Guía para la formulacion del poi 2011 (abril)

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Metodologia para formular un POI

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Guía para la formulacion del poi 2011 (abril)

  1. 1. 1PERÚ Ministerio de Secretaría de Planificación Oficina de Planificación Estratégica y Medición de la Calidad Educativa Educación Estratégica Unidad de Programación GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL PARA EL EJERCICIO FISCAL 2011 SEDE CENTRAL DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN Lima, Abril 2010
  2. 2. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación 1. PRESENTACIÓN La presente Guía tiene como finalidad brindar las orientaciones técnicas básicas que deben considerar en el proceso de formulación del Plan Operativo correspondiente al ejercicio fiscal 2011, que ha sido programado para iniciarse en el mes de abril del presente año, a partir de la definición de los Objetivos Estratégicos (Objetivos Estratégicos Generales y Específicos) del Pliego 010 Ministerio de Educación. El resultado de este proceso servirá de base para la programación y formulación del Anteproyecto de Presupuesto 2011. De igual forma, se busca establecer las pautas para que este proceso se desarrolle de manera coordinada con los correspondientes procesos de formulación del Presupuesto Institucional y del Plan Anual de Contrataciones (PAC) a cargo de la Unidad de Presupuesto y de la Unidad de Abastecimiento de la Oficina General de Administración - OGA, respectivamente. El proceso se inicia con la definición de las actividades operativas por parte de las Unidades Operativas, que contribuyan al cumplimiento de los Objetivos Estratégicos definidos para el año 2011, así como, a los Acuerdos y Compromisos asumidos por el Sector ante organismos nacionales e internacionales. Una vez definidas y validadas las actividades operativas, las Unidades Operativas procederán a definir las metas (cantidad y unidad de medida), tareas, cronogramas y recursos necesarios para la ejecución de lo programado. Posteriormente, sobre la base de la asignación presupuestal definida por el Ministerio de Economía y Finanzas para el Ministerio de Educación en el marco de la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto 2011, se procederá a la revisión y ajuste de las actividades operativas propuestas. Finalmente, luego de la aprobación de la Ley de Presupuesto para el año fiscal 2011 se realizarán los ajustes finales en las actividades operativas para la aprobación del Plan Operativo Institucional (POI) del Pliego 010 Ministerio de Educación. El POI involucra a las 21 Unidades Ejecutoras que conforman el Pliego 010 Ministerio de Educación; sin embargo, por razones de operatividad de los sistemas de soporte informático para el manejo de la información, se trabajará con dos modalidades de intervención, uno para las Unidades Ejecutoras de la Sede Central y otro para las Unidades Ejecutoras que no forman parte de la Sede Central. Para el caso de las Unidades Ejecutoras de la Sede Central: 024, 026, 108, 109, 112 y 113, este proceso será conducido directamente por la Unidad de Programación a través de cada uno de los sectoristas asignados a las Unidades Ejecutoras. Al respecto, resulta necesario contar con la participación comprometida de los agentes que intervienen en el proceso, con la finalidad de lograr una definición clara y eficiente de las acciones a ser desarrolladas durante el año 2011 y más allá de ello, participar en el proceso de planificación operativa, enriqueciéndola con la experiencia de las lecciones aprendidas a lo largo de cada ejercicio fiscal y con pleno conocimiento de las normas y procedimientos que intervienen en dicho proceso. Las Unidades Operativas responsables de los productos del Programa Estratégico “Logros de Aprendizaje al finalizar el III Ciclo de la EBR” harán uso de los formatos que se indican en la presente guía, así como, de las definiciones operativas y protocolos de costeo de cada finalidad. 2
  3. 3. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación 2. VISIÓN, MISIÓN Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS VISIÓN El Ministerio de Educación es el organismo rector que lidera una sociedad educadora con la participación y vigilancia de la sociedad civil, para garantizar una educación integral, pertinente y de calidad que contribuya al desarrollo pleno de las personas a lo largo de su vida. El Ministerio de Educación dispone de una eficiente y eficaz capacidad de gobierno sectorial en el nivel central y descentralizado e instrumenta políticas que aseguran a los niños y jóvenes de todo el país iguales oportunidades de acceso, permanencia y trato sin ninguna forma de discriminación, en un sistema educativo flexible, adecuado a las necesidades y exigencias de la diversidad y el logro de competencias básicas para que todas las personas se desenvuelvan social y laboralmente, tiendan a la creatividad e innovación, orienten su comportamiento por los valores democráticos, promueven el desarrollo humano integral y sostenible la justicia social y la cultura de paz, así como para que ejerzan el derecho a aprender en forma continua y con autonomía. Artículo 6º. D.S. Nº 006-2006-ED MISIÓN El Ministerio de Educación tiene como misión, asegurar ofertas educativas pertinentes de calidad, sustentadas en el trabajo concertado con la sociedad civil y centradas en la formación integral de todos los peruanos, guiados con una perspectiva de interculturalidad, equidad, cohesión social y desarrollo humano sostenible, que permita formar personas capaces de desarrollar su identidad, autoestima y capacidades, e integrarse adecuada y críticamente a la sociedad, en armonía con su entorno. Artículo 7º. D.S. Nº 006-2006-ED OBJETIVOS ESTRATÉGICOS GENERALES (*) 3
  4. 4. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación OEG 1 Ampliar la cobertura y mejorar la calidad de la educación para niñas y niños menores de seis años OEG 2 Asegurar que todas las niñas y niños concluyan una educación primaria de calidad. OEG 3 Ampliar la cobertura y mejorar la calidad de la educación secundaria. OEG 4 Mejorar el acceso y la calidad de los servicios educativos, respetando la diversidad OEG 5 cultural y lingüística y el buen trato al medio ambiente, con énfasis en áreas rurales. OEG 6 Asegurar una educación de calidad para las personas con necesidades educativas especiales. OEG 7 Mejorar la infraestructura y el equipamiento, incluidas las tecnologías de comunicación OEG 8 e información. OEG 9 Reducir el analfabetismo y ampliar las oportunidades educativas para aquellas personas que no pudieron acceder a una educación básica regular. OEG 10 Consolidar a las instituciones públicas de formación superior como centro de estudios e OEG 11 investigación de calidad. OEG 12 Fortalecer y revalorar la carrera magisterial. Fomentar el desarrollo de capacidades de investigación científica y tecnológica. Proteger, conservar y promover el patrimonio y las diversas manifestaciones culturales del país. OEG 13 Fortalecer la descentralización de la gestión del sistema educativo y la moralización del Sector Educación en todas sus instancias de gestión. Desarrollar las capacidades de planeamiento y gobierno sectorial, fomentando una cultura de planificación, evaluación y vigilancia social de la educación, con participación activa de la comunidad. (*) La numeración de los Objetivos Estratégicos corresponde a su identificación y no implica la prelación de los mismos. La prelación de objetivos se informará una vez haya sido definida por el Titular. 4
  5. 5. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación 3. FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO El Plan Operativo es el resultado del proceso de planificación operativa, constituyéndose en la hoja de ruta del trabajo que realizará la Entidad durante el año. En el se plasma de manera concreta cómo la Entidad logrará sus objetivos; es decir, define intervenciones, estrategias, cronogramas y recursos, de manera tal que se garantice el uso eficiente del presupuesto asignado. Procedimiento de Trabajo 3.1. Consideraciones Generales y Etapas del Proceso 3.1.1.Consideraciones Generales − La demanda presupuestal del Pliego debe de estar sustentada en un proyecto de Plan Operativo Institucional; en ese sentido, la determinación de los objetivos y la definición de las intervenciones y recursos necesarios para alcanzarlos, son procesos previos a la formulación presupuestal. − El Plan Operativo para lograr los objetivos propuestos, responde a las preguntas: ¿Qué se va a hacer?, ¿Por qué?, ¿Para quién?, ¿Cómo se hará y a qué costo? y ¿Cuándo?. − La formulación del Plan Operativo es un proceso iterativo de ajuste sucesivo, que se realiza en varias etapas. 3.1.2.Etapas del Proceso − Formulación del Anteproyecto de Plan Operativo para la demanda presupuestal  En esta primera etapa se proponen las actividades (productos) a ser ejecutadas durante el ejercicio, se define la estrategia de intervención; así como, resultados, beneficiarios, metas, insumos y costos que sustenten la demanda presupuestal.  Se trabaja con los Anexos 5, 05-A, 05-B y 05-C, 6 y el Cuadro de Necesidades.  El anexo 05, 05-A, 05-B y 05-C se remite vía correo electrónico a los sectoristas de la Unidad de Programación y deben ser aprobados como paso previo a la remisión del anexo 06. En este paso se requiere que se consigne la estructura funcional vinculada a la actividad propuesta y el Uso/SIGA a nivel de tarea y no se registran recursos financieros.  El anexo 6 se remite vía correo electrónico a los sectoristas de la Unidad de Programación y debe ser aprobado como paso previo a la remisión de la relación de actividades y tareas por Unidad Operativa y Unidad Ejecutora a la Unidad de Abastecimiento; el anexo 6 sustenta la información contenida en el anexo 05, razón por la cual su contenido debe ser coincidente en lo que corresponde a tareas, unidades de medida y metas.  Las Unidades Operativas registran los bienes y servicios requeridos en el SIGA MEF, asociado a tareas y actividades operativas (cuadro de necesidades) y deben ser aprobados por la Unidad de Abastecimiento como paso previo a la remisión del reporte de requerimiento de bienes y servicios de actividades y tareas por Unidad Operativa y Unidad Ejecutora a la Unidad de Programación; el reporte en mención sirve de insumo para asignar los recursos financieros a la actividad y tareas en el anexo 5, por ende no hay lugar a diferencias.  El anexo 05, 05-A, 05-B y 05-C se remitirá formalmente (mediante memorando suscrito por el Director General, Director, Jefe de Oficina o Jefe de Unidad, según corresponda), una vez cuente con la conformidad del Sectorista correspondiente de la Unidad de Programación. 5
  6. 6. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación − Ajuste del anteproyecto de POI a la asignación presupuestal: Proyecto de POI  En esta etapa se ajusta el anteproyecto de POI con la asignación de recursos remitida por el MEF; lo cual, de enfrentarse recortes en la asignación respecto a la demanda, implica revisar la prioridad de las intervenciones propuestas y recortar o suprimir aquellas que no hayan sido priorizadas en función a los objetivos de la Institución.  Asimismo, se relaciona las actividades propuestas con las metas presupuestarias y el correlativo temporal para identificar las cadenas de gasto (metas presupuestarias).  Se actualiza el registro de los bienes y servicios en el SIGA MEF, asociado a tareas y actividades operativas (cuadro de necesidades), en caso se produzcan incrementos o reducciones en la asignación con respecto a la demanda  Se actualiza en el Anexos 05, 05-A, 05-B y 05-C los recursos financieros por actividad y tarea con la información generada en los cuadros de necesidades a dicho nivel; así como, el anexos 06 en caso el cronograma sufra modificaciones producto de los ajustes por tipo de proceso por parte de la Unidad de Abastecimiento.  Se remite formalmente el Anexo 05, 05-A, 05-B y 05-C; los Anexos 06, 07, C y el anexo 11 serán remitidos sólo via e-mail al sectorista responsable de la Unidad de Programación.  Se registra en el Sistema BAAN la asignación presupuestal (preliminar), las actividades operativas y sus tareas. − Ajuste del proyecto de POI luego de la aprobación de la Ley Anual de Presupuesto: POI  Esta última etapa se desarrolla luego de la promulgación de la Ley Anual de Presupuesto.  Se actualizan los Cuadros de necesidades al PIA y se genera el proyecto de PAC.  Se actualizan todos los formatos y se completa el registro de la información en el sistema BAAN.  Se remite a la Unidad de Programación, formalmente, todos los formatos contenidos en la Guía y los reportes del Plan Operativo del sistema BAAN. La documentación que se envíe debe estar debidamente firmada y visada en cada folio por el titular de la Unidad, Oficina y/o Dirección responsable de la actividad. 3.2. Definición de Actividades Operativas En esta fase, las Unidades Operativas proponen las actividades operativas a realizar durante el año 2011, en función a los Objetivos Estratégicos (Objetivos Estratégicos Generales y Específicos) establecidos para el año, los cuales están alineados al PESEM 2007 – 2011; y a su mandato funcional definido en el ROF institucional. En el caso del Programa Estratégico Logros de Aprendizaje al finalizar el III Ciclo, las actividades operativas se proponen en relación a las finalidades (productos) del programa. Asimismo, debe tenerse en cuenta los convenios, compromisos y planes nacionales e internacionales asumidos por el Gobierno Peruano y por el Ministerio de Educación; así como, los lineamientos de política general definidos por el Estado Peruano: − Políticas Nacionales 2007-2011 − Proyecto Educativo Nacional (*) − Plan Nacional de Educación para Todos 2005-2015 (*) − Plan Nacional de Acción por la Infancia y Adolescencia 2002-2010 − Plan Nacional de Igualdad de Oportunidades entre Mujeres y Varones 2006-2010 − Plan Nacional para las Personas Adultas Mayores 2006 - 2010 − Plan Integral de Reparaciones - Programa de Reparación en Educación 2008 - 2011 (*) El marco estratégico del MED está articulado e incorpora estos planes; en ese sentido, los Objetivos Estratégicos son una expresión de los mismos. 6
  7. 7. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación El proceso de definición se desarrolla de acuerdo a las siguientes etapas: a) Identificar a que Objetivo Estratégico contribuye la Unidad Operativa, y asimismo revisar el mandato funcional de la dependencia y de los compromisos institucionales, sectoriales, nacionales e internacionales asumidos por el Ministerio de Educación que corresponden a las funciones de la dependencia. b) Evaluación de las actividades regulares ejecutadas por la dependencia, identificando la función / funciones a las cuales responde así como, los compromisos a los cuales contribuye y/o da cumplimiento. c) Identificación de la brecha de funciones no desarrolladas y/o compromisos para los cuales no se está desarrollando las intervenciones correspondientes. d) Identificación de las intervenciones clave y de alto impacto orientadas a la consecución de los objetivos estratégicos y de la misión. Para el caso de los programas estratégicos estas intervenciones se definen a través del desarrollo del modelo lógico. e) Definición de actividades operativas que contribuyan al logro de los Objetivos Estratégicos; así como, a cumplir el mandato funcional de la Unidad Operativa y los compromisos nacionales, sectoriales e institucionales. f) Priorización y selección de actividades para el ejercicio, en función a los Objetivos Estratégicos del Ministerio de Educación, las condiciones y competencias de la dependencia para asumir las actividades operativas; así como, teniendo en cuenta el contexto nacional, institucional y del sistema educativo. 3.3. Desarrollo de la Ficha Técnica de la Actividad Operativa (Anexo 05, 05-A y 05-B ) La actividad operativa representa el producto a lograr en el año, que contribuye al cumplimiento de los objetivos, en concordancia a las funciones definidas en el ROF. En el caso del PpR, las actividades se definen en función del modelo lógico del programa. La Ficha Técnica, se elabora como sustento para la formulación de la Actividad Operativa, para lo cual se pueden utilizar los siguientes anexos: Anexo 05: se elabora para las actividades operativas. En el caso de actividades con metas de atención en varias regiones se elaborará un solo anexo 05 para la actividad. Anexo 05-A / Anexo 05-B y 5-C se elaboran para Proyectos de Inversión. A continuación se detalla las pautas a seguir para la elaboración de los formatos de las Actividades Operativas a ser utilizados: 3.3.1.Registro de datos básicos Anexo 05 El registro de datos básicos se realizará de acuerdo a la siguiente secuencia: − Programa Estratégico, sirve para identificar si la actividad operativa propuesta esta relacionado a la implementación a los Programas Estratégicos vigentes; para lo cual, deberán indicar el código correspondiente, en caso contrario se colocará “0”. Por ejemplo: “0” = Sin Programa Estratégico “3” = Logros de Aprendizaje al finalizar el III Ciclo 7
  8. 8. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación PROG ESTRAT 3 − Estructura Funcional (EF), es una clasificación detallada de las funciones a cargo del Estado; en este sentido se debe identificar la secuencia de la EF a la cual contribuye la Actividad Operativa propuesta por la dependencia. La Estructura Funcional del Pliego, con sus respectivas codificaciones se obtendrá del Anexo 03. En lo que se refiere al código de finalidad(es), se deberá coordinar con la Unidad de Presupuesto. Por ejemplo: FUNCIÓN PROGRAMA SUBPROG ACT/ PROY COMPONENTE FINALIDAD 22 047 0103 1027772 3056187 23936 Esta EF hace referencia a la siguiente composición: Función: 22 Educación, Programa Funcional: 047 Educación Básica, Subprog Funcional: 0103 Educación Inicial, Act/Proy: 1027772 Dotación de materiales educativos, Comp: 3056187 Dotación de material educativo, Finalidad: 23936 Producción, adquisición y distribución de material educativo. − Dirección / Oficina / Unidad Operativa, se debe registrar la información del área responsable de la actividad operativa. Por ejemplo: DIRECCIÓN/ OFICINA/ UNIDAD: SPE / PLANMED/ Unidad de Medición de la Calidad Educativa DIRECCIÓN/ OFICINA/ UNIDAD: DIGESUTP / Dirección de Educación Superior Pedagógica − Unidad Ejecutora (UE) UE UE 026: Programa Educación Básica para Todos 026 − Objetivo Estratégico General y Específico (OEG y OEE), Se debe identificar los códigos de los OEG y OEE a la cual contribuye la Actividad Operativa. permita Por ejemplo: OEG OEE OEG 1 OEE1  Objetivo Estratégico General: OEG1 (Ampliar la cobertura y mejorar la calidad de la educación de niñas y niños menores de seis años).  Objetivo Estratégico Específico: OEE1 Ampliar y mejorar la atención integral, de forma oportuna, de niños y niñas menores de tres años). − Número de Línea de Acción (No LA), señalar el código correspondiente a la línea de acción en la cual se enmarca la actividad operativa. La codificación de líneas de acción se encuentra en el Anexo 12. Por ejemplo: Nº LA 1  Línea de acción: 1 (Administración/ Gestión Institucional). Corresponde a las metas pertenecientes a la OGA y a sus Unidades Operativas. 8
  9. 9. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación − Código temporal (TEMP) y Correlativo de cadena (CC), Estos campos deberán dejarse en blanco y se identificaran en la etapa de revisión de la meta presupuestaria. El CC definitivo se asigna en el módulo MPP del SIAF, luego de aprobado el PIA. − Fuente de financiamiento (FF), se debe sombrear la o las fuentes de financiamiento asignadas a la meta presupuestaria correspondiente a la actividad operativa. FF 1: Recursos Ordinarios FF 2: Recursos Directamente Recaudados FF 3: Recursos por Operaciones Oficiales de Crédito Externo FF 4: Donaciones y Transferencias Con el registro de la fuente de financiamiento se termina el llenado de los datos básicos de la Ficha. Anexo 05-A y 05-B (Sólo para proyectos de inversión) Para el caso de los proyectos de inversión el registro de datos se realizará en función de la declaratoria de viabilidad y se realizarán considerando dos formatos alternativos: 1. Proyecto aprobado a nivel de perfil, se realizará de acuerdo a lo señalado en el Anexo 05- A. 2. Proyectos aprobado a nivel de prefactibilidad y factibilidad, se realizará de acuerdo a lo señalado en el Anexo 05-B Anexo 05-A: El registro de datos básicos se realiza en una ficha por proyecto de inversión declarada viable a nivel de perfil, se realizará de acuerdo a la siguiente secuencia: − Programa Estratégico, se deberá indicar si el proyecto forma parte de la implementación de los Programas Estratégicos vigente, para lo cual deberán indicar el código correspondiente, en caso contrario se colocará “0”. Por ejemplo: PROG ESTRAT “0” = Sin Programa Estratégico 0 “3” = Logros de Aprendizaje al finalizar el III Ciclo − Código SNIP, se debe registrar el código del Sistema Nacional de Inversión Pública asignado por la DGPM (sólo proyectos declarados viables), esta información se puede extraer de la página Web del MEF (http://www.mef.gob.pe/DGPM/snipnet.php). Por ejemplo: CODIGO SNIP 41040 Código SNIP = 41040: Construcción de la Infraestructura y Equipamiento de la Institución Educativa Nº 38536 San Jacinto - Vilcanchos - Víctor Fajardo - Ayacucho. Estado de Viabilidad: Viable 9
  10. 10. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación − Correlativo de cadena (CC) y Código temporal (TEMP), Estos campos deberán dejarse en blanco y se identificaran en la etapa de revisión y ajustes de la meta presupuestaria. El CC definitivo se asigna en el módulo MPP del SIAF, luego de aprobado el PIA. − Estructura Funcional (EF), se debe registrar la secuencia de la EF del proyecto y sus metas presupuestarias. La EF se obtendrá de la Ficha SNIP. Por ejemplo: FUNCIÓN PROGRAMA SUBPROG ACT/ PROY COMPONENTE FINALIDAD 22 047 0010 2040256 3000587 00925 22 047 0010 2040256 xxxxxxx xxxxx DIRECCIÓN/ OFICINA/ UNIDAD: OFICINA DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA (OINFE) UE 108 − Unidad Ejecutora (UE) Por ejemplo: UE 108: OINFE − Objetivos Estratégico General y Específico (OG y OE), sólo se coloca los códigos correspondientes. Por ejemplo: OEG OEE OEG 6 OEE7  Objetivo Estratégico General: OG6 (Promover mejores condiciones de infraestructura en las instituciones Educativas). 10
  11. 11. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación  Objetivo Estratégico Específico: OE7 Asegurar el buen estado de conservación de las aulas de las Instituciones Educativas). − Número de Línea de Acción (No LA), señalar el código correspondiente a la línea de acción en la cual se enmarca el proyecto. La codificación de líneas de acción se encuentra en el Anexo 12. Por ejemplo: Nº LA 6  Línea de acción: 6 (Infraestructura Educativa). Corresponde a las metas pertenecientes a la OINFE. − Fuente de financiamiento (FF), se debe marcar las fuentes de financiamiento asignadas al proyecto. FF 1: Recursos Ordinarios FF 2: Recursos Directamente Recaudados FF 3: Recursos por Operaciones Oficiales de Crédito Externo FF 4: Donaciones y Transferencias Anexo 05-B: El registro de datos básicos corresponde solo a los proyectos de inversiones declaradas viables a nivel de prefactibilidad y factibilidad y se realizará por cada actividad del proyecto, de acuerdo a la siguiente secuencia: - Programa Estratégico, se deberá indicar si la actividad operativa formulada forma parte de la implementación de los Programas Estratégicos vigente, para lo cual deberán indicar el código correspondiente, en caso contrario se colocará “0”. Por ejemplo: PROG ESTRAT “0” = Sin Programa Estratégico 0 “3” = Logros de Aprendizaje al finalizar el III Ciclo − Código SNIP, se debe registrar el código del Sistema Nacional de Inversión Pública asignado por la DGPM (sólo proyectos declarados viables), esta información se puede extraer de la página Web del Ministerio de Economía y Finanzas (http://www.mef.gob.pe/ DGPM/snipnet.php?mensaje=si). Por ejemplo: CODIGO SNIP 53519 Código SNIP = 53519: Apoyo a la Formación Profesional para la Inserción Laboral en el Perú: Consolidación y Ampliación – APROLAB II. Estado de Viabilidad: Viable − Estructura Funcional (EF), se debe registrar la secuencia de la EF de la meta presupuestaria. La EF se obtendrá de la Ficha SNIP. Por ejemplo: 11
  12. 12. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación FUNCIÓN PROGRAMA SUBPROG ACT/ PROY COMPONENTE FINALIDAD 22 049 0112 2045607 3161615 38863 Esta EFP hace referencia a la siguiente secuencia: Función: 22 Educación, Programa Funcional: 049 Educación Técnica Productiva, Subprog Funcional: 0112 Formación Ocupacional, Act/Proy: 2045607 Apoyo a la Formación Profesional para la Inserción Laboral en el Perú: Consolidación y Ampliación – APROLAB II, Comp: 3161615 Creación, instalación e implementación de los Observatorios Socioeconómicos Laborales, colocación y orientación vocacional - OSELCOV, Finalidad: 38863 Intervenciones para el Cambio de Actitudes en la Elección de la Educación. − Dirección / Oficina / Unidad, se debe registrar la información del área responsable de la actividad operativa, de acuerdo a la declaratoria de viabilidad del proyecto de inversión. DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA Y TÉCNICO DIRECCIÓN/ OFICINA/ UNIDAD: PRODUCTIVA − Componente / Subcomponente / Actividad Operativa, se debe registrar la información relativa a la actividad operativa y su ubicación en el marco lógico del proyecto, de acuerdo a la propuesta declarada viable. Por ejemplo: ARTICULAR LA DEMANDA DE FORMACION LABORAL EN LO TECNICO COMPONENTE: PRODUCTIVO Y EN LO SUPERIOR TECNOLOGICO INTERVENCION PARA EL CAMBIO DE ACTITUDES EN LA ELECCION DE LA SUBCOMPONENTE : EDUCACION APOYO AL FUNCIONAMIENTO DEL SIET – SISTEMA DE INFORMACION DE ACTIVIDAD OPERATIVA: EDUCACION PARA EL TRABAJO − Unidad Ejecutora (UE) Por ejemplo: UE UE 113: APROLAB II 113 − Objetivos Estratégico General y Específico (OG y OE), sólo se coloca los códigos correspondientes. Por ejemplo: OEG OEE OEG 8 OEE11  Objetivo Estratégico General: G08 (Consolidar a las instituciones públicas de formación superior como centro de estudios e investigación de calidad y orientado a las necesidades del mercado).  Objetivo Estratégico Específico: OE11 (Lograr una formación técnico-productiva y superior no universitaria de calidad, acorde con los requerimientos del sector productivo y el desarrollo nacional, que permita a los egresados integrarse con éxito al mercado laboral). − Número de Línea de Acción (No LA), señalar el código correspondiente a la línea de acción en la cual se enmarca la actividad operativa. La codificación de líneas de acción se encuentra en el Anexo 12. Por ejemplo: 12
  13. 13. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación Nº LA 12  Línea de acción: 12 (Educación Superior). − Código temporal (TEMP) y Correlativo de cadena (CC), Estos campos deberán dejarse en blanco y se identificaran en la etapa de revisión y ajustes de la meta presupuestaria. El CC definitivo se asigna en el módulo MPP del SIAF, luego de aprobado el PIA. − Fuente de financiamiento (FF), se debe marcar las fuentes de financiamiento asignadas a la meta presupuestaria correspondiente a la actividad operativa. FF 1: Recursos Ordinarios FF 2: Recursos Directamente Recaudados FF 3: Recursos por Operaciones Oficiales de Crédito Externo FF 4: Donaciones y Transferencias Con el registro de la fuente de financiamiento se termina el llenado de los datos básicos de la Ficha Anexo 05, 05-A y 05-B. 3.3.2.Registro de Datos de la Actividad Operativa − Denominación de la Actividad Operativa / Proyecto, constituye la definición en forma clara y concisa de la naturaleza de la actividad. En el caso de proyectos se registra la información de la ficha SNIP. Por ejemplo: Denominación: Planeamiento Estratégico y Operativo Institucional del MED. Denominación: Capacitación a Docentes de la Educación Básica Regular – Nivel Inicial Las actividades operativas de carácter permanente ligadas a funciones administrativas y de apoyo (Programa funcional 004 y programa funcional 006) constituyen un caso particular y deben tratarse de manera diferenciada tanto para la definición de la actividad operativa como de sus tareas y acciones. Al respecto debe señalarse que el funcionamiento de una unidad operativa, por si mismo no constituye una finalidad, sino que se debe enmarcar a las funciones asignadas en el ROF, en ese sentido ninguna actividad operativa deberá tener la denominación “Funcionamiento de la Unidad”. − Descripción de la Actividad Operativa / Proyecto, explica con mayor detalle la actividad operativa / proyecto, en qué consiste (¿Qué se va a hacer?) definiendo su alcance, ámbito general de aplicación, y los productos a obtener. Por ejemplo: Descripción: “La actividad consiste en desarrollar el planeamiento estratégico sectorial y operativo al interior del Pliego 010 del Ministerio de Educación, lo cual implica un proceso de reflexión estratégica que conduce a la formulación, revisión, actualización y evaluación del PESEM y PEI y un proceso de operativización a través de la formulación, seguimiento y evaluación de las actividades y acciones orientadas al logro de los objetivos cuyos resultados son el Plan Operativo Institucional, sus modificaciones y la evaluación de su cumplimiento”. − Objetivo de la Actividad Operativa (Anexo 05, 05-B) ú Objetivo (Anexo 05-A), establece qué se espera lograr con la ejecución de la actividad operativa / Proyecto. El objetivo de la actividad operativa debe ser un enunciado claro, preciso y responder a preguntas tales como: ¿Qué se espera lograr?, ¿Cuando? y ¿Para quién?. Asimismo, debe formularse con 13
  14. 14. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación verbos en infinitivo (Por ejemplo: Analizar, Contribuir, Definir, Determinar, Diseñar, Evaluar, Formular, Organizar, Proveer, Proporcionar, etc.). − Marco institucional (Sólo Anexo 05), tiene que ver con la pertinencia de la actividad operativa a realizar respecto al ámbito funcional de la dependencia ejecutante y con relación al conjunto de normas generales y/o particulares que rigen el desarrollo de las mismas. Por ejemplo: CC 0028: Marco institucional: La Secretaría de Planificación Estratégica es responsable del proceso de planeamiento estratégico y operativo institucional conforme a lo señalado en el ROF del MED (citar titulo, capitulo, apartado, numeral, etc). − Componentes (Sólo Anexo 05-A), en este apartado se debe registrar los componentes del proyecto conforme lo señalado en la declaratoria de viabilidad. Por ejemplo: Componentes de proyecto de infraestructura educativa - Gestión - Infraestructura - Equipamiento - Supervisión − Localización y beneficiarios, se utiliza en actividades/proyectos que producen un beneficio directo a una población objetivo tales como las acciones de capacitación, alfabetización, servicios educativos en general, distribución de material educativo, construcción y mejoramiento de infraestructura educativa, etc. La localización hace referencia al lugar en el cual se produce la intervención o se realiza la actividad operativa. La localización se debe expresar desde el punto de vista político- geográfico como: Región, provincia, distrito, centro poblado; así como, desde el punto de vista organizacional como: Dirección Regional de Educación, Unidad de Gestión Educativa Local, Centro Educativo. Los beneficiarios son aquellos que reciben las prestaciones o gozan de sus efectos. Por Ejemplo, para el CC 0028 Localización: No aplica Beneficiarios: No aplica Para la formulación 2011, las intervenciones de la Sede Central de alcance nacional deberán identificarse por Región a través de actividades a fin de identificar la localización geográfica de la intervención y los beneficiarios. Al interior de la actividad la distribución provincial y/o distrital se realizará utilizando el Anexo 11. Lo señalado en el párrafo anterior se aplicará a las siguientes intervenciones:  Dotación de material educativo para alumnos y docentes (No incluye directivas ni ningún otro documento normativo).  Equipos y materiales para IIEE, docentes y alumnos (equipos de computo, televisores, dvd, etc).  Capacitación docente y especialización docente (Sólo los programas desarrollados por el PRONAFCAP).  Capacitación de directivos (No se considerarán talleres ni reuniones de trabajo, con excepción de aquellos que se desarrollen como parte de la estrategia de capacitación en el marco de un programa de capacitación regular). 14
  15. 15. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación  Alfabetización/Continuidad educativa de la EBA, en este caso a cada meta se le debe imputar todos los costos directos e indirectos ligados al proceso de alfabetización/continuidad educativa de la EBA (Coordinadores, supervisores, alfabetizadores, materiales educativos de distribución gratuita, transporte de equipos, almacenaje, viáticos de los coordinadores, campañas de sensibilización).  Mantenimiento de infraestructura educativa.  Metas de proyectos con intervención multiregional (Pej. APROLAB II)  Servicios educativos financiados por la Sede Central (Programas radiales, EBA, etc) En el caso de la distribución de textos escolares para alumnos de educación primaria: Por ejemplo: Localización: Departamentos de Piura (CC 0001) y tumbes (CC 0002). La meta nacional se desagrega en tantas actividades como regiones beneficiadas se tenga. Provincias y/o distritos: Detalle en el anexo 11. Beneficiarios: Niños entre 06 y 11 años de las zonas indicadas (se detalla cantidad por unidad administrativa y/o geográfica). En el caso de una capacitación realizada en la ciudad de Arequipa a maestros de educación secundaria de 10 distritos de la región Arequipa: Localización: Ciudad de Arequipa Beneficiarios: 150 docentes de educación secundaria que laboran en los 10 distritos seleccionados (se detalla cantidad de docentes por distrito en el anexo 11). Debe tenerse en cuenta que la localización debe detallarse al nivel de la unidad mínima de intervención política-geográfica ú organizacional. Por ejemplo: Si se señala como lugar de intervención una región, se entiende que la intervención abarca a toda la región. Si la intervención abarca dos regiones, pero sólo 03 provincias de una de ellas, entonces debe crearse una actividad por región y detallarse en el anexo 11 las provincias intervenidas de cada una de las regiones. El nivel de detalle a registrar respecto de la localización y distribución de los beneficiarios al interior de la actividad (provincial o distrital) depende de los objetivos, diseño y de las posibilidades de seguimiento, monitoreo y control de la actividad. 3.3.3.Definición de la estrategia operativa de la intervención / Fundamentación Es una de las etapas más importantes del proceso de formulación operativa e implica el conocimiento general del contexto en el que se desarrollará la actividad operativa; así como, de los factores que podrían afectarla y de los recursos disponibles. Una estrategia operativa determinada condiciona en forma radical la definición de las tareas en las cuales se desagregará la actividad operativa. En ese sentido, un cambio de estrategia puede ocasionar la redefinición de todas las tareas y acciones planificadas con las consecuencias operativas, presupuestarias y administrativas que esto implica. La estrategia operativa no es otra cosa que responder a la pregunta: ¿Cómo se va a lograr alcanzar la meta propuesta?. Para poder responder adecuadamente a esta interrogante, debe tenerse en cuenta tanto los recursos disponibles como las restricciones existentes. En cualquier caso la respuesta debe ser clara y concreta. 15
  16. 16. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación Para lograr la meta prevista se pueden tener varias alternativas (estrategias) disponibles. Un primer paso implica definir qué alternativas disponibles son posibles teniendo en cuenta las restricciones existentes (temporales, financieras, administrativas, normativas, políticas, etc.). En un segundo momento se debe definir de entre las alternativas posibles cual de ellas es la más eficiente para el logro de la meta. Por ejemplo, en el caso del CC 0028: Estrategia operativa: Sensibilizar y lograr el apoyo de la Alta Dirección para un trabajo coordinado y conjunto de difusión e implantación de una cultura de planificación a través de eventos de capacitación y discusión para lograr el involucramiento de los agentes que participan en el proceso de planificación. Integrar y desarrollar procedimientos y sistemas para los procesos de formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de los procesos de planificación, logísticos y presupuéstales en torno al logro de los objetivos plasmados en el Plan Operativo Institucional. Sistematizar y simplificar el marco normativo interno con la finalidad de facilitar la mejor comprensión y ejecución de los procesos de planificación de los usuarios, asimismo, mejorar las herramientas de apoyo informático haciéndolas más sencillas y amigables. Debe tenerse presente que en el caso de las actividades administrativas (permanentes) la estrategia operativa debe buscar mayor eficiencia en los procesos toda vez que éstos, en la mayor parte de casos, están determinados por normas específicas. El sustento de la selección de la alternativa más eficiente constituye la fundamentación de la estrategia operativa. Por Ejemplo: Actividad operativa: Capacitación docente Estrategias alternativas:  Tercerizar la capacitación a través de una institución externa capacitadora  MED lleva a cabo la capacitación  Capacitación a través de talleres  Capacitación a través de modalidades no presenciales Luego de analizar las alternativas se determina lo siguiente:  La tercerización requiere buena planificación y que el proceso se inicie con bastante antelación. Es posible.  Que el MED lleve a cabo la capacitación requiere una muy buena capacidad instalada, administrativa y logística para lograr coordinar y supervisar todos los detalles del proceso. Es posible.  Los talleres no tienen ni la profundidad, ni la duración, ni la continuidad necesarias para cubrir el objetivo. No es posible.  Las modalidades no presenciales no tienen la cobertura necesaria para alcanzar el objetivo. No es posible. De las alternativas posibles (2) se selecciona tercerizar la capacitación debido a lo siguiente:  El proveedor se encarga de todo y cuenta con experiencia  El MED puede centrarse en el monitoreo y evaluación  Se cuenta con cobertura legal, a través de las garantías estipuladas en el contrato, para los casos de incumplimiento  Calidad uniforme  Costos competitivos Cuando se trata de Proyectos de Inversión Pública la estrategia operativa podría estar definida en los estudios de preinversión, en cuyo caso se debe detallar tal cual se determinó en el proyecto declarado viable. En caso que la estrategia no se haya definido completamente en el proyecto, su definición se realizará dentro de los parámetros establecidos en la declaratoria de viabilidad. 3.3.4. Definición de tareas y contribución a acuerdos o compromisos Una vez definida la estrategia operativa se procede a la cuantificación física y financiera de la Actividad Operativa y de las tareas a desarrollarse para el cumplimiento de la actividad operativa. 16
  17. 17. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación Las tareas deben definirse de acuerdo a la estrategia operativa adoptada y siguiendo un ordenamiento lógico y secuencial. En el caso de actividades de tipo permanente las tareas se definen de acuerdo a las funciones, prestaciones y/o servicios que brinda el área responsable. − Para la determinación de la Unidad de Medida de la Actividad Operativa se debe tener en cuenta los siguientes criterios:  Ser consistente con la actividad y estar incluida en la tabla de Unidades de Medida del Ministerio de Economía y Finanzas (Anexo 2). Por ejemplo: En el caso de capacitación docente, la unidad de medida debería ser “docente capacitado” y no “evento”.  La Unidad de Medida, debe permitir evaluar adecuadamente el avance en el cumplimiento de la meta. Por ejemplo: En el caso de mantenimiento de colegios podría utilizarse como unidad de medida “IIEE”; sin embargo, si se utilizase “Entidad”, esta unidad de medida no permitiría hacer un seguimiento adecuado porque la evaluación del avance sería engañosa dependiendo de cuantos colegios (IIEE) incluya cada Entidad.  En muchos casos en la tabla del MEF no se encuentra la unidad de medida óptima, lo cual generalmente se soluciona utilizando la unidad de medida que más se aproxima a lo deseado y añadiendo una explicación adicional en la definición de la Actividad Operativa ligada a la meta presupuestaria. Por ejemplo: Finalidad: Dotación de material educativo para educación primaria Unidad de medida óptima: textos distribuidos Unidad de medida MEF: Unidad La unidad de medida “Unidad” en este caso se entiende como “textos distribuidos”, lo cual se explica en el apartado “Detalle de la meta física” al momento de registrar el Plan Operativo en el módulo de planificación del SIGA MED BAAN.  En ningún caso debe definirse como unidad de medida “mes” y programar una cantidad de 12, correspondiente a los 12 meses del año. Esto significa que se funciona con el único objetivo de que transcurra el tiempo y no permite una medida del producto o resultado final y su contribución al objetivo, toda vez que siempre se cumplirá con la meta programada. − Para la determinación de las tareas se debe tener en cuenta lo siguiente:  La definición de la unidad de medida y cantidad de la tarea, al igual que en el caso de la actividad, debe realizarse cuidadosamente (Revisar las consideraciones técnicas en el Anexo 13).  En los casos que amerite, las actividades operativas contendrán una tarea denominada “Dirección y apoyo administrativo”, en la cual se programarán solamente los gastos relacionados al personal directivo y administrativo, y gastos operativos para el funcionamiento de la Unidad. Sin embargo, debe precisarse que dicha tarea por si sola no asegura el cumplimiento de la actividad operativa.  La relación de la(s) tarea(s) al tipo de Uso del SIGA – MEF (Consumo, Apoyo Social, Recursos Humanos, Para Producción, Venta y Todos) − Para la realización de las tareas es necesario disponer de recursos (financieros, materiales, humanos). Los recursos derivan en requerimientos y el conjunto de éstos con su debida programación definen el Cuadro de Necesidades, el cual es el insumo para la formulación el Plan Anual de Contrataciones (PAC) del Pliego. Ejemplos: CC 0028: Planeamiento Estratégico y Operativo Institucional del MED 17
  18. 18. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación Al ser la actividad operativa de tipo permanente, las tareas se definirían como sigue:  Formulación, seguimiento y evaluación del Plan Operativo, UM = Documentos, cantidad = 35  Sistematización normativa, UM = documentos, cantidad = 06  Sensibilización y difusión, UM = evento, cantidad = 4 Capacitación docente:  Preparación de especificaciones, UM = documento, cantidad = 1  Selección de Instituciones capacitadoras, UM = contrato firmado, cantidad = 05  Preparación de la capacitación, UM = documento, cantidad = 05  Ejecución de la capacitación, UM = docente capacitado, cantidad = xx  Seguimiento y monitoreo, UM = informe, cantidad = 05  Evaluación de resultados, UM = informe, cantidad = 05 Contribución a Acuerdos y Compromisos Multisectoriales y Nacionales − El anexo 08 contiene las políticas y objetivos relacionados con los acuerdos y compromisos a ser monitoreados en su cumplimiento durante la ejecución del Plan Operativo 2011. − Para tal efecto, se procederá a identificar la contribución de la actividad y de las tareas que la conforman con respecto a los siguientes acuerdos y compromisos multisectoriales y nacionales:  Plan Nacional de Acción por la Infancia y la Adolescencia (PNAIA)  Programa Integral de Reparaciones (PIR)  Acuerdo Nacional (AN)  Plan Nacional de Igualdad de Oportunidades entre mujeres y varones (PIO)  Plan Nacional Contra la Violencia hacia la Mujer (PNCVM)  Plan Nacional de Educación para Todos (EPT)  Políticas Nacionales (PN) − La identificación se realizará en el formato de la Ficha Técnica de la Actividad Operativa (Anexo 05), a nivel de actividad y tarea, señalando en el recuadro correspondiente el número ó código del compromiso o acuerdo al cual contribuye. 3.4. Anexo 05-C (Sólo para proyectos de inversión) En el caso de las actividades a desarrollarse en el marco de los proyectos de inversión financiados por el tesoro público y/o por contratos de préstamo (Por ejemplo: Obras de Infraestructura Educativa de OINFE), éstas deben corresponder estrictamente a lo establecido en la declaratoria de viabilidad aprobada por los órganos competentes en función del nivel de estudio y de ser pertinente lo señalado en el contrato de préstamo correspondiente. En este Anexo, se debe registrar el resumen del proyecto, la cantidad y el monto aprobado de acuerdo a los componentes definidos en la declaratoria de viabilidad, tanto para la Ficha Anexo 05-A y Ficha Anexo 05-B. Se debe seguir la siguiente secuencia: Programación de Meta Física: − Componente / Actividad, se debe registrar la descripción del componente y de la actividad del proyecto Por ejemplo: Sustitución de la Infraestructura y Equipamiento de la Institución Educativa Nº 81025 José Antonio Encinas – Víctor Larco Herrera – Trujillo – La Libertad. 18
  19. 19. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación Componente: Equipamiento / Actividad: Equipamiento de la II.EE. N° 81025 José Antonio Encinas − Unidad de Medida, se debe registrar la unidad de medida aprobada para cada componente y actividad del proyecto. Por ejemplo: Sustitución de la Infraestructura y Equipamiento de la Institución Educativa Nº 81025 José Antonio Encinas – Víctor Larco Herrera – Trujillo – La Libertad. Equipamiento de la II.EE. N° 81025 José Antonio Encinas; Unidad de Medida = Modulo − Cantidad de viabilidad, se debe registrar la cantidad aprobada por la DGPM en el estudio que corresponda para cada meta del proyecto. Por ejemplo: Sustitución de la Infraestructura y Equipamiento de la Institución Educativa Nº 81025 José Antonio Encinas – Víctor Larco Herrera – Trujillo – La Libertad. Equipamiento de la II.EE. N° 81025 José Antonio Encinas; Cantidad = 642 − Ejecución acumulada al ejercicio n-1(se asume el ejercicio “n” como el ejercicio en curso al momento de formular el presupuesto, en ese sentido la formulación corresponde al ejercicio “n+1”), se debe registrar la cantidad física de la meta acumulada al ejercicio n-1 (año 2009): Por ejemplo: Sustitución de la Infraestructura y Equipamiento de la Institución Educativa Nº 81025 José Antonio Encinas – Víctor Larco Herrera – Trujillo – La Libertad. Equipamiento de la II.EE. N° 81025 José Antonio Encinas Ejecución acumulada ejercicio n-1 (hasta el año 2009) = 0 Modulo − Proyección al Cierre del ejercicio n (2010), se debe registrar la cantidad de ejecución acumulada que se espera lograr al cierre del ejercicio n (año 2010): Por ejemplo: Sustitución de la Infraestructura y Equipamiento de la Institución Educativa Nº 81025 José Antonio Encinas – Víctor Larco Herrera – Trujillo – La Libertad. Equipamiento de la II.EE. N° 81025 José Antonio Encinas Proyección al Cierre del ejercicio n (2010) = 0 Modulo − Programado (Ejercicio n+1), se debe registrar la programación mensualizada de la cantidad de metas físicas que se espera ejecutar en el ejercicio n+1 (2011): Por ejemplo: Sustitución de la Infraestructura y Equipamiento de la Institución Educativa Nº 81025 José Antonio Encinas – Víctor Larco Herrera – Trujillo – La Libertad. Equipamiento de la II.EE. N° 81025 José Antonio Encinas Cantidad de viabilidad = 642 Módulo Programado ejercicio n+1 (2011) = 642 Módulo − Saldo al cierre del ejercicio n+1 (2011), se debe registrar la cantidad de meta físicas que quedaría pendiente de ejecutar si se cumpliese con la ejecución acumulada programada al cierre del ejercicio n+1 (2011): 19
  20. 20. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación Por ejemplo: Sustitución de la Infraestructura y Equipamiento de la Institución Educativa Nº 81025 José Antonio Encinas – Víctor Larco Herrera – Trujillo – La Libertad. Equipamiento de la II.EE. N° 81025 José Antonio Encinas Programado 2011 = 642 Modulo Ejecución acumulada programada al cierre ejercicio 2011 = 642 Modulo Saldo al cierre 2011 = (Cant de viabilidad) – (Ejec. acum. Prog ejercicio n+1) Saldo al cierre ejercicio n+1 (2011) =642 –642 = 0, es decir, al cierre 2011 se espera ejecutar el 100% de la meta definida para el proyecto. Programación de Meta Financiera: Al igual que para la programación de metas físicas, deben corresponder estrictamente a lo establecido en la declaratoria de viabilidad aprobada por los órganos competentes en función del nivel de estudio y, de ser el caso, a lo señalado en el contrato de préstamo ó convenio correspondiente. En este Anexo se debe registrar los resultados financieros del proyecto, los montos aprobados por componente y actividad de acuerdo a lo declarado viable; la ejecución acumulada al ejercicio n-1 (2009); la proyección de ejecución acumulada al cierre del ejercicio n (2010) y la programación propuesta para el ejercicio n+1 (2011). Para el registro se procede igual a lo indicado para las metas físicas. Con el registro de la Meta Financiera se concluye el llenado de los datos de la Ficha Anexo 05-C. Cabe destacar que para el caso de proyectos de inversión financiados con Crédito Externo y/o Recursos de Tesoro, las Fichas correspondientes al Anexo 06, 07, 11 y C, serán las mismas utilizadas en las actividades regulares del Ministerio de Educación. 3.5. Elaboración del cronograma desagregado de tareas y determinación de recursos a utilizar para alcanzar la meta (Anexo 06, 07 y C) Una vez definidas las tareas se procede a elaborar el cronograma de ejecución de la actividad (Anexo 06), para lo cual (y para la posterior determinación de recursos) será necesario desagregar las tareas en sub-tareas o acciones, para lo cual se debe tener en cuenta lo siguiente: − Con anterioridad a la elaboración del Cronograma de ejecución es necesario determinar si alguna de las actividades operativas presenta una fecha límite de ejecución, es decir, una fecha en la que, por algún motivo, ya debe haber sido iniciada o finalizada. En estos casos la programación se hará a partir de esa restricción y para cumplir con ella. − Es importante que el desagregado de las tareas se desarrolle al mayor detalle posible con la finalidad de evitar omitir acciones, requisitos o procedimientos importantes; y para obligar a la Unidad Operativa a la planificación minuciosa de cómo se ejecutará la actividad. − Las tareas a su vez pueden desagregarse en acciones, las cuales representan un nivel de detalle mucho más específico, una serie de etapas (sub tareas o acciones) secuenciales y relacionadas entre sí, las mismas que deben ejecutarse para contar con los insumos necesarios para el cumplimiento de cada tarea. No se debe confundir acciones con tareas, una acción es un acto sencillo y básico (llenar un formato, actualizar un software, armar un expediente, etc). − La desagregación y programación temporal de las tareas debe realizarse teniendo en cuenta los plazos de los procedimientos administrativos tanto internos (Preparación de materiales, elaboración de Especificaciones Técnicas, contenidos curriculares, 20
  21. 21. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación aprobaciones, etc) como externos (Estudio de mercado, proceso de selección, firma de contratos, aprobaciones de Alta Dirección ú otras instancias, disponibilidad presupuestal, actualización del Plan Operativo Anual, etc) a la dependencia responsable. − En el caso de los plazos de los procedimientos ligados a las contrataciones y/o adquisiciones, éstos serán definidos en coordinación con la Unidad de Abastecimiento. En el caso del resto de procedimientos y trámites las áreas usuarias pueden estimar los tiempos en base a su experiencia. − De acuerdo con la información generada anteriormente, será posible listar las tareas, subtareas o acciones de la actividad operativa, su ordenamiento lógico y secuencial, y estimar la duración de las mismas (fecha probable de inicio y fin), considerando las unidades de tiempo que se asigne (mes, trimestre, semestre, año). − Para la mejor elaboración del cronograma desagregado de tareas y el monitoreo de su avance se ha planteado un formato de trabajo para el uso de la Unidad Operativa (Anexo 06), que no constituye sino la desagregación de las TAREAS, expresadas en un Diagrama de Gantt conforme a un calendario, de manera tal que se pueda visualizar el inicio, término y periodo de duración de cada actividad, tarea, subtarea o acción, requerido para la ejecución de un trabajo. − Asimismo, sobre la base de las tareas desagregadas, se deberá precisar los recursos (financieros, humanos, materiales, servicios) necesarios para llevarlas a cabo; en cada caso, además de la descripción del requerimiento y el momento de aplicación, será necesario definir:  El número de unidades o servicios requeridos.  El número de períodos en los que se necesitan las respectivas unidades (cuando sea aplicable); este es el caso de entregas y/o pagos periódicos tales como el caso de suministros o los sueldos y salarios.  Determinar el costo (unitario y/o total) de cada requerimiento. − Para la definición de recursos en el marco de las actividades operativas permanentes correspondientes a las Oficinas de Administración de las Unidades Ejecutoras, se deberá tener en cuenta lo siguiente:  Pagos al personal y obligaciones sociales  Planilla continua, aguinaldos y escolaridad.  Planilla de reingresantes, por mandato expreso.  Pagos de obligaciones previsionales  Bienes y servicios básicos  Servicios básicos: energía eléctrica, agua, telefonía, otros servicios de comunicaciones (Internet, líneas dedicadas, etc) impuestos y arbitrios municipales.  Servicios complementarios: Vigilancia, limpieza, mantenimiento, etc  Otros servicios: Gastos Notariales, publicaciones, etc.  Caja chica, fondos para pagos en efectivo.  Deudas reconocidas mediante sentencias judiciales / extrajudiciales que tengan calidad de cosa juzgada.  Deudas de ejercicios anteriores que mantienen con las municipalidades por concepto de arbitrios impagos.  Saneamiento legal de locales escolares y otras propiedades del Ministerio. Con la finalidad de organizar y facilitar el trabajo a la Unidad Operativa durante el proceso de determinación de recursos se ha desarrollado el Anexo 07, el cual tendrá como insumo el cuadro de necesidades, cuyo proceso es regulado por la Oficina de Administración de la Sede Central, o la que haga sus veces. En relación a los campos correspondientes a Genérica, 21
  22. 22. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación Subgenéricas y Específicas de gasto, cualquier consulta al respecto deberá ser coordinada con la Unidad de Presupuesto. Culminada la elaboración por parte de las Unidades Operativas, del Anexo 05, Anexo 05-A, Anexo 05-B, Anexo 05-C, Anexo 06, Anexo 07, Anexo 11 y Anexo C, se procederá a remitir dichos formatos debidamente visados a la Unidad de Programación, información que será utilizada para la formulación del Proyecto de Plan Operativo Institucional. 3.6. Revisión y Ajuste de la meta presupuestaria asociada a la Actividad Operativa Sobre la base de la asignación presupuestaria (techos presupuestales) realizada por el MEF para el Ministerio de Educación, corresponde a las Unidades Operativas proceder a realizar la verificación y los ajustes correspondientes a las metas de las Actividades Operativas propuestas (Estructura Funcional Programática, unidad de medida y/o cantidad), o la definición de nuevas Actividades Operativas de ser el caso debido a una mayor asignación de recursos respecto a lo solicitado. Producto de la revisión, puede detectarse la necesidad de: − Modificar la unidad de medida y/o la cantidad de meta física de la actividad, o ajustes por una asignación presupuestaria que difiere de la cantidad de recursos solicitados inicialmente. − Generar una nueva actividad, esta alternativa sólo es procedente en casos excepcionales y debidamente sustentados:  Cuando es necesario diferenciar un conjunto de acciones que contribuyen al objetivo pero que no se reflejan en la actividad existente.  Cuando se presentan cambios de estrategia para el logro de los objetivos (lo cual se origina por diversos factores).  Cuando se ha asignado recursos para la ejecución de Actividades específicas no contempladas en la Demanda Global.  Cuando la meta ha sido formulada en forma errónea. Los ajustes a la unidad de medida y/o cantidad de meta física de una actividad; así como, la propuesta de nuevas Actividades Operativas, se realizará utilizando el Anexo 04, debiéndose señalar claramente el sustento de dicha modificación. Cabe señalar, que el Anexo 04 se elabora por Unidad Operativa. Una vez definidas las Actividades y tareas, se realizará un primer registro de información en el sistema BAAN conforme el procedimiento señalado en el Anexo 09. Asimismo se remitirá a los sectoristas de la Unidad de Programación el formato de trabajo “Ficha Técnica de la Actividad Operativa” (Anexo 05) debidamente firmado por el responsable de la Unidad Operativa. A partir de la información relativa a las actividades operativas registradas en el sistema BAAN y correspondientes al proyecto de plan operativo, la OGA a través de la Unidad de Abastecimiento podrá iniciar el registro del cuadro de necesidades, insumo del Anexo 07 y el proceso de formulación del PAC institucional. 3.7. Ajustes a las actividades / tareas luego de la aprobación de la Ley Anual de Presupuesto 2011 Luego de aprobada la Ley Anual de Presupuesto y definida la asignación presupuestal para cada actividad operativa (meta presupuestaria) de las Unidades Ejecutoras de la Sede Central, se pueden presentar las siguientes situaciones: 22
  23. 23. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación − Se confirme la asignación presupuestal proyectada para la actividad operativa, en cuyo caso se puede pasar inmediatamente al registro de la mensualización del presupuesto conforme lo indicado en el anexo 10. − Se haya realizado modificaciones (recorte o incremento) a la asignación presupuestal proyectada de la actividad operativa, en cuyo caso deberá procederse a un ajuste tanto en la programación operativa como en el proyecto de PAC. El ajuste se realizará de la siguiente forma: − En caso se trate de un recorte ligero se deberá tratar de no afectar la meta programada y centrar el ajuste en las tareas o acciones de apoyo (reducir materiales de oficina, servicios diversos, viajes, etc). − En caso se trate de recortes significativos se deberá reducir la meta, modificar la estrategia operativa o una combinación de ambas. − En caso se trate de un incremento ligero se deberá tratar de incrementar la meta. − En caso se trate de un incremento significativo se deberá revisar la estrategia operativa para evaluar si en el nuevo escenario la estrategia planteada resulta la más adecuada. Luego de ello se podrá replantear la meta o incrementar la calidad o el alcance de la intervención. − Una vez replanteada la actividad operativa se pasará a realizar los ajustes en el cuadro de necesidades. − Culminados los ajustes en los cuadros de necesidades, la Unidad de Abastecimiento o el área equivalente procederá a realizar los ajustes en el proyecto de formulación del PAC. − A partir del cuadro de necesidades y del PAC, se realizará la mensualización de los compromisos. − Las Unidades Operativas completarán el registro de la información del POI en el Sistema BAAN conforme lo indicado en el Anexo 10. Asimismo, se remitirá a la Unidad de Programación todos los formatos de formulación de Plan Operativo que sustenta el Presupuesto Institucional de Apertura, debidamente visados, así como los reportes de Plan Operativo emitidos por el Sistema BAAN suscritos por el responsable de la Unidad Operativa. − Finalmente, una vez cumplido lo señalado, quedarán expeditos para su presentación y aprobación el PIA, el POI y el PAC. 3.8. Programación de requerimientos de bienes, servicios y obras (cuadro de necesidades) a cargo de Unidad de Abastecimiento En función a la necesidad de recursos definida en el punto 3.3, las Unidades Operativas deberán elaborar su cuadro de necesidades, proceso normado y dirigido por la Unidad de Abastecimiento de la Oficina de Administración o quien haga sus veces. En lo que respecta a la planificación operativa, debe tenerse en cuenta lo siguiente: − Para el registro del cuadro de necesidades es necesario que el POI este revisado (Consignando únicamente la información señalada en el anexo 09). − Los cuadros de necesidades se elaborarán por actividad operativa y fuente de financiamiento, y al interior de estos debe registrarse la tarea a la cual está asignado el bien o servicio programado. − Cuando un bien o servicio sea requerido para más de una tarea, se deberá realizar un registro independiente por cada tarea. − Las Unidades Operativas usuarias deberán registrar paralelamente a los cuadros de necesidades los gastos fijos y las obligaciones de pago contraídas para el 2011, para lo cual se deberá tener en cuanta lo siguiente:  CAS 23
  24. 24. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación  Contratos que mantendrán su vigencia durante el 2011  Procesos de selección en curso o ejecutados que comprometerán recursos del 2011  Viáticos y asignaciones  Publicaciones en “El Peruano”  Fondos para pagos en efectivo y/o caja chica  Servicios públicos a cargo de la Unidad Operativa  Deudas La Oficina de Administración o área equivalente:  Subvenciones  Transferencias La Unidad de Personal o área equivalente:  Sueldos y salarios  Obligaciones previsionales  Otros gastos relativos a pagos a personal o subvenciones La Unidad de Abastecimiento o área equivalente:  Servicios públicos (Luz, agua, telefonía y comunicaciones, arbitrios, gastos de saneamiento legal de locales del MED, otros impuestos)  Contratos de servicios complementarios y permanentes administrados por la Unidad que mantendrán su vigencia durante el 2011 (Vigilancia, limpieza, mantenimiento, etc)  Pagos por laudos arbítrales o sentencias judiciales. 3.9. Formulación del Plan Anual de Contrataciones (PAC) y determinación de la distribución mensualizada de compromisos en coordinación con la Unidad de Abastecimiento o área equivalente Una vez elaborados los anexos 06 y 07 y registrados los cuadros de necesidades la Unidad de Abastecimiento elaborará el PAC en base a los requerimientos de bienes y servicios programados. Al respecto debe tenerse en cuenta lo siguiente: − La formulación del PAC debido a las restricciones administrativas u operativas propias de las operaciones logísticas puede generar modificaciones en la programación física y/o financiera de las Actividades Operativas y/o de las tareas. − Dichas modificaciones conforme se vayan presentando deberán ser coordinadas con el área usuaria y con la Unidad de Programación para que, de ser necesario, se actualice la programación de tareas y/o metas físicas. − Los sectoristas de la Unidad de Programación estarán a disposición de las Unidades Operativas en forma permanente para las coordinaciones a que hubiese lugar y mantendrán coordinación permanente con los responsables del proceso en la Unidad de Abastecimiento o equivalente. Asimismo, en esta etapa se determinará la programación mensualizada de compromisos, para la cual, la Unidad de Abastecimiento o área equivalente, conjuntamente con la formulación del PAC 2011, determinará las fechas proyectadas de compromiso de los procesos de selección programados en el PAC. Asimismo, la Unidad de Presupuesto en coordinación con las Unidades de Abastecimiento y Personal de la Oficina de Administración o áreas equivalentes, definirán la mensualización de gastos fijos, compromisos adquiridos y todos los conceptos que no se hayan incluido en el PAC 2011. La distribución mensualizada de compromisos agregados a nivel de Unidad Ejecutora corresponderá al presupuesto mensualizado y a la propuesta inicial de calendario de compromisos una vez se hayan realizado los ajustes luego de la aprobación de la Ley Anual de Presupuesto. 24
  25. 25. Guía Metodológica para la Formulación del Plan Operativo Institucional 2011 Sede Central - Ministerio de Educación 25
  26. 26. ANEXOS − Anexo 01: Diagrama de Flujo del Proceso − Anexo 02: Tabla de unidades de medida − Anexo 03: Estructura Funcional asociada a las Unidades Operativas − Anexo 04: Formato de creación / modificación de Meta Presupuestaria − Anexo 05: Ficha Técnica de la Actividad Operativa (Meta Presupuestaria) − Anexo 06: Cuadro de Desagregación de Tareas (Diagrama de Gantt) − Anexo 07: Cuadro de Asignación de Recursos − Anexo 08: Acuerdos y Compromisos Multisectoriales y Nacionales − Anexo 09: Primera etapa de registro en el BAAN − Anexo 10: Registro de ajustes y de la mensualización presupuestal en el sistema BAAN − Anexo 11: Cuadro de Distribución Regional − Anexo 12: Objetivos estratégicos y Líneas de Acción − Anexo 13: Consideraciones Técnicas − Anexo 14: Matriz de Indicadores de Producto

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