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Combinar Correspondencia Word Combinar Correspondencia Word Document Transcript

  • Materia: Word. Sección: Combinar correspondencia Nivel de Dificultad: Medio. Objetivo de la Práctica: Comprender las ventajas de la combinación de correspondencia.Ficheros de práctica: Carta02.docx, socios02.xlsx.Utiliza el procedimiento Combinar Correspondencia para enviar una carta informativa a las 1.156empresas registradas en el fichero excel socios02.xlsx. El modelo de carta ya está escrito en eldocumento Carta02.doc. Utiliza este documento para realizar la combinación de correspondencia deforma que para cada carta se personalicen los campos del socio: Empresa, Dirección, Teléfono, Fax,Representante.
  • RESULTADO
  • PROCESO En primer lugar abrimos el modelo de carta. A continuación vamos realizar el proceso decombinación de correspondencia utilizando el asistente. Para ello vamos a (Ficha)Correspondencia->Iniciar combinación de correspondencia->Paso a paso por el Asistente para combinarcorrespondencia.En este caso seleccionamos "Carta" como tipo de documento.
  • En el segundo paso del asistente seleccionamos en nuestro caso la opción "Utilizar el documentoactual" puesto que ya tenemos abierta la carta.En el tercer paso marcamos la opción "Utilizar una lista existente" y pinchamos en el vínculo"Examinar". A continuación seleccionamos el origen de datos, es decir, el fichero de excel quecontiene los destinatarios.
  • Tal como se observa en la figura anterior, podríamos restringir la lista de destinatarios, desmarcandoaquellos que no nos interesen.
  • En el siguiente paso tenemos que seleccionar los campos o elementos que posteriormente seránsustituidos por los valores de cada destinatario. Para ello seleccionamos la opción "Más elementos…"y vamos asignando los campos en su ubicación correspondiente en la carta.Seleccionamos el campo correspondiente y hacemos clic en "Insertar". Repetimos el proceso paracada uno de los campos de sustitución.
  • En el siguiente paso obtenemos una vista previa de las cartas combinadas. En este paso todavíaestamos a tiempo de editar la lista de destinatarios y excluir aquellos que no nos interesen.Finalmente en el paso 6 (último paso), podríamos imprimir ya directamente las cartas combinadas uobtener un documento nuevo con el conjunto total de las cartas combinadas por si quisiéramospersonalizar cada una de forma individual. En nuestro caso seleccionamos "Editar cartasindividuales…".
  • En la figura anterior se observa que podríamos restringir el número de registros a combinar. Ennuestro caso seleccionamos "Todos" para que se combinen las 1.156 cartas.