"Gestió del coneixement. Què és això? Totes les claus del programa Compartim", per Jordi Graells i Jesús Martínez

Gestió del coneixement. Què és això? Totes les claus del programa Compartim 3r Matí d’innovació a l’EAPC Jordi Graells jgraells@gencat.cat Jesús Martínez jmm@gencat.cat Barcelona, 24 d’octubre de 2008 Avís legal Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 2.5 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citin els autors (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín) i no es contradigui amb la llicència específica que pugui tenir una imatge i que és la que preval. La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.ca. 1

2 Per què canviar? CC NC SA 3.0 – www.flickr.com/hlthenvt/401556761

“ Defensa el teu dret a pensar. Pensar equivocant-se és millor que no pensar ” Hipàtia (355-415 dC) Wikipedia 3

Tres històries... 4

1a història 5

Etienne Wenger 6

Hippie bug! © Shockie CC–BY–SA–2.0 7

8

Model de les comunitats de pràctica (CoP) Tothom a l’organització pot contribuir amb alguna cosa a la innovació. 9 An Innovation Competence Process Coming From Knowledge Management © Alex Osterwalder. CC BY 2.0

2a història 10

11 En el model econòmic actual... USB Flash drive © Ambuj Saxena. CC BY 2.0

12 ... el coneixement és la variable clau Key to the knowledge www.flickr.com/shiffaau/2199579559 © shiffaau. CC BY 2.0

... i Internet i TIC abarateixen el cost d’interaccionar 13 Aflicktion: Tempest in a Tea Pot © ocean.flynn. CC BY NC-SA 2.0 me on delicious network explorer © Noah Sussman. CC BY 2.0

... i podem personalitzar els serveis 14 stone faces © tanakawho CC BY 2.0

... per innovar tota mena de productes i serveis Imatge de l’article “Com innovar serveis a l’Administració” de Jordi Graells Costa a Escola Innovació. Butlletí de la funció directiva núm. 1. Barcelona: EAPC, nov. 2007 “ Innovation is using the ordinary in extraordinary ways” 15

3a història 16

17 una organització... Hi havia una vegada McHugh Bluff Architectural Reflections www.flickr.com/oceanflynn/2142800130 © ocean.flynn. CC BY-NC-SA 2.0

on els processos no eren gens senzills... 18 Scaffolding: Not just for construction workers anymore © kevindooley. CC BY 2.0

... hi havia una manera de treballar consolidada 19 Play Time Cubicles www.flickr.com/photos/stewf/393637283 © stewf. CC BY-NC-SA 2.0

... i una estructura vertical 20 SANY0315 www.flickr.com/photos/petezin/267835957 © petezin. CC BY-NC-SA 2.0

¿Hi havia marge per a la innovació? Consciència Lideratge Seguretat de si mateix Judici Treball en equip Intuïció Creativitat Presa de decisions Responsabilitat Good-looking © Tifotter. CC BY 2.0 Implicació RSS 21

El dilema era com dur a la pràctica les teories Alba running 1 © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0 del canvi: els plans d’acció. 22

Amb els èxits i encerts... 23 3d10 fm de vilafranca. © Baggio. Wikipedia. CC BY-SA 2.5

i amb els contratemps! Amb els èxits i encerts... 24 3d10 fm de vilafranca. © Baggio. Wikipedia. CC BY-SA 2.5 P1120669 Llenya. © calafellvalo. CC BY-NC 2.0

25

Ara i aquí. Què podem fer? Impulsar les condicions bàsiques per innovar 26

El document digital no és mai definitiu. Existeix per crear-ne de nous! 27

1. Crear coneixement Estratègies i creativitat 2. Mesclar-lo Canvis necessaris 3. Compartir-lo Llicències difusió oberta 28

I tornar a usar mots una mica oblidats 29

Mà i ratolí © Departament de Justícia. CEJFE. CC BY Co-creació 30

Mescla Llicències Creative Commons o disclaimers que facilitin l’accés als continguts públics 31 © Departament de Justícia. CC BY Cd-rom. © Anton Peck. CC BY-NC-ND 2.0

Compartició 2 idees! 1 idea 1 idea 32 Martí i Alba. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0

Escolta activa 3 Ears Bars © Adselwood. CC BY 33

Conversa 34 Conversations silhouettes i Conversational Marketing © Brian Solis CC BY 2.0

Interpretació del sentit 35

36 Encaix Puzzle © batega. CC BY

Atreviment Mortal jump © Fábio Pinheiro. CC BY 37

People in Stockholm. © masochismtango. CC BY-SA 38 Persones

Comunitat Crowds © Mike PD. CC BY-NC 39

Comunicació Bloc Gestió del coneixement Col·laboració e-Catalunya per al treball col·laboratiu 40

Participació 41 http://compartim.socializame.com

Participació de la gent = mina d’idees! Utilització d’eines sín crones per comunica r-nos i respostes imm ediates tius i feliços CoP + tauler d’anuncis = treballadors més produc Implicació directiva e n l’elaboració i la dif usió dels productes de les CoP neixement Organització d’un congrés anual sobre gestió del co Crear la xarxa de pers onal innovador de l’A dministració 42

I programar activitats que facin més competitius els empleats emprant recursos de la gestió del coneixement 43

Les persones són Les organitzacions la principal variable necessiten fomentar de les organitzacions en la societat xarxa el coneixement com a principal font de valor competitiu competitius els empleats Fer més programant formació i mesurant els seus efectes en els resultats de l’activitat Desenvolupar els hàbits d’innovar, emprendre i col·laborar invertint en eines col·laboratives que propiciïn l’aprenentatge i el coneixement 44

A què es dediquen? Programa Compartim Learning by working al Departament de Justícia! 45

I aquests altres? 46 Professionals de Salut que aprenen treballant

1 idea 2 idees! Beneficis 1 idea Martí i Alba. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0 Waiting on a train © stevie withers CC–BY–2.0 I love clutter © sindesign CC–BY–SA–2.0 47 help desk © SlipStreamJC CC–BY–NC–SA–2.0

¿Com introduir la gestió del coneixement a l’Administració? 48

On situar la gestió ? del coneixement? Pla estratègic Cadira5. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0 Qui té el coneixement, quins valors ens distingeixen de la competència, gestionar el coneixement de processos Pla gestió del coneixement clau per a l’organització, capturar i processar el coneixement explícit i el tàcit. Comunitats de pràctica Identificació de les competències clau Pla estratègic per a l’organització de formació i les específiques de cada grup professional. Amb el mapa de competències per objectius. 49

“ Aquells que afirmen que és impossible no haurien de molestar els que ho estem intentant ” Thomas Alva Edison ? Wikipedia 50

Programa Compartim de treball col·laboratiu 1. Inici 2005 2. Desenvolupament 2006 i 2007 3. Principals resultats 2008 51

Principals resultats 2008 52

Mapa de comunitats de pràctica Comunitat de pràctica 15 comunitats + 250 e-moderador Grup de treball integrants actius + 1.300 Reunions presencials Treball en línia participants Discussió Difusió Productes Avaluació 53

Les comunitats de pràctica CoP Nombre de Participants professionals directes Psicòlegs 106 25 Juristes criminòlegs 80 18 Docents 125 12 Monitors artístics 40 11 Educadors socials de centres penitenciaris 140 25 Professionals de Medi Obert de Justícia Juvenil 45 12 Mediadors de Justícia Juvenil 35 8 Educadors socials de Justícia Juvenil 150 12 Assessors judicials de Justícia Juvenil 35 6 Bibliotecaris judicials 25 12 Arxivers judicials 45 12 Dinamitzadors lingüístics 35 8 Mediadors familiars 175 15 Assessors judicials d’adults 30 30 Treballadors socials 95 25 54

CoP Productes 2007 Productes 2008 Psicòlegs Entrevista clínica Banc de tècniques de treball Protocol Indicadors de canvi Juristes criminòlegs Bones pràctiques Anàlisi jurisprudencial Flux i procés de treball del jurista criminòleg Rol del jurista com a criminòleg Monitors artístics Recursos formatius Art teràpia Didàctica de l’art Drets d’autor (llicències d’autor) Educadors socials de centres penitenciaris Bones pràctiques Criteris d’atenció individualitzada Seguretat viària Educació afectiva i emocional Atenció a la diversitat Professionals de Medi Obert de Justícia Juvenil Treball amb menors / Decàlegs d’actuació per a professionals de Intervenció Medi Obert Viol. Neonazi / Viol.domèstica Mediadors de Justícia Juvenil Mediació Criteris de restitució econòmica per a les víctimes Educadors socials de Justícia Juvenil Bones pràctiques Manual de l’educador social als centres educatius Assessors judicials de Justícia Juvenil Bones pràctiques Consideracions ètiques en la intervenció en l’assessorament judicial Bibliotecaris judicials Màrqueting Carta de serveis Criteris sobre obsolets i duplicats Arxivers judicials Protocols Definició i automatització de la matriu de correspondències entre les diferents classificacions arxivístiques actuals Mediadors familiars Mediació Decàleg de la mediació comunitària Mediació i gent gran 55

Flux de producció de coneixement Productes Biblioteca Comunitat de pràctica Píndoles de coneixement Articles rellevants Base de coneixement Píndoles de coneixement Expert extern Empleat Portal de coneixement Píndoles de coneixement 56

14 solucions a problemes el 2007 57

Productes de coneixement Nom del producte: La restitució econòmica a les víctimes Breu descripció: document que recull les diferents reflexions al voltant de la reparació econòmica a la víctima, l’alternativa belga de fons restauratiu i la responsabilitat civil en el procés penal de menors. Millores que aporta a l’organització i/o problemes que resol: haver fet aflorar un tema (la reparació econòmica a la víctima) que no s’havia treballat prou des de la promulgació de la Llei 5/2000, de responsabilitat penal del menor. Provocar l’interès en la continuació del treball a un nivell més ampli: “el nivell de satisfacció de les víctimes amb el programa de mediació i reparació”. Indicadors per avaluar-ne l’aplicació: es podrà avaluar l’aplicació del treball fet a partir d’analitzar els programes de reparació econòmica realitzats l’any 2008. També es podrà saber a partir de veure la implicació i participació del col·lectiu en l’enquesta a víctimes durant l’any 2008. Nivell d’utilització per al col·lectiu: El tema econòmic és una alternativa a tenir sempre en compte dins del programa de mediació i reparació a la víctima. 58

27 noves respostes i solucions per a 2008 59

60

... per ser usades i aplicades al lloc de treball 61

62

Projecció exterior del programa Compartim 8th European Conference on Knowledge. Barcelona, 6-7 de setembre de 2007 5th International Conference on Intellectual Capital, Knowledge Management & Organisational Learning. New York Institute of Technology: Nova York, 9-10 d’octubre de 2008 XIII Congreso del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública. Buenos Aires, 4-7 de novembre de 2008 Knowledge Management Conference (National Probation Service England & Wales). Londres, 2 de desembre de 2008 63

Preguntes que fan pensar 64

Com va sorgir i com es manté tot això 65

Una creença ferma: entre tots podem ser millors 66

El que jo sé en el meu context 67

El que tu saps en el teu context 68

El que tu saps en el teu context El que sabem El que jo sé tots dos en el meu context 69

El que tu saps en el teu context Creem junts El que sabem El que jo sé tots dos en el meu context El treball col·laboratiu en la base de tot el procés 70

Una pregunta clau 72

Una pregunta clau Als empleats ¿Estaríeu disposats a posar part del vostre temps i del vostre coneixement per trobar solucions a problemes de la vostra feina que ara no tenen una solució satisfactòria? 73 Crowd at SITA Open Source in Government Workshop at FOSS4G 2008 Conference © DanieVDM. CC BY 2.0

Una pregunta clau Als caps ¿Estaríeu disposats a deixar que la vostra gent disposi de temps per proveir noves solucions a problemes que poden fer més eficient i productiva –i feliç– l’organització? 74 at the court of TMG 07d © midorisyu. CC BY 2.0

La resposta La llei de la participació humana en projectes d’innovació: - 15% entusiastes - 15% mai no participaran - 60% a l’expectativa 76

El procediment Metodologia d’E. Wenger - Escoltar l’organització: identificar hot topics - Recolzar-se en un grup d’entusiastes - Comptar amb un lideratge fort del grup (e-moderador) Listen © shareski CC–BY–SA–2.0 - Proveir d’eines (presencials i en línia) a demanda - Orientació mixta a la producció de productes de coneixement i de vertebració de la CoP - Jornada de bones pràctiques final 78

Etapes en l’evolució de les CoP a 5 nu c ontí Millora 4 Optimitzat 3 Consolidat 2 1 Avançat Nivell de En progrés maduresa / Inexistent Inicial temps 0 1 2 3 4 5 Consciència Aplicacions Conscienciació Integració Pràctica habitual inicials plena organitzativa Processos de GC integrats Bones pràctiques Eines Compartició totalment puntuals tecnològiques millors pràctiques Processos de generació i consolidades Procediments gestió del capital intel·lectual Mètriques consolidats immersos en els processos estratègics Canvi cultural 80

1. Identificació 1. Buscar indicis que facin pensar que hi ha una cultura d’intercanvi i de col·laboració a l’organització. 2. Identificar problemes reals de les persones que hi treballen. 3. Identificació de pràctiques crítiques (criteris de selecció per interès o impacte). 4. Identificació de grups dinàmics com a primer col·lectiu (amb cultura de compartir). 5. Determinació consensuada dels objectius a complir i els resultats concrets esperats. 6. Assegurar l'alineament dels objectius de les CoP amb els objectius institucionals. 7. Suport institucional per exigir el compliment dels objectius. 81

2. Disseny 8. Plantejar un model simple de tasques clau, rols i taxonomia (modulable i escalable). 9. Continuar valorant més les necessitats reals que la tecnologia. 10. Delimitar les responsabilitats de cada participant de la CoP. 11. Introduir perfils de representació/coordinació/difusió. 12. Vincular estructures que puguin injectar informació a la CoP. 82

3. Construcció 13. Traslladar especificacions funcionals a l’àrea tecnològica buscant aplicacions. 14. Alinear-les amb la maduresa de la CoP, evitant una exclusiva sobredotació del sistema. 83

4. Implantació 15. Determinació d’accions pilot per contrastar la seva utilitat. 16. Consolidar la implantació abans de seguir fent nous requisits puntuals. 17. Comptar amb suport tecnològic de tipus call center. 84

5. Millora permanent 18. Anàlisi dels resultats dels indicadors plantejats. 19. Feedback i presa de decisions. 20. Consideració de nous reptes per a les CoP. 21. Determinació del grau d’evolució en la maduresa de la CoP. 85

Balanç 2008 86

Barreres: mites i realitats No és la desconfiança (la gent vol col·laborar) 87

Barreres No és la tecnologia - Cada vegada més transparent. - Cada vegada més entesa com a vehicle i facilitadora d’una actitud/valors previs. 88

Barreres No és la formació - Usuaris sense experiències prèvies estan treballant de manera molt eficaç amb les TIC. 89

Barreres reals - Estructures organitzatives rígides - Molt jerarquitzades - Parcel·les de poder Wallabis du Jardin des Plantes © fredpanassac CC –BY –SA – 2.0 - Espais acotats - Escassa transversalitat - Clima/ambient laboral alterat - Agendes sobrecarregades 90 Stonehenge Diciembre 2007 © La Taberna de Lippincott CC –BY –NC – 2.0

Factors clau - E-moderador - Ambient laboral proinnovació - Caps sensibilitzats - Orientació a la realització de productes de ràpida aplicació (i avaluació de retorn) 91

Factors que ajuden - Foment de la cultura del compartir - Accions de formació i sensibilització: - Formació dels e-moderadors - Formació i sensibilització del col·lectiu laboral - Sensibilització de l’estructura jeràrquica - Política d’incentius 92

Resum dels principals trets del programa 93

Metodologia Programa Compatim de gestió del coneixement al Dept. de Justícia 1. Objectiu: Millorar la nostra pràctica professional quotidiana, podent disposar de la informació i del coneixement que necessitem els professionals al nostre lloc de treball, aprofitant l’experiència dels companys. Aprenent pel xoc del coneixement nou (après fent) i el saber i experiència que ja teníem. 2. Fases del programa 3. Disseny organitzatiu 4. Eines: - Metodològiques > Sessions de bones pràctiques (benchmarking intern i extern) > Comunitats de pràctica - Tecnològiques > Repositori de coneixement: intranet > Llistes de distribució: llista de correu electrònic > Eines de treball col·laboratiu: e-Catalunya 94

Indicadors per avaluar el programa Indicadors d’activitat - Percentatge de participació dels e-moderadors al grup e-moderadors (nre. d’intervencions de cada e-moderador i nre. d’intervencions totals al grup e-moderadors; per eina, per exemple) - Percentatge de participació dels e-moderadors a la seva comunitat (nre. d’intervencions de cada e-moderador i nre. d’intervencions totals del seu grup; per eina, per exemple) - Ràtio nre. de posts publicats a e-moderadors / nre. d’activitats totals (nre. de posts, documents, missatges al fòrum... publicats i nre. d'activitats totals) - Ràtio nre. De posts publicats a la seva comunitat / nre. d’activitats totals (nre de posts, documents, missatges al fòrum... publicats i nombre d'activitats totals) Indicadors de producció - Nombre de sessions presencials - Nombre de productes elaborats/documents produïts en les sessions presencials Indicadors d’impacte Quantitatius - Nombre de casos anàlegs en què s'ha aplicat un protocol, un procediment, elaborat en el si de la comunitat de pràctiques - Nombre de professionals que s'han beneficiat del manual de bones measurement of the color © arquera CC-BY-2.0 pràctiques redactat per la comunitat - Indicador d'eficiència econòmica Qualitatius - Recull d'històries de les persones a qui els ha millorat la seva praxi professional gràcies als productes elaborats per la comunitat de pràctiques - Opinions de l'estructura directiva 95

Aportacions del Programa Compartim Aspectes més importants: 1. Llista de control (checklist) per discriminar unitats que ofereixen garanties per ser comunitats de pràctica (CoP). 2. Model de cicle de vida de les CoP. Tipus de CoP. 3. Indicadors per a cada estadi del model de cicle de vida de les CoP. Classificació de les CoP. 4. Factors crítics d’èxit per al funcionament i supervivència de les CoP a l’Administració pública 96

Conclusions Lliçons útils per a projectes de CoP a l’Administració i altres organitzacions: 1. És molt difícil que les comunitats esdevinguin madures ja que han de ser conseqüència de canvis culturals i de valors molt importants, que a l’Administració són particularment lents. 2. Els grups de professionals que treballin en CoP han de ser exempts de conflictes laborals (salarials, processos selectius). 3. Participació d’expert extern i formació sobre TIC i comunicació. 4. Fixar reunions presencials, que generin cohesió per poder treballar en línia després, i política d’incentius pública. 5. Doble benefici per a l’Administració. D’una banda, feina més productiva i de més qualitat. De l’altra, el personal que hi participa té més compromís institucional. 97

Conclusions 6. Aflorament del talent ocult. 7. Impuls dels aprenentatges informals dins de l’organització. 8. Alfabetització informacional als col·lectius professionals. 98

Què us sembla, si les persones interessades en programes de gestió del coneixement a l’Administració ens trobem en unes... Sessions trimestrals de posada en comú d’experiències en gestió del coneixement Organitzades conjuntament per l’EAPC i el CEJFE Primera sessió: 22 de gener de 2009, de 9 a 12 h, a l’EAPC 99

Gràcies! Gràcies a tothom!!! Per seguir l’activitat del programa Compartim: http://gestioconeixement.blogspot.com Per a documentació del programa (presentacions, articles...): www.slideshare.net/justicia Jordi Graells jgraells@gencat.cat Jesús Martínez jmm@gencat.cat Barcelona, 24 d’octubre de 2008 Avís legal Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 2.5 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citin els autors (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín) i no es contradigui amb la llicència específica que pugui tenir una imatge i que és la que preval. La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.ca. 100

"Gestió del coneixement. Què és això? Totes les claus del programa Compartim", per Jordi Graells i Jesús Martínez

0 comments

Notes on slide 1

3 Favorites