Your SlideShare is downloading. ×
  • Like
Praktische inzet van digitale interne communicatie_ 2007 kort
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Now you can save presentations on your phone or tablet

Available for both IPhone and Android

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

Praktische inzet van digitale interne communicatie_ 2007 kort

  • 576 views
Published

Praktische voorbeelden mbt een intranet en functionaliteiten

Praktische voorbeelden mbt een intranet en functionaliteiten

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
576
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
2
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Praktisch inzetten van digitale media in interne communicatie
  • 2. De Buitenwereld, de markt, trends
  • 3. Actualiteit is een commodity
    • Real time informatievoorziening is key
    • Verouderde informatie wordt niet meer geaccepteerd
    • Reminder of alert alleen als er een update is
  • 4. Voortdurend beschikbaar
    • Instant messaging (IM) is populair
    • Presence: via IM op de hoogte of collega’s beschikbaar zijn
    • Via mobiel sms altijd bereikbaar, wereldwijd
    • Zowel op werk als thuis is trend richting (steeds snellere) breedband verbindingen: altijd online
  • 5. …en altijd onder handbereik
  • 6. Publish & subscribe
    • Populariteit ‘online samenwerken’ neemt toe, wiki’s
    • ‘ Empowerment’ van de gebruiker
    • Gebruik intranet als portal voor alle bedrijfsinformatie groeit
      • Do it your self contentmanagement dmv weblogs en wiki
  • 7. Hierdoor… (content) power to the end user ( zie ook Time ) Besturing van decentraal naar centraal: IT, design, taxonomie, guided search Eigenaarschap content verschuift van centraal naar decentraal: End user empowerment Centraal Decentraal Corporate Staf Team Medewerker
  • 8. dus verandert rol van… interne communicatie afdelingen
    • IC afdeling faciliteert, maar produceert niet meer
      • Biedt de kanalen en mogelijkheden, bedenkt en stuurt op randvoorwaarden
    • IC medewerker wordt ontvanger, collega wordt zender
      • Weblogs, wiki’s
    • IC medewerker en collega creëren samen content
      • Weblogs, instant messaging, wiki’s, beoordeling content door collega’s, relevantie
    • IC organisatie structuur moet slag van off- naar online maken om gat met buitenwereld te dichten
      • Oude offline organisatie rol opnieuw bekijken, organisaties moeten online gaan denken, ook in proces
  • 9. Web 2.0 en interne digitale media
    • Integratie van web 2.0 technieken in medewerkersportals
    • (intranetten)
    • Alle informatie is doorzoekbaar in bestaande webapplicaties binnen een bedrijf
    • Niet alle informatie wordt gebruiksvriendelijk getoond
    • Oude ‘hype-ideeën’ komen voor een realistisch doel terug:
    • Communities:
      • kennisdeling (wiki’s),
      • sharing, (weblogs)
      • creating, (podcasting, videologging)
      • connecting (social networking)
  • 10. Creating and sharing
    • Ik heb deze persoon 2x zakelijk ontmoet
    • Blijkbaar wil hij zijn privé reis met mij delen
    • Zit ik daarop te wachten?
    • De keuze is aan mij
    • email
    • msn
    • weblog
  • 11. Deze overvloed aan mogelijkheden…
    • Schept verwachtingen bij de medewerker, want hij of zij wil:
      • een mening kunnen geven;
      • geen zaken doen met ‘idioten’, dus serieus genomen worden;
      • weten wanneer er iets niet werkt en wat je als bedrijf er aan doet om het te maken;
      • helpen bij het veranderen van zaken die hij of zij betekenisvol vindt;
      • zijn of haar ervaringen delen (connect en share) met anderen die dezelfde problemen hebben binnen het bedrijf;
      • zaken regelen wanneer (moment) hij of zij dat wil;
      • zelf bepalen wat hij of zij wil lezen of ontvangen;
      • weten hoe het informatie of besluitvormingsproces gaat;
      • weten wanneer het misgaat, maar ook wanneer het goed gaat, want dan deel ik dat graag met anderen;
      • werken bij een ethisch en transparant bedrijf;
      • weten waar ik aan toe ben binnen mijn bedrijf, we zijn immers partners toch?
  • 12. Kennen we onze gebruiker eigenlijk?
  • 13. Wat zien we gebeuren?
    • Steeds meer medewerkers die van huis of vorige werkgever uit gewend zijn met steeds modernere tools te werken
    • Steeds meer applicaties en tools die steeds meer kunnen
    • Steeds meer mensen die op steeds meer verschillende plekken en omstandigheden willen en moeten werken
    • Steeds meer druk op staven, steeds meer selfservice
    • Steeds minder echte formulieren, steeds meer electronische
    • Steeds meer content, steeds meer ongestructureerd
    • … en nog veel meer
  • 14. Behoeftenbepaling
  • 15. Dus, werk aan de winkel voor…
    • (Corporate) Communicatie-afdelingen
      • Beleving
      • Betrokkenheid
      • Wie is mijn doelgroep? Dagelijks testen
      • Internal Branding
      • Informatiestromen
      • Faciliteren, stimuleren, vertalen
      • Andere interne partijen enthousiasmeren
      • Verbinden
      • Buitenwereld binnen halen
  • 16. Van pull naar push…
    • Gebruikers van intra- en internet (en overige digitale media) verwachten op maat gesneden diensten en content
    • Hoe meer er bekend is van de gebruiker, des te hoger de verwachting
    • Hoe jonger de gebruiker des te hoger de verwachting
    • Hoe makkelijker buiten het bedrijf digitale diensten worden aangeboden des te hoger de verwachting van interne diensten
    • In plaats van informatie halen abonneert de gebruiker zich liever op content en diensten die voor hem haar relevant zijn
      • gepersonaliseerde nieuwsbrieven; (Beste Jan-Willem ivp Beste heer)
      • delen van sites speciaal voor gebruiker; (extranetten)
      • RSS feeds;
      • emailalerts;
      • track and trace; (wat gebeurt er met mijn actie, fedex)
      • digitale betaaldiensten; (Ideal)
      • single inlog (digid).
  • 17. … maar dan op maat (bijv. hrm) Divisie Functie Werkinfo Expertise Arbeidsvoorwaarden Contactinfo Verjaardag Etc. Performance Ontwikkeling Opleiding Ken uw collega
  • 18. Je kan je eigen internetpagina al maken…
  • 19. Dus waarom niet je eigen intranet… Goedemiddag Jan-Willem
  • 20. of portalpagina?
    • Nut en noodzaak
      • Corporate Intranet moet mensen helpen om steeds slimmer met informatie om te gaan
      • Alle informatie en functies moeten worden aangepast en beschikbaargesteld aan de hand wat we van je weten
    Rollen en functies Call Center agents, projectmanagers, … Processen Declareren, registreren, … Informatiegebieden Wat is…, nieuws, …
  • 21. … bereikbaar via een van de vele nieuwe gezichten
  • 22. Deel 2: Praktische inzet digitale media
  • 23. Ludoblog Banner op homepage Homepage blog Inlog Reactie
  • 24. Weblog bij Nuon?
    • Idee: 2005
    • Uitvoering: mei 2006
    • Is onhold (niet meer zichtbaar): sept 2006
    • Vervolg? (nog) niet
    • Evaluatie?
    • Wat doen we er aan?
  • 25. Doelen
    • Ervaringen opdoen met bloggen mbt:
      • Vormgeving – standaard, gratis tool Wordpress 2.0.1
      • Contentmanagement
        • Interviewster belt voorzitter RvB in auto, schrijf tekst, mailt dit naar IC, checkt dit bij voorzitter, mailt het naar persoon die live zet.
        • 5 stappen
      • Reacties
        • Niet veel, af en toe een gebruiker
      • Beleidsontwikkeling
      • Evaluatie
        • Enquete gehouden (veel lezers, bezoekers, weinig reacties), vervolg wordt nu bepaald
      • Evt als opmaat voor weblog op internet
        • Kan een van de vervolgstappen zijn
  • 26. Over de band tactiek?
    • Wat te doen?
    • Nuon communicatie dag september (ca 60 collega’s)
    • Marktplaats met ‘digitale stand’ gevuld
    • Weblog van die dag aangemaakt
    • Vooraf met sms-tool smsjes gestuurd
      • (1 dag vooraf)
      • ( tijdens)
      • ( 1 dag na)
    • Tijdens de dag zelf direct live verslag gedaan op het weblog
    • Informatie gegeven aan de deelnemers en hen de weblog met hun ervaringen laten vullen
    • Resultaat: prijs voor de beste informatie stand door dir. CC
    • Aandacht van collega’s voor het onderwerp, draagvlak
    • Weblog nog in de lucht met als doel Comcollega’s te informeren
  • 27. Grote organisatie?
    • Korte demo aan opdrachtgever
    • Maak business case als startpunt
    • Zoek stakeholders (vaak HRM)
    • Richt een pilot in
    • Testen bij gebruikers, desnoods virale marketing
    • Uitrollen binnen je hele bedrijf
    • Google labs, ‘Werk in uitvoering’ op Nuonline
  • 28. Kleine organisatie?
    • Eigenlijk identiek als grote alleen op beperkte schaal
    • Bepaal wat je wilt: bijv. alerts via SMS op belangrijk nieuws intern
    • Bepaal wat het je oplevert (actualiteit, snelle reactie, tevredenheid)
    • Bepaal wat het je bespaart (aan bellen, rondlopen, vergaderingen beleggen etc in tijd= uren x werktarief)
    • Bepaal kosten van inzet voor sms-tool
    • Zoek op internet een leverancier (bijv. www.wireless.services.com )
    • Overleg een proef met deze leverancier (kan vaak tegen geen of lage kosten)
    • Neem aantal sleutelfiguren in je organisatie mee in deze proef
    • Peil reacties, bij positief uitbreiding naar organisatie
  • 29. Cultuurverandering
    • Een digitaal project =
      • Vaak verandering van werken-rol
    • Draagvlak nodig
      • Vroegtijdig sleutelfiguren meenemen in pilot
      • Faciliteer betekenisgeving van de verandering
    • Cultuur niet aanpassen, wel masseren;-)
      • Voordelen zoeken en blijven herhalen (com is herhaling, ook hier)
    • Onzekerheden/weerstand wegnemen
      • Laat mensen vroegtijdig meedenken/betekenis geven,
      • geef hen de mogelijkheid tot kiezen
      • Voorbeeld: telefoonboek-foto
    • Bedreiging benoemen, met alle partijen uitkomen
      • Benoem alle onzekerheden en risico’s en bedenk er acties voor
  • 30. Voor- en nadelen van digimedia als onderdeel interne communicatie mix
    • Voordelen
      • Snel
      • Iedereen bereikbaar
      • Aan te passen, actueel
      • Intranet gebruik omhoog
      • Verwijsfunctie naar ander media
    • Nadelen
      • Moet via pc
      • Toegang intra-internet vereist
      • Altijd nog via offline media
      • Beschikbaarheid technisch
      • contentmanagement
  • 31. Tot slot
    • Trends: informatie op maat, snel, rol ic verandert
    • Verschuivende rollen van ic-afdeling en met name content management.
    • Intranet de voordeur voor toegang tot informatie en werkproces
    • Van pull naar push maar dan op maat.
    • Nieuwe tools: weblog, rss, social software kunnen helpen bij de push op maat.
    • Pilot is de manier voor starten van groot project
  • 32. Vragen?
    • Mail gerust
    • Jan-Willem Koers
    • Reaal Verzekeringen
    • Email zakelijk: janwillem.koers@reaal.nl
    • Email privé: jwkoers@xs4all.nl
    • Ook te vinden in http://www.linkedin.com/in/janwillemkoers
    • Interesse in deelname aan nationale intranetklankbord groep? Mail mij.
  • 33. Bijlage 1: voorbeelden middelen
  • 34. Roadmap Intranet 2007-2010 Content Interne communicatie Inhoud Ownership CorpCom HRM Intranet nog ic middel Apart Decentraal cmgt Intranet Internet Apart intranet Apart internet Apart extranet Shared Service Center Intranet platform voor Andere digimedia die Voor ic zijn in te zetten Hybride content management Intranet en internet Gaan frontend content delen Shared Service Center Business Offline ic verdwijnt Enterprise content management Intranet en internet Gaan content en cmo delen Business Alles online Content self service Intra-inter-extranet Delen content en Cmo Organisatie Ongeorganiseerd Matige structuur Discussie over apart webstaf onderdeel Inter-intranet Staf onderdeel Geïntegreerd met business 2007 2008 2009 2010
  • 35. Roadmap ‘Organisatie’ De kloof tussen Corpcom En rest van organisatie Intranet Content management organisatie Maak keuzes Bepaal strategie Communiceer deze Zoek sponsor Richt intranet- Gebruikers en Businessboard in Ga in gesprek met Gebruikers en sleutelpersonen Maak en voer Werkafspraken uit Bepaal inrichting CMO Maak na inventarisatie Verwachtingen waar Communiceer CMO Toets werkbaarheid Rol IC-IM Nuon breed IC onderzoek Rollen ic-im afspreken Organisatie weet wie Wat doet bij ic en im op Gebied digimedia Toetsing rollen aan externe partijen Inrichting rollen Naar nieuwe structuur Obv onderzoek Q1 Q2 Q3 Q4
  • 36. Roadmap ‘Inhoud’ Kwaliteit content Eigenaarschap content Nieuws Content owner Handboek maken Structuur bouwen Kwaliteitseisen Content opstellen Content Handboek Onderscheid statische Dynamische content Duidelijk maken Content owners Meeting Regels voor content owners ISM CMO en IC Content Handboek Regels doorvoeren Voorstel uit Dit plan operationeel Technische Hulp bij actueel houden Toetsen van kwaliteit Dmv onderzoek Slimme functionaliteiten doorvoeren Toetsen van plan Toetsen van actualiteit Bij eindgebruiker Operationeel houden Toetsten Handboek Aanpassen beleid Voor 2008 Content Actualisatie beleid opstellen Actueel maken Actueel houden Toetsen of beleid Heeft gewerkt Q1 Q2 Q3 Q4
  • 37. Roadmap ‘Interne communicatie’ Interne communicatie Bepalen strategie ism Overige afdelingen Uitvoeren Herijken Jaarplan 2008 Q1 Q2 Q3 Q4
  • 38. Case: Bekendmaking jaarcijfers Nuonline
    • Combinatie van on-offline
      • Jaarverslag op papier
      • Persbericht op papier (via mail-fax verstuurd)
      • Aangepast bericht (duiding) voor interne media
      • Op intranet (onder water)
      • SMS naar top 700 met verwijzing naar intranet
      • Live op intranet
      • Live op internet
      • Uitgebreide Bijlage bij Personeelsblad
      • Vraag en antwoord op forum Intranet
      • Roadshow RVB langs vestigingen
      • Toelichting in de lijn waar nodig
  • 39. Inzet forums binnen Nuon
    • Forum vrij
      • Succes, discussie, groeiend medium, moord Theo van Gogh
      • Gebruikscijfers schoten omhoog
    • Forum met regels
      • Hoofdregel: elk onderwerp moet Nuon gerelateerd zijn
      • Mensen moeten zich registreren, Moderatoren
      • Consequentie, gebruik omlaag
    • Forum zakelijk
      • Vlootdagen, voor specifieke groep, RVB inzet
      • Kennisdagen, kennisdeel functie, openbaar
    • Succes?
      • Nee, zonder regels niet
      • Ja, mits goed gemodereerd
      • Ja, mits inzet gekoppeld is aan een specifiek project (tijdelijk).
  • 40. Forum, screenshots
  • 41. Case: pc tv ter vervanging bedrijfstelevisie
    • Interne bedrijfstelevisie
      • Tv journaal, maandelijks, opname duur
      • Videoband verspreiding
      • Intern netwerk verspreiding
      • Multimedianetwerk, content provider,
      • VB Nuon: platte beeldbuizen, interne service kosten, contentaanlevering
      • Business case: stoppen
      • Alternatief: PC tv: afgeschreven PC, Linux software, Open Source ppt software, installeren mbv ict op netwerk, iedereen kan erbij, zelf invullen van content op lokaal niveau (secretaresse, officemanager, iedereen kan ppt).
  • 42. Screenshots PC tv