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  1. 1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE AUTOR: SEBASTIÁN TORRES TORO
  2. 2. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE 1. Ejemplo de herramientas para la gestión de documentos online 1
  3. 3. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE 2
  4. 4. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE INTRODUCCIÓN Y ORIENTACIONES PARA EL ESTUDIO Veremos a continuación una serie de herramientas que permiten crear, editar, guardar y en definitiva trabajar de forma gratuita con una serie de documentos directamente a través de la web, tales como documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones gráficas (tipo PowerPoint). Este tipo de herramientas tienen importantes ventajas, entre las cuales se encuentran las siguientes: • Son totalmente gratuitas. • No es necesario realizar ningún tipo de instalación en nuestro ordenador, ya que se utilizan de forma online. • Se pueden utilizar desde cualquier ordenador: basta con una conexión a Internet, darnos de alta en el servicio, y comenzar a trabajar con ellas. • Las versiones de estos servicios (equivalentes a las versiones de los programas instalados en un ordenador) se actualizan automáticamente, por lo que siempre dispondremos de forma gratuita de la última versión. • Suelen permitir de una forma muy sencilla compartir documentos con varias personas, por lo que es posible el trabajo grupal online sobre un mismo documento. • También es posible, mediante este tipo de servicios, publicar nuestros documentos en una dirección URL para que sean visibles por cualquier persona. A lo largo de esta unidad didáctica vamos a ver las principales herramientas o servicios que permiten trabajar con documentos de forma online. Para ello, analizaremos el más popular y utilizado de todos: Google Docs. Veremos las herramientas de que dispone para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones gráficas (tipo PowerPoint). 3
  5. 5. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE También aprenderemos a publicar estos documentos, y lo que es más importante, a compartirlos para que podamos trabajar de forma colaborativa con un grupo de personas, grupo que podrían ser nuestros compañeros dinamizadores de otros Centros Guadalinfo, o bien los propios usuarios entre sí. CASO PRÁCTICO La gran mayoría de los usuarios/as del centro Guadalinfo tanto de Ana como de Pablo, deben realizar trabajos individuales y en grupo. Por esto y por razones de movilidad, tiempo y demás, Ana y Pablo están de acuerdo en la importancia de conocer el servicio de Google Docs, con el que se puede trabajar de manera online con documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones desde cualquier ordenador conectado a Internet, y además de forma grupal. Ana y Pablo coindicen en la importancia de trabajar de manera online, por lo que se han puesto a investigar sobre Google Docs, pues a través de este servicio podemos tener nuestros trabajos en cualquier lugar y momento, pudiendo modificarlos en tiempo real a nivel individual o grupal. Una vez que ellos conozcan la utilización y los usos de este servicio, les trasladarán a sus usuarios/as los conocimientos necesarios para su uso. En esta unidad didáctica debes adoptar el papel de Ana y Pablo, y a medida que vayamos avanzando en los contenidos debes darte de alta en Google Docs, realizando aquellas actividades que te proponemos (como por ejemplo crear una hoja de cálculo, una presentación, un documento de texto y un formulario). 4
  6. 6. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE OBJETIVOS Objetivo General • Conocer el funcionamiento y la aplicabilidad de algunos servicios para el trabajo con documentos online. Objetivos Específicos • Conocer las principales características y funcionalidades de Google Docs. • Aprender a crear y compartir un documento de texto con Google Docs. • Aprender a crear y compartir una hoja de cálculo con Google Docs. • Aprender a crear y compartir una presentación con Google Docs. • Aprender a crear un formulario con Google Docs. • Valorar y analizar las aplicaciones que pueden tener este tipo de servicios en nuestra labor diaria como dinamizadores de los Centros Guadalinfo. 5
  7. 7. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE 1. EJEMPLO DE HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE 1.1. Google Docs Como hemos comentado en la introducción de la unidad didáctica, uno de los servicios más completos y populares para la gestión y trabajo colaborativo con documentos online, es Google Docs. Vamos a verlo en profundidad, analizando sus características y posibilidades. 1.1.1. Introducción a Google Docs Google docs es un servicio de Google para trabajar de forma online con documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Este servicio es totalmente gratuito, y con el se pueden realizar las siguientes operaciones: A. Documentos de texto: 1. Crear o subir documentos ya creados de Word, OpenOffice, RTF, HTML o texto, así como guardarlos en nuestro ordenador con estos mismos formatos (además del formato PDF o ZIP). 2. Aplicar formato a los documentos, utilizando para ellos un sencillo editor del tipo WYSIWYG (What You See Is What You Get, es decir, lo que ves es lo que obtienes). 3. Enviar por correo electrónico los documentos como archivos adjuntos. 4. Trabajar de forma colaborativa y en tiempo real con otras personas, pudiendo invitarles mediante su dirección de correo electrónico para que puedan editar o solamente ver nuestros documentos y hojas de cálculo. 5. Edición del historial de revisiones de nuestros documentos y hojas de cálculo, incluyendo la posibilidad de restaurar cualquier versión anterior. 6
  8. 8. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE 6. Publicar documentos online para que estén disponibles para todo el mundo, como páginas web -mediante una URL creada de forma automática- o como documentos publicados en nuestro blog. B. Hojas de cálculo: 1. Importar y exportar datos con los formatos XLS, CSV y ODS (y exportar funciones para PDF y HTML). 2. Aplicar formatos y fórmulas en las hojas de cálculo. 3. Chatear en tiempo real con otros usuarios que estén editando nuestra hoja de cálculo. 4. Insertar una hoja de cálculo, o una sección de una hoja de cálculo, en nuestro blog o página web. 5. Crear de una forma muy sencilla gráficos de diversos tipos, a partir de los datos introducidos en las hojas de cálculo. C. Presentaciones: 1. Importar presentaciones que tengamos creadas en los formatos de archivo PPT y PPS. 2. Guardar las presentaciones que realicemos en formato PPT o PDF. 3. Editar y aplicar formato a las presentaciones, utilizando para ellos un sencillo editor del tipo WYSIWYG. 4. Posibilidad de insertar imágenes y autoformas previamente creadas. 5. Aplicar a las diapositivas diferentes tipos de temas para que se ajusten a nuestras preferencias. 6. Compartir y editar presentaciones con otras personas (tanto con colaboradores con permisos de edición, como con lectores (sin permisos de edición). 7
  9. 9. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE 7. Visualizar las presentaciones en tiempo real con otras personas, pudiendo interactuar con ellas mediante una herramienta de chat. 8. Publicar las presentaciones en la Web. Introducción a Google Docs. (http://www.youtube.com/watch?v=DWLRqzLcIqI) Lo más interesante de todas estas funcionalidades, es que se pueden poner en práctica en documentos que no están físicamente en ningún ordenador, y a los que podemos acceder y compartir desde cualquier ordenador conectado a Internet. 1.1.2. Cómo darnos de alta en el servicio Google Docs Si ya disponemos de una cuenta en Google (por ejemplo, si tenemos una dirección de correo electrónico en gmail), entonces no será necesario darnos de alta de nuevo para acceder al servicio de Google Docs: bastará con seleccionar el servicio, y nada más (pulsando para ello sobre el botón de "Más" y seleccionar Google Docs, tal y como se ve en la siguiente imagen): 8
  10. 10. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Selección del servicio Google Docs. En la ventana que nos aparece, tendremos que introducir nuestra dirección de correo, y a continuación la contraseña. Seleccionaremos "Recordarme en este equipo" si estamos utilizando un ordenador personal para no tener que introducir nuevamente la dirección de correo y la contraseña. Finalmente tendríamos que pulsar sobre el botón "Acceder". Acceso a nuestra cuenta de Google. Si todavía no tenemos creada una cuenta en Google, deberemos seleccionar el botón "Cómo empezar" y rellenar los datos del siguiente formulario. En amarillo, se indican los campos que hay que rellenar: 9
  11. 11. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Primer paso para crear nuestra cuenta en Google. Formulario para la creación de la cuenta en Google. 10
  12. 12. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Google enviará un mensaje a la dirección de correo que hayamos indicado para crear la cuenta, únicamente deberemos pulsar sobre el enlace que nos aparece en el mensaje para confirmar el alta de la cuenta. Si todo ha ido bien, podremos ver algo similar a la siguiente imagen: Confirmación de la activación de la cuenta de Google. Tras pulsar sobre el enlace "Haga clic aquí para continuar", se nos abrirá el servicio de Google Docs, desde donde podremos comenzar a crear y editar todo tipo de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. 1.1.3. Creación de documentos 1.1.3.1. Configuración del entorno de trabajo Antes de comenzar a crear documentos, podemos configurar el entorno de trabajo de Google Docs para que los menús estén en el idioma que deseemos. Para ello, deberemos pulsar sobre "Settings", en la zona superior derecha de la pantalla. Acceso a la configuración del idioma. A continuación bastará con seleccionar el idioma deseado (en nuestro ejemplo, seleccionamos "Español"). 11
  13. 13. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Configuración del idioma en Español. Desde esta última página también podemos cambiar la configuración de algunas de las opciones de GoogleDocs, como por ejemplo la zona horaria, el nombre que se muestra al compartir documentos, la configuración para publicar directamente en el blog, etc. 1.1.3.2. Creación de un nuevo documento Si queremos crear un nuevo documento desde la ventana principal de GoogleDocs, tendremos que seleccionar el menú Nuevo y a continuación Documento. 12
  14. 14. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Creación de un nuevo documento. Se nos abrirá un entorno para la edición de texto, similar a la de cualquier otro procesador de texto, y en el que podremos ir creando nuestro documento. Entorno para la creación de nuestros documentos. Si quisiésemos añadir un enlace en alguna de las palabras o frase en nuestro documento, deberíamos seleccionar lo que queremos enlazar y a continuación pulsar sobre el texto Enlace subrayado y en color azul. Se nos abrirá la siguiente ventana, donde podremos seleccionar el tipo de enlace deseado (URL, documento, marcador o dirección de correo electrónico), así como establecer las propiedades del enlace. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de un enlace de un texto ("Google Docs"), con una URL (http://docs.google.com), y con el texto emergente "Enlace a Google". También podremos especificar si abrimos el enlace en una nueva ventana o no. 13
  15. 15. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Inserción de un enlace en un documento de Google Docs. El enlace quedaría de la siguiente forma en el documento: Enlace a una web en nuestro documento. 1.1.3.3. Operaciones básicas con nuestro documento Algunas de las operaciones básicas que podemos hacer con nuestro documento, es por ejemplo Guardar el documento (pulsando sobre el icono de Guardar, seleccionando el comando Archivo > Guardar, o directamente en el botón Guardar en la esquina superior derecha de la ventana de trabajo). No obstante, Google guardará automáticamente el documento cada cierto tiempo. También podremos guardarlo como una copia nueva, cambiar el nombre del documento, imprimirlo, verlo como una página web, o descargarlo con un formato determinado (PDF, 14
  16. 16. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Word, HTML, RTF, Texto o OpenOffice). En la siguiente imagen podemos ver el menú Archivo incluyen estas opciones: Diferentes comandos relacionados con la gestión de nuestro documento. Una de las opciones muy útiles que incorpora Google Docs, es la existencia de un Historial de revisiones. Mediante esta herramienta, podremos tener un control de las distintas versiones de nuestro documento, los cambios introducidos, etc. Herramienta "Historial de revisiones". 15
  17. 17. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Esta herramienta es especialmente útil cuando, como veremos más adelante, se comparten documentos para ser trabajados por varias personas. Si por una equivocación una de las personas elimina por error algo importante del documento, podemos restaurar rápidamente una versión anterior. Historial de revisiones en el que se muestran las 4 versiones de nuestro documento. En el caso de que quisiésemos comparar dos de las revisiones de nuestro documento, bastaría con que seleccionásemos dichas versiones y pulsásemos sobre el botón "Comparación seleccionada". Se nos mostraría una ventana en la que nos marcaría Diferencias existentes en dos versiones de un mismo documento, mediante la herramienta "Historial de revisiones". El resto de operaciones que podemos realizar con nuestro documento, son muy similares a las de cualquier procesador de texto. Tenemos de esta forma una serie de menús con comandos típicos para Editar el documento (copiar, pegar, seleccionar, etc.), Ver de distinta forma el documento, Insertar elementos (imágenes, enlaces, tablas, comentarios...), aplicar Formato al texto, insertar Tablas u otro tipo de Herramientas tales como la revisión de ortografía, recuento de palabras, idioma, etc. 16
  18. 18. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE 1.1.3.4. Compartir nuestro documento Esta es posiblemente la opción más interesante y práctica de Google Docs, ya que nos permite compartir un documento con otras personas que tengan acceso a la web. De esta forma, podemos utilizar la opción de compartir uno o varios documentos de Google Herramienta "Compartir" de Google Docs. Docs como una verdadera herramienta de trabajo grupal. Las opciones principales para compartir un documento son básicamente 3: compartir con otros usuarios, enviar por correo electrónico como documento adjunto, y publicar como página web. Evidentemente la primera de ellas (compartir con otros usuarios) es la más interesante, puesto que permite trabajar realmente varias personas a la vez con un mismo documento. Vamos a verlas rápidamente. A. Compartir con otros usuarios Mediante esta primera opción, y más interesante sin duda, podemos invitar a otros usuarios/as para que o bien puedan trabajar en nuestro documento como "colaboradores/as" (con permisos de edición), o bien puedan acceder al documento simplemente como "lectores/as" (sin permisos de edición). 17
  19. 19. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Lo más frecuente será posiblemente utilizar la primera opción, es decir, optar por dar a otras personas permisos para poder editar el documento conjuntamente con nosotros. Si este es el caso, deberemos seleccionar la opción "como colaboradores" (marcada por defecto), y a continuación indicar sus direcciones de correo electrónico (separadas por comas). También podremos seleccionar si queremos permitir que los colaboradores puedan invitar a otros Opciones para invitar a usuarios usuarios, así como que cualquiera compartiendo un documento. pueda utilizar las invitaciones. En la fecha de redacción de estas líneas, el límite para compartir documentos y presentaciones era de 200 personas (sumando colaboradores y lectores indistintamente), y de estos 200, solamente 10 podían editar juntos en tiempo real el documento o presentación. Sin embargo, en las hojas de cálculo no existía límite, siendo 50 el número de personas que podían editar en tiempo real la hoja de cálculo compartida. B. Enviar por correo electrónico como archivo adjunto Mediante esta opción podemos enviar de una forma muy sencilla el documento en el que estamos trabajando. Para ello basta con indicar la dirección de correo electrónico de los destinatarios, y optar por uno de los formatos a la hora de enviar el documento adjunto. En la imagen podemos ver que existen varios tipos de formatos disponibles. 18
  20. 20. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Adjuntando el documento por correo electrónico. En amarillo aparecen resaltados los cuatro formatos disponibles para enviar el documento. C. Publicar como página web Mediante esta interesante opción, podemos publicar nuestro documento o bien en una dirección o URL de Internet, o publicar nuestro documento en un blog. Opciones para la publicación de un documento (en una URL o en un blog). 19
  21. 21. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE La primera de las opciones es sin duda la más interesante, puesto que nos permitiría publicar nuestro documento en una URL o dirección web, la cual podríamos enviar a una serie de personas para que visualizasen el documento a través de un navegador. Además, existe la opción de que el documento se publique automáticamente cada vez que actualicemos el documento, con lo que la dirección URL mostraría siempre el documento actualizado con los últimos cambios. Una vez que pulsemos sobre "Aceptar" a la hora de publicar nuestro documento, obtendremos una dirección a través de la cual podremos visualizar el documento. Dirección web con la publicación del documento. También podríamos publicar el documento en nuestro blog. Para ello, bastaría con seleccionar "Publicar en blog" y a continuación definir la configuración de nuestro blog (el proveedor del blog -por ejemplo, blogger o wordpress.com-, el nombre de usuario y la contraseña). En la siguiente imagen podemos ver las opciones que aparecen a la hora de publicar un documento en nuestro blog. 20
  22. 22. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Configuración necesaria para la publicación de un documento de Google Docs en nuestro blog. 1. Crea un documento en Google Docs, aplica formato al texto, e inserta una imagen y algún enlace a una página web en el documento. 2. A continuación, comparte con tu tutor dicho documento, asignándoles permisos de edición. 3. Publica tu documento en una página web, y envía a tu tutor de contenidos la dirección URL una vez que lo hayas publicado. 1.1.4. Creación de hojas de cálculo La creación de una hoja de cálculo en Google Docs es bastante similar a la creación de un documento. En primer lugar deberemos acceder a nuestra cuenta de Google Docs, y pulsar sobre "Hoja de Cálculo" tal y como se ve en la siguiente imagen: Creación de una hoja de cálculo. 21
  23. 23. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Al instante se nos abrirá una hoja de cálculo con todos los elementos típicos de este tipo de aplicaciones: columnas y filas donde ir escribiendo nuestros datos, algunos iconos para aplicar formato, opciones para alinear los datos, insertar filas, columnas u otros objetos (gráficos, comentarios, etc.), así como opciones para eliminar diversos elementos. Ejemplo de hoja de cálculo creada en Google Docs. A partir de una hoja de cálculo como el mostrado en el ejemplo, podemos comenzar a realizar una serie de sencillas operaciones pulsando en las diferentes pestañas que nos aparecen en la parte superior de la hoja: Editar, Ordenar, Fórmulas, Formulario y Revisiones. Todos ellos se utilizan de una forma bastante intuitiva, tal y como se utilizan con otras hojas de cálculo. Pestañas disponibles en las hojas de cálculo. 1.1.4.1. Inserción de gráficos Este es uno de los elementos a destacar de las hojas de cálculo, ya que permite de una forma sencilla insertar un gráfico a partir de los datos que tenemos (en las filas o columnas). Para ello, lo primero que debemos hacer es seleccionar la hoja de cálculo completa, tal y como se ve en la siguiente imagen. 22
  24. 24. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Selección de los datos y cabeceras (filas y columnas). A continuación deberemos pulsar sobre Insertar >~ Gráfico. Selección del menú Insertar > Gráfico. Se nos abrirá una ventana con una gran cantidad de opciones, entre las cuales podremos elegir el tipo de gráfico, las etiquetas que van a aparecer en el gráfico (ejes, leyendas, etc.), así como los datos por los que vamos a agrupar (filas o columnas). De todo ello iremos viendo una vista preliminar del resultado final. En el siguiente ejemplo podemos ver la configuración de este tipo de parámetros, así como el resultado final del gráfico. 23
  25. 25. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Configuración de los parámetros del gráfico. Una vez que pulsemos sobre Guardar gráfico, nos aparecerá un gráfico dinámico que cambiará automáticamente al cambiar cualquier dato de nuestra hoja de cálculo. Gráfico insertado en la hoja de cálculo. 24
  26. 26. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE 1.1.4.2. Inserción de gadgets Mediante esta novedosa opción podemos insertar una serie de elementos adicionales o pequeñas aplicaciones, llamados gadgets, que han sido previamente creadas y que están listas para ser usados e integrados en nuestra hoja de cálculo. Existen de muchos tipos, y poco a poco se van creando un mayor número de ellos. En la siguiente imagen podemos ver como, tras pulsar sobre "Insertar gadget...", se nos abre una nueva ventana desde donde podemos seleccionar los gadgets disponibles. Ventana para la inserción de un gadget en nuestra hoja de cálculo. 1.1.4.3. Compartir nuestra hoja de cálculo Al igual que cuando compartimos un documento de texto, una hoja de cálculo podemos compartirla tanto con colaboradores -con permisos de edición- como lectores -sin permisos de edición-. En realidad existe una tercera opción, denominada "para rellenar un formulario", y que merece la pena detenernos en ella más adelante. 25
  27. 27. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Opciones para compartir una hoja de cálculo. Otra de las opciones que tenemos para compartir nuestra hoja de cálculo con otras personas, es publicarla en una dirección web o URL. Para ello, basta con pulsar sobre Publicar y se nos mostrará la dirección web en la que cualquier persona podrá consultar la hoja de cálculo. Publicación de la hoja de cálculo en una URL. 26
  28. 28. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE 1.1.5. Creación de un formulario para la recogida de datos Mediante esta opción, podemos crear un formulario e invitar a quien deseemos para que rellene a las cuestiones creadas en dicho formulario: las respuestas de las distintas personas irán quedando registradas en una hoja de cálculo, para más adelante ser procesadas. Esto podra ser interesante para la recogida de ciertos datos de los usuarios de los Centros Guadalinfo. El proceso para crear un formulario es el siguiente: Desde una hoja de cálculo en blanco, o bien directamente desde el menú de Nuevo, pulsaremos sobre Formulario y a continuación en Crear un formulario para comenzar a crearlo. Pasos iniciales para la creacin de un formulario. En cuanto pulsemos sobre Crear un formulario, nos aparecerá la siguiente ventana desde la que podremos ir introduciendo los datos del formulario. A partir de este momento deberemos ir creando las distintas preguntas que van a formar parte del cuestionario. Para ello, para cada pregunta deberemos establecer su título, un texto de ayuda (para que el alumno disponga de mayor información), y el tipo de pregunta. 27
  29. 29. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Existen 6 tipos de preguntas disponibles: Texto, texto de párrafo, tipo test, casillas de verificación, elegir de una lista y la escala (1-n). En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo de un cuestionario con 3 tipos de preguntas: tipo test (para la pregunta verdadero/falso), elegir de una lista (para la segunda pregunta con 5 opciones diferentes), y de tipo texto (para la última pregunta de redacción). Ejemplo de tres preguntas en un formulario. Pulsando en Vista previa y enviar podremos seleccionar las personas a las que enviaremos el cuestionario (indicando sus correos electrónicos separados por coma), es como obtener una visualización previa del resultado final. 28
  30. 30. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Vista previa del formulario, listo para ser enviado. Si pulsamos sobre el enlace que se genera al publicar el formulario, obtenemos la siguiente vista: Vista del formulario en la direccin generada. 29
  31. 31. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE También podremos integrar el formulario en un blog o sitio web, copiando el codigo al seleccionar Incrustar, tal y como se ve en la siguiente imagen: Código para incrustar el formulario. A medida que distintas personas fuesen rellenando el cuestionario planteado, en nuestra hoja de cálculo poco a poco se integrarán los resultados (una fila de datos para cada persona que respondiese al formulario). En la figura siguiente podemos ver el ejemplo de formulario que hemos elaborado, y que ha sido contestado en 3 ocasiones. Hoja de cálculo en Google Docs que muestra los datos de 3 personas tras rellenar un formulario. 30
  32. 32. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE 1.1.6. Creación de Presentaciones Vamos a ver la tercera y última herramienta disponible en Google Docs para trabajar con documentos: la creación de presentaciones. Como siempre, deberemos pulsar sobre el botón Nuevo, y a continuación seleccionar Presentación. Creación de una nueva presentación. Aparecerá el entorno de trabajo con una serie de menús y herramientas relacionados con las presentaciones, y por defecto nos aparecerá seleccionada nuestra primera presentación (Diapositiva 1). Las principales herramientas que nos aparecen son muy intuitivas de utilizar, y son las siguientes: • Nueva diapositiva. • Duplicar diapositiva. • Eliminar diapositiva. 31
  33. 33. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE • Insertar imagen. • Insertar texto. • Insertar forma (gráfico previamente definido). • Insertar video. • Cambiar tema. En la siguiente imagen podemos ver un resumen del área de trabajo para una presentación. Área de trabajo de una presentación en Google Docs. Vamos a detenernos en algunas de estas herramientas que incorporan las presentaciones de Google Docs. 1.1.6.1. Seleccionar el diseño de la diapositiva Cada vez que pulsemos sobre Nueva diapositiva, podremos seleccionar el diseño que va a tener dicha diapositiva, optando por uno de los diseños predefinidos que nos aparece en la imagen que vemos a continuación. 32
  34. 34. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Diseños predefinidos disponibles al insertar una nueva diapositiva. 1.1.6.2. Insertar imágenes La inserción de imágenes en una presentación es muy sencilla: basta con pulsar en primer lugar sobre el botón Insertar imagen, y a continuación en la ventana que nos aparece, pulsar sobre el botón Examinar para seleccionar la imagen que tengamos almacenada en nuestro equipo, o bien especificar la URL donde aparece la imagen deseada. Inserción de una imagen en nuestra presentación. 33
  35. 35. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE La imagen quedaría de esta forma en nuestra presentación. Imagen añadida desde nuestro equipo. 1.1.6.3. Inserción de vídeos En las presentaciones de Google Docs podemos incluir únicamente vídeos de YouTube. Para ello, deberemos pulsar en primer lugar sobre Insertar vídeo, y en la ventana que se nos abre a continuación, incluir el vídeo. Para ello, podremos buscar el vídeo escribiendo el término en la casilla correspondiente, pulsaremos sobre el botón de Buscar, y a continuación seleccionar la casilla del vídeo deseado y pulsar sobre Insertar vídeo. En la siguiente imagen se muestra el proceso para la inserción de un vídeo. 34
  36. 36. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Inserción de un vídeo en una presentación de Google Docs. Una vez integrado, podremos mover el vídeo por nuestra diapositiva, cambiar su tamaño, etc. En la siguiente imagen podemos ver la integración en nuestra primera diapositiva de una fotografía y de un vídeo. Integración de una fotografía y un vídeo en una presentación. 35
  37. 37. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE 1.1.6.4. Cambiar el tema de una diapositiva Mediante la herramienta Cambiar tema podemos rápidamente cambiar el diseño gráfico de nuestras diapositivas, seleccionando uno de los temas que nos ofrece la aplicación. Selección de un tema para nuestra presentación. Una vez que seleccionemos el tema, éste se aplicará a todas nuestras diapositivas. Diapositiva personalizada con uno de los temas. 36
  38. 38. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE 1.1.6.5. Compartir la presentación Al igual que en el caso de los documentos y hojas de cálculo, es posible compartir una presentación realizada con Google Docs. Para ello, basta con pulsar sobre Compartir, y añadir los correos electrónicos (separados por coma) tanto de colaboradores/as, como de lectores/as. También es importante tener en cuenta que podemos acceder al feed RSS establecido para la presentación, el cual nos mantendrá informado a través de nuestro lector de canales RSS sobre las modificaciones efectuadas en esta presentación. Compartiendo una presentación. La activación de esta funcionalidad es muy sencilla: basta con pulsar sobre Ver feed RSS de cambios del documento... Ver el canal RSS de la presentación. ... y a continuación, seleccionar el lector RSS a través del cual nos vamos a suscribir al canal o feed de cambios. 37
  39. 39. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE Es importante tener en cuenta que para que podamos leer el canal RSS de la presentación (o de cualquier documento de google docs), éstos deben ser públicos. 1.1.6.6. Publicar la presentación La publicación de una presentación es muy sencilla: basta con pulsar sobre el botón Publicar y accederemos a una pantalla donde se nos muestran todos los datos necesarios para acceder a dicha presentación a través de la web. También nos aparece el código para poder incrustar la presentación en una página web, blog, LMS como Moodle, etc. Datos para la publicación de nuestra presentación en la web. Crea una presentación que cuente al menos con 5 diapositivas, e inserta en algunas de ellas varias imágenes y vídeos de youtube. Publícala a continuación e inserta el canal RSS de la presentación en tu lector de RSS. 38
  40. 40. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE RESUMEN En esta unidad didáctica hemos analizado algunos de los principales servicios disponibles en la web para trabajar de forma online con diversos documentos (textos, hojas de cálculo y presentaciones fundamentalmente). En Google Docs, uno de los más populares, hemos comenzado viendo cómo darnos de alta en el servicio. Seguidamente hemos creado un nuevo documento de texto, así como sus operaciones básicas. También hemos visto cómo compartir este documento con otras personas, para poder trabajar de forma colaborativa con el. También hemos aprendido a crear una hoja de cálculo y una presentación tipo PowerPoint, así como a utilizar sus principales opciones en ambos casos. 39
  41. 41. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE 40

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