Collectieprocessen

Operationeel collectiemanagement en collectieprocessen Jan Van Hee [email_address]

Inhoud
Processen en procesmanagement
Processen en collectiemanagement
Collectieprocessen optimaliseren : concreet
Uitdagingen van het procesmanagement
Stroomdiagrammen
Evaluatie van diensten en processen

Processen en procesmanagement

Procesmatig : wat ?
≈ routinematig
Stapsgewijs
Spreiden over de tijd
Afspraken
Voor gevorderden : uittekenen in flowchart (stroomdiagram)

Procesbeschrijving
Associaties :
Checklists
Kwaliteitshandboeken
IKZ of TQM
Six sigma of human sigma
Flowcharts of stroomdiagrammen

Procesbeschrijving : wat het verloop van of de voortgang in de levering van goederen of de verlening van diensten aan personen of andere bedrijven of instellingen.

Processen : situering Uitvoeren : collectievorming Beleid : collectiemanagement Middel : collectieontwikkelingsplan Operationaliseren in : Projecten : éénmalig Processen : Terugkerend Middel : kwaliteitshandboek

Procesbeschrijvingen in de bibliotheek
VOB onderscheidt 5 kernfuncties in openbare bibliotheken:
Kennis en informatie.
Ontwikkeling en educatie.
Kunst en cultuur.
Lezen en literatuur (inclusief leesbevordering).
Ontmoeting en debat.

Bibliotheekprocessen (www.vcob.be)

Belang van processen
“ De kwaliteit van de werking van een archiefdienst wordt voor een groot deel bepaald door de kwaliteit van de onderliggende interne werkprocessen. Voorbeelden daarvan zijn de snelheid en de manier waarop archieven worden geïnventariseerd en waarop stukken uit het magazijn worden opgehaald.”
Els Michielsen
In : Bibliotheek- en Archiefgids. - Jrg. 83 (2007), nr. 5.

Collectieprocessen
“ C ollectievorming is een complex proces geworden dat een centrale plaats verdient in de planning van de bibliotheek en waarbij de bredere term ‘collectiemanagement’ beter past.”
Trix Bakker

De cyclus van de collectie
Opsporen
Selecteren (criteria)
Verwerven
Beschikbaar stellen
Evalueren van de collectie (criteria)
Wieden 7. Verzorgen

Beleidscyclus collecties

Collectie planning (laten) Selecteren Bestellen Kastklaar maken Leveren collectieprofielen bestelling titels dispatching kastklaar geleverd Collectie Planning (laten) Selecteren Bestellen Kastklaar maken Leveren m onopolie! K waliteit! … t ot geautomatiseerde cyclus Lokale collectieplanning als voorwaarde om aan te (laten) schaffen in vertrouwen

Collectie- plan PLAN Collectie- ontwikkelings- profielen DO (De-)selectie CHECK Evalueren ACT Aanpassen Collectiebeleid kwaliteitscirkel van Deming

Rapportage Naarden-Bussum

Processen beschrijven : waarom
Kwaliteitszorg :
Iedereen op één lijn te krijgen
Bediening à-la-carte vermijden
Klantvriendelijkheid
Historisch gegroeide routines in vraag stellen
Voorbereiding op veranderingen
Efficiëntie (maar ook effectiviteit en economy) => routines
Onzekerheid opheffen
Routine

Processen beschrijven : hoe
Tekst : beschrijvend
Taaklijst of checklist
Stroomdiagram

Processen beschrijven : hoe
Proceseigenaar
Reikwijdte
Doelstelling en prestatieindicatoren
Auteur, versiedatum van de beschrijving en de status daarvan
Binnen elk proces maximaal 10 tot 15 activiteiten + verantwoordelijke
Eventueel : doorlooptijd
Verwijzingen
Bron : Procesmanagement - http://www.2reflect.nl/procesmanagement.htm

Procesbeschrijving
Opgelet :
Het beschrijven van een proces is nog geen managen van dat proces.
Vermijd de onvermijdelijke uitzonderingen.
Beschrijf zoals het daadwerkelijk gebeurt.

Processen en collectievorming

Processen in het collectiemanagement volgens Trix Bakker
We kunnen een aantal onderling samenhangende activiteiten onderscheiden:
planning en beleidsvorming;
collectiebeschrijving en -evaluatie;
selectie van verschillende materiaalsoorten;
optimalisering van de collecties;
financieel beheer;
de gebruiker centraal;
afstemming van de collectievorming.
Bron : De toenemende complexiteit van collectiemanagement / Trix Bakker. - In : Informatie Professional. - 1997 [1] 7/8.

Processen in het collectiemanagement
Back-office :
Aankoop
Verwerking
Wieden en afvoeren
Budgetteren
Tijdschrift-administratie
Klantgericht :
Klachten
Aankoopsuggesties
Beschadigingen

Belang van collectieprocessen ? (1) (bron : www.vcob.be) Verhouding kosten van bibliotheekprocessen

Waar situeert de collectieontwikkeling zich ? Interpretatie van Maister's framework bron : True professionalism / Maister, D. - New York : The Free Press, 1997.

Verantwoordelijken
Verantwoordelijken van het collectiebeleid
Bibliothecaris
Raad van Beheer
Advisory board
Directie
Verantwoordelijken van de collectievorming
Delegeren naar medewerkers
Beschrijf hun taken en verantwoordelijkheden en laat dat goedkeuren.

Selectie en deselectie
Proceseigenaars en selecteurs
Centraal of decentraal (bijv. Filialen)
Thematische clustering

Verantwoordelijken
Verantwoordelijken voor de collectievorming
Voorbeeldplan :

Aankoopcyclus
controle van de bibliografische gegevens
controle op aanwezigheid
budgettaire controle en kredietbewaking
lokaliseren van het item
bestellen
controle van bestellijst, leveringsnota en de factuur
eigendomsstempel
invoer in het systeem
verwerking

Collectieprocessen optimaliseren : concreet ?

Case
Analyseer volgend probleem :
Bibliotheek X is een onderdeel van een groter cultureel- en administratief geheel. De werkruimte van het personeel en het magazijn van een bibliotheek ligt op de tweede verdieping, maar daar is geen computer om nieuwe boeken in te voeren, dat kan wel gebeuren op het gelijkvloers in de bibliotheek zelf.
Wat zijn de problemen ?

Collectieprocessen optimaliseren : concreet ?
Wieden
Tijd en ruimte
Zie handleiding VCOB
Samenwerken
Collectieafspraken
Kennisdelen
Uitbesteden
Centraal collectioneren (deel ?)
Automatiseren
RFID

Wieden
Zelfevaluatie :
Timen hoeveel tijd dat het personeel verliest bij het wegzetten van materialen (Economy)
Timen hoe snel de gebruiker een specifiek boek terugvindt in het (over)aanbod (Efficiëntie)
Tellen hoeveel gebruikers afhaken door het overaanbod (Effecitviteit)

(de-) Selectiecriteria
het (te verwachten) gebruik
actualiteit
het belang van het materiaal/onderwerp binnen de totale collectie
feitelijke juistheid van de geboden informatie
toonaangevend en/of standaardwerk
literaire kwaliteit
kwaliteit tekst, illustraties, uitvoering
reputatie schrijver en uitgever
toegankelijkheid van het materiaal in andere bibliotheken
geschiktheid voor bibliotheekgebruik

uiterlijke kenmerken (vormgeving en typografie)
bijzondere kenmerken (aanwezigheid literatuuropgave, register, bijlagen)
schaarste aan ander materiaal op dat gebied
periode dat het materiaal van belang zal zijn in de collectie
aanwezigheid titel in bibliografieën
prijs van aanschaf en/of conservering.
(Bron : Collectiebeleid Bibliotheek Rotterdam)

Wat met schenkingen ?
Doel van de schenking ?
Overtollig materiaal
Subsidie of sponsoring
Visie uitdragen
Frequentie
Ad hoc
Structureel
Wie is de schenker
Persoonlijke schenkingen
Overheid
Organisaties

Bewaarbeleid
Wanneer bewaren ?
Toonaangevend
Regelmatige vraag
Informatiewaarde
Uniek voor de regio, cultuur-historische waarde, museale collecties, ...
In welke vorm en op welke drager bewaren ?
Overdracht van collectieonderdelen ?
Afspraken
Meest optimale plaats

Wieden : procesmatige aanpak Plan van aanpak Gestructureerd Onderdeel van het collectiebeleid Gegevens uit het uitleensysteem Inhoudelijke en formele kenmerken van de boeken Continue aanpak Projectmatige aanpak Continue aanpak Projectmatige aanpak : adh screening van de rekken Projectmatige aanpak : adh van lijsten

Wieden : procesmatige aanpak (2) Onderscheid tussen bibliotheken inzake bewaartermijn De lokale bibliotheek (= iedere bibliotheek) De netwerkbibliotheek : dit zijn de bibliotheken die een taak willen opnemen in het netwerkmagazijn.

Inhoudelijke en formele kenmerken van de boeken Esthetiek Overbodig Vervanging Onnauwkeurigheden Kenmerken : vuil, versleten, onherstelbaar, Kenmerken : betrouwbaarheid Kenmerken : recentere uitgave Kenmerken : niet meer aangepast aan de doelstelling van de bib, dubbels, ...

Gegevens uit het uitleensysteem Algemeen : Nuluitleen en laatste leendatum Uitleenfrequentie Uitgavedatum en copyrightdatum Jeugd : nuluitleen : 2 jaar of ouder dan 5 jaar Volwassen Non-fictie : ouder dan 5 (lokale bibliotheek) of 10 jaar (netwerkbibliotheek) Volwassen fictie : nuluitleen : 2 jaar Uitzonderingen Klassiekers, basiswerken en leeslijsten Klassiekers Zie handleiding !

Enkele voorbeelden (lokale bib) 520 Informatica : Ouder dan 3 jaar ? Software die lang standhoudt ? Ja Nee Afvoer 900 Geschiedenis : Ouder dan 5 jaar ? Deelgebieden zonder nieuwe publicaties Diepgaande werken Plaatselijk erfgoed Ja Nee

Enkele voorbeelden (lokale bib) 690 Bouwkunde Algemeen > 5 jaar Technisch en praktisch > 3 jaar Historisch > 10 jaar Ja Afvoer 330 Politiek Biografieën > 5 jaar Politieke structuren > 10 jaar Partijpolitieke werken > 3 jaar Ja

Wieden : vragen ?
Fixeren we ons niet te veel op de uitzonderingen ipv het grote geheel ?
“ Dit boek gaan ze ooit nog vragen”
Welke boeken doorschuiven naar het magazijn ?
Netwerkmagazijn ?

Samenwerken
Voordeel : schaalgrootte !
Waarom :
Kennis delen
Collectieafspraken
“ Long tail”
Onderhandelingspositie
Consortiavorming
Niveau :
Interlokaal, samenwerkingsverbanden, provincie, Vlaanderen, Nederland

Kennis delen : voorbeeld

Collectieafspraken
Voorbeeld : ZOVLA
“ collectie: afspraken worden gelegd rond bepaalde aspecten van de collectie: bv. wisselcollectie strips voor volwassenen”
Voorbeeld : Limburg
“ Tijdens de eerste vijf jaar SBB werd prioritair geïnvesteerd in PBS. Nu pas komt er langzaam tijd en ruimte vrij om na te gaan welke vorm van collectieafspraken of gemeenschappelijke collectievorming zinvol zijn.”
Netwerkmagazijn

Onderhandelingspositie
Voorbeeld : Elektron (Vlaamse wetenschappelijke bibliotheken)
Consortium bij de onderhandeling bij de aanschaf van databanken
Zie ook : Mediargus en VCOB
Op lokale(re) schaal :
Aanbestedingen
Abonnementen

Uitbesteden
Make or buy
Collectieverzorging
Wetenschappelijke bibliotheken :
Via approval plans
Openbare bibliotheken :
Via Biblion

Automatiseren
Routines :
Uitleen
Toespitsen op dienstverlening op maat
Hoe : RFID !
Welke voordelen zie je bij RFID voor het collectiemanagement ?

Huiswerk :
Werk aan de hand van de voorgestelde inhoud het operationele luik deels uit.
Publiceer dit op evspw

Stroomdiagrammen

Het maken van stroomdiagrammen Bron : www.wikipedia.org

Flowchart of stroomdiagram :
een flowchart is een grafische representatie van alle activiteiten in een proces.
met symbolen met een gestandaardiseerde betekenis
+ Makkelijk te interpreteren
+ Helder
- Starheid
- Ontbreken van dimensies

Procesmapping : meest gebruikte symbolen Start of stop Processtap Beslissing Vertraging Zie ook : MS-Powerpoint OO-Impress Maar ook : gespecialiseerde software (MS-Visio)

Procesmap : voorbeeld Klant Balie (zichtbaar) Dienst 1 (onzichtbaar) Dienst 2 (onzichtbaar) aankoop- suggestie Ontvangt item Invullen formulier Verwerken item Invullen formulier Bestelling Beschikbaar- stelling formulier Beslissing Ontvangt beslissing Wachten op levering Tijd

BPM-software
Igrafx (vroerger Micrografx) - Corel
PaceStar
RFFlow
Visual Thought
SmartDraw
TeamFlow
Tension Software
MS-Visio

BPM-software
Igrafx : Corel http://www.igrafx.com/products/flowcharter/index.html

BPM-software
Microsoft Visio (onderdeel MS-Office)
Gratis testversie
Open source alternatieven :

Complexere stroomschema's : aanpak
Zorgen voor toelichting
Actoren in kaart brengen
Verschillende communicatiestromen (bijv. beslissingen, ter info, vragen, ...)
Begrippenkader

Evaluatie van diensten en processen

Processen : microniveau Actor 1 Actor 2 Actor X Klant

Processen : microniveau Problemen Actor 1 Actor 2 Actor X Klant Geen overdracht van diensten Correctie

Evaluatie van diensten en processen Bijsturing Klachten Klanten- tevredenheid Systeem- analyse Enquete Servqual Mysterie shopping TQM Six Sigma Klachten- analyse crititcal incidence

Afstemmen van processen op gebruikers Interpretatie van : Service Quality Deployment : quality service by design / Ravi S. Behara and Richard B. Chase. - In : Perspectives in operations management. - Norwell, Mass. : Kluwer, 1993.

Oorzaakanalyse : visgraatdiagram
Eenvoudige methode om problemen in processen te analyseren (als basis van een brainstorming).
Ontwikkeld door Kaoru Ishikawa
Bron : 7 Simpele gereedschappen. - Adburdias. - http://www.adburdias.nl/7tools.htm

Visgraatdiagram (2)
Volgens Ishikawa kunnen alle oorzaken van problemen in drie categorieën gegroepeerd worden: de 6 M’s, de 8 P’s en de 4 S’en.
The 6 M’s : Machine, Method, Materials, Measurement, Man and Mother Nature (Environment)
The 8 P’s : Price, Promotion, People, Processes, Place, Policies, Procedures and Product
The 4 S’s : Surroundings, Suppliers, Systems, Skills
Bron : Denis De Bruyne

Visgraatdiagram : aanpak (1)
Plaats de probleemomschrijving en de hoofdcategorieën in de vorm van een visgraad.
Nieuwe boeken staan te laat in de rekken Materiaal Omgeving Machines Methodes Mensen

Visgraatdiagram : aanpak (2)
Laat alle betrokkenen mogelijke oorzaken noteren in de visgraad.
Nieuwe boeken staan te laat in de rekken Materiaal Omgeving Machines Methodes Mensen Onder- bezetting Te oude pc's Slechte kwaliteit folie Te kleine werkruimte Onhandige etiketprinter Logge bestel administratie

Tips !
Uitzonderingen en een te grote verscheidenheid in de processen vermijden.
Bijv. : de tariefstelsels
Een zo groot mogelijke consequentie.
Bijv. : bij het wieden
Trek de kaart van de automatisatie
Dashboard
RFID

Tot slot
Collectievorming is een proces en processen kunnen geoptimaliseerd worden.
Nog vragen ? [email_address]

Collectieprocessen

by Jan Van Hee on Dec 20, 2011

Accessibility

Upload Details

Usage Rights

Statistics

Collectieprocessen Presentation Transcript