Users Manual Mx Suite [En] V1.2.1000
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Users Manual Mx Suite [En] V1.2.1000

on

  • 619 views

MX Suite manual.

MX Suite manual.

Statistics

Views

Total Views
619
Views on SlideShare
619
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
2
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Users Manual Mx Suite [En] V1.2.1000 Users Manual Mx Suite [En] V1.2.1000 Document Transcript

  • Driel216  ® MX Suite Version 1.2 USER MANUAL
  • Introduction Contents Introduction  ............................................................................................................................................ 6  .System requirements .............................................................................................................................. 7  Installation manual .............................................................................................................................. 7 MX Suite in general ................................................................................................................................. 8  Log in window ..................................................................................................................................... 8  Themes ................................................................................................................................................ 8  Header company information ............................................................................................................. 8  Header buttons.................................................................................................................................... 9  Required fields  .................................................................................................................................... 9  . Tabs ..................................................................................................................................................... 9 Summary tab ......................................................................................................................................... 11  Overview window .............................................................................................................................. 11  Week list ............................................................................................................................................ 12  Mark a maintenance job as done .................................................................................................. 12  Running hours ................................................................................................................................... 13  Orders to do (office only) .................................................................................................................. 13  About ................................................................................................................................................. 13 MX Maintenance ................................................................................................................................... 14  Symbols used ..................................................................................................................................... 14  Equipment categories ....................................................................................................................... 15  New ............................................................................................................................................... 15  Open .............................................................................................................................................. 15  Delete ............................................................................................................................................ 15  Documents .................................................................................................................................... 15  Hide ............................................................................................................................................... 15  Unhide ........................................................................................................................................... 16  Sort ................................................................................................................................................ 16  Equipment ......................................................................................................................................... 16  New ............................................................................................................................................... 16  Open .............................................................................................................................................. 16  Delete ............................................................................................................................................ 17  Documents .................................................................................................................................... 17  Copy ............................................................................................................................................... 17  MX Suite manual v1.2.1000 2
  • Introduction Move  ............................................................................................................................................. 17  . Mark as critical .............................................................................................................................. 17  Remove critical mark ..................................................................................................................... 17  Sort ................................................................................................................................................ 17  Maintenance job overview ................................................................................................................ 18  Open .............................................................................................................................................. 18  Delete ............................................................................................................................................ 18  Documents .................................................................................................................................... 18  Copy ............................................................................................................................................... 18  Move  ............................................................................................................................................. 18  . Add a new maintenance job  ............................................................................................................. 19  .MX Equipment ....................................................................................................................................... 21  Contextual menu of equipment list .................................................................................................. 21  New ............................................................................................................................................... 21  Open .............................................................................................................................................. 21  Delete ............................................................................................................................................ 21  Copy ............................................................................................................................................... 22  Export to text file ........................................................................................................................... 22  Copy to clipboard .......................................................................................................................... 22  Add new details ................................................................................................................................. 22  Print ................................................................................................................................................... 22 MX Certificate ........................................................................................................................................ 23  Add new certificate ........................................................................................................................... 23  Print certificate overview .................................................................................................................. 24  Certificate overview .......................................................................................................................... 25  Contextual menu ............................................................................................................................... 26  Edit  ................................................................................................................................................ 26  . Delete ............................................................................................................................................ 26  Documents .................................................................................................................................... 26  Endorsement ................................................................................................................................. 26  Survey ............................................................................................................................................ 26  Enter an endorsement....................................................................................................................... 27  Enter an additional survey ................................................................................................................ 27 MX Safety .............................................................................................................................................. 28  Add a new safety item ....................................................................................................................... 28  Print visual ......................................................................................................................................... 29  MX Suite manual v1.2.1000 3
  • Introduction Select visible time line ....................................................................................................................... 30  Layout of the overview ...................................................................................................................... 30  Example 1: ..................................................................................................................................... 30  Example 2: ..................................................................................................................................... 30  Mark an item as done  ....................................................................................................................... 31  . Delete a safety item .......................................................................................................................... 31  Edit a safety item ............................................................................................................................... 31 MX Inventory ......................................................................................................................................... 32  Search window .................................................................................................................................. 32  Add a new part .................................................................................................................................. 32  Adjust stock ....................................................................................................................................... 33  Delete a part ...................................................................................................................................... 33  Edit a part .......................................................................................................................................... 33 Administration ....................................................................................................................................... 34  Countries ........................................................................................................................................... 34  Add ................................................................................................................................................ 34  Edit  ................................................................................................................................................ 34  . Delete ............................................................................................................................................ 34  Ports .................................................................................................................................................. 34  Add ................................................................................................................................................ 34  Edit  ................................................................................................................................................ 34  . Delete ............................................................................................................................................ 35  Country filter ................................................................................................................................. 35  Cost Codes ......................................................................................................................................... 35  Add ................................................................................................................................................ 35  Edit  ................................................................................................................................................ 35  . Delete ............................................................................................................................................ 35  Suppliers ............................................................................................................................................ 35  Add ................................................................................................................................................ 35  Edit  ................................................................................................................................................ 35  . Delete ............................................................................................................................................ 35  User management ............................................................................................................................. 36  Add users ....................................................................................................................................... 36  Edit users ....................................................................................................................................... 36  Delete users ................................................................................................................................... 36  User details and rights ................................................................................................................... 36  MX Suite manual v1.2.1000 4
  • Introduction Ranks ................................................................................................................................................. 39  Add ................................................................................................................................................ 39  Edit  ................................................................................................................................................ 39  . Delete ............................................................................................................................................ 39 Settings .................................................................................................................................................. 40  Company  ........................................................................................................................................... 40  . Location ............................................................................................................................................. 41  Synchronization ................................................................................................................................. 41  Online ............................................................................................................................................ 42  Offline ............................................................................................................................................ 42  Offline onboard and online in the office ....................................................................................... 42  Reset Sync...................................................................................................................................... 42  Preferences  ....................................................................................................................................... 42  . Smiley’s .......................................................................................................................................... 42  Synchronize settings ...................................................................................................................... 43  Copy data  ...................................................................................................................................... 43  . Import & export database ............................................................................................................. 43  Activation .......................................................................................................................................... 44 End User License Agreement (EULA) ..................................................................................................... 45   MX Suite manual v1.2.1000 5
  • Introduction Introduction   Congratulations  on  your  purchase  of  MX  Suite.  This  software  has  been  carefully  designed, incorporating the wishes and needs expressed by the users. The user friendliness of the  product  is highly valued and your user feedback is always welcome. This user manual gives you an introduction to the capabilities of MX Suite. All available modules of MX Suite are described herein. Therefore, the manual may contain modules that are not included in your license.  The manual offers you a quick and simple introduction to the use of the system, how to install it and an overview of the contractual terms and conditions for using MX Suite. Please read the terms and conditions of end user license agreement carefully before you install the software. You will be asked to accept these license terms and conditions during the installation process.  Please also visit our website www.mastex.nl, which includes information on the latest developments as well as a knowledge base to assist you with troubleshooting issues. Depending  on  which  version  you  are  using,  there  may  be  a  few  minor  differences  between  the displayed images and your software. Always  make  sure  that  the  manual  you  are  using  is  the  most  recent  one.  You  can  download  the manual corresponding to your software at www.mastex.nl. We  hope  that  this  manual  and  the  software  will  meet  your  expectations.  Your  comments  and recommendations regarding this manual or our software are always welcome!  On behalf of Mastex Software,  Peter van Driel   MX Suite manual v1.2.1000 6
  • Introduction System requirements  To ensure trouble‐free  installation of  MX  Suite on  your computer, your computer should meet  the  minimum system requirements as outlined below.  Component  Minimum system requirements Processor  Intel Pentium 4; 3 GHz or equivalent AMD Athlon    Memory  512 MB RAM (1.024 MB recommended)    Operating system  Windows XP, Vista, 7, 2003 or 2008    Hard drive  80 GB; NTFS file system    Graphics  VGA; resolution 1024x768         Installation manual  The installation of MX Suite is described in the separate installation manual. This manual is available  for  download  at  www.mastex.nl  and  is  also  delivered  in  PDF  format  on  the  installation  CD  Rom  supplied by Mastex.       MX Suite manual v1.2.1000 7
  • Introduction MX Suite in general  Log in window  Using  the  login  window,  you  can  protect  your  data  against  inappropriate  use.  Login  requires  a  valid  username  and  password.    During  login,  you  can  select  your  username  from  the  list  o  available users by clicking on the arrow behind the name. The  list is sorted alphabetically, and only lists those names that are  authorized to log in at the relevant location.    To log in, enter your password and then click the blue arrow button to the right or press [enter].   When  starting  up  MX  Suite  for  the  first  time  there  is  only  one  Administrator  and  Mastex  user  present. The default password is ‘admin’. We strongly recommend that you change this password as  soon as possible.  Users and user settings can be edited in the administration tab. For further information, please refer  to page 36.   Themes  The login window also enables you to select the theme of the software. The default theme is ‘Aero’,  which is the blue theme as shown in this manual.  TIP:  If  your  computer  is  running  slow  using  the  Aero  theme,  try  the  Classic  theme.  This  theme requires less CPU capacity, and it could therefore work faster.     ‘Aero’  theme   ‘Classic’ theme    Header company information  The name of the license holder, vessel name  and registration number are displayed in the  top  left‐hand  corner  of  the  header.  This  MX Suite manual v1.2.1000 8
  • Introductioninformation  is  received  from  the  Mastex  license  server  when  the  software  is  being  activated.  This information  cannot  be  edited  by  the  user.  If  changes  are  required,  please  contact  your  MX  Suite supplier. The logo can be changed. This is done in the Settings area, which is described later on in this manual. Header buttons  The  buttons  in  the  top  right‐hand  corner  have  the  same  default  functionality as standard Windows software.   When  you  move  the  mouse  across  the  left‐hand  button  the    symbol will appear. Click to minimize the program. Move the mouse across the middle button and the    symbol will appear. Click to maximize the program.  Move  the  mouse  across  the  right‐hand  (red)  button  and  the  next  symbol  appears  . Click to close the program.  When  you  click  the  ‘Refresh’  button,  all  data  will  be  reloaded  from  the  database.  If  a  synchronize license is present, the synchronize process will also start running. To  log  off,  click  the  ‘Log  off’  button.  The  login  window  will  open  and  no  further  actions  will  be possible with the current user’s account. Required fields If an entry field has a red border around it, this indicates that it is a required field  and  the  acceptable  value  for  that  field  should  be  entered.  As  long  as the red border is visible, the value will not be accepted by MX Suite. If you are not sure why a field has a red border, just position the mouse on the relevant field and wait until the dialog box opens.  Some reasons for a red border around the field could be:  ‐ Required field left empty  ‐ Invalid password  ‐ Entered text too long  Tabs MX Suite is made up from various tabs. Each tab has  a module. Depending on your license, the tabs are visible/invisible. A colored line in the tab indicates the status of the module. This status is related to the explanation of the colors used, which is shown at the startup page. For example:    At a glance, this overview shows that:  ‐ There are overdue maintenance jobs  ‐ There are overdue certificates  ‐ Safety drills have to be performed this week  ‐ The stock is below the minimum level ‐ There are unread purchase orders   MX Suite manual v1.2.1000 9
  • IntroductionMX Suite currently offers the following modules:  ‐ Maintenance ‐ Equipment  ‐ Inventory ‐ Purchase ‐ Certificates ‐ Safety All available modules of MX Suite are described in this manual. Therefore, the manual may contain modules that are not included in your license. MX Suite manual v1.2.1000 10
  • Summary tab  Summary MX Suite starts in the summary page. Default the MX Suite logo is shown, but it is possible to change  this to your own picture. It could be for example an image of your vessel.    Button  Function Overview  This is the startup page of MX Suite where the  picture is shown of your  vessel.    Running hours  The  current  running  hours  of  the  several  machines  can  be  filled  and  adjusted here. For more information, please refer to page 13.    Week list  The week list shows you the maintenance jobs which have to be done in  the selected week. For more information, please refer to page 11.    Orders to do  An overview of all purchase orders that require your attention is shown  here. (Only available in the in office version) For more information, please  refer to page 13.    About  Here the contact details of Mastex are shown.       Overview window  As  illustrated  below,  an  image  of  the  vessel  is  displayed  in  the  overview  window  together  with  ,  important information and an explanation of the colors and symbols used in the different modules.  The  image  of  the  vessel  is  stored  in  the  database.  It  is  possible  for  users  to  change  the  image.  For  further information, please refer to page 41.                   Explanation  of  the  colors  and  symbols used.             The most important vessel data such as Call sign, MMSI number, vessel dimensions and details are  displayed directly above the explanation of colors used. This data can be changed in the settings area  as described on page 41. MX Suite manual v1.2.1000 11
  • Week list The  week  list  gives  an  overview  of  all maintenance jobs that are to be performed in the  Summarycurrent week.  The week list header enables you to filter the list of maintenance jobs according to your wishes. It is  possible  to  filter  per  category,  equipment,  job status or rank.  The week list also indicates the total downtime required for the maintenance job listed. Click the arrow buttons to view the maintenance jobs for the subsequent weeks. To obtain a printout of the current week, click the ‘Print’ button. Mark a maintenance job as done When a job is done, click the relevant job in the week list. A pop‐up will open where you can enter the job details, add some comments, or attach images or documents.    The  general  information  about  the  job,  i.e.  description,  downtime,  current  week,  etc.,  is  displayed on the upper part of the window.   The  date  on  which  the  maintenance  was  performed also has to be filled in. If the job is  running  hour  related,  then  also  fill  in  the  current number of running hours. You can add  specific  information  about  this  job  in  the  remarks field.   The  first  tab  in  the  lower  part  shows  you  the  job  chart  (description  of  the  task)  as  this  was  filled in when the task was created.     Documents  related  to  the  job  can  be  added  under the ’documents‘ tab. For example, if you  receive a report on your job, you can  add this  here.  The  ‘parts’  tab  enables  you  to  fill  in  the  parts  used  for  this  job.  The  quantity  of  parts  you  enter  is deducted from the inventory. When you have finished filling in the report completely, click ‘OK’ to save.   MX Suite manual v1.2.1000 12
  •   SummaryRunning hours Maintenance  jobs  are  always  running  hour related or time dependent. In order to create the possibility  to  relate  jobs  to  running  hours,  a running hour module is integrated.  You  can  add  new  machines  by  clicking  the  ‘New’ button.  A  pop‐up  will  open  prompting  you  to enter the name of the machine.To change the name of a machine, right click the  name, and select ’Change‘ from the menu.To delete a machine, select ’Delete’ from the right mouse button menu.  To update the running hours with the current values, select the ‘Update’ button. A pop‐up will open where you can enter the current values.  MX  Suite  automatically  expects  the  current  running  hours  to  be  updated  weekly.  Therefore,  after one week, the running hours become overdue. If an update of a machine’s running hours is overdue, a  pop‐up  of  the  running  hour  window  will  open  when  the  vessel  version  starts  up,  prompting  the user to enter the current running hours . Orders to do (office only) The overview ’orders to do’ displays a list of purchase orders that require attention. That could be a newly received requisition or an order or invoice pending approval. When a manager starts MX Suite and any orders are pending approval, a pop‐up will open notifying him accordingly. The orders displayed in the overview can be opened or modified by double clicking the order line. The ’orders to do’ button is only available in the office version.  About The  ‘About’  window  displays  the  contact  information  for  Mastex  Software.  The  software  version number is also displayed here. By  clicking  the  ’Check  for  updates‘  button,  the software  checks  online  if  a  software  update  is available.  If  so,  the  update  is  downloaded  and installed.  Before  updating  your  software,  make  a backup  of  all  data  using  the  ‘Export  database’  option in the settings area.  IMPORTANT:  Only update your software if you have a  service  contract!  Otherwise  your  data  will be lost!    MX Suite manual v1.2.1000 13
  • MX MaintenanceMX Maintenance  MX Maintenance is the planned maintenance module of MX Suite. Using this module, maintenance jobs can be created and planned. The interval between the jobs can be time related or ‐ in the case of the running hour module ‐ running hour related as well. Maintenance jobs are grouped in order to save them in a logical arrangement. The left part of the window shows the ‘equipment categories’. The middle column shows the ‘equipment’ belonging to the  selected  category.  When  the  equipment  is  selected,  the  related  ‘maintenance  jobs’  will  be displayed in the right‐hand column.  Equipment Maintenance job list  Equipment categories  Symbols used MX Maintenance uses many symbols to indicate the status of a maintenance job or to indicate that something is attached. These symbols are explained in the table below. Symbol  Description    The  green  ball  is  used  to  indicate  that  the  item  is  on  schedule.  If  a  category  or  equipment is preceded by the green ball, all jobs in that category or equipment are  on schedule.        The  orange  triangle  indicates  that  the  item  requires  attention.  If  a  category  or  equipment is preceded by the orange triangle, at least one job in that category or  equipment requires attention.        The red diamond indicates that the item is overdue. If a category or equipment is  preceded  by  the  red  diamond,  at  least  one  job  in  that  category  or  equipment  is  overdue.      The  yellow  triangle  next  to  a  status  indicator  indicates  a  defect.  If  this  symbol    appears  next  to  a  maintenance  job,  the  job  indicates  a  defect.  When  the  yellow  triangle  appears  next  to  a  category  or  equipment,  the  category  or  equipment  contains  a  defect.  The  colored  symbol  next  to  the  maintenance  job,  which  is  combined with the yellow triangle, indicates the status of the defect.        If  the  exclamation  sign  appears  next  to  the  equipment,  this  indicates  that  the  equipment is marked as critical.       MX Suite manual v1.2.1000 14
  •   The paperclip indicates that documents are attached to that equipment category,  equipment or maintenance job.  MX Maintenance       The  notepad  symbol  indicates  that  a  job  chart  has  been  filled  in  for  the  maintenance job.       Equipment categories The  equipment  categories  are  displayed  on  the  left‐hand  side  of  the window. Each category contains the equipment belonging to that category, which in turn contains the maintenance jobs related to the equipment. The colored symbol in front of the name indicates the highest status of the jobs in that equipment category.   A  simple  click  with  the  left  mouse  button  opens  the  selected  equipment category. A click with the right mouse button opens a contextual menu. The options in this menu are described below.   New To create a new equipment  category,  click ’new’. A window will open, prompting you to  enter  the details of the equipment category. Details to be filled in: NAME  Enter the name of the new equipment category.   DOCUMENTS  Documents  related  to  this  equipment  category  can  be  added,  deleted  and  opened here. The documents will be saved in the database. Open This menu option opens the same dialog as the ’New’ option. The details entered for the equipment category will be displayed and can be edited here.Delete This  deletes  the  entire  equipment  category  including  the  underlying  equipment  and  maintenance jobs. All history created within this category will be saved in the history tab.Documents This  menu  option  is  only  visible  when  documents  are  attached  to  an  equipment  category.  When documents are attached, a paperclip is shown in the button.  The related documents are displayed in a list. To open a document, click on the name.Hide This  option  hides  the  selected  equipment  category.  Since  other  computers  that  start  MX  Suite  can have  other  hidden  categories,  this  option  is  computer  related.  At  the  bottom  of  the  equipment category list, a message appears indicating that there are hidden equipment categories. MX Suite manual v1.2.1000 15
  • Unhide If the message at the bottom of the equipment list indicates that there are hidden categories, these  MX Maintenancecan be made visible by selecting the ’Unhide‘ option.Sort  This option can be used to sort the equipment categories. A new window opens, which enables you to re‐sort the categories. Available options: MOVE UP  This moves the selected equipment category one position up. MOVE DOWN  This moves the selected equipment category one position down. INSERT SEPARATOR  This  inserts  a  separator  line  in  the  equipment  category  list  above  the  selected category. REMOVE SEPARATOR  This deletes the selected separator line.   Equipment The equipment that is related to the selected equipment category is displayed in middle column of the window. The colored symbol in front of the name indicates the highest status of the jobs related to that equipment.   To  select  equipment,  left  click  the  relevant  equipment.  If  an image is attached to the equipment, a thumbnail of the image will be displayed. To open the image, position the cursor on it and double click.   A  single  click  with  the  right  mouse  button  opens  a  contextual  menu.  The  options  in  this  menu  are described below.  New To add new equipment, click ’new‘. A window will open, prompting you to enter the details of the equipment category. Details to be filled: NAME  Enter the name of the equipment.   IMAGE  An  image  of  the  equipment  can  attached  here.  When  an  image  is  attached,  a  thumbnail will be displayed when the equipment is selected.   DOCUMENTS  Documents related to this equipment can be added, deleted and opened here.  The documents will be saved in the database. When a document is added, the  paperclip symbol will be displayed in the equipment list.    PARTS  Parts  related  to  this  equipment  can  be  added  here.  To  add  parts,  go  to  the  Inventory tab.   Open This menu option opens the same dialog as the ’new’ option. The details that were filled in for the equipment are displayed and can be changed here.  MX Suite manual v1.2.1000 16
  • Delete This deletes the selected equipment, including the underlying maintenance jobs. All history created  MX Maintenancefor this equipment will be saved in the history tab. Documents This  menu  option  is  only  visible  when  documents  are  attached  to the  equipment.  When  documents  are  attached,  a  paperclip  is appears in the button.   The  related  documents  are  displayed  in  a  list.  To  open  a  document,  position  the  cursor  on  the document name and click.Copy Use this option to copy the content of the selected equipment to another category, or make a copy within the same category. When copying to another category, the equipment retains the same name. When copying within the same equipment, the name is followed by a number, for example (1).  When using this option in the office version, it is possible to copy the equipment to another location (vessel). Move This  option  is  used  to  move  the  equipment  with  related  maintenance  jobs  and  details  to  another category. Select the new category and move it!  When using this option in the office version, it is possible to move the equipment to another location (vessel). Mark as critical Use  this  option  to  add  the  equipment  to  the  critical equipment  list.  As  soon  as  equipment  is  added  to  the critical equipment, a red symbol with an exclamation sign will be appear next to the equipment.   It  is  possible  to  filter  all  active  maintenance  jobs  in  the  week  list  for  critical  equipment.  Then  only those maintenance jobs that are related to critical equipment will be displayed.Remove critical mark Use this option to remove the critical mark.  Sort  It is possible to sort the equipment using this option. A new window opens, which enables you to re‐sort the equipment. The re‐sorted list is saved per computer. Lists can be sorted per computer.  Available options: MOVE UP  This moves the selected equipment category one position up. MOVE DOWN  This moves the selected equipment category one position down.    MX Suite manual v1.2.1000 17
  •   MX MaintenanceMaintenance job overview The  right‐hand  column  of  the  window  displays  the  list  of  maintenance  jobs  for  the  selected equipment category and equipment. The list with maintenance jobs is divided into five columns. JOB DESCRIPTION  Description of the job, including the job status indicator (colored symbol)  and the documents attached indicator (paperclip).   NEXT  Next date or next number of running hours when the job must be done.   INTERVAL  The time interval or running hour interval of the job.   NEXT MAINTENANCE  Indication  when  next  maintenance  should  be  done,  calculated  from  the  current date. Indicate the remaining or overdue time in days or running  hours.  If  the  job  is  overdue,  the  remaining  number  of  days  or  hours  is  displayed in red, otherwise in green.   LAST MAINTENANCE  Indicates the last date or running hour value when the last maintenance  was performed.  As  soon  as  the  mouse  is  moved  across  a maintenance  job,  the  ‘Done…’  button  will appear.  When  the  maintenance  job  has been  done,  click  this  button  to  mark  the  job  as  done.  The  ‘Job  done’  window  will  open.  For information on using this window, please refer to page 12. When the maintenance job is right clicked, a contextual menu with the following options will open:Open This opens the window with the details about the selected maintenance job. This window is the same as when adding a new job. Delete This  deletes  the  maintenance  job.  All  history  created  for  this  maintenance  job  will  be  saved  in  the history tab. Documents This  menu  option  is  only  visible  when  documents  are  attached  to  the maintenance  job.  When  documents  are  attached,  a  paperclip  is  displayed  just before the colored symbol.   The  related  documents  are  displayed  in  a  list.  To  open  a  document,  position  the  cursor  on  the document name and click.Copy This enables you to copy the selected maintenance job to another category or equipment. If used in the office, it is possible to copy the job to another location (vessel).Move This enables you to move the selected maintenance job to another category or equipment. If used in the office, it is possible to move the job to another location (vessel).  MX Suite manual v1.2.1000 18
  •    MX MaintenanceAdd a new maintenance job To add a new maintenance job, click the ‘New’ button at the top of the maintenance job overview. All of the new job details can be entered in the window that appears. Three types of maintenance jobs can be created:  ‐ One‐time maintenance job  ‐ Report a defect job  ‐ Recurring maintenance job  ‘One-time maintenance jobs’ disappear from the list of jobs  after  the  job  is  marked  as  done.  This  job  will  only be visible in the history. ‘Defects’  are  also  one-time  maintenance  jobs,  but  a yellow exclamation sign is added to the colored symbol to indicate that there is a defect in that category or equipment. As soon the defect is repaired, mark it as done in the week list and the job subsequently disappears from the list and is only visible in the history.  ‘Recurring maintenance jobs’ remain in the list even after the job has been marked as done. If the job is done, the job details will be saved in the history.  The following details can be filled for maintenance jobs. Which details are displayed, depends on the type of maintenance job and whether it is time based or running hour based.  Tab General  Enter here the name of the maintenance job. NAME     Tab General  To  mark  the  new  job  as  a  one‐time  maintenance  job,  select  this USE JOB ONCE  option.   Tab General  First  select  the  option  ‘use  this  job  once’  and  then  select  this DEFECT  ‘Defect’  to  create  a  defect.  A  green  symbol  with  a  yellow  exclamation will be displayed.     Tab General  If  the  job  is  running  hour  related,  select  this  option.  A  few BASED ON RUNNING HOURS  additional fields will then appear.   Tab General  Select  this option  to fix the interval.  When a job is fixed,  the new FIXED INTERVAL  due date after marking the job as done is exactly the due date + the  interval  period.  If  the  job  is  not  fixed,  the  new  due  date  after  marking the job as done is the done date + the interval period.   Tab General  If the job is not running hour based, enter the interval of the job in INTERVAL (TIME BASED)  days, weeks or months here.    MX Suite manual v1.2.1000 19
  • Tab General  The  due  date  is  automatically  calculated  when  the  interval  is DUE DATE  entered. The calculated due date is the current date + interval.  MX Maintenance  Tab General  If  the  job  is  running  hour  based,  enter  here  the  running  hour INTERVAL (RUN HOUR BASED)  interval.   Tab General  When  a  job  is  running  hour  based,  it  is  possible  to  enter  a  time MAX INTERVAL  based maximum interval.    Tab General  Select the machine to which the interval of this job is related. The RUNNING HOUR MACHINE  machines  that  are  displayed  can  be  managed  in  the  summary  window (see page 13).   Tab General  The due running hours value is automatically  calculated when  the DUE RUNNING HOURS  interval  has  been  entered  and  the  related  machine  has  been  selected.   Tab General  Maintenance jobs can be linked to a specific function or rank. The FUNCTION/RANK  list of ranks can be changed in the administration tab > ranks.   Tab General  Enter the downtime for the job in hours here. The total downtime DOWNTIME  for all displayed jobs is specified at the top of the week list.   Tab Job Chart  Enter the description of the maintenance job. As soon as anything JOB CHART  is  described  here,  the  notepad  symbol  appears  next  to  the  job  in  the week list.      Tab Documents  Location for managing the files related to the job. Images, manuals DOCUMENTS  or work instructions can be added here. As soon as a document is  added, the paperclip symbol will appear in the list.    Tab Parts  All  parts  to  be  used  during  the  job  can  be  filled  in  here  together PARTS  with  the  quantity  used.  As  soon  as  a  job  is  marked  as  done,  the  quantities entered here will be deducted from the current stock in  the inventory tab.     MX Suite manual v1.2.1000 20
  • MX Equipment  MX Equipment This  module  is  used  for  storing  all  details  related  to  the  equipment  installed  onboard.  Details  like manufacturer, type number, serial number and more equipment specific details can be stored. At  the  top  left‐hand  side  of  the  window  you  will  find  a  search  field.  The  program  automatically searches the equipment list as you type. A preview of the attached image of the selected equipment will appear next to the search field. Double click this preview to open the image. Contextual menu of equipment list When you right click your mouse in the equipment list, the contextual menu will open. The available options are described below.New To add new equipment, right click in the left‐hand column of the  equipment  list  and  select  ‘New’  from  the  contextual menu.  Enter  the  name  of  the  new  equipment  in  the  pop‐up  that opens and insert an image of the equipment if so required. Only the name field is a required field. Open To  edit  the  details  of  the  selected  equipment,  click  this  option.  The  details  can  be  changed  in  the window that opens.Delete This deletes the entire equipment and corresponding details from the list.   MX Suite manual v1.2.1000 21
  •  Copy This option enables you to copy the selected equipment to new equipment in the list, or copy it to  MX Equipmentanother vessel (only available in the office version). The new equipment name is a required field. Select the vessel you want to copy to, and click the ’Ok‘ button. Export to text file It  is  possible  to  export  all  details  of  the  selected equipment  to  a  text  file.  Enter  the  name  and  the location of the file and click ‘Save’. Copy to clipboard This copies all details of the selected equipment to the clipboard. You can paste this information into any other application you want, like an email or Microsoft Word.    Add new details To  add  new  details  to  the  selected  equipment,  select  the ’New…’  button  at  the  top.  A  pop‐up  (see  screenshot)  will open where you can enter the Name and Value.   For example, you want to add the serial number, enter this as illustrated here.   Print When you select the ‘Print’ button, all details of the selected equipment will be printed in a report.   MX Suite manual v1.2.1000 22
  • MX Certificate  MX CertificateThe module MX Certificate monitors your certificates  closely.    The  module  contains all certificates of the vessels and gives you an overview of the status of the displayed certificates at a glance.    Add new certificate To add a new certificate, select the ’New’ at the top of the certificate window. A window will open, which enables you to enter all required certificate details.   CERTIFICATE NUMBER  Enter the certificate number. This is a required field.   CERTIFICATE NAME  Enter here the description or name of the certificate. This is a required  field.   CATEGORY  All certificates can be divided into categories. You can select an existing  category or enter a new category. Three default are available:    ‐ Statutory  ‐ Class certificates  ‐ Safety equipment  ‐   This is a required field.   DATE OF ISSUE  Enter  the  date  of  issue  specified  on  the  certificate.  Click  the  calendar  symbol ( ) to select the date from a calendar. This is a required field.   RENEWAL AFTER  Enter  the  validity  period  of  the  certificate.  If  a  certificate  does  not  expire, enter an interval of 0 months or years. This is a required field.   DATE OF EXPIRY  Enter  the  expiry  date  specified  on  the  certificate.  Click  the  calendar  symbol ( ) to select the date from a calendar. This is a required field.   MONTHS BEFORE  A time window can be entered for each renewal. This field contains the  time  window  prior  to  the  date  of  renewal  /  survey.  This  is  a  required  field.   MONTHS AFTER  This  field  contains  the  window  in  months  after  the  date  of  renewal  or  survey. This is a required field.   CERTIFICATE TYPE  Three certificate types are possible:  MX Suite manual v1.2.1000 23
  •   ‐ Annual: this certificate has to be renewed each year;  ‐ Intermediate:  this  certificate  is  renewed  once,  half  way  MX Certificate between the date of issue and expiry date;  ‐ None:  this  certificate  does  not  require  annual  or  intermediate  surveys or endorsements.   STORAGE  Enter the location where the certificate is stored onboard.   COMMENTS  A general comment on the certificate can be added here.   DOCUMENTS  This  is  the  place  to  manage  the  files  related  to  the  certificate.  For  example, a digital copy of the certificate can be added here. As soon as  a document is added, the paperclip symbol will appear in the list.    EQUIPMENT  You can use this function  to link the  certificate to equipment  that was  created in the MX Maintenance module. Select the equipment from the  list  and  click  ’add‘.  To  delete  equipment  from  the  list,  select  the  equipment and click the ’delete’ button.   PARTS  You  can  use  this  function  to  link  the  certificate  to  parts  that  were  created in the MX Inventory module. Select a part from the list and click  ’add‘. To delete a part from the list, select the part and click the ’delete’  button.    Print certificate overview There are two possibilities for printing a certificate overview.  The ’Print visual’ button prints the overview as shown on the display.               MX Suite manual v1.2.1000 24
  • The ‘Print overview’ is used for printing a list of all certificates.   MX Certificate   Certificate overview    Certificate storage Date line Certificate name Years shown  Certificate number Start date of overview  Group nameThe certificates are divided into groups. The group name is shown above the first certificate of the group.  Each  certificate  is  displayed  with  the  certificate  number,  certificate  name  and  an  indication (paperclip) of whether a document is attached. The  timeline  indicates  when  a  certificate  should  be  renewed  or  endorsed.  The  timeline  can  be adjusted by the user. The default timeline displayed is 7 years, but the user can change this using the arrow buttons to the left and right of the number. The start date of the timeline can also be changed. The default start date at startup is current date minus one year.The vertical black line indicates the current date. Common symbols used in the timeline:    This green ball indicates that the annual or intermediate survey is in the  future and does not require immediate attention.       This  green  ball  with  the  curl  means  that  this  historical  annual  or  intermediate survey has been endorsed.      This orange triangle indicates that the annual or intermediate survey of  this certificate needs to be endorsed.      This  red  diamond  indicates  that  the  annual  or  intermediate  survey  of  MX Suite manual v1.2.1000 25
  • this certificate is overdue.      The arrow to the left indicates the time window in which renewal of the  MX Certificate certificate  may  commence  before  the  annual,  intermediate  or  expiry  date. The length of the arrow indicates the number of months.      The  arrow  to  the  right  indicates  the  time  window  in  which  renewal  of  the  certificate  may  end  after  the  annual  or  intermediate  date.  The  length of the arrow indicates the number of months.      This certificate has expired.      Contextual menu If  you  right  mouse  click  a  certificate,  the  contextual  menu  will  open.  The  available  options  are described below.Edit To  edit  the  details  of  the certificates,  click  this  option.  The  window  for  editing  all  of  the  certificate details will open.Delete This deletes the entire certificate. All history created for this certificate will be saved in the history tab. Documents This menu option is only visible when documents are attached to the certificate. When documents are attached, a paperclip is displayed just between the certificate number and certificate name.  The  attached  documents  are  displayed  in  a  list.  To  open  a  document,  position  the  cursor  on  the document name and click.Endorsement To enter an endorsement, click this option. For more information, please refer to the section ‘Enter an endorsement’ below.Survey To  enter  an  additional  survey,  click  this  option.  For  more  information,  please  refer  to  the  section ‘Enter an additional survey’ below.  MX Suite manual v1.2.1000 26
  •  Enter an endorsement  MX CertificateEndorsement  should  be  performed  within  the  time  window  of  a certificate.  This  applies  both  to  an  annual  or  intermediate endorsement.   A  number  of  details  have  to  be  filled  in  when  entering  a  new endorsement.  All  fields  that  are  outlined  with  a  red  border  are required fields. When the form is complete, click ’Ok’ to save the data.    SURVEYOR NAME  Enter  the  name  of  the  surveyor  that  performed  the  endorsement.  This  is  a  required field.   FLAG  STATE  or  Indicate whether the certificate was endorsed for the classification or for the CLASS  flag state.   PLACE  Enter the place where the endorsement was performed.   DATE  Enter the date of endorsement.   COMMENTS  Area for adding any comments on this endorsement.   DOCUMENTS  Area for managing the files related to the certificate. For example, a digital  copy  of  the  endorsement  report  the  surveyor  left  onboard  can  be  added  here.     Enter an additional survey This  option  was  created  for  saving  the  additional  surveys  that  are  conducted  onboard.  After  the surveyor has left the vessel, enter the details of his visit and where applicable add a scanned copy of his survey report. The  details  to  be  entered  are  the  same  as  those  described  earlier  in  the  section  to  ‘Enter  an endorsement’.  MX Suite manual v1.2.1000 27
  • MX Safety  The Safety module in MX Suite is used for keeping records of the safety drills, but it can also be used for recording the work permits that are prepared onboard.  MX Safety When MX Safety starts up, the following window will open. A brief explanation of the window:  1. To enter a new safety item click ‘New’. 2. The ’Print Visual’ button generates a hardcopy report. 3. To adjust the start date of the overview and select the visible period.  4. The vertical black line indicates the current date. 5. The grey header displays the category and the time scale.  6. The list of safety items is displayed directly under the grey header.  Add a new safety item To  add  a  new  safety  item,  click  ‘New’.  A  pop-up (see screenshot) will open where all details for the new item can be entered.  After the details of the new safety item have been entered, click ’Ok’ to save all entered values.   Remember  that  all  fields  that  are  outlined  with  a red border are required fields.   MX Suite manual v1.2.1000 28
  •  NAME  Enter the name of the new safety item.   CATEGORY  All  safety  items  are  divided  into  categories.  Select  a  category  from  the  predefined list or enter a new category name.    MX SafetyTEMPLATE  As soon as a user marks a safety item as done, a pop‐up will open where an  evaluation  report  can  be  filled  in.  To  make  this  as  easy  as  possible,  a  template for that report can be inserted in this field.    The template of the previous safety item report entered in that category will  be displayed by default.   FIXED INTERVAL  To fix the interval, select this option. When an item is marked as fixed, the  new due date after marking the safety item as done is exactly the due date +  the  interval  period.  If  the  safety  item  is  not  fixed,  the  new  due  date  after  marking the item as done is the done date + the interval period.   INTERVAL  Enter the interval in days, weeks or months. It is also possible to enter a 0  value, which means that the item never becomes overdue.   START PERIOD  Enter  the  start  point  of  the  indicator  line  in  days,  weeks  or  months.  This  means that if the start period is 2 weeks, the safety item should be carried  out anywhere in the 2 weeks before the due date.   DUE DATE  After  the  interval  has  been  entered,  the  due  date  will  be  automatically  calculated  where  the  suggested  date  is  the  current  date  +  the  chosen  interval.    If you need to change this date, enter the new date or select the date from  the calendar.   DOCUMENTS  Area for managing the files related to the safety item. For example, a digital  copy of the procedure for this safety item can be attached here.    Print visual As soon as ’Print visual‘ is clicked, a report will be generated giving an overview of the safety items that are currently displayed. This report can subsequently be printed.     MX Suite manual v1.2.1000 29
  • Select visible time line By default the visible time line displays the current year starting at January and ending in December. The  start  date  can  be  selected  using  the  date selector  window.  Even  when  a  date  is  selected  in the middle of the year, the complete year will be displayed. When the 3‐month overview is selected,  MX Safetythe time line starts at the first day of the selected month and ends 3 months later. Layout of the overview All safety items are divided into one or more categories. As described in ’Add a new safety item‘, the category can be selected from a list or entered manually. By default the list has 2 categories: ‘Drills’ and ‘Work permits’. When a new text is entered in the category field, a new category will be added, which can also be selected when adding the next item.  In the overview, the categories are shown in a grey bar. The category name is displayed on the left‐hand side. The time line is displayed in months (year overview) or weeks (3‐month overview) on the right‐hand part of the header bar. The list of items is displayed directly under the category name. Each line contains a description of the safety item and a colored line in the time line overview. The colored line indicates the validity of the safety item.   Example 1:    This evacuation drill was last done at July 17th. The interval is 3 months, which means that the new due date is 3 months later: October 17th. The orange line indicates that the status of the drill is ‘to be done’. As soon as the due date is passed, the line becomes red. Example 2:    This ‘hot work permit’ is entered with an interval of 0 months. This means that MX Suite displays this item as an item without an interval, which means that this item does not expire. This line never becomes orange or red because there is no expiry date.  MX Suite manual v1.2.1000 30
  •  Mark an item as done To  mark  a  safety  item  as  done,  double  click  the  item  or select  ‘Done’  from  the  contextual  menu.  The  contextual menu  can  be  accessed  by  right  clicking  the  item.  The  MX Safety‘Safety Done’ window (see screenshot] will open.   The suggested date is always the current date. To change this  date,  enter  the  correct  date  or  select  the  date  from the calendar using the date picker. The  report  template  that  was  created  when  this  safety item was added will now be displayed. The user is free to complete this report and state his conclusions on the drill that was performed or the work permit that was granted. Finally,  one  or  more  documents  can  be  added  to  the report. If, for example, some photos are taken during the drill, or an external report is received, all of these can be attached to the report.   Delete a safety item To  delete  a  safety  item  from  the  list,  right  click  the  item  and  select  ’Delete‘  from  the  contextual menu.  When  an  affirmative  response  is  given  to  the  confirmation  prompt,  the  item  will  be permanently deleted. Edit a safety item To edit a safety item from the list, right click the item and select ’Edit‘ from the contextual menu. The window as described in ’Add a new safety item’ will open. Make your changes and save the edited safety item by clicking the ’Ok‘ button.    MX Suite manual v1.2.1000 31
  • MX Inventory The MX Inventory module is designed to monitor and keep track of all parts that are in stock onboard  MX Inventoryof the vessel. The inventory module contains a list, which gives an overview of all parts, the related parts information and the current stock.    All parts can be sorted alphabetically (descending or ascending) by clicking the header description. In the  case  of  the  screenshot  above:  when  ’Description‘  is  clicked,  all  items  are  sorted  from  A  to  Z. When clicked, all items are sorted from Z to A.  Search window The parts list can be searched using the ’Search‘ button. When clicked, a drop down search window will open.     Default search fields are available to filter all parts per category, equipment or supplier. For the most flexible way of searching, a search box is available. The program searches the entire parts list for the text that matches your search criterion. Searching starts directly after the first character is entered.The ’Show only deficits’ option enables you filter your search to all items where the current stock is lower than the minimum stock entered. Deficit lines are marked in red.To switch off all filters, click ’Clear filters’.Add a new part To  add  a  new  part,  click  ’New’.  As  is  the  case throughout  MX  Suite,  the  fields  outlined  with  a  red border here indicates that these are required fields.   A lot of information can be entered for each part. It is also possible to add an image. If  the  MX  Purchase  module  is  also  active,  a  supplier for  each  part  has  to  be  entered.  This  supplier  is selected  from  the  list  of  suppliers  which  can  be updated  in  the  MX  Suite  administration  tab,  under the ’Suppliers’ option (see page 35).  MX Suite manual v1.2.1000 32
  • Each part should have a cost‐related code. The cost codes are selected from the list of available cost codes,  which  can  be  modified  in  the  administration  tab  under  ‘Cost  Code’  (see  page  35).  The  cost codes are used for classifying the parts into financial groups to gather information for budgeting and accounting purposes. MX Inventory The  current,  minimum  and  maximum  stock  fields  are  used  for monitoring  the  inventory  stock.  The ‘maximum  stock‘  value  is  used  in  MX  Purchase  module.  If  a  purchase  order  is  created  there,  the suggested quantity is the difference between the current and maximum stock.  Adjust stock The stock is adjusted automatically when the parts are related to the maintenance jobs. As soon as a maintenance job is marked as done, the stock value is decreased. The current stock can also be adjusted manually. To do this, right click the  part.  Next,  select  the  ‘Adjust  stock’  option  from  the  contextual menu.  A  pop‐up  will  open  where  the  current  stock  is  displayed  and the  new  (real)  stock  can  be  entered.  When  ready,  click  ’Ok’  to  save the new value. Delete a part To delete a part from the list, right click the part and select ‘Delete’ from the contextual menu. When an affirmative response is given to the confirmation prompt, the part will be permanently deleted. Edit a part To edit a part from the list, right click the part and select ‘Edit’ from the contextual menu. The same window as described in ‘Add a new part’ will open. Make your changes and save the edited part by clicking ’Ok‘.     MX Suite manual v1.2.1000 33
  • Administration  AdministrationThe  administration  tab  is  used  for  entering  general  settings  for  MX  Suite  such  as  countries,  ports, users, etc. Once this data has been entered, it is usually unnecessary to access this tab. This tab may not be visible to some users. If this is the case, these users do not have enough rights to change the settings in the administration tab.  IMPORTANT:  The data in the Administration tab is only synchronized from the office to the vessel.  Make sure that all changes in the administration tab are made in the office application  only.   Countries MX Suite contains a list with countries that is used at several areas in the software such as the ports and suppliers. By default, the list with countries comprises approximately 170 countries. Add To  add  a  country,  click  the  ’New’  button  on  top.  Enter  the  new country name in the pop‐up and click ‘Ok’ to save. If  the  country  name  already  exists,  the  country  field  is  marked  red  to  indicate  that  something  is wrong.  Edit To  change  a  country  name,  right  click  the  name  and  select  ’Open‘.  A  popup  (see  screenshot)  will open where the user can change the country name and save it by clicking the ‘Ok’ button’.Delete To delete a country name, right click the name and select ’Delete‘. After you confirm this action, the country  name  is  deleted.  A  country  only  can  be  deleted  when  there  are  no  ports  linked  to  the country anymore.  Ports By  default,  the  list  of  ports  comprises  approximately  7,800  ports, divided among all countries. The ports are used in MX Suite in the MX Purchase module.Add To  add  a  port,  click  the  ‘New’  button  on  top.  Select  the  country, enter the new port name and UN Code and press ‘Ok’ to save the new port. If the port name already exists, the port field is red marked to indicate that something is wrong.  Edit To change a port name, right click the name and select ‘Open’. A pop-up (see screenshot) will open where the user can change the port details and save it by clicking the ‘Ok’ button. MX Suite manual v1.2.1000 34
  • Delete To delete a  port, right  click the name and select ‘Delete’. After you confirm this action,  the port is deleted.  Administration Country filter The country filter at the top enables you to filter all ports by the selected country. Select the country from the list or type the country in the field. As soon as the first characters are entered, the country filtering commences immediately.Cost Codes To facilitate the classification of all parts in the inventory into financial groups, it is necessary to create cost codes.Add To add a cost code, click the ‘New’ button at the top. Enter the name and code and click the ‘Ok’ button. The name and code should be unique. If not, the field will be outlined with a red border.Edit To change a cost code, right click the name and select ‘Open’. A pop-up will open where the user can change the cost code details and save it by clicking the ‘Ok’ button”. The name and code should be unique. If not, the field will be outlined with a red border.Delete To delete a cost code, right click the name and select ‘Delete’. After you confirm this action, the cost code is deleted. A cost code can only be deleted if there are no parts related to it anymore. Make sure that this is the case before proceeding with this action. Suppliers MX  Suite  contains  a  list  of  suppliers.  When  entering  a  part,  there should  be  a  link  to  the  related  supplier.  The  details  of  the  suppliers should be entered here. The main view displays a list with all entered suppliers.Add To add a new supplier, click the ‘New’ button at the top. A pop-up will open  where  all  details  of  the  supplier  can  be  entered.  A  maximum  of three contact persons can be added to the supplier. All fields outlined with a red border are required fields. A comment field is also available where comments about the supplier can be entered. Edit  To  edit  the  supplier  details,  right  click  the  supplier  and  select  ‘Open’. The pop-up that appears when adding a supplier will open.  Change the relevant details and finally click the ‘Ok’ button to save  your changes.  Delete  To  delete  a  supplier,  right  click  the  supplier  and  select  ‘Delete’.  After  you  confirm  this  action,  the  supplier  is  deleted.  A  supplier  MX Suite manual v1.2.1000 35
  • only  can  be  deleted  if  no  parts  are  related  to  it  anymore.  Make  sure  that  this  is  the  case  before proceeding with this action.    AdministrationUser management The users and user rights can be managed in this part of MX Suite. By default there are 2 users in MX Suite:  Administrator  and  Mastex.  The  Administrator  user  can  be  used  by  the  customer  to  have  all possible  rights  for  the  software.  Here  only  the  password  can  be  changed.  The  Mastex  user  is  for service purposes when Mastex employees have to access the software.    In addition to the user name, the user overview also displays the rank, language and the date when this user last logged in.  Add users To add a new user, click the ‘New’ button at the top. A pop-up will open where all of the new users details can be entered.  Edit users To edit the user details or rights, right click the user and select ‘Open’. The pop-up that appears when adding  a  new  user  will  open.  Change  the  relevant  details  and  click  the  ‘Ok’  button  to  save  your changes. Delete users To  delete  a  user,  right  click  the  user  and  select  ‘Delete’.  After  you  confirm  this  action,  the  user  is deleted.  User details and rights The available user details and rights are shown in the table below.   User information FIRST NAME  Enter the first name of the user. This is a required field. LAST NAME  Enter the last name of the user. RANK  A  rank  can  be  selected  for  this  user.  The  ranks  are  selected  from the list of ranks which is accessible via the administration  tab. LANGUAGE  Choose the preferred language. If your language is not listed,  contact Mastex for information on adding your language. PASSWORD  Enter  the  user’s  password.  Password  changes  should  also  be  done here. Enter the same password twice!   CreateNEW REQUISITIONS  MX  Purchase  related.  If  selected,  this  user  may  start  new  MX Suite manual v1.2.1000 36
  • requisitions. MAKE ENQUIRIES  MX  Purchase  related.  As  soon  as  this  option  is  selected,  the  user is allowed to create enquiries to the suppliers.  Administration Invoices ACCEPT INVOICES  MX Purchase related. Users who have selected this option may  accept the invoices and enter the invoice details. APPROVE INVOICES  MX Purchase related. Invoices received should be accepted by  persons who have this option enabled. Normally only available  to managers.  General Settings EDIT GENERAL SETTINGS  If enabled, users may change the general settings such as the  ID number format of purchase orders, vessel details, etc. MANAGE USERS AND USER RIGHTS  Users who have this option enabled, may add, edit and delete  users,  and  can  change  user  details.  Recommended  only  for  administrators! ADMINISTRATION VISIBILITY  Users who have selected this option are allowed to make the  administration tab invisible.  Orders MAKE PURCHASE ORDERS  MX  Purchase  related.  As  soon  as  this  option  is  selected,  the  user is allowed to create purchase orders to the suppliers. APPROVE PURCHASE ORDERS  MX  Purchase  related.  Order  above  an  adjustable  amount  should be approved by a manager. This option allows the user  to approve the purchase order. MAY ORDER PRODUCTS  MX  Purchase  related.  As  soon  as  this  option  is  selected,  the  user is allowed to create orders to the suppliers. ACCEPT DELIVERED PRODUCTS  MX Purchase related. This user may mark a purchase order as  ‘delivered’.  Category ADD CATEGORY  The  users  who  have  this  enabled  may  add  new  equipment  categories. EDIT CATEGORY  The users who have this enabled may edit existing equipment  categories. DELETE CATEGORY  The  users  who  have  this  enabled  may  delete  existing  equipment categories.   Equipment in categoriesADD EQUIPMENT  The users who have this enabled may add new equipment to  categories. EDIT EQUIPMENT  The users who have this enabled may edit existing equipment  in categories. DELETE EQUIPMENT  The  users  who  have  this  enabled  may  delete  existing  equipment in categories.  Maintenance ADD MAINTENANCE JOB  The  users  who  have  this  enabled  may  add  new  maintenance  jobs.  MX Suite manual v1.2.1000 37
  • EDIT MAINTENANCE JOB  The  users  who  have  this  enabled  may  edit  existing  maintenance jobs. DELETE MAINTENANCE JOB  The  users  who  have  this  enabled  may  delete  existing  Administration maintenance jobs.  Running Hours ADD RUNNING HOUR EQUIPMENT  The  users  who  have  this  enabled  may  add  new  running  hour  machines. EDIT RUNNING HOUR EQUIPMENT  The  users  who  have  this  enabled  may  edit  the  names  of  existing running hour machines. UPDATE RUNNING HOURS  The  users  who  have  this  enabled  may  update  the  current  number of running hours. DELETE RUNNING HOUR EQUIPM.  The users who have this enabled may delete existing running  hour machines. MAY UPDATE AVERAGE  The  users  who  have  this  enabled  may  update  the  calculated  average number of running hours.  Equipment  ADD EQUIPMENT  The users who have this enabled  may add new equipment in  the MX Equipment module. EDIT EQUIPMENT  The users who have this enabled may edit existing equipment  in the MX Equipment module. DELETE EQUIPMENT  The  users  who  have  this  enabled  may  delete  existing  equipment in the MX Equipment module.  Certificate ADD CERTIFICATE  The users who have this enabled may add new certificates. EDIT CERTIFICATE  The users who have this enabled may edit existing certificates. DELETE CERTIFICATE  The users who have this enabled may delete certificates.  Safety ADD SAFETY  The users who have this enabled may add new safety items. EDIT SAFETY  The  users  who  have  this  enabled  may  edit  existing  safety  items. DELETE SAFETY  The  users  who  have  this  enabled  may  delete  existing  safety  items.  Inventory ADD PART  The users who have this enabled may add new parts. EDIT PART  The users who have this enabled may edit existing parts. DELETE PART  The users who have this enabled may delete parts.  Order limit PURCHASE ORDER LIMIT  MX  Purchase  related.  Enter  the  limit  in  the  normal  currency  which may be ordered by this user.   Locations LOCATIONS  The  locations  where  this  user  may  login  using  his  user  name  and  password  can  be  enabled/disabled  here.  If  a  location  is  not enabled, this user name will not appear in the login list.  MX Suite manual v1.2.1000 38
  •    AdministrationRanks MX  Suite  contains  a  list  with  ranks,  which  can  be  used  to  break  down  the maintenance  jobs  for  each  rank.  Each  maintenance  job  can  be  linked  to  a rank and the user can filter all active jobs in the week list per rank.Add To add a rank, click the ‘New’ button at the top. Enter the new rank name in the pop‐up and click ‘Ok’ to save the new rank.  If the rank name already exists, this will be indicated by a red border around the rank field.  Edit To change a rank name, right click the name and select ‘Open’. A pop-up (see screenshot) will open where the user can change the rank name and save it by clicking the ‘Ok’ button”. Delete To  delete  a  rank  name,  right  click  the  name  and  select  ‘Delete’.  After  you  confirm  this  action,  the rank name is deleted. A rank can only be deleted when there are no jobs related to it anymore.    MX Suite manual v1.2.1000 39
  • Settings Most of the settings in the software can be changed in this section.   Company  SettingsThe  company  settings  can  be  changed  here.  The  company  name  cannot  be  changed  because  the software is licensed to this company name. If there is any change in the company name, contact your Mastex dealer.  When  the  ‘Edit  settings’  button  is  selected,  a  pop‐up  will  open  where  the  details  can  be  changed. Most of the settings are MX Purchase related. LOGO  Attach the company logo, which will be displayed at the top of  the MX Suite window.   REPORT HEADER IMAGE  Attach the header image, which will be displayed at the top of  the purchase orders and enquiries in MX Purchase.   REPORT FOOTER IMAGE  Attach the footer image, which will be displayed in the footer  on purchase orders and enquiries in MX Purchase.   REQUIRES  MANAGER  APPROVAL  This  option  enables  the  feature  that  a  manager  approval  is FOR PURCHASE ORDERS  required  for  orders  that  exceed  the  adjusted  amount  in  the  user settings.   REQUIRES  MANAGER  INVOICE  When this option is enabled, each invoice should be approved APPROVAL  by a manager who has the user rights to approve invoices.   ALLOWS NEW ORDER LINES TO BE  With  this  option,  new  order  lines  can  be  added  during  the ADDED  entire  purchase  process  up  until  the  order  is  marked  as  ‘ordered’.   REQUIRES PRICES QUOTES  If this option is enabled, price enquiries should be created and  sent to the supplier for each purchase order.   REQUIRES DELIVERY DETAILS  If  this  option  is  enabled,  the  user  should  enter  the  delivery  details when an order is marked as delivered.   REQUIRES PACKING LIST  If this option is enabled, the user should attach the packing list  to the purchase order as a scanned image.      MX Suite manual v1.2.1000 40
  •  Location In this section the location settings and details can be  changed. Select the ‘Edit settings’  button  to change the details. A location image (= vessel picture) can be added here. This image is shown when the  software  starts  up.  In  addition,  a  lot  of  vessel  specific  details  can  be  entered  here.  All  fields  Settingsmarked with an   are shown at startup in the overview page.  Finally some location‐specific details for purchasing can be entered:  ORDER MAIN PREFIX  Enter the main prefix. For example, ‘NRG‐’. All orders for this  vessel will now start with ‘NRG‐’.   ORDER VESSEL PREFIX  Enter  the  prefix  for  all  orders  created  at  the  vessel.  For  example ‘1’. All orders created at the vessel will now start with  ‘NRG‐1’   ORDER OFFICE PREFIX  Enter  the  prefix  for  all  orders  created  for  this  vessel  in  the  office. Of example ‘0’. All orders created for this vessel in the  office will now start with ‘NRG‐0’   ORDER START NUMBER  This  is  the  start  number  with  which  the  next  order  should  start. For example: ‘45’. The number of the next order created  will be  ‘NRG‐0000045’   ORDER NUMBER OF DIGITS  Enter  the  total  number  of  digits  of  the  order  numbering  sequence. For example, if this is set to 6, the number will be:  ‘NRG‐0000045’   ENTER INTERVAL RUNNING HOURS  By default, the software requests the current running hours to  be entered every 7 days. If these are all updated, the software  will request the current numbers again 7 days later. The 7‐day  default can be adjusted here.   START DAY OF WEEK  By default Monday is the start day of the week for creating the  week  list.  The  start  day  can  be  adjusted  here  by  selecting  Monday or Sunday.    Synchronization This section enables the user to synchronize between office and vessel manually. Synchronization is used for the 2‐way communication, which is possible in MX Suite.   Synchronization is a turn-based principle. That means that the office sends the first update package to  the  vessel.  The  vessel  then  responds  and  sends  back  a  package  with  all  changed  data  from  the vessel.  As  soon  as  this  package  is  received,  the  office  will  send  a  confirmation  together  with  a package with the changed data in the  office. The vessel responds again and sends a package back, the office does the same and so on and so on.    MX Suite manual v1.2.1000 41
  • The  box  indicates  when  the  last  synchronization  took place.     There are 3 options for synchronization:  SettingsOnline If  all  synchronization  is  done  online,  the  user  can  opt  to  do  this  fully  automatically  at  startup  and closing the software. Online sync is also started by clicking the ‘Refresh’ button at the top. Offline All  data  is  saved  at  a  data  storage  location,  for  example  a  USB  stick.  The  data  on  the  USB  stick  is imported in  the office. The ‘Create package’, ‘Export last’ and ‘Load package’ buttons are  available for this purpose. Only the buttons that are of interest are shown.Offline onboard and online in the office By default this option is not enabled. However, in situations where the computer onboard does not have  a  direct  internet  connection,  the  packages  are  sent  from  the  vessel  to  Mastex’s  sync‐server. After  each  package  has  been  sent,  a  package  will  be  received.  In  this  case,  the  office  uses  normal online synchronization option. The email address where all update packages should be sent: data@mastex.nlAs soon as the sync server receives an update package from the office, an update email is created and  sent  to  the  vessel.  The  update  file  is  appended  as  an  attachment.  Just  load  this  package  to proceed. Reset Sync   WARNING:  Improper  use  of  this  function  may  result  in  data  loss!!!  Be  careful  using  this  option,  and always thoroughly familiarize yourself with the procedure before proceeding!     To reset the whole synchronization process, click the ‘Reset Sync’ button. This resets the turn-based sync process and expects that the same reset will be done in the office. If either of the parties does not click this button, there is a major risk for data loss! After clicking the button in the office and at the vessel, start your sync process as usual.  Preferences Some settings are adjustable in this section. Smiley’s In  MX  Purchase,  each  order  line  can  be  accepted  or rejected.  A  standard  Windows  icon  or  smiley  will  then appear on the line.     MX Suite manual v1.2.1000 42
  • Synchronize settings Some  tick‐boxes  are  available  for  setting  up  the  automatic  synchronization.  As  soon  as  “auto synchronization’ is enabled, the user can select which documents (images, scanned documents, etc.) are also to be transferred by the sync process.   A  second  option  is  available  which  enables  the  confirmation  prompt  before  each  synchronization step. This means that confirmation is required before anything is sent to the sync server.  Settings The last option is ‘ask for confirmation before auto‐syncing’. If this is enabled MX Suite will do the following:  ‐ At MX Suite startup: should MX Suite check for an update online? ‐ When ‘Refresh’ button is clicked: should this also be synced to the sync‐server? ‐ Closing the software: are there any updates that have to be sent to the server? It is possible that a message does not appear. Possible reasons for this could be that someone else has already completed that step, or when there is nothing to sync.  Copy data This  button  facilitates  the  copying  of  data  from  one  location  to  another.  This  means  that  all certificates,  inventory  and  safety  items  can  be  copied  directly  to  another  vessel.  Therefore,  this option only can be used in the office.  First select which data should be copied:  ‐ Certificates  ‐ Inventory  ‐ Safety Next, select the vessel where the data is to be copied. All vessels which are in the office license are listed  here.  If  your  new  vessel  is  not  mentioned  in  the  list,  you  might  have  to  reactivate  your software.  Import & export database This option facilitates the data transfer from vessel to office or vice versa. This button enables you to save the data on your hard disk or on another data storage medium. The data can be imported as soon as it has been transferred to the other location. You also can use this function to create a backup of your data!      WARNING:  Importing  a  database  file  (extension  .mxd)  overwrites  ALL  existing  data  in  the  database. This data cannot be recovered!      MX Suite manual v1.2.1000 43
  •  Activation The  software  is  already  activated  on  the  initial  installation  of  MX  Suite.  If  any  additional  software module is added to the license, the software will have to be reactivated. This can be done here.  SettingsThe  activation  process  requires  an  internet  connection. For  the  activation,  a  small  data  package  is  sent  to  the Mastex  activation  server.  After  successful  activation,  a small  data  package  is  sent  back  to  your  computer  to activate the software.   Enter  the  registration  code  you  have  received  from Mastex (see screenshot). After successful activation, the MX Suite login window will open. If the registration code is invalid, or an error occurs, a message will appear.    IMPORTANT:   Due  to  security  reasons,  an  activation  code  given  by  your  MX  Suite  supplier  can  be  used once! If reinstallation of the software is needed or activation fails, contact your  MX Suite supplier for a new activation code.  MX Suite manual v1.2.1000 44
  • License agreementEnd User License Agreement (EULA)  Do not use or load this software and any associated materials (collectively, the Software) until you have carefully read the following terms and conditions. By loading or using the Software, you agree to the  terms  of this agreement. If you  do not wish  to do so, the software must not be installed or used.  LICENSE:  1. You may install the Software onto one or more computer(s) at one vessel or location for your personal or commercial use and you may make one back‐up copy of the Software.  2. You may not copy, modify, rent, sell, distribute or transfer any part of the Software except as provided in this Agreement, and you agree to prevent unauthorized copying of the Software. 3. You may not reverse engineer, decompile, or disassemble the Software. 4. The Software may include portions offered on terms in addition to those set out here, as set out in a license accompanying those portions.  SOFTWARE OWNERSHIP AND COPYRIGHTS:  Title to all copies of the Software remains with MASTEX or its suppliers. The Software is copyrighted and  protected  by  the  laws  of  the  European  Union,  the  United  States,  other  countries  and international  treaty  provisions.  You  may  not  remove  any  copyright  notices  from  the  Software. MASTEX  may  make  changes  to  the  Software,  or  to  items  referenced  therein,  at  any  time  without notice,  but  is  not  obligated  to  support  or  update  the  Software.  Except  as  otherwise  expressly provided, MASTEX grants no express or implied right under MASTEX patents, copyrights, trademarks, or other intellectual property rights. You may transfer the Software only if the recipient agrees to be fully bound by these terms and if you retain no copies of the Software.  LIMITED MEDIA WARRANTY:  If the Software has been delivered by MASTEX on physical media, MASTEX warrants the media to be free  from  material  physical  defects  for  a  period  of  ninety  days  after  delivery  by  MASTEX.  If  such  a defect is found, return the media to MASTEX for replacement or alternate delivery of the Software as MASTEX may select.  EXCLUSION OF OTHER WARRANTIES:  EXCEPT  AS  PROVIDED  ABOVE;  THE  SOFTWARE  IS  PROVIDED  AS  IS  WITHOUT  ANY  EXPRESS  OR IMPLIED  WARRANTY  OF  ANY  KIND  INCLUDING  WARRANTIES  OF  MERCHANTABILITY,  NON-INFRINGEMENT,  OR  FITNESS  FOR  A  PARTICULAR  PURPOSE.  FURTHERMORE,  MASTEX  DOES  NOT WARRANT  OR  ASSUME  RESPONSIBILITY  FOR  THE  ACCURACY  OR  COMPLETENESS  OF  ANY INFORMATION, TEXT, GRAPHICS, LINKS OR OTHER ITEMS CONTAINED WITHIN THE SOFTWARE.  LIMITATION OF LIABILITY:  UNDER  NO  CIRCUMSTANCES  SHALL  MASTEX  OR  ITS  SUPPLIERS  BE  LIABLE  FOR  ANY  DAMAGES WHATSOEVER  (INCLUDING,  WITHOUT  LIMITATION,  LOST  PROFITS,  BUSINESS  INTERRUPTION,  OR LOSS OF INFORMATION) ARISING OUT OF THE USE OF OR INABILITY TO USE THE SOFTWARE, EVEN IF MASTEX  HAS  BEEN  ADVISED  OF  THE  POSSIBILITY  OF  SUCH  DAMAGES.  SOME  JURISDICTIONS PROHIBIT EXCLUSION OR LIMITATION OF LIABILITY FOR IMPLIED WARRANTIES OR CONSEQUENTIAL OR  INCIDENTAL  DAMAGES,  SO  THE  ABOVE  LIMITATION  MAY  NOT  APPLY  TO  YOU.  YOU  MAY  ALSO HAVE OTHER LEGAL RIGHTS THAT VARY FROM JURISDICTION TO JURISDICTION.  TERMINATION OF THIS AGREEMENT:   MX Suite manual v1.2.1000 45
  • MASTEX may terminate this Agreement at any time if you violate its terms. Upon termination, you  License agreementwill immediately destroy the Software or return all copies of the Software to MASTEX.  APPLICABLE LAWS:  Claims arising under this agreement shall be governed by the laws of the Netherlands. You may not export the Software in violation of applicable export laws and regulations. MASTEX is not obligated under any other agreements unless they are in writing and signed by an authorized representative of MASTEX.   MX Suite manual v1.2.1000 46