1. La hoja de cálculo
Utilizar las funciones
La hoja de cálculo
Prof. José Ruiz
2. Utilizar las funciones
Imagina que tenemos un presupuesto para los componentes
informático y queremos conocer el importe total.
Evidentemente, si tenemos pocos componentes, podemos utilizar
una hoja de cálculo y aplicar una fórmula del tipo Total = A1 + A2 +
A3 + …, pero si tenemos muchos componentes (1000 o más, por
ejemplo), la tareas será tediosa.
Para esta y otras muchas ocasiones, Excel incorpora una serie de
herramientas que nos facilitan la introducción de las fórmulas para
efectuar cálculos. Estas herramientas son:
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3. Utilizar las funciones
Herramientas:
• Barra de fórmulas.
• Piloto automático.
• Funciones.
• Asistentes.
Empleando estas ayudas, el proceso de crear funciones es muy
sencillo. Por ejemplo, para resolver una suma:
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5. Utilizar las funciones
Seleccionamos el rango de rango de celdas
Seleccionamos el celdas que
queremos sumar y hacemos “clic” en el
que queremos sumar y hacernos
botón confirmar. el botón confirmar.
“clic” en
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6. Utilizar las funciones
La fórmula se ha creado y nos ofrece el
La fórmula se ha
resultado en la celda creado y nos ofrece
el resultado en la celda.
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7. Utilizar las funciones
Tipos de funciones:
Cuando hablamos de funciones, nos estamos refiriendo a una serie
de fórmulas que ya vienen incorporadas en el programa y que
podemos emplear para crear otras nuevas.
Disponemos de distintos tipos de funciones:
•
•
•
•
•
Hoja de cálculo
Estadísticas
Matemáticas
Lógicas
Financieras
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8. Utilizar las funciones
La barra de fórmulas:
Como has podido observar, si nos ayudamos de la barra de
fórmulas, la creación de funciones para realizar cálculos es un
proceso muy sencillo. Conviene, entonces, conocer con más
profundidad las herramientas que incorpora.
Área de hoja
Nos indica lo
que está
sucediendo en
la celda
activa.
Rechazar
Rechaza los cambios realizados en
la línea de entrada.
Confirmar
Confirma los datos introducidos en
la línea de entrada
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Asistente de funciones
Ejecuta el asistente que nos guía en el proceso de
crear fórmulas empleando funciones predefinidas
Función
Activa la línea de entrada para
insertar una función.
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9. Utilizar las funciones
El proceso de creación de una fórmula sería:
1- Situarnos en la celda en la que deseamos insertar la fórmula.
2- Hacer “clic” en el icono Función o en el asistente: Funciones
3- Escribir la fórmula en la línea de entrada.
4- Confirmar o rechazar los cambios.
En la línea de entrada puedes emplear también los signos
matemáticos y los paréntesis. Es importante crear perfectamente
las fórmulas, utilizando con rigor el lenguaje matemático, pues, en
caso contrario, el programa nos devolvería mensajes de error o la
operación equivocada.
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10. El asistente: funciones
Cuando deseamos insertar una fórmula con el asistente, hacemos
“clic” sobre su icono y se nos muestra su ventana.
Seleccionando una categoría, accedemos a las distintas funciones
que nos ofrece Excel. Una vez que hemos elegido una
función, vemos cómo aparece en la ventana fórmula. A
continuación , debemos indicar los números (celdas o rangos de
celda) que deben asignarse como argumentes a la fórmula.
Los podemos seleccionar haciendo “clic” dentro de las celdas que
deseamos incorporar o escribiendo directamente en cada una de
las ventanas que aparecen. Una vez que hemos finalizado la
fórmula, haremos “clic” en Aceptar.
11. El asistente: funciones
Buscar una función
En este espacio se puede escribir una descripción de
la función que se quiere buscar.
Seleccionar una categoría
En este desplegable están todas las categorías de
funciones para que elijamos la que nos interesa.
Seleccionar una función
Una vez elegida la categoría se muestran todas las
funciones correspondiente a la misma para ser
elegida.
Breve descripción
Se describe lo que realiza la función elegida y
muestra un ejemplo de implementación.
12. Formato de las celdas.
El formato de las celdas nos permite definir aspectos estéticos y
aspectos técnicos de las distintas celdas de nuestra hoja de cálculo.
Con él hacemos más sencilla la forma en que podemos trabajar con
los datos que se incluyen en nuestra tabla. Por ejemplo, interesa
destacar el total de una suma con negrita o dando un fondo de
color a la celda.
Las hojas de cálculo nos deben ofrecer distintas posibilidades para
poder modificar el formato con el que vamos a trabajar. Tenemos a
nuestra disposición todas estas opciones en la ventana Formato de
Celdas del menú formato. Podemos variar el tipo de letra, el color y
el borde de las celdas , la alineación de los párrafos, el número de
cifras decimales mostrado en cada celda, etc.
13. Pestañas de formato.
Podemos elegir el tipo de formato que queremos
asignar a la celda.
Seleccionar Categoría.
Se muestran las categorías de celda
