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Conceptos para el desarrollo de sistemas apoyados en el análisis y diseño de sistemas estructurados

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  1. 1. Análisis y diseño de sistemas estructurado José Reynaldo Palacios Gómez23/03/2012 1
  2. 2. Temas • Fundamentos del Análisis de Sistemas • Análisis de los requerimientos de información • Proceso de Análisis • Aspectos esenciales del diseño • Ingenieria e implementación de software
  3. 3. Fundamentos del Análisis de Sistemas• Rol del analista de sistemas• Estilo organizacional e impacto en los sistemas de información• Determinación de la viabilidad y administración de las actividades de análisis y diseño Regresar
  4. 4. Rol del analista de sistemasDeterminar el papel del analista de sistemas, para el desarrollo de sistemas, es un pococomplicado, la idea que presenta Kendall, es que se pretende que sea una persona querealice principalmente tres funciones dentro de la empresa:•Consultor: La contribución que se espera es que canalice ciertos tópicos de informática,deberá implantar metodologías, para analizar y diseñar sistemas de información,•Especialista de apoyo: A fin de que de manera regular trabaje dentro del departamentode sistemas, siendo un recurso humano de apoyo para quienes lo dirigen, quienesaprovecharan su experiencia profesional respecto al hardware y al software y a susaplicaciones en la empresa.•Gente de cambio: Ser un catalizador para el cambio, al realizar alguna de lasactividades del ciclo del desarrollo del sistema que son las siguientes: i. Identificación de oportunidades y objetivos ii. Determinación de los requerimientos de información
  5. 5. Rol del analista de sistemas iii. Análisis de las necesidades del sistema iv. Diseño del sistema recomendado v. Desarrollo y documentación del software vi. Prueba y mantenimiento del sistema vii. Implantación y evaluación del sistemapara lo cual debe tener ciertas cualidades como ser un solucionador de problemas, que legusten los retos, que disfrute encontrando soluciones, debe ser un buen interlocutor,debe ser un experto en computación para programar, entender las capacidades ylimitaciones de la computadora, y reconocer las necesidades de los usuarios.Sin embargo considero que el analista de sistemas, debe trabajar conjuntamente con losAdministradores, ya que por lo regular son los Administradores los que establecen elsistema de información en las empresas, dado que un sistema es una serie de elementosque forman una actividad, un procedimiento o un plan de procedimientos que buscan unameta o metas comunes mediante la manipulación de datos o energía o materia.
  6. 6. Rol del analista de sistemasDado que de manera similar tienen diversas metodologías para el estudio de desarrollosorganizacionales, a manera de ejemplo, se presentan las siguientes etapas que realizanpara definir su desarrollo de sistema de información:1. Visión del estudio: Nace de la percepción, depuración y consolidación de una idea, quereditúa en la evolución de la misma y en aproximación de conceptos.2. Planeación del estudio: Con base en la identificación de elementos o variablesestudiados para que la organización cumpla su cometido, tomadas de fuentes de estudiointernas y externas, se define el objetivo de estudio y considerando una investigaciónpreliminar, se prepara el proyecto de estudio, que incluye la propuesta técnica y elprograma de trabajo, para su autorización se integra al grupo y se da capacitación almismo.3. Recopilación de datos: Es la captación de datos específicos, completos, congruentes,susceptibles de validarse a través de la investigación documental, consulta a sistemasde información, entrevista cuestionario y observación directa, resguardándola enmedios electrónicos en una forma ordenada, considerando su historia para comprenderla situación actual.
  7. 7. Rol del analista de sistemas4. Análisis de los datos: Examen critico que permite precisar las causas que originaron elestudio y ponderar las posibles alternativas de acción para su efectiva atención.5. Formulación de recomendaciones: Propuestas concretas de acción y actuación,evaluando sus ventajas y desventajas, presentándolas a manera de propuestas orecomendaciones.6. Implantación: Puesta en marcha del proceso determinado, considerando lapreparación del programa, integración de recursos y la ejecución del programa.7. Evaluación: Identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, y cambiosoperativos que de estas se desprendan, análisis cuantitativo y cualitativo del estudio quepermite establecer un marco comparativo entre lo planeado y lo realizado.De echo, existen diferentes metodologías para el desarrollo de sistemas en informática,como la que a continuación se presenta:
  8. 8. Rol del analista de sistemas1.- Investigación preliminar.Se realiza una investigación preliminar para valorar si entendemos claramente lasolicitud del usuario y determinar si es factible o no llevar a cabo el proyecto, yasegurar con la aprobación de la solicitud que se desarrollara una aplicación correcta alos deseos del usuario.2.- Determinación de los requerimientos del sistema.Se lleva a cabo un estudio del proceso administrativo, para comprenderlo y estar enposibilidades de plantear alternativas de depuración o corrección del proceso, eidentificar problemas y las causas que los producen, a fin de plantear y delimitar unasolución factible y conveniente en términos de costo-beneficio.3.- Diseño del sistema.Se elabora el diseño del sistema considerando que exista un orden lógico y coherente delos componentes que formaran el sistema, para que al momento de programarlo no existadudas de la mecánica, estructura y datos que compondrán las entradas y salidas delsistema.
  9. 9. Rol del analista de sistemas4.- Desarrollo del software.Se puede determinar el utilizar software empaquetado que se apegue a losrequerimientos del usuario o en su caso elaborar un sistema a la medida de losrequerimientos del usuario.5.- Prueba de los sistemas.Se realizan pruebas para tener la certeza y confianza de que el sistema operaadecuadamente y que los datos que proporcione sean confiables.6.- Implantación.Se entrena al personal que operará el sistema en forma directa para que no existamargen de error en la captación de los datos por desconocimiento en la operatividad delos programas y se opere correctamente.7.- Evaluación.Se identifican los puntos débiles y fuertes del sistema y se valora la operación delmismo, para conocer los beneficios del sistema.
  10. 10. Rol del analista de sistemasExisten diferentes metodologías, por que cada autor de acuerdo a su experiencia, nostransmite la manera de desarrollar sistemas de información, ya que como es un procesoadministrativo, no existe un procedimiento a manera de receta para solucionar losproblemas que el usuario (de cualquier nivel) le puedan surgir administrativamente.Derivado de lo anterior, el analista de sistemas debe ser una persona critica, con lacapacidad de entender lo que la organización requiere, con un espíritu servicial, y que legusten los retos, y con base en esto aportar sus conocimientos, en materia deinformática y computación, para elaborar un sistema de información, basado enherramientas de computo y software, para que a través de estos medios se faciliten lasactividades que conllevan la operación, además de la obtención de datos, que seconvertirán en información para la toma de decisiones administrativas, por lo cual debetrabajar en conjunto con los diferentes profesionistas, peritos en su materia. Regresar
  11. 11. Estilo organizacional e impacto en los sistemas de informaciónEl desarrollo planteado por los profesores Jeffrey Whitten, Lonnie Bentley y VictorBarlow acerca del “ciclo de vida del desarrollo de sistemas”, se me hizo muy completo,primeramente encierran en 5 aspectos dicho desarrollo: • Principios esenciales: Los principios que como desarrolladores de sistemas debemos tener en cuenta al llevar a cabo el desarrollo • Clasificación de oportunidades y normas: Identificación de las necesidades abarcando una amplia gama de conceptos • Funciones de alto nivel: En si esta es la parte que corresponde al ciclo de desarrollo del sistemas y abarca las etapas de: o Planificación de sistemas o Análisis de sistemas o Diseño de sistemas
  12. 12. Estilo organizacional e impacto en los sistemas de información o Implantación de sistemas o Soporte de sistemas • Actividades cruzadas del ciclo de vida: Se nos presentan las actividades que se tienen que realizar a la par de las etapas del ciclo del desarrollo del sistemas, • Desarrollo de sistemas de usuario final: Se toma un aspecto importante, cuando el usuario final es la misma persona que desarrolla el sistema, puntualizándose en los aspectos relevantes a considerar del ciclo del desarrollo del sistema.Este capitulo del libro es muy enriquecedor para las personas que tienen queenfrentarse en una institución o empresa, para el desarrollo de sistemas, me parece queestán muy bien llevados los conceptos, y me llamaron la atención ciertos puntos enparticular como son: • Implicar al usuario: Este apartado se me hace muy importante, ya que el usuario, por lo regular se opone al cambio, y en cierta manera hasta trata de boicotear el proyecto, pensando que el sistemas le va a restar oportunidades laborales.
  13. 13. Estilo organizacional e impactoen los sistemas de información • Los conceptos que abarcan la “Aplicación metódica en la resolución de problemas”, como son: “Comprender el contexto del problema” y “Hallar soluciones alternativas”: Existen muchas empresas que brindan el servio outsourcing, mismas que no les importa de entrada dichos conceptos, a lo que van es a identificarlos como focos de oportunidad, actividades o procesos que no están contemplados dentro del contrato establecido para el desarrollo del sistema para el que fueron contratados, y por lo tanto intentan enganchar a la empresa con otros requerimientos que supuestamente no estuvieron contemplados. • Clasificación de oportunidades y normas: Este apartado es interesante por que nos da el apoyo justificable de las actividades que requieren automatizarse, al indicarnos todas las necesidades que se pueden ofrecer, para implementar un sistema de información. • Funciones de alto nivel: Esta parte me parece la tradicional metodología de desarrollo de sistemas en informática: o Planificación de sistemas o Análisis de sistemas o Diseño de sistemas o Implantación de sistemas
  14. 14. Estilo organizacional e impacto en los sistemas de información o Soporte de sistemas • Actividades cruzadas del ciclo de vida: Me parece muy adecuado identificar que actividades se deben alternar al mismo tiempo con las de la metodología del desarrollo de sistemas, las cuales la profesionalizan y le otorgan calidad. • Desarrollo de sistemas de usuario final: Es muy apropiado dedicarle un espacio al desarrollo de sistemas, cuando el usuario final es el que desarrolla el sistema.En general, los temas abordados están muy bien tratados, pero tengo mis dudas de sutotal aplicación, ya que me ha tocado en mi vida laboral, que el desarrollo del sistematenga un plazo de tiempo para llevarse a cabo, y ese tiempo, por lo regular o casisiempre es muy reducido, lo que impide que se lleven a buen termino todas lasactividades antes presentadas, lo que nos lleva a que no se consideran algunasactividades, que en esencia serian de gran apoyo, además como en el capitulo semenciona, es mejor identificar a tiempo ya en el desarrollo del sistema, si vale la penaseguir con el proyecto, o cancelarlo para no tirar mas dinero innecesariamente. Regresar
  15. 15. Determinación de la viabilidad y administración de las actividades de análisis y diseñoKendall, nos habla de lo que un analista de sistemas debe considerar cuando se inicia conla ardua tarea de desarrollar un sistema de información, para lo cual primeramente setoma en cuenta que problemas existen en la organización, que oportunidades de mejorapueden ofrecerse a la empresa como son:• Reducción de errores de captura• Eliminación de salidas redundantes• Combinación de procesos• Mejoría en la integración de los sistemas y los subsistemas• Aceleración del proceso• Entre otrosY después de esto, seleccionar los proyectos a desarrollar.Inmediatamente debemos valorar nuestro proyecto a través de la factibilidad delmismo, para lo cual definimos nuestros objetivos enfocados a:
  16. 16. Determinación de la viabilidad y administración de las actividades de análisis y diseño• Automatización de procedimientos• Reducción de errores• Aceleración de la captura de datos• Reducción del tiempo de procesamiento de datos• Actualización del servicio al cliente• Integración de los subsistemas del negocio• Reducción de las salidas del sistemaUna vez, que contamos con nuestros objetivos, evaluamos si es factible nuestraorganización operativa, si económicamente es viable, y si técnicamente es posiblellevarlo a cabo. Para pasar a la determinación de los recursos.El analista debe ser una persona ordenada, para lo cual tiene que administrar lostiempos del desarrollo del proyecto, tanto en el análisis, diseño e implantación,apoyándose de herramientas como son el uso de diagramas de Gannt y el uso de graficasde PERT.
  17. 17. Determinación de la viabilidad y administración de las actividades de análisis y diseñoEl analista debe tener la capacidad de administrar los recursos humanos que participanen el proyecto, para lo cual lleva a cabo estrategias de comunicación para el manejo delos grupos como son:• Identificación con lo que el grupo produce• Responsabilización del desempeño del grupo• Integración del grupo en la organización• Motivar la protagonización de múltiples papeles• Establecimiento de metas de productividad del proyecto• La motivación de los integrantes de grupos de proyectos• Evitar el fracaso del proyecto Regresar
  18. 18. Análisis de los requerimientos de información• Recopilación de información: Métodos interactivos a. entrevistas, b. cuestionarios• Recopilación de información: Métodos no intrusitos (muestreo, investigación, observación)• Elaboración de prototipos Regresar
  19. 19. Recopilación de Información:Métodos interactivos (entrevistas) Antes de realizar la entrevista, necesita pensar en ella. Analizar el motivo de la misma, cuáles serán las preguntas que hará, y desde su punto de vista, qué es lo que brindará el éxito a la entrevista.I. Tipos de información buscada: Una entrevista para la recopilación de información es una conversación dirigida con un propósito específico, que se basa en un formato de preguntas y respuestas. Sobre todo esto, busque la opinión de la persona entrevistada. Las metas son una fuente importante de información, y pueden identificarse a partir de una entrevista.II. Planeación de la Entrevista A. Preparación de la Entrevista 1. Lectura de antecedentes: Consulte y comprenda el mayor número posible de antecedentes de los entrevistados y de su organización. Otro de los beneficios de explorar de antemano la organización es aprovechar al máximo el tiempo de la entrevista, más que desperdiciarlos al hacer preguntas generales sobre los antecedentes. 2. Establecimiento de objetivos de la entrevista: Establezca los objetivos de la entrevista con base en los antecedentes que consulte y en su experiencia particular.
  20. 20. Recopilación de Información:Métodos interactivos (entrevistas) 3. Selección de los entrevistados: Incluya a gente clave de todos los niveles del sistema 4. Preparación del entrevistado: Las entrevistas deben fluctuar entre 45 minutos y una hora 5. Selección del tipo y estructura de las preguntas: Redacte preguntas que cubran los aspectos fundamentales de la toma de decisiones, detectados al plantear los objetivos de la entrevista. a. Tipos de preguntas (1) Abiertas (2) Cerradas (3) Sondeos b. Errores en las preguntas (1) Tendenciosas: Las preguntas tendenciosas tienden a dirigir al entrevistado hacía la respuesta que usted quisiera escuchar (2) Dobles: Las preguntas dobles son aquellas que en una sola contienen, de hecho, dos preguntas diferentes.
  21. 21. Recopilación de Información:Métodos interactivos (entrevistas) (3) Orden de preguntas a) Piramidal: La organización inductiva de la entrevista puede concebirse como una pirámide ( de lo particular a lo general. b) Embudo: En el segundo tipo de estructuras, el entrevistador toma el enfoque deductivo, comenzando con preguntas abiertas de carácter general; y más adelante, va reduciendo las posibles respuestas mediante el uso de preguntas cerradas. c) Diamante: Es mejor una combinación de las dos estructuras, lo que da por resultado una entrevista con estructura en forma de diamante. Esto permite comenzar de una manera muy específica, luego examinar aspectos generales y finalmente llegar a una conclusión muy específica.B. Estructuradas vs No estructuradas: Estar consciente de las diferencias entre las entrevistas estructuradas y las no estructuradas le permitirán tomar la mejor decisión sobre el tipo más adecuado para una situación particular.C. Registro de la entrevista: Registre los aspectos más importantes de su entrevista.
  22. 22. Recopilación de Información:Métodos interactivos (entrevistas) 1. Uso de grabadora: La decisión de grabar las entrevistas es de tipo profesional y usted tendrá que hacerla con base en su conocimientos sobre las entrevistas, la posición del entrevistador al respecto, y el proyecto en particular. 2. Toma de notas: Tomar notas puede ser la única alternativa para documentar la entrevista 3. Antes de la entrevista: Confirmar el lugar y la hora de la entrevista, vístase de manera adecuada.III. Realización de la entrevista A. Comienzo de la entrevista: Conforme transcurra el programa de la entrevista, mencione a su interlocutor el grado de detalle que desearía tener en las respuestas. B. Solución de problemas durante la entrevista a) Percepción de que la autoestima del entrevistado se encuentre amenazada: En ocasiones, se dará cuenta de que amenaza (sin intención) la autoestima de la persona que entrevista. b) Reacciones emotivas a temas conflictivos: La reacción emocional ante un tema conflictivo.
  23. 23. Recopilación de Información:Métodos interactivos (entrevistas) c) Malentendidos respecto a la sucesión de los acontecimientos: Los errores en la apreciación cronológica de los acontecimientos también implican problemas potenciales. d) Apego a formas sociales tradicionales: Apegarse a las formas sociales tradicionales puede llegar a crear obstáculos en la respuesta de entrevistado. e) Equívocos al inferir sobre lo observado: Este error ocurre cuando su entrevistado observa algo pero infiere otra cosa. f) Competencia por el tiempo: Hay competencia por el tiempo de la entrevista, pregunte al entrevistado si tiene asuntos que atender que no lleven demasiado tiempo; y si así fuera, ofrézcale esperar a su conclusión. Si la competencia del tiempo está fuera de control, la mejor táctica será hacerle saber a su interlocutor que: “Me doy cuenta que es un día extremadamente ocupado para usted y preferiría reprogramar nuestra cita para otra ocasión con menos interrupciones”. g) Olvido de hechos importantes: Puede decirse que sus entrevistados han caído en el olvido, cuando vacilan continuamente o se contradicen a lo largo de la entrevista.
  24. 24. Recopilación de Información:Métodos interactivos (entrevistas) h) Mentir para ocultar hechos importantes La garantía de una información de alta calidad debe ser siempre una alta prioridad para los analistas de sistemas, ya que la información recopilada es la base de las demás decisiones que se van a tomar a lo largo del proyecto. i) Conclusión de la entrevista: Todo material de la entrevista debe cubrirse en un periodo de 45 minutos a una hora y a esta altura, ya estará consiente de la planeación y del manejo requerido para lograrlo.IV. Reacción del informe de la entrevistaCaptar la esencia de la entrevista en un informe escrito
  25. 25. Recopilación de Información: Métodos interactivos (entrevistas) Solucuón de Persepción de que la Comienzo de la Malentendidos probemas durante la autoestima del entrevistarespecto a la sucesión entrevista Dobles entrevistado se encuentrede los acontecimientos amenazada Selección de los Establecimiento Errores en Preparación del entrevistados de objetivos de la las entrevistado Tendenciosas entrevista preguntas Apego a formas Piramidal sociales tradicionales Tipos de información Estructuradas buscada Selecció del tipo vs No y estructura de Orden de Embudo estructuradas Preparacion de las preguntas preguntas la Entrevista Diamante Olvido de hechos Realizacion de importantes Entrevista Tipos de Abiertas la entrevista Lectura de preguntas Planeación de Antes de la antecedentes la Entrevista entrevista Cerradas Sondeos Toma de Competencia Reacción del Registro de la informe de la notas por el tiempo entrevista entrevista Uso de grabadora Mentir para Equivocos al Reacciones ocultar hechos Conclusión de emotivas a temas inferir sobre lo importantes la entrevista conflictivos observado Regresar
  26. 26. Recopilación de Información: Métodos interactivos (Cuestionario) Los cuestionarios recogen opiniones, posturas, conductas y características de las diversas personas claves de una organización; la opinión es lo que se piensa de la realidad; la conducta es lo que hacen los miembros de una organización, y las características son los atributos de las personas o de los objetos.I. Diseño de cuestionarios: Un cuestionario bien diseñado y de relevancia elimina cierta resistencia para responder.II. El formato de cuestionario A. Suficiente espacio en blanco B. Especio adecuado para las respuestas C. Círculos para respuestas D. Establecer el formato conforme a objetivos: Necesita definir sus objetivos E. Estilo consistente: Organice de manera consistente el cuestionario, utilice letras mayúsculas y minúsculas para las preguntas y sólo mayúsculas al referirse a las respuestas.III. Orden de preguntas: Al ordenar las preguntas debe considerar sus objetivos y determinar la función que tiene cada una de las preguntas para lograr tales objetivos.
  27. 27. Recopilación de Información: Métodos interactivos (Cuestionario) A. Las preguntas de importancia para quien contesta el cuestionario van primero: Deben sentir que al contestar el cuestionario, motivarán un cambio, o que llegarán a tener cierto impacto. B. Agrupar preguntas del mismo tema: Colocar preguntas relacionadas con un tema común. C. Uso de tendencias asociativas: Asociaciones que realice quien responde. D. Plantear primero los temas de menor controversia: Plantear al inicio del cuestionario, los temas de menor controversia, ydeje para más adelante, otros temas polémicos o explosivos.IV. Aplicación del cuestionario A. Personas que responden el cuestionario: El muestreo ayuda para determinar el tipo de representación que le conviene, y asimismo, qué personas deben recibir el cuestionario. B Métodos para la aplicación del cuestionario: El analista de sistemas, cuenta con varias alternativas para aplicación de cuestionario. Dentro de las opciones que se tienen para aplicar un cuestionario están: a Reunir a todas las personas en un solo sitio.
  28. 28. Recopilación de Información: Métodos interactivos (Cuestionario) b Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos una ves que encuentren completos. c Permitir a quienes contestan el cuestionario que durante las horas de trabajo lo respondan por su cuenta y posteriormente lo depositen en un buzón central. d Enviar por correo el cuestionario a aquellos empleados de sucursales remotas, estableciendo una fecha límite, proporcionando instrucciones y el reembolso postal.V. Uso de cuestionarios A. Tipos de información buscada B. Plantación para el uso de cuestionarios: La planeación de un cuestionario útil requiere bastante tiempo, lo primero que debe definir es qué busca un cuestionario. 1. Redacción de preguntas: Durante la entrevista se mantiene la relación entre la pregunta y su significado, en los cuestionarios las preguntas deben ser completamente transparentes.
  29. 29. Recopilación de Información: Métodos interactivos (Cuestionario) 2. Preguntas abiertas: Cuando redacta preguntas abiertas para un cuestionario, se anticipa al tipo de respuesta que piensa obtener. Las preguntas abiertas son adecuadas, en especial, en aquellas circunstancias en que desea conocer la opinión de los miembros de una organización sobre algunos aspectos del sistema, 3. Preguntas cerradas: Las preguntas cerradas deben utilizarse cuando el analista de sistemas sea capaz de enumerar de antemano todas las respuestas posibles. 4. La elección del vocabulario: La selección de las palabras también es de gran relevancia para lograr que los cuestionarios sean efectivos.C. Uso de escalas en cuestionarios: Escalar es el proceso de asignar números u otros símbolos a un atríbuto o característica con el fin de poder medirlo. 1. Fundamentos de las escalas a. Razones para escalas: Si el analista desea medir actitudes o características de los que responden un cuestionario, las respuestas pueden combinarse o agruparse para que nos informen de tales actitudes de las personas. b. Mediciones: • Las escalas nominales se utilizan para clasificar objetos.
  30. 30. Recopilación de Información: Métodos interactivos (Cuestionario) • Las escalas ordinales permiten la clasificación, la escala ordinal implica además un arreglo por categorías. • Las escalas de intervalo tienen como característica que la diferencia que existe es la misma entre los intervalos de cada uno de los números, las operaciones matemáticas pueden realizarse sobre datos del cuestionario. • Las escalas proporcionales son similares a las de intervalo sin embargo cuentan con un cero absoluto. c. Valides y confiabilidad: Existen dos parámetros de desempeño; la validez y la confiabilidad., la validez es el grado con el que la pregunta determina lo que el analista intenta medir, la confiabilidad es un parámetro de consistencia. 2. Elaboración de escalas a. Opciones para la elaboración de las escalas • La escala arbitraria supone que la escala mide lo que él intenta medir. • La escala por consenso involucra a un grupo de jueces.
  31. 31. Recopilación de Información: Métodos interactivos (Cuestionario) • La factorización es el procedimiento estadístico por medio del cual se agrupan objetos similares. b. Como evitar problemas durante el uso de escalas • La indulgencia se presenta cuando los que responden los cuestionarios son poco evaluadores. • La tendencia central es un problema que se presenta cuando el que responde califica todo como un promedio. • El efecto de halo es un problema que surge cuando la impresión que deja una pregunta se acarrea a la siguiente.D. Uso de Arreglos-Q: La estructuración de un arreglo-Q, en el cual fuerza a que las respuestas se apeguen a una distribución normal, que es adecuada para agrupar a los que responden, con base en sus opiniones sobre el tópico particular. 1. Técnica de arreglos-Q: El arreglo.Q se utiliza para identificar subgrupos dentro de una población. 2. Ventajas de la técnica de arreglos-Q 3. Lineamientos para el uso de la técnica de arreglos-Q
  32. 32. Recopilación de Información: Métodos interactivos (Cuestionario) Las p reguntas Pregunt as Agrup ar de imp o rtancia La elección d el p regunt as del Ventajas de la cer radas p ar a quien Técnica de vocabulario mis mo t ema arr eglos -Q técnica d e con testa el arr eglos -Q cuestinario v an p rimero Us o de ten dencias Lin eamientos Pregunt as aso ciativ as p ar a el u so d e abiertas Us o de Planeacion la t écnica de Ar reglos -Q p ar a el u so d e arr eglos -Q cuestion arios Or den d e Plantear p regunt as p rimero los temas d e menor con trov ersia Us o de cuestion arios Dis eño de Tip os d e cuestion arios Dis eño y inf ormacion ap licació n de Redacción de Suf icien te bus cada cuestion arios p regunt as esp acio en blanco Us o de escalas en El formato de cuestion arios Esp ecio adecuad o cuestion ario Fu ndamentos p ar a las de las es calas Ap licacion d el res p ues tas cuestion ario Valides y con fiabilidad Elaboración d e Cir culos p ara escalas res p ues tasEst ablecer el M etodo s p ar a Per sonas que Op ciones p ara Co mo evitar for mato la ap licación Razones p ara M edicio nes Est ilo res p ond en el la elabor acion p ro blemascon forme a del escalas cuestion ario de las es calas dur ante el us o objetivo s con sistente cuestion ario de escalas Regresar
  33. 33. Recopilación de Información: Métodos nointrusitos (muestreo, investigación, observación) Muestreo y la investigación de datosI Necesidad del muestreo: El muestro es el proceso por el cual se seleccionan de manera sistemática elementos representativos de una población. Para el analista de sistemas sería demasiado costoso examinar cada nota escrita o entrevistarse con cada uno de los integrantes de una organización. El muestro agiliza el proceso, por medio de la recopilación de datos seleccionados, y no de todos los datos de la población. Lo anterior se logra al entrevistar a sólo unos cuantos empleados, pero haciéndose preguntas precisas.II. Diseño del muestreo A. Determinación de los datos a recopilar: El analista de sistemas debe contar con un plan realista sobre lo que hará con los datos, aun antes de llevar a cabo la recopilación B. Delimitar la población a estudiar: El analista de sistemas deberá establecer cuál en la población enfocada. El analista de sistemas tiene que definir si la población incluye un solo nivel de la organización, o si considera todos los niveles. C. Elección de tipo de muestra 1. Oportunidad: Las muestras de oportunidad son deterministas y no tienen restricciones ni soporte probalístico
  34. 34. Recopilación de Información: Métodos nointrusitos (muestreo, investigación, observación) 2. Dirigidas: Un analista de sistemas puede elegir a un grupo de individuos que conozcan y estén interesados en el nuevo sistema de información. 3. Aleatorias simples: Obtener una lista numerada de la población para asegurar que cada uno de los documentos o integrantes de la población tiene la misma probabilidad de ser elegido. 4. Aleatorias complejas: Para el analista de sistemas, los enfoques más adecuados son: 1) muestro sistemático, 2) muestreo estratificado, 3) muestreo por grupos D Decisión del tamaño de la muestra: El analista de sistemas puede elegir un intervalo estimado aceptable (esto es, el grado de precisión deseado) y el error estándar (al elegir el nivel de confianza). 1. Tamaño para datos de atributos: El analista de sistemas querrá saber qué proporción de la organización piensa de cierta manera o cuenta con características particulares. El analista deseará saber qué porcentaje de las formas de entrada presentan errores. Estos datos se denominan atributos.
  35. 35. Recopilación de Información: Métodos nointrusitos (muestreo, investigación, observación) 2. Tamaño para datos de variables: El analista de sistemas puede necesitar la recopilación de información de carácter cuantitativo, como el número de errores procesado. A este tipo de datos se les denomina variables. 3. Tamaño para datos cualitativos: Una buena parte de la información no puede obtenerse mediante la consulta de archivos. Esta información mejor se obtiene entrevistando a gente de la organización.
  36. 36. Recopilación de Información: Métodos nointrusitos (muestreo, investigación, observación) Tipos de Información ObtenidosIII. Tipos de datos concretos: Los datos concretos revelan la trayectoria de la organización y hacia dónde se dirige según sus miembros A. Análisis de documentos cuantitativos: Son todos los documentos que tienen un propósito y una audiencia especifica hacia la cual se dirigen, como son: 1. Informes corporativos: Hay varios tópicos clave, si la compañía es solvente, si obtiene utilidades, si le confiere una distinción a la investigación y al desarrollo; y si existe un equilibrio entre pasivos y capital. 2. Informes que soportan la toma de decisiones: Un analista de sistemas debe consultar algunos de los documentos que se utilizan en la operación de la empresa. Estos documentos comúnmente son informes del status de los inventarios, de las ventas o de la producción. 3. Informes de desempeño: Los informes de desempeño comparan los resultados reales con los planeados, el desempeño actual y el desempeño esperado. El analista querrá saber si existe un parámetro del desempeño y si éste es el más conveniente para las áreas básicas de la organización.
  37. 37. Recopilación de Información: Métodos nointrusitos (muestreo, investigación, observación) 4. Registros: Los registros contienen actualizaciones periódicas de lo que ocurre en la empresa. 5. Formas para captura de datos: El analista debe comprender la operación vigente, para lo cual se recopilan y catalogan copias en blanco de cada una de las formas (oficiales o extraoficiales) que se utilizan, otro enfoque sería tomar muestras de las formas llenadas para la captura de datos. Mediante el estudio de las formas se averigua entre otros: si la información no fluye, cuellos de botella, duplicidad innecesaria en el trabajo o falta de comprensión del trabajo. B. Análisis de documentos cualitativos: Su análisis se vuelve fundamental para comprender cómo los integrantes de la organización están involucrados en el proceso de la organización y estos son: 1. Memorándums: Los memorándums revelan el diálogo vivo de la organización, su análisis proporciona una idea clara de los valores, las actitudes y creencias de los miembros de la organización. 2. Avisos en tableros y áreas de trabajo: Dan al analista una idea de la cultura oficial de la organización.
  38. 38. Recopilación de Información: Métodos nointrusitos (muestreo, investigación, observación) 3. Manuales: Dan la pauta de cómo deberían ocurrir las cosas: Verificar que estén actualizados y si han tenido seguimiento o si se tienen en el olvido. 4. Manuales de políticas: Son los lineamientos generales que plantean, de manera ideal, la conducta a seguir de los miembros de la organización, con el fin de alcanzar las metas estratégicas. C. Obtención de datos a partir de documentos de archivo: Gran parte de la información, tanto cuantitativa como cualitativa, que necesitará, no es de uso corriente; más bien, se encontrará almacenada en archiveros. Ejemplos de información de archivo que puede ser de interés para el analista de sistemas son los registros actuariales, los presupuestos y los informes de ventas.
  39. 39. Recopilación de Información: Métodos nointrusitos (muestreo, investigación, observación) Formas Registros para Necesidad del captura de muestreo datosTamaño para Delimitar la Determinacion datos de población a de los datos a atributos recopilar estudiar Informes de Analisis de desempeño Obtención de datos a partir documentos cuantitativos de documentos de archivo Informes que Decisión del Muestreo y la soportan la Diseño del Tipos de tamaño de la investigación de datos Informes toma de muestreo muestra datos corporativos decisionesTamaño para concretos datos de variables Oportunidad Elección de tipo Manuales de de muestra políticas Tipos de Analisis de Información documentos Obtenidos cualitativos Manuales Tamaño para datos Aleatorias Aleatorias Dirigidas cualitativos complejas simples Avisos en tableros y Memorándums áreas de trabajo Regresar
  40. 40. Elaboración de prototiposEl desarrollo de prototipos es una técnica de recopilación de información útil paracomplementar al ciclo de vida del desarrollo de sistemas (Systems Development LifeCycle, SDLC) tradicional. Los prototipos son una visión preliminar del sistema futuro quese implantara.La elaboración de prototipos de un sistema de información es una técnica valiosa para larecopilación rápida de información especifica a cerca de los requerimientos deinformación de los usuarios.Los prototipos efectivos deben hacerse tempranamente en el ciclo de vida deldesarrollo de sistemas, durante la fase de determinación de requerimientos.En esta forma el analista esta buscando las reacciones iniciales de los usuarios y de laadministración hacia el prototipo, sugerencias de los usuarios sobre cambios o limpiezadel sistema para el que construye un prototipo, posibles innovaciones y planes derevisión que detallan que parte del sistema necesita realizarse primero.Tipos de Información que busca el Analista durante la Elaboración de Prototipos.  Reacciones del usuario.  Innovaciones.  Sugerencias del usuario.  Plan de revisión.
  41. 41. Elaboración de prototiposReacciones: Son recopiladas por medio de observaciones, entrevista y formas deretroalimentación, diseñadas para recoger la opinión de cada persona acerca delprototipo cuando interactuá con él.Por medio de estas reacciones el analista descubre muchas perspectivas en el prototipoincluyendo el agrado que tenga el usuario al sistema.Sugerencias: El analista también esta interesado en las sugerencia de los usuarios y laadministración acerca como refinar o cambiar el prototipo presentado. Las sugerenciasson recolectadas de aquellos que experimenta con el prototipo, mediante un periodo detiempo especifico.El tiempo que pasan los usuarios con el prototipo depende por lo general de sudedicación e interés en el proyecto de sistemas. Las sugerencias son el producto de lainteracción de los usuarios con el prototipo. Estas sugerencias deben apuntar al analistahacia formas de refinación, cambio o limpieza del prototipo para que se ajuste mejor alas necesidades de los usuarios.Innovaciones: Son parte de las informaciones buscada por el equipo de análisis desistema. Son capacidades nuevas del sistema que no habían sido pensadas antes de lainteracción con el prototipo.Van más allá de las características prototípicas actuales añadiendo algo nuevo einnovador.
  42. 42. Elaboración de prototiposPlan de Revisión: Ayuda a identificar prioridades para lo que se debe construir unprototipo a continuación. En situaciones donde están involucradas muchas ramas de laorganización, los planes de revisión ayuda a determinar para cuáles hay que construir unprototipo a continuación.La información recolectada en la fase de hechura del prototipo permite al analistaasignar prioridades y redirigir los planes sin realizar gastos con un mínimo de ruptura.La elaboración de prototipo y la planeación van mano a mano.
  43. 43. Elaboración de prototipos TIPOS DE PROTOTIPOPrototipo de Remiendo o Parchado: Es un sistema que tiene todas las característicaspropuesta pero es realmente un modelo básico que eventualmente será mejorado. Estetipo de prototipo trabaja pero no es eficiente ni elegante.Prototipo a escala no Operacional o no funcional: La segunda concepción de unprototipo es la de un modelo o escala no funcional para objeto de probar determinadosaspectos del diseño. Este puede ser hecha cuando la codificación requeridas por lasaplicaciones es muy amplia para hacerse el prototipo y, sin embargo se puede obteneruna idea útil del sistema por medio de la elaboración de prototipos de la entrada ysalida solamente.Puede buscar las opiniones de los usuarios sobre la interfaces (entrada y salida). Debidoal costo y tiempo excesivo podría no ser realizado, sin embargo se puede tomar algunasde las utilidades del sistema con base en la entrada y salida ya en el prototipo.Prototipo Primer modelo a escala completa: Una tercera concepción de la elaboraciónde prototipos involucrados la creación de un primer modelo o escala completa de unsistema, llamado también piloto.Este tipo de prototipo es útil cuando se tiene planeadas muchas instalaciones del mismosistema. El modelo funcional o escala completa permite la interacción realista con elnuevo sistema, pero minimiza el costo de superar cualquier problema que presente.
  44. 44. Elaboración de prototiposPrototipo de Características Seleccionadas, modelo que cuenta con ciertascaracterísticas esenciales: Un prototipo de características seleccionada permite queel sistema sea puesto en su lugar mientras otras características pueden ser añadidas enfecha posterior.Se refiere a la construcción de un modelo operacional que incluye algunas, pero notodas, de las características que tendrá el sistema final.Cuando se construye este tipo de prototipo, el sistema se va construyendo por módulos,de modo que si las características reciben una evaluación satisfactoria, éstas puedanincorporarse en el sistema final, mucho más grande sin tener que hacer un trabajoinmenso en interfaces. Los prototipos hechos en esta forma son parte del sistemaactual, no son simplemente una maqueta.
  45. 45. Elaboración de prototipos DESARROLLO DE UN PROTOTIPOCuando haya que decidir si hay que incluir la elaboración de prototipos como parte delciclo de vida de desarrollo de sistemas, el analista necesita considerar cuál tipo deproblema esta siendo resuelto y en qué forma el sistema presenta la solución.Lineamientos para el Desarrollo de un Prototipo:  Trabajar en módulos manejables.  Construir el prototipo rápidamente.  Modificar el prototipo en interacción sucesiva.  Enfatizar la interfaz del usuario.Trabajar en Módulos Manejables: Es bueno que el analista en modelos manejablescuando se realiza el prototipo de algunas de las características de un sistema paraobtener un modelo funcional.Un modelo manejable es aquel que permite la interacción con sus característicasprincipales, pero todavía puede ser construido por separado de otros módulos delsistema. Las características del módulo que se consideran menos importantes sonintencionalmente dejadas fuera del prototipo inicial.
  46. 46. Elaboración de prototiposConstrucción Rápido del Prototipo: La velocidad es esencial para la elaboraciónsatisfactoria de un prototipo en un sistema. El prototipo ayuda a acortar el tiempo dela interacción del sistema con el usuario para que pueda empezar a experimentar con él.Se usan técnicas de recolección de información tradicional tales como: entrevistas, lasobservaciones e investigaciones de datos de archivo.La elaboración de un prototipo debe llevarse a cabo en una semana, para construir unprototipo tan rápidamente se deben de usar herramientas especiales tales como: Lossistemas de administración de las base de datos y software, existente que permitan laentrada y salida generalizada.En esta etapa del ciclo de vida el analista sigue recopilando información acerca de lo quese necesita y quieren los usuarios del sistema.El poner un prototipo operacional rápidamente junto a las primeras etapas del ciclo devida de desarrollo de sistemas, permite obtener observaciones valiosas sobre la maneraen que se debe realizar el resto del proyecto. De este modo se le va mostrando alusuario como actúan las partes del sistema.Modificaciones del Prototipo: Un tercer lineamiento para el desarrollo del prototipo esque debe ser flexible para futura modificaciones. Esto significa crearlo en módulos queno sean muy interdependientes.
  47. 47. Elaboración de prototiposPor lo general el prototipo es modificados varias veces pasando a través de variasinteracciones. Los cambios al prototipo deben mover al sistema más cerca a lo que losusuarios dicen que es importante.Cada modificaciones necesitan otras evaluaciones de los usuarios, estas modificacionesse deben realizar velozmente en uno o dos días, esto depende también del usuario y quetan rápido sea su evaluación.Enfatizar la Interfaz de Usuarios: La interfaz del usuario con el prototipo (yeventualmente con el sistema) es muy importante debido que lo que se esta tratandorealmente de lograr con el prototipo es hacer que los usuarios muestren cada vez mássus requerimientos de información, debe ser capas de interactuar fácilmente con elprototipo del sistema.El objetivo del analista es diseñar una interfaz que permita al usuario interactuar con elsistema con un mínimo de entrenamiento y que permita el máximo de control del usuariosobre las funciones representadas.
  48. 48. Elaboración de prototipos DESVENTAGAS DE LOS PROTOTIPOSPuede ser bastante difícil el manejar el prototipo como un proyecto dentro de unesfuerzo para un sistema más grande.Es que si un sistema es muy necesario y es bienvenido rápidamente , puede ser aceptadoel prototipo en sus estado sin terminar y presionando para que sea puesto en servicio sinlos refinamientos necesarios. En este caso el prototipo no tendrá las funcionesnecesarias y eventualmente cuando se de cuenta de la deficiencias se puededesarrollar un rechazo del usuario.
  49. 49. Elaboración de prototipos VENTAJAS DE LOS PROTOTIPOSCambio de un Sistema en Etapas Tempranas de sus Desarrollo: La elaboración deprototipos satisfactoria depende de la retroalimentación temprana y frecuente de losusuarios para que ayuden a modificar el sistema y hagan que tenga una respuesta máságil a las necesidades actuales. Los cambios tempranos son menos caros que loscambios hechos posteriormente en le desarrollo del proyecto.Desechado de Sistemas Indeseables: Una segunda ventaja del uso de prototipos comouna técnica para la recopilación de información es la posibilidad de desechar un sistemaque no es lo que los usuarios y analistas esperaban.Diseño de un Sistema para las Necesidades y Expectativas de los Usuarios: Una terceraventaja de la elaboración de prototipos es que el sistema que está siendo desarrolladodebe ajustarse mejor a las necesidades y expectativas de los usuarios . Esto quieredecir que se pueden atacar las necesidades de usuarios y expectativas más de cerca.
  50. 50. Elaboración de prototipos PAPEL DEL USUARIO EN LOS PROTOTIPOSHay tres formas principales en que un usuario puede ser de ayuda en la elaboración delPrototipo.  Experimentando con el Prototipo.  Reaccionar abiertamente ante el Prototipo.  Sugiriendo adiciones y/o eliminaciones del prototipo.Experimentando con el Prototipo: Los usuarios deben tener libertad paraexperimentar con el prototipo, y no una simple lista de características del sistema, elprototipo permite a los usuarios la realidad de la interacción real.Los analista deben estar presente la mayor parte del tiempo en que se esteexperimentando con el prototipo.Reaccionar Abiertamente ante el Prototipo: Si los usuarios se siente temerosos dehacer comentarios, o criticar lo que puede ser un proyecto consentido de superiores oiguales dentro de la organización, es poco probable que se de reacciones abiertas anteel prototipo. Una forma para aislarlos de influencias organizacionales no deseada esproporcionar un periodo privado, para que los usuarios interactúen con y respondan alprototipo.
  51. 51. Elaboración de prototiposEl hacer que los usuarios se sienta lo suficientemente seguros para dar una reacciónabierta es parte de la realización entre los analista y usuarios que el equipo tiene queconstruir.Sugerencias de Cambios al Prototipo: Un tercer aspecto del papel de los usuarios en laelaboración de los prototipos es sugerir adiciones y/o eliminaciones a lascaracterísticas que se están probando. El papel del analista es deducir talessugerencias, asegurando a los usuarios que tal retroalimentación que proporciona estomada en serio, observando a los usuarios mientras interactúan y realizandoentrevistas cortas y específicas en relación con su experiencia con el prototipo. Regresar
  52. 52. Proceso de Análisis• Uso de diagramas de flujo de datos• Análisis de sistemas mediante diccionarios de datos• Descripción de las especificaciones de procesos y decisiones estructuradas• Preparación de la propuesta de sistemas Regresar
  53. 53. Uso de diagramas de flujo de datos Análisis del Flujo de DatosExisten dos métodos principales para el análisis del flujo de datos de los sistemasorientados a datos: los diagramas de flujo de datos y el diccionario de datos.La estrategia del flujo de datos muestra el empleo de éstos en forma gráfica. Lasherramientas usadas para seguir esta estrategia muestran todas las característicasesenciales del sistema y la forma en que se ajustan entre sí. Puede ser difícilcomprender en su totalidad un proceso de la empresa si se emplea para ello solo unadescripción verbal; las herramientas para el flujo de datos ayudan a ilustrar loscomponentes esenciales de un sistema junto con sus interacciones.El análisis de flujo de datos usa las siguientes herramientas:Diagrama de flujo de datos (DFD)Diccionario de datosUna vez que se concluyen los diagramas de flujo de datos en distintos niveles sucesivos,los analistas de sistemas los utilizan para ayudarse a catalogar los procesos, el flujo, elalmacenamiento, las estructuras y los elementos en un diccionario de datos. Losnombres utilizados para identificar los datos son de gran importancia. Los analistas desistemas, al nombrar a los elementos de los sistemas orientados a datos, deben utilizarnombres significativos que los distingan de otros nombres ya existentes en el sistema.
  54. 54. Uso de diagramas de flujo de datos Diagramas de flujo de datosEs una herramienta gráfica que se emplea para describir y analizar el movimiento de losdatos a través de un sistema, ya sea este manual o automatizado, incluyendo procesos,lugares para almacenar datos y retrasos en el sistema. Los DFD, como se les conocepopularmente son la herramienta más importante y la base sobre la cual se desarrollanotros componentes. La transformación de datos de entrada en salida por medio deprocesos puede describirse en forma lógica e independiente de los componentes físicos(computadoras, gabinetes de archivos, y procesadores de texto) asociados con elsistema.Notación: los DFD se pueden dibujar con solo cuatro notaciones sencillas, a saber:Flujo de datos: movimiento de datos en determinada dirección, desde un origen hasta undestino en forma de documentos, cartas, llamadas telefónicas o virtualmente cualquierotro medio. El flujo de datos es un “paquete de datos”Procesos: personas procedimientos o dispositivos que usan o producen (transforman)datos.
  55. 55. Uso de diagramas de flujo de datosFuente o destino de datos: fuentes o destinos externos de datos, que pueden serpersonas, programas, organizaciones u otras entidades que interactúan con el sistemapero que se encuentran fuera de sus fronteras. La diferencia fundamental con losprocesos es que las fuentes o destinos no transforman información, al menos no dentrode las fronteras del sistema que se está modelandoAlmacenamiento de datos: es el lugar donde se guardan los datos o al que referencianlos procesos en el sistema. El almacenamiento de datos puede representar dispositivostanto computarizados como no computarizados.Los DFD se concentran en el movimiento de los datos a través del sistema, no en losdispositivos o el equipo. Los analistas identifican y describen, desde el inicio hasta delfinal proceso, para comprender un área de aplicación o los datos que fluyen por todo elsistema y entonces explican por qué los datos entran o salen y cuál es el procesamientoque se realiza con ellos. Es muy importante determinar cuándo entran los datos al áreade aplicación y cuándo salen de ésta.
  56. 56. Uso de diagramas de flujo de datosA medida que los analistas reúnen hechos y detalles, comprenden mejor el proceso; estolos conduce a formular preguntas relacionadas con aspectos específicos del mismo y loslleva a una investigación adicional. La investigación se divide en detalles que tienen cadavez un nivel menor hasta que se comprenden todos los componentes esenciales junto consus interrelaciones.Lo que se quiere dar a entender con esto, es que una investigación de sistemas producemuchos conjuntos de DFD, algunos (los primeros) brindan panoramas de procesosimportantes, mientras que otros (los que se obtienen de los primeros) nos muestran conbastante detalle elementos dato, almacenes de datos y pasos de procesamiento paracomponentes específicos de un sistema grande.A los primeros diagramas obtenidos se les conoce como diagramas de alto nivel,mientras que a los resultantes de estos se les conoce como diagramas de bajo nivel.En este sentido el primer diagrama que se obtiene se le conoce con el nombre dediagrama de contexto, es un diagrama de nivel muy general (alto nivel); es tambiénconocido como diagrama de nivel 0. Contiene un solo proceso pero juega un papel muyimportante en el estudio del sistema en uso; ya que define fronteras. Todo lo que no seencuentre dentro de las fronteras identificadas en el diagrama no forman parte delestudio de sistemas.Cada flujo de datos (cada flecha) emplea una etiqueta que describe que datos emplea.Cuando los datos se mueven de un lugar a otro el flujo de datos apunta hacia el lugardonde se dirige el flujo.
  57. 57. Uso de diagramas de flujo de datosEjemplo:Un sistema está formado por varias actividades o procesos, cada uno de los cualescontiene varios sub-procesos con marcadas interrelaciones entre ellos. Por ejemplo unproceso de cuentas por pagar puede estar integrado por tres sub-procesos que podríanllamarse: autorización de la factura, revisión del adeudo en la cuenta y elaboración delcheque.A su vez cada sub-proceso se divide en sub-procesos más específicos.Los nombres dados a los procesos especifican acciones y procedimientos de control querealizanCada proceso se etiqueta además con un número que identifica de donde proviene(excepto el diagrama de contexto que solo se identifica con un nivel 0 más el nombreque se le proporcione)En términos generales todo componente de los DFD se etiquetan con un nombre quesea representativo.Primer nivel del DFDEn el primer nivel, es muy importante identificar los principales procesos, y flujos quedan en forma conjunta sentido operacional al sistema que se está modelando.
  58. 58. Uso de diagramas de flujo de datosAlgunos analistas consideran ventajoso trabajar primero con todos los flujos de datos yasignar, como ya se dijo nombres que sean significativos y descriptivos. Se identificantodos los procesos, como ya se mencionó pero no se les da nombre hasta que sean bienentendidos todos los flujos de datos. Después cuando se les ha asignado nombre a losprocesos, si el analista tiene dificultas para ligar los flujos de datos con los nombresapropiados entonces esta situación indica que es necesario dividir aun más el proceso.Expansión de los procesos a diagramas de mayor nivelUna vez que se ha desarrollado el sistema como está descrito en el diagrama de primernivel, es indudable que el analista formule preguntas en relación con la forma que selleven a cabo los procesos. (Ver documento de determinación de requerimientos) Engeneral se debe estar seguro de:Todos los flujos de datos que explican el proceso en el diagrama previo deben incluirseen el diagrama del siguiente nivel inferiorLos flujos y almacenes de datos nuevo se añaden si son usados internamente por elproceso para eslabonar otros procesos introducidos por primera vez en la expansión deeste nivel. Se deben mostrar los flujos y almacenes de datos originados en el procesodentro en este nivel.Ninguna entrada debe contradecir las descripciones de los DFD de niveles más altos (silo hacen uno o ambos son incorrectos y deben introducirse cambios)
  59. 59. Uso de diagramas de flujo de datosEn general la expansión de niveles depende de la naturaleza y complejidad del sistemaque se modele; no es posible especificar un número de niveles, en general se debecontinuar con el proceso de expansión todo lo que sea necesario para comprender losdetalles del sistema y la forma en que trabaja, teniendo cuidado de verificar todos losaspectos con usuarios que conocen el sistema, en general, se debe expandir todo aquelproceso que incluyen varias tareas para las que es necesario, el flujo de datos entrediferentes personas o localidades. Por otra parte no requieren expansión aquellas tareasque son realizadas por una persona o en un escritorio, donde no existe flujo de datos.Reglas adicionales para el dibujo de DFD: ya se han identificado la mayor parte de loslineamientos que se siguen para el dibujo de los DFD, he aquí algunas más:Cualquier flujo de datos que abandone un proceso debe estar basado en los datos queentran al procesoTodos los flujos de datos tienen un nombre que refleja los datos que fluyen entreprocesos, almacenes de datos, fuentes o destinosSolo deben entrar al proceso, los datos necesarios para llevarlo a caboUn proceso no debe saber nada de ningún otro en el sistema, es decir debe serindependiente, la única dependencia que debe existir es aquella basada en sus propiosdatos de entrada y salida
  60. 60. Uso de diagramas de flujo de datosLos procesos siempre están en continua ejecución, no se inician ni tampoco se detienen.Los analistas siempre deben suponer que un proceso está listo para ejecutar su trabajoLa salida de los procesos puede tomar una de las siguientes formasFlujo de datos con información añadida por el proceso (i.e: una anotación a una factura)Una respuesta o cambio en la forma de los datos (i.e: un cambio en la forma deexpresar las utilidades -de ¢ a $-)Un cambio de condición (i.e: de autorizado a no autorizado)Cambio de contenido (i.e: integración o separación de la información contenida en uno omás flujos entrantes de datos)Cambios en la organización (i.e: separación física o redondeo de datos)La norma común es definir cada nivel inferior en términos de 3 a 7 procesos para cadaproceso de nivel superior, si son necesarios más detalles se puede hacer en el siguientenivel.Los almacenes y flujos de datos que son relevantes solo para el interior del proceso, sonocultados hasta que el proceso se extiende con mayor detalleLos datos que fluyen hacia los procesos experimentan cambios. Por consiguiente, el flujode datos de salida tiene un nombre diferente al de la entrada; si no se efectúa algúncambio en el flujo de datos, entonces ¿cuál es la finalidad del proceso?
  61. 61. Uso de diagramas de flujo de datosEn cuanto a los nombres de los procesos lo más apropiado es escoger un verbo y unsujeto que reciba la acción y no nombre generales que no digan nada. Si un nombre deproceso es vago o complejo tal vez se deba subdividir el proceso aún más.Por otra parte no se ha mencionado nada aún sobre controles en los DFD, no hemosmencionado nada al respecto sobre como manejar errores o excepciones, por ejemplo elprocesamiento de facturas incorrectas. Aunque esta información es necesaria para elanálisis final, no es importante identificar todos los flujos de datos (los errores oexcepciones son también flujos de datos). Los diagramas secundarios (por debajo delsegundo o tercer nivel), deben mostrar el manejo de errores y excepciones del proceso.Aun así ciertos detalles físicos como el día de la semana que se debe hacer un pago uotros controles de este tipo son innecesarios en los DFD, puesto que no tienen nada quever con los aspectos lógicos y de datos de la determinación de requerimientos. Loselementos importantes para comprender un proceso durante el análisis lógico de flujode datos, no son el número de copias que se requieren de un documento sino lasdescripciones de los datos necesarios para llevar a cabo el proceso. Regresar
  62. 62. Análisis de sistemas mediante diccionarios de datos DICCIONARIO DE DATOSUn diccionario de datos es un catálogo, un depósito, de los elementos de un sistema.Estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma en que estánestructurados para satisfacer los requerimientos y las necesidades de la organización.En él se encuentran la lista de todos los elementos que forman parte del flujo de datosen todo el sistema.Los analistas usan los diccionarios de datos por cinco razones principales: 1. Manejar los detalles en sistemas grandes 2. Comunicar un significado común para todos los elementos del sistema 3. Documentar las características del sistema 4. Facilitar el análisis de los detalles con la finalidad de evaluar las características y determinar donde efectuar cambios en el sistema 5. Localizar errores y omisiones en el sistema 6. Contenido de un registro del diccionario:Campos: es el nivel más importante de datos; ninguna unidad más pequeña tienesignificado para los analistas. La descripción de los datos debe ir acompañada por lossiguientes elementos:
  63. 63. Análisis de sistemas mediante diccionarios de datosEstructuras de datos: son un grupo de datos elementales que están relacionados conotros y que en conjunto describen un componente del sistema. Los flujos de datos, o losalmacenes de datos son ejemplo de estructuras de datos. Dicho de otra forma si lasestructuras están en movimiento reciben el nombre de flujos y si son estéticas sonalmacenes de datos. Se construyen sobre cuatro relaciones de componentes; que bienpueden ser datos o estructuras de datos también. Se pueden usar las siguientescombinaciones ya sea en forma individual o en conjunción con alguna otra: • Relación secuencial • Relación de selección • Relación de iteración • Relación opcionalNotación empleada en el Diccionario de datos: Se usa símbolos especiales con lafinalidad de limitar la cantidad de texto necesario empleado para describir lasrelaciones entre los datos y al mismo tiempo mostrar con claridad las relacionesestructurales.
  64. 64. Análisis de sistemas mediante diccionarios de datosLa simbología empleada se describe a continuación:Símbolo Significado Explicación Uso = Es equivalente a Alias Denota sinónimos + Y Concatenación, componentes que Denota una relación siempre están incluidos en una de secuencia estructura [] Uno u otro Define opciones entre los Denota una relación componentes de una estructura de selección {} Iteraciones de Define la repetición de un Denota una relación componente de la estructura de iteración () Opcional Define componentes de la Denota una relación estructura que puede o no estar opcional presente una sola vez
  65. 65. Análisis de sistemas mediante diccionarios de datosLos registros del diccionario de datos deben contener información referente a lascategorías siguientes: 1. El nombre y el sinónimo del dato: La manera de denominar al dato en la mayoría de los programas, asi como el sinónimo 2. Las descripciones del dato: Descripción textual del dato elemental, que debe ser concisa 3. Los datos elementales que se relacionan con el término 4. El rango permitido del dato: Incluir los distintos rangos y límites que se aplican al elemento. 5. La longitud disponible en caracteres: Longitud permitida para el acceso de un dato elemental. La longitud siempre se da en función del número de caracteres impresos y no por la cantidad requerida de memoria 6. Una adecuada codificación: Se debe incluir su código si es que lo tiene, y el significado de éste. 7. Cualquier otra información pertinente de edición: Es de gran utilidad el diccionario de datos si cada entrada se registra de manera consistente, incluyendo el nombre del dato, el sinónimo, su descripción, los elementos relacionados, el rango, la longitud, la codificación, los elementos relacionados, el rango, la longitud, la codificación y cualquier otra información necesaria para su edición
  66. 66. Análisis de sistemas mediante diccionarios de datosSe tienen cuatro pasos esenciales para integrar un diccionario de datos, los cuales son: 1. Incluir los procesos identificados en los diagramas de flujo 2. Catalogar los flujos básicos de datos y Almacenes de datos para la operación adecuada de los procesos 3. Describa la estructura de los datos que existan dentro del sistema 4. Desglosar la estructura de los datos elementalesEl diccionario de datos no será nunca un producto concluido, debe considerarse comouna actividad paralela al análisis y diseño de los sistemas. Regresar
  67. 67. Descripción de las especificaciones de procesos y decisiones estructuradasLas especificaciones de procesos son creadas para los procesos primitivos en losDiagramas de Flujos de Datos (DFD) así como para algunos procesos de más alto nivelque explotan hacia un diagrama hijo.La producción de especificaciones de procesos tiene tres objetivos fundamentales loscuales son: a) Minimizar la ambigüedad del proceso ya que permite al analista a aprender la manera en que trabajan los procesos. b) Obtener una descripción precisa de lo que se logra. c) Validar los diseños del sistema para asegurarse que un proceso tenga todos los flujos de datos para poder producir la salida.Existen categorías de procesos que no necesitan especificaciones; estas categorías sonlas siguientes: a) Procesos que son de entrada o salida típica b) Procesos que representan validación de datos simple c) Procesos que usen códigos preescrito.
  68. 68. Descripción de las especificaciones de procesos y decisiones estructuradasDESCRIPCIÓN DE PROCESOS: • Se hace en base al resto de los componentes, en el momento en que se pueden considerarse como primitivas funcionales. • Nombre del proceso, descripción, entrada de datos, salida de datos, resumen de la lógica.El análisis de decisiones se enfoca a la lógica de las decisiones que se ejecutan dentrode las organizaciones, con el fin de alcanzar sus objetivos.En la toma de decisiones de nivel base, es donde las decisiones se encuentranplenamente estructuradas.Las condiciones, las alternativas de las condiciones, las acciones u reglas de accióndeben conocerse con el fin de diseñar sistemas para decisiones estructuradas. Elanalista precisa primero las condiciones. Esto es, aquellos fenómenos que puedenafectar el resultado de algo. En el siguiente paso, el analista de sistemas identifica lasopciones a las condiciones especificas por quien toma las decisiones.
  69. 69. Descripción de las especificaciones de procesos y decisiones estructuradasCada una de las acciones se encierra en un cuadro y las condiciones se circulan. Una vezhecho lo anterior, se destacan los términos cuestionables, las ambigüedades, loscalificativos poco claros, ejemplo: “sin embargo”, “pero” y otros términos similares.Con el fin de precisar los requisitos de información necesarios para el análisis dedecisiones, el analista de sistemas debe identificar los objetivos de la organización,mediante un enfoque descendente.Las condiciones, las alternativas de las condiciones, las acciones y reglas de accióndeben conocerse con el fin de diseñar sistemas para decisiones estructuradas. Elanalista precisa primero las condiciones. Esto es, aquellos fenómenos que puedenafectar el resultado de algo. En el siguiente paso, el analista de sistemas identifica lasopciones a las condiciones específicas por quien toma las decisiones. Estas alternativaspueden ser tan simples como "si", "no", o pueden ser más descriptivas como "menos de$50", "entre $50 y $100" y "mayores de $ 100".Luego se identifican las acciones. Esto incluye cualquier instrucción que se requiera paraalcanzar el resultado de una o más de las condiciones anteriores. Todas lasinstrucciones para la manipulación o el cálculo de valores, la impresión de los informes, oaún el desglose de las transacciones en preguntas, serían acciones. Las acciones se unena las condiciones por medio de las reglas de acción, las cuales son los protocolos deejecución de las acciones requeridas.
  70. 70. Descripción de las especificaciones de procesos y decisiones estructuradasComo ejemplo de reglas de acción tenemos en esta página un documento de primas deseguro que se proporciona a los agentes de Compañía de Seguros Fortres: Los seguros de los dueños de inmuebles dependen, por supuesto del tipo de política y de la ubicación del inmueble, pero una vez que esto se determina existen otros factores que incrementan o disminuyen la prima del seguro. Uno de los factores es la construcción. Una casa de tabique ahorrará al dueño un 10% de la prima anual. Si se cuenta con una alarma sonora, se reducirá un 5% de la tasa y calculada. También el asegurado puede hacer elecciones que incrementarían la prima. Si el dueño desea pagar por reposición, en lugar de valor depreciado, aumenta la base un 10%. El dueño puede elegir el manejo de un deducible de $100 dólares, en lugar de un deducible de $250 dólares; esto incrementará la prima en un 15 %.El planteamiento anterior puede en primera instancia parase claro, pero un examencuidadoso revelará ambigüedades que requieren de una resolución previa a la conclusióndel análisis de la decisión.El documento de primas se analiza para establecer las acciones y las condiciones. Unavez hecho lo anterior, se destacan los términos cuestionables, las ambigüedades, loscalificativos poco claros, "sin embargo", "pero" y otros términos similares. Para aclarartodo ello, debería realizarse una entrevista para organizar el proceso de la decisión.Observe que las alternativas se encuentran más explícitas y las acciones son másespecíficas, se definen la "base", se describen y se ordenan las reglas de acción.
  71. 71. Descripción de las especificaciones de procesos y decisiones estructuradasLenguaje EstructuradoEsta técnica se utiliza cuando las decisiones no son complejas. El lenguaje estructuradose basa en: la lógica estructurada o en instrucciones que se organizan en procesosagrupados cíclicos y en planteamientos sencillos del idioma español tales como sumar,multiplicar, mover y otros similares.Para escribir en lenguaje estructurado es recomendable usar las siguientesconvenciones: a) Toda la lógica debe estar expresada en términos de estructuras secuenciales, estructuras de decisión, de casos o iteraciones b) Dejar sangría en los bloques de enunciados para así demostrar la jerarquía. c) Cuando hayan palabras definidas en el diccionario de datos, dichas palabras deben ser subrayadas para indicar que tienen un significado especializado. d) Hay que tener cuidado al utilizar “y” o “o” para que no se confunda con “mayor que” o “menor que”
  72. 72. Descripción de las especificaciones de procesos y decisiones estructuradasEl ejemplo anterior de la Compañía de Seguros Fortress hace uso del lenguajeestructurado, esto lo podemos observar en la tabla 5.2.1. En ella se ordenan con unasecuencia las reglas de decisiones y a todo lo largo se hace uso de la cláusula (SÍ -ENTONCES- DE LO CONTRARIO). TABLA 5.2.1: EJEMPLO DE LA COMPAÑIA DE SEGUROS FORTRESS Calcular la prima base IF la construcción de tabique THEN deducir 10 % del total ENDIF IF se elige la opción de reemplazo THEN agregar 10% de la base al subtotal ENDIF IF el propietario elige un deducible de $100 THEN aumentar 15% del subtotal al total ENDIF IF la casa cuenta con alarma THEN deducir 5% del subtotal ajustado al subtotal ajustado ENDIF
  73. 73. Descripción de las especificaciones de procesos y decisiones estructuradasCon el fin de escribir en lenguaje estructurado, es conveniente apegarse a las siguientesconvenciones: 1. Exprese toda la lógica, en términos de estructuras secuenciales, estructuras de decisión, estructuras case (decisión múltiple) o iteraciones (como ejemplo, véase la figura 5.2.1). 2. Utilice y aproveche términos tales como: IF, THEN, ELSE, DO, DO WHILE, DO UNTIL, y PERFORM (SÍ, ENTOCES, DE LO CONTRARIO, EJECUTE, EJECUTE MIENTRAS, EJECUTE HASTA QUE y REALICE). 3. Para mostrar con claridad la jerarquía (anidando), utilice sangrías en los bloques de proposiciones. 4. Cuando la palabra o frase utilizadas hayan sido definida en un diccionario de datos, destaque tales palabras o frases para indicar que tienen una connotación reservada y especializada. 5. Sea cuidadoso cuando utilice los operadores lógicos "y" (and) y "o" (or), evitando la confusión al distinguir entre "mayor que" e "igual que" de relaciones similares. Aclare los planteamientos lógicos en el momento y no espere hasta la etapa de codificación del programa.
  74. 74. Descripción de las especificaciones de procesos y decisiones estructuradasTablas de decisiónLas tablas de decisión son renglones y columnas separadas en cuatro cuadrantes, el primercuadrante, es decir el cuadrante superior izquierdo, contiene la condición. El segundocuadrante (cuadrante superior derecho), contiene las alternativas de condición. En laparte inferior izquierda están las acciones a ser tomadas y al lado inferior izquierdo lasreglas para ejecutar las acciones.Las tablas de decisión al ser utilizadas para ver que acciones son las que deben sertomadas, la lógica se mueve en el sentido de las agujas del reloj comenzando por la esquinasuperior izquierda.Para construir una tabla de decisión el analista necesita eliminar cualquier situaciónimposible, inconsistente, redundancias, y necesita simplificar la tabla lo mas que se pueda.El analista debe determinar que condiciones pueden afectar la decisión, las accionesposibles que pueden ser tomadas, la cantidad de alternativas de condición para cadacondición, calcular la máxima cantidad de columnas en la tabla de decisión multiplicando lacantidad de alternativas para cada condición, llenar las alternativas de condición,completar la tabla colocando una X donde las reglas sugieran determinadas acciones,combinar las reglas donde sea aparente que una alternativa no produce diferencia desalida, revisar la tabla por cualquier situación imposible y reacomodar las condiciones y lasacciones.
  75. 75. Descripción de las especificaciones de procesos y decisiones estructuradasLas tablas de decisión pueden crecer muy rápido según vaya aumentando la cantidad decondiciones y alternativas. Una manera de reducir la complejidad de las tablas es usandoentradas extendidas, usar la regla SINO y crear varias tablas.Arbolés de decisionesLos árboles de decisión se usan cuando ocurren ramificaciones complejas en un procesode decisión estructurado. Para dibujar un árbol de decisión se utiliza un cuadrado pararepresentar una acción y un círculo para representar una condición, al mismo tiempo hayque numerar cada círculo y cada cuadrado. Los cuadrados se pudiese decir que significanENTONCES y los círculos SI.Para dibujar un árbol de decisión se deben seguir los siguientes pasos: a) Identificar las condiciones b) Identificar las alternativas de condición c) Identificar las acciones d) Identificar las reglas de acción (en orden)Cuando un proceso de decisión estructurada se integra con ramificaciones complejas,entonces se hace uso de los árboles de decisiones. Los árboles de decisiones se dibujansobre un plano horizontal, con la raíz del árbol al lado izquierdo del papel y las ramashacia la derecha. Esto permite al analista describir las condiciones de acciones sobre lasramas.
  76. 76. Descripción de las especificaciones de procesos y decisiones estructuradasCuando se dibujan los árboles de decisiones es útil distinguir entre las condiciones y lasacciones. Para este propósito, el uso de un nodo cuadrado indica una acción y un círculorepresenta una condición. El uso de esta notación hace más accesible el árbol dedecisiones sí uno piensa que un círculo significa IF (SI), mientras que cuadrado significaTHEN (ENTONCES).El árbol de decisiones tiene tres ventajas principales sobre la tabla de decisiones: •Primera, es que toma las ventajas de la estructura consecutiva de las ramas del árbol de decisiones, de tal forma que se identifican de manera inmediata el orden de verificación de las condiciones y las acciones que se deben llevar a cabo. •Segundo, las condiciones y acciones del árbol de decisiones se encuentran en ciertas ramas pero no en otras, a diferencia de las tablas de decisiones, donde todas forman parte de la misma tabla. •Tercero, al compararse con las tablas los árboles de decisiones se entienden con más facilidad en una organización y son apropiados como un método de comunicación. Regresar
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