan Komunikasi Bisnis ada Kegiatan Belajar 2 ini, kita membahas teknik penyusunan pesan dalam komunikasi bisnis. Kegiatan Belajar 2 ini merupakan kelanjutan dari kegiatan belajar sebelumnya pada modul ini. Kita bisa menyusun pesan komunikasi bisnis dengan baik, hila kita sudah memahami dengan baik apa yang diuraikan pada kegiatan belajar sebelumnya. Misalnya, kita akan melakukan penyampaian pesan melalui komunikasi lisan maka kita perlu mengetahui kekuatan dan kelemahan komunikasi lisan tersebut. Bila kita hendak melakukan komunikasi secara visual, maka kita mesti memahami dengan baik mengapa komunikasi visual itu dilakukan dan apa yang harus dilakukan sehingga pesan komunikasi bisnis yang kita sampaikan bisa berdampak atau mencapai tujuan seperti yang kita inginkan. Kita bisa membayangkan iklan yang ditayangkan di televisi, yang hampir setiap hari kita saksikan. Pada umumnya, durasi iklan tidak lebih dari 30 detik. Tapi kita bisa memahami apa yang dimaksudkan dengan iklan itu. Apalagi, selain mudah memahami isi pesan iklan, kita pun merasa tertarik dengan mengingat pesan yang disampaikan melalui iklan. Artinya, pesan iklan itu singkat, menarik dan mudah dipahami namun berdampak. Mengapa bisa demikian? Karena iklan dirancang dengan cermat. Disusun dengan menggunakan teknik penyusunan pesan tertentu. Prinsip- prinsip dalam teknik penyusunan pesan tersebut, bisa juga kita gunakan untuk kepentingan komunikasi bisnis. Maksudnya, dengan meminjam teknik penyusunan pesan yang biasa dipergunakan dalam kegiatan komunikasi pada umumnya, kita menyusun pesan-pesan untuk komunikasi bisnis sehingga kegiatan komunikasi yang kita lakukan bisa berdampak. Kita bisa memperhatikan, direct mail yang dikirim oleh satu perusahaan kepada calon pelanggannya. Surat tawaran itu begitu menarik yang membuat kita mempertimbangkan untuk membeli produk yang ditawarkan melalui surat itu. Tapi, banyak juga surat seperti itu yang kita huang sebelum isinya dibaca. Jangankan membeli produk yang ditawarkan, suratnya pun tidak kita baca.
  • 71. 2.26 KDMUNIKASI BISNIS • Pada Kegiatan Belajar 2 ini, kita mempelajari teknik penyusunan pesan. Kita akan berusaha membuat pesan bisnis yang akan disampaikan melalui komunikasi bisnis menjadi pesan yang menarik dan berdampak. Bukan pesan yang malah merangsang orang untuk mengabaikannya. Pada kegiatan belajar ini, kita perdalam pemahaman kita atas konsep dasar penyusunan pesan. Barn pada kegiatan belajar pada modul berikutnya kita mempelajarinya untuk meningkatkan kemampuan teknis kita melakukan komunikasi bisnis. A. ORGANISASI PESAN Kalau Anda membaca atau menulis makalah, pada Bab I biasanya ada subjudul Organisasi Tulisan/Karangan atau Sistematika Tulisan/Karangan. Pada dasamya, organisasi tulisan/karangan itu merupakan organisasi pesan. Kita merangkai pesan yang kita sampaikan melalui tulisan/karangan itu dengan menyajikan bagian yang perlu disajikan terlebih dulu hingga bagian terakhir. Dalam penulisan karya ilmiah, ada semacam konvensi, pada bagian awal disajikan permasalahan yang diteliti atau dikaji, dilanjutkan dengan kajian pustaka. Berikutnya pembahasan dan diakhiri dengan kesimpulan dan rekomendasi. Begitu juga halnya dengan penyusunan dan organisasi pesan dalam komunikasi bisnis. Ada hal yang kita tempatkan pada bagian awal dan bagian tengah dan bagian akhir pesan kita. Kita menata pesan kita sedemikian rupa, sehingga antara bagian awal dan bagian akhir ada urut-urutan yang menunjukkan keterkaitan. Urut-urutan itu diorganisasikan sedemikian rupa sehingga orang yang menerima pesan tersebut bisa memahami pesan tersebut. Pada umumnya, pesan yang kita susun diorganisasikan dengan mengelompokkannya ke dalam tiga bagian besar. Ketiga bagian tersebut meliputi (a) pembuka/pendahuluan (introduction), (b) isi (body), dan (c) penutup/kesimpulan (conclusion). Ahli-ahli komunikasi menunjukkan, apa yang harus disajikan pada masing-masing bagian tersebut. Ada perbedaan dalam merumuskan apa yang harus dimasukkan ke dalam bagian tertentu. Mengapa kita memperhatikan organisasi pesan? Penelitian-penelitian membuktikan bahwa pesan yang diorganisasikan dengan baik lebih mudah dimengerti dibandingkan dengan pesan yang tidak tersusun dengan baik. Di samping itu, pesan yang terorganisasi terbukti lebih efektif dibandingkan
  • 72. e EKMA41 59/MODUL 2 2.27 dengan pesan yang tidak terorganisasi (Rahmat, 2005: 295). Kiranya, pemyataan tersebut makin meyakinkan kita atas pentingnya pengorganisasian pesan dalam komunikasi bisnis. Lantas, bagaimana pesan diorganisasikan? Sekarang, kita perhatikan dulu sajalah Tabel 2.2 berikut: Tabel 2.2. Sstem Penyusunan Pesan l-bllifYJSIMJI1h Poss 1-bv/ard Miler& fvbnroe llilard Introduction Attention Attention Attention Drive Attention Body Interest Need Comprehension Stimulus Need Impression Plan Response Satisfaction Conviction Ob'ection Visualization Conclusion Direction Reinforcement Acceptance Reward Action Action 8Jmber: Raymond S Fbss dalam Rahmat (2005: 269) Tabel 2.2 menunjukkan, dari 5 ahli komunikasi hanya Miller dan Dollard yang menyatakan bagian pembukaan hendaknya berisi dorongan (drive), sedangkan empat ahli komunikasi lainnya menyepakati pada bagian pendahuluan itu berisikan sesuatu yang menarik perhatian (attention). Sedangkan pada bagian isi, kita menemukan butir-butir yang berbeda. Begitu juga pada bagian penutup/kesimpulan, ada perbedaan butir yang sebaiknya menjadi isi pesan pada bagian penutup/kesimpulan tersebut. Namun hendaknya kita ingat, ada semacam kesepakatan bahwa pesan diorganisasikan dengan urut-urutan yang sama yaitu pendahuluan, isi dan penutup. Kita bisa mengorganisasikan pesan dengan urut-urutan seperti yang dibuat Monroe yang terkenal dengan akronim ANSVA (attention, need, satisfaction, visualization, dan action). Dengan begitu, pesan yang kita susun diawali dengan sesuatu yang menarik perhatian orang. Tentu saja perhatian orang itu tidak sama. Bagi pengidap kanker, kesaksian orang yang sebuah dari penyakit itu dengan mengkonsumsi obat tertentu menarik perhatian. Biasanya orang tertarik dengan data atau angka sehingga pesan yang disajikan dengan mengungkapkan misalnya data jumlah kecelakaan di jalan tol, data orang yang berhasil masuk perguruan tinggi negeri dari satu lembaga
  • 73. 2.28 KDMUNIKASI BISNIS • bimbingan belajar atau data lama menunggu setelah lulus dari perguruan tinggi sampai memiliki kerja menarik perhatian kalangan tertentu. Setelah tertarik dengan informasi yang disajikan dilanjutkan dengan pembangkitan kebutuhan. Bagi penderita kanker, kebutuhan pada obat yang bisa menyembuhkan penyakitnya tentu sangat tinggi. Bagi siswa SMA yang ingin melanjutkan ke perguruan tinggi, data jumlah siswa bimbingan belajar yang diterima di perguruan tinggi negeri sesuai dengan kebutuhan untuk menjadi mahasiswa. Lantas, berikan penjelasan bagaimana lembaga kita bisa memenuhi kebutuhan itu. Lembaga bimbingan belajar menjelaskan kemampuan lembaga memberikan bimbingan yang baik sehingga bisa membuat siswa diterima di perguruan tinggi negeri. Dilanjutkan dengan visualisasi misalnya satu kelas maksimal berisi 20 siswa dan dididik oleh pendidik lulusan perguruan tinggi temama yang berdedikasi. Diakhiri dengan ajakan untuk bertindak. Ada juga akronim lain yang terkenal dalam penyusunan pesan yaitu AIDDA (attention, interest, desire, decision, dan action). Prinsipnya sama dengan ANSVA. Bangkitkan perhatian, lalu dorong minatnya, kembangkan hasratnya, dan ajak membuat keputusan dan akhimya melakukan tindakan. Misalnya, banyak lulusan SMA yang ingin masuk perguruan tinggi negeri gagal. Kemukakan data. Disambung dengan penjelasan tentang pentingnya mengikuti bimbingan belajar untuk bisa bersaing dalam memperebutkan bangku perguruan tinggi negeri. Lalu bangkitkan keinginan/kebutuhan mengikuti bimbingan belajar. Diikuti dengan ajakan untuk memilih lembaga bimbingan belajar tertentu. Akhimya mengajak untuk segera mendaftarkan diri ke lembaga bimbingan belajar itu. Selanjutnya, bagaimana apa yang dikemukakan lewat ANSVA atau AIDDA itu diorganisasikan. Rahmat (2005: 295) menunjukkan enam macam organisasi pesan. Kita menggunakan enam macam tersebut seperti berikut • • tnt. 1. Deduktif, yang menyatakan lebih dulu gagasan utama lalu diperjelas dengan pemyataan pendukung atau bukti. Misalnya, kita menunjukkan data persaingan masuk perguruan tinggi negeri sekarang ini adalah 1:40 artinya dari 40 peserta ujian masuk hanya 1 orang yang diterima. Oleh karena itu perlu mempersiapkan diri dengan mengikuti bimbingan belajar. Lalu diungkapkan data yang menunjukkan 9 dari 10 orang yang diterima di perguruan tinggi negeri adalah yang mengikuti bimbingan
  • 74. e EKMA41 59/MODUL 2 2.29 belajar. Selanjutnya diungkapkan pentingnya mengikuti bimbingan belajar. Diakhiri dengan ajakan untuk mengikuti bimbingan belajar. 2. Induktif, yang dimulai dengan rincian-rincian dan data pendukung lalu menarik kesimpulan. Misalnya, kita menyajikan data 9 dari 10 orang yang diterima di perguruan tinggi negeri adalah mereka yang mengikuti bimbingan belajar. Ditambahkan pula data ketatnya persaingan masuk perguruan tinggi negeri. Diakhiri dengan penegasan akan kebutuhan bimbingan belajar. 3. Kronologis, yang menyusun pesan dengan urutan waktu terjadinya satu peristiwa. Misalnya, kisah perjalanan seseorang untuk memasuki perguruan tinggi negeri. Mulai dari menjadi siswa SMA, lalu mengikuti bimbingan belajar dan akhimya masuk ke perguruan tinggi. 4. Logis, yang menyusun pesan dengan menggunakan hubungan sebab akibat sehingga kita bisa menjelaskan lebih dulu akibat baru sebab atau sebab dulu baru akibat. Misalnya, menuturkan kisah keberhasilan seorang siswa SMA yang berhasil masuk ke perguruan tinggi favorit. Dijelaskan latar belakang SMA dan ketekunannya belajar saat mengikuti bimbingan belajar. Latar belakang SMA dan ketekunan belajar selama mengikuti bimbingan belajar dipandang sebagai penyebab seorang siswa masuk ke perguruan tinggi favorit. 5. Spasial, yang menyusun pesan dengan urut-urutan berdasarkan tempat. Misalnya, perjalanan seorang siswa dari satu daerah di Indonesia yang berhasil masuk ke perguruan tinggi negeri di Bandung. Siswa itu berasal dari sebuah SMA di satu kota kecil di Indonesia Timur. Lalu setelah lulus SMA, mengikuti bimbingan belajar intensif di Jakarta. Akhirnya berhasil masuk perguruan tinggi negeri di Bandung. 6. Topikal, yang menggunakan topik tertentu mulai dari yang kurang penting hingga yang terpenting dan sebaliknya. Misalnya, menceritakan kebiasaan belajar seorang siswa seperti kedisiplinan belajar dan ketekunan mempelajari sesuatu. Lalu mengikuti bimbingan belajar. Akhimya berhasil masuk perguruan tinggi negeri temama di Yogyakarta. Dalam komunikasi bisnis, pesan bisa disusun dengan menggunakan salah satu dari enam macam pengorganisasian pesan. Kita bisa menggunakan salah satu pengorganisasian pesan itu saat menyampaikan presentasi, saat melakukan negosiasi atau saat menulis surat penawaran dalam korepondensi bisnis. Kita bisa memilih salah satu yang dipandang paling tepat dan
  • 75. 2.30 KDMUNIKASI BISNIS • mempertinggi kemampuan pesan yang kita susun dalam menghasilkan dampak untuk pencapaian tujuan organisasi. Bagaimana cara menentukan untuk memilih salah satu cara pengorganisasian yang paling tepat. Dengan mengingat kegiatan komunikasi adalah penyampaian pesan pada komunikan atau khalayak, maka pemilihan cara tersebut akan lebih banyak ditentukan oleh komunikannya. Kepada siapa pesan komunikasi bisnis tersebut hendak kita sampaikan. Untuk khalayak dalam presentasi bisnis yang kritis, pengorganisasian secara logis bisa kita pilih. Untuk menegaskan adanya tahapan secara kronologis atau topikal pada khalayak yang sangat memperhatikan urut-urutan satu peristiwa tentu lebih tepat menggunakan pengorganisasian pesan secara kronologis atau topikal. Pesan yang kita sampaikan itu akan lebih berdampak hila kita juga memperhatikan imbauan pesannya. Kita mendalami soal imbauan pesan ini pada bagian berikut dari kegiatan belajar ini. Dengan memahami imbauan pesan kita akan lebih mampu menyusun pesan yang diharapkan berdampak dalam kegiatan komunikasi bisnis yang kita lakukan. B. IMBAUAN PESAN Tentu pertanyaan yang pertama kali muncul dalam benak kita adalah apa yang dimaksud dengan imbauan pesan (message appeal)? lmbauan pesan itu berkenaan dengan upaya kita mempengaruhi orang lain melalui pesan yang kita sampaikan yang menyentuh motif yang menggerakkan atau mendorong perilaku penerima pesan (Rahmat, 2005: 298). Artinya, pesan yang kita sampaikan itu menyentuh aspek psikologis tertentu khususnya motif dari penerima pesan atau komunikan. Dengan sentuhan psikologis tersebut pesan akan menjadi lebih berdampak dalam mengubah opini, sikap dan perilaku komunikan. Kita kembali lagi mengingat soal motif yang merupakan pendorong orang melakukan sesuatu. Pada Kegiatan Belajar 1, kita sudah mempelajari konsep kebutuhan manusia. Kebutuhan itu menjadi motif manusia untuk bertindak. Misalnya, kebutuhan biologis seperti makan minum menjadi motif bagi manusia untuk bergerak mencari makanan dan minuman. Bila imbauan pesan kita ingin mengena pada motif yang membuat seseorang bertindak maka penting bagi kita untuk mengetahui kebutuhan komunikan kita, sehingga kita bisa memilih jenis imbauan pesan tertentu yang akan kita gunakan dalam menyusun pesan komunikasi bisnis.
  • 76. e EKMA41 59/MODUL 2 2.31 Rahmat (2005: 298-301) menyebutkan jenis-jenis imbauan pesan tersebut seperti berikut ini. Selanjutnya kita akan melengkapi jenis-jenis imbauan pesan tersebut dengan memberikan contohnya sehingga kita bisa lebih memahami apa yang diuraikan Rahmat itu. Kita ikuti uraian selanjutnya, seperti berikut ini. 1. Imbauan rasional, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan pendekatan logis atau penyajian bukti-bukti. Namun penting untuk diketahui bahwa imbauan rasional ini dalam penggunaannya sangat bergantung pada topik pesan, menyadari keraman khalayak dalam banyak faktor, dan sistem klasifikasi pembuktian yang ada sekarang ini diambil dari sistem pembuktian dalam hukum yang belum diteliti keterkaitan antara sistem klasifikasi ini dengan perilaku komunikan. Misal: Karena dalam asap rokok itu ada zat karsiogenik yang bisa menyebabkan kanker paru-paru. Jadi, rokok itu bukan hanya mengandung zat adiktif yang namanya nikotin, tetapi juga ada zat lain yang berbahaya. Kalau begitu, masihkah Anda tetap merokok? 2. Imbauan emosional, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan pendekatan yang menyentuh sisi emosi orang lain. Dalam berbagai propaganda sering sekali digunakan pendekatan emosional ini. Seperti kata peribahasa, ajaklah bicara soal makanan pada orang yang lapar, imbauan emosional ini menyajikan pesan yang sejalan dengan kebutuhan khalayaknya. Misal: Kalau Anda ingin berbahagia, jangan ragu lagi ikuti ajaran kami. Kami bersama-sama rekan lain membantu Anda merenungi hidup dan meraih energi positifhidup untuk ketenteraman hati. 3. Imbauan takut, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan menunjukkan sisi-sisi menyeramkan dari satu fakta untuk mendorong orang lain mengikuti apa yang kita inginkan. lmbauan seperti ini dipergunakan karena pada dasamya manusia selalu bertindak hila ada rasa takut menghampirinya. Dalam contoh yang ekstrem kita sering menyaksikan bagaimana orang berlari sekuat tenaga karena takut dikejar anjing atau dikejar "hantu". Misal: Lingkungan kita sudah rusak. Air hujan tidak diserap lagi tanah, melainkan mengalir ke sungai lalu ke laut. Pada musim kemarau kita jadi kesulitan air. Kita harus berbuat dengan menabung air pada musim hujan dan menggunakannya pada musim kemarau. Karena selama hidup kita akan terns membutuhkan air, maka mari kita selamatkan kehidupan dengan menabung air. Buatlah sumur resapan di rumah Anda.
  • 77. 2.32 KDMUNIKASI BISNIS • 4. lmbauan ganjaran, yang berarti kita mengubah sikap, pendapat dan perilaku orang lain dengan memberikan imbalan tertentu seperti pujian, penghargaan atau hadiah. Begitu banyak kita saksikan komunikasi manusia yang menggunakan imbauan ganjaran ini. Salah satu yang paling kita akrabi adalah penjualan barang berhadiah. Misal: Untuk Anda konsumen setiap kopi bubuk XXX, tukarkan 10 bungkus kemasan kopi XXX dengan satu kaos cantik. 5. lmbauan motivasional, yang merupakan kegiatan komunikasi untuk mengubah sikap, pendapat dan perilaku dengan menggunakan pesan- pesan yang membangkitkan semangat lawan komunikasi kita. Sering kita saksikan bagaimana para pelatih sepak bola berbicara di kamar ganti pakaian timnya dengan menggunakan imbauan motivasional ini. Salah satu imbauan motivasional yang cukup populer dalam sejarah kita adalah pidato Bung Torno melalui siaran radio yang membakar semangat Arek- arek Suroboyo untuk melawan kehadiran kembali penjajah di Bumi Nusantara yang baru merdeka. Misal: Saudara-saudara Anda tidak sendirian menghadapi musibah gempa bumi ini. Kami yang berada di daerah lain akan membantu Anda, menolong dengan segenap tenaga dan hati. Kita bangun kembali daerah ini. Kita bekerja giat memperbaiki semuanya. Imbauan-imbauan yang kita pelajari tadi, pada dasamya merupakan pendekatan dalam menyusun pesan. Terkait dengan penyusunan pesan ini, apa yang dikemukakan Lesly (1991: 51-51) kiranya perlu juga kita pertimbangkan dalam menyusun pesan komunikasi bisnis. Menurut Lesly, hasil beberapa studi menunjukkan bahwa kemampuan untuk mengekspresikan diri sendiri secara lisan dan tertulis sekarang ini semakin menurun. Padahal, kompleksitas masyarakat kian meningkat dan mengakibatkan adanya kebutuhan untuk bisa menyatakan sesuatu secara jelas danjemih. Selanjutnya Lesly menunjukkan beberapa hal yang menjadi ciri pesan yang efektif, yaitu: a. Kesederhanaan. Karena yang paling efektif itu hampir semuanya dinyatakan secara sederhana. Pesan yang baik itu adalah pesan yang bemas pikirannya yang disajikan bahasan yang sederhana.
  • 78. e EKMA41 59/MODUL 2 2.33 b. Jemih. Mengingat penerima pesan kita bukan semuanya orang yang berpendidikan tinggi. Pesan yang baik itu, adalah pesan yang bisa dipahami oleh mereka yang tidak tamat SMP sekalipun. c. Bobot. Ini bukan berarti bobot itu ditentukan oleh panjang pesan melainkan oleh pesan yang disampaikan. d. Presisi. Berarti kita cermat menggunakan kata-kata. Ada baiknya kita tanya diri kita sendiri mengenai makna dari kata-kata yang dipergunakan. e. Substansi. Berarti pesan yang disampaikan hams bermakna dan menarik perhatian. f. Bertujuan. Maksudnya, pesan yang disampaikan dimaksudkan untuk mendukung tujuan komunikasi, bukan untuk menunjukkan kepandaian berkata-kata. g. Organisasi. Ini membuat kita hams pandai menempatkan bagian pesan pada posisinya yang tepat sehingga bisa menarik perhatian komunikan. h. Keterkaitan. Kejelasan, konsistensi, dan kesatuan tampak sejak awal hingga bagian akhir pesan. i. Efektivitas. Memilih kata-kata yang tepat dan berdampak sehingga bisa mencapai tujuan komunikasi. j. Kredibilitas. Penyampai pesan adalah pihak yang dianggap memiliki kredibilitas. k. Motivasi. Ini berarti penerima pesan terdorong untuk melakukan tindakan. Ini merupakan titik puncak dari penyampaian pesan. Satu hal penting yang perlu diperhatikan, sejalan dengan makin seringnya kontak antarbudaya komunikasi di antara orang yang berbeda budaya maka penting sekali bagi kita untuk melakukan pertimbangan budaya dalam penyusunan pesan ini. Kita ingat kasus iklan Seiko yang menggunakan moto man creating time and Seiko fix it yang mendapat protes dari beberapa kalangan. Karena dalam pandangan mereka, manusia bukanlah menciptakan (creating) waktu, melainkan menemukan (inventing). Tuhanlah yang menciptakan waktu. Ini membuat Seiko kemudian mengubah motonya menjadi man inventing time and Seiko fix it. Artinya, di samping kita mesti memperhatikan aspek teknis penyusunan pesan kita juga sangat penting memperhatikan siapa khalayak komunikasi bisnis kita. Orang yang berbeda budayanya akan menafsirkan pesan sesuai dengan acuan budayanya. Apa yang dimaksudkan untuk mengungkapkan
  • 79. 2.34 KDMUNIKASI BISNIS • penciptaan dalam sejarah manusia, temyata bisa ditafsirkan secara berbeda dengan menggunakan acuan budaya yang berbeda. Kian hari kian membesar saja kesadaran perbedaan antara satu budaya dengan budaya lain ini. Kesadaran tersebut selain makin mengembangkan sikap pluralistik juga diikuti dengan kesadaran praktis bahwa pesan yang sama bisa ditafsirkan secara berbeda oleh orang yang berbeda budaya. Pertimbangan budaya khalayak ini sesungguhnya merupakan bagian dari prinsip komunikasi yaitu memperhatikan siapa lawan komunikasi kita atau siapa khalayak komunikasi kita. Kata "siapa" tersebut antara lain akan mengacu pada budaya khalayak kita. Aspek perbedaan budaya ini akan mewamai pembahasan kita pada modul-modul selanjutnya. Komunikasi bisnis yang kita lakukan tentunya tidak akan pemah lepas dari pengaruh budaya tempat komunikasi berlangsung. Mengingat komunikasi bukanlah proses atau kegiatan yang berlangsung di ruang hampa, melainkan berlangsung dalam konteks budaya tertentu. Komunikasi bisnis yang baik tentunya akan sangat memperhatikan aspek budaya ini di samping aspek teknis. Pada Modul 4 dan juga pada modul-modul berikutnya kita akan mencoba menerapkan penggunaan teknik penyusunan pesan ini. Pada Modul 4 ini kita akan menerapkannya dalam konteks korespondensi, yang merupakan bentuk penyampaian pesan tertulis. Karena itu, penting bagi Anda untuk bisa memahami dengan baik pokok bahasan pada modul ini agar memudahkan Anda dalam memahami dan menyusun pesan-pesan komunikasi bisnis. Mengakhiri Modul 2 ini, kembali diingatkan bahwa pesan yang diorganisasikan dengan baik akan mempermudah lawan komunikasi kita untuk memahami pesan yang disampaikan. Karena itulah, maka penting bagi kita untuk memiliki kemampuan mengorganisasikan pesan dengan baik. Tanpa kemampuan mengorganisasikan pesan dengan baik, sepenting apa pun pesan yang disampaikan mungkin akan tidak berarti bagi khalayak komunikasi kita.
  • 80. e EKMA41 59/MODUL 2 2.35 • LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Bacalah iklan di sebuah majalah atau koran. Perhatikanlah dengan seksama salah satu iklan yang Anda anggap paling menarik. Coba perhatikan, bagaimana pengorganisasian pesan dalam iklan tersebut. Buatlah analisis atas organisasi pesan yang dipergunakan dalam iklan tersebut. Lalu diskusikan dengan ternan-ternan Anda. 2) Coba perhatikan irnbauan yang disebarluaskan Palang Merah Indonesia (PMI) yang rnengajak rnasyarakat untuk rnendonorkan darahnya. Salah satu pesan yang disarnpaikan PMI rnelalui berbagai poster adalah "Setetes darah Anda, nyawa bagi si sakit". Menurut pandangan Anda, irnbauan apa yang dipergunakan PMI? Mengapa? 3) Berkaitan dengan latihan nornor 2 di atas, cobalah diskusikan dengan ternan-ternan Anda, pengorganisasian pesan seperti apa yang dipergunakan? Mengapa? Apakah rnernungkinkan untuk rnengorgani- sasikan pesan dengan cara yang lain untuk pesan yang disarnpaikan PMI? Buatlah rekornendasi untuk rnernperbaiki pengorganisasian pesan dengan cara yang rnernbuat komunikasi yang dilakukan PMI lebih efektif. Petunjuk Jawaban Latihan 1) Dalarn rnengorganisasikan pesan, ada satu akronirn terkenal yakni AIDDA (attention, interest, desire, decision, dan action) dan ANSVA (attention, need, satisfaction, visualization, dan action). 2) Pesan dapat diorganisasikan seperti berikut: (a) deduktif, yang rnenyatakan lebih dulu gagasan utama lalu diperjelas dengan pernyataan pendukung atau bukti; (b) induktif, yang dirnulai dengan rincian-rincian dan data pendukung lalu rnenarik kesirnpulan; (c) kronologis, yang rnenyusun pesan dengan urutan waktu terjadinya satu peristiwa; (d) logis, yang rnenyusun pesan dengan rnenggunakan hubungan sebab akibat sehingga kita bisa rnenjelaskan lebih dulu akibat baru sebab atau sebab dulu barn akibat; (e) spasial, yang rnenyusun pesan dengan urut- urutan berdasarkan ternpat; dan (f) topikal, yang rnenggunakan topik
  • 81. 2.36 KDMUNIKASI BISNIS e tertentu mulai dari yang kurang penting hingga yang terpenting dan sebaliknya. 3) lmbauan pesan yang dapat dipergunakan dalam menyusun pesan: (a) imbauan rasional; (b) imbauan emosional; (c) imbauan takut; (d) imbauan ganjaran; (e) imbauan motivasional. RANG KUMA N:.____________________ Organisasi pesan merupakan bagian penting dalam kegiatan komunikasi manusia, termasuk komunikasi bisnis. Penelitian-penelitian membuktikan bahwa pesan yang diorganisasikan dengan baik lebih mudah dimengerti dibandingkan dengan pesan yang tidak tersusun dengan baik. Di samping itu, pesan yang terorganisasi terbukti lebih efektif dibandingkan dengan pesan yang tidak terorganisasi. Dalam mengorganisasikan pesan, ada satu akronim terkenal yakni AIDDA (attention, interest, desire, decision, dan action). Di samping itu ada juga ANSVA (attention, need, satisfaction, visualization, dan action). Dengan dua pendekatan itu AIDDA dan ANSVA pesan diorganisasikan dengan diawali menyajikan sesuatu yang menarik perhatian, diikuti dengan pembangkitan kebutuhan dan diakhiri dengan ajakan bertindak. Ada enam macam organisasi pesan, yaitu (a) deduktif, yang menyatakan lebih dulu gagasan utama lalu diperjelas dengan pemyataan pendukung atau bukti; (b) induktif, yang dimulai dengan rincian-rincian dan data pendukung lalu menarik kesimpulan; (c) kronologis, yang menyusun pesan dengan urutan waktu terjadinya satu peristiwa; (d) logis, yang menyusun pesan dengan menggunakan hubungan sebab akibat sehingga kita bisa menjelaskan lebih dulu akibat baru sebab atau sebab dulu baru akibat; (e) spasial, yang menyusun pesan dengan urut- urutan berdasarkan tempat; dan (f) topikal, yang menggunakan topik tertentu mulai dari yang kurang penting hingga yang terpenting dan sebaliknya. Sedangkan imbauan pesan yang dapat dipergunakan dalam menyusun pesan adalah (a) imbauan rasional, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan pendekatan logis atau penyajian bukti- bukti; (b) imbauan emosional, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan pendekatan yang menyentuh sisi emosi orang lain; (c) imbauan takut, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan menunjukkan sisi- sisi menyeramkan dari satu fakta untuk mendorong orang lain mengikuti apa yang kita inginkan; (d) imbauan ganjaran, yang berarti kita
  • 82. e EKMA41 59/MODUL 2 2.37 mengubah sikap, pendapat dan perilaku orang lain dengan memberikan imbalan tertentu seperti pujian, penghargaan atau hadiah; (e) imbauan motivasional, yang merupakan kegiatan komunikasi untuk mengubah sikap, pendapat dan perilaku dengan menggunakan pesan-pesan yang membangkitkan semangat lawan komunikasi kita. T E S F 0 R MAT I F 2= - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Tatkala seorang salesman software menyatakan kepada calon konsumennya bahwa "produk ini akan memberi solusi pada manajemen arsip di perusahaan Anda", imbauan pesan yang dipergunakannya adalah .... A. motivasional B. rasional C. takut D. emosional 2) Pesan yang diorganisasikan dengan membangkitkan perhatian lalu diakhiri dengan ajakan bertindak merupakan pengorganisasian pesan dengan menggunakan .... A. ANSVA dan AIDDA B. ANSVA dan Deduktif C. AIDDA dan Deduktif D. Deduktif 3) Dalam sebuah rapat, seorang pimpinan perusahaan menunjukkan data produksi yang memperlihatkan kecenderungan menurun dari bulan ke bulan. Berdasarkan data tersebut, pimpinan perusahaan tersebut mengajak para karyawannya untuk bekerja lebih keras. Pesan yang disampaikan pimpinan perusahaan tersebut menggunakan imbauan pesan .... A. rasional B. emosional C. takut D. motivasional
  • 83. 2.38 KDMUNIKASI BISNIS • 4) Dalam ceramahnya, seorang rohaniwan menyatakan pentingnya berbuat baik terhadap sesama manusia. Manusia yang berbuat baik terhadap sesamanya akan dikasihi Tuhan dan akan masuk surga. Sebaliknya, yang berbuat keji pada sesamanya akan masuk neraka. "Karena itu, marilah kita selalu berbuat baik terhadap sesama," ajak rohaniwan itu, "agar hidup kita bahagia." Pesan seperti itu menggunakan imbauan .... A. rasional B. takut C. emosional D. motivasional 5) Bacalah surat undangan resepsi pemikahan dengan baik. Pada umumnya, surat undangan seperti itu, pesannya diorganisasikan dengan pendekatan .... A. kronologis B. spasial C. logis D. induktif Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2. Jumlah Jawaban yang Benar Tingkat penguasaan = - - - - - - - - - - - x 100% Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda hams mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
  • 84. e EKMA41 59/ MODUL 2 2.39 Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif1 Tes Formatif2 1) A 1) A 2) c 2) A 3) c 3) A 4) B 4) D 5) c 5) A
  • 85. 2.40 Bahasa Tubuh Kinesiks Komunikasi Verbal Komunikasi Nonverbal Komunikasi Visual Proksemiks Kronemiks • • • • • • • • • • • • • • KDMUNIKASI BISNIS • Glosarium Bagian dari bahasa nonverbal yang ditunjukkan dengan gerak-gerik, mimik wajah atau sikap tubuh. Untuk menunjukkan gerak-gerik atau sikap tubuh (gestures), gerak tubuh (body movement), ekspresi wajah, dan kontak mata. Bentuk komunikasi tertua manusia yaitu komunikasi dengan menggunakan bahasa atau kata-kata secara lisan atau tertulis. Bentuk komunikasi yang menggunakan simbol- simbol nonverbal seperti bahasa tubuh. Bentuk komunikasi yang menggunakan simbol- simbol visual seperti rambu lalu-lintas. Istilah yang menunjuk pada adanya ruang atau teritorial baku dan ruang personal yang kita gunakan dalam berkomunikasi. Istilah yang menunjuk pada cara kita menghargai atau memandang waktu.
  • 86. e EKMA41 59/MODUL 2 2.41 Daft ar Pust aka Adler, R. B. dan Jeanne M. E. (1996). Communicating at Work Principles and Practices for Business and Professions, 5th ed. New York: McGraw- Hill Co. Berko, R. M., Andrew D. W. dan Darlyn R. W. (1995). Communicating A Social and Carier Focus, 6th ed. Boston: Houghton Mifflin Co. Bovee, C. L. dan John V. T. (1989). Business Communication Today. New York: McGraw-Hill, Inc. Fiske, J. (2004). Introduction to Communication Studies. (Terjemahan Idi Subandy Ibrahim dan Yosal Iriantara). Yogyakarta: Jalasutra. Harris, S. (1990). Human Communication. Oxford: NCC Blackwell Limited. Himstreet, W. C., Wayne M. B. dan Carol C. L. (1993). Business Communication. Belmont: Wardsworth Publishing Co. Jandt, F. E. (1998). Intercultural Communication: An Introduction 2nd ed. Thousand Oaks, Cal: SAGE Publication Inc. Lesly, P. (1991). Lesly's Handbok of Public Relations and Communcations, 4th ed. Chicago, III: Probus Publishing Company. Pease, A. (1987). Body Language. (Terjemahan Arum Gayatri). Jakarta: Penerbit ARCAN. Quible, Z. K., Johnson, M. H., dan Mott, D. L. (1996). Business Communication: Principles and Applications. Singapore: Prentice-Hall International. Rahmat, J. (2005). Psikologi Komunikasi. Edisi Revisi. Bandung: Remaja Rosdakarya.
  • 87. 2.42 KDMUNIKASI BISNIS • Rosenblatt, S. B., et al. (1977). Communication in Bussines. Englewood Cliff, N.J: Prentice-Hall Inc. Wood, J. T. (1994). Gendered Lives: Communication, Gender, and Culture. Belmont: Wadsworth Publishing Company.
  • 88. MDDUL 3 Komuni kasi Lint asbudaya dal am Bi sni s Dr. Vasal lriantara PENDAHULUAN ita sudah mempelajari bahwa komunikasi selalu berlangsung dalam konteks tertentu. Kita bisa menyebutkan, salah satu konteks yang penting untuk diperhatikan dalam kegiatan komunikasi manusia adalah budaya. Semua komunikasi yang kita lakukan berlangsung dalam konteks budaya tertentu. Tatkala Anda menyapa ternan Anda dengan ucapan, "Apa kabar?" menunjukkan keterikatan pada budaya tertentu dalam komunikasi yang Anda lakukan. Sekarang ini, sejalan dengan mobilisasi manusia yang bergerak dari satu titik penjuru dunia ke titik penjuru yang lain, membuat kita tidak bisa melepaskan diri dari kegiatan komunikasi yang dilakukan di antara orang- orang yang berbeda. Kita bisa ambil misal, perusahaan penambangan yang berkantor pusat di salah satu negara maju yang mempekerjakan staf dari negara asalnya akan melakukan komunikasi lintas budaya dengan karyawannya yang biasanya penduduk lokal. Karena ada kebiasaan merantau ke tempat yang berbeda budayanya, maka pendatang akan terlibat dalam kegiatan komunikasi lintas budaya. Bagaimana komunikasi bisnis yang dipengaruhi dan berlangsung dalam konteks budaya ini, kita bisa melihat contoh tindakan yang dilakukan produsen komputer Dell. Perusahaan ini sangat memperhatikan aspek-aspek lokal dalam komunikasi bisnisnya. Dell misalnya tidak menjual komputer berbahasa Inggris di Cina. Lebih dari itu, Dell juga sangat memperhatikan budaya dalarn kegiatan kornunikasi bisnisnya. Perusahaan ini mengetahui bahwa orang Jerman tak begitu senang menelepon satu perusahaan sebagai respons atas iklan yang dipasang perusahaan itu di media massa. Mereka lebih senang mengirimkan faksimile yang mencantumkan nomor teleponnya sehingga staf Dell yang menghubungi mereka.
  • 89. 3.2 KDMUNIKASI BISNIS • Pada Modul 3 ini, kita akan mempelajari bagaimana komunikasi bisnis antarbudaya. Tentu saja, komunikasi bisnis antarbudaya ini baru kita akan pelajari setelah kita memahami konsep-konsep komunikasi antarbudaya. Kita akan mempelajari konsep-konsep komunikasi antarbudaya ini pada Kegiatan Belajar 1. Pada kegiatan belajar pertama Modul 3 ini kita menelaah apa dan bagaimana komunikasi antarbudaya (intercultural communications) dan komunikasi lintasbudaya (cross-cultural communications). Sedangkan pada Kegiatan Belajar 2, kita akan mendalami bagaimana komunikasi antarbudaya ini berlangsung dalam kerangka komunikasi bisnis. Praktik bisnis yang melintasi batas-batas budaya dan bangsa menuntut pemahaman kita atas komunikasi antarbudaya ini. Pemahaman atas komunikasi antarbudaya ini akan menambah kemampuan kita untuk melakukan komunikasi bisnis dengan lawan komunikasi yang berasal dari budaya yang berbeda. Sejak jaman dulu, kegiatan bisnis memang akan mendorong pelakunya untuk berhubungan dengan orang yang berbeda latar belakang budayanya. Misalnya, para pedagang asal Gujarat di India yang datang ke Indonesia pada abad ke-7 tentu berbeda budayanya. Namun kontak komunikasi yang berlangsung di antara kedua bangsa itu rupanya berlangsung dengan baik sehingga terjadi proses saling mempengaruhi. Setelah mempelajari Modal 3 ini diharapkan Anda dapat menjelaskan: 1. menganalisis situasi komunikasi antarbudaya dalam kegiatan komunikasi bisnis; 2. merencanakan kegiatan komunikasi antarbudaya dalam kegiatan komunikasi bisnis; 3. melakukan komunikasi antarbudaya dalam kegiatan komunikasi bisnis; 4. melakukan evaluasi atas kegiatan komunikasi antarbudaya dalam komunikasi bisnis.
  • 90. e EKMA41 59/MODUL 3 3.3 KEGIATAN BELA.JAR 1 Komuni kasi Lint asbudaya cNab (2006) menulis, paradigma ekonomi sekarang sudah berubah. Awalnya, seperti sering kita dengar, tercermin dari ungkapan "think globally and act locally", tapi kini berubah menjadi "act globally and think locally". Perubahan paradigma ini tentu saja berakibat pada cara bagaimana satu organisasi bisnis beroperasi. Satu organisasi jadi membutuhkan orang dari berbagai latar budaya, yang tentunya akan terbiasa dengan cara berpikir lokal itu. Cara berpikir lokal itu, diyakini akan memberi perspektif baru terhadap satu permasalahan dan juga bisa memberikan solusi baru terhadap permasalahan. Solusi dan perspektif tersebut sering kali segar, baru dan sebelumnya tak terpikirkan. Dengan memiliki model sumber daya manusia dari berbagai latar belakang budaya itulah maka akan memungkinkan satu organisasi bisnis untuk menjalankan kegiatan bisnisnya secara global. Bayangkan satu tim kerja ada orang Jepang, Hong Kong, Finlandia, Australia, Indonesia, dan Afrika Selatan. Tim yang beragam bangsa dan budaya ini tentunya akan memungkinkan satu organisasi bisa bertindak global namun berpikir lokal. Dengan kondisi seperti itu, maka kemampuan melakukan komunikasi antarbudaya menjadi sangat penting. Bila orang ingin berhasil dalam satu tim antarbudaya seperti itu, wajar bila dan harus memiliki keterampilan komunikasi antarbudaya. Di sini, bukan hanya berarti menguasai satu bahasa yang bisa dipahami semua anggota tim, misalnya bahasa Inggris. Namun juga penguasaan dan pengetahuan atas budaya anggota tim lainnya. Karena bahasa merupakan salah satu sarana mengekspresikan gagasan, pikiran dan perasaan yang bisa sangat dipengaruhi budayanya. Misalnya, kita ingin menangkap makna di balik bahasa tubuh yang dipergunakan. Bahasa lisan atau bahasa verbal sangat mudah dipelajari karena kita memang memiliki bahasa intemasional seperti bahasa Inggris, Prancis atau Arab. Namun untuk bahasa tubuh, kita tidak memiliki "bahasa internasional" seperti itu. Bahasa tubuh sangat dipengaruhi budaya tempat bahasa tubuh itu dipergunakan. Misalnya, jarak antara dua orang yang berkomunikasi bisa berbeda-beda pada setiap kelompok budaya. Kita memulai pemahaman kita atas komunikasi antarbudaya dengan mempelajari konsep-konsep dasar dalam komunikasi antarbudaya, khususnya
  • 91. 3.4 KDMUNIKASI BISNIS • makna komunikasi antarbudaya dan bahasa tubuh yang kita pergunakan dalam konteks komunikasi bisnis. Ada banyak kegiatan komunikasi bisnis yang mau tidak mau akan melibatkan komunikasi antarbudaya ini. A. PENGERTIAN KOMUNIKASI ANTARBUDAYA Pada saat pertama kali mendengar istilah komunikasi antarbudaya, pertanyaan yang pertama muncul adalah "apa yang dimaksud dengan komunikasi antarbudaya?" Karena itu, pada saat kita membuka pembahasan tentang komunikasi antarbudaya ini kita akan mulai dengan penjelasan dengan menggunakan pengertian komunikasi antarbudaya. Kita akan mengutip pendapat beberapa pakar tentang komunikasi antarbudaya ini. Secara sederhana, komunikasi antarbudaya bisa dinyatakan sebagai proses komunikasi yang berlangsung di antara orang-orang yang berbeda budayanya. Dengan demikian, sesungguhnya komunikasi antarbudaya ini berlangsung hampir setiap waktu. Karena kita selalu bertemu dengan orang- orang yang berbeda budayanya, apalagi bagi kita yang tinggal di kota-kota besar yang masyarakatnya berasal dari berbagai bagian tanah air atau bahkan dari berbagai negara. Berdasarkan pengertian di atas, bisa kita membayangkan bagaimana para pedagang di kawasan wisata internasional seperti di Bali atau Batam. Di Bali, para turis berkomunikasi dengan penduduk setempat yang menjajakan berbagai cendera mata. Para pelayan toko di Batam berkomunikasi dengan turis asal Singapura atau Malaysia yang biasanya membanjiri Batam pada hari Sabtu dan Minggu. Ini menunjukkan praktik komunikasi antarbudaya itu berlangsung pada berbagai taraf kehidupan sosial. Sedangkan pakar komunikasi antarbudaya, L. A. Samovar dan R.E. Porter (1972) merumuskan komunikasi antarbudaya sebagai komunikasi yang terjadi ketika orang-orang yang terlibat dalam komunikasi tersebut melibatkan latar belakang pengalaman budaya yang berbeda yang menunjukkan nilai-nilai yang dianut oleh kelompoknya yang berupa pengalaman, pengetahuan dan nilai-nilai. Jadi, komunikasi antarbudaya itu terjadi karena orang yang terlibat dalam komunikasi tersebut membawa serta pengalaman, pengetahuan dan nilai-nilai dalam budayanya dalam berkomunikasi. Ini bisa kita pandang, orang yang berkomunikasi akan membawa sistem kognitif, sistem etik dan sistem estetiknya masing-masing saat berkomunikasi. Sistem kognitif yang
  • 92. e EKMA41 59/MODUL 3 3.5 berkaitan dengan pengetahuan yang dipergunakan untuk menilai benar salah, sedangkan sistem etik berkenaan dengan baik buruk atau patut dan tidak patut, dan sistem estetika berkenaan dengan apa yang disebut indah dan tidak indah. Kita bisa membayangkan bagaimana dua orang yang berkomunikasi yang berbeda latar belakang budayanya yang tidak saling memahami perbedaan budaya. Salah seorang di antaranya memandang berkomunikasi dengan jarak yang terlalu dekat dianggap tidak sopan berdasarkan sistem etiknya dan sistem kognitifnya pun mengajarkan seperti itu. Sedangkan sat orang lagi memandang, jarak yang terlalu jauh dengan lawan komunikasi menunjukkan ketidaksopanan. Pertanyaan yang berikutnya yang sering muncul adalah "apa beda komunikasi antarbudaya dan komunikasi lintasbudaya?" Pada prinsipnya, dua istilah ini menunjukkan satu proses komunikasi yang sama yakni komunikasi yang dilakukan orang yang berbeda budayanya. Bahkan kedua istilah itu sering dipertukarkan dalam penggunaannya, karena pada dasarnya memiliki makna yang kurang lebih sama. Namun, ada yang membedakan di antara keduanya. Bila komunikasi antarbudaya berlangsung di antara dua orang yang berbeda budayanya, maka komunikasi lintasbudaya berlangsung di antara beberapa orang atau lebih dari dua orang yang berbeda budaya. Contohnya, bila seorang Indonesia berkomunikasi dengan seorang Australia maka disebut komunikasi antarbudaya. Tapi bila seorang Indonesia, seorang Brasil, seorang Maroko dan seorang Jerman bertemu dalam sebuah kegiatan komunikasi maka dinamakan komunikasi lintasbudaya. Ada contoh kasus menarik yang disampaikan Carte dan Fox (2006:xv) dalam kata pengantar buku mereka yang menunjukkan bagaimana nilai mempengaruhi praktik bisnis dan praktik komunikasi bisnis. Kasus yang dikemukakan adalah satu perusahaan Swedia yang beroperasi secara global yang salah satu di antaranya adalah di Vietnam. Perusahaan Swedia itu menerapkan aturan bahwa satu pemasok hanya boleh memasok tidak lebih dari 30% barang yang dibutuhkan perusahaan. Selain itu ada aturan, harga yang ditawarkan pemasok harus dibandingkan setidaknya dengan harga yang ditawarkan 3 perusahaan lain. Tapi aturan itu tidak dijalankan di Vietnam. Manajer cabang perusahaan itu di Vietnam yang orang Cina memilih pemasok orang Cina juga yang masih ada ikatan keluarga dengan manajer tadi. Jelas ini melanggar aturan perusahaan sehingga manajer itu ditegur. Memang untuk melakukan
  • 93. 3.6 KDMUNIKASI BISNIS • perbandingan harga dengan 3 perusahaan pemasok lain tidak bisa dilakukan karena terbatasnya jumlah perusahaan pemasok di sana. Namun, kalau pasokan sepenuhnya datang dan satu perusahaan yang pemiliknya masih ada hubungan keluarga dengan manajer, jelas ada indikasi KKN dalam pandangan pimpinan perusahaan di Swedia. Bahkan dinilai tidak sesuai dengan semangat pasar bebas dan tidak etis sehingga harus dihentikan. Rupanya manajer cabang di Vietnam itu punya alasan lain. Malah dia menyatakan tidak mengerti dengan larangan dan penilaian tidak etis itu. Manajer itu menyatakan, dia memilih keluarganya sendiri karena bisa lebih dipercaya dan bisa lebih diandalkan dibandingkan dengan orang yang tidak dikenal. Apalagi, karena masih ada hubungan keluarga, bisa dikontak kapan saja, siang atau malam. Selain itu, harga yang ditawarkan pun lebih rendah dibandingkan dengan yang lain. "ltulah sebabnya saya lebih memilih bekerja sama dengan orang yang saya bisa percaya," jelas manajer itu. Di sini, nilai bukan hanya mempengaruhi komunikasi yang berlangsung melainkan juga mempengaruhi praktik bisnis yang berlangsung. Ada dimensi-dimensi yang harus diperhatikan dan disesuaikan dengan kondisi setempat dalam melakukan komunikasi. Karena nilai-nilai yang dianut dan diwariskan dari satu generasi ke generasi berikutnya akan tertanam dengan mendalam. Nilai-nilai itulah yang kemudian akan mempengaruhi perilaku komunikasi dalam hal penafsiran pesan, analisis pesan dan penyusunan pesan komunikasi. Itu sebabnya, sekarang ini orang mulai menggagas apa yang diistilahkan dengan kecerdasan budaya (cultural intellegence (Cl)lcultural quotients (CQ)). Bisa jadi, istilah ini dikembangkan setelah kita berkenalan dengan istilah kecerdasan jamak atau multiple intellegences yang dikembangkan Howard Gardner, Konsep kecerdasan jamak menunjukkan bahwa kecerdasan itu tidak tunggal melainkan ada sekian banyak kecerdasan yang dapat dijadikan landasan untuk pengembangan hidup seseorang melalui pengembangan keahlian yang didasari kecerdasan yang dimiliki orang tersebut. Kita akan membahas pada bagian lain Kegiatan Belajar 1 Modul 3 ini tentang kecerdasan budaya. Namun satu hal yang terpenting dari komunikasi antarbudaya ini adalah adanya kesadaran bahwa kita ini hidup di satu dunia yang dihuni orang dengan latar belakang budaya yang berbeda. Perbedaan budaya merupakan satu kenyataan sosial yang harus kita akui diharapkan mengembangkan pemahaman keberadaannya. Kita justru atas perbedaan ini dan
  • 94. e EKMA41 59/MODUL 3 3.7 mengembangkan keterampilan untuk hidup di dunia yang dihuni manusia dengan berbagai budayanya. Kita dituntut untuk memiliki kepekaan dan kesadaran atas adanya perbedaan budaya itu. B. BAHASA TUBUH Setelah mempelajari soal perbedaan budaya, sebelum kita membahas soal bahasa tubuh kita lihat contoh singkat berikut ini. Orang di Amerika Utara memandang kontak mata langsung merupakan tanda ketulusan, sedangkan di Asia dipandang sebagai perilaku tidak sopan. Bisakah membayangkan bila dua orang dari dua bagian dunia itu berbeda? Satu orang ingin menganggap perilakunya sopan sehingga tidak melakukan kontak mata secara langsung dan seorang lagi justru ingin melakukan kontak mata untuk menunjukkan ketulusan dalam berkomunikasi. Kita bisa juga melihat contoh lain yang menunjukkan bagaimana sistern nilai itu mempengaruhi kegiatan komunikasi. Salah satu perusahaan penghasil pasta gigi asal Belanda memasarkan pasta gigi melalui iklan yang menyatakan pasta giginya "membuat gigi lebih putih" untuk konsumen di Asia Tenggara. Tapi rupanya, pada sebagian masyarakat di kawasan itu, ada tradisi menghitamkan gigi dengan mengunyah buah pinang. Gigi menghitam karena buah pinang itu justru dianggap lebih menarik. Oleh sebab itu, kini pasta gigi tersebut beriklan dengan menyatakan, pasta giginya membuat gigi lebih kuat. Dua contoh di atas menunjukkan adanya dua bahasa nonverbal. Satu tentang kontak mata dan satu lagi tentang makna gigi yang menarik yang ternyata berbeda antara satu budaya dengan budaya lainnya. Dua contoh itu mengungkapkan apa yang dinamakan sebagai bahasa tubuh. Melalui bahasa tubuh seperti gerak-gerik, mimik wajah dan gerakan kepala disampaikan pesan-pesan komunikasi. Pearse (1988:1-2) mengutip basil penelitian Albert Mehrabian tentang dampak komunikasi. Komunikasi verbal hanya 7%, suara termasuk nada suara dan bunyi-bunyi 38%, dan pesan nonverbal 55%. Sedangkan penelitian lain menunjukkan, pada saat orang berbicara 35% pesan disampaikan secara verbal dan 65o/o disampaikan secara nonverbal. Kedua basil penelitian itu menunjukkan bahwa komunikasi nonverbal sesungguhnya merupakan bagian terbesar dalam kegiatan komunikasi manusia. Karena itu, bahasa tubuh
  • 95. 3.8 KDMUNIKASI BISNIS • menjadi bagian sangat penting untuk kita pelajari manakala kita mempelajari komunikasi, termasuk komunikasi bisnis. Pertanyaannya kini, apakah bahasa tubuh itu merupakan bawaan atau merupakan produk kebudayaan? Memang diakui ada bukti-bukti bahwa bahasa tubuh itu diturunkan seeara genetis. Buktinya, orang yang buta tuli pun bisa menggunakan bahasa tubuh. Padahal orang yang buta dan tuli itu tidak bisa belajar dari orang lain karena tidak bisa melihat dan mendengar. Namun, para pakar bahasa tubuh. seperti sepakat sesungguhnya banyak perilaku nonverbal dan makna perilaku nonverbal itu ditentukan oleh budaya (Pearse, 1988:3). Dengan memperhatikan bahwa di dunia ini ada begitu banyak budaya yang berbeda maka bisa jadi pula bahasa tubuh sebagai bahasa nonverbal kita, pun berbeda. Bahasa nonverbal ini rupanya mendekati juga bahasa verbal kita, yang memang berbeda-beda. Hasil penelitian lain menunjukkan bagaimana jarak zona dalam komunikasi di antara dua orang bisa berbeda- beda. Kita mengetahui ada zona intim, zona pribadi, zona sosial dan zona umum. Zona intim berjarak antara 15-45 em. Artinya, ketika orang yang berbieara itu hubungannya intim maka jarak antara keduanya antara 15-45 em. Zona pribadi berjarak antara 46-122 em, zona sosial antara 123-360 em, dan zona umum di atas 361 em. Ini sudah kita bahas pada Modul 2 sehingga Anda bisa kembali pada Modul 2 untuk mendalami tentang zona jarak ini. Bagaimana hal ini dipraktikkan dalam kehidupan sehari-hari bisa dilihat yang ternyata berbeda-beda antara satu budaya dengan budaya lainnya. Misalnya, di Eropa dan Amerika Utara, para pebisnis selalu menyisakan sedikit ruang di antara mereka saat mengadakan pembiearaan. Bagi mereka saling bersentuhan tubuh hanya bisa dilakukan dengan sesama ternan, bukan dengan mitra bisnis. Sedangkan di negara-negara Amerika Latin dan Timur Tengah, para pebisnis akan berusaha Baling mendekat sehingga tidak ada jarak lagi di antara mereka. Sedangkan di Jepang dan Cina, seperti di Amerika Utara namun jarak mereka lebih dekat sehingga hampir bersentuhan. Namun sentuhan hanya akan diberikan pada orang yang memiliki ikatan keluarga atau kawan dekat. Artinya, meski sama-sama dalam pereakapan itu lawan bieara diajak memasuki zona intim atau zona pribadi namun tetap ada jarak yang dibangun di antara mereka keeuali di Amerika Latin dan Timur Tengah. Artinya, pembiearaan bisnis tetap dilakukan di ruang yang dinamakan zona pribadi
  • 96. e EKMA41 59/MODUL 3 3.9 bukan di zona intim. Karena yang bisa diajak berbicara di zona intim adalah kawan dekat atau anggota keluarga. Kita bisa melihat bagaimana penafsiran secara budaya terhadap pesan- pesan komunikasi nonverbal ini melalui beberapa contoh berikut. Kita melihat bagaimana kontak mata. Tatapan mata langsung di Amerika Serikat, Inggris dan kebanyakan negara-negara Eropa bagian utara dipandang sebagai percaya diri dan ketulusan. Sedangkan di negara-negara Amerika Latin dipandang sebagai orang yang dapat dipercaya. Namun di beberapa negara Asia, kontak mata langsung itu dipandang sebagai bentuk kekurangajaran dan biasanya dihindari untuk melakukan kontak mata langsung. Sekarang kita perhatikan contoh ungkapan nonverbal pada Gambar 3.1 berikut. SJmber: Brosnahan (1990:83) Keterangan: Gambar 3.1. lsyarat Nonverbal - . . 2' _j 1. Tanda nol bisa bermakna uang bagi orang Jepang bila horizontal dan bodoh bila vertikal. Sedang bagi orang lnggris artinya oke, ya dan bagus. 2. Berarti laki-laki, suami, ayah atau pacar. Di Jepang artinya berani dan di Inggris artinya beruntung. 3. Berarti wanita, gadis, istri, ibu atau pacar bagi orang Jepang sedangkan bagi orang Inggris tak ada artinya. Gambar 3.1 menunjukkan bahwa pesan noverbal itu disampaikan dan ditafsirkan secara kultural. Artinya, pesan-pesan nonverbal itu terikat pada budaya tertentu. Oleh karena itu, meski tanda yang dipergunakan saran
  • 97. 3.10 KDMUNIKASI BISNIS • seperti rnernperternukan jernpol dan telunjuk rnernbentuk huruf 0 bisa berrnakna berbeda pada dua kebudayaan yang berbeda. Kita bisa rnengkaji spa yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan untuk bahasa tubuh saat rnengikuti wawancara kerja. Apakah saran yang disajikan dalarn tabel berikut ini rnernperhatikan dirnensi budaya atau tidak. Anda bisa rnernpertirnbangkannya sendiri atau rnendiskusikannya dengan ternan-ternan Anda. Kita lihat Tabel 3.1 berikut. Tabel 3. 1. Bahasa Tubuh S:iat Wawancara Kerj a Bisa DIakukan Jangan DIakukan Tersenyum, yang menunjukkan rasa percaya Menyimpan benda pribadi atau siku diri dan yakin akan kemampuan diri tangan di atas meja pewawancara karena merupakan zona pribadi pewawancara Percaya diri dan sombong hanya beda Memakai wewangian berlebihan sedikit sehingga harus berhati-hati Lakukan kontak mata • saat Selalu menunduk saat menjawabyang waJar menjawab pertanyaan pertanyaan Duduk dengan sikap wajar Terlalu menantang mata lawan bicara Anda Erat berjabatan tangan saat Cengengesan saat menjawab pertanyaan memperkenalkan diri Ucapkan terima kasih atas kesempatan Menggoyang-goyangkan kaki karena wawancara van diberikan U UD SJmber: rvlaj alah KarirUp No.3/ Vol. 1 Saat rnelakukan kornunikasi antarbudaya, hal terpenting yang perlu dikernbangkan adalah kesadaran adanya perbedaan. Bukan rnernperrnasalahkan perbedaan, narnun rnenghargai dan rnengapresiasi perbedaan-perbedaan tersebut. Begitu juga halnya dengan perbedaan- perbedaan dalarn penyarnpaian pesan nonverbal. Kita rnernandang bagairnana ekspresi nonverbal dilakukan bukan untuk rnernaksa orang lain rnengikuti ekspresi nonverbal kita, rnelainkan kita berusaha untuk rnernahami, rnenghargai dan mengapresiasi perbedaan ekspresi nonverbal tersebut. lntinya, kita rnau rnenyadari dan rnenghargai adanya perbedaan itu. Selanjutnya kita berusaha rnernaharni perbedaan-perbedaan tersebut. Dengan begitu kita akan rnerniliki kernarnpuan untuk rnelakukan kornunikasi antarbudaya. Tanpa kesediaan untuk rnengakui dan rnenerirna ada perbedaan
  • 98. e EKMA41 59/MODUL 3 3. 11 yang diikuti dengan keinginan untuk memahami perbedaan-perbedaan budaya tadi maka kita tidak akan pemah berbasil menjalin kontak dan komunikasi antarbudaya. Ini membawa kita pada pembahasan berikutnya mengenai kecerdasan budaya. C. KECERDASAN BUDAYA Kita hidup di dunia yang makin memberi peluang besar pada terjadinya kontak antarbudaya. Bahkan saat kita berdiam diri di rumah saja pun, kita akan melakukan kontak dan komunikasi antarbudaya misalnya melalui tayangan televisi atau membaca e-mail dari ternan di negara lain. Artinya, komunikasi antarbudaya itu merupakan bagian kehidupan yang tak bisa kita hindari. Tidak mungkin lagi kita menutup diri dengan hanya melakukan kontak dan komunikasi pada orang-orang yang sama budayanya dengan kita. Lingkungan tempat kita tinggal pun dihuni orang dari berbagai suku bangsa di Indonesia, khususnya lingkungan pemukiman di kota-kota besar. Industrialisasi bukan hanya melahirkan berbagai produk yang diproduksi secara massal tetapi juga melahirkan pembahan sosial. Mobilitas sosial semakin cepat. Orang berpindah dari kampung halamannya ke kawasan- kawasan industri yang berkembang. Mereka yang merasa memiliki keterampilan dan kualifikasi yang dibutuhkan dunia industri akan memasuki kawasan industri yang berkembang. Kita bisa menyaksikan fenomena seperti ini di sekitar Jabodetabek, Cilegon, Batam, Surabaya atau Medan. Salah satu dampak sosial dari mobilitas sosial tersebut adalah berhimpunnya orang dari berbagai suku bangsa bahkan bangsa pada satu lokasi. Komunikasi antarbudaya pun menjadi bagian dari kehidupan sosial masyarakat atau komunitas yang seperti itu. Komunikasi antarbudaya menjadi bagian dari kehidupan keseharian masyarakat industrial seperti itu. Heterogenitas menjadi bagian kehidupan sosial sekaligus merupakan sebuah fakta sosial yang harus dihadapi. Kondisi seperti itulah yang kemudian membawa kita pada konsep kecerdasan budaya. Menurut Bibikova dan Kotelnikov (2006), kecerdasan budaya merupakan kemampuan untuk berkembang secara personal melalui belajar berkesinambungan dan pemahaman yang baik terhadap keragaman warisan budaya, kearifan dan nilai-nilai serta secara efektif bisa berhadapan dengan orang dari latar belakang budaya dan pemahaman yang berbeda.
  • 99. 3.12 KDMUNIKASI BISNIS • Intinya, kecerdasan budaya ini adalah kemampuan yang dikembangkan melalui kegiatan belajar yang terus-menerus untuk memahami keragaman budaya. Kecerdasan seperti ini tentunya sangat dibutuhkan manakala kita memperhatikan fenomena globalisasi. Dengan globalisasi, komunikasi antarmanusia dari berbagai penjuru dunia semakin sering terjadi dan semakin mudah dilakukan. Kita menjadi bagian dari masyarakat global. Begitu juga halnya dengan komunikasi bisnis. Baik pada lingkungan internal organisasi bisnis maupun pada lingkungan eksternalnya ada orang- orang yang berbeda budayanya. Pada satu organisasi bisnis akan ada orang- orang dari berbagai budaya berbeda. Pada satu perusahaan nasional misalnya akan ada orang Sunda, Jawa, Batak, Bugis, Madura, Bali, Papua dan Ambon. Keadaan seperti ini akan menuntut kita untuk melakukan komunikasi antarbudaya atau setidaknya memiliki pertimbangan budaya dalam menyusun pesan komunikasi. Bibikova dan Kotelnikov (2006) menegaskan bahwa kecerdasan budaya ini sangat relevan mengingat makin meningkatnya lingkungan kerja yang beragam dan global. Bibikova dan Kotelnikov mengingatkan, memang beberapa aspek budaya mudah untuk dilihat seperti musik dan perilaku orang-orangnya. Namun ada bagian budaya yang paling penting dan menantang justru tersembunyi, yaitu keyakinan, nilai-nilai, ekspektasi, sikap dan asumsi. Semua hal yang tersembunyi itulah yang justru "memprogram" segala hal yang kita lakukan, bahkan yang berperan sangat penting untuk memutuskan spa yang "wajar" dalam pandangan kita. Inilah salah satu masalah budaya lain memandang sebagai penyimpangan namun budaya kita menyebutkan wajar. Sedangkan manfaat kecerdasan budaya, Bibikova dan Kotelnikov menyebutnya sebagai berikut: 1. memperkecil kendala budaya yang disebabkan oleh dikotomi "kami" dan "mereka" dan memungkinkan kita untuk memperkirakan apa yang "mereka" pikirkan dan bagaimana reaksinya terhadap pola perilaku kita; 2. bisa memanfaatkan kekuatan keragaman budaya. Lebih jauh lagi ditegaskan Bibikova dan Kotelnikov bahwa kecerdasan budaya ini merupakan perangkat penting bagi setiap manajer dalam menghadapi para staf, pelanggan (customer), mitra bisnis, kompetitor, staf pemerintah, dan pelaku-pelaku bisnis lainnya.
  • 100. e EKMA41 59/MODUL 3 3.13 Fr, -.·.ina11 JJanttttl r~r~~i11# a I u • Ts~·•ttp:r111fla .Pmi4m·:man Suret Ba)Jl~n·:K~611 I Mill£fiTIJWa lilUFBl I .Mtamb'UR-e~(flitt' • ~M~ns~nKJm~lfal '!"'_ - - - - - -- • Mam:mt&tatJrB1 • Mi~rtl~ tr~~n.~~vJ.t. • Malr.v.JB1al.a1~emal'~ra· ke'fusr· , • ~~~1tnrli~ufh~ a'81 n{ienaJtdala!Jjd·~U~it --- Bs.g~.alil·0~~.~): • ·~-·IW'm·~·a_t ~~1_ar SJmber: The Intercultural SX)A sa·gJ.·Perf~t'!J~~.Pn~ - --- -· Proj ect-Fondazione Antonio Genovesi S:tlerno- Gambar 3.2. Perbedaan Budaya Apa yang dikemukakan Bibikova dan Kotelnikov itu, oleh ahli yang lain disebut dengan kompetensi antarbudaya. Konsep kompetensi antarbudaya ini menunjukkan hal yang kurang lebih sama dengan konsep kecerdasan budaya. Kedua konsep ini sama-sama menekankan pada kesediaan untuk memahami dan menyadari adanya perbedaan budaya. Kompetensi antar budaya ini dikembangkan melalui proses pendidikan dan pelatihan misalnya untuk para staf satu organisasi bisnis yang akan ditempatkan di luar negeri yang memiliki budaya yang berbeda. Salah satu upaya kita mengenali perbedaan budaya dalam konteks komunikasi antarbudaya adalah mengenal konteks budaya. Pada pembahasan berikut, kita mendalam soal konteks budaya ini dan pengaruhnya terhadap komunikasi, khususnya komunikasi bisnis. D. GAYA KOMUNIKASI Ada kisah yang menarik yang dituturkan Deddy Mulyana (2005:133) tentang pengalaman para dosen asing yang menjadi sukarelawan yang mengajar di sebuah sekolah tinggi bahasa asing di Bandung. Menurut mereka, pertanyaan yang dipandang paling mengganggu yang datang dari
  • 101. 3.14 KDMUNIKASI BISNIS • mahasiswanya adalah "Where are you going?" atau "Where do you live?" Karena pertanyaan seperti itu dianggap sebagai pertanyaan orang usil bagi mereka, sedangkan bagi orang Indonesia sapaan atau pertanyaan seperti itu justru sebagai bentuk keramahan. Bukankah kita biasa menyapa orang yang lewat di depan rumah kita dengan menanyakan, "Mau ke mana?" Ilustrasi di atas membawa kita pada pembahasan tentang gaya komunikasi, yang merupakan salah satu bahasan dalam komunikasi antarbudaya. Gaya komunikasi ini berkaitan dengan apa dan bagaimana kita berkomunikasi seperti bagaimana kita memilih kata-kata, menggunakan intonasi atau logat bahasa, apa yang kita tekankan dalam sebuah percakapan dan seterusnya. Pada dasarnya, dengan gaya komunikasi, kita bisa melihat apa yang dilakukan orang lain saat dia berkomunikasi. Dalam melihat gaya komunikasi ini, orang biasanya melihat apa yang dikemukakan Edward T. Hall (dalam Mulyana, 2005:130) yang mengklasifikasikannya gaya komunikasi menjadi komunikasi konteks-tinggi dan komunikasi konteks-rendah. Komunikasi konteks-tinggi kebanyakan berlangsung pada masyarakat yang relatif homogen. Dalam komunikasi konteks tinggi, pesan yang disampaikan kebanyakan ada dalam konteks fisik sehingga makna pesan hanya dapat dipahami dalam konteks pesan tersebut (Mulyana, 2005:131). Sebaliknya dengan komunikasi konteks-rendah berjalan cepat dan mudah berubah. Budaya konteks rendah biasanya memberi perhatian pada spesifikasi, rincian, dan jadwal waktu yang mengabaikan konteks. Orang yang berasal dari budaya konteks-tinggi biasanya lebih memiliki kemampuan dalam membaca perilaku nonverbal. Itu sebabnya mereka berbicara lebih sedikit dibandingkan dengan anggota masyarakat yang diklasifikasikan berbudaya konteks-rendah. Pada masyarakat yang berbudaya konteks-tinggi, komunikasinya cenderung menggunakan ungkapan yang tidak langsung dan implisit. Sedangkan mereka yang berasal dari budaya konteks-rendah, komunikasinya langsung dan eksplisit. Dalam komunikasi konteks-rendah, pesan verbal menjadi sangat penting. Banyak hal dikemukakan secara verbal. Biasanya apa yang disebut sebagai orang "Timur" seperti Indonesia, Korea, Cina dan Jepang disebut masyarakat berbudaya konteks-tinggi. Sedangkan orang-orang "Barat" seperti Eropa dan Amerika dikategorikan sebagai masyarakat yang berbudaya konteks-rendah. Agar kita bisa memiliki gambaran lebih jelas mengenai komunikasi konteks tinggi dan konteks rendah itu, kita lihat tabel berikut.
  • 102. e EKMA41 59/MODUL 3 3.15 Tabel 3. 2. Komunikasi dalam Budaya Berkonteks Tinggi dan Rendah Konteks 1inggi Konteks Rendah Pilihan strategi komunikasi Tidak langsung, Langsung, konfrontatif, jelas santun, ambigu Mendasarkan pada kata-kata Rendah Tinggi untuk berkomunikasi Mendasarkan pada tanda-tanda Tinggi Rendah nonverbal untuk berkomunikasi Arti pentin~ kata-kata tertulis Rendah Tin ~~ i Kesepakatan tertulis Tak men ikat Men ikat Kesepakatan lisan Mengikat Tidak Mengikat Perhatian pada hal-hal yang rinci Rendah Tinggi 8Jmber: Victor, RA. (1992), International Business Communication, New York: Harper Collins Bila kita memperhatikan Tabel 3.2 maka kita bisa melihat, pada komunikasi bisnis yang dilakukan pebisnis dari budaya konteks-tinggi maka hampir dipastikan ada banyak ungkapan yang dipergunakan. Di dalam negosiasi yang mereka lakukan, misalnya, akan ada hanya pesan nonverbal yang disampaikan. Ungkapan nonverbal itu bisa berupa pemberian cendera mata atau hadiah benda tertentu yang bisa mengungkapkan maksud negosiasi. Tingkat kepercayaan di antara pihak yang terlibat tinggi karena mereka mengikat perjanjian dengan kesepakatan lisan. Kata-katalah yang dipegang. Sebaliknya dengan mereka yang berbudaya konteks-rendah, akan lebih banyak berkomunikasi dengan kata-kata verbal sehingga perjanjian tertulis menjadi sangat penting. Dalam melakukan komunikasi bisnis yang bersifat antarbudaya, pemahaman kita atas budaya konteks-tinggi dan konteks rendah ini sebagai kecerdasan budaya, sangat penting. Ada banyak kasus yang menunjukkan kegagalan komunikasi bisnis terjadi karena aspek budaya diabaikan. Salah satu yang sering dikemukakan adalah saat pertama kali ayam goreng cepat saji asal Amerika Serikat yang dipasarkan di negara-negara berpenduduk mayoritas Muslim. Iklan-iklan yang mereka pasang di berbagai media massa, tidak mendapatkan respons yang memadai dari masyarakat. Penyebabnya, dalam iklan tersebut tidak dicantumkan tulisan halal. Padahal status halal sangat penting bagi komunitas Muslim di mana pun.
  • 103. 3.16 KDMUNIKASI BISNIS • E. MELAKUKAN KOMUNIKASI ANTARBUDAYA Sekarang, kita memasuki dimensi praktis dari komunikasi antarbudaya mi. Anggaplah kita menjadi orang yang sering melakukan komunikasi antarbudaya dalam kerangka komunikasi bisnis. Tentu kita pernah bertemu dengan masalah komunikasi antarbudaya ini. Pembahasan berikutnya, kita mempelajari beberapa petunjuk yang disampaikan pan pakar saat kita melakukan komunikasi antarbudaya. Kita bisa mempertimbangkan saran yang disampaikan Lee (2006). Lee mengingatkan kita bahwa untuk bisa memahami budaya orang lain, pertama- tama kita harus memahami dulu budaya kita sendiri. Hanya sayangnya, tulis Lee, sering kali kita tidak mengenali budaya kita sendiri sehingga sulit untuk bisa memahami budaya orang lain. Namun demikian, ada beberapa petunjuk yang ada baiknya kita pertimbangkan saat melakukan komunikasi antarbudaya. Hal pertama yang harus kita lakukan, tulis Lee, adalah mengabaikan dulu perasaan pribadi dan mengembangkan kesediaan untuk menyimak secara sungguh-sungguh. Jadi kita harus belajar untuk "tidak hanya bicara" sambil mengembangkan kemampuan menyimak. Kita disarankan untuk menahan komentar-komentar yang menunjukkan adanya perbedaan antara "kami" dan "mereka", karena komentar seperti itu justru menunjukkan adanya jarak antara "kami" dan "mereka". Menyimak dengan sungguh- sungguh dan tidak banyak bicara itu pada dasarnya merupakan bentuk membuka diri. Kate kunci pertama yang disarankan Lee, memang kesediaan untuk membuka diri itu, yang merupakan faktor penting untuk bisa menjadi komunikator yang berhasil. Hal kedua yang penting diperhatikan adalah perilaku verbal dan nonverbal. Kita sebaiknya menyadari bahwa bahasa lebih dari sekedar kata- kata, atau bahasa bukan hanya kata-kata. Selain itu, setiap bahasa memiliki preferensi linguistik yang sering menunjukkan kial-kial tentang perilaku, sopan-santun dan cara berpikir budaya tertentu. Lee rnenunjukkan, orang Inggris sering sengaja menyamarkan makna untuk menghindari konfrontasi. Orang Spanyol dan Italia lebih menyukai bahasa yang berbunga-bunga sehingga yang penting ekspresif ketimbang kejelasan makna. Orang Jerman sangat logis dalam berkata-kata. Sedangkan di negara-negara Asia, harmoni merupakan hal yang sangat penting sehingga orang Asia cenderung menghindari konfrontasi dalam bentuk apa pun. Itu sebabnya, orang Asia
  • 104. e EKMA41 59/MODUL 3 3.17 sering menyatakan "ya" dalam berbagai hal meski bisa saja kata "ya" itu juga menunjukkan ketidaksetujuannya atas apa yang dikatakan. Selanjutnya, Lee pun menunjukkan beberapa saran agar kita bisa menjadi komunikator antarbudaya yang berhasil. Kita perhatikan saran-saran berikut ini. 1. Hendaknya ingat bahwa budaya kita sendiri sebenarnya memberikan kerangka perilaku dan keyakinan yang bisa diterima. 2. Hendaknya menyadari bahwa perilaku dan preferensi kita didasarkan pada budaya dan bukanlah "yang paling benar" dan hanya satu-satunya. 3. Hendaknya peka terhadap rentang perilaku verbal dan nonverbal. 4. Hendaknya berjiwa terbuka terhadap pandangan dan cara orang lain berperilaku. 5. Hendaknya ingat bahwa tidak ada bahasa tubuh yang universal. Kita sudah mempelajari konsep-konsep dasar dan umum komunikasi antarbudaya. Tentu saja tidak memadai untuk bisa memahami secara mendalam komunikasi antarbudaya. Namun konsep-konsep dasar yang disajikan pada Kegiatan Belajar 1 ini diharapkan dapat menjadi fondasi bagi kita dalam memahami dimensi komunikasi antarbudaya dalam kegiatan komunikasi bisnis. Setidaknya, kita bisa memiliki kepekaan atas dimensi budaya dalam setiap kegiatan komunikasi bisnis yang kita lakukan. Pada kegiatan belajar berikutnya dari Modal 3 ini, kita akan menyelami dimensi praktis komunikasi bisnis antarbudaya ini. Setidaknya setelah kita mempelajari Kegiatan Belajar 1 ini memiliki bekal untuk mendalami Kegiatan Belajar 2. Setelah mengikuti Kegiatan Belajar 2, diharapkan kita memiliki kepekaan dan pemahaman antarbudaya sehingga akan menjadi pertimbangan kita dalam melakukan komunikasi bisnis. LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Cobalah Anda mencari joke tentang dialog dua orang Indonesia yang berbeda suku bangsanya! Seperti joke orang Sunda dan orang Jawa. Orang Sunda menyuruh orang Jawa membeli gedang, tapi pas pulang membawa pisang. Karena gedang dalam bahasa Jawa artinya pisang
  • 105. 3.18 KDMUNIKASI BISNIS • sedang dalam Bahasa Sunda artinya pepaya. Cobalah Anda mengkaji joke seperti itu dari sudut pandang komunikasi antarbudaya! Lalu, hasilnya diskusikan dengan ternan mengenai peran budaya dalam komunikasi! 2) Pada Tabel 3.1. Kegiatan Belajar 1 di antaranya menyatakan bahwa Anda perlu menatap main pewawancara namun jangan berkesan menantang. Apakah ada nuansa budaya dalam penyataan itu? Bagaimana saran dalam Tabel 3.1 itu dikaitkan dengan perbedaan-perbedaan bahasa tubuh karena adanya perbedaan budaya? Diskusikan dengan ternan Anda dalam kelompok! 3) Cobalah berbicara dengan orang yang berbeda suku bangsa atau bangsanya dengan Anda! Carilah informasi sebanyak-banyaknya tentang budaya orang tersebut! Lalu coba bandingkan dengan budaya Anda sendiri! Di manakah perbedaan dan persamaannya? Bila Anda bisa mengidentifikasi perbedaan tersebut dan juga Anda belajar mengenai perbedaan budaya, apakah Anda merasa sudah memiliki kecerdasan budaya? Mengapa? Diskusikan dengan ternan-ternan Anda dalam kelompok! Petunjuk Jawaban Latihan 1) Secara sederhana, komunikasi antarbudaya bisa dinyatakan sebagai proses komunikasi yang berlangsung di antara orang-orang yang berbeda budayanya. Dengan demikian, sesungguhnya komunikasi antarbudaya ini berlangsung hampir setiap waktu. Karena kita selalu bertemu dengan orang-orang yang berbeda budayanya, apalagi bagi kita yang tinggal di kota-kota besar yang masyarakatnya berasal dari berbagai bagian tanah air atau bahkan dari berbagai negara. 2) Tatapan mata langsung di Amerika Serikat, Inggris dan kebanyakan negara-negara Eropa bagian utara dipandang sebagai percaya diri dan ketulusan. Sedangkan di negara-negara Amerika Latin dipandang sebagai orang yang dapat dipercaya. Namun di beberapa negara Asia, kontak mata langsung itu dipandang sebagai bentuk kekurangajaran dan biasanya dihindari untuk melakukan kontak mata langsung. 3) Menurut Bibikova dan Kotelnikov (2006), kecerdasan budaya merupakan kemampuan untuk berkembang secara personal melalui belajar berkesinambungan dan pemahaman yang baik terhadap
  • 106. e EKMA41 59/MODUL 3 3.19 keragaman warisan budaya, kearifan dan nilai-nilai serta secara efektif bisa berhadapan dengan orang dari latar belakang budaya dan pemahaman yang berbeda Bibikova dan Kotelnikov (2006) menegaskan bahwa kecerdasan budaya ini sangat relevan mengingat makin meningkatnya lingkungan kerja yang beragam dan global. Bibikova dan Kotelnikov mengingatkan, memang beberapa aspek budaya mudah untuk dilihat seperti musik dan perilaku orang-orangnya. Namun ada bagian budaya yang paling penting dan menantang justru tersembunyi, yaitu keyakinan, nilai-nilai, ekspektasi, sikap dan asumsi. RANG KUMA Nc.____________________ Secara sederhana, komunikasi antarbudaya bisa dinyatakan sebagai proses komunikasi yang berlangsung di antara orang-orang yang berbeda budayanya. L. A. Samovar dan R.E. Porter (1972) merumuskan komunikasi antarbudaya sebagai komunikasi yang terjadi ketika orang- orang yang terlibat dalam komunikasi tersebut melibatkan latar belakang pengalaman budaya yang berbeda yang menunjukkan nilai-nilai yang dianut oleh kelompoknya yang berupa pengalaman, pengetahuan dan nilai-nilai. Pearse (1988:1-2) mengutip basil penelitian Albert Mehrabian tentang dampak komunikasi. Komunikasi verbal hanya 7%, suara termasuk nada suara dan bunyi-bunyi 38%, dan pesan nonverbal 55%. Sedangkan penelitian lain menunjukkan, pada saat orang berbicara 35% pesan disampaikan secara verbal dan 65% disampaikan secara nonverbal. Kedua basil penelitian itu menunjukkan bahwa komunikasi nonverbal sesungguhnya merupakan bagian terbesar dalam kegiatan komunikasi manusia. Karena itu, bahasa tubuh menjadi bagian sangat penting untuk kita pelajari manakala kita mempelajari komunikasi, termasuk komunikasi bisnis. Lee menunjukkan beberapa saran agar kita bisa menjadi komunikator antarbudaya yang berhasil. Kita perhatikan saran-saran berikut ini. 1. Hendaknya ingat bahwa budaya kita sendiri sebenarnya memberikan kerangka perilaku dan keyakinan yang bisa diterima. 2. Hendaknya menyadari bahwa perilaku dan preferensi kita didasarkan pada budaya dan bukanlah "yang paling benar" dan hanya satu-satunya. 3. Hendaknya peka terhadap rentang perilaku verbal dan nonverbal.
  • 107. 3. 2Q KDMUNIKASI BISNIS e 4. Hendaknya berjiwa terbuka terhadap pandangan dan cara orang lain berperilaku. 5. Hendaknya ingat bahwa tidak ada bahasa tubuh yang universal. , T E S F 0 R MAT IF 1________________ Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Paris dasarnya, kecerdasan budaya itu menuntut kita untuk selalu .... A. beradaptasi B. belajar C. mencari D. inovatif 2) Pesan yang lebih memiliki dampak adalah pesan .... A. verbal B. kinestetik C. nonverbal D. visual 3) Bahasa tubuh itu bersifat .... A. universal B. spesial C. partikular D. kultural 4) Bila seseorang berbicara lebih banyak menggunakan pesan nonverbal dan kata-kata bermakna implisit, maka orang tersebut berasal dari budaya .... A. konteks-tinggi B. konteks-rendah C. konteks sosial D. konteks budaya 5) Komunikasi antarbudaya berlangsung manakala dua orang yang berkomunikasi berbeda latar belakang .... A. pengalaman budaya B. pendapatan C. pandangan D. pendidikan
  • 108. e EKMA41 59/MODUL 3 3.21 Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1. Jumlah Jawaban yang Benar Tingkat penguasaan = - - - - - - - - - - - x 100% Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90- 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% =cukup < 70% =kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
  • 109. 3.22 KDMUNIKASI BISNIS • KEGIATAN BELA.JAR 2 Mel akukan Komuni kasi Bi sni s Ant arbudaya ekarang kita benar-benar masuk ke dimensi teknis komunikasi bisnis antarbudaya. Pada Kegiatan Belajar 2 ini, kita akan mendalami dimensi praktik komunikasi bisnis antarbudaya. Memang kita hanya selintas saja membahas dimensi praktik komunikasi bisnis lintas budaya ini, karena hal- hal praktis dari komunikasi bisnis akan dibahas pada modul-modul selanjutnya. Pada Kegiatan Belajar 2, ini kita melulu melihat praktik komunikasi bisnis ini dari perspektif komunikasi antarbudaya. Kita mulai dengan ilustrasi sederhana yang menunjukkan bagaimana praktik komunikasi antarbudaya ini berlangsung. Pada satu waktu seorang turis asal Australia, John W. Murphy sedang check-in di counter satu perusahaan penerbangan nasional di sebuah bandara di salah satu ibukota provinsi di Indonesia. Murphy rupanya membawa banyak bawaan. Dia memasukkan hampir semua bawaannya ke bagasi. Kecuali satu tas koper berukuran agak besar. Murphy bertanya pada petugas di counter, "Can I take this bag to the cabin?" Petugas celingukan. Bila dijawab bisa, jelas ukuran tasnya terlalu besar untuk dibawa ke kabin pesawat. Bila dijawab tidak, dia merasa tidak memberikan pelayanan yang baik pada warga negara asing yang menjadi turis. Akhirnya dia memutuskan untuk menjawab dalam bahasa Inggris yang sebenarnya, "0 Sir, that can be a problem." "Problem? What the problem? I just ask, can this bag take to the cabin?" ujar Murphy setengah jengkel. Karena dia tidak merasa membuat masalah. Padahal maksud petugas tadi, bila dia membawa tas ke kabin akan menjadi masalah., "Can or can not?" tegas Murphy. Petugas akhirnya menjawab, "can not". Murphy puas dengan jawaban tersebut. Dia pun memasukkan tas ke dalam bagasi. Ilustrasi tersebut menunjukkan bagaimana salah pengertian terjadi karena ada perbedaan dalam memaknai kata. Dalam bahasa Indonesia, menjadi urusan atau menjadi kerepotan dianggap sebagai masalah. Sedang Murphy merasa heran, mengapa harus menjadi masalah. Toh tas itu adalah miliknya, yang kalau menjadi masalah berarti dia harus menyelesaikannya sendiri. Perbedaan pemaknaan tersebut memang tidak menimbulkan konflik,
  • 110. e EKMA41 59/MODUL 3 3.23 namun ada ketegangan di antara petugas maskapai penerbangan dan turis asal Australia itu. Selanjutnya, kita mempelajari beberapa praktik yang paling sering dilakukan dalam komunikasi bisnis dari perspektif komunikasi antarbudaya. Artinya, kita mempertimbangkan aspek budaya dalam semua tindakan komunikasi bisnis kita. Seperti sudah kita bahas dan pelajari pada Kegiatan Belajar 1 Modul 3 ini, kita membutuhkan kecerdasan budaya agar kita mampu berkomunikasi dengan baik dalam lingkungan kerja yang semakin hari semakin bersifat multikultural. Untuk bisa melaksanakan komunikasi lintasbudaya atau komunikasi antarbudaya yang efektif, McNab (2006) memberikan beberapa saran sebagai berikut: 1. mengembangkan pengertian yang mendasar tentang keragaman budaya; 2. keterbukaan terhadap perspektif yang berbeda; 3. bisa menerima dan menyesuaikan dengan berbagai komunikasi; 4. memiliki keterampilan menyimak dan bertanya yang efektif. Sekarang, coba kita bandingkan saran MeNab di atas dengan apa yang ditunjukkan Schuler (2003) yang memaparkan apa yang kita alami saat kita pertama kali melakukan kontak dan komunikasi antarbudaya, seperti berikut • • Inl. 1. Pengalaman langsung merupakan cara terbaik untuk memulai belajar budaya apa pun. Memang cara seperti mi tidak selalu mudah, namun stasiun radio, musik, mengunjungi organisasi keagamaan, atau menonton film bisa menjadi cara yang membantu bagi kita untuk mulai mengenal kebudayaan lain. 2. Pada mulanya, perbedaan bisa dirasakan sebagai semacam ancaman. Memang secara naluriah, tak akan seorang pun yang akan merasa nyaman dengan menjadi orang asing, yang membuat kita sungkan dan ragu bertindak karena takut salah atau tidak sesuai dengan norma. Ini merupakan bagian yang alamiah dari pengalaman manusia, karena itu penting bagi kita untuk melihat perasaan ini dan perspektif bahwa perbedaan-perbedaan tersebut kalah penting bila dibandingkan dengan kesamaan atau kesesuaian. 3. Kita cenderung berlebihan melihat kesamaan dan tak banyak memperhatikan perbedaan saat kita pertama kali melakukan interaksi dengan orang lain dan budaya yang berbeda. Akibatnya, kita memakai
  • 111. 3.24 KDMUNIKASI BISNIS • standar-standar penafsiran yang biasa kita pakai dalam budaya kita sendiri pada orang dari budaya yang berbeda sehingga kita salah menarik kesimpulan. 4. Stereotip yang muncul akibat dari generalisasi yang tergesa-gesa sering kali terjadi, khususnya di antara orang yang jarang mengadakan kontak dengan budaya lain. Saat kita dihadapkan pada ketidakpastian, secara alamiah jiwa kita berupaya membuat tatanan atau sistem dari apa yang kita amati. Khususnya kita lakukan manakala kita merasa sangat lemah akibat ketidakpastian itu. 5. Selalu ada lebih banyak variasi di dalam kelompok-kelompok dibandingkan dengan variasi di antara kelompok-kelompok dalam satu budaya. Ringkasnya, setiap kelompok akan memiliki orang yang pemalu dan berani, orang yang ramah dan tidak ramah, orang yang curiga terhadap orang baru dan orang yang bisa menerima orang baru. 6. Sebenarnya kita sendiri belum bisa merasakan dengan baik atau melihat dengan jelas identitas budaya kita sampai kita mulai berinteraksi dengan orang yang berbeda latar budayanya. 7. Budaya itu selalu berubah, khususnya akibat dari interaksi antara satu budaya dengan budaya lainnya. Selanjutnya, sejalan dengan perkembangan jaman yang membuat mobilitas sosial semakin meninggi dan interaksi antarbudaya merupakan bagian dan pengalaman hidup keseharian, maka kontak komunikasi antarbudaya juga sering terjadi. Pada satu organisasi, selalu muncul tim yang berasal dan berbagai etnis. Padahal perkembangan organisasi modem menuntut terbentuknya tim-tim kerja yang menjadi wahana pencapaian tujuan organisasi. Oleh sebab itu, tim antarbudaya ini menjadi fenomena yang biasa kita jumpai dalam berbagai kegiatan. Pada sebuah perusahaan konsultan Australia, dibentuk sejumlah subtim yang berasal dari Indonesia. Pada setiap subtim itu temyata berkumpul orang dari berbagai suku bangsa di Indonesia seperti Sunda, Jawa, Batak, Komering, dan Minang. Tentu saja masing- masing anggota tim itu dipengaruhi budaya tempat mereka secara individual tumbuh dan berkembang serta mempengaruhi cara pandangnya terhadap dunia pada umumnya dan pekerjaan pada khususnya.
  • 112. e EKMA41 59/MODUL 3 3.25 SJmber: Business Biquette Training Gambar 3.3. Komunikasi Antarbudaya Kita kembali pada McNab (2006) yang kali ini menyarankan adanya 7 keterampilan yang diperlukan untuk menjadi anggota tim lintasbudaya. Ketujuh keterampilan tersebut adalah sebagai berikut. 1. Mencoba untuk menjadi orang yang mampu melakukan refleksi diri sehingga bisa menyadari kesulitan-kesulitan komunikasi yang dirasakan sendiri. Di sini kita diajak untuk melihat kesulitan komunikasi kita, apakah pada sisi sebagai komunikator atau komunikan. Ini menjadi perhatian karena komunikasi merupakan proses dua arah yang membuat kita adakalanya menjadi komunikator dan adakalanya menjadi komunikan, sehingga selain memerlukan kepandaian berbicara juga perlu kepandaian menyimak. 2. Memiliki kepekaan terhadap kenyataan bahwa bahasa tertentu merupakan bahasa asing bagi orang lain. Misalnya, Bahasa Inggris merupakan bahasa kedua atau ketiga bagi kebanyakan warga masyarakat di Asia dan Afrika. Bahkan meski bahasa Inggris ini dituturkan oleh orang Inggris, Amerika dan Australia namun harus disadari ada perbedaan memaknai ungkapan pada tiga bangsa penutur bahasa lnggris itu. 3. Berupaya agar komunikasi yang kita lakukan itu bisa menyampaikan pesan yang jelas, sederhana dan tidak bermakna ganda. Oleh sebab itu, hila mengajukan pertanyaan hendaknya jangan mengajukan serentetan
  • 113. 3. 26 KDMUNIKASI BISNIS • pertanyaan pada orang yang berbeda budayanya dengan kita, melainkan lebih baik mengajukan pertanyaan satu demi satu. 4. Mencoba bersikap inklusif sehingga kita membangkitkan suasana yang dirasakan anggota tim yang berbeda budayanya itu merasa sebagai orang yang dihargai perspektifnya. Di samping itu penting juga anggota tim merasa senang dan memahami apa yang kita lakukan dengan sikap inklusif tersebut. 5. Mendorong adanya pengungkapan sudut-pandang yang berbeda dan perdebatan mengenai sesuatu. 6. Menyadari adanya perbedaan waktu dan cara kerja guna menjaga perasaan setiap orang bahwa dirinya dilibatkan dan ada penghargaan terhadap berbagai perbedaan yang ada. 7. Menyediakan waktu untuk memahami ketersediaan, kemudahan penggunaan dan dampak media komunikasi dalam memilih anggota tim. Sedangkan butir-butir penting yang perlu diperhatikan saat melakukan komunikasi antarbudaya ditunjukkan McNab (2006) seperti berikut. Dia menunjukkan ada 8 (delapan) butir penting yang perlu diketahui, yang cara mempraktikkannya berbeda-beda pada setiap budaya. Butir-butir penting tersebut sesungguhnya buikan hanya penting untuk melakukan komunikasi lintasbudaya, melainkan penting juga untuk perhatian kita saat melakukan komunikasi dengan orang yang sama budayanya. Kita perhatikan kedelapan butir penting tersebut. 1. Membuka dan menutup percakapan. Ini penting diperhatikan karena budaya yang berbeda memiliki adat kebiasaan yang berbeda tentang siapa yang berbicara pada siapan, kapan dan bagaimana serta siapa yang dipandang berhak, atau bahkan kewajiban, untuk memulai pembicaraan, dan apa yang tepat untuk menyimpulkan percakapan. 2. Mengubah peran dalam percakapan. Pada beberapa kebudayaan, cara yang paling baik mengubah peran dalam percakapan adalah dengan cara interaktif. Artinya peran sebagai pembicara dan pendengar berganti-ganti karena kehendak kedua belah pihak. Pada kebudayaan yang lain, justru dianggap sangat penting lawan bicara menyelesaikan dulu semua yang hendak disampaikannya, baru kemudian kita berbicara untuk memberi komentar atau sekedar memberi tanggapan. 3. Memotong pembicaraan. Persoalan lain dalam komunikasi antarbudaya adalah memotong atau menyela pembicaraan. Ada kebudayaan yang
  • 114. e EKMA41 59/MODUL 3 3.27 memandang memotong pembicaraan dianggap sebagai bagian dari gaya percakapan. Hal seperti ini biasanya terjadi pada budaya yang egaliter. Sedangkan pada kebudayaan yang lain, memotong pembicaraan dianggap tidak sopan bahkan dipandang menantang. 4. Jeda percakapan. Ada kalanya, saat kita bicara kita berdiam sejenak, barang beberapa detik. Rupanya makna berdiam sejenak itu berbeda- beda pada setiap kebudayaan. Pada kebudayaan tertentu, berdiam sejenak dipandang sebagai bentuk memikirkan semua apa yang dikatakan dengan penuh pertimbangan, namun pada saat yang lain bisa saja ini dipandang sebagai sikap bermusuhan. Bagi masyarakat Barat, berdiam selama 20 detik dalam sebuah pertemuan dipandang sebagai tanda kekurangnyamanan, dan banyak orang akan merasa tidak enak dengan suasana seperti itu. Namun pada masyarakat lain dipandang sebaliknya. 5. Topik pencakapan yang tepat. Ada beberapa topik yang bila dibicarakan dipandang tidak tepat. Berbicara mengenai uang atau harta kekayaan secara terbuka, pada satu masyarakat dianggap sebagai bentuk kesombongan namun pada masyarakat lain justru dianggap sebagai tanda keakraban atau kedekatan. 6. Humor sering kali dianggap sebagai bumbu percakapan yang berfungsi mengakrabkan atau membangun kedekatan. Dalam kehidupan sehari- hari, kita biasa berusaha membangun kedekatan dengan humor. Namun hendaknya ini tidak kita pandang berlaku universal, atau berlaku untuk semua situasi. Pada orang yang baru kita kenai dan sedang berdua, tidak sepatutnya kita berhumor. 7. Tahu seberapa banyak kita berbicara. Ini salah satu persoalan dalam komunikasi lintasbudaya. Kita tidak memiliki ukuran atau takaran, seberapa banyak seseorang dianggap patut dalam berbicara. Bagi satu kelompok budaya, pembukaan yang sekedar basa-basi tidak begitu disukai, sehingga dipandang lebih baik berbicara langsung pada pokok permasalahan. Pada rnasyarakat yang lain, pembukaan yang panjang- lebar bagian dari kesantunan dan menunjukkan diri sebagai manusia yang beradab. 8. Menyusun tahapan untuk unsur-unsur percakapan. Bila kita berbicara isu yang sensitif, permasalahan yang muncul biasanya pada saat mana kita dianggap tepat untuk memulai berbicara tentang isu sensitif itu. Di sinilah kita perlu memiliki kepekaan kapan saat yang tepat untuk mulai
  • 115. 3.28 KDMUNIKASI BISNIS • masuk ke dalam pokok bahasan yang sensitif itu, dengan mempertimbangkan budaya. Karena bisa saja, pertanyaan yang sudah kita anggap pas yang disampaikan secara tepat pula, bisa dipandang terlalu dini disampaikan atau terlalu terlambat untuk diajukan, yang bisa dipandang dan dimaknai secara berbeda oleh setiap orang pada budaya yang berbeda. ltulah seluk-beluk sisi praktis komunikasi antarbudaya yang diharapkan membuat kita makin memiliki kepekaan alas perbedaan-perbedaan yang ada di sekeliling kita. Kepekaan tersebut tentunya akan sangat penting dan sangat membantu kita dalam menjalankan kegiatan komunikasi yang berlangsung dalam lingkungan internal organisasi. Karena kini, organisasi apa pun - organisasi pemerintahan, bisnis dan akademis- niscaya tidak hanya diisi oleh orang dari kebudayaan yang sama. Pasti akan diisi oleh orang-orang yang berbeda budayanya. Bahkan perbedaan tersebut, bukan hanya perbedaan kecil seperti perbedaan di antara berbagai suku bangsa di Indonesia namun bisa saja perbedaan yang sangat besar, seperti perbedaan antara cara "Barat" dan "Timur" yang sering kali menjadi bahan percakapan sehari-hari. Perbedaan-perbedaan tersebut tentu bukan untuk dihilangkan melalui komunikasi, melainkan kita justru mengembangkan komunikasi yang menghargai perbedaan-perbedaan budaya tersebut. Artinya, kita berkomuni- kasi dengan memperhatikan, memperhitungkan dan mempertimbangkan aneka perbedaan budaya tersebut untuk mencapai tujuan organisasi bisnis kita. Budaya bukan sekedar dijadikan alat untuk menyusun pesan komunikasi, melainkan budaya dihargai sebagai salah satu kekayaan komunikasi manusia. Selanjutnya kita memperhatikan bagaimana negosiasi yang dilakukan dalam konteks komunikasi antarbudaya. Artinya, kita mulai membahas dimensi praktis komunikasi antarbudaya yaitu negosiasi antarbudaya. Menurut Payne (2007), ada tiga aspek yang penting kita perhatikan saat melakukan negosiasi antarbudaya yaitu (a) landasan hubungan, (b) informasi yang disampaikan saat negosiasi, dan (c) gaya negosiasi. Payne mengingatkan, ketiga hal ini merupakan aspek-aspek yang saling berkaitan yang penting diperhatikan saat melakukan negosiasi antarbudaya. Sekarang, marilah kita menelaah ketiga hal yang oleh Payne dianggap penting dalam negosiasi antarbudaya. Pertama, landasan hubungan atau basis relasi. Dalam melakukan negosiasi antarbudaya, penting untuk memperhati-
  • 116. e EKMA41 59/MODUL 3 3.29 kan apakah relasi yang menjadi landasan relasi bisnis yang hendak kita negosiasikan itu merupakan relasi formal-fungsional atau relasi personal. Tentu akan ada perbedaan antara relasi yang dilandasi relasi formal- fungsional yang biasanya kontraktual dengan relasi yang sifatnya personal. Pada relasi formal-fungsional, relasi dikembangkan karena kedua belah pihak merupakan manfaat dan kegunaan dari relasi yang dikembangkan. Sedangkan relasi yang sifatnya personal lebih merupakan relasi yang terjadi karena hubungan baik di antara dua orang yang kemudian bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. Pada kebanyakan budaya di Eropa dan Amerika Utara, bisnis dipandang sebagai kegiatan yang bersifat kontraktual. Oleh karena itu, relasi yang sifatnya pribadi atau personal dipandang sebagai relasi yang tidak sehal untuk kegiatan bisnis karena akan dipenuhi dengan ketidakjelasan dan tujuan yang samar-samar serta bisa membawa pada permasalahan. Sedangkan di Amerika Latin dan kebanyakan budaya di Asia, bisnis itu dibangun melalui relasi pribadi. Kemitraan hanya akan dibangun dengan mitra yang sudah dikenal, dipercaya dan orang yang bisa membuat kita merasa nyaman bila bersamanya. Oleh karena itu perlu untuk terlebih dulu membangun relasi sebelum menjalankan bisnis. Kedua, soal informasi saat negosiasi. Informasi di sini bisa berupa fakta, data, grafik, peta atau bagan. Tentu informasi yang disajikan seperti itu akan mempercepat penyampaian informasi dan memudahkan pemahaman. Pada budaya bisnis Barat, sangat ditekankan pentingnya penyajian data secara jelas dan argumentasi rasional atas proposal bisnis misalnya dengan menggunakan statistik dan sejumlah fakta. Pada budaya bisnis yang lain meski menggunakan hal yang sama namun di dalamnya ada perbedaan. Pada budaya bisnis Amerika Latin, komunikasi visual dan lisan lebih dipilih untuk menyajikan informasi secara lisan. Ketiga, gaya negosiasi. Bisa dinyatakan, bahwa jumlah gaya negosiasi ini mungkin sebanyak jumlah budaya yang ada di dunia ini. Karena itu, cara kita bernegosiasi akan berbeda-beda dari satu budaya ke budaya lainnya. Misalnya, di Timur Tengah, para negosiator tidak membagi topik pembicaraan ke dalam beberapa bagian, melainkan membahasnya secara bersamaan keseluruhan topik. Sedangkan bagi para pebisnis Jepang, negosiasi tidak dilakukan secara individual melainkan dilakukan oleh tim dan keputusan yang diambil didasarkan pada kesepakatan di antara anggota tim. Di bagian Asia lainnya, keputusan biasanya dibuat oleh tokoh atau pimpinan
  • 117. 3.30 KDMUNIKASI BISNIS • paling senior. Di Cina misalnya, para negosiator sangat terlatih dalam seni mencapai kesepakatan. Sedangkan di Jerman, keputusan akan sangat lama diambil karena membutuhkan analisis atas informasi dan statistik secara mendalam. Di Inggris, taktik menekan dan memepetkan hingga pada batas waktu yang ditetapkan. Dengan begitu, jelas ada banyak aspek yang memang harus kita perhatikan manakala kita hendak melakukan negosiasi antarbudaya. ltu sebabnya ada semacam kesepakatan di kalangan ahli komunikasi antarbudaya, bahwa keterampilan yang dipedulikan oleh para negosiator antarbudaya itu tidaklah datang dengan sendirinya melainkan mesti dikembangkan melalui pelatihan. Memang orang, dengan pengalamannya selama bertahun-tahun, pada akhirnya akan juga memiliki kepekaan lintasbudaya ini. Namun, di tengah arus deras perubahan dan antarsatu bagian dunia dengan bagian yang lainnya sudah sedemikian erat terkait, maka diperlukan cara cepat untuk bisa memiliki keterampilan bernegosiasi antarbudaya sekaligus memiliki kepekaan antarbudaya. Caranya? Ya, melalui pelatihan komunikasi antarbudaya tadi. Di samping itu, budaya memang merupakan sesuatu yang melekat dalam diri kita. Disadari atau tidak, budaya membentuk dan mengarahkan bagaimana kita memersepsi sesuatu. Misalnya, seal kepatutan. Bagi kita di Indonesia, memanggil orang yang kita hormati dengan hanya menyebut nama tanpa embel-embel bapak atau ibu dianggap sebagai ketidaksopanan. Di bagian lain dunia, kesopanan justru dilakukan dengan hanya menyebut nama orang yang kita hormati tanpa embel-embel bapak atau ibu. Selain itu, dalam budaya kita, dikenal ada tingkatan-tingkatan bahasa seperti dalam Bahasa Sunda ada undak-unduk basa atau dalam Bahasa Jawa ada bahasa ngoko dan kromo inggil. Bahasa seperti itu membentuk kita untuk melihat dalam relasi dengan sesama manusia, mana yang dianggap secara sosial lebih tinggi, setara dan lebih rendah dengan pilihan penggunaan kata tertentu. Kita akan membahas lebih lanjut soal negosiasi pada Modal 8. Pada Modul 8 itu kita membahas teknik-teknik negosiasi. Pada Modal 3 ini, kita hanya memfokuskan pada pembahasan dari perspektif komunikasi antarbudaya. Maksudnya agar kita memiliki kepekaan dalam melakukan negosiasi dengan memperhatikan dimensi budaya yang memang membentuk dan mengikat cara kita berkomunikasi. Sekarang kita membahas soal beberapa "jebakan" dalam praktik komunikasi bisnis antarbudaya. Disadari atau tidak, adakalanya kita
  • 118. e EKMA41 59/MODUL 3 3.31 menanamkan sikap-sikap berikut ini, yang sesungguhnya justru merupakan kendala atas berlangsungnya komunikasi antarbudaya yang menghargai perbedaan budaya. Kita menafikan keragaman budaya, dan memandang - dalam alam bawah sadar kita- dunia ini diisi oleh orang-orang yang sama dalam segala hal. "Jebakan-jebakan" sikap tersebut adalah sebagai berikut. 1. Etnosentrisme, yaitu orang yang memandang bahwa kelompok etniknya atau budayanya yang paling baik di dunia ini. Pada sikap ini sesungguhnya tercermin ketidakmampuan untuk menerima apa yang menjadi pandangan dunia orang lain. 2. Diskriminasi, yaitu memberikan perlakuan yang berbeda pada individu karena statusnya sebagai minoritas. Diskriminasi ini bisa dalam bentuk yang nyata (aktual), seperti pemah terjadi di Afrika Selatan melalui diskriminasi rasial, bisa juga terjadi dalam persepsi yang memandang perlu dilakukan pembedaan dalam memperlakukan kelompok etnis tertentu. 3. Stereotip, yang sesungguhnya merupakan generalisasi pada individu, kelompok dan etnik tertentu sehingga kita menyimpulkan orang yang berasal dari etnik tertentu memiliki sifat dan watak tertentu. Stereotip yang paling sering kita dengar, orang Padang pandai berdagang. Stereotip sesungguhnya mengabaikan satu hal penting yaitu adanya perbedaan-perbedaan yang sifatnya individual. 4. Buta budaya, yaitu mengabaikan perbedaan-perbedaan budaya dan memandang perbedaan itu sesungguhnya tidak ada. Semua dianggap sama saja sehingga tidak perlu melakukan pertimbangan budaya dalam bertindak. 5. Pemaksaan budaya yaitu keyakinan yang menyatakan bahwa semua orang hendaknya menyesuaikan diri dengan mayoritas. Orang diabaikan memiliki perbedaan, bila pun memiliki perbedaan diharuskan untuk mengikuti pada spa yang dianut oleh mayoritas. Selain negosiasi, "jebakan" komunikasi tersebut bisa kita jadikan acuan dalam melakukan presentasi. Kita akan membahas teknik presentasi ini pada Modal 6, namun pada Modal 3 ini kita lebih memperhatikan aspek budaya dalam melakukan presentasi. Dengan memperhatikan aspek budaya itu, kita akan lebih cermat dalam memilih kata atau istilah. Contoh klasik bagaimana pilihan kata itu mempengaruhi presentasi kita adalah penggunaan kata
  • 119. 3.32 KDMUNIKASI BISNIS • momok. Dalam Bahasa Indonesia, kata momok berarti sesuatu yang menghantui atau menakutkan. Tapi dalam Bahasa Sunda, kata ini berarti - maaf - kelamin perempuan. Tidak mengherankan bila melakukan presentasi di depan khalayak yang mayoritas orang Sunda, menggunakan kata ini bisa mengundang tawa. Dalam melakukan presentasi, kembali soal kepekaan budaya atau kecerdasan kultural menjadi perhatian kita. Kesadaran alas adanya perbedaan budaya menjadi perhatian dan pertimbangan kita. Misalnya kita, melakukan presentasi dengan menggunakan PowerPoint yang memungkinkan kita menyajikan ilustrasi berupa citra bergerak atau foto. Pilihan gambar atau foto tersebut bisa menggagalkan keseluruhan presentasi kita, karena pilihan gambar yang tidak patut menurut satu budaya. Seperti menyajikan gambar yang didominasi warna merah, yang bagi sebagian orang di Indonesia dianggap sebagai simbol kemarahan atau angkara murka seperti halnya merahnya tokoh wayang Rahwana. Meski bisa saja. bagi kelompok masyarakat lain, warna merah itu menunjukkan rasa percaya diri atau keberanian tapi hendaknya disadari juga bahwa bagi sebagian warga masyarakat warna merah itu bisa bermakna sebaliknya. Apalagi bila warna-warna tersebut identik dengan simbol agama tertentu. Kita tabu misalnya, di Indonesia warna hijau identik dengan Islam. Meski di beberapa negara, justru warna merah yang identik dengan Islam. Oleh karena itu menggunakan warna hijau mesti memperhatikan dimensi-dimensi budaya. Tentu kita ingat bagaimana protes yang diarahkan pada grup band Dewa yang salah satu albumnya menggunakan ilustrasi bintang segi enam. Kontroversi penggunaan lambang bintang segi dam itu berlangsung cukup lama dan melibatkan sejumlah tokoh nasional. Hal tersebut menunjukkan, bahwa dalam penggunaan wama dan simbol tertentu hendaknya dilakukan dengan memiliki kepekaan budaya atau kecerdasan kultural. Bila hal tersebut tidak dilakukan, bisa jadi presentasi kita tidak akan berlangsung dengan baik atau bisa saja gagal. Karena orang justru lebih memperhatikan atau memperdebatkan ilustrasi yang kita sajikan bukan materi presentasinya sendiri. Padahal ilustrasi tadi tentunya dimaksudkan untuk memudahkan pemahaman atau untuk menarik perhatian khalayak yang mengikuti presentasi kita. Di samping itu, dalam melakukan presentasi juga ada hal lain yang penting diperhatikan: Apakah kita melakukan presentasi sambil berdiri dan berjalan-jalan ataukah duduk saja di tempat yang sudah disediakan. Bagi satu
  • 120. e EKMA41 59/MODUL 3 3.33 kelompok budaya, berbicara sambil berdiri dan bahkan berjalan-jalan dianggap tidak sopan dan malah dipandang angkuh. Namun bagi budaya lain, justru menunjukkan keakraban dan berusaha menjadi bagian dari khalayak. Begitu juga halnya dengan presentasi yang dilakukan dengan duduk-duduk saja dianggap tidak sopan, karena menunjukkan keangkuhan. Orang yang hanya duduk saja, dianggap menjaga jarak dan ingin dihormati. Sedangkan bagi budaya yang lain justru dipandang sebagai wujud keseriusan dan penghargaan terhadap khalayak. Ini berarti, sebagai orang yang melakukan presentasi sebaiknya kita melakukan semacam "penelitian" untuk mengidentifikasi budaya. Mana yang bisa lebih diterima bagi masyarakat tempat kita melakukan presentasi, apakah sambil duduk atau berdiri. Identifikasi budaya itu, seperti sudah kita bahas pada Kegiatan Belajar 1 Modul 3 ini, merupakan langkah awal atau prosedur tetap sebelum kita melakukan kegiatan komunikasi, termasuk komunikasi dalam bentuk presentasi ini. Tentu saja, identifikasi budaya itu dilakukan bisa dengan berbagai cara. Misalnya berbincang-bincang sejenak dengan beberapa orang yang kita temui. Bisa juga meminta informasi dari orang yang kita percaya memiliki kepekaan budaya atau memiliki pengetahuan yang cukup baik tentang budaya masyarakat setempat. lntinya, di sini, kita menggali informasi budaya yang menjadi bahan untuk menarik kesimpulan dan pengambilan keputusan mengenai komunikasi seperti apa yang paling tepat kita lakukan untuk masyarakat setempat. Barulah setelah itu, kita bisa mengembangkan strategi dan taktik atau teknik komunikasi yang biasa kita lakukan. Dimensi budaya menjadi bagian dari strategi atau teknik komunikasi yang akan kita gunakan dalam melakukan komunikasi baik dalam bentuk negosiasi atau presentasi. Sentuhan budaya dalam komunikasi, yang merupakan inti kajian komunikasi antarbudaya atau komunikasi lintasbudaya, menjadi bagian penting dalam menunjang keberhasilan komunikasi. Kita akan membahas lebih lanjut soal sentuhan atau pertirnbangan budaya dalam komunikasi ini pada modul-modul selanjutnya. Kita akan memasukkan aspek budaya dalam setiap bentuk komunikasi dalam konteks komunikasi bisnis. Untuk saat ini, kita cukupkan dulu sampat di sini. Sedangkan bagi mahasiswa yang ingin memperdalam seal komunikasi antarbudaya, buku sumber untuk Modul 3 ini bisa dijadikan bacaan lebih lanjut.
  • 121. 3.34 KDMUNIKASI BISNIS e LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Upayakan bisa berkomunikasi dengan orang yang berbeda budayanya! Cobalah lakukan identifikasi budaya mengenai sistem kognitif (pengetahuan), sistem etik (nilai) dan sistem estetik orang yang berbeda budaya tersebut! Lalu susunlah semacam daftar, mana yang sama dan mana yang berbeda dengan kita? Selanjutnya coba diskusikan dengan ternan-ternan Anda temuan dan kesimpulan Anda tersebut! 2) Berdasarkan latihan no. 1 di atas, sekarang buatlah rencana untuk melakukan presentasi dengan menggunakan PowerPoint yang dilengkapi dengan ilustrasi dan isi presentasi yang memperhatikan dimensi budaya? Apa yang sebaiknya dilakukan? Diskusikan dengan ternan-ternan Anda dalam kelompok! 3) Berdasarkan latihan no. 1 dan 2 di atas, cobalah Anda menyusun langkah-langkah praktis dalam melakukan presentasi dan negosiasi yang memperhatikan aspek perbedaan dan kesamaan budaya! Lalu, diskusikan dengan ternan-ternan Anda dalam kelompok! Petunjuk Jawaban Latihan 1) Identifikasi budaya pada dasarnya dilakukan dengan memperhatikan sistem kognitif atau sistem pengetahuan tentang apa yang benar dan salah, sistem etik yang berkenaan dengan baik dan buruk dan sistem estetik yang berkenaan dengan apa yang indah dan tidak indah. Tentu di dalamnya akan ada kesamaan dan perbedaan antara satu budaya dengan budaya lainnya. Kita menyusun daftar dengan menggunakan pendekatan itu untuk melihat persamaan dan perbedaan budaya tadi. 2) Memperhatikan warna, simbol, dan pilihan kata dengan memperhatikan aspek budaya. Kesalahan mengidentifikasi budaya bisa mengakibatkan kita salah atau keliru dalam memilih kata, wama dan simbol. 3) Langkah-langkah tersebut mulai dari tahap persiapan, perencanaan, • • pengorgan1sas1an pesan.
  • 122. e EKMA41 59/MODUL 3 3.35 RANGKUMAN Untuk bisa melaksanakan komunikasi lintasbudaya atau komunikasi antarbudaya yang efektif, MeNab (2006) memberikan beberapa saran seperti berikut ini: (a) mengembangkan pengertian yang mendasar tentang keragaman budaya; (b) keterbukaan terhadap perspektif yang berbeda; (c) bisa menerima dan menyesuaikan dengan berbagai komunikasi; dan (d) memiliki keterampilan menyimak dan bertanya yang efektif. Sedangkan Schuler (2003) menunjukkan apa yang kita alarm saat pertama kali melakukan komunikasi antarbudaya, yaitu (a) pengalaman langsung merupakan cara terbaik untuk memulai belajar budaya apa pun; (b) pada mulanya, perbedaan bisa dirasakan sebagai semacam ancaman; (c) kita cenderung berlebihan melihat kesamaan dan tak banyak memperhatikan perbedaan saat kita pertama kali melakukan interaksi dengan orang lain dari budaya yang berbeda; (d) stereotip yang muncul akibat dari generalisasi yang tergesa-gesa sering kali terjadi, khususnya di antara orang yang jarang mengadakan kontak dengan budaya lain; (e) selalu ada lebih banyak variasi di dalam kelompok- kelompok dibandingkan dengan variasi di antara kelompok-kelompok dalam satu budaya; (f) sebenamya kita sendiri belum bisa merupakan dengan baik atau melihat dengan jelas identitas budaya kita sampai kita mulai berinteraksi dengan orang yang berbeda latar budayanya, dan (g) budaya itu selalu berubah, khususnya akibat dari interaksi antara satu budaya dengan budaya lainnya. McNab (2006) menyebutkan ada 7 keterampilan yang diperlukan untuk menjadi anggota tim lintasbudaya yakni (a) mencoba untuk menjadi orang yang mampu melakukan refleksi diri sehingga bisa menyadari kesulitan-kesulitan komunikasi yang dirasakan sendiri; (b) memiliki kepekaan terhadap kenyataan bahwa bahasa tertentu merupakan bahasa asing bagi orang lain; (c) berupaya agar komunikasi yang kita lakukan itu bisa menyampaikan pesan yang jelas, sederhana dan tidak bermakna ganda; (d) mencoba bersikap inklusif sehingga kita membangkitkan suasana yang dirasakan anggota tim yang berbeda budayanya itu merasa sebagai orang yang dihargai perspektifnya; (e) mendorong adanya pengungkapan sudut-pandang yang berbeda dan perdebatan mengenai sesuatu; (f) menyadari adanya perbedaan waktu dan cara kerja guna menjaga perasaan setiap orang bahwa dirinya dilibatkan dan ada penghargaan terhadap berbagai perbedaan yang ada; dan (g) menyediakan waktu untuk memahami ketersediaan, kemudahan penggunaan dan dampak media komunikasi dalam memilih anggota tim.
  • 123. 3.36 KDMUNIKASI BISNIS e Sedangkan untuk negosiasi antarbudaya ada 3 hal yang penting diperhatikan yaitu (a) landasan hubungan atau basis relasi; (b) soal informasi saat negosiasi, dan (c) gaya negosiasi. Di samping itu beberapa jebakan komunikasi, yaitu (a) etnosentrisme; (b) diskriminasi; (c) stereotip; (d) buta budaya, dan (e) pemaksaan budaya. TES FORMATIF 2 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Dalam melakukan komunikasi antarbudaya kita bisa jadi terjebak dalam kondisi yang mengabaikan keragaman budaya. Salah satunya adalah dengan mengabaikan adanya perbedaan budaya, yang biasa dinamakan .... A. buta budaya B. pemaksaan budaya C. etnosentrisme D. stereotip 2) Pada kebanyakan negara Asia, budaya masyarakatnya dalam membangun relasi bisnis yang menjadi landasan juga dalam melakukan negosiasi adalah relasi yang sifatnya .... A. kultural B. sosial C. fungsional D. personal 3) Saat pertama kali melakukan komunikasi antarbudaya, disarankan untuk mengembangkan sikap yang .... A. eksklusif B. inklusif C. intrusif D. empatis 4) Cara terbaik untuk belajar soal keragaman budaya dalam melakukan komunikasi antarbudaya atau komunikasi lintasbudaya adalah .... A. pengalaman langsung B. pelatihan C. nasihat orang lain D. pemikiran sendiri
  • 124. e EKMA41 59/MODUL 3 3.37 5) Generalisasi yang tergesa-gesa terhadap satu kelompok budaya, satu profesi atau satu masyarakat mengakibatkan munculnya .... A. prasangka B. stereotip C. diskriminasi D. konflik Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2. Jumlah Jawaban yang Benar Tingkat penguasaan = - - - - - - - - - - - x100% Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90- 100% = baik sekali 80 - 89% =baik 70 - 79% = cukup < 70% =kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80o/o atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
  • 125. 3.38 KDMUNIKASI BISNIS • Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif1 Tes Formatif2 1) B 1) A 2) c 2) D 3) A 3) B 4) A 4) A 5) A 5) B
  • 126. e EKMA41 59/MODUL 3 Bahasa tubuh Kecerdasan budaya Komunikasi antarbudaya Komunikasi lintasbudaya Komunikasi konteks-tinggi Komunikasi konteks- rendah • • • • • • • • • • • • 3.39 Glosarium Penyampaian pesan melalui isyarat nonverbal yang berupa sikap tubuh, jarak, mimik wajah atau isyarat tangan. Salah satu ranah kecerdasan yang menunjukkan kemampuan untuk memahami dan menghargai perbedaan budaya dan pemahaman orang lain. Komunikasi yang berlangsung di antara dua orang yang berbeda budayanya. Komunikasi yang melibatkan lebih dari dua orang dengan latar belakang budaya yang berbeda. Komunikasi atau pesan konteks tinggi (KT) adalah suatu komunikasi di mana sebagian besar informasinya dalam konteks fisik atau ditanamkan dalam seseorang, sedangkan sangat sedikit informasi dalam bagian- bagian pesan yang "diatur, eksplisit, dan disampaikan". Sebagian besar informasi disampaikan dalam bentuk kode eksplisit. Pesan-pesan KR harus diatur, dikomunikasikan dengan jelas, dan sangat spesifik.
  • 127. 3.40 KDMUNIKASI BISNIS • Daft ar Pust aka Bibikova, A dan Kotelnikov V. (2006). Cultural Intellegences. Dokumen www. Dapat diakses: http://www.1000ventures.com/business guide/ crosscuttings/diversity_ power.html [12 Januari 2008]. Carte, P dan Fox, C. (2006). Bridging the Culture Gap: Komunikasi Lintas Budaya (Terjemahan K. Anggraeni). Jakarta: Penerbit Indeks. Graham, J. P. (2004). A New Era in Cross-Cultural Communications? Dokumen www. Dapat diakses: http://going-global.com/articles/[27 April2008]. Lee, H. (2006). Communicating Across Culture. Dokumen www. Dapat diakses: http://www.hodu.com/effective-communication-skills-menu. html#fam [16 Maret 2007]. Majalah KarirUp No. 3Nol. McNab, J. (2006). Communications: The Key to Successful Cross-Cultural Teams. Dokumen www. Dapat diakses: http://www.pbwcconnections. com/text/ archives.html [4 Februari 2008]. Mulyana, D. (2005). Komunikasi Efektif: Suatu Pendekatan Lintasbudaya. Bandung: Remadja Rosdakarya. Payne, N. (2007). Cross Cultural Negotiation. Dokumen www. Dapat diakses: http://www.hodu.com/business-communication-menu.html#neg [8 Maret2008]. Pease, A. (1987). Bahasa Tubuh: Bagaimana Membaca Pikiran Seseorang Melalui Gerak lsyarat? (Terjemahan Arum Gayatri). Jakarta: Penerbit Arcan. Schuler, A.J. (2003). Tips for Successful Cross Cultural Communication. Dokumen www. Dapat diakses: www.SchuterSolutions.com [16 Juli 2007].
  • 128. MDDUL 4 Korespondensi Dr. Vasal lriantara PENDAHULUAN ejak manusia mengenal huruf, kegiatan penyampaian informasi tertulis menjadi bagian penting dalam kehidupan manusia. Berbagai aspek kehidupan manusia, tidak pernah lepas dari penyampaian informasi secara tertulis. Hanya medium komunikasi secara tertulis itu sajalah yang berubah atau berkembang. Dulu orang menggunakan lempengan tanah lihat sekarang orang menggunakan kertas. Setelah perkembangan teknologi digital, orang bertukar informasi tertulis misalnya melalui e-mail atau sms. Modul 4 sampai dengan Modul 8 akan membahas dimensi praktis komunikasi bisnis. Konsep-konsep dasar komunikasi dan komunikasi bisnis kiranya sudah cukup memadai kita pelajari pada Modul 1 dan 2, dan paduan konsep dan praktik kita jumpai pada Modul 3. Oleh karena itu, kita perlu mengingat dengan baik konsep-konsep dasar. Namun konsep paling umum yang dipergunakan dalam kegiatan komunikasi khususnya komunikasi bisnis akan kita ulangi berikut ini. Semua kegiatan komunikasi bisnis, pada perencanaan komunikasinya akan mengacu pada aspek-aspek (a) penetapan tujuan, (b) identifikasi dan profil khalayak, (c) mengembangkan pesan, (d) menetapkan saluran komunikasi, (e) menetapkan bentuk kegiatan dan materi komunikasi, (f) mengembangkan kerja sama, (g) menjalankan rencana, dan (h) pemantauan dan evaluasi. Pada Modul 4 ini kita mendalami mengenai korespondensi (bisnis). Orang memandang korespondensi sebagai kegiatan yang sekadar menulis surat. Padahal sesungguhnya, lebih daripada itu. Karena, di balik surat yang ditulis itu ada sekian banyak kegiatan yang mendahuluinya. Kita mencoba menerapkan semua aspek perencanaan komunikasi ini pada kegiatan korespondensi. Dengan memandang korespondensi sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis, maka kita akan menerapkan tahapan-tahapan komunikasi
  • 129. 4.2 KDMUNIKASI BISNIS • bisnis seperti dikemukakan tadi. Oleh karena itu, pada Kegiatan Belajar 1 kita akan membahas perencanaan komunikasi tersebut. Perencanaan komunikasi ini, akan dipergunakan pula untuk kegiatan belajar pada modul- modul selanjutnya. Pada Kegiatan Belajar 2, kita akan mempelajari beberapa bentuk surat dalam korespondensi bisnis. Setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan dapat menjelaskan: 1. mampu memahami perencanaan komunikasi bisnis melalui kegiatan korespondensi bisnis; 2. mampu membuat perencanaan komunikasi bisnis melalui kegiatan korespondensi bisnis; 3. mampu menulis surat untuk korespondensi bisnis yang sejalan dengan etika yang berlaku.
  • 130. e EKMA41 59/ MODUL 4 4.3 KEGIATAN BELA..JAR 1 Merencanakan Korespondensi Bi sni s ita memulai penjelajahan kita di dunia korespondensi dengan terlebih dulu mengkaji perencanaannya. Mirip dengan penjelajahan alam, penjelajahan kita di dunia korespondensi pun akan diawai dengan menyusun perencanaan korespondensi. Kita tentu harus kembali pada konsep dasar komunikasi sebagai landasan dalam menyusun rencana korespondensi ini. Kita mulai penjelajahan kita dengan memperhatikan gambar berikut. I ,·-"Ill I I . .I · - . II ...- TaiUk.;·~~'·e.dle. - UCB"~ef:~tpkar:lr lfUJ.uan • • SJmber: The ~in Project (2005: 3) Gambar 4.1. Piramida Perencanaan Komunikasi Gambar tersebut pada dasamya menjelaskan 6 pertanyaan yang harus dijawab tatkala kita menyusun rencana komunikasi bisnis. Pertanyaan tersebut adalah: 1. Bagaimana infrastruktur komunikasi bisnis yang dimiliki? 2. Apa tujuan yang hendak dicapai melalui komunikasi bisnis?
  • 131. 4.4 KDMUNIKASI BISNIS • 3. Siapa sasaran komunikasi bisnis kita? 4. Siapa khalayak komunikasi bisnis kita? 5. Apa kerangka komunikasi bisnis kita? 6. Apa pesan komunikasi bisnis kita? Secara khusus gambar di atas menunjukkan, penetapan tujuan akan berkaitan dengan sasaran dan sasaran dengan khalayak. Seperti kita ketahui, tujuan komunikasi bisa dicapai hila kita sudah menetapkan sasarannya. Namun, sasaran itu masih bersifat umum sehingga perlu dibuat spesifik menjadi khalayak sasaran. Kita bisa mengambil contoh, sasaran komunikasi kita adalah remaja. Namun belum spesifik, karena remaja itu merupakan kelompok besar dalam masyarakat kita. Kita buat spesifik dengan menyatakan remaja yang menjadi khalayak sasaran adalah remaja putri perkotaan. Akan halnya dalam kegiatan korespondensi, sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis, perencanaan komunikasi yang diuraikan tadi perlu juga kita lakukan. Misalnya, bagaimana infrastruktur komunikasi yang kita miliki, kita jawab dengan ketersediaan alat-alat yang diperlukan untuk pembuatan surat konvensional atau surat elektronika. Namun yang terpenting, saat melakukan korespondensi adalah menentukan tujuan dan khalayak sasaran surat yang akan kita sampaikan. Lantas, bagaimana pengorganisasian pesan yang akan kita sampaikan melalui surat tersebut akan banyak ditentukan oleh tujuan penulisan surat dan khalayak sasaran surat tersebut. Surat penawaran tentunya akan berbeda dengan surat tanggapan dalam pengorganisasian pesannya. Begitu juga dengan khalayak surat penawaran tentunya akan berbeda dengan khalayak sasaran untuk surat tanggapan. Perbedaan-perbedaan seperti itu dengan sendirinya akan melahirkan surat yang berbeda nada dan isinya. Di samping itu, kita pun sudah memahami pesan nonverbal dan pesan visual dalam kegiatan komunikasi. Dalam kegiatan korespondensi pun, komunikasi nonverbal dan komunikasi visual ini berlangsung. Jenis kertas surat, ukuran kertas, wama logo, tipografi (jenis huruf), bentuk dan ukuran amplop misalnya mengkomunikasikan sesuatu pada penerima surat. Pembaca surat akan memiliki kesan tertentu terhadap surat yang diterimanya sebelum dia membaca isi surat tersebut. Kita bisa mengambil misal, hila kita menerima sepucuk surat penawaran yang menggunakan ukuran huruf 10 pt dan berspasi tunggal, sehingga isi
  • 132. e EKMA41 59/MODUL 4 4.5 surat nampak sesak tentu tidak nyaman saat membacanya. Kesan yang timbul pada diri kita bisa saja memandang surat tersebut tidak mendorong orang untuk membacanya. Karena orang tidak merasa nyaman saat melihat -belum membaca surat tersebut. Dalam membuat surat, penting sekali untuk memperhatikan kenyamanan penerima surat tersebut. Akan halnya penggunaan e-mail, kita bisa memperoleh kesan yang berbeda antara surat yang dikirimkan melalui fasilitas e-mail gratis seperti yahoo.com, yahoo.co.id atau gmail.com dengan surat yang menggunakan alamat perusahaan seperti amythas.co.id atau kompas.co.id. Karena fasilitas e-mail yang dibuat oleh satu perusahaan menunjukkan kesungguhan perusahaan tersebut dalam menyediakan fasilitas komunikasi baik di antara para karyawannya maupun antara perusahaan dengan pihak luar. Penggunaan e-mail gratisan bisa menimbulkan kesan, perusahaan tidak mau menginvestasikan dananya dalam membangun fasilitas komunikasi berbasis teknologi komunikasi. Pilihan alamat e-mail itu mirip dengan pilihan jenis kertas atau wama amplop dalam korespondensi dengan menggunakan surat konvensional. Dengan memperhatikan surat bisnis pada dasamya merupakan representasi satu organisasi di mata publik organisasi itu, maka sangat penting untuk memperoleh kenyamanan saat menerima surat bisnis tersebut. Surat menjadi duta, juru bicara dan wakil satu organisasi pada pihak lain. Bila suratnya lusuh atau kalimatnya tidak keruan, tentu bisa menimbulkan kesan seperti apakah organisasi yang mengirimkan surat tersebut. Kenyamanan pembaca menjadi pertimbangan karena surat untuk kepentingan korespondensi bisnis dibuat dengan mengikuti prinsip tertentu. Namun sebelum kita membahas prinsip-prinsip korespondensi tersebut, kita bahas dulu apa yang dimaksud dengan surat bisnis tersebut. Surat bisnis adalah dokumen singkat yang umumnya terdiri dari 1 atau 2 halaman yang diorganisasikan sesuai dengan tujuan dan membangun relasi antara pengirim dan penerimanya. Relasi tersebut merupakan relasi yang memberi manfaat bagi pihak pengirim dan penerima. Setelah kita membuat perencanaan komunikasi yang akan dilaksanakan melalui surat bisnis, maka kita perlu mengetahui lebih lanjut prinsip-prinsip yang penting kita pegang dalam penulisan surat. Ada 2 prinsip yang hams kita pegang saat membuat surat untuk kepentingan korespondensi bisnis yakni (a) empati, dan (b) pengorganisasian pesan. Untuk pertama, kita membahas empati dulu. Empati adalah kernarnpuan untuk rnengenali
  • 133. 4.6 KDMUNIKASI BISNIS • kerangka referensi (pengetahuan, perasaan dan emosi) orang lain dan untuk memproyeksikan dan mengkomunikasikan pemahaman terhadap orang lain. Atau dalam ungkapan yang populer, empati artinya berdiri di atas sepatu orang lain. Setelah itu, barulah kita membahas pengorganisasian pesan dalam penulisan surat. A. EMPATI Untuk melukiskan empati ini, sering kita mendengar orang menyatakan ungkapan "menempatkan diri pada orang lain". Ini berarti, empati menuntut kita untuk bisa merasakan situasi pribadi orang lain. Dengan empati, proses komunikasi yang kita kembangkan berjalan dengan cara: 1. Mencoba memahami satu situasi dari titik pandang pembaca, sehingga pembaca surat menghargai upaya yang kita lakukan untuk memahami perasaannya. Empati akan melahirkan sikap saling-percaya (mutual trust) yang dapat memperbaiki komunikasi dan perasaan orang lain terhadap diri kita, gagasan kita dan diri mereka sendiri. Ringkasnya, empati merupakan cara yang paling tepat untuk membangun kedekatan, kredibilitas dan hubungan antarpribadi dan bisnis yang langgeng. 2. Melihat situasi atau permasalahan dari perspektif pembaca surat, yang tak hanya memungkinkan kita menyesuaikan diri dengan kebutuhan dan kepedulian pembaca surat tapi juga memungkinkan kita mengantisipasi reaksi yang diperkirakan akan muncul pada diri pembaca terhadap pesan yang kita sampaikan. Pemahaman terhadap empati ini akan membantu kita dalam menyusun pesan yang mengarah pada pencapaian tujuan yang kita inginkan. Kita berusaha untuk menempatkan situasi dalam sudut pandang orang lain, yakni pembaca surat kita, yang merupakan dimensi pertama dari empati. Dalam mengungkapkan empati ini hal yang penting kita lakukan adalah (a) mengembangkan "sikap kekitaan" dan (b) memanfaatkan pengetahuan kita tentang penerima surat tadi. Mungkin kini muncul pertanyaan, apa yang dimaksud dengan "sikap kekitaan" itu? Maksudnya, dengan "sikap kekitaan" itu, tidak dibedakan antara "saya" dan "Anda" atau "aku" dan "kamu", melainkan mengembangkan sikap inklusif yang mengajak orang lain menjadi bagian dari diri kita dan diri kita pun ditempatkan dalam diri orang lain. Dengan mengembangkan "sikap" seperti itu biasanya pembaca merasa tertarik dan
  • 134. e EKMA41 59/MODUL 4 4.7 terbujuk oleh gagasan yang diungkapkan melalui surat bisnis. Surat yang mencerminkan "sikap kekitaan" memancarkan sinyal langsung yang menyatakan penghargaan dan kepedulian kita atas minat pembaca. Menurut Bovee dan Thill (1989: 76), untuk menanamkan "sikap" ini, disarankan untuk memusatkan perhatian atas (a) Apakah pesan yang disampaikan diarahkan pada kebutuhan dan kepedulian utama pembaca? (b) Apakah informasi dinyatakan secara benar, jujur dan etis? (c) Akankah pembaca menerima gagasan ini dengan fair, logis dan etis? (d) Apakah gagasan diungkapkan secara jelas dan padat (untuk menghindari membuang- buang waktu, uang dan kemungkinan memalukan karena pesan yang disalahartikan) (e) Apakah pembaca merasa pesan yang disampaikan itu untuk dirinya, apakah pembaca memiliki gambaran jelas tentang pesan tersebut (f) Apakah pesan digunakan sebagai sarana untuk mengembangkan hubungan bisnis yang positif sekalipun pesannya negatif. Contohnya: Silakan, terima kasih, dan ucapan-ucapan penghormatan yang dipakai secara tepat. (g) Apakah pesan secara eksplisit menunjukkan kesantunan? (h) Apa- kah surat mencerminkan standar bisnis profesional yang tinggi, yang dapat dilihat dari kualitas kertas yang digunakan, format yang dipakai, kualitas cetakan dan tidak adanya salah ejaan dan kesalahan tata bahasa. Kini kita lanjutkan dengan dimensi kedua dari empati yakni menggunakan pengetahuan kita tentang penerima surat. Untuk membantu kita melihat situasi dari titik pandang orang lain, kita hendaknya memperhatikan informasi-informasi yang relevan mengenai pembaca surat kita. Semakin kita familier dengan mereka, maka upaya-upaya menggunakan pengetahuan kita untuk berempati akan semakin mudah. Bila kita berkomunikasi langsung dengan seseorang, maka secara langsung kita akan memiliki gambaran seperti penampilan fisiknya, latar belakang (pendidikan, pekerjaan, agama dan budaya), nilai, pendapat, rujukan dan sebagainya. Namun tidak begitu halnya, tatkala kita berkomunikasi melalui surat. Kita perlu memiliki pengetahuan terlebih dulu tentang khalayak komunikasi kita sebelum bisa menetapkan apa yang akan kita lakukan. Namun, yang paling penting di sini adalah pengetahuan kita tentang reaksi pembaca. Pengalaman awal mengenai pembaca surat akan membantu kita dalam mengantisipasi bagaimana reaksi pembaca surat dalam situasi tertentu. Sekaitan dengan apa yang dikemukakan pada alinea sebelumnya, ada beberapa faktor yang harus kita perhatikan dalam berempati dengan orang lain, yaitu:
  • 135. 4. 8 KDMUNIKASI BISNIS • 1. Usia. Surat yang ditujukan untuk seorang remaja untuk menginformasikan perusahaan kita tentu tidak akan ditulis dengan cara yang sama seperti surat untuk seorang dewasa. 2. Taraf ekonomi. Surat tagihan kredit dari bank untuk nasabah besar akan berbeda dengan surat tagihan untuk nasabah kecil. 3. Latar belakang pendidikan/pekerjaan. Istilah-istilah teknis dan akronim yang digunakan dalam usulan pembiayaan yang dikirimkan kepada bank tidak sesuai jika hendak dikirimkan kepada calon investor swasta. Begitu pula surat yang dikirimkan kepada eksekutif puncak sebuah perusahaan besar berbeda dengan surat yang dikirimkan kepada pemilik saham. 4. Budaya. Perbedaan-perbedaan budaya yang besar (bahasa, ekspresi, adat-istiadat, nilai dan agama) menimbulkan kompleksnya komunikasi. Perbedaan budaya ini merupakan salah satu kajian yang mendapatkan perhatian banyak kalangan, mengingat sekarang ini kontak dan komunikasi antarbudaya semakin sering dilakukan, terutama dalam komunikasi bisnis. Karena perbedaan budaya, bisa saja kata yang sama ditafsirkan berbeda. Bagi orang Sunda di Bandung, kata a/iran dipergunakan untuk menunjukkan terputusnya atau terhentinya arus listrik, sedangkan bagi masyarakat non-Sunda, a/iran justru dipergunakan untuk menunjukkan hal yang sebaliknya. 5. Kedekatan. Sepucuk surat yang isinya berkenaan dengan perkara sensitif yang ditulis untuk pelanggan kita, tentu akan ditulis secara berbeda dengan surat yang ditujukan kepada klien yang bam. Kedekatan membantu kita untuk memahami situasi tersebut. 6. Harapan. Pada setiap profesi, kita memiliki pandangan dan penilaian tertentu. Karena kita meyakini bahwa dokter, akuntan, dosen dan pengacara menjalankan tugasnya sesuai dengan standar yang tinggi, maka bila surat yang berasal dari profesi tersebut banyak mengandung kesalahan tata bahasa dan ejaan akan membuat penerima surat mempertanyakan kredibilitas profesional mereka. 7. Kebutuhan pembaca. Seperti juga halnya penjualan personal yang sukses, surat diawali dengan identifikasi kebutuhan pembeli prospektif. Seorang manajer yang efektif berupaya memahami kerangka referensi pembaca sebagai landasan pengorganisasian pesan dan isi surat. Dengan demikian, apa yang kita sampaikan melalui sepucuk surat akan sesuai dengan kebutuhan dan harapan penerima surat.
  • 136. e EKMA41 59/MODUL 4 4.9 Untuk membantu proses agar kita bisa berempati, ada hal lain yang penting untuk diperhatikan yakni kemampuan mengantisipasi reaksi yang mungkin muncul dari pembaca surat. Untuk itu, penting untuk bisa menjawab pertanyaan berikut ini. 1. Apakah saya akan memberikan reaksi yang menyenangkan atas pesan yang menyatakan bahwa ajuan permohonan saya dikabulkan? 2. Perasaan apa yang saya rasakan saat permohonan saya ditolak? 3. Apakah saya merasa senang jika menerima pesan yang menunjukkan penghargaan atas tugas-tugas yang sudah saya selesaikan dengan baik? 4. Apakah saya merasa kecewa jika saya menerima surat yang menyatakan adanya penundaan kenaikan gaji. Empati pada dasarnya merupakan perilaku. Namun ketika diwujudkan dalam sepucuk surat, empati ini akan merupakan cara kita menyusun pesan yang akan kita sampaikan kepada orang lain. Dengan kata lain bisa juga dikemukakan bahwa empati merupakan sikap dasar kita saat menyusun pesan. Sedangkan bagaimana pesan diorganisasikan, yang merupakan prinsip berikutnya dalam korespondensi, kita akan membahasnya berikut ini. B. ORGANISASI SURAT Setelah kita membahas prinsip pertama penulisan surat bisnis yakni empati, kini kita mulai membahas prinsip kedua yakni pengorganisasian pesan dalam surat. Dalam konteks ini, istilah mengorganisasikan memiliki makna sebagai "pembagian topik ke dalam bagian-bagian dan menyusun topik tersebut agar memiliki urutan yang tepat". Sebelum penulis surat mengorganisasikan pesan, yang pertama kali hams diingatnya adalah pesan tersebut merupakan pesan yang jelas, yakni pesan yang lengkap, akurat,fair, masuk akal, etis dan logis. Jika hal-hal tadi belum terpenuhi, maka sebaiknya surat tadi jangan dikirimkan. Pengorganisasian yang baik dan penulisan yang baik tidak dapat dijadikan pengganti isi pesan surat yang tidak baik. Lantas, mengapa pengorganisasian ini menjadi sangat penting sehingga dijadikan salah satu prinsip penulisan surat bisnis? Alasannya, karena setiap paragraf dalam surat memiliki fungsi tersendiri. Ada paragraf yang menyampaikan gagasan utama dan paragraf yang menyampaikan gagasan yang menunjang gagasan pokok. Karena itu harus diorganisasikan agar isi pesan yang disampaikan menjadi runtut. Melalui pengorganisasian ini, kita
  • 137. 4.10 KDMUNIKASI BISNIS • pada dasarnya membuat terlebih dulu kerangka isi (outline) isi surat. Menurut Himstreet, Baty, dan Lehman (1993: 98) kerangka tersebut memiliki manfaat sebagai berikut. 1. Memungkinkan kita menulis surat secara ringkas dan akurat (meminimalkan kemungkinan hilangnya gagasan penting atau memasukkan gagasan yang tidak perlu). 2. Memungkinkan kita memberi perhatian pada tahapan-tahapan (sebaiknya kita memusatkan perhatian pada pemisahan antara (a) ga- gasan yang perlu disampaikan melalui surat, (b) membedakan antara gagasan utama dan gagasan penunjang, (c) urutan gagasan, pada tahap ini kita memusatkan perhatian pada pembahasan selanjutnya dengan cara mengungkapkan gagasan tersebut. 3. Menghemat waktu dalam menulis (dengan membuat pertanyaan: gagasan mana yang dicantumkan dan urutan jawabannya dengan tepat, dengan cara ini kita tak membuang banyak waktu untuk beralih dari satu topik ke topik lain). 4. Memberikan dukungan psikologis. Dengan merasa mampu membuat kerangka akan meningkatkan keyakinan bahwa langkah selanjutnya -menulis akan bisa berhasil juga. 5. Penonjolan. Setiap kalimat dalam surat memberi sumbangan pada penyusunan pesan. Ada kalimat-kalimat yang digunakan untuk menonjolkan gagasan agar bisa tertanam dalam benak pembaca. Satu kerangka surat yang efektif membuat pokok-pokok utama surat tetap berada pada posisi yang empati. Pada sisi lain, dengan memakai kerangka ini, pembaca surat akan mendapat keuntungan. Apa keuntungan pembaca? Berikut ini keuntungan atau manfaat bagi pembaca: 1. Pesan yang disampaikan padat dan akurat, 2. Keterkaitan antargagasan yang disampaikan dalam surat menjadi lebih mudah diperlihatkan dan diingat, dan 3. Reaksi terhadap isi surat dan penulisnya menjadi lebih positif. Reaksi pembaca terhadap surat dipengaruhi urutan penyajian gagasan. Karena itu, sebaiknya surat dibuka dan ditutup dengan kalimat yang empati. Tentu, pertanyaan kita selanjutnya adalah bagaimana cara mengorganisasikan topik atau gagasan dalam surat. Ada pedoman yang bisa
  • 138. e EKMA41 59/MODUL 4 4. 11 kita jadikan acuan untuk keperluan ini. Pertama, kita memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut ini. a. Apa ide utama/pokok dari pesan yang disampaikan? b. Reaksi apa yang mungkin akan muncul terhadap pesan tersebut? c. Dengan mempertimbangkan kemungkinan reaksi dari pembaca surat, haruskah ide utama/pokok tersebut ditempatkan pada bagian awal atau bagian akhir surat? Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat dijawab dengan memperhatikan tujuan penulisan surat. Apakah bertujuan untuk mendapat informasi, menjawab pertanyaan, menerima penawaran, atau menolak permintaan. Bila suratnya dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan, maka jawablah pertanyaan seandainya saya menerima pesan seperti itu, jawaban seperti apa yang akan saya sampaikan dan apa reaksi saya terhadap pertanyaan itu. Dengan mengingat, pasti kita akan memberi reaksi senang terhadap kabar gembira dan memberikan reaksi tak senang atas kabar buruk maka bisa dipahami bila pembaca surat kita pun akan memberikan reaksi yang serupa. Oleh karena itu, kita harus mengingat maksud ganda komunikator yakni kejelasan pesan dan hubungan manusiawi yang efektif. Dengan mengantisipasi reaksi pembaca maka dengan sendirinya kita bisa mencapai tujuan membangun hubungan manusiawi yang efektif tadi. Reaksi-reaksi yang muncul dari pembaca surat, dapat kita bagi ke dalam 4 kelompok, yaitu: a. senang; b. tidak senang; c. berminat, namun diungkapkan dengan cara yang menyenangkan dan tidak menyenangkan; d. tidak berminat. Sekarang, kita menjawab pertanyaan nomor 3 di atas mengenai bagaimana dan di mana menempatkan gagasan utama/topik surat kita. Jawaban atas pertanyaan ini dapat diberikan dalam bentuk pertanyaan juga, yakni, "Haruskah gagasan utama ditempatkan pada awal kalimat? Jika dijawab ya, maka sajikan pesan secara deduktif dan jika jawabannya tidak, sajikan pesan secara induktif. Apa pengorganisasian pesan secara deduktif dan induktif, bisa kita lihat berikut ini.
  • 139. 4.12 Ditulis Secara Deduktif (Mengutamakan Gagasan Besar) Jika pesannya menyenangkan pembaca Jika pesannya rutin disampaikan (baik pesan menyenangkan maupun sebaliknya) SJmber: Himstreet, eta/. (1993) KDMUNIKASI BISNIS • Ditulis Secara lnduktif (Mengutamakan Rincian) Jika pesannya tak menyenangkan pembaca Jika pembaca kemungkinan tidak meminatinya Pola urutan deduktif dan induktif itu, sebenamya lebih banyak dipergunakan untuk komunikasi lisan. Namun dapat juga diterapkan sebagai pola dalam penulisan memo, laporan dan surat. Selain alasan reaksi yang mungkin muncul dari pembaca, kita juga perlu memperhatikan mana yang paling baik untuk penulisan surat. Penulisan secara deduktif dibandingkan dengan penulisan secara induktif, memiliki beberapa kelebihan, yakni: a. Lebih mudah membuka kalimat; bisa saja diawali dengan kalimat yang menunjukkan keraguan, lalu diikuti dengan penjelasan rinci. b. Kalimat pertama dapat dijadikan sarana penarik perhatian, sehingga pembaca ditarik minatnya lebih dulu bam disampaikan gagasan utamanya. c. Bila kabar baik dimunculkan di bagian awal, dengan sendirinya pesan tersebut langsung membentuk suasana hati yang menyenangkan dalam benak pembacanya. d. Pengaturan seperti ini bisa menghemat waktu pembaca, karena begitu pembaca menangkap gagasan pokoknya dengan cepat pula mereka bisa menangkap gagasan penunjangnya. Setelah kita mempelajari konsep dan prinsip komunikasi melalui korespondensi, mungkin kita masih belum memahami betul untuk apa semua itu kita pelajari. Contoh-contoh pada Kegiatan Belajar 2 Modul 4 ini, akan membantu memperdalam pemahaman kita terhadap Kegiatan Belajar 1 ini. Namun, apa pun pandangan kita tentang konsep dan prinsip komunikasi yang diterapkan pada kegiatan korespondensi, hal tersebut diperlukan untuk membantu kita mempermudah melaksanakan pekerjaan. Pada kegiatan belajar berikutnya, kita akan membahas bagaimana surat penawaran sebaiknya kita susun. Atau bagaimana sebaiknya surat permohonan kita tulis, agar sejalan dengan prinsip dan konsep komunikasi. Dengan tujuan akhir dari semua penulisan surat tersebut adalah kita mencapai tujuan yang dikehendaki melalui penulisan surat tersebut. Dengan kata lain, surat yang kita buat merupakan komunikasi yang efektif.
  • 140. e EKMA41 59/MODUL 4 4.13 • LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Anda sudah mempelajari prinsip penyampaian pesan secara deduktif. Cobalah Anda membuat pesan tidak harus selalu dalam bentuk surat- dengan urutan deduktif. Pesan yang disusun bisa tentang apa saja. Setelah selesai, cobalah minta rekan Anda untuk menilai apakah pesan yang diorganisasikan secara deduktif itu cukup baik? Bila masih belum baik, jelaskan pada bagian mana yang dipandang belum baik. 2) Seperti halnya pada Latihan No. 1 di atas, cobalah kini menyusun pesan secara induktif. Lalu lakukanlah seperti halnya pada Latihan No. 1 di atas. 3) Cobalah membuat perencanaan untuk membuat surat. Berdasarkan perencanaan tersebut, buat kerangka isi surat. Apa yang akan dicantumkan pada bagian awal, bagian tengah dan bagian akhir surat? Petunjuk Jawaban Latihan 1) Penyusunan pesan secara deduktif dilakukan (a) jika pesannya menyenangkan khalayak, dan (b) jika pesannya rutin disampaikan (baik pesan menyenangkan maupun sebaliknya). 2) Penyusunan pesan secara induktif dilakukan (a) jika pesannya tak menyenangkan khalayak, dan (b) jika pembaca kemungkinan tidak meminatinya. 3) Ada dua hal yang penting diperhatikan saat melakukan komunikasi, termasuk saat menulis surat yaitu apa tujuannya dan siapa khalayaknya. Sedangkan kerangka pada dasarnya menjelaskan pokok-pokok yang akan dituangkan dalam surat. RANG KUMA N__________________ Sebelum berkomunikasi melalui kegiatan korespondensi, perlu bagi kita untuk membuat perencanaan komunikasi. Perencanaan komunikasi tersebut pada dasamya menjawab 6 (enam) pertanyaan sebagai berikut:
  • 141. 4.14 KDMUNIKASI BISNIS e (a) bagaimana infrastruktur komunikasi bisnis yang dimiliki? (b) apa tujuan yang hendak dicapai melalui komunikasi bisnis? (c) siapa sasaran komunikasi bisnis kita? (d) siapa khalayak komunikasi bisnis kita? (e) apa kerangka komunikasi bisnis kita? (f) apa pesan komunikasi bisnis kita? Sedangkan dalam melakukan korespondensi ada dua prinsip yang perlu kita perhatikan. Pertama, empati dan kedua pengorganisasian pesan. Empati memiliki dua dimensi yaitu (a) mencoba memahami satu situasi dari titik pandang pembaca, dan (b) melihat situasi atau permasalahan dari perspektif pembaca surat, yang tak hanya memungkinkan kita menyesuaikan diri dengan kebutuhan. Sedangkan dalam mengorganisasikan pesan, kita melakukannya dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: (a) apa ide utama/pokok dari pesan yang kita buat? (b) reaksi apa yang mungkin muncul terhadap pesan tersebut? (c) dengan memperhatikan reaksi yang mungkin muncul pada pembaca, haruskah ide utama ditempatkan pada bagian awal atau bagian akhir surat? TES FDRMATIF 1 ------------------------------- Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Dua aspek yang penting dalam membuat perencanaan komunikasi, termasuk saat merencanakan kegiatan korespondensi adalah .... A. tujuan dan khalayak B. tujuan dan media komunikasi C. khalayak dan media komunikasi D. tujuan, khalayak dan media komunikasi 2) Ada dua prinsip yang perlu diperhatikan dalam melakukan korespondensi, yaitu .... A. empati dan reaksi penerima surat B. organisasi pesan dan empati C. organisasi pesan dan reaksi penerima surat D. organisasi pesan, empati dan reaksi penerima surat 3) Salah satu ungkapan yang populer yang menjelaskan makna empati adalah .... A. memakai baju orang lain B. berdiri di halaman orang lain
  • 142. e EKMA41 59/MODUL 4 4.15 C. berdiri di atas sepatu orang lain D. memakai peralatan milik orang lain 4) Memahami satu situasi dari sudut pandang orang lain dan melihat permasalahan dari perspektif orang lain, merupakan dimensi dari .... A. simpati B. antipati C. reaksi D. empati 5) Ide utama atau gagasan pokok merupakan salah satu aspek yang harus kita perhatikan, saat kita .... A. mengorganisasikan surat B. mengorganisasikan pesan C. menulis surat D. menulis pesan Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1. Jumlah Jawaban yang Benar Tingkat penguasaan = - - - - - - - - - - - x 100% Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
  • 143. 4.16 KDMUNIKASI BISNIS • KEGIATAN BELA.JAR 2 Teknik Penyusunan Pesan Komunikasi Bisnis ini kita masuk pada aspek teknis dari komunikasi bisnis yang menggunakan media surat-menyurat atau biasa dinamakan dengan korespondensi. Korespondensi ini pemah menjadi tulang punggung komunikasi antara satu pernsahaan dengan pernsahaan lain, atau antara pernsahaan dengan publiknya. Namun dengan makin berkembangnya teknologi komunikasi, beberapa kegiatan korespondensi ini mulai tergantikan meski tidak hilang sama sekali. Bahkan, teknologi komunikasi dan informasi pun menyediakan pilihan barn untuk medium penyampaian surat seperti faksimile dan e-mail. Memang kini dimungkinkan untuk melakukan pertukaran suara dan data melalui teknologi komunikasi dan informasi sehingga bisa dilakukan telekonferensi atau telewicara, namun kegiatan korespondensi tetap saja diperlukan. Kini, karena perkembangan teknologi digital, surat yang dibuat satu organisasi dikirimkan ke organisasi lain dengan berbagai bentuknya. Ada yang dikirimkan dalam bentuk surat konvensional, yang dibuat di atas kertas dengan kop surat berlogo organisasi tersebut. Namun ada juga yang dikirimkan bukan dalam bentuk aslinya karena dikirimkan melalui faksimile. Di samping ada juga yang dibuat dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui e-mail. Satu hal yang perlu kita sadari, perkembangan teknologi tersebut pada dasamya hanya mengembangkan mediumnya belaka. Medium barn tersebut memungkinkan surat sampai lebih cepat dibandingkan dengan cara pengiriman konvensional seperti melalui layanan pos atau jasa kurir. Hanya dalam hitungan detik surat tersebut sudah tiba di tujuannya. Namun, bagaimana pesan dalam surat tersebut disusun tetap saja menggunakan prinsip-prinsip komunikasi seperti yang sudah dijelaskan pada bagian awal Modul4 ini. Pada Kegiatan Belajar 2 ini, kita mempelajari beberapa bentuk surat. Kita mempelajari bagaimana cara menulis surat klaim. Belajar juga cara menulis surat penawaran dan permohonan. Di samping itu, kita juga belajar
  • 144. e EKMA41 59/MODUL 4 4.17 membuat surat singkat yang populer disebut memo sebagai ungkapan perasaan tertentu seperti rasa terima kasih atau belasungkawa. Bentuk-bentuk surat yang kita pelajari di sini sebenamya mengacu pada dua tujuan penulisan surat. Pertama, menyampaikan informasi. Kedua, menjalin relasi atau hubungan manusiawi. Surat penawaran dibuat untuk tujuan penyampaian informasi bisnis pada rekanan. Sedangkan surat ucapan terima kasih lebih besar bobot upaya menjalin dan menjaga relasi dengan pihak lain. Surat sebagai wakil satu organisasi memang mengemban dua fungsi tadi. Fungsi tersebut hendaknya selalu kita ingat manakala kita menulis surat. Sekarang memperhatikan berikut. kita pula mempelajari penulisan contoh-contohnya. Kita A. SURAT KLAIM RUTIN surat tersebut dengan perhatikan contoh-contoh Surat klaim rutin adalah surat yang disampaikan kepada pihak lain yang meminta untuk dilakukan penyelesaian atas masalah tertentu. Melalui surat klaim ini, penulisnya meminta pihak lain untuk bisa memenuhi tuntutan dalam upaya penyelesaian masalah. Misalnya, surat klaim yang berisi permintaan ganti-rugi atau surat klaim karena merasa barang yang kita beli temyata tidak sesuai dengan apa yang dijanjikan pihak penjualnya. Surat klaim ini ada dua jenis yaitu surat rutin dan surat klaim persuasif. Surat klaim persuasif dibuat dengan asumsi, klaim kita akan dipenuhi hanya jika ada penjelasan dan pemberian penjelasan yang bersifat persuasif argumentatif. Maksudnya, secara persuasif-argumentatifberarti kita berupaya mempengaruhi pihak lain dengan bujukan yang memiliki alasan yang kuat. Sedangkan surat klaim rutin bisa saja diajukan karena sudah ada jaminan sebelumnya atau sesuai dengan persyaratan kontrak yang telah disepakati akan diajukan klaim hila apa yang diberikan tidak sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. Surat klaim rutin ini dibuat berdasarkan asumsi, permohonan klaim tersebut akan dipenuhi secara cepat dan pasti tanpa memerlukan persuasi. Dalam menulis surat klaim ini disarankan untuk bisa memenuhi syarat-syarat berikut. 1. permintaan kita ditempatkan pada kalimat pertama; 2. jelaskan dengan rinci hal yang mendukung permintaan itu; 3. surat ditutup dengan pemyataan yang menunjukkan penghargaan.
  • 145. 4.18 Sekarang kita lihat contoh surat klaim rutin: YOSAL Property Management System Jl. Soekarno Hatta 530 Bandung 7808615 e-mail: l@telkom.net 1 Hal: Apartemen Taman Bandung Kepada Yth. Bapak Drs. S. Rochman MBA Jalan Wangsareja 10 Bandung Dengan hormat, KDMUNIKASI BISNIS • Rabu, 16 Juli 2008 2 Sore kemarin, saya mengunjungi lokasi pembangunan Apartemen Taman Bandung yang pengerjaannya Anda lakukan. 3Sampai sejauh ini, tampaknya Anda telah melaksanakan pembangunan apat1emen tersebut sesuai dengan jadwal. 4 Sesuai dengan kesepakatan kita, semua permintaan dan keluhan diajukan secara tertulis. 5 Saya melihat, water-heater telah terpasang di 2 apartemen. 6 Water- heater yang sudah dipasang itu kapasitasnya hanya 30 gallons, padahal dalam spesifikasi teknis yang diajukan adalah water-heater yang berkapasitas 50 gallon untuk 12 apartemen. 7 Untuk keluarga kecil, water-heater berkapasitas 30 gallon itu bisa mencukupi. Tetapi untuk keluarga yang lebih besar, tentunya dibutuhkan water-heater dengan kapasitas lebih besar. 8 Karena ukuran yang berkapasitas besar yang kita sepakati dalam persetujuan yang kita tandatangani, saya memohon dengan hormat untuk mengganti 30 unit water-heater dengan 50 unit water-heater yang berkapasitas besar. 9 Terima kasih untuk pertimbangan Anda atas persoalan ini. Saya amat mengharapkan laporan kemajuan pekerjaan yang Anda lakukan. Hormat kami, Yosal Iriantara Kontraktor
  • 146. e EKMA41 59/MODUL 4 4.19 Bila kita perhatikan secara seksama, maka dalam surat tersebut yang tampak pada setiap nomor yang sengaja dicantumkan untuk membantu kita memudahkan mempelajarinya, ada beberapa hal yang penting untuk kita simak. Nomor-nomor tersebut menunjukkan hal-hal yang diungkapkan melalui surat. Kita lihat uraian berikut ini untuk melihat apa yang terkandung dalam surat tadi: 1. Memberikan informasi umum untuk membantu pemahaman terhadap isi. 2. Pembukaan dengan rincian yang membawa kepada gagasan utama. 3. Melakukan pengamatan untuk menyampaikan alasan. 4. Menyatakan secara langsung informasi yang sudah diketahui. 5. Berpindah pada gagasan utama. 6. Dilanjutkan dengan rincian. 7. Alasan menyampaikan permintaan. 8. Menyatakan butir utama surat yang sudah ditegaskan pada paragraf pertama, pernyataan dengan kalimat yang panjang membuat penerima memberikan penekanan pada hal tersebut. 9. Menggunakan ungkapan klise. Pada gilirannya, surat tersebut akan mendapatkan tanggapan. Sekarang kita ubah posisi kita menjadi pihak yang menerima surat klaim itu, dan harus memberikan jawaban. Bagaimana pun juga, klaim dari pihak lain tentu harus kita jawab. Karena dengan memberikan jawaban akan menyelesaikan permasalahan, setidaknya membuka jalur komunikasi untuk menyelesaikan permasalahan. Bila tidak ditanggapi berarti kita merupakan pihak yang berharap masalah terselesaikan seiring dengan berjalannya waktu yang sesungguhnya bukanlah menyelesaikan masalah melainkan menunda masalah tersebut muncul kembali. Bagaimana surat klaim tersebut dibalas dan ide apa sajakah yang disampaikan melalui surat tanggapan, kita bisa memperhatikan pada contoh berikut.
  • 147. 4.20 KDMUNIKASI BISNIS • 6157j Bandung, 29 Juli 1997 -- ·------------Kepacla Yth. Ba ak Yosal friant a ent Corporation Sekarang, kita perhatikan, apa sajakah yaligB~~€M{OOll(ai1 p·ada-surat_______ - ------------------·- tanggapan tadi. Pada bagian awal, nomor 1. disajikan informasi yang menggembirakan sebagai gagasan u!lG.lJ_g(f!J. rrua~· tang apan. Kabar . . . . . gembtra tersebut dtlanJutkan dengan penJe asan a u tr -- ya -- - -- er apasttas ga on. e 1 art 1tu, pa a utlr 1 emu a an JUga apresiasi terhadap klaim yang disampaikan den~ v ·- . . - ~ - v· ~eaft% - :dr-an per-masalahan ))ang .i4nda samp seperti tercermin dalam kalimat, "Terima kasih ~~fkl n permasala an yang Anda sampaikan ...." Pada bagian selanjutnya, yakni pada butir4l~ _ ber-kapasitas 50 gallon seper-ti }zani. . . . . . .. . ini dan langkah yang akan dilakukan perusahaan. ~nj~~lfhiiaidlntitJ.~fttt,-heater- )J.ang ber-kapasitas 30 galloJ - - -- - -- memperkokoh pemberian informasi yang bern a kabar gembira yang disampaikan pada bagian awal surat. Akhimy~ &m!fMffinQJ.qa&/ldffiitijasa sudah dicapai dalam pr-O)J.ek in. dengan apa yang akan dilakukan perusah~e~ilffin -d_fef.l§rJ{eifrufl:-frfln}adwal yang ter_c_antum dalam kc Hormat kamil• Drs. S. Rochman, A1BA Direktur
  • 148. e EKMA41 59/MODUL 4 4.21 pemasangan instalasi air, yang ditegaskan, akan berjalan sesuai dengan jadwal. Bila kita perhatikan, antara surat klaim dan surat tanggapannya ada perbedaan dalam mengorganisasikan pesan. Pada surat klaim, gagasan utama baru dikemukakan pada butir 6, yang menegaskan water heater yang dipasang kapasitasnya lebih kecil dari yang diminta. Artinya, surat klaim tidak menyampaikan langsung pokok permasalahan melainkan dengan memberikan penjelasan lebih dulu. Ini dilakukan antara lain dengan mengingat surat pada dasamya bukan hanya sarana berkomunikasi melainkan juga sebagai sarana untuk membangun relasi. Sedangkan tanggapannya, lebih langsung pada pokok permasalahan. Karena memang itulah yang diharapkan oleh penyampai surat klaim. Dengan cara demikian, melalui surat tersebut dikomunikasikan secara nonverbal bahwa penyelesaian masalah merupakan prioritas. Pemberian informasi dan pemeliharaan relasi tetap dilakukan sambil juga mengungkapkan pesan noverbal yang menunjukkan kepedulian terhadap permasalahan yang dialami klien. B. SURAT RUTIN TENTANG KREDIT Kini kita membicara soal surat pengajuan kredit. Sebelum mengajukan permohonan kredit biasanya kita meminta informasi terlebih dulu. Lalu kita mengirimkan surat permohonan. Bila tanggapan atas permohonan itu baik, maka hendaknya pada surat berikutnya kita menempatkan permohonan kredit itu pada bagian awal surat. Berdasarkan hasil studi, kerangka surat permintaan informasi kredit yang efektifhendaknya berisikan: 1. Penjelasan tentang permintaan dan nama kita pada bagian awal, bahkan bila memungkinkan disampaikan pada kalimat pembuka atau pada baris perihal. 2. Meyakinkan penerima surat bahwa informasi yang diberikannya akan dijaga secara konfidensial. 3. Menguraikan informasi yang diminta. 4. Menutup surat dengan ucapan terima kasih. Agar lebih jelas, uraian mengenai surat permintaan informasi kredit ini harus diikuti dengan contoh. Perhatikan contoh surat di bawah ini.
  • 149. 4.22 KDMUNIKASI BISNIS • Cafe ----------1- Bandung, 25 Agustus 19 Perihal: Permintaan 1 Kepada. Jajar ly!q!J!!l?!_fr_e:_cj!~ f3G:'!!fP G_IJ:g_Nasionat di-Bandun ~ - ---- · ·-- ·--·-- -- ----- · ---- ----- ------- Dengan hormat, Surat permohonan mendapatkan informasi kredit di qtas dibuat tidqk . . . . . b 1 1 A h d k d . .k d"k Sud ah kzranva memhe.rzkan znjormasz pada PT Uyun Sarumpz. Info~ erte e-te e. pa yang en a 1sampa1 an, 1 em_pJ.lba »k~k!fhw.·sung. tlatiKan dilengkapi dengan data yang diperlukan, seperti neraca keuangan perusahaan. Dengan demikian, surat tersebut bukan hanya ~~Htpml.k{iiiak~irgmMJ.Bapak mengisijormulir isian di ba-w;ah ini untuk mendapatkan informasi, melainkan juga ~ . tiill.aPalrabf~ltmflbftYang sudah diisi dikirimkan kepada kami kinerja keuangan perusahaan yang tentunya info~qy~ · ~RJW_redit ............................................................ bank. M~~~ f ~fii~!if~~g~~-Kff!r!}(:-:.:.:.::.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.: Data yang dikemukakan dalam surat tersebJt~~~ difudan:g::se a:g.ai::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: b k k . d" . d .h k l . .Neraca -euanszelfl :Se Yang............................Tahun Lalu................... entu 1ta membuka 1r1 pa a p1 a a1n. Kite'aH ...~.---~~~......~~~.~.".".".".".".".".".".".".".".".".".".".".".".".".".".".".~.~~-.~~-.-.~.~j~~::::::::::::::::::::· bahwa kita terbuka sehingga memungkinkan untu __·_·~_·--~·~~~~~ ::::::::::::::::::::::::::::::::::::~:::::::::::::::::::::::::::: kerja sama. Bila kita tertutup, tentu komunikasi dan kerja sama ti.dak da at . . . 1 em ang an engan al . eter u aan mra...~mi. -~-- ~a~ w. ffirl sudilah mampir ke kate kami untuk menc~ menunjukkan sikap menyambut uluran tangan pihak lain. ., Hormat kami; Marga Laksana, MS Manajer
  • 150. e EKMA41 59/MODUL 4 4.23 C. SURAT ORDERIPESANAN Setelah Anda mempelajari contoh-contoh di atas, kini kita mempelajari jenis surat lain yakni surat order/pesanan. Dalam kegiatan bisnis, tentunya kita tidak bisa memenuhi segala sesuatu yang kita butuhkan sendiri, tapi perlu menjalin kerja sama dengan pihak lain, misalnya dengan pemasok (supplier). Kerja sama pengadaan barang dan jasa kita lakukan berdasarkan kontrak tahunan atau bulanan misalnya. Di sinilah komunikasi bisnis melalui korespondensi bila berjalan. Karena itu, surat order/pesanan ini menjadi sangat penting. Hal yang perlu diingat dari surat pesanan/order ini menggunakan pendekatan deduktif. Ada pun kerangka surat order/ pesanan itu hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut. 1. Menggunakan kalimat yang menunjukkan order/pesanan pada bagian awal. Misalnya, Mohon segera dikirimkan, Saya memesan atau kalimat- kalimat lain yang dipandang dapat meyakinkan penjual bahwa kita berminat membeli. Bisa juga menggunakan kalimat yang menunjukkan kita sangat meminati untuk membeli produk yang ditawarkan. Ada baiknya menghindari penggunaan kalimat-kalimat seperti, Saya tertarik pada..., Saya menyenangi. Karena kalimat seperti itu belum menunjukkan keinginan untuk membeli produk yang ditawarkan. Pada bagian selanjutnya, yang menjelaskan pesanan kita, misalnya disebutkan nomor dalam katalog penawaran, harga, warna, ukuran, dan informasi- informasi lain yang memungkinkan penjual memenuhi pesanan dengan cepat tanpa membutuhkan korespondensi lagi. 2. Cantumkan pula rencana pembayaran dan cara pengiriman pesanan. Perlu diingat, bila kita tak menjelaskan cara pengiriman pesanan, maka pengirimannya dilakukan dengan cara yang berlaku selama ini. Karena itu perlu dikemukakan cara pengiriman pesanan yang diinginkan termasuk di dalamnya menyatakan kapan, ke mana dan bagaimana pesanan dikirimkan. 3. Akhiri surat tersebut dengan kalimat yang menunjukkan kepercayaan pengirim surat kepada pihak yang menerima pesanan.
  • 151. 4.24 KDMUNIKASI BISNIS e Untuk lebih jelasnya, kita perhatikan contoh berikut ini. Karsono & Rekan Mal Baoduog Blok C-3/10 Telp.Fax. (022) 7568663 (hunting) Bandung Kepada Yth. Ibu Dra. Dewi Komalasari, MBA di Bandung Dengan hormat, Mohon dikirimkan dengan menggunakan kapal laut barang-barang di bawah ini, seperti yang disebutkan dalam katalog terakhir Anda. 20 # RM 80 Scotch Pine, 5' - 6' @ $ 14 $ 280 50 # RM 90 Scotch Pine 7'-8' @ $ 20 - 1.000 30 # ST20 Frazier Fir, 7'-8' @ $ 25 - 750 Biaya Transportasi - 300 JUMLAH -2.350 Kami kirimkan bersama ini cek sebesar US$ 2.350 ntulliaylllLJlnllnDengapalan pesanan kami. Untuk pengapalan ini, saya memilih perusahaan Highway Express, sungguh pun pasti Anda memiliki perusahaan yang menjadi langganan Anda. Hormat kami, Karsono, MM Apa yang dikemukakan dalam surat order/pesanan di atas, pada prinsipnya tidak berbeda dengan jenis-jenis surat yang sudah kita pelajari sebelumnya. Dalam surat tersebut disampaikan informasi yang diperlukan oleh pembaca surat untuk memenuhi apa yang kita harapkan. Konsep empati yang kita pelajari pada Kegiatan Belajar 1 diwujudkan dalam bentuk informasi apa yang diperlukan oleh penerima pesanan bila menerima pesanan dari luar. Karena itu, kelengkapan informasi yang disajikan dalam surat bisa dinyatakan sebagai perwujudan sikap empati kita dalam penulisan surat. Sikap empati tersebut, bukan hanya membuat kita lebih komunikatif dan menjalin relasi namun juga membantu kita memperoleh apa yang kita harapkan.
  • 152. e EKMA41 59/MODUL 4 4.25 D. SURAT KHUSUS Seperti dikemukakan sebelumnya, surat pun berfungsi untuk menjaga dan meningkatkan hubungan dengan pihak di dalam dan di luar organisasi. Apa yang kita kategorikan sebagai surat khusus, lebih banyak berfungsi untuk menjaga hubungan tersebut. Ada banyak surat yang dikategorikan sebagai surat khusus, karena dikirimkan pada kesempatan tertentu, kepada berbagai pihak. Surat khusus tersebut dapat berupa ucapan selamat memperingati hari besar keagamaan, ucapan selamat atas prestasi, ucapan selamat ulang tahun, belasungkawa, ucapan terima kasih dan siaran pers (news-release). Semua surat yang dikategorikan surat khusus itu dibuat untuk menunjukkan empati dan membina hubungan baik dengan organisasi/lembaga bisnis lain. Kita perhatikan salah contoh surat khusus yang cukup populer, yaitu kartu lebaran:
  • 153. 4.26 KDMUNIKASI BISNIS • Kita tak perlu banyak membahas, karena surat khusus berupa ucapan selamat menyambut hari besar keagamaan tersebut merupakan hal yang lumrah dilakukan. Di sini contohnya adalah kartu selamat lebaran. Tapi bisa juga untuk yang beragama lain menggunakan surat khusus ucapan Selamat Natal dan Tahun Baru. Di samping itu, karena kita lebih menyebutnya sebagai surat khusus dan bukannya kartu, maka surat khusus seperti ini bisa pula dibuat dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui e-mail. Kini banyak organisasi bisnis mengirimkan surat khusus seperti selamat Idul Fitri itu dalam bentuk digital yang disebarkan melalui e-mail kepada para relasinya. Penyampaian surat khusus dalam format digital itu bisa dilakukan secara lebih cepat, lebih akurat dan lebih mudah. Format digital surat khusus ini, bisa juga digunakan untuk berbagai jenis surat khusus seperti ucapan selamat atau ucapan berbelasungkawa. Selanjutnya, kita melihat contoh surat ucapan selamat. Ucapan selamat ini merupakan bentuk apresiasi kita terhadap keberhasilan yang dicapai orang lain. Memberikan apresiasi merupakan salah satu bentuk menjaga hubungan baik. Kita secara individual sering mengucapkan selamat ulang tahun kepada sahabat-sahabat kita. Begitu juga halnya dengan organisasi bisnis, akan memberikan ucapan selamat atas keberhasilan organisasi bisnis lain yang merupakan mitra kerja. Kita perhatikan contoh surat ucapan selamat. Surat ucapan selamat tersebut biasanya akan mendapatkan balasan. Karena itu, kita pun harus mempersiapkan balasan atas surat tersebut. Membalas ucapan selamat yang diberikan orang lain merupakan kewajiban sosial dan bagian dari norma hidup bermasyarakat. Biasanya orang mengucapkan terima kasih hila menerima ucapan selamat dari orang lain. Begitu pun dengan organisasi bisnis akan mengucapkan terima kasih atas
  • 154. e EKMA41 59/MODUL 4 4.27 apresiasi yang diberikan pihak lain atas pencapaian prestasi tertentu. Kita perhatikan contoh berikut. Yosal Iriantara Bandung Akan halnya kisah perjalanan hidup manusia yang tidak selalu berada pada sisi yang menyenangkan, adakalanya manusia harus merasakan derita. Sakit dan kematian merupakan bagian dari kehidupan manusia. Itu sebabnya, satu organisasi bisnis menghadapi juga saat-saat ketika salah seorang karyawannya mengalami musibah. Untuk itu kita perlu mengirim surat belasungkaw~. . ~urat belasungkawa ~ntuk ka · · _a~z.dan Ael2'!_ bil."'a/AfCd "' .._~~% ( hendaknya dikmmkan sesegera mungkm. Na - 1 . ~ . - - n- - - - - "/ . -.- - -.-.-.-.-.-.-.- -. - -menulis pesan yang simpatik dan empati membuat • 't-a1"'Iambat
  • 155. 4.28 KDMUNIKASI BISNIS • Kita perhatikan contoh surat belasungkawa berikut ini. Perusahaan pun adakalanya menyele a ....""'....... ·~8g~ yang mengundang pihak luar. Karena itu, kita pu~membahas s at u anBrei, Surat undangan ditulis dengan pendekatan dedukt~n-re atifpen-e1<~-Begiffi pula saat kita akan membalas surat ter~ e~~&t dan induktif. Lihatlah contoh berikut. ~·_.:___~-E. ------------------------------------1 I • •. • aa.u I ~ ~lD~ ....---------------- ~ -------------------- --------- - -- __ ! - - -~___t'IA___~_~_a,__ ------------- - - --- -- ----------------~ - I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I -----------------------------------------------------· Adakalanya perusahaan juga mendapatkan kiriman dari relasinya. Oleh sebab itu, harus mengucapkan terima kasih. Sebagai bagian dari komunitas bisnis, sangat wajar kita berterima kasih yang merupakan perwujudan dari menjadi bagian satu komunitas yang memiliki sopan santun. Kini kita melihat surat ucapan terima kasih. Dalam menulis surat ini harus tercermin rasa terima kasih yang mendalam. Surat ini biasanya dibuat sebagai balasan atas kiriman hadiah/bingkisan yang diterima, kunjungan, wawancara dan sebagainya. Contoh surat tersebut dapat kita lihat di bawah ini.
  • 156. e EKMA41 59/MODUL 4 E. SURAT SIARAN PERS Sebenamya, surat untuk siaran pers · · khusus. Namun karena memerlukan p 4.29 akan b menjadi subjudul tersendiri. Kini kita membahas surat siaran pers. Pada satu ketika, satu organisasi/lembaga bisnis pas{ i kepada masyarakat luas melalui bantuan media massa. Untuk itu kita harus membuat siaran pers. Dalam membuat •Jt · · yang penting untuk kita perhatikan, yaitu: - ·-- - - - - - - --- - - -- 1. 2. 3. 4. Surat menggunakan kop surat perusahaan. Tffi Menyatakan permohonan tanggal pemuatan berita yang ~............J-, ......JLI............. Mencantumkan nama penanggungjawab resmi siaran pers tersebut. Memberikan informasi yang selengkap-lengkapnya (ingat prinsip 5W + lH, yaitu informasi yang menjawab pertanyaan apa, siapa, di mana, kapan, mengapa dan bagaimana). 5. Menulis secara deduktif dengan memperhatikan kepadatan dan kejelasan informasi. • • • I I • I
  • 157. 4.30 KDMUNIKASI BISNIS e Kita perhatikan contoh berikut. ~·. 1-JU Mohon Disiarkan Tanggal 23 Bandung,-: 1aya llaya £~. Z3 Z}ZSOZ9ZSTa•. ZBOII.6ZS Soeka,ao Ba~~a 530 Ba••fl••g. '!"n co.ld.------ ---·--- laeadolllce(!}pii'OCO.CO.Md .... ..... Gil nsultan public relations PRO. serr - . Surat ~iar~n per~ ini, h~nya untuk p~~u~tan berita ·_. _ . cffi~afaJ3Jl~ang didirikan tahun 1998 ini kini 1 berttanya tngtn lebth panJang, maka ISI staran pers dtbuat ten)lsa:h dan -· menjadi lampiran dari surat siaran pers. lsi surat siaran'P~~'YarlgJb~!rlglru tersebut melengkapi div"isi~divis· sebagai pengantar penyampaian siaran pers, berisikatpifM}~JltMafliDln~iDivisi Komunikasi Pemasaran dar siaran pers dan siapa yang bisa dihubungi untuk pembe ·ap wform si 1 ih k PRO D I s k . d. - 1 · b"l ·h k d. b hk · c o en¥resi n 1re tur - . r. '.van bu rivan 1.anJut, 1a p1 a me 1a massa mem utu an In1ormas1 amuahan. s1 sural pengantar siaran persnya sendiri biasanya cukup singkat dllertiitltikaatlldivisi baru tersebut, jelas lvan, dise deduktif. ini. Dengan semakin meningkatkan kebutuhan kliena • • • untuk mempromosikan perusahaan. ''Tadinya permi bantuan perusahaan komunikasi visual. Namun hasi memutuskan untuk membuka sendiri dirisi ini. iga dengan kebijakan PRO," tarnbah Iwanj
  • 158. e EKMA41 59/MODUL 4 4.31 F. SURAT PENJUALAN Dalam menjual barang atau jasa, ada beberapa cara yang dilakukan. Ada yang melakukan penjualan langsung, seperti yang biasa kita saksikan dalam penjualan produk-produk konsumen. Namun ada juga penjualan yang dilakukan dengan terlebih dulu menyampaikan surat penawaran atau surat penjualan, khususnya untuk produk-produk korporat atau bahan baku produksi. Surat penjualan merupakan salah satu bentuk penawaran yang disusun dengan pendekatan persuasif. Kita membujuk pembeli untuk mau membeli produk yang kita tawarkan melalui komunikasi yang persuasif. Meski menggunakan pendekatan persuasi, namun bukan berarti kita melakukan penjualan dengan cara menjebak orang lain agar bertindak demi keuntungan kita sendiri. Dalam dunia perdagangan, kejujuran tetap sangat penting. Kita tidak memainkan kata-kata yang membuat orang lupa dengan tujuan pembeliannya. Namun kita memberikan informasi sejelas-jelasnya sehingga pembeli prospektifmempertimbangkan tawaran kita. Agar tujuan tersebut dapat tercapai, kita harus dapat menggunakan bentuk penyajian informasi yang baik. Sajian informasi yang baik itu bisa kita peroleh hila kita mempersiapkan informasi tersebut dengan baik juga. Dengan informasi yang baik, maka daya bujuk terhadap orang lain sehingga bersedia memenuhi tawaran kita bisa tercapai. Untuk menulis surat penjualan yang berdaya persuasi, maka dalam perencanaannya kita menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti berikut. 1. Gambaran sangat kuat seperti apa yang mendukung produk atau gagasan kita? 2. Seberapa besar perbedaan produk kita dengan produk para kompetitor? 3. Pesan apa yang akan disampaikan kepada khalayak? Siapa khalayaknya, dan apa yang diinginkan dan dibutuhkan khalayak? 4. Tindakan seperti apa yang diharapkan dari penerima surat? 5. Prinsip-prinsip penulisan mana yang secara khusus dapat membantu? Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut di atas merupakan landasan untuk merencanakan penulisan surat penjualan. Jawaban atas pertanyaan- pertanyaan itu, pada dasarnya dapat kita rangkum menjadi: a. pengetahuan tentang produk; b. pengetahuan tentang pembaca; c. identifikasi tindakan yang diinginkan, dan d. penerapan prinsip-prinsip penulisan.
  • 159. 4.32 KDMUNIKASI BISNIS • Sekarang kita bahas ke-4 butir tadi. Pengetahuan kita tentang produk yang ditawarkan tentu sangat penting. Karena dengan pengetahuan itu kita bisa melihat manfaat produk dan keunggulan produk dibandingkan produk serupa. Bahkan untuk produk tertentu, kita pun ada baiknya mengetahui bahan baku, proses pembuatan, perencanaan, harga dan layanan pascajual produk tersebut bisa menjadi bagian pengetahuan kita tentang produk tersebut. Untuk mengetahui siapa pembaca surat penjualan, kita bisa melihatnya dari faktor-faktor demografis dan psikografis. Faktor demografis berupa informasi tentang status sosial-ekonomi, sepeti tingkat pendidikan dan tingkat pembelanjaan per bulan. Sedangkan secara psikografis bisa dilihat berdasarkan tipologi tertentu seperti orang yang sudah mapan secara sosial dan ekonomi, orang yang menyenangi untuk mencoba produk barn atau orang yang lebih mengutamakan pemenuhan kebutuhan dasar. Sedangkan identifikasi tindakan yang diinginkan diperlukan untuk melihat respon apa yang diharapkan dari pembaca surat itu. Apakah pembaca surat cukup hanya mengenal produk yang ditawarkan atau justru mendorong mereka membeli produk tersebut. Perbedaan respon yang diharapkan dari penerima surat ini dengan sendirinya akan membedakan kandungan informasi yang disampaikan. Namun, apa pun respon yang diharapkan, hal ini perlu dipertimbangkan sebelum menulis surat. Ada pun dalam prinsip penulisan surat, kita bisa berpedoman pada aspek teknis penulisan seperti berikut, yang sebetulnya sudah kita bahas pada Kegiatan Belajar 1: 1. koherensi/keterkaitan; 2. kesatu-paduan; dan 3. penonjolan. Di samping itu, ada prinsip lain yang berkenaan dengan penggunaan bahasa, yang penting dalam menulis surat penjualan yaitu: 1. mempergunakan kata kerja aktif; 2. mempergunakan bahasa yang spesifik; 3. membawa pembaca pada bagian yang penting; 4. menonjolkan pada bagian yang menyatakan penjualan; dan 5. menggunakan kerangka dengan pendekatan induktif, dengan tahapan (1) meraih perhatian pembaca, (2) memperkenalkan produk dan membangkitkan minat terhadap produk, (3) memasukkan bukti-bukti
  • 160. e EKMA41 59/MODUL 4 4.33 yang meyakinkan, (4) mendorong melakukan tindakan. Anda tentunya masih ingat dengan prinsip AIDDA dalam modul sebelumnya. Inilah penerapan prinsip AIDDA tersebut dalam praktik. Untuk lebih memudahkan pemahaman Anda, kita lihat saja contoh di bawah ini. . -' . ' ... .'" . ".. .. -. '. .. ~ . . . .. . . .. . ' • . < • . SR Plaza Suite 530 Jl. Telp. (022) 314650 LL ......... -...... .r ' -/ · .. ,< • . . !-/'·'· •• r . .--- ;-;'_ -: ,• . , : , , , I ' • ••~ , -. ' . ' ) ,-.,· .. . · ··. . . ~....... ~ ( ..._ ... _:_' ' : "). . " ~. .' . .. ...~ .. . . .. . : '··~ . ..--. "';_ ·'· . . ~ .. -~ . .. . ,. . . ' ....1"-l..,erja 1U BandunfS! ndung, 19 Juli 1997 . Jr. Neneng }:;.osasih~ dical Plaza Sekarang kita simak secara lebih teliti, aspek-aspek yang terkan n Naripan 20 dalam surat penjualan tadi. Apa yang disajikan dalam surat tersebut l/fjfdung. dipelajari berikut ini: D h 1 : Menarik perhatian dengan memperkenalkan pengalaman yan~ngan ormat) mungkin pemah dialami penerima surat. Menunjukka . 1 lb . . z... z... d . . . 1 I a u In In I::Jer- ai::Jun .... er menon on acar-a e evisi ~esa.v J.4lat ini bisa mer-ekam acar-a-c atau kaset video. Kar-ena sen Viewer., .... ... . ... .
  • 161. 4.34 2 3 4,5 6 7 8,9 • • • • • • • • • • • • KDMUNIKASI BISNIS e sebagai butir inti penjualan. Memperkenalkan produk sebagai satu cara untuk memecahkan masalah. Mulai menunjukkan bukti-bukti. Menunjukkan betapa mudahnya memecahkan masalah - sebagai alasan untuk membeli produk. Melanjutkan pemberian bukti-bukti. Menunjukkan harga dengan kalimat yang menyatakan pemberian hadiah kepada yang membeli. Mengasosiasikan dengan tindakan melalui pemberian penghargaan kepada yang melakukan tindakan, mengidentifikasi tindakan yang diinginkan, menyederhanakan tindakan dan pemberian hadiah langsung. Dengan mempelajari apa yang harus kita lakukan saat menulis surat penjualan ini, maka berakhir pulalah Modul 4 ini. Untuk meningkatkan kemahiran menulis surat atau keterampilan melakukan korespondensi ini, cara terbaik yang perlu dilakukan adalah banyak berlatih. Kemampuan menulis termasuk menulis surat hanya bisa kita kuasi hila kita banyak berlatih. Kemampuan menulis ini kurang lebih menyerupai kemampuan mengendarai sepeda. Seberapa banyak pun kita membaca buku tentang naik sepeda, namun tidak pemah mencoba naik sepeda maka tentu kita tidak akan pemah bisa naik sepeda. Begitu juga dalam menulis. Berapa banyak pun materi atau bacaan tentang korespondensi kita pelajari namun tidak pemah mencoba menulis surat, maka tidak akan pemah bisa menulis surat dengan baik. LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Anggaplah Anda diminta atasan saya untuk menulis surat penawaran kepada calon klien Anda. Produk yang Anda tawarkan adalah produk teknologi informasi berupa sistem absensi pegawai berbasis teknologi informasi yang bisa secara akurat mencatat jam kedatangan dan kepulangan pegawai dengan cara memindai mata pegawai. Sistem
  • 162. e EKMA41 59/MODUL 4 4.35 absensi ini terhubung langsung dengan bagian personalia dan keuangan sehingga bisa menetapkan jumlah gaji/potongan yang diterima pegawai dan tingkat kedisiplinan pegawai. Cobalah membuat surat penawaran untuk menjual produk tersebut ke beberapa perusahaan yang memiliki karyawan di atas 100 orang. 2) Anggaplah, perusahaan Anda ingin mempublikasikan keberhasilannya meningkatkan jumlah produksi boneka yang diekspor ke Timur Tengah dari 200.000 buah per tahun menjadi 400.000 buah per tahun. Peningkatan produksi itu dilakukan karena permintaan pasar yang terus meningkat. Oleh karena itu perusahaan menginvestasikan dana untuk pembelian mesin pembuat boneka dengan teknologi paling mutakhir. Anda diminta membuat surat siaran pers yang dikirimkan ke beberapa media massa di Indonesia. Cobalah membuat surat siaran pers tersebut. 3) Anggaplah, perusahaan tempat Anda bekerja menerima kiriman cangkir dan barang merchandise lain dari mitra perusahaan yang sedang merayakan ulang tahun ke-25. Anda diminta atasan Anda untuk menulis surat ucapan terima kasih atas pemberian bingkisan tersebut. Cobalah Anda membuat surat ucapan terima kasih tersebut. Petunjuk Jawaban Latihan 1) Dalam menulis surat hendaknya diperhatikan (a) koherensi/keterkaitan yang berarti antarbagian atau antarparagraf surat menunjukkan keterkaitan; (b) kesatu-paduan, yang berarti secara keseluruhan isi surat itu menyampaikan satu pesan untuk mencapai tujuan tertentu, dan (c) penonjolan, yang berarti ada bagian tertentu dalam surat yang dianggap penting dan harus ditonjolkan. Di samping itu, harus dipertimbangkan pula (a) pengetahuan tentang produk yang ditawarkan untuk menunjukkan manfaat produk dan keunggulan produk dibandingkan produk serupa; (b) mengetahui siapa pembaca surat penjualan, misalnya berdasarkan faktor-faktor demografis dan psikografis; (c) identifikasi tindakan yang diinginkan untuk melihat respon apa yang diharapkan dari pembaca surat itu, dan (d) respons yang diharapkan dari penerima surat. 2) Dalam pembuatan surat untuk siaran pers, ada beberapa pedoman yang harus diperhatikan, yaitu (a) surat menggunakan kop surat perusahaan; (b) menyatakan permohonan tanggal pemuatan berita yang diinginkan;
  • 163. 4.36 KDMUNIKASI BISNIS e (c) mencantumkan nama penanggung jawab resmi siaran pers tersebut; (d) memberikan informasi yang selengkap-lengkapnya; (e) menulis secara deduktif dengan memperhatikan kepadatan dan kejelasan informasi. 3) Surat ucapan terima kasih lebih menekankan pada upaya pemeliharaan hubungan yang sudah terjalin dibandingkan dengan pelaksanaan fungsi pemberian informasi. Oleh karena itu, biasanya dipilih kalimat yang menekankan pada usaha memperlihatkan kedekatan hubungan. RAN G K U MAN::.____________________ Pada Kegiatan Belajar 2 ini, kita mempelajari beberapa bentuk surat yang dapat dikelompokkan menjadi surat rutin dan surat khusus. Di samping itu kita juga mempelajari penulisan surat penawaran. Bentuk- bentuk surat yang kita pelajari di sini sebenarnya mengacu pada dua tujuan penulisan surat. Pertama, menyampaikan informasi. Kedua, menjalin relasi atau hubungan manusiawi. Dalam penulisan surat, secara teknis kita sebaiknya mengacu pada pedoman penulisan surat. Pedoman tersebut mencakup (a) kohe- rensi/keterkaitan yang berarti antarbagian atau antarparagraf surat menunjukkan keterkaitan; (b) kesatu-paduan, yang berarti secara keseluruhan isi surat itu menyampaikan satu pesan untuk mencapai tujuan tertentu, dan (c) penonjolan, yang berarti ada bagian tertentu dalam surat yang dianggap penting dan harus ditonjolkan. Akan halnya pembuatan surat untuk siaran pers, ada beberapa pedoman yang harus diperhatikan, yaitu (a) surat menggunakan kop surat perusahaan; (b) menyatakan permohonan tanggal pemuatan berita yang diinginkan; (c) mencantumkan nama penanggung jawab resmi siaran pers tersebut; (d) memberikan informasi yang selengkap- lengkapnya; (e) menulis secara deduktif dengan memperhatikan kepadatan dan kejelasan informasi. Dalam penulisan surat, ada empat hal yang harus kita perhatikan. Keempat hal tersebut adalah sebagai berikut: (a) pengetahuan tentang produk yang ditawarkan untuk menunjukkan manfaat produk dan keunggulan produk dibandingkan produk serupa; (b) mengetahui siapa pembaca surat penjualan, misalnya berdasarkan faktor-faktor demografis dan psikografis; (c) identifikasi tindakan yang diinginkan untuk melihat respon apa yang diharapkan dari pembaca surat itu, dan (d) respons yang diharapkan dari penerima surat.
  • 164. e EKMA41 59/MODUL 4 4.37 Dengan mengingat surat sebagai bentuk komunikasi verbal, maka penggunaan bahasa menjadi penting. Oleh sebab itu kita sebaiknya memperhatikan prinsip penggunaan bahasa sebagai berikut: (a) mempergunakan kata kerja aktif; (b) mempergunakan bahasa yang spesifik; (c) membawa pembaca pada bagian yang penting; (d) menonjolkan pada bagian yang menyatakan penjualan, dan (e) menggunakan kerangka tertentu. T E S F 0 R MAT I F 2.:.__________________ Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Adanya keterkaitan antara satu bagian dengan bagian lain surat, atau antara satu paragraf dengan paragraf lain sebuah surat, dinamakan .... A. kompetensi B. kongruensi C. koherensi D. kohesi 2) Hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian saat menulis surat untuk siaran pers adalah .... A. kop surat B. permohonan tanggal penyiaran C. penanggungjawab siaran pers D. jawaban A, B, dan C benar 3) Dalam menulis surat penjualan atau surat penawaran, kita menguraikan manfaat dan keunggulan produk. Sebenamya pengetahuan kita tentang hal tersebut dinamakan pengetahuan .... A. produk B. khalayak C. konsumen D. media 4) Dalam mengidentifikasi penerima surat, bila kita melihatnya dari jenjang pendidikan penerima surat, maka kita melakukan identifikasi berdasarkan aspek .... A. psikografis B. demografis C. psiko-demografis D. ideografis
  • 165. 4.38 KDMUNIKASI BISNIS • 5) Surat ucapan terirna kasih, ucapan selarnat, dan ucapan belasungkawa rnerupakan surat yang lebih rnenekankan pada pelaksanaan fungsi .. .. A. kornunikasi B. inforrnasi C. relasi D. identifikasi Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir rnodul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kernudian, gunakan rurnus berikut untuk rnengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap rnateri Kegiatan Belajar 2. Jurnlah Jawaban yang Benar Tingkat penguasaan = - - - - - - - - - - - x 100% Jurnlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila rnencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat rneneruskan dengan rnodul selanjutnya. Bagus! Jika rnasih di bawah 80%, Anda hams rnengulangi rnateri Kegiatan Belajar 2, terutarna bagian yang belurn dikuasai.
  • 166. e EKMA41 59/ MODUL 4 4.39 Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif1 Tes Formatif2 1) A 1) c 2) B 2) D 3) c 3) A 4) D 4) B 5) B 5) c
  • 167. 4.40 Korespondensi • • Perencanaan Komunikasi • • Surat Elektronika • • Surat Konvensional • • KDMUNIKASI BISNIS • Glosarium Kegiatan komunikasi secara tertulis melalui surat, baik surat konvensional maupun surat elektronika; populer juga dengan istilah kegiatan surat-menyurati. Kegiatan yang dilakukan sebelum melaksanakan kegiatan komunikasi yang pada intinya menetapkan tujuan komunikasi dan khalayak sasaran komunikasi. Surat yang ditulis dengan menggunakan fasilitas yang disediakan di internet. Lebih populer dengan sebutan e-mail. Surat yang ditulis di atas kertas dengan tujuan tertentu.
  • 168. e EKMA41 59/MODUL 4 4.41 Daft ar Pust aka Bovee, Courtland L. dan John V. Thill. (1989). Business Communication Today. New York: McGraw-Hill Inc. Himstreet, William C., Wayne Murlin Baty dan Carol M. Lehman. (1993). Business Communication. Belmont: Wadsworth Publishing Co. The Spin Project. (2005). Strategic Communication Planning. San Fransisco: The Spin Project.
  • 169. MDDUL 5 Menul is Proposal dan Laporan Dr. Vasal lriantara PENDAHULUAN ering sekali kita mendengar, "mana laporannya?", "saya masih menunggu laporan" atau "tolong buat laporannya". Pemyataan tersebut menunjukkan pentingnya laporan dalam kegiatan yang dilakukan satu organisasi. Karena itu selalu ditanyakan mana laporannya atau masih ditunggu laporannya. Laporan biasanya dibuat dari seseorang yang hierarkis lebih rendah posisinya kepada orang yang posisinya dalam hierarkis organisasi lebih tinggi. Pada Modul 5, kita mempelajari kegiatan komunikasi bisnis yang berbasis komunikasi tertulis lainnya, yakni penulisan laporan dan proposal. Kedua kegiatan komunikasi tertulis tersebut, tidak dapat kita hindari dalam kegiatan bisnis apa pun. Setiap tahunnya berbagai laporan tertulis di buat oleh perusahaan untuk berbagai publiknya, misalnya laporan tahunan, laporan produksi atau laporan yang dibuat kelompok studi perusahaan yang disampaikan pada pemegang saham, dewan Komisaris, dewan direksi atau pemerintah. Begitu juga halnya dengan penulisan proposal, setiap tahunnya puluhan proposal tertulis mungkin dibuat sebuah organisasi/lembaga bisnis. Proposal tersebut dapat dalam bentuk penawaran untuk menjadi pemasok pada pemerintah, dapat juga proposal untuk memperbaiki kinerja organisasi, atau proposal untuk meningkatkan kapasitas produksi. Laporan pada dasamya menyajikan informasi tentang bidang tertentu secara sistematis dan objektif untuk individu tertentu dalam organisasi yang akan dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bisnis atau tujuan organisasi. Laporan juga ditujukan untuk pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Karena pentingnya laporan itu, maka tentu saja, dalam menyusunnya mesti didasarkan pada informasi yang akurat dan lengkap. Sedangkan proposal pada dasamya merupakan usulan yang menggambarkan kondisi saat ini dan kondisi yang hendak dicapai dengan
  • 170. 5.2 KDMUNIKASI BISNIS • upaya-upaya perbaikan yang rasional. Sarna halnya dengan laporan, proposal disampaikan pada individu tertentu. Dalam proposal juga diperinci langkah- langkah yang diperlukan untuk mengubah kondisi saat ini untuk mencapai kondisi yang diinginkan. Karena itu, dalam proposal pun mesti terkandung informasi yang akurat, utuh dan lengkap sehingga usulan tindakan yang dilakukan didasarkan pada informasi yang tepat dan benar. Kedua hal tersebut mesti ditulis dengan teknik tertentu, sehingga kalimat-kalimat tertulis tersebut tidak menimbulkan penafsiran ganda. Kita akan mempelajari hal tersebut melalui dua kegiatan belajar pada modul ini. Pertama, "Penulisan Laporan" dan kedua, "Penulisan Proposal". Kedua bentuk komunikasi tertulis ini kita pelajari dengan pendekatan yang bersifat teknis. Setelah mempelajari modul ini diharapkan Anda dapat menjelaskan: 1. menulis laporan dalam konteks komunikasi bisnis; 2. menulis proposal dalam konteks komunikasi bisnis.
  • 171. e EKMA41 59/MODUL 5 5.3 KEGIATAN BELA.JAR 1 Menulis Laporan idak mungkin ada organisasi yang tidak membutuhkan laporan dari stafnya. Ada berbagai macam laporan yang dibuat untuk berbagai kepentingan. Laporan menjadi medium komunikasi bisnis yang biasanya merupakan kegiatan komunikasi internal organisasi. Meski adakalanya juga laporan tersebut dibuat sebagai bentuk kegiatan komunikasi bisnis eksternal karena disampaikan kepada publik di luar organisasi seperti lembaga regulasi dan pengawas atau pemerintah. Bila dilihat berdasarkan waktu kita bisa menemukan beberapa laporan. Ada laporan harian, mingguan, bulanan, triwulanan, kuartalan, semesteran atau tahunan. Untuk kepentingan komunikasi internal misalnya ada laporan produksi harian, laporan pemasaran harian atau laporan penjualan harian. Ada pula laporan penjualan mingguan, laporan produksi triwulanan atau semesteran. Semua itu kemudian membentuk laporan tahunan. Laporan tahunan biasanya disampaikan kepada lingkungan internal dan eksternal • • organtsast. Berdasarkan kejadiannya, kita bisa membuat kategori laporan rutin dan laporan insidental. Laporan produksi harian misalnya merupakan laporan rutin. Laporan rutin ini dibuat secara berkala berdasarkan jadwal yang sudah ditetapkan. Sedangkan laporan insidental merupakan laporan yang dibuat berdasarkan terjadinya satu peristiwa. Staf yang mengikuti seminar di luar negeri biasanya diminta menulis laporan, merupakan contoh laporan insidental. Laporan insidental pun bisa diminta bila terjadi musibah seperti kebakaran yang menimpa salah satu gedung unit produksi. Laporan insidental biasanya merupakan laporan yang diminta karena ada satu peristiwa. Berdasarkan formatnya, laporan-laporan tersebut bisa dikategorikan sebagai laporan informal dan laporan formal. Laporan informal pada dasar- nya adalah laporan yang dibuat secara ringkas yang penulisan dan penyajiannya tak seketat struktur penulisan dan penyajian laporan formal. Adakalanya laporan informal ini disampaikan secara lisan. Sedangkan laporan formal selain strukturnya ketat, juga lebih analitis dan lebih mendalam dibandingkan laporan informal. Baik laporan informal maupun laporan formal sama-sama bisa dipergunakan pihak yang berada di dalam organisasi seperti manajer atau direksi dan pihak di luar organisasi seperti
  • 172. 5.4 KDMUNIKASI BISNIS • konsultan perusahaan atau mungkin mahasiswa yang sedang melakukan penelitian untuk menulis skripsi, tesis atau disertasi. Laporan tersebut dapat dibuat oleh bagian-bagian atau divisi-divisi dalam organisasi/lembaga bisnis dengan rentang waktu tertentu yang merupakan laporan rutin. Dapat juga berupa laporan insidental yang dibuat karena adanya penugasan atau kegiatan tertentu, seperti laporan kelompok kerja yang ditugaskan untuk mengkaji hal tertentu yang berkaitan dengan organisasi/lembaga bisnis seperti rencana ekspansi perusahaan atau rencana adaptasi terhadap perkembangan bisnis regional. Memang tidak semua laporan tersebut dibuat secara tertulis. Ada juga laporan yang disampaikan secara lisan. Laporan yang disampaikan secara lisan itu, tidak kita kategorikan sebagai laporan dalam konteks dokumen bisnis. Mengingat dokumen bisnis tentunya merupakan bentuk tertulis. Fokus kita pada Kegiatan Belajar 1 ini adalah laporan tertulis. Karena laporan lisan sering kali hanya disampaikan dalam bentuk karena ada pertanyaan dari atasan kepada bawahan yang diminta menyampaikan laporannya. Cara menyampaikannya pun menjadi bergantung pada kemampuan kita untuk berbicara. Sedangkan laporan yang dibuat secara tertulis tentu saja selain hams memenuhi syarat atau karakteristik laporan, juga hams disampaikan dengan teknik penulisan tertentu sehingga isi laporan tersebut dapat dimengerti maksudnya. Ini berarti, di samping kepandaian melaporkan ada juga keterampilan komunikasi lain yang hams dikuasai yakni menulis. A. PENGERTIAN LAPORAN Untuk membantu memudahkan pemahaman, kita awali pembahasan ini dengan menguraikan pengertian laporan. Menurut Himstreet, et al. (1983: 109), laporan adalah "pesan yang disampaikan secara sistematis dan objektif yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian organisasi kepada bagian lain atau lembaga lain guna membantu pengambilan keputusan atau memecahkan persoalan". Definisi yang kurang lebih sama juga dikemukakan Quible, Johnson, dan Mott (1996: 74). Dengan mengacu pada pengertian tadi, maka kita bisa menyatakan bahwa laporan itu (a) diminta oleh orang yang kewenangannya lebih tinggi; (b) arusnya dari bawah ke atas; (c) ditulis secara sistematis; (d) objektif, dan (e) dipersiapkan untuk khalayak yang terbatas.
  • 173. e EKMA41 59/MODUL 5 5.5 B. JENIS LAPORAN Selanjutnya, agar pemahaman kita terhadap laporan menjadi makin utuh, kita membahas jenis-jenis laporan. Untuk sebagian, jenis laporan ini sudah kita bahas pada bagian awal Modul 5 ini. Namun, sekarang kita memperluas cara pandang kita terhadap jenis-jenis laporan ini. Kita perlu mengetahui jenis-jenis laporan karena ada beberapa jenis laporan dan ada pula bermacam-macam tujuan menulis laporan. Kita awali dengan jenis dan klasifikasi pertama yaitu laporan formal dan laporan informal. Sebenarnya, semua laporan dapat dikelompokkan menjadi laporan formal dan laporan informal ini. Seperti kita ketahui, laporan formal umumnya sangat menekankan objektivitas, dengan struktur organisasi pelaporan yang ketat, memuat data dan fakta secara rinci, analitis dan mendalam, dan penulisannya menghindari penggunaan ungkapan-ungkapan personal. Sedangkan laporan informal biasanya hanya singkat dan menggunakan bahasa yang tidak baku. Memo intern bisa juga kita sebut sebagai satu bentuk laporan informal. Selanjutnya, kita dapat melihat laporan dari panjang dan pendeknya laporan. Namun penjelasan tentang panjang pendeknya laporan tak banyak artinya. Karena yang terpenting di sini bukan panjang-pendek atau tipis tebalnya laporan melainkan isi laporan tersebut. Kita dapat saja menemukan ada laporan yang hanya ditulis dalam secarik kertas yang dinamakan memo intern seperti dicontohkan tadi. Tapi dapat juga menemukan ada laporan setebal sebutlah 30 halaman. Memang, panjang-pendeknya laporan akan berkaitan dengan formal dan tidak formalnya laporan. Untuk laporan informal, secarik kertas sudah cukup. Namun untuk laporan formal, bisa saja dituangkan dalam naskah laporan yang tebalnya sampai 30 halaman atau bahkan lebih. Sekarang kita melihat jenis lain laporan dengan melihat kandungan atau isi laporan. Ada laporan yang isinya informatif dan ada pula yang bersifat analitis. Laporan informatif menyajikan informasi objektif tentang salah satu bagian/divisi dalam organisasi/lembaga bisnis yang disampaikan kepada bagian/divisi lain dalam organisasi. Sedangkan laporan analitis menyajikan data untuk membantu memecahkan persoalan. Kita bisa mencontohkan laporan informatif ini adalah laporan tahunan, neraca keuangan bulanan, laporan jumlah karyawan yang mangkir dan laporan tahunan omset penjualan produk. Sedangkan laporan analitis, misalnya berupa laporan penilaian
  • 174. 5.6 KDMUNIKASI BISNIS • kelayakan bisnis properti, atau laporan studi kelayakan yang dibuat perusahaan konsultan. Kita pun bisa melihat karakteristik berdasarkan khalayak sasaran laporan tersebut. Berdasarkan hal tersebut kita bisa membagi laporan menjadi laporan vertikal atau lateral. Pada saat kita merumuskan pengertian laporan sudah disebutkan bahwa laporan itu merupakan arus informasi dari bawah ke atas, sehingga bergerak vertikal. Fungsi laporan vertikal ini merupakan pelaksanaan salah satu fungsi manajemen yakni kontrol. Sedangkan laporan lateral, disampaikan kepada unit kerja atau bagian yang berbeda namun secara hierarkis levelnya sama pada satu organisasi/lembaga bisnis. Misalnya laporan yang disampaikan dari bagian pemasaran pada bagian keuangan. Fungsi laporan lateral ini adalah agar manajemen dapat menjalankan koordinasi antarbagian/divisi dalam organisasi/lembaga bisnis. Kita pun bisa melihat laporan berdasarkan posisi khalayak sasaran laporan itu dalam hubungannya dengan organisasi, apakah pihak di dalam atau di luar organisasi. Karena itu dikenal juga istilah laporan eksternal atau internal. Laporan internal, seperti tercermin dari istilahnya, tentu disampaikan kepada orang/publik yang berada di dalam lingkungan organisasi/lembaga bisnis bersangkutan. Laporan internal ini misalnya laporan harian produksi dan pemasaran. Sedangkan laporan eksternal, seperti tercermin dari namanya disampaikan kepada pihak luar organisasi/lembaga bisnis. Laporan neraca tahunan perusahaan-perusahaan yang go public yang biasanya dimuat sebagai iklan di media cetak tentunya merupakan laporan yang ditujukan kepada publik di luar organisasi/lembaga bisnis tersebut. Di samping itu, kita pun bisa melihat laporan berdasarkan jangka waktu pembuatan yang dinamakan laporan berkala dan manfaat laporan tersebut yang dinamakan laporan fungsional. Laporan berkala atau reguler, dibuat berdasarkan jadwal yang sudah ditetapkan. Misalnya laporan produksi dan penjualan harian, mingguan, bulanan atau semester dan trimester. Sedangkan laporan fungsional dilihat dari fungsi yang dijalankan di dalam satu organisasi, seperti laporan akuntan, laporan penjualan, laporan keuangan dan laporan personalia. Untuk menambah pemahaman kita terhadap laporan ini, kita melihat Gambar 5.1. berikut.
  • 175. e EKMA41 59/MODUL 5 5.7 FORMAU SJmber: Himstreet, eta/. (1993) Gambar 5.1. Laporan Panjang Kont inum Formal it as Laporan Gambar 5.1 menunjukkan satu kontinum. Bagian atas kontinum adalah laporan formal yang makin ke bawah makin menunjukkan derajat keformalannya. Laporan berkala atau laporan rutin dikategorikan sebagai laporan informal karena pembuatan laporan tersebut dibuat berdasarktnaporan jangka waktu tertentu seperti laporan mingguan atau laporan harian. Sedangkan laporan yang panjang merupakan laporan formal, karena tidak_- -- --- mungkin setiap hari atau setiap minggu membuat laporan panjang. Misalnya, ada laporan penjualan harian dan mingguan, untuk laporan informal. Begitu dibuat laporan formal, maka laporan penjualan tersebut merupakan laporan penjualan per semester atau per tahun. Begitu juga halnya dengan laporan terformat yang dibuat harian atau mingguan yang kolom isiannya sudah tersedia atau terformat dikategorikan sebagai laporan informal, namun laporan penelitian tentu merupakan laporan formal. Dengan memperhatikan tujuan penulisan laporan adalah untuk pemecahan masalah atau pengambilan keputusan, tentu laporan itu bersifat vertikal. Artinya laporan itu berasal dari bawahan kepada atasan, atau dari Pene Surat Memo La~
  • 176. 5.8 KDMUNIKASI BISNIS • mereka yang kewenangannya lebih rendah kepada orang yang kewenangannya lebih tinggi dalam hierarki organisasi. Untuk lebih jelasnya, kita lihat Gambar 5.2 yang menunjukkan arus laporan. PEMEGANG SAHAM LAPORAN DEWAN DIREKSI Pembuat Kebijakan LAPORAN t Laporan Kemajuan Berkala MANAJEMEN EKSEKUTIF Pengambil Keputusan ,.....----~/_____, t ,....--~------------_____, LAPORAN LAPORAN LAPORAN • • FUNGSI OPERASIONAL DAN STAF Produksi Keuangan Distribusi SDM Gambar 5.2. Arus Laporan Gambar 5.2 menunjukkan laporan "bergerak" dari bawah ke atas mengikuti hierarki organisasi. Bagian yang berfungsi operasional secara berkala menulis laporan pada manajemen eksekutif. Laporan itu bisa berupa laporan produksi harian atau mingguan, laporan penjualan harian, mingguan, bulanan, triwulanan, dan seterusnya. Berdasarkan laporan tersebut, manajemen eksekutif dapat mengambil keputusan atau tindakan yang diperlukan, misalnya meningkatkan penjualan atau menambah/mengurangi SDM pada bagian tertentu sehingga terjadi mutasi, atau -dalam kondisi
  • 177. e EKMA41 59/MODUL 5 5.9 buruk- melakukan pemutusan hubungan kerja. Manajemen eksekutif pun membuat laporan pada dewan direksi yang memiliki kewenangan untuk pengambilan keputusan. Begitu seterusnya hingga laporan itu disampaikan juga pada pemegang saham, misalnya dalam bentuk laporan tahunan yang menggambarkan kemajuan/kemunduran/stagnasi organisasi. Pertanyaannya kini, bagaimana cara menetapkan format dan panjang laporan. Apakah formatnya formal atau informal, panjangnya cukup satu halaman, belasan halaman atau puluhan halaman? Terns terang, penetapan format dan panjang laporan itu bukan perkara gampang. Karena terkait dengan berbagai aspek seperti ketetapan perusahaan dan kemampuan orang yang menulis laporan. Untuk laporan harian atau mingguan biasanya sudah ditetapkan format laporan dalam bentuk kolom-kolom dalam satu tabel yang hams diisi yang kemudian dibuat rekapitulasi bulanannya untuk laporan mingguan atau rekapitulasi mingguan untuk laporan harian. Bila formatnya sudah dipersiapkan tentu bukan perkara sulit membuat laporan, karena tinggal mengisi saja. Kita lihat contoh format laporan yang sudah disiapkan perusahaan. Tanggal Masukan* Masukan Hari** Uraian/Lokasi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
  • 178. 5.10 Tanggal Masukan* Masukan Hari** 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Jumlah * T Perjalanan D Di lokasi pekerjaan SL Cuti sakit PH AL 0 Libur Cuti Tahunan Lain-lain ** Masukan satu hari penuh, V2 hari atau V4 hari Disampaikan oleh, Mengetahui, Tan al: Tanggal: Gambar 5.3. KDMUNIKASI BISNIS • Uraian/Lokasi Menyetujui Tan al: Contoh Format Laporan Ada kalanya juga, orang ingin membuat laporan cukup panjang namun apa daya kemampuannya dalam menulis laporan tidak ada. Akibatnya laporan menjadi singkat dan pendek. Karena itulah, panjang-pendeknya laporan sering kali bergantung pada kemampuan pembuat laporan dibandingkan dengan apa yang mesti dilaporkannya. Kita akan menelaah lebih lanjut mengenai panjang-pendeknya laporan ini pada subbagian berikut dari Kegiatan Belajar 1 Modul5 ini. C. BENTUK-BENTUK LAPORAN Dalam membahas bentuk-bentuk laporan ini, kita kembali pada laporan formal dan laporan informal. Kini kita melihat bentuk-bentuk laporan seperti berikut ini.
  • 179. e EKMA41 59/MODUL 5 5. 11 1. Laporan Informal a. Memorandum, yang biasanya merupakan laporan rutin yang sering kali hanya didistribusikan secara internal meski mungkin juga didistribusikan secara ekstemal. b. Surat, yang mirip dengan laporan memorandum namun surat biasanya hanya ditujukan pada pihak yang berada di luar organisasi. c. Manuskrip, yang merupakan semacam laporan resmi namun lebih ringkas. Dalam manuskrip ini tak ada rangkuman, daftar isi, daftar tabel atau bibliografi seperti dalam laporan formal. Manuskrip ini bisa disebut sebagai edisi ringkas laporan formal, sehingga dikategorikan sebagai laporan informal. d. Laporan justifikasi, yang merupakan laporan yang mendukung atau dijustifikasi pengambilan keputusan atau tindakan tertentu untuk menyelesaikan masalah, seperti laporan dari bagian penjualan pada manajer penjualan agar melakukan tindakan tertentu guna meningkatkan penjualan produk. e. Laporan berkala, yakni laporan yang disampaikan berdasarkan jangka waktu tertentu seperti laporan harian, laporan mingguan atau laporan bulanan. f. Laporan staf, yang merupakan laporan yang disampaikan staf pada atasannya setelah atas menetapkan keputusan atau mengambil tindakan tertentu. Dalam laporan ini dikemukakan dampak dari pengambilan keputusan atau tindakan tersebut. g. Laporan kelayakan, yaitu laporan kelayakan pengambilan tindakan tertentu. h. Laporan audit, yang berisikan informasi atas hasil penyelidikan tentang beberapa hal dari fase operasi organisasi. 2. Laporan Formal Laporan formal dapat dilihat berdasarkan: a. Panjangnya, yang lebih panjang dari laporan informal. b. Formatnya, mengikuti format konvensional dan tidak mengikuti format standar yang ditetapkan seperti dalam laporan informal. c. Lebih banyak menggunakan ilustrasi grafis seperti tabel, hagan, dan grafik. d. Ditulis dalam gaya bahasa resmi dan menggunakan bahasa baku.
  • 180. 5.12 KDMUNIKASI BISNIS • D. FORMAT LAPORAN Tadi sudah kita bahas tentang format laporan. Untuk menentukan format laporan dan panjang laporan, berikut ini ada beberapa hal yang dapat dijadikan acuan. Ada tiga hal yang penting kita perhatikan dalam menentukan panjang dan format laporan, yaitu: 1. Apa yang ingin dilaporkan. 2. Apakah urutan laporan bersifat langsung atau tidak langsung, dan 3. Apakah mengikuti urut-urutan logis atau topikal. Lantas, apa pertimbangan dalam mengambil format tertentu dalam menulis laporan? Untuk keperluan ini, kita bisa membuat pertimbangan berdasarkan hal-hal sebagai berikut: 1. informasi apa yang harus ditulis; haruskah semua bahan yang kita miliki masuk ke dalam laporan atau membuang beberapa bagian data; 2. pendekatan psikologis apa yang paling tepat untuk pembaca tertentu laporan kita; haruskah kita menggunakan urutan langsung yang mengarah pada gagasan utama (rangkuman temuan penting, kesimpulan dan rekomendasi) ataukah menggunakan urutan tidak langsung yang berurut dari fakta lalu secara bertahap masuk pada gagasan utama, dan 3. metode subbagian, metode pembagian mana yang akan memungkinkan bahan yang kita sampaikan jadi jelas dan meyakinkan pembaca laporan; haruskah kita mengorganisasikan berdasarkan urutan kejadian, kepentingan, kronologi, lokasi, hubungan antarruang atau kategori; atau kita mengorganisasikan gagasan berdasarkan logika argumentatif. E. ORGANISASI LAPORAN Sekarang kita membahas organisasi laporan. Tentu saja yang kita bahas di sini adalah laporan formal yang jumlah halamannya lebih dari satu halaman. Seperti halnya banyak karya tulis yang cukup panjang, organisasi penulisan laporan formal umumnya terdiri atas (a) pembukaan, (b) isi, (c) penutup, dan (d) lampiran. Sedangkan untuk laporan informal mengikuti format yang ditetapkan organisasi masing-masing, dan tidak mengikuti struktur organisasi laporan yang baku dan berlaku universal berdasarkan konvensi.
  • 181. e EKMA41 59/MODUL 5 5.13 Secara rinci, isi laporan formal itu adalah sebagai berikut. A. Pembukaan, yang meliputi: B. 1. Judul laporan, nama dan jabatan orang yang menerima laporan, nama dan jabatan penulis laporan, nama perusahaan dan kota lokasi perusahaan, serta waktu penyampaian laporan 2. Lembar otorisasi, yang menyatakan dasar penyusunan laporan seperti surat direksi, latar belakang dan teknis penyiapan laporan 3. Surat pengantar, yang menjelaskan untuk apa dan siapa laporan dibuat 4. Daftar isi 5. Daftar Tabel 6. Daftar Gambar 7. Abstrak/Rangkuman lsi 1. Pendahuluan a. Latar belakang b. Rumusan masalah c. Ruang lingkup d. Metodologi e. Rumusan Masalah f. Batasan Masalah g. Latar belakang sejarah permasalahan h. Organisasi laporan 2. lsi Laporan C. Penutup 1. Rangkuman 2. Kesimpulan 3. Rekomendasi D. Lampiran 1. Bibliografi 2. Lampiran-lampiran Kita awali pembahasan pendahuluan sebagai bagian organisasi karangan ini dengan bagian dari isi laporan. Fungsi utama bagian
  • 182. 5.14 KDMUNIKASI BISNIS • pendahuluan adalah (a) menempatkan laporan dalam konteks yang luas yang terkait dengan permasalahan dan penugasan, (b) menyatakan tujuan laporan tersebut kepada pembacanya, (c) membawa pembaca untuk mengetahui apa yang diharapkan dalam isi dan organisasi laporan tersebut, dan (d) menentukan nada laporan dan hubungan antara pembaca dan penulis. Panjang pendahuluan bergantung pada panjang laporan. Karena itu kita tidak hams membuat pendahuluan sampai 5 halaman untuk laporan yang hanya 7 halaman panjangnya. Kita bisa melihat contoh pendahuluan sebuah laporan yang berjudul "Efisiensi Biaya Perjalanan di PT Sarana Teknologi Utama", berikut ini. HULUAN_ ~i f!tama seja~ !ama ya~in --------------------------- Selanjutnya, marilah kita periksa coRffihm.'fit~[/~etJM Uipei&Uilfmtlik?!P ~?!!?! ~YcrpgP?!ffpg ~f~kr.ff; tentukan, pendahuluan di atas menggunaf!m-#Wi)n~i~fg~~~ ______}~ftp~!?!~?!h?!?!P~ Akfk?!tPYC!J_ P?!!# topik berikut: (a) otorisasi: kapan, baJ.aimana dan oleh siapa laporan __ ?!!Y?!~?!P P~!?!~?!h?!?!P ~~i?!k ?!~?!! qfr.~k?!!?k?!P P~!~~qf?! !??~!?!k?!k?!P P~!/?!f?!P?!P kfs_pjs_ k~ !?!?!! k9t?! ~!C!P !?!?!! p~g~!f~ !Jf?!~Y?! ~Y?!!lg h?!!l:!~ qff??!~Y?!!k?!P P~!l:!~?!h?!?!P YP!Yk fpf P?~ffpyr.f~ 1 1 1 l 1 1
  • 183. e EKMA41 59/MODUL 5 5.15 diotorisasi dan siapa yang menulis laporan tersebut dan kapan laporan tersebut disampaikan. Penggunaan otorisasi ini sangat penting temtama kalau tidak disertai surat pengantar; (b) Masalah/tujuan. Disampaikan alasan- alasan penulisan dan tujuan yang ingin dicapai sebagai hasil laporan ini dituliskan; (c) Ruang lingkup. Ditegaskan apa yang tercakup dan tidak alam laporan. Ruang lingkup menunjukkan juga Panjang-pendek dan kompleksitas laporan: (d) Latar Belakang. Dituliskan kondisi dan faktor sejarah dimasukkan ke dalam laporan. Bagian ini memungkinkan pembaca memahami bagaimana masalah tersebut berkembang dan seberapa jauh penanganan yang dilakukan terhadap masalah itu; (e) Sumber dan Metode. Dijelaskan sumber-sumber informasi sekunder dan sumber dari hasil survei, eksperimen dan pengamatan. Pada bagian ini disampaikan kepada pembaca sumber yang kita gunakan, bagaimana sampel ditentukan, mang lingkup sampelnya dan cara penentuan sampel, cara penyusunan kuesioner, prosedur selanjutnya yang digunakan. Semua itu hams disajikan secara rinci agar pembaca mempercayai laporan dan agar mereka yakin bahwa sumber dan metode yang digunakan cukup memuaskan. Selanjutnya, (f) Definisi. Dalam laporan ini dinyatakan definisi-definisi mengenai istilah-istilah yang digunakan dalam laporan. Bisa jadi ada beberapa istilah yang kurang familier bagi pembaca, namun yang terpenting adalah memahami esensinya. Misalnya istilah duosony yang didefinisikan sebagai ekspresi yang familier yang digunakan dengan cara-cara tertentu; (g) Pembatasan. Faktor-faktor yang mempengamhi kualitas laporan seperti jumlah anggaran, pekerjaan yang hams dilakukan atau kondisi lingkungan sosial hams diperhatikan. Hal ini dimaksudkan agar hasil yang akan diperoleh dapat diperhitungkan secara akurat; (h) Organisasi laporan. Organisasi laporan (topik disusun dengan cara seperti apa dan apa saja yang tercakup di dalamnya) hams juga dituliskan. Bagian ini adalah mempakan peta perjalanan yang membantu pembaca memahami pendekatan yang dipergunakan sehingga memudahkan pemahaman. Setelah bagian pendahuluan, kini kita memasuki bagian isi yang mempakan bagian terpenting atau roh dari sebuah laporan. Bagian isi ini mempakan nyawa sebuah laporan, karena pada bagian inilah berbagai temuan disampaikan. Karena itu kita hams mengetahui bagaimana cara menulis bagian isi ini, dan apa saja yang hams masuk ke dalamnya. Hal pertama yang hams diperhatikan, adanya uraian rinci untuk mendukung penarikan kesimpulan dan pemberian rekomendasi. Bab isi ini
  • 184. 5.16 KDMUNIKASI BISNIS • terdiri dari beberapa bagian yang tiap-tiap bagiannya terdiri dari beberapa subbagian berupa sajian, analisis dan interpretasi temuan data hasil penyelidikan kita. Subbagian ini penting untuk mendukung kesimpulan dan rekomendasi. Kemampuan kita berpikir logis dan melihat permasalahan secara analitis akan melahirkan penarikan kesimpulan yang tepat dan pemberian rekomendasi yang bisa menyelesaikan pokok permasalahan. Salah satu permasalahan yang kerap kita jumpai dalam menuliskan bagian isi ini adalah kebiasaan kita untuk menggunakan kalimat-kalimat abstrak. Misalnya, kita merekomendasikan dengan menggunakan kalimat abstrak, "masih perlu dilakukan upaya peningkatan mutu agar produk yang dihasilkan menjadi lebih baik lagi". Kalimat seperti itu belurn kongkret padahal rekomendasi membutuhkan saran kongkret yang operasional atau bisa dijalankan. Bagaimana menentukan isi yang akan ditulis bergantung pada seberapa rinci kita menyajikan data. Sebaiknya penentuan isi tersebut didasarkan pada sifat informasinya, tujuan laporan dan pembacanya. Dalam bab isi ini, data dapat dirinci dalam bentuk tabel, grafik dan lampiran. Ketika menuliskan bab isi ini, kita sebaiknya mulai menentukan apakah kesimpulan atau rekomendasi dan rangkuman kita masukkan ke dalam bab isi atau menjadi bab tersendiri. Pokoknya, kita hams ingat bahwa pembaca tidak direpotkan oleh hal tersebut. Kita lihat contoh bab isi sebuah laporan dengan melanjutkan contoh untuk bab pendahuluan di atas:
  • 185. e EKMA41 59/ MODUL 5 5.17 ~------------------------~ ---------------------------' TIKET PESAWAT AYA PERJALAN.Al'T DAN U~ SAKU: yak perusahaan memandan~_ .. ZJ. ~~/;J_~g~/ 1?_/~~v~ '~lJ:$/9.(_~IJ:t~/7 yang dikeluarka:n terus men perusahaan bis~nis di Ind - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ··-----.-.r~~~;;~-z-cr~-m~m·s:m-:c-:L-.....-c72-:L"Z-~c~.ri Rp 600 milyar.mpiah untu. rekomendasi. Rangkuman berisikan informast utama yang merupa an · temuan yang disajikan da1am 1aporan. Informasi KtYnitqltfxJ'Mfntit41M-P~ t/k~t P~$~W~(, b9.t~/, J:~;~(9.J:~1 isi dan diungkapkan atau diurutkan seperti ya~$.J~~~~it~~e~!_ __ _ ~IJ.kZJ. p~q~ t~blJ.IJ: J~/ZJ. IJJ~I)9.~P~j kesimpu1an berisikan ana1isis atas makna temuan-t~muan ta~i. Kesimpu1an . ini merupakan jawaban terhadap permasa1ahanq3e allM.fiK8yllGgJi~fihan dan uang sak·u menJngk, diungkapkan da1am 1aporan. Sedangkan rekomen~~~~~~~~~~ .. ___ ?.J:~IJ: $~l?_~~~J: /(ZJ. lJ.IJ:(ZJ.kp~lJl.$~{ yang didasari 1ogika dan pena1aran argumentatif tentang dasar satu tindakan h d. b.1 k 1 .k 1 h ;elas cukup besar.yang arus tam 1 untu menye esa1 an masa a . · Untuk je1asnya, mari1ah sekarang kita me1ihat kembaliRqtldQJMitlpartiBiaya Perjalanan dai1. Uang Sa ---- - -- - - - ------ -------- - - ------------- - ------ - ---- -- --- · yang disampaikan pada bagian pendahu1uan dan isi tadi yang kesimP.u1ann,va d k d. . . B1aya per;a1anan an uang sa u yang 1an5 sepertt bertkut. ----- --- --- ------------- ------ ------ - ·------- ----- -- ------- -- P~1Jl.$~b~~IJ: $~l?_~~~r 8%_ ¢~r~·P~IJ:q~p~(~IJ: P~J:lJ.$~b{~~IJ:. .il jZJ.wl~b ~IJ.gg~r~IJ: $~l?_~$~J: /tZJ. 9.ZJ.k~p k~9./l I?_//~ 9.~P~IJ:9 dengan anggaran untuk gaji pegawai dan komisi distributor. Namun, anggaran sebesar itu menduduk pengeluaran terbesarketiga dilingkungan pemsahaan.,
  • 186. 5.18 KDMUNIKASI BISNIS • KESIMPULAN Dj _~·r}_e11e-he.111atan<..J bebera·-·a Jangkah yang dajJat dia.""'-! - - - - - - t-ar~a h11f- TT~ n n 1,...~ 7"t"J; ra 7,...rl7"t"JCJM/17~~;~ &.:'-.1.. AJ'- o• li c )' U..L.Lfj .L'iu..L.L.L.L .1.. '-.L'i'-/.L.L.L.....L.LY..-u.AJ.L.L _. ·-· - ·-· - ·-·r- ._. - - · - -·· ·-· ,_. - ·-·- -·· ,_, Pada bagian penutup, kita bisa menyampaikan ucapan terima kasih ~­ kepada berbagai pihak yang menjadi sumber informasi. Misalnya kita • menyatakan, "Terima kasih untuk bagian dokumentasi harian XYZ yang pentJnt,~~ memberikan informasi berharga mengenai aktivitas bisnis perusahaan yang ~· - -- ~!!~C!!i mitra pel bergerak dalam jasa teknologi komputasi." Selain itu pada bagian penutup d b ~ 1,... ini pun kita masukkan daftar kutipan dan bahan referensi yang menjadi acuan apat mem erJKal penulisan laporan. Dengan mencantumkan daftar kutipan dari referensi ptinerbangan. berarti kita juga bekerja dengan sungguh-sungguh mengkaji bahan referensi _ sebagai sumber informasi. 1VaJ11Ull kareJJa kebijaka. Terakhir bagian lampiran. Daftar lampiran ini bisa berupa lampiran- · lampiran data yang tidak dimasukkan ke dalam bagian is1.. l]jQligg1Jl.fi_~ta1J.: l~,-1.- __ -.- __ __-.-........,....: _ indeks. flLJ_flLI1ei £./1 Kd d118dll jle_ga Wdl; lj Namun, tentu saja laporan yang kita tulis, ketika laporan tersebut kita jilid masih perlu dilengkapi dengan informasi lain yangK~~.: -:Jlurkan illakSll£f ,Jan ai~tj laporan kita. Kita buat sampul/jilid laporan yang biasanya berisikan judul pengen1bangan Jlerusahaan. SeJ pen_gembangan pezusahaan padc
  • 187. e EKMA41 59/MODUL 5 5.19 laporan, dinyatakan laporan tersebut dibuat untuk siapa, siapa yang menulis laporan tersebut dan titi-mangsa (date-line) laporan. Kemudian ada kata pengantar, dilanjutkan dengan daftar isi dan daftar tabel. E. ORGANISASI, FORMAT DAN GAYA LAPORAN Selanjutnya kita melihat faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi, gaya dan format laporan. Hal tersebut perlu kita ketahui karena ada beberapa bentuk laporan seperti yang sudah kita bahas, yakni formal dan informal, informatif dan analitis. Untuk lebih jelasnya kita bisa melihat tabel di bawah • • tnt: Faktor Perintah SIAPA? Bidang APA? KAPAN dibuat ? Dikirim KEMANA? MENGAPA dibuat ? Mungkin berupa: Laporan sukarela yang disiapkan atas inisiatif penulisnya; laporan resmi yang disiapkan atas permintaan orang lain. Laporan penjualan, kebijakan penggajian, rencana tindakan, penelitian, proposal rekayasa, laporan kema·uan. Rutin, yang meliputi laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan, laporan triwulan dan laporan tahunan; laporan khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan tertentu. Laporan internal yang disusun untuk lingkungan intern organisasi; laporan eksternal yang dikirim pada orang di luar • • or amsas1. Laporan informatif; laporan analitis yang memberikan analisis, interpretasi, kesimpulan dan kadang- lmplikasi padagaya, format dan • • organ1sas1 Membutuhkan pengantar untuk menjelaskan tujuan laporan (untuk laporan sukarela); laporan resmi tidak begitu mementingkan pengantar karena dibuat untuk memenuhi oermintaan. Penyajian ditentukan oleh sifat bidang laporan (misalnya informasi statistik resmi yang dirangkum dalam format tabular . Untuk laporan rutin ada format standar yang memungkinkan pembandingan satu periode dengan periode lainnya dan perlu sedikit informasi latar belakang dan informasi transisional; untuk laporan khusus tidak ada standarisasi tapi membutuhkan sedikit latar belakang dan informasi transisional. Laporan internal relatif informal yang ditulis dalam bentuk memo atau manuskrip; laporan eksternal relatif bernada resmi dan ditulis dalam bentuk surat atau manuskri o Laporan informatif diorganisasikan berdasar subtopik; laporan analitik diorganisasikan berdasar kesimpulan/rekomendasi atau
  • 188. 5.20 KDMUNIKASI BISNIS e Faktor Mungkin berupa: lmplikasi padagaya, format dan • • organ1sas1 kadan rekomendasi lo ika ar umentasi. BAGAIMANA Pembaca reseptif; pembaca Untuk pembaca reseptif disusun penerimaannya? skeptis. dalam urutan langsung; untuk pembaca skeptis disusun dalam urutan tidak langsung. 8Jmber Bovee dan Thill (1989) Tabel di atas menunjukkan bahwa pilihan gaya, format dan organisasi laporan bergantung antara pada perintah siapa laporan dibuat dan hendak disampaikan kepada siapa laporan tersebut. Perbedaan dua hal itu saja akan membedakan format, gaya dan organisasi laporan kita. Jadi pilihan gaya, format dan pengorganisasian laporan sama sekali bukan bergantung pada pilihan pribadi kita sendiri sebagai penulis laporan. LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Cobalah membuat format laporan harian untuk bidang produksi dan pemasaran kerupuk yang dihasilkan sebuah usaha kecil mikro produsen kerupuk yang dipasarkan ke berbagai warung. Format laporan tersebut menunjukkan nama pedagang pengecer, jumlah penjualan dan jumlah produksi kerupuk. 2) Anggaplah Anda bekerja sebagai manajer pemasaran pada satu perusahaan elektronika yang memproduksi radio kaset, VCD, kulkas, mesin cuci, televisi dan antena parabola. Anda diminta oleh atas Anda untuk membuat laporan pemasaran triwulanan. Buatlah format laporannya. 3) Berdasarkan latihan nomor 2 di atas, cobalah Anda menyusun kerangka laporan tahunan untuk bidang pemasaran. Apa sajakah yang hendak Anda masukkan ke dalam laporan tersebut. Mengapa? Diskusikan dengan ternan Anda dalam kelompok.
  • 189. e EKMA41 59/MODUL 5 5.21 Petunjuk Jawaban Latihan 1) Format laporan harian biasanya dibuat dalam bentuk tabel yang terdiri dari beberapa kolom yang disusun berdasarkan kebutuhan pada data yang tercantum dalam tabel tersebut. Lihat contoh format pada Kegiatan Belajar 1 Modul 5 ini. 2) Sarna dengan Petunjuk Latihan nomor 1 di atas. 3) Kerangka laporan pada dasamya berisi butir-butir pokok yang hendak ditulis dalam sebuah laporan. RANG KUMA Nc.____________________ Laporan adalah "pesan yang disampaikan secara sistematis dan objektifyang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian organisasi kepada bagian lain atau lembaga lain guna membantu pengambilan keputusan atau memecahkan persoalan". Berdasarkan jenisnya, pada dasamya laporan dibagi menjadi dua yaitu laporan formal dan laporan informal. Namun kita bisa melihat laporan berdasarkan waktu, yakni laporan berkala yang dibuat berdasarkan jangka waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, triwulanan, semeteran atau tahunan. Bisa juga dilihat dari sifatnya, yaitu laporan rutin dan laporan khusus. Organisasi penulisan laporan formal umumnya terdiri atas (a) pembukaan, (b) isi, (c) penutup, dan (d) lampiran. Sedangkan untuk laporan informal mengikuti format yang ditetapkan organisasi masing- masing, dan tidak mengikuti struktur organisasi laporan yang baku dan berlaku universal berdasarkan konvensi. T E S F 0 R MAT IF 1.________________ Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Laporan adalah pesan yang disampaikan secara sistematis dan objektif yang digunakan untuk .... A. penyampaian perintah B. penyampaian informasi C. penyampaian ajakan D. penyampaian himbauan
  • 190. 5.22 KDMUNIKASI BISNIS • 2) Laporan formal menekankan objektivitas dengan organisasi pelaporan yang terstruktur secara ketat dan memuat .... A. data dan fakta B. berita dan informasi C. berita dan angka D. opini dan data 3) Pada dasarnya, laporan vertikal disampaikan untuk melaksanakan fungsi manajemen, yakni .... A. planning B. organizing C. controlling D. evaluating 4) Berdasarkan khalayak pembacanya, laporan dapat dibedakan menjadi laporan internal dan laporan eksternal. Laporan internal adalah pelaporan yang disampaikan kepada .... A. atasan B. publik di dalam organisasi/lembaga bisnis C. publik yang berada di luar organisasi/lembaga bisnis D. keluarga karyawan 5) Dalam laporan, informasi pokok yang berupa temuan dimasukkan ke dalam subtopik .... A. kesimpulan B. rangkuman C. rekomendasi D. isi laporan Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1. Jumlah Jawaban yang Benar Tingkat penguasaan = - - - - - - - - - - - x 100% Jumlah Soal
  • 191. e EKMA41 59/MODUL 5 Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang 5.23 Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda hams mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
  • 192. 5.24 KDMUNIKASI BISNIS • KEGIATAN BELA.JAR 2 Menul is Proposal ata proposal cukup populer di tengah masyarakat kita. Meskipun kata proposal ini, biasanya diidentikkan dengan upaya untuk memperoleh dana kegiatan. Misalnya, para remaja anggota karang taruna/taruna karya, mengedarkan proposal saat meminta sumbangan untuk penyelenggaraan peringatan HUT Republik Indonesia. Begitu juga dengan para mahasiswa yang hendak menyelenggarakan kegiatan menulis proposal yang menawarkan kerja sama dengan berbagai perusahaan, yang merupakan bentuk lain dalam mencari dana. Panitia pembangunan rumah ibadah di berbagai daerah juga menulis proposal untuk disebarluaskan kepada para dermawan yang siapa tahu bersedia menyumbangkan hartanya untuk kepentingan pembangunan rumah ibadah. Sesungguhnya antara proposal dan laporan itu merupakan pasangan. Sebelum kegiatan dilaksanakan, orang menulis proposal kegiatan terlebih dulu. Setelah selesai kegiatan orang menulis laporan penyelenggaraan kegiatan. Namun dalam praktik dalam hidup keseharian kita, tak jarang antara proposal dan laporan dianggap dua hal yang berbeda dan tak memiliki hubungan yang erat. Kita mulai kegiatan pada kegiatan belajar ini, dengan pengertian proposal. Ini diperlukan mengingat ada kecenderungan proposal sering kali dianggap sebagai sekedar sinonim dari permintaan dana atau permintaan sumbangan. Ringkasnya, proposal diidentikkan dengan uang. Padahal sesungguhnya tidak seperti itu. Proposal adalah dokumen yang disiapkan untuk menggambarkan bagaimana sebuah organisasi dapat memenuhi kebutuhan pihak lain. Dalam kegiatan bisnis sekarang, ketika kita hidup di abad ledakan informasi, mempersiapkan proposal merupakan kegiatan penting yang dilakukan oleh berbagai perusahaan. Persiapan menulis proposal dan kemampuan menulis proposal sangat diperlukan agar proposal tersebut menarik dan menjalankan fungsinya. Dalam kegiatan bisnis, permintaan membuat proposal umumnya datang dari pembeli yang kita anggap potensial. Biasanya pembeli potensial menyatakan RFP (request for a proposal). Permintaan tersebut biasanya berkaitan dengan permasalahan yang dihadapi oleh calon klien kita dan usulan pemecahan yang kita ajukan melalui proposal tersebut. Proposal
  • 193. e EKMA41 59/MODUL 5 5.25 tersebut biasanya terdiri (a) uraian rinci pokok permasalahan yang akan dipecahkan dan (b) hiaya yang hams dikeluarkan. Oleh sebab itu, proposal hams dibuat dengan serius sebagai salah satu bagian penting operasi pemsahaan tempat kita hekerja. Tentu saja, seperti juga laporan, proposal memiliki format tersendiri. Format sehuah proposal dapat herhentuk sehuah laporan seperti memorandum jika proposalnya pendek dan diedarkan untuk kepentingan intern. Format kedua herhentuk surat laporan yang digunakan hila laporan tersehut pendek dan diedarkan untuk kalangan eksternal organisasi/ lemhaga hisnis. Terakhir, format proposal dihuat dalam hentuk seperti laporan formal. Bentuk ini digunakan hila proposalnya dihuat cukup panjang dan diedarkan hisa untuk kalangan internal, hisa juga untuk kalangan eksternal. Format mana yang akan kita pergunakan, sangat fleksihel. Oleh karena itu, penulis proposal mesti memiliki sifat fleksihilitas dengan mempertimhangkan, pola tertentu tampaknya dipandang akan lehih herhasil. Pola tersehut tak usah diragukan lagi sehagai rencana dasar kita kalau memang akan memhawa hasil. Ujian akhir terhadap sehuah proposal dilakukan atas efektivitas proposal tersehut dalam mencapai tujuan. Upaya yang dilakukan penulis proposal adalah merangkai hagian-hagian proposal agar dapat dijual kepada pihak lain. A. PENGERTIAN PROPOSAL Secara harfiah, proposal herarti usulan. Tentu saja, makna harfiah seperti itu helum menggamharkan apa yang dimaksud dengan proposal dan hagaimana kaitannya dengan komunikasi hisnis. Oleh karena itu proposal dapat dirumuskan sehagai "dokumen pengajuan kegiatan dari pihak luar kepada satu organisasi atau dari seseorang yang secara hierarkis lehih rendah kepada orang yang lehih tinggi kewenangannya". Dengan demikian, di dalam proposal tersehut akan ada (a) usulan kegiatan, (h) hentuk kegiatan, (c) peng- usul kegiatan, dan (d) penerima usul kegiatan. Dalam konteks komunikasi hisnis, proposal sehagai dokumen tertulis menjadi media penyampaian gagasan (hempa kegiatan) dari pengusul kepada penerima usulan. Karena itu, sehagai media komunikasi, proposal hiasanya dihuat secara menarik dan seringkas mungkin namun cukup menggamharkan apa yang diharapkan. Prinsip-prinsip komunikasi dipergunakan dalam
  • 194. 5.26 KDMUNIKASI BISNIS • penulian proposal seperti siapa yang menjadi khalayak sasaran proposal tersebut dan bagaimana pesan diorganisasikan di dalam proposal. B. JENIS-JENIS PROPOSAL Proposal pada dasarnya merupakan istilah generik untuk usulan, oleh karena itu kita perlu memahami jenis-jenis proposal. Ada beberapa jenis proposal yang kita kenai, seperti berikut ini. 1. Proposal Program, yang merupakan usulan penyelenggaraan program yang akan terdiri dari beberapa kegiatan. Proposal program ini pada umumnya berasal dari lingkungan internal organisasi, meski ada kalanya usulannya datang dari pihak di luar lingkungan organisasi. Misalnya, proposal program pemberantasan buta aksara, program pemasaran terpadu atau program peningkatan kepuasan konsumen. 2. Proposal kegiatan, yang merupakan usulan penyelenggaraan kegiatan yang merupakan komponen atau bagian dari satu program. Proposal kegiatan ini bisa berasal dari lingkungan internal maupun lingkungan eksternal organisasi. Bahkan adakalanya, satu organisasi mengumumkan penerimaan proposal dari pihak lain. Proposal kegiatan ini biasanya dinamakan juga sebagai proposal proyek. Misalnya, proposal penelitian, proposal kegiatan pemasaran atau proposal penyusunan kampanye pemasaran. 3. Proposal kompetitif, yang pada dasarnya merupakan bagian dari usulan penyelenggaraan kegiatan dalam naungan satu program. Proposal kompetitif ini pada umumnya datang dari pihak eksternal organisasi yang diminta membuat proposal melalui undangan terbuka di media massa. Misalnya, proposal penelitian hibah kompetitif. 4. Proposal teknis, merupakan proposal yang ditulis dengan mengacu pada Kerangka Acuan Kerja/Term ofReference (KAK/TOR) yang dibuat satu organisasi. Dengan demikian, program atau kegiatannya sudah ditetapkan oleh satu organisasi namun bagaimana kegiatan diselenggarakan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan diusulkan melalui proposal teknis yang dibuat oleh pihak di luar organisasi. Misalnya, proposal teknis analisis kecenderungan pasar dan proposal teknis usaha peningkatan kepedulian terhadap konsumen.
  • 195. e EKMA41 59/MODUL 5 5.27 C. KOMPONEN PROPOSAL Secara umum, sebuah proposal akan memiliki bagian-bagian sebagai berikut: (a) masalah, (b) tujuan, (c) ruang lingkup, (d) metode/prosedur, (e) material/perlengkapan, (f) personalia, (g) tindak lanjut/evaluasi, (h) biaya/anggaran, (i) rangkuman, dan (j) lampiran-lampiran. Kita akan mendalami satu per satu bagian-bagian proposal tersebut. Informasi yang dikandung untuk setiap bagian tersebut akan kita bahas berikut ini. 1. Masalah Masalah pada dasarnya merupakan kesenjangan antara apa yang ada dan apa yang seharusnya ada. Misalnya, seharusnya orang berpendapatan Rp 1.200.00/bulan untuk memenuhi kelayakan hidup minimal namun orang itu hanya berpendapatan Rp 900.000/bulan. Jadi ada kesenjangan antara yang seharusnya dengan yang ada. Dalam proposal, biasanya uraian masalah diungkapkan dengan menggunakan kalimat-kalimat konkret yang ditunjang dengan data. Adanya data akan menunjukkan bahwa permasalahan tersebut bukan masalah yang diasumsikan ada oleh pembuat atau penulis proposal melainkan permasalahan nyata yang dihadapi. Sering sekali masalah yang dikemukakan adalah masalah yang diasumsikan ada oleh penulis proposal. Atau, masalah tersebut diungkapkan dengan kalimat-kalimat abstrak sehingga tidak mengungkapkan masalah yang sesungguhnya. Mengapa permasalahan tersebut harus diungkapkan dengan konkret, karena pada dasarnya program atau kegiatan diselenggarakan untuk mengatasi permasalahan konkret yang dihadapi, bukan permasalahan yang diasumsikan ada oleh pembuat/perancang program. Masalah yang biasanya terkait dengan tujuan yang ingin dicapai dengan terpecahkannya masalah tersebut. Masalah dan tujuan dapat saling dipertukarkan dalam proposal yang kita buat. Kita bisa melihat contoh "Uraian Proyek" sebuah proposal yang diajukan oleh sebuah perusahaan yang ingin memberikan kontribusi dalam kegiatan pendidikan:
  • 196. 5.28 'I ' KDMUNIKASI BISNIS • ~----------------, TJ--L-11 ' URAIAN P1 ersitas IslaiJJ b . . lSfll~ 'Komunika ·Bisnis!! -a]am - entu~ ....,&latihan m&lalui lriQ Selanjutnya, permasalahan tersebut dirumuskan dalam kalimat, yang biasa juga dinamakan pemyataan masalah.h~ - r. ·aJrrte I<Jr.an m&-mb&-rikan -- antara perumusan masalah, yang pada dasamy merupa an pengung apan p program atau kegiatan. Kita lihat contohnya: dan m&mb&rikan kontribusi t( • • __ alam masvarakat informasi Jz-a.,- .,- ""-&rkomunikasi m€1 7 7 7 •7
  • 197. e EKMA41 59/MODUL 5 5.29 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -· -/ I ' 2. Tujuan .... erusahaan Tujuan merupakan apa yang akan kita capai melalui program/kegiatan ungtn an. tsa nya, mentng atnya emampuan omunt 1 para e se uti . Dalam proposal biasanya dicantumkan 2 atau 3 tujuan ya endak diaap · •h Seiring dengan tujuan itu, biasanya juga ditetapkan indikator • ~1 j keberhasilan. Dalam indikator keberhasilan ini, dis ·urkkafl [11aflfaat a kuantitatif terkadang juga kualitatif pencapaian tujuan. isalnya, meningkatnya kemampuan 2/3 eksekutif dalam el~kukan komunikasi bisnis. Indikator keberhasilan ini nantinya dapat di ~ 5~uga untuk mengukur keberhasilan program/kegiatan pada saat dilakukan evaluasi. 3. Ruang Lingkup Ruang lingkup pada dasamya membatasi cakupan kegiatan. Melalui ruang lingkup ini dibatasi aspek-aspek atau komponen-komponen dari satu kegiatan. Dengan membangun batas-batas tersebut maka dikemukakan apa yang akan dilakukan dan apa yang tidak dilakukan. Misalnya dalam usulan kegiatan peningkatan pemasaran produk dinyatakan ruang lingkup kegiatannya hanya mencakup konsumen bam, sehingga konsumen lama atau pengguna produk tidak termasuk dalam kegiatan yang diselenggarakan.
  • 198. 5.30 KDMUNIKASI BISNIS e 4. Metode/Prosedur Metode pada dasamya merupakan jalan yang kita usulkan untuk memecahkan masalah atau menjalankan kegiatan. Ada banyak metode yang bisa kita pilih dalam pemecahan masalah. Salah satu di antaranya dengan menggunakan pendekatan sistem, yang memilah satu sistem ke dalam komponen-komponennya. Pada metode ini, dijelaskan secara sederhana langkah-langkah yang perlu ditempuh agar sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Kemudian metode tersebut diubah ke dalam kerangka kerja yang menyebutkan komponen-komponen yang akan dijalankan. Kita lihat contoh kerangka kerja dalam bentuk gambar, seperti berikut. .A$pek'Vur~d•· ,roHnal. _ Good GtJv.~ca • AsJth ~~i~agJi Gambar 5.3. Kerangka Kerj a • Dl•ay.orakat: & :Eu,ur~w~ Melengkapi metode ini juga biasanya dicantumkan jadwal pelaksanaan program/kegiatan. Untuk proposal teknis, biasanya jadwal kegiatan sudah ditetapkan rentang waktunya oleh pemberi pekerjaan dan menjadi bagian dari KAK/TOR, yang kemudian dituangkan ke dalam jadwal kerja yang lebih rinci. Sedangkan untuk proposal program/kegiatan, jadwal tersebut biasanya disusun oleh pengusul kegiatan. Pada dasamya, apa yang masuk ke dalam jadwal kegiatan tersebut adalah komponen-komponen dalam tahapan pelaksanaan kegiatan.
  • 199. e EKMA41 59/MODUL 5 5.31 Kita lihat contohjadwal kegiatan pada Gambar 5.4 berikut. I KIEGJATAt.t· J.u,• I• - r:bJ:m ~·;a~u'U • II Gambar 5.4. Contoh Jadwal Kegiat an 5. Material/Perlengkapan Hslf!TID&~Ba <lSiillit l}tl[] t&i~mL PillI Dalam proposal teknis, biasanya dicantumkan material dan peralatan yang akan dipergunakan. Kemudian dijelaskan pula, mana yang merupakan material dan peralatan milik sendiri dan pihak lain yang dipergunakan dengan cara menyewa peralatan tersebut. Sedangkan untuk proposal kegiatan biasanya disebutkan peralatan yang akan dipergunakan seperti sarana kerja. Adakalanya beberapa peralatan yang diperlukan disediakan pihak penerima proposal, sehingga tidak perlu dicantumkan dalam proposal. Namun banyakjuga penerima proposal yang tidak memberikan fasilitas kerja apa-apa, sehingga peralatan kerja harus disediakan oleh pengaju proposal dan dimasukkan ke dalam proposal. 6. Personalia Personalia yang dicantumkan dalam proposal adalah daftar nama dan keahlian masing-masing orang yang akan terlibat dalam program/kegiatan. Adakalanya, bila proposal tersebut merupakan kegiatan kepanitiaan, yang dicantumkan adalah daftar personalia kepanitiaan. Namun pada umumnya, pada proposal yang dicantumkan adalah nama-nama orang yang memiliki
  • 200. 5.32 KDMUNIKASI BISNIS e keahlian yang dilengkapi dengan curriculum vitae-nya sehingga bisa dinilai kepakaran dan pengalaman kerjanya. Kita bisa melihat usulan tenaga ahli yang dipergunakan untuk menangani satu kegiatan seperti berikut. ·MWl• -~ ' _, - - Gambar 5.5. SJsunan Personal ia Melengkapi tenaga ahli tersebut, pada umumnya dicantumkan pula nama-nama dan keahlian staf pendukung seperti operator komputer dan manajer kantor yang mengatur lalu lintas administrasi dan keuangan. 7. Tindak Lanjut dan Evaluasi Dalam proposal, biasanya juga dicantumkan rencana tindak lanjut bila program/kegiatan/proyek telah diselesaikan. Biasanya, ada keinginan agar kegiatan tersebut berlanjut, bukan hanya berjalan pada saat ada program/kegiatan. Oleh karena itu, dalam proposal dicantumkan rencana untuk mengembangkan program/kegiatan sehingga keberlanjutan bisa terjamin. Misalnya, bagaimana kita mengembangkan konsep pemasaran yang berlanjut meski kegiatan yang diusulkan sudah berakhir. Ada kalanya, dalam proposal juga dicantumkan rencana tindak lanjut berupa program/kegiatan lanjutan yang makin memantapkan program/ kegiatan yang sudah dijalankan. Biasanya penetapan program/kegiatan lanjutan itu diputuskan setelah kita melakukan evaluasi atas program/kegiatan. Evaluasi ini pada dasamya untuk mengetahui tingkat keberhasilan program/kegiatan. Dalam proposal dicantumkan rencana evaluasi dan indikator yang dipergunakan untuk menilai tingkat keberhasilan program.
  • 201. e EKMA41 59/MODUL 5 5.33 8. Biaya/Anggaran Biaya/anggaran merupakan komponen penting dari proposal, di samping metode. Dalam biaya/anggaran ini dicantumkan komponen-komponen biaya, yang pada umumnya mencakup biaya belanja SDM, belanja peralatan dan biaya operasional. Masuk ke dalam belanja SDM ini adalah honorarium tenaga ahli dan staf pendukung. Sedangkan belanja peralatan antara lain untuk membeli peralatan kantor dan biaya pembuatan laporan. Sedangkan biaya operasional akan mencakup biaya pelaksanaan pekerjaan seperti biaya perjalanan. Biaya yang diajukan dibuat secara rinci dan merupakan satu kesatuan dengan jadwal kegiatan. Biasanya rencana biaya tersebut dibuat dalam satu tabel yang memiliki kolom uraian, harga satuan, jumlah keperluan, dan jumlah subbagian dan jumlah keseluruhan. 9. Rangkuman Kini kita membicarakan soal anggaran dan rangkuman. Dalam sebuah proposal kita harus mencantumkan rencana anggaran biaya program secara terperinci, baik untuk biaya material, peralatan, konsultan, honorarium anggota tim, biaya transportasi dan akomodasi. Sebagai tambahan, kita juga sebaiknya menuliskan rangkuman biaya yang dianggarkan. 10. Lampiran-lampiran Bagian terakhir yang kita bahas adalah lampiran. Pada bagian ini dilampirkan berbagai dokumen penunjang. Seperti pengalaman lembaga pengaju proposal, curriculum vitae tenaga ahli, riwayat dan pengalaman organisasi, dokumen badan hukum organisasi dan NPWP. Tadi kita sudah melihat contoh untuk bagian per bagian proposal. Sengaja dibuat bagian per bagian agar kita bisa lebih mudah mempelajarinya. Namun, tentu saja mempelajari bagian per bagian tidaklah memadai. Sekarang kita melihat contoh proposal yang utuh. Sekaligus Anda bisa berlatih untuk mengidentifikasi bagian-bagian proposal tersebut. Perhatikanlah proposal di bawah ini, yang merupakan sebuah proposal singkat.
  • 202. 5.34 KDMUNIKASI BISNIS • PROPOSAL SEMINAR PENGEMBANGAN STAF: KETERAMPILAN KOMUNIKASI INTERPERSONAL UNTUK SUPERVISOR & MANAJEMEN MADYA Masalah Metode Pelatihan Saldi Gaisudraz Konsultan Pengembangan SDM Manajamen merasakan adanya kebutuhan untuk mempe~ pada tingkat manajemen madya untuk menguatkan hubungan Tentu saja pelatihan yang diusulkan ini dirancang untuk me komunikasi interpersonal yang; efektif' • Berdasarkan pengalaman kita, konsep-konsep berikut ir. meningkatkan kinerja. • Metode Belajar-mengajari Keterampilan interpersonal hanya dapat diperoleh melalu yang memungkinkan peserta dapat menerapkan teori melaluipe1 - - Dalam pendekatan in~ pelatih berpefan sebagai fasilitator . pengajaran melalui video yang dipakai oeh pelatih dan umpan-ba. -- - - . - - • Page 1 I TQPfk-tQPfk P~rik?tt m~rl!P?tki!n fn_tt rli!ri Pr~·?gr?tm P~!?ttfh_?tn t • Persepsi dan konsep-diri • Iklim komunika~7! • Pengiriman dan penerimaan pesan • Kecakapan Nonverbal, • Mengurangi Rintangan Komunikasi1 • Mengatasi Konflik • Wawancera • Komunikasi Kelompok Kecil: Metode Balajar Agar peserta latihan ini merasa nyaman ketika dibag "Komunikasi Bisnis" dari Drs. Tatang Subarna, MS. Ditambal
  • 203. e EKMA41 59/MODUL 5 5.35 --- Juln7a17 Peserta Berikut ini, contoh lain proposal y.it/gJ rrlikJJJ.IriJpkan adalah 12peserta lembaga yang menjadi tujuan proposal kita. Contoh berikut ini diambil dari Panduan Pembuatan Konsep Proposal daJj_ Global Environment Facility ts1aya· Small Grants Programme: c " :s-. ~ ·b ,1 · · ,_, ..,_ b 7/_, A ~e,uru,, ma,erl elajar-mengajar yang 1ILa er/1an ui dan berdasarkan banyaknya jumlah sesi dan jumlah ~ 5,6juta. Namun bila pelatihan ini dilakukan untuk 2 4 dikurangi menjadi Rp. 9/5juta •• Rincian Biaya. • Buku Teks 12 eks x Rp 50.000,00 Rp. 600.000,00 • Handout_Studi Kasus 12 eks xRp 5.000,00- 6( • ProfesTo-nai -Fee-24jam -peTatiha-nrx Rp--15o.ooo,oc • Transportasr-ctan--akomoaa~;i lasilitato~- - r~ 34-o-~oo-o
  • 204. - - - K0 NSEP'PROPOSAl 'l~if#.ii~Na. LLmnl'~~~ ·.f#fliln'1~·nffiiffil• II ,. - •• ' - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -------'0 ~:~m @~rnl¥;~1,· D -~~~~§l!~~a-~ 'ii~~rw ~ W:ttej~5~'0d~v.a.M~y~:k;r:f 0 ~oa.ga ~~~l1ml.n"rurn tt~~t1nc:n.· [J _LalmJ!:a -------------------------- {5i9nntl£.=11~) l:a1:::.11 ~ -------------------------------- ILabJtaltall tt:r ·~_ '"': '-'1 ~~L~--------------= ~-------------= -------------=-~~~~~=7----------------~P.r;'rn5.I'! ••••' it~naf5urm. -.. - LXI Mx - t!IW'tts. ~ PQ: =r~~~-~r --:..__------~- _~. --------b-,....,;~1~ - - - - - ----= .,~.""":~ ...z..~ l' ~~ . , - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - u:. _-'~ ~~uJ·f~'.ef" · ~·JII, Jil..t~m. ~~;li 11·iliflt.1UlWJ ~{ll~H! ·YtJlf:fii; .r .4~ f"t.Jtan¥t;d:ErnW'I' 'l<ffl!l~atfq ~.Ma::f~fti.a· 1 *J~ ~fitl!ai~· Sil VJirt-Q~~~!Jf~-W"~~al pm~·k ljri'IT_§l1~_!:flnt;U~i~~J j D 'f~ITt:l~~mr:t"tlrf:L.~li{tr .tJ -F'~~LrnnJ~Hm '0 ·'f'Emtron h•oornas:r.:m.al I[] J.am:itt·l(tal2 ·vang IJ~ifb£1 ilerk~l :1. ~g-a,V UfdRnq I~ w:;;tap - . Kcxr~J iK-eg.Util21 LEFI~tl:iaif~o.rta_§;"v..ac!:?sMtml ilfif~~l:j lwop,or.aJ p~P}'Eit at01 bt£i;Jiehfll d:al:f )';afi'i) [J ''~~~Q:nt:n~ , '0I • , - ...... r~=~.U.;:;li!li ~-~lq,S&S ,0 M.oo:rkl1ar!9. ~~~~~ T~!AP€lm ~~11~)~bllCf~ 'tJ "RerrveooTJill trrrormaHL_:hll'lllfl5111<: llidfliil. dan rlia~ r;._e.bna~<arr- - Jal"t,gi<3~.WEiJtt4t l,.~~l;lo~~l?'Ullf,e« , . . . . - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ----=-1 f)'f!/!li1!Ji!: GNJI<Jf/t) titencal'la $.IID:u11a1n".a::.Pmli(S1<:: "f:i.rilliHl :·epa11 •
  • 205. /L -· JdFfi~ kil~Ji~ ~ Jl£"•·f!i~~~~~~ :'tll'.?t<m~' ·v.""ffl'~, ~t'~~ it~ncr(ij;l ~id£1Jig 1ftil1~. 6a=i~~.dATI ~tO.!'_~ Y.~'IS tul_tiu.t:k~. ~~~Je~ m, ·~~ u_,~ m~·un:u ot1l511.SI ~alle•haslJa~t ~ta!nYts.£•aan ~y~· ~~.am i~Nt,Jf.tan~Jl'lf~~tfl[~ V~1l!r.lftf~flulffin a.tlS~t' · ::.:1· Pu·~J1lghl.ai~:. iU~r-J~·~f . - -. - ~· I • ' r . -1 . I . ..j r.ah~1 1~'ffl·t~;~ci'mifflra •.nmmt~l 1 u~ia'rn fl~t.alank'arl l"rCirer .t':611lqrJt1 ~:L~~ I m:1kUn~ldn hit :U) El.trr~ :vr~1rtcrKSF..'l.FI ''~J3eta.h'femar.t 1wa&u.a..~:t:~1Uiir I£Jlllinr...a l'l.dl'0 bP.J:.Tt~wan .wPrF.lS111'flJ 1CfE!i~tare ~·'"'I~T l --·· , .. :f ' ' l i - - ~·~ l~mf;l ~~p v~n,,n ,ln~IPo~~~ 4lftl1iKfin •t.1&!An•· ~~J!~P-9~1 (~~-~om'~ Ha~n~ ~fln!!1FmiH1 f litil'/~ T~l·l ~~~~T1 ~~~·~•ti!l l .Jrfr~> ·~~~/~~~· t'·~~~ ·~·~.d~~J. :Jdlif~kql,ft HUJ!:'j.filf~~~(91~~ 'sll'rimtAia~~, !:lals'rrn ITI~ntJernlim10~ I~UfslpM; 1'11asyta:I1bi riJj tialcrrr1 tJtfJ'S:c:t: ~~"S&naan IJ'I'O'E'~dJfi'JV~k ~~~·~~at~ ~f'!:l~· (j_i.l.~~bia.~r,r cla.~i ~·~~~ ~~1 ~ llt~dan~l. · ·~:: •l alfBr. a·etakif•llidatt.;-J;Ijl~n;Jr,,u;1l P~v~~ !J1:~~~· ...t~~~.. ie·l~ rr~n•._~~~~~~! 3~8t;~~le!,~ _MnJ}l(I.JJ~~~! , V~R 'n~~ ~:~iMI~ .t~~ t~':''/r~f) ·.~rJ...~::;iakrJa.'fi~~'Jj 3~~ m~~[~, rt~~~lifir, ,~-~HJ (*f'ltJ1,1CT Uriij~k ~~I· tf~rl ~~~ W,t~g- ~~t· dr~~mhl11 r.mtuk mermat$i ""Ertillinaaatatiarr .t~bn: ~!9u ll'Ua :dfhral~f l~.i:siLlt:muaua r:ter.an .tfan t.!0sisl c·na.~r.aJt4:r=-lll;'<~ OJ ~'ITI 1'~a~~ m~1Q'~taS!J ~~1a.han: slr~~~J.tmt-Jaf,l~~ur ~tedJlt~t~j· n.~"ra.lciff ~ra ~ktlff.tilliEID't !~Vf!h nn::nl~l ~~ ·t,~tt1if!J .u/llXJk Tmll"J;"~L~a· UabeJ11asll~il dan trebedllil'nJumn tc~narM.:dleh sehahm~:~ d'a:U:.n me1~tmu1~~:n rujuan pedu pula cl11unntSk~m1 $E~t~l t~a'~:1~t d3i~'' ~~1'~~J.ta~l- ~;:t!.bt~t~ ~ Fl~..S~qri-1~~ ·~~t~ ~ftR ~~~IJSltJ:l~ ~~~PJtl ·nH~(i.~ k~lf~~in•f}ITfOOfl'll~ 8~11 e-v~J~:~ ' 1 ~TIIJ tuJ.t~ ~iJ~~~n Pt.,~~h. rt(:QyegJffFr·tfiaTt1~fl'~~~.f!~~t~ .kliwUS: .~1cthka-qm fiiC'fTOr=:• •'atl r.te-i'ti'Sioa~t ll'J~~~a~atrida. &lr1 ao.co'armmlcrtdesafinv:a D ~'t.t:•,i!1~f- A.~rta ~~~~~lt1l~~yilj J@·i Jft:tJ~k..V.!lj 9._~,~~~.~-n~c;n F.H.~Yifrif f:-eJci~ t!l~ CEf~~ f!!'i'i)~~h l'f.'f~~~ lmr·P., ;rra~~ r"'11nm n1~r~~r,til tet:Wulf.Tdt~ ~p!=loleau ~ftmk~~h!I'Ja11 ~l~~ ~Y~~ !d~J ya~·~_b~elramumn,• rffi',~l ndak 56~ra bru::JSllr~q tte1Karmn doop11n m~.mfaai- oidiBI'·d~ [lqB btd€mt!l~ ~~ ~ts.Gf;; l~.~J~tc-~m~ 1J.M·~_q.a1. :Pffl Itt tul~r.d[re!asf..·aH n•m1~na] ada :n~+rlv.iii ltaftiiturnraur 11mv:E~ ~q.;if:f,~1t~Stl~lbrrt deitgim f.ll'14.1l''u'•!aif, v~~"'Q »~s t1 tl.W1~tcl:D~ o&(;•'•'if1T~I a 1a1r.:: r11SWJ.52 ·psriTe:Jn''I:Eru <:~iMei'lilln1 Sl;al f?.•:Ola£1., UNm~ rw:n ,le!nl~'e) f!cfjo,~t·~~~EF '· · - .. . . . ..• ~ ,~!Jfcl.~~l~k~}l~t~~~,~~~~ P.~o.'l~k.f.~I~• ~fk..,,u_-(lt(~~~~iift~n .lc.;askan t.mJl:Em ke.m=atan ll~'i~ka11 dlla~s:makarr ~~ iiarr bat~t:irua;ua.·'ks~rratm'a~Ti•bt1rnl t~Jlut..ab-11 .dllaNl"SdJt.akan LJ dafiH!o n~~~ '~-:ll'l lltau~ll!m ' y.arrr! ~Min1 •·II~" r.r~ lli ~rs:rn~ dU~r,yy.E ~~~J.EJ ~,tffB~.if~ ~'rritrli~tifh,.t'BFII I - il1ie~1O~Jka1r lrea~&rnI~CE-OJA'El~n 11IEH:1t3! f£6nt·~l~...: san1 :~ ~~my~~ ~~h~n', at>at~ j:KQ)(1;?J ootronU1U"-a:ll ~~u:qn ~~~~ r~pa+~~·) ~rliJJ..lt~Ji.J.kkal• .t.ia!_m~~i~&· ~~~wr~$ll-~t.an ~~.~~-?.r1·~~.rmed- ~~~~~~ .QJjl~ft,tJ1!11W:iil~ - '4"' '~!rfgp·rran •• • ~~~1iifk'.21r1 ~~ .~t,u!Ja.rfiu YatlfJ CJi•lirrt.~.tu -'ff"tnkt'lilett.@1aJ~' ,r~_k. J~~JI PPI'!?.~ t~~~t Dl:q.amsasi daHCIDf:!'larJib~vlk6n h urra ltlllSI I~thsd~:p [OE~I~d~rta ¥li11G :dlumiwb m rJeR!,~B besar f-triOQ~!rli[ry;:mm •JIJj'~~~~~ ·.:Li:rJ ~~"I.J.a'n ~' iitJ.lJ~. an~-t1~ ~t'tbl ~n ~~~1n~ -~-·~~·~~ .d~JfJ~' llan ~~· '11,!itfli ruit~i~l~lun·riLtn~)' .. . - . . .. . - ·· - ·· · - - .. .. ~"" ~ " --
  • 206. Pt·~o.9,ram qpe1asionaJ:Gf!F/5GP BIOJ.NG'UTAMA·dan RR.tbRtT:AS 1, K~N£XARAt;;a.M'Ati NIYAU... .. ..._, - ··~-· ........ _ ...- - ~~ JW~~~A·H lJ(UlrJ ,,f.pvt! ~~~ni!Ji:r~t ~TJn.1 m~~i, (~ n~r~~~~MYJ ~u~,,mr ~ifhr. ~~ ~~~l-1111 •~'hi~'P'tffrolli..,r~q., srnT=,,i}~~tt ~-~~~, ~ rn~~ Ut:tf.rii!9l·.,;J2UI,~:W.sJ.li~;o: ~am•;.efP.,;rplr( ~.&1J1fill11fJ{mva·flifn9 •tf~t·1H~k.w.l!t ~~'iiD;-: ... - .. ~ ~~n~~~~lau:efi51en~1 ~t~i BetRijLJi5n mntu.K I nlEH~autst , ~~rmasa:la-Han rm;nt~f<amy~ Ji;m tsl ct~ ~~~ :lli~:(:c;::var;g ~~~:kiaJrr ~Oiil34,tnst ~er~_~ar.a~f:jbffeb,oan.. rrne~'ut ~rapan stsro:1U ~.B.ITJi.'H>~h- - ...- Bl'el.:tJJ ~baruk.an - 1Eier1it!fuart' ruatuKtne.."';t!-~~ StrHS! ~ mnlatl lfrlJ:-.t~ rn91t!.J:JU.l pcttt~03rma-n l:tltl".l'l)6 ,eJ.'teroJ ~:n-a.J~at.J n aKa:t r.o~d l:lBt!!:latll s~J ~!tiatrukarr.· 'PB!.g~u:manl'i 4-?oor.gr unrull'l )<~nr:cnr+.i1~1ara:n r:n:nrmmr nartft. drnsiinaKtifl '3eflltrtLq:a .tt~pat llieJTtt'l9~nn.tT:<'Ie"'4.an~db ·~'ara~~:;at.. · -- e Pertl~rum lkllrn w1ngbetkaklln uengaal is;u tJegra<:ta~ l:aJtan es::h).."-Jnn' l~etl101]!ia~ ka~J:i·,;ft::j~ 11'113:y~raflit~l CD ~I 1.:'~~1 i1Wqft~fjlleM lali~.tnlrlils: ~ 4 ~ I PERIIRAIV..Lrtl FRN·ASIDN 'I'L. _-...._ ..- - Rti)~ b;srtllf~l '1ir:t~ M'18i~~·.J..lal1r ln;Sf~Uffingl .tial."t<Y1J ~~~.JlillllAo ~~~y vang ~~f.M,OWflsl .UT'l'Wk ~· kE·j~a:m ii~~~~v· ~ )~-bti~ ~~~i:!!tJ~l...:ktilr ~ ~uap:~ ~·nfi~' ,~~ ~~Jail'~ I ~~l~~!"'va. ~'StEm rs-:atw~ .,~iJJtl ~~~~llillr1~arr.tn~Wm·.. upap ~•el,Mt-1 ~·int~u~ ~~~ 'fi:ltTJ ~ •lll.iULtirr4 iJ~~~1' p 13 ·· · Pi·uf~..yan;g ~&u.it'ii:lil ,iu~,, k~;Jt~ni ,u-~rAlr.an ·· ·· IJ§FT~uiiriT4·~~-~q~t~i.Ml'm~~Fiii~r. ji;itv®n~ ~~ ~~''-~' ~l,s:it~ ~~~mtu~J '~.t.enw, w 1PinYM·tfll~tl liPn~a1li •taf~tai1 ,tlfllt ~ra7f1fU ·· · ·· :~t~gSuj(+~U ~t~·PtH~119:~WJ~Fi~ ~t'ftl"'~~·n fltti'olF-.f~~"'l i~ipm¥1i.~a.~t 'fJ2~~ JNfi~k ~~~~,'W~I~~~; ,- <~p"~ ,11!0'(F!lfil.,. ,tii1f~ ;'~s~rral, 1 Pf4y~ yatty be..fftai·~~lttf,!}npill nV'P,;i!•t~l~iJt ~~lk!'.it~n~~~:· ~~~~~n !lflliti_~ .~i~nqet;·d.'te~rd~ ~,ll¥;t~qp-~-~w~;; ~llillktiR i~n" Jtil51i ~~~·gwrr;1f® m?l~mo:it"Dtr tt*'afr!tlirn~~t9ri1DI, KOMPONEN ~TA~ GEFl:.SGP ~.elll!J.Iit :ki11'f~~~o l~i§1~~,;;rr:y.•mg i~tnt m.tJlU.il1r~ GEI':"~S_@P.'.. -~~ 1 CJ PB.f)Y.f3{~~BJJ!_QflfLCl.ftJN I ~ .CJ PEJj0.UATA.lll t[A:<PJUif.ITl5 MA~A:BA•tfilt>ir l.Qiftl,.. lSM {)AN KSJ.J . - ~ . 0 ~ltfNif{I-MNC~ Q~n .&~~~l lt.s.: .(lf39lloo~~ -' · ~")iiitl ;4~ ~ f'EI~~r.iifitt t3?r~'~k: $:1-G '11tgt~far~ ·~il.:Il k~~J)c- ''ii'>'J"'PJi. ~-~ awJ~~g G£ff§t~ ~;gg'Uctn~,l~4i,.!f ~~tfiit~~..,~~ 'lt11.l!PiM;tr;g,..~ ~t.51~ -p:ro.y~-=rany~ akttlma91' .. ·-- • - · • ·· - · ,_... .. ·· ·· ··· -· ' a>EN:y~').;l'i £Nfo~·f1tl!tt, Y:RIKG~i·. K~ aan·~ ,K~W.K!t.fi (4.~~·lrtti!:l1g~/~n iit~y~ ~~~)·: ~~~~.~~Hl~:a.t''~~-lill!lh.~e~ ~~~~.~~rn~~t: te.~=h~~:art ~tJr.t~~ ·11~fmy~ ~-l~ ~~~fi}l.': ~~ 1~ ~EP{-SGR ~P~';t~~~~'l'i'~~ fln~~j~ ~~!- ffll~~."!!~rfl ~1~ ~'l~~- i?_tlJ±r ~~~~~~·rr;m,.. -:t~f1~~~.:.·f~~t"'N ~~·~ j.~IJ.ilil=!i-~!~o~a~ ~;rrr~ ~.1(1.-_=- ,, ~.t~.P"-_1k~m•n.~n~~Ra" ~!iJ"<'r~:~?: ,~~d~ nt~~ y;~''9 ~¥-JlliHhtlf!fn l:tfeeml~;.• ~u.'r~o~~r:,tt~~t~~~ "Jara.m ~~-; ~li~~.e!"/r.tl~?+;jl,g,, ,.,
  • 207. e EKMA41 59/MODUL 5 5.39 Setelah kita membahas bagian-bagian proposal dan melihat contoh masing-masing bagian dan contoh utuh sebuah proposal, kini kita memiliki gambaran yang lebih lengkap mengenai proposal bisnis ini. Untuk lebih memudahkan Anda bila diminta untuk membuat sebuah proposal bisnis, kini kita membicarakan langkah-langkah yang perlu diambil pada saat proposal tersebut belum kita tuangkan ke dalam bentuk tertulis. Kita membahas tahap- tahap dalam menulis proposal, seperti berikut ini. 1. Memilih format proposal. Perhitungkan juga jumlah halaman proposal. Format dan jumlah halaman akan ditentukan oleh kepada siapa diajukan dan masalah yang diungkapkan dalam proposal. 2. Menyiapkan sampul/jilid untuk proposal tersebut. Dalam lembar sampul/jilid, kita cantumkan "judul proposal" yang ditulis dengan jelas dan ukuran hurufnya biasanya lebih besar dan menggunakan humf kapital. Judul tersebut hams mencerminkan isi. 3. Menyiapkan segala sesuatu yang akan masuk ke dalam bagian isi proposal. Secara cermat kita tentukan rencana pengorganisasian isi tersebut. Penting juga perhatikan penggunaan gaya bahasa, apakah bersifat personal atau impersonal, yang hams kita gunakan secara konsisten. Dalam penulisan ini juga kita hams konsisten dalam cara menuliskan judul dan subjudul. Untuk ini kita bisa mengacu pada format baku yang berlaku di pemsahaan kita. Bila pemsahaan tidak mempunyai format baku tersebut, gunakan saja format yang umum digunakan. Sedangkan gagasan yang dituliskan sebaiknya diumtkan berdasarkan kategori logis. Dalam menuliskan isi, tentu kita membangun beberapa pikiran. Satu pokok pikiran biasanya dimasukkan ke dalam sebuah paragraf/alinea. Untuk menghubungkan satu pokok pikiran dengan pokok pikiran yang lain, biasanya digunakan kalimat perangkai sebagai "jembatan" antaralinea atau antarpokok pikiran. 4. Membuat rangkuman proposal dan bila memungkinkan masukkan pula kesimpulan dan rekomendasi. 5. Cara penulisan dengan mengikuti kaidah-kaidah dalam Bahasa Indonesia, yang dikenal dengan konsep Ejaan yang Disempumakan (EYD). Di dalam EYD ini sudah diatur misalnya cara penulisan gelar akademik seperti perbedaan penulisan gelar dokter dan doktor, cara penulisan alamat, penggunaan tanda baca seperti titik (.), titik koma (;) dan koma (,).
  • 208. 5.40 KDMUNIKASI BISNIS e LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Buatlah sebuah proposal kegiatan untuk menyambut hari ulang tahun kota/Kabupaten tempat Anda tinggal. Jelaskan dalam proposal tersebut, kepada siapa diajukan! 2) Buatlah proposal teknis dengan mencantumkan keseluruhan butir-butir yang diperlukan dalam penyusunan proposal? Proposal teknis tersebut mengacu pada contoh kegiatan yang dijalankan Global Environment Facility Small Grants Programme. 3) Buatlah kerangka isi proposal kegiatan pertunjukan musik? Petunjuk Jawaban Latihan 1) Proposal kegiatan merupakan usulan penyelenggaraan kegiatan yang merupakan komponen atau bagian dari satu program. Proposal kegiatan ini bisa berasal dari lingkungan internal maupun lingkungan ekstemal organisasi. Bahkan adakalanya, satu organisasi mengumumkan penerimaan proposal dari pihak lain. Proposal kegiatan ini biasanya dinamakan juga sebagai proposal proyek. 2) Proposal teknis adalah proposal yang ditulis dengan mengacu pada Kerangka Acuan Kerja/Term ofReference (KAK/TOR) yang dibuat satu organisasi. Dengan demikian, program atau kegiatannya sudah ditetapkan oleh satu organisasi namun bagaimana kegiatan diselenggara- kan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan diusulkan melalui proposal teknis yang dibuat oleh pihak di luar organisasi. 3) Proposal akan memiliki bagian-bagian sebagai berikut: (a) masalah, (b) tujuan, (c) ruang lingkup, (d) metode/prosedur, (e) material/ perlengkapan, (f) personalia, (g) tindak lanjut/evaluasi, (h) biaya/ anggaran, (i) rangkuman, dan G) lampiran-lampiran.
  • 209. e EKMA41 59/MODUL 5 5.41 RANGKUMAN Proposal adalah "dokumen pengajuan kegiatan dari pihak luar kepada satu organisasi atau dari seseorang yang secara hierarkis lebih rendah kepada orang yang lebih tinggi kewenangannya". Dengan demikian, di dalam proposal tersebut akan ada (a) usulan kegiatan, (b) bentuk kegiatan, (c) pengusul kegiatan dan (d) penerima usul kegiatan. Sedangkan jenis-jenis proposal adalah (a) proposal program, (b) proposal kegiatan, (c) proposal kompetitif, dan (d) proposal teknis. Secara umum, sebuah proposal akan memiliki bagian-bagian sebagai berikut: (a) masalah, (b) tujuan, (c) ruang lingkup, (d) metode/prosedur, (e) material/ perlengkapan, (f) personalia, (g) tindak lanjut/evaluasi, (h) biaya/anggaran, (i) rangkuman, dan (j) lampiran-lampiran. Kita akan mendalami satu per satu bagian-bagian proposal tersebut Sedangkan tahap-tahap dalam menulis proposal adalah (a) memilih format proposal dan memperhitungkan jumlah halaman; (b) menyiapkan sampuVjilid untuk proposal; (c) menyiapkan segala sesuatu yang akan masuk ke dalam bagian isi proposal; (d) membuat rangkuman proposal, dan (e) menulis dengan mengikuti kaidah-kaidah bahasa. TES FORMATIF 2- - - - - - - - - - - - - - - - Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Dalam proposal rumusan permasalahan sebaiknya ditunjang dengan .... A. asumsi B. data dan fakta C. metode D. kerangka kerja 2) Dalam metode yang dikemukakan, termasuk pula di dalamnya .... A. kerangka kerja B. pemecahan masalah C. personalia D. data
  • 210. 5.42 KDMUNIKASI BISNIS • 3) Untuk menentukan tingkat keberhasilan, dalam proposal pun perlu dicantumkan .... A. metode B. tujuan C. prosedur D. indikator keberhasilan 4) Proposal yang dikembangkan berdasarkan KAK/TOR, dinamakan .... A. proposal program B. proposal kegiatan C. proposal kompetitif D. proposal teknis 5) Informasi tambahan yang dilampirkan dalam proposal guna meyakinkan klien di antaranya .... A. rekomendasi B. SIUP C. NPWP D. semua jawaban di atas benar Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2. Jumlah Jawaban yang Benar Tingkat penguasaan = - - - - - - - - - - - x 100% Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda hams mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
  • 211. e EKMA41 59/ MODUL 5 5.43 Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif1 Tes Formatif2 1) B 1) B 2) A 2) A 3) c 3) D 4) B 4) D 5) B 5) D
  • 212. 5.44 Laporan Organisasi Laporan Proposal TOR/KAK • • • • • • • • KDMUNIKASI BISNIS • Glosarium Pesan yang disampaikan secara sistematis dan objektif yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian organisasi kepada bagian lain atau lembaga lain guna membantu pengambilan keputusan atau memecahkan persoalan. Biasa dinamakan juga sistematika laporan yang merupakan urut-urutan atau pembagian bab/bagian dalam sebuah laporan. Dokumen usulan penyelenggaraan kegiatan baik datang dari lingkungan internal maupun ekstemal • • organ1sas1. Term of Reference!Kerangka Acuan Kerja yang merupakan pedoman dalam pelaksanaan satu kegiatan, yang bentuk kegiatannya diajukan dalam proposal teknis.
  • 213. e EKMA41 59/MODUL 5 5.45 Daft ar Pust aka Bovee, Courtland L. dan John V. Thill. (1989). Business Communications Today. New York: McGraw-Hill Co. Himstreet, William C., Wayne Murlin Baty dan Carol M. Lehman. (1993). Business Communication. Belmont: Windsworth Publishing Co. Quible, Zane K., Johnson, Margaret H. & Mott, Dennis L. (1996). Business Communication Principles and Application. Singapore: Prentice Hall International.
  • 214. MDDUL 6 Tekni k Present asi Dr. Vasal lriantara PENDAHULUAN resentasi merupakan salah sate bentuk komunikasi yang penting dalam berbagai kegiatan hidup manusia. Mulai dari yang paling sederhana, seperti presentasi yang dilakukan seorang anak yang ingin dibelikan laptop karena sudah mulai menulis skripsi pada ayahnya sampai dengan yang membutuhkan persiapan baik seperti presentasi yang dilakukan seorang penemu pada sebuah konvensi ilmiah intemasional. Tatkala anak mengaju- kan sejumlah alasan mengenai pentingnya laptop untuk membantu mempercepat penyelesaian studi, sesungguhnya dia sedang mempresentasi- kan gagasannya di depan orang tuanya untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai yaitu dibelikan laptop. Begitu juga seorang penemu yang mempresentasikan temuannya di forum ilmiah, term ingin mencapai tujuan tertentu seperti menggali kemungkinan memperoleh manfaat komersial dari temuannya itu. Presentasi kita lakukan pada dasarnya untuk mengomunikasikan gagasan, pemikiran atau informasi kepada orang lain. Gagasan, pemikiran atau informasi itu bisa bersifat bisnis, sosial, keagamaan atau apa pun juga. Intinya, kita menyampaikan sesuatu pada orang lain dengan tujuan tertentu. Kenapa "sesuatu" itu kita sampaikan, karena dalam pandangan kita bisa membawa manfaat atau kebaikan bagi diri kita dan orang lain. Oleh karena itu, presentasi merupakan bagian penting dalam kehidupan manusia. Begitu juga dalam kegiatan bisnis, presentasi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang penting. Orang mempresentasikan produk, sistem kerja, gagasan baru dalam pemecahan masalah, penjualan produk, pemasaran barang dan jasa atau paparan temuan riset pasar merupakan kegiatan yang lazim dilakukan dalam komunikasi bisnis. Siapa pun yang terlibat dalam kegiatan bisnis atau organisasi bisnis pasti akan melakukan presentasi.
  • 215. 6.2 KDMUNIKASI BISNIS • Hanya saja, kini muncul kesan, presentasi itu dipersempit maknanya. Baru disebut presentasi bila kita menyampaikan sesuatu dengan menggunakan perangkat bantu presentasi seperti overhead projector atau laptop yang dihubungkan dengan LCD. Setelah mempelajari Modul 6 ini Anda diharapkan dapat menjelaskan presentasi bisnis.
  • 216. e EKMA41 59/MODUL 6 6.3 KEGIATAN BELA.JAR 1 Presentasi Bisnis (1) ada dasarnya, presentasi adalah mengomunikasikan informasi/konsep/ pikiran/gagasan pada orang lain dalam suasana komunikasi yang - biasanya, meski tidak selalu - relatif formal. Meski tidak selalu, biasanya informasi/konsep/pikiran/gagasan yang dikomunikasikan itu relatif baru. Kebaruan di sini bersifat relatif. Artinya, baru bagi khalayak sasaran presentasi kita atau setidaknya bagi sebagian besar khalayak sasaran. Secara lebih khusus, presentasi biasanya disampaikan secara lisan dan dalam suasana komunikasi tatap-muka. Bila pun ada media, maka hanya menjadi alat bantu. Meski alat bantu ini, harus kita akui sangat penting dalam membantu kita menyampaikan apa yang ingin kita sampaikan. Dengan alat bantu seperti OHP atau LCD Projection kita bisa dengan mudah menampilkan data atau pokok pikiran sehingga memudahkan pemahaman orang lain atas apa yang kita sampaikan. Bila pun kita memerlukan definisi, maka definisi yang dibuat Murai (2006) kiranya cukup memadai. Definisi Murai menyatakan bahwa presentasi adalah "mengupayakan agar khalayak memahami apa yang ingin dinyatakan atau diusulkan penyaji melalui media seperti huruf, kalimat, angka, gambar, suara dan sebagainya. Sedangkan tujuan presentasi adalah tercapainya kepuasan dan kesepakatan dengan khalayak. Sedangkan Anjali (2007:36-39) menyebutkan ciri-ciri presentasi yang membedakannya dari jenis-jenis pembicaraan lain seperti pidato atau pemaparan publik (public expose) adalah sebagai berikut. 1. Biasanya dilakukan secara formal. 2. Biasanya disusun secara matang dan terencana. 3. Biasanya sudah ditentukan waktu, tempat dan materinya. 4. Biasanya dibantu oleh alat-alat peraga atau alat-alat bantu presentasi. 5. Biasanya dipandu oleh seorang pemandu atau moderator. 6. Biasanya menghendaki adanya pihak lain sebagai sasaran presentasi. 7. Biasanya diikuti dengan sesi tanya jawab. 8. Biasanya memiliki tujuan dan target tertentu.
  • 217. 6.4 KDMUNIKASI BISNIS • Projection. Bila tidak menggunakan perangkat seperti itu tidak dinamakan presentasi. Padahal presentasi pada dasarnya merupakan penyampaian sesuatu untuk mencapai tujuan tertentu. Pada Modul 6 ini, kita akan mempelajari teknik presentasi dalam kerangka komunikasi bisnis. Ini kita pelajari lantaran presentasi merupakan bagian penting dalam kegiatan komunikasi bisnis. Bahkan bisa dikatakan, bentuk komunikasi yang banyak dilakukan dalam komunikasi bisnis, salah satu di antaranya adalah presentasi. Di samping itu, karena presentasi dilakukan dalam kelompok dan komunikasi kelompok biasanya lebih efektif daripada komunikasi massa dalam mengubah perilaku manusia, maka presentasi memegang peran penting dalam komunikasi bisnis. Diharapkan, setelah mempelajari Modul 6 ini Anda memiliki kemampuan untuk: 1. menyusun perencanaan presentasi dalam kerangka komunikasi bisnis; 2. melakukan presentasi dalam kerangka komunikasi bisnis; 3. mengevaluasi perencanaan dan pelaksanaan presentasi bisnis guna melakukan perbaikan pada perencanaan dan pelaksanaan presentasi berikutnya. Bila kita perhatikan dengan seksama, Anjali menyebutkan ciri-ciri presentasi yang membedakannya dari pembicaraan lain, kita menemukan kata biasanya di setiap awal ciri tersebut. Kata biasanya menunjukkan adakalanya tidak dilakukan atau tidak ada, namun pada galibnya dilakukan orang. Hal tersebut menunjukkan semacam konvensi mengenai apa yang harus ada dan dilakukan manakala melakukan presentasi, termasuk tentunya presentasi bisnis. Oleh karena itu, apa yang dikemukakan Anjali ini sejalan dengan apa yang sudah kita paparkan pada awal Kegiatan Belajar 1 Modul 6 • • lnl. Pertanyaan berikutnya yang muncul adalah "mengapa harus melakukan presentasi?" Jawaban atas pertanyaan ini tidak bisa dilepaskan dari fungsi dan tujuan komunikasi. Fungsi komunikasi bisa disebutkan secara sederhana yakni informatif yaitu menyampaikan informasi, edukatif yaitu menyampai- kan pendidikan, dan hiburan yakni orang merasa terhibur dengan materi komunikasi yang kita sampaikan. Sedangkan tujuannya tentu seperti tujuan komunikasi pada umumnya yaitu mengubah atau meneguhkan pengetahuan, sikap, pendapat dan perilaku khalayak komunikasi. Pada bagian berikutnya
  • 218. e EKMA41 59/MODUL 6 6.5 dari modul ini kita akan membahas lebih mendalam tentang tujuan presentasi • • lnl. Untuk sementara ini, kita akan melihat manfaat praktis saja dari presentasi. Kita bisa membandingkan dengan penyajian informasi melalui laporan. Pada umumnya, meski disediakan rangkuman eksekutif, laporan itu cukup tebal. Orang perlu menyediakan waktu cukup banyak untuk bisa menangkap makna dan maksud laporan. Presentasi laporan akan sangat memudahkan orang untuk memahami laporan. Melihat tebalnya laporan saja, banyak orang yang merasa enggan membacanya apalagi mencermati isinya. Apalagi bila ada bagian yang tidak bisa kita pahami, kita tak bisa bertanya langsung pada penulis laporan. Berbeda dengan presentasi, orang yang tak paham bisa langsung bertanya pada penyajinya. Namun untuk membantu memudahkan pemahaman khalayak atas apa yang kita sajikan dalam presentasi, tentunya kita perlu mengorganisasikan pesan dengan cara tertentu. Kita bisa melihat tahapan-tahapan yang juga mencerminkan langkah-langkah yang perlu kita lakukan manakala kita hendak melakukan presentasi. Tabel 6.1 berikut ini menyajikan langkah- langkah tersebut. Tabel 6.1. Langkah-1 angkah Penyusunan rv1at eri Present asi PERENCANAAN PENGORGANISASIAN REVISI DAN KOMPOSISI 1. Merumuskan tujuan 4. Mengorganisasikan 6. Mengedit dan menulis Menetapkan tujuan pesan ulang pesan Memilih ava dan nada 2. Menganalisis khalayak 5. Komposisi pesan 7. Menyusun dan mengoreksi pesan 3. Memilih saluran dan media komunikasi Tabel 6.1 menunjukkan dengan jelas langkah-langkah yang harus dilalui dalam perjalanan melakukan presentasi. Pertama, tentu saja kita harus menetapkan tujuan yang hendak dicapai melalui presentasi tersebut. Berdasarkan tujuan tersebut lalu disusun secara lebih spesifik, apa yang mau dicapai melalui presentasi sekaligus kita memilih gaya presentasi yang kita lakukan. Selanjutnya, kita menganalisis khalayak sehingga kita bisa
  • 219. 6.6 KDMUNIKASI BISNIS • menetapkan gaya komunikasi seperti apa yang paling pas. Lalu memilih saluran dan media komunikasi yang akan kita pergunakan dalam presentasi, apakah memanfaatkan OHP atau LCD Projection. Semua itu merupakan bagian dari tahapan perencanaan. Sedangkan pada tahap pengorganisasi dan komposisi pesan kita menetapkan bagaimana pesan akan kita organisasikan. Kita sudah mempelajari cara mengorganisasikan pesan mi pada Modul 2. Anda bisa kembali membaca Modul 2, bila pendekatan dalam penyusunan dan pengorganisasian pesan ini sudah lupa. Begitu juga dalam cara menyusun atau membuat komposisi pesan sudah kita pelajari pada Modul 2. Lalu, pada tahap revisi kita pada dasarnya memberikan sentuhan akhir pada materi presentasi kita. Kita menyunting dan menulis-ulang pesan yang dianggap kurang tepat pilihan katanya atau kalimatnya dianggap rancu. Setelah itu maka lahirlah pesan yang akan kita presentasikan. Tentu saja, pesan yang kita susun itu biasanya memiliki sistematika tertentu. Sistematika pesan ini akan sangat membantu khalayak dalam memahami isi presentasi. Bila sistematikanya semrawut atau tidak jelas mana awal mana akhimya, khalayak pun akan mengalami kesulitan untuk bisa menangkap pesan yang kita sampaikan secara utuh. Adapun sistematika umum dalam menyusun pesan untuk presentasi adalah sebagai berikut. A. PENDAHULUAN Bagian ini pada umumnya hanya untuk mencairkan suasana. Kita bisa memperkenalkan diri atau menyampaikan guyonan. Bagian ini penting, karena pada bagian inilah kita berusaha memotivasi orang untuk mengikuti presentasi sesuai dengan tujuan presentasi kita. Kita menyamakan tujuan dengan khalayak. Oleh karena itu, biasanya pada bagian ini dikemukakan hal-hal yang kiranya penting untuk diketahui khalayak. Beberapa hal yang biasanya dikemukakan adalah: 1. perkenalan diri; 2. pentingnya apa yang kita uraikan; 3. manfaat yang bisa diperoleh khalayak; 4. konsekuensi bila presentasi ini dilewatkan.
  • 220. e EKMA41 59/MODUL 6 6.7 B. lSI Ini merupakan bagian terpenting dari presentasi. Karena inilah bagian tempat kita menyampaikan pokok bahasan. Ada baiknya, kita menentukan terlebih dulu pokok bahasan yang hendak disampaikan, sehingga isi pembahasan tidak melantur. Kita tetap fokus pada apa yang hendak kita sampaikan. C. PENUTUP Bagian ini biasanya berisikan kesimpulan dan ucapan terima kasih. Di samping itu, pada bagian penutup ini selain menyimpulkan orang juga bisa membuat himbauan atau ajakan untuk bertindak. Kini, kita membahas jenis-jenis presentasi. Pengenalan jenis-jenis presentasi ini akan memudahkan Anda mengetahui tujuan, cara mempersiap- kan dan menganalisis khalayaknya. Sudah barang tentu, isi presentasinya pun akan berbeda bila jenis presentasi yang disampaikan berbeda pula. Secara umum dapat disebutkan jenis-jenis presentasi itu adalah briefing, rapat orientasi, program pelatihan dan laporan penelitian. Untuk jenis-jenis presentasi ini dan contoh-contohnya, lebih jelasnya dapat kita lihat tabel di bawah ini. Tabel 6. 2. Jenis Presentasi Jenis Presentasi Contoh Briefi1ydan Pen~ umuman Pen~ umuman ::>rosedur asuransi kesehatan Rapat Orientasi Memandu orientasi karyawan baru Program Pelatihan Menjelaskan bagaimana mengoperasikan softwarebaru kom:)uter Laporan Kemajuan Menguraikan hasil survei penelitian pasar Presentasi Sosial Pidato di de:)an kelom :)Ok-kelom:)Ok sosial mas 'arakat Presentasi dalam Konferensi Laporan kemajuan teknologi perusahaan dan Konvensi Wawancara Media Men'elaskan posisi Jerusahaan Perkenalan MemJerkenalkan Je awai baru Presentasi Pen·ualan MemJresentasikan :)roduk Pro:)osal PrO''ek dan Kebi'akan Usulan kebi'akan baru Upacara Pidato pada acara pelepasan karyawan 9Jmber: AdIer dan B mhorst (1996)
  • 221. 6.8 KDMUNIKASI BISNIS • Setelah kita memperoleh gambaran mengenai jenis-jenis presentasi, yang lebih menekankan pada kegiatan apa presentasi dilakukan, kini kita membahas tujuan presentasi. Secara sepintas, tujuan presentasi ini sudah kita bahas sepintas pada awal kegiatan belajar ini. Tentu saja tidak memadai dengan pembahasan sepintas itu. Karena tujuan presentasi merupakan salah satu aspek penting yang mesti kita pertimbangkan manakala kita mempersiapkan presentasi. Berdasarkan tujuan ini kita dapat membuat kategorisasi presentasi. Secara umum ada 3 tujuan presentasi ini, yakni untuk: 1. Memotivasi atau menghibur. Bila Anda berusaha memotivasi atau menghibur khalayak, biasanya Anda harus banyak bicara. Misalnya saja ketika Anda diminta untuk menyampaikan sepatah-dua patah kata untuk menghormati para pegawai yang pensiun. Anda mungkin akan memberikan komentar yang menunjukkan perhatian dan apresiasi terhadap mereka dan menggambarkan betapa besarnya sumbangan yang diberikan para pensiunan itu terhadap organisasi/lembaga bisnis Anda. 2. Menginformasikan atau menganalisis. Kalau Anda bertujuan menginformasikan atau menganalisis situasi, maka secara umum Anda dan khalayak akan berinteraksi. Pada dasarnya ini sama dengan sekelompok orang yang mengadakan rapat untuk mendengarkan presentasi lisan, lalu di antara khalayak saling memberi komentar. 3. Mempersuasi atau kolaborasi. Kebanyakan interaksi ini terjadi bila Anda bertujuan untuk mempersuasi orang lain melakukan tindakan tertentu atau mengajak orang lain berkolaborasi untuk memecahkan masalah. Dalam hal ini Anda umumnya harus terlebih dahulu menyampaikan data dan fakta untuk meningkatkan pemahaman khalayak atas permasalahan yang dibicarakan. Lalu Anda menyatakan argu- mentasi yang mendukung kesimpulan atau rekomendasi yang Anda tawarkan. Sebagai tambahan Anda pun meminta khalayak untuk berpartisipasi dengan menyatakan kebutuhan, saran, pemecahan, perumusan kesimpulan, dan rekomendasi. Karena Anda melakukan presentasi persuasif dan kolaboratif yang melibatkan khalayak untuk aktif, maka Anda relatif sedikit bisa mengontrol materi presentasi Anda sehingga Anda harus cukup fleksibel dalam menyesuaikan diri dengan masukkan baru dan reaksi yang tak terduga.
  • 222. e EKMA41 59/MODUL 6 6.9 Sedangkan Anjali (2007:39) mengingatkan, bahwa tujuan dalam presentasi itu mengandung dua makna. Pertama, tujuan dalam artian keberhasilan membawakan presentasi, dan kedua keberhasilan dalam pengaruh presentasi terhadap khalayak. Namun, Anjali (2007:43) pun menunjukkan tujuan presentasi itu, paling tidak, mencakup: 1. menjual; 2. menghibur; 3. memotivasi dan mengarahkan; 4. menginformasikan; 5. menerangkan atau memaparkan; 6. mengusulkan ide atau gagasan. Sekaitan dengan tujuan presentasi ini, ada baiknya juga kita mempelajari apa fungsi presentasi. Murai (2006) menunjukkan 3 fungsi presentasi yaitu: 1. untuk menyajikan komunikasi yang lebih baik antara penyaji dan khalayaknya; 2. untuk mencapai pemahaman dan kesepakatan dengan khalayak; 3. untuk melahirkan dampak dan kesan pada khalayak dalam waktu yang singkat dengan teknik-teknik multimedia. Pada Kegiatan Belajar 2 Modul 3, kita membicarakan bagaimana presentasi sepatutnya kita lakukan: Apakah sambil duduk atau berdiri. Secara teknis, hal ini akan ditentukan oleh bagaimana interaksi yang kita bangun dengan khalayak. Tujuan presentasi yang kita pelajari tadi mempengaruhi tingkat interaksi kita dengan khalayak. Untuk melihat bagaimana keterkaitan interaksi khalayak dan tujuan presentasi ini, kita lihat gambar berikut.
  • 223. 6.10 KDMUNIKASI BISNIS • ~INGKAT INTERAKSJ TINGGl SJmber: Bovee dan Thill (1989) Gambar 6.1. Pengaruh Tuj uan Presentasi pada lnteraksi Khalayak Berdasarkan bagan di atas, kita~~fj-~~ .melakukan analisa tujuan presentasi kita. Tujuan tersebut ai<an menentu an tingkat interaksi kita dengan khalayak. Oleh karena itu, l<:ini kita -memasuki lebih dalam dari kegiatan belajar ini dengan membahas analisa khalayak. Pentingnya analisa khalayak mengingat sifat khalayak akan mempengaruhi strategi Anda untuk mencapai tujuan. Misalnya kalau Anda sempat berbincang-bincang dengan beberapa orang khalayak Anda, Anda akan memperoleh informasi mengenai karakteristik khalayak. Dengan demikian, Anda memiliki kesempatan yang lebih baik untuk mencapai tujuan Anda. Anda pun dapat meminta bantuap _ tuan rumah atau panitia untuk mendapaHUiilhl~hii tentang khaOO,~f!lOtiVa~l atau Kini, kita mempelajari faktor-faktor yang mempengaruhi preM~9hlbUr Murai (2006) menunjukkan ada empat faktor yang harus kita perhatikan dalam melakukan presentasi. Keempat faktor tersebut adalah (a) faktor psikologis yang berupa keinginan dan percaya diri; (b) faktor fisik yakni penampilan kita; (c) faktor logis yakni skenario yang kita kernbangkan dalam melakukan presentasi, dan (d) faktor teknis yakni teknis presentasi seperti apa yang kita pilih. Selanjutnya, kita mencoba menelaah satu per satu dari keempat faktor tersebut. Faktor psikologis jelas sangat mempengaruhi keberhasilan presentasi. Bagaimana kita bisa meyakini isi presentasi seseorang bila Menginfon -Menc..... TUJUAN F
  • 224. e EKMA41 59/MODUL 6 6. 11 penyajinya sendiri kelihatan tidak percaya diri, grogi atau sering membuat kesalahan sehingga kerap menyatakan, "Maaf, maksud saya adalah atau sering menyatakan, "tujuan saya ... eeeee ... adalah ... eeeee, apa itu ... untuk ...." Secara psikologis orang seperti itu menunjukkan ketidakpercayaan pada dirinya sendiri. Bagaimana orang lain mau percaya pada dirinya bila dirinya sendiri pun tidak percaya pada dirinya? Sedangkan faktor penampilan, jelas mempengaruhi penerimaan khalayak atas apa yang kita sajikan. Untuk menunjukkan penampilan kita meyakinkan dalam melakukan presentasi ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan, yaitu (a) melakukan kontak mata dan melihat wajah khalayak dengan penuh percaya diri; (b) mengenakan pakaian yang sopan; (c) bersikap santai; (d) bergaya tidak dibuat-buat, khususnya untuk presentasi di hadapan khalayak terbatas, dan (e) bergaya mengesankan untuk presentasi di hadapan khalayak yang berjumlah besar. Murai pun menyarankan beberapa hal yang perlu kita simak dengan baik dalam penyusunan skenario presentasi. Murai menyarankan, skenario yang disusun hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut. 1. Alur, yang menunjukkan dengan jelas judul, tujuan, isi, metode dan kesimpulan dalam skenario yang kita susun. 2. Konsep yang akan kita sajikan dalam bentuk gambar atau citra bergerak. 3. Logis, sehingga khalayak bisa memahami usulan atau gagasan sesungguhnya. 4. Bantuan visual, yang dipergunakan untuk melahirkan pemahaman yang lebih haik atas apa yang kita presentasikan. Berkenaan dengan teknik presentasi, Murai menyarankan beberapa hal yang penting kita perhatikan pada saat kita melakukan presentasi. 1. Menatap pada khalayak dengan senyum. Hal ini penting untuk ditekankan lantaran dalam banyak peristiwa, penyaji lebih asyik memandangi layar yang menyajikan materi presentasinya, sehingga dia mernbelakangi khalayaknya. 2. Berbicara dengan suara cukup terdengar oleh khalayak dan menghindari untuk selalu melihat catatan yang dipersiapkannya untuk membantu mengingat butir-butir pokok presentasinya. 3. Menjaga kontak mata dengan bagian tertentu dari khalayak untuk menegaskan penerimaan dan persetujuan mereka alas apa yang kita sampaikan.
  • 225. 6.12 KDMUNIKASI BISNIS • 4. Menyajikan butir-butir pokok presentasi untuk mengajak khalayak terfokus pada bagian tertentu dari presentasi. Ada baiknya, pada bagian yang kita anggap penting untuk diperhatikan khalayak, untuk beberapa saat kita diam dulu. Ini pun merupakan kiat memberi kesempatan pada khalayak untuk memahami dengan baik butir-butir pokok tersebut. Sekarang kita kembali memperhatikan tujuan presentasi. Secara umum tujuan komunikasi adalah untuk mencapai kesamaan antara komunikator dan komunikan. Bila ini kita terapkan pada presentasi, maka ada kesamaan antara penyaji dan khalayak. Namun, kita tidak juga bisa mengingkari bahwa antara penyaji dan khalayak memiliki perbedaan tujuan dalam menghadiri satu presentasi. Kita lihat perbedaan tujuan tersebut pada Gambar 6.2 berikut. r I' r+t ... ~ -+ ' ' _/ ' / Gambar 6.2. A..Jang Tuj uan pada Proses Presentasi Gambar 6.2 itu menunjukkan kenyataan pada tahap kita memurai presentasi. Pada saat presentasi akan dan sedang berlangsung, ada kemungkinan terjadi perbedaan tujuan dalam mengikuti presentasi. Perbedaan tujuan ini akan sangat mempengaruhi suasana presentasi berlangsung. Tugas penyaji adalah membuat bidang yang diarsir pada Gambar 6.2 tadi meluas hingga ke bidang putih pada wilayah penerima, yang berarti tujuan yang hendak dicapai penyaji bisa diterima oleh khalayak. Bila bidang yang diarsir itu masih tetap seperti yang terjadi pada awal presentasi, maka presentasi tersebut bisa dikatakan tidak berhasil. Masing-masing berjalan dengan tujuan yang berbeda. Memperluas bidang yang berarsir hingga wilayah khalayak merupakan tugas utama penyaji dalam sebuah presentasi. Ini berarti kita perlu memperhatikan beberapa hal yang ber ·s presentasi. lfl~ArN memudahkan, ada beberapa saran penting yang mesti diperhatikan pada saat MEDIA
  • 226. e EKMA41 59/MODUL 6 6.13 melakukan presentasi. Saran-saran tersebut, memang ada yang mirip tapi ada pula yang berbeda yang diberikan setiap pakar. Kita bisa mempertimbang- kan, saran mana yang kita pandang paling masuk akal dan sesuai dengan kondisi kita manakala kita melakukan presentasi dalam kerangka komunikasi bisnis. Dari mana kita tabu apakab tujuan kita tercapai atau belum? Kita bisa melihatnya dari umpan-balik yang diberikan khalayak pada presentasi kita. ltu sebabnya pada Gambar 6.2 kita melibat tujuan dan umpan-balik itu ditulis dalam buruf yang lebib besar dan dicetak tebal. Umpan-balik tersebut merupakan respons dari khalayak atas apa yang kita sampaikan. Pada garis besarnya, respons tersebut biasanya dikelompokkan menjadi: 1. Positif, yakni umpan-balik yang menunjukkan penerimaan pada apa yang kita sampaikan. 2. Netral, yakni umpan-balik yang menunjukkan keadaan tidak menolak dan tidak pula mencrima apa yang kita sampaikan. 3. Negatif, yakni umpan-balik yang menunjukkan penolakan atas apa yang kita sampaikan. Selanjutnya, umpan-balik tersebut bisa kita pakai untuk menentukan sikap khalayak terbadap presentasi yang kita lakukan. Kita akan menemukan orang-orang seperti berikut. 1. Orang yang menyimak dengan baik. 2. Orang yang menyimak sepotong-sepotong. 3. Orang yang tidak menyimak sama sekali. 4. Orang yang tidak mau tabu alas apa yang kita presentasikan. Ini selanjutnya akan tercermin saat tiba pada sesi tanya jawab. Kita akan berbadapan dengan orang yang dapat dikategorikan sebagai berikut. 1. Si Serius, yaitu orang yang mengajukan pertanyaan karena ingin memabami presentasi kita. 2. Si Kritis, yaitu orang yang mengajukan pertanyaan untuk menyampaikan perspektif lain dari apa yang kita sampaikan. Ada dua jenis Si Kritis ini, yaitu kritis untuk memberikan pemahaman lain dan satu lagi kritis untuk menjatubkan orang lain dengan menunjukkan kebebatan dirinya. Orang yang disebut terakhir ini adalab orang yang ingin memperlibatkan dirinya bebat dengan menunjukkan ketidakhebatan orang lain.
  • 227. 6.14 KDMUNIKASI BISNIS • 3. Si Egois, yaitu orang yang bertanya sebetulnya tidak punya maksud apa- apa selain ingin menunjukkan siapa dirinya. Jadi sebenamya, pertanyaan itu diajukan untuk dirinya sendiri agar dinilai orang sebagai orang yang berpartisipasi. 4. Si Penuntut, yaitu orang yang selalu meminta atau mengajukan pertanyaan yang tidak-tidak. Orang seperti ini ingin menjadi pusat perhatian meski apa yang disampaikannya tidak "nyambung" dengan apa yang dibicarakan. 5. Si Salah Pentas, yaitu orang yang senang memberikan komentar dengan tujuan memancing orang lain tertawa dengan celetukannya. Orang seperti ini ingin menjadi pusat perhatian sehingga disebut salah pentas. Kadang orang seperti ini sekedar iseng untuk menghilangkan kantuk. 6. Si Reaksioner, yaitu orang yang bereaksi berlebihan terhadap apa yang kita sampaikan. Orang seperti ini biasanya lebih mengomentari apa-apa yang berada di luar pokok bahasan, seperti bentuk tayangan LCD atau pilihan huruf yang kita pakai. Mengingat "medan" presentasi yang menuntut kita melakukan persiapan dengan baiki, maka sudah selayaknya kita menimba pengalaman dari berbagai pihak yang sudah biasa melakukan presentasi. Ada banyak pakar atau orang berpengalaman melakukan presentasi yang memberikan saran untuk melakukan presentasi. Sekarang, kita lihat dulu saran pertama yang disajikan dalam majalah Karir Up berikut ini. 1. Pikirkan konsep besar dari presentasi Anda. Lalu cobalah membuat daftar kata pemicu, yakni kata yang bisa Anda terangkan dengan durasi 30 detik sampai 5 menit. 2. Siapkan butir-butir penting yang hendak dibicarakan dalam secara kertas untuk sontekan Anda saat melakukan presentasi. Ini penting agar apa yang Anda bicarakan tidak melompat-lompat. 3. Lakukan aktivitas fisik ringan seperti jalan cepat atau joging di tempat sebelum berbicara di depan umum akan mengurangi rasa grogi yang muncul jika hendak tampil di muka umum. 4. Lakukan latihan berbicara di depan cermin sebelum melakukan presentasi di depan umum. Latihan dapat membuat Anda siap dan kesiapan akan mengurangi kadar grogi Anda.
  • 228. e EKMA41 59/MODUL 6 6.15 5. Kenali audiens Anda. Ambil variasi dalam cara menyampaikan masalah sehingga terjangkau oleh mereka yang terdiri dari berbagai latar belakang yang berbeda. Gambar 6.3. SJasana Presentasi 6. Persiapkan dengan baik peralatan presentasi Anda. Pastikan semuanya dalam kondisi baik dan siap pakai. Mintalah bantuan teknisi jika Anda tidak dapat melakukannya sendiri. Sedikit gangguan pada alat bantu presentasi Anda dapat membuat konsentrasi Anda buyar. 7. Aturlah nafas Anda saat berbicara. Intonasi yang tenang membuat apa yang Anda sampaikan lebih dimengerti khalayak. 8. Jangan terlalu banyak memberi gagasan pada sate presentasi, cukup dua tiga saja. Ini membantu Anda fokus pada apa yang ingin disampaikan. 9. Perhatikan lamanya waktu yang tersedia dalam menyampaikan presentasi. Jika presentasi terasa berjalan lambat, Anda perlu untuk meringkas materi yang disajikan. 10. Akhiri presentasi Anda dengan mengulas kembali butir-butir penting yang dipresentasikan. Ini membuat pesan Anda melekat di benak khalayak. Sedangkan Rhenald Kesali (2007:1-4) memberikan saran untuk melakukan presentasi dengan baik seperti berikut ini. 1. Jangan membiasakan diri tergantung pada teks.
  • 229. 6. 16 KDMUNIKASI BISNIS e 2. Pelajari dulu siapa khalayak Anda, latar belakang, jalan pikiran, pendidikan dan jabatan mereka. 3. Jangan biarkan dua hal ini: yang sudah mereka ketahui atau yang tak ingin mereka dengar. 4. Jangan biarkan khalayakjenuh. 5. Humor tidak boleh berlebihan. 6. Periksa ruangan dan fasilitas presentasi termasuk mikrofon sebelum presentasi dimulai. 7. Biasakan interaktif. 8. Be specific. 9. Jangan merendahkan mutu dengan mengatakan misalnya, "Maaf saya sebenarnya tidak siap". 10. Latihan yang cukup. 11. Perhatikan bahasa tubuh. 12. Berpakaianlah agak cerah agar Anda menciptakan kesegaran di dalam ruangan. 13. Jangan berbicara seperti sedang mengobrol dengan seseorang. Demikianlah beberapa aspek yang lebih bersifat konsep mengenai presentasi bisnis. Pada Kegiatan Belajar 2 Modul 6 ini, kita akan membahas aspek-aspek yang lebih bersifat teknis dari presentasi bisnis mi. Sangat diharapkan, apa yang disajikan pada Kegiatan Belajar 1 Modul 6 ini, bisa dipahami dengan baik agar memudahkan pemahaman kita atas Kegiatan Belajar 2. Setelah mengerjakan apa yang diminta pada bagian akhir Kegiatan Belajar 1, kita mulai mendalami aspek-aspek teknis presentasi bisnis ini. LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Siapkanlah skenario presentasi untuk berbicara dalam situasi-situasi berikut ini! a. Presentasi singkat di depan 20 pekerja pabrik tentang rencana pemotongan upah lembur sebesar 10% sebagai upaya melakukan efisiensi setelah terjadi kenaikan tajam harga minyak dunia.
  • 230. e EKMA41 59/MODUL 6 6.17 b. Presentasi proposal kegiatan selama 10 menit di depan Dewan Direksi berkaitan dengan adanya temuan penelitian mutakhir tentang kecenderungan produksi dan konsumsi teh global dalam jangka waktu 5 tahun terakhir. c. Presentasi selama 20 menu tentang hubungan antara mode pakaian remaja dan penurunan tingkat daya beli masyarakat. 2) Susunlah langkah-langkah presentasi yang menjelaskan data perkembangan rata-rata harga minyak dunia dalam 5 tahun terakhir! Tahun 2000, 54 dolar AS/barel, tahun 2001, 46 dolar AS/barel, tahun 2003, 67 dolar AS/barel, tahun 2004, 68 dolar AS/barel, tahun 2005, 76 dolar AS/tahun. Presentasi ini hendak disampaikan kepada kelompok demonstran yang menuntut penurunan harga BBM di Indonesia. 3) Kembangkan rencana presentasi untuk penjualan printer merek baru, XYZ, yang akan menyaingi merek-merek printer mapan yang disampaikan kepada Direktur Pemasaran sebuah perusahaan distributor komputer! Dalam presentasi tersebut akan disampaikan peluang pasar dan pangsa pasar merek-merek mapan yang mendominasi pasar. Petunjuk Jawaban Latihan 1) Ada empat faktor yang penting kita perhatikan dalam melakukan presentasi, yaitu (a) faktor psikologis yang berupa keinginan dan percaya diri; (b) faktor fisik yakni penampilan kita; (c) faktor logis yakni skenario yang kita kembangkan dalam melakukan presentasi, dan (d) faktor teknis yakni teknis presentasi seperti apa yang kita pilih. Latihan nomor I pada dasamya menekankan pada faktor logis. Skenario yang disusun hendaknya memperhatikan (a) alur, yang menunjukkan dengan jelas judul, tujuan, isi, metode dan kesimpulan dalam skenario yang kita susun; (b) konsep yang akan kita sajikan dalam bentuk gambar atau citra bergerak; (c) logis, sehingga khalayak bisa memahami usulan atau gagasan sesungguhnya, dan (d) bantuan visual, yang dipergunakan untuk melahirkan pemahaman yang lebih baik atas apa yang kita presentasikan. 2) Langkah-langkah menyusun presentasi adalah (a) merumuskan tujuan, menetapkan tujuan, memilih gaya dan nada; (b) menganalisis khalayak; (c) memilih saluran dan media komunikasi, (d) mengorganisasikan
  • 231. 6.18 KDMUNIKASI BISNIS e pesan; (e) komposisi pesan; (f) mengedit dan menulis-ulang pesan, dan (g) menyusun dan mengoreksi pesan. 3) Rencana presentasi pada dasamya merencanakan apa isi presentasi untuk bagian-bagian presentasi seperti berikut ini: (a) pendahuluan; (b) isi, dan (c) penutup. RANGKUMAN------------------------------------ Pada dasamya, presentasi adalah mengomunikasikan informasilkonsep/pikiran/gagasan pada orang lain dalam suasana komunikasi yang - biasanya, meski tidak selalu - relatif formal. Meski tidak selalu, biasanya informasilkonsep/pikiran/gagasan yang di komunikasikan itu relatif baru. Presentasi sendiri dapat didefinisikan sebagai "mengupayakan agar khalayak memahami apa yang ingin dinyatakan atau diusulkan penyaji melalui media seperti huruf, kalimat, angka, gambar, suara dan sebagainya. Sedangkan tujuan presentasi adalah tercapainya kepuasan dan kesepakatan dengan khalayak. Sedangkan ciri-ciri presentasi yang membedakannya dari jenis-jenis pembicaraan lain seperti pidato atau pemaparan publik (public expose) adalah (a) biasanya dilakukan secara formal; (b) biasanya disusun secara matang dan terencana; (c) biasanya sudah ditentukan waktu, tempat dan materinya; (d) biasanya dibantu oleh alat-alat peraga atau alat-alat bantu presentasi; (e) biasanya dipandu oleh seorang pemandu atau moderator; (f) biasanya menghendaki adanya pihak lain sebagai sasaran presentasi; (g) biasanya diikuti dengan sesi tanya jawab, dan (h) biasanya memiliki tujuan dan target tertentu. Sedangkan sistematika umum dalam menyusun pesan untuk presentasi adalah sebagai berikut (a) pendahuluan; (b) isi, dan (c) penutup. Ada pun tujuan presentasi adalah (a) menjual; (b) menghibur; (c) memotivasi dan mengarahkan; (d) menginformasikan; (e) mene- rangkan atau memaparkan; dan (f) mengusulkan ide atau gagasan. Sekaitan dengan tujuan presentasi mi, kita mempelajari fungsi presentasi sebagai berikut (a) untuk menyajikan komunikasi yang lebih baik antara penyaji dan khalayaknya; (b) untuk mencapai pemahaman dan kesepakatan dengan khalayak, dan (c) untuk melahirkan dampak dan kesan pada khalayak dalam waktu yang singkat dengan teknik-teknik multimedia. Sedangkan umpan-balik yang kita terima dari presentasi dapat dikategorikan menjadi (a) positif, yakni urnpan-balik yang menunjukkan penerimaan pada apa yang kita sampaikan; (b) netral, yakni umpan-balik
  • 232. e EKMA41 59/MODUL 6 6.19 yang menunjukkan keadaan tidak menolak dan tidak pula menerima apa yang kita sampaikan; dan (c) negatif, yakni umpan-balik yang menunjukkan penolakan atas apa yang kita sampaikan. Saran yang perlu kita perhatikan agar presentasi yang kita lakukan berhasil adalah sebagai berikut: (a) Pikirkan konsep besar dari presentasi Anda; (b) siapkan butir-butir penting yang hendak dibicarakan dalam secara kertas untuk sontekan Anda saat melakukan presentasi; (c) laku- kan aktivitas fisik ringan seperti jalan cepat atau joging di tempat sebelum berbicara di depan umum akan mengurangi rasa grogi yang muncul jika hendak tampil di muka umum; (d) lakukan latihan berbicara di depan cermin sebelum melakukan presentasi di depan umum; (e) kenai audiens Anda; (1) persiapkan dengan baik peralatan presentasi Anda; (g) aturlah nafas Anda saat berbicara; (h) jangan terlalu banyak memberi gagasan pada satu presentasi, cukup dua tiga saja; (i) perhati- kan lamanya waktu yang tersedia dalam menyampaikan presentasi, dan U) akhiri presentasi Anda dengan mengulas kembali butir-butir penting yang dipresentasikan. TES FDRMATIF 1 ------------------------------- Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Bila khalayak presentasi Anda seperti mengabaikan apa yang Anda kemukakan, bahkan banyak di antaranya yang mencibir terhadap apa yang Anda presentasikan, maka umpan-balik yang kita terima merupakan umpan-balik .... A. positif B. netral C. negatif D. semuajawaban di atas salah 2) Presentasi pada dasarnya sama saja dengan jenis-jenis pembicaraan lainnya. Namun ada ciri yang membedakan presentasi dengan pembicaraan lain, yaitu .... A. formalitas B. koneksitas C. legalitas D. implikasi
  • 233. 6.20 KDMUNIKASI BISNIS • 3) Saat orang akan melakukan presentasi, kemudian bertanya tentang siapa orang-orang yang akan hadir dalam presentasi tersebut. Pada dasarnya apa yang kita lakukan itu merupakan kegiatan .... A. persiapan B. identifikasi khalayak C. berjaga-jaga D. kategorisasi khalayak 4) Sistematika urnurn yang dipergunakan dalam presentasi adalah .... A. pendahuluan, isi dan penutup B. pembuka, batang tubuh, dan kesimpulan C. informasi umum, informasi inti, dan informasi penutup D. sajian pembuka, sajian pokok, dan sajian tambahan 5) Membaca kata demi kata teks yang divisualisasikan, dengan tujuan agar presentasi efektif sebaiknya .... A. dilakukan B. dihindari C. dicoba D. dilaksanakan Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1. Jumlah Jawaban yang Benar Tingkat penguasaan = - - - - - - - - - - - x100% Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90- 100% = baik sekali 80 - 89% =baik 70 - 79% =cukup < 70% =kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80o/o atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
  • 234. e EKMA41 59/MODUL 6 6.21 KEGIATAN BELA.JAR 2 Presentasi Bisnis (2) ekarang, kita mulai membahas aspek-aspek teknis presentasi bisnis. Pada Kegiatan Belajar 2 ini, kita akan lebih banyak memperoleh gambaran yang bersifat lebih teknis tentang pelaksanaan presentasi bisnis ini. Kita mendalami hal-hal yang sifatnya teknis praktis untuk melakukan presentasi dalam konteks komunikasi bisnis. Di sini kita akan lebih mengasah keterampilan tentang presentasi dan mencoba menerapkan prinsip-prinsip dan konsep-konsep yang kita pelajari pada kegiatan-kegiatan belajar sebelumnya. Kita awali dengan membahas tahap persiapan dalam melakukan komunikasi bisnis, yang berarti apa yang kita lakukan ini bukan spesifik hanya untuk kepentingan presentasi melainkan untuk seluruh kegiatan komunikasi bisnis. Namun apa yang diuraikan berikut ini bisa diterapkan pada kegiatan presentasi bisnis. Sedangkan rincian lebih lanjut dari presentasi bisnis ini, bisa kita ikuti pada halaman selanjutnya. Bila diringkaskan, maka ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan saat mempersiapkan komunikasi bisnis, yaitu: 1. mengumpulkan data/fakta yang relevan yang kita perlukan untuk mempersiapkan materi presentasi; 2. menyusun faktaldata itu menjadi informasi; 3. memilih cara yang paling baik untuk menyajikan informasi yang mengandung fakta dan data. Sekarang, kita lihat piramida berikut ini untuk memahami bagaimana fakta dan data itu kita oleh menjadi informasi, bahkan selanjutnya menjadi pengetahuan dan kearifan. Kita simak lebih dulu Gambar 6.4 berikut.
  • 235. 6.22 KDMUNIKASI BISNIS • Gambar 6.4. Pi ramida lnformasi Berdasarkan gambar tersebut, maka kita bisa melihat bahwa yang namanya data pada dasarnya diambil dari fakta yang sesungguhnya merupakan peristiwa. Misalnya peristiwa berupa kelahiran, perkawinan dan kematian. Lalu peristiwa itu kita kumpulkan, catatan dan dikalsifikasikan berdasarkan tujuan tertentu. Misalnya kita menge- lompokkan data kelahiran per seratus penduduk di satu kota/kabupaten atau menyusun angka perkawinan. Ketika data yang satu dihubungkan dengan data lain, maka jadilah informasi. Misalnya menghubungkan data kelahiran dan kematian sehingga kita bisa memperoleh informasi tentang laju pertambahan penduduk. Informasi satu dikaitkan dengan informasi lain, jadilah pengetahuan, dan pengetahuan yang satu dikaitkan dengan pengetahuan lain jadilah kearifan. 4. Menentukan bentuk sajian seperti apa yang paling tepat. Apakah dalam bentuk tabel atau grafis. Pertimbangannya adalah membuat orang memahami data yang kita sajikan. Kita bisa menampilkan data itu dalam bentuk deskripsi seperti berikut. a. Indikator dan Target Kinerja utama 1) Penyerapan Keuangan: a) Bulan Oktober 2000 sudah harus mencapai minimal 7,5%; b) Bulan November 2000 sudah harus mencapai minimal 50%, KEARIFArtJ PENGETAHU. INFORMAS DATA: FAKTA.
  • 236. e EKMA41 59/MODUL 6 6.23 c) Bulan Desember (akhir tahun anggaran) sudah harus minimal 95%. • mencapa1 2) Partisipasi masyarakat dalam musyawarah desa/kelurahan dan jumlah penerima manfaat: a) Bulan Oktober 2000: 1) minimal 90% dari seluruh Musdes I dan 2 sudah terselenggara; 2) minimal 30% dari kepala keluarga miskin hadir di salah satu Musdes I dan 2; 3) minimal 3 unsur masyarakat hadir dalam Musdes 1 dan 2. b) Bulan November 2000: 1) minimal 90% dari seluruh Musdes 3 dan 4 sudah terselenggara; 2) minimal 15% dari kepala keluarga miskin hadir di salah sate Musdes 3 dan 4; 3) minimal 3 unsur masyarakat hadir dalam Musdes 3 dan 4. c) Bulan Desember 2000: 1) minimall, 3 juta orang menerima dana Program PDM-DKE; Kita bisa menampilkan data yang dihubungkan dengan data lain sehingga menjadi informasi misalnya dalam bentuk tabel seperti berikut. Jenis Barang/Commodity Satuan/ 1993 1994 Lhit Minyak bumi/Ou:Je dl 000 Brl 547.430 556.072 Gas bumi/Natural gas 000 Met 2.661.878 2.867.941 Timah/7in M.Ton 28.585 27.952 Batubara/Coal M.Ton 27.584.418 36.252.106 Bauksit/B:Juxite M.Ton 1.320.418 1.468.835 Bi"ih Nikel/Nc:Xel Q-e M.Ton 1.975.813 1.964.695 Emas/GJ/d K 41.558 69.744 Perak/Siver Kg 90.285 99.022 Pasir Besi/IronSard M.Ton 341.335 424.527 Aspal/Asphalt M.Ton 200.615 e) 200.633 Bi'ih Man an/IVBr J8l1eSe Ore M.Ton 12.266 e 12.950 Konsentrat Tembaga/Copper Corcentrate M.Ton 927.189 1.205.339 9Jmber: Departemen Pert ambangan dan 8lergi
  • 237. 6.24 KDMUNIKASI BISNIS • Atau kita bisa juga menampilkannya dalam bentuk grafis seperti beberapa contoh berikut ini. atau at au r '--......__.. - - -----~ / / TID~K! SEKOLA.I- 270./o: PENDUDUt< BERDASAR TINGKAT PENDIDIKAr
  • 238. e EKMA41 59/MODUL 6 6.25 Apa yang dilukiskan melalui beberapa ilustrasi di atas, sesungguhnya hendak menunjukkan bagaimana datalfakta divisualisasikan. Bisa juga kita memanfaatkan teknik komunikasi visual untuk menyampaikan gagasan/pikiran kita. Mengapa kita memerlukan visualisasi? Menurut Kesali (2007:76), khalayak itu mirip anak-anak. Oleh karena itu presentasi kita akan lebih mudah dipahami khalayak bila kita menyertakan alat bantu visual. Kesali mencontohkan sekaligus menyarankan, jika presentasi kita mempergunakan data numerik, maka kita harus mempersiapkan grafik, bagan atau tabel. Dengan alat bantu ini, presentasi kita akan jauh lebih efektif dibandingkan jika kita menyatakannya secara lisan. 5. Meningkatkan pemahaman atas apa yang hendak kita sampaikan. Sekaitan dengan persiapan itu, kita perlu juga memperhatikan prinsip pengorganisasian pesan. Paling populer yang dipergunakan untuk pengorganisasian pesan adalah Prinsip AIDA (Attention, Interest, Decision, Action). Berdasarkan prinsip tersebut, maka pada bagian pendahuluan itu kita kemukakan juga hal-hal yang bisa menarik perhatian orang. Lalu kita bangkitkan minatnya, selanjutnya ajak untuk mengambil keputusan dan bertindak. Sedangkan pada saat melakukan presentasi, selain penting bagi kita untuk memiliki penguasaan atas materi presentasi, ada beberapa hal yang penting diperhatikan, yaitu: 1. Suara. Biasanya manakala grogi atau demam panggung, kita jadi berbicara dengan cepat dan tidak jelas. Karena itu, penting bagi kita untuk mengontrol suara kita. Jangan terlalu cepat sehingga sulit ditangkap maknanya, tapi jangan juga terlalu lambat sehingga membosankan. Kita bicara wajar-wajar saja. 2. Kontak mata. Kita terus melakukan kontak mata dengan khalayak kita. Karena kontak mata itu menunjukkan rasa percaya diri. 3. Gerak tubuh. Jangan mematung dan jangan pula terlalu banyak bergerak. Kita menggunakan gerakan tubuh sewajamya saja. 4. Sikap tubuh. Penting bagi kita untuk menjaga sikap/postur tubuh kita. Bila memang memerlukan media untuk melakukan presentasi seperti memakai LCD Projection, yang biasanya menampilkan slide-slide yang dibuat dengan menggunakan PowerPoint, Teknologi komputer memang
  • 239. 6.26 KDMUNIKASI BISNIS • membantu mempermudah kita dalam melakukan presentasi. Tapi yang terpenting dalam presentasi itu bukan medianya yang melainkan cara kita menyajikan presentasinya. Bila memang tak ada alat seperti itu, kita bisa menggunakan media lain, OHP, misalnya atau lembaran kertas atau bisa saja menggunakan materi yang fotokopiannya dibagikan kepada khalayak. Selanjutnya, kita membahas lebih dalam mengenai identifikasi khalayak yang juga sering diibaratkan kita sedang mengukur kedalaman sungai. Bila kita mau menyeberangi sungai, maka kita tentu akan mengumpulkan informasi mengenai kedalaman sungai tersebut sebelum memutuskan apakah akan menyeberanginya atau tidak. Kita juga akan mengembangkan cara menyeberangi sungai tersebut setelah tahu kedalamannya. Itu sebabnya kita perlu melakukan analisis khalayak yang akan kita bahas berikut ini. Analisis Khalayak. Untuk melakukan analisa khalayak, ada empat aspek yang harus kita perhatikan, yakni: 1. Komposisi dan ukuran khalayak: (a) berapa jumlah khalayak, (b) per- kirakan apakah mereka memiliki afiliasi politik, agama, profesional tertentu, dan (c) analisis jenis kelamin, usia, kelompok sosio-ekonomi dan etnik, jabatan, dan asal daerah. 2. Reaksi khalayak yang mungkin timbul: (a) analisis apa tujuan khalayak mengikuti presentasi; (b) tentukan sikap umum khalayak terhadap topik presentasi dengan melihat apakah khalayak cukup berminat atau tidak berminat, bagaimana reaksi khalayak terhadap topik yang sama pada waktu yang lalu, tetapkan tahapan-tahapan pembahasan yang mungkin tepat untuk khalayak itu, dan tetapkan jumlah pesan yang akan memancing persoalan yang menarik bagi setiap khalayak; (c) Analisis situasi jiwa khalayak; (d) sampaikan informasi latar yang akan menarik perhatian khalayak seperti informasi historis dan data statistik, dan (e) perkirakan respons khalayak. 3. Tingkat pemahaman khalayak, meliputi: (a) tetapkan apakah khalayak sudah tahu tentang permasalahan ini, (b) perkirakan apakah setiap orang bisa memahami pesan ini, (c) putuskan informasi tambahan apa yang akan disampaikan untuk meningkatkan pemahaman, (d) pertimbangkan untuk memadukan konsep umum dan spesifik yang kita butuhkan guna memberi penjelasan, dan (e) pertimbangkan untuk menyampaikan pembahasan yang biasa, informasi yang mengejutkan atau topik yang tidak familier.
  • 240. e EKMA41 59/MODUL 6 6.27 4. Hubungan khalayak dengan pembicara, meliputi: (a) analisis bagaimana biasanya khalayak bereaksi, (b) pastikan apakah khalayak bersahabat, terbuka, atau ramah pada diri kita selama melakukan presentasi, (c) ten- tukan respons-respons yang mungkin muncul dengan menganalisa harapan khalayak terhadap kita, status relatif kita, kemungkinan khalayak mendapatkan bias terhadap tugas kita dan perhitungkan sikap yang mungkin muncul dari khalayak terhadap organisasi yang kita wakili, dan (d) tetapkan aspek-aspek latar belakang diri kita yang akan membantu membangun kredibilitas kita. Kini tentunya Anda sudah dapat menganalisis tujuan dan khalayak presentasi Anda, bukan? Dengan demikian, ketika kita diminta melakukan presentasi, tugas tersebut akan lebih mudah kita laksanakan. Namun untuk meningkatkan kemungkinan kita berhasil dalam melakukan presentasi bisnis ini, kita juga perlu melakukan langkah-langkah perencanaan atau persiapan. Kita ingat saja kata orang bijak, dengan membuat perencanaan sebenarnya separuh pekerjaan sudah kita selesaikan. Untuk itulah kita perlu mengetahui, apa sajakah yang perlu kita lakukan dalam persiapan melakukan presentasi ini. Pembahasan berikut akan memfokuskan diri pada perencanaan presentasi • • lnl. Selanjutnya kita membahas langkah-langkah persiapan presentasi secara lebih rinci. Memang mengidentifikasi khalayak merupakan bagian dari persiapan presentasi. Namun identifikasi khalayak itu kita beri bahasan khusus karena pentingnya kegiatan tersebut dalam upaya mencapai keberhasilan. Berikut ini, langkah-langkah yang akan kita tempuh untuk mempersiapkan presentasi. A. PERSIAPAN PRESENTASI Dalam perencanaan presentasi ini, hal-hal yang harus kita persiapkan adalah sebagai berikut. 1. Pengembangan Gagasan Utama Langkah pertama adalah merumuskan gagasan utama. Gagasan utama ini menghubungkan pokok bahasan dan tujuan dengan kerangka pengalaman khalayak, seperti yang sering kita lihat dalam iklan-iklan yang menunjukkan manfaat sebuah produk untuk konsumen, misalnya Dancow menyehatkan Anda. Sekarang cobalah merumuskan gagasan utama tersebut dalam sebuah
  • 241. 6.28 KDMUNIKASI BISNIS • kalimat yang merangkumkan argumen untuk meyakinkan khalayak. Anda bisa melihat contoh berikut ini. Peningkatan permintaan pada kendaraan roda empat dengan cc kecil yang lebih hemat bahan bakar akibat terjadinya peningkatan harga BBM. 2. Membuat Kerangka Dengan gagasan utama yang sudah dipersiapkan dengan baik, Anda bisa mulai menyusun kerangka. Struktur kerangka ini hendaknya memperhitungkan pokok bahasan, tujuan, khalayak, dan waktu tersedia untuk presentasi. Untuk contoh kerangka presentasi lihat di bawah ini. KOMPETITOR BARU MERAMAIKAN BISNIS FAST-FOOD Tujuan: Menyadarkan para memiliki usaha waralaba atas peningkatan ancaman persaingan dari toko-toko swalayan terkemuka. 1. Pembukaan: perebutan pangsa pasar di antara pemilik usaha waralaba semakin sengit dengan masuknya toko-toko swalayan terkemuka dalam bisnis ini. 2. Toko-toko swalayan terkemuka semakin menunjukkan ancamannya. • Toko-toko swalayan terkemuka talon ini berhasil memperoleh Rp78 miliar dari penjualan makanan cepat-saji dan tingkat pertumbuhan penjualannya mencapai 15%/tahun. • Dua toko swalayan kelas C yang mengembangkan bisnis makanan cepat-saji ini adalah TS Dept. Store dan Saeroh Dept. Store. TS Dept. Store mengembangkan makanan cepat-saji dari milkshake sampai hotdogs dan hamburger. Sedangkan Saeroh Dept. Store berhasil melakukan eksperimen untuk pengembangan restoran fast food yang self-service. • Sementara banyak toko swalayan lain yang kini sedang menyiapkan rencana mernbuka restoran fast food dan uji coba untuk keperluan ini sedang berlangsung. 3. Toko-toko swalayan terkemuka sedang membangun food-court dengan menu yang menarik konsumen. 4. Toko-toko swalayan tersebut sangat dibantu oleh promosi periklanan.
  • 242. e EKMA41 59/MODUL 6 6.29 5. Kesimpulan: Ambisi toko-toko swalayan terkemuka itu memaksa kita untuk menambah investasi agar bisnis waralaba makanan cepat-saji ini tetap dapat menghasilkan uang. Dalam membuat perencanaan presentasi ini, kita juga harus memasukkan pertimbangan waktu pada saat kita membuat kerangka presentasi ini. Karena, presentasi yang terlalu lama juga tidak efektif. Khalayak akan bosan, apalagi bila kita sudah mengulang-ulang informasi yang sama yang sudah dimengerti dan diketahui oleh khalayak. Lama presentasi tersebut jelas ditentukan oleh panjangnya presentasi. Untuk memperkirakan berapa lama presentasi kita berlangsung bisa dihitung dengan jumlah kata-kata yang diucapkan dalam satu menit. Rata-rata kita mengucapkan kata-kata 125 kata/menit. Selain itu, dalam perencanaan presentasi kita juga memperhitungkan gaya presentasi kita. Gaya presentasi ini umumnya dibagi menjadi 3 yakni gaya presentasi untuk kelompok kecil, gaya resmi untuk kelompok besar dan gaya presentasi untuk peristiwa penting. Dalam melakukan presentasi ini, untuk lebih meningkatkan efektivitas komunikasi kita sudah lazim dipergunakan alat bantu audio-visual. Pentingnya menggunakan alat bantu audio-visual ini adalah untuk membantu baik pembicara maupun khalayak mengarahkan perhatian kepada hal-hal yang penting. Gagasan utama kita jadi lebih mudah diingat dan dimengerti oleh khalayak. Pertama-tama kita melihat dua jenis alat bantu visual ini. Pertama visualisasi teks yang dibentuk dengan menggunakan kata-kata yang akan membantu khalayak mengikuti arus gagasan. Dengan visualisasi teks ini, kita menyajikan rangkuman pesan sehingga khalayak dapat melihat pikiran- pikiran yang disampaikan. Kedua visualisasi grafis yang memberikan penekanan terhadap fakta-fakta penting. Visualisasi ini membantu khalayak memahami data numerik dan jenis informasi lain yang sukar dipahami kalau dinyatakan secara lisan. Namun kita harus atas pada, penggunaan alat bantu visual tersebut dapat menjadi kontraproduktif. Karena itu, agar alat bantu tersebut membantu efektivitas komunikasi kita, perhatikanlah hal-hal di bawah ini. 1. Pastikan semua khalayak dapat melihat dengan baik. 2. Berikan kesempatan kepada khalayak untuk membaca visualisasi itu sebelum Anda memberikan uraian. 3. Batasi setiap alat bantu visual itu hanya untuk satu gagasan.
  • 243. 6. 30 KDMUNIKASI BISNIS • 4. Jangan menyampaikan sesuatu yang bertentangan antara penjelasan lisan dengan visualisasi. 5. Jangan membaca teks yang divisualisasikan kata demi kata. 6. Ketika selesai membahas butir yang divisualisasikan, segeralah hentikan alat visualisasi tersebut. Sekarang kita akan membahas medium yang tepat untuk membantu presentasi kita, ada banyak medium yang kita pilih dari altematif berikut ini. 1. Handout. Ketika melakukan presentasi Anda mungkin memberikan lembaran kertas yang berisikan agenda, kerangka program, abstrak laporan, atau bahan pendukung seperti tabel dan grafik. Handout ini akan membantu khalayak memperhatikan pokok gagasan Anda. Namun dapat juga mengganggu karena khalayak lebih tertarik pada handout daripada uraian Anda. 2. Papan tulis. Untuk presentasi pada kelompok kecil, Anda mungkin memilih papan tulis guna menggambarkan gagasan Anda, karena medium ini langsung kita gunakan, maka sifatnya amat fleksibel. Namun untuk situasi tertentu penggunaan papan tulis ini terkesan sangat informal. 3. Overhead projector (OHP). Alat bantu yang paling umum dipergunakan dalam presentasi bisnis adalah 0 HP ini. Karena alat ini dapat memproyeksikan transparansi pada layar di tengah sinar yang benderang. Transparansi ini dengan mudah dapat kita buat secara manual, fotokopi, atau menggunakan komputer. Kini, sudah terbiasa digunakan LCD projector dan mulai menggantikan OHP dalam banyak kegiatan presentasi bisnis. 4. Slide. lsi slide dapat berupa teks grafis atau gambar atau juga bila Anda sudah mahir dapat menggabungkan ketiganya. sayangnya slide hanya bisa diproyeksikan di ruang yang relatif gelap. 5. Alat Bantu lain. Dalam presentasi teknis maupun ilmiah, sampel produk atau model dapat dipergunakan sebagai alat bantu, sehingga khalayak bisa mengalaminya secara langsung. Selain itu kita juga dapat menggunakan videotape atau audiotape dan film. Videotape dan film cukup efektif untuk menarik perhatian khalayak karena disajikan secara lebih hidup dan berwama.
  • 244. e EKMA41 59/MODUL 6 6.31 Secara umum penggunaan alat bantu audio-visual dapat memperlihatkan bagaimana sesuatu terlihat, bekerja atau berhubungan satu sama lain. Namun hendaknya kita ingat bahwa alat bantu audio-visual tersebut bukan merupakan pengganti kata-kata lisan, melainkan alat bantu untuk menarik dan membangun minat, serta untuk menunjukkan informasi yang penting. Oleh karena itu, kita harus pandai memilih medium mana yang paling tepat dalam melakukan presentasi. Dalam hal penggunaan media atau medium presentasi ini, kita teringat pada kenyataan bahwa dalam presentasi adakalanya yang lebih dipentingkan adalah cara atau bagaimana mempresentasikannya, bukan apa atau materi presentasinya. Tentu saja pernyataan tersebut bukan mengecilkan materi presentasi dan lebih menekankan pada cara presentasinya. Namun pemyataan tersebut lebih dimaksudkan bahwa bagaimana kita mempresentasikan pun harus diperhatikan, bukan hanya memperhatikan apa yang dipresentasikan • saJa. Bila presentasi kita menggunakan alat bantu seperti OHP atau LCD projector, maka sangat penting untuk mempersiapkan materi yang akan ditayangkan. Materi yang akan ditayangkan tersebut adalah kalimat-kalimat inti yang ditulis dengan singkat. Kita tak perlu memuat seluruh kalimat dalam lembar transparansi bila menggunakan OHP atau slide Power Point bila menggunakan LCD projector karena akan menyulitkan khalayak membacanya, melainkan hanya kata-kata kunci yang penting saja.
  • 245. 6.32 KDMUNIKASI BISNIS • Kita lihat gambar berikut. Masyarakat Pengguna Program Diploma Politeknik Masyarakat Pengguna Jumlah & jenis kebutuhan Pendidikan Diploma Polteknik (ada unsur minat dan talenta) Kurikulum Berdasarkan Kompetensi ~--- Penguasaan Teknologi Masyarakat Kontrol dalam berprofesi 0 Key Performance Indicator 0 Penjenjangan Karir 0 Perilaku Berkarya Lulusan Yang Kompeten Profesi Masyarakat SJmber: Presentasi "Riosofi Pendidikan Politeknik" oleh Dr.lr. Bambang Boediono, ME Gambar 6.5. Side untuk Presentasi dengan Menggunakan PowerPoint LCD Projector Kita bisa melihat pada Gambar 6.5 itu, hanya butir-butir pokok saja yang ditayangkan. Ada 7 kelompok kalimat yang dituliskan dalam slide untuk bagian pembahasan mengenai masyarakat pengguna program diploma politeknik. Ringkasnya kalimat yang ditampilkan membantu khalayak untuk memahami butir-butir pokok atau pikiran-pikiran utama yang di presentasi- kan. Selanjutnya, setelah persiapan selesai tentu kita harus menetapkan bagaimana presentasi akan kita lakukan. Ini berkenaan dengan bagaimana cara presentasi tersebut akan dilangsungkan yang berarti kitab harus juga mempelajari metode presentasi seperti berikut ini. B. METODE PRESENTASI Kini tibalah kita pada pembahasan mengenai teknik penyampaian presentasi. Dalam teknik penyampaian ini kita bisa memilih salah satu dari empat metode penyampaian berikut ini.
  • 246. e EKMA41 59/MODUL 6 6.33 1. Memori. Janganlah Anda mengapalkan semua pesan yang akan dipresentasikan, karena akan sulit untuk mengingat semuanya. Cukup mengingat garis besarnya saja. 2. Membaca. Bila kita mempresentasikan pesan yang bersifat teknis dan kompleks, tak usah ragu untuk membaca dari teks yang sudah kita persiapkan, ketika kita harus membaca jangan sampai kita kehilangan kontak mata dengan khalayak. Untuk itu kita dapat berhenti sesaat untuk melihat khalayak, mengangkat tangan, atau mengeraskan dan melembutkan suara. 3. Berbicara dengan memegang catatan. Anda membuat catatan hal-hal yang penting, kemudian Anda berbicara melalui catatan tersebut. Ketika pendengar kelihatan bingung, Anda dapat lebih menjelaskan butir tersebut atau beralih ke pokok bahasan lain. 4. Berbicara impromtu. kalau Anda diminta untuk berbicara secara mendadak, itulah impromtu. Dalam situasi seperti ini, pikirkanlah beberapa saat apa yang hendak Anda katakan, tapi ingat jangan tergoda untuk melantur. C. MENJAWAB PERTANYAAN Dalam presentasi tentu saja ada biasanya selalu disediakan sesi tanya- jawab. Apalagi bila kita menginginkan presentasi itu bukan merupakan komunikasi satu arab melainkan presentasi yang dibangun dengan semangat dialog dan interaktif Berikut ini beberapa cara menjawab pertanyaan yang diajukan khalayak presentasi kita. 1. Jawab pertanyaan dengan singkat dan sikap manis. Ketika menjawab pertanyaan fokuskan perhatian kita pada orang yang mengajukan pertanyaan dengan memperhatikan bahasa tubuh dan ekspresi wajah agar kita dapat memastikan apa yang dimaksudkannya. Kemudian dengarkan dengan penuh seksama. Saat menjawab, ulangi pokok pertanyaan itu untuk memastikan kita memahami maksudnya dan membantu khalayak lain memahami pertanyaan yang diajukan. 2. Jangan biarkan khalayak memonopoli perhatian kita. Mungkin ada sate dua khalayak yang memonopoli sesi tanya jawab. Cobalah Anda memberi kesempatan kepada orang lain yang duduk di bagian lain ruang presentasi.
  • 247. 6. 34 KDMUNIKASI BISNIS • 3. Menjawab tanpa emosional pertanyaan keras. Kebanyakan orang mengajukan pertanyaan hanya untuk sekedar meminta penjelasan atau informasi tambahan. Biasanya kita akan menjawab pertanyaan seperti ini dengan ramah, namun ada juga khalayak yang bertanya dengan keras. Ketika ini terjadi tetaplah tenang. tataplah mata penanya dan jawablah pertanyaan sebaik mungkin tanpa memperlihatkan perasaan kita. Sedangkan Anjali (2007: 247-249) memberikan saran yang lebih teknis dan operasional dalam menjawab pertanyaan dari khalayak. Menurut Anjali, dalam menjawab pertanyaan khalayak itu, strategi yang dikembangkan adalah: 1. terima pertanyaan dari seluruh khalayak; 2. simak pertanyaan khalayak dengan seksama; 3. batasi jumlah pertanyaan khalayak; 4. berikan jawaban yang berkualitas; 5. fokuskan jawaban sesuai topik utama. Selanjutnya, kita pun penting memperhatikan kredibilitas kita sebagai penyaji dalam sebuah kegiatan presentasi. Karena dalam presentasi, kredibilitas kita sebagai penyaji sangat penting. ltulah sebabnya mengapa kita harus berupaya memaksimalkan kredibilitas tersebut. Kredibilitas kita bisa ditingkatkan dengan cara seperti berikut ini. 1. Menunjukkan kompetensi. Pendengar akan terpengaruh oleh orang yang dipercaya memiliki kualifikasi dalam bidang tertentu. Karena itu kita harus (a) memiliki pengetahuan mengenai pokok bahasan, (b) mem- perkenalkan kredensial seperti gelar akademik dan pengalaman profesional, dan (c) memperlihatkan kemampuan. 2. Raih kepercayaan khalayak. Untuk ini Anda harus bersikap jujur dan tidak memihak. 3. Menekankan kesamaan dengan khalayak. 4. Meningkatkan imbauan Anda pada khalayak, dengan memperhatikan penampilan. 5. Memperlihatkan ketulusan. Hal lain yang penting kita perhatikan adalah saat kita menyampaikan presentasi kita. Ini merupakan hal-hal teknis, yang kelihatannya sepele
  • 248. e EKMA41 59/MODUL 6 6.35 namun sangat menentukan keberhasilan presentasi kita. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat kita menyampaikan presentasi adalah: 1. jaga kontak mata dengan khalayak, 2. berbicara dengan jelas dan tegas, 3. jangan berbicara terlampau cepat, 4. pastikan suara Anda dapat didengar semua orang, 5. berbicara dengan gaya asli Anda sendiri, 6. berdiri tegak, 7. gunakan gerak-gerik yang alarm, 8. jawab pertanyaan dengan penuh kesabaran, dan 9. jaga perasaan Anda ketika menghadapi kritik. Akhirnya, pada penghujung Kegiatan Belajar 2 Modul 6 ini, kita ikuti saran presentasi, khususnya dalam posisi kita sebagai penyaji, seperti yang dikemukakan Anjali (2007:51) sebagai berikut: 1. pendengar kita adalah orang yang beragam sifatnya, jumlahnya, atau kualitasnya; 2. kebutuhan pendengar harus lebih diutamakan daripada kebutuhan kita sebagai penyaji; 3. seorang penyaji bertugas melayani dengan cara memberikan cara, gaya, dan isi presentasi yang dibutuhkan oleh pendengar; 4. terkadang penyaji harus mengikuti kecenderungan pendengar dalam hal pembicaraan dan seni berbicara. ,... - --twa s :_ &!! LA T I H A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Cobalah merancang media presentasi yang tepat untuk mempromosikan satu produk ban kepada calon pelanggan! Untuk presentasi seperti ini apakah Anda akan lebih menekankan pada apa yang dipresentasikan, bagaimana mempresentasikan atau apa dan bagaimana mem- presentasikan? Diskusikan dengan ternan-ternan Anda dalam kelompok!
  • 249. 6.36 KDMUNIKASI BISNIS • 2) Cobalah membuat sajian visual untuk data berikut! Jenis Bencana Gem::>a Bumi E::>idemi Ban'ir Lon sor Letusan Gunung Badai Gelomban Pasan Jumlah Keterangan: Jumlah Bencana Alam di Indonesia Tahun 2004a) Ke'adian Karban Tewas Karban 5 108 140.833 1 658 58.301 1 5 13.000 4 119 5.018 4 2 42.933 2 4 3.715 1 165.708 532.898 18 66.604 796.698 a) Diolah dan Laporan ADRC, 2004 b) Kerugian dalam AS$ Keru ianb) 67,943 - 60.000 - - - 4.450.000 4.577.943 3) Buatlah analisis khalayak untuk presentasi promosi panci bertekanan (press cooker) pada kalangan ibu-ibu di lingkungan tempat tinggal Anda? Bagaimana profit khalayak sasaran presentasi? Hasilnya diskusikan dengan ternan-ternan Anda! Petunjuk Jawaban Latihan 1) Dalam hal penggunaan media atau medium presentasi ini, kita teringat pada kenyataan bahwa dalam presentasi adakalanya yang lebih dipentingkan adalah cara atau bagaimana mempresentasikannya, bukan apa atau materi presentasinya. Tentu saja Pemyataan tersebut bukan mengecilkan materi presentasi dan lebih menekankan pada cara presentasinya. Namun pernyataan tersebut lebih dimaksudkan bahwa bagaimana kita mempresentasikan pun harus diperhatikan, bukan hanya memperhatikan apa yang dipresentasikan saja. 2) Menurut Kesali (2007:76), khalayak itu mirip anak-anak. Oleh karena itu presentasi kita akan lebih mudah dipahami khalayak bila kita menyertakan alat bantu visual. Kesali mencontohkan sekaligus menyarankan, jika presentasi kita mempergunakan data numerik, maka kita harus mempersiapkan grafik, bagan atau tabel. Dengan alat bantu
  • 250. e EKMA41 59/MODUL 6 6.37 ini, presentasi kita akan jauh lebih efektif dibandingkan jika kita menyatakannya secara lisan. 3) Aspek-aspek yang penting diperhatikan dalam melakukan analisis khalayak adalah (a) Komposisi dan ukuran khalayak; (b) reaksi khalayak yang mungkin timbul; (c) tingkat pemahaman khalayak, dan (4) hu- bungan khalayak dengan pembicara. RANGKUMAN------------------------------------ Secara umum, prinsip persiapan komunikasi bisnis bisa diterapkan untuk kegiatan presentasi bisnis. Prinsip tersebut mencakup (a) mengumpulkan data/fakta yang relevan yang kita perlukan untuk mempersiapkan materi presentasi; (b) menyusun fakta/data itu menjadi informasi; (c) memilih cara yang paling baik untuk menyajikan informasi yang mengandung fakta dan data, dan (d) menentukan bentuk sajian seperti apa yang paling tepat. Apakah dalam bentuk tabel atau grafis. Pertimbangannya adalah membuat orang memahami data yang kita sajikan. Salah satu kegiatan penting dalam perencanaan komunikasi bisnis, termasuk presentasi bisnis adalah mengidentifikasi khalayak yang selanjutnya diikuti dengan analisis khalayak. Aspek-aspek yang penting diperhatikan dalam melakukan analisis khalayak adalah (a) Komposisi dan ukuran khalayak; (b) reaksi khalayak yang mungkin timbul; (c) tingkat pemahaman khalayak, dan (4) hubungan khalayak dengan pembicara. Meski kini biasanya presentasi pada umumnya menggunakan LCD Projection, namun sesungguhnya ada banyak alat bantu presentasi yang bisa kita gunakan. Alat bantu tersebut presentasi tersebut adalah (a) handout; (b) papan tulis; (c) overhead projector (OHP); (d) slide, dan (e) alat bantu lain. Sedangkan pada saat menyampaikan presentasi ada empat metode yang bisa kita pergunakan yaitu (a) memori; (b) mem- baca; (c) berbicara dengan memegang catatan, dan (d) berbicara impromtu. Ada pun saat menjawab pertanyaan, beberapa hal yang perlu kita perhatikan adalah: (a) jawab pertanyaan dengan singkat dan sikap manis; (b) jangan biarkan khalayak memonopoli perhatian kita, dan (c) men- jawab tanpa emosional pertanyaan keras. Namun sebagai penyaji kita harus menjaga kredibilitas kita dengan cara (a) menunjukkan kompetensi. Pendengar akan terpengaruh oleh orang yang dipercaya memiliki kualifikasi dalam bidang tertentu. Karena itu kita harus (1) me-
  • 251. 6.38 KDMUNIKASI BISNIS e miliki pengetahuan rnengenai pokok bahasan, (2) rnernperkenalkan kredensial seperti gelar akademik dan pengalarnan profesional, dan (3) rnernperlihatkan kernarnpuan; (b) raih kepercayaan khalayak; (c) rnenekankan kesarnaan dengan khalayak; (d) rneningkatkan irnbauan Anda pada khalayak, dengan rnernperhatikan penarnpilan, dan (e) rnern- perlihatkan ketulusan. T E S F 0 R MAT I F 2c:.__________________ Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Dalarn rnelakukan presentasi, kredibilitas kita sebagai penyaji sangat penting kita jaga dan kita perhatikan. Salah satu kornponen penting kredibilitas adalah .... A. kornpetensi B. kooperasi C. koordinasi D. koeksistensi 2) Salah satu aspek penting yang harus diperhatikan dalarn rnelakukan analisis khalayak adalah .... A. kornpetensi khalayak B. kornposisi khalayak C. kooperasi khalayak D. koordinasi khalayak 3) Dalarn presentasi biasanya ada sesi tanya jawab. Salah satu saran yang kita pelajari, dalarn rnenjawab pertanyaan yang datang dari khalayak adalah .... A. rnernberi jawaban singkat B. rnernberi jawaban cukup lengkap C. rnengabaikan pertanyaan D. rnengulangi pertanyaan khalayak 4) Kurnpulan fakta yang diolah/diklasifikasikan dengan cara tertentu, dinarnakan .... A. data B. inforrnasi C. pengetahuan D. kearifan
  • 252. e EKMA41 59/MODUL 6 6.39 5) Visualisasi data/angka numerik untuk presentasi dapat dibuat dalam bentuk .... A. foto B. gambar C. slide D. grafik Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2. Jumlah Jawaban yang Benar Tingkat penguasaan = - - - - - - - - - - - x100% Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90- 100% = baik sekali 80 - 89% =baik 70 - 79% = cukup < 70% =kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80o/o atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
  • 253. 6.40 KDMUNIKASI BISNIS • Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif1 Tes Formatif2 1) c 1) A 2) A 2) B 3) B 3) A 4) A 4) A 5) B 5) D
  • 254. e EKMA41 59/MODUL 6 Audio-Visual Aid (AVA) lsi LCD Projection Pembuka Penutup PowerPoint • • • • • • • • • • • • 6.41 Glosarium Alat bantu dalam melakukan presentasi yang dapat berupa transparansi yang ditayangkan melalui overhead projector, slide projector, LCD projection atau flip-chart. Bagian utama atau bagian pokok dari presentasi. Liquid Crystal Display Projection merupakan proyektor digital untuk menyorotkan data digital ke atas layar. LCD Projection ini sekarang merupakan bagian penting dari presentasi karena mampu menayangkan spa yang kita tuts di komputer. Pada umumnya orang menggunakan program PowerPoint untuk menampilkan sajian yang mengguna- kan LCD Projection. Bagian awal dari presentasi yang berisikan pengantar presentasi. Bagian kesimpulan atau ajakan untuk melakukan tindakan pada presentasi. Nama salah satu program komputer dalam sistem operasi Windows yang salah satu fasilitas untuk presentasi. merupakan melakukan
  • 255. 6.42 KDMUNIKASI BISNIS • Daft ar Pust aka Adler, R. B. dan Jeanne M. E. (1996). Communicating at Work Principles and Practices for Business and Professions, 5th ed. New York: McGraw- Hill Co. Anjali, M.P.K. (2007). Pintar Presentasi: Kiat-kiat Menampilkan Presentasi Cerdas, Memikat & mampu Mempengaruhi Orang Lain. Yogyakarta: Diva Press. Bovee, CL. dan Thill, J. V. (1989). Business Communication Today. New York: McGraw-Hill Inc. Kesali, R. (2007). Sukses Melakukan Presentasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Majalah KarirUp No.3/Vol. 1. Murai, S. (2006). Manual of Presentation. Disajikan dalam Simposium IV Komisi ISPRS, Tokyo, 28 Juni 2006. Rakhmat, J. (2005). Psikologi Komunikasi. Bandung: Remadja Rosdakarya.
  • 256. MDDUL 7 Menyel enggarakan Rapat Bi sni s Dr. Vasal lriantara PENDAHULUAN alam percakapan sehari-hari sering kita mendengar, "Waaahhhh, saya tidak bisa ikut nih, ada meeting." Atau percakapan di kalangan aktivis kampus, "Kita besok harus melakukan rapat evaluasi". Bisa juga sering mendengar ucapan dari kalangan ibu-ibu rumah tangga yang aktif di lingkungannya, "Besok ada pertemuan di balai desa, untuk merencanakan program pendidikan anak usia dini di desa kita". Dari ilustrasi tersebut menunjukkan setidaknya kita menemukan 3 (tiga) istilah populer yang berkembang pada masyarakat kita yang menunjukkan pada kegiatan rapat. Ada yang menyebutnya rapat, yang merupakan istilah paling populer. Ada juga yang menyebutnya sebagai pertemuan. Tak kurang juga yang lebih senang menggunakan istilah asing yaitu meeting. Hal ini bisa menunjukkan indikasi bahwa kegiatan rapat berlangsung dalam berbagai kegiatan kehidupan. Ada rapat panitia resepsi pernikahan yang diikuti anggota keluarga, ada rapat yang berkaitan dengan kehidupan kemasyarakatan seperti rapat di balai desa, ada rapat di ruang perkantoran yang biasanya dilakukan para pebisnis atau pekerja sektor formal. Di kampus juga ada rapat yang dilakukan para mahasiswa seperi rapat panitia orientasi studi bagi mahasiswa baru. Bahkan kita juga mengenal rapat umum, yang dilakukan kandidat anggota lembaga legislatif atau kandidat gubernur/ bupati/walikota yang sedang berkampanye merebut simpati masyarakat pemilih. Pada Modul 7 ini, kita akan membahas secara khusus rapat dalam konteks komunikasi bisnis. Memang, rapat menjadi salah satu wahana bagi berlangsungnya komunikasi di antara warga satu organisasi. Rapat menjadi ruang untuk menyelesaikan masalah, mengkoordinasikan tindakan, menyusun rencana kerja atau pengambilan keputusan. Dalam konteks komunikasi bisnis tersebut, rapat dengan tujuan seperti itu sering dilakukan.
  • 257. 7.2 KDMUNIKASI BISNIS • Oleh sebab itu. penting bagi kita untuk memiliki pemahaman dan kemampuan mengenai mekanisme pertukaran pesan dalam proses komunikasi melalui rapat ini. Tidak mengherankan bila data tentang rapat bisnis yang berlangsung di Amerika Serikat cukup menakjubkan. Konon, dalam sehari berlangsung 12 juta rapat bisnis. Rapat-rapat bisnis itu menghabis 37% jam kerja. Bila dirata-ratakan, satu organisasi bisnis menyelenggarakan 62 rapat per bulan, yang berarti rata-rata 2 rapat per hari, yang di dalamnya mencakup 15% dalam bentuk perjalanan, konferensi audio (audio-conference) atau konferensi video (video-conference) dan 85% dalam bentuk pertemuan tatap muka. Oleh karena itu, maka sangat penting untuk mempelajari bagaimana penyelenggaraan rapat bisnis. Dunia bisnis tentunya tak mungkin melepaskan diri dari rapat. Berbagai rapat diselenggarakan, baik yang berlangsung di ruang rapat kantor maupun di hotel-hotel khususnya convention hotel. Tanpa memiliki keterampilan mengorganisasikan rapat, maka biaya yang dikeluarkan untuk penyelenggaraan rapat akan menjadi sia-sia. Melalui Modul 7 ini, kita akan mempelajari seluk-beluk penyeleng- garaan rapat. Dimulai dengan pembahasan yang bersifat konsepsional pada Kegiatan Belajar 1, dilanjutkan pada Kegiatan Belajar 2 dengan mempelajari aspek-aspek teknis penyelenggaraan rapat. Diharapkan, setelah mempelajari Modul 7 ini, Anda dapat: 1. menjelaskan pengetahuan dan keterampilan dalam merencanakan penyelenggaraan rapat bisnis; 2. menjelaskan pengetahuan dan keterampilan dalam menyelenggarakan rapat bisnis; 3. menjelaskan pengetahuan dan keterampilan dalam mengevaluasi penyelenggaraan rapat bisnis.
  • 258. e EKMA41 59/MODUL 7 7.3 KEGIATAN BELA..JAR 1 Menyelenggarakan Rapat Bisnis (1) ada dasamya, rapat merupakan kegiatan komunikasi. Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok. Pada Kegiatan Belajar I ini, ini kita mempelajari rapat dalam konteks komunikasi kelompok dalam komunikasi bisnis. Sebagai salah satu bentuk komunikasi, tentu saja, rapat dilakukan dengan tujuan dan melahirkan efek tertentu khususnya yang berkenaan dengan kinerja organisasi bisnis dan arus informasi yang berjalan pada satu organisasi bisnis. Seperti yang dikemukakan pada bagian awal Modul 7 ini, rapat memegang peran penting dalam konteks komunikasi bisnis. Gambar 7.1 berikut menunjukkan bagaimana hubungan antara rapat dan kepuasan kerja. Gambar tersebut menunjukkan bahwa bila kepuasan kerja rendah namun jumlah rapat tinggi, maka yang akan dihasilkan adalah kualitas kerja yang rendah. Namun bila kepuasan kerja tinggi dan rapat jumlahnya tinggi juga maka kualitas kerja yang dihasilkan pun akan tinggi. Hal tersebut menunjukkan betapa pentingnya peran rapat bagi satu organisasi bisnis. Thg•- - < • ~ 1¥. • • -~ --11 ..- - - ..- - _Rettfdlh 1iu,t· SJmber: AMI Consortium Gambar 7. 1. Frekuensi Rapat dan Kepuasan Kerj a
  • 259. 7.4 KDMUNIKASI BISNIS • Setelah kita mengetahui makna dan arti penting rapat bagi kegiatan bisnis, maka pertanyaan yang segera muncul adalah, istilah rapat memang sudah sering kita dengar tapi apakah sebenarnya arti atau pengertian rapat? Kita bisa mengikuti penjelasan yang disampaikan Curtin, Floyd, dan Winsor (2000:186) yang menyatakan bahwa rapat merupakan sumber berbagai gagasan dan keputusan yang bermanfaat. Bila mengacu pada apa yang diuraikan ini maka rapat pada dasarnya merupakan pertemuan berbagai orang untuk menemukan gagasan atau mengambil keputusan. Tapi rupanya, arti rapat lebih dan sekedar itu. Dengan mengutip Davis, Curtin, Floyd, dan Winsor (2000:186) menyatakan bahwa rapat sangat efektif untuk memperoleh partisipasi dan sambutan yang aktif Rapat juga dapat menjadi sebuah sarana untuk memperoleh informasi di atas meja dan menghasilkan umpan-balik yang berguna. Rapat memungkinkan orang-orang memberikan kontribusi secara pribadi dan membantu menghasilkan perasaan persahabatan yang mungkin tak ternilai harganya dalam pelaksanaan proyek atau produk baru. Lebih jauh lagi, Curtin, Floyd, dan Winsor (2000: 186) menyebutkan adanya tiga faktor yang membuat rapat menjadi sangat penting dalam dunia bisnis kontemporer, yaitu: 1. kebutuhan beradaptasi untuk mempercepat perubahan dalam lingkungan bisnis; 2. kebutuhan koordinasi yang lebih besar dari unit-unit bisnis dan pemerintah yang semakin saling bergantung; 3. pergerakan ke arah manajemen partisipatif, khususnya dalam pergerakan lingkaran kualitas yang luas. Sedangkan jenis dan tujuan rapat, digambarkan Curtin, Floyd, dan Winsor (2000:190) melalui tabel seperti berikut ini. Jenis dan Tuj uan Rapat 1/Bksud Tujuan Rencana Pelatihan dan Pendidikan Penjelasan peran; perubahan Presentasi; peragaan perilaku; pengembangan keahlian; aplikasi kohesi umpan-balik; teknik baru; pengembangan tim; dukungan Penyebaran Informasi Distribusi data; peningkatan Presentasi; menjawab kesadaran;penerangan; pertanyaan pen endalian osip
  • 260. e EKMA41 59/MODUL 7 7.5 rvbksud Tu"uan Rencana Pengumpulan lnformasi Mendapatkan fakta, opini & lsu hangat; menanyakan a asan :>respektif dan perasaan mendapatkan reaksi Pemecahan Masalah Mengenali dan menguraikan Bentuk berpikir arif masalah; menganalisis masalah; menyarankan pemecahan; penilaian; seleksi dan penerapan pemecahan masalah Pengambilan Keputusan Membuat keputusan; menyusun Menjelaskan alternatif; rencana; memperoleh keuntungan proyek rekomendasi; mengambil tindakan SJmber: O.utin, Royd, dan Winsor (2000:190) Dengan demikian, kita bisa melihat berbagai maksud penyelenggaraan rapat. Dalam label di atas, antara maksud dan tujuan dibedakan. Maksud lebih berkenaan dengan llniatanII penyelenggaraan rapat, atau bisa dikatakan dengan pertanyaan llmengapa rapat dilakukan?ll. Sedangkan tujuan lebih berkaitan dengan basil atau keluaran dari satu rapat atau bisa dinyatakan dengan pertanyaan, II apa yang ingin dicapai?11 • Antara maksud dan tujuan ini jelas saling terkait sehingga antara maksud dan tujuan merupakan satu kesatuan. Selanjutnya, kita membahas rencana penyelenggaraan rapat. Pada Gambar 7.2 berikut digambarkan siklus penyelenggaraan rapat. Dalam siklus tersebut ditunjukkan setidaknya 5 langkah penting dalam menyelenggarakan rapat. Tentu saja, langkah-langkah ini sangat bersifat umum Artinya. pada jenis rapat tertentu ada langkah yang mungkin tidak perlu dilakukan namun pada jenis rapat yang lain, justru ada kegiatan yang harus dilakukan. Misalnya, bila rapatnya merupakan rapat rasio, tentu langkah nomor 3 yaitu penetapan model rapat tidak perlu dilakukan lagi. Kita perhatikan gambar berikut.
  • 261. 7.6 KDMUNIKASI BISNIS e . - , ... Gambar 7.2. Skl us Kegiatan Rapat Sekarang, kita membahas secara lebih rinci langkah-langkah penyelenggaraan rapat seperti berikut ini. 1. Perencanaan dan logistik rapat, yang pada tahap ini, kita melakukan hal- hal seperti berikut. a. Bertanya pada kita sendiri: apakah rapat ini memang kita perlukan dan apa yang harus ada dan kita lakukan untuk mencapai maksud dan tujuan rapat? b. Menentukan siapa yang seharusnya hadir dalam rapat tersebut. c. Memastikan orang yang harus hadir dalam rapat bisa datang dan berpartisipasi dalam rapat. d. Menyusun agenda dan menangani pendokumentasiannya. e. Mempersiapkan bahan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penyelenggaraan rapat, seperti materi presentasi, ruang untuk rapat, perlengkapan presentasi dan - biasanya - konsumsi rapat. 2. Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat, yang pada dasamya merupakan penjabaran dari maksud dan tujuan rapat. Pada tahap ini, kita memiliki 3 jenjang perencanaan, yaitu: a. Perencanaan strategis yang lebih menekankan pada apa yang akan kita peroleh dari satu rapat dan skenario seperti apa yang hendak kita jalankan dalam penyelenggaraan rapat tersebut.
  • 262. e EKMA41 59/MODUL 7 7.7 b. Perencanaan operasional yang merupakan penjabaran dan rencana strategis. Di sini kita membahas secara lebih detil misalnya skenario besar yang dibuat pada perencanaan strategis kemudian diturunkan pada perencanaan yang lebih operasional. c. Perencanaan fungsional yang berarti kita melakukan pembagian sumber daya manusia yang ada untuk menjalankan fungsi-fungsi dalam penyelenggaraan rapat seperti siapa yang bertanggung jawab alas materi rapat, penyebaran undangan dan orang yang mencatat keseluruhan proses dan basil rapat. d. Setelah semua rencana tersebut disusun dengan baik, kita perlu melakukan peninjauan-ulang untuk memastikan bahwa rencana kita memang bisa dijalankan dengan baik. 3. Penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada pembuatan skenario rapat pada tahap perencanaan operasional. Tentu saja di sini yang kita perlukan adalah penyelenggaraan rapat yang produktif, sehingga pada penetapan model rapat ini kita memperhatikan: a. Model rapat apa pun pada dasamya tidak terlalu banyak memperhatikan berapa banyak orang yang hadir dalam rapat, namun lebih pada apa yang akan dihasilkan oleh rapat. Oleh sebab itu, kita jangan terlalu memperhatikan jumlah peserta rapat dalam menetapkan model rapat yang kita selenggarakan. b. Sering kali kita lebih asyik membahas berapa lama waktu untuk rapat. Padahal dalam perencanaan dan penyelenggaraan rapat, yang hendaknya lebih kita perhatikan bukanlah berapa lama kita rapat melainkan seberapa baik kita memanfaatkan waktu rapat. c. Form atau bentuk rapat seperti apa yang hendak kita selenggarakan, apakah rapat formal yang biasanya menghasilkan keputusan yang mengikat atau rapat informal yang biasanya dilakukan untuk mencairkan suasana atau sekedar membuka katup-katup komunikasi yang mampat. d. Prosedur rapat seperti apa yang hendak kita pilih. misalnya untuk pengambilan keputusan apakah dilakukan secara musyawarah atau pemungutan suara. Bila dilakukan pemungutan suara, bagaimana mekanisme pelaksanaannya. Bila dilakukan musyawarah siapa yang akan memimpin dan bagaimana proses berjalannya musyawarah itu. Keluaran rapat seperti apa yang kita inginkan akan mempengaruhi
  • 263. 7.8 KDMUNIKASI BISNIS • modal penyelenggaraan rapat. Untuk rapat formal pengambilan keputusan tentu akan berbeda modelnya dengan rapat informal untuk memecahkan kebuntuan di kalangan anggota satu tim. e. Langkah tindak lanjut,yang penting kita perhatikan karena sering terjadi rapat terselenggara dengan keputusan yang hanya menjadi catatan. Tidak ada langkah lebih lanjut yang justru sangat penting. 4. Pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat. Ada beberapa cara yang dapat kita lakukan untuk mengumpulkan fakta dan informasi tersebut, yaitu: a. Kemutakhiran data yang tersedia secara berkala yang selanjutnya dapat dijadikan bahan rapat atau menyelenggarakan rapat untuk memperoleh data paling mutakhir tentang sesuatu seperti data pemasaran. b. Kelompok diskusi terfokus. c. Urun-rembug. d. Dialog. e. Konsultasi. f. Analisis kesenjangan dan kebutuhan. g. Analisis isu. 5. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, yang dilakukan dengan menetapkan langkah-langkah sebagai berikut. a. Temu-kenal masalah dan merumuskan masalah. b. Pendekatan pemecahan masalah: berpikir linear-rasional atau lateral-kreatif yang akan kita pakai. c. Gaya untuk pengambilan keputusan. musyawarah atau pemungutan suara. Hal lain yang perlu kita perhatikan manakala menyelenggarakan rapat bisnis adalah apa yang dinamakan sebagai sense of meeting. Apa yang dimaksud dengan sense of meeting? Pada dasamya, yang dimaksud dengan istilah ini adalah kondisi di mana peserta rapat merasakan pentingnya pertemuan yang diselenggarakan untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan setelah rapat selesai diselenggarakan. Oleh sebab itu, dengan sense of meeting ini, semua peserta rapat akan berupaya terlibat dalam
  • 264. e EKMA41 59/MODUL 7 7.9 pertemuan itu, berdialog, berdiskusi dan bertukar informasi untuk mencapai tujuan penyelenggaraan rapat. Bila dalam satu rapat, ada orang yang secara fisik hadir di ruang pertemuan namun pikirannya melayang ke mana-mana bahkan tidak juga berbicara sesungguhnya lebih banyak diam sambil terkantuk-kantuk, maka orang tersebut sebenarnya tak memiliki sense of meeting. Orang tersebut tidak merasakan pentingnya dan betapa bemilainya rapat bagi satu organisasi. Orang tersebut lebih memandang rapat sebagai pertemuan rutin yang tak bermakna apa-apa. Padahal, rapat lebih dari sekedar pertemuan biasa. Rapat lebih merupakan kegiatan yang menjadi sarana untuk pertukaran data dan informasi, tempat mendialogkan gagasan dan konsep, dan tempat bagi pertukaran pikiran melalui diskusi yang produktif organisasi mana pun tentu akan membutuhkan gagasan baru yang segar dan kreatif serta pertukaran informasi yang penting. Bahkan lebih dari itu, rapat pun, sebagai kegiatan komunikasi, tentu menjalankan fungsi pendidikan juga. Melalui rapat, orang saling belajar tentang cara menyelesaikan masalah atau kultur yang berkembang pada satu organisasi. Mengingat rapat merupakan sarana pendidikan dalam satu organisasi, maka rapat pun menjadi sarana penting dalam upaya melakukan perubahan organisasi. Kita tentu mengenal istilah learning organisation. Istilah ini menunjuk pada keadaan satu organisasi yang melakukan perubahan tidak hanya dengan mengubah dan memperbaharui atau menyesuaikan kebijakan, sistem dan sumber daya manusia yang dijalankan satu organisasi. Melainkan, secara keseluruhan organisasi tersebut belajar. Semua orang yang ada dalam organisasi tersebut belajar sehingga mendorong terjadinya perubahan organisasi sebagai respon terhadap perubahan yang terjadi pada lingkungan internal dan lingkungan eksternal satu organisasi. Oleh karena itu, rapat menjadi salah satu sarana komunikasi yang penting untuk mengembangkan learning organisation itu. Bisa dikatakan, rapat merupakan salah satu bentuk implementasi konsep learning organisation itu, bila saja rapat tersebut diikuti oleh mereka yang memiliki sense of meeting dan menyadari bahwa rapat merupakan sarana untuk saling membelajarkan satu sama lain. Kita sudah membahas makna rapat yang bermaksud sebagai kegiatan pendidikan itu pada tabel tentang jenis dan tujuan rapat tadi.
  • 265. 7.10 KDMUNIKASI BISNIS • Selanjutnya, perjalanan kita dalam menjelajahi rapat ini sampai juga pada apa yang lumrah kita lakukan sekarang ini. Sejalan dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi, yang akan kita bahas lebih dalam pada Modul 9, perangkat teknologi komunikasi ini menjadi bagian dan mewarnai kegiatan rapat. Lumrah berbagai rapat yang diselenggarakan menggunakan LCD Projector untuk melakukan presentasi. Para peserta rapat pun, tidak hanya membawa buku catatan tapi membawa laptop atau telepon seluler yang memiliki kemampuan untuk menulis. Perubahan tersebut, mau tidak mau, membawa juga perubahan dalam penyelenggaraan rapat. Materi rapat yang disebarkan bukan dalam bentik tercetak atau difotokopi melainkan dibuat dalam bentuk digital. Peserta rapat menerima materi rapat melalui compact disc (CD) atau sudah lumrah juga dilakukan dikirimkan melalui e-mail pada masing-masing peserta rapat. Penyebaran materi rapat secara digital seperti itu, membuat kehadiran laptop dalam rapat tidak bisa dihindari lagi. Masalahnya, pada banyak organisasi bisnis atau lembaga-lembaga kita, belum punya etika baku mengenai penggunaan laptop saat menghadiri rapat. Laptop memang dibuka, namun tidak untuk membaca materi rapat melainkan untuk hal lain. Misalnya main games yang disediakan dalam laptop, kirim- kiriman pesan melalui Yahoo! Messengger atau bahkan surfing di internet bila di lingkungan lembaga dan organisasi tersebut tersedia fasilitas hoispot yang memungkinkan laptop terhubung langsung ke internet. Di sini kita kembali pada soal sense of meeting. Orang yang membuka laptop namun bukan berkaitan dengan rapat malah asyik bekerja sendiri dan tidak terlibat dalam rapat tersebut, sesungguhnya merupakan orang yang tidak punya sense ofmeeting, sehingga kehadirannya tidak memberi manfaat. Orang tersebut hanya hadir secara fisik namun tidak hadir secara mental dalam kegiatan rapat. Malah asyik dengan dunianya sendiri melalui laptop- nya itu. Itu sebabnya, banyak pakar komunikasi bisnis, mulai memperhatikan bagaimana penggunaan laptop ini dalam kegiatan rapat. Misalnya, Wuorio (2007) menulis tentang aturan penggunaan laptop dalam rapat. Mengapa dia menulis tentang ini? Karena dalam pandangannya, ada kecenderungan pemakaian laptop dalam rapat terkadang - atau bahkan sering kali - membuat rapat menjadi tidak produktif. Sense ofmeeting hilang karena orang asyik dengan laptop-nya masing-masing. Ada yang meneruskan pekerjaannya dengan laptop itu, ada yang asyik dengan "percakapan di dunia
  • 266. e EKMA41 59/MODUL 7 7. 11 maya" dan semacanmya yang pada dasarnya justru membuat rapat menjadi tidak produktif, dan kehadirannya hanya untuk memenuhi waktu undangan rapat. Inilah yang mengingatkan kita pada pemyataan bahwa yang penting dalam rapat itu bukan lamanya waktu rapat melainkan seberapa efektif waktu dipergunakan. Gambar 7.3. Rapat fv1embawa Laptop Kita ikuti apa yang dijelaskan Wuorio (2007) tentang aturan penggunaan laptop dalam rapat seperti berikut ini. 1. Pastikan laptop memang diperlukan dalam rapat. Bila laptop memang merupakan bagian penting dari rapat seperti untuk presentasi atau sarana untuk menulis notulasi rapat, maka jelas laptop diperlukan dalam rapat. Namun bila peserta rapat, yang lebih diharapkan kehadirannya untuk memberikan sumbangan pikiran, gagasan atau informasi lebih asyik dengan laptop-nya maka berarti laptop itu jadi menghambat berlangsungnya rapat yang efektif dari produktif Wuorio (2007) mengutip pendapat pakar manajemen Deborah Barret, yang menyatakan, "Mustahil akan ada rapat yang produktif dan interaktif bila peserta rapat asyik dengan laptop-nya masing-masing. Jadi sebaiknya peserta rapat meninggalkan laptop-nya di ruangannya masing-masing meskipun mereka punya alasan kuat untuk membawa laptop-nya ke ruang pertemuan." 2. Menempatkan laptop sesuai peruntukannya. Bila memang memerlukan presentasi yang menggunakan laptop atau untuk menyusun laporan rapat, hendaknya ditunjuk orang yang bertugas untuk mengoperasikan komputer itu. Kalau kita memerlukan berlangsungnya interaksi tatap-
  • 267. 7. 12 KDMUNIKASI BISNIS e muka, jangan ada laptop sehingga bisa berlangsung komunikasi tatap muka yang intensif. 3. Bisa memberikan alasan perlunya membawa laptop. Hendaknya, jika membawa laptop ke ruang rapat bisa memberikan alasan yang masuk akal mengapa perlu membawanya kepada pimpinan rapat. 4. Memanfaatkan kesempatan. Sekalipun di depan kita ada laptop sebaiknya jangan terus dipakai. Artinya, pada saat diperlukan seperti melihat data atau informasi yang disimpan di laptop, kita melihatnya. Namun, kita juga dengan penuh antusias melihat juga wajah orang yang berbicara sehingga orang yang berbicara merasa kita memberikan perhatian terhadap apa yang disampaikannya. Gambar 7.4. Nlemberikan Perhatian pada Qang Berbicara dalam Rapat 5. Memilah Rapat. Bila permasalahan yang muncul dalam rapat itu muncul dari pemakaian laptop seperti kurangnya perhatian dan diskusi yang tidak keruan, maka permasalahannya sebenamya bukan bersumber dari laptop itu sendiri. Melainkan dari tidak jelasnya maksud dan tujuan penyelenggaraan rapat. Karena bila rapatnya dirancang dengan baik, orang yang menggunakan laptop pun akan tetap mengikuti dengan baik rapat itu meski dia duduk menghadapi laptop.
  • 268. e EKMA41 59/MODUL 7 7.13 Sekarang kita mulai lebih memfokuskan pada penyelenggaraan rapat bisnis, yang seperti sudah kita kemukakan tadi, merupakan salah satu bentuk komunikasi bisnis. Rapat bisnis bisa berlangsung hanya dihadiri segelintir orang atau puluhan orang. Namun adakalanya juga merupakan rapat besar dalam bentuk sebuah konvensi bisnis yang dihadiri ratusan orang. Agar penyelenggaraan rapat bisnis tersebut berhasil, ada beberapa hal yang penting untuk kita perhatikan, seperti diuraikan berikut ini. 1. Sebelum mengikuti rapat bisnis a. Bertemu dan berbincang-bincang lebih dulu dengan peserta lain untuk mengenal lebih dekat sebanyak mungkin orang yang hadir dalam rapat tersebut. b. Tampil rapi, karena bila kita terlihat rapi maka kepercayaan diri kita pun meningkat. c. Mengenakan pakaian yang sesuai, sehingga kita perlu memperhatikan jenis pakaian apa yang paling tepat. Untuk Indonesia, dalam rapat formal biasanya orang mengenakan kemeja batik, pakaian kerja atau berpakaian lengkap. Namun untuk rapat informal biasanya menggunakan pakaian yang lebih santi. Namun, kita sebaiknya memang memperhatikan jenis pakaian yang diharapkan dipakai peserta rapat. d. Bila rapat diselenggarakan di luar kota hendaknya membawa pakaian yang tidak mudah kusut. Atau kita membawa setrika kecil yang praktis atau dapat juga meminta hotel tempat kita menginap untuk menyetrikakan pakaian kita. e. Mengenakan sepatu yang nyaman. 2. Saat mengikuti rapat bisnis a. Memperkenalkan diri pada peserta lain, yang membuat kita tidak merasa sendirian atau merasa nyaman berada dalam lingkungan rapat. b. Tersenyum, karena dengan tersenyum membuat orang lain merasa dekat dengan kita. c. Menarik, dengan menunjukkan sifat-sifat kita yang diskusi orang lain seperti ramah, mudah bergaul, mengembangkan senyum. d. Membiarkan orang lain membicarakan dirinya sendiri karena pada dasarnya semua orang senang mengungkapkan siapa dirinya dan
  • 269. 7.14 KDMUNIKASI BISNIS e dengan sendirinya akan membuat fokus perhatian terhadap diri kita berkurang. 3. Setelah mengikuti rapat bisnis a. Membawa sesuatu yang berharga, seperti membawa gagasan baru yang bisa saja diterapkan di tempat atau satuan kerja kita, atau mempunyai kenalan baru yang akan meluaskan jaringan kita. b. Tetap menjaga hubungan dengan orang lain yang membuat kita tidak merasa sendiri atau merasa lebih nyaman saat mengikuti rapat berikutnya, karena sudah mengenal lebih dekat orang-orang yang mengikuti rapat. SJmber: IVeetings Wizard Gambar 7.5. 1/enj el ang Penyelenggaraan Rapat Secara lebih praktis, kita bisa mengikuti langkah-langkah berikut, yang bisa menjadi panduan bagi kita dalam merencanakan penyelenggaraan rapat bisnis. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut. a. Memastikan apakah rapat memang perlu diselenggarakan. Haruskah permasalahan yang kita hadapi diselesaikan melalui rapat atau diselesaikan secara individual. b. Menentukan orang-orang yang akan diundang.
  • 270. e EKMA41 59/MODUL 7 7.15 c. Menetapkan waktu penyelenggaraan. d. Menyusun agenda rapat. Bila agenda rapat itu memiliki sejumlah tujuan maka sangat penting untuk menyusun prioritas bahasan rapat. e. Menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu pada orang yang akan diundang rapat sehingga mereka bisa mempersiapkan diri dengan baik. f. Mempersiapkan sarana audio-visual (rupa-rungu) seperti bagan, handout, slide, transparansi start tayangan PowerPoint. g. Rapat hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir. h. Hendaknya rapat di buku dengan langsung menjelaskan agenda pertemuan atau pokok masalah dan membahas permasalahan yang lebih mudah dipecahkan baru kemudian masalah yang lebih berat. i. Menyediakan waktu yang cukup untuk pembahasan setiap isu yang dibahas. j. Menunda diskusi sampai akhir rapat bila dalam rapat itu terjadi perdebatan yang memakan waktu. k. Menyebarluaskan notulasi rapat untuk mengingatkan setiap orang alas kesimpulan dan rencana aksi yang disepakati melalui rapat. Meski kita sudah mengetahui hal-hal yang penting dalam penyelenggaraan rapat, kurang lengkap rasanya bila kita pun tidak bisa mengantisipasi beberapa masalah yang biasanya ditemukan dalam berbagai penyelenggaraan rapat. Curtin, Floyd & Winsor (2000: 187) menyusun daftar mengenai permasalahan umum yang biasanya dijumpai dalam berbagai penyelenggaraan rapat. Masalah-masalah tersebut adalah sebagai berikut. a. Tidak ada tujuan atau pokok agenda. b. Tidak ada orientasi sebelum rapat. c. Lambat memulai rapat. d. Persiapan yang buruk atau tidak memadai. e. Melepaskan masalah. f. Rapat terlalu lama. g. Tidak terorganisasi. h. Tidak meyakinkan. i. Kepemimpinan tidak efektif. j. Informasi yang didiskusikan tidak berhubungan. k. Membuang-buang waktu. 1. Interupsi.
  • 271. 7.16 KDMUNIKASI BISNIS • m. Tidak efektif dalam membuat keputusan. n. Diskusi bertele-tele, berlebihan, dan menyimpang. o. Diskusi didominasi beberapa individu. p. Tidak ada basil atau tindak lanjut yang dihasilkan. Dalam uraian di atas disebutkan salah satu permasalahan umum yang dijumpai dalam rapat adalah kepemimpinan yang tidak efektif Pemimpin rapat memegang peran penting dalam penyelenggaraan rapat. Karena pemimpin rapat itu menjalankan dua tugas penting yaitu (a) menangani permasalahan pokok yang dibahas dalam rapat dan (b) menangani dan memimpin peserta rapat. Namun demikian, sebenarnya, menurut Curtin, Floyd & Winsor (2000:194) peran kepemimpinan itu juga dijalankan oleh peserta rapat. Pimpinan rapat akan mendapatkan bantuan yang berarti dari individu-individu yang dianggap memiliki kemampuan dan menjalan peran seperti yang diuraikan melalui tabel berikut. Peran Pemrakarsa Pencari informasi Pencari gagasan Pemberi informasi Pemberi saran Penganalisis Evaluator • • • • • • • • • • • • • • Tugas Mengusulkan gagasan-gagasan baru atau pendekatan-pendekatan baru dalam pemecahan masalah. Meminta penjelasan, saran fakta informasi yang membantu pemecahan masalah. Meminta penjelasan tentang nilai dan gagasan yang diungkapkan peserta rapat. Memberi fakta, contoh, statistik dan bukti lain yang membantu peserta rapat. Menawarkan saran atas gagasan yang berkembang dalam diskusi. Memberi contoh-contoh untuk menunjukkan bagaimana melaksanakan saran atau gagasan yang muncul. Memberi penilaian atas bukti dan kesimpulan yang muncul. Pemberi energi : Memberikan semangat pada peserta rapat agar lebih produktif. SJmber: Q.Jrtin, Royd & Winsor (2000:194)
  • 272. e EKMA41 59/MODUL 7 7.17 Demikianlah, penjelajahan kita dalam penyelenggaraan rapat. Pembahasan pada Kegiatan Belajar 1 Modul 7 ini akan dilanjutkan dengan pembahasan yang lebih bersifat teknis operasional pada Kegiatan Belajar 2. Dengan demikian, kita akan makin mendalami kegiatan rapat dalam konteks komunikasi bisnis pada kegiatan belajar selanjutnya. Namun, sebaiknya Anda memahami lebih dulu apa yang diuraikan pada kegiatan belajar ini. LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Bayangkanlah Anda adalah seorang yang diberi tanggung jawab menyelenggarakan rapat pemegang saharn! Rapat ini bertujuan untuk rneminta persetujuan pernegang saharn guna menarnbah dana investasi pada lini usaha baru. Rumuskan agenda perternuan dan tujuan rapat! Lalu diskusikan dengan ternan-ternan Anda! 2) Anda diminta untuk rnenuli undangan rapat yang diselenggarakan serikat pekerja di perusahaan tempat Anda bekerja. Rapat ini rnernbahas rencana rnengajukan kenaikan gaji kepada direksi. Cobalah Anda rnenyusun rencana penyelenggaraan rapat! Diskusikan dengan ternan-ternan Anda dalam kelompok! 3) Anda diminta mengorganisasikan sebuah konvensi bisnis yang dihadiri pirnpinan puncak dari berbagai perusahaan. Coba susun rnaksud dan tujuan konvensi, peserta konvensi, waktu konvensi, jadwal acara dan pendistribusian rnateri konvensi. Lain, diskusikan dengan ternan-ternan Anda dalarn kelornpok. Petunjuk Jawaban Latihan 1) Langkah-langkah penyelenggaraan rapat adalah (a) perencanaan dan logistik rapat; (b) rnengkaji-ulang dan perencanaan rapat, yang pada dasarnya merupakan penjabaran dari maksud dan tujuan rapat; (c) penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada pernbuatan skenario rapat pada tahap perencanaan operasional (d) pengurnpulan fakta dan inforrnasi, yang juga bisa kita lakukan dalarn
  • 273. 7.18 KDMUNIKASI BISNIS e penyelenggaraan rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat; dan (e) pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. 2) Langkah-langkah praktis untuk penyelenggaraan rapat adalah (a) memastikan apakah rapat memang perlu diselenggarakan; (b) menentukan orang-orang yang akan diundang; (c) menetapkan waktu penyelenggaraan; (d) menyusun agenda rapat dan jika ada sejumlah tujuan, sangat penting untuk menyusun prioritas bahasan rapat; (d) menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu pada orang yang akan diundang rapat sehingga mereka bisa mempersiapkan diri dengan baik; (e) mempersiapkan sarana audio-visual (rupa-rungu); (f) rapat hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir; (g) hendaknya rapat dibuka dengan langsung menjelaskan agenda pertemuan atau pokok masalah dan membahas permasalahan yang lebih mudah dipecahkan baru kemudian masalah yang lebih berat; (h) menyediakan waktu yang cukup untuk pembahasan setiap isu yang dibahas; (i) menunda diskusi sampai akhir rapat bila dalam rapat itu terjadi perdebatan yang memakan waktu; dan 0 menyebarluaskan notulasi rapat untuk mengingatkan setiap orang alas kesimpulan dan rencana aksi yang disepakati melalui rapat. 3) Sarna dengan petunjuk latihan No. 1 dan 2 di atas. RANG KUMA Nc.____________________ Langkah-langkah penyelenggaraan rapat adalah (a) perencanaan dan logistik rapat; (b) mengkaji-ulang dan perencanaan rapat yang pada dasamya merupakan penjabaran dari maksud dan tujuan rapat (c) penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada pembuatan skenario rapat pada tahap perencanaan operasional; (d) pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat; dan (e) pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Dalam pada itu, kita pun harus memperhatikan apa yang dinamakan dengan sense of meeting. Apa yang dimaksud dengan sense of meeting adalah kondisi di mana peserta rapat merasakan pentingnya pertemuan yang diselenggarakan untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan setelah rapat selesai diselenggarakan. Ada pun langkah-langkah praktis untuk penyelenggaraan rapat adalah (a) memastikan apakah rapat memang perlu diselenggarakan;
  • 274. e EKMA41 59/MODUL 7 7.19 (b) menentukan orang-orang yang akan diundang; (c) menetapkan waktu penyelenggaraan; (d) menyusun agenda rapat dan jika ada sejumlah tujuan, sangat penting untuk menyusun prioritas bahasan rapat; (d) menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu pada orang yang akan diundang rapat sehingga mereka bisa mempersiapkan diri dengan baik; (e) mempersiapkan sarana audiovisual (rupa-rungu); (f) rapat hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir; (g) hendaknya rapat dibuka dengan langsung menjelaskan agenda pertemuan atau pokok masalah dan membahas permasalahan yang lebih mudah dipecahkan baru kemudian masalah yang lebih berat; (h) menyediakan waktu yang cukup untuk pembahasan setiap isu yang dibahas; (i) menunda diskusi sampai akhir rapat hila dalam rapat itu terjadi perdebatan yang memakan waktu; dan U) menyebarluaskan notulasi rapat untuk mengingatkan setiap orang atas kesimpulan dan rencana aksi yang disepakati melalui rapat. Di samping itu, penting bagi kita memperhatikan beberapa permasalahan umum yang biasa ditemui dalam penyelenggaraan rapat. Permasalahan tersebut adalah (a) tidak ada tujuan atau pokok agenda; (b) tidak ada orientasi sebelum rapat; (c) lambat memulai rapat; (d) persiapan yang buruk atau tidak memadai; (e) melepaskan masalah; (f) rapat terlalu lama: (g) tidak terorganisasi; (h) tidak meyakinkan; (i) kepemimpinan tidak efektif; 0 informasi yang didiskusikan tidak berhubungan; (k) membuang-buang waktu; (1) interupsi; (m) tidak efektif dalam membuat keputusan; (n) diskusi bertele-tele, berlebihan, dan menyimpang; (o) diskusi didominasi beberapa individu; dan (p) tidak ada basil atau tindak lanjut yang dihasilkan. T E S F 0 R MAT IF 1________________ Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Pada dasarnya, hila orang mengikuti satu rapat dengan penuh kesungguhan dan memberikan kontribusi yang positif dalam proses rapat tersebut, maka orang tersebut bias dikatakan memiliki .... A. Sense of'belonging B. Sense ofhumor C. Sense ofmeeting D. Sense ofimportant
  • 275. 7.20 KDMUNIKASI BISNIS • 2) "Jam karet" merupakan salah satu fenomena yang kita jumpai di Indonesia. Fenomena tersebut merupakan salah masalah umum yang biasa kita hadapi saat akan menyelenggarakan rapat. Fenomena itu ditandai dengan .... A. rapat dimulai terlambat B. rapat diakhiri terlambat C. rapat dimulai lebih cepat D. rapat diakhiri lebih cepat 3) Salah satu hal yang sangat penting kita perhatikan, manakala merencanakan satu rapat bisnis adalah .... A. menetapkan basil akhir rapat B. menetapkan panitia penyelenggara rapat C. menetapkan maksud rapat D. menetapkan saat pengiriman undangan rapat 4) Produk teknologi informasi dan komunikasi yang dianggap membantu penyelenggaraan rapat namun sering kali juga dipandang mengganggu proses rapat adalah .... A. laptop B. komputer meja C. LCD projector D. Slide projector 5) Hal terpenting dalam alokasi waktu untuk penyelenggaraan rapat adalah: A. jumlah jam yang digunakan untuk rapat B. jumlah waktu yang disediakan untuk prasaran rapat C. memperpanjang jam rapat D. memanfaatkan waktu rapat dengan baik Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1. Jumlah Jawaban yang Benar Tingkat penguasaan = ----------- x 100% Jumlah Soal
  • 276. e EKMA41 59/MODUL 7 Arti tingkat penguasaan: 90- 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% =cukup < 70% =kurang 7.21 Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
  • 277. 7.22 KDMUNIKASI BISNIS • KEGIATAN BELA.JAR 2 Menyel enggarakan Rapat Bi snis (2) ada Kegiatan Belajar 2 Modul 7 ini. kita, lebih menukik pada persoalan- persoalan teknis rapat bisnis. Bila pada Kegiatan Belajar 1, kita lebih memfokuskan pada aspek-aspek yang "berbau" dan bernada konseptual dalam menyelenggarakan rapat bisnis sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis, maka pada Kegiatan Belajar 2 mi kita lebih memfokuskan pada dimensi praktis-operasional penyelenggaraan rapat. Oleh karena itu, pada Kegiatan Belajar 2 ini kita akan menemukan contoh-contoh. Diharapkan contoh-contoh tersebut akan makin memperkaya pema- haman kita terhadap penyelenggaraan rapat bisnis. Sekaligus juga diharapkan membuat kita memiliki kemampuan untuk mengorganisasikan penyeleng- garaan rapat bisnis. Tentu saja, contoh-contoh tersebut tidak perlu ditiru mentah-mentah atau diikuti bulat-bulat, karena kita perlu menyesuaikannya dengan situasi dan kondisi. Namun setidaknya, akan memberi kita gambaran bagaimana sebaiknya kita melakukan sesuatu dalam konteks penyelenggaraan rapat bisnis. Sekarang kita mulai dengan satu hal yang mendasar dalam menyelenggarakan rapat bisnis yaitu menetapkan tujuan. Tujuan merupakan pedoman sekaligus panduan yang menetapkan arah perjalanan rapat yang kita selenggarakan. Tujuan ini menjadi acuan bagi kita misalnya dalam menyusun jadwal atau agenda rapat. Tujuan ini pula yang bias menjadi panduan bagi pimpinan rapat untuk mengarahkan ke mana pembicaraan dalam rapat ini kita bawa. Dalam menetapkan tujuan, kita bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut ini. 1. Apa yang ingin diperoleh dari rapat? 2. Untuk apa rapat kita selenggarakan? 3. Mengapa rapat kita selenggarakan? Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan tersebut kita dapat merumuskan tujuan penyelenggaraan rapat. Tujuan tersebut, biasanya dirumuskan dalam bentuk kata kerja aktif, yang berarti diawali dengan kata kerja yang diberi awalan me-. Misalnya, mengambil keputusan restrukturisasi organisasi atau
  • 278. e EKMA41 59/MODUL 7 7.23 mengembangkan konsep hubungan industrial yang sesuai dengan rencana strategi perusahaan. Bila tujuan telah ditetapkan, maka dengan mudah kita dapat menetapkan: 1. agenda rapat; 2. peserta rapat; 3. waktu dan tempat penyelenggaraan rapat; 4. susunan acara/skenario rapat; 5. perlengkapan yang diperlukan. Dalam menyusun agenda rapat, kita pada dasarnya membuat rincian atas tujuan rapat. Kita memilah-milah tujuan besar tersebut ke dalam beberapa bagian yang merupakan satu kesatuan. Misalnya, dengan kembali pada contoh tujuan rapat tadi, kita bisa memilahnya menjadi: 1. pembahasan kondisi organisasi saat ini; 2. pembahasan kondisi ideal yang diharapkan; 3. langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai kondisi ideal; 4. penetapan upaya restrukturisasi organisasi. Langkah berikutnya, tentu, menetapkan siapa yang akan diundang untuk menghadiri rapat tersebut. Tentu saja dalam menetapkan siapa yang diundang akan disesuaikan dengan kapasitas serta peran dan fungsi seseorang dalam organisasi. Bila kita membahas strategi pemasaran, tentu saja orang-orang yang menjalankan peran dan fungsi sebagai pemasar perlu diundang. Bila kita hendak membahas peningkatan keamanan untuk karena seringnya terjadi pencurian, maka petugas keamanan atau pimpinan satuan pengamanan memiliki kapasitas serta peran dan fungsi untuk itu sehingga perlu diajak berbicara. Namun bisa juga digunakan pendekatan lain dalam menetapkan siapa yang hendak diundang dalam sebuah rapat. Pertama, seperti diuraikan di atas dilihat berdasarkan kapasitas serta peran dan fungsi seseorang. Kedua, karena kemampuan atau kompetensi yang dimiliki orang tersebut. Misalnya, kompetensi intelektual seseorang membuat dia diundang untuk memberikan saran atau menilai gagasan yang berkembang dalam rapat. Bisa juga seseorang yang dipandang memiliki kompetensi sosial sehingga memiliki hubungan baik dengan berbagai kalangan dalam organisasi akan diundang untuk pembahasan mengenai pengurangan pegawai.
  • 279. 7.24 KDMUNIKASI BISNIS e Jadi, kita bisa menetapkan siapa yang akan diundang itu berdasarkan dua pertimbangan. Pertama, kapasitas serta peran dan fungsi, dan kedua kompetensi yang dimiliki seseorang. Meski bisa juga kita memadukan dua pendekatan tersebut dalam menetapkan orang yang akan diundang dalam rapat. Langkah selanjutnya tentu mengirimkan surat undangan kepada orang yang sudah kita tetapkan untuk mengikuti rapat. Sebelum beranjak lebih jauh, kita perhatikan dulu contoh surat undang berikut. 1 TT~wri!t~~umaSJI wrs ''u li.IMO!UD ·~ rBDi~UI:IIi!U'fiQriiiUU J$it )kHmtdll!l :~ 181 ~ ~ . "''~,, - 1 rri~mmt~n ~ L. JOK#Hl ~rrrmn~ i:JM'M - - -- Gambar 7.6. I II 11-1 /J aroe1 111 •• ~"$. ~lf»n.=rr - - Contoh 9Jrat Undangan Rapat I lrm&t'Utl 'jJ Tti I I IJ, i! Otifnl I Dalam surat undangan rapat pada Gambar 7.6 tersebut diuraikan secara rinci apa alasan mengundang rapat dan apa yang diharapkan bisa diperoleh dari rapat tersebut. Dengan demikian, para peserta rapat memiliki gambaran untuk apa rapat diselenggarakan. Dengan begitu, diharapkan peserta rapat dapat memberikan kontribusi yang berharga dalam penyelenggaraan rapat. Surat undangan pada Gambar 7.6 tadi dibuat seperti itu, karena rapat yang diselenggarakan merupakan rapat insidental bahkan dijelaskan dalam surat undangan tersebut sebagai rapat khusus (special meeting). Karena
  • 280. e EKMA41 59/MODUL 7 7.25 rapatnya yang bersifat khusus itu, maka peserta rapat tentu akan bertanya- tanya mengapa rapat diselenggarakan. Pertanyaan tersebut dijawab langsung oleh surat undangan yang diterimanya. Ini akan berbeda dengan surat undangan untuk mengikuti rapat Turin. Bahkan rapat Turin, undangan itu hanya berupa memo atau memorandum. Bahkan adakalanya, kini disampaikan melalui SMS, meski ada juga yang disampaikan melalui surat elektronik (email). Kita perhatikan Gambar 7.7 berikut sebagai contoh! Tanggal Kepada Dan Kegiatan Dengan hormat, MEMO 25ApriI 2008 Seluruh Stat Pengajar Fakultas Ekonomi Dekan Rapat Triwulanan Bersama ini saya beritahukan bahwa Rapat Stat Pengajar Fakultas Ekonomi yang akan datang dijadwalkan berlangsung pada tanggal 4 Mei 2008 bertempat di Auditorium Fakultas Ekonomi. Direncanakan rapat berlangsung dari pukul 10.0012.00 WIB. Acara Penanggung Bentuk Tujuan Waktu Jawab 1. Penyempurnaan 1. Ahmed Sanusi 1. Presentasi 1. lnformatif 1. 15 tataletak ruangan menit 2. Kebijakan 2. Karta Kartono 2. Diskusi 2. Persetujuan 2. 10 penggunaan lab. menit Komputer 3. Penetapan target 3. Kurnaen 3. Laporan/ 3. Persetujuan 3.20 Penyelesaian Tanya menit pekerjaan Jawab semester ganjil Gambar 7. 7. Contoh rv1emo Undangan Rapat Undangan rapat dalam bentuk memo sebenarnya lebih merupakan pengingat (reminder), karena rapat yang diselenggarakan merupakan rapat Turin. Karena bersifat rutin, tentu saja rapat tersebut diselenggarakan secara berkala. Bisa berupa rapat mingguan, rapat bulanan. atau rapat triwulanan. Dalam rapat rutin seperti itu, biasanya yang dibahas adalah aspek teknis- operasional dari satu kegiatan/pekerjaan yang merupakan bidang pokok satu
  • 281. 7.26 KDMUNIKASI BISNIS e organisasi. Dalam Gambar 7.7 tersebut digambarkan memo untuk rapat rutin satu lembaga pendidikan. Ada kalanya, untuk rapat tertentu, seperti rapat khusus, materi rapat yang sudah dipersiapkan disebarkan bersamaan dengan penyebaran surat undangan. Materi rapat tersebut menjadi lampiran surat undangan. Namun bila rapatnya merupakan rapat rutin, penyebutan topik dalam agenda rapat dengan sendirinya merupakan pertanda bahwa peserta rapat mesti membawa materi yang berkaitan dengan pembahasan dalam rapat rutin tersebut. Walaupun adakalanya juga dalam surat undangan tersebut disebutkan materi apa yang harus dibawa peserta rapat, seperti laporan penjualan atau data produksi yang akan diperlukan dalam pembahasan rapat. Materi yang sudah dipersiapkan tersebut, tentu saja pada gilirannya akan dipresentasikan kepada peserta rapat. Gambar 7.8 menunjukkan bagaimana suasana rapat yang meperlihatkan ada latar yang berupa grafik yang tentu saja menunjukkan sesuatu. Begitu pula dengan kertas yang berserakan di meja dan catatan yang dibawa peserta rapat akan memperkaya pembahasan dalam rapat. Kita lihat gambar berikut. - Gambar 7.8. SJasana Rapat
  • 282. e EKMA41 59/MODUL 7 7.27 Dalam penyelenggaraan rapat penting juga untuk menentukan bagaimana rancangan tempat duduk. Gambar 7.8 menunjukkan desain tempat duduk yang berbentuk melingkar, sehingga setiap peserta bisa saling melihat wajah mitra rapatnya. Hal ini dimungkinkan karena peserta rapat jumlahnya kecil yakni hanya 5 orang. Untuk rapat yang diikuti jumlah peserta sampai 20 orang, bisajuga digunakan penataan dengan gaya U. Namun bila rapat diikuti oleh sejumlah besar peserta, misalnya lebih dari 50 orang, maka hanya ruangan yang sangat besarlah yang memungkinkan penataan kursi dengan melingkar atau berbentuk U. Rapat dengan peserta dalam jumlah besar biasanya dibuat dalam gaya kelas. Artinya peserta duduk seperti halnya murid duduk di ruang kelas yakni terdiri dari beberapa barisan yang menghadap ke depan. Hal seperti ini misalnya dilakukan dalam rapat di balai desa. Penataan ruang rapat seperti itu dilakukan pada dasamya untuk memudahkan proses interaksi antarpeserta rapat. Oleh sebab itu, yang terpenting di sini bukanlah bagaimana penataan ruang melainkan yang terpenting adalah bagaimana interaksi yang hendak dibangun di antara peserta rapat. Interaksi tersebut sangat penting karena melalui interaksi itulah maka proses komunikasi bisnis dalam rapat bisnis bisa berlangsung dengan baik. Tempat duduk yang ditata sedemikian rupa hanyalah memfasilitasi terjadinya komunikasi dan interaksi di antara sesama peserta rapat. Selanjutnya, kita pun perlu memiliki catatan yang menjelaskan proses berlangsungnya rapat serta keputusan-keputusan yang diambil dalam rapat. Ada beberapa istilah untuk ini. Ada yang menyebutnya minta rapat (meeting minute) ada juga yang menyebutnya notulen, dan ada juga yang menamakannya dengan notulasi. Apa pun penamaan yang dipergunakan, yang jelas penyelenggaraan rapat tersebut perlu didokumentasikan. Dokumentasi tersebut selanjutnya disebarkan kepada seluruh peserta rapat. Ada banyak bentuk notulasi rapat. Ada yang dibuat dalam bentuk catatan yang berisi agenda rapat, waktu dan tempat rapat, serta nama pemimpin rapat dan tentu saja proses rapat dan keputusan yang diambilnya. Ada juga yang di dalamnya dicantumkan nama peserta rapat. Namun ada juga yang menyebarkan daftar hadir, dan nama peserta rapat menjadi lampiran dari notulasi rapat tersebut. Apa pun bentuknya, yang jelas setiap rapat membutuhkan catatan yang pada gilirannya akan disebarluaskan kepada peserta rapat.
  • 283. 7.28 KDMUNIKASI BISNIS • Bagaimana notulasi tersebut dibuat, kita lihat salah satu contoh notulasi rapat seperti berikut ini. NOTULASI PERTEMUAN 27 Mei 2008 TEMPAT : RUANG SANGKURIANG JAYAGIRI WAKTU AGENDA : Pkl. 10, 00 - selesai • • 1. Alur kegiatan Workshop Dana Pembantuan 2. Tinjauan Penilaian Kelulusan TOT Tri: Pembukaan rapat dan penjelasan tentang dua kegiatan yaitu penilaian kelulusan TOT dan tahapan/alur workshop dana pembantuan. Masalahnya, acuan pedoman den pusat untuk dana Pembantuan. Hari Suderajat: Dalam manajemen ada siklus PPBS. Kita bisa menerapkan ini dalam pelaksanaan workshop dana pembantuan. Ade Kusmiadi: Kami ingin dana bantuan itu ingin penggunaannya disesuaikan dengan prosedur yang berlaku. Kami mengharapkan, workshop ini input-nya panduan-panduan untuk dana PNFI dan peningkatan mutu. Hendi: P2PNFI diharapkan tegas dalam menentukan kriteria peserta. Tri: Namun kami mengalami kesulitan dalam bertindak tegas dalam melaksanakan kegiatan. Sutaryat: Menyarankan untuk penentuan kelulusan peserta dengan menetapkan apakah kita mau menggunakan PAP atau PAN. Hari Suderajat: Beranikah kita melakukan pemilahan antara yang kompeten dan tidak kompeten? Kunci keberhasilan pelatihan adalah pelatihnya sendiri. Gambar 7. 9. Contoh Notulasi Rapat
  • 284. e EKMA41 59/MODUL 7 7.29 Teknis-operasional penyelenggaraan rapat seperti dikemukakan pada Kegiatan Belajar 2 Modul 7 ini, diharapkan juga bisa mengatas kemungkinan munculnya "rapat yang menjadi vampir", yaitu rapat yang luar biasa menyenangkan karena semua peserta memberikan kontribusinya dan suasana rapatnya sendiri cukup hangat. Semua peserta rapat sepakat bila rapat yang diikutinya sangat menyenangkan dan berlangsung cukup produktif. Namun, begitu selesai rapat, yang diingat peserta bukan keputusan atau kesepakatan yang dibuat dalam rapat itu melainkan lebih pada suasana rapat yang menyenangkannya itu. Tentu saja hal seperti ini menjadi kontraproduktif terhadap penyelenggaraan rapat. Karena rapat merupakan saran pengambilan keputusan atau pencapaian kesepakatan namun ketika keputusan atau kesepakatan itu hendak diubah menjadi tindakan nyata, tak seorang pun dari peserta rapat yang mengingatnya. Mereka lebih ingat pada rapatnya sendiri ketimbang keputusan atau kesepakatan yang harus dilaksanakan setelah rapat selesai dilangsungkan. Bagi organisasi mana pun rapat seperti ini jelas tidak banyak gunanya. Kita harus melihat rapat dalam keseluruhan kerangka organisasi, bukan hanya melihat rapat demi rapat itu sendiri. Rapat harus kita lihat sebagai bagian dari proses komunikasi yang berlangsung di dalam sate organisasi. Lebih dari itu, rapat merupakan sasaran antara dan bukan tujuan utama sate organisasi. Rapat lebih merupakan medium, karena yang terpenting adalah apa dan bagaimana kita melakukan sesuatu untuk mencapai tujuan organisasi. Agar rapat yang kita selenggarakan bisa bermanfaat bagi kehidupan organisasi, ada baiknya kita mengikuti saran yang disampaikan Mann (2006) seperti berikut ini. 1. Menyebarkan agenda rapat. Karena itu, agenda rapat sebaiknya memperlihatkan langkah-langkah terencana yang membawa peserta rapat dari "sini" ke "sana". Dengan begitu, peserta rapat akan bisa menyiapkan diri sebaik-baiknya dan bisa mengantisipasi informasi seperti apa yang hendak disajikan. 2. Memiliki tema tertentu. Tema inilah yang akan menjawab pertanyaan mengapa rapat diselenggarakan. Dengan adanya tema itu setiap orang bisa berpartisipasi dan menggunakan agenda rapat untuk memperkuat bagaimana cara mengeksplorasi tema atau akan dibahas pada setiap babak atau sesi rapat.
  • 285. 7. 30 KDMUNIKASI BISNIS • 3. Menetapkan dan menghargai waktu untuk memulai, beristirahat dan mengakhiri rapat. Bisa Anda bayangkan, bila satu rapat dimulai terlambat, istirahat diberikan setelah pimpinan rapat merasa lapar, dan diakhiri entah kapan. Sangat tidak menyenangkan dan mencerminkan sikap tidak menghargai waktu. Padahal rapat bisa diselenggarakan secara lebih efektif bila kita bersedia menghargai waktu. 4. Tidak ada gangguan barang elektronik. Dalam rapat ketika laptop dipakai dan orang lebih asyik dengan laptop-nya ketimbang materi rapat (lihat, Kegiatan Belajar 1 Modul 7 ini), lalu orang pun asyik dengan telepon selulemya entah mengirim dan menerima SMS, menelepon atau main game yang ada pada telepon seluler, jelas rapat tidak efektif. Karena itu, biasanya ada permintaan untuk mematikan HP atau setidaknya memilih nada silent atau getar dan menutup laptop. Dengan begitu ada upaya untuk meminimalkan penggunaan barang elektronik yang bisa mengganggu konsentrasi peserta rapat. 5. Memastikan siapa yang diundang. Karena itu, jangan mengundang sampai 30 orang ke ruang rapat padahal kita tabu 20 orang di antara mereka itu tidak berbuat apa pun selama rapat. Tidak menyumbangkan gagasan dan tidak pula menanggapi gagasan orang lain. Mereka hadir hanya untuk menikmati makanan dan minuman yang disajikan. Bahkan sebagian besar di antara undangan itu, datang terlambat dan sebagian lagi datang sekitar 10 menit sebelum rapat ditutup. Padahal, yang kita butuhkan adalah rapat yang efektif bukan peserta dalam jumlah yang besar seperti dalam rapat terbuka pada masa kampanye pemilu. 6. Menjadi wasit dan mengangkat asisten pengatur waktu. Bila kita memiliki orang yang mengingatkan kita soal waktu, maka kita sebagai pemimpin rapat akan lebih memfokuskan diri pada upaya memfasilitasi, merangkumkan, menjelaskan, dan membuat rapat terus mengalir mencapai tujuannya. 7. Tetap mengarah pada sasaran. Bila butir-butir pembahasan dalam rapat, ada salah satu di antaranya selesai dibahas, maka segeralah beralih pada butir yang lain. Jangan terlalu asyik membahas satu butir, meski butir tersebut menyenangkan kita. Bila sudah diputuskan maka sebaiknya segera beralih pada butir lain yang menjadi agenda rapat. Dengan cara begitu maka perjalanan kita menuju tujuan rapat bisa berlangsung dengan baik.
  • 286. e EKMA41 59/MODUL 7 7.31 8. Tindak-lanjut. Begitu rapat mendekati saat-saat akhir atau menjelang ditutup, ada baiknya Anda meminta notulen untuk membacakan butir- butir pokok keputusan rapat yang memerlukan langkah lebih lanjut. Seperti dikemukakan di atas, rapat adalah sasaran antara karena tujuan utamanya adalah tujuan organisasi. Langkah tindak-lanjut itu sesungguhnya merupakan langkah untuk mencapai tujuan organisasi yang langkah-langkahnya ditetapkan dalam rapat. 9. Konsisten. Tentu saja, apa yang dikemukakan di atas tidak semuanya akan bisa dijalankan dengan baik. Namun hendaknya kita tetap konsisten untuk terus berusaha memperbaiki penyelenggaraan rapat yang kita lakukan. Barangkali untuk pertama kali, 2 atau 3 butir yang dikemukakan di atas bisa dilaksanakan. Sedangkan 1-2 saran lain, mulai diterapkan pada penyelenggaraan rapat berikutnya. Di sini, intinya kita konsisten untuk terus memperbaiki apa yang kita lakukan. Dalam pada itu, rasanya menarik bila kita menyimak apa yang dikemukakan dalam Harvard Business Communication yang berjudul 10 Commandment of Meeting. Karena di dalamnya ada beberapa hal yang penting kita perhatikan manakala kita merancang rapat bisnis dalam konteks komunikasi bisnis. Apa yang dikemukakan dalam "10 perintah tentang rapat" tersebut setidaknya bisa meminimalkan rasa jenuh mengikuti rapat yang membuat peserta rapat serasa mengikuti rapat 60 hari untuk sebuah rapat yang berlangsung 60 menit saja. Kini kita perhatikan apa sajakah yang termaktub dalam "10 perintah tentang rapat" tersebut, seperti berikut ini. 1. Hendaklah tahu waktu. Jam sering kali menjadi penguasa rapat. Terlepas dari soal komitmen dan kesediaan orang yang hadir, rapat hendaknya tidak pernah dilangsungkan melebihi waktu yang disediakan. Apalagi bila rapat itu merupakan rapat berkala. Bila waktu yang tersedia, habis karena membahas satu isu, hendaknya dijadwalkan untuk membahas isu tersebut lain waktu. 2. Hendaknya jangan lupa pada alasan utama penyelenggaraan rapat. Satu- satunya alasan yang tepat untuk penyelenggaraan rapat adalah karena ada sesuatu yang hanya bisa dilakukan secara bersama-sama dan tidak bisa dikerjakan seorang diri. Dalam konteks bisnis, rapat diselenggarakan dengan tiga tujuan pokok yaitu (a) berkomunikasi, (b) melaksanakan sesuatu dan (c) mengambil keputusan. Ketiga maksud
  • 287. 7.32 KDMUNIKASI BISNIS • penyelenggaraan rapat tersebut muaranya sama yakni melakukan tindakan. 3. Hendaknya diingat golden rule dalam rapat: memuji secara terbuka dan mengkritik secara tertutup. Oleh sebab itu, segera hentikan kritik secara terbuka karena hal tersebut bersifat destruktif bagi morale staf Sebenamya, banyak hal-hal yang menyakitkan bisa dihindari dalam dunia bisnis andai saja semua anggota komunitas korporatnya mengingat fakta sederhana: bila mereka bekerja untuk majikan yang sama, maka sebaiknya mereka merasa dirinya berada dalam tim yang sama. Memang politik korporat akan selalu ada, namun ini bukan berarti kita menerimanya begitu saja. 4. Hendaknya tidak menyelenggarakan rapat di luar jam kerja. Tentu saja, pada saat-saat tertentu aturan ini bisa dilanggar, namun hendaknya hal tersebut hanya untuk peristiwa yang luar biasa penting atau ada krisis. Undangan untuk mengikuti rapat yang diselenggarakan sore hari atau hari libur berarti menganggap peserta rapat tidak memiliki kehidupan lain. Padahal para staf tentunya punya kehidupan lain bersama keluarganya atau kerabat dan sahabat-sahabatnya sebagai kehidupan lain di luar kehidupan di dunia kerja. 5. Hendaknya tidak menggunakan tekanan kelompok untuk mencapai kesimpulan. Kiranya cukup jelas kelirunya bila kita memanfaatkan rapat untuk menekan orang-orang agar menyepakati tindakan atau gagasan yang mereka ketahui merupakan tindakan yang amoral atau ilegal hanya demi pengembangan bisnis satu perusahaan. Memang tekanan kelompok merupakan satu kekuatan ampuh, namun jangan menyalahgunakannya untuk kepentingan tertentu. 6. Hendaknya tidak menggunakan rapat sebagai sarana untuk menghancurkan karir orang lain. Kiranya kita menyadari bahwa cukup banyak ruang dalam setiap rapat untuk menunjukkan ketidaksetujuan/ ketidaksepahaman atas sesuatu tanpa perlu menjadi bersifat pribadi atau destruktif. Lebih dari itu, menghancurkan karir orang lain melalui rapat adalah keliru dan secara politik tidak patut dilaksanakan. Kehidupan dalam satu organisasi bisnis itu bersifat sesaat. Keberhasilan sesaat dalam satu rapat di satu perusahaan bisa menjadi sumber rasa malu pada kesempatan lain di perusahaan yang lain, ketika kita pindah ke perusahaan lain. Kehidupan masa lalu kita di satu perusahaan, cepat atau lambat akan kita jumpai lagi.
  • 288. e EKMA41 59/MODUL 7 7.33 7. Hendaknya menjaga jarak antara kepentingan pribadi dan perusahaan. Memang tidak salah bila kita memiliki ternan dalam bekerja. Namun. rapat bukanlah peristiwa sosial. Dengan takaran yang tepat, bersosialisasi menjelang dan selesai rapat bisa menjadi pelumas untuk mesin perusahaan agar bisa berjalan dengan baik. Kita harus memisahkan antara urusan pribadi dan urusan perusahaan. Terlalu banyak bersosialisasi dengan orang tertentu menjelang rapat, akan membuat orang lain merasa dirinya bukan bagian dari pihak yang sedang mengikuti rapat yang pada gilirannya akan berdampak pada penyelenggaraan rapat dan berjalannya roda perusahaan. 8. Hendaknya diingat bahwa model terbaik penyelenggaraan rapat adalah demokrasi bukan monarki. Oleh karena itu hendaknya kita tahan terhadap godaan untuk menggiring peserta lain untuk mengikuti keputusan yang kita inginkan. Kita lebih baik mengajaknya secara persuasif. Menggunakan kekuatan atau kekuasaan untuk menggiring orang lain agar menyepakati apa yang kita inginkan jelas keliru. Sebagai pemimpin, kita hendaknya kita berupaya sekuat tenaga untuk menjaga sense ofmeeting. 9. Hendaknya selalu mempersiapkan agenda rapat yang jelas dan mengedarkan agenda itu sebelum rapat dilangsungkan. Hal ini sebenarnya lebih dari sekedar seal kepantasan, melainkan lebih merupakan praktik bisnis yang baik dan efisien untuk memikirkan tujuan, sifat dan struktur rapat sebelum rapatnya sendiri diselenggarakan. Pemikiran tersebut lantas kita tuangkan ke dalam bentuk agenda rapat yang selanjutnya dibagikan kepada semua peserta rapat sebelum rapat diselenggarakan. Dengan begitu, peserta rapat jadi memiliki waktu yang memadai untuk mempersiapkan diri mengikuti rapat. 10. Hendaknya menghentikan jadwal rapat berkala bila tak ada lagi yang hendak dicapai melalui rapat berkala tersebut Bila kita sudah tak punya lagi alasan yang jelas untuk menyelenggarakan rapat berkala, maka inilah saatnya untuk menghentikan rapat berkala tersebut. Karena rapat tersebut jelas sudah kehilangan arahnya. Rapat rutin seperti itu, bisa jadi sudah tidak diperlukan karena memang tidak ada sesuatu pun yang hendak dicapai melalui rapat tersebut.
  • 289. 7.34 KDMUNIKASI BISNIS • Apa yang diuraikan melalui 10 commandment ofmeeting itu sebenarnya lebih merupakan saran atau nasihat yang penting diingat oleh penyelenggara rapat. Sering kali kita melakukan rapat tanpa mempedulikan bagaimana kondisi peserta rapat dan apa yang berlangsung selama rapat berjalan. Peserta rapat yang tak memiliki sense of meeting sama sekali atau tidak mempedulikan apa yang berlangsung dalam rapat untuk sebagian mungkin dikarenakan penyelenggara rapat kurang memperhatikan kondisi psikologis peserta rapat. Sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis, rapat bisnis tentu harus memperhatikan salah satu "hukum besi" komunikasi yaitu memperhatikan dan mempertimbangkan komunikan. Perhatian dan pertimbangan itu mencakup bidang yang luas seperti kondisi psikologis dan fisiologis peserta rapat. Bila peserta rapat lelah, maka apa pun yang disampaikan lebih banyak yang tidak disimaknya dibandingkan dengan apa yang disimaknya. Bila Ielah secara psikologis alias merasa jenuh atau bosan, maka peserta rapat akan berupaya mencari cara menghilangkan kejenuhan tersebut termasuk dengan cara-cara yang membuat pimpinan rapat merasa dilecehkan seperti asyik dengan laptop yang ada dihadapkannya. Begitu juga dengan rapat rutin. Sering kali terjadi, rapat bisnis rutin diselenggarakan hanya demi terselenggaranya rapat itu sendiri. Tidak ada lagi tujuan yang jelas dari rapat tersebut, sehingga orang menghadiri rapat tersebut lebih karena rutinitas bukan karena merasakan ada sesuatu yang perlu diselesaikan melalui forum rapat. Orang sudah tidak menemukan makna apa pun dari penyelenggaraan rapat tersebut, sehingga sulit diharapkan untuk bisa mendapatkan sesuatu yang bermanfaat dari penyelenggaraan rapat tersebut. Bahkan bisa jadi, rapat seperti itu akhirnya hanya dipandang sebagai saran untuk keluar dari kebiasaan atau rutinitas kerja karena merupakan forum yang bisa membuatnya berjumpa dengan rekan-rekannya yang berasal dari bagian atau departemen lain. Mengakhiri Modul 7 ini, kita hendaknya memegang teguh prinsip rapat sebagai salah sate bentuk komunikasi bisnis. Dengan begitu harus ada penerapan prinsip-prinsip komunikasi dalam menyelenggarakan dan mengorganisasikan kegiatan rapat. Kita sebaiknya memperhatikan bagaimana cara mengkomunikasikan gagasan supaya menarik, bagaimana menjaga alur komunikasi agar komunikasi berlangsung dua arah dan bukan satu arah, bagaimana suasana batin khalayak dan apa dan bagaimana sebaiknya satu pesan disampaikan dalam suasana batin khalayak yang seperti itu. Tentu juga
  • 290. e EKMA41 59/MODUL 7 7.35 kita harus memperhatikan bagaimana efek komunikasinya: mendorong orang bertindak, mengubah sikap, pendapat dan perilaku? Oleh sebab itu, sebaiknya kita memahami modul-modul awal dari mata kuliah ini. Bagaimana komunikasi berproses dan bagaimana upaya yang kita lakukan bisa berjalan efektif sudah dijelaskan pada modul-modul awal mata kuliah ini. Rapat sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis pada dasarnya merupakan implementasi dari konsep-konsep komunikasi tadi. Kita mempergunakan media rupa-rungi (audio-visual aids) karena kita mengharapkan apa yang kita sampaikan bisa ditangkap dengan baik oleh khalayak sehingga komunikasi kita lebih efektif. Ini hanyalah salah satu contoh saja dari penerapan prinsip komunikasi dalam rapat bisnis. Demikianlah kegiatan pembelajaran kita mengenai rapat bisnis dalam konteks komunikasi bisnis. Tentu saja. untuk Anda yang memiliki ketertarikan mempelajari rapat sebagai proses komunikasi bisa mendalami lebih lanjut bahan bacaan yang menjadi acuan untuk penyusunan Kegiatan Belajar 2 Modul 7 ini. Namun untuk memahami aspek dasar rapat bisnis, diharapkan Modul 7 ini bisa memberikan pemahaman awal yang mendorong Anda untuk mendalami lebih jauh rapat bisnis dalam konteks komunikasi bisnis. LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Bayangkanlah diri Anda sebagai orang yang dimintai atasan Anda untuk menyusun agenda rapat! Rapat yang diselenggarakan bertujuan memecahkan masalah semakin m.enurunnya tingkat penjualan sepeda akibat kalah bersaing merebut konsumen karena kemudahan membeli sepeda motor secara kredit. Apa sajakah pokok bahasan yang akan Anda masukkan ke dalam agenda rapat tersebut? Diskusikan dengan ternan- ternan Anda dalam kelompok! 2) Dengan menggunakan permasalahan pada latihan nomor 1 di atas, cobalah Anda identifikasi siapa sajakah yang sebaiknya diundang untuk mengikuti rapat tersebut? Perusahaan tempat Anda bekerja itu memiliki manajer personalia, manajer keuangan, manajer public relations, manajer pemasaran dan
  • 291. 7.36 KDMUNIKASI BISNIS • manajer penjualan. Selain itu, materi apa saja yang barus Anda persiapkan sehingga peserta rapat memperoleh gambaran yang jelas mengenai maksud dan tujuan penyelenggaraan rapat dan bisa memberikan kontribusi yang positif dalam proses pemecahan masalah melalui rapat! Diskusikan dengan ternan-ternan Anda dalam kelompok! 3) Selanjutnya, bayangkan Anda pun diminta menjadi pencatat/notulen dalam penyelenggaraan rapat tersebut. Cobalah Anda membuat notulasi rapat tersebut secara fiktif! Apa sajakah yang kiranya penting Anda masukkan ke dalam catatan rapat tersebut. Diskusikanlah basil catatan Anda dengan ternan-ternan Anda dalam kelompok! Petunjuk Jawaban Latihan 1) Dalam menyusun agenda rapat, kita mengacu pada tujuan rapat. Untuk menetapkan tujuan, kita bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut ini (a) Apa yang ingin diperoleh dari rapat?; (b) Untuk apa rapat kita selenggarakan?; dan (c) Mengapa rapat kita selenggarakan? Bila tujuan telah ditetapkan, maka dengan mudah kita dapat menetapkan agenda rapat. Dalam menyusun agenda rapat, kita pada dasarnya membuat rincian atas tujuan rapat. 2) Kita bisa menetapkan siapa yang akan diundang itu berdasarkan dua pertimbangan. Pertama, kapasitas serta peran dan fungsi, dan kedua kompetensi yang dimiliki seseorang.. Meski bisa juga kita memadukan dua pendekatan tersebut dalam menetapkan orang yang akan diundang dalam rapat. 3) Ada banyak bentuk notulasi rapat. Ada yang dibuat dalam bentuk catatan yang berisi agenda rapat, waktu dan tempat rapat, serta nama pemimpin rapat dan tentu saja proses rapat dan keputusan yang diambilnya. Ada juga yang di dalamnya dicantumkan nama peserta rapat. Namun ada juga yang menyebarkan daftar hadir, dan nama peserta rapat menjadi lampiran dari notulasi rapat tersebut. Apa pun bentuknya, yang jelas setiap rapat membutuhkan catatan yang pada gilirannya akan disebarluaskan kepada peserta rapat.
  • 292. e EKMA41 59/MODUL 7 7.37 RANGKUMAN Tujuan merupakan pedoman sekaligus panduan yang menetapkan arah perjalanan rapat yang kita selenggarakan. Tujuan ini menjadi acuan bagi kita misalnya dalam menyusun jadwal atau agenda rapat. Tujuan ini pula yang bias menjadi panduan bagi pimpinan rapat untuk mengarahkan ke mana pembicaraan dalam rapat ini kita bawa. Dalam menetapkan tujuan, kita bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut ini (a) apa yang ingin diperoleh dari rapat?; (b) untuk apa rapat kita selenggarakan?; dan (c) mengapa rapat kita selenggarakan? Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan tersebut kita dapat merumuskan tujuan penyelenggaraan rapat. Tujuan tersebut, biasanya dirumuskan dalam bentuk kata kerja aktif, yang berarti diawali dengan kata kerja yang diberi awalan me. Bila tujuan telah ditetapkan, maka dengan mudah kita dapat menetapkan (a) agenda rapat; (b) peserta rapat; (c) waktu dan tempat penyelenggaraan rapat; (d) susunan acara/skenario rapat; dan (e) perlengkapan yang diperlukan. Agar rapat yang kita selenggarakan bisa bermanfaat bagi kehidupan organisasi maka penting untuk memperhatikan hal-hal seperti berikut ini yaitu (a) menyebarkan agenda rapat; (b) memiliki tema tertentu; (c) menetapkan dan menghargai waktu untuk memulai, beristirahat dan mengakhiri rapat; (d) tidak ada gangguan barang elektronik; (e) memastikan siapa yang diundang; (f) menjadi wasit dan mengangkat asisten pengatur waktu; (g) tetap mengarah pada sasaran; (h) tindak- lanjut; dan (i) konsisten. Dalam pada itu, penting untuk menyimak apa yang dikemukakan dalam Harvard Business Communication yang berjudul 10 Commandment of Meeting yang meliputi (1) hendaklah tahu waktu; (2) hendaknya jangan lupa pada alasan mama penyelenggaraan rapat yaitu (a) berkomunikasi, (b) melaksanakan sesuatu dan (c) mengambil keputusan; (3) hendaknya diingat golden rule dalam rapat: memuji secara terbuka dan mengkritik secara tertutup; (4) hendaknya tidak menyelenggarakan rapat di luar jam kerja; (5) hendaknya tidak menggunakan tekanan kelompok untuk mencapai kesimpulan; (6) hendaknya tidak menggunakan rapat sebagai saran untuk menghancurkan karir orang lain; (7) hendaknya menjaga jarak antara kepentingan pribadi dan perusahaan; (8) hendaknya diingat bahwa model terbaik penyelenggaraan rapat adalah demokrasi bukan monarki; (9) hendaknya selalu mempersiapkan agenda rapat yang jelas dan mengedarkan agenda itu sebelum rapat dilangsungkan dan
  • 293. 7.38 KDMUNIKASI BISNIS e .. (10) hendaknya menghentikan jadwal rapat berkala bila tak ada lagi yang hendak dicapai melalui rapat berkala tersebut. I= T E S F 0 R MAT I F 2;;;,..._________________ Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Secara umum, ada tiga tujuan rapat. Salah satu tujuan yang penting yang berlaku untuk setiap jenis rapat adalah .... A. bertatap muka B. bertukar pikiran C. beraudiensi D. berkomunikasi 2) Rapat yang berlangsung dengan baik dan suasananya menyenangkan, namun tidak membuat keputusan apa pun dan bila pun ada keputusan yang diambil namun tidak diperhatikan peserta rapat, dinamakan sebagai .... A. rapat vampir B. rapat rekreatif C. rapat gelap D. rapat rutin 3) Fungsi undangan dalam penyelenggaraan rapat rutin, pada umumnya lebih bersifat .... A. mengundang hadir B. mengingatkan C. menetapkan D. menjelaskan 4) Notulasi rapat yang berisikan catatan mengenai proses berlangsungnya rapat dan keputusan yang diambil dalam rapat, sebaiknya dan seharusnya .... A. disimpan dalamfile B. disebarluaskan kepada peserta rapat C. diumumkan D. disosialisasikan
  • 294. e EKMA41 59/MODUL 7 7.39 5) Mengajukan pertanyaan, merupakan pertanyaan menetapkan .... "Apa yang hendak dicapai melalui rapat?", yang dapat membimbing kita untuk A. maksud B. alasan C. tujuan D. basil Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2. Jumlah Jawaban yang Benar Tingkat penguasaan = ---------- x 100% Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% =baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% =cukup < 70% =kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
  • 295. 7.40 KDMUNIKASI BISNIS • Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif1 Tes Formatif2 1) c 1) D 2) A 2) A 3) c 3) B 4) A 4) B 5) D 5) c
  • 296. e EKMA41 59/MODUL 7 7.41 Agenda Rapat Bahan Rapat Moderator Notulen Pimpinan Rapat • • • • • • • • • • Glosarium Pokok bahasan yang akan dibicarakan melalui rapat. Biasanya rapat memiliki lebih dari satu pokok bahasan sehingga agenda rapat merupakan daftar pokok bahasan. Berisikan data/fakta/informasi yang akan dibahas dalam rapat. Bahan rapat ini biasanya terkait dengan tujuan dan alasan penyelenggaraan rapat. Sesuat dengan istilahnya, moderator adalah orang yang menengahi dan mengatur lalu-lintas pembicaraan dalam sate acara. Dalam rapat fungsi moderator sering dijalankan oleh pimpinan rapat. Orang yang mencatat proses berlangsungnya rapat dan keputusan yang diambil dalam rapat. Namun dalam percakapan sehari-hari, notulen adalah catatan/ transkripsi proses rapat dan keputusan yang diambil dalam rapat. Orang yang membuka dan menjelaskan tujuan dan agenda rapat. Pimpinan rapat mengatur lalu-lintas pembicaraan dalam rapat dan mengarahkan rapat agar mencapai tujuan penyelenggaraannya.
  • 297. 7.42 KDMUNIKASI BISNIS • Daft ar Pust aka Curtin, D.B., Floyd, J.J. & Winsor, J.L. (2000). Komunikasi Bisnis dan Profesional (terjemahan Nanan Kandagasari, dkk.). Bandung: Remaja Rosdakarya. Mann, M. (2006). 9 Tips for Running More Productive Meetings. Dokumen www. Dapat diakses: http://www.w3.org/1999/xhtml [12 Maret 2008]. - - - - - - 10 Commandments of Meeting. Harvard Bossiness Communication. Wuorio, J. (2007). 7 Rules for Using Laptops in Meetings. Dokumen www. Dapat diakses: http://www.w3,org/1999/xhtml [12 Maret 2008].
  • 298. MDDUL 8 Tekni k Lobi dan Negosi asi Dr. Vasal lriantara PENDAHULUAN ari satu sisi, komunikasi dapat dipandang sebagai seni untuk mempengaruhi orang lain. Komunikasi bisnis sebagai salah satu bentuk kegiatan komunikasi pun tentu bisa dipandang sebagai seni mempengaruhi orang lain dalam konteks bisnis. Ada banyak kegiatan komunikasi yang merupakan wujud upaya mempengaruhi orang lain seperti persuasi, periklanan, negosiasi dan lobi. Pada Modul 8 ini, kita mempelajari dua bentuk kegiatan komunikasi yang merupakan upaya mempengaruhi orang lain, yakni lobi dan negosiasi. Dua istilah ini cukup sering kita dengar dipergunakan dalam percakapan sehari-hari. Kita term sering atau pemah mendengar istilah "lobi Yahudi" yang menunjuk pada sekelompok orang yang dengan kekuatan lobinya konon bisa mempengaruhi pelaksanaan politik luar negeri Amerika Serikat. Kita juga tentu pernah mendengar istilah negosiasi dalam berbagai perundingan seperti perundingan politik atau ekonomi dalam kerangka hubungan bilateral atau multilateral. Kini kita membicarakan dua bentuk kegiatan yang sering kita dengar istilahnya dalam percakapan sehari-hari itu dalam konteks komunikasi bisnis. Para pelaku bisnis tidak hanya melakukan pembicaraan formal di ruang rapat melainkan juga melakukan lobi-lobi ke berbagai pihak yang menjadi bagian dari publik bisnisnya. Selain lobi, tentu juga dilakukan negosiasi dengan mitra bisnis, misalnya, membahas rencana pengembangan usaha dengan calon mitra potensialnya. Lobi-lobi yang mempengaruhi pengambilan kebijakan biasanya dilakukan pada negara yang demokratis. Sejalan dengan perkembangan mutakhir politik Indonesia, lobi menjadi penting dalam upaya mempengaruhi pengambilan keputusan atau kebijakan yang dilakukan regulator. Di samping itu, banyak kalangan usahawan kita yang juga melakukan Lobi-lobi politik di parlemen. Tentu saja Lobi bukan hanya sebagai upaya untuk mempengaruhi
  • 299. 8.2 KDMUNIKASI BISNIS • kebijakan atau keputusan politik, tapi juga dipergunakan sebagai teknik berkomunikasi dengan stakeholder internal satu organisasi bisnis. Perkembangan dunia bisnis menuntut adanya kerja sama di antara organisasi-organisasi bisnis. Bila tadinya banyak perusahaan memandang perusahaan lain yang membuat produk yang serupa sebagai pesaing, kini justru menggandeng kerja sama. Kerja sama dipandang sebagai cara terbaik untuk merebut pasar, dibandingkan bila harus bersaing. Tidak mengherankan banyak perusahaan sejenis yang bekerja sama dengan mantan pesaingnya, seperti kerja sama antara raksasa industri penerbangan Amerika Serikat Boeing dengan Airbus dari Eropa, atau antara pabrik mobil Toyota dari Jepang dan Landrover dari Inggris. Bahkan di tanah air kita menyaksikan bagaimana Daihatsu dan Toyota memproduksi kendaraan yang sama dengan merek berbeda, yang dimulai dengan Toyota Avanza dan Daihatsu Xenia. Dalam menjalin kerja sama seperti itu tentu ada proses negosiasi. Bisa saja negosiasinya berjalan alot, bisa juga berjalan mulus. Pada Modul 8 ini kita mempelajari dimensi teknis lobi dan negosiasi. Teknik lobi dan negosiasi sangat penting untuk diketahui mengingat kedua kegiatan ini merupakan bagian dari kegiatan komunikasi bisnis. Apalagi dalam upaya menyelesaikan permasalahan yang dihadapi, teknik lobi dan negosiasi sangat penting untuk kita ketahui. Misalnya dalam melakukan negosiasi dengan pekerja yang mogok kerja karena menuntut kenaikan upah. Setelah mempelajari Modul 8 ini, diharapkan Anda dapat menjelaskan: 1. merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan lobi dalam kerangka komunikasi bisnis; 2. merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan negosiasi dalam kerangka komunikasi bisnis.
  • 300. e EKMA41 59/MODUL B 8.3 KEGIATAN BELA.JAR 1 Teknik Lobi i dalam masyarakat modern, yang salah satu cirinya adalah masyarakatnya semakin didiferensiasi ke dalam berbagai kelompok seperti kelompok profesi atau kelompok yang sehaluan secara ideologis. dengan sendirinya melahirkan beragam kepentingan. Kepentingan- kepentingan tersebut selanjutnya diperjuangkan melalui kelompok atau organisasi. Kita bisa menyaksikan, kepentingan para pekerja diperjuangkan melalui organisasi yang dinamakan serikat pekerja. Para pengusaha juga memperjuangkan kepentingannya melalui berbagai organisasi pengusaha. Dalam dunia politik, kita mengenal adanya kelompok-kelompok penekan (pressure group) yang melakukan lobi kepada para pengambil kebijakan untuk memperjuangkan kepentingannya. Akan halnya, dunia bisnis, seperti telah kita pelajari pada Modul 1, ada berbagai publik organisasi bisnis seperti karyawan, manajemen, pemilik saham, pelanggan (costumer) dan pemerintah (regulator). Selain organisasi bisnisnya sendiri, publik-publik tersebut masing-masing tentu memiliki kepentingan, yang harus diperjuangkan agar kepentingan tadi dapat terwujudkah dalam kenyataan. Salah satu usaha yang biasanya dilakukan guna mewujudkan kepentingannya tersebut adalah lobi. Para pengusaha melobi pemerintah sebagai regulator agar regulasi yang baru tidak merugikannya. Kita tentu sering mendapat berita dari media massa bagaimana para pengusaha untuk sektor usaha tertentu meminta pemotongan pajak. Begitu juga dengan para karyawan yang melobi manajemen agar rencana restrukturisasi perusahaan tidak mengorbankan kepentingan karyawan, atau manajemen melobi perbankan untuk memberikan tambahan dana segar untuk pengembangan perusahaan. Pada sisi lain, kita menyaksikan karena begitu pentingnya peran lobi dalam bisnis, melahirkan profesi baru yang bernama pelobi (lobbyist). Apalagi dengan semakin berkembangnya bisnis, sehingga sebuah perusahaan tidak hanya beroperasi di satu negara melainkan di berbagai negara yang berbeda regulasi mulai dari perizinan dan aturan ketenagakerjaan sampai ke budaya masyarakatnya, semakin dirasakan pentingnya peran lobi dan pelobi ini. Mereka melobi pemerintah agar kegiatan usaha internasionalnya berjalan sesuai dengan kebijakan manajemennya. Konon di Amerika Serikat saja pada
  • 301. 8.4 KDMUNIKASI BISNIS • tahun 1990 tercatat 33.000 pelobi yang tercatat (registered lobbyist) di Senat Amerika Serikat. Pertanyaannya kini, apa sesungguhnya yang dimaksud dengan lobi. Secara gramatikal, istilah ini arti sebenarnya menunjukkan pada salah satu bagian dari satu gedung, yaitu koridor, ruang tunggu atau ruang masuk pada satu gedung. Istilah ini berasal dari Bahasa Latin labia. Laubia atau lobium yang artinya beranda, galeri atau tempat yang memiliki atap yang menempel pada satu bangunan. Dalam perkembangan berikutnya, itulah ini digunakan untuk menunjuk pada ruang masuk ke gedung parlemen, dan dua koridor yang menghubungkan gedung lembaga perwakilan.. Inilah tempat yang terbuka bagi publik, tempat bertemu antara anggota legislatif dan konstituennya atau dengan pers. Di ruang itu pulalah publik berusaha mempengaruhi anggota parlemen dalam mengambil satu kebijakan. Karena itulah, definisi tentang lobi lebih banyak terkait dengan dunia parlemen. Ada definisi yang menyatakan bahwa lobi adalah 11 Upaya orang- orang yang bukan anggota legislatif mempengaruhi proses legislasiII, dan ada pula yang mendefinisikannya sebagai 11 praktik advokasi yang bersifat pribadi dengan tujuan mempengaruhi lembaga-lembaga yang memerintah dengan mengajukan satu titik pandang yang kondusif bagi tujuan-tujuan organisasi atau individu yang melakukan advokasi itu.II Untuk definisi pertama, kita tentu sering mendengar bagaimana kelompok-kelompok profesi berusaha mempengaruhi proses legislasi yang sedang berlangsung di parlemen. Misalnya, asosiasi lembaga penyiaran berusaha mempengaruhi perumusan UU Penyiaran. Sedangkan untuk definisi kedua, kita bisa melihat bagaimana Asosiasi Perminyakan berupaya agar regulasi yang dikeluarkan pemerintah yang berkaitan dengan pungutan setelah kenaikan harga minyak dunia, tidak merugikan kepentingan industri perminyakan. Namun dalam kerangka komunikasi bisnis, tentu saja ada kesamaannya dan ada perbedaannya dengan pengertian lobi seperti yang diuraikan di atas. Namun inti kegiatan lobi yakni mempengaruhi kebijakan atau keputusan berlaku juga dalam komunikasi bisnis. Itu sebabnya istilah lobi pun dipergunakan dalam dunia bisnis. Kita akan mendalami pengertian lobi pada paragraf-paragraf berikutnya. Kita memperhatikan apa yang dikemukakan Windschuttle dan Windschuttle (1988). Menurut kedua pakar tersebut, aspek terpenting lobi adalah berupaya agar segalanya berjalan bukan berdasar perintah atau paksaan melainkan dengan cara bujukan (persuasi). Karena itu, para pelobi
  • 302. e EKMA41 59/MODUL B 8.5 tidak memaksakan secara langsung kekuasaan yang dimilikinya terhadap orang yang menjadi sasaran lobinya. Oleh sebab itu, para pelobi tidak menyatakan apa yang harus dilakukan orang lain melainkan hanya mempersuasi orang lain untuk melakukan apa yang dikehendakinya. Langkah yang biasanya dilakukan pelobi adalah memberikan informasi kepada orang yang di lobinya dan kemudian meyakinkan mereka agar mau memberikan dukungan terhadap pelobi. ltu sebabnya, dalam kegiatan lobi ini di dalamnya mencakup keterampilan-keterampilan menulis, meneliti, mengilustrasikan dan berbicara. Jadi, kita menemukan dua keterampilan dasar komunikasi di si sini yaitu menulis dan berbicara Penjelajahan kita dalam dunia lobi ini kita lanjutkan dengan mengenali beberapa jenis lobi. Secara umum, jenis-jenis lobi ini adalah sebagai berikut. 1. Lobi Tradisional, lobi ini biasanya memanfaatkan orang-orang terkenal, figur publik, atau mantan pejabat untuk mendekati kelompok-kelompok kepentingan agar tujuan organisasi/lembaga bisnis dapat tercapai. Pemanfaatan para mantan pejabat itu cukup menonjol di Indonesia, untuk didudukkan sebagai Presiden Komisaris atau anggota Dewan Komisaris sebuah perusahaan. Maksudnya tentu saja, agar mereka itu bisa melakukan lobi-lobi ke pemerintah melalui jalur yang sudah dikenainya atau diketahuinya dengan baik. 2. Lobi Akar Rumput (grass-root lobbying) bertujuan mempengaruhi para pengambil keputusan secara tidak langsung. Para pelobi justru mempengaruhi masyarakat dan nantinya masyarakat menyatakan pendapatnya sehingga keputusan yang diambil pemerintah sesuai dengan keinginan para pelobi itu yang seolah-olah merupakan aspirasi masyarakat. Artinya, para pelobi mengembangkan dukungan dari masyarakat atau melakukan rekayasa sosial untuk menunjukkan dukungan atau penolakan terhadap satu rencana kebijakan yang diputuskan para pengambil kebijakan. 3. Lobi Political Action Commute adalah komite yang dibentuk perusahaan-perusahaan besar dengan maksud menempatkan calonnya di lembaga legislatif atau di eksekutif sehingga keputusan yang diambilnya tidak merugikan perusahaan yang tergabung dalam komite tersebut. Bahkan kepentingan perusahaan-perusahaan tersebut kemudian diidentikkan dengan kepentingan pemerintah. Di berbagai negara, lobi seperti ini selalu menjadi kontroversi di masyarakat.
  • 303. 8.6 KDMUNIKASI BISNIS • Sedangkan fungsi lobi akan kita pelajari pada alinea berikutnya. Fungsi lobi ini perlu kita perhatikan mengingat loba diselenggarakan tentunya untuk melaksanakan fungsi tertentu. Sekarang kita perhatikan fungsi-fungsi lobi seperti berikut ini. 1. Mempengaruhi pengambil keputusan agar keputusannya tidak merugikan para pelobi dari organisasi/lembaga bisnis. Namun dalam praktiknya, melalui lobi tersebut dipertemukan kepentingan pemerintah/pengambil keputusan yang hendak menjaga kepentingan publik dengan kepentingan organisasi/lembaga bisnis yang juga sebenarnya beroperasi untuk kepentingan masyarakat. Hanya saja dalam kegiatannya mungkin timbul perbedaan cara mencapai kepentingan itu. Pemerintah berkepentingan misalnya melindungi tenaga kerja agar mendapatkan hak-haknya melalui kebijakan upah minimum regional dan perusahaan karena kemampuannya belum dapat membayar upah buruh sesuai dengan upah buruh minimum yang ditetapkan pemerintah. Dalam kondisi seperti itu, melakukan lobi dengan pemerintah banyak dilakukan oleh organisasi/lembaga bisnis. 2. Untuk menafsirkan opini pejabat pemerintah yang kemudian diterjemahkan dalam kebijakan perusahaan. 3. Memperkirakan apa yang akan terjadi secara hukum dan menyampaikan rekomendasi pada perusahaan agar dapat menyesuaikan diri dengan peraturan baru dan memanfaatkan peraturan baru tersebut. 4. Menyampaikan informasi tentang bagaimana pandangan perusahaan, organisasi atau kelompok masyarakat tertentu tentang sate peraturan. 5. Meyakinkan para pembuat keputusan bahwa pelaksanaan peraturan akan membutuhkan waktu sebelum menjadi kebiasaan. Dalam masyarakat kita ada berbagai kelompok lobi. Entah itu lobi yang dibangun oleh asosiasi-asosiasi perusahaan, organisasi profesi atau pun lembaga-lembaga swadaya masyarakat. Kelompok-kelompok tersebut menjalankan kegiatan lobinya untuk mempengaruhi kebijakan yang diambil oleh pemerintah atau lembaga legislatif. Contoh yang menunjukkan kuatnya lobi yang dibangun lembaga swadaya masyarakat lingkungan hidup di negara-negara maju yang dapat memaksakan keinginannya agar pemerintah mereka menerapkan kebijakan eco-labelling untuk produk-produk hutan tropis, sehingga ekspor kayu Indonesia pun terkena kebijakan tersebut. Kita juga misalnya bisa melihat, setelah kenaikan harga BBM ada keinginan yang
  • 304. e EKMA41 59/MODUL B 8.7 berbeda antara pemerintah dan asosiasi pengusaha angkutan, meski kedua pihak itu sama-sama ingin memberikan pelayanan yang terbaik dalam bidang transportasi kepada masyarakat. Kita juga menyaksikan bagaimana kelompok-kelompok masyarakat itu, terutama setelah terjadi perubahan tatanan politik nasional yang populer dengan sebutan reformasi, memperkuat kemampuan lobi-lobi tersebut dengan aksi demonstrasi. Artinya, kegiatan lobi bukan kegiatan tunggal untuk mempengaruhi pengambilan kebijakan melainkan juga diikuti dengan kegiatan lain seperti demonstrasi, pembentukan opini melalui tulisan di media cetak dan soft-campaign melalui kegiatan kehumasan (public relations). Dalam praktik negara modem yang demokrasi, apa yang dilakukan tersebut memang merupakan hal wajar. Mengingat, dalam masyarakat tidak selalu hanya ada wacana tunggal untuk satu persoalan. Misalnya dalam penanganan sumber daya air, kita memiliki berbagai wacana. Wacana tersebut dikembangkan berdasarkan berbagai kepentingan. Kepentingan industri air minum dalam kemasan tentu akan berbeda dengan kepentingan para petani pengguna air. Para penganut nasionalisme ekonomi tentu akan berbeda pandangannya dengan penganut intemasionalisme ekonomi. Oleh sebab itu akan terjadi semacam pergulatan wacana antara wacana yang ditawarkan satu kelompok dengan wacana yang ditawarkan kelompok lain. Di negara-negara yang sudah cukup tua tradisi demokrasinya, para pelobi ini membentuk organisasinya sendiri, karena pelobi merupakan salah satu profesi. Karena itu, lobi bukan hanya menjadi bagian dari kekuatan organisasi masyarakat sipil (civil society organisation) melainkan juga merupakan praktik umum dalam perumusan kebijakan publik. Bahkan di beberapa negara, ada organisasi pelobi yang merupakan satu badan hukum. Kelompok-kelompok tersebut sengaja dibentuk sebagai badan hukum untuk melindungi para pelobi sendiri dan melindungi orang-orang yang mempekerjakan para pelobi tersebut. Karena memang melobi merupakan kegiatan yang diatur, dengan pembatasan pada cam melobi guna menghindari kemungkinan terjadinya korupsi secara politis. Dengan mencontohkan praktik lobi yang berlangsung di Australia, Windschuttlle dan Windschuttlle (1988), ada 4 (empat) pilihan bentuk badan hukum yang biasanya dipergunakan dalam membentuk kelompok lobi, yakni: 1. Perhimpunan, yang merupakan sebuah lembaga non-profit yang keanggotaannya memang terbatas. Selain itu, tentu juga ruang-geraknya
  • 305. 8.8 KDMUNIKASI BISNIS • dibatasi untuk tidak mendapatkan dana dari basil perdagangan. Perolehan dana hanya diizinkan melalui sumbangan dan bantuan. Asosiasi seperti ini biasanya dibentuk oleh kelompok-kelompok komunitas. 2. Perusahaan perorangan, yakni lembaga yang banyak kemiripannya dengan perusahaan-perusahaan kecil. Banyak organisasi komunitas menggunakan struktur ini karena bentuk lembaga ini mampu mengatasi keterbatasan dalam memutarkan roda organisasi. Karena itu, lembaga ini hanya membutuhkan 2-5 pemilik perusahaan dan memiliki sedikitnya dua orang direktur. Selain itu, organisasi perusahaan seperti dapat go public di bursa efek. Karena organisasi mi dibentuk untuk keuntungan pribadi maka perusahaan tersebut sangat terbatas dalam memperoleh bantuan dana dari pemerintah, mengingat program-program pemerintah hanya memberi subsidi dan bantuan bagi organisasi-organisasi non- profit. 3. Yayasan, yakni lembaga non-profit yang struktur organisasinya memiliki sejumlah keuntungan yakni anggotanya tidak diminta menginvestasikan uang atau saham, pertanggungjawaban anggota disesuaikan dengan jaminan yang mereka berikan, dan pergantian kepemimpinan dilakukan secara bergilir. Sebagai lembaga non-profit, organisasi ini dibenarkan untuk mendapatkan bantuan dan subsidi dari pemerintah. Dibandingkan dengan organisasi non-profit lainnya, organisasi ini memiliki kebebasan yang besar dalam melakukan pemiagaan dan mengelola keuangannya sendiri. AD/ART organisasi seperti ini menyatakan keuntungan yang diperoleh dari kegiatan-kegiatannya tidak dibagikan kepada para anggotanya melainkan didistribusikan kepada masyarakat atau organisasi lain yang serupa. 4. Koperasi. Setiap negara memiliki peraturan yang menetapkan pembentukan koperasi namun kebanyakan untuk pembentukannya dialihkan pada kelompok-kelompok komunitas. Karena peraturan ini dapat dipindahkan, maka struktur legal seperti ini merupakan daya tank bagi kelompok-kelompok komunitas. Organisasi ini memiliki struktur internal yang fleksibel sehingga anggota-anggotanya dapat menyusun aturan-aturannya sendiri mengenai operasi organisasi dan orang yang akan ditunjuk untuk mengambil keputusan. Para anggota organisasi ini biasanya membeli saham namun jumlah kepemilikannya dibatasi. Aturan koperasi dapat dibuat secara tertulis, karena itu pemilihan ketua
  • 306. e EKMA41 59/MODUL B 8.9 organisasi dipilih oleh anggotanya secara demokratis dan tidak berhubungan struktur kepemilikan. Kelompok-kelompok pelobi tersebut bisa digambarkan dalam kaitannya dengan proses dan pengaruhnya seperti berikut ini. STRUKTUR PROSES PENGARUH Asosiasi -. Analisis Fakta Pengambil Keputusan Langsung Korporasi + Analisis lnstitusi + Konsultan + _. Membangkitkan Pengaruh _. Pihak Ketiga Intern _. Tidak Langsung SJmber: Wi kipedia Gambar 8.1. S:rukt ur, Proses, dan Pengaruh Lobi Gambar 8.1 menunjukkan bagaimana proses lobi yang mencakup tiga hal penting, yaitu menganalisis fakta, menganalisis institusi dan membangkitkan pengaruh. Artinya, lobi yang kita jalankan bukan berdasarkan asumsi atau anggapan tertentu melainkan setiap kegiatan lobi selalu berdasarkan fakta. Dalam kegiatan sehari-hari, sering kali kita lebih mendasarkan tindakan pada asumsi ketimbang fakta dan data. Oleh karena itu menganalisis fakta dan data menjadi bagian sangat penting dalam lobi. Tentu saja, kita pun perlu mengidentifikasi institusi yang terlibat di dalamnya. Lalu kita melakukan analisis terhadap institusi tersebut. Berdasarkan hasil analisis tersebut lalu kita mulai membangkitkan pengaruh melalui tindak komunikasi yang kita lakukan. Pengaruh tersebut bisa ditujukan langsung pada pengambil keputusan, seperti kita langsung mempengaruhi pemegang saham atau perusahaan atau dewan direksi satu perusahaan. Bisa juga kita mempengaruhi pihak ketiga, yang nantinya akan mempengaruhi pengambil keputusan. Misalnya kita
  • 307. 8.10 KDMUNIKASI BISNIS • menggunakan pihak lain yang dipandang bisa mempengaruhi pengambilan keputusan, seperti istri anggota dewan direksi atau melalui salah satu kawan akrab dari anggota dewan direksi. Oleh karena itu, dalam kegiatan lobi penting juga memperhitungkan pihak ketiga yang dipandang berpengaruh pada pengambil keputusan. Sebelum kita memutuskan, bentuk organisasi mana yang paling sesuai, setidaknya ada 4 hal pokok yang harus dipertimbangkan. Hal-hal yang mesti dipertimbangkan tersebut adalah: 1. Tujuan, yang berkaitan dengan ruang-lingkup kegiatan yang diperkirakan akan dapat tercapai pada masa datang dan sejumlah rencana kegiatan yang akan dijalankan. 2. Cakupan operasi dengan mempertimbangkan juga apakah organisasi ini akan melakukan pengumpulan uang atau penanaman modal. 3. Hubungan di antara orang-orang yang bekerja dalam organisasi itu. 4. Apakah organisasi tersebut ingin mendapatkan bantuan langsung dari pemerintah. Setelah kita membuat keputusan dan dituangkan dalam bentuk dokumen tertulis, kita bisa mengontak organisasi lain yang sudah berdiri untuk mendapatkan informasi mengenai bentuk struktur organisasi mana yang paling tepat. Pembentukan organisasi lobi seperti diuraikan di atas, memang belum merupakan hal yang lazim dalam dunia bisnis Indonesia. Namun bukan berarti kegiatan lobinya tidak ada. Bentuk-bentuk awal organisasi lobi seperti diuraikan di atas sudah mulai tampak mewarnai kegiatan bisnis di Indonesia. Kita tentu pemah mendengar istilah Lady Escort yang disewa untuk mendapatkan proyek. Hal itu juga setidaknya dapat dilihat dari tahapan- tahapan kegiatan lobi yang dilakukan berbagai pelobi di tanah air. Para pelobi kita sudah mulai melakukan pemberian informasi dan mempengaruhi setelah mereka mengetahui kapan sebuah isu akan dilontarkan dan sebaiknya pendekatan dilakukan. Sekarang kita mulai membahas tahapan-tahapan dalam kegiatan lobi, yang sesungguhnya merupakan proses penyampaian informasi dan upaya mempengaruhi. Menurut Rhenald Kesali (1994) dengan mengutip Fraser P. Seitel, tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut. 1. Pengumpulan data dan fakta. Pemerintah memiliki data dan fakta yang lengkap tapi sering kali tidak terkoordinasi. Data tersebut ada yang dipublikasikan dan ada yang dimiliki secara individual yang menangani
  • 308. e EKMA41 59/MODUL B 8. 11 bidang tertentu. Selain itu ada juga data yang tidak dipublikasikan. Karena itu langkah kita adalah menghubungi sumber-sumber data tersebut untuk mendapatkan data dan fakta yang kita butuhkan sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas dalam lobi. 2. Interpretasi terhadap langkah-langkah pemerintah, keputusan yang ditetapkan oleh pemerintah, umumnya merupakan penjabaran opini para pejabat pemerintah. Para pelobi bertugas menerjemahkan opini pejabat pemerintah itu ke dalam kebutuhan perusahaan serta memperkirakan apa yang akan terjadi secara hukum dan memberikan rekomendasi agar perusahaan bisa menyesuaikan diri dengan peraturan tersebut. 3. Interpretasi terhadap langkah-langkah perusahaan. Karena para pelobi memiliki kontak dengan pejabat pemerintah dan pengambil keputusan, maka pelobi memiliki informasi mengenai pandangan perusahaan atau kelompok masyarakat tertentu terhadap ketentuan yang dibuat oleh pemerintah. 4. Membangun posisi. Ada saatnya pelobi mendekati pejabat pemerintah agar ada penundaan pelaksanaan sebuah peraturan agar perusahaan yang menjadi kliennya tidak mengamali kesulitan serius dan semua pihak siap melaksanakan peraturan itu. Para pelobi harus mampu meyakinkan para pembuat keputusan bahwa pelaksanaan sebuah keputusan membutuhkan waktu untuk pelaziman. 5. Melemparkan berita nasional. Istilah yang umum dipergunakan adalah publicity springboard yakni menggunakan tempat lobi sebagai tempat peredaran berita. Tempat lobi biasanya adalah suatu tempat yang selalu dikunjungi wartawan media cetak maupun elektronik. Berita yang dilemparkan dari tempat lobi ini akan segera menjadi berita nasional. 6. Mendukung kegiatan pemasaran. Melobi agar pemerintah agar membeli produk yang dihasilkan perusahaan, karena pemerintah merupakan pembeli terbesar mulai dari alat tulis kantor sampai alat-alat berat. Pelobi tidak hanya menawarkan barang atau jasa melainkan juga proposal agar pembelian barang itu dianggarkan oleh pemerintah. ltulah tahapan-tahapan dalam lobi. Memang tahapan tersebut tidak selalu berjalan berurutan dari nomor 1 sampai 6. Namun bisa meloncat-loncat, bergantung pada tujuan melakukan lobi. Untuk lobi yang bertujuan memasarkan produk barang dan jasa perusahaan, kita tidak selalu perlu melakukan langkah nomor 5, melainkan bisa langsung mendekati pejabat
  • 309. 8.12 KDMUNIKASI BISNIS • pemerintah yang berwenang mengambil keputusan pembelian barang dan jasa. Hanya saja yang perlu diingat, lobi adalah memberikan informasi dan kemudian mempengaruhi. Kita bisa melihat bagaimana tahapan-tahapan lobi itu dalam kasus Lumpur Lapindo di Sidoarjo. Organisasi-organisasi masyarakat sipil yang peduli dengan musibah yang terjadi di Jawa Timur itu membentuk Tim Pencari Fakta. Sedangkan pemerintah membentuk tim dari kalangan perguruan tinggi untuk mengkaji apa penyebab musibah tersebut. Lapindo sendiri sebagai perusahaan, tentu, membentuk timnya sendiri. Kesimpulannya, ternyata berbeda-beda. Ada yang menyatakan lumpur Lapindo itu merupakan akibat dari kesalahan pengeboran namun ada juga yang menyatakan hal tersebut sebagai bencana alam. Maka kemudian, ketika persoalannya mengemuka di pemberitaan ada dua wacana besar yang muncul: Lumpur Sidoarjo sebagai akibat kesalahan pengeboran dan bencana yang terjadi akibat rentetan bencana gempa bumi yang menimpa Indonesia sebelumnya. Pemunculan wacana tersebut dalam media perkabaran pada dasamya merupakan upaya lobi untuk mempengaruhi keputusan pemerintah. Lobi yang dilakukan kelompok-kelompok masyarakat, khususnya, korban yang terkena langsung dampak lumpur tersebut dan lobi yang dilakukan PT Lapindo Brantas yang melakukan pengeboran di kawasan tersebut. Kini, kita membahas dimensi yang lebih bersifat teknis dari lobi ini. Kita awali pembahasan yang bersifat teknis mengenai lobi ini dengan dimensi- dimensi hubungan manusiawi (human relations), seperti yang dikemukakan Philips Lesly (1991) dalam Managing Human Climate: 1. Menganalisis iklim. Ini dilakukan untuk mengetahui ke arah mana bergeraknya opini yang sudah terbentuk. Karena akan sangat sulit mempengaruhi opini agar sesuai dengan keinginan kita, untuk mengatakannya tidak mungkin. Tapi kita dapat mempercepat kecenderungan sikap yang bergerak menuju arah yang kita inginkan. Jadi ketika melakukan lobi, kita tidak perlu secara konfrontatif mempengaruhi opini yang berkembang melainkan mengubah kecenderungan sikap orang-orang terhadap pokok masalah tertentu. 2. Menentukan siapa lawan yang kita hadapi dan siapa yang mungkin mendukung kita. Ringkasnya, di sini kita menemukan siapa kawan seiring-sejalan dan siapa lawan yang kita hadapi.
  • 310. e EKMA41 59/MODUL B 8.13 3. Mengidentifikasi kelompok kecil yang akan menentukan iklim opini mengenai suatu pokok masalah, kemudian memfokuskan perhatian pada kelompok kecil yang mewaspadai dan peduli terhadap pokok masalah tertentu. 4. Membentuk koalisi dengan berbagai kelompok yang setuju, memihak atau yang akan menyetujui adanya perubahan guna mendukung kita. Tapi kita jangan mudah ditundukkan oleh kelompok lain. Karena itu kitalah yang harus mengambil inisiatif dan melaksanakannya. 5. Menetapkan tujuan, sehingga tujuan Anda sesuai dengan pola-pola yang mungkin muncul pada saat upaya yang Anda lakukan memberikan basil. Dengan adanya tujuan ini maka apa yang kita upayakan akan terfokus, yakni bagaimana tujuan bisa tercapai. 6. Menganalisis penyebab kasus yang muncul dan kemudian merumuskannya sehingga setiap orang dengan mudah, cepat dan tepat mampu memahami kasus tersebut. 7. Menganalisis segmen-segmen khalayak. Mengembangkan strategi dan imbauan yang tepat untuk setiap segmen khalayak. 8. Memperhitungkan media dan saluran komunikasi lain yang ada, yang tentunya bisa kita manfaatkan untuk kepentingan penyebaran informasi kita. Bagaimana cara menyampaikan informasinya, bagaimana cara mengaksesnya, dan bagaimana pula bias-biasnya. Perhitungkan pula hubungan Anda dengan media, siapa yang menjadi akses kita di media tersebut. 9. Mengembangkan kasus Anda. Dengan mengingat adanya orang yang amat ahli dan kita memiliki tujuan yang jelas, maka perhitungkan kasus tadi secepatnya sebelum diubah menjadi kebijakan dan peraturan. Biasanya, sumber terbaik untuk satu pokok persoalan ada pada organisasi-organisasi swasta. Tapi keahlian mereka tidak didengar dan baru didengar bila para pakar mengajukan usulan penyelesaian mengenai persoalan yang hampir selesai. 10. Menjaga fleksibilitas. Setiap pokok persoalan itu pasti banyak liku-liku dan jebakannya, karena itu sebagai seorang pelobi, Anda harus memiliki kemampuan berkelit dan taktis. Selanjutnya kita lebih mendalami dimensi teknis dan lobi. Pada bagian berikutnya, sesungguhnya lebih merupakan saran dalam melakukan lobi. Saran-saran lobi mi adalah seperti berikut ini.
  • 311. 8.14 KDMUNIKASI BISNIS • 1. Ketahui motif orang-orang yang terlibat kegiatan lobi, seperti pejabat pemerintah yang mengundang acara dengar-pendapat, lembaga-lembaga lain, saksi-saksi yang disiapkan atau kelompok-kelompok lain yang mencoba untuk mengganggu atau mengalihkan pokok pembahasan. 2. Ketahui jebakan yang bisa saja muncul. Ini kita perlukan agar kita dapat cermat dalam menjawab pertanyaan jebakan. Kita bisa melakukannya dengan tidak menjawab pertanyaan yang sepertinya tepat sasaran namun sesungguhnya salah dan menghentikan pertanyaan dengan memberikan informasi yang kita anggap tepat. 3. Mengambil langkah-langkah untuk menetralkan pertanyaan-pertanyaan yang akan menimbulkan pertentangan. Untuk itu Anda perlu mengajukan bukti-bukti yang menunjukkan kelemahan argumentasi dan tidak bertanggung jawabnya lawan. 4. Perbesar peluang untuk media yang dapat kita lakukan melalui perencanaan sebagai berikut. a. menghubungi media tertentu yang mungkin banyak khalayaknya, memperhatikan sikap setiap media, perhitungkan tikan sikap wartawan yang meliput dengar-pendapat tersebut dan perhatikan juga signifikansi kehadiran wartawan, dan perhatikan juga nuansa orang yang terlibat, mencobalah mempengaruhi sikap lawan dan waspada atas apa yang akan dilakukannya; b. mendukung atau mengalihkan peliputan media dengan memberikan fakta berdasarkan arti penting dan validitas; c. memberikan informasi kepada wartawan atau orang yang dapat mendekati media. Hargai waktu wartawan saat melakukan peliputan dan berikan perlakuan yang sesuai dengan posisi Anda; d. memastikan Anda memberikan pelayanan pada media selama melakukan peliputan. Mengakhiri pembelajaran kita mengenai lobi ini, kita mempelajari apa yang dikemukakan Bider yang memberikan saran mengenai lobi yang efektif, seperti berikut ini. 1. Memiliki program yang dirumuskan dengan jelas apa yang hendak dicapai dan bagaimana cara mencapainya, untuk memulai proses lobi secara aktif.
  • 312. e EKMA41 59/MODUL B 8.15 2. Memonitor proses penyampaian informasi tentang rencana pengambilan keputusan pada tahap awal proses pengambilan keputusan untuk memulai proses lobi secara pasif. 3. Memahami dengan baik tingkat-tingkat keputusan yang berbeda. 4. Memiliki sejumlah parameter untuk melakukan analisis konsekuensi. 5. Memiliki saluran komunikasi dua arah yang efektif dengan anggota- anggota kelompok lobi. 6. Memiliki jaringan kontak pada berbagai lapisan yang dapat berfungsi sebagai saluran selama proses lobi. Memulai proses khusus untuk menjaga hubungan bisa menjadi cara yang baik untuk mencapai tujuan mengembangkan jaringan kontak. 7. Memiliki catatan agar semua kegiatan yang direncanakan tetap berada pada jalurnya dan menyempumakannya untuk kemudian disebarkan melalui berbagai saluran komunikasi. Demikianlah, kegiatan belajar kita tentang teknik lobi. Tentu tidak memadai untuk bisa mempelajari seluk-beluk lobi secara mendalam dan bahkan bisa menjadi seorang pelobi yang ulung. Namun apa yang kita pelajari melalui Kegiatan Belajar 1 Modul 8 ini, kiranya bisa memberikan pengantar dan pemahaman awal mengenai lobi. Bila ingin lebih memperdalam perihal lobi ini, bisa dilihat pada daftar sumber pada akhir Modul8 ini. LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Kampus tempat Anda belajar, mengumumkan rencana kenaikan uang kuliah mulai tahun ajaran baru tahun depan. Anda diminta untuk membentuk tim lobi, mewakili mahasiswa untuk menyampaikan aspirasi yang menginginkan pembatalan rencana kenaikan uang kuliah tersebut. Jelaskan langkah-langkah yang akan Anda ambil bersama tim. Diskusikan bersama ternan-ternan Anda dalam kelompok! 2) Berkaitan dengan Latihan Nomor 1 di atas, bentuk organisasi lobi seperti apakah yang hendak Anda bentuk. Apa alasannya? Apakah bentuk
  • 313. 8.16 KDMUNIKASI BISNIS e organisasi tersebut memang merupakan yang paling efektif? Mengapa? Coba diskusikan dengan ternan-ternan Anda dalam kelompok! 3) Berikut ini merupakan intisari dari dua buah berita di Harian Kompas edisi 13 Juni 2008 dan 14 Juni 2008. Dalarn berita tanggal 14 Juni 2008 yang berjudul "Pajak Migas Bisa Diubah" dikernukakan pilihan-pilihan bagi industri rninyak dan gas, setelah terjadinya perubahan harga minyak dunia. Pertama, usulan perubahan porsi bagi basil migas seperti yang dikernukakan Badan Pelaksana Kegiatan Hulu Migas. Kedua, penerapan pajak tambahan. Sedangkan pada Kornpas edisi 13 Juni 2008 dalarn berita yang berjudul "DPR Bahas Pajak Kontraktor Migas", dikernukakan ada Panitia Khusus Paket Rancangan Undang-undang Perpajakan untuk mernbahas pajak atas penghasilan tambahan akibat kenaikan harga minyak mentah yang diterirna semua kontraktor kontrak kerja. Asosiasi Perminyakan diberitakan rnasih mengganggu kejelasan. Kini, bayangkanlah Anda adalah seorang pelobi, langkah-langkah apa yang akan Anda lakukan rnenghadapi kecenderungan perubahan peraturan tersebut? Diskusikan dengan ternan-ternan Anda dalarn kelornpok! Petunjuk Jawaban Latihan 1) Anda dapat mengacu pada tahapan-tahapan lobi seperti berikut ini. (a) Pengurnpulan data dan fakta; (b) Interpretasi terhadap langkah- langkah pernerintah; (c) Interpretasi terhadap langkah-langkah perusahaan; (d) Mernbangun posisi; (e) Melemparkan berita nasional; dan (f) Mendukung kegiatan pemasaran. 2) Bentuk-bentuk organisasi lobi: (a) Perhirnpunan; (b) Perusahaan perorangan; (c) Yayasan, dan (d) Koperasi. 3) Bisa rnenggunakan Petunjuk Latihan Nornor 1 di atas. RANGKUMAN----------------------------------- Pada dasarnya lobi rnerupakan upaya pernberian informasi untuk bisa rnernpengaruhi pengambilan keputusan. Berdasarkan jenisnya, rnaka lobi dapat dikategorisasikan menjadi (a) Lobi Tradisional; (b) Lobi Akar Rurnput (grass-root lobbying); (c) Lobi Political Action Commitle, dan (d) komite yang dibentuk perusahaan-perusahaan besar dengan maksud
  • 314. e EKMA41 59/MODUL B 8.17 menempatkan calonnya di lembaga legislatif atau di eksekutif sehingga keputusan yang diambilnya tidak merugikan perusahaan yang tergabung dalam komite tersebut. Adapun fungsi lobi adalah (a) Mempengaruhi pengambil keputusan agar keputusannya tidak merugikan para pelobi dari organisasillembaga bisnis; (b) menafsirkan opini pejabat pemerintah yang kemudian diterjemahkan dalam kebijakan perusahaan; (c) memperkirakan apa yang akan terjadi secara hukum dan menyampaikan rekomendasi pada perusahaan agar dapat menyesuaikan diri dengan peraturan baru dan memanfaatkan peraturan baru tersebut; (d) menyampaikan informasi tentang bagaimana pandangan perusahaan, organisasi atau kelompok masyarakat tertentu tentang satu peraturan; dan (e) meyakinkan para pembuat keputusan bahwa pelaksanaan peraturan akan membutuhkan waktu sebelum menjadi kebiasaan. Sedangkan organisasi lobi dapat berbentuk: (1) perhimpunan, (2) perusahaan perorangan, (3) yayasan, dan (4) koperasi. Masing- masing memiliki kekurangan dan kelebihan. Namun di Indonesia, kegiatan lobi belum terorganisasikan secara profesional, melainkan masih dilakukan olah orang per orang. Ada pun tahapan lobi adalah: (1) pengumpulan fakta, (2) interpretasi terhadap langkah pemerintah, (3) interpretasi terhadap perusahaan, (4) membangun posisi, (5) melemparkan berita nasional, dan (6) mendukung kegiatan pemasaran. Dari dimensi hubungan manusiawi, teknik lobi tersebut adalah (1) menganalisa iklim, (2) menentukan lawan dan kawan, (3) mengidentifikasi kelompok kecil yang akan menentukan iklim opini, (4) membentuk koalisi, (5) menetapkan tujuan, (6) menganalisis dan mendefinisikan penyebab kasus, (7) menganalisa berbagai macam segmen khalayak, (8) memperhitungkan media, (9) mengembangkan kasus, dan (10) menjaga fleksibilitas. Secara lebih teknis langkah- langkah lobi dilakukan dengan (1) mengetahui motif-motif orang yang terlibat dalam lobi, (2) mewaspadai jebakan. (3) menetralisir sikap lawan, (4) memperbesar situasi media dan menyusun rancangan pendekatan media. TES FORMATIF 1- - - - - - - - - - - - - - - - Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Lobi pada dasarnya merupakan kegiatan penyebaran informasi dan .... A. persuasi B. kooperasi C. koordinasi D. koersi
  • 315. 8.18 KDMUNIKASI BISNIS • 2) Untuk memperbesar gema persoalan yang kita selesaikan melalui lobi biasanya dilakukan .... A. pemasangan iklan B. publicity springboard C. membuat selebaran D. berbicara pada pengambil keputusan 3) Dalam teknik lobi, ada istilah menganalisa iklim, maksudnya adalah .... A. menganalisa opini publik B. menganalisa usaha yang tepat C. menganalisa suasana yang tepat D. menganalisa lingkungan 4) Pelobi melakukan interpretasi atas kebijakan pemerintah untuk kepentingan .... A. pejabat pemerintah B. perusahaan yang diwakilinya C. masyarakat luas D. dunia bisnis 5) Salah satu fungsi lobi adalah .... A. menganalisis fakta B. menganalisis institusi C. membangkitkan pengaruh D. meyakinkan pembuat keputusan Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1. Jumlah Jawaban yang Benar Tingkat penguasaan = ----------- x 100% Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90- 100% =baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% =cukup < 70% =kurang
  • 316. e EKMA41 59/MODUL B 8.19 Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
  • 317. 8.20 KDMUNIKASI BISNIS • KEGIATAN BELA.JAR 2 Teknik Negosiasi ita baru saja menyelesaikan pembahasan tentang lobi. Dalam kegiatan lobi, biasanya akan ada negosiasi. Karena dalam lobi itu, akan bertemu pihak-pihak yang berbeda kepentingannya sehingga akan terjadi negosiasi. Bagi para ahli komunikasi, sekalipun pesan yang kita sampaikan dalam kegiatan komunikasi itu amat jelas dan positif, namun tidak ada jaminan pesan tersebut akan mendapat tanggapan yang positif pula. Apalagi jika komunikasinya berlangsung dalam situasi negosiasi antara dua pihak atau lebih yang berbeda kepentingannya. Kepentingan masing-masing pihak bisa jadi akan mewarnai tanggapannya terhadap isi pesan komunikasi yang disampaikan selama negosiasi. Oleh sebab itu, mengenali dengan baik teknik negosiasi dibutuhkan oleh para pelaku bisnis. Negosiasi ini merupakan kegiatan komunikasi bisnis yang berlangsung pada level komunikasi interpersonal dan komunikasi kelompok. Negosiasi juga hampir berlangsung sepanjang hari dengan berbagai publik organisasi/lembaga bisnis yang kepentingannya berbeda-beda. Dengan pihak perbankan mungkin kita menegosiasikan penjadwalan kembali pencicilan utang karena lesunya dunia bisnis, dengan serikat pekerja kita menegosiasikan penundaan waktu cuti karena permintaan pasar sedang meningkat, atau dengan para distributor kita menegosiasikan insentif pemasaran baru untuk menaikkan omzet penjualan. Karena adanya perbedaan kepentingan dan posisi tersebut maka dalam negosiasi biasanya terjadi tawar-menawar (bargaining) dan mempertukarkan pandangan, adanya kepentingan dan posisinya masing-masing. Dalam situasi negosiasi seperti itu tak dapat dipungkiri kemungkinan munculnya ketegangan dan konflik. Dalam seal penjadwalan kembali pencicilan utang misalnya, mungkin muncul konflik karena bank tak menginginkan hal tersebut dilakukan. Begitu juga dengan seal penundaan waktu cuti akan menimbulkan ketegangan dan konflik karena pekerja berhak untuk mendapatkan cuti. Sejalan dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi, seperti yang diungkapkan Ferguson (2005) negosiasi tidak lagi dilakukan secara tatap-muka. Tidak perlu orang duduk satu meja untuk membicarakan atau merundingkan persoalan yang dihadapi. Melainkan bisa memanfaatkan
  • 318. e EKMA41 59/MODUL B 8.21 fasilitas yang disediakan pada era digital ini, seperti melalui e-mail atau chalting. Namun intinya tetap sama, orang menjalankan proses perundingan, hanya bedanya, pada era digital mi perundingan itu dilakukan dengan menggunakan medium komunikasi. Kita awali pembahasan kita tentang negosiasi dengan membahas pengertian negosiasi. Negosiasi pada dasamya merupakan proses perundingan. Perundingan seperti apa? Perundingan yang dilakukan di antara pihak-pihak yang menyadari adanya perbedaan dalam pandangan, sikap, anggapan dan perilaku atas hal-hal yang menjadi perhatian atau kepedulian pihak lain. Artinya di sini, ada dua pihak yang berbeda pendapat tentang pokok soal yang sama. Misalnya soal gaji. Atasan memandang gaji dan fasilitas lain yang diterima seorang manajer sudah memadai berdasarkan pertimbangan kemampuan perusahaan dan beban tanggung jawab yang dimiliki. Namun manajer itu berpendapat sebaliknya mengingat beban kerja yang berat dan lebih kecil bila dibandingkan dengan gaji yang diterima manajer di perusahaan lain yang kemampuannya sama dengan perusahaan tempatnya bekerja. Pertanyaan berikutnya yang muncul: Untuk apa kita bernegosiasi? Pertanyaan ini pada dasamya akan berkaitan dengan penjelasan tentang fungsi negosiasi. Fungsi negosiasi sebenamya untuk menyelesaikan konflik kepentingan atau persoalan melalui tindak-komunikasi. Dengan sendirinya, agar fungsi negosiasi tersebut dapat berjalan dengan baik, pihak-pihak yang terlibat dalam negosiasi harus memiliki keterampilan berkomunikasi seperti berbicara, mendengarkan dan menyatakan gagasan secara jemih dan tepat. Menyelesaikan masalah melalui negosiasi merupakan salah satu karakteristik khas manusia. Karena manusia dilengkapi dengan keterampilan berbicara, maka manusia berusaha menyelesaikan masalahnya melalui kata- kata, bukan dengan kekuatan otot atau kepalan tangan. Melalui dialog, diskusi atau negosiasi manusia berupaya menuntaskan masalah yang dihadapinya. Konon, kemampuan bemegosiasi dalam menyelesaikan masalah merupakan salah sate ciri manusia beradab. Selanjutnya, kita membahas jenis-jenis negosiasi. Tadi, kita sudah mempelajari bahwa negosiasi itu terjadi manakala ada dua pihak atau lebih - baik individual maupun kelompok- mendiskusikan usulan-usulan yang spesifik guna mencapai persetujuan yang dapat diterima masing-masing pihak. Negosiasi merupakan cara yang lazim digunakan untuk mengatasi konflik dalam kegiatan bisnis. Negosiasi untuk mengatasi konflik tersebut
  • 319. 8.22 KDMUNIKASI BISNIS • dapat berlangsung dalam konteks internal dan eksternal. Dalam,konteks internal misalnya terjadi pemogokan pekerja yang menuntut kenaikan upah dan jaminan kesejahteraan. Dalam konteks eksternal misalnya terjadi konflik antara kita dan mitra bisnis. Kita bisa membuat klasifikasi jenis-jenis negosiasi seperti berikut ini. 1. Berorientasi pada bargaining (bargaining-orientations), yakni bentuk negosiasi yang menggunakan pendekatan yang digunakan oleh para komunikator yang kompetitif. Pendekatan ini berasumsi, hanya ada satu pihak saja yang dapat mencapai tujuannya. Karena itu, ada pihak yang menang dan ada pihak yang kalah. Negosiasi seperti ini juga dinamakan "negosiasi berorientasi kalah-menang". 2. "Berorientasi kalah-kalah", yang dalam prosesnya, pihak-pihak yang bernegosiasi mengabaikan kemungkinan menjadi pemenang sehingga dalam pendekatan ini pihak-pihak yang bemegosiasi menjadi pecundang. Namun sebenarnya. ketika negosiasi dimulai tak ada pihak yang ingin menjadi pecundang, tapi pada saat negosiasi berlangsung kita berada dalam posisi yang besar kemungkinan menjadi pihak yang kalah oleh karena itu ketimbang kekalahan diderita sendiri, maka lawan negosiasi pun harus mengalah. Akibatnya kedua belah pihak mengalami kerugian. 3. Negosiasi dalam bentuk kompromi, yakni pengambilan satu pilihan yang didasari oleh pertimbangan daripada berada dalam posisi "kalah- menang" atau "mengandung risiko kalah-kalah" maka jalan tengah dipilih sehingga dilakukan kompromi. Jadi dalam kompromi ini, ada kepentingan yang harus dikorbankan dan dipertahankan begitu juga oleh pihak lain. 4. Berorientasi "menang-menang" yang disebut juga sebagai pendekatan kolaboratif. Asumsinya. pemecahan dapat dicapai dan memuaskan kebutuhan semua pihak yang terlibat di dalamnya. Pendekatan ini sangat berbeda dengan pendekatan-pendekatan sebelumnya, karena kuncinya terletak pada bagaimana menemukan solusi "menang-menang" yang mernbuat masing-masing pihak tidak merasa dirugikan. Namun, kita pun mesti menyadari bahwa dalam kegiatan komunikasi bisnis, pasti melibatkan sedikitnya dua pihak, yang melakukan mengomunikasikan permasalahan dan kepentingan yang berbeda. Masing- masing pihak tentu berdiri pada posisinya, dan ingin membela posisinya
  • 320. e EKMA41 59/MODUL B 8.23 tersebut. Dalam kondisi seperti itu tersedia tiga kemungkinan yang bakal terjadi, yakni: 1. kedua belah pihak menerima keadaan status-quo. 2. pihak yang kuat dapat memaksakan kehendaknya, dan 3. kedua belah pihak mencapai persetujuan melalui negosiasi. Tentu kondisi yang pertama dan kedua di atas tidak kita inginkan. Karena kondisi ketiga itulah yang diharapkan, sehingga persoalan yang muncul dapat diatasi. Gambar 8.2. Proses Negosiasi Dalam relasi manusia, pilihan-pilihan yang diuraikan di atas adakalanya harus dilakukan. Karena dalam relasi tersebut bisa saja muncul perbedaan pendapat, sehingga terjadi konflik. Konflik memang tidak selalu bermakna negatif. Karena konflik pun dapat saja memberi manfaat seperti meningkatkan derajat relasi, atau justru mengembangkan saling pengertian. Dalam situasi konflik itulah negosiasi diperlukan. Masing-masing pihak diajak berkomunikasi agar bisa dilihat posisinya. Negosiasi dilakukan untuk mempertemukan posisi-posisi tersebut. Memang akhirnya ada kalanya tidak tercapai titik temu. Ada kalanya juga salah satu pihak mesti mundur selangkah atau mengalah. Akhirnya kita dihadapkan pada pilihan tiga kemungkinan yang akan terjadi seperti yang diuraikan di atas.
  • 321. 8.24 KDMUNIKASI BISNIS • Selanjutnya kita mempelajari bagaimana perilaku selama negosiasi berlangsung. Ada 4 (empat) perilaku atau gaya dalam melakukan negosiasi. Keempat perilaku tersebut adalah sebagai berikut. 1. Mendorong atau biasa juga dinamakan moving against yang dilakukan dalam bentuk menjelaskan, memperagakan, mengarahkan, mengulangi, menjemihkan masalah, mengumpulkan perasaan, berdebat, menghimbau, menghakimi, tidak menyetujui, menentang, dan menunjukkan kelemahan pihak lain. 2. Menarik atau moving with, yang dilakukan dalam bentuk memperhatikan, menyampaikan gagasan. menyetujui, mengembangkan interaksi, mengulangi kecaman-kecaman, mencari dan menemukan landasan bersama, dan mengungkapkan perasaan-perasaan orang lain. 3. Menunda atau moving away yang dilakukan dalam bentuk menghindari terjadinya konfrontasi, menghindari terjadinya bimbingan dan sengketa, menarik kembali isi pembicaraan, berdiam diri, dan membiarkan pertanyaan pihak lain. 4. Membiarkan atau not moving yang dilakukan dalam bentuk mengamati, memperhatikan, memusatkan perhatian pada apa yang terjadi "kini dan si sini", ikut arus, luwes, dan menyesuaikan diri dengan situasi. Sekarang, kita mempelajari prinsip-prinsip negosiasi. Prinsip-prinsip ini dapat menjadi semacam pedoman bagi kita dalam menjalankan negosiasi. Prinsip-prinsip tersebut adalah: 1. Seorang negosiator harus memiliki otoritas untuk melakukan bargaining demi kepentingan pihaknya. Ini berkaitan dengan pemberian kewenangan yang jelas untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu sesuai dengan kepentingan organisasi/lembaga yang diwakilinya. Namun dalam batas-batas kewenangan tersebut, negosiator memiliki kebebasan untuk mengendalikan dan kemampuan untuk membentuk posisi bargaining-nya sendiri. 2. Jika Anda berada dalam situasi di mana pihak lain tidak memiliki otoritas untuk mengambil keputusannya sendiri, maka sebaiknya Anda menghentikan negosiasi dan Anda dengan tegas menyatakan hanya ingin berbicara dengan orang yang mampu mengambil keputusan. 3. Negosiasi dapat dilakukan secara individual pada satu sisi atau secara kelompok pada sisi lain. Bernegosiasi secara kelompok dapat membantu meneguhkan morale dan memberikan perspektif yang berbeda, tetapi
  • 322. e EKMA41 59/MODUL B 8.25 kelompok pun justru dapat memungkinkan munculnya ketidakjelasan dan perbedaan pandangan dalam kelompok sendiri. Cara mana yang akan Anda pilih bergantung persoalan yang dinegosiasikan. 4. Sejak awal harus ditetapkan, apakah maksud dan tujuan negosiasi. Apakah untuk mencapai kesepakatan bagian per bagian pokok seal yang dinegosiasikan atau tidak akan membuat kesepakatan umum sampai sebelum kesepakatan tercapai. Pada umumnya, pendekatan yang terakhir membuat Anda menjadi lebih fleksibel. 5. Disarankan untuk menyepakati agar semua kesepakatan yang dicapai dinyatakan dibuat secara tertulis sehingga tidak menimbulkan salah pengertian pada masa mendatang. 6. Begitu negosiasi dimulai hal pertama yang harus didiskusikan adalah agenda negosiasi. Agenda pertama adalah menetapkan posisi masing- masing pihak, kemudian apa yang akan didiskusikan dan tidak didiskusikan. Sebaiknya semua itu ditulis dengan cermat. Sebelum negosiasi dijalankan sebaiknya dilakukan pertukaran dokumen seperti yang lazim dilakukan dalam hubungan industrial. 7. Cermat dalam menuangkan usulan dalam bentuk gagasan tentang situasi secara jemih. Gagasan yang Anda ajukan akan kokoh, bila sebelumnya terjadi pertukaran agenda sehingga Anda memiliki kesempatan untuk memperhitungkan usulan pihak lain. Jika Anda ingin menolak atau memodifikasi usulan tersebut, Anda dapat melakukannya secara persuasif dalam usulan yang Anda buat sehingga orang lain memperhitungkan usulan Anda tersebut. Ada pun untuk langkah-langkah negosiasi, kita mengacu pada tulisan Prijosaksono dan Sembel (2002) di Sinar Harapan tentang negosiasi. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut. 1. Persiapan. Ini merupakan dasar dari proses negosiasi. Dengan mempersiapkan diri orang akan memiliki rasa percaya diri. Dalam persiapan ini, hal-hal yang perlu dilakukan adalah: a. menetapkan tujuan yang terukur; b. kesiapan mental. 2. Pembukaan. Ini merupakan proses yang sulit. namun rasa percaya diri, ketenangan dan kejelasan tujuan akan membantu. Dalam tahap ini kita perlu memiliki tiga sikap yakni (a) menyenangkan (pleasant), (b) tegas (assertive), dan (c) teguh (firm).
  • 323. 8.26 KDMUNIKASI BISNIS • 3. Tahapan Awal Negosiasi. Tahapan dalam memulai negosiasi mencakup: a. jangan memegang apa pun saat memasuki ruangan negosiasi; b. ulurkan tangan untuk berjabat tangan; c. jabat tangan dengan tegas dan singkat; d. berikan senyum dan katakan sesuatu yang tepat untuk mengawali pembicaraan. 4. Pembicaraan Awal, yang meliputi berupa upaya membangun kesamaan landasan (commomn ground). 5. Proses Negosiasi. Dalam proses ini, langkah-langkah yang perlu diperhatikan: a. menyampaikan apa yang menjadi keinginan atau tuntutan, dengan memperhatikan: 1) menunggu saat yang tepat untuk memulai pembicaraan pokok • • negos1as1; 2) menyampaikan pokok-pokok keinginan atau tuntutan dengan jelas; 3) menekankan keinginan untuk mencapai kesepakatan; 4) menyediakan ruang untuk melakukan manuver atau tawar- menawar dalam negosiasi dan tak hanya menyediakan pilihan ya atau tidak; 5) menyatakan bahwa "jika Anda memberi mi pada kita, maka kita akan memberi itu pada mereka artinya dinyatakan dengan jelas apa yang kita inginkan dan kompensasi apa yang akan mereka terima; 6) mendengarkan secara efektif. b. Memasuki zona tawar-menawar. Zona tawar menawar adalah ruang yang dibatasi oleh penawaran pihak penjual dan tawaran awal pembeli. Pada sisi lain dari ruang ini terbentang ruang tawaran ideal, harga realistis dan harga tertinggi dari sisi pembeli dan harga ideal, harga realistis dan harga terendah dari sisi penjual. Kesepakatan yang terbaik yang disebut zona tawaran akhir dibatasi harga realistis penjual dan harga realistis pembeli. Kita mesti pandai-pandai membaca keadaan seperti ini. c. Membangun kesepakatan. Ini merupakan tahap akhir negosiasi yang ditandai dengan jabat tangan. Tapi bisa juga sebaliknya, bila kedua pihak tak memiliki komitmen untuk menyelesaikan permasalahan di
  • 324. e EKMA41 59/MODUL B 8.27 antara keduanya. Biasanya dalam keadaan seperti ini diperlukan peran pihak ketiga sebagai mediator. Kita akan memberikan perhatian khusus pada proses negosiasinya sendiri. Karena hal ini merupakan jantung dari kegiatan negosiasi. Kita memang sudah membahas proses negosiasi ini tadi, namun di sini kita membahas dimensi yang lebih bersifat teknis dan boleh dipandang sebagai semacam saran dalam melakukan negosiasi. Kita akan melihat, apa sesungguhnya yang terjadi dalam proses negosiasi. Dalam proses negosiasi akan terjadi: a. Kita akan dihadapkan pada pilihan antara ketegasan dan agresi. Karena negosiasi berlangsung secara berhadap-hadapan maka Anda dapat memanfaatkan hubungan personal. Dalam situasi seperti itu kita bisa menggunakan agresi dan bersikap tegas. Namun sekalipun bersikap agresif itu memang membuat kita dapat memaksakan kehendak kita pada orang lain tapi tentunya orang lain akan jengkel dan bersikap defensif atau malah menjauh. Sebaliknya dengan bersikap tegas, yang memungkinkan kita dapat memaksakan kehendak pada orang lain, tapi kita juga tidak menolak pengaruh orang lain. Sikap tegas itu dilakukan untuk bisa menjadi pemenang tanpa harus mengalahkan orang lain. Karena itu negosiasi asertif akan terjadi bila kita sudah (a) mengkaji situasi dari sudut-pandang orang lain, namun bukan dalam artian untuk menerima usulannya melainkan untuk menemukan kesamaan dasar dalam melakukan bargaining. Untuk mencapai ini ada tiga syarat (i) sediakan waktu untuk menguraikan hubungan yang sudah ada antarpihak yang bernegosiasi dan guna menyatakan dampak perilaku masing-masing pihak, (ii) buatlah rincian perubahan atau perasaan yang muncul dan ditawarkan untuk bernegosiasi, dan (iii) uraikan semua itu dengan cara yang objektif dan tidak mengancam posisi masing-masing pihak bila hasil dari perubahan tersebut tidak tercapai. b. Kaukus. Salah satu sarana yang sangat berguna milik negosiator adalah kaukus yakni kelompok kecil informal. Dengan kaukus itulah kita melakukan perundingan pada waktu jeda. Penting diperhatikan, jangan menyalahgunakan proses kaukus sehingga negosiasi terbawa ke dalam pembicaraan di luar topik pembahasan pokok negosiasi. Kaukus dilakukan (a) ketika segala sesuatu berjalan cepat dan Anda tidak mau melakukan kesalahan dalam menangani persoalan yang penting, (b) di