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Manual para el manejo de libros y registros reglamentarios y procedimientos para archivo y correspondencia  borrador
 

Manual para el manejo de libros y registros reglamentarios y procedimientos para archivo y correspondencia borrador

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    Manual para el manejo de libros y registros reglamentarios y procedimientos para archivo y correspondencia  borrador Manual para el manejo de libros y registros reglamentarios y procedimientos para archivo y correspondencia borrador Document Transcript

    • MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GESTION DIRECTIVA GESTION ESTRATÉGICA SISTEMA DE COMUNICACIÓN
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GESTIÓN DIRECTIVA GESTION ESTRATÉGICA SISTEMA INTERNO DE COMUNICACIÓN Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 1. GENERALIDADES 1.1. INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS El presente manual contiene las normas y procedimientos para el recibo, generación, elaboración, despacho, trámite, conservación y archivo de la documentación de la institución educativa Los Comuneros. Es propósito de la Institución educativa Los Comuneros brindar los procedimientos e instrumentos necesarios para la gestión documental de todos y cada uno de los procesos y componentes que requiere la gestión escolar. Esta orientación se plasmará en un acuerdo del Consejo Directivo de obligatorio cumplimiento para la Institución Educativa; quedando definida como política institucional en materia de libros y registros reglamentarios de obligatorio cumplimiento, de manera tal que, será la única directriz válida y existente para los efectos pertinentes desde la Gestión Directiva. Se trata de regular los registros y soportes de los mismos, de tal manera que este sistema de organización interna tiene como objetivos: a) Mejorar y normar el recibo, generación, elaboración, tramitación, conservación y archivo de la correspondencia y documentos con plena responsabilidad y controles permanentes. b) Acelerar el trámite y controlar la atención prestada a cada correspondencia y documento en particular, como también a cada persona beneficiaria, proveedor, producto o asunto particular. Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 c) Dotar a directivas, empleados, auditores internos y entidades externas de una herramienta como es la documentación e información organizada y administrada, para la toma oportuna y acertada decisiones. d) Agrupar los documentos que traten asuntos homogéneos (serie documental) a través de una nomenclatura codificada, donde sea fácil seguir la trayectoria de cualquier asunto, siguiendo el principio de procedencia y funcionalidad. e) Centralizar y delimitar la responsabilidad en el manejo y consulta de los documentos de cada proceso y dependencia. f) Simplificar el papeleo, evitar la duplicidad y conservación de documentos innecesarios. g) Determinar el ciclo vital de cada serie y tipo documental fijando los tiempos y términos de retención y descarte documental, de acuerdo a la legislación vigente (Tablas de Retención Documental). h) Organizar los procedimientos, métodos, elementos y materiales para el manejo de los documentos. i) Capacitar y responsabilizar al personal encargado de la tramitación y manejo de documentos y archivos. Por lo tanto es necesario que este sistema sea puesto en práctica desde la Gestión Directiva y en cada sede, jornada, gestión y proceso, con la responsabilidad de cada funcionario y Coordinador de Gestión. La aplicación de estas normas garantiza el mejor cumplimiento de las labores dela planta de personal en general y del personal Administrativo y Operativo en particular, es decir con mayor oportunidad, eficacia y beneficio. Es primordial el reconocimiento de la importancia que tienen estas normas y las actividades y procedimientos de ellas derivadas, por parte de toda la Institución Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Educativa Los Comuneros en cada una de sus componentes: Sede primero de Mayo, Sede José Antonio Galán N° 1, Sede Los Comuneros; Jornadas mañana continua, jornada tarde continua, jornada nocturna y jornadas fin de semana. Por ello se insta a su cumplimiento cabal en cuanto al manejo y Gestión Documental, como responsables de su estricto cumplimiento. 1.2. NORMAS GENERALES Además de la conservación y custodia de cada uno de los documentos pertenecientes a Los Comuneros, la organización del archivo y el control de la correspondencia tienen por propósito particularizar y centralizar la responsabilidad de todo el proceso documental. Desde el Proceso de Gestión Estratégica y elComponente Sistema de información Interno- Archivo Central, se orientará el trámite y destino final de cada serie, subseries y tipos documentales. En el Archivo Central debe reposar un ejemplar de cada documento; aquel que cumpla con el concepto de documento, contenga mayor cantidad de datos útiles y se encuentre en mejor estado. Todos los documentos quedarán organizados por asuntos, de acuerdo con lo que cada documento trate y archivados conservando el principio de procedencia y funcionalidad u objetivo, aplicando la tabla de asuntos o estructura documental. La documentación generada a partir del primero de enero 2013, en la Sede Los Comuneros quedará sometida al proceso técnico de digitalización. Siendo la documentación y el archivo el sistema de conservación de este recurso, es apenas natural considerarlos como recursos reservados y recalcar a cada coordinador y empleado la prohibición absoluta de facilitar o comentar con las Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 demás personas ajenas, cualquier hecho reservado en el desempeño de sus funciones. INSTRUCCIONES GENERALES Cada una de las sedes, jornadas y Gestiones de Los Comuneros, llevará su archivo de acuerdo con las normas consignadas en este manual. Cada una de ellas conservará los documentos correspondientes al último año contado desde el uno de enero al treinta y uno de diciembre. Al cumplirse el periodo procederán a empacar, según instrucciones dadas,el conjunto de la documentación de ese año, y anteriores si los hay, para remitirlos al respectivo Archivo Central, a más tardar el último día hábil del mes de enero. Solo se conservarán documentos por mayor tiempo, en casos especiales, como procesos sin terminar. En este caso se deberán organizar y conservar en un sitio especialmente asignado y con las condiciones técnicas y de seguridad requeridas. Reposarán debidamente organizados en archivadores, fólder, legajos y/o elementos de oficina diseñados para tal fin. Si se requiere usar estantería, cada conjunto de documentos estará debidamente identificado su contenido, asunto y fecha. La oficina o dependencia de origen llevará el control del archivo remitido al Archivo Central, mediante una carpeta que contiene los formatos del listado de documentos enviados por el responsable del archivo y con el cual se puedan realizar consultas (Formato de Transferencias documentales). Cada uno de los empleados, de acuerdo con las funciones asignadas y/o actividades desarrolladas es responsable por la conservación de los documentos de su competencia. Es necesario que el archivo permanezca al día, por lo cual debe archivarse diariamente todo lo correspondiente al día anterior. Así mismo Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 controlar el préstamo de documentos a través de la planilla (“Control Préstamo Documentos”). Teniendo en cuenta que estos se encuentran legalmente bajo su custodia. No se debe suministrar información a personas ajenas a la institución, o que siendo funcionarias de Los Comuneros, no estén expresamente autorizadas por las directivas o las autoridades para solicitarla. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN INTERNO Y SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS ÓRGANOS DE DIRECCIÓN, COORDINACIÓN Y OPERAIÓN Comité de Archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas de documentación y por ende de la información institucional, debe aprobar programas eficientes y ordenados para su ejecución, además debe orientar, coordinar, asesorar y constatar el cumplimiento de las actividades. Coordinación de Archivo y Correspondencia. Es la unidad responsable de la gestión de documentos y de la administración de los archivos que posee la institución, por tanto, ejerce el control de la documentación generada durante el ciclo vital de los documentos. Unidades Administrativas y Oficinas productoras. El respectivo funcionario de cada oficina productora será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del Archivo de Gestión de su oficina, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el Artículo 5° de la Ley 734 de 2002. Las oficinas productoras de documentos, serán responsables del manejo directo y conservación de sus documentos y tomarán las medidas que sean necesarias Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad, oportunidad y fidelidad de la información contenida en ellos. BENEFICIARIOS, BENEFICIO Y REDES Beneficiario. Toda persona natural o jurídica que demanda un trámite documental, tanto interno como externo. Consulta. Es el acceso a los documentos por parte de los beneficiarios. Normas para la consulta: a) Los beneficiarios pueden consultar los documentos que reposan en los archivos de la institución en el horario laboral. b) Antes de solicitar la consulta al Archivo Central, el funcionario deberá adelantar estrategias de búsqueda en el Archivo de Gestión, Web, Correo Electrónico, Docunet o demás fuentes de información, con el fin de hacer eficientes los recursos y servicios de la Institución. c) La consulta realizada por usuarios externos se hace directamente en el archivo, en el horario laboral y con la debida autorización para la reproducción de documentos, por ningún motivo se deben retirar los documentos de la institución sin la debida autorización y el cumplimiento de los requisitos. d) Las consultas por parte de los funcionarios, se pueden hacer directamente en los archivos, en el horario laboral en donde lo realizara a través de solicitud en el formato de préstamo de documentos. El Archivo de Gestión, Sede, Jornada o Central puede responder inmediatamente y/o en un plazo de tres (3) días hábiles, dependiendo de la complejidad de la consulta. Normas para el préstamo: Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 a) Los documentos que se presten al interior de la organización tienen un plazo de ocho (8) días hábiles, para ser devueltos (dependiendo del tipo de documento). Si son requeridos por más tiempo se podrá solicitar su renovación, actualizando la fecha y firma en el formato de préstamo de documentos. b) El servicio se prestará en el horario laboral del Archivo y los préstamos deben ser cargados utilizando el formato impreso. c) Cuando la materia y circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita, se prestarán los originales por el término acordado. d) Cuando a juicio del Comité de Archivo, el estado de conservación de los documentos impida su manejo directo, éstos se excluirán del servicio al público. e) En cada oficina productora es absolutamente necesario llevar control de consulta y préstamo de documentos que conforman el Archivo de Gestión y se deben registrar las novedades que en materia de estos servicios se presenten. f) Los documentos que son considerados con valor histórico en Los Comuneros se prestarán de manera excepcional para atender asuntos legales, procesos técnicos y administrativos, siempre y cuando se garantice la integridad, seguridad, conservación y el reintegro de los mismos. g) El acceso a las historias laborales se realizará así: Físico: a autoridades educativas de todos los niveles de los procesos de Gestión de Talento Humano y Control Interno. Medio Magnético: A través del software de Gestión Documental para los autoridades educativas del orden nacional. Copia de la Historia laboral: Todo funcionario deberá solicitarla mediante comunicación interna dirigida al funcionario encargado del archivo central. Copia de la Historia laboral: Todo ex-funcionario deberá solicitarla mediante oficio dirigida al funcionario encargado del archivo central. Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Servicios de reprografía.Reprografía de los documentos hace referencia a los servicios de trámite para la duplicación de documentos con las siguientes finalidades: seguridad, consulta, complemento, sustitución y difusión. Servicio de capacitación: Es la formación archivística que se brinda a los funcionarios de la organización con el fin de cualificar los procesos y servicios. Puede ser programada por el Archivo Central o a petición de los funcionarios. La capacitación y demás actividades de formación archivística, son de carácter obligatorio por parte de los funcionarios responsables de Archivos de Gestión o documentos oficiales, con el fin de garantizar la aplicación y normalización que exige la adecuada gestión documental. Horarios. El servicio se presta de manera continua en horarios laborales. Para lo cual cada funcionario fijara en la puerta de su dependencia el horario de atención correspondiente, de manera clara y visible. LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Son los soportes escritos a diligenciar por la INSTITCUIÓN EDUCATIVA LOS COMUNEROS-Los Comuneros-para evidenciar su gestión escolar; convirtiéndose en valiosos archivos históricos que dan cuenta de la operatividad de los diferentes procesos que se desarrollan en cada sede y jornada, así como del cumplimiento de la legislación y desarrollo de la normatividad educativa. Constituyen herramientasdel quehacer cotidiano de la Institución. Los libros reglamentarios fueron establecidos por la Resolución Nacional 2624 del Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 15 de noviembre de 1951 y se han venido ajustando, modificando y creando en correspondencia con las dinámicas o cambios presentados en la legislación escolar, en especial, la Ley 115 de 1994, Decreto 1860 de 1994; Ley 715 de 2001,Decreto 1290 de 2009,Decreto 4791 y demás disposiciones relacionados con dicha materia como la Ley594 de 2000 o Ley de Archivos. Este manual tiene como propósito establecer los libros y registros reglamentarios que se deben diligenciar por parte de todas las gestiones, directivas, educadores, funcionarios y los correspondientes estamentos de la comunidad educativa vinculados a todas y cada una de las jornadas, sedes y niveles de Los Comuneros; a su vez, plantea directrices y orientaciones generales paraadministrarlos, de acuerdo a la normatividad vigente, en particular a la Ley 594 de 2.000 y su reglamentación. Los libros y registros reglamentarios soportan las actuaciones administrativas y pedagógicas que se desarrollan en Los Comuneros; propicianademás la recuperación histórica y facilitan la consulta de las acciones ydecisiones tomadas en ella;contribuyen a su organización; sirven comoinsumo e instrumentos de consulta para la evaluación institucional y para otrosestamentos y autoridades educativas o de la administración que puedan requerirlos en un momento determinado, convirtiéndoseen evidenciasde cada proceso en casos de auditorías externas. Además, dan cuenta de loque se planea y lo que se ejecuta; favorece a quien llegare a dirigir la institución;proporciona indicadores para implementar acciones preventivas, correctivas y demejora; contribuyen a lograr trazabilidad y en general, a la preservación del sabery hacer de Los Comuneros, convirtiéndose en la herramienta por excelencia demonitoreo, seguimiento y control de la vida institucional. Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Los libros y registros reglamentarios se pueden inscribir en el términodocumentación, que la Organización Internacional de Normalización hadefinido como el mecanismo que permite recoger lo que sucede en un proceso, demanera tal que se pueda planificar, medir y mejorar sistemáticamente. Ladocumentación implica recoger el conocimiento que Los Comuneros produce consu propio actuar, para lo cual se pueden emplear distintos tipos de formatos oinstrumentos. Tienen la ventaja que permiten planear los procesos y asegurar,mejorar y transferir el conocimiento institucional. Al organizar de esta manera los documentos, se le facilita alusuario o beneficiario del sistema educativo, la posibilidad de acceder con oportunidad y confiabilidad a la información de la institución educativaLos Comuneros. La Norma ISO define registro como un documento que proporciona resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Se pueden presentar como formatos diseñados especialmente para facilitar la recolección de información para una situación específica. Por otro lado, se debe tener en cuenta la Ley 594 de 2.000 o Ley General de Archivo, en especial su Artículo 3°, el cual presenta las siguientes definiciones. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión; conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Los sistemas de información Estamos en el mundo de la virtualidad, es así como se debe aprovechar las herramientas que nos ofrezca la Secretaría de Educación Municipal de Popayán o el Ministerio de Educación Nacional-MEN, para poner en línea la información de la institución. Aspectos generales para la administración de libros y registrosreglamentarios Los libros reglamentarios que deben presentarse en forma física son lossiguientes: A. Proyecto Educativo Institucional-PEI, B. Libro de Actas de Grado C. Libroscontables. Por la trascendencia del Proyecto Educativo Institucional, se presenta la siguiente orientación: El Proyecto Educativo Institucional-PEI: Para la adopción del Proyecto EducativoInstitucional con la participación de los diferentes estamentos de la comunidadeducativa, según el artículo 15 del Decreto 1860, se procede de la siguiente forma: Lo primero es laformulación y deliberación de la propuesta; luego la adopción, la cual es sometidaa la consideración del Consejo Directivo que en consulta con el Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Consejo Académico procederá a revisarla y acto seguido, el Consejo Directivo procederá a adoptarlo mediante acuerdo y divulgarlo entre la comunidad educativa. Como componente vital del Proyecto Educativo Institucional, se resalta el Manual de Convivencia, el cual será construido, discutido, adoptado mediante acuerdo del Consejo Directivo y difundido a la comunidad educativa en forma impresa y virtual. Los Comuneros presentará a la Secretaría de Educación una copia virtual del PEI (el cual incluye el manual de Convivencia), mientras que el libroimpreso, reposará en suArchivo Central para las accionespedagógicas requeridas, así como para los requerimientos que en un momentodeterminado puedan realizar las autoridades educativas. Los demás libros y registros aquí adoptados, pueden presentarse en formato virtual, siempre y cuando cumplan con los requisitos de seguridad (invariabilidad de los contenidos), perdurabilidad y posibilidades de reproducción; de lo contrario, sin esta garantía, se presentarán en formato físico. Elaboración de las actas Se pueden elaborar en forma manuscrita o virtual. Éstas se imprimen, se compilan, folian y se vaconstituyendo el respectivo libro; para su conservación solo en archivo virtual se solicita autorización a la Secretaria de Educación del Municipio certificado de Popayán, a quienes habrá de garantizarles el cumplimiento de losrequisitos de seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información. Procedimiento para refrendar firmas cuando algún libro carece de ellas Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Cuando queden faltando firmas del rector y/o secretaria, en libros reglamentarios, de administraciones anteriores, se procede de la siguiente manera: En reunión del Consejo Directivo el rector plantea como uno de los puntos del orden del día las dificultades encontradas (firmas), se aborda el tema, se motiva, analiza y se le solicita autorización para proceder a firmar los libros reglamentarios que presentan estas dificultades. El acta dará cuenta expresa de esta autorización, señalando específicamente los libros o registros que serán refrendados con las respectivas firmas que hacían falta. Otros aspectos para tener en cuenta: El rector deLos Comuneros garantiza el correcto diligenciamiento, la custodia y la veracidad de los documentos y certificados que de ellos se expidan. Para el diligenciamiento de certificados o información derivada de los Libros Reglamentarios y Registros Escolares se delega a la persona que cumpla sus funciones en el Archivo Central, pero es el rector quien los refrenda con su firma.Las páginas en blanco deberán ser anuladas y firmadas por el Rector.Cada registro contendrá las firmas que el mismo acto obliga para su validez. Los borrones, tachaduras, correcciones o enmendaduras se deben salvar conlas firmas de quienes intervienen en el actaque se desarrolla.En caso de disparidad entre los números y las letras, respecto a cantidades y referencias numéricas, prevalecerá lo escrito en letras.Solo la información obtenida en los libros reglamentarios permitirá la expedición de certificados. La tenencia de libros reglamentarios de colegios o instituciones clausuradas se surtirá por medio de acto administrativo de la Secretaría de Educación de Popayán, que losentregará en custodia. Los Libros Reglamentarios reposarán para todos los efectos pertinentes en el Archivo Central deLos Comuneros. Deben mantenerse al orden del día, y su Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 contenidoserá inalterable.El acceso y el control de los libros reglamentarios seránatendidos según lo normado en este manual. Tiempos de permanencia de los libros y registros reglamentarios De acuerdo a la Ley de Archivos y su reglamentación, los tiempos que deben permanecer en los respectivos archivos de Los Comuneros son los siguientes: Libros permanentes: 1. Proyecto Educativo Institucional-PEI 2. Libro de Matrícula, 3. Libro Registro Escolar 4. Libros de Actas de Graduación 5. Libro Registro de Diplomas 6. Libros Contables 7. Historialde la Institución 8. Libro de Duplicado de Diplomas 9. Libro de Reconocimiento de Saberes (solo para sede José Antonio Galán N° 1, jornada de fin de semana; sede Los Comunerosjornada nocturna y de fin de semana)1. Libros y registros no permanentes 1. El Plan de Mejoramiento Institucional-PMI 2. Libro calificaciones 3. Libro deRegistro de Certificados de Estudio expedidos 4. Diario de campo de los educadores 1 Decreto 3011 de 1997 Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 5. Los Registros de Refuerzos y/o recuperaciones 6. Libro de Asistencia de los Estudiantes 7. Libro de Reuniones Asambleas Generales de Padres de Familia 8. Libro de Actividades de Formación de Padres (Escuela de Padres), 9. Libro de Evaluación de Desempeño de Educadores 10. Libro de Evaluación de Desempeño del Personal Administrativo 11. Libro de Proyectos de Investigación de Educadores y/o sistematización de experiencias significativas, 12. Libro de Proyectos de Investigación y/osistematización de experiencias significativas de estudiantes 13. Libro de Capacitaciones y Actualizaciones de educadores, Directivos y demás personal de la institución 14. Libro de Servicio Social Estudiantil 15. Libro de Elección de Personero 16. Libro de Seguimiento a Egresados 17. Libro de control de asistencia del personal 18. Libro de Estímulos a Personal vinculado 19. Libro de Sugerencias, Quejas y reclamos 20. Libro de Informe de los Resultados de la Evaluación de los Estudiantes 21. Libro de Evaluación y Autoevaluación Institucional 22. Libro de Salidas Pedagógicas Sedeben conservar físicamente, entre cinco y diez años, de acuerdo a los contenidosdel mismo y a las determinaciones tomadas por el Comité de Archivo. Elcontenido como tal se podrá guardar luego en medio magnético o soportes informáticos, siempre que cumplan con los requisitos de seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información. Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Para aquellos registros cuya demanda de información no es tan frecuente, como por ejemplo: el de personeros, salidas pedagógicas y el de egresados,Los Comuneros los tendráen medio magnético o algún soporte informático previo cumplimiento de requisitos. Responsabilidades de las Directivas con los LibrosReglamentarios Cuando una persona se desempeña en Los Comuneros como directiva y es trasladada para otra institución, presenta renuncia al cargo o es desvinculada del cargo, tienen laobligación de hacer entrega de los libros y registros reglamentarios aquí estipulados, debidamente actualizados. Este es uno de los requisitos exigidos por el rector para expedir correspondiente paz y salvo institucional. La misma exigenciahará el directivo a sus educadores en situación similar. Esta entrega se hará mediante acta protocolariadonde conste en una lista de chequeo la existencia y la calidad en que seencuentran. La lista de chequeo corresponderá al listado de libros y registros aquíestipulados. El no diligenciamiento, administración indebida, alteración, falsedad, destrucción, supresión y pérdida de los libros y registros reglamentarios, podrá generar responsabilidades disciplinarias, administrativas, civiles y/o penales2. Carpetas legales Carpeta institucional Debe contener por lo menos la siguiente información: 2 Ley de Archivo, Artículo Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 NIT de la institución Código ICFES Código DANE RUT Copias estadísticas DANE Resolución de Aprobación de Estudios Decreto de Fusión Certificación sanitaria Certificación de cumplimiento de normas de seguridad Decreto de Nombramiento del Rector Acta posesión del rector Acta de grado, diploma, Resolución de Escalafón Nacional Docente-END Acto administrativo de nombramiento de la Secretaria-Tesorera Acta de posesión de la Secretaria-Tesorera Diploma y acta de grado de la Secretaria-Tesorera Pólizas de manejo vigentes de Rector y Secretaria-Tesorera Registro de firmas ante notaría Carpeta de los educadores Debe contener la siguiente información: Hoja de vida de cada docente diligenciada en Formato Único Fotocopia de la cédula Copias de los títulos obtenidos: bachiller, pregrado, postgrado Copia del acto administrativo mediante el cual fue nombrado Copias de los traslados que haya tenido Estímulos, reconocimientos o condecoraciones Diplomados, capacitaciones Copias de las resoluciones Rectorales que le asignaron la carga académica anual Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Incapacidades Médicas legalizadas Llamadas de atención y/o felicitaciones de sus superiores inmediatos o de instancias del gobierno escolar Carpeta de los estudiantes o Registro Escolar Contiene los soportes que presentan los estudiantes y sus acudientes para formalizar la matrícula por primera vez y su posterior renovación por cada nuevo año lectivo. Contiene entre otros documentos los siguientes: Tarjeta de Matrícula Fotocopia del documento de identidad del estudiante Certificados de estudio de grados cursados en otras instituciones Carné de vacunas para preescolar (Decreto 2247 de 1997) Certificado de afiliación al sistema general de seguridad social en salud (EPS, SISBEN) o seguro de protección escolar de no estar afiliado a ningún sistema. Boletín final de evaluación de cada grado que haya cursado en la institución Ficha observador del alumno (de cada año lectivo cursado) Contrato prestación de servicios Carpeta del Personal Administrativo Debe contener la siguiente información: Hoja de vida de cada funcionario diligenciada en Formato Único Fotocopia de la cédula Copias de los títulos obtenidos: bachiller, pregrado, postgrado Copia del acto administrativo mediante el cual fue nombrado Copias de los traslados que haya tenido Estímulos, reconocimientos o condecoraciones Diplomados, capacitaciones Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Incapacidades Médicas legalizadas Llamadas de atención y/o felicitaciones de sus superiores inmediatos o de instancias del gobierno escolar ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN POR CADA LIBRO Y REGISTRO Contiene dos partes: Parte I: hace referencia a los libros reglamentarios. Parte II: se refiere a los registros reglamentarios. Para una mejor comprensión, cada libro y registro tendrá la siguiente información, en correspondencia con laestructura que para la “documentación” orienta la Norma ISO. a) Título y código del libro o registro b) Objeto o finalidad: define la justificación y la intención c) Descripción: se desarrolla el documento y se profundiza según se requiera.Incluye definiciones y sustento legal si fuese necesario. d) Responsabilidad: se describe quiénes son los responsables de la aplicación del documento. Quién va a recolectar los datos. e) Procedencia: de dónde serán recolectados los datos. f) Frecuencia: Cuándo se tomarán los datos. g) Metodología: Pasos secuenciales de cómo van a ser recolectados los datos. h) Anexos: se relaciona el formato que complementa el documento elaborado. PARTE I: LIBROS REGLAMENTARIOS LIBROS REGLAMENTARIOS - LRFormato LR001 Proyecto Educativo Institucional - PEI- FormatoLR002 Libro de Matrículas. Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Formato LR003 Registro Escolar Formato LR004 Libro de actas del Consejo Directivo Formato LR005 Libro de actas del Consejo Académico Formato LR006 Libro de actas del Consejo de Padres Formato LR007 Libro de actas del Consejo de Estudiantes Formato LR008 Libro de actas de las comisiones de evaluación y promoción Formato LR09 Libro deActos Cívicos Formato LR010 (Sin formato) Libro historial de la institución. Formato LR011 Libro de Observador delEstudiante Formato LR012 Libro de actas de graduación Formato LR012-1 Libro Certificados de acta de grado Formato LR013 Libro registro de diplomas Formato LR014 Libro duplicado de diplomas Formato LR015 Libro reconocimiento de saberes Formato LR016 Libros contables: libro diario mayor y libro auxiliar menor Formato LR017 Libro del Plan de Mejoramiento InstitucionalPMI Formato LR018 Libro de Calificaciones Formato LR019 Libro de Registro de Certificados de Estudio expedidos Formato LR020 Libro de Diario de Campo de los educadores Formato LR021 Libro de Registros de Refuerzos Formato LR022 Libro de Asistencia de los Estudiantes Formato LR023 Libro de Reuniones Asambleas Generales de Padres de Familia Formato LR024 Elaborado por: Rectoría Libro de Actividades de Formación de Padres Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 (Escuela de Padres) Formato LR025 Libro de Evaluación de Desempeño de Educadores Formato LR026 Libro de Evaluación de Desempeño del Personal Administrativo Formato LR027 Libro de Proyectos de Investigación de Educadores y/o sistematización de experiencias significativas Formato LR028 Libro de Proyectos de Investigación y/o sistematización de experiencias significativas de estudiantes Formato LR029 Libro de capacitaciones y actualizaciones de educadores, directivos y demás personal de la institución Formato LR030 Libro de Servicio Social Estudiantil Formato LR031 Libro de Elección de Personero Formato LR032 Libro de Seguimiento a Egresados Formato LR033 Libro de control de asistencia del personal Formato LR034 Libro de Estímulos a Personal vinculado Formato LR035 Libro de Sugerencias, Quejas y reclamos Formato LR036 Libro de Informe de los Resultados de la Evaluación de los Estudiantes Formato LR037 Libro de Evaluación y Autoevaluación Institucional Formato LR039 Libro de Salidas Pedagógicas 1. PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL–PEI Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 2. LIBRO DE MATRÍCULAS 2.1 Objeto o finalidad: Sistematizar información completa de las personas que han establecido vínculolegal con Los Comuneros, lo que posibilita brindar información estadística ala Secretaría de Educación del Municipio de Popayán, al Departamento Administrativo Nacional deEstadística–DANE– y al Ministerio de Educación Nacional-MEN-. 2.2 Descripción: La matrícula es el acto que formaliza la vinculación delapersona al sistema educativo a través de Los Comuneros. Se realizará por una sola vez, pudiéndose establecer renovaciones para cada periodoacadémico3. Este libro reglamentario fue establecidopor la Resolución 2624 del 15 de noviembre de 1951. Una persona se constituye en estudiante de Los Comuneros, a partir de las firmas del Libro de Matrícula por parte del padre, madre o acudiente; rector y el propio estudiante; generando una serie de derechos y deberes establecidos en el Proyecto Educativo Institucional y en particular enel Reglamento Interno de los Acuerdos de Convivencia. Por la gran cantidad de casos atendidos, por ser una Comuna receptora de población en condición de desplazamiento se tiene presente, de manera especial la normatividad referente a la población en condición de desplazamiento forzado por la violencia. Según la cual las Instituciones Educativas públicas “efectuarán la matrícula sin exigir los documentos que se requieran a quien no esté en capacidad 3 Ley 115 de 1994, Artículo 95 Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 de presentarlos y serán las mismas secretarías de educación las encargadas de gestionar y obtener los mismos, en un plazo no mayor a seis meses”4. Para consolidar el proceso de matrículas y sus efectos pedagógicos y administrativos de esta circunstancia, “en los diferentes niveles de las entidades territoriales certificadas, se podrá realizar examen de nivelación para clasificación en los casos en que, razonablemente, el estudiante no esté en condiciones de presentar sus antecedentes académicos (desplazados, catástrofes naturales, alumnos procedentes de planteles clausurados, desaparecidos o ilegales”5. En los casos presentados para el ingresos a las sedes/jornadas de adultos, decreto 3011 de 1997, el reconocimiento de saberes podrán ser utilizadas para subsanar ese tipo de situaciones; así se pueden garantizar el acceso al Sistema Educativo de personas con este tipo de dificultades para su ingreso. El libro de matrícula contiene información sobre los siguientes aspectos: Nombre delaInstitución, número y fecha de matrícula, consecutivo, folio, nombres y apellidos completos del estudiante según su documento de identidad, lugar y fecha de nacimiento, documento de identidad y lugar de expedición (registro civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería) Lugar y residencia actual del alumno (incluye barrio y comuna). Teléfono(s), nombres y apellidos de la madre, documento de identidad y ocupación; nombres y apellidos del padre, documento de identidad y ocupación o nombre y apellidos del acudiente, documento de identidad, dirección de la residencia, teléfono(s) y parentesco. Referencia de los planteles donde haya estudiado anteriormente con indicación de los grados cursados y el respectivo año; grado en el cual se matricula, de acuerdo con el certificado de estudios presentado, firma del padre o acudiente, Firma del alumno, Firmas del rector y secretaria 4 Decreto Nacional 2562 de 2001, Artículo 2 Resolución Nacional 5360 de 2006, Artículo 5 literal D 5 Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Contiene un espacio para cancelación de matrícula que contiene: fecha, motivo del retiro, respaldado con la firma del padre o acudiente. Seguidamente firma también el estudiante, el rector y secretaria; lo mismo que para observaciones. Requisitos mínimos de matrícula: Documento de identidad del estudiante, certificados de estudio de grados anteriores (en primaria es suficiente presentar el último certificado del grado aprobado), carné de vacunas para preescolar (Decreto 2247 de 1997), certificado de afiliación al sistema general de seguridad social en salud (EPS, SISBEN) o seguro de protección escolar,si no está afiliado a ningún sistema (para la población en situación de desplazamiento y otros casos muy especiales de todas maneras se debe garantizar el derecho a la educación a pesar de no cumplir con todos los requisitos. Se les matricula; se incluye en la relación a enviar a la Secretaría de Educación para que certifique esa condición. Simultáneamente se buscan soluciones rápidas para obtener los requisitos faltantes). Reportar debidamente actualizada y sin errores la matrícula en el Sistema de Matrícula en Línea-SIMAT- es responsabilidad del rector6. Incurrirá en multa hasta de 20 salarios mínimos quienes se abstengan de recibir a unapersona en edad escolar en los establecimientos públicos de educación7. Autorizaciones para el ingreso de menores de edad a la educación formal de adultos A raíz de la gran cantidad de solicitudes que se presentan para el ingreso de los menores de edad a la educación formal de adultos por parte de padres de familia o acudientes, se establece el procedimiento siguiente: 6 7 Resolución N° 166 de 2.003 Ley 1098, Artículo 28 Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Los padres o acudiente remiten oficio solicitando autorización para matricular al menor en jornada para adultos, al Instituto Colombiano de Bienestar FamiliarICBF-. En él debe explicar los motivos por los cuales no puede estudiar en la jornada correspondiente a su edad, incluir nombre, identificación, edad, CLEI que va a cursar, dirección y teléfono de la residencia y fotocopia legible de la tarjeta de identidad. Quien firma el oficio debe incluir su número del documento de identificación. Una vez obtenida la autorización debe anexar los siguientes documentos, según el caso: Para los menores trabajadores: Carta laboral de la empresa, explicando horario de trabajo, dirección y teléfono. Si labora con el padre o un familiar, autorización de éste por escrito. Menores, padre o madre de familia: Registro Civil del hijo(a). Si trabaja, certificado laboral de la empresa, explicando horario, dirección y teléfono. Menores en Embarazo: Certificado médico que acredite la condición de embarazo e incapacidad para asistir a la jornada correspondiente a su edad. Casos especiales: menores que por circunstancias físicas o sicológicas acreditan no pueden permanecer en una jornada acorde a su edad. Edades para ingresar en la educación formal de adultos CLEI EDADES CLE I (1°,2° Y 3°) 13 años CLEI II (4° y 5°) 14 años CLEI III (6° Y 7°) 15 años CLEI IV (8° Y 9°) 16 años C.LEI V (10°) 17 años CLEI VI (11°) 18 años En el registro escolar de cada alumno se deberá incluir la documentación soporte, la cual podrá ser exigida por los funcionarios de Secretaría de Educación en cumplimiento de funciones de inspección y vigilancia. El no acatamiento de lo explicado anteriormente, dará lugar a las actuaciones de control sancionatorio por parte de la Secretaría de Educación Municipal de Popayán. NOTA: Hay que tener en cuenta que no puede hacerse de la educación de adultos el lugar a donde van a ir los menores en la búsqueda de opciones facilistas para Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 cumplir con su proceso de aprendizaje. Habrá lógicas excepciones, esas serán las que se habiliten. 2.3 Responsabilidades La familia es el núcleo fundamental de la sociedad y el primer responsable de la educación de los hijos, hasta la mayoría de edad o hasta cuando ocurra cualquier otra clase o forma de emancipación y le corresponde matricular a sus hijos en instituciones educativas que respondan a sus expectativas, para que reciban una educación conforme a los fines y objetivos establecidos en la Constitución, la ley y elProyecto Educativo Institucional. De ser necesario, las directivas podrán informar a las comisarías de familia, ICBF, policía de infancia y adolescencia o inspecciones, sobre aquellos padres que se nieguen a cumplir con este deber, tal como lo establece el Artículo 51 de laLey 1098 de 2006. Por lo tanto, es deber de los padres de familiamatricular oportunamente a sus hijos según el calendario establecido por Los Comuneros y asegurar su permanencia durante su edad escolar8. Por su parte Los Comuneros facilita el acceso de los niños, niñas, jóvenes, adolescentes y adultos al sistema educativo y procura su permanencia.Corresponde al rector y a la secretaria académica responder por el diligenciamiento de este libro. 2.4 Procedencia Los datos serán recolectados de la información que brinden los padres o acudiente que matricula a niña, niño, joven o adulto y los respectivos soportes que adjunte en el proceso de matrícula. 8 Decreto 1286 de 2.005, Artículo 3 Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 2.5 Frecuencia El cronograma para las matrículas será establecido por las directivas en cabeza del rector, de acuerdo a las orientacionesque se impartan desde la Secretaría de Educación y el Ministerio de EducaciónNacional. Las matrículas seguirán abiertas para los casos de traslados durante el año lectivo desde que secuente con cupos disponibles y se cumplan los requisitos establecidos. Para tal efecto se establece en cada sede/jornada una comisión de admisiones integrada por educadores de la misma, quienes verificarán los requisitos y entrevistarán a los padres o acudientes, lo mismo que al aspirante para emitir, en un acta su concepto. Este es obligatorio. A partir del segundo semestre se dará prioridad, llegado el caso, a personas que vienen desde municipios diferentes a Popayán. 2.6 Metodología En aras de brindar comodidad y evitar traumatismos, los educadores designados como Directores de Grupo harán la respectiva renovación de la matrícula de los estudiantes integrantes de su grupo. Para las personas que ingresan por primera vez a Los Comuneros se adelantará un proceso de inscripción y matrícula en la coordinación de cada sede/jornada,de acuerdo al calendario establecido en cada año. Este incluirá la fecha de entrevista con la comisión de admisiones. Una vez autorizada la matrícula (acta) se verifican los requisitos, se hace conocer el reglamento interno (entrega ejemplar), se firma el contrato educativoy se diligencia el Formato LR002, por cada persona a matricular. Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Pasado el periodo de matrículas la secretaria académica procede a diligenciar la matrícula en el SIMAT, de acuerdo al calendario vigente establecido por la Secretaría de Educación del Municipio de Popayán. Este libro tiene acta de apertura firmada por el rectory la secretaria académica, lo mismo que acta de cierre cuando se termine el libro (no el año). Sumado a las Tarjetas de Matrícula físicas, se digitalizará este libro, en lo posible en un programa o software adaptados a la normatividad vigente. Se organiza, además, una carpeta con la información de cada estudiante con el respectivo código para una mejor identificación. Anexos: Formato LR002 LIBRO DE MATRÌCULAS. 3. LIBRO DE REGISTRO ESCOLAR (CERTIFICADOS DE ESTUDIOS) 3.1 Objeto o finalidad Conservar los resultados de la evaluación final obtenida por cada estudiante en lasdiferentes áreas del plan de estudios del respectivo grado, de acuerdo a lo estipulado en el Sistema Institucional de Evaluación de los Aprendizajes. 3.2 Descripción Es un registro actualizado de los estudiantes que contiene, además de los datos de identificación personal, el informe de valoración por grados y el estado de la evaluación, que incluya las novedades académicas que surjan. (Artículo 16 del Decreto 1290 de 2009). Este libro se conserva en el Archivo Central de la institución. Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Este libro esta foliado, empastado, sin tachaduras, ni modificaciones, ni enmendaduras y se administra de acuerdo a las orientaciones generales de los demás libros permanentes. 3.3 Responsabilidades El responsable de este libro es el rector quien delegará su diligenciamiento a la secretaria académica. Es de los libros más importantes ya que debe permanecer en la institución, para la expedición de los Certificados de Estudio cuando sean solicitados por los acudientes o ex alumnos. Debe estar debidamente firmado por el rector y secretaria académica. 3.4 Procedencia La información proviene de la información consignada por los educadores en la denominada extensión docente del software Académico® establecido oficialmente para todas las sedes/jornadas de Los Comuneros. 3.5 Frecuencia Los datos son registrados con base en los resultados obtenidos al finalizar el año lectivo. En las jornadas para atender a jóvenes Adultos (Decreto 3011 de 1997) se registran cada que culminen los ciclos lectivos. Paralos CLEI V y VI, el registro es semestral. 3.6 Metodología Los datos serán consignados por los educadores en el programa Académico® usado por Los Comunerosen cada periodo y al finalizar el año lectivo serán Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 procesados por la Secretaria Académica. Se hace el respectivo documento digital y se imprime una copia para ser empastado y trasladado al Archivo Central. Anexos: Formato LR003: REGISTRO ESCOLAR . CERTIFICADO DE ESTUDIOS Y REGISTRO DE CERTIFICADOS DE ESTUDIO EXPEDIDOS .1 Objeto o finalidad Orientar desde la norma, la estructura que debe contener un Certificado de Estudio para que formalmente sea considerado legal ante las demás instituciones educativas, autoridades educativas y otras instituciones que lo requieran. .2 Descripción El diploma y el certificado de estudios son el reconocimiento expreso de carácter académico otorgado a una persona, al concluir un plan de estudios y por lo tanto, haber alcanzado los objetivos de formación y adquirido los reconocimientos legal o reglamentariamente definidos9 Los certificados son revisados minuciosamente por la Secretaria Académica y el Rector. Cuando se tenga duda sobre la veracidad del mismo se debe pedir por escrito información inmediata alaInstitución Educativa de origen, o al ente territorial certificado correspondiente. El certificado de estudios se elabora en papel membrete con las correspondientes garantías de seguridad y debe contener la siguiente información: Datos generales 9 Decreto 1860 de 1994 Artículo 11 Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 de la institución (nombre, escudo), número del serial del certificado, un párrafo inicial en donde se informe el aspecto legal de la institución, el cual solamente debe llevar el número de la última Resolución de aprobación de estudios. Luego de esa primera parte introductoria se pasa a la certificación como tal, la cual incluye estos datos: Nombres y apellidos completos del estudiante, documento de identidad y lugar de expedición, grado cursado y promovido (o aprobado para antes de 2002) en letras y número, nivel, año; señalar el número de matrícula y el folio del libro o registro escolar según FORMATO LR003. Luego se relacionan las áreas obligatorias y fundamentales contempladas en los artículos 23 y 31 de la Ley 115 de 1994 (asignaturas en los estudios cursados antes de 1994), al igual que las optativas, si las hubiere, del respectivo Plan de Estudios, la valoración de cada una de ellas según la escala nacional (Decreto 1290 de 2009) y la intensidad horaria semanal. Finalmente contiene la firma del rector y Secretaria Académica. (Decreto 180 de 1981). Para certificados de 1984 a 1994: El plan de estudios estaba reglamentado por el Decreto 1002 del 24 de abril de 1984 y la Resolución 17486 del 7 de noviembre de 1984. Para certificados de 1994 a 2001:El plan de estudios estaba reglamentado por el Decreto 1860 de 1994; en el Certificado se expresa el siguiente concepto: cursó y aprobó el grado ____. La escala de valoración: excelente, bien, insuficiente. Para certificados de 2002 a 2009:El plan de estudios está reglamentado por el Decreto Nacional 0230 de 2002; en los certificados se expresa el siguiente concepto: cursó el grado _____ y fue promovido al grado _____. Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Para constancias de desempeño a partir de 2010, de acuerdo al plan de estudios adoptado por el Consejo Directivo y según el Decreto 1290 de 2009. En las constancias de desempeño se podrá expresar el siguiente concepto: cursó el grado _____ y fue promovido al grado _____. Otras normas a tener en cuenta en certificados según el año en que fue cursado el grado: AÑO DECRETOS Y LEYES 1970 a 1974, Decreto 045 de 19621975 a 1978 Decreto 080 del 22 de enero de 1974 1976 Se adicionó el Decreto 088 del 22 de enero de 1976 1979 Se adicionó el Decreto 1419 del 17 de julio de 1978 Otras observaciones sobre los certificados Cuando por circunstancias de fuerza mayor, como incapacidades médicas, vacancia en el cargo, entre otras, falten el rector para la firma, la institución podrá expedir certificados refrendados por uno de los supervisores o el funcionario designado por la Secretaría de Educación de Popayán. Carecen de validez los certificados que presenten tachones o enmendaduras.Un certificado original no pierde su vigencia, así que no hay razón para rechazarlo por su antigüedad. Son las directivas de Los comuneros las que deben resolver mediante consulta directa ante el ente territorial correspondiente, las inquietudes que suscite el análisis de un certificado. No delegar en los padres esta gestión. Cuando se trate de expedir certificados a estudiantes que por alguna razón cambiaron su nombre o apellido, se exigirá la escritura pública o acta notarial que dé cuenta del cambio.Si se trata del reconocimiento del interesado como hijo natural, este podrá presentar uno de los siguientes documentos en original o fotocopia con las firmas originales: Acta de reconocimiento tramitada ante notaría, escritura pública, testamento. Presentar el registro civil de nacimiento y documento de identidad vigente. Todas las evidencias de esta situación se llevarán al registro escolar del estudiante y en los libros pertinentes se asentará nota relacionando la novedad, Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 así como en el momento de expedir certificados o constancias se harán con el nuevo nombre y/o apellidos, colocando una nota aclaratoria de la situación, incluyendo el número y descripción del documento soporte. Expedición de certificados de la sede María Oriente, sede clausurada (modelos flexibles) Tienen igual estructura de los otros certificados, pero resaltando el siguiente texto LOGO INSTITUCIÓN EDUCATIVA LOS COMUNEROS Resolución de Aprobación de Estudios N° 2171 de 13 de noviembre de 2002y Resolución No. __________ de_________ por medio de la cual se le entregaron en custodia los libros de la sede clausurada ___________________ CERTIFICADO DE ESTUDIOS No ______ El Rector (a) de la Institución Educativa Los Comuneros CERTIFICA QUE: (Nombre estudiante)___________________________________ identificado con (T.I. oC.C) N° _______________de ________ cursó y aprobó los estudios correspondientes algrado (en letras) ___________ de educación __________ (preescolar, básica primaria,básica secundaria, o educación media técnica o académica) en el año ___________ en la sede clausurada María Oriente,cumpliendo con lanormatividad vigente de la época. Número de matrícula ________ Folio (del libro de calificaciones) ____________ Los resultados obtenidos fueron los siguientes: (áreas correspondientes a la norma queregía plan de estudios para el momento) A continuación, se procede como se realizan normalmente los demás certificados y finaliza con las firmas Acreditación de documentos educativos de usuarios que van para el exterior Cuando el usuario solicite los Certificados de Estudio y manifieste que son para llevarlos hacia el exterior, su expedicióntiene que llevar sellos. NOTA: Esta exigencia proviene de los países firmantes del Convenio de La Haya y del Andrés Bello. Se aclara que el Decreto Nacional 2150 de 1995 – anti trámites – estableció la no obligatoriedad de sellos en los documentos que circulen dentro del país. Si la secretaria no tuviere decreto denombramiento (está bajo la modalidad de contrato), es recomendable que no firmelos certificados. Basta con que lo haga el Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 rector. El rector y la secretaria deben tener las firmas y sellos registrados en una notaría.Cuando el usuario solicita en la institución los certificados de estudio debe preguntar en qué notaría están registradas las firmas y sellos, pues deberá dirigirse allí a autenticar dichas firmas. El trámite se hace en un término máximo de cuatro (4) días hábiles. Una vez al usuario se le entregan sus certificados debidamente firmados y sellados en la Institución, por su cuenta debe enviarlos o llevarlos alaSecretaría de Educación de Popayán para que allí le sean adelantados los trámites subsiguientes. Equivalencias numéricas en certificados de usuarios que van para el exterior: La Circular N°39 (29 de abril de 2004) brinda orientaciones sobre la equivalencia numérica en las escalas de los informes de evaluación para efectos de certificar estudios de personas que van a continuarlos en el exterior, procediendo según la siguiente escala valorativa: 1. Si la evaluación del estudiante comprende los años de vigencia del Decreto1860 de 1994, su valoración con la respectiva equivalencia numérica, de acuerdo con el Decreto Nacional 1063 de 1998, será la siguiente: ESCALA CUALITATIVA ESCALA CUANTITATIVA EXCELENTE BIEN INSUFICIENTE 8.0 (ocho cero) a 10.0 (diez cero) 6.0 (seis cero) a 7.9 (siete nueve) 1.0 (uno cero) a 5.9 (cinco nueve) 2. Si la evaluación del estudiante comprende los años o un año cursado con posterioridad a la vigencia del Decreto 230 de 2002, su valoración con la respectiva equivalencia numérica será la siguiente: ESCALA CUALITATIVA ESCALA CUANTITATIVA PROVISIONAL EXCELENTE SOBRESALIENTE ACEPTABLE INSUFICIENTE DEFICIENTE 9.1 (nueve uno) a 10.0 (diez cero) 8.0 (ocho cero) a 9.0 (nueve cero) 6.0 (seis cero9 a 7.9 (siete nueve) 4.0 (cuatro cero) a 5.9 (cinco nueve) 1.0 (uno cero) a 3.9 (tres nueve) 3. La escala de valoración nacional, estipulada en el Artículo 5 del Decreto 1290 de 2009, es solo cualitativa y las instituciones pueden hacer una equivalencia cuantitativa interna, en Los Comuneros el Sistema Institucional de Evaluación de los aprendizajes queda: Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 ESCALA CUALITATIVA ESCALA CUANTITATIVA SUPERIOR ALTO BASICO BAJO 4.6 (cuatro seis) a 5.0 (cinco cero) 4.0 (cuatro cero) a 4.5 (cuatro cinco) 3.1 (tres uno) a 3.9 (tres nueve) 1.0 (uno cero) a 3.0 (tres cero) Irregularidades detectadas en certificados de estudio Certificados de estudio con intensidades horarias irregulares: Cuando no aparece ninguna intensidad horaria en el certificado y/o cuando aparece menor intensidad horaria que la reglamentaria. Se devuelve el certificado a la institución de origen para que se registre adecuadamente la información. Cuando las jornadas de origen son para jóvenes y adultos de esta institución, decreto 3011 de 1997, se podrá hacer un proceso de nivelación de las áreas que determine el Consejo Académico ajustar la intensidad del o de esas áreas según los contenidos propuestos en las jornadas, mañana o tarde continua, quetenga para la misma área. Puede realizarse a través de estrategias pedagógicas como trabajos académicos extra clase, consultas, presentación de trabajos escritos o en medio magnéticos, carteleras y exposiciones, entre otros. Certificados de estudio con dificultades en la parte de las áreas obligatorias y fundamentales. Certificados de estudio que no contemplan áreas obligatorias y fundamentales tal como establecen los artículos 23 y 31 de la Ley 115 de 1994 y la Resolución Nacional 2343 de 1996. PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: Devolver a la institución de origen para su rectificación. Certificados de estudio que contemplan áreas no denominadas tal como lo establecen los artículos 23 y 31 de la Ley 115 de 1994 y la Resolución Nacional 2343 de 1996. PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: El usuario tramita, ante la institución de origen o ante autoridad educativa del ente territorial donde estaba ubicada, la expedición de los certificados de estudio, de acuerdo con lo estipulado en los artículos 23 y 31 de ley 115 de 1994; para esto, se concede al usuario un plazo de dos meses calendario contados a partir de la fecha de comunicación. La persona se le atiende durante ese plazo en la institución. Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Casos en los cuales las instituciones que expiden el certificado de estudio en los cuales aparecen fusionadas dos áreas denominadas correctamente pero bajo un sólo juicio valorativo, por ejemplo: ÉTICA Y VALORES HUMANOS Y EDUCACIÓN RELIGIOSA: ACEPTABLE PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: Estos certificados se aceptan tal cual los expiden las instituciones de origen; se entenderá que el alumno obtuvo valoración de “aceptable” en cada una de las áreas mencionadas y se le oficia a la institución para corregir el error. Certificados en los cuales se valoran las asignaturas que comprenden las áreas, de manera independiente, pero no se entrega una valoración conjunta del área tal como lo establece el Decreto Nacional 230 de 2002 y el Decreto 1290 de 2009 a partir de enero de 2010. PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: El usuario tramita, ante la institución de origen o ante autoridad educativa del ente territorial donde estaba ubicada, que los certificados de estudio le sean expedidos de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 5° del Decreto Nacional 230 de 2002 y el Decreto 1290 de 2009 apartir de enero de 2010, es decir, valorando por áreas. Para esto, se debe conceder al usuario un plazo de dos meses calendario contados a partir de la fecha de comunicación. A la persona se le atiende en calidad de estudiante en ese periodo y luego una corregido el certificado se asienta la matrícula. Certificados de estudio en los cuales se detecta que faltan asignaturas que conforman el área. PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: El usuario tramita, ante la institución de origen o ante autoridad educativa del ente territorial donde estaba ubicada, que los certificados de estudio le sean expedidos de acuerdo con lo estipulado en los artículos 23 y 31 de Ley 115 de 1994, en este caso se debe conceder al usuario un plazo de dos meses calendario contados a partir de la fecha de comunicación. A la persona se le atiende en calidad de estudiante en ese periodo y luego una corregido el certificado se asienta la matrícula. Cualquiera sea el caso que se esté presentando en la institución, del resultado del procedimiento se deberá dejar constancia en el registro escolar del estudiante, según lo estipula el Artículo 7 del DecretoNacional 230 de 2002 y el artículo 16 del Decreto 1290 de 2009 a partir de enerode 2010. Dado el caso que la institución educativa expedidora de los certificados se niegue a realizar los ajustes en estos, los mismos que por ley le correspondería hacer, se informe por escrito a la Secretaría de Educación de laentidad territorial certificada correspondiente, solicitando intervención en el asunto. Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 2.2.10 Otras situaciones: Cómo proceder con la presentación de certificados falsos: si son detectados antes de la matrícula no se aceptan. Si se descubren luego de estar matriculado, se aplica el Decreto 2832 de 2005 para que inicie proceso de validación. Además, se realizará la respectiva denuncia ante las autoridades competentes. Cuando un estudiante se retira de la institución: ya sea porque se gradúa o porque se cambia de establecimiento, se le debe entregar toda la carpeta con ladocumentación que ha traído (certificados de otros colegios, registro civil, ficha observador, etc.) teniendo presente que el solicitante le firme lo que ha recibido para responder posibles reclamos a futuro. Previo a la entrega se digitalizan los certificados que el estudiante haya traído de otros establecimientos y también los que cursó en la institución, todo esto con el fin de resolver reclamos odificultades posteriores. Retención de certificados por falta de pago: Está absolutamente prohibido retener los certificados de Estudio por falta de pago de los padres o acudientes, por algún concepto. Sin embargo, Los Comuneros conserva el derecho de buscar el pago de deudas quehan contraído los padres cuando decidieron suscribir con ellos el contrato educativo. Para ello, pueden iniciar cualquiera de las acciones judiciales previstas en el ordenamiento jurídico y que tienden a obtener el pago de deudas impagadas, como sería por ejemplo el caso de los procesos ejecutivos. Al respecto, la corte dice: “no queda desprotegido el derecho de las instituciones educativas a recibir el pago de lo adeudado, ya que la entrega de los certificados académicos y de los demás documentos pertinentes no surte el efecto de liberar al deudor incumplido de su obligación, cuyo pago puede buscar el plantel mediante el ejercicio de las acciones judiciales que con tal finalidad se encuentran previstas en el ordenamiento civil” (Corte Constitucional Sentencia T-422 del 14 de agosto de 1998 Los certificados de estudio deberán expedirse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de solicitud, pero se recomienda ser muy diligentes y aprovechando los adelantos tecnológicos, entregarlos en el menor tiempo posible. Su valor estará sujeto a disposiciones de la resolución de costos expedida por la Secretaría de Educación Municipal de Popayán y las tarifas aprobadasen la institución educativa, cuando se trata de egresados o exalumnos. No tendrá costo alguno cuando se trata de personas con la matrícula vigente. Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Antes de solicitar un certificado, el beneficiario deberá aclarar si este se necesita paracontinuar estudios en el exterior. Si es el caso en lasecretaría académica se le orientará al respecto. .3 Responsabilidades El diligenciamiento de los certificados y la organización de este registro corresponden a la secretaría académica de la institución, teniendo en cuenta que la responsabilidad de su expedición es del rector. Este libro debe permanecer en el Archivo Central .4 Procedencia Los certificados se expiden fielmente con base en lo existente en el libro reglamentario Registro Escolar- Formato LR003. .5 Frecuencia Cada que sean solicitados por un beneficiario de la comunidad educativa. .6 Metodología El beneficiario interesado hace la solicitud en la secretaría académica donde le dan un radicado. Debe explicar para qué fin requiere el certificado, el o los grados que necesita, las fechas en las cuales curso los grados requeridos, la sede y jornada a la que pertenece. Así mismo debe aclarar si es para continuar estudios en el exterior; si es así, la persona encargada le explicará el trámite a seguir. Se le dará una fecha y hora para la correspondiente entrega, la cual no puede superar los tres días hábiles. Si se trata de estudiantes de cualquier sede o jornada, no tiene costo alguno. Si no lo es, debe pagar en la tesorería el costo establecido por el Consejo Directivo y conservar el recibo para presentarlo a la hora de recoger los certificados. ANEXOS: Formatos RGCE002: CERTIFICADO DE ESTUDIOS Formato RGCE002-1: REGISTRO DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS EXPEDIDOS 4. LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO Anexos: Formato LR004 LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 5. LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO ACADÉMICO Anexos: Formato LR005 LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO ACADÉMICO 6. LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE PADRES Anexos: Formato LR006 LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE PADRES 7. LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE ESTUDIANTES Anexos: Formato LR007 LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE ESTUDIANTES 8. LIBRO DE ACTAS DE LAS COMISIONES DE EVALUACIÓN Y PROMOCIÓN Anexos: Formato LR008 ACTAS DE LA COMISIÓN DE EVALUACIÓN Y PROMOCIÓN 9. LIBRO DE INSTITUCIÓN A LA BANDERA (O DE ACTOS CÍVICOS) Anexos: Formato LR009 LIBRO DE INSTITUCIÓN A LA BANDERA (O DE ACTOSCÍVICOS) 10. LIBRO HISTORIAL DE LA INSTITUCIÓN El diseño del Formato LR010 LIBRO HISTORIAL DE LA INSTITUCIÓN queda bajo autonomía de la institución. Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 11. LIBRO SOBRE OBSERVACIONES DE LOS ALUMNOS (FICHA OBSERVADOR) Formato LR011 LIBRO OBSERVADOR DEL ESTUDIANTE 12. LIBRO DE ACTAS DE GRADUACIÓN 12.1 Objeto o finalidad Formalizar la graduación de los estudiantes que han culminado satisfactoriamente sus estudios de acuerdo al Proyecto Educativo Institucional-PEI- y la normatividad vigente. Este libro permite a las directivas expedir, de ser necesario, futuras actas requeridas por el egresado para continuar estudios de educación superior o como requisito para un empleo. 12.2 Descripción El título académico es el reconocimiento expreso de carácter académico otorgado a una persona por haber recibido una formación en la educación por niveles y grados y procesado los saberes definidos por el Proyecto Educativo InstitucionalPEI-. Tal reconocimiento se hará constar en un diploma10. En desarrollo de lo dispuesto en el Artículo 89 de la Ley 115 de 1994, los títulos y certificados otorgados en Los Comuneros serán los siguientes: Certificado de estudios del Bachillerato Básico. Se otorga a los estudiantes de cada sede/jornada que culminan con éxito el ciclo de educación básica, grado noveno (9) o el CLEI IV, en las jornadas que atienden a jóvenes y adultos. 10 Ley 115 de 1994. Artículo 88 Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Título de Bachiller Académico: se otorga a los estudiantes que culminen la educación media en la jornada de la tarde continua, nocturna y de fin de semana de la sede Los Comuneros, lo mismo que a los estudiantes de la jornada de la mañana continua en la Sede José Antonio Galán N°1. Obtendrán el título de Bachiller Académico con profundización en Desarrollo Comunitario, los estudiantes promovidos en el CLEI VI de la jornada de fin de semana en la sede José Antonio galán N°111. Al término del periodo escolar, correspondiente a la finalización del ciclo de educación Básica Secundaria Media en cada jornada, la institución expedirá un Acta de Graduación12general que suscribirán el rector y la secretaria académica, la cual contiene los siguientes datos: Nombre de la Institución y Resolución de Aprobación de estudios Fecha y número consecutivo Nombres y apellidos,según documento de identidad, de las personas que terminaron satisfactoriamente sus estudios y reciben el certificado o el título Número del documento de identidad de los graduados Certificado o Título otorgado con la denominación que le corresponda según la Resolución de Aprobaciónde Estudios Firma del rector y secretaria académica. Después de comprobada la situación legal y académica de cada uno de los estudiantes y soportada debidamente con evidencias documentales, se procede a otorgar el Certificado de Bachiller Básico o el título de Bachiller Académico a los graduandos, según el caso de cada sede/jornada; serelacionan los nombres, apellidos y documento de identidad. Se expresa el número de estudiantes 11 12 Decreto 3011 de 1997 Decreto 180 de 1981 Artículo 4° Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 graduados, señalando el nombre con el que comienza el acta y con quien finaliza.Este libro debe ir debidamente foliado, empastado, sin tachaduras ni enmendaduras. 12.3 Responsabilidades Es responsabilidad dela Secretaria Académica diligenciar las actas que conformarán este libro. El rector vela por su autenticidad y lo refrenda con su firma. 12.4 Procedencia Los datos se obtienen de los resultados académicos o valoraciones delaño lectivo, obtenidos por los estudiantes de acuerdo a la información recibida mediante acta de la respectivacomisión de evaluación y promoción delos gradosnoveno y once o CLEI IV y VI de cada sede/jornada(mañana continua y fin de semana de la sede José Antonio Galán N° 1, y jornada de la tarde continua, nocturna y fin de semana de la sede Los Comuneros). 12.5 Frecuencia Se consignan datos cada que se presente una promoción. Las sedes/jornadas que ofrecen educación de adultos con base en el Decreto 3011 de 1997, pueden promocionar,CLEI VI,dos veces al año según su planeamiento, por ser ciclos lectivos con calendario semestral. 12.6 Metodología Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 La persona que se desempeñe como tal en la coordinación de cada sede/jornada donde exista grados noveno (9), once (11) o CLEI IV,CLEI VI, según la Planeación Institucional, verificará el cumplimiento de los requisitos y los acopiará así: De la respectiva comisión de evaluación y promoción, el acta donde se relacionan las(os) estudiantes a graduar por haber cursado y aprobado el Plan de Estudios correspondiente y haber cumplido por lo menos con el 80% de la intensidad horaria del mismo. De cada Director de Grupo, la Certificación del Servicio Social Estudiantil. De acuerdo con el Artículo 97 de la Ley 115 de 1994, Artículo 39 del Decreto 1860 de 1994 y la Resolución Nacional 4210 de 1996, verificado en el libro Servicio Social Estudiantil FORMATO LR030 Constancia colectiva de que esa promoción cursó y aprobó en su Plan de Estudios por lo menos cincuenta (50) horas de estudios constitucionales13 Constancia de haber recibido como mínimo cincuenta (50) horas de estudio de Constitución y Democracia en correspondencia a la Ley 107 de 1994, Documento de identidad (cédula si es mayor de edad) y Paz y Salvo con por todo concepto con la institución. En la secretaría académica deben reposar los certificados de estudio debidamente elaborados del grado quinto de la básica primaria hasta el grado once (11), que demuestren que aprobó cada uno de los respectivos grados de acuerdo a la norma que en su momento definía la promoción. 13 Artículo 1 de la Ley 107 de 1994 Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Una vez las coordinaciones de la sede/jornada remita a la secretaría académica los soportes que demuestran que el estudiante ha cumplido con todos los requisitos legales exigidos por el PEI y la ley para ser bachiller de la República de Colombia en esta institución, se procede a elaborar el acta de graduación y los diplomas respectivos, los cuales serán leídos en laceremonia que proclama los bachilleres. Se expedirán en papel de seguridad, con código de barras o con hologramas, para evitar posibles falsificaciones. Anexos: Formato LR012 LIBRO DE ACTAS DE GRADUACIÓN Formato LR012-1 CERTIFICADO DE ACTA DE GRADO 13. LIBRO REGISTRO DE DIPLOMAS 13.1 Objeto o finalidad Registrar los títulos que Los Comuneros ha otorgado cada que se presenta una promoción de bachilleres, dando orden y organización a los diplomas que han sido expedidos. 13.2 Descripción El Decreto 921 de 1994, suprimió el registro del título de bachiller en las secretarías de educación y delegó dicha responsabilidad en las instituciones educativas por conseguir desde ellas los mismos resultados que se buscaban en las secretarías de educación, es decir, evitar las falsedades en los diplomas. Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Por lo tanto se trata de organizar en el Archivo Central de la institución el registro de los diplomas expedidos en cada una de las sedes/jornadas para optimizar la expedición de copias de actas y/o diplomas; lo mismo que la expedición de certificaciones sobre la idoneidad de los documentos presentados y requeridas por personas, empresas o instituciones. El formato en donde se registrarán los diplomas deberá diligenciarse para cada sede/jornada e incluye, los nombres y apellidos completos del graduado, el número del documento de identidad, la relación del acta y fecha de graduación. Debe llevar las firmas del rector y secretaria académicadel plantel y las firmas de los bachilleres que recibieron el diploma. 13.3 Responsabilidades Las personas que se desempeñen en la rectoría y secretaría académica de la institución respectivamente. 13.4 Frecuencia Cada que se presente una promoción de bachilleres en la institución, de acuerdo al Proyecto Educativo Institucional-PEI-, el planeamiento institucional de cada sede/jornada y a lo establecido en la legislación vigente. Metodología Recibida la documentación en la secretaría académica de parte de los correspondientes coordinadores, se verifica su autenticidad. Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Una vez la secretaria académica de la institución haya revisado toda la documentación de los futuros graduandos y se tenga certeza de cumplir con todos los requisitos, se procede a organizar el acta de graduación, para luego registrarlos en el presente libro. ANEXOS: Formato LR013 LIBRO REGISTRO DE DIPLOMAS 14. LIBRO DUPLICADO y MODIFICACIÓN DE DIPLOMAS 14.1 Objeto o finalidad Registrar la expedición de los duplicados de diplomas y sus modificaciones que sean solicitadospor los exalumnos. Con esto, Los Comuneros garantiza organización, transparencia y confiabilidad en sus actuaciones relacionadas con el asunto. 14.2 Descripción Los Comunerosexpedirá unnuevo ejemplar del diploma en caso de error en la expedición, cambio formal de nombres o apellidos del titular14, deterioro o daño irreparable, robo o extravío definitivo. Cuando sea el caso de error en la elaboración, datos, fechas, nombre, números se recoge el diploma original el cual se llevará al Archivo Central, no tiene costo alguno. De la misma manera se procede en caso de deterioro o daño irreparable, previa solicitud escrita; pero en este caso se aplica la tarifa definida por el Consejo Directivo. 14 Decreto 180 de 1981, Artículo 22 Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 En los eventos de cambio de nombres o apellidos del titular, éste deberá presentar la copia de la escritura pública, acta notarial o sentencia judicial, que recoja o autorice el cambio correspondiente.15 Si se trata pérdida noes necesario que el interesado presente denuncio, pues se presume subuena fe, tal como se expresa en la Constitución Nacional16. Los Comunerosprocede a asentar un nuevo registro, según seael caso y a anotar la constancia de registro en el libro Duplicado de Diplomas, Formato LR014. El diploma así expedido deberá llevar una leyendavisible que diga DUPLICADO, la fecha de expedición y el número de la resoluciónrectoral. Según el caso se deja el diploma original en el Archivo Central y para los costos se aplica la tarifa definida por el Consejo Directivo. Cuando las firmas no están registradas en notaría (porque el rector ya no está en la institución), cuando la institución haya cambiado su denominación o haya sido clausurada la sede/jornada de origen, en el reverso del diploma se deben incluir los siguientes datos: 1. Todo el encabezado actual de la parte legal de la institución. 2. Certifica que: el diploma y/o acta al anverso de esta certificación es auténtico y está firmado por quienes en su época eran el rector (a) y secretario (a). Este diploma corresponde a ………… Identificado con cédula de ciudadanía……… Firmas, cédula y sellos de los actuales rector y secretara. 15 16 Decreto 1260 de 1970 Ley 906 de 2005. Ley anti trámite Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 3. Luego ir a la notaria para autenticar las firmas Todo el proceso anterior deberá ir acompañado de una Resolución Rectoral, que formalice lo actuado. 14.3 Responsabilidades El rector y la secretara de Los Comuneros. 14.4 Frecuencia Cada que se presente una solicitud por parte del interesado. Se analiza la situación y se procede en conformidad. 14.5 Metodología En el reverso del radicado que se entrega al interesado va una lista de chequeo con los requisitos del trámite para cada caso;comenzandocon la carta en donde solicita el duplicado explicando las razones por las cuales lo requiere. El diploma se realiza como si se estuviera graduando al estudiante en la fecha actual y en un lugar visible debe llevar la palabra DUPLICADO con el número y la fecha de la Resolución Rectoral que expiden para estos efectos. El libro debe ir foliado y numerado por persona. También debe llevar la información del estudiante, documento de identidad y firmas. Se deja espacio para las observaciones, en el cual especifican la razón por la cual solicitaron el duplicado. Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Esta información de registro es la que debe llevar el diploma. Por ejemplo: si es el primer estudiante que se va a registrar en este libro entonces en el diploma se dirá: libro 01 folio 01 numeral 01, y así sucesivamente. Este certificado de acta de grado debe llevar elconsecutivo de los certificados que expiden hasta el momento, con losnombres y apellidos como aparecen en el documento de identidad,documento de identidad actual, título obtenido, el registro, el libro, folio ynumeral en que quedó registrado en el acta de grado del respectivo año. El valor será el autorizado, en la resolución de tarifas y costos educativos y que adopte el Consejo Directivo. La institución tendrá 10 días hábiles para esta diligencia. ANEXOS: Formato LR014 LIBRO DUPLICADO DE DIPLOMAS 15. RECONOCIMIENTO DE SABERES (Decreto 3011 de 1997) 15.1 Objeto o finalidad Aplicar esta herramienta a jóvenes y adultos que por diversos motivos17 carezcan de antecedentes académicos, con el fin de ubicarlos en un CLEI determinado, reconocerles los conocimientos y saberesadquiridos en la vida, para que puedan iniciar o continuar sus estudios. 15.2 Descripción 17 En particular a las personas que solicitan el ingreso y declaran su condición de desplazamiento forzado Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 El reconocimiento de saberes es un instrumento que beneficia a las personas que por múltiples y diversas razones fueron excluidas del sistema educativo, pero han avanzado en su construcción de conocimientos de manera autodidacta, o han perdido por alguna razón las certificaciones correspondientes y su forma de adquirirlo de nuevo, o que acreditan su condición especial de desplazamiento forzado. Razones que generalmente tienen que ver con factores que les ponen en condición de vulnerabilidad y opresión.18 Consiste en hacer una valoración por parte de la comisión de evaluación y promoción, a una persona o a un grupo de ellas para, de acuerdo a los resultados obtenidos, la persona se ubica en un CLEI correspondiente para acceder al sistema y continuar sus estudios. Este procedimiento solo se hace por una vez al comienzo de cada periodo lectivo. 15.3 Responsabilidades Son autorizadas por el rector mediante acto administrativo. Será cada comisión de evaluación y promoción la encargada del proceso, el cual finaliza con un acta de la respectiva comisión. 15.4 Procedencia Una vez terminado el proceso del reconocimiento de saberes la comisión de evaluación y promoción levanta acta con el resultado y la pasa a la secretaría académica para que realice los respectivos registros. 15.5 Frecuencia 18 Decreto 3011 Artículo 36 Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 En el momento en que sea solicitado, una vez por periodo lectivo. 15.6 Metodología La persona que se encuentre en la situación merecedora de este procedimiento, al momento de la asentar la matrícula hace solicitud escrita a la rectoría poniendo en el formato de comunicación interna como Asunto: Solicitud de reconocimiento de saberes. Una vez iniciadoel periodo lectivo la secretaria académica remitirá a la coordinación de la sede/jornada una relación de las personas que han hecho la solicitud de reconocimiento de saberes. La persona que desempeñe esa coordinación hará la solicitud de autorización a la rectoría y programará con los educadores integrantes de la comisión de evaluación y promoción respectiva, las fechas y actividades pertinentes. El educador es autónomo en el diseño de las pruebas. Se pueden utilizar talleres, cuestionarios, consultas, trabajos, conversatorios, lecturas, exposiciones, entre otras actividades pedagógicas. Desde la rectoría se expide el acto administrativo autorizando el desarrollo del procedimiento en fecha y hora definida, asignando las responsabilidades pertinentes a educadores y coordinador(a). Se utilizará un formato que contendrá los siguientes datos: nombre del estudiante, documento de identidad, fecha de ingreso a la institución, CLEI(s) reconocido(s) y los resultados en las diferentes áreas, luego la firma respectiva del educador o de los educadoresintegrantes de la respectiva comisión de evaluación y promoción. Anexo: Formato LR015 RECONOCIMIENTO DE SABERES Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 16. LIBROS CONTABLES: LIBRO DIARIO MAYOR Y LIBROAUXILIAR MENOR. Por ser de relevancia mayor por las implicaciones que puedan presentarse al no diligenciarse como es debido, se remite solo la parte legal para que sean consultados de manera especial por los respectivos ordenadores del gasto:Artículo 11 del Decreto 1857 de 1994, Decreto 992 de 2002, Decreto 4791 de diciembre 19 de 2008, Resolución 354 de 2007 de la Contaduría General de la Nación. 2 CAPÍTULO II: REGISTROS REGLAMENTARIOS REGISTROS – RGFormato RGRE001 Registro escolar Formato RGE002 Certificado de estudios Formato RGE002-1 Registro de certificados de estudio expedidos Formato RGDC003 Diario de campo de los docentes (Sin formato) Formato RGAE004 Registros de asistencia de los estudiantes. (Sin formato) Formato RGRR005-1 Registro de refuerzos Formato RGRR005-2 Registro de recuperaciones Formato RGRP006 Registro asamblea de padres de familia. Formato RGRP006-1 Registro de asistencia a reuniones de los padres de familia. Formato RGFP007 Registro de actividades de formación de Formato RGFP007-1 padres Registro de asistencia a escuela de padres Formato RGED008 Registro de evaluación de docentes (el formato se encuentra en la página web del MEN) Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Formato RGIS009 Registro de proyectos de investigación y/o sistematización de experiencias significativas docentes Formato RGIE010 Registro de proyectos de investigación y/o sistematización de experiencias significativas deestudiantes. Formato RGCD011 Registro de capacitación de docentes. Formato RGSS012 Registro del servicio social del estudiante Formato RGPE013 Registro histórico de elección de personeros Estudiantiles Formato RGSE014 Registro de seguimiento a egresados Formato RGPI015 Registro de ausencias del personal (docente y administrativo) Formato RGQR016 Registro de quejas y reclamos Formato RGBE017 (SIN formato) Informe de evaluación de los alumnos (boletín escolar periódico) Formato RGEA018 (SIN formato) Evaluación y Autoevaluación Formato RGSP019 Registro de salidas pedagógicas. Formato RGPM020-1 Plan de Mejoramiento, Formato RGPM020-2 Plan Operativo Anual Formato RGPM020-3 Seguimiento a los planes de mejoramiento. Formato RGDT021 Directorio Telefónico de Padres o Acudientes Formato RGE022 Excusas o justificaciones por inasistencia Formato RGAR023 Control acceso a Restaurante Escolar ANEXOS: Formatos RGCE002: CERTIFICADO DE ESTUDIOS Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 Formato RGCE002-1: REGISTRO DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS EXPEDIDOS 3. DIARIO DE CAMPO DE LOS DOCENTES El diseño del Formato RGDC003: DIARIO DE CAMPO DE LOS DOCENTES se deja al criterio de la institución 5. REGISTRO DE ASISTENCIA DE LOS ESTUDIANTES Anexo: Formato RG005 REGISTRO DE ASISTENCIA DE LOS ESTUDIANTES 6. REGISTRO DE REFUERZOS Y RECUPERACIONES ANEXO: Formato RG006 REGISTRO DE REFUERZOS 7. REGISTRO ASAMBLEAS GENERALES DE PADRES DE FAMILIA. Anexos: Formato RGRP007-1 REGISTRO DE ASAMBLEA DE PADRES DE FAMILIA Formato RGRP007-2 REGISTRO DE ASISTENCIA A ASAMBLEAS DE PADRES DE FAMILIA 8. REGISTRO DE ACTIVIDADES DE FORMACIÓN DE PADRES (LA ESCUELA DE PADRES) Anexo: Formato RGFP008-1: REGISTRO DE ACTIVIDADES DE FORMACIÓN DE PADRES (ESCUELA DE PADRES) Formato RGFP008-2: REGISTRO ASISTENCIA A ESCUELA DE PADRES 9. REGISTRO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE DOCENTES (Decreto 1278 de 2002) Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 El formato RGED009 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE DOCENTES se obtiene en la página web del MEN: www.mineducacion.gov.co 10. REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE DOCENTES Y/O SISTEMATIZACION DE EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS Formato RGIS010: REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS DE DOCENTES 11. REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y/O SISTEMATIZACION DE EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS DE ESTUDIANTES. ANEXOS: Formato RGIS011 REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN YSISTEMATIZACIÓN DE EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS DE ESTUDIANTES. 12. REGISTRO DE CAPACITACIONES Y ACTUALIZACIONES DE DOCENTES, DIRECTIVOS Y DEMAS PERSONAL DE LA INSTITUCIÓN. Anexos: Formato RGCD012 REGISTRO DE CAPACITACIONES DE DOCENTES 13. REGISTRO DEL SERVICIO SOCIAL DEL ESTUDIANTE Anexos: formato RGSS013 REGISTRO SERVICIO SOCIAL DEL ESTUDIANTE 14. REGISTRO DE ELECCIÓN DE PERSONERO Anexo: Formato RGEP014 REGISTRO DE ELECCIÓN DEL PERSONERO ESTUDIANTIL 15. REGISTRO DE SEGUIMIENTO A EGRESADOS Formato RGSE015 REGISTRO DE SEGUIMIENTO A EGRESADOS Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 16. REGISTRO DE AUSENCIAS DEL PERSONAL (DOCENTE Y ADMINISTRATIVO) Anexo: RGPI016 REGISTRO DE AUSENCIAS DEL PERSONAL 17. QUEJAS Y RECLAMOS Anexo: formato RGQR017 REGISTROS DE QUEJAS Y RECLAMOS 18. INFORME DE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LOS ESTUDIANTES (BOLETÍN ESCOLAR PERIÓDICO) Anexo: formato RGBE018 INFORME DE EVALUACIÓN DE LOS ALUMNOS (BOLETÍN ESCOALR) 19. REGISTRO DE EVALUACIÓN Y AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL El diseño del formato RGEA019 REGISTRO DE EVALUACIÓN AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL se deja a criterio de la institución 20. REGISTRO DE SALIDAS PEDAGÓGICAS. ANEXOS: Formato RGSP20 REGISTRO DE SALIDAS PEDAGÓGICAS 21. PLAN DE MEJORAMIENTO 21.1 RGPM0-021-1: FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO Anexo: Formatos: RGPM0-021-1 PLAN DE MEJORAMIENTO 21.2 Formato RGPM001-2: FORMATO PLAN OPERATIVO Anexo: Formato RGPM021-3 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 2. CORRESPONDENCIA Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013 Y
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 2.1. RECIBO DE CORRESPONDENCIA 2.1.1. RADICAR LA CORRESPONDENCIA 2.1.2. RECIBO DE FACTURAS O DOCUMENTOS EQUIVALENTE A FACTURA 2.2. CLASIFICACIÓN, Y DISTRIBUCIÓN 2.2.1. CORRESPONDENCIA INSTITUCIONAL 2.2.2. FACTURAS DE COMPRA 2.2.3. REVISTAS Y PUBLICACIONES 2.2.4. CORRESPONDENCIA PERSONAL 3. ELABORACIÓN Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA 3.1. GENERALIDADES 3.2. CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTOS GENERADOS 3.2.1. CORRESPONDENCIA INTERNA NOMENCLATURA PROCESO NOMENCLATURA SEDE 3.2.2. CORRESPONDENCIA EXTERNA 3.3. DOCUMENTACIÓN SOMETIDA AL PROCESO DE DIGITALIZACION 4. NORMASTECNICAS PARA EL ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACION EN MEDIOS MAGNETICOS 4.2. DISPOSICIONES GENERALES 4.3. AREAS DE DEPÓSITO O DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS 4.4. UNIDADES DE CONSERVACION 4.5. CONDICIONES AMBIENTALES Y TECNICAS DE CONSERVACION MEDIOS MAGNETICOS 5. CARTA ORGANIZACIONAL 5.1. JERARQUIZACIÓN DOCUMENTAL 6. NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y DOCUMENTAL 6.1. GENERALIDADES 6.2. NORMAS DOCUMENTALES VIGENTES DE APLICABILIDAD Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013
    • GESTION DIRECTIVA MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GD-M-02 Ver 1 7. SELECCIÓN, CONSERVACIÓN Y DESCARTE DE DOCUMENTOS 7.1. QUÉ SE DEBE CONSERVAR 7.2. POLÍTICAS 7.3. DOCUMENTACION QUE SE PUEDE DESTRUIR SIN DIGITALIZAR Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado por: Consejo Directivo Aprobado octubre de 2013