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Trabajo practico 8
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  • 1. Trabajo practico 81)Unidad 1- Introducción: Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculoque permite realizar operaciones con números organizados en unacuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos depréstamos hipotecarios. Haciendo clic en la pestaña Archivo que seencuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegarun menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobreel documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. La cintade opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya quecontiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Alpulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha. Las fichas principales sonInicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Enellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.Unidad 2 – Empezando a trabajar con Excel: Cuando no está abiertoningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de lahoja son: MOVIMIENTO TECLADOCelda Abajo FLECHA ABAJOCelda Arriba FLECHA ARRIBACelda Derecha FLECHA DERECHACelda Izquierda FLECHA IZQUIERDAPantalla Abajo AVPAGPantalla Arriba REPAGCelda A1 CTRL+INICIOPrimera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBAÚltima celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJOPrimera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIOÚltima celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHAEn cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos,números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán lossiguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir losdatos y teclear los datos que desees introducir. Aparecerán en doslugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas. Se puede modificar
  • 2. el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo omás tarde, después de la introducción. En una Hoja de cálculo, losdistintos tipos de datos que podemos introducir son: valores constantesy formulas.Unidad 3 – Operaciones con Archivos: Existen dos formas de guardar unlibro de trabajo: 1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo porprimera vez, o se guarda una copia de uno existente. 2. Guardar. Cuandoguardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo,sobreescribiéndolo. Cuando entramos en Excel automáticamente seinicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que ya estamostrabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo. Éstaoperación se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro detrabajo, deberás seguir los siguientes pasos: Selecciona elmenú Archivo y elige la opción Nuevo. Si queremos recuperar algún librode trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir. Para abrir unarchivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo. Otraforma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizaruna lista de documentos abiertos anteriormente. Selecciona Reciente enel menú Archivo y haz clic sobre el que quieras abrir. Se mostraránordenados por fecha de última utilización, siendo el primero el másrecientemente utilizado.Unidad 4 – Manipulando celdas: Antes de realizar cualquier modificacióna una celda o a un rango de celdas con Excel 2010, tendremos queseleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice laoperación. Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar elbotón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantenerpulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda aseleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadasaparecen con un marco alrededor y cambian de color. Muchas vecespuede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramosseleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nuevaselección manteniendo pulsada la tecla CTRL. Para desplazar un rango deceldas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar elportapapeles, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover.
  • 3. Situarse sobre un borde de la selección. El puntero del ratón seconvertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruzde 4 puntas. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado,arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango. Observa como apareceun recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar elbotón del ratón. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a dondequieres dejar las celdas. Si queremos mover algún rango de celdas a otrahoja seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover.Situarse sobre un borde de la selección. El puntero del ratón seconvertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruzde 4 puntas. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT,después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cualquieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que estahoja pasa a ser la hoja activa. Una vez situado en la hoja deseada soltarla tecla ALT. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en ellugar donde quieres dejar las celdas.Unidad 5 – Los datos: - Deberemos tener como celda activa uno de losregistros a comprobar, de forma que, si existen varias tablas distintas,Excel sepa interpretar a cuál nos referimos. Visualizarás un marcoalrededor de todos los registros que se verán afectados por lacomprobación. En la pestaña Datos pulsamos Quitar duplicados. Parahacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna quequeramos ordenar y, desde la pestaña Datos y los botones de lasección Ordenar y filtrar, para que la ordenación sea ascendente odescendente respectivamente. También podemos pulsarsobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación, aunque en este casoesta opción es menos rápida. Ésto ordenará todo el conjunto de la fila.Unidad 6 – Las funciones: Una función es una fórmula predefinida porExcel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve unresultadoque aparecerá directamente en la celda o será utilizado paracalcular la fórmula que la contiene. Una función como cualquier dato sepuede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, peroExcel dispone de herramientas que facilitan esta tarea. En la pestañaInicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma que nos
  • 4. permite realizar la función SUMA de forma más rápida. Para insertarcualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Siqueremos introducir una función en una celda: Situarse en la celdadonde queremos introducir la función. Hacer clic en la pestaña Fórmulas.Elegir la opción Insertar función. En varias funciones veremos que elargumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número deserie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de díastranscurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, esdecir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir deahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie comoargumento, podremos poner un número o bien la referencia de unacelda que contenga una fecha. Ver Función Descripción detalle Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y horaAHORA actualesAÑO Convierte un número de serie en un valor de añoDIA Convierte un número de serie en un valor de día del mes Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes oDIA.LAB después de un número determinado de días laborables Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a unDIA.LAB.INTL número especificado de días laborables mediante parámetros para indicar cuáles y cuántos días son días de fin de semana Devuelve el número de todos los días laborables existentes entreDIAS.LAB dos fechas Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año deDIAS360 360 díasDIASEM Convierte un número de serie en un valor de día de la semana Devuelve el número de serie correspondiente a una fechaFECHA determinada Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al númeroFECHA.MES indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número deFECHANUMERO serie Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mesFIN.MES anterior o posterior a un número de meses especificado Devuelve la fracción de año que representa el número total de díasFRAC.AÑO existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_finalHORA Convierte un número de serie en un valor de horaHOY Devuelve el número de serie correspondiente al día actualMES Convierte un número de serie en un valor de mesMINUTO Convierte un número de serie en un valor de minuto Devuelve el número de serie correspondiente a una horaNSHORA determinada Convierte un número de serie en un número que representa el lugarNUM.DE.SEMANA numérico correspondiente a una semana de un año
  • 5. SEGUNDO Convierte un número de serie en un valor de segundo Convierte una hora con formato de texto en un valor de número deVALHORA serieUna hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo delos números, pero Excel también tiene un conjunto de funcionesespecíficas para la manipulación de texto. Ver Función Descripción detalleCARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código Devuelve un código numérico del primer carácter de unaCODIGO cadena de textoCONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo Da formato a un número como texto con un número fijo deDECIMAL decimalesDERECHA, Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de textoDERECHABENCONTRAR, Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculasENCONTRARB de minúsculas) Devuelve un número específico de caracteres de una cadenaEXTRAE, EXTRAEB de texto que comienza en la posición que se especifique Busca un valor de texto dentro de otro (no distingueHALLAR, HALLARB mayúsculas de minúsculas)IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticosIZQUIERDA, Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de textoIZQUIERDABLARGO, LARGOB Devuelve el número de caracteres de una cadena de textoLIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles Convierte el texto en mayúsculas o en minúsculasMAYUSC / MINUSC respectivamente Convierte un número en texto, con el formato de moneda $MONEDA (dólar) Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de unNOMPROPIO valor de textoREEMPLAZAR, Reemplaza caracteres de textoREEMPLAZARBREPETIR Repite el texto un número determinado de veces Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena deSUSTITUIR texto Si el valor es un texto lo devuelve, y si no devuelve unaT cadena vacíaTEXTO Convierte un número en texto, con el formato de moneda ßTEXTOBAHT (Baht)Unidad 7 – Formato de celdas: Excel nos permite no solo realizar cuentassino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra
  • 6. hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta formacon un solo vistazo podremos percibir la información más importante yasí sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemosllevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año yresaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de estaforma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal. Excel nospermite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculocambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que losdatos queden alineados u orientados de una forma determinada. Excelnos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Excel nospermite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo pararemarcarlas de las demás. Si no quieres perder mucho tiempo encolorear las celdas y aplicar estilos, la mejor opción son los estilospredefinidos. En la ficha Inicio, dentro de la sección Estilos encontraráslos botones Dar formato como tabla y Estilos de celda.Unidad 8 – Cambios de estructuras: Vamos a utilizar los métodosdisponibles en Excel 2010 para modificar el aspecto de las filas,columnas, el aspecto general de una hoja de cálculo y obtener así unaspecto más elegante. Si hemos modificado la altura de una fila,podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la fila,utilizando dos métodos distintos. El primer método consiste en utilizar elmenú. Para ello: Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.Seleccionar del menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio.Elige la opción Autoajustar alto de fila. Si deseamos modificar la anchurade alguna columna, podemos utilizar dos métodos: El primer métodoconsiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En casode no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la columna en laque nos encontramos. Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio.Se abrirá otro submenú. Elegir la opción Ancho de columna. Aparecerá elsiguiente cuadro de diálogo. Escribir la anchura deseada. Hacer clic sobreel botón Aceptar. Si deseamos modificar el nombre de una hoja,podemos utilizar dos métodos: El primer método consiste en utilizar elmenú. Para ello, seguir los siguientes pasos: Situarse en la hoja a la cual
  • 7. se quiere cambiar el nombre. Seleccionar el menú Formato y Elegir laopción Cambiar el nombre de la hoja, dentro del apartado Organizarhojas. Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 seseleccionará. Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.Unidad 9 – Insertar y eliminar elementos: Vamos a ver las diferentesformas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas operacionesmuy útiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo ocuando a mitad del diseño de una hoja nos damos cuenta que se nos haolvidado colocar una fila o columna. En muchas ocasiones, después decrear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta algunafila en medio de los datos ya introducidos. Para añadir una fila, seguir lossiguientes pasos: Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva,ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada.Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.Elegir la opción Insertar filas de hoja. Todas las filas por debajo de lanueva, bajarán una posición. Excel 2010 también nos permite añadircolumnas, al igual que filas. Para añadir una columna, seguiremos lossiguientes pasos: Seleccionar la columna delante de la cual quieresañadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de laseleccionada. Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio. Elegir laopción Insertar columnas de hoja. Todas las columnas por la derecha dela nueva se incrementarán una posición. En ocasiones, lo que nosinteresa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino únicamente unconjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo. Para añadir variasceldas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas sobre las quequieres añadir las nuevas y pulsa el menú Insertar. De formapredeterminada se insertarán las celdas sobre las seleccionadas. Si noquieres que sea así deberás: Seleccionar la flecha del menú Insertar.Elegir la opción Insertar celdas. Esta opción no aparecerá si no tienesceldas seleccionadas. Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:Seleccionar las filas o columnas a eliminar. Seleccionar el menú Eliminarde la pestaña Inicio. Elegir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminarcolumnas de hoja.
  • 8. Unidad 10 – Corrección ortográfica: Vamos a ver la herramientaAutocorrección de Excel para que el programa nos corrijaautomáticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora deescribir texto en una hoja de cálculo, así como manejar la correcciónortográfica y dejar nuestras hojas de cálculo libres de errores lo que lashace más presentables. Esta herramienta nos ayuda a corregirautomáticamente errores habituales de escritura. Para visualizar y podermodificar algunas de las opciones de autocorrección asignadas pordefecto, seguir los siguientes pasos: Hacer clic en el menú Archivo .Seleccionar Opciones. En el cuadro de diálogo que se abrirá seleciona lacategoría Revisión. Aquí tienes muchas de las opciones que conciernen ala corrección de textos en Excel. Excel dispone de un correctorortográfico que nos permitirá detectar errores ortográficos dentro denuestra hoja de cálculo. Para ello Excel busca cada palabra en sudiccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerará comoposible palabra errónea.