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Guía para la planificación estratégica en bibliotecas y centros de información. Por Ana R. Palacios Lozano.

Guía para la planificación estratégica en bibliotecas y centros de información. Por Ana R. Palacios Lozano.

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    Gestion Estrategica Gestion Estrategica Presentation Transcript

    • 11. Planificación estratégica y Dirección por Objetivos 11.1. El proceso de Planificación Estratégica en relación con la Dirección por objetivos 11.1.1.Utilidades y ventajas de la Dirección por Objetivos 11.1.2.Características del proceso 11.1.3.Metodología y fases 11.2. Técnicas asociadas al proceso de planificación: ARC/FCE, Escenarios, Brainstorming, Metaplan, etc. Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 1
    • Objetivos: Conocer, comprender y distinguir los diferentes conceptos relacionados con la planificación Adaptar el proceso de planificación a un entorno concreto, utilizando las técnicas más adecuadas a cada situación Identificar las prioridades en un servicio Establecer objetivos bien formulados Participar en la elaboración, organización y ejecución de un plan Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 2
    • La “gestión, dirección o administración por objetivos” FILOSOFÍA Método, técnica o forma de gestionar (Peter Drucker, años 50) : motivación, liderazgo, participación, trabajo en equipo y responsabilidad Participación en el establecimiento de metas y objetivos Poder de decisión a los subordinados de forma progresiva Negociación de metas y objetivos, libertad elección en cuanto a medios Lo puede poner en marcha quien tenga a su cargo un departamento, una unidad, un servicio Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 3
    • Utilidades Sistema de planificación actividades, tiempo y resultados Sistema flexible de dirección información fluida funciones de la DIRECCIÓN Instrumento de evaluación general de la organización / individual Instrumento de presupuestación y control Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 4
    • A nivel del individuo Instrumento de motivación Al implicarle de forma más directa en la gestión de la biblioteca y la mejora de la comunicación Si funciona bien, debe hacer que el individuo: Se sienta motivado y comprometido con el futuro dibujado para su organización Sienta que los propios objetivos contribuyen claramente a la consecución de los de la colectividad Se sienta alineado con la cultura de la organización Tenga información del progreso (feedback) Se sepa partícipe de las decisiones de su entorno Vea en el sistema un medio para su realización y desarrollo profesional y personal Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 5
    • VENTAJAS 1- Demostrar una gestión profesional (transparencia) siguiendo la tendencia de algunas organizaciones (bibliotecas) 2- Justificar la petición de recursos (elaborar presupuestos basados en objetivos) 3- Priorizar (determinar lo más importante, no lo urgente) y clarificar propósitos y objetivos 4- A pesar de las diferencias ir todos en la misma dirección 5- Mejorar la imagen Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 6
    • FORMALISMO REUNIONES para decidir, negociar los objetivos para revisar el progreso de los objetivos convocatorias: tema, día, lugar, hora inicio-fin, objetivos, personas citadas, lo que se espera de los participantes (llevar, preparar) acta de formalización con acuerdos INFORMES (periódicos/finales) seguimiento de resultados causas y consecuencias de las desviaciones medidas correctoras (incentivos, acciones formativas) Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 7
    • FACTORES DE ÉXITO dedicarle tiempo conceder más importancia a los objetivos de mejora que a los cuantitativos estar dispuesto a cambiar los objetivos combatir la burocratización / no entenderlo como trabajo añadido al habitual ERRORES: esperar resultados rápidamente falta de continuidad en la implantación del sistema implantación del sistema - inexperiencia, lentitud Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 8
    • Repercusiones de la “Dirección por Objetivos” en la Planificación Estratégica Ha permitido incorporar: Los conceptos de participación y compromiso en la elaboración del diagnóstico y, sobre todo, en la etapa de formulación de objetivos La necesidad de comunicar los objetivos al conjunto de la organización La necesidad de situar los objetivos a conseguir por encima de los aspectos formales de las actividades a realizar Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 9
    • El proceso – Etapas básicas Crear el Definir líneas de equipo de actuación trabajo Medir y corregir Establecer objetivos operativos para cada línea Traducir Implantar objetivos en actividades a realizar Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 10
    • INICIO – implicación de los máximos responsables (equipo de dirección de la biblioteca) Ej. biblioteca universitaria: 1º - Institución matriz - objetivos políticos, prioridades (N+1) - IDEAL: que la institución de la depende la biblioteca cuente con el servicio de biblioteca a la hora de elaborar el Plan Estratégico o Plan Anual de la universidad 2º N – Jefe del servicio de Biblioteca, indica a los responsables de cada biblioteca, equipo de dirección (N-1) las prioridades del nivel N+1. Juntos determinan la aportación que pueden hacer a esos objetivos políticos o directrices, teniendo en cuenta, además, las prioridades de la biblioteca 3º (N-1) - responsables de las diferentes bibliotecas informarían al resto del personal. Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 11
    • Fases a considerar: F1. Planificación estratégica: el marco de referencia. F2. Establecimiento de objetivos específicos. F3. Plan anual (presupuesto) F4. Planes de actividades F5. Implantación F6. Evaluación Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 12
    • Fase 1. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA: el marco de referencia Determinar las líneas de actuación (ESTRATEGIAS) de la biblioteca en los próximos años Punto de partida: 1. Líneas directivas, directrices, prioridades, grandes líneas de actuación de la institución matriz (objetv. de políticos, equipo de gerencia) – Plan Estratégico de la Universidad o Plan Anual, si existen. 2. Prioridades de la biblioteca 3. Otros planes que puedan afectar a la biblioteca. Ej.: Plan REBIUN Resultado: PLAN ESTRATÉGICO DE LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA para 2, 3 o más años – Decidir entre todos los responsables de las bibliotecas lo que la biblioteca universitaria debería ser y hacer en un futuro de dos, tres, cuatro años. Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 13
    • Planificar supone dar respuesta a: Qué productos o servicios van a constituir la oferta de la biblioteca en el 200...? A qué segmento de clientes se dirigirá la oferta? Qué resultados esenciales se propone conseguir la biblioteca? Qué aportación de recursos va a necesitar para ello? Qué cambios se tienen que dar en los recursos humanos? Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 14
    • Características del proceso lleva tiempo (implica pensar, analizar, investigar, resumir) requiere formalización exige utilizar procedimientos sistemáticos exige un compromiso y responsabilidad implica a gente de diferentes niveles Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 15
    • Proceso P.E. (según modelo S. Corrall) 1.Análisis del entorno (evaluación) interno/externo Estudio o investigación del mercado 2.Enfoque estratégico Principios (visión y valores), misión Metas, objetivos ARC / FCE 3.Formulación de estrategias 4.Comunicación 5.Implementación y evaluación Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 16
    • 1. Análisis del entorno Componentes: macro-entorno, el entorno mundial en general entorno sectorial propio de los servicios de información entorno corporativo o interno, situación interna de la biblioteca Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 17
    • Macroentorno Factores PEST Desarrollo / tendencias en aspectos Políticos Económicos Sociedad Tecnología Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 18
    • Análisis del sector Comparación con bibliotecas similares a la nuestra (benchmarking): estadísticas oficiales reuniones profesionales entrevistas / visitas memorias / informes Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 19
    • Análisis interno Biblioteca Personal Equipamiento Recursos económicos Servicios Colección Gestión Los grupos relacionados con el futuro de la biblioteca, “grupos de interés” (stakeholders) Ver las diferencias entre la situación real e ideal Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 20
    • Investigación del mercado Quienes son los usuarios actuales? Quienes son los usuarios potenciales? Cuales son sus necesidades? Hasta que punto la biblioteca satisface sus necesidades? encuestas, entrevistas, paneles de usuarios, grupos de discusión Está la biblioteca orientada al usuario? Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 21
    • Orientarse al usuario no suponer cuáles son sus necesidades sino preocuparse de descubrirlas, sustituir la intuición por el conocimiento riguroso y sistematizado mantenerse en contacto con ellos invertir recursos en investigaciones sobre lo que quieren y necesitan Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 22
    • Atributos de calidad la definen los clientes cambia constantemente no sólo los rasgos del servicio sino aspectos relacionados con su prestación Tener en cuenta (ej. Libqval): TANGIBILIDAD FIABILIDAD (promesa del servicio) CAPACIDAD DE RESPUESTA (rapidez ) SEGURIDAD (competencia, cortesía) EMPATÍA (compromiso, sº individualizado) Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 23
    • Análisis SWOT/DAFO ENTORNO INTERNO: Fortalezas (Strengths) I-Actual Debilidades (Weaknesses) I-Actual ENTORNO EXTERNO: Oportunidades (Opportunities) E - futuro Amenazas (Threats) E – futuro Qué se hace bien? Dónde se necesita mejorar? Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 24
    • Líneas de Acción Posibles acciones que debe llevar a cabo la biblioteca en los próximos X años Punto de partida para establecer metas y estrategias, teniendo en cuenta la posible evolución del futuro: nuevos modelos de pago de las publicaciones? efectos de la compra por “paquetes”? colaboración en el mantenimiento de repositorios institucionales de acceso abierto? mejoras en el acceso a contenidos? favorecer una mayor autonomía del usuario? ayuda en la creación, mantenimiento y difusión de materiales para el aprendizaje en línea? Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 25
    • 2. Enfoque estratégico Visión y Valores / Principios Misión Metas (Áreas de Resultados Clave / Factores Críticos de Éxito) Estrategias Objetivos Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 26
    • Cómo redactar estas declaraciones? Visión (Aspiración) Qué quiere ser o donde quiere estar la biblioteca? Cual es su posición deseada en el sector? qué quiere hacer a quién quiere servir Duradera, refleje idealismo, palabras cualitativas, frase breve Ej.: “Un líder e innovador entre las bibliotecas universitarias y los servicios de información” Aston University Valores (Creencias) Como quiere la gente de la biblioteca hacer las cosas? cuales son sus creencias y principios guías? cuáles son sus características o estilo propio que lo diferencia de otros S.I. Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 27
    • Misión Misión (Propósito - razón de ser - funciones prioritarias pero no limitada a ellas) Por qué existe la biblioteca? A qué se dedica? Quienes son sus usuarios? Qué necesidades satisface? no ambigua, distintiva, medible, propósitos de 2-5 años. Ej.: “Facilitar el acceso a la información en cualquier soporte mediante la mejora continua de: colecciones y expertos para satisfacer las necesidades de los usarios, la gestión de la información dentro de la comunidad y la cooperación a través de redes locales, nacionales e internacionales para servir de soporte al estudio, la docencia, investigación y otras actividades de la Universidad” Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 28
    • Términos en la planificación El uso de los términos meta, objetivo, estrategia (u otros equivalentes) está condicionado en parte por: la cultura de la organización matriz de la que depende la biblioteca el grado de concreción de los resultados que pretenda alcanzar el período que se planifica Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 29
    • Metas y Objetivos Confusión terminológica, necesidad de estandarización local Deben enfocarse en la consecución de algo, no en actividades Meta: Condición, estado ideal, situación que se desee alcanzar a largo plazo para desempeñar sus funciones y cumplir su misión (3 o 5 años), carácter general (Objetivo general /estratégico) Objetivo: Resultado a corto plazo concreto (Objetivo específico / operativo / operacional) Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 30
    • Tipos de metas u objetivos estratégicos (3-5) de servicio (tipos y niveles de servicio) de gestión de recursos (colección, personal, equipamiento) de dirección (cooperación con otras unidades, coordinación de funciones, desarrollo de la organización, etc.) Otras denominaciones, en relación con el tema al que afecten: de comunicación, de formación, etc. Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 31
    • ESTRATEGIAS Caminos o vías que pueden trazarse desde la situación de partida a la deseada. Aseguran el cumplimiento de las metas o de una parte. Tipos: organizativas, personales, de crecimiento, de oportunidad, de innovación, financieras, de enfoque Selección en función de: tiempo, coste, incidencia en los usuarios, capacidad para no depender de otros departamentos, etc. Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 32
    • Documentar y comunicar el proceso Personal de la biblioteca Institución matriz Usuarios Comunidad Documento completo / Versión simplificada Resultados de la puesta en marcha Considerarlo como elemento de marketing (incluirlo en la página web) Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 33
    • MEMORIA de PLANIFICACIÓN – Elementos, apartados o epígrafes Denominación (ámbito temporal) Elementos según el nivel de concreción Fecha elaboración y/o aprobación y/o del plan: adopción Áreas prioritarias objeto de planificación, Áreas de resultados Fecha última modificación clave Sumario Metas Agradecimientos Objetivos Miembros del equipo de planificación Estrategias Referencias a la metodología y al Actividades o acciones a llevar a cabo proceso Responsabilidad Fechas de cumplimiento Glosario Indicadores de resultados Introducción Presupuesto, coste, recursos necesarios Misión Visión Monitorización y evaluación del plan Valores Bibliografía y fuentes de información Factores del entorno de la biblioteca Apéndices – Análisis SWOT Enlace para hacer preguntas y/o Los clientes o usuarios comentarios al plan Supuestos o hipótesis de planificación Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 34
    • Evaluar el proceso de planificación estratégica reuniones del grupo información recogida participación nivel de dedicación adecuación de tareas y tiempos comunicaciones interpersonales influencia sobre las actividades habituales del personal posible actitud del personal ante un nuevo ciclo de planificación costes Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 35
    • Costes del plan estratégico Derivados de: Análisis de diagnóstico (calidad, homogeneidad y homologación del trabajo) Organización de los procesos de participación y cooperación (reuniones, material, exposiciones, etc.) Dossier y documentos del plan Administración Comunicación del plan a la comunidad que afecta Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 36
    • Fase 2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ESPECÍFICOS. El plan anual (relación con el presupuesto) La biblioteca debe contar con un conjunto de objetivos específicos para el año (5 o 6), en relación con las grandes líneas de actuación o líneas estratégicas, y ligados a un presupuesto. De PROYECTOS NUEVOS: cambios, nueva organización, nuevo método de trabajo, etc. De ACTIVIDADES HABITUALES: relacionado con la actividad cotidiana y que se quieran destacar durante ese año o período determinado. De EQUIPO HUMANO: formación, capacidades, relaciones internas y externas, etc. Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 37
    • Involucrar a todo el personal Jornadas para informar y priorizar entre todos. Preparación con responsables: agenda con sesiones Documentación a proporcionar Coincidencia con el establecimiento de nuevos objetivos e inicio de la elaboración del presupuesto (ej. aprox. en octubre) Información: De carácter general: cooperación, proyectos en cooperación y propios, etc. Definición de nuevos objetivos, propuestas de mejora, determinar lo prioritario, unidades implicadas, plazos de consecución Uso de técnicas creativas, eje. Metaplan Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 38
    • Objetivos específicos (cualitativos y cuantitativos) Redacción: quién o sobre quién recae la acción, acción (verbo infinitivo), resultado a obtener, marco temporal (el cuándo) Un objetivo ha de ser: Concreto Coherente y pertinente: con las funciones, la situación y los medios asignados Accesible: realista y realizable, evitando las situaciones de fracaso Preciso y mensurable: en número, tiempo y fijando términos y niveles de consecución Dinámico y motivante: NO ES UNA MERA DECLARACIÓN DE INTENCIONES Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 39
    • Ejemplo de objetivos Incrementar en un 30% la asistencia a los cursos de formación de usuarios que se imparten a los nuevos alumnos en el inicio del nuevo curso académico (2006-2007). Elaborar un estudio sobre el coste medio de las monografías adquiridas en los tres últimos años para informar a los profesores en la última Comisión de biblioteca del año 2007. Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 40
    • Objetivos laborales individuales Se necesita: Objetivos de la unidad en la que trabajo Descripción del puesto de trabajo - Objetivos relacionados con las actividades clave que realizo Contar con medidas de actividades que realizo habitualmente (indicadores) Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 41
    • Fase 3. ELABORAR PLANES DE ACTIVIDADES Determinar LO QUE HAY QUE HACER, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ RECURSOS, QUIÉN, CUANTO Hacer posible la consecución de RESULTADOS en los proyectos nuevos, más que ordenar actividades o el trabajo Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 42
    • Proyecto nuevo (objetivo operacional, operativo, específico) 1. Denominación 2. Recursos necesarios y su duración (inicio-final ) Gantt Recursos humanos: responsable global y equipo de trabajo Materiales y financieros (partidas presupuestarias afectadas) 3. Medidas de la evolución y los resultados (indicadores) y en qué momentos 4. Problemas o incidencias derivados de la ejecución del proyecto Afectados, reacciones derivadas, acciones preventivas 5. Actividades (productos finales y responsables) Referirse a la posible relación con otros proyectos (incompatibles, persiguen el mismo objetivo, uno incluido en otro, dependencia temporal) Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 43
    • Incrementar en un 30% la asistencia a los cursos de formación de usuarios que se imparten a los nuevos alumnos en el inicio del nuevo curso académico (octubre de 2006). Posibles actividades (además quién y cuando): Elaborar propuesta Crear calendario en horario de clase Identificar asignaturas afectadas Contactar con el profesor y transmitirle la propuesta ….. Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 44
    • Fases 4 y 5. IMPLANTACIÓN Y EVALUACIÓN IMPLANTAR supone poner en marcha los objetivos y, a la vez, monitorizar los mismos SOLO SE PUEDE GESTIONAR / MEJORAR LO QUE SE PUEDE MEDIR Evaluación a dos niveles: 1º- EFICACIA DE LA ORGANIZACIÓN (SATISFACCIÓN DEL CLIENTE) 2º EFICACIA DEL INDIVIDUO Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 45
    • Evaluación (Lancaster, 1993) Descubrir lo que hacemos bien, en que aspectos no somos eficientes y establecer medidas correctoras - objetivo a conseguir y lo conseguido Establecer estándar de servicio y después poder realizar comparaciones con el - dos momentos diferentes Compararnos con otras bibliotecas - con estándares ideales o lo que hacen otras bibliotecas semejantes Justificar la existencia del servicio Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 46
    • Medición: los indicadores Punto de partida: datos estadísticos opinión de los destinatarios del servicio, errores y aciertos, volumen, calidad e innovación, coste, tiempo (ratios) en forma de tasas, índices, frecuencias, etc. Disponer de estándares o valores de referencia para los indicadores. Tener en cuenta las condiciones reales en que tiene lugar (nº personas, experiencia, instrumentos de trabajo con los que cuenta, etc.) Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 47
    • Elementos asociados a un indicador denominación (coste medio de adquisición) fuente de información modo de cálculo (CA= Total coste adquisiciones/nº de adquisiciones) modo de presentación emisor del indicador destinatario periodicidad Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 48
    • Ejemplo OBJETIVO: disminuir el tiempo de obtención de un documento INDICADOR: plazo entre la petición del documento y la puesta a disposición (en días) ESTANDAR: cantidad máxima de días para obtener un documento (= 15 días) Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 49
    • Evaluación del desempeño individual MEDIR los resultados DEL PROPIO TRABAJO para conocer avances o retrocesos / mejorar la calidad de los servicios Debemos contar con indicadores internos que faciliten la evaluación de nuestro trabajo (eje. medir tiempos de actividades y procesos) Cada jefe tiene la responsabilidad de evaluar el comportamiento de sus colaboradores directos: Revisiones 1er. nivel - equipo de gobierno / gerencia - director Revisiones 2º nivel - director- responsables Revisiones 3º nivel – responsables - subordinados ……. Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 50
    • Obstáculos para medir la rutina de no hacerlo creencia de que no se pueden medir ciertos trabajos creencia de que es un antecedente de castigo creencia de que es muy difícil y complicado Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 51
    • Buscar indicadores internos ha de hacerlo quien ocupa el puesto consultar al “cliente interno” medir los tiempos de los procesos resultados a conseguir en relación con las actividades que forman parte del puesto de trabajo, medir lo significativo (cliente interno y final) compararse con la competencia externa e interna USO EFICAZ: medir supone un coste, deben establecerse indicadores que se usen Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 52
    • Hojas de tiempos (1) LISTADO SEMANAL DE TAREAS HORA INIC./FIN LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO/DOMINGO Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 53
    • Hojas de tiempos (2) TIEMPO REGISTRO DE TAREAS ESTIMADO A CATEGORIA PROFESIONAL: LA SEMANA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 54
    • Evaluación superior- subordinado el jefe es jefe de personal de la gente que está a su cargo cada jefe tiene la responsabilidad de evaluar el comportamiento de sus colaboradores directos: hablar-entrevista personalizada: lo que se espera de él, opinión de su trabajo, escuchar y confrontar apoyo formación premiar Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 55
    • Información relativa a la EFICACIA GLOBAL DEL SERVICIO Debe reflejarse a través de diferentes documentos: Informes parciales Cuadro de Mando Integral Biblioteca Memoria de la biblioteca Memoria económica y de gestión de la Universidad, apartado biblioteca. Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 56
    • 11.2. Técnicas asociadas al proceso Escenarios – para describir situaciones futuras, probables y posibles ARC/FCE – para priorizar, centrarse en lo importante Metaplan – para involucrar a todo el personal Brainstorming – para generar ideas, la creatividad Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 57
    • Escenarios (1) Dar respuesta a: ¿Qué haríamos si…? ¿Cuál sería la consecuencia de …? Cuando no se pueden predecir los cambios y existe incertidumbre respecto al futuro Cuando los horizontes temporales son muy largos Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 58
    • Escenarios (2) Permite: describir el futuro basándose en varias asunciones del entorno, pero no es una predicción exacta del futuro explicitar situaciones improbables pero no imposibles analizar diferentes posibilidades en aquellos casos en los que predecir el futuro es difícil Ayuda a desarrollar planes de contingencia efectivos Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 59
    • Escenarios (3) Pasos: Establecer el ámbito temporal Identificar las influencias más decisivas del entorno Seleccionar algunos escenarios Narrarlos Evaluar las implicaciones Incorporar los escenarios a los planes Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 60
    • Áreas de Resultados Clave /Factores Críticos de Éxito (lo prioritario) “el número limitado de áreas en las cuales los resultados, si son satisfactorios, asegurarán un funcionamiento competitivo y exitoso para la organización” (Rockart) Áreas de trabajo o ámbitos de actuación donde se producen actividades que generan resultados Regla del 20:80 o Principio de Pareto, el 80% de los resultados de una organización, dependen sólo de un 20% de áreas clave. Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 61
    • Metaplan Etapas: 1. Exposición del tema (mejor formulado como pregunta) 2. Generación silenciosa de ideas por escrito y plasmación en tarjetas 3. Comunicación de las ideas (colocación en el tablero) 4. Discusión y comentario de las ideas para su clarificación 5. Agrupación por temas y/o grado de importancia 6. Discusión de la clasificación 7. Priorización - Votación final y conclusiones 8. Análisis de la información Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 62
    • Brainstorming Principios 1. Juicio diferido: separar fase de generación de ideas de la de su crítica y evaluación 2. La cantidad favorece la calidad 3. No criticar durante la fase de génesis 4. Estimular la espontaneidad, animar a la participación 5. Buscar combinaciones y mejorar a partir de las ideas expuestas Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 63