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übersetzungsportfolio translation portfolio Kasey Navita Phifer

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  • 1. ⇐βερσετζυνγσπορτφολιο Τρανσλατιον Πορτφολιο Κασεψ Ναϖιτα Πηιφερ βονϕουρναϖι≅γµαιλ.χοµ +49 176 708 600 18 ωωω.κναϖιτα.χοµΗαφτυνγσαβλεηνυνγ: Ιχη ηαβε ιν διεσεµ Πορτφολιο νυρ διεϕενιγεν ∆οκυµεντε γεσαµµελτ, διε βερειτσ ινανδερεν ϖερσχηιεδενεν Φορµεν ϖερφφεντλιχητ ωυρδεν. Λειδερ ωαρ ϖιελ µεινερ Λειστυνγ στρενγϖερτραυλιχη, υνδ λαυτ ϖον µιρ υντερζειχηνετεν Γεηειµηαλτυνγσϖερτργεν στεηεν ϖιελε ∆οκυµεντεδεσηαλβ νιχητ ζυρ ςερφγυνγ.Λεγαλ δισχλαιµερ: Ι ηαϖε ονλψ γατηερεδ δοχυµεντσ ιν τηισ πορτφολιο ωηιχη ηαϖε αλρεαδψ βεεν πυβλισηεδ ινοτηερ ϖαριουσ φορµσ. Υνφορτυνατελψ, µυχη οφ µψ ωορκ ωασ στριχτλψ χονφιδεντιαλ ανδ ισ τηερεφορε νοταϖαιλαβλε αχχορδινγ το τηε νον− 1
  • 2. ΙνηαλτσϖερζειχηνισΤαβλε οφ χοντεντσ1. Λιστε ϖον βερσετζτεν Ωεβσειτεν (αλλειν οδερ ιµ Τεαµ) 32. 10 ςορτειλε βει δερ Αυσλαγερυνγ ϖον Σεκρεταριατσαυφγαβεν (οριγιναλ) 43. 10 Αδϖανταγεσ οφ ΟυτσουρχινγΨουρ Σεχρεταριαλ Τασκσ Τοδαψ (βερσετζτ) 154. Μεινε Κοντακτινφο 25 2
  • 3. Λιστε ϖον βερσετζτεν Ωεβσειτεν (αλλειν οδερ ιµ Τεαµ) ωωω.πριντρεφορµ.νετ ωωω.χψβερηαφεν.χοµ ωωω.φλψερταξι.δε ωωω.ζαλανδο.χο.υκ ωωω.εβυερο.δε 3
  • 4. Freiberufler und Selbstständige aufgepasst: 10 Vorteile, wenn Sie heute Ihre Sekretariatsaufgaben outsourcen Inhalt 1. Einleitung Zur Bedeutung der Kostenstruktur 2. Outsourcing von Nebentätigkeiten Aufgaben die sich für Outsourcing eignen Vorteile des Outsourcing Nachteile des Outsourcing 3. Das leistet ein professioneller Sekretariatsdienstleister Funktionsweise Einsatzmöglichkeiten Vor- und Nachteile 4. Interview mit Prof. Dr. Günter Faltin: Funktion statt Konvention Konsequentes Outsourcing und das Unternehmen in Komponenten 4
  • 5. 1. Einleitung Zur Bedeutung der KostenstrukturIm Durchschnitt arbeiten kleine und mittlere Unternehmen mit einer Kostenquote von 40 60%. Dies bedeutet, dass etwa die Hälfte des monatlichen Umsatzes erst einmal erwirtschaftetwerden muss, um die laufenden Kosten zu decken. Ist die Auftragslage mal nicht so gut, kann erden, da der Kostenapparat weiter läuft.Die Aufmerksamkeit bei der Suche nach Sparpotentialen fällt dann meist auf sichtbare Kosten:Das teure Geschäftsessen, das Flugticket oder die Firmenfeier. Dabei liegt das eigentlicheSparpotential für gewöhnlich in der Unternehmensstruktur selbst. Hier lohnt sich ein Blickauf die monatlichen Fixkosten wie Miete, Personal, Wartungsverträge etc.Wenn Sie zum Beispiel für 4 Stunden am Tag eine Bürokraft brauchen, das Telefon aber von9-17 Uhr (oder besser länger) betreut haben wollen, dann stellen die meisten Unternehmeneine Vollzeitkraft ein, dabei wäre eine Teilzeitkraft für die vier Stunden vor Ort in Kombinationmit einem Telefonsekretariat eines Dienstleisters die viel günstigere und flexiblere Lösung.Abbildung 1: Besetzung des Sekretariats 20:00 Uhr 17:00 Uhr 14:00 Uhr 09:00 Uhr 06:00 Uhr Vollzeitkraft Teilzeitkraft in Kombination mit Telefon- 5 sekretariat
  • 6. Die regelmäßige Analyse der Kostenstruktur sollte für jedes Unternehmen selbstverständlichsein. Laut Financial Times Deutschland (http://www.ftd.de/karriere-management/management/:angst-vor-turbulenzen-unternehmen-scheuen-den-kredit/70051840.html) fürchten sich gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zunehmendvor den Auswirkungen der Finanzkrise und leiden unter großer Unsicherheit. Um auch indiesem wirtschaftlichen Umfeld zu bestehen, ist es für Unternehmen essentiell, Überlegungenzur Finanzierungsstruktur mit einer genauen Analyse der Kostenstruktur und kontinuierlicherArbeit am Geschäftsmodell zu verbinden. Nur so lassen sich signifikanteWettbewerbsvorteile realisieren und langfristig erhalten. 2. Outsourcing von NebentätigkeitenOutsourcing kann gerade für kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler einen großenBeitrag zu einer schlanken und flexiblen Kostenstruktur leisten. Dass dies jedoch nicht dereinzige Mehrwert ist, zeigt der zunehmende Trend, durch Outsourcing ebenso organisatorischeProzessverbesserungen und Optimierung der Kundenansprache zu realisieren. Es steht alsonicht die Kostenreduzierung, sondern die Erlösmaximierung im Vordergrund.So wird Outsourcing in der jüngeren Vergangenheit ebenso verstärkt als Motor zurstrategischen Umwandlung des Unternehmens eingesetzt, wie zur Kostenreduktion. ModerneFormen des Outsourcing insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) undSelbstständigen sind demnach auf eine nachhaltige Veränderung der internen Abläufe undNeuverteilung der Wertschöpfungspotentiale ausgerichtet. Unternehmen stellen sich alsodie Frage, mit welchen Arbeiten sie eigentlich Geld verdienen und welche dieser Tätigkeiten sieinvestieren müssten, um vorhandene Erlöspotentiale freizusetzen.Dass in jedem Unternehmen weitere Erlöspotentiale vorhanden sind, zeigt eine einfacheÜberlegung: Der Arbeitstag eines Einzelunternehmers hat (angenommen) 14 Stunden. Diesevorhandene Arbeitszeit muss er auf alle anfallenden Tätigkeiten verteilen: Marketing, Vertrieb,tatsächliche Leistungserbringung, Buchhaltung, interne Verwaltung, Sekretariatsarbeiten,Ablage usw. Sein eigentliches Erlöspotential wird dabei allerdings nahezu ausschließlich vonden Bereichen Marketing, Vertrieb und der tatsächlichen Leistungserstellung beeinflusst.Könnte das Unternehmen also nicht noch erfolgreicher sein, wen Mitarbeiter mehr Zeitauf diese werttreibenden Faktoren verwenden könnten?Abbildung 2: Vorhandene Erlöspotentiale eines 14h-Tages Tatsächliche Buch- Interne Marketing Vertrieb Leistungserbringung Sekretariat haltung Verwaltung 6
  • 7. Einfluss auf eigentliches ErlöspotentialWenn also ein Teil der anfallenden, nicht erlösmaximierenden Tätigkeiten an externe,spezialisierte Dienstleister ausgelagert werden würde, die durch ihre Konzentration auf ebendiese unterstützenden Prozesse a) besser und b) billiger sind, können interne Potentialefreigesetzt und der Umsatz maximiert werden.Und wem es nicht um die Erlösmaximierung geht, der kann diese Outsourcing-Potentiale dafürnutzen, dass sich sein Arbeitstag zum Beispiel von 14 auf 10 Stunden reduziert.Für Outsourcing eignen sich klassischerweise z.B. folgende Aufgaben: Buchhaltung, Controlling Mahnwesen Online Marketing Sekretariat Erstellung, Pflege des Webauftritts LogistikIn diesen Bereichen haben sich viele professionelle Anbieter etabliert, die oftmals zu einemBruchteil der Kosten, die bei interner Bereitstellung entstehen würden, die oben genanntenAufgaben erfüllen. Und es kommen ständig Anbieter hinzu, die auch für weitereUnternehmensbereiche Outsourcing-Lösungen entwickeln.Grundsätzlich ist es wichtig, zu entscheiden, welche Aufgaben ausgelagert werden können undwelche den Kern des Unternehmens ausmachen und deshalb weiterhin selbst erbracht werden.Entscheidend ist dabei tatsächlich die Frage, was das eigentliche Kerngeschäft desUnternehmens ist. Womit verdient Ihr Unternehmen sein Geld? Alles andere sindNebentätigkeiten und unterstützende Prozesse, die Sie oftmals von der Ausübung undOptimierung des Kerngeschäftes abhalten.Grundsätzlich hat das Outsourcing von Nebentätigkeiten die folgenden Vorteile: Konzentriertes und ungestörtes Arbeiten an der eigenen Kernkompetenz wird wieder möglich Fixkosten werden gesenkt Dienstleister sind oftmals sogar deutlich günstiger als die Eigenleistung Hoher Qualitätsstandard der beauftragte Dienstleister sieht in der vermeintlichen Nebentätigkeit sein Kerngeschäft und betreibt es dementsprechend professionell und fokussiert Hohe Flexibilität Dienstleister haben oftmals sehr kurze Vertragslaufzeiten; sollte Ihre wirtschaftliche Situation die Beschäftigung nicht mehr zulassen, können Sie den Vertrag schnell und einfach kündigen 7
  • 8. Die Wahl des richtigen Dienstleisters ist allerdings von besonderer Bedeutung. Andernfallskann sich die Zusammenarbeit auch als nachteilig erweisen: Abhängigkeit vom Dienstleister Die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister wächst mit der Zeit, Prozesse spielen sich ein, Sie verlassen sich darauf, dass die ausgelagerten Aufgaben zu Ihrer vollsten Zufriedenheit erfüllt werden; wenn der gewählte Dienstleister nun Gebühren und Preise erhöht oder im schlimmsten Fall in Konkurs geht, kann das für Sie zum ernsthaften Problem werden Gefahr der Qualitätsmängel Beim Outsourcing geben Sie einen gewissen Teil der Verantwortung für einzelne Aufgaben ab und legen sie in die Hände eines Dienstleisters; hier muss unbedingt sichergestellt werden, dass der Dienstleister die Qualitäts- und Sicherheitsstandards aufweist, die Sie Ihren Kunden bieten wollen. Auch wenn viele Dienstleister eine sehr hohe Qualität bieten, gibt es doch schwarze Schafe, die erheblichen Schaden anrichten können 3. Das leistet ein professioneller SekretariatsdienstleisterEine professionelle Außendarstellung des Unternehmens und eine gute telefonischeErreichbarkeit sind nicht nur aus Imagegründen unabdingbar, entgangene Anrufe kosten richtigGeld. 63 % der Anrufer hinterlassen im Geschäftsverkehr keine Nachricht auf einemAnrufbeantworter, da sie ihr Anliegen häufig für unaufschiebbar halten. Und wer weiß, ob sie esein zweites Mal versuchen der Auftrag ist weg.Hier setzt die Philosophie von Sekretariatsdienstleistern an: Warum nicht am Vormittag miteiner Teilzeitkraft arbeitorganisatorische Aufgaben, Fristenkontrollen etc. erledigt, während Ihnen am Nachmittag dieSekretariats-Mitarbeiter Ihres Dienstleisters den Rücken frei halten. Oder Sie richten Ihrexternes Sekretariat so ein, dass dieses die Anrufe immer dann annimmt, wenn bei Ihnen nachdem 3. oder 4. Klingeln niemand abnimmt. So sind Sie ganztägig erreichbar und können sichauf das Wesentliche konzentrieren Ihre Kunden und Ihr Kerngeschäft.Sogar Unternehmen mit einem größeren Sekretariat profitieren z.B. in Zeiten erhöhtenAnrufaufkommens oder bei einem Ausfall vorhandenen Personals wegen Urlaub oder Krankheitvon der ausgelagerten Telefonzentrale ohne dass die Anrufer bemerken, dass sie mit einemDienstleister und nicht dem eigenen Personal sprechen. Hinzu kommen Services, die miteigenem Personal nur ungleich teurer zu leisten wären. Viele Unternehmen haben mittlerweileKunden in den USA, die erwarten, ihren deutschen Ansprechpartner auch zu den dortigenBürozeiten also zu nachtschlafender Zeit in Deutschland zu erreichen.Sekretariatsdienstleister bieten deshalb teilweise sogar einen 24h-Service sowie dieAnrufannahme auf Englisch, Französisch, Italienisch oder Spanisch an. 8
  • 9. Wie funktioniert das?Bei den meisten Sekretariatsdienstleistern ist die Einrichtung relativ schnell und unkompliziertper Telefon erledigt. Die Mitarbeiter/innen nehmen alle wichtigen Unternehmensdaten auf undfragen, was das Sekretariatspersonal zur Begrüßung am Telefon sagen soll. Dann wirdvereinbart, wann welcher Anrufer weitergeleitet werden darf und welche Auskunft erteilt werdensoll. Viele Dienstleister bieten auch an, einen gemeinsamen Kalender zu führen und so aucheine Terminvereinbarung zu ermöglichen, oftmals können Sie auch bestimmteInformationsmaterialien hinterlegen, die das Sekretariatspersonal nach dem Telefonat auchselbstständig verschicken kann.Die erste Einrichtung ist damit in der Regel schon abgeschlossen. Immer wenn Sie nicht gestörtwerden möchten, stellen Sie anschließend auf Ihrem Telefon eine Rufumleitung zu IhremDienstleister ein. Dieser erkennt aus der eingehenden Nummer, dass es sich um einen Anruf fürIhre Firma handelt und kann entsprechend Ihren individuellen Wünschen reagieren. ImAnschluss an das Telefonat erhalten Sie umgehend eine Gesprächsnotiz von IhremDienstleister mit allen Informationen zum Telefonat per E-Mail oder SMS.EinsatzmöglichkeitenAbbildung 3: Gründe für die Nutzung eines Sekretariatsdienstleisters Entlastung Sekretärin Meeting/ Kundentermin Krankheit Wichtige Aufgaben Urlaub Stoßzeiten 9
  • 10. Sie sind im Meeting/beim Kunden:Ihr Telefonsekretariat kann sich um Ihre Anrufe kümmern, wenn Sie selbst gerade dasTelefonat nicht annehmen können. Das verschafft Ihnen die Ruhe, sich vollends auf die geradewichtige Aufgabe bzw. das gerade aktuelle Thema zu konzentrieren und deutlich produktiver zuarbeiten.Sie sind im Urlaub:heißt es meistens, doch letztendlich verbringt man doch viel Zeit mit geschäftlichen Telefonaten.Ein Sekretariatsdienstleister kann dafür sorgen, dass Sie ruhigen Gewissens Ihr Telefon aucheinmal ausschalten, weil Sie sich darauf verlassen können, dass Ihre Anrufer gut betreutwerden. Diese Entspannungsphasen sind für Ihre Leistungsfähigkeit enorm wichtig.In Krankheitsfällen:Gerade bei kurzfristigen Personalausfällen egal ob Sie selbst oder Ihre Sekretärin betroffen ist kann es für viele Unternehmen eng werden. Da die Einrichtung eines telefonischenSekretariates schnell und einfach erledigt ist, bietet sich diese Option sehr gut als kurzfristigeEntlastung im Büro an.Als Backup-Lösung zu Stoßzeiten:Viele Unternehmen schaffen es natürlich, Ihre Anrufe in der Regel selbst anzunehmen.Verborgen bleibt allerdings die Quote von Anrufern, die mit einem Besetzt-Zeichen Vorliebnehmen muss und es deshalb womöglich bei einem anderen Anbieter probiert. In den meistenBranchen gibt es während des Tages bestimmte Stoßzeiten, in denen das Telefon deutlichhäufiger klingelt als sonst. Einen Dienstleister hier einzuschalten und Anrufe immer dannweiterzuleiten, wenn im eigenen Haus niemand abnimmt oder alle Leitungen besetzt sind, ist invielen Fällen enorm sinnvoll.Wenn Sie Sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren wollen:Einen Sekretariatsdienstleister kann man natürlich auch deshalb nutzen, weil man einfach nichtdurch ständiges Telefonklingeln bei der Arbeit unterbrochen werden möchte. Die volleKonzentration auf eine Aufgabe kann die Effizienz deutlich steigern.Entlastung Ihrer Sekretärin:Viele Unternehmen beschäftigen natürlich bereits eine Sekretärin, die wichtige Aufgaben wieKorrespondenz, Postannahme und versand, Terminkoordination, Vorbereitung von Meetingsetc. übernimmt. Ein Dienstleister kann auch hier dazu beitragen, die wertvolle Arbeitskraft derSekretärin effizient zu nutzen z.B. indem er dafür sorgt, dass sich die Sekretärin nur noch mitwichtigen Anrufen beschäftigt und Vertreter bereits auf den Schriftweg verweist oderMittagspausen, Urlaubszeiten oder Abendstunden abzudecken. 10
  • 11. Mögliche Nachteile eines externen Sekretariates Gefahr der Qualitätsmängel Zeitaufwand bei der Suche und Integration eines passenden Dienstleisters Abhängigkeit vom Dienstleister Trotz Individualisierung Gefühl von Standard-VorgehenMögliche Vorteile eines externen Sekretariates Niedrigere Fixkosten Deutlich gesteigerte Erreichbarkeit und damit Kundenzufriedenheit Erhöhter Professionalitätsgrad Fokussierung auf die wertschöpfenden Tätigkeiten Hohe Flexibilität Eigene Entlastu 4. Interview mit Prof. Dr. Günter Faltin: Konsequentes Outsourcing und das Unternehmen in Komponenten Professor Faltin lehrt seit mehr als 30 Jahren Entrepreneurship an der Freien Universität Berlin, gründete vor mehr als 20 Jahren die Teekampagne und rief die Stiftung Entrepreneurship ins Leben.Was können Unternehmen von Gründern lernen?Viel. Ein Geschäftsmodell das Ideenkonzept, auf dem ein Unternehmen beruht ist wie dieDNS eines Unternehmens und bestimmt dessen weitere Entwicklung. Allerdings kann man,anders als beim eigenen Erbgut, diese DNS laufend optimieren und der Zeit und Technologieanpassen diese Chance versäumen die meisten Unternehmen. Dabei gibt es täglich hunderteinteressante Ideen und neue Möglichkeiten, die in Neugründungen entstehen oder von diesenerkannt und genutzt werden davon könnten sich viele Unternehmen, Selbstständige undFreiberufler eine Scheibe abschneiden. 11
  • 12. Woran liegt diese mangelnde Innovationskraft?Es ist ein Fokus-Problem, das ja sogar zum Sprichwort wurde. Selbstständig heißt: alles selbstmachen und das ständig. Da bleibt wenig Zeit, um sich mit dem Geschäftsmodell desUnternehmens oder den wirklich wertschöpfenden Tätigkeiten zu beschäftigen. Dabei läge derwesentliche Wert darin, mehr Zeit damit zu verbringen, am Unternehmen zu arbeiten undnicht im Unternehmen, um dem Wettbewerb immer einen Schritt voraus zu sein.Fordern Sie da nicht den Unternehmer als Alleskönner, der nun neben seinen vielenAufgaben im Unternehmen gleichzeitig Abstand und Zeit für ein weiteres Thema habensoll?Nein, keinesfalls: Ich finde nicht, dass ein Unternehmer und gerade zu dieser Abgrenzungverwende ich lieber den Begriff des Entrepreneurs ein guter Manager sein muss. Sie habenrichtig gehört: Er muss kein guter Manager sein. Alles zu können, ist ja auch eine Falle. Manbleibt darin stecken, weil man glaubt, man sei unverzichtbar. Die Realität sieht aber ganzanders aus. Ingvar Kamprad, der Gründer von IKEA, sagt über sich selbst, er sei ein Es liegt also auf der Hand, dass der Erfolg eines Unternehmens weniger von denAlleskönner-Managementfähigkeiten und dem Detailwissen des Unternehmers, als vielmehrvon seiner Vision und seiner Arbeit am Geschäftsmodell abhängt.Wie ließe sich das lösen? Woher soll die zusätzliche Zeit kommen, in der man sich mitdiesen auf den ersten Blich abstrakten Themen befassen kann?Die meisten Unternehmen verdienen 80 % ihres Geldes mit 20 % ihrer täglichen Tätigkeiten.Schon diese Einsicht hilft, besser zu fokussieren. Der nächste Schritt wäre konsequentesOutsourcing. Das Zauberwort heißt hier . Heute kann man fast seinegesamte Firma aus solchen bereits ausgesprochen gut funktionierenden, professionellgemanagten und durch ihre Größe sehr effizienten Bausteinen zusammensetzen. Dabei erledigtebuero das virtuelle Sekretariat und nimmt alle Anrufe im eigenen Firmennamen entgegen,liefert die Geschäftsadresse in bester Innenstadtlage zur Veröffentlichung auf denGeschäftspapieren und die vollausgestatteten Büro- und Konferenzräume deutschlandweit zurbedarfsgerechten Nutzung ohne dass permanent teure Mieten anfallen. Die Webseite undKundendatenbank hat man bei einem Internetprovider wie Starto, seine Werbung bei Googlelässt man von Domag organisieren und optimieren, und den Versand seiner Waren wickelt manzum Beispiel über die Projektwerkstatt ab, die die komplette Logistik meiner Teekampagneabwickelt.Aber funktioniert das denn für jedes Unternehmen? Viele Unternehmen haben doch sehrspezifische Anforderungen und Strukturen.Ja, es funktioniert. Bei einem Versandhandel kann man sich noch relativ leicht vorstellen, wie ersich stark virtualisieren lässt, aber ich kenne viele Beispiele, die sehr viel ungewöhnlicher sind.Als Extremfall zum Beispiel ein zu 100 % virtualisiertes Bestattungsinstitut, das sich völlig aufdie Beratung und Betreuung konzentriert hat: Die 24h-Hotline beim Sekretariatsdienst löst einen 12
  • 13. Auftrag beim Fahrdienst aus und sendet eine SMS an die Betreuerin, die sich sofort und mitvoller Aufmerksamkeit um die Angehörigen kümmern kann. Das Beispiel ist vielleicht etwasextrem, aber wenn es so funktioniert, dann auch überall sonst.Das setzt aber schon eine gewisse Kreativität beim Unternehmer voraus, oder?Ja, gewiss! Aber die eigene Kreativität kann man trainieren, sie ist aus meiner Sicht eineunternehmerische Kernkompetenz, was auch ein Grund dafür ist, warum sich viel mehr Nicht-Betriebswirte in der Entwicklung von Geschäftsmodellen engagieren sollten. Ökonomie ist zuwichtig, um sie allein den Ökonomen zu überlassen!und den Videomitschnitten aus dem Labor für Entrepreneurship finden Sie eine Vielzahl vonBeispielen und Techniken, wie man sein eigenes Geschäftsmodell kreativ und systematischweiterdenken kann.Wie weit würden Sie denn eine solche Virtualisierung treiben? Wo beginnt der Kern desUnternehmens?Der Grundsatz lautet Funktion statt Konvention. Man muss genau überlegen, was denWettbewerbsvorteil des eigenen Unternehmens ausmacht und sich dann auf diesenkonzentrieren. Alles andere steht grundsätzlich zur Disposition: ob Sie es im Unternehmenbehalten oder an Dienstleister abgeben. Stellen Sie sich als Gedankenexperiment vor, Siewürden heute Ihr Unternehmen liquidieren, das Büro kündigen, die Mitarbeiter nach Hauseschicken, die Einrichtung und Computer auf Ebay versteigern und stünden quasi auf der grünenWiese. Dann blieben nur die Erfahrungen im Markt und Ihre Kunden. Wie würden Sie dasUnternehmen dann morgen wieder neu aufbauen? Würden Sie wieder alles selbst machen oderganze Funktionen auslagern? Würden Sie die gleiche technische Infrastruktur aufbauen wievorher? Gibt es nicht mittlerweile einfachere und sogar effizientere Lösungen?Sie werden sehen: Sie stehen plötzlich vor einem viel einfacheren und wahrscheinlich auch vielrentableren Unternehmen aus Komponenten.Leben Sie dieses Prinzip denn selbst?Selbstverständlich. Ich bin viel auf Vortragsreisen unterwegs, habe mein Notebook mit UMTS,meinen Blackberry, das ebuero und viele schöne Orte, an denen ich gerne arbeite. KEIN Büroim Unternehmen zu haben, halte ich für ein großes Privileg.Aber verliert man durch so radikales Outsourcing nicht die Kontrolle über die Qualitätdes eigenen Produktes bzw. der eigenen Dienstleistung?Im Gegenteil. Grundsätzlich kann man davon ausgehen, dass ein Spezialist, der sich auf eineAufgabe konzentriert, eine höhere Qualität liefern kann. Allerdings ist hier Vorsicht geboten,denn für die Qualität Ihres eigenen Produktes ist plötzlich neben der Sorgfalt bei dereigenen Arbeit vor allem auch die Wahl der richtigen Dienstleister entscheidend! Nebenden direkten Kosten müssen hier vor allem Opportunitätskosten betrachtet werden. Man mussalso nicht nur schauen, welchen Preis die Leistung eines Externen hat, sondern auch, ob ertatsächlich und nicht nur auf der Website die Sicherheits- und Qualitätsstandards hat, die man 13
  • 14. seinen Kunden bieten will. Denn schon kleine Fehler eines Dienstleisters können Sie Kunden kosten. Das ist schnell viel teurer, als der gesparte Betrag. Daher ist der nach Preisen günstigste Anbieter oft nicht der insgesamt günstigste. Ridderstale und Nordström Wenn Sie glauben, Kompetenz sei teuer, dann probieren Sie es doch mit Inkompetenz.ebuero AGHauptstraße 8im Meisenbachhaus10827 Berlininfo@ebuero.agTelefon: 0800 328 37 62Fax: 0800 328 37 63 14
  • 15. Specially for Freelancers and Self-Employed Professionals: 10 Advantages of Outsourcing Your Secretarial Tasks Today Contents 1. Introduction On the meaning of cost structure 2. Outsourcing minor activities Optimal tasks to be outsourced Advantages of Outsourcing Disadvantages of Outsourcing 3. What a professional secretarial service does Functionality Optional uses Advantages and disadvantages 4. Interview with Prof. Dr. Günter Faltin: Function rather than convention consequent outsourcing and the company in components 15
  • 16. 1. Introduction on the meaning of cost structureOn average, small to medium sized enterprises (SMEs) work with an expense ratio between 40and 60 percent. This means that roughly half of monthly revenues must first be achieved inorder to cover running expenses. If contracts happen to be not so numerous, things can due to the continual piling up of expenses.When looking for areas to potentially cut back on costs, attention usually falls upon visibleexpenses: expensive business lunches, plane tickets or company events. The real potential forsavingsworth taking a look at monthly fixed costs such as rent, personnel, repairs, etc.If, for example, you require office assistance four hours of the day, yet want to have yourphones manned between 9 AM and 5 PM (or better yet, even longer), then most companieswould hire a full-time employee. However, a part-time employee for the four hours per day incombination with a secretarial service would be a much more affordable and flexible solution.Figure 1: Secretarial Occupation 8 PM 5 PM 2 PM 9 AM 6 AM Full-time Part-time personnel personnel combined with a 16call answering secretarial service
  • 17. Regular analysis of expense ratios should naturally be a matter of course for every company.According to the Financial Times Deutschland(http://www.ftd.de/karriere-management/management/:angst-vor-turbulenzen-unternehmen-scheuen-den-kredit/70051840.html) SMEs are increasingly worried about the outcomes of the financialcrises and suffer from great uncertainty. In order to also survive this economic environment, itis essential for companies to rethink their finance structure by joining a precise analysis ofexpense ratios with continual work on the business model. Only in this way can significantcompetitive advantages be realised and maintained in the long term. 2. Outsourcing minor activitiesOutsourcing can create a large contribution to a slim and flexible expense ratio, especially forsmall businesses, self-employed professionals and freelancers. The growing trend, however,shows that this is not the only advantage but that even organisational process improvement andoptimisation of customer responses can be realised through outsourcing. Maximisation ofprofits, rather than reducing costs, is the main focus.In this way, outsourcing has been increasingly put into use in the recent past as a driver ofstrategic company change as well as for cost reduction. Modern forms of outsourcingespecially in small and medium sized enterprises (SMEs) and for self-employed professionalsare focused on sustainable changes to internal processes and new distribution of potential tocreate value. Companies are now asking themselves the question: with which tasks are theyactually earning money and which of these tasks must they invest in, in order to free up existingprofit potential. potential for profitexists in every company: a work day of a sole proprietor (supposedly) consists of 14 hours. Thispre-existing work time must be distributed across all incoming activities: marketing, sales, actualcompletion of service, bookkeeping, internal management, secretarial duties, filing ofpaperwork, etc. However, actual potential for profit-making is therefore almost completelyinfluenced by the areas of marketing, sales and actual completion of service.company be more successful if employees could spend more time on these valuecreating factors?Figure 2: Pre-existing profit potential of a 14-hour day Actual completion Book- Internal Secretarial Marketing Sales of service keeping management duties Influence on actual potential for profit-making 17
  • 18. If a portion of the incoming activities which are not profit-maximising must then be outsourced toexternal, specialised service providers who are a) better and b) more affordable due to theirsole concentration on these supportive processes, then internal potential can be freed upand revenue can be maximised. this outsourcing potential to .The following tasks are classically well-suited to be outsourced: Bookkeeping, controlling Legal dunning (debt collection) Online marketing Secretarial tasks Creation, maintenance of web presence LogisticsMany professional providers have established themselves in these areas professionals whooften fulfill the above mentioned tasks at a fraction of the costs incurred when completedinternally. And providers who have also developed outsourcing solutions for other areas ofbusiness are continually entering the market. s can be outsourced and which taskscomprise the core of the company and should therefore continue to be completed in-house. Thequestion, what the actual core product or service of the business is, is in fact crucial. How doesyour company earn money? Everything else is a minor activity and supportive process that oftenkeeps you from practicing and optimising the core of your business.Outsourcing of minor tasks fundamentally has the following advantages: Concentrated, distraction-free ore competency is made possible once again Fixed costs will be lowered service providers are often significantly more affordable than in-house completion High standard of quality is made of your minor tasks, and accordingly runs its business professionally and with focus Increased flexibility service providers often have very short contract periods; should your economic situation no longer allow the employment of such an outsourcing method, you can terminate the contract quite simply and quicklySelecting the right service provider is of course of great significance.Otherwise, cooperationcan prove to be disadvantageous: Dependency on the service provider cooperation with a provider grows with time, processes come into play and you rely on the fact that your outsourced tasks are being 18
  • 19. completely fulfilled to your satisfaction; yet if the selected service provider now raises its fees and prices, or in the worst case goes bankrupt, that can become a serious problem for you. Danger of lack of quality when outsourcing, you give up a certain amount of responsibility for certain tasks and place them in the hands of a provider; here, it must be absolutely made certain, that the provider shows quality and security standards that you want to offer your clients. Even when there are many providers offering top quality service, there are nevertheless bad apples that can cause considerable damage. 3. What a professional secretarial service doesA professional outward appearance of the company and good availability via telephone are notonly indispensable for image reasons; missed calls cost serious money. 63 % of business- the contract is gone.The philosophy of secretarial service providers can be added here: Why not work mornings withpart-time en correspondence,organisational tasks, controlling deadlines, etc. while in the afternoons employees of yoursecretarial service provider cover your back. Or you can set up your external secretary in such away that she always answer the phone if no one at your company picks up after the 3rd or 4thyour clients and the core of your business activities.Even companies with a large secretarial staff reap benefits from an outsourced call centre, forexample during times of high call volume or during employee absence due to holiday or sickleave without the callers noticing that they are speaking with a service provider and not withthe staff of the company itself. Furthermore, certain additional services would be much moreexpensive with your own staff. In the meantime, many companies have gained clients in theUSA who also expect to reach their German contacts during their own business hours duringthe night in Germany. Some secretarial service providers therefore offer 24-hour service as wellas call reception in English, French, Italian or Spanish.How does it work?For most secretarial service providers, set up can be done relatively quickly and uncomplicatedover the phone. Employees take down all important company information and ask how thewhich should be given information. Many providers also offer to keep a shared calendar, and inthis way appointments can be scheduled. Often, you can also leave certain informationalmaterials that the secretarial service can send after the conversation over the phone. like to be undisturbed, switchon the call forwarding to your provider on your telephone. Based upon the incoming phone 19
  • 20. to your individual preferences. Immediayour provider with all information about the conversation per email or SMS.Possible usesFigure 3: Reasons for using a secretarial service provider Secretary dismissal Meeting / appointment with client illness Important tasks Holiday Peak hours ith clients:to relax and fully concentrate on important tasks and the current situation, respectively and towork significantly more productive. holiday:rule, but in the end, however, one spends a lot of time on business calls. A secretarial serviceprovider can make sure that you can switch off your mobile with peace of mind, knowing thatyou can rely on the fact that your callers are being well taken care of. These times of rest andrelaxation are enormously important for working efficiently and productively. 20
  • 21. Sick leave and illness:During those times of short-notice employee absence regardless whether you are affectedyourself or your secretary is it can be very difficult for many companies. Because setting up avirtual secretary is quick and easy to accomplish, this option offers itself quite well as short-termrelief in the office.As a back-up solution during peak hours:Many companies are of course able to handle their calls themselves. What remains hidden,however, is the number of callers who have to make do with a busy signal and therefore trydialing a different company. In most industries, there are certain peak hours during the day inwhich the telephone rings considerably more frequently than usual. Hiring a secretarial serviceprovider and always forwarding calls when no one is able to answer in your office or all lines arebusy makes a lot of sense in these cases.be interrupted by a constantly ringing telephone at work. Full concentration on a task cansignificantly increase efficiency.Dismissing your secretary:Many companies already employ a secretary who takes over important tasks such ascorrespondance, post collection, sending mail, coordinating appointments, preparing formeetings, etc. A service provider can also contribute here to ensure that the valuable work ofthe secretary is used efficiently, for example, in that the secretary concerns himself only withimportant calls and the service provider can direct salesmen to make contact in written form orto cover lunch breaks, holidays or evening hours.Possible disadvantages of an external secretary Danger of poor quality Time consuming search for and integration of a fitting service provider Dependance on the service provider Feeling of standard procedures despite individualisationPossible advantages of an external secretary Lower fixed costs Significantly improved availability and therefore customer satisfaction Increased level of professionalism Focus on activities that create value More flexibility Your own relief 21
  • 22. 4. Interview with Prof. Dr. Günter Faltin: Consequent Outsourcing and the Company in Components Professor Faltin has been teaching entrepreneurship at the Free University Berlin for over 30 years, founded the Teekampagne over 20 years ago and created the Entrepreneurship FoundationWhat can companies learn from entrepreneurs?A lot. A business model the conceptual idea upon which a company is based is like the DNAhowever, this DNA can be continually optimised and adapted to time and technology themajority of companies miss this chance. In addition, there are hundreds of interesting ideas andnew possibilities that exist in newly founded companies or can be realised and used from them many companies, self-employed professionals and freelancers can take something from them.What is the cause of this lack of innovation? -employed means:doing everything oneSELF and being constantly EMPLOYED doing so. Little time is left over to -creating activities. The actualvalue would lie, rather, in spending more time working on the company than for thecompany in order to stay one step ahead of the competition. u then claiming that business owners should be well-rounded individuals whoshould, aside from their various tasks in the company, have time for an additional topicat the same time? a business owner and exactly because of this limitation I preferto be a good manager. Being able to do everything is also a trap. One remains stuck in that rolebecause one believes that one is indispensable. The reality, however, is completely different.Ingvar Kamprad, the founder of IKEA, says that he himself is a catastrophic organiser.then, that the success of a company relies less on the well-rounded management abilities andwork on the business model. 22
  • 23. How could that be solved? Whence should the additional time come which one needs inorder to acquaint oneself with these at first glance abstract topics?The majority of companies earn 80 % of their money with 20 % of their daily activities. Thisinsight already helps one to better focus. The next step would be consequent outsourcing. componentscompletely from such already expressed, well-functioning, professionally managed and due totheir large size very efficient building blocks. At the same time that ebuero carries out virtualaddress registration in the best areas of the city center to publish on your business documentsand fully equipped office and conference rooms across Germany to use according to needwithout incurring permanently expensive rent. One has the website and customer database viaoptimised by Domwhich has taken over the complete logistics of my Teekampagne.But will that work for every company? Many companies have very specific demands andstructures, though.Yes, it does work. One can picture relatively easily how strongly a mail-order firm can bevirtualised, but I know of many examples which are much more uncommon. As an extremecase, a 100 % virtualised funeral institution that has fully concentrated on consultation and care:the 24-hour hotline at the secretarial service creates an order at the transportation serviceprovider and sends an SMS to the care giver who can immediately attend to the next of kin withfull attention. That example is perhaps a bit extreme, but if it wwork everywhere else. n entrepreneurial corecompetency which isbecome engaged in the development of business models. Economy is too important to be left tothe economists alone! In my book Kopf schlägt Kapital [soon to be released in English at time ofwriting] and in the included video clips from the Laboratory for Entrepreneurshipvariety of examples and techniques on how one can creatively and systematically further .Just how far would you then take such a virtualisation? Where does the core of acompany begin?The basic rule is functionality rather than conventionality. One must consider whatEverything else can basically be left to arrangement: whether you keep it within your companyor hand it over to service providers. As a hypothetical experiment, imagine you would liquidateyour company today, cancel the office rental contract, send the employees home, put thefurniture and computers on eBay and sort of take yourself out to pasture. The only thing left is 23
  • 24. experience in the market and your clients. How would you then start up the company again, completely new, tomorrow? Would you again do everything yourself or outsource entire and even more efficient solutions come into existence in the meantime? likely also much more profitable company of components. Do you then follow this principle yourself? to work. I consider NOT having an office a great priviledge. however, with such radical outsourcing? On the contrary. Fundamentally, one can assume that a specialist who concentrates on one task can offer a higher level of quality. Care is needed here, however, because suddenly also selecting the correct service provider aside from care spent on your own work is crucial to the quality of your own product! Aside from direct costs, opportunity costs must third party have, rather also whether it actually (and not just on the website) has the security and quality standards one want Because even small mistakes on the part of the service provider can cost you clients. That quickly becomes much more expensve than the amount saved. affordable overall. Ridderstale and Nordström summarise is in their book Funky Busines: if you think that competence is expensive, try incompetence.ebuero AGHauptstraße 8in the Meisenbachhaus bldg.10827 Berlin, Germanyinfo@ebuero.agPhone: 0800 328 37 62Fax: 0800 328 37 63 24
  • 25. 4. Μεινε ΚοντακτινφοΦραυ Κασεψ Ναϖιτα Πηιφερβονϕουρναϖι≅γµαιλ.χοµωωω.κναϖιτα.χοµΜυσκαυερ Σρα⇓ε 1810997 Βερλιν に Κρευζβεργ+49 176 70860018+49 30 2327 1454ηττπσ://ωωω.φαχεβοοκ.χοµ/κασεψναϖιταπηιφερηττπσ://τωιττερ.χοµ/κ_ναϖιταηττπσ://ωωω.ξινγ.χοµ/προφιλε/ΚασεψΝαϖιτα_Πηιφερηττπ://ωωω.λινκεδιν.χοµ/ιν/κασεψναϖιταπηιφερΣκψπε: βονϕουρναϖι 25