Proceso Administrativo

El proceso ADMINISTRATIVO clásico

MODELO AMPLIADO DEL MODELO SISTEMICO ADMINISTRATIVO U OPERACIONAL Conocimientos administrativos, metas de los reclamantes y uso de los insumos Planeación Organización Integración de personal Dirección Control Facilitados por la comunicación, que también une a la organización con el ambiente externo Productos (Bienes, Servicios, Ganancias, Satisfacción, Integración de metas otros. Revitalización del sistema Insumos meta de los demandantes Empleados, Consumidores, Proveedores, Accionistas, Gobiernos, Comunidad , otros Insumos( humanos, Capital, Administrativos, Tecnológicos) Variables e Información externas Oportunidades Restricciones , otras Para generar productos AMBIENTE EXTERNO AMBIENTE EXTERNO AMBIENTE EXTERNO

Planeación

Organización

Integración de personal

Dirección

Control

FUNCIONES DE LA A DMINISTRACION

Planeación y Administración por objetivos Tipos de Planes Planeación Objetivos Estrategias Políticas de Planeación Misión y propósito De estrategias y políticas Planeación estratégica FODA Toma de Decisiones Importancia Alternativas

Planeación y Administración por objetivos

Implica selección de misiones, objetivos y acciones para cumplirlos, que requieren de la toma de decisiones, es decir, de optar entre diferentes cursos de acción futuros. Es decir un método racional para el cumplimiento de objetivos preseleccionados. Planeación

La planeación es un puente entre el punto donde actualmente se encuentra y hacia donde quiere ir. Planeación Es importante destacar que una planificación sin control, carece de toda sustentación del objetivo al que se quiere llegar.

tipos de PLANES

PLANES Misiones o Propósitos Objetivos o Metas Estrategias Políticas Procedimientos Reglas Programas Presupuestos

MISION / PROPOSITO Se identifica la función o tarea básica de una empresa (o de una parte). Toda empresa tienen un propósito o misión.

Ejemplos:

Una empresa comercial tiene como propósito general la de producir bienes y servicios.

El propósito de AIEP es enseñanza, investigación y prestación de servicios a la comunidad.

METAS / OBJETIVOS Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole. No solo representa la finalidad de la planeación sino que el fin que se persigue mediante la organización, la integración del personal, la dirección y el control.

ESTRATEGIAS La determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de un curso de acción junto con los recursos necesarios para cumplir con esta.

POLITICAS Forman parte de los planes dado que son enunciados o criterios que orientan o encausan el pensamiento de la organización en la toma de decisiones, sin embargo no todas son “enunciados” sino que también se desprenden de las acciones de los administradores.

POLITICAS ejemplos

Algunas empresas sólo contratan un perfil de profesional, es decir, por política de la empresa sólo estamos contratando a “Administradores de empresas con mención en marketing”.

Políticas de precios: se reajustarán con la variación del IPC anual.

Por políticas de la empresa “no se aceptan devoluciones”.

PROCEDIMIENTOS Son planes donde se establece un método para el manejo de actividades futuras. Son secuencias cronológicas de las acciones requeridas, guías de acción, no de pensamiento donde se detalla exactamente como se deben realizar ciertas actividades.

REGLAS Son acciones u omisiones específicas, no sujetas a discreción de cada cual. No permite desviación: Area fumadores y No fumadores.

PRESUPUESTO Formulación de resultados esperados que se expresa en términos numéricos.

SEGUIMOS ?

pasos de la PLANEACION

Atención a las oportunidades A la luz de: Mercado Competencia Deseos de clientes Nuestras fortalezas Nuestras debilidades Establecimiento de objetivos o metas Donde quisiéramos estar y qué deseamos hacer y cuando. Consideración de premisas de Planeación ¿En qué condiciones (internas o externas) operarán nuestros planes?. Identificación de alternativas ¿Cuáles son las alternativas más promisorias para el cumplimiento de nuestros objetivos? Comparación de alternativas con base en las metas propuestas ¿Qué alternativas nos ofrece mayores posibilidades de cumplir nuestras Metas al menor costo y mayores ganancias? Elección de una alternativa. Selección del curso de acción que Seguiremos. Formulación de planes de apoyo. Como planes para: Compra de equipo Compra de materiales Contratación y capacitación de Empleados. Desarrollo de un nuevo producto. Conversión de planes en cifras Mediante la realización de ppts. Desarrollo de ppts como: Volumen y precio de ventas Gastos de operación. Inversión de bienes de capital.

OBJETIVOS

Fines importantes a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. Los objetivos son Verificables o cuantificables. Es decir, al final del período se debe determinar si el o los objetivos se cumplieron. OBJETIVO

Los objetivos forman una jerarquía que van desde el propósito general hasta los objetivos individuales específicos. El punto más alto de la jerarquía es el propósito. OBJETIVO

1 Propósito 2 Misión 3.Objetivos generales de la Organización (L/P, estratégicos) 4. Objetivos generales más específicos (resultados clave de algún área) 5. Objetivos divisionales. 6. Objetivos departamentales y de unidades . 7. Objetivos individuales: *Desempeño * De desarrollo personal . Consejo de Administración Administradores de nivel superior Administradores de nivel intermedio Administradores de nivel inferior Jerarquía de Objetivos Jerarquía Organizacional

Planeación y Administración por objetivos Tipos de Planes Planeación Objetivos Cualitativos Cuantitativos Ser medibles verificables, por ende debiera responder: ¿Cómo puedo saber si al final del período si el objetivo se cumplió?

LA ADMINISTRACION SIN OBJETIVOS SERIA UNA OBRA AL AZAR. SIN DESEMPEÑOS EFICACES SIN PROPOSITOS CLAROS

Planeación Estrategias Políticas de Planeación Misión y propósito de estrategias y políticas Planeación estratégica FODA

Estrategias Políticas de Planeación

Determinación de la misión o propósito fundamental y de los objetivos principales a largo plazo de una empresa, la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para lograr estos fines. Misión y propósitos de estrategias y políticas

La misión (propósito) es la respuesta a la siguiente pregunta: ¿En que consiste nuestro negocio? Los principales objetivos son los puntos finales hacia los que se distinguen las actividades de una empresa Misión y propósitos de estrategias y políticas

Planeación estratégica Análisis de la industria Perfil empresarial Propósito Objetivos Principales Intención estratégica Orientación Ejecutiva Valores Misión Debilidades y Fortalezas internas Desarrollo de Estrategias alternativas Planeación a Mediano y Corto plazo Amenazas y Oportunidades Externas Presentes y futuras Planeación de Contingencia (prueba de Congruencia) Reingeniería Estructura Organizacional Integración de personal Evaluación y decisión estratégica Instrumentación Dirección Control Insumos Personas Capital Habilidades administrativas Habilidades técnicas Otras Metas de grupos Interesados : Empleados Consumidores Proveedores Accionistas Gobiernos Comunidad Otros

FODA

=

SWOT

SWOT strengths weaknesses opportunities threats

MIDE LA SITUACION COMPETITIVA DE UNA ORGANIZACIÓN, EMPRESA O UNA NACION. PERMITE DETERMINAR 4 CONJUNTOS DE ALTERNATIVAS ESTRATEGICAS. FODA/SWOT

Formal E Informal Org. Formal Organización Informal Departamentalización Por función empresarial Matricial Descentralización Empowerment Descentralización

EN TODA ORGANIZACION ESTAN PRESENTES AMBOS TIPOS DE ORGANIZACIONES. (Organización Formal e Informal)

ES LA ESTRUCTURA INTENCIONAL DE FUNCIONES EN UNA EMPRESA FORMALMENTE ORGANIZADA Formal

EJEMPLO

Organigrama ejecutivo de telefónica

RED DE RELACIONES INTERPERSONALES QUE SURGE CUANDO SE ASOCIA GENTE. Informal

Organigrama ejecutivo de telefónica Fanáticos de la pesca Del equipo de futbolito. Asíduos al café matutino

Formal E Informal Org. Formal Organización Informal Estructura organizacional Departamentalización Por función empresarial Matricial Descentralización Empowerment Descentralización

Agrupación de actividades de acuerdo con las funciones de una empresa y que expresa lo que esta hace comúnmente. Departamentalización por función empresarial

Las funciones empresariales básicas son las de: Departamentalización por función empresarial Producción: Ventas: Finanzas Creación o agrega utilidad a un bien o servicio. Hallazgo de clientes dispuestos a aceptar el Bien o servicio. Obtención, cobro, resguardo y gastos de fondos de la Empresa..

Conocida como administración de proyectos o productos, es la combinación de patrones de departamentalización funcional y de proyectos o productos en la misma estructura organizacional. Organización Matricial

Director de Ingeniería Jefe de Diseño Jefe de Ingeniería Hidráulica Jefe de Ingeniería mecánica Jefe de Ingeniería eléctrica Jefe de Ingeniería metalúrgica Gerente del Proyecto A Gerente del Proyecto B Gerente del Proyecto C Gerente del Proyecto D

Formal E Informal Org. Formal Organización Informal Departamentalización Por función empresarial Matricial Descentralización Empowerment Descentralización

Es la tendencia a distribuir la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada. Descentralización de la Autoridad

No puede haber descentralización absoluta dado que si los administradores delegaran el 100% de la autoridad perderían su condición. Descentralización de la Autoridad

Supone la cuidadosa selección de cuales decisiones desplazar a niveles inferiores de la estructura organizacional y cuales retener en la cima. Descentralización de la Autoridad

Empowerment

Empowerment Significa que los empleados, administradores o equipos de todos los niveles de la organización tienen poder para tomar decisiones sin tener que requerir la autorización de sus superiores.

Empowerment El punto es que quienes se encuentran directamente relacionados con una tarea son los más indicados para tomar una decisión al respecto. Se subentiende que tienen las aptitudes para ello.

Integración Del personal Capitulo 11 Harol Koontz

Consiste en ocupar y mantener los puestos de la estructura organizacional, mediante la identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, inventario del personal disponible y reclutamiento, selección, contratación, ascenso, evaluación, planeación de carreras, compensación, capacitación, desarrollo, etc etc

Todo lo atingente al personal de una organización.

Algunos terminología común de Personal

Promoción interna

Reclutamiento

Proceso de Selección

Puestos

Requisitos

Habilidades

Aptitudes

Ascensos

Evaluaciones

Capacitación

DIRECCION Capitulo 14, 15, 16, 17 Harol Koontz

DIRECCION Factores Humanos y motivación Liderazgo Liderazgo

Factores Humanos y motivación A través de la dirección los administradores ayudan a las personas a darse cuenta de que pueden satisfacer sus necesidades y utilizar su potencial y al mismo tiempo contribuir al cumplimiento de los propósitos de la empresa.

La administración considera a los individuos como más que unos meros factores de producción en los planes administrativos. (Dignidad personal, integridad, motivación)

Liderazgo

El arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntariamente en el cumplimiento de metas grupales.

Estilos de Liderazgo Líder Autocrático: Impone y espera cumplimiento, es dogmático y seguro y conduce por medio de la capacidad de denegar u otorgar premios y castigos. Líder Democrático: Consulta a sus subordinados respecto de acciones y decisiones probables y alienta su participación.

Estilos de Liderazgo Líder Liberal: hace uso muy reducido de su poder, en caso de usarlo, ya que consede a sus subalternos alto grado de independencia. Capitulo 15 Harol Koontz

COMUNICACION Es la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderla . Capitulo 17 Harol Koontz

Planeación Organización Integración Del personal Dirección Control Comunicación

Ambiente externo

Clientes

Proveedores

Accionistas

Gobiernos

Comunidad

otros

CONTROL Capitulo 18 Harol Koontz

CONTROL Es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos. Planeación y control están estrechamente relacionados.

CONTROL

Implica tres pasos:

Establecimiento de normas

Medición del desempeño con base en esas normas

Corrección de las variaciones respecto de normas y planes.

Norma:

Son criterios de desempeño o puntos seleccionados en un programa de planeación.

2. Medición de desempeño: Su finalidad es encontrar desviaciones importantes y evitar mediante acciones apropiadas alguna futura merma.

3. Corrección de desviaciones: Es el punto donde el control puede concebirse como parte del sistema total de administración y ponerse en relación con las demás funciones administrativas. Se podrán corregir desviaciones, rediseñando sus planes o modificando sus metas.( ppio de cambio de navegación)

Desempeño deseado Desempeño real Instrumentación De correcciones Programa de Acción correctiva Análisis de Causas de desviaciones Medición Desempeño real Identificación de desviaciones Comparación del Desempeño real Con las Normas

La carta Gantt o gráfica de Gantt, fue desarrollada por Henry Gantt, durante la primera guerra mundial. La carta Gantt consiste, esencialmente, en relacionar el tiempo de la actividad planificada con el tiempo que realmente se demoró en su ejecución. La Carta Gantt

La carta Gantt comenzó aplicándose en el área de producción de las empresas y desde ahí se extendió a todo tipo de actividades. La carta Gantt es fácil de dibujar y de entender, obliga a programar las actividades con precisión y facilita el control de ella. Sus desventajas radican en que fija un solo lapso de tiempo para realizar cada actividad y no indica en forma clara la secuencia entre actividades. La Carta Gantt

Ventajas del diagrama de Gantt Es muy sencilla y fácil de entender. Da una representación global del proyecto. Permite hacer sin muchas dificultades. Lo maneja los paquetes computacionales.

Desventajas del diagrama de Gantt. No muestra relaciones de procedencia entre actividades claramente. No permite optimizar el desarrollo de un programa. No muestra las actividades críticas o claves de un proyecto.