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Mythos und Wahrheit: Wikis für die Technische Dokumentation at tekom-Regionalgruppe Stuttgart

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Foliensatz zu Martin Häberle's Präsentation "Mythos und Wahrheit: Wikis für die Technische Dokumentation" bei der tekom Regionalgruppe Stuttgart am 30. April 2014 …

Foliensatz zu Martin Häberle's Präsentation "Mythos und Wahrheit: Wikis für die Technische Dokumentation" bei der tekom Regionalgruppe Stuttgart am 30. April 2014

Slidedeck of Martin Häberle's presentation about Wikis for Technical Documentation at the tekom Regionalgruppentreffen Stuttgart, April 30th 2014

See http://www.tekom.de/ueber-uns/regionalgruppen/termine.html?tx_tekomwebforum_webforumtermin[uid]=8225&tx_tekomwebforum_webforumtermin[action]=show&tx_tekomwebforum_webforumtermin[controller]=WebforumTermin&cHash=506c752271f2ece081efa125e626ed9b for further details about the event (German).

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Transcript

  • 1. Martin Häberle
 Diplom-Technikredakteur (FH)
 Consultant, K15t Software @Lesegefahr Wer bin ich??
  • 2. Mythos und Wahrheit: 
 Wikis für die Technische Dokumentation Vortrag bei der tekom-Regionalgruppe Stuttgart 30. April 2014 ! Martin Häberle, K15t Software GmbH
  • 3. Heute wird aufgeräumt: 
 10 Wiki-Mythen unter der Lupe
  • 4. We believe that wiki-based technologies will be the future for technical documentation. “ ”
  • 5. Wiki, or what? ?
  • 6. • 30 Millionen Artikel in über 280 Sprachen • 1,7 Millionen Benutzer (und unzählige Anonyme) • Deutsche Wikipedia: über 6.100 aktive Autoren ! • Regionales Wiki mit rund 24.000 Artikeln und 29.000 Bildern • 105 aktive Nutzer (6.000 Anmeldungen) Erfolgreiche Wikis „da draußen“?
  • 7. bieten typische Funktionen, die für Unternehmensanwendungen notwendig sind: • Strukturierung • Schnittstellen • Versionierung • Benutzerzugriffskontrolle Enterprise-Wikis?
  • 8. Arbeiten im Wiki 1
  • 9. In Wikis zu arbeiten ist doch 
 immer ein einziger K(r)ampf 
 mit dieser Wiki-Syntax 1 ” Aussage: “
  • 10. In vielen Fällen: wahr! Leider! '''Wikipedia'''  [{{IPA|ˌvɪkiˈpeːdia}}]  ist   ein  am  [[15.  Januar|15. Januar]]   [[2001]]  gegründetes  Projekt  zur  Erstellung   eines  [[Freie  Inhalte|freien]]   [[Onlinelexikon]]s  in  zahlreichen  Sprachen. 1
  • 11. Es gibt aber auch Ausnahmen1
  • 12. • Grafischer Editor – „WYSIWYG“ • Drag and Drop • Tastenkürzel für Überschriftenformate etc. Editieren wie es sein sollte1
  • 13. Besser: “ ” Mit klassischen Wikis zu arbeiten ist ein einziger K(r)ampf mit der Wiki-Syntax“ 1
  • 14. 2 Word vs. Wiki
  • 15. Mit Word und im Dateisystem 
 arbeiten wir doch viel effizienter 2 Aussage: “ ”
  • 16. • … nur eine Person Inhalte erstellt/bearbeitet; • … diese Person exzellent MS Word beherrscht; • … Inhalte nur an einer Stelle veröffentlicht werden; • … die Infos nur in diesem Dokument benötigt werden. Stimmt! Allerdings bloß wenn …2
  • 17. z.B. thematisch, nach Datum, nach Version Ablage im Dateisystem2
  • 18. • Nutzer arbeiten komfortabel im Browser • Alle Inhalte werden zentral im Wiki gepflegt • Inhalte/Seiten werden „getaggt“ + zusammengestellt • Versionierte Dateianhänge für Seiten • Änderungshistorie; ggf. explizite Versionierung • Für alle transparent, was sich ändert In Enterprise Wikis2
  • 19. Word ist so social wie ein Pfund Zwiebelmett. Kurz:2
  • 20. 3 Struktur
  • 21. Wikis haben keine Struktur
 und man findet nichts darin 3 Aussage: “ ”
  • 22. • Historisch bedingtes Vorurteil (Technologie) • Pauschal nicht gültig; Enterprise Wikis beheben genau diese Mängel. • Fehlende Einführungsstrategie (von Einzelpersonen bzw. Einzelprojekten getrieben) Wikis als „chaotische Info-Sammlung“3
  • 23. • Bereiche (thematisch, nach Zugriff, je Handbuch …) • Hierarchische Strukturen (beliebig tiefe Unterseiten) • Finden statt suchen (Volltext-Indizierung) • Labels zum Gruppieren von Seiten • Links zwischen Seiten, Bereichen • Vorlagen für einheitliche Seitenstrukturen Beispiel3
  • 24. 4 Wiederverwendung
  • 25. Wiki-Inhalte lassen sich nicht 
 modular wieder verwenden 4 Aussage: “ ”
  • 26. Seitenstruktur mit Homepage Wiederverwendung-Bibliothek • Nur für Autoren sichtbar • Beliebig inkludierbar • Seitentitel: _Modulname • auf Wunsch versioniert Wiederverwendung mit Confluence4
  • 27. 5 Versionierung / Varianten
  • 28. Kein Wiki geht vernünftig mit 
 Versionen und Varianten um 5 Aussage: “ ”
  • 29. Ein (Enterprise) Wiki ist kein klassisches CMS, sondern eine Plattform für Kollaboration und Wissensmanagement. Gute Nachrichten: Wikis wie Confluence sind 
 erweiterbar und es gibt zahlreiche Add-ons 
 für verschiedene Anwendungsfälle. Ertappt!5
  • 30. Versionierung Varianten-Management Mehrsprachigkeit Übersetzungs-
 Import/Export Mehrfache Seitentitel, SEO 5 Content Management Add-ons
  • 31. 6 Schnittstellen
  • 32. Aber für unsere Sprach-Tools 
 gibt’s keine Schnittstellen, oder? 6 Aussage: “ ”
  • 33. • TMS-Export/Import via XML-Schnittstelle • Beliebig viele Sprachen • Delta vs. Komplettübersetzung Übersetzungs-Management6
  • 34. via Acrolinx • Terminologie-Check • Stilregeln • Grammatik und Rechtschreibung Sprachprüfung6
  • 35. Sprachprüfung6
  • 36. 7 Qualität
  • 37. Wenn jeder alles bearbeiten darf, 
 geht die Qualität den Bach runter 7 Aussage: “ ”
  • 38. Keiner hat ein Interesse daran, fehlerhafte Inhalte beizusteuern. ! Ausnahme: Vandalismus (gibt es in 
 Enterprise Wikis nicht) Fehlerhafte Inhalte7
  • 39. Sind auch im Wiki möglich. Nutzer werden aber zumeist ohne Not eingeengt. Beschränkungen und Freigabe-Workflows7
  • 40. Motivierte Wiki-Autoren verbessern sich gegenseitig! Ex-post-Qualitätssicherung7
  • 41. Statt Restriktionen lieber einfache Bearbeitung durch möglichst viele Benutzer. Eine Folge ist die Auflösung der Grenze zwischen Inhalts-Produzenten und -Konsumenten. The Wiki way7
  • 42. Nur weil viele Technische Redaktionen ein spezielles CMS mit Workflows etc. einsetzen, ist die Informationsqualität nicht automatisch höher. „Garbage in – garbage out“7
  • 43. Redaktionssysteme werden oft nicht optimal genutzt (siehe Kennzahlen zur Wiederverwendung) CMS-Studie der tekom:7
  • 44. • sind komplex, auch in der Bedienung; • können nur von einem extrem begrenztem Anwenderkreis genutzt werden. • „Informations-Silos“ Redaktionssysteme …7
  • 45. 8 Single-Source Publishing
  • 46. Single-Source Publishing und 
 Druckausgabe für Wikis ist reines Wunschdenken 8 Aussage: “ ”
  • 47. Ausgabe in PDF, HTML, Word (einzelne Seiten)
 ist eine Standardfunktion von Confluence Erweiterte Ausgabe über Add-ons Exportformate8
  • 48. 9 Nutzung
  • 49. Niemand liest das Wiki, oder 
 trägt freiwillig Inhalte bei 9 Aussage: “ ”
  • 50. 9 Alles ein Frage der Unternehmens-Kultur
  • 51. • alle Mitarbeiter nutzen Confluence (+ JIRA) • Intranet (Organisation, Prozesse, Ablage, Besprechungsprotokolle) • Software-Spezifikationen und Projektinfos • Dokumentation für alle Scroll-Produkte • Website und Blog auf Confluence 9 „Drink your own Champagne“
  • 52. Ordnet und reduziert Chaos Motiviert und hilft Schafft Strukturen Baut einen Grundstock Repariert „Broken Windows“ Ist die „1“ in der 90-9-1-Regel Unverzichtbar: Wiki-Gärtner9
  • 53. 10 Für Kunden
  • 54. Ein Wiki mag intern etwas taugen, 
 aber doch nicht für Kunden 10 Aussage: “ ”
  • 55. … denn Dokumentation endet nicht bei deren Veröffentlichung. Jetzt geht’s erst richtig los!10
  • 56. Wiki Technische Redakteure Produktmanager Entwickler /Ingenieure Fachexperten Übersetzer Qualitätssicherung Marketing Dienstleister Partner Kunden Lieferanten Händler InteressentenFeedback ! (Kommentare) ! Fragen Doku ! Produkt- infos ! Fachwissen
  • 57. • Produktdokumentation • Öffentlicher Wiki-Zugang • alle dürfen kommentieren • Anregungen, Fragen und Antworten • Bereich für Austausch mit Kunden/Partnern https://confluence.atlassian.com/display/DOC/Cheese+Macro Beispiel Atlassian10
  • 58. Wiki-basierte Dokumentation ist nicht bloß möglich, sondern wird x-fach erfolgreich praktiziert. Fazit
  • 59. Ein Wiki ist für viele Anwendungsfälle nicht nur gleichwertig, sondern sogar haushoch überlegen. Fazit
  • 60. Die allermeisten Wiki-Mythen sind zu pauschal, um wahr zu sein. Das heißt sie sind falsch. Fazit
  • 61. Fragen & Antworten ?
  • 62. info@k15t.com
 @k15tsoftware
 www.k15t.com
 Heute: Tobias, Nils, Martin In Kontakt bleiben@ Einladung: Webinar am Mittwoch, 7. Mai 
 „Content Management mit Confluence“