• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Successful Technical Project Management
 

Successful Technical Project Management

on

  • 3,034 views

This paper provides ten useful tips for successful technical project management, distilled from years of experience in deploying enterprise business software solutions.

This paper provides ten useful tips for successful technical project management, distilled from years of experience in deploying enterprise business software solutions.

Statistics

Views

Total Views
3,034
Views on SlideShare
3,018
Embed Views
16

Actions

Likes
8
Downloads
0
Comments
0

3 Embeds 16

http://www.lmodules.com 8
http://www.linkedin.com 7
https://www.linkedin.com 1

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Successful Technical Project Management Successful Technical Project Management Document Transcript

    • Successful Technical Project Management    Successful Technical  Project Management  Contents    Contents ............................................................................................................................................... 1  Introduction ......................................................................................................................................... 1  1.  Establish the project's business requirements and success criteria ............................................ 2  2.  Define, and be able to justify, all the functional requirements ................................................... 2  3.  Understand the business‐as‐usual working environment ........................................................... 3  4.  Understand the implementation design options available .......................................................... 3  5.  Use all the available experience ................................................................................................... 4  6.  Communicate regularly in both written and verbal form ............................................................ 4  7.  Don't assume that everything will go well, because it won’t  ...................................................... 5  . 8.  Define your quality assurance and testing approach early .......................................................... 5  9.  Take great care in planning system changes to minimise the risk of disruption ......................... 5  10.  Plan for post launch activities ................................................................................................... 6  About Brandon Cross Technologies ..................................................................................................... 6    Introduction  This paper provides ten useful tips for successful project management, distilled from years of  experience in deploying enterprise business software solutions. Delivering success, on time and on  budget, requires not only the ability to follow a process, but also people skills, the ability to  achieve compromise, and the ability to foresee, avoid and overcome technical issues.    Project management methodologies provide a process framework, organisational discipline, and  predefined terminology to avoid miscommunication. A project manager's job is not just to build a  project plan and track progress; that would be too easy.    Copyright © 2008 Brandon Cross Technologies Ltd. All rights reserved.  Brandon Cross Technologies Ltd.   Admin: 020 8144 2000 26 Firs View Road, Hazlemere,  Sales: 07866 436 863   High Wycombe, Buckinghamshire   Email: info@brandoncross.co.uk   HP15 7TD United Kingdom     Company registered in England and Wales No: 5994516 Vat Registration No: 897368647  
    • Successful Technical Project Management  1. Establish the project's business requirements and success criteria  Understand which stakeholders are driving which business requirements, and understand the  relative importance of each requirement. Understanding the underlying business requirements  will help steer the project to success which, in the end, is all about delivering business value.     Business requirements should be expressed in terms of SMART business goals. SMART goals are  usually defined as being:  •  Specific  • Measurable  •  Achievable  •  Relevant   •  Time‐bound     While business requirements need to be more specific they may be based on one or several of the  following:  • Ensuring customers can get consistent and accurate information, quickly and easily.  • Reducing service delivery or production costs.  • Improving customer retention by improving product quality.  • Improving customer retention by improving customer service.  • Ensuring regulatory compliance; for example protecting confidential information from  misuse or theft.     For large projects, which may run for 12 months or more, business requirements should be  reviewed at appropriate intervals to ensure that the project is keeping up with any changes in  priority, emphasis or perception, and that judgements regarding business benefit and return on  investment are revalidated.  2. Define, and be able to justify, all the functional requirements  Be clear how each requirement will contribute to reaching the business goals, and contribute to  providing a return on investment for the project.     Functional requirements should express what the system will actually do, but not how it will be  implemented. While implementation design logically comes later, implementation cost is a  consideration to ensure that the project will deliver a return on investment.      If the estimated implementation cost of a specific functional requirement isn't going to provide a  return on investment then an alternative needs to be found through a different combination or  selection of technologies and/or manual processes.     Copyright © 2008 Brandon Cross Technologies Ltd. All rights reserved.  Brandon Cross Technologies Ltd.   Admin: 020 8144 2000   26 Firs View Road, Hazlemere, Sales: 07866 436 863   High Wycombe, Buckinghamshire   Email: info@brandoncross.co.uk   HP15 7TD United Kingdom     Company registered in England and Wales No: 5994516 Vat Registration No: 897368647  
    • Successful Technical Project Management     Functional requirements should be clear and distinct such that each can be prioritised, tracked and  measured and, where appropriate, responsibility delegated.  3. Understand the business­as­usual working environment  For any software solution the business environment includes:  • People and Organisational Units  • Policies, Processes and Procedures  • Technology     A successful project requires an understanding of how the new or updated solution will work with  all of the above. For a software project, technology (hardware, software, networks etc.) is hard to  ignore, and the solution will usually be made to function; but other considerations can be equally  important for it to really deliver on its business goals.      A new solution can fail to deliver benefit if:  • Users don't know how or when to use it.  • Users don't use it because they don’t like it, or trust it.  • Support staff don't know how to support the solution’s users.  • Operations staff don't know how to maintain it and ensure it stays working.     Software solutions need to operate within an existing technology landscape. Compatibility,  interoperability and security issues need to be considered. Consideration also needs to be given to  the way this landscape is expected to change to ensure the solution will deliver lasting benefit.  4. Understand the implementation design options available  Functional requirements can invariably be implemented in many ways, using different  combinations of platforms, products, configurations, and customisations.      Often these choices are rightly limited by previous decisions which have already been made.  Companies have preferred suppliers, existing license agreements, and existing in‐house skill sets.  These preferences improve predictability and reduce risk by ensuring that the required experience  is available.     Using completely new technologies can have benefits which can lead to competitive advantages,  but doing so should be done with caution. New technologies should be thoroughly evaluated to  determine their suitability, reliability and cost effectiveness.    Copyright © 2008 Brandon Cross Technologies Ltd. All rights reserved.  Brandon Cross Technologies Ltd.   Admin: 020 8144 2000   26 Firs View Road, Hazlemere, Sales: 07866 436 863   High Wycombe, Buckinghamshire   Email: info@brandoncross.co.uk   HP15 7TD United Kingdom     Company registered in England and Wales No: 5994516 Vat Registration No: 897368647  
    • Successful Technical Project Management  5. Use all the available experience  Success requires teamwork. Identify and engage with the people who will be responsible for bring  about all the necessary changes to the systems, processes and procedures impacted by the  project.    Engaging with these people early is critical to success as:  • They have real and relevant experience about what needs to change, how to make change,  how long it might take, and what issues you might face; and they can therefore help you plan  effectively.  • They will resist change, and be less inclined to provide favours, unless they are well informed,  and feel valued.     The more experience you can draw upon the greater your success. For example, experience with:  • The company's culture, processes and procedures  How do you get things done? What are the sticking points and bottlenecks?  • Particular technologies, platforms or software vendors   What is tried and tested? What is unusual or risky?  • Particular business functions or market sectors   What is mandatory? Important? Safely ignored?     Asking for help is not a sign of weakness. The goal is to get the project delivered. You will be  judged on successful project delivery not whether you heroically achieved it on your own at great  personal sacrifice.  6. Communicate regularly in both written and verbal form  Many people rely on email simply out of habit, rather than picking up the phone. Verbal, and face  to face, communication is often clearer and more efficient. Email should be used to confirm  agreements and communicate decisions, but it should not be used as a discussion forum; doing so  creates a large amount of information‐poor correspondence which quickly becomes hard to  manage.     Written communication is essential to record business and functional requirements,  implementation designs, choices and decisions, and issues and risks. Written information should  be concise; more is not always better.     Documents should go through a formal review and sign‐off process. The process itself improves  communication and reduces risk, as well as providing a formal record.       Copyright © 2008 Brandon Cross Technologies Ltd. All rights reserved.  Brandon Cross Technologies Ltd.   Admin: 020 8144 2000   26 Firs View Road, Hazlemere, Sales: 07866 436 863   High Wycombe, Buckinghamshire   Email: info@brandoncross.co.uk   HP15 7TD United Kingdom     Company registered in England and Wales No: 5994516 Vat Registration No: 897368647  
    • Successful Technical Project Management  Communicating risks and issues is an important part of project communication. However  repetitive review of long, growing lists can be a sign of an unhealthy project; not because the  issues and risks arise but because they are not being dealt with. Action should be taken promptly  to mitigate risks and resolve issues; once mitigated or resolved they should not need to remain on  the list. Items which remain on a risk or issue list for a long period should stick out like a sore  thumb.  7. Don't assume that everything will go well, because it won’t  Everything will not go well, so don't assume that it will, particularly in your planning.    Assumptions will be proven false, software will have bugs, people will get sick or leave, unforeseen  changes will be required.    Because of this, take the following steps:  • Actively plan to challenge and dispose of every assumption as early as possible  • Review lists of known bugs or issues which can be obtained from relevant suppliers  • Plan to exercise software features you plan to use to flush out any issues which may impact  your project. (This can also serve as a self learning / training opportunity.)  • You should be aware of the maintenance policies and release plans of the software vendors.  This will allow you to determine whether any bugs found could be fixed within the timescales  required, and what action you may need to take if they cannot be addressed.  8. Define your quality assurance and testing approach early  The process, timescales and resources for quality assurance and testing should be agreed well in  advance. This may be agreed during the initial planning stages, but should be reviewed after the  functional and implementation design phases. Leaving it until the implementation phase is  complete is way too late!    In order to keep to committed milestone dates, it is not uncommon to reduce the time available  for testing, and in the process incur additional quality risks. Doing so rarely results in reducing the  testing and quality improvement effort, it merely defers it until your users are already  experiencing the quality issues the original planned effort intended to avoid. This is usually  avoidable; but if it is to happen then make sure that the resources remain available after launch to  handle it.  9. Take great care in planning system changes to minimise the risk of  disruption  The final steps to rollout out a new or revised system should go ahead without issue, with    Copyright © 2008 Brandon Cross Technologies Ltd. All rights reserved.  Brandon Cross Technologies Ltd.   Admin: 020 8144 2000   26 Firs View Road, Hazlemere, Sales: 07866 436 863   High Wycombe, Buckinghamshire   Email: info@brandoncross.co.uk   HP15 7TD United Kingdom     Company registered in England and Wales No: 5994516 Vat Registration No: 897368647  
    • Successful Technical Project Management  sufficient preparation, but it is necessary to be prepared for the unexpected. As we cannot know  what the unexpected might be there are just two things we should do.     1. Make sure everyone involved in the project is aware when changes are going to be made, and  that they can be made available to resolve issues and/or answer questions promptly if  necessary.       2. Make sure all the systems involved can be restored to their original state should any significant  failures arise which cannot be resolved quickly ‐ this includes having the right people with right  authority available to restore the systems; being able to restore a system in theory is no good  if you cannot do so in practice.  10. Plan for post launch activities  Once a system has been launched it should become part of the normal operations of the company.  However it is likely that:    • There are some improvements or capabilities which didn't make the first cut.    • Performance measurements need to be made to confirm that it is delivering all the  benefits it was originally intended to deliver.    • During early activities, as the system "beds down", lessons will be learned and observations  made, which could lead to further improvements or optimisations.     The above items are actually more than likely, they are a certainty. So it is better to have some  time already in the plan and budget to allow for them. While such items can be budgeted for later,  doing so will likely cause delay. Further, if the launch is part of a multi‐phased project or  programme, these items will have a knock on effect, causing further delay downstream.  About Brandon Cross Technologies  Brandon Cross Technologies provides flexible technical project management, software integration  and support services; primarily to businesses in the Thames Valley area, with project activities  extending across the UK and EMEA.  Brandon Cross consultants have both the in‐depth technical knowledge and the business acumen  to provide the support and insight necessary to navigate through the complexities of software  delivery; enabling businesses to achieve their business goals through effective use of IT.  http://www.brandoncross.co.uk     Copyright © 2008 Brandon Cross Technologies Ltd. All rights reserved.  Brandon Cross Technologies Ltd.   Admin: 020 8144 2000   26 Firs View Road, Hazlemere, Sales: 07866 436 863   High Wycombe, Buckinghamshire   Email: info@brandoncross.co.uk   HP15 7TD United Kingdom     Company registered in England and Wales No: 5994516 Vat Registration No: 897368647