Your SlideShare is downloading. ×
Collectieprocessen
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Saving this for later?

Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime - even offline.

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

Collectieprocessen

661
views

Published on


0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
661
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide
  • Bibnet ambieert het opzetten van een centrale collectiecyclus om processen rond lokaal collectiebeheer te vereenvoudigen én daarmee tijd te creëren voor de bibliotheek. Het gaat om een ideaal scenario dat vertrekt vanuit projecten of initiatieven die vandaag – zij het dus geïsoleerd - reeds deel uitmaken van de Vlaamse biblioteekwerking. [animatie] Alles begint bij de bibliotheek: [opbouw en toelichting cyclus]
  • Transcript

    • 1. Operationeel collectiemanagement en collectieprocessen Jan Van Hee [email_address]
    • 2. Inhoud
      • Processen en procesmanagement
      • Processen en collectiemanagement
      • Collectieprocessen optimaliseren : concreet
      • Uitdagingen van het procesmanagement
      • Stroomdiagrammen
      • Evaluatie van diensten en processen
    • 3. Processen en procesmanagement
    • 4. Procesmatig : wat ?
      • ≈ routinematig
      • Stapsgewijs
      • Spreiden over de tijd
      • Afspraken
      • Voor gevorderden : uittekenen in flowchart (stroomdiagram)
    • 5. Procesbeschrijving
      • Associaties :
        • Checklists
        • Kwaliteitshandboeken
          • IKZ of TQM
          • Six sigma of human sigma
        • Flowcharts of stroomdiagrammen
    • 6. Procesbeschrijving : wat het verloop van of de voortgang in de levering van goederen of de verlening van diensten aan personen of andere bedrijven of instellingen.
    • 7. Processen : situering Uitvoeren : collectievorming Beleid : collectiemanagement Middel : collectieontwikkelingsplan Operationaliseren in : Projecten : éénmalig Processen : Terugkerend Middel : kwaliteitshandboek
    • 8. Procesbeschrijvingen in de bibliotheek
      • VOB onderscheidt 5 kernfuncties in openbare bibliotheken:
        • Kennis en informatie.
        • Ontwikkeling en educatie.
        • Kunst en cultuur.
        • Lezen en literatuur (inclusief leesbevordering).
        • Ontmoeting en debat.
    • 9. Bibliotheekprocessen (www.vcob.be)
    • 10. Belang van processen
      • “ De kwaliteit van de werking van een archiefdienst wordt voor een groot deel bepaald door de kwaliteit van de onderliggende interne werkprocessen. Voorbeelden daarvan zijn de snelheid en de manier waarop archieven worden geïnventariseerd en waarop stukken uit het magazijn worden opgehaald.”
      • Els Michielsen
      • In : Bibliotheek- en Archiefgids. - Jrg. 83 (2007), nr. 5.
    • 11. Collectieprocessen
      • “ C ollectievorming is een complex proces geworden dat een centrale plaats verdient in de planning van de bibliotheek en waarbij de bredere term ‘collectiemanagement’ beter past.”
      • Trix Bakker
    • 12. De cyclus van de collectie
      • Opsporen
      • Selecteren (criteria)
      • Verwerven
      • Beschikbaar stellen
      • Evalueren van de collectie (criteria)
      • Wieden 7. Verzorgen
    • 13. Beleidscyclus collecties
    • 14. Collectie planning (laten) Selecteren Bestellen Kastklaar maken Leveren collectieprofielen bestelling titels dispatching kastklaar geleverd Collectie Planning (laten) Selecteren Bestellen Kastklaar maken Leveren m onopolie! K waliteit! … t ot geautomatiseerde cyclus Lokale collectieplanning als voorwaarde om aan te (laten) schaffen in vertrouwen
    • 15. Collectie- plan PLAN Collectie- ontwikkelings- profielen DO (De-)selectie CHECK Evalueren ACT Aanpassen Collectiebeleid kwaliteitscirkel van Deming
    • 16.  
    • 17. Rapportage Naarden-Bussum
    • 18. Processen beschrijven : waarom
      • Kwaliteitszorg :
          • Iedereen op één lijn te krijgen
            • Bediening à-la-carte vermijden
            • Klantvriendelijkheid
          • Historisch gegroeide routines in vraag stellen
          • Voorbereiding op veranderingen
          • Efficiëntie (maar ook effectiviteit en economy) => routines
          • Onzekerheid opheffen
          • Routine
    • 19. Processen beschrijven : hoe
      • Tekst : beschrijvend
      • Taaklijst of checklist
      • Stroomdiagram
    • 20. Processen beschrijven : hoe
      • Proceseigenaar
      • Reikwijdte
      • Doelstelling en prestatieindicatoren
      • Auteur, versiedatum van de beschrijving en de status daarvan
      • Binnen elk proces maximaal 10 tot 15 activiteiten + verantwoordelijke
      • Eventueel : doorlooptijd
      • Verwijzingen
      • Bron : Procesmanagement - http://www.2reflect.nl/procesmanagement.htm
    • 21. Procesbeschrijving
      • Opgelet :
        • Het beschrijven van een proces is nog geen managen van dat proces.
        • Vermijd de onvermijdelijke uitzonderingen.
        • Beschrijf zoals het daadwerkelijk gebeurt.
    • 22. Processen en collectievorming
    • 23. Processen in het collectiemanagement volgens Trix Bakker
      • We kunnen een aantal onderling samenhangende activiteiten onderscheiden:
        • planning en beleidsvorming;
        • collectiebeschrijving en -evaluatie;
        • selectie van verschillende materiaalsoorten;
        • optimalisering van de collecties;
        • financieel beheer;
        • de gebruiker centraal;
        • afstemming van de collectievorming.
      Bron : De toenemende complexiteit van collectiemanagement / Trix Bakker. - In : Informatie Professional. - 1997 [1] 7/8.
    • 24. Processen in het collectiemanagement
      • Back-office :
        • Aankoop
        • Verwerking
        • Wieden en afvoeren
        • Budgetteren
        • Tijdschrift-administratie
      • Klantgericht :
        • Klachten
        • Aankoopsuggesties
        • Beschadigingen
    • 25. Belang van collectieprocessen ? (1) (bron : www.vcob.be) Verhouding kosten van bibliotheekprocessen
    • 26. Waar situeert de collectieontwikkeling zich ? Interpretatie van Maister's framework bron : True professionalism / Maister, D. - New York : The Free Press, 1997.
    • 27. Verantwoordelijken
      • Verantwoordelijken van het collectiebeleid
        • Bibliothecaris
        • Raad van Beheer
        • Advisory board
        • Directie
      • Verantwoordelijken van de collectievorming
        • Delegeren naar medewerkers
      Beschrijf hun taken en verantwoordelijkheden en laat dat goedkeuren.
    • 28. Selectie en deselectie
      • Proceseigenaars en selecteurs
        • Centraal of decentraal (bijv. Filialen)
        • Thematische clustering
    • 29. Verantwoordelijken
      • Verantwoordelijken voor de collectievorming
      • Voorbeeldplan :
    • 30. Aankoopcyclus
      • controle van de bibliografische gegevens
      • controle op aanwezigheid
      • budgettaire controle en kredietbewaking
      • lokaliseren van het item
      • bestellen
      • controle van bestellijst, leveringsnota en de factuur
      • eigendomsstempel
      • invoer in het systeem
      • verwerking
    • 31. Collectieprocessen optimaliseren : concreet ?
    • 32. Case
      • Analyseer volgend probleem :
      • Bibliotheek X is een onderdeel van een groter cultureel- en administratief geheel. De werkruimte van het personeel en het magazijn van een bibliotheek ligt op de tweede verdieping, maar daar is geen computer om nieuwe boeken in te voeren, dat kan wel gebeuren op het gelijkvloers in de bibliotheek zelf.
      • Wat zijn de problemen ?
    • 33. Collectieprocessen optimaliseren : concreet ?
        • Wieden
          • Tijd en ruimte
          • Zie handleiding VCOB
        • Samenwerken
          • Collectieafspraken
          • Kennisdelen
        • Uitbesteden
          • Centraal collectioneren (deel ?)
        • Automatiseren
          • RFID
    • 34. Wieden
      • Zelfevaluatie :
        • Timen hoeveel tijd dat het personeel verliest bij het wegzetten van materialen (Economy)
        • Timen hoe snel de gebruiker een specifiek boek terugvindt in het (over)aanbod (Efficiëntie)
        • Tellen hoeveel gebruikers afhaken door het overaanbod (Effecitviteit)
    • 35. (de-) Selectiecriteria
      • het (te verwachten) gebruik
      • actualiteit
      • het belang van het materiaal/onderwerp binnen de totale collectie
      • feitelijke juistheid van de geboden informatie
      • toonaangevend en/of standaardwerk
      • literaire kwaliteit
      • kwaliteit tekst, illustraties, uitvoering
      • reputatie schrijver en uitgever
      • toegankelijkheid van het materiaal in andere bibliotheken
      • geschiktheid voor bibliotheekgebruik
    • 36.
      • uiterlijke kenmerken (vormgeving en typografie)
      • bijzondere kenmerken (aanwezigheid literatuuropgave, register, bijlagen)
      • schaarste aan ander materiaal op dat gebied
      • periode dat het materiaal van belang zal zijn in de collectie
      • aanwezigheid titel in bibliografieën
      • prijs van aanschaf en/of conservering.
      • (Bron : Collectiebeleid Bibliotheek Rotterdam)
    • 37. Wat met schenkingen ?
          • Doel van de schenking ?
            • Overtollig materiaal
            • Subsidie of sponsoring
            • Visie uitdragen
          • Frequentie
            • Ad hoc
            • Structureel
          • Wie is de schenker
            • Persoonlijke schenkingen
            • Overheid
            • Organisaties
    • 38. Bewaarbeleid
          • Wanneer bewaren ?
            • Toonaangevend
            • Regelmatige vraag
            • Informatiewaarde
            • Uniek voor de regio, cultuur-historische waarde, museale collecties, ...
          • In welke vorm en op welke drager bewaren ?
          • Overdracht van collectieonderdelen ?
            • Afspraken
            • Meest optimale plaats
    • 39. Wieden : procesmatige aanpak Plan van aanpak Gestructureerd Onderdeel van het collectiebeleid Gegevens uit het uitleensysteem Inhoudelijke en formele kenmerken van de boeken Continue aanpak Projectmatige aanpak Continue aanpak Projectmatige aanpak : adh screening van de rekken Projectmatige aanpak : adh van lijsten
    • 40. Wieden : procesmatige aanpak (2) Onderscheid tussen bibliotheken inzake bewaartermijn De lokale bibliotheek (= iedere bibliotheek) De netwerkbibliotheek : dit zijn de bibliotheken die een taak willen opnemen in het netwerkmagazijn.
    • 41. Inhoudelijke en formele kenmerken van de boeken Esthetiek Overbodig Vervanging Onnauwkeurigheden Kenmerken : vuil, versleten, onherstelbaar, Kenmerken : betrouwbaarheid Kenmerken : recentere uitgave Kenmerken : niet meer aangepast aan de doelstelling van de bib, dubbels, ...
    • 42. Gegevens uit het uitleensysteem Algemeen : Nuluitleen en laatste leendatum Uitleenfrequentie Uitgavedatum en copyrightdatum Jeugd : nuluitleen : 2 jaar of ouder dan 5 jaar Volwassen Non-fictie : ouder dan 5 (lokale bibliotheek) of 10 jaar (netwerkbibliotheek) Volwassen fictie : nuluitleen : 2 jaar Uitzonderingen Klassiekers, basiswerken en leeslijsten Klassiekers Zie handleiding !
    • 43. Enkele voorbeelden (lokale bib) 520 Informatica : Ouder dan 3 jaar ? Software die lang standhoudt ? Ja Nee Afvoer 900 Geschiedenis : Ouder dan 5 jaar ? Deelgebieden zonder nieuwe publicaties Diepgaande werken Plaatselijk erfgoed Ja Nee
    • 44. Enkele voorbeelden (lokale bib) 690 Bouwkunde Algemeen > 5 jaar Technisch en praktisch > 3 jaar Historisch > 10 jaar Ja Afvoer 330 Politiek Biografieën > 5 jaar Politieke structuren > 10 jaar Partijpolitieke werken > 3 jaar Ja
    • 45. Wieden : vragen ?
      • Fixeren we ons niet te veel op de uitzonderingen ipv het grote geheel ?
        • “ Dit boek gaan ze ooit nog vragen”
      • Welke boeken doorschuiven naar het magazijn ?
      • Netwerkmagazijn ?
    • 46. Samenwerken
      • Voordeel : schaalgrootte !
      • Waarom :
        • Kennis delen
        • Collectieafspraken
          • “ Long tail”
        • Onderhandelingspositie
          • Consortiavorming
      • Niveau :
        • Interlokaal, samenwerkingsverbanden, provincie, Vlaanderen, Nederland
    • 47. Kennis delen : voorbeeld
    • 48. Collectieafspraken
      • Voorbeeld : ZOVLA
        • “ collectie: afspraken worden gelegd rond bepaalde aspecten van de collectie: bv. wisselcollectie strips voor volwassenen”
      • Voorbeeld : Limburg
        • “ Tijdens de eerste vijf jaar SBB werd prioritair geïnvesteerd in PBS. Nu pas komt er langzaam tijd en ruimte vrij om na te gaan welke vorm van collectieafspraken of gemeenschappelijke collectievorming zinvol zijn.”
      • Netwerkmagazijn
    • 49. Onderhandelingspositie
      • Voorbeeld : Elektron (Vlaamse wetenschappelijke bibliotheken)
        • Consortium bij de onderhandeling bij de aanschaf van databanken
          • Zie ook : Mediargus en VCOB
      • Op lokale(re) schaal :
        • Aanbestedingen
        • Abonnementen
    • 50. Uitbesteden
      • Make or buy
      • Collectieverzorging
      • Wetenschappelijke bibliotheken :
        • Via approval plans
      • Openbare bibliotheken :
        • Via Biblion
    • 51.  
    • 52. Automatiseren
      • Routines :
        • Uitleen
      • Toespitsen op dienstverlening op maat
      • Hoe : RFID !
      Welke voordelen zie je bij RFID voor het collectiemanagement ?
    • 53. Huiswerk :
      • Werk aan de hand van de voorgestelde inhoud het operationele luik deels uit.
      • Publiceer dit op evspw
    • 54. Stroomdiagrammen
    • 55. Het maken van stroomdiagrammen Bron : www.wikipedia.org
    • 56. Flowchart of stroomdiagram :
      • een flowchart is een grafische representatie van alle activiteiten in een proces.
        • met symbolen met een gestandaardiseerde betekenis
      • + Makkelijk te interpreteren
      • + Helder
      • - Starheid
      • - Ontbreken van dimensies
    • 57. Procesmapping : meest gebruikte symbolen Start of stop Processtap Beslissing Vertraging Zie ook : MS-Powerpoint OO-Impress Maar ook : gespecialiseerde software (MS-Visio)
    • 58. Procesmap : voorbeeld Klant Balie (zichtbaar) Dienst 1 (onzichtbaar) Dienst 2 (onzichtbaar) aankoop- suggestie Ontvangt item Invullen formulier Verwerken item Invullen formulier Bestelling Beschikbaar- stelling formulier Beslissing Ontvangt beslissing Wachten op levering Tijd
    • 59. BPM-software
      • Igrafx (vroerger Micrografx) - Corel
      • PaceStar
      • RFFlow
      • Visual Thought
      • SmartDraw
      • TeamFlow
      • Tension Software
      • MS-Visio
    • 60. BPM-software
      • Igrafx : Corel http://www.igrafx.com/products/flowcharter/index.html
    • 61. BPM-software
      • Microsoft Visio (onderdeel MS-Office)
        • Gratis testversie
      Open source alternatieven :
    • 62. Complexere stroomschema's : aanpak
      • Zorgen voor toelichting
      • Actoren in kaart brengen
      • Verschillende communicatiestromen (bijv. beslissingen, ter info, vragen, ...)
      • Begrippenkader
    • 63. Evaluatie van diensten en processen
    • 64. Processen : microniveau Actor 1 Actor 2 Actor X Klant
    • 65. Processen : microniveau Problemen Actor 1 Actor 2 Actor X Klant Geen overdracht van diensten Correctie
    • 66. Evaluatie van diensten en processen Bijsturing Klachten Klanten- tevredenheid Systeem- analyse Enquete Servqual Mysterie shopping TQM Six Sigma Klachten- analyse crititcal incidence
    • 67. Afstemmen van processen op gebruikers Interpretatie van : Service Quality Deployment : quality service by design / Ravi S. Behara and Richard B. Chase. - In : Perspectives in operations management. - Norwell, Mass. : Kluwer, 1993.
    • 68. Oorzaakanalyse : visgraatdiagram
      • Eenvoudige methode om problemen in processen te analyseren (als basis van een brainstorming).
      • Ontwikkeld door Kaoru Ishikawa
      Bron : 7 Simpele gereedschappen. - Adburdias. - http://www.adburdias.nl/7tools.htm
    • 69. Visgraatdiagram (2)
      • Volgens Ishikawa kunnen alle oorzaken van problemen in drie categorieën gegroepeerd worden: de 6 M’s, de 8 P’s en de 4 S’en.
        • The 6 M’s : Machine, Method, Materials, Measurement, Man and Mother Nature (Environment)
        • The 8 P’s : Price, Promotion, People, Processes, Place, Policies, Procedures and Product
        • The 4 S’s : Surroundings, Suppliers, Systems, Skills
      • Bron : Denis De Bruyne
    • 70. Visgraatdiagram : aanpak (1)
      • Plaats de probleemomschrijving en de hoofdcategorieën in de vorm van een visgraad.
      Nieuwe boeken staan te laat in de rekken Materiaal Omgeving Machines Methodes Mensen
    • 71. Visgraatdiagram : aanpak (2)
      • Laat alle betrokkenen mogelijke oorzaken noteren in de visgraad.
      Nieuwe boeken staan te laat in de rekken Materiaal Omgeving Machines Methodes Mensen Onder- bezetting Te oude pc's Slechte kwaliteit folie Te kleine werkruimte Onhandige etiketprinter Logge bestel administratie
    • 72. Tips !
      • Uitzonderingen en een te grote verscheidenheid in de processen vermijden.
        • Bijv. : de tariefstelsels
      • Een zo groot mogelijke consequentie.
        • Bijv. : bij het wieden
      • Trek de kaart van de automatisatie
        • Dashboard
        • RFID
    • 73. Tot slot
      • Collectievorming is een proces en processen kunnen geoptimaliseerd worden.
      • Nog vragen ? [email_address]