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Introduccion 1 Introduccion 1 Document Transcript

  • DEBER ¿QUÉ SON LOS ESTILOS EN WORD, CÓMO SE CREAN, CÓMO SE LOS UTILIZA, Y CÓMO SE LOS APLICA? Introducción Nota: Este es un tutorial de iniciación del que se sacara mucho más partido si se tiene cierta soltura en el manejo básico de Ms Word, especialmente en selecciones tanto individuales como múltiples y aplicación de formatos. En general, cuando usamos un procesador de texto tenemos la tendencia a ir dando formato al texto conforme lo escribimos y eso puede estar muy bien cuando se trata de un texto corto o sencillo o cuando no nos importa que el próximo documento que escribamos sea totalmente distinto. Pero cuando editamos documentos grandes o complejos, o cuando nos interesa mantener una cierta homogeneidad entre distintos documentos es cuando podemos optimizar y mucho nuestro trabajo utilizando Estilos en lugar de dar formato a cada porción de nuestro texto. Pero los estilos no están reservados para las “grandes cosas”, son tan útiles para dar formato a una tesis como a unos apuntes, una lista de gastos mensual o la lista de la compra. Es cuestión de optimizar recursos, en cristiano, facilitarnos la vida. Que son los formatos Un formato es cualquier característica asignada a un carácter o un bloque de caracteres u otros elementos. Por ejemplo, si aplicamos a una frase la fuente Arial de 16 puntos estamos asignado un formato y si le añadimos alineación centrada es otro formato que se suma al anterior, pero los formatos se asignan uno a uno. Que son los Estilos Un estilo en cambio es un conjunto de formatos que se aplican al mismo tiempo lo que agiliza y simplifica el formateo del texto. Por ejemplo, en un estilo podemos definir la fuente, el tamaño de letra, color, interlineado y alineación de un párrafo, todo a la vez; y para aplicarlo bastara con seleccionar el texto y asignarle el estilo que hemos definido. Acceder a los Estilos
  • Los estilos aparecen en el Panel de Tareas, en la parte derecha de la ventana, y para mostrarlos la forma más directa es pulsar el botón Estilos de la barra de Formato . Si no tienes visible esta barra (aunque por defecto lo está) puedes mostrarla en el menú Ver | Barras de herramientas | Formato. Al hacerse visible el panel de Estilos y formato su contenido puede variar, mostrando Formatos disponibles, Formato utilizado, Estilos disponibles o Todos los estilos (lo indica en la parte de abajo, en el desplegable Mostrar). De momento, el que nos interesa es Estilos disponibles que nos pone en la ventana de formato a aplicar una lista con los estilos predefinidos de Word más aquellos que nosotros vayamos creando. Una característica muy útil del panel es que nos muestra cada estilo con su aspecto real; en la imagen por ejemplo, todos los títulos aparecen en negrita, pero tienen distinto tamaño de fuente y el Titulo 2 aparece además en cursiva. Estilos predefinidos básicos El estilo base de cualquier texto es el Normal que por defecto está definido como fuente Times New Roman de 12 puntos alineado a la izquierda. Los otros estilos que aparecen por defecto son: Borrar formato. Que es una forma rápida de eliminar cualquier formato o estilo que hayamos asignado a una porción de texto de modo que vuelva a tener el aspecto base (el definido por el estilo Normal). Titulo 1, 2 y 3. Son estilos definidos para facilitar la estructuración de un documento en forma jerárquica. Los títulos de nivel 1 tienen tamaño de letra mayor que los de nivel 2, etc. Y en cuanto a estructura, los títulos de nivel 3 se consideran apartados dentro de títulos de nivel 2, etc. Además de facilitar el formateo es un sistema muy útil para navegar en documentos grandes o para generar Tablas de contenidos e Índices que veremos en otra ocasión. Los estilos aparecen por orden alfabético, con la salvedad de que Borrar formato aparece siempre el primero y, a medida que vamos usando diversos estilos, se repiten en la parte superior de la lista los últimos que hemos utilizado para facilitar el acceso.
  • Estilo del texto donde está situado el cursor La primera casilla del panel de Estilos y formato muestra el Formato del texto seleccionado que es aquel sobre el que está el cursor en cada momento. Al situar el cursor sobre esta casilla, aparecen dos cosas: una leyenda que nos informa de los formatos que incluye el estilo (en este caso es un estilo propio que he llamado “párrafo + sangría” y que consiste en un párrafo de texto normal con 6 mm de sangría en la primera línea) una flecha de despliegue que nos presenta varias opciones. Más adelante hablaremos de ellas. Aplicar a un texto un estilo existente Para aplicar a un texto un estilo que ya esté definido basta con seleccionar el texto y pulsar en el estilo que se quiere aplicar. Después pueden hacerse modificaciones si es necesario. Se puede aplicar estilo a un carácter, a varios, a un párrafo o a cualquier tipo de bloque que se seleccione previamente. Para aplicar un estilo a varios elementos a la vez hay que hacer antes una selección múltiple, esto se consigue seleccionando uno, pulsando la tecla Control (Ctrl) y seleccionando los demás mientras se mantiene pulsada la tecla. Crear un estilo nuevo Para crear un estilo nuevo la fórmula más simple es seleccionar un texto, asignarle el formato que queremos y cuando ya lo tenemos con el aspecto deseado, convertir este conjunto de formatos en un estilo.
  • Veamos cómo va esto a partir de un párrafo de ejemplo a partir del siguiente texto: Muestra de párrafo para asignarle formatos y convertirlos posteriormente en un estilo propio. » A partir del texto original, le asigno sangrías a derecha e izquierda, lo pongo en cursiva y dispongo márgenes superior e inferior de 10 puntos Muestra de párrafo para asignarle formatos y convertirlos posteriormente en un estilo propio. » y al situar el cursor en cualquier parte del párrafo, la casilla de Formato del texto seleccionado muestra esto: Está bien, pero como voy a usar este mismo formato para otros bloques de texto de ejemplo, me interesa convertirlo en un estilo y darle un nombre que me facilite localizarlo. Para ello primero debo seleccionar el párrafo que contiene el conjunto de formatos» para seleccionar un párrafo basta con situarse sobre él y pulsar 3 veces seguidas, triple clic, o llevar el cursor a la izquierda del párrafo hasta que adopte la forma de una flecha ladeada y hacer doble clic, o pulsar antes del primer carácter y arrastrar hasta el último a seleccionar (son distintas formas de hacer lo mismo). Una vez seleccionado el texto, pulsare el botón Nuevo estilo… Si os fijáis en la sección de Formato veréis que ya recoge el formato del párrafo tal como yo lo he dejado (fuente, tamaño, cursiva y sangrías). Arriba, en la sección de Propiedades indica que es un estilo de tipo Párrafo (podría ser carácter u otros), que está basado en el estilo Normal, y que el siguiente párrafo que empiece tendrá este mismo formato, de momento Estilo1 que es como lo ha llamado.
  • Voy a llamarlo “ejemplo” escribiéndolo en la casilla de Nombre. Y a cambiar el Estilo del párrafo siguiente a Normal porque no es probable que ponga dos ejemplos seguidos. Para ello pulso en la flecha de despliegue de la casilla y selecciono el estilo Normal. Como no voy a hacer más cambios ahora pulso en el botón Aceptar y ya tengo mi primer estilo definido. Cuando incluya otro ejemplo, solo tendré que escribir el texto, seleccionarlo y pulsar en el estilo ejemplo en el panel de Estilos para aplicarlo. Modificar un estilo existente He pensado que quedaría más claro si quito al ejemplo la cursiva y le cambio la fuente, para ello voy a modificar el estilo ejemplo. » Selecciono un párrafo con el estilo ejemplo y hago en el los cambios pertinentes: Muestra de párrafo para asignarle formatos y convertirlos posteriormente en un estilo propio. Cuando ya tengo el párrafo con el nuevo formato, en la casilla de formato del texto seleccionado me aparecen los datos actualizados, pero no están asignados aun como modificaciones del estilo ejemplo. » Para hacerlo voy a la ventana de formato a aplicar y situó el cursor sobre el estilo ejemplo. Cuando aparece la flecha de despliegue el pulso y aparece la opción Actualizar para que coincida con la selección; al pulsarla, los cambios se asignaran al estilo ejemplos y se aplicaran a todos los bloques de texto que tengan asignado este estilo.
  • Ya sé que los estilos tienen fama de ser difíciles, y soy consciente de que leído de corrido puede parecer complejo, pero si lo seguís paso a paso con el Word al lado, veréis que en realidad no tiene mayor dificultad que cualquier otra cosa. Pero una cosa si es cierta, con los estilos nos podemos complicar la vida tanto como queramos o necesitemos. Ya seguiremos profundizando ¿Qué son Las Plantillas en Word, cómo se las crea, cómo se las utiliza y cómo se las aplica? Crear una plantilla Una plantilla es un tipo de documento que crea una copia de sí mismo cuando se abre. En Microsoft Office Word 2007, una plantilla puede tener la extensión .dotx o .dotm (el tipo de archivo .dotm le permite habilitar las macros en el archivo). Por ejemplo, un plan de negocios es un documento que se suele escribir en Word. En lugar de crear la estructura de dicho plan desde cero, puede utilizar una plantilla con diseño de página, fuentes, márgenes y estilos predefinidos. Todo lo que tiene que hacer es abrir una plantilla y rellenar el texto y la información específica del documento. Al guardar éste como un archivo .docx o .docm, se almacenará por separado de la plantilla en la que está basado. Las plantillas se parecen a los documentos en que pueden incluir secciones recomendadas o texto de uso obligatorio, así como controles de contenido; por ejemplo, una lista desplegable predefinida o un logotipo especial. Es posible proteger una sección de una plantilla, o aplicar una contraseña a ésta para impedir la modificación de su contenido. Puede encontrar plantillas de Word para la mayoría de los tipos de documentos en Microsoft Office Online. Si dispone de una conexión a Internet, haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en la categoría de plantillas que desee. También puede crear sus propias plantillas.
  • Nota Si desea crear plantillas complejas y muy estructuradas, como un formulario para la declaración de impuestos, es aconsejable que utilice programas de creación de formularios, como Microsoft Office InfoPath 2007. Crear una plantilla Puede comenzar con un documento vacío y guardarlo como una plantilla, o puede crear una plantilla basada en un documento o plantilla ya existente. Comenzar con una plantilla en blanco 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo. 2. Haga clic en Documento en blanco y, a continuación, haga clic en Crear. 3. Realice los cambios que desee en los valores de los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos. Agregue el texto informativo, los controles de contenido (por ejemplo, un selector de fecha) y los gráficos que desee que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla. 4. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como. 5. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza. 6. Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, seleccione Plantilla de Word en la lista Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar. Nota También puede guardar la plantilla como una Plantilla habilitada con macros de Word (archivo .dotm) o como una Plantilla de Word 97-2003 (archivo .dot). 7. Cierre la plantilla. Crear una plantilla basada en un documento existente 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. 2. Abra el documento que desee. 3. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como. 4. Efectúe los cambios que desea que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla. 5. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza. 6. Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, seleccione Plantilla de Word en la lista Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar. Nota También puede guardar la plantilla como una Plantilla habilitada con macros de Word (archivo .dotm) o como una Plantilla de Word 97-2003 (archivo .dot). 7. Cierre la plantilla.
  • Crear una nueva plantilla basada en una ya existente 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo. 2. Debajo de Plantillas, haga clic en Nuevo a partir de existente. 3. Haga clic en una plantilla que sea similar a la que desee crear y, a continuación, haga clic en Crear nuevo. 4. Realice los cambios que desee en los valores de los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos. Agregue el texto informativo, los controles de contenido (por ejemplo, un selector de fecha) y los gráficos que desee que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla. 5. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como. 6. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza. 7. Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, haga clic en Plantilla de Word en el cuadro Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar. Nota También puede guardar la plantilla como una Plantilla habilitada con macros de Word (archivo .dotm) o como una Plantilla de Word 97-2003 (archivo .dot). 8. Cierre la plantilla. Agregar controles de contenido a una plantilla Si desea ofrecer una mayor flexibilidad a los usuarios que utilicen su plantilla, agregue y configure controles de contenido en ésta, como controles de texto enriquecido, imágenes, listas desplegables o selectores de fecha. Por ejemplo, podría proporcionar a un compañero una plantilla que incluyese una lista desplegable, pero dicho compañero desea utilizar un conjunto de opciones distinto en dicha lista para el documento basado en su plantilla que está distribuyendo. Dado que usted permitió la edición de la lista desplegable al agregar el control de contenido a la plantilla, su compañero podrá modificarla rápida y fácilmente para adaptarla a sus necesidades. Agregar controles de contenido Nota También puede agregar controles de contenido a los documentos. 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word. 2. Haga clic en Más frecuentes. 3. Active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar. Nota The Ribbon is a component of the Interfaz de usurer de Microsoft Office Fluent. 4. Abra la plantilla a la que desee agregar controles de contenido y, a continuación, haga clic en el lugar donde desee insertar un control.
  • 5. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en el control de contenido que desee agregar al documento o la plantilla. Por ejemplo, puede hacer clic en Texto enriquecido para insertar un control de texto enriquecido que aparecerá en cualquier documento que se cree basado en la plantilla. Nota Si no están disponibles los controles de contenido, es posible que tenga abierto un documento creado en una versión anterior de Word. Para utilizar controles de contenido, debe convertir el documento al formato de archivo de Word 2007 haciendo clic en el botón de Microsoft Office , en Convertir y, a continuación, en Aceptar. Una vez que haya convertido el documento, guárdelo. 6. Seleccione el control de contenido y haga clic en Propiedades en el grupo Controles. 7. En el cuadro de diálogo Propiedades, elija si el control de contenido se va a poder eliminar o editar cuando alguien utilice la plantilla. 8. Si desea mantener varios controles de contenido o algunos párrafos de texto juntos, seleccione los controles o el texto y, a continuación, haga clic en Agrupar en el grupo Controles. Por ejemplo, podría tener un texto de renuncia de tres párrafos. Si utiliza el comando Agrupar para agrupar dichos párrafos, la renuncia no se podrá editar y únicamente se podrá eliminar como un grupo. Agregar texto de instrucciones a una plantilla A veces, es útil incluir instrucciones de marcador de posición para indicar cómo se debe completar un control de contenido en particular que ha agregado a una plantilla. Las instrucciones se reemplazan por contenido cuando alguien utiliza la plantilla. 1. En el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Modo de diseño. 2. Si no ha agregado aún un control de contenido al documento, haga clic donde desee que aparezca el control y, a continuación, en un control. Nota Si los controles de contenido no están disponibles, es posible que haya abierto un documento creado en una versión anterior de Word. Para utilizar controles de contenido, debe convertir el documento al formato de archivo de Word 2007 haciendo clic en el botón de Microsoft Office , en Convertir y, a continuación, en Aceptar. Una vez que haya convertido el documento, guárdelo. 3. En el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Modo de diseño. 4. Haga clic en el control de contenido en el que desea agregar el texto del marcador de posición. 5. Modifique el texto y aplique el formato que desee. Si agrega un control de contenido de cuadro de texto y desea que el texto del marcador de posición desaparezca cuando alguien introduzca texto, haga clic en Propiedades en el grupo Controles y, a continuación, active la casilla de verificación Quitar control de contenido cuando se modifique el contenido. Guardar y distribuir bloques de creación con una plantilla
  • Los bloques de creación son partes reutilizables de contenido u otras partes del documento que se almacenan en galerías, lo que permite tener acceso a ellos y reutilizarlos en cualquier momento. También puede guardar dichos bloques y distribuirlos con las plantillas. Por ejemplo, podría crear una plantilla de informe que proporcione a los usuarios dos tipos de carta de presentación entre los que elegir cuando creen sus propios informes basándose en dicha plantilla. 1. Guarde y cierre la plantilla que ha diseñado de acuerdo con sus necesidades y en la que desea agregar bloques de creación entre los que podrán elegir los usuarios. 2. Abra la plantilla. Mantenga abierta la plantilla en la que desea agregar las opciones de bloques de creación. 3. Cree los bloques de creación que desea proporcionar a los usuarios de la plantilla. Cuando rellene la información en el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación, asegúrese hacer clic en el nombre de la plantilla en el cuadro Guardar en. 4. Distribuya la plantilla. Cuando envíe o ponga a disposición de los demás usuarios la plantilla, los bloques de creación que ha guardado junto con ésta estarán disponibles en las galerías que haya especificado. Agregar protección a una plantilla Puede agregar protección a los controles de contenido de una plantilla para evitar que se elimine o modifique un control o un grupo de controles, o puede proteger todo el contenido de la plantilla con contraseña. Agregar protección a partes de una plantilla 1. Abra la plantilla a la que desee agregar protección. 2. Seleccione los controles de contenido o el grupo de controles para el que desea limitar los cambios. 3. En el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Propiedades. 4. En el cuadro de diálogo Propiedades del control de contenido, en Bloqueando, siga uno de estos procedimientos: Active la casilla de verificación No se puede eliminar el control de contenido, que permite modificar el contenido del control pero no permite eliminarlo de la plantilla ni de un documento que esté basado en la plantilla. Active la casilla No se puede editar el contenido, que permite eliminar el control pero no permite modificar su contenido. Utilice este valor cuando desee proteger texto si se incluye. Por ejemplo, si incluye a menudo una renuncia, puede asegurarse de que el texto siga siendo el mismo y eliminar la renuncia para los documentos que no la necesiten. Agregar protección a todo el contenido de una plantilla 1. Abra la plantilla que desee proteger de los cambios. 2. En el grupo Proteger de la ficha Programador, haga clic en Proteger documento y después en Restringir formato y edición.
  • 3. En el panel de tareas Proteger documento, en Restricciones de edición, active la casilla de verificación Admitir sólo este tipo de edición en el documento. 4. En la lista de restricciones de edición, haga clic en las restricciones que desee. 5. Para elegir opciones de restricción adicionales, como quiénes pueden leer o cambiar el documento, haga clic en Restringir permiso. Las opciones de restricción incluyen establecer una fecha de caducidad para el documento y permitir a usuarios copiar contenido. 6. Debajo de Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección. 7. Para asignar una contraseña a un documento de modo que sólo los revisores que la conozcan puedan quitar la protección, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y confírmela. Importante Si elige no utilizar contraseña, cualquier persona podrá cambiar sus restricciones de edición.