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Winshuttle easy alternativetolsmw-whitepaper-es

  1. 1. WhitepaperAlternativa no técnica a LSMWpara la actualización de registrosmaestros de clientes en SAP®ResumenLegacy System Migration Workbench (LSMW) es una herramienta técnica suministrada porSAP para las migraciones de datos durante implementaciones iniciales. Algunos clientes de SAPutilizan esta herramienta también para realizar modificaciones masivas en los datos maestros deSAP.En este documento se describe una fácil alternativa no técnica para actualizar registros maestrosde clientes en 3 pasos en lugar de los 14 pasos que implica el uso de LSMW, sin implicacióntécnica alguna ni requisito de acceso a SAP a nivel de programador.Al utilizar las herramientas y técnicas descritas en este documento, centenares de clientes deSAP se han dado cuenta de las enormes mejoras de productividad en sus proyectos de carga yactualización de datos de SAP. Es más, en muchos casos estos proyectos van a ser realizadospor los propios usuarios empresariales.©2011 Winshuttle, LLC. Todos los derechos reservados. 4/11 www.winshuttle.es
  2. 2. IntroducciónEn una serie de artículos publicados en los últimos años, se describe una aplicación empresarialcomún para muchos clientes de SAP que realiza modificaciones masivas en datos de lossistemas SAP R/3 o mySAP. La aplicación de interés es la modificación masiva de registros declientes como, por ejemplo, los campos Sales Office (Oficina de ventas), Sales Group (Grupode vendedores) o Customer Group (Grupo de clientes) mediante la transacción XD02 de SAP.La herramienta recomendada para realizar tales modificaciones es Legacy System MigrationWorkbench (LSMW) de SAP. No obstante, hay una serie de 14 pasos implicados en dichamodificación masiva de los datos maestros de clientes que puede resultar costoso y llevarmucho tiempo.En este documento, se presenta una alternativa mucho más sencilla para realizar unaactualización masiva a los registros maestros de clientes. Mostraremos cómo Transaction™ sepuede utilizar para lograr la misma aplicación empresarial en sólo 3 pasos que pueden llevara cabo superusuarios empresariales o analistas funcionales sin necesidad de acceso a nivel deprogramador a sesiones de LSMW en SAP.Además, destacaremos otros puntos de comparación entre Transaction y LSMW.Antecedentes: pasos de LSMW para actualizarregistros maestros de clientesSegún muchos artículos publicados, hay 14 pasos obligatorios para actualizar los registros maestrosde clientes con la herramienta LSMW.1. Mantener atributos de objeto: primero se registra la transacción XD02 mediante una sesión de registro batch input. Cada campo de cada pantalla de registro se modifica y se le asigna un nombre. En función del número de pantallas visitadas y del número de campos que se van a cargar, la realización de este paso puede llevar un tiempo.2. Mantener estructuras fuente: a una estructura fuente se le asigna un nombre para la carga.3. Mantener campos fuente: todos los campos fuente que se actualizarán tienen un nombre asignado y su formato se ha definido de manera precisa.4. Mantener relaciones de estructura: debido a que la relación se determina automáticamente, este paso no requiere ninguna acción para la carga de datos maestros de clientes.5. Mantener asignación de campos y reglas de conversión: asignar cada campo registrado en el paso 1 a los campos fuente definidos en el paso 3.6. Mantener valores fijos, conversiones, rutina definida por el usuario: en el ejemplo de datos maestros de clientes, se omite este paso.Alternativa no técnica a LSMW para la actualización de registrosmaestros de clientes en SAP® 2
  3. 3. 7. Especificar ficheros: señalar un fichero delimitado por tabulaciones que se va a cargar. Si el fichero de datos fuente está en formato Excel, el fichero Excel deberá grabarse como fichero delimitado por tabulaciones.8. Asignar ficheros: este paso es automático para este ejemplo.9. Importar datos: el fichero fuente se importa en el sistema.10. Visualizar datos importados: se trata de un paso opcional, el fichero importado se puede visualizar para su verificación.11. Convertir datos: los datos importados se convierten al formato de entrada adecuado.12. Visualizar datos convertidos: otro paso opcional; los datos convertidos se pueden visualizar para su verificación.13. Crear sesión batch input: se crea una sesión por lotes que pueden ejecutar las transacciones XD02 para realizar modificaciones en los datos.14. Ejecutar sesión batch input: en el último paso, la sesión por lotes se ejecuta en realidad mediante la transacción SM35.Aunque no son obligatorios los 14 pasos, está implicado el proceso de ejecución de dichamodificación masiva dedatosy éste puede durar bastante tiempo.TransactionSHUTTLE para ejecutar registros maestrosde clientesEn esta sección, se presenta Transaction y se muestra lo sencillo que resulta su uso para actualizarregistros maestros de clientes.Suponiendo que ya disponga de un fichero Excel con datos que deben cargarse, los 3 pasosbásicos implicados en la carga de estos datos en SAP mediante Transaction son:1. Registrar cualquier transacción SAP mediante Transaction.1.2. Asignar los campos registrados a campos de Excel mediante una sencilla asignación de arrastrar y soltar.3. Ejecutar la carga en SAP.Alternativa no técnica a LSMW para la actualización de registrosmaestros de clientes en SAP® 3
  4. 4. Figura 1: pantalla principal de TransactionAl iniciar Transaction, aparecerá la siguiente pantalla.:Paso 1: registrar la transacción XD02Haga clic en el botón New (Nuevo) en la pantalla de Transaction para iniciar un nuevo registro.Cuando se le solicite, indique el código de transacción XD02. Transaction inicia la transacciónXD02 y le indica que finalice la transacción Change Customer (Modificar cliente), tal como semuestra en la figura 2. Indique la información clave del cliente y elija la vista “Sales” (Ventas) Figura 2: registro de transacción para el código de transacción XD02Alternativa no técnica a LSMW para la actualización de registrosmaestros de clientes en SAP® 4
  5. 5. en “Sales area data” (Datos del área de ventas). Efectúe modificaciones en los tres camposobligatorios (Sales office (Oficina de ventas), Sales group (Grupo de vendedores) y Customergroup (Grupo de clientes)) y grabe la transacción.Paso 2: asignar los camposUna vez finalizado el registro, Transaction le permite seleccionar la fuente de datos de ficheroExcel y muestra una pantalla de asignación dividida en dos partes: (1) una lista de todos loscampos de SAP que se han tocado durante el registro, con los valores de campos introducidosy (2) una vista preliminar de la hoja de cálculo Excel que se va a cargar. Figura 3: pantalla inicial de Transaction EasyMapperEl proceso de asignación de las columnas de Excel con los campos de SAP es tan sencillocomo arrastrar y soltar las columnas de Excel, mostradas en la vista preliminar de Excel, alos campos de SAP situados en la mitad superior de la pantalla del asignador. Al final de laoperación de arrastrar y soltar, aparece el asignador tal y como se muestra en la figura 4. Lacolumna A de Excel está asignada al campo Customer Account Number (Número de cuentade cliente), la columna B se asigna al campo Sales Organization (Organización de ventas)y, así sucesivamente, para los 7 campos que se han tocado durante el registro.Alternativa no técnica a LSMW para la actualización de registrosmaestros de clientes en SAP® 5
  6. 6. Figura 4: pantalla asignada de Transaction EasyMapperPaso 3: ejecutar la transacciónUna vez concluida la asignación, estará preparado para ejecutar la transacción. Tal como semuestra en la figura 5, simplemente abra el script XD02 en Transaction, señale el fichero Excelque desea cargar, especifique la fila de inicio, la fila de fin y la columna para los resultados quese van a incluir en el log. Una vez especificados todos los parámetros de entrada, haga clic en elbotón Run (Ejecutar) para iniciar la carga del fichero Excel en SAP.Antes de comenzar la ejecución, se solicita al usuario que entre en el sistema SAP mediante el log-in. Esta entrada al sistema verifica que el usuario tiene autorización para ejecutar la transacciónXD02. Si el usuario cuenta con la autorización adecuada, las transacciones se procesan en tiemporeal y los mensajes de SAP se visualizan en la columna especificada como columna de log desistema, como se muestra en la figura 6. Las transacciones que dan lugar a un error se resaltande manera clara. Los registros con errores de datos se pueden solucionar y se puede realizar unasegunda carga sólo de dichos registros.Los logs de SAP se conservan por completo con el nombre del usuario que realizó la carga.Alternativa no técnica a LSMW para la actualización de registrosmaestros de clientes en SAP® 6
  7. 7. Figura 5: pantalla de Transaction que muestra los campos que deben indi- carse antes de ejecutar la transacción runs Figura 6: hoja de Excel que muestra los datos y el resultado de SAPAlternativa no técnica a LSMW para la actualización de registrosmaestros de clientes en SAP® 7
  8. 8. Comparación de Transaction con LSMWEl uso de Transaction para actualizar registros maestros de clientes es una fácil alternativa aLSMW y puede mejorar de manera significativa la productividad para la carga masiva de datos.Algunos puntos clave de comparación entre LSMW (cuando se utiliza en modo Batch InputRecording (Registro batch input)) y Transaction son:• Autorización: Transaction no requiere autorización a nivel de programador y se ejecuta con autorizaciones normales. El uso de LSMW generalmente requiere de autorización a nivel de programador en SAP y no está disponible para la mayoría de usuarios empresariales o analistas funcionales.• Logs integrados: en Transaction, los resultados que devuelve SAP residen en la misma hoja de cálculo que los datos por lo que la corrección y el nuevo proceso de registros erróneos resultan muy cómodos y rápidos. En LSMW, los resultados de SAP residen en una pantalla independiente y la identificación y solución repetitivas de registros erróneos pueden ser algo molestas.• Cabecera y datos de varias partidas individuales: Transaction permite la carga de datos de transacciones comunes como facturas, comprobantes diarios, pedidos, etc. en los que cada registro puede tener un número variable de partidas individuales. No es posible cargar este tipo de datos con el modo Batch Input Recording (Registro batch input) de LSMW debido a que el número de campos del registro debe coincidir con el número de campos que se van a cargar.• Integración nativa de Excel: Transaction funciona originalmente con datos de Excel sin necesidad de convertirlos a formatos delimitados por tabulaciones o por comas. Transaction también funciona originalmente con fórmulas de Excel, por lo que es posible calcular o hacer referencia desde otras fuentes a campos individuales. Con LSMW, los datos deben convertirse a formatos de texto para poder cargarse. La integración nativa de Excel conlleva una significativa mejora de la productividad.• Registro más potente: Transaction ofrece diferentes modos de registro y una grabadora más potente que la grabadora batch input de LSMW. Por consiguiente, Transaction es capaz de gestionar muchas más transacciones y aplicaciones en comparación con LSMW.• No se requieren transportes: Transaction no requiere transporte para mover programas de carga de un sistema a otro. Un script se puede registrar fácilmente en un sistema de control de calidad y ejecutarse inmediatamente la producción sin necesidad de esperar el transporte.• Versión en tiempo de ejecución: Transaction se ofrece también en una versión en tiempo de ejecución ligera, RUNNER, para usuarios que no están autorizados a crear scripts, pero que sólo pueden ejecutar scripts de carga anteriormente creados. Con LSMW, por definición a todos los usuarios les está permitido crear o modificar el script de carga. Por tanto, la implementación de Transaction en toda la empresa resulta más fácil y más segura.• Soporte técnico completo: los usuarios de Transaction de todo el mundo disponen de soporte técnico completo por teléfono y correo electrónico a cargo del equipo de soporte técnico mundial de Winshuttle. Los ingenieros de soporte técnico de Winshuttle cuentan con experiencia y conocimientos amplios de las transacciones de SAP en muchos módulos de SAP.Alternativa no técnica a LSMW para la actualización de registrosmaestros de clientes en SAP® 8
  9. 9. Winshuttle es la empresa de usabilidad ERP que ofrece productos de software que permitena los usuarios empresariales trabajar con las soluciones de SAP directamente desde Excel,formularios web y otro tipo de interfaces sin necesidad de programación Nos centramos enun hecho simple: cuando utilizamos aplicaciones SAP, el tiempo es oro. Nuestras solucionesde usabilidad aceleran de forma radical las transacciones SAP de usuario, ahorrandoy redireccionando millones de dólares para los clientes SAP cada día. Estos beneficioseconómicos se consiguen reduciendo de forma significativa los costes de empleados ycontratistas y aumentando los recursos para abordar prioridades más estratégicas. Centenaresde clientes de todo el mundo eligen Winshuttle para hacer más fácil su vida con SAP. Paraobtener más información, visite www.winshuttle.es. Oficinas Centrales Reino Unido Alemania Bothell, WA London, U.K. Bremerhaven, Germany Tel + 1 (800) 711-9798 Tel +44 (0) 208 704 4170 Tel +49 (0) 471 140840 Fax + 1 (425) 527-6666 Fax +44 (0) 208 711 2665 Fax +49 (0) 471 140849 www.winshuttle.com www.winshuttle.co.uk www.winshuttle-software.de Francia India Maisons-Alfort, France Research & Development Tel +33 (0) 148 937 171 Chandigarh, India Fax +33 (0) 143 683 768 Tel +91 (0) 172 465 5941 www.winshuttle.fr www.winshuttle.inAlternativa no técnica a LSMW para la actualización de registrosmaestros de clientes en SAP® 9

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