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Gourvenance documentaire -  InfoToDoc 2010
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Gourvenance documentaire - InfoToDoc 2010

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Stratégie et propositions pour la Gouvernance Documentaire en entreprise. La D&IM présenté comme facteur clé de succès.

Stratégie et propositions pour la Gouvernance Documentaire en entreprise. La D&IM présenté comme facteur clé de succès.

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  • 1. v 2010 11 16 1 Un Besoin de Gouvernance Documentaire Rôles et missions et comment faire émerger la fonction dans votre organisation ? Alexis BLUM, Consultant Jean Louis de LA SALLE, VP Xplor France Didier MENAY , MAIF
  • 2. 2/13 Sommaire I- Pourquoi ce besoin ? II- Risques et Valeurs - Métiers III- Le Groupe de travail IV- Un cas concret d’utilisateur Questions & Réponses
  • 3. 3/13 I – Besoin ? Les 7 causes POURQUOI AUJOURD’HUI ?
  • 4. 4/13 I-1. L’explosion du numérique 1. Explosion des volumes Facilité • 247 milliards d'emails sont envoyés chaque jour dans le monde en 2009, soit 2,9 millions par seconde dans le monde. Pour 2013, la prévision est de 507 milliards • L'essor du SMS en France se confirme. Près de 13,5 milliards de messages ont été échangés, soit deux fois plus qu'un an auparavant. • YouTube aura servi aux internautes US plus de 13 milliards de vidéos au mois de mars 2010 (41% de PDM) Intensité documentaire • Banque • Agro alimentaire • ….
  • 5. 5/13 I-2. L’explosion des usages 2. Le multi canal en même temps Etape 1 un canal pour tous les clients….le papier Etape 2 un canal par client…(papier ou fax ou électronique 1.0) Etape 3 Plusieurs canaux pour 1 client en même temps pour le même dossier…(Agence et papier et SMS et électronique 2.0) Se « re »centrer sur le Client et non sur le Processus
  • 6. 6/13 I-3. 4. De nouvelles règles qui s’imposent… 3. Réglementation, Conformité Addition de règles (Bâle 2, Bâle 3, Moreq, etc.) Etre capable de fournir les D&I devant les autorités rapidement (2/4 jours ouvrés)… …...risque pénal et amendes 4. Transparence – Nouvelles règles non connues, médiatiques – Etre capable de fournir les D&I devant les parties prenantes TRES rapidement (1 jour ouvré)… ……risque image de marque et crise de confiance Bonne nouvelle : Cela intéresse la DG !
  • 7. 7/13 I-5. C’est nouveau, c’est vert…. 5. L’impact environnemental Attention à bien comprendre et à bien expliquer • C’est COMPLIQUE Maîtrisez le Cycle de vie du document Dématérialiser oui…… A volumes à peu près constants Pas CONTRE le client Sans faire de…Greenwashing
  • 8. 8/13 I-6. Une nouvelle organisation, de nouveaux projets 6. La nouvelle « frontière » Le document coûte 1 à 3% du Chiffre d’Affaires Économie, productivité, service aux clients Déclarations connues mais non suivies d’effet Problèmes de priorités • ERP et CRM, des projets achevés….enfin presque Problèmes d’organisation • Pas d’interlocuteur • Besoin de Gouvernance Documentaire
  • 9. 9/13 I-7. Attention à la jeunesse…. 7. La génération Y Les jeunes nés de 1978 à 1998 D'ici 2015, la génération Y devrait représenter 15% de la population européenne et 40% des actifs en France. Et ils pensent que vous êtes des billes en informatique !!!
  • 10. 10/13 I-7. Vos enfants…… Car ils ont plus de puissance informatique installée chez eux que dans l’entreprise Les outils quotidiens sont : Une messagerie instantanée Facebook Twitter YouTube Et vous leur direz NON ???
  • 11. 11/13 II- Risques et Valeurs – Métiers du Document 1. Risques Quels sont-ils ? • Fonctionnel - Productivité : on refait le travail … déjà fait ; on cherche ; on ne trouve plus le bon Document … impacts client … • Patrimonial : on perd le savoir-faire des métiers de l’entreprise …. (baby-boomer à la retraite dans quelques années) • Légal : Paie, Contrats, Factures (DGI, avec ses « lois » - BO du ….-) Qui est Responsable ? … Qui a aussi connaissance de la conformité, des lois et règlements (nationaux et multinationaux … SOX…) régissant les Documents ?
  • 12. 12/13 II- Risques et Valeurs - Métiers du Document 2. Valorisation Comment valoriser le Document, numérique (poste de travail, Workflow, dossier et connaissance client .. Savoir et savoir-faire : KM ..), ou matérialisé (facture, courrier marketing, image de l’entreprise) ? Qui sait le faire dans l’entreprise ? • Qui est responsable ? • Qui est garant de la cohérence transverse ? • Qui défend les intérêts de l’entreprise vis-à-vis des fournisseurs, ….qui vendent tous les meilleurs produits … ? • Qui connaît la « chaîne de production » de chaque Métier du Document permettant sa meilleure valorisation ?
  • 13. 13/13 II- Risques et Valeurs - Métiers du Document 3. Les Métiers du Document Il existe 2 grandes natures du Document • Les Documents MATERIALISES (papier) • Les Documents NUMERIQUES Donc il existe aussi 2 grands Domaines de Métiers du Document …
  • 14. 14/13 II- Risques et Valeurs - Métiers du Document 3. Les Métiers du Document Chacun des 20 Métiers principaux ex. : l’imprimerie, l’éditique, la Ged, le BPM .. repose sur une dizaine de métiers finaux ex. la couleur, les presses numériques, les progiciels de Ged, d’ECM, … Il y a en environ 130 métiers finaux : • 70 dans le monde Matérialisé • 60 dans le monde Numérique
  • 15. 15/13 II- Risques et Valeurs - Métiers du Document 3. Les Métiers du Document Chaque Métier possède : • Sa finalité, son objet ex. …imprimer en quadrichromie, sans dérive, 100 000 Documents par jour ; élaborer un bon plan de classement des Documents d’entreprise ; trouver la meilleure cible client d’1 mailing … • Son vocabulaire ex. ….MDS, quadrichromie, gamut, …, ppi, …PDF 1.4, PDF/A, XML, ..AFP, .. GED, ECM, ILM, …BPM …archivage à valeur probatoire, SAE, …coffre-fort électronique … • Son expertise, et donc sa chaîne de la valeur ex. …la police de caractère, le datamining Marketing, …le textmining, …
  • 16. 16/13 II- Risques et Valeurs - Métiers du Document 4. Comment optimiser cette valorisation Documentaire, et diminuer les Risques ? Les « Moyens généraux » ou les Métiers n’ont pas une vision globale du S.I. la DSI veut souvent fournir des outils …. approche MOE L’Organisation n’est pas mal placée, mais n’a pas la connaissance des métiers du Document : approche MOA Le D&IM : « Document & Information Manager » serait « une » ou « la » solution
  • 17. 17/13 III- Le groupe de travail 1. Des points de vue complémentaires Grands comptes D&IM Document & Information Manager
  • 18. 18/13 III- Le groupe de travail 1. Points de vue complémentaires Didier BIOCHE Marketing Impression professionnelle Canon - Membre Xplor Jean-Pierre BLANGER Directeur Recherche & Développement Ricoh - Membre Aproged Philippe BLOT-LEFEVRE Risk manager de l’information - Hub2b-DLM Alexis BLUM Consultant en ingénierie documentaire et éditique – Membre Xplor Gérard GODART Consultant en ingénierie documentaire - ConceptDoc Jean-Louis de LA SALLE Vice-Président Xplor Aude de MONTGOLFIER Consultante Bureau van Dijk Ingénieurs conseils – Membre Aproged Cyrille de TURENNE Coordinateur Archives du Groupe AREVA - Direction Conformité
  • 19. 19/13 III- Le groupe de travail 2. L’objectif Accroître la capacité des entreprises à maîtriser les documents et informations (D&I) dans l’entreprise Définir la fonction Document & Information Manager D&IM
  • 20. 20/13 III- Le Groupe de travail 3. Les phases de travail Réflexion sur le profil 2007-2008 Présentation Profil au FAN 2008 10/2008 Réflexion sur le référentiel 2009 Présentation Référentiel au FAN 2009 10/2009 Réflexion sur comment devenir D&IM Fin 2009 Livre blanc Début 2010
  • 21. 21/13 III- Le Groupe de travail 4. Les réalisations Profil D&IM Référentiel D&IM D&IM en bref… Présentation D&IM Référentiel D&IM
  • 22. 22/13 III- Le Groupe de travail 5. Évolution Aujourd’hui le Groupe de Travail se structure. Un blog http://dimanager.wordpress.com/ Une réflexion sur le passage à une structure plus professionnelle de type association indépendante Rejoignez nous !!!
  • 23. 23/13 IV- Un exemple Concret La MAIF Didier Menay : Directeur de la Logistique de L’information
  • 24. 24/13 Questions et Réponses

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