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ELEARNING EN LAS EMPRESAS

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ELEARNING2

  1. 1. E-LEARNING INDICE Introducción…………………………………………………………....……pag.1 Definición de e-Learning……………………………………………….…..pag.2 E-Learning en el ámbito empresarial Análisis de necesidades de e-Learning ………..……......pag.3 Costes de implantación de e-Learning ……………........pag.8 Estrategias de implantación de e-Learning ……………..pag.13 Estadísticas sobre e-Learning en empresas españolas pag.17 Referencias ……………………………………………………….…….….pag.23 Universidad Nacional de Educación a Distancia (UNED) Curso de Experto en “E-Learning: educación y formación por Internet” MODULO II Jose Manuel Ibáñez Argos
  2. 2. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II INTRODUCCION Desde el inicio de INTERNET y especialmente desde 1994 en que se dio a conocer al mundo la Word Wide Web, se produjo un gran avance en la educación a distancia que hasta entonces había tenido distintas denominaciones como, teleformación, teleeducación, etc.. Desde entonces la formación a distancia ha tenido mucho éxito tanto desde el punto de vista de los Centros de Enseñanza, como de los alumnos que se acogen a esta modalidad de enseñanza. Este éxito hay que buscarle en el hecho irrefutable de la necesidad ineludible del ser humano de formarse y de continuar haciéndolo el resto de su vida para perpetuarse en el mercado laboral por un parte y por otra la de realizarse como persona. Para lograrlo debe obtener unos conocimientos a los que muchas veces no tienen acceso bien por no disponer de los medios económicos o bien por la imposibilidad de hacerlo por no disponer del tiempo suficiente. Y es en este punto donde surge la Educación a Distancia e Internet, y de la fusión de ambos surge la formación E-Learning que permiten a un precio mucho más reducido adquirir unos conocimientos cuyas fases de aprendizaje se adaptan a la disponibilidad del alumno. Hasta tal punto ha crecido los usuarios de este sistema de enseñanza que el número de Instituciones públicas y privadas que se dedican ha impartir conocimientos utilizando las nuevas tecnologías de información y comunicación, sea duplicado en los últimos cinco años. En el presente siglo, los avances de la formación por Internet se aprecian en dos ámbitos: 1) Ámbito Académico y Universitario Cada vez son más las Universidades tradicionales aceptan mejor las bondades de la formación E-Learning para su utilización en la docencia ya que en este mundo universitario se encuentra muy relacionado con Internet por su habitual uso para tareas de investigación. 2) Ámbito Empresarial Las empresas se han dado cuenta del gran ahorro de costes que supone la formación e-Learning y que además permite formar eficazmente a sus trabajadores. Por todo ello las posibilidades de la enseñanza y aprendizaje abiertos se están descubriendo en todo el mundo pero principalmente en los paises desarrollados en los que las Administraciones Públicas potenecian todos estos programas. Además son muchos los estudios que demuestran que el grado de satisfación de los alumnos de este tipo de enseñanza es superior al de las enseñanzas convencionales como por ejemplo Russell (1999) en su libro The No Significant Difference Phenomenon. Para intentar demostrarlo voy a centrar el presente trabajo en las aplicaciones e implicaciones del e-learning en el mundo empresarial. Jose Manuel Ibáñez Argos Página 1
  3. 3. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II DEFINICION DE E-LEARNING Antes de definir el e-Learning se debe explicar el concepto y los diferentes modelos de la enseñanza a distancia. Modelos de la enseñananza a distancia: • Educación por correspondencia.- Basados en el correo postal como medio de comunicación alumno profesor • Clase a distancia.- Donde se pone de relieve la lejanía entre alumno y profesor. • Enseñanza Autonoma.- El alumno se convierte casi en autodidacta. • Enseñanza semipresencial.- Donde existe educación a distancia pero también presencial. • Teleformación.- Donde se utilizan medios modernos como radio, televisión, videoconferencia, CD’s y DVD’s con el apoyo de ordenadores para el seguimeinteto de los cursos. • Educación virtual.- Que utiliza Internet como medio de comunicación entre alumno y profesor, a esta modalidad de enseñanza es la que se conoce como E-Learning. Características diferenciadoras entre la Educación a distancia y la presencial: 1. Separación física entre alumno y profesor.- Que como consecuencia de la dispersión geográfica entre alumno y profesor, debe recurrir a medios técnicos como televisión, readio e internet 2. Uso masivo de medios técnicos.- El uso masivo de los medios técnicos en la enseñanza a distancia ha dado lugar a la superación de las fronteras del tiempo y el espacio, para que los alumnos puedan aprender lo que quieran, donde quieran y cuando quieran. 3. El alumno como centro de una formación independiente y flexible.- El alumno de la enseñanza a distancia es mucho más independiente, porque debe de planificar el ritmo de sus estudios y por este motivo debe tener una gran autodisciplina. 4. Tutorización.- Desarrollada generalmente por personal distinto del que colaboró en la elaboración de los contenidos del curso, cuya función sería doble: por una parte el asesoramiento económico y administrativo por otra el asoramiento sobre contenidos. 5. Comunicación de doble vía asíncrona..- En la enseñanza a distancia la comunicaión entre alumno y profesor no es simultanea generalmente, pues debido a la dispersión geográfica existe un retraso entre el envio de la comunicación (por correo electrónico o correo postal) y la respuesta, habitualmente por el mismo medio que se realizó el primer envio. Por tanto podemos definir el E-Learning como: Enseñanza a distancia caracterizada por una separación fíasica entre profesorado y alumnado, sin excluir encuentros físicos puntuales, entre los que predomina una comunicación de doble vía asíancrona donde se usa preferentemente Internet como medio de comunicación y distribución del conocimiento, de manera que el alumno es el centro de formación independiente y flexible, al tener que gestionar su propio aprendizaje, generalmente con ayuda de tutores externos Jose Manuel Ibáñez Argos Página 2
  4. 4. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II ANALISIS DE NECESIDADES (E-Learning en el Ámbito Empresarial) Existe una tendencia a justificar el e-learning a través de la evaluación relativa a cuanto se mejora el rendimiento de los aprendices. Esto es sin duda importante, pero no es suficiente. En el libro Reengineering the Corporation, Hammer y Champy identificaron cuatro criterios principales para la implantación de los negocios: calidad, servicio, velocidad y coste. La mejor forma de asegurar que el e-learning se puede justificar totalmente consiste en centrar los esfuerzos requeridos para conseguir buenos resultados usando estas cuatro mediciones. Como puede observarse en la tabla 8. Estos mismos criterios se aplican a la enseñanza. Tabla 8.1 Mediciones claves para los negocios aplicadas a la enseñanza Criterios Implicaciones para los Implicaciones para el aprendizaje negocios Coste ¿Cuánto costará optimizar el ¿Cuánto costará adquirir o desarrollar programas negocio, y cómo pueden educativos y a su vez distribuirlos a todas las gestionarse esos costes? Los personas que los necesitan? ¿Cuánto puede ahorros se traducen desde la costar sacar empleados de la línea de base directamente en mayores producción y ubicarlos en un módulo de utilidades, ganancias por aprendizaje? Éstas son preguntas típicas de participación, etc., y la presupuesto que se formulan año tras año. liberación de capital puede ser Únicamente ahora estos costes se están reinvertido en el crecimiento del volviendo críticos y visibles, y a su vez más negocio. difíciles de justificar. La presión por tener control sobre el presupuesto de la empresa cada día es más intensa que nunca. Calidad ¿Cómo se cumplen las ¿Cuál es la calidad de los programas de expectativas del consumidor a aprendizaje? ¿ Es cierto que estos programas se través que de las ofertas de la están aplicando y, más importante aún, se están compañía? traduciendo en mejor preparación?. Estas El aumento de la calidad se preguntas van más allá del ¿qué aprendió la relaciona directamente con la gente? Hasta ¿Qué pueden hacer ellos? Y más obtención de resultados, desde importante ¿valió la pena? la base que se pueden obtener a través de una mayor fidelidad de los consumidores al producto y un mayor crecimiento en el segmento del mercado, entre otras medidas. Jose Manuel Ibáñez Argos Página 3
  5. 5. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II Tabla 8.1 Mediciones claves para los negocios aplicadas a la enseñanza ( continuación ) Criterios Implicaciones para los negocios Implicaciones para el aprendizaje Servicio ¿Cómo responde el negocio a las Con una mayor dispersión, movilidad y necesidades del cliente? La satisfacción diversidad de la fuerza de trabajo, y una del cliente con acceso a los servicios mayor operación de negocios puede ser la clave de la diferenciación globalizados, el aprendizaje debería ser en el mercado. más accesible, las 24 horas del día y los 7 días de la semana. Con estructuras organizacionales desacopladas y rápidos cambios en el ambiente de negocios en cuanto se refiere a las decisiones e innovación dentro de los niveles bajos de la compañía, el aprendizaje debe ser enfocado hacia cada individuo, mientras, al mismo tiempo, se les debe permitir explorar nuevas áreas que puedan estar fuera de patrones predecibles. Velocidad ¿Cómo de rápido puede la compañía ¿Cómo de rápido puede el aprendizaje realizar cambios estratégicos que puede responder a los cambios de los permitan adaptarse a nuevos desafíos? negocios?. Si los empleados esperan ¿Cómo de rápido puede colocar un que los programas de aprendizaje nuevo producto en el mercado? O reflejen una precisión a última hora, también ¿Cómo de rápido puede pertinencia e integridad y si la responder la compañía a las información cambia de modo necesidades de los consumidores? constante, ¿Cómo pueden responder Estos son ejemplos de preguntas claves los proveedores de aprendizaje? que permitirían medir la velocidad de ¿Como pude el aprendizaje ser respuesta de la empresa. efectivo, escalable y sensible a la La economía digital exige la necesidad velocidad de Internet? de ser más veloces. Aquí tenemos los criterios para evaluar el aprendizaje, y otros por los cuales el e-learning puede justificarse. Hoy día, ninguna compañía puede darse el lujo de poseer programas de aprendizaje de alta calidad, los cuales toman mucho tiempo para desplegarse, no están disponibles en el momento que se necesitan o cuesta tanto trasmitirlos que resulta imposible adquirirlos. Si el aprendizaje constituye parte del valor de una empresa, debe tener éxito en los cuatro criterios de la tabla 1. Pero no hay manera que esto suceda a menos que la tecnología e-learning sea parte de la mezcla y que a su vez forme parte de las más tradicionales formas de aprendizaje. quot;Con la interactividad de Internet, lo que obtenemos es el equivalente a una relación “Estudiante—profesor”. Los medios están finalmente a mano para mejorar la productividad en la educaciónquot;. Peter Druker1 1 James W. y Dirk Smilline, “Putting More Now into Knowledge”, Forbes, 15 mayo 2000, p.88 Jose Manuel Ibáñez Argos Página 4
  6. 6. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II CALIDAD EN EL E-LEARNING La primera medición de la viabilidad del negocio es el coste económico y a este tema dedicaremos un apartado completo posteriormente. La segunda medición de viabilidad del negocio es la calidad, y la pregunta a responder es: ¿podrán/ deberán repercutir las soluciones e-learning en un incremento apropiado en el conocimiento y crecimiento de la empresa, y cuánto puede ser el coste de inversión? Esta es el área en donde los cuatro niveles de evaluación de Donald Kirkpatrick son muy apropiados, aunque no deberíamos limitarnos por ellos. Pero en las situaciones e- learning, hay algunas consideraciones importantes por examinar. Nivel 1: Reacción. La típica evaluación que se hace al final del curso, se puede considerar más importante para el e-learning que para el salón de clase. Entre los eventos de la clase es posible observar las reacciones de los estudiantes, y al entrevistar al instructor por lo que observaron, se puede ganar un conocimiento más amplio y profundo de la reacción del programa por parte de los estudiantes. Pero con el e- learning —entrenamiento en línea, gestión del conocimiento, o la combinación de ambos— la evaluación del empleado es esencial porque, en general, no hay una fuente adicional de información. Con el incremento de su importancia viene la necesidad de ser mejor, por lo que se presentan unas preguntas más íntimas, las cuales hacen hincapié en una variedad de experiencias dentro del contexto, diseño de interfaces, autenticidad, valor, etc. Construir esa búsqueda dentro del programa animará a las personas a responder mejor y a la vez a mostrar sus respuestas, y compararlas con las de sus compañeros será incluso más motivador. Nivel 2: Aprendizaje. Este es el nivel que responde la pregunta típica ¿qué espera el empleado como resultado del programa? Si ésta es la situación de evaluación que sigue al entrenamiento en línea o una solución a problemas más complejos como parte de una simulación de trabajo, en un ambiente de e-learning el énfasis es más valioso en proporcionar información anterior a los alumnos y desarrolladores (para mejorar el programa), y no informes de resultados para algún tipo de hoja corporativa de eva- luación. Desafortunadamente, en un esfuerzo por justificar la decisión original para usar una solución en línea, o por probar que las personas realmente han tenido acceso al programa, aparece un uso creciente de evaluación del nivel 2 como estrategia de seguimiento. Aún peor es el hecho que algunas personas tratan de incorporar evaluaciones en el sistema de gestión del conocimiento. La evaluación de la línea básica —el nivel 2— se usa primariamente como método de informar de casos anteriores y no como un sistema de evaluación. Esto se puede entender mejor en el nivel 3. Nivel 3: Capacitación. Aquí se tienen que hacer mayores esfuerzos para determinar si el esfuerzo en el e-learning fue efectivo. A este nivel se puede hacer la pregunta clave ¿pueden las personas desenvolverse mejor y más rápido?, y a la vez esta cuestión va directamente al centro del por qué la iniciativa se desarrolló en un principio. Desarrollar un sistema de monitoreo continuo de la eficiencia del personal que utiliza el sistema de e- learning , y crear informes que permitan comparar los resultados observados con otros de su empresa en el pasado es el método a seguir para llegar controlar el funcionamiento del sistema. Nivel 4: Resultados. En este nivel, la pregunta concierne a la contribución del e-learning a la efectividad del negocio. Si estaríamos justificando los costes, el énfasis se haría en el ahorro de dinero (reduciendo los costes operacionales) al trabajar con e-learning. Aquí las palabras claves son hacer dinero, mostrando que los resultados del e-learning se reflejan en las ventas, menores errores, mayor productividad, etc. Ambos son importantes. Otra pregunta que debe responderse se refiere a las consecuencias de no hacer nada. ¿Es posible demostrar que la falta de instrucciones o de información puede llegar a tener un impacto perjudicial en la empresa? Por ejemplo, mostrar que las fallos del sector de ventas al operar a alto nivel pueden dar como resultado la Jose Manuel Ibáñez Argos Página 5
  7. 7. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II pérdida de ventas, lo cual reforzará su argumento para realizar una notable inversión en una solución de aprendizaje y, más específicamente, en una solución e-learning. A pesar de la importancia de la contribución financiera del e-learning, no se debe limitar las actividades del nivel 4 a los aspectos financieros y también deberemos hacernos las siguientes preguntas, como: ¿somos más inteligentes y a la vez somos una compañía más introspectiva como resultado de esta inversión?, ¿cómo afectan los procesos de aprendizaje a los consumidores?, ¿qué efecto tiene el programa de entrenamiento en la capacitación de los empleados, la moral, etc.? La formulación de las preguntas correctas y la observación de cómo era el comportamiento de la empresa en el pasado en comparación con la actualidad son piezas clave de la correcta aplicación al negocio, y de la mejora en la relación y colaboración con los clientes. Más allá de determinar los beneficios financieros del esfuerzo en e-learning, existe una conciencia creciente de que el capital intelectual —el conocimiento general del negocio- posee un valor (a pesar de que muchos expertos no lo ven de esta manera). Algunas veces la compañía puede gastar una gran cantidad de dinero sólo para mejorar el conocimiento de su personal sin ningún beneficio financiero inmediato, excepto la fuerte suposición de que el conocimiento será de gran valor para la compañía en un futuro. ¿Cómo es de valioso para la compañía poseer el conocimiento o capacitados en el tema, que sus competidores no poseen, y que además esos expertos conozcan todos los sistemas de gestión del conocimiento a la perfección, y se corra el riesgo que en un momento dado renuncien, se jubilen, o tal vez dejen el negocio? De este modo, es evidente que la capacidad de que el capital intelectual crezca en su firma es otro quot;resultadoquot; que debe tenerse en cuenta. Thomas Stewart identificó algunas interesantes maneras de medir las contribuciones del ser humano al capital intelectual. Una es la innovación -mida los márgenes brutos en la innovación de nuevos productos, comparándolos con los viejos productos que fueron remplazados—. Otra es la actitud del empleado —el personal que siente que aprende y es valorado, tiende a ser más productivo—. Otras medidas incluyen posesión, rotación de personal, experiencia y aprendizaje; cada una puede dar una indicación de la capacidad de la firma para retener y hacer crecer el talento base de la empresa . Algunas veces las barreras que generan las evaluaciones tienen como fin destruir el e-learning —negociamos un obstáculo en la evaluación y lo que recibe es una mayor cantidad de dificultades por superar—. En estos casos, nos encontramos ante un problema cultural y político, no un problema en la evaluación como tal, y lo que se necesita es saberle dar el enfoque apropiado. Algunas veces, las regulaciones del gobierno o los pactos con los sindicatos obligan a medir el aprendizaje de maneras que podríamos considerar inapropiadas. Esto podría ser un obstáculo enorme, a menos que un modelo equivalente, que se considere aceptable, sea puesto en su lugar. Evaluación de los Servicios e-Learning Otra importante área de criterios del e-learning es el servicio. Los programas rentables pero difíciles de adquirir, en realidad no tienen mucho valor. La pregunta es: ¿Cómo de accesible es el programa de e-learning? En esencia, se quiere asegurar que el entrenamiento en línea o el sistema de gestión de conocimiento esté disponible para todos los que lo necesiten. Esto significa fácil accesibilidad. Si el empleado puede desplazarse al edificio contiguo, esto no sería el tipo de accesibilidad que se desea. El acceso al hogar tampoco es parte del tema. Pero si se tienen empleados que trabajan desde su casa, los Jose Manuel Ibáñez Argos Página 6
  8. 8. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II cuales necesitan acceso al sistema de gestión de conocimiento, por ejemplo, la accesibilidad desde el hogar se convierte en algo muy importante. La calidad del acceso guarda relación con la accesibilidad. Si los equipos son obsoletos (por ejemplo, módem de baja velocidad) o si su infraestructura no es de confianza, las personas se preguntarán si realmente vale la pena acceder al programa. Por esto es tan importante colaborar con el departamento de tecnologías de información. Como se dijo antes, el acceso es tanto la capacidad que toda persona que necesite el programa tenga de adquirirlo como que le resulte igual de fácil acceder a él en cualquier parte en donde se encuentre. La disponibilidad del sistema no puede finalizar a las 17 horas, porque en alguna otra parte puede ser horario laboral y por tanto podría haber clientes y alumnos potenciales . Aun si el negocio se localiza en un solo lugar, algunas personas son más productivas por la tarde o en la noche o bien, temprano por la mañana. Entonces, el acceso por cualquier persona y en cualquier parte, agregamos cualquier momento como una justificación clave y como criterio de evaluación para una iniciativa de e-learning. Evaluación de la Velocidad e-Learning El último de los cuatro criterios es la velocidad, y la pregunta es: ¿Cómo es de rápida la respuesta del sistema a los cambios de la demanda del negocio y a los cambios de los requerimientos de sus empleados?. Hay tres consideraciones principales: En primer lugar, ¿Cómo de rápido una iniciativa de e-learning se carga y empieza a funcionar? (la pregunta del desarrollo). En segundo, ¿Cómo de rápido una iniciativa de e-learning puede llegar a todas las personas que necesitan el contenido? (la pregunta de la entrega). Y tercero, ¿Cómo de rápido la iniciativa de e-learning puede alterarse debido a los cambios en el negocio, o a la necesidad de distribuir información nueva y revisada? (la pregunta de rotación) De los cuatro criterios esenciales de justificación del e-learning, la velocidad es la clave. Sin la necesidad de la velocidad, la tecnología no sería necesaria. Sin el criterio de la velocidad, el Internet, o la intranet, serían mucho menos importantes. Pero en una era en donde los correos nocturnos son lentos, la velocidad hace la diferencia. En el caso de los negocios, el e-learning debe tener un componente de velocidad para ser completo. Jose Manuel Ibáñez Argos Página 7
  9. 9. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II COSTES DE IMPLANTACION (E-LEARNING EMPRESARIAL) La primera pregunta que debemos hacernos es: ¿permitirá el e-learning ahorrar dinero? Cuando se compara una alternativa de e-learning de calidad con un programa educativo de calidad, presencial en aulas, la mayoría de las investigaciones demuestran que la capacidad de las personas para aprender con este método es del mismo nivel que en un salón de clases, e inclusive se podría decir que mejor. En otras palabras, si se da por sentado que no existe ningún detrimento del aprendizaje con la aplicación del e-learning, entonces su meta debe ser llegar a este nivel de aprendizaje al menor coste posible. Pero, ¿cómo se logra esto? Entender cómo las soluciones de e-learning pueden costar menos en compara- ción con una clase regular, involucra cuatro principios básicos. 1. El e-learning es más eficiente. A cualquiera puede llevarle entre un 25 y un 60% menos de tiempo recibir una cantidad determinada de instrucción o información que en una clase. Ahorrar tiempo en vez de dinero es un factor definitivo en el marco del e-learning empresarial. La sección A de la figura 8.1 muestra la compresión del tiempo para un curso típico de salón de clase de cinco días, el cual se convirtió a e- learning. ¿A qué se debe esto? Primero que todo, no hay necesidad de usar el tiempo para diferentes quehaceres, introducción a las clases, descansos, almuerzos, etc. Segundo, debido al diseño individual del e-learning, quot;los alumnosquot; pueden llevar su propio ritmo, saltarse algún material de estudio que conocían de antemano (es común que el sistema por sí solo haga un diagnóstico y automáticamente prescinda del material innecesario). Los alumnos no se atrasan por culpa de los estudiantes más quot;lentosquot; que necesitan más tiempo para aprender, y por lo tanto no se quedan sentados escuchando la presentación del instructor, la cual se enfoca hacia los estudiantes de nivel intermedio. Finalmente, debido a que una solución e-learning de calidad probablemente implica un proceso de diseño instruccional o de información más riguroso, es probable que sea más eficiente, por sí mismo. Jose Manuel Ibáñez Argos Página 8
  10. 10. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II 2. Tiempo del ciclo de suministro. Como puede observarse en la gráfica B, figura 8.1, en una hipotética demanda para entrenar a 1 000 personas, con 30 alumnos en un curso de cinco días con un instructor, se necesitarían alrededor de ocho meses para que el total de los estudiantes pasen por el programa. En muchos casos, para el momento cuando la mitad de las personas han sido entrenadas, el contenido habrá cambiado tanto que la primera mitad necesitaría reentrenamiento o, por el contrario, la compañía necesitaría modificar sus prioridades y el segundo grupo por entrenar podría no hacerlo nunca. Inclusive si se acorta el tiempo de entrenamiento día tras día, el impacto en el tiempo cíclico es insignificante. Esto se debe a que el instructor puede entrenar sólo un grupo a la semana. Es obvio que se podrían agregar más instructores, pero el coste total del programa se elevaría demasiado, y también se corre el riesgo que se difundan diferentes mensajes o diferentes interpretaciones del contenido, transmitidos por diferentes instructores (no importa cuanto sea de especifica la guía del instructor o como de rigurosas sean las sesiones de entrenar-el-entrenador). Por otro lado, se puede aumentar el número de estudiantes en la clase. Pero, ¿cuántos estudiantes se pueden agregar antes de que se genere un impacto negativo en el nivel de interactividad y atención personal que se le puede dar a cada uno de los aprendices? Probablemente se puede trabajar con 35 a 40 estudiantes, inclusive 50, pero se puede dañar la efectividad del programa, si se aumenta el número de asistentes. Inclusive si duplica el número de alumnos en cada sesión, llevará alrededor de cuatro meses entrenarlos a todos. Igualmente es importante tener en cuenta que la escalabilidad instantánea del e-learning permite entregar información a muchos más alumnos sin tener que acelerar el desarrollo o tiempo de entrega. 3. Los beneficios financieros de la organización del cliente aumentan a través de e- learning, pero no los de la organización de entrenamiento, y estos beneficios se dan casi siempre en el proceso de entrega y no sólo durante el de desarrollo. Estos beneficios son más evidentes cuando se observa de manera global el ciclo de vida del producto educativo. Tal vez éste sea el más importante de los cuatro principios, pero es uno de los puntos que más cuestionan los entrenadores. El coste de desarrollo del e- learning puede ser tres veces mayor que el de un salón de clase, e incluso más alto. Pero los ahorros que se obtienen al aplicarlo son tan significativos que en muchos casos la inversión inicial el e-learning puede recuperarse en el primer año. 4. La creencia común es que la mayor parte del dinero que se ahorra es del coste de los instructores, viajes y sostenimiento; sin embargo, la realidad es que lo que se economiza es del coste de los quot;estudiantesquot; (es decir, costes de oportunidades perdidas). Asumamos que un empleado típico en una compañía gana un salario integral cercano a 80 000 dólares anuales. Si trabaja 230 días productivos (deduciendo fines de semana, festivos, vacaciones, etc.), el promedio de dinero que se le paga por día es de 348 dólares. En una clase de cinco días eso representa alrededor de 1.740 dólares, sin contar los días de viaje. Ahora bien, mientras el empleado está en proceso de entrenamiento, otra persona tiene que hacer su trabajo o, peor, nadie ocupa su puesto. Las llamadas para realizar las ventas no se hacen, se demoran cualquier reparación, en general no se contestan las llamadas, el consumidor tiene que esperar más tiempo para ser atendido, etc. De hecho, la productividad de la persona en proceso de entrenamiento es ¡cero! Por tal razón, el impacto en la productividad de cada persona en este curso de 5 días es un valor negativo de 1 740 dólares. Podemos suponer, como resultado de desplazarse de un salón de clase a un módulo de e- learning, que el empleado puede completar el programa de entrenamiento en tres días a lo sumo y retornar a su trabajo aprovechando los dos días que le quedan. El impacto en la productividad es solamente el de un valor negativo de 1.044 dólares y el ahorro de 696 Jose Manuel Ibáñez Argos Página 9
  11. 11. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II dólares. Multiplique esto por 1.000 personas que entrenarán, y la productividad en cuanto al ahorro es de más de medio millón de dólares ( $696.000), sin duda más que suficiente para pagar por una solución e-learning. Más importante es el hecho que las 1 000 personas se entrenan al mismo tiempo, por lo que el conocimiento durante el proceso de aprendizaje puede transmitirse a todos de manera instantánea y de hecho contribuirá a una mejor producción dentro de la empresa. El formato normal de una clase significaría un retraso para llegar a todos los empleados, lo cual representa elevados costes para el negocio. Mientras que la productividad de la empresa es la fuente más grande de dinero que pueda extraerse del e-learning, es más que sólo ahorros. Supongamos que se necesita entrenar 1 000 personas anualmente durante tres años. La tabla 8.2 muestra la hoja de cálculo de ahorros . Las curvas de coste para los enfoques de salón de clase y de e-learning se observan en la gráfica A, figura 8.2. 500 empleados Figura 8.2 Debido a los ahorros en el trabajo quot;perdidoquot;, el suministro y los viajes, el caso de negocios para el e-learning resulta fácil de hacer situaciones de escala grande y de escala pequeña. Jose Manuel Ibáñez Argos Página 10
  12. 12. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II Tabla 8.2 Cálculos de costes para el salón de clase y el e-learning. Datos Salón de clase E-learning Cantidad de personas a entrenar 1.000 personas anuales 1.000 personas anuales durante el programa durante tres años durante tres años Duración del programa 5 días 3 días (40% más eficiente) Coste estimado de desarrollo* $100.000 $300.000 Coste de mantenimiento en el segundo $60.000 $180.000 y tercer años (20%-40% de desarrollo por año; 30% usado por este ejemplo) Coste de suministro durante los tres años $3.000.000 (basados en US $150.000 (US $50 como $200 diarios por estudiante costes administrativos en promedio) (1) estimados por usuario) Costes de viaje ( $1.000 como promedio $1.500.000 $0 (supongamos trabajo en estimado por concepto de viajes en la oficina, en el mismo donde 50% de los estudiantes viajarán) edificio o en el hogar) Trabajo quot;perdidoquot; $5.220.000 $3.132.000 ( salarios cargados de empleados en procesos de aprendizaje) (2) Diferentes labores adicionales por $522.000 $0 concepto de viajes (se supone un día completo extra por viaje de ida y vuelta) Coste total $10.402.000 ($160.000 por $3.762.000 ($480.000 por (ahorros de e-learning US $ 6.640.000) desarrollo y $10.242.000 desarrollo y $3.282.000 por por entrega) entrega Nota: Todos los valores se expresan en dólares. * El coste de la infraestructura de e-learning, ya sea cualquier coste por concepto de las instalaciones en los salones o intranet, no están incluidos porque se consideran costes inducidos pagados por la corporación y serían necesarios si se ejecutara o no cualquier iniciativa específica de e-learning (entrenamiento en línea o gestión de conocimiento). (1) Este promedio de $200 por día se calculó al dividir los gastos de entrenamiento por empleado ($770 a $1.616) por el número de horas de entrenamiento por empleado al año (28,9 a 57,5). Este resultado se multiplica por un promedio de 7,5 que son las horas posibles de instrucción por día (Fuente. Sociedad Norteamericana de Entrenamiento y Desarrollo, 2000, Informe de Estado de Industria). Esto incluye el coste del instructor y los materiales para esa oferta en particular. Es sólo un estimativo. Sustituya los valores por los de su empresa cuando haga los cálculos. (2) El salario cargado se divide por el número de días laborales anuales y se multiplica por la duración equivalente al curso en el salón y a su vez esto se multiplica por el número total de aprendices. El análisis de costes también se puede aplicar en pequeñas ejecuciones. En vez de tener que entrenar 3.000 personas durante tres años, suponga que tiene que entrenar 500 personas en un año (véase tabla 8.3). La curva de costes para la clase y las aproximaciones de e-learning en esta menor ejecución se pueden observar en la sección B de la figura 8.2. Este enfoque opera igualmente bien en suministros sincrónicos. En tales casos, los viajes y costes de vivienda se reducen a cero para ambos enfoques. Jose Manuel Ibáñez Argos Página 11
  13. 13. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II Sin embargo, el coste total de suministro para el enfoque de e-learning se incrementa de manera sustancial. Mientras que el aula no es necesaria, sí se requiere un instructor (y los recursos que le acompañan). El proceso también funciona si su solución primaria es la gestión de conocimiento con posteriores ahorros en cuanto al trabajo quot;perdidoquot;, pero es probable que haya unos costes de suministro elevados (para gerentes y miembros de sistemas centrales , al igual que para niveles altos de mantenimiento). En todos estos escenarios, los ahorros que se obtienen aun de una solución parcial de e- learning pueden liberar suficiente dinero para mantener los componentes de salón de clase en la arquitectura de aprendizaje. quot;IBM estima que por cada 1.000 de días de clase convertidos en e-learning, pueden ahorrarse más de 400.000 dólares. Para 1999, la compañía esperaba que más de 30% de su material interno de entrenamiento se entregara en línea, con un ahorro anticipado de más de 120 millones de dólaresquot;. Business Week5 5. quot;Insiclc IBM: Internet Business Machinesquot;, diciembre 13, 1999, p. HB34. Tabla 8.3 Cálculos de costes para el formato de salón de clase y para el e-learning en una ejecución de menor escala. Clase E-learning Datos 500 personas, una vez en el 500 personas, una vez en Cantidad de personas que recibirán mismo año el mismo año entrenamiento y duración del programa Duración del programa Coste estimado 3 días $60.000 2 días (33% más eficiente) de Desarrollo $180.000 $0 $0 Coste estimado de mantenimiento (proyecto a corto plazo) $300.000 (basados en el $25.000 ( US $50 como Costes de suministro promedio de US $200 por coste administrativo estudiante por día) estimado por usuario) Costes de viaje ( $1.000 como promedio $250.000 $0 (supongamos estimado por viaje en donde 50% de los trabajo en la oficina, en estudiantes van a trabajar) el mismo edificio o en el hogar) Trabajo quot;perdidoquot; (salarios según $522.000 $348.000 rendimiento de empleados en procesos de aprendizaje) Diferentes labores adicionales por $87. 000 $0 concepto de viajes (se presume un día completo extra por un viaje de ida y vuelta) Coste total $1.219.000 $553.000 (ahorros de e-learning $666.000) ( $60. 000 por desarrollo y ( $180.000 por desarrollo $1.159.000 por entrega) y $373.000 por entrega) Jose Manuel Ibáñez Argos Página 12
  14. 14. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II Estrategias de Implantación del E-Learning en la Empresa Fases de la implantación según Diez Martínez1: 1. La primera fase es convencer de la idea a los superiores. Evidentemente este es el momento crítico, y generalmente el que más tiempo puede llevar, dado que todavía hay cierto escepticismo sobre las bondades evidentes de la formación on- line. Sin embargo, hay que enfatizar en esta fase las numerosas ventajas del e- learning, y que ya se han enumerado anteriormente. 2. La segunda fase debe consistir en la elaboración de un plan concreto, que debe abordar, al menos, los siguientes puntos: 2.1. Evaluación de los medios técnicos de que se disponen. 2.2. Cambios a realizar en los procesos formativos actuales, basados en la formación presencial, y donde se tenga muy en cuenta la temporización de dichos cambios, de tal manera que la fase de transición, de una metodología a otra, esté lo suficientemente asentada, como para que no haya que improvisar ninguna solución de última hora. 2.3. Objetivos a alcanzar a corto, medio y a largo plazo. 2.4. Inversiones a realizar. 2.5. Nuevas metodologías a desarrollar. 2.6. Descripción de los indicadores previstos que puedan ayudarnos a evaluar, en todo momento, la reducción de costes lograda, el retorno de la inversión (ROI, Return On Investment) y el grado de satisfacción de los empleados. 3. La tercera fase corresponderá ya a la implantación, que constará a su vez en dos subfases: 3.1. Proyecto piloto. Evidentemente, antes de implantar la formación on-line será necesaria una fase piloto experimental, que nos ayudará a saber qué aspectos de la estrategia planificada previamente debe ser cambiada y mejorada. Esta fase piloto podría reunir las siguientes características en las siguientes áreas: 3.1.1. Lo contenidos deben ser de gran actualidad, enormemente motivadores, y elaborados por terceros, de quienes disponemos licencia de uso. 3.1.2. El personal seleccionado para recibir estos cursos debe tener un perfil alto en cuanto a autodisciplina y motivación. 3.1.3. Es recomendable utilizar una plataforma de gestión del aprendizaje (LMS) externa, y donde se nos haya permitido alojar el curso o cursos de manera experimental, en régimen de alojamiento externo o hosting, con el fin de poder evaluar dicha plataforma, y si no fuera de nuestro agrado en la fase experimental, seleccionar otra en la fase de implantación general. Jose Manuel Ibáñez Argos Página 13
  15. 15. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II 3.1.4. Evaluación de la experiencia, donde se saquen conclusiones fiables que permitan fijar el diseño de la implantación general. 3.2. Implantación general. La implantación de manera generalizada de la formación on-line no debe suponer necesariamente la sustitución de la formación presencial, sino que en la mayoría de los casos se optará por un modelo mixto, donde convivan ambas metodologías, a distancia y presencial. Esta fase de implantación general supondría, respecto a la piloto, algunos cambios importantes: 3.2.1. Definición de la plataforma de gestión del aprendizaje (LMS) a utilizar, que además formaría parte posiblemente de un portal de formación, personalizable para cada empleado. 3.2.2. Oferta de contenidos personalizados, donde se centrará preferentemente en los contenidos propios de la empresa. 3.2.3. Fijación de la graduación en la oferta on-line, con el fin de optimizar en todo momento los recursos. 3.2.4. Prever una labor de divulgación entre los empleados, y en la empresa en general, donde se recalquen las enormes ventajas de la formación on- line, de su efectividad metodológica y de su carácter innovador, para crear un clima favorable ante la oferta de cursos on-line, y de esta manera retirar las reticencias de los empleados quot;tecnoescépticosquot;. Según PricewaterhouseCoopers , en la implantación de la formación on-line en una empresa hay una serie de puntos importantes a tener en cuenta: • Contenidos Es importante definir exactamente los contenidos que se pretenden ofertar, para cuyo fin es necesario saber si ya existen en la propia organización, o hay que crearlos. En este último caso, es importante tener en cuenta que, en muchos casos, los contenidos ya pueden estar creados, por lo que puede resultar conveniente el adquirir licencias de terceros, en vez de generarlos por su propia cuenta. Tal es el caso de contenidos de los que existen numerosos cursos on-line, como el es caso de la ofimática, y que tan gran demanda pueden tener en la formación de una empresa: procesadores de textos, hojas de cálculo, uso de correo electrónico, etc. 1. José Ignacio Diez Martínez: quot;e-learning: Requisito necesario para el Desarrollo del Talento en la Sociedad de la Informaciónquot;. En: Dirección y Progreso, vol. 176, p, llss Jose Manuel Ibáñez Argos Página 14
  16. 16. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II • Edición y tratamiento Una vez que están especificados los contenidos, hay que decidir el formato más adecuado para cada contenido, en función también de las disponibilidades tecnológicas de que se dispone, y del presupuesto que esté previsto. Un caso crítico es la integración de vídeo a través de Internet -generalmente mediante la tecnología de video streaming-, pues la producción de los vídeos suele ser un elemento muy costoso todavía. • Plataforma La selección de una buena plataforma de gestión del aprendizaje o LMS (Learning Management System) que esté integrada adecuadamente a la intranet existente en una empresa, es un factor importante a tener en cuenta. • Gestión y seguimiento La gestión y seguimiento de la oferta de formación es un elemento importante, especialmente en lo referente a la evaluación de los resultados de la formación. En la elección de una plataforma de gestión del aprendizaje o LMS (Learning Management System) concreta para un empresa, aparte de las características generales a tener en cuenta, hay una serie de criterios que según PricewaterhouseCoopers son relevantes: • Escalabilidad La plataforma que se utilice debe permitir una escalabilidad adecuada, especialmente si el objetivo es la oferta de una gran número de usuarios, pues es frecuente encontrarse con plataformas con serios problemas de escalabilidad, ya que generalmente han sido probadas con pocos cursos y, en definitiva, con pocos usuarios. • Capacidad de integración Dado que la plataforma será en definitiva un software que formará parte relevante en la estructura informática de una empresa, es muy importante que sea fácilmente integrable con paquetes de software ya en funcionamiento. Tal es el caso preferentemente de las bases de datos de la propia de empresa (por ejemplo, la de personal), con la que la plataforma se debe quot;entenderquot; sin problema alguno, para optimizar los recursos ya existentes. • Gestión de perfiles y personalización Es muy importante que la plataforma permita el poder definir numerosos perfiles de usuarios, a los que la plataforma les va a adscribir diferentes privilegios de acceso, diferentes funcionalidades, etc. Esta opción está íntimamente unida a un tema relevante, que es la posibilidad de personalización de la plataforma, ya que una buena plataforma para una empresa debe tener un alto grado de personalización que permita que, cuando un empleado se identifique, las opciones e información que le aparezcan en pantalla se refieran solamente a ese empleado en concreto Jose Manuel Ibáñez Argos Página 15
  17. 17. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II (información sobre los cursos en lo que él está inscrito, noticias específicas que sean de utilidad para él, etc.). • Estandarización La plataforma elegida debe ser lo suficientemente estandarizada y permitir el intercambio, presente y futuro, con contenidos elaborados en otras plataformas. Tal como hemos mencionado anteriormente, se suele identificar como un punto muy crítico a la hora de implantar la formación on-line en una empresa la elección de una plataforma concreta de gestión del aprendizaje o LMS (Learning Management System). Sobre este hecho convendría hacer las siguientes observaciones: • En el mercado actual de plataformas existe un proceso claro de convergencia de funcionalidades de las mismas, de tal manera que las plataformas cada vez se parecen más entre sí. • La elección de una quot;buenaquot; plataforma no es garantía de éxito de una acción concreta de e-learning en una empresa. • Hay que pensar que, ante la enorme fragmentación actual del mercado de plataformas, es muy posible que, a medio plazo, se tenga que cambiar la plataforma inicialmente elegida, porque es apartada por otras que se convierten en estándar, y porque la que se eligió en un principio deja de tener soporte actualizado que garantice nuevos formatos de ficheros o funcionalidades comunes en el mundo dinámico de Internet. Ante esta situación de inestabilidad, el garantizar la migración de contenidos de una plataforma a otra puede llegar a ser algo muy importante. Jose Manuel Ibáñez Argos Página 16
  18. 18. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II ESTADISTICAS El crecimiento del e-learning se concentra en las empresas que más apuestan por la SOBRE E-LEARNING formación y las tecnologías de la información: sector financiero, EN EMPRESAS telecomunicaciones y oíros servicios avanzados. Le sigue el sector de energía, ESPAÑOLAS siendo muy baja la utilización del e- learning en el resto de sectores. Aunque crece lentamente el número El e-learning representa el 6,2% de de grandes corporaciones que la formación empresarial, llegando adquieren plataforma de e-learning, el al 8,4% en las grandes empresas, o 70% de las empresas manifiestan su al 11% si incluimos metodología apuesta por la modalidad ASP a corto blended. El crecimiento anual es y medio plazo. del 20%. Sólo el 22% de las empresas de más de 1.000 trabajadores realizan desarrollos de contenidos a medida, concentrándose la inversión en cursos de productos y servicios. El desarrollo de portales de formación y portales por áreas formativas, será un campo de importante crecimiento en Los clientes conocen bien la oferta del los próximos años, campo en e! que sector, valorando la concentración en están siendo pioneras las entidades pocos operadores, clarificándose el financieras. mercado respecto a la enorme competencia de años pasados.. Jose Manuel Ibáñez Argos Página 17
  19. 19. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II SITUACIÓN Y PERSPECTIVAS DEL E-LEARNING Evolución del porcentaje de E-learning por sectores (incluye e-learning y blended) El mercado externalizado de 50% formación continua es de unos 410 millones de euros 45% en 2004, creciendo este año un 8%. 40% 35% El mercado de e-learning en grandes empresas, 30% incluyendo formación blended, es alrededor del 25% 11 %, rondando los 40 20% millones de euros en 2004. 15% Aunque el ritmo de 10% crecimiento disminuye algo, el e-learning continúa 5% creciendo un 20% anual. 0% 2004 2002 2003 2005 2006 Construcción, transporte y otros servicios Energía Industria Financiero TOTAL Servicios avanzados Empieza a abrirse una brecha importante entre los sectores que más apuestan por la formación continua y el e-learning (financiero, energía y servicios avanzados), y el resto de sectores (transporte, industria, construcción y otros servicios). Jose Manuel Ibáñez Argos Página 18
  20. 20. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II E-Learnig por Areas de Impartición Se aprecia un ligero crecimiento en habilidades, y productos y servicios. Sectores que más invierten en cada área ÁREA SECTOR Las empresas de más de 5.000 trabajadores Productos y Transporte invierten por encima de la media en productos y servicios, y en prevención de riesgos laborales (PRL). Servicios Habilidades Financiero Las empresas de menos de 1.000 trabajadores PRL Energía invierten más en habilidades y en idiomas. TIC Servicios Avanzados Idiomas Industria Porcentaje de empresas por áreas de impartición *Ejemplo: en el 12% de las empresas la formación e-learning en habilidades representa entre el 5 y el 20% del total de la formación en este área. 0% de <5% de 5 a 20% 20 a 25% de >50% de Media % de ÁREA e-learning e-learning de e-learning e-learning e-learning e-learning por área Productos, Servicios 47 75 30 4 4 7 Habilidades 60 15 12* 5 8 8 PRL 46 21 18 4 11 10 Idiomas 59 8 11 11 11 11 TIC 30 21 7 14 28 22 TOTAL 49 16 20 6 9 10 FORMACION (NOTA: el porcentaje de e-learning incluye proyectos blended) En el último año se observa un importante crecimiento del e-learning en el área de productos y servicios. Jose Manuel Ibáñez Argos Página 19
  21. 21. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II CONTENIDOS E-LEARNING Contenidos estándar más demandados ÁREAS % DE EMPRESAS QUE VALORACIÓN DE LA DEMANDA LOS DEMANDAN OFERTA ESTÁNDAR TIC 60% Buena Más contenidos en castellano PRL, Calidad y 46% Aceptable Más sectorización Medio Ambiente Idiomas 43% Buena Más idiomas además del inglés Habilidades Directivas 37% Aceptable Más personalización y Management Demanda creciente de contenidos en catalán, euskera y gallego. La oferta actual es muy escasa en estos idiomas Desarrollo de contenidos a Sólo en 22% de las empresas de más de medida 1.000 trabajadores realizan desarrollos de contenidos a medida. Inversión media por empresa/año 2004 2005 incremento (Base: 22% de las empresas que realizan contenidos a medida) 32.000 38.000 19% El sector de Servicios Avanzados (telecos, informática...), el Financiero y el de Energía son los que más están invirtiendo, dentro de las bajas cifras globales. Las empresas de menos de Más de la mitad de la inversión en desarrollo 1.000 trabajadores invierten muy de contenidos se realiza en cursos de poco en desarrollo de productos y servicios de la compañía. contenidos. Se aprecia una clara tendencia a incluir desarrollo de contenidos a medida dentro de proyectos complejos que incluyen soluciones globales de aprendizaje. Jose Manuel Ibáñez Argos Página 20
  22. 22. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II PLATAFORMAS Utilización de plataformas de E-learning TENDENCIA A CORTO: ASP en más del 70% de las empresas, aunque las muy grandes empresas están adquiriendo plataformas en los últimos años. El resto de las grandes empresas siguen sin invertir en infraestructura tecnológica para el desarrollo del e-learning, ni en plataformas ni en inte- gración con ERP’s. Se está esperando un posicionamiento definitivo de las grandes multinacionales de tecnologías de la información: SAP, IBM, Microsoft, Oracle... Jose Manuel Ibáñez Argos Página 21
  23. 23. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II El 54% de las empresas tienen portal de empleado, lo están desarrollando otra PORTALES 17%. Prácticamente la totalidad de las compañías del sector financiero y energía tienen portal del empleado, bajando los porcentajes en otros sectores. Portal del empleado Portal de formación Portales verticales o transversales • El 40% de las empresas han implantado un portal de formación, encontrándose en desarrollo otro 17% de compañías. Destaca el sector financiero, donde el 80% de las empresas tienen portal de formación. • El portal está desarrollado por áreas formativas en el 28% de las compañías, y el 15% están ya utilizando el concepto de Universidad Virtual (empresas de los sectores financiero, energía y servicios avanzados). • La integración del portal de formación con plataforma de e-learning y módulo de RR.HH. del ERP está todavía en fase embrionaria, pero será un tema de creciente importancia en los próximos años. Jose Manuel Ibáñez Argos Página 22
  24. 24. Curso de Experto en “E-learning: educación y formación por Internet” MODULO -II REFERENCIAS • M.Dolores Castrillo, José Carlos García Cabrero, Germán Ruiperez, Esperanza Román, Profesores del Curso de Experto en E-learning (Manual del módulo II Nuevas Tecnologías e Internet En La Educacion A Distancia : Modelos De Educación Virtual Y Formación Empresarial Online. • Lorenzo García Aretio, (2001) La Educación a disitancia. De la teoría a la práctica. • Marc J. Rosenberg (2002) E-learning . Estrategias para transmitir conocimiento en la era digital. • Grupo Doxa www.grupodoxa.com • Educadoxa www.educadoxa.net • Montse Atienza Alarcón, Directora Ejecutiva de programas de e-learning de la Universitat Oberta de Catalunya (http://elearningworkshops.com) Jose Manuel Ibáñez Argos Página 23

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