Implementatie WMS bij Tilburg University

501 views
380 views

Published on

Lezing gehouden tijdens de WMS informatiedag die op 24 mei 2013 werd gehouden aan Tilburg University (TiU). Onderwerp was het project WMS Implementation TiU. Onderwerpen zijn: de projectorganisatie en -planning, de uitdagingen van de implementatie en de leerpunten.

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
501
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
7
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • TiU was a pain in the * ;-)We discovered more problems and missing functionality, than other 80 WMS librariesActually, OCLC is very glad, as a colleague libraries
  • Director TiU LISDirector OCLC LeidenManager TiU LIS, Academic Support
  • Workflowanalyse:AcquisitionCirculationDiscovery & deliveryManagement information3rd party integrationFinancial information (SAP)Lendomats (SIP2)Identity management (TiU’s IDM)Gap analysisGaps between current functionality and WMS/WCL functionalityImpact analysisImpact on stakeholders (where possible quantified)Workaround? Effort involvedPriority (must have, need to have, nice to have)Solution on OCLC’s roadmap?
  • Blocking = must have to go live (summer 2012)Very needed = must have before 1/2013Needed = must have before 1/2014Wish = nice to haveVery diverse gapsClaiming not possibleNumber of positions for budget code
  • Gaps between current functionality and future functionality (WMS + WCL)Opgelost = ‘voor go live’We compromised more towards the end
  • Op basis van testresultatenFunctionelebeschrijving van feb release
  • Wijzijneerstebibliotheek die koppelingmaakt met extern IDM en met SAP (2-way authentication not yet possible)
  • Wijzijneerstebibliotheek die koppelingmaakt met extern IDM en met SAP
  • Kick off meeting: let library director communicate about project, project’s priority, rationale behind choice for the system, and business case
  • WMS aftercare:Identify and solve problems (mainly LHR)Prioritize requirements (new and existing)Transfer to line organizationTalk to colleague librariesPhase out local systemsSAP interface + BO report
  • Implementatie WMS bij Tilburg University

    1. 1. Implementatie WMS bij deUniversiteit van TilburgJola G.B. Prinsen, project manager Library & IT ServicesWMS Informatiebijeenkomst, 24 mei 2013
    2. 2. • Implementatieprojecto Analyseo WCL implementatieo WMS implementatie• LeerpuntenAgenda2
    3. 3. Implementatieproject3OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013
    4. 4. ProjectdoelenFunctionalrequirementsImplementation WMSImplementationWCL4
    5. 5. ProjectorganisatieProjectboardProjectmanagerTiUProject teamTiUProjectmanagerOCLCProject teamOCLC5
    6. 6. • Hoofd acquisitie encatalogiseren• Hoofd uitleen• Toekomstig functioneelbeheerders• Technisch projectmanager• Hoofd communicatie• Applicatiebeheerder LBS3• Applicatiebeheerder lokaledatabasesSamenstelling TiU projectteam6
    7. 7. Projectplanning6/2011-9/2011Start project7/2011Projectorganization9/2011PID9/2011-3/20129/2011-9/2012Analysisphase3/2012-8/2012ImplementationWCL9/2012-3/2013WCL aftercare79/2012-2/2013ImplementationWMS2/2013-3/2013WMS aftercare
    8. 8. Analyse8OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013
    9. 9. Testen workflowWorkflowanalysisTestenvironmentWorkflowtestingGapanalysisImpactanalysisGo / no godecision9
    10. 10. 152 WMS/WCL gapsby priorityBlockingVeryneededNeededWishNotprioritizedGap analyse (status maart 2012)152 WMS/WCL gapsby solutionSolved!WorkaroundReleaseplanningUnknown10
    11. 11. • Eindgebruikersserviceo Go live alleen mogelijk aanbegin collegejaar• Voorwaarde: availability info(uit LBS3) moet beschikbaarkomen in WCL Start implementatiefaseWCL  Go!11
    12. 12. • Business case (nog) nietvalideo Hosten LBS3 UvTo Bezoek aan OCLCDublin, OHo Nieuwe releases afwachten• Vertrouwen in OCLC• Back-office systeemo Go live mogelijk op iedermoment Blijven in analysefaseWMS  No go12
    13. 13. WCL implementatie13OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013
    14. 14. Uitdagingen WCL implementatie• WP3 – Laden van metadata lokale databaseso Juiste methode en route vindeno Niet 100% gelukt (repository, Brabant-databanken)o Wel gelukt: TiU’s Online Contents, Scripties, full-textdocumenten in repository• WP4 – Activeren e-collectieso Geen tools om TiU link database met WCKBase te vergelijkeno Collecties PubGet/WCKBase niet altijd gelijk aan UvT licentieso E-books moeten ook geactiveerd worden14
    15. 15. Go live• soft launch voor bibliotheekmedewerkers• live voor de wereld15
    16. 16. WMS implementatie16OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013
    17. 17. Requirementsanalyse152 requirements(November 2012)Met after Feb2013 releaseWorkaroundReleaseplanningUnknown17152 requirements(March 2012)MetWorkaroundReleaseplanningUnknown
    18. 18. Beslissing eind november 201218
    19. 19. Uitdagingen WMS Implementatie (1)19• WP2 – Acquisitieo Serials management – workarounds en zorg voor personeelo Workflow aanpasseno Personeel trainen• WP3 – Uitleeno Interface met (retour)lendomateno Depotaanvragen (WCL en workflow)o Workflow aanpasseno Personeel trainen
    20. 20. Uitdagingen WMS Implementatie (2)20• WP4 – Interface UvT identity management system – WMSo Lenerdata niet (!) in de cloudo Beheer van gastlenerdatao Dagelijkse update en wekelijkse reloado Onmogelijkheid om lenerdata en uitleentransacties te deleten(juridische implicaties)
    21. 21. Uitdagingen WMS Implementatie (3)21• WP5 – Interface UvT SAP FiCo systeem – WMSo WMS: bestel- en ontvangstsysteemo SAP FiCo: alle financiële transactieso Opschonen van leveranciersdata, budgetcodes verbeteren
    22. 22. WP 10 – Data load (1)22• Overeenstemming over (iteratieve!) proceso Specificatieo Test loadso Acceptatie loado Productie load• Besteed veel tijd aan specs!• Werk nauw samen• Plan handmatige correcties na de migratie• Plan meer tijd dan je nodig denkt te hebben
    23. 23. WP 10 – Data load (2)23• Local Holding Records (exemplaarblokken)o Lange doorlooptijd (90 dagen)o Moeilijk om te testen (als WCL ‘kletst’ met LBS)o Beperkte testsets beïnvloeden ‘testbaarheid’ van andereconversies• Leveranciers, orders, leners, circulatietransactieso Uitleenreglement mag niet conflicteren met circulatietransactieso Schoon je data op vóór de migratieo Test uitzonderingen
    24. 24. Leerpunten24OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013
    25. 25. 25
    26. 26. • Plan een kick-off bijeenkomstvoor alle bibliotheekpersoneel• Workflow analyseren is nuttig.Verbeter waar mogelijk• Het is moeilijk het gevolg vangaps te kwantificeren• E-collections activeren kostveel tijd• Soms heb je deadlines nodigom mensen in beweging tekrijgenLeerpunten (1)26
    27. 27. • Bespreek uitgebreid metOCLC wat je verwacht vantechnische en acceptatietesten• Verrijk lokale metadata voorafmet PPN/OCN, IBSN/ISSN• Plan tijd om workarounds teontwikkelen• Combineer de migratie naarWCL en WMS• Interfaces ontwikkelen kostveel tijd en vereist specialistenbij bibliotheek én OCLCLeerpunten (2)27
    28. 28. Jola PrinsenProject managerTilburg UniversityLibrary & IT Servicesjola.prinsen@tilburguniversity.eduVragen?28

    ×