Conducción de reuniones

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En el marco del proyecto de comunidades de práctica y equipos de innovación, dentro del Plan de Innovación Pública del Gobierno Vasco, preparamos este taller con ideas básicas sobre cómo conducir una reunión.

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  • Comunicación interna Mayo 2003
  • Conducción de reuniones

    1. 1. Bilerak gidatu Conducción de reuniones Comunidades de Práctica y Equipos de Innovación 07/11/2011
    2. 2. <ul><li>Bilera bat talde baten lanaren zati bat baino ez da. </li></ul><ul><li>Helburuak: zertarako etorri gara? </li></ul><ul><li>Lau urrats bilera ondo joan dadin. </li></ul><ul><li>Lanera! Triangelua eta karratua. </li></ul><ul><li>Lanera! Teknikak zehatzak. </li></ul><ul><li>Gizakien zereginak: taldean eta bileran. </li></ul><ul><li>Hainbat aholku informazio-bileretarako. </li></ul>Edukiak <ul><li>Una reunión solo es una parte del trabajo de un equipo. </li></ul><ul><li>Objetivos: ¿para qué hemos venido? </li></ul><ul><li>Cuatro pasos para que la reunión salga bien. </li></ul><ul><li>Manos a la obra: un triángulo y un cuadrado. </li></ul><ul><li>Manos a la obra: técnicas concretas. </li></ul><ul><li>Los roles de las personas: en el equipo y en la reunión. </li></ul><ul><li>Consejos para reuniones informativas. </li></ul>
    3. 3. 1. Bilera bat talde baten lanaren zati bat baino ez da. Una reunión solo es una parte del trabajo de un equipo.
    4. 4. tiempo lugar # # = = <ul><li>= Tiempo = Lugar </li></ul><ul><ul><li>Reuniones… imposibles cada vez más </li></ul></ul>Aldia eta aldea Tiempo y espacio <ul><li>= Tiempo # Lugar </li></ul><ul><ul><li>Teléfono, sms, chat, videoconferencia </li></ul></ul><ul><li># Tiempo = Lugar </li></ul><ul><ul><li>Gestión visual, cartelística </li></ul></ul><ul><li># Tiempo # Lugar </li></ul><ul><ul><li>Revistas, comunicados </li></ul></ul><ul><ul><li>Correo electrónico, sms, Intranet / Internet. </li></ul></ul><ul><ul><li>Correo tradicional </li></ul></ul>Diferente tiempo Diferente lugar Mismo tiempo Diferente lugar Mismo tiempo Mismo lugar Diferente tiempo Mismo lugar
    5. 5. <ul><li>Inteligencia emocional . </li></ul><ul><li>Habilidad para la expresión oral y la transmisión de ideas en mismo tiempo mismo lugar. </li></ul><ul><li>Persuasión . </li></ul><ul><li>Narración , contar historias, fluidez y comprensión verbal. </li></ul><ul><li>Conversación, diálogo . </li></ul><ul><li>Liderazgo y capacidad para trabajar en equipo. </li></ul><ul><li>Cultura informacional genérica y específica de entorno inet . </li></ul><ul><li>Cultura tecnológica “global”. </li></ul><ul><li>Capacidad didáctica respecto a la tecnología. </li></ul><ul><li>Flexibilidad hipertextual . </li></ul><ul><li>Generación de comunidades virtuales, con enfoque de red. </li></ul><ul><li>Síntesis y capacidad de expresión escrita . </li></ul>Competencias para la dinamización del espacio social Competencias para la dinamización del espacio digital
    6. 6. LA LEY DE LA SUPERFICIE CONSTANTE Una reunión cuesta dinero según el tiempo que exige. Su precio es la suma del coste horario de cada participante multiplicada por el número de horas dedicadas. REUNIÓN Preparación Ejecución
    7. 7. 2. Helburuak: zertarako etorri gara? Objetivos: ¿para qué hemos venido?
    8. 8. Objetivos de contenido Específicos Realistas Verificación posible de su logro Especificación de fechas de logro Inclusión de metas intermedias Objetivos de proceso Integración en una dinámica positiva de trabajo en equipo
    9. 9. CONTRIBUYE A Objetivos de contenido Objetivos de proceso Incorpora a la persona en la búsqueda del resultado desde el primer momento Cohesiona, mediante objetivos de contenido a través del respeto a la individualidad COMUNICACIÓN DE LOS OBJETIVOS COHESIÓN EN EL EQUIPO
    10. 10. <ul><li>“ Qué ” no es lo mismo que “ para qué ”. </li></ul><ul><li>Un pecado mortal: “ no sé para qué era la reunión ”. </li></ul><ul><li>Una fórmula simple es la de empezar siempre por el principio: para qué hemos venido a esta reunión. </li></ul><ul><li>Un truco, mirando una a una a todas las personas presentes: “Entonces, ¿nos queda claro para qué es la reunión? David, ¿nos queda claro?” – Reformulación de lo importante. </li></ul><ul><li>Muchos objetivos, poca diversión ; un error. </li></ul><ul><li>Otro truco: ¿por qué no lo dejamos escrito? </li></ul>El sentido común nos dice:
    11. 11. <ul><li>Informar # Comunicar </li></ul><ul><li>Formar (personas adultas) # Aprender </li></ul><ul><li>Intercambiar puntos de vista y recoger opiniones </li></ul><ul><li>Negociar y llegar a acuerdos </li></ul><ul><li>Tomar decisiones </li></ul><ul><li>Generar ideas </li></ul>Zertarako egiten dugu bilera?
    12. 12. Aldeak hiztun U
    13. 13. 3. Lau urrats bilera ondo joan dadin. Cuatro pasos para que la reunión salga bien.
    14. 14. Planificación Para qué: Tema o Problema Por qué: Necesidad Quiénes: Participantes Cuánto: Rentabilidad Programación Antecedentes: Justificación, encuadre Planteamiento del tema Concreción de objetivos Método: Dinámica del proceso Organización Cómo: Tipo de reunión Con qué: Orden del día, guión, documentación Cuándo: Tiempo Dónde: Lugar y condiciones Realización Convocatoria Preparación (sala, medios, ...) Comprobación
    15. 15. Es el conjunto de acciones lógicas y coherentes que facilitan el logro de unos propósitos ¿Para qué? Existen temas a tratar (situación normal) o tenemos problemas (situación especial) ¿Por qué? Sólo pueden ser tratados entre varias personas o no existe otro sistema más operativo y barato. La mejor reunión, ¿la que no se hizo? ¿Quiénes? <ul><li>Todos y sólo aquellas personas que permitan la distribución equilibrada del grupo. </li></ul><ul><li>Personas: </li></ul><ul><li>idóneas: están afectados, tienen autoridad y poder </li></ul><ul><li>en cantidad justa </li></ul><ul><li>que conocen el asunto </li></ul><ul><li>que están interesadas (quieren tratar y resolver el asunto) </li></ul>¿Cuánto? Ponderar la relación favorable entre coste (inversión) y resultados (objetivos a corto y medio plazo) Planificación Para qué: Tema o Problema Por qué: Necesidad Quiénes: Participantes Cuánto: Rentabilidad
    16. 16. Aceptada la necesidad, hacemos operativa la planificación movilizando los factores básicos que apoyen su efectividad ¿Cómo? Definir el tipo de reunión ¿Con qué? Orden del día y un guión por temas que ayude al proceso, permita una visión global, centre las discusiones y objetive la tarea. Documentación de apoyo: notas, informes, gráficos. ¿Cuándo? Precisar fecha y hora de comienzo, con duración estimada, inicio y fin. ¿Dónde? <ul><li>Elegir un local: </li></ul><ul><li>Sin ruidos, interrupciones o incomodidades evidentes </li></ul><ul><li>Que responda a la importancia del asunto </li></ul><ul><li>Que facilite el intercambio </li></ul>Organización Cómo: Tipo de reunión Con qué: Orden del día, guión, documentación Cuándo: Tiempo Dónde: Lugar y condiciones
    17. 17. Las fases de la reunión deben aparecer de forma coherente y con una progresión de tratamiento evidente <ul><li>Información: antecedentes y encuadre del tema . Ubicación de los hechos, datos, definición de la situación a través de elementos objetivos. </li></ul><ul><li>Tema o problema a resolver: definición del objetivo a alcanzar (puede ser de tarea y/o puede ser de proceso). </li></ul><ul><li>Tratamiento : </li></ul><ul><ul><li>Entrega y ampliación de datos </li></ul></ul><ul><ul><li>Análisis de causas: por qué </li></ul></ul><ul><ul><li>Identificación de soluciones para atacar las causas </li></ul></ul><ul><ul><li>Selección de alternativas de solución </li></ul></ul><ul><ul><li>Decisión y distribución de acciones (seguimiento posterior) </li></ul></ul><ul><li>Dinámica del proceso : labor de dirección/animación de la reunión, orientación a las personas y al equipo y orientación a la tarea. Utilizar las técnicas adecuadas a los objetivos. </li></ul>Programación Antecedentes: Justificación, encuadre Planteamiento del tema Concreción de objetivos Método: Dinámica del proceso
    18. 18. Es el momento de la verdad, donde todo lo que hasta ahora se ha tenido en cuenta... puede fallar si no se tiene en cuenta: La convocatoria : a quiénes, fecha y hora, duración (hora prevista de inicio y de finalización), lugar, orden del día, objetivo de la reunión, observaciones sobre la preparación de la reunión, trabajos previos requeridos. La preparación : sala, mesa, sillas, documentación, medios de soporte audiovisual Comprobación… con tiempo suficiente . Murphy siempre acecha. Realización Convocatoria Preparación (sala, medios, ...) Comprobación
    19. 19. 4. Lanera! Triangelua eta karratua. Manos a la obra: un triángulo y un cuadrado.
    20. 20. TAREA MANTENIMIENTO PROCESO
    21. 21. Procurar el correcto desarrollo de los temas según los los objetivos que hayamos establecido <ul><li>Solicitar opiniones sobre propuestas propias o ajenas. </li></ul><ul><li>Solicitar aclaraciones sobre lo dicho por otra persona. </li></ul><ul><li>Recoger ideas en voz alta, sin darle énfasis especial, hacer de espejo. </li></ul><ul><li>Aportar ideas y opiniones. </li></ul><ul><li>Buscar más información para completar el enfoque. </li></ul><ul><li>Completar otras informaciones para añadir matices. </li></ul><ul><li>Estimular a trabajar sobre propuestas presentadas por otras personas. </li></ul><ul><li>Repetir alguna intervención no comprendida. </li></ul>TAREA
    22. 22. Tiene que ver con la organización del trabajo y con vistas a resolver las dificultades que surgen en el plano lógico. <ul><li>Recoger y señalar , en el momento oportuno, las opiniones expuestas. </li></ul><ul><li>Poner de manifiesto las opiniones opuestas y las contrarias , así como los acuerdos. </li></ul><ul><li>Hacer la síntesis de lo expuesto, cuando se crea necesario. </li></ul><ul><li>Reformular y resumir aportaciones no suficientemente claras o muy extensas. </li></ul><ul><li>Pedir aclaraciones sobre puntos de vista no suficientemente claros. </li></ul><ul><li>Poner de manifiesto las intervenciones que salen fuera del área del tema de que se trata y centrar la atención en el objetivo de la reunión. </li></ul>PROCESO
    23. 23. Actividades referidas a las relaciones interpersonales de cara a resolver las dificultades que emergen en el plano psicológico <ul><li>Respecto a quienes participan </li></ul><ul><li>Fijarse en quienes no participan y estimularles </li></ul><ul><li>Fijarse en quienes acaparan la reunión y hacérselo notar </li></ul><ul><li>Aclarar las diferencias u oposiciones entre quienes participan </li></ul><ul><li>Señalar los roles jugados por determinadas personas </li></ul><ul><li>Respecto al conjunto del grupo </li></ul><ul><li>Prestar atención en el “aquí y ahora” y comunicarlo al grupo </li></ul><ul><li>Mantener clima de participación: apoyar a quienes asumen papeles importantes para el mantenimiento del grupo </li></ul>MANTENIMIENTO
    24. 24. ACLARAR CONTROLAR RELAJAR DINAMIZAR
    25. 25. ACLARAR <ul><li>Cerciorarse de que el objetivo de la reunión queda suficientemente claro . </li></ul><ul><li>Buscar conformidad expresa con el objetivo. </li></ul><ul><li>Ayudar durante la reunión a que quienes participan se comprendan bien. </li></ul><ul><li>Reformular preguntas y afirmaciones. </li></ul><ul><li>¡Cuidado! Cuanta más alta sea la posición jerárquica de quien habla, más difícil es reconocer que no hemos entendido. </li></ul><ul><li>Rol estructurador , persona experta en metodología, guía. </li></ul>
    26. 26. CONTROLAR <ul><li>Ayudar al grupo a fijar sus procedimientos de trabajo : hacer las cosas como han quedado que las van a hacer. </li></ul><ul><li>Desarrollar normas básicas de actuación que permitan comunicaciones fluidas. </li></ul><ul><li>Clarificar límites dentro del asunto principal y señalar el punto en que se encuentran (dentro o fuera). </li></ul><ul><li>Estimular a personas silenciosas , contener a quienes no callan . </li></ul><ul><li>Administrar el tiempo . </li></ul>
    27. 27. RELAJAR <ul><li>Disminuir la ansiedad que genera el contacto interpersonal intenso del “aquí y ahora”. </li></ul><ul><li>Crear clima de confianza desde el principio sin olvidarse del humor y eliminando dramatismos innecesarios. </li></ul><ul><li>No se trata de reprimir sistemáticamente los conflictos , pero pueden abordarse “no solo en la reunión”. </li></ul><ul><li>Rol conciliador . </li></ul><ul><li>Ayudar a quienes participan a expresar sus sentimientos , no solo sus opiniones. </li></ul><ul><li>Modular el desarrollo de la reunión. </li></ul>
    28. 28. DINAMIZAR <ul><li>Ayudar al grupo a sentir deseos de realizar algo , de ir hasta el límite de su capacidad. </li></ul><ul><li>Quien anime debe trabajar primero su estado de ánimo. </li></ul><ul><li>Introducir entusiasmo con moderación y sentido pragmático: reformulaciones de estimulación . </li></ul><ul><li>Recurrir a comparativas a las que quienes participan dan valor. </li></ul><ul><li>Marcar objetivos intermedios y reformular consecución. </li></ul><ul><li>Esta función es especialmente importante en los grupos de generación de ideas . </li></ul>
    29. 29. 5. Lanera! Teknikak zehatzak. Manos a la obra: técnicas concretas.
    30. 30. Las reformulaciones <ul><li>Quien conduce la reunión actúa como espejo que refleja lo que ha sucedido: usa una forma sintética y organizada y resume lo principal de las palabras que se acaban de decir, pero ¡con una determinada intención ! “Si he comprendido bien, lo que has dicho...“ </li></ul><ul><li>Tipos: </li></ul><ul><ul><li>reformulación-síntesis de intervenciones largas </li></ul></ul><ul><ul><li>síntesis de dos o más intervenciones </li></ul></ul><ul><ul><li>síntesis por partes según surgen diferentes temas </li></ul></ul><ul><ul><li>síntesis parcial según orden del día establecido </li></ul></ul><ul><ul><li>síntesis final </li></ul></ul><ul><li>Es importante cerciorarse de la fiabilidad de la reformulación (por ejemplo, se puede escribir en el tablero para dejar constancia de ellas). Importante buscar el consentimiento expreso. </li></ul>
    31. 31. Muestran a quienes participan el punto en que se encuentra el trabajo y sirven para mostrar al equipo el camino recorrido. Estimulan y motivan hacia el logro de los objetivos. Síntesis Control Estimulación Las reformulaciones
    32. 32. La pregunta-test Pretende aclarar palabras o conceptos que pueden utilizarse con sentidos diferentes por parte de quienes intervienen. La invitación directa a participar Para quienes guardan largos silencios o hacen amago o gesto de intervenir... ¡con precaución! La pregunta-eco Quien anima la reunión reenvía la misma pregunta que le han dirigido, en los mismo términos, invitando a que la conteste quien la haya propuesto. La pregunta-rebote Quien anima reenvía la pregunta recibida a una persona en particular por el motivo que sea.
    33. 33. La pregunta-espejo Se reenvía la pregunta hacia el conjunto del grupo a fin de comprobar opinión general al respecto. La vuelta-recuerdo Se recuerdan preguntas o asuntos propuestos para los que todavía no hay una solución o un análisis suficiente . La reflexión sobre la experiencia del momento Se invita a una reflexión en el plano de la vivencia del grupo, aquí y ahora, entre quienes participan, a nivel afectivo.
    34. 34. Desbloqueo de la comunicación en el equipo Situación Existencia de roles obstaculizadores, roles formales muy fijos, no aceptación de quien conduce la reunión. Enfrentamiento por diversidad de los participantes, normas o roles no aceptados. Existen problemas con los objetivos porque se desconocen, no se comprenden o no se comparten. Se hacen “tertulias”. Se desvían del tema. Quieren llegar a conclusiones rápidamente. Observación minuciosa de los roles: ejercicio de role-playing con inversión de roles. Diálogo abierto sobre el conflicto, ejercicio sobre prejuicios, normas. Redefinir expresamente los objetivos y comprobar aceptación. Suspender la reunión si no la hay. Trabajo en grupos. Reformulación objetivos de tarea: pizarra. Utilizar beneficios de llegar a decisiones. Técnica de desbloqueo
    35. 35. <ul><li>Preguntar y reformular. </li></ul><ul><li>No enzarzarse en un &quot;toma y daca“ con alguno de los participantes. El tiempo es para todos . Tener paciencia </li></ul><ul><li>Los participantes en una reunión deben, efectivamente, participar en la misma. Si no, es conveniente plantearse su no asistencia a la misma. </li></ul><ul><li>Utilizar , en el mejor sentido de la palabra, los participantes (cada cual tiene su papel). </li></ul><ul><li>Clarificar el objetivo al principio es evitar innecesarias pérdidas de tiempo. </li></ul><ul><li>Tomar decisiones sin ponerlas en práctica es malgastar el tiempo de la reunión. </li></ul>Ondorio labur batzuk
    36. 36. Para llegar a acuerdos y priorizar
    37. 37. Para analizar causas
    38. 38. 1. Ley de Pareto o ley del 80-20 : “Lo esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio mucho”. Para tratar con el tiempo disponible 2. Ley de Parkinson : “El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible”. “Las tareas se expanden o se comprimen según el tiempo que dispongamos para hacerlas”. “Todo proyecto tiende a alargarse en el tiempo el tiempo que se le asigne”.
    39. 39. 3. Ley de Carlson : “Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”. 4. Ley de Illich : “Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después”. Para tratar con el tiempo disponible
    40. 40. 6. Gizakien zereginak: taldean eta bileran. Los roles de las personas: en el equipo y en la reunión.
    41. 41. No hay dioses, sino personas diferentes La comunidad necesita utilizar los diversos roles de las personas.
    42. 42. No hay dioses, sino personas diferentes
    43. 43. Rol Técnica de desbloqueo Hablador Sabelotodo Quien habla para impresionar Discutidor Quien divaga Quien se opone a todo Quien habla con el vecino Escéptico Quien se mantiene al margen Quien no habla o habla poco Quien se despista “ Pelota” ?
    44. 44. 7. Hainbat aholku informazio-bileretarako. Consejos para reuniones informativas.
    45. 45. <ul><li>Para qué </li></ul><ul><li>Conseguir un contacto directo en mismo tiempo y mismo lugar con el colectivo. </li></ul><ul><li>Motivar de primera mano. </li></ul><ul><li>Proporcionar información idéntica para todas las personas al mismo tiempo. </li></ul><ul><li>Proyectar imagen y crear cultura. </li></ul><ul><li>Sensibilizar sobre pocos mensajes pero muy importantes. </li></ul><ul><li>Oír a posibles líderes informales. </li></ul>Consejos para reuniones informativas <ul><li>Éxito de la reunión = prepararla , prepararla y prepararla. </li></ul><ul><li>Entrenar previamente la habilidad comunicadora : oratoria, lenguaje no verbal. </li></ul><ul><li>Asegurar el hardware : lugar (disposición de medios), sistema audiovisual, accesos y control... </li></ul><ul><li>Crear expectativa y asignar importancia. </li></ul><ul><li>Lenguaje sencillo sin acrónimos. </li></ul><ul><li>Refuerzo con comunicación visual : pocas palabras, gráficos e información directa (sin posibilidad de interpretaciones subjetivas). </li></ul><ul><li>Convocatoria con suficiente antelación divulgada en tablón y asegurando que ha sido recibida (alternativa de comunicación personal). </li></ul><ul><li>No entrar nunca en discusiones personales y valorar siempre las preguntas. </li></ul><ul><li>Llevar datos concretos, mostrados en forma absoluta o relativa , según convenga al objetivo. </li></ul><ul><li>Conseguir siempre retroinformación para mejorar la próxima vez. </li></ul>10 elementos clave en una reunión informativa

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