Pure implementatie
Tilburg University
Jola G.B. Prinsen, project manager Library & IT Services
4 april 2014
Inhoudsopgave
• Opmerkingen vooraf
• Implementatieproject
o Synchronisatie van organisatie- en personeelsdata
o Legacy imp...
Tilburg University
• Tilburg University
o 5 schools: economics and management, law, social and
behavioral sciences, humani...
• Huidige landschap
• Metis
• Repository in ARNO
• Bevat alle Metis
publicaties
• Plus handmatig
ingevoerd materiaal
• Con...
Toekomstige landschap
5
SAP HR Puremedewerkers
Web of
Science
publicatie data
DAI/NTA
NARCIS
NOD
(KNAW)
onderzoekers numme...
Implementatieproject
6
Organisatie
• Stuurgroep
• Executive: directeur LIS
• Een senior user van elke faculteit; soms directeur
• Projectgroep
• ...
Projectplanning
8
Project initialisatie
4/2013-6/2013
Installatie
6/2013-7/2013
Sync en import
7/2013-2/2014
Output servic...
Synchronisatie
organisatie- en
personeelsdata
9
Organisatie- en personeelsdata
10
PGPRD = Oracle tabellen van waaruit enkele applicaties geprovisioned worden
Sync van organisatiedata
• Via views (volgens format Atira)
• Selectie
• Organisatieonderdelen waar WP aan verbonden is
• ...
Sync van personeelsdata – selectie
• Uit SAP-HR:
• Alle WP in loondienst
• Subgroepen van WP niet in loondienst, bijv.
• E...
Sync van personeelsdata – uitdagingen
• Selectie – trial and error
• Nieuwe PNIL subcodes in SAP-HR
• WP-ers uitzendbureau...
Legacy import
14
Soorten legacy import
• Publicaties -> uit ARNO (repository)
• Activiteiten -> uit Metis, via ARNO
• Projecten -> uit Meti...
• Bronbestand is ARNO
• Mapping en geen views
• Uitdaging
• Externe publicaties
• Kon Pure nog niet mee
omgaan (nu wel)
• ...
Legacy import – publicaties (2)
• Uitdagingen (vervolg)
• Overeenstemming met RUG over publicatiecategorieën SEP –
allebei...
Legacy import – activiteiten
• Via views (volgens format Atira)
• Uitdagingen
• Activity/event data model Pure uitgebreide...
Legacy import – oz-groepen en projecten (1)
• Analyse: oz-codes representeren in Metis
• Departementen – uit SAP-HR via sy...
Legacy import – oz-groepen en projecten (2)
• Hoeveelheid mapping werk
• Eerst: lopende oz-groepen/projecten
• Daarna: afg...
In productie
21
Uitrol in de schools
• Instructie en voorlichting
• Handleiding, FAQ, website, nieuwsberichten gereed
• Eerste show & tell...
• Veel werk!
• Niet ingelezen activiteiten en
projecten invoeren
• Records corrigeren
• Duplicates mergen
 Dagelijkse sta...
Andere zaken
24
Output services en rapportages
• Output services
• OAI-PMH output voor WorldCat
• DIDL-MODS (NL-DIDL) voor NARCIS (samen m...
Toekomst – vervolgproject(en)
• Eerste prioriteit
• Organisatie synchronisatie verbeteren
• Advanced portal en biblimetric...
Atira en Pure
27
Atira – het bedrijf en de implementatie
• Veel ervaring – 100+ eerdere implementaties
• Implementatieproject zeer goed geo...
Pluspunten
• Zeer gebruikersvriendelijk
• Goede faciliteiten voor data
beheer
• Workflow
• Extra modules, bijvoorbeeld
voo...
Metis
• Nationaal
• Ouderwetse Windows interface
• Geen makkelijke invoer
Pure
• Internationaal
• Moderne web interface
• ...
Metis
• Geen check copyright fulltext
in SHERPA/RoMEO
• Geen externe publicaties
• Geen web services
• Geen portal
• Stand...
Leerpunten
32
Leerpunten (1)
• Standard portal is ECHT standaard
• Planning in offerte Atira is te optimistisch
• Verkeerd gecalculeerde...
Leerpunten (2)
• Corrigeer bronbestanden vóór legacy import
• Test systematisch. Testers hebben sturing nodig
• Groepsgewi...
Jola Prinsen
Project manager
Tilburg University
Library & IT Services
jola.prinsen@tilburguniversity.edu
Vragen? Meer info...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Implementatie Pure aan Tilburg University

628
-1

Published on

Beschrijft de implementatie van het onderzoeksinformatiesysteem Pure aan Tilburg University: het project, de uitdagingen, de leerpunten.

Published in: Technology
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
628
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
5
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Implementatie Pure aan Tilburg University

  1. 1. Pure implementatie Tilburg University Jola G.B. Prinsen, project manager Library & IT Services 4 april 2014
  2. 2. Inhoudsopgave • Opmerkingen vooraf • Implementatieproject o Synchronisatie van organisatie- en personeelsdata o Legacy import o In productie o Andere zaken • Atira en Pure • Leerpunten 2
  3. 3. Tilburg University • Tilburg University o 5 schools: economics and management, law, social and behavioral sciences, humanities, catholic theology o Graduate schools en een business school o 1.200 wetenschappers 3
  4. 4. • Huidige landschap • Metis • Repository in ARNO • Bevat alle Metis publicaties • Plus handmatig ingevoerd materiaal • Contract met Atira • Implementatie • Standard portal • Onderhoudscontract Vooraf… 4
  5. 5. Toekomstige landschap 5 SAP HR Puremedewerkers Web of Science publicatie data DAI/NTA NARCIS NOD (KNAW) onderzoekers nummers publicaties projecten Dataware house nnb WCL publicaties WCL - World Cat Local E & E - Experts en Expertise DAI – Digitale Auteur Identifier NOD - Nederlandse Onderzoekers Databank NTA - Nederlandse Thesaurus van Auteursnamen KNAW - Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen DRIVER - Digital Repository Infrastructure Vision for European Research. DRIVER E&E (Webwijs) publicaties
  6. 6. Implementatieproject 6
  7. 7. Organisatie • Stuurgroep • Executive: directeur LIS • Een senior user van elke faculteit; soms directeur • Projectgroep • Functioneel beheerder Metis • Technisch projectleider • DBA legacy import • Tweewekelijks overleg met de facultaire Metis-beheerders 7
  8. 8. Projectplanning 8 Project initialisatie 4/2013-6/2013 Installatie 6/2013-7/2013 Sync en import 7/2013-2/2014 Output services 11/2013-3/2014 Productie, voorlichting, organisatie 3/2014 Go live, afbouwen en einde project 4/2014
  9. 9. Synchronisatie organisatie- en personeelsdata 9
  10. 10. Organisatie- en personeelsdata 10 PGPRD = Oracle tabellen van waaruit enkele applicaties geprovisioned worden
  11. 11. Sync van organisatiedata • Via views (volgens format Atira) • Selectie • Organisatieonderdelen waar WP aan verbonden is • Uitdagingen • Goede mapping Metis - SAP-HR • Uit de pas lopen van organogram SAP-HR en Metis • Naamswijzigingen in SAP-HR • Historie van organisatie 11
  12. 12. Sync van personeelsdata – selectie • Uit SAP-HR: • Alle WP in loondienst • Subgroepen van WP niet in loondienst, bijv. • Externe en beurspromovendi, emeriti, bijzonder en onbezoldigd hoogleraren, gastonderzoekers • Uit Metis/oud P-bestand: • WP-ers die niet in SAP-HR zitten, bijvoorbeeld • Oud-werknemers, externe en beurspromovendi • Combi – niet gedaan, moet handmatig 12
  13. 13. Sync van personeelsdata – uitdagingen • Selectie – trial and error • Nieuwe PNIL subcodes in SAP-HR • WP-ers uitzendbureau • Gedetacheerde WP-ers • Universiteits-brede wijzigingen workflow HR • Externe en beurspromovendi • Nieuwe subcodes • Voorvoegsels – is Pure niet op ingericht • Voorkeursnamen – wel in Metis, niet altijd in SAP-HR 13
  14. 14. Legacy import 14
  15. 15. Soorten legacy import • Publicaties -> uit ARNO (repository) • Activiteiten -> uit Metis, via ARNO • Projecten -> uit Metis • Onderzoeksgroepen -> uit Metis  Niet ingelezen, moet handmatig • Weinig voorkomende activiteiten • Weinig voorkomende documenttypen 15
  16. 16. • Bronbestand is ARNO • Mapping en geen views • Uitdaging • Externe publicaties • Kon Pure nog niet mee omgaan (nu wel) • Juridische annotaties • Heeft Pure geen data model voor Legacy import – publicaties (1) 16
  17. 17. Legacy import – publicaties (2) • Uitdagingen (vervolg) • Overeenstemming met RUG over publicatiecategorieën SEP – allebei water bij de wijn • Correctie bronbestanden • Lege verplichte velden • Inconsequente invoer • Creatief gebruik van velden • Mapping 17
  18. 18. Legacy import – activiteiten • Via views (volgens format Atira) • Uitdagingen • Activity/event data model Pure uitgebreider dan Metis • Verplichte data ontbreekt • Mapping is extra lastig • Veel handmatige correcties • Veel activiteiten handmatig invoeren • Metis activiteiten nog niet in ARNO • Aanvullende conversie Metis -> ARNO 18
  19. 19. Legacy import – oz-groepen en projecten (1) • Analyse: oz-codes representeren in Metis • Departementen – uit SAP-HR via sync • Onderzoeksgroepen – legacy import vanuit Metis • Projecten – legacy import vanuit Metis 19
  20. 20. Legacy import – oz-groepen en projecten (2) • Hoeveelheid mapping werk • Eerst: lopende oz-groepen/projecten • Daarna: afgesloten oz-groepen/projecten • SAP-HR parents bepalen • Niet altijd consequent ingevoerd in Metis • Begin-/einddatum van oz-groepen niet in Metis • Bepaald o.b.v. beslisregels 20
  21. 21. In productie 21
  22. 22. Uitrol in de schools • Instructie en voorlichting • Handleiding, FAQ, website, nieuwsberichten gereed • Eerste show & tell sessie is projectactiviteit; daarna in de lijn • Invoeren na go live • Theologen – alle wp-ers gaan invoeren vanaf go live • Geesteswetenschappen – wp -ers bij twee van de drie departementen gaan zelf invoeren vanaf go live • Rechten – wp-ers gaan zelf invoeren vanaf oktober 2014 • Economen – early adopters mogen zelf invoeren, rest invoer gebeurt door secretaresses en studentassistenten • Gedragswetenschappen – invoer door de Pure coördinator 22
  23. 23. • Veel werk! • Niet ingelezen activiteiten en projecten invoeren • Records corrigeren • Duplicates mergen  Dagelijkse stand-up meetings Activiteiten tussen in productie en go live 23
  24. 24. Andere zaken 24
  25. 25. Output services en rapportages • Output services • OAI-PMH output voor WorldCat • DIDL-MODS (NL-DIDL) voor NARCIS (samen met RUG) • Pure web services voor • Publicatielijsten op TiU’s website • RSS • Rapportages • Rapportdefinities voor SEP en andere rapportages • Workaround voor input FTE – SharePoint en Excel 25
  26. 26. Toekomst – vervolgproject(en) • Eerste prioriteit • Organisatie synchronisatie verbeteren • Advanced portal en biblimetrics module implementeren • Nog meer WP-ers gaan invoer zelf doen • Eventueel • Press clippings door TiU communicatieteam • Door Atira te ontwikkelen • SEP module • Graduate module • Goede oplossing voor input FTE • Documenttype voor juridische annotaties 26
  27. 27. Atira en Pure 27
  28. 28. Atira – het bedrijf en de implementatie • Veel ervaring – 100+ eerdere implementaties • Implementatieproject zeer goed georganiseerd • Start-up workshop • Views en handleidingen via wiki • JIRA voor issues • Duidelijke error logs • Iteratieve methode (maar botst soms met Prince 2 methode) • Prettige samenwerking • Vaste projectmanager en IT-er • Tweewekelijks overleg • Snelle reactie • Eerlijk 28
  29. 29. Pluspunten • Zeer gebruikersvriendelijk • Goede faciliteiten voor data beheer • Workflow • Extra modules, bijvoorbeeld voor metrics • Applicatiebeheer uit te besteden • Goedkoper dan Metis voor Tilburg als kleine universiteit Minpunten • Vergt zware dedicated machine • Gaat niet efficiënt om met database • Geen faciliteiten voor input FTE • Customizen reports (SEP) nog niet mogelijk Pure – het systeem 29
  30. 30. Metis • Nationaal • Ouderwetse Windows interface • Geen makkelijke invoer Pure • Internationaal • Moderne web interface • Eenvoudige invoer d.m.v. • Automatisch aanvullen van ingevoerde tekst • Titels ontlenen aan en profielen in WoS, PubMed, etc. • Identificeren van dubbele titels • Inlezen van RIS/TeX files Verschillen Metis en Pure (1) 30
  31. 31. Metis • Geen check copyright fulltext in SHERPA/RoMEO • Geen externe publicaties • Geen web services • Geen portal • Standaard publicatielijsten uit de TiU repository • Faciliteiten input FTE • Uitbesteden beheer duur • Kostenverdeelmodel ongunstig voor kleine universiteit Pure • Wel check copyright fulltext in SHERPA/RoMEO • Wel externe publicaties • Wel web services • Wel portal • Maatwerk publicatielijsten rechtstreeks uit Pure • Geen faciliteiten input FTE • Uitbesteden beheer betaalbaar • Jaarlijkse kosten zijn lager Verschillen Metis en Pure (2) 31
  32. 32. Leerpunten 32
  33. 33. Leerpunten (1) • Standard portal is ECHT standaard • Planning in offerte Atira is te optimistisch • Verkeerd gecalculeerde aantal users leidt tot hogere structurele kosten • Volg de hardware-eisen van Atira • Goede HR planning in project loont • Goede afbakening scope loont • Maak bewuste keuze tussen een zorgvuldige analyse en trial and error (iteratieve methode Atira) 33
  34. 34. Leerpunten (2) • Corrigeer bronbestanden vóór legacy import • Test systematisch. Testers hebben sturing nodig • Groepsgewijs bespreken openstaande issues kost tijd, maar werkt • Voer geen last minute wijzigingen door in mapping/sync/import • Accepteer werk na go live • Trek samen op met andere Nederlandse Pure universiteiten 34
  35. 35. Jola Prinsen Project manager Tilburg University Library & IT Services jola.prinsen@tilburguniversity.edu Vragen? Meer informatie? 35
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×