Guia pratico do programa 5 s [ e 2 ]

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Guia pratico do programa 5 s [ e 2 ]

  1. 1. GUIA PRÁTICO DO PROGRAMA 5S ? SUMÁRIO ? INTRODUÇÃO .................................................................................................................... 03 ? O PROGRAMA 5S .............................................................................................................. 04 ? SENSO DE SELEÇÃO ....................................................................................................... 05 ? SENSO DE ORDENAÇÃO .................................................................................................. 06 ? SENSO DE LIMPEZA ......................................................................................................... 10 ? SENSO DE BEM-ESTAR .................................................................................................... 11 ? SENSO DE DISCIPLINA ..................................................................................................... 12 ? VOCÊ PRATICA O 5S ? ...................................................................................................... 13 ? CONCLUSÃO ..................................................................................................................... 14 ? BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................... 15
  2. 2. Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 FL - 2 ? INTRODUÇÃO Este Guia Prático do Programa 5S foi elaborado com o objetivo de facilitar a execução do Programa de Gestão Pela Qualidade Total do 2º CTA. ? Programa 5S do ponto de vista organizacional, deve ser implementado com o objetivo específico de melhorar as condições de trabalho e criar o “ Ambiente da Qualidade”. Após muita reflexão sobre como iniciar programas de Qualidade e produtividade, vários especialistas têm concluído que, antes de mais nada, é preciso uma ampla faxina no sentido físico e mental. ? ONDE ENCONTRAR ? ? Arquivos na Intranet : pasta Escritório da Qualidade Total ? Correio eletrônico: Será enviada uma cópia deste manual para todas os facilitadores e multiplicadores. ? Impresso: no Escritório da Qualidade Total. ? Área de descarte: Todas as Divisões deverão deixar o material inservível no Sec Mat / Almox. ? QUEM SOMOS? ? COMISSÃO DE DIREÇÃO GERAL (CDG): FUNÇÃO PARTICIPANTE Coordenador Ch do 2º CTA Presidente Executivo Sb Ch do 2º CTA Gerente do projeto Ch Div Adm Gerente Executivo do progeto Ch Eqt MISSÃO: Planejar, instruir e orientar o desenvolvimento do Programa de Gestão Total pela Qualidade no 2º CTA . ? COMISSÃO EXECUTIVA (CE) FUNÇÃO PARTICIPANTE O QUE FAZ FACILITADOR Chefes de Divisão Facilita e dá meios para os multiplicadores e colaboradores trabalharem em prol da qualidade total MULTIPLICADOR Chefes de Seções e Setores Adquire conhecimentos e repassa aos companheiros de Seção, incentivando-os à prática. COLABORADORES Todos Colaboram para a manutenção e desenvolvimento da qualidade total
  3. 3. Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 FL - 3 O PROGRAMA “5S” O 5S é a preparação do ambiente físico e comportamental para o desenvolvimento da Qualidade Total. JAPÃO BRASIL DEFINIÇÃO SEIRI SENSO DE SELEÇÃO - Selecionar os documentos, materiais, equipamentos necessários dos desnecessários, visando a utilização racional. SEITON SENSO DE ORDENAÇÃO - Efetuar a arrumação dos objetos, materiais e informações úteis, de maneira funcional, possibilitando acesso rápido e fácil. SEISO SENSO DE LIMPEZA - Limpar é eliminar a sujeira inspecionando para descobrir e atacar as fontes de problemas. SEIKETSU SENSO DE BEM-ESTAR - Eliminar fatores que possam atuar negativamente sobre os indivíduos no ambiente de trabalho. SHITSUKE SENSO DE DISCIPLINA - Conscientizar as pessoas da necessidade de buscar o autodesenvolvimento e consolidar as melhorias alcançadas com a prática dos 4S anteriores ? “OS DEZ MANDAMENTOS DOS 5S” I. Ficarei com o estritamente necessário. II. Definirei um lugar para cada coisa. III. Manterei cada coisa no seu lugar. IV. Manterei tudo limpo e em condições de uso. V. Combaterei as causas de sujeira. VI. Identificarei toda situação de risco. VII. Trabalharei com segurança. VIII. Questionarei toda norma ou padrão até entendê-lo. IX. Procurarei formas de melhorar meu trabalho. X. Honrarei todos os compromissos.
  4. 4. Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 FL - 4
  5. 5. Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 FL - 5 SENSO DE SELEÇÃO “Tenha SÓ o necessário, na quantidade certa”. ? O QUE FAZER: ? Separar o útil do inútil, fazendo a pergunta quando eu uso ? ? Toda hora; ? Todo dia; ? Periodicamente; ? Eventualmente; ? Não é utilizado - descartar. ? Como posso DESCARTAR ? ? Trocando ? Vendendo ? Recuperando ? Recolhendo ao Almoxarifado ? Colocando no lixo ? Etc. ? IMPORTANTE: ? Observe todos os locais, não deixe escapar nada: objetos, máquinas, móveis, papeis desatualizados e sem utilização; ? Depois de remover as coisas consideradas inúteis, verifique se não é útil para outra pessoa ou Seção. ? Não esqueça de solicitar descarga ou desrelacionamento, do material a ser descartado. ? BENEFÍCIOS: ? Utilização mais racional do espaço; ? Eliminação do excesso de ferramentas, armários, estantes, documentos de validade limitada; ? Eliminação do tempo de procura de documentos e materiais; ? Facilidade de controle da carga. ? DICAS: ? Inicie pela sua mesa e/ou armário; ? Mexa em cada arquivo, pasta, jornal. Procure, a princípio, reduzir, jogando o máximo possível fora. Desfaça-se das velhas versões de manuais, procedimentos e catálogos. Livre-se de toda 2ª, 3ª ou 4ª cópia de itens e de qualquer informação que tenha uso. Esqueça o que não é válido. Use o computador, imprima o mínimo necessário, remeta seu Doc pela INTRANET, através do OUTLOOK EXPRESS ou pelo PROTWEB. ? MODELO:
  6. 6. Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 FL - 6 Uma forma de selecionar é retirando todos os objetos do ambiente, classificando e retornando somente aqueles realmente necessários, armazenando-os de acordo com sua freqüência de uso (ver anexo na pasta Seleção). SENSO DE ORDENAÇÃO “Use o bom senso”. ? CAMPANHA: “UM É MELHOR” A campanha do “um é melhor” é um meio de dinamizar as operações e facilitar o gerenciamento. Basicamente, é uma forma de evitar a redundância, na medida em que afasta o não-essencial e reforça a essência, por exemplo: ? Localização única (manter cada arquivo em um único local); ? Processamento de um dia (evita acúmulo de Serviço); ? Projetos com um arquivo (consolidação de arquivos); ? Reuniões de uma hora (limitar reuniões a uma hora); ? Documentos de uma página; ? Telefonemas de um minuto; ? Tarefas com o uso de uma ferramenta (limitar o número de ferramentas a, no máximo, uma por pessoa); ? Arquivamento de uma cópia (manter apenas o documento original e não fazer várias cópias). ? COMO FAZER: ? Após a seleção é preciso dispor o material de acordo com a freqüência de uso: MATERIAL PROVIDÊNCIAS Necessário e de uso freqüente ? Mantê-lo o mais próximo possível do usuário. Necessário e de uso esporádico ? Mantê-lo em instalações centrais que permitam uma otimização do uso. Necessário, porém precisa de recuperação ? Recuperá-lo em função do custo/benefício e da disponibilidade financeira. Desnecessário, porém útil para outras pessoas ou seções ? Fornecê-lo para interessados ou transferindo a carga Desnecessário, porém útil para outros fins ? Adaptá-lo ou aliená-lo Desnecessário e inútil ? Expor o material durante um período definido para possíveis interessados; ? Descartá-lo.
  7. 7. Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 FL - 7 MATERIAL PROVIDÊNCIAS Manuais de instrução, legislações e documentos ? Crie um arquivo para todos os tipos de documentos e agrupe por assunto. Materiais extras de expediente ? Colocá-los em armário ou de volta no almoxarifado. Provérbios ou citações ? No máximo dois por mural. Jogue fora outros ou coloque no arquivo pessoal (cuidado com a bagunça visual). Materiais promocionais ? Pesos de papéis, relógios, etc. Guarde no armário e reveze quando novos chegarem. ? CÓDIGO DE CORES: Serve para padronizar e facilitar a identificação das carteiras de trabalho das Seções/Escalões e demais controles das mesmas. 01. IDENTIFICAÇÃO EXTERNA DAS DIVISÕES/SEÇÕES (previamente determinada): Para identificar a porta externa das Seções e Escalões, utilizar o código de cores abaixo: COR NOME DA COR DIVISÃO Verde escuro Chefe e Subchefe Marrom Div Op Azul Div Tec Vermelho Sec Infor Especificações (modelo nos anexos da pasta Ordenação): ? Fonte: arial (azul) ? Cor de fundo: branca ? Cor da tarja: código de cores acima ? Posição na porta: abaixo do símbolo do 2º CTA. ? Modelo: DIVISÃO ADMINISTRATIVA EQT - ESCRITÓRIO DA QUALIDADE TOTAL
  8. 8. Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 FL - 8 02. IDENTIFICAÇÃO INTERNA DA SEÇÃO/SETOR Cada carteira deve ter a sua cor e identificação dos arquivos, pastas e armários de acordo com a atividade que exerce. ? IMPORTANTE: Todas as identificações deverão seguir ao padrão descrito nos modelos constantes dos anexos para identificação de armários, gavetas, manuais, objetos sobre a mesa, pastas, etc: ? Fonte: arial ? Cor da fonte e borda: código de cores (determinado pelos integrantes da Seção) ? Cor de fundo: branco ARQUIVOS ? Maneira mais efetiva de se etiquetar uma pasta; ? Utilize o código de cores na fonte ou da maneira que identifique melhor o responsável pelo arquivo. ? Maneira menos efetiva de se etiquetar uma pasta, a não ser que a pasta seja arquivada deitada ? OBSERVAÇÕES: ? De acordo com a necessidade, pode-se alterar as dimensões quando o nome for grande ou vários itens forem citados; ? Evite a discriminação “diversos”, escreva de forma clara e concisa; ? Utilize sempre o bom senso. ? ETIQUETA PARA RETIRADA DE MATERIAL EM CASO DE SINISTRO: ? Procure colocar a identificação de forma visível utilizando as cores de acordo com o anexo; ? Coloque a lista das prioridades em local que todos da Seção saibam: pode ser atrás da porta ou num mural visível, evite colar nas paredes. ? ONDE ME ENCONTRO: ? Faça de acordo com as necessidades de sua Divisão/Seção, identificando os locais mais visitados (modelo na pasta Ordenação); ? Quadro “Onde me Encontro” não foi criado para enfeite, por isso, utilize, seus companheiros de Seção terão menos trabalho em encontrá-lo numa emergência, se este for usado corretamente. ? ESCANINHO DA QUALIDADE: Serve para guardar organizadamente modelos de documentos e a legislação correspondente (ver anexo na pasta Ordenação).
  9. 9. Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 FL - 9 ? LISTA DE VERIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA: Serve para verificar os documentos confeccionados pela Seção, evitando a ocorrência de erros (ver anexo na pasta Ordenação). ? IDENTIFICAÇÃO DAS ATRIBUIÇÕES ? Escreva suas atribuições de forma concisa, para que as pessoas ao chegarem na Seção, identifiquem de forma rápida e fácil a carteira que precisa consultar; ? Coloque-a em cima da mesa de forma visível (anexo pasta Ordenação); ? O material para a moldura das atribuições pode ser, por exemplo, de acrílico ou improvisado com papelão (o escritório da Qualidade Total terá um “laboratório” onde estarão expostos alguns modelos). ? DICAS: ? PARA ORGANIZAR SUAS GAVETAS: 1. Reorganize itens, colocando os que forem afins juntos; 2. Limite seus itens pessoais em uma gaveta (de preferência a última); 3. Coloque qualquer trabalho a fazer na superfície de sua mesa para processamento imediato; 4. Leve suas “tralhas” em excesso para casa; 5. Apenas itens de uso freqüente devem ficar próximos a sua carteira de trabalho. ? PARA ORGANIZAR SUA MESA: ? A freqüência de uso é a chave para a localização, pense em sua mesa inteira como “espaço principal”. Tudo que fique perto, deve valer a pena, o que significa usá-los com freqüência. Comece pelas gavetas, colocando-as em ordem, agrupando, jogando fora e redistribuindo itens. Isso significa que se deve limitar os itens pessoais a uma gaveta; ? O objetivo não é uma mesa perfeita o tempo todo. Em vez disso, é a capacidade de encontrar coisas quando precisa delas e ter sempre um local de trabalho limpo. Deve-se processar tudo o que estiver em sua mesa, colocando cada coisa em seu local apropriado com rapidez e facilidade; ? Se tiver uma caixa de saída, limpe-a pelo menos uma vez ao dia; RELEMBRANDO... 1. Limpe sua mesa no final de cada dia; 2. Seja seletivo sobre o que manter; 3. Jogue coisas fora, 4. Arquive rapidamente. ? SEJA ORGANIZADO(A): ? “Ser desorganizado é como girar em uma roda gigante. Há a sensação de movimento mas, quando o divertimento acaba, se está no mesmo local em que se estava quando ele começou.” (Odete
  10. 10. Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 FL - 10 Pollar) ? “A falta de organização também faz com que a quantidade de trabalho que se tem a fazer pareça maior do que realmente é.” (Odette Pollar) ? Evite esquecimentos e papeis com recados e lembretes por toda à parte. A maneira de lembrar é anotando, mas de forma organizada. Então, ao guardar coisas, faça uma anotação, conforme quadro abaixo:
  11. 11. Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 FL - 11 ONDE PROVIDÊNCIAS Agenda Anote tudo e tenha apenas uma Lista de coisas a fazer Priorize ações e tenha apenas uma com no máximo 15 itens Lista de projetos Separar atividades diárias de projetos de longo prazo ? BENEFÍCIOS DE SER ORGANIZADO(A): ? Maior controle sobre minha mesa; ? Outros podem encontrar informações quando eu estiver fora; ? Liberdade do caos; ? Ser um bom exemplo; ? Ter mais tempo. ? FRASES DE EFEITO: ? Servem de estímulo no dia-a-dia e podem ser colocadas no mural da Seção e serem trocadas, por exemplo, quinzenalmente. Na pasta Ordenação, tem alguns modelos de frases. ? “Use a criatividade!”. SENSO DE LIMPEZA “Mais importante que limpar é não sujar” ? COMO FAZER ? EM TRÊS ETAPAS Limpeza macro ? Limpeza do ambiente Limpeza local ? Tratar dos locais de trabalhos e os específicos Limpeza micro ? Nos objetos e ferramentas específicos, identificar e corrigir as causas ? IMPORTANTE ? Cada um é responsável pela limpeza de sua área, postos de trabalho ou sala e, de si MESMO; ? Material de limpeza deve sempre estar disponível a todos; ? Estabeleça locais próprios para o lixo e estude a melhor forma de retirá-lo; ? Combata as “FONTES DE SUJEIRA”. ? DICAS ? Defina responsáveis para as áreas comuns; ? Meio limpo não existe; ? Para limpar e melhorar o aspecto de mesas e armários de metal passe polidor de carro e cera “karnu”.
  12. 12. Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 FL - 12 ? “SEJA UM HERÓI TODOS OS DIAS” ? Não jogue coisas no chão – o lugar do lixo é no lixo; Como???? ? Conserve limpos mesas, gavetas, armários, ? Antes de guardar, limpe o material usado. ? BENEFÍCIOS: ? Bem estar quanto à saúde física e mental; ? Melhoria de imagem interna e externa do local de trabalho; ? Melhoria e preservação dos equipamentos e maior vida útil; ? Eliminação das causas de sujeira; ? Eliminação de desperdícios; ? Ambiente mais agradável e sadio. ? MODELOS: ? Na pasta Limpeza verificar o anexo onde se encontra alguns modelos para controle da limpeza que podem ser usados pela Seção ou com base neles serem criados outros; ? importante é que a forma de controle seja prática e sempre utilizada. SENSO DE BEM-ESTAR “Quem não cuida de si mesmo não pode fazer serviços de qualidade” ? COMO FAZER ? ? Mantenha os três primeiros sensos: Seleção, Ordenação e Limpeza; ? Cuide-se: faça exames periódicos e exercícios físicos; ? Educação alimentar; ? Estimule confiança, amizade e solidariedade. ? DICAS IMPORTANTES ? Fale com as pessoas e não das pessoas; ? Faça o seu descarte mental; ? Tenha algumas plantas na sua Seção tornando o seu ambiente de trabalho mais agradável. ? BENEFÍCIOS ? Higiene mental; ? Qualidade de vida no trabalho. “TENHA ORGULHO DO QUE FAZ”
  13. 13. Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 FL - 13 “VALORIZE-SE, SUA PARTICIPAÇÃO É IMPORTANTE NO PROCESSO” ? MOTIVAÇÃO ? O QUE É???? ? Não é algo que devemos buscar externamente, fora de nós. ? Estar motivado é um exercício diário. ? É testar e reformular os nossos planos, idéias, metas, nos conhecer melhor... ? É sair em busca do que nos impulsiona. “O SER HUMANO SÓ CRESCE QUANDO RECEBE UM DESAFIO SUPERIOR A SUA CAPACIDADE ATUAL”. ? COMO FAZER ? ? Estabeleça desafios; ? Supere-se. ? DICA Mamangava (na conclusão). SENSO DE DISCIPLINA CONSCIENTE “O sucesso é conseqüência do nosso comprometimento” ? COMO FAZER ? ? Treinamento, repetição, insistência, persistência; ? Critica construtiva; ? Seja claro e objetivo na comunicação e nos procedimentos; ? COMPROMETIMENTO com o serviço, com os companheiros e consigo mesmo. ? DICAS IMPORTANTES ? Tornar um hábito; ? Elogiar sempre; ? Acompanhar o processo criticando se necessário; ? Mudar a maneira de falar e “encarar” a vida, isto é, agir proativamente. Ex: ao invés de dizer: A qualidade não vai dar certa. Diga: Vamos tentar, nós temos condições de alcançar a qualidade; ? Ser cordial ao atender ao telefone e dizer sempre: Nome da Seção / cumprimentar / seu nome. Por exemplo: 1ª Seção, Boa Tarde!, Ten Ciclano,...
  14. 14. Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 FL - 14 ? BENEFÍCIOS ? Redução das necessidades de controles; ? Consolidação do trabalho em equipe; ? Desenvolvimento pessoal; ? Conscientização das responsabilidades de cada um. ? MODELOS ? Coloque no mural o nome dos superiores hierárquicos de sua organização (de forma visível para consultar quando necessário - anexo pasta Ordenação); ? Lembretes para apagar a luz, coloque perto do interruptor de luz (anexo pasta Ordenação). “SE FIZERMOS SEMPRE AS MESMAS COISAS OBTEREMOS SEMPRE OS MESMOS RESULTADOS”
  15. 15. Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 FL - 15 VOCÊ PRATICA O 5S ? ? Leia, reflita e responda: com que freqüência pratica? Use os seguintes critérios: ? QUASE NUNCA (1) ? ÀS VEZES (2) ? QUASE SEMPRE (3) ? SEMPRE (4) ? Confira os resultados no final 01 – Mantenho uma lista atualizada de coisas a fazer usando algum critério de priorização ( ) 02 – Comparo, ao final do dia, o planejamento com o executado ( ) 03 – Estou consciente dos hábitos pessoais que gostaria de mudar ( ) 04 – Anoto todas boas idéias que tenho ( ) 05 – Mantenho somente coisas necessárias no meu local de trabalho ( ) 06 – Pratico hábitos saudáveis para manter minha saúde física e mental ( ) 07 – Sou um indivíduo paciente e persistente em tudo que faço ( ) 08 – Gosto de trabalhar em equipe ( ) 09 – Sou bom ouvinte ( ) 10 – Mantenho minha mesa limpa e organizada ( ) 11 – Sou capaz de perdoar um erro ( ) 12 – Critico em particular e elogio publicamente ( ) 13 – Coloco-me no lugar do outro ( ) 14 – Sou, enfim, um criador de qualidade de vida ( ) TOTAL ( ) ? AVALIAÇÃO ? Acima de 50 pontos: Você pode melhorar sozinho, pois é um agente consciente da própria história. ? Entre 40 e 50 pontos: Você está no caminho certo, mas pode melhorar. ? Entre 30 e 40 pontos: Você precisa se esforçar um pouco mais. ? Abaixo de 30 pontos: Você precisa de um 5S radical.
  16. 16. Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 FL - 16 ? CONCLUSÃO “Somente quando os integrantes se sentirem orgulhosos por terem construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhorá-lo continuamente ter-se-á compreendido a verdadeira essência dos 5S”. --- MAMANGAVA “Foi estabelecido cientificamente que a mamangava não pode voar. Sua cabeça é grande demais e suas asas pequenas demais para sustentar o corpo. Segundo as leis da aerodinâmica, simplesmente não pode voar. Mas ninguém disse isso à mamangava. E assim, ela voa...
  17. 17. Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 FL - 17 ? BIBLIOGRAFIA BLANCHARD, Kenneth e JOHNSON, Spencer. O Gerente Minuto. 13a ed. Rio de Janeiro, RJ: Record, 1993. CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Belo Horizonte, MG: Fundação Cristiano Ottoni, 1994. ODETTE, Pollar. Organizando seu Local de Trabalho: Um Guia para Produtividade Pessoal. Tradução Tata Novello. Rio de Janeiro, RJ: Qualitymark, 1998. OSADA, Takashi. Housekeeping, 5S´s: Seiri. Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. São Paulo, SP: Instituto IMAN, 1992. Por Dentro dos 5S. 4o RCC. Programa 5S Banrisul. Banrisul, 1998 Programa 5S. Estado-Maior do Exército, 1996. Programa 5S. Hospital Geral de Porto Alegre, 1998. Programa 5S. Policlínica Militar de Porto Alegre, 1998 RIBEIRO, Haroldo. 5S: Um Roteiro para uma Implantação Bem Sucedida. Salvador, BA: Casa da Qualidade, 1994. SILVA, João Martins da. 5S O Ambiente da Qualidade. 3ª Ed. Belo Horizonte, MG: Fundação Cristiano Ottoni, 1994.

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