Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007
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  1. 1. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL HONORABLE CONCEJO DE BARRANQUILLA PROYECTO CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA CORPORACIÓN CARIBE UNIVERSIDAD DEL NORTE FUNDACIÓN PROTRANSPARENCIA ATLÁNTICO FUNDACIÓN FORO COSTA ATLÁNTICA CON EL APOYO DE: BARRANQUILLA 2008 __________________________________________________________________________ 1 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  2. 2. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL HONORABLE CONCEJO DE BARRANQUILLA PAOLA ANGULO SAMANIEGO Coordinadora Observatorio del Concejo de Barranquilla “Concejo Visible Barranquilla” DANY OVIEDO MARINO SABRINA PABA OJEDA ERICK OVIEDO AVENDAÑO Equipo Investigador y Redactor del Presente Informe PhD. ALEXANDRA GARCÍA IRAGORRI Adm. HAROLD GÓMEZ ACUÑA Asesoría Técnica del Proyecto CON EL APOYO DE: BARRANQUILLA 2008 __________________________________________________________________________ 2 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  3. 3. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ Índice ITEM PÁG 1. Presentación 3 2. Antecedentes. 3 3. Estructura Interna y Planta de Personal Actual del Concejo. 5 4. Análisis de los Gastos de Funcionamiento del Concejo Distrital 11 5. Aplicación de matriz D.O.F.A. 15 __________________________________________________________________________ 3 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  4. 4. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO DEL HONORABLE CONCEJO DE BARRANQUILLA 1. PRESENTACIÓN. El presente diagnóstico ha sido realizado por el equipo del proyecto Concejo Visible Barranquilla con la colaboración de las entidades que conforman el proyecto: CORPORACIÓN CARIBE, UNIVERSIDAD DEL NORTE, FUNDACIÓN PROTRANSPARENCIA Y FUNDACIÓN FORO COSTA ATLÁNTICA y el apoyo financiero de THE NATIONAL ENDOWMENT FOR DEMOCRACY y tiene por objeto fundamental realizar un análisis de la situación administrativa de la corporación pública en mención durante el período constitucional de enero de 2004 a diciembre de 2007, con el fin de darle continuidad al ejercicio de análisis de la situación administrativa y financiera del Concejo iniciada desde 2005 y mostrar el resultado completo del período institucional desde el aspecto administrativo. El documento consta básicamente de tres partes: en la primera parte se realiza un análisis de la situación administrativa del Concejo de Barranquilla para llegar a una descripción de la situación de los problemas de gastos de personal. En la segunda parte se analiza la ejecución presupuestal de gastos de cada vigencia, su apropiación inicial y definitiva y los resultados de la ejecución de éstos, los pagos efectuados y la participación de los gastos en la ejecución final. Posteriormente se aplica una matriz Dofa al Concejo Distrital como mecanismo que brinde mayor claridad en la planeación estratégica al cabildo. 2. ANTECEDENTES. El Concejo de Barranquilla nace hace más de cien años, pero sólo hasta el Acuerdo 001 del 6 de enero de 1.995 se reglamentó el trabajo interno y establece su dinámica funcional. “Desde entonces ha sufrido desmanes administrativos, como la de sobredimensionar la planta de cargos que con la primera reestructuración __________________________________________________________________________ 4 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  5. 5. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ ejecutada en el 2.001 para la aplicación de la ley 617 de 2.000, se declararon insubsistentes trescientos veinticuatro (324) cargos de libre nombramiento y remoción”1. Por otra parte, mediante resolución No 184 de marzo 8 de 2001, se suprimieron setenta y cinco cargos (75), además de ciento cuarenta y cuatro cargos (144) de las Unidades de Apoyo y cincuenta y ocho cargos (58) de asesores. Estas acciones disminuyeron los gastos de funcionamiento en un cuarenta y nueve por ciento (49%) con una planta de diecisiete (17) servidores públicos. Resulta necesario también analizar el entorno social, legal y económico de la corporación pública en mención para darnos una idea clara de cómo éstos determinan la actuación de la administración pública. Desde el punto de vista social resulta obvio que el Concejo debe conocer y responder a las necesidades cambiantes de la población del distrito de Barranquilla que representa aproximadamente el 59% del total de la población del departamento del atlántico2. Se desprende de este aspecto variables que afectan el desarrollo del Distrito como son: el crecimiento poblacional, el orden público, la seguridad social, el nivel y calidad educativa, los programas de vivienda y de generación de empleo, el desplazamiento forzoso, entre otros. El ámbito legal está conformado por un conjunto de normas y disposiciones legales que regulan diversos campos del accionar municipal, sus servidores y de los sectores en los cuales los concejos deben atender por medio de sus actuaciones, iniciando con la Constitución Política (especialmente los artículos 311, 313, 315, 3189 y 321), la ley 4 de 1.992, la ley 87 de 1.993, la ley 80 de 1.993, la ley 100 de 1.993, la ley 105 de 1.993, la ley 115 de 1.994, la ley 128 de 1.994 la ley 136 de 1.994, la ley 152 de 1.995, la ley 190 de 1.995, el Decreto- Ley 111 de 1.996, la ley 358 de 1.997, la ley 388 de 1.997, la ley 489 de 1.998, la ley 617 de 2.000, la ley 715 de 2.001, la ley 734 de 2.002 y la ley 909 de 2.004. Para el entorno económico debe tenerse en cuenta que la aplicación de la ley 617 de 2.000 en el distrito de Barranquilla generó una disminución radical de las transferencias a los entes descentralizados y a los entes de control del orden 1 Estudio Técnico para la Reorganización Administrativa del Concejo Distrital de Barranquilla. ESAP, Barranquilla, 2004. Pág. No 11. 2 Citado por Plan de Desarrollo Distrital 2004-2007 Acuerdo Social por la Ciudad, página 32 del Plan de Desarrollo Distrital 1.998-2.000. __________________________________________________________________________ 5 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  6. 6. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ distrital, incluyendo al Concejo Distrital de Barranquilla reduciéndose los presupuestos anuales de la corporación en forma considerable. La entrada en vigencia de la ley 715 de 2.001 también contribuyó a una reducción significativa de las transferencias de la nación hacia el distrito al cambiar el sistema de transferencias del denominado situado fiscal al de las participaciones, sumado a la intervención del Estado en las finanzas públicas distritales, al comenzar la aplicación de la ley 550 de 1.999, donde inicialmente se tenían como acreencias $815.000 millones. Hoy la suma está en el orden de los $ 450.000.000 millones después de la “reestructuración de pasivos” debido al registro de una serie de irregularidades que ya fueron subsanadas. 3. ESTRUCTURA INTERNA Y PLANTA DE PERSONAL ACTUAL DEL CONCEJO. 3.1. Estructura Interna. La actual estructura administrativa del Concejo están contenidas en la resolución 115 de julio 19 de 2.004 y puede ser representada tal como lo muestra la figura No 1. Fuente: Concejo Distrital de Barranquilla. __________________________________________________________________________ 6 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  7. 7. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ Tal como se observará a continuación la situación administrativa ha cambiado muy poco desde hace exactamente dos años y medio CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA realizó el primer Diágnóstico Administrativo y Financiero del Concejo3. En lo poco que se ha modificado la situación ha sido, lastimosamente, para empeorar, tal como se muestra a continuación, como consecuencia de la falta de celeridad en lo procesos de mejoramiento administrativo del Concejo Distrital de Barranquilla por parte de la actual Mesa Directiva. La Corporación no cuenta con un manual de funciones y procedimientos institucional para cada una de las dependencias y cargos establecidos, sin embargo, de acuerdo al Estudio Técnico para la Reorganización Administrativa del Concejo Distrital de Barranquilla realizado en el 2.004 por la E.S.A.P4., las funciones actuales por dependencias son las siguientes, según encuesta realizada a los funcionarios por esta entidad: “… Oficina Jurídica. a) Asistir en las diferentes actuaciones jurídicas y diligencias administrativas. b) Dar respuesta a las consultas, derechos de petición, etc Subsecretaría. a) Organizar, sistematizar, revisar los acuerdos, resoluciones, actas, cartas, etc. b) Orientar la capacitación de los funcionarios de la entidad. c) Manejar de la mejor forma, los recursos de la entidad. d) Apoyar estructuralmente a todos los funcionarios en sus necesidades. e) Apoyar a los 21 concejales en el buen desempeño de la sesión. f) Trabajar mancomunadamente con la Mesa Directiva en el buen desempeño de la corporación. g) Direccional y controlar el departamento de actas. h) Adiestrar al personal, teniendo en cuenta: 1) respetar la dignidad del subordinado; 2) Enfocar los hechos y no personalidades; 3) Usar esfuerzos para motivar; 4) Saber escuchar y 5) Definir el nivel de desempeño esperada y comunicarlo a sus subalternos. 3 Ver: Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla 2005 en: www.cvisible.com/diagnosticoadministravoconcejo.pdf 4 Escuela Superior de Administración Pública __________________________________________________________________________ 7 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  8. 8. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ Oficina de Recursos Humanos y Financiera. a) Manejo de las hojas de vida del personal activo y exfuncionarios. b) Dar respuesta inmediata a las solicitudes presentadas por el peticionario. c) Manejo del personal (permisos, licencias, embargos, pago de salarios, asistencia, resoluciones, pago de vacaciones, primas, liquidación de prestaciones sociales, pago de salud. Pensión y caja de compensación). d) Asistencia, igualmente, a diferentes entidades que lo requieran, tanto públicas como privadas. e) Recibir a las entidades para práctica de inspecciones y lo demás que requiera. f) Atender al público en general. Oficina de Contabilidad y Presupuesto. a) Todo lo relacionado con contabilidad y presupuesto. Departamento de Control Interno a) Aumentar la probabilidad de que los objetivos y metas sean cumplidas. b) Auditar y controlar que todas las dependencias cumplan con sus funciones. c) Establecer a través de la planeación, organización, duración y ejecución de tareas, acciones que den seguridad razonable que los objetivos y metas sean logrados. d) Identificar riesgos, fallas, debilidades y aplicar medidas de mejoramiento y evaluación continua para evitar efectos futuros. e) Controlar el uso eficiente de los bienes y recursos. f) Velar porque todas las actividades están dirigidas al cumplimiento de la misión de la corporación. g) Aplicar los indicadores de gestión permanente diseñados para medir el cumplimiento de las actividades por dependencia. Oficina de Comunicaciones. a) Entrega de información veraz y actualizada a los diferentes medios de comunicación de la ciudad. b) Visitas periódicas, o según lo requiera el tema, a la prensa de la ciudad con el fin de suministrar documentos de apoyo. c) Atención a los periodistas en la oficina de comunicaciones. d) Archivo de publicaciones de los diferentes medios de comunicación. e) Brindar información didáctica y educativa a los estudiantes de las universidades y escuelas de la ciudad. __________________________________________________________________________ 8 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  9. 9. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ f) Manejo de la imagen corporativa de la institución ante los medios de comunicación. g) Apoyo informativo y asesoría de imagen a la Presidencia y a los honorables concejales.…”5 De lo anterior puede observarse claramente que la actual estructura no coincide totalmente con la resolución vigente6 que fue esquematizada en la figura No 1. Ejemplo de ello es que la oficina de contabilidad y presupuesto no está subordinada en la actualidad a la Dirección de Recursos Humanos y Financieros y en la respuesta de dicha Dirección se especifican sólo las funciones que tiene que ver con recursos humanos y no con el aspecto financiero y contable de la entidad. También existe la percepción de que los funcionarios no tienen claro las funciones de cada dependencia y de sus mismos cargos por lo que se podría llegar a decir que la reestructuración administrativa del Concejo Distrital realizada en 2.004 no contribuyó suficientemente a optimizar el funcionamiento de la corporación y que todavía se requiere realizar nuevos ajustes en cuanto a la definición de su estructura funcional. La actual Mesa Directiva, debe realizar mayores esfuerzos para ajustar la planta de personal a las necesidades del Cabildo Distrital, pues, a pesar de las limitaciones presupuestales de la entidad, año a año se ha venido aumentando el número de asesores que han sido contratados por el Concejo Distrital, y que podrían suplirse a través de convenios de cooperación con Universidades de la ciudad, lo cual generaría significativos ahorros a la nómina del Concejo Distrital, así como en el gasto de prestación de servicios, los cuales podrían dirigirse al mantenimiento de la precaria infraestructura con que cuenta el cabildo. Es de anotar que dentro del estudio citado que realizó la E.SA.P. en 2.004 una de las conclusiones sugería que: “… es notoria la desorganización administrativa al encontrarse procesos traspuestos; como es el caso de la Dirección de recursos Humanos y Financiera que sólo adelanta la administración de las hojas de vida, sin 5 Estudio Técnico para la Reorganización Administrativa del Concejo Distrital de Barranquilla. ESAP, Barranquilla, 2004. Pág. No 20-22. 6 Resolución 115 de 2004. __________________________________________________________________________ 9 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  10. 10. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ manejar la liquidación de la nómina, proceso que debería corresponderle, así como el Departamento de Archivo, en el que existe personal asignado, pero se encuentra adelantando otras actividades por lo que sus proceso están siendo manejados por la Dirección de Recursos Humanos… …En la Oficina de Contabilidad y Presupuesto se encuentran centralizadas la contabilidad y el presupuesto, dos actividades de naturaleza complementaria, pero que deben ser manejados por separado. Su accionar se encuentra minimizado al no tener la posibilidad de ejecutar presupuesto, limitándose sólo al proceso de liquidación de nómina, para su remisión a la Alcaldía Distrital de Barranquilla, lo cual debería ser competencia de la Dirección de recursos Humanos”. De este último párrafo se concluye que la Oficina de Contabilidad y Presupuesto no se justifica dentro de las actividades que debe realizar el cabildo por lo que debería ser suprimida, toda vez que la simple liquidación de nómina para ser enviada a la Alcaldía Distrital y que es desembolsada por la Fiduciaria La Previsora puede ser labor, como es común del departamento de Recursos Humanos. Por otra parte, se concluye que el personal desconoce los procesos, la denominación actual de cargos y códigos no está actualizada con respecto al decreto 1569 de 1.998 y a la Ley 909 de 2005, no existe concordancia entre las distintas dependencias, existen departamentos con un solo cargo, lo cual los hace innecesarios, como es el caso de la Oficina de Comunicaciones. Por ello, la actual Mesa Directiva (vigencia 2008) debe realizar mayores esfuerzos que la anterior (vigencia 2007) para ajustar la planta de personal a las reales necesidades del Cabildo Distrital, incluyendo una revisión y rediseño estructural de los procesos y procedimientos dentro de la Corporación, así como el diseño de un manual de procedimientos y funciones que documente las actividades, clarifique los procedimientos y especifique las funciones. En cuanto a la capacitación del recurso humano, en el año 2004 los empleados del Concejo Distrital recibieron capacitación en áreas como asistencia __________________________________________________________________________ 10 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  11. 11. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ administrativa y gerencia del servicio, redacción y ortografía, liderazgo personal y relaciones interpersonales7. Así mismo, en el año 2005, se desarrollaron distintas acciones de capacitación a los empleados, a través de convenios con la CIAC y el SENA8 sobre temas como la comunicación asertiva, funcionamiento de la página Web institucional del Concejo, documentación bibliográfica, salud ocupacional, informática, liderazgo estratégico, presupuesto y nómina, totalizando aproximadamente 236 horas de capacitación, a empleados de distintas áreas de la Corporación9. En los años 2006 y 2007 no se realizaron capacitaciones al personal en ningún campo y el gran avance en comunicaciones alcanzado con la página Web en 2005 se diluyendo, pues esta se encontraba bastante atrasada y totalmente subutilizada. 3.2. Planta de Personal. Examinando la planta de personal se puede concluir que los niveles de funcionarios del actual Concejo son básicamente administrativo y el de secretarias con un 36.53% y un 24.24% del total de la planta respectivamente, seguido del nivel operativo con un peso porcentual de 21%. Los demás niveles cuentan con un peso porcentual relativamente bajo en cuanto al total de la planta de personal. Podemos afirmar que el gasto de los Servicios Asociados a Nómina se mantuvo estable durante el período analizado, lo que puede ser un efecto benéfico de la implementación de las exigencias de la ley 617 de 2000, más que por una decisión administrativa del Concejo Distrital. Cabe anotar que según datos del Concejo Distrital existen ocho (8) sindicatos, que agrupan a una planta transitoria de 34 funcionarios, lo cual hace difícil la desvinculación de los empleados que no son necesarios, por lo que sería recomendable utilizar mejor esta mano de obra en vez de estar contratando más personas vía Servicios Personales Indirectos. 7 Informe de gestión 2004. Mesa Directiva del Concejo Distrital, Barranquilla. Pág No 36. 8 Servicio Nacional de Aprendizaje 9 Según documento oficial suministrado por el Presidente del Concejo Distrital de Barranquilla del año 2005. __________________________________________________________________________ 11 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  12. 12. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ Sin embargo, para este año podrían subir nuevamente, tal como ocurre desde el año 2004, si no se controla este rubro por parte de la Presidencia del Concejo. A diciembre 31 de 2007, la ejecución presupuestal de los Servicios Asociados a Nómina del Concejo Distrital fue de $1.058.522.672. Teniendo en cuenta los gastos de este mismo rubro en años anteriores, se observa un incremento de 2006 a 2007 de $76.139.240, lo cual representa un aumento porcentual del 7,75%, por encima de la inflación causada, lo cual incumpliría, en cuanto a este rubro se refiere, lo ordenado por la ley 617 de 2000 en cuanto a incremento de gastos. (Ver Gráfico No 1). Gráfico No 1 Valor de los Servicios Asociados A Nómina del Concejo Distrital de Barranquilla – Vigencias 2004 - 2007 Fuente: Concejo Distrital de Barranquilla. Así mismo, en el anterior gráfico se evidencia un aumento continuo de los “Servicios Asociados a Nómina” durante el período 2004-2007. __________________________________________________________________________ 12 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  13. 13. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ 4. ANÁLISIS DE EJECUCIÓN DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO DEL CONCEJO DISTRITAL. 4.1. Gastos De Funcionamiento 2004. Tabla No 1 Ejecución Presupuestal de Gastos Vigencia 2004 CONCEPTO PPTO INICIAL PPTO DEFIN PPTO EJEC % EJEC GASTOS 2.458.689.990 2.458.689.990 2.458.689.990 100,00% GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 2.458.689.990 2.458.689.990 2.458.689.990 100,00% Gastos de Personal 2.348.689.990 2.354.803.278 2.354.803.278 100,00% Servicios Asociados a Nómina 896.098.000 914.837.109 914.837.109 100,00% Sueldos 557.880.000 485.060.539 485.060.539 100,00% Gastos de rep, movilización y viáticos 119.840.000 93.127.499 93.127.499 100,00% Bonificaciones 34.923.000 13.840.260 13.840.260 100,00% Primas y vacaciones 170.455.000 132.328.556 132.328.556 100,00% Capacitación, bienestar y dotación 13.000.000 0 0 0,00% Indemnizaciones Laborales 0 190.480.255 190.480.255 100,00% Servicios Personales Indirectos 1.121.899.118 926.355.667 926.355.667 100,00% Honorarios Concejales Art. 20 L. 617/00 751.799.160 692.781.461 692.781.461 100,00% Seguro de Vida y Salud Concejales 130.215.899 47.104.206 47.104.206 100,00% Unidades de apoyo normativo 180.432.000 14.320.000 14.320.000 100,00% Jornales 0 0 0 0,00% Personal supernumerario 0 0 0 0,00% Remuneración por Servicios Técnicos 59.452.059 172.150.000 172.150.000 100,00% Otros Servicios Personales Indirectos 0 0 0 0,00% Contribuciones Inherentes a la Nómina 330.692.872 513.610.502 513.610.502 100,00% Gastos de Previsión Y Seguridad Social 263.640.712 454.677.519 454.677.519 100,00% Aporte patronal a Cajas de Compensac. 33.526.080 25.566.427 25.566.427 100,00% Aportes parafiscales 33.526.080 33.366.556 33.366.556 100,00% Gastos Generales 110.000.000 103.886.712 103.886.712 100,00% Adquisición de bienes 30.000.000 37.700.061 37.700.061 100,00% Adquisición de servicios 80.000.000 57.282.221 57.282.221 100,00% Otros gastos generales (seguros generales) 0 8.904.430 8.904.430 0,00% Transferencias 0 0 0 0,00% Transferencias corrientes 0 0 0 0,00% Otras Transferencias 0 0 0 0,00% Fuente: Concejo Distrital de Barranquilla. Cifras en Pesos Colombianos de 2004. __________________________________________________________________________ 13 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  14. 14. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ Durante la vigencia fiscal 2004 la ejecución de gastos del Honorable Concejo de Barranquilla estuvo en el orden de los $2.458.689.990, proveniente de transferencias de la administración central, lo que arroja una ejecución total del 100,0%, con respecto al presupuesto apropiado de manera definitiva para dicha vigencia. Según la tabla anterior (Tabla No 1) un 95,77% del total de la ejecución de la vigencia se destinó al rubro “gastos de personal”, discriminados de la siguiente manera: Los “servicios asociados a nómina” representaron un 38,85% de los gastos de personal, los “servicios personales indirectos” un 39,34% y las “contribuciones inherentes a nómina” un 21,81%. Los “gastos generales” ejecutados representaron el 4,23% del total de gastos de la vigencia 2003. 4.2. Gastos de Funcionamiento 2005. En la vigencia fiscal 2005 la ejecución de gastos del Honorable Concejo de Barranquilla estuvo en el orden de los $2.463.768.879, lo que arrojó una ejecución total del 97,75%. Según la tabla siguiente (Tabla No 3) un 93,53% del total de la ejecución de dicha vigencia se destinó al rubro “gastos de personal”, discriminados de la siguiente manera: Los “servicios asociados a nómina” representaron un 37,78% de los gastos de personal, los “servicios personales indirectos” un 47,90% y las “contribuciones inherentes a nómina” un 14,32%. Los “gastos generales” ejecutados representaron el 5,77% del total de gastos de la vigencia 2003 y las “transferencias”, constituidas por condenas judiciales representaron el 0,70%. __________________________________________________________________________ 14 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  15. 15. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ Tabla No 2 Ejecución Presupuestal de Gastos Vigencia 2005 PPTO CONCEPTO PPTO DEFIN PPTO EJEC % EJEC INICIAL GASTOS 2.520.436.000 2.520.436.000 2.463.768.879 97,75% GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 2.520.436.000 2.520.436.000 2.463.768.879 97,75% Gastos de Personal 2.355.348.114 2.341.411.591 2.304.264.470 98,41% Servicios Asociados a Nómina 959.989.666 885.173.467 870.691.116 98,36% Sueldos 712.751.895 611.960.696 611.960.696 100,00% Gastos de rep, movilización y viáticos 60.916.500 62.926.500 62.926.500 100,00% Bonificaciones 24.640.816 25.105.816 21.816.412 86,90% Primas y vacaciones 161.680.455 185.180.455 173.987.508 93,96% Capacitación, bienestar y dotación 0 0 0 0,00% Indemnizaciones laborales 0 0 0 0,00% Servicios Personales Indirectos 1.091.254.100 1.122.233.776 1.103.663.208 98,35% Honorarios Concejales Art. 20 L. 617/00 779.323.860 639.323.860 620.753.292 97,10% Seguro de vida y Salud Concejales 59.930.240 98.000.000 98.000.000 100,00% Unidades de apoyo normativo concejales 0 0 0 0,00% Jornales 0 0 0 0,00% Personal supernumerario 0 0 0 0,00% Remuneración por Servicios Técnicos 252.000.000 384.909.916 384.909.916 100,00% Otros Servicios Personales Indirectos 0 0 0 0,00% Contribuciones Inherentes a la Nómina 304.104.348 334.004.348 329.910.146 98,77% Gastos de Previsión Y Seguridad Social 234.553.494 264.453.494 264.453.494 100,00% Aporte patronal a Cajas de Compensac. 30.911.491 30.911.491 29.126.031 94,22% Aportes parafiscales 38.639.363 38.639.363 36.330.621 94,02% Gastos Generales 150.087.886 151.815.184 142.295.184 93,73% Adquisición de bienes 78.087.886 95.320.183 94.320.183 98,95% Adquisición de servicios 72.000.000 56.495.001 47.975.001 84,92% Otros gastos generales 0 0 0 0,00% Transferencias 15.000.000 27.209.225 17.209.225 63,25% Transferencias corrientes 0 0 0 0,00% Otras Transferencias 15.000.000 27.209.225 17.209.225 63,25% Fuente: Concejo Distrital de Barranquilla. Cifras en Pesos Colombianos de 2005. 4.3. Gastos de Funcionamiento 2006. En la vigencia fiscal 2006 la ejecución de gastos del Honorable Concejo de Barranquilla estuvo en el orden de los $2.791.251.294, lo que arrojó una ejecución total del 90,05%. Según la tabla siguiente (Tabla No 3) un 92,07% del total de la ejecución de dicha vigencia se destinó al rubro “gastos de personal”, discriminados de la __________________________________________________________________________ 15 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  16. 16. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ siguiente manera: Los “servicios asociados a nómina” representaron un 35,67% de los gastos de personal, los “servicios personales indirectos” un 50,29% y las “contribuciones inherentes a nómina” un 14,03%. Los “gastos generales” ejecutados representaron el 8,78% del total de gastos de la vigencia 2007 y las “transferencias”, constituidas por condenas judiciales representaron el 0,33%. Tabla No 3 Ejecución Presupuestal de Gastos Vigencia 2006 PPTO % CONCEPTO INICIAL PPTO DEFIN PPTO EJEC EJEC GASTOS 3.149.780.950 3.099.781.287 2.791.251.294 90,05% GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 3.149.780.950 3.099.781.287 2.791.251.294 90,05% Gastos de Personal 2.930.691.727 2.755.594.171 2.537.004.797 92,07% Servicios Asociados a Nómina 982.383.432 963.585.876 905.053.553 93,93% Sueldos 605.896.398 597.898.842 575.977.076 96,33% Gastos de rep, movilización y viáticos 145.700.955 118.600.955 113.847.117 95,99% Bonificaciones 30.740.154 30.740.154 24.734.352 80,46% Primas y vacaciones 200.045.925 216.345.925 190.495.008 88,05% Capacitación, bienestar y dotación 0 0 0 0,00% Indemnizaciones laborales 0 0 0 0,00% Servicios Personales Indirectos 1.556.875.708 1.402.575.708 1.275.946.161 90,97% Honorarios Concejales Art. 20 Ley 617/00 987.875.708 650.575.708 535.322.664 82,28% Seguro de vida y Salud Concejales 105.000.000 98.000.000 98.000.000 100% Unid. de apoyo normativo concejales 0 0 0 0,00% Jornales 0 0 0 0,00% Personal supernumerario 0 0 0 0,00% Remuneración por Servicios Técnicos 464.000.000 654.000.000 642.623.497 98,26% Otros Servicios Personales Indirectos 0 0 0 0,00% Contribuciones Inherentes a la Nómina 391.432.587 389.432.587 356.005.083 91,42% Gastos de Previsión Y Seguridad Social 242.094.965 248.094.965 231.943.527 93,49% Aporte patronal a cajas de Compensac. 40.946.516 32.946.516 28.150.473 85,44% Aportes parafiscales 108.391.106 108.391.106 95.911.083 88,49% Gastos Generales 204.089.223 329.187.116 245.121.377 74,46% Adquisición de bienes 108.087.886 149.185.779 129.156.383 86,57% Adquisición de servicios 96.001.337 180.001.337 115.964.994 64,42% Otros gastos generales 0 0 0 0,00% Transferencias 15.000.000 15.000.000 9.125.120 60,83% Transferencias corrientes 0 0 0 0,00% Otras Transferencias 15.000.000 15.000.000 9.125.120 60,83% Fuente: Concejo Distrital de Barranquilla. Cifras en Pesos Colombianos de 2006. __________________________________________________________________________ 16 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  17. 17. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ 4.4. Gastos de Funcionamiento 2007. En la vigencia fiscal 2007 la ejecución de gastos del Honorable Concejo de Barranquilla estuvo en el orden de los $3.292.017.481, lo que arrojó una ejecución total del 90,67%. Según la tabla siguiente (Tabla No 4) un 97,78% del total de la ejecución de dicha vigencia se destinó al rubro “gastos de personal”, discriminados de la siguiente manera: Los “servicios asociados a nómina” representaron un 32,89% de los gastos de personal, los “servicios personales indirectos” un 55,77% y las “contribuciones inherentes a nómina” un 11,35%. Los “gastos generales” ejecutados representaron el 2,22% del total de gastos de la vigencia 2007 y las “transferencias”, constituidas por condenas judiciales representaron el 0%. Tabla No 4 Ejecución Presupuestal de Gastos Vigencia 2007 % CONCEPTO PPTO INICIAL PPTO DEFIN PPTO EJEC EJEC GASTOS 3.643.732.602 3.630.966.301 3.292.017.481 90,67% GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 3.643.732.602 3.630.966.301 3.292.017.481 90,67% Gastos de Personal 3.234.966.301 3.527.850.000 3.218.796.618 91,24% Servicios Asociados a Nómina 1.311.766.301 1.169.600.000 1.058.522.672 90,50% Sueldos 800.000.000 684.000.000 613.211.018 89,65% Gastos de rep, movilización y viáticos 247.000.000 223.000.000 211.168.378 94,69% Bonificaciones 44.000.000 44.000.000 24.908.075 56,61% Primas y vacaciones 209.000.000 215.600.000 209.235.201 97,05% Capacitación, bienestar y dotación 11.766.301 3.000.000 0 0,00% Indemnizaciones laborales 0 0 0 0,00% Servicios Personales Indirectos 1.510.000.000 1.941.000.000 1.795.005.532 92,48% Honorarios Concejales Art. 20 Ley 617/00 700.000.000 570.000.000 428.585.532 75,19% Seguro de vida y Salud Concejales 110.000.000 0 0 0,00% Unid. de apoyo normativo concejales 0 0 0 0,00% Jornales 0 0 0 0,00% Personal supernumerario 0 0 0 0,00% Remuneración por Servicios Técnicos 700.000.000 1.371.000.000 1.366.420.000 99,67% Otros Servicios Personales Indirectos 0 0 0 0,00% Contribuciones Inherentes a la Nómina 413.200.000 417.250.000 365.268.414 87,54% Gastos de Previsión Y Seguridad Social 302.000.000 320.000.000 270.192.676 84,44% Aporte patronal a cajas de Compensac. 39.000.000 33.500.000 32.872.901 98,13% Aportes parafiscales 72.200.000 63.750.000 62.202.837 97,57% Gastos Generales 388.766.301 93.116.301 73.220.863 78,63% __________________________________________________________________________ 17 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  18. 18. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ Adquisición de bienes 211.000.000 21.990.250 19.219.108 87,40% Adquisición de servicios 177.766.301 71.126.051 54.001.755 75,92% Otros gastos generales 0 0 0 0,00% Transferencias 20.000.000 10.000.000 0 0,00% Transferencias corrientes 0 0 0 0,00% Otras Transferencias 20.000.000 10.000.000 0 0,00% Fuente: Concejo Distrital de Barranquilla. Cifras en Pesos Colombianos de 2007. 4.5. Comparativo Gastos de Funcionamiento 2004-2007. Tal como se observa, los “Gastos de Personal” representan casi el 100% anual de los gastos de funcionamiento del Concejo Distrital, dejando pocos recursos para el gasto de inversión en equipos y mantenimiento de edificios por lo que las condiciones físicas actuales de las instalaciones del Concejo se encuentra deterioradas. Los “Gastos Generales” que incluyen la adquisición de bienes y servicios, cuenta con una participación mínima dentro del presupuesto de gastos de la Corporación, por lo que son mínimos los recursos con que cuenta para poder cumplir su función misional. Grafico No 2 Comportamiento Anual de Gastos de Funcionamiento Concejo Distrital de Barranquilla 2004-2007 Fuente: Concejo Distrital de Barranquilla. __________________________________________________________________________ 18 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  19. 19. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ Observando el gráfico anterior, observamos que los tres grandes rubros en que se divide el presupuesto mantuvieron una tendencia estable durante el período 2004-2007, aunque se observa un leve incremento en los “Gastos de Personal” en el año 2007. Sin embargo, al analizar los “Gastos de Personal” encontramos que el rubro denominado “Servicios Personales Indirectos”, en donde se encuentran los gastos relacionados con los asesores y los honorarios de los concejales, tuvo un incremento del 22,27% en el período 2004-2007, mientras que los “Gastos Generales”, dentro de los que se incluyen los gastos relativos a mantenimiento y dotación de las instalaciones, se redujeron en un 2% aproximadamente. (Ver gráfico No 3). Grafico No 3 Variación Porcentual de Gastos Concejo Distrital de Barranquilla 2004-2007 Fuente: Concejo Distrital de Barranquilla. __________________________________________________________________________ 19 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  20. 20. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ Grafico No 4 Variación de los Servicios Personales Indirectos Concejo Distrital de Barranquilla 2004-2007 Fuente: Concejo Distrital de Barranquilla. Como se observa en el gráfico No 4, los gastos en el rubro “Servicios Personales Indirectos” han venido incrementándose después del ajuste fiscal realizado en el Concejo Distrital a partir de la aplicación de la ley 617 de 2000. Es así como de 2004 a 2007 este rubro se incrementó en $ 868.649.865, equivalente al 93,8%. Es decir, en el período institucional anterior el gasto en dicho rubro se duplicó, sobre todo en la vigencia de 2007 en donde tuvo un incremento de $520.000.000 con respecto al año inmediatamente anterior. 4.6. Comportamiento de Gastos en Pago de Asesores Concejo Distrital 2004-2007. Este rubro se ejecuta en el pago de servicios profesionales de asesores para el Concejo Distrital de manera general o para los Concejales individualmente considerados. __________________________________________________________________________ 20 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  21. 21. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ Para el presente análisis se tuvo en cuenta específicamente el rubro presupuestal: “Remuneración por Servicios Técnicos” (Ver gráfico No 5). Tal como lo muestra el gráfico No 5, la ejecución de los recursos destinados a pago de asesores después de haber tenido una gran reducción por cuenta de la aplicación de la ley de ajuste fiscal (Ley 617 de 2000), ha venido incrementándose de manera alarmante en los últimos años. Mientras que en 2004 el porcentaje del pago de asesores fue el 7,31% de los gastos de personal del Concejo Distrital, en 2005 alcanzó el 16,70% del total de este rubro, para el año 2006 equivalía al 25,33% y en 2007 aumentó al 46,34% del total de gastos de personal. (Ver gráfico No 5). Grafico No 5 Variación de los Servicios Personales Indirectos Concejo Distrital de Barranquilla 2004-2007 Fuente: Concejo Distrital de Barranquilla. Tan grave es el problema que para el año 2007 el Concejo de Barranquilla estaba gastando ocho (8) veces lo erogado por este concepto en 2004, antes de la aplicación de la ley 617 de 2000 (ajuste fiscal), al pasar de $172.150.000 a __________________________________________________________________________ 21 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  22. 22. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ $1.366.420.000, por lo que el esfuerzo fiscal realizado se ha perdido completamente. Sumado a esto, debe tenerse en cuenta que esto aumentaría el déficit del cabildo debido a las reclamaciones laborales que este incremento en la contratación de asesores pudiera generar en los próximos años, lo cual afectaría de manera grave el presupuesto general del Distrito. __________________________________________________________________________ 22 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  23. 23. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ 5. APLICACIÓN DE MATRIZ DOFA. Al aplicar la herramienta de planeación estratégica conocida como Matriz D.O.F.A. al Honorable Concejo de Barranquilla, nos arroja los siguientes resultados: Debilidades:  Insuficiente existencia de elementos de oficina, aseo y demás insumos, lo cual entorpece la labor administrativa de toda la Corporación.  Deficiencias en la parte locativa y dotación. Los equipos no se encuentran en buen estado o son obsoletos.  Insuficiente cultura de trabajo en equipo.  Poca claridad e insuficiente credibilidad de los estados financieros.  La Oficina de Control Interno no cumple a cabalidad las funciones asignadas por ley.  Lentitud de los procesos e inadecuado manejo de la información.  Archivo se encuentra en condiciones lamentables y no cuenta con mantenimiento o conservación. No cumple con las normas legales de archivística.  La información legal se encuentra desorganizada y dispersa.  Aumento progresivo e insostenible en los gastos por prestación de servicios.  Insuficiente sentido de pertenencia por parte de los trabajadores.  Es la alcaldía Distrital por medio de una fiduciaria la que realiza los pagos, lo que entorpece el trabajo del equipo financiero y contable del Concejo, haciendo innecesaria la oficina de contabilidad y Presupuesto. Oportunidades.  Apoyo financiero por parte de la Alcaldía Distrital.  Posible establecimiento de convenios de cooperación con Universidades locales, lo cual permitiría reducir costos, y suplir algunos servicios personales __________________________________________________________________________ 23 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  24. 24. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ Fortalezas.  Voluntad de aportar con sus propios recursos para mostrar resultados.  Ser la mayor corporación pública distrital con consiguiente importancia política, civil y de desarrollo estratégico para la ciudad. Amenazas.  Pérdida de Credibilidad en la Corporación por parte de la ciudadanía.  Falta de conocimiento e información en beneficio de la población.  A nivel presupuestal, la progresiva contratación de personal por prestación de servicios constituye una amenaza significativa a la estabilidad financiera del Cabildo Distrital.  Las reclamaciones laborales (en algunos casos con cuestionables fundamentos jurídicos) constituyen otra grave amenaza para las finanzas del Concejo Distrital. Ya en el período institucional 2000-2003 existió un escándalo por reclamaciones laborales ilegales, situación que fue investigada en su momento por las autoridades respectivas. __________________________________________________________________________ 24 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA
  25. 25. Diagnóstico Administrativo del Concejo de Barranquilla. 2004-2007 ________________________________________________________________________________________ 6. CONCLUSIONES. Como puede observarse, la situación institucional del Honorable Concejo de Barranquilla es muy delicada siendo su desarrollo institucional absolutamente bajo, por lo que resulta necesario y urgente que la corporación pública inicie acciones tendientes a revertir esta situación, tales como:  Se deben tomar las medidas conducentes a reducir los gastos denominados Servicios Personales Indirectos, disminuyendo el número de asesores o al menos evitar el aumento del número de éstos. Situación que CONCEJO VISIBLE ha venido mostrando en sus informes y análisis sin que el Concejo distrital haya tomado cartas en el asunto de manera concreta.  Se requiere adecuar la estructura interna del Concejo a sus reales necesidades.  Debe utilizarse de manera más racional la mano de obra sindicalizada en vez de estar contratando más personas vía “Servicios Personales Indirectos”, como mecanismo para frenar el aumento de estos gastos.  Es necesaria la apropiación presupuestal necesaria para las reparaciones locativas y estructurales que necesita con urgencia la sede del Concejo.  Debe incluirse apropiaciones en el presupuesto del próximo año para la capacitación del personal que labora en el honorable Concejo Distrital de Barranquilla.  Se debe implementar un plan que contenga el aumento de la nómina del Concejo Distrital más allá de la capacidad de sus ingresos.  Es necesario reducir los gastos de personal para poder aumentar el rubro gastos generales, debido a que por este último es que se podrían realizar las inversiones necesarias en planta y equipos del honorable Concejo.  Se debe implementar una estrategia para reducir las debilidades y amenazas que muestra la aplicación de la matriz dofa. __________________________________________________________________________ 25 CONCEJO VISIBLE BARRANQUILLA

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