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Eficiencia personal y gestion tiempo

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Curso con contenidos extraídos en buena parte de la experiencia personal en eficiencia personal y gestión del tiempo

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  • Identificar situaciones de gestión en las que el tiempo es importante. ¿Es uno de los factores de satisfacción del cliente? Habitualmente se cita el plazo de entrega. Reflexiones teóricas acerca del concepto tiempo. Lectura de Landier (concepto del tiempo en occidente y en oriente).
  • Lectura secuencial en el libro, de principio a fin vs Hiperenlace
  • Transcript

    • 1. Eficiencia personal y gestión del tiempo Julen Iturbe-Ormaetxe [email_address] http://consultorartesano.com 21-oct-2010 Cómo organizarse cuando todo se mueve
    • 2. <ul><li>1. Tiempo y eficiencia </li></ul><ul><ul><li>Algunas características del tiempo y la eficiencia en la empresa actual </li></ul></ul><ul><ul><li>El tiempo y el ciclo de gestión PDCA </li></ul></ul><ul><ul><li>Variables de carácter personal y de carácter organizativo </li></ul></ul><ul><ul><li>Tiempo de trabajo y tiempo de ocio </li></ul></ul><ul><li>2. Análisis del uso del tiempo </li></ul><ul><ul><li>Cómo se distribuye el tiempo de trabajo </li></ul></ul><ul><ul><li>Ejercicio práctico para autodiagnosticar el uso del tiempo </li></ul></ul><ul><ul><li>Cómo nos afectan los diversos ladrones de tiempo </li></ul></ul><ul><ul><li>Prioridades de mejora </li></ul></ul><ul><li>3. Herramientas para la mejora de la eficiencia personal y la gestión del tiempo </li></ul><ul><ul><li>Antes de empezar: el diseño del trabajo y la visión global </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Análisis de actividades y herramientas para planificación y control </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Delegación </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Trabajo introspectivo y aislamiento </li></ul></ul><ul><ul><li>La organización del espacio de trabajo: criterios básicos de 5S </li></ul></ul><ul><ul><li>La comunicación con colaboradores </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Presencial: reuniones </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Manejo de tecnologías de información y comunicación </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Hardware: la amplia gama de dispositivos (qué y para qué) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Manejo de correo electrónico </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Búsqueda y recuperación de información digital </li></ul></ul></ul>4. Plan de trabajo individual para mejorar la eficiencia personal y la gestión del tiempo Índice
    • 3. Diferenciación inclusiva Ofrece una imagen completamente distinta del orden . Ocurrir, in-cidir entre las categorías no es en este caso una excepción, sino la regla. Los límites surgen aquí no mediante exclusión, sino mediante formas particularmente compactas de “doble inclusión” . Alguien participa en muchos círculos distintos y a través de esto se limita. […] En el marco de las diferenciaciones inclusivas, los límites se piensan y solidifican como ejemplos móviles que posibilitan lealtades encabalgadas. Ulrich Beck en ¿Qué es la globalización? http ://www.youtube.com/watch?v=i-yhtXAzYwc http ://www.youtube.com/watch?v=0bq88I4DOD4 Gestión paradójica “ y” en lugar de “o”
    • 4. 1. Tiempo y eficiencia
    • 5. La lentitud acabo muriendo allá a principios del siglo XXI. Tras algunos debates al más alto nivel, los grandes mandatarios del mundo decidieron que debíamos vivir deprisa. Fue un momento crucial en la historia de la humanidad. Un punto de no retorno. Aquella decisión oscureció el cielo por mucho que el sol brillara como siempre. Despacio murió. Se eliminaron los correspondientes iconos. Todo, claro está, muy deprisa. Visto y no visto. El tiempo comenzó a huir. Buscaba huecos en la presión cotidiana y sabía escapar. A veces a hurtadillas, a veces por la puerta grande. Tapar aquí era dejar un agujero allá. El tiempo se marchaba, abandonaba su papel estructurador. Relegado a un papel de eterno enemigo, al final fue sometido a tortura. Y de la peor forma posible, acabo muriendo. La lucha, a partir de entonces, sería contra el tiempo. Un tiempo que encarnó como nadie antes la eficiencia. Eres más eficiente cuanto menos tiempo usas. Así que los nuevos dioses de la era rápida en que todo se había convertido eran efímeros. Nacían, crecían y morían. Adolescencia que abocaba a una breve tercera edad para acabar enfangados en un meteórico declive final. Era ver sin mirar, observar sin comprender, centésimas de segundo para decidir. Ya, de inmediato. Sea lo que sea, pero ya. Adiós a quienes dejan pasar el tiempo sin atraparlo. Se inventaron cápsulas de tiempo. Se inventaron mediciones matemáticas. Se inventó más en menos. Se inventaron experiencias fulgurantes. Se inventaron descargas de adrenalina. Se inventó la intensidad. Todo porque alguien decidió hace ya mucho tiempo que no podíamos vivir despacio. http :// blog.consultorartesano.com /2010/04/despacio-2. html
    • 6. Ventajas de una correcta gestión y utilización del tiempo <ul><li>Mejor panorámica de las actividades y prioridades. </li></ul><ul><li>Más tiempo libre para la creatividad (acción frente a reacción). </li></ul><ul><li>Dominar (reducir o evitar) el stress . </li></ul><ul><li>Más tiempo libre para una/o misma/o , para sus actividades con la familia o los amigos. </li></ul><ul><li>Alcanzar objetivos propuestos. </li></ul>
    • 7. El tiempo es oro <ul><li>No se puede comprar </li></ul><ul><li>No se puede almacenar </li></ul><ul><li>No se puede multiplicar </li></ul><ul><li>Pasa lenta, pero inexorablemente </li></ul><ul><li>Sistema SMED : cambio rápido </li></ul><ul><li>Producción ajustada, conceptos “just-in-time” </li></ul><ul><li>Planificación “avanzada” de la calidad </li></ul><ul><li>Lead-time , tiempo de maduración </li></ul><ul><li>Reducción del ciclo de vida de los productos </li></ul>¡Quien llega primero se lo lleva todo!
    • 8. HISTORIA DEL LEÑADOR Hubo una vez un leñador que pasaba horas y horas, miles de horas, cortando los árboles de su pinar con una sierra que de tanto usarla apenas cortaba nada. Un día, un vecino se le acercó y al observar el enorme esfuerzo que hacía el leñador le propuso que parase un momento a descansar y afilar la sierra. El leñador, indignado, le preguntó si acaso no había visto toda la tarea que le quedaba aún por hacer. ¡Cómo iba a parar! Le contestó que no tenía tiempo. PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS Coste según fases Planificación/Coste
    • 9. TIEMPO y PDCA ¿Beta permanente? P D C A RENDIMIENTO MEDIOCRE BUENO EXCELENTE + + TIEMPO tE tB tM
    • 10. La tarea individual no es la unidad básica en el interior de la organización, sino que lo es el proceso de trabajo. El trabajo del siglo XXI Tareas individuales Actividades de coordinación Trabajo reflexivo de aprendizaje ¿Óptimos locales? ¿Individuos eficaces generando procesos ineficaces? Trabajo sobre el trabajo Eficiencia y eficacia = coordinaciones adecuadas
    • 11. MANUAL Destreza física NO MANUAL Destreza intelectual ¿Destreza emocional?
    • 12. Tiempo de trabajo Tiempo de ocio
    • 13. Notas útiles
    • 14. 2. Análisis del uso del tiempo
    • 15. PDCA El tiempo de trabajo Sola/o PC Lugar Reuniones Trabajo personal Pensar Hacer Hacer que hagan Revisar Planificar 100% 100% 100% 100%
    • 16. Ordena de 1 a 11 (el 1 representa el más importante) cada uno de los aspectos consideras que influyen más en la mala utilización del tiempo de trabajo y que provocan problemas de organización en el trabajo. EJERCICIO SOBRE LOS LADRONES DE TIEMPO
    • 17. Alto Bajo Normal CURVA DE RENDIMIENTO PERSONAL 0 6 12 18 0
    • 18. Notas útiles
    • 19. <ul><li>Ley de Pareto o ley del 80-20 </li></ul><ul><ul><li>“ Lo esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio mucho”. </li></ul></ul>Leyes básicas en la gestión del tiempo <ul><li>Ley de Parkinson </li></ul><ul><ul><li>“ El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible” </li></ul></ul><ul><ul><li>“ Las tareas se expanden o se comprimen según el tiempo que dispongamos para hacerlas” </li></ul></ul><ul><ul><li>“ Todo proyecto tiende a alargarse en el tiempo el tiempo que se le asigne”. </li></ul></ul>
    • 20. <ul><li>Ley de Carlson </li></ul><ul><ul><li>“ Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”. </li></ul></ul><ul><li>Ley de Illich </li></ul><ul><ul><li>“ Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después”. </li></ul></ul>Leyes básicas en la gestión del tiempo
    • 21. Teléfono <ul><li>Responsable de la fragmentación del trabajo , de la discontinuidad en las actividades, con el conseguimiento detrimento de la eficacia global. </li></ul><ul><li>No avisa cuándo se va a producir la interrupción, ¿es difícilmente planificable? </li></ul><ul><li>Forma parte de la comunicación obligatoria, no se puede rehuir su utilización. Esta para eso, para usarlo. </li></ul><ul><li>Consume un tiempo “impresionante”: 1 hora al día, 7 horas a la semana, 22 horas al mes, 242 horas al año. </li></ul>
    • 22. Visitas y puerta abierta <ul><li>Es preciso aceptar la visita del cliente, esa persona tan importante para nosotros, pero esto consume tiempo no previsto... si la visita es imprevista. </li></ul><ul><li>Los compañeros de trabajo tienen información para nosotros... o tienen dudas que podemos resolver. </li></ul><ul><li>La mayoría son controlables, planificables, pueden tener una previsión de inicio... y también una previsión de finalización. </li></ul><ul><li>Las barreras a la comunicación se van rompiendo: cada vez menos tabiques, cada vez menos puertas cerradas, cada vez más posibilidad de interrupciones (fomenta la solidaridad, facilita la integración). </li></ul><ul><li>Existen momentos y conviene delimitarlos: la puerta abierta debe convivir con la puerta cerrada, el diálogo con el monólogo, etc. </li></ul>
    • 23. Colaboradores <ul><li>¡Cómo no dedicarles tiempo! </li></ul><ul><li>Desarrollar sus capacidades = inversión de nuestro tiempo personal: ¿somos capaces de diferir los beneficios? </li></ul><ul><li>Diferentes personas, diferente inversión de tiempo. </li></ul><ul><li>¿Más dedicación conduce a más dedicación? </li></ul>
    • 24. Burocracia <ul><li>Trámites absurdos, circuitos complicados, papeles increíbles que todavía siguen existiendo. </li></ul><ul><li>Los niveles en la jerarquía ralentizan las decisiones y las acciones: ¿por qué no puede hacerse bien y a la primera? </li></ul><ul><li>El control y la supervisión son citados en ocasiones como ejemplos de despilfarro: ¿cuál es el valor que aporta la revisión de algo que está bien hecho? </li></ul><ul><li>“ El permiso ya ha sido concedido”. </li></ul>
    • 25. Los jefes <ul><li>El problema puede ser más complicado debido a la previsible falta de capacidad para modificar comportamientos de abajo a arriba. </li></ul><ul><li>El proceso de cohabitación supone un camino de mutuo aprendizaje basado en aspectos racionales de utilización de capacidades. </li></ul><ul><li>Es preciso considerar la cultura de la empresa respecto a la posibilidad de solicitar una modificación de comportamientos por parte de los superiores. </li></ul>
    • 26. Dispersión y pequeñas cosas <ul><li>Pequeñas cosas… que no deberíamos hacer pero que se hacen por si acaso. </li></ul><ul><li>Necesitamos un inventario: cuáles son, tiempo que roban, ¿se pueden delegar? </li></ul><ul><li>¿Se puede aprender a convivir con la dispersión? </li></ul><ul><li>La multitarea se impone. </li></ul><ul><li>Distintos tipos de dispersión: geográfica, temporal, temática, funcional… </li></ul>
    • 27. Ausencia de planificación, prioridades u objetivos <ul><li>Círculo vicioso: falta tiempo y no hacemos planificación, no planificamos y ello provoca falta de tiempo. </li></ul><ul><li>PDCA reintepretado: P que se “superpone” sobre la D </li></ul><ul><li>Unos pocos minutos de planificación al día = ahorro de una hora diaria de tiempo. </li></ul><ul><li>Diferentes horizontales temporales: el día, la semana, el mes, el año. </li></ul><ul><li>Visualizar es descargar de la memoria. </li></ul><ul><li>Agenda como elemento básico. </li></ul>
    • 28. Falta de formación <ul><li>El tiempo empleado depende del nivel de cualificación. Ejemplo: informática. </li></ul><ul><li>La formación es una herramienta eficaz para solucionar determinados problemas de rendimiento o desempeño de funciones en nuestros puestos: ¿para cuáles? </li></ul><ul><li>Formación sin entrenamiento y práctica de poco sirve. </li></ul>
    • 29. No manejo bien el ordenador, sobre todo el correo electrónico y otras herramientas colaborativas. Tengo la sensación de que por ahí pierdo mucho tiempo. A veces me falta la necesaria autodisciplina para llevar a cabo aquello que me he propuesto. En mi vida profesional falta un objetivo claro y preciso: a menudo no veo ningún sentido en lo que estoy haciendo. Me resulta difícil decir que no cuando otras personas quieren algo de mí. La delegación de tareas pocas veces es la correcta y a menudo tengo yo misma/o que hacer y solucionar cosas que pudieran haber hecho otras personas. La comunicación con otros es con frecuencia deficiente. No nos manejamos bien en el cara a cara y es habitual la tensión y el stress. Tengo demasiados papeles sobre la mesa. El orden y la limpieza de mi mesa de trabajo no son precisamente ejemplares. Mi planificación del tiempo y mis plazos sólo los consigo mantener a veces agobiándome, ya que siempre se presenta algo imprevisto. A menudo no establezco prioridades concretas e intento solucionar de una vez demasiados trabajos al mismo tiempo. Me dedico a resolver &quot;pequeñeces&quot; y me concentro demasiado poco en lo verdaderamente importante. La mayor parte de las veces dejo para otro momento aquellas tareas que son importantes, es decir, que requieren mucho tiempo o son desagradables. Las reuniones duran con frecuencia demasiado tiempo y a menudo el resultado de las mismas no es bueno. A menudo no realizo el trabajo que realmente debiera debido a las muchas visitas que recibo, tanto de la misma empresa como de fuera de ella. El teléfono me molesta continuamente y la mayoría de las llamadas se prolongan más de lo necesario. Casi nunca A veces Con frecuencia Casi siempre Autoanálisis sobre ladrones de tiempo
    • 30. Notas útiles
    • 31. <ul><li>Herramientas </li></ul>
    • 32. <ul><li>Trabajo sobre el trabajo: lista de actividades, prioridades, delegación . </li></ul><ul><li>La organización del lugar de trabajo : 5S. </li></ul><ul><li>Una adecuada utilización de las nuevas tecnologías. </li></ul><ul><li>Una adecuada gestión de las reuniones en que participamos. </li></ul><ul><li>Un correcto enfoque de análisis y resolución de problemas . </li></ul>Y otras pequeñas (o grandes) herramientas: archivos, agendas, técnicas de uso del teléfono, dirección de equipos, habilidades de comunicación, técnicas de gestión de proyectos, uso del sueño, gestión de viajes, registro de ideas, economía del tiempo en la vida cotidiana, redacción de documentos y lectura rápida...
    • 33. - ¿ Tengo especial interés personal por esta tarea?, ¿me interesa egoístamente?, ¿me ayudará a conseguir algún objetivo personal? - ¿Es importante para alguien que me interesa ? - ¿Tiene un límite de tiempo concreto: fecha y hora? - ¿Es una orden superior que no puedo ignorar? - Si la tarea requiere colaborar con otras personas, ¿ puedo hacer que éstas comiencen con su parte del proyecto ? Gestionar el tiempo es... Genera un ABC (muy importantes, importantes, menos importantes) Establecer prioridades
    • 34. Pareto + Ishikawa
    • 35. Elemento Total Frecuencia Orden de prioridad SELECCIÓN PONDERADA Personas X X X X X X X X X X X X X
    • 36. - Los objetivos marcan un norte que orienta las acciones que emprendemos. - Los objetivos y metas se traducen en indicadores , medidas que sirven para determinar el grado de alcance del objetivo (proporcionan refuerzo e información para la acción). - Los objetivos sólo tienen sentido dentro de un marco más amplio , que les da sentido (proyecto personal, proyecto de empresa, etc..). - Definir implica seleccionar, tomar decisiones sobre lo que es importante y lo que no lo es (ley de Pareto: 80-20). - Los objetivos y las metas cambian en la vida, pero en cada momento sirven. - Los objetivos, una vez definidos, sólo tienen sentido cuando son comunicados a “los nuestros”. Gestionar el tiempo es... Definir metas y objetivos
    • 37. - Base para preparar la consecución de los objetivos. - Los planes que sólo se tienen “en la cabeza” pierden en panorámica (desaparecen de la vista y de la cabeza) y se desechan fácilmente. - Descarga de trabajo para la memoria. - Produce auto-motivación para el trabajo: orienta mejor hacia los objetivos. - Provoca mayor concentración. - Permite controlar mejor los resultados del día a día, remitiendo hacia la consecución o no de lo planificado. - Permite calcular mejor el tiempo perdido y planificar mejor el dedicado a imprevistos. - El archivado de este tipo de documentación permite demostrar y demostrarse su capacidad y sus logros. Gestionar el tiempo es... Planificar por escrito
    • 38. Conocer mis actividades <ul><li>Identificar las actividades que debemos realizar en el trabajo es el primer paso del autoanálisis para mejorar nuestras competencias en torno a la gestión del tiempo. </li></ul><ul><li>Es preciso describir dichas actividades en términos sencillos, comprensibles por nosotros y nuestros compañeros o colaboradores . </li></ul><ul><li>Nuestras actividades están condicionadas por las que realizan nuestros compañeros o colaboradores: es preciso revisar las de nuestros allegados, para situar los hechos correctamente. </li></ul><ul><li>Las actividades conviene agruparlas en no más de 10 categorías diferentes. </li></ul><ul><li>Cada actividad conviene que tenga un sentido en términos: entradas-salidas, proveedor-cliente, medios-resultados , etc.. </li></ul>Gestionar el tiempo es...
    • 39. Gestionar el tiempo es... CIERRE LA PUERTA ANTES DE ENTRAR <ul><li>¿Cómo gestionamos el aislamiento? ¿Nos hace falta? </li></ul><ul><li>Aislamiento comunicado: de nada sirve si los demás no lo saben. </li></ul><ul><li>Cerrar: teléfono fijo, teléfono móvil, correo, twitter, messenger… y lo más importante, la actitud adecuada. </li></ul><ul><li>Reuniones de una persona: colocar en agenda. </li></ul>
    • 40.  
    • 41. <ul><li>Debe estar escrita (libera la mente para otras actividades y compromete en cierta forma sobre su realización). </li></ul><ul><li>Debe ser completa, tiene que estar en un solo lugar (por ejemplo, en una agenda que se pueda tener siempre a mano). </li></ul><ul><li>Mejor que no sea exhaustiva (no más de 8-10 elementos). </li></ul><ul><li>Requiere una revisión periódica (por ejemplo, lo primero a hacer por la mañana, a modo de entrada-salida). </li></ul><ul><li>Se deben utilizar diferentes niveles de prioridad y, en la medida de lo posible, con una asignación de tiempos (se trata de que las actividades tengan un principio previsto y también un final previsto). </li></ul><ul><li>Se pueden enfocar listas paralelas con diferentes horizontes temporales , según las necesidades: diarias, semanales, mensuales. </li></ul>Condiciones de una lista de tareas
    • 42. Notas útiles
    • 43.  
    • 44. Notas útiles
    • 45. La organización del lugar de trabajo <ul><li>Abordado de forma constante: 5S, SMED, TPM, JIT, linealización de flujos… </li></ul><ul><li>El lugar de trabajo habla de quien lo ocupa: proyecta imagen. </li></ul><ul><li>Escritorio y armario son dos conceptos diferentes: </li></ul><ul><ul><li>Un escritorio con lo estrictamente necesario y un armario con lo posiblemente necesario. </li></ul></ul><ul><li>Cada trabajo (ocupación profesional) se traduce en una estructura de información. </li></ul><ul><li>Principio de accesibilidad : lo que usamos todos los días debe estar en el escritorio. </li></ul><ul><li>El 90% de lo que no se usa en un mes no se usará nunca. </li></ul>
    • 46. 5S en el puesto de trabajo El ejemplo de la herramienta en el puesto de trabajo Útiles y herramienta en general, identificada y dispuesta en torno al puesto de trabajo. Cada puesto, área o entorno tiene sus herramientas asociadas. Entorno físico Útiles y herramienta en general, identificada y dispuesta en torno al puesto de trabajo. Cada puesto, área o entorno tiene sus herramientas asociadas. Entorno digital Acceso a Internet y herramientas colaborativas Ofimática ERPs Aplicaciones verticales Almacenamiento y gestión de la información
    • 47. ¿Por qué 5S? Para conseguir mejorar la productividad sentando una base sólida para desarrollar la mejor continua. Porque queremos eliminar despilfarros derivados del entorno inmediato de trabajo , bajo un concepto de producción ajustada. Porque demuestra ser una herramienta eficaz para eliminar despilfarros por tiempos de búsqueda de material necesario. “ Cuando empecé con las 5S no me daba cuenta de nuestra impresionante capacidad para hacer difícil lo fácil y, además, para convivir con ello, como la cosa más normal del mundo”.
    • 48. Identificar necesarios e innecesarios Deshacerse de innecesarios Evitar que vuelvan a aparecer <ul><li>Nos quedamos con lo que realmente nos hace falta. </li></ul><ul><li>Cuanto menos, mejor. </li></ul><ul><li>Menos metros cuadrados, mejores perspectivas para las 5S. </li></ul><ul><li>Métodos para tratar con la aparición de innecesarios. </li></ul><ul><li>Aclarar criterio de innecesario. </li></ul>1S
    • 49. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Un nombre para cada cosa y cada cosa con su nombre. Lo más necesario, a mano. <ul><li>Si nos hace falta, tiene que tener su sitio. </li></ul><ul><li>El “contenedor adaptado” aumenta la probabilidad de que las cosas vuelvan a su sitio. </li></ul><ul><li>Colores que simplifican. </li></ul><ul><li>“ Sensación” de control habitualmente relaja. </li></ul><ul><li>Atención a la frecuencia de uso y a la gestión de repuestos. </li></ul>2S
    • 50. Limpiar es eliminar fuentes de suciedad. Limpiar es aislar y controlar la suciedad que se genera. <ul><li>Pareto: centrarse en los focos de suciedad. </li></ul><ul><li>Dejar en condiciones óptimas de funcionamiento los equipos con que trabajamos. </li></ul><ul><li>Controles periódicos sobre aspectos clave con registro incorporado. </li></ul><ul><li>Automatizar y dirigir la suciedad hacia lugares controlados. </li></ul>3S
    • 51. Controles visuales sobre aspectos importantes o que pueden deteriorarse. Importante cuando hay flujo de materiales. <ul><li>Hacer evidente la forma en que trabajar para evitar errores, hacer fácil el trabajo. </li></ul><ul><li>Qué hacer cuándo algo se deteriora o termina. </li></ul><ul><li>Evitar la pérdida de tiempo derivada de la falta de previsión. </li></ul><ul><li>Incrementar la sensación de control “a simple vista”. </li></ul>4S
    • 52. Auditoría sistemática alrededor de lo que es importante. Automatizar “el trabajo sobre el trabajo”. <ul><li>Chequeo de los aspectos más importantes. </li></ul><ul><li>Mantener una lista de tareas para la gestión del tiempo (a través de 5S). </li></ul><ul><li>Descargar la memoria. </li></ul><ul><li>Buscar soluciones imaginativas y que ahorren tiempo afinando 5S. </li></ul>5S
    • 53. Notas útiles
    • 54. LA LEY DE LA SUPERFICIE CONSTANTE Una reunión cuesta dinero y siempre hay que tener en cuenta el tiempo que exige ya que en ese momento el costo/hora es la suma de los costos/hora de cada uno de los participante y esta cantidad hay que multiplicarla por el número de horas que se está reunido REUNIÓN Preparación Ejecución
    • 55. Es el conjunto de acciones lógicas y coherentes que facilitan el logro de unos propósitos ¿Para qué? Existen temas a tratar (situación normal) o tenemos problemas (situación especial) ¿Por qué? Sólo pueden ser tratados entre varias personas o no existe otro sistema más operativo y barato ¿Quiénes? <ul><li>Todos y sólo aquéllos que permitan la distribución equilibrada del grupo. Personas: </li></ul><ul><ul><li>idóneas: están afectados, tienen autoridad y poder </li></ul></ul><ul><ul><li>en cantidad justa </li></ul></ul><ul><ul><li>que conocen el asunto </li></ul></ul><ul><ul><li>que están interesadas (quieren tratar y resolver el asunto) </li></ul></ul>¿Cuánto? Ponderar la relación favorable entre coste (inversión) y resultados (objetivos a corto y medio plazo) Planificación
    • 56. Aceptada la necesidad, hacemos operativa la planificación movilizando los factores básicos que apoyen su efectividad ¿Cómo? Definir el tipo de reunión ¿Con qué? Orden del día y un guión por temas que ayude al proceso, permita una visión global, centre las discusiones y objetive la tarea. Documentación de apoyo: notas, informes, gráficos. ¿Cuándo? Precisar fecha y hora de comienzo, con duración estimada, inicio y fin. ¿Dónde? <ul><li>Elegir un local: </li></ul><ul><li>Sin ruidos, interrupciones o incomodidades evidentes </li></ul><ul><li>Que responda a la importancia del asunto </li></ul><ul><li>Que facilite el intercambio </li></ul>Organización
    • 57. Las fases de la reunión deben aparecer de forma coherente y con una progresión de tratamiento evidente <ul><li>Información: antecedentes y encuadre del tema . Ubicación de los hechos, datos, definición de la situación a través de elementos objetivos. </li></ul><ul><li>Tema o problema a resolver: definición del objetivo a alcanzar (puede ser de tarea y/o puede ser de proceso). </li></ul><ul><li>Tratamiento : </li></ul><ul><ul><li>Entrega y ampliación de datos </li></ul></ul><ul><ul><li>Análisis de causas: por qué </li></ul></ul><ul><ul><li>Identificación de soluciones para atacar las causas </li></ul></ul><ul><ul><li>Selección de alternativas de solución </li></ul></ul><ul><ul><li>Decisión y distribución de acciones (seguimiento posterior) </li></ul></ul><ul><li>Dinámica del proceso : labor de dirección/animación de la reunión, orientación a las personas y al equipo y orientación a la tarea. Utilizar las técnicas adecuadas a los objetivos. </li></ul>Programación
    • 58. Es el momento de la verdad, en el que todo lo que hasta ahora se ha tenido en cuenta... puede fallar si no se tiene en cuenta: La convocatoria : a quiénes, fecha y hora, duración (hora prevista de inicio y de finalización), lugar, orden del día, objetivo de la reunión, observaciones sobre la preparación de la reunión, firma. La preparación : sala, mesa, sillas, documentación, medios de soporte audiovisual Comprobación… con tiempo suficiente . Murphy siempre acecha. Realización
    • 59. Procesos de comunicación interpersonal Reuniones CLARIFICACIÓN CONTROL RELAJAMIENTO DINAMIZACIÓN
    • 60. CLARIFICACIÓN <ul><li>Cerciorarse de que el objetivo de la reunión queda suficientemente claro. </li></ul><ul><li>Buscar la conformidad expresa con dicho objetivo. </li></ul><ul><li>Ayudar durante la reunión a que los participantes se comprendan bien. </li></ul><ul><li>Reformular preguntas y afirmaciones. </li></ul><ul><li>Atención al hecho de que cuanto más alta sea la posición jerárquica de quien habla, más difícil es reconocer el que no se ha comprendido lo que ha expresado. </li></ul><ul><li>Desempeñar el papel de estructurador de la reunión , metodólogo del grupo, guía. </li></ul>
    • 61. CONTROL <ul><li>Ayudar al grupo a fijar sus procedimientos. </li></ul><ul><li>Desarrollar normas de actuación que permitan comunicaciones fluidas. </li></ul><ul><li>Clarificar límites dentro del asunto principal y señalar el punto en que se encuentran. </li></ul><ul><li>Estimular a los silenciosos, contener a los charlatanes. </li></ul><ul><li>Administrar el tiempo. </li></ul>
    • 62. RELAJAMIENTO <ul><li>Disminuir la ansiedad que genera el encuentro interpersonal. </li></ul><ul><li>Crear clima de confianza desde el principio. </li></ul><ul><li>No se trata de reprimir sistemáticamente los conflictos. </li></ul><ul><li>Debe saber utilizar los conflictos. </li></ul><ul><li>Papel conciliador. </li></ul><ul><li>Ayudar a los participantes y al grupo a expresar sus sentimientos. </li></ul><ul><li>Modular el desarrollo de la reunión. </li></ul>
    • 63. DINAMIZACION <ul><li>Ayudar al grupo a sentir deseos de realizar algo, de ir hasta el límite de su capacidad. </li></ul><ul><li>El animador debe motivarse primero a sí mismo. </li></ul><ul><li>Debe dar pruebas de entusiasmo. </li></ul><ul><li>Las relaciones del animador con el grupo son altamente afectivas. </li></ul><ul><li>Esta función es especialmente importante en los grupos de generación de ideas. </li></ul>
    • 64. TÉCNICAS ESPECÍFICAS DEL ANIMADOR Las reformulaciones de síntesis, control y estimulación Son el medio mediante el cual se muestra a los participantes el punto en que se encuentra el trabajo y sirven para mostrar al equipo el camino recorrido. Estimulan y motivan hacia el logro de los objetivos. Síntesis Control Estimulación
    • 65. La pregunta-test Pretende aclarar palabras o conceptos, los cuales pueden ser utilizados por varios participantes con distintos sentidos. La invitación directa a participar Se usa para los que guardan largos silencios o hacen amago o gesto de intervenir, o incluso parece que lo hacen (nunca forzar ni insistir la primera vez). La pregunta-eco El animador reenvía la misma pregunta dirigida a él, con los mismo términos, invitando a que la conteste el primero que la propuso: que dé su respuesta. La pregunta-rebote El animador reenvía la pregunta recibida del grupo: oportunidad de dirigirla a un silencioso. TÉCNICAS ESPECÍFICAS DEL ANIMADOR Técnicas de participación y animación
    • 66. La pregunta-espejo El animador reenvía la pregunta recibida hacia el conjunto del grupo. La vuelta-recuerdo El animador recuerda la o las preguntas o asuntos propuestos y que no se han resuelto (vuelta sobre el tema perdido). La reflexión-aclaración Análisis del sentido de una intervención al nivel de la vivencia del grupo, aquí y ahora, entre nosotros, a nivel afectivo. TÉCNICAS ESPECÍFICAS DEL ANIMADOR Técnicas de participación y animación
    • 67. Notas útiles
    • 68.  
    • 69. “ Enviar más bits de los necesarios es tan absurdo como subir el volumen de la radio para obtener más información”. “ Una fibra del tamaño de un cabello humano es capaz de transportar en un segundo todos los ejemplares que el Wall Street Journal ha editado hasta ahora”. “ Un perro nos reconoce por nuestros pasos a más de cien metros de distancia, mientras que un ordenador ni siquiera puede darse cuenta de nuestra presencia. Casi todos los animales domésticos reconocen cuando nos enfadamos, pero no un ordenador.” (...) La interacción es una carga que ha pesado sobre el hombre hasta hoy día. Y como consecuencia de todo ello, muchos adultos “desconectan” y proclaman ser analfabetos informáticos sin esperanzas”. Nicholas Negroponte: “ El mundo digital ”. Ediciones B. Barcelona, 1995. La digitalización de nuestras vidas, imparable
    • 70. Espacio social – espacio digital Competencias para la dinamización del espacio social <ul><li>Inteligencia emocional. </li></ul><ul><li>Habilidad para la expresión oral y la transmisión de ideas en mismo tiempo mismo lugar. </li></ul><ul><li>Persuasión. </li></ul><ul><li>Narración, contar historias, fluidez y comprensión verbal. </li></ul><ul><li>Conversación, diálogo. </li></ul><ul><li>Liderazgo y capacidad para trabajar en equipo. </li></ul>Competencias para la dinamización del espacio digital <ul><li>Cultura informacional genérica y específica de entorno inet. </li></ul><ul><li>Cultura tecnológica “global”. </li></ul><ul><li>Capacidad didáctica respecto a la tecnología. </li></ul><ul><li>Flexibilidad hipertextual. </li></ul><ul><li>Generación de comunidades virtuales, con enfoque de red. </li></ul><ul><li>Síntesis y capacidad de expresión escrita. </li></ul>Espacio social <ul><li>Contratos sociales que unen a las personas. </li></ul><ul><li>Confianza en comunidades y redes. </li></ul><ul><li>Dar tiempo y espacio. </li></ul><ul><li>Fomentar la conversación, la transmisión de historias. </li></ul>
    • 71. Un nuevo tipo de alfabetización Cumbre sobre alfabetización del siglo XXI (Berlín, 2002) Alfabetización informacional Alfabetización tecnológica Creatividad mediática Alfabetización global Alfabetización responsable Capacidad de recopilar, organizar y evaluar la información y formarse opiniones válidas basadas en los resultados. Capacidad de utilizar nuevos medios, como Internet, para acceder a la información y comunicarla eficazmente. Capacidad, cada vez mayor, de los ciudadanos de producir y distribuir, dondequiera que se encuentren, contenidos para audiencias de todos los tamaños. Comprender la interdependencia entre las personas y los países y tener la capacidad de interactuar y colaborar eficazmente a través de las culturas. Competencia de examinar las consecuencias sociales de los medios de comunicación desde el punto de vista de la seguridad, la privacidad y otros.
    • 72. La abundancia de información Byte – kilobyte – megabyte – gigabyte – terabyte – petabyte – exabyte – zettabyte – yottabyte 10 24
    • 73. El problema Just-in-time Producción ajustada Tensión en el flujo. Evidentes los costes asociados a los despilfarros. Tiempo de búsqueda minimizado: tiempo de maduración, SMED, MTM Incorporado a la cultura habitual de gestión. Limitación de espacios. Limitación de material en curso. Just-in-case Información desbordada La información no ha estado en el consejo de dirección. No hemos medido los despilfarros... aunque todos sabemos que existen. Hemos confiado en las máquinas procesos ¿sin valor añadido? Sin limitación de espacio. Coste del espacio ha descendido brutalmente. Ley de Parkinson generalizada.
    • 74. El recurso escaso: la atención Más información en Benetton
    • 75. Entrada de la wikipedia: To Google (verb) To Google or Not to Google <ul><li>Google the company - not really translatable, and known around the internet world. </li></ul><ul><li>As a verb - to google someone - to do a web search for someone in order to find out about them. &quot;Before I met with him, I googled his name. It turns out that he's from Ohio, like me.&quot; </li></ul><ul><li>As a verb - to google something - perform a web search for something. </li></ul>
    • 76. Nuestra organización hoy es información que hay que... <ul><li>Obtener </li></ul><ul><ul><li>Información que llega en algún tipo de soporte, información formal, que va a la “biblioteca” de la organización (libros, revistas, informes...), al centro informático, a las mesas de trabajo o a las mentes y corazones de las personas. </li></ul></ul><ul><li>Estructurar </li></ul><ul><ul><li>Sistemas de identificación, localización y clasificación. </li></ul></ul><ul><li>Distribuir </li></ul><ul><ul><li>Pull : la persona interesada en una información debe ir a buscarla de manera activa. Push : la información se envía directamente a quien le pueda resultar útil, de acuerdo con un perfil informacional que puede haber resultado de una auditoría de información previa. </li></ul></ul><ul><li>Usar </li></ul><ul><ul><li>El valor de una información lo da el usuario. </li></ul></ul>
    • 77. ¿Cómo conseguimos información? Buscamos y nos nutrimos de nuestras propias fuentes de información, muchas de ellas más informales que formales. ¿Preferimos las formas verbales, el cara a cara, que las formas escritas, por la mayor accesibilidad e intensidad emocional? Sabe qué busca... y sabe más o menos qué encontrará Sabe qué busca... pero no sabe qué encontrará No sabe muy bien qué busca... pero sabe más o menos qué encontrará No sabe muy bien qué busca... y no sabe qué encontrará ¿Dónde estamos?
    • 78. Nuestra organización hoy es información que hay que... Buscar y encontrar entre lo físico Buscar y encontrar entre lo digital
    • 79. Ejercicio Documento papel Documento digital Espacio Deterioro Producción Reproducción Organización Orden Limpieza Control visual
    • 80. RSS
    • 81. RSS http :// www.consumer.es /web/es/ tecnologia / internet /2004/05/04/140123. php
    • 82. Notas útiles
    • 83. Limpieza digital <ul><li>El gran problema: la constante irrupción de ¿innecesarios? de información en soporte digital . </li></ul><ul><ul><li>Correos electrónicos que no queremos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ficheros que nunca vamos a leer. </li></ul></ul><ul><li>Y, sin embargo, al mismo tiempo, con un gran número de “apaños digitales”. </li></ul><ul><ul><li>“ Como no sabía” lo hice de tal o tal manera. </li></ul></ul><ul><ul><li>“ Aquí o te buscas la vida o vas apañado”. </li></ul></ul><ul><li>Posibilidad de permitir un cajón de sastre de ¿innecesarios?, ¿necesarios? Debido a la economía de almacenamiento y a la potencia de las búsquedas. </li></ul><ul><ul><li>Explotar un cierto caos , un estilo “Google” interno, puede ser beneficioso </li></ul></ul><ul><li>Mezcla de rutinas de máquina y rutinas de humano (mucho más complicadas). </li></ul><ul><li>¿Deterioro al pasar el tiempo? No existe físico pero sí como valor informativo. </li></ul>Particularidades
    • 84. <ul><li>Correo web vs. Correo con software instalado. </li></ul><ul><li>Carpetas y etiquetas que respondan a la estructura de información que manejamos. </li></ul><ul><li>Filtros para la clasificación automática del correo . </li></ul><ul><ul><li>Fuera de mi vista para lo que no es prioritario. </li></ul></ul><ul><ul><li>Formas de destacar lo prioritario. </li></ul></ul><ul><li>Códigos de colores . </li></ul><ul><li>Búsquedas , teniendo en cuenta la posibilidad de integrar en Google Desktop. </li></ul><ul><li>Integración de varias cuentas en un único espacio . </li></ul><ul><li>Atención a la línea de asunto . </li></ul><ul><li>Hilos de conversación y ficheros adjuntos. </li></ul>El correo electrónico
    • 85. <ul><li>¿Imprescindible? </li></ul><ul><li>El lenguaje no verbal funciona: sonríe por teléfono, pero recuerda que hay que reforzar la comunicación verbal. </li></ul><ul><li>Llama con “inteligencia”: cuando sea más probable de que atiendan (muy temprano o muy tarde quizá), para hablar de lo que te interesa, con quien pueda resolver el asunto. </li></ul><ul><ul><li>Puede que llamar no sea la mejor opción </li></ul></ul><ul><li>Dejar horas “libres de llamadas” al cabo del día : evitar las interrupciones telefónicas durante un periodo determinado de la jornada laboral. </li></ul><ul><li>Usar un guión para llamadas repetitivas y para otras de cierta importancia (utilizar listas de verificación). </li></ul>Smartphone <ul><li>Consulta de correo </li></ul><ul><li>Twitter y otras redes sociales </li></ul><ul><li>Fotos </li></ul><ul><li>Consulta de fuentes RSS </li></ul>El teléfono
    • 86. Algunos consejos finales <ul><li>Aprovechar el tiempo de descanso entre dos tareas o en las esperas : llevar siempre un libro consigo, ojear material mientras se espera en una llamada, etc.. </li></ul><ul><li>“ Jugar” a ahorrar tiempo : identificar los restaurantes con servicio lento, las carreteras más atascadas, los clientes más dispersos, etc. </li></ul><ul><li>Crear “fragmentos de tiempo” : llegar temprano o salir tarde del trabajo, quedarse trabajando en casa, pedir que no nos interrumpan. </li></ul><ul><li>“ Llevar la contraria” : hacer toda clase de cosas cuando nadie las hace (compras, tráfico, comidas). </li></ul><ul><li>Disfrutar del caos … en la medida en que sea posible con sentido del humor. </li></ul>
    • 87. Algunos consejos finales <ul><li>Empezar por asuntos sencillos, de fácil éxito , que creen actitud mental positiva: el éxito lleva al éxito. </li></ul><ul><li>Aprender a decir que no ... con mucho cuidado y explicando siempre por qué no podemos hacer algo. </li></ul><ul><li>Aprender a brillar por nuestra ausencia , aprender a hacer respetar ciertos horarios de disponibilidad y otros de privacidad. </li></ul><ul><li>Aprender vocabulario para decir que se acaba el tiempo : “sólo dispongo de...”, “tengo que hacer tal cosa a las...”, etc. </li></ul><ul><li>Aprender a interrumpir : esperar a que respiren, llamar a las personas por su nombre, recordar que el tiempo es para todos, etc. </li></ul><ul><li>Demorar un conflicto , remitirlo a otra situación cuando está fuera de control . </li></ul>
    • 88. Acerca de mi plan de trabajo
    • 89. Objetivo Indicador/es Acciones ABC Cuándo
    • 90. Objetivo Indicador/es Acciones ABC Cuándo
    • 91. Objetivo Indicador/es Acciones ABC Cuándo

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