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La gouvernance de l'information est une affaire de changement - Conférence SETEC, ADBS
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Mieux gérer l'information, c'est avant tout un point de vue proche des enjeux stratégiques. Une vue globale qui sollicite les silos d'expertises et donne ainsi un sens à plus d'agilité et une ...

Mieux gérer l'information, c'est avant tout un point de vue proche des enjeux stratégiques. Une vue globale qui sollicite les silos d'expertises et donne ainsi un sens à plus d'agilité et une meilleure gestion des risques. Cette présentation était orientée pour des membre de l'ADBS dans le secteur construction, la population était des documentalistes, archivistes, records manager. Certains slides, relatifs à la formations et orientés changement ont été supprimé.

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La gouvernance de l'information est une affaire de changement - Conférence SETEC, ADBS La gouvernance de l'information est une affaire de changement - Conférence SETEC, ADBS Presentation Transcript

  • Avant tout une affaire de changement Jeudi 21 juin 2012 La gouvernance de l’information Jean-Pascal Perrein, 3org Conseil, organisateur de l’observatoire de la gouvernance de l’informationGouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • C’est quoi la gouvernance de l’information pour vous2 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Mieux gérer toute l’information, qu’elle soit représentée par des documents ou des données, et ce pour l’ensemble de l’organisation.3 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Fiction ou réalité4 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Dans combien de temps, cela sera une banalité5 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • La gouvernance de l’information6 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • C’est quoi ?7 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Une affaire de temps : Pourquoi aujourd’hui et pas hier ? une relation de cause à effet Implique … Une évolution de la société Des évolutions réglementaires Des évolutions Une dimension technologiques Une recherche de transparence et de qualité, mondiale des règlementations contraignantes De nouveaux usages et De nouvelles opportunités comportements d’usages De nouvelles menaces Une information plus complexe Un utilisateur plus exigeant et changeant Une information plus vulnérable De nouveaux modes de management … une nécessité de mieux maitriser l’information et ses usages8 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Un organe vital : Le cœur, de l’information Renforcer la responsabilité de l’entreprise face à ses parties prenantes Mettre l’utilisateur au Maitriser les processusCentre de la gouvernance par la maitrise de l’information de l’information Gouvernance de l’information Savoir INFORMATION Savoir gérer le contenu gérer les données, physique et numérique Qualitativement et quantitativement Gérer des infrastructure Gérer des solutions techniques Gérer des services et savoir faire marketing 9 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Une responsabilité majeure : Animer Rattaché à la Rattaché au Rattaché à la DSI Juridique Une filiale DG … Est seul A une équipe … Possède une Gère des offres solution de services technique Politiques, règles, chartes, Référentiels de données, d’information, de documents, ..10 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Sa raison d’être : Apporter de la valeur Le besoin Les apports 80% R =Gérer les Rrisques 80% Q de gains Q La gouvernance de l’information se vend par la peur, elle se justifie par la valeur et les gains en qualité11 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Comment : Anticiper, penser grand Développement durable Référentiel de Facture, Bon de GED conservation commande, Devis, RIB, Collaboratif Référentiel d’exigences Contrat, CR de réunion, Référentiels réglementaires Transaction, Accusé de réception, Donnée de Workflow et Taxonomie, Folksonomie BPM Organisation référence, Taxonomie, Plans de classement Constitution Avenants, Kbis, Nomenclatures Attestation, Dossiers (géographies devises, .. ) des (client, fournisseur, …), Réseaux Identification sociaux Référentiels Business plan, Référentiels capture d’information critiques Convention, Bilan, Bail, Bulletin de salaire, Master Data Convention de nommage Indicateurs qualité, Management Référentiels tiers (client, Tableau de suivi, Email, fournisseurs, ..), projet et Déclaration, Cahier des métier (produits, charges, Inventaire, Outils de processus, …) Audit, recherche Définition Certifications, acte de … des acteurs naissance, Relevé de et rôles compte, … Archives Définition physiques Cartographie de des processus Processus Non-dé Cycle de vie de matérialisation l’information (Conservation, Criticité, Confidentialité, Archivage Valorisation, …) probant12 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Qu’en dites vous ?13 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • L’observatoire www.gouvinfo.org14 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Si un MS sur le pilotage de l’information existait, combien d’entre vous seraient ok pour investir 15K€ dans une formation multi-expertises orientée vers des postes de management ayant une dimension forte en gouvernance de l’information15 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • L’observatoire www.gouvinfo.org V2, cet été Les enjeux Le positionnement de l’exécutif La perception du La relation entre les Le futur marché Risque et valorisation offreurs et utilisateurs de l’information de services de gestion stratégique d’information Experts : Quelles est Le cycle de vie de votre météo Réaliser un diagnostic l’information et ses aujourd’hui, que informationnel étapes prévoyez vous pour demain ?16 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • L’iceberg : Business + Agilité > Risques Les enjeux de la gouvernance de l’information « Pour vous, la mise en place dune gouvernance de linformation dans votre organisation permettrait » www.gouvinfo.org - www.3org.com17 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Présentation de l’observatoire Votre maitrise de l’information «Pour pouvoir mieux maitriser votre information, qu’est-ce qui vous parait être le plus important d’avoir ?» 1 2 3 www.gouvinfo.org - www.3org.com18 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Votre hiérarchie vous attend Qu’en pense votre hiérarchie ? «Quelle est la position de votre management direct vis-à-vis de la gouvernance de linformation ?»(% de personnes ayant cochées « complétement vrai et plutôt vrai ») – plusieurs choix possible www.gouvinfo.org - www.3org.com 19 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Passage du cap des 50% dans moins de 2 ans L’instance de gouvernance de l’information «Avez-vous une instance de gouvernance, si oui quel est son rattachement ?» Un rôle porté par Rattachée à la plusieurs personnes direction générale 29% 29% Un service dédié Elle existe 29,4% Rattachée à la DSI 26% En réflexion 17,4% 15% Direction organisation ou Direction des Une personne dédiée risques ou Direction méthode et qualité 6% 2% Sans réponse 38% Sans réponse 37% www.gouvinfo.org - www.3org.com20 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • L’enjeu : Perdurer dans le temps L’instance de gouvernance de l’information « Quel serait ses outils ? » N°1 N°2 N°3 N°4 Applications non spécifiques Logiciel développé Record Management Tableaux Excel (Fonctionnalités d’applications métier) en interne Master Data Management (exæquo) Ces chiffres sont extrait de l’observatoire de la gouvernance de l’information à la date du 20 novembre 2011 et sur une base de 450 réponses - L’observatoire est ouvert de septembre à novembre. La participation, gratuite, permet de recevoir l’analyse. www.gouvinfo.org - www.3org.com21 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Quels usages ? 2 Des emails 1 Des documents Dans votre travail, et numériques celui de votre équipe, quels sont, les types dinformations les plus utilisées ? 3 4 Des échanges Des télé- échanges à phoniques loraldocuments papier (facture, bulletin de paie, rib, ...) (1)documents numériques (word, excel, pdf, texte, ...) (2) (physiques)données numériques (saisie comptable, transactions, information client, ...) (3)informations multimedias (video, audio, photographie) (4)emails (utilisation massif et principal de cet outil) (5)contenus de portails web (6)contenus doutils collaboratifs (incluant les réseaux sociaux) (7)échanges téléphoniques (téléphonie filaire, mobile, skype, VoIP, ..) (8)échanges à loral (9)contenus de messageries instantanés ou de SMS (10) www.gouvinfo.org - www.3org.com 22 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Une bonne gestion … assez relative A combien évaluez-vous le pourcentage dinformation bien gérée 58% 49% 43% Vous concernant votre entité ou équipe votre organisation/entreprise Ces chiffres sont extrait de l’observatoire de la gouvernance de l’information à la date du 20 novembre 2011 et sur une base de 450 réponses - L’observatoire est ouvert de septembre à novembre. La participation, gratuite, permet de recevoir l’analyse. www.gouvinfo.org - www.3org.com23 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Autrement24 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • OSR : Le tango de la gouvernance de l’information Faible Forte Niveau de subjectivité Individus Il valorise Compétence Que l’on applique Il s’adapte Il évolue à une situation Connaissance 2 donnée Type de ‘traitement’ Que l’on Il Il apprendassimile produit Information Que l’on utilise Il diffuse Il utilise Contenu Il fait des À laquelle on rajoute unerreurs Machines contexte Donnée 2 Il ne sait pas 3org conseil Complexité Faible Forte Il ne fait pas Et si l’utilisateur était le membre le plus actif de la gouvernance de l’information ?25 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • OSR : Un pas en arrière Catalogue Schéma directeur Se concentre sur ses outils Rapports Support Documentation - d’exploitation, qua local, Formation Développe lité délocalisé son système D - « Conduite » au Gestion des Administration, Le système est responsable des informations changement applications Sécurité, manipulées Conseil en mode Contrats de service Gestion de (continuité, disponibilit « souffre douleur » é, ..) l’infrastructure 001110010 Une barrière culturelle, Logiciel X des projets compliqués, des clients « volatiles », Logiciel Y une visibilité court terme, un SI lourd et couteux, des informations Logiciel Z mal maitrisées,.. Fournisseur de moyens techniques Pourquoi changer ?26 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • OSR : Un pas en avant Plan stratégique Schéma directeur Se concentre sur son métier Documentation Pilotage des offres Support Local, délocalisé - Formation (Programme) Développe Administration, ses usages Conseil Sécurité, - Stratégie des offres rayonnement Regroupement fonctionnel par famille Gestion de l’infrastructure Est responsable Partage – d’utilisateur (Intelligence fonctionnelle) - des informations sensibilisation/évangélisation/anim Interaction entre les offres – Partage des ation – … mêmes fondamentaux – Définition du manipulées Contrats de service packaging – … (continuité, disponibilité, ..) Contrat d’offre Engagement bijectif Fondamentaux Gestion des applications Cartographie des usages – Indicateurs Consolidation des règles métiers - Rapports Usage/comportement d’usage Gestion des référentiels – … d’exploitation, qualité Une meilleure réactivité, Des utilisateurs plus avertis, OSR Des équipes plus motivées, Agrégation, Un SI moins compliqué, Interaction, Indicateurs,Des informations mieux maitrisées, Une Interopérabilité meilleure gestion des coûts, Fournisseur (DOSR) Fournisseur (DSI) d’offres de services de moyens techniques Demain, la direction Marketing pilotera les offres internes27 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Pour réflexion Avant 2014 « 25% des budgets informatiques gérés par les DSI passeront à la Direction marketing » Avant 2017 « Les Directions marketing auront des budgets s informatiques plus conséquents que la DSI » Peter Sondergaard, senior vice-président Gartner (Novembre 2011)28 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
  • Ce que 3org Conseil vous propose Développer une vision apporter des aides à la décision, Valoriser une démarche, un projet Accélérer, mûrir, développer un projet de gouvernance de l’information Travailler la légitimité de la gouvernance de l’information29 Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil